Phân tích và thiết kế quy trình quản lý hành chính bằng phần mm trong doanh nghiệp quy trình khen thưởng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ Đ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH BẰNG PHẦN MM TRONG DOANH NGHIỆP: QUY TRÌNH KHEN THƯỞNG Sinh viên thực : NGUYỄN HOÀNG MINH NGUYỄN TIẾN MINH LƯƠNG NGỌC THÀNH Giảng viên hướng dẫn : NGUYỄN QUANG TRUNG Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành : THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Lớp : D13HTTMDT1 Khóa : 2018 Hà Nội, tháng 12 năm 2020 PHIẾU CHẤM ĐIỂM ST T Họ tên sinh viên Nội dung thực Nguyễn Hoàng Minh - Thiết kế website Nguyễn Tiến Minh - Hoàn thiện báo cáo Lương Ngọc Thành - Hoàn thiện báo cáo Họ tên giảng viên Giảng viên chấm 1: Giảng viên chấm 2: Điểm - Đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo - Đóng góp ý kiên xây dựng báo cáo - Đóng góp ý kiên xây dựng báo cáo Chữ ký Ghi Chữ ký MỤC LỤC PHẦN I MỞ ĐẦU…………………………………………………………………3 Lý chọn đề tài……………………………………………………………… Mục tiêu………………………………………………………………………….3 Phương pháp…………………………………………………………………… PHẦN II NỘI DUNG………………………………………………………………4 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ THUYẾT……………………………………………….4 Hành điện tử………………………………………………………………4 Hành điện tử doanh nghiệp…………………………………………7 CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ…………………………………… 11 Phân tích chức đặc điểm phần mềm………………………… 11 Tầm quan trọng việc khen thưởng nhân viên………………………………13 Thiết kế ……………………………………………………………………… 19 PHẦN III KẾT LUẬN……………………………………………………………20 Ưu điểm phần mềm……………………………………………………… 20 Nhược điểm phần mềm……………………………………………………20 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………… 22 LỜI MỞ ĐẦU Em xin chân thành cám ơn thầy Đào Nam Anh giáo viên hướng dẫn đề tài mà em thực hiện, em trân trọng giúp đỡ nhiệt tình thầy để em hồn thành tốt đồ án Em xin cám ơn khoa Công Nghệ Thông Tin tạo điều kiện tốt để bọn em có tiết học tuyệt vời Em xin cám ơn trường Đại Học Điện Lực trường tuyệt đẹp tốt mà em học Xin cám ơn trường đóng góp giúp em có kiến thức khơng mặc học vấn mà kiến thức xã hội để giúp em vững bước đường PHẦN I MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Khen thưởng điều đương nhiên cần thiết doanh nghiệp, vậy, số nhà quản lý dường muốn trốn tránh việc Có nhiều lý ngăn trở họ làm việc này: cho việc nhân viên làm tốt điều hiển nhiên, trách nhiệm họ phải làm? đánh giá cao khiến thân nhân viên khen thưởng trở nên tự cao tạo ganh tỵ thành viên đội nhóm? Hoặc đơn giản họ cảm thấy xấu hổ công khai tuyên dương đó? Mục tiêu  Xác định mục tiêu cơng ty nhóm mà hệ thống phần thưởng hỗ trợ  Xác định hoạt động hành vi nhân viên mong muốn củng cố mục tiêu công ty  Xác định phép đo hiệu suất hành vi, dựa thành tích trước cá nhân nhóm  Xác định phần thưởng phù hợp  Truyền thơng chương trình cho nhân viên Phương pháp  Tìm hiểu sách báo  Tìm hiểu Mạng xã hội  Tham khảo số phần mềm khác PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ THUYẾT Hành điện tử 1.1 Khái niệm Hành khái niệm hoạt động chuỗi hoạt động thực thi theo tiến trình chủ yếu liên quan tới biện pháp thực thi mục tiêu nhiệm vụ vạch sẵn Hành biện pháp tổ chức điều hành tổ chức, nhóm, đồn thể hợp tác hoạt động để đạt mục tiêu chung Quản lý liên quan tới nhiều thể thức hoạt động hợp tác tất tham gia vào hoạt động hợp tác có nghĩa tham gia vào dạng hoạt động quản lý – cơng việc hành 1.2 Quản trị hành Quản trị hành chıˆnh văn phòng việc hoach định, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt cơng tác vă n phịng nhằm đạt muc tiêu đề cách có hiệu Quản trị hành gồm chức năng:  Hoạch định công việc hành chıˆnh  Tổ chức công việc hành chınh ˆ văn phịng  Lãnh đạo cơng việc hành chıˆnh văn phịng  Kiểm sốt cơng việc hành chınh ˆ  Dịch vu ‰hành chınh ˆ vă n phịng 1.3 Quy trình, thủ tục hành Quy trình, thủ tục hành trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ yêu cầu, điều kiện quan Nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức Quy trình thủ tục gồm:     Quy trình tuyển dụng Quy trình bổ nhiệm Quy trình đào tạo cán Quy trình kỷ luật 1.4 Hạ tầng CNTT ▪Hạ tầng kỹ thuật cơng nghệ thơng tin tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), thiết bị kết nối mạng, thiết bị an ninh an toàn, thiết bị ngoại vi thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện rộng 1.5 Hệ thống mạng Là hệ thống bao gồm mạng lưới thiết bị dây dẫn thiết kế nhằm phục vụ công việc doanh nghiệp  Đối với doanh nghiệp có phạm vi địa lý nhỏ hẹp: LAN  Đối với doanh nghiệp có phạm vi địa lý rộng lớn hơn: WAN  Internet  Mục đích hệ thống mạng DN  Chia sẻ liệu dùng chung  Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin  Chia nhiều vùng làm việc khác nội mạng doanh nghiệp, VLAN, join domain, 1.6 Hiện đại hố cơng tác hành điện tử Văn phịng đại có đặc điểm:  Tổ chức máy khoa học, gọn nhẹ  Lao động văn phòng tổ chức, xếp khoa học  Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật phương pháp điều hành  Xây dựng định mức cụ thể, hợp lý  Đảm bảo tính linh hoạt hiệu Văn phịng đại thiết kế theo hướng sau:  Văn phịng điện tử  Văn phịng khơng giấy  Văn phòng tự động  Văn phòng cách mạng 4.0 Phương pháp thiết kế:  Tin học hóa cơng tác văn phịng  Máy vi tính văn phịng “khơng giấy”  Mạng máy tính truyền liệu  Mạng LAN dùng kết nối nội bộ, mạng diện rộng WLAN mơ hình kết nối doanh nghiệp nhiều thành phố khác nhau, mạng Internet dùng kết nối toàn cầu  Văn thư điện tử, Chữ ký số  Thiết bị tự động văn phịng: Nhận dạng, chấm cơng tự động,  Chia sẻ thông tin kinh tế tri thức Hành điện tử doanh nghiệp 2.1 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp  Môi trường quốc tế  Môi trường kinh tế quốc dân  Môi trường nghành  Môi trường bên 2.2 Các yếu tố môi trường bên  Nhân lực  Tài sản doanh nghiệp: vơ hình & hữu hình  Văn hố doanh nghiệp  Nhà cung cấp  Đối thủ cạnh tranh 2.3 Nguyên tắc vận hành doanh nghiệp Đảm bảo dung hoà yếu tố mơi trường doanh nghiệp Tự động hố quy trình quản lý doanh nghiệp:  Tương tác điện tử nội doanh nghiệp  Tương tác điện tử môi trường ngành  Tương tác điện tử môi trường vĩ mô quốc dân  Tương tác điện tử mơi trường kinh tế quốc tế 2.4 Tự động hố quản lý nội doanh nghiệp Phần mềm quản lý nghiệp vụ Hạ tầng thiết bị công nghệ:  Máy tính  Mạng máy tính  Thiết bị, cơng cụ tự động: máy chấm công  Phần mềm truy cập từ xa  Hệ thống giám sát: camera IP, hệ thống nhận dạng xâm nhập, cửa tự động,… 2.5 Tự động hố giao tiếp trao đổi mơi trường ngành Tương tác tự động môi trường ngành áp dụng công nghệ đại, doanh nghiệp cần tiếp cận để phù hợp điều kiện môi trường:  Kết nối Internet phần mềm  Website doanh nghiệp: UX  Tương tác mạng xã hội  Quản trị quan hệ khách hàng, CX  Logistics chuỗi cung ứng  Tham gia sàn giao dịch hiệu  Kinh tế chia sẻ: Grab, tripadvisor,… 2.6 Tự động hố mơi trường vĩ mơ Là hệ thống tương tác Chính phủ với doanh nghiệp, hỗ trợ tác vụ doanh nghiệp trình vận hành hoạt động quốc gia Tự động hố mơi trường vĩ mơ Các hệ thống bao gồm:  Các sàn giao dịch B2B  Website TMĐT B2C giao dịch với khách hàng  Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng 2.7 Tự động hoá môi trường kinh tế quốc tế  Là tương tác doanh nghiệp với doanh nghiệp quốc gia khác  Hệ thống cho phép doanh nghiệp trao đổi, chia sẻ thông tin, ký hợp đồng điện tử,… CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ Phân tích chức đặc điểm phần mềm 1.1 Tự động hóa khâu tiếp nhận xử lý văn đề nghị khen thưởng Theo quy trình thủ tục tiến hành xét duyệt thi đua khen thưởng, văn tờ trình đề nghị khen thưởng đơn vị cấp dưới/ thành viên gửi công văn Ban Thi đua khen thưởng đơn vị sử dụng phần mềm Ngoài đơn vị phải gửi văn số (được soạn thảo word) danh sách cá nhân tập thể đề nghị khen thường kèm theo tờ trình, qua đường thư điện tử (Email) Khi chưa sử dụng phần mềm, liệu số chưa sử dụng hiệu cho công việc thủ tục tiếp theo, văn bản, danh sách, văn khen thưởng phải soạn thảo Với phần mềm quản lý khen thưởng, văn số danh sách đề nghị khen thưởng xử lý sơ sau phần mềm tự động nạp vào sở liệu phục vụ cho công việc mục đích tiếp theo, văn bản, danh sách, văn khen thưởng phần mềm tạo lập tự động mà không cần soạn thảo lại nhập liệu từ bàn phím trước 1.2 Nhập sửa liệu khen thưởng trực tiếp vào CSDL phần mềm Chức cho phép nhập liệu khen thưởng trực tiếp vào sở liệu trường hợp không nhận văn số (file word) đề nghị khen thưởng đơn vị thành viên Chức sử dụng để cập nhật, chỉnh sửa liệu khen thưởng có sở liệu 1.3 Tự đơng hóa khâu lập định khen thưởng Bao gồm thao tác : + Tạo định (số, ngày …), + Chọn danh sách cá nhân, tập thể khen thưởng từ liệu đề nghị khen thưởng đơn vị có sở liệu chức cho phép thêm, bớt, sửa danh sách khen thưởng định cách linh hoạt thuận tiện mà không cần phải nhập liệu từ bàn phím trước + Lưu trữ định, in đinh danh sách khen thưởng kèm theo Chức cho phép lưu trữ liệu định khen thưởng vào sở liệu, phục vụ cho cơng tác quản lý, tra cứu tìm kiếm thống kê tổng hợp kết thi đua khen thưởng, đồng thời tự động hóa khâu in định danh sách khen thưởng mà không cần phải soạn thảo định trước 1.4 Tự đông hóa khâu lập tờ trình đề nghị khen thưởng Đối với đề nghị khen thưởng thuộc thẩm quyền định cấp trên, cần phải lập tờ trình đề nghị khen thưởng lên cấp có thẩm quyền kèm theo danh sách đề nghi khen thưởng, Công việc trước phải soạn thảo văn tờ trình danh sách kèm theo, với việc sử dụng phần mềm cơng việc tự động hóa, bao gồm thao tác: + Tạo tờ trình (số, ngày …), + Chọn danh sách cá nhân, tập thể đề nghị khen thưởng (thuộc mức cấp định), từ liệu đề nghị khen thưởng đơn vị, có sở liệu chức cho phép thêm, bớt, sửa danh sách đề nghị khen thưởng tờ trình cách linh hoạt thuận tiện mà không cần phải nhập liệu từ bàn phím soạn thảo tờ trình trước + Lưu trữ tờ trình, in danh sách đề nghị khen thưởng kèm theo tờ trình Chức cho phép lưu trữ liệu đề nghị khen thưởng lên cấp vào sở liệu, phục vụ cho công tác quản lý xử lý có định khen thưởng cấp trên, đồng thời tự động hóa khâu in danh sách đề nghị khen thưởng kèm theo tờ trình mà khơng cần phải soạn thảo danh sách trước 1.5 Tự động hóa khâu in văn chứng nhận khen thưởng Đây chức bật phần mềm so sánh với cách làm trước việc in văn khen thưởng cho cá nhân/ tập thể Các văn khen thưởng (bằng khen, giấy khen, danh hiệu chiến sĩ thi đua) in riêng cho cá nhân tập thể Mỗi in thực mẫu phôi in sẵn nhà in, nội dung khen thưởng phải in xác vào vị trí dành riêng cho nội dung phơi, để có văn đẹp Xuất phát từ mẫu phôi cần in yêu cầu in cho loai đối tượng: cá nhân, tập thể cần phải xử lý trường hợp khác nhau: - Bằng khen cá nhân - Danh hiệu CSTD cá nhân - Bằng khen tâp thể Đối với mẫu in cho cá nhân, vấn đề phức tạp phải điều chỉnh in cho người vị trí in phần giới tính (Ơng/ Bà) phần Họ Tên người đó, cho phần Họ tên ln nằm văn khoảng cách phần (giới tính, Họ tên) không rộng hẹp, phần họ tên có độ dài thay đổi người với người khác từ đến 25 kí tự Đối với trường hợp in cho tấp thể, cần phải chia thành mẫu khác nhau: - Mẫu tập thể dòng: khen thưởng đơn vị thành viên - Mẫu Tập thể dòng : Khen thưởng đơn vị đơn vị thành viên - Mẫu Tập thể dòng: khen thưởng tập thể đơn vị đơn vị thành viên Tầm quan trọng việc khen thưởng nhân viên Việc khen thưởng nhân viên điều mà doanh nghiệp thực thường xuyên Nhưng khơng thưởng – phạt thích đáng, có tình có lý khiến nhân viên nhân viên tâm phục phục Bạn nên thưởng-phạt cách phân minh Việc thưởng-phạt cách phân minh giúp tạo động lực cho nhân viên công ty cố gắng làm việc Người khen thưởng cố gắng để làm việc tốt Họ cảm thấy cơng lao đóng góp doanh nghiệp ghi nhận Tăng thêm lòng tin trung thành nhân viên doanh nghiệp Còn người bị phạt tự hồn thiện thân tốt cho lần sau tránh trường hợp bị phạt thêm lần Việc cố gắng để không bị phạt tránh xấu hổ thân mà thưởng chi bị phạt 2.1 Khen thưởng tập thể Khen thưởng tập thể thường tổ chức vào dịp tổng kết cuối tháng cuối năm Bao gồm khen thưởng theo phịng ban, nhóm dự án, hồng thành cơng việc xuất sắc Phần thưởng thường tiền mặt khen, cúp vinh danh Những q thường treo phịng làm việc vừa có nhiệm vụ trang trí vừa động lực để nhân viên không ngừng phấn đấu để đạt nhiều thành tích 2.2 Một lời cảm ơn chân thành Đôi bạn không cần phải khen thưởng theo hình thức mang giá trị.Mà đơn giản lời cảm ơn chân thành mang giá trị tinh thần động viên nhân viên làm họ cảm thấy ấm lòng lời cảm ơn chân thành Cindi Leive-Tổng biên tập tạp chí Glamour cho biết bà bước chân vào nghề báo Bà nhận lời khuyên chân thành: “Hãy đếm lại số lời khen bạn dành cho người xung quanh, cố gắng tăng gấp đôi số đó” Từ bà ghi nhớ thực hành theo lời khuyên Ngay nhân viên trông lạnh lùng mong muốn nhận lời khen từ sếp Bởi tiềm ẩn người tồn khao khát công nhận đóng góp vào doanh nghiệp Vì thế, đơi lời cảm ơn chân thành dành cho nhân viên từ lãnh đọa phần thưởng khơng so sánh 2.3 Vinh danh nhân viên ấn tượng Vinh danh tuyên dương nhân viên ấn tượng, xuất sắc tháng năm trước nhân viên tồn cơng ty cách khen thưởng ấn tượng Vinh danh nhân viên ấn tượng Vi dụ điển hình là: Cơng ty Acuity- cơng ty dịch vụ tài có gần 900 nhân viên công ty Công ty năm lập danh sách “ 100 thành tích ấn tượng năm” cho phép phịng ban cơng ty đề xuất, bỏ phiếu chọn Những nhân viên có tên danh sách nhân viên làm việc có thành tích ấn tượng đội ngũ nhân viên cơng ty Bảng thành tích phát hành dạng sách phát miễn phí tận tay cách mà cơng ty cơng nhận thành lao động đóng góp nhân viên 2.4 Phần thưởng ưu tiên Những phần thưởng mang tính đặc quyền kích thích tính tị mò đồng thời động lực khiến nhân viên doanh nghiệp nỗ lực phấn đấu vươn lên Phần thưởng ưu tiên là: chuyến du lịch Châu Âu dành cho hai người, làm việc từ xa mà đến công ty tuần hay ngày… Điều cần lưu ý cấp phải đưa tiêu rõ ràng chọn lọc để không gây ảnh hưởng đến suất làm việc nhân viên 2.5 ứng dụng phần mềm quản lý công việc để đánh giá nhân viên khách quan Việc sử dụng phần mềm quản lý cơng việc miễn phí vào quản lý nhân viên giúp nhà quản lý đánh giá suất làm việc nhân viên Đánh giá KPI để đưa chế độ khen thưởng cho nhân viên không làm họ cảm thấy phân biệt đối xử Phần mềm quản lý công việc giúp bạn quản lý, thống kê đầy đủ công việc tất nhân viên công ty Biết nhân viên hồn thành cơng việc tiến độ, nhân viên có suất làm việc tốt Tuy nhiên, để công việc tổ chức không bị đảo lộn, đưa quy định giới hạn công việc nhân viên lựa chọn thay đổi Các nhà quản lý nên nhớ rằng, nhân viên có điểm mạnh điểm yếu riêng, đó, tạo dựng niềm tin nhân viên “chiếc chìa khóa vạn năng” giúp nhân viên phát huy tối đa lực tiềm ẩn thân 3 Thiết kế Phần mềm quản lý thi đua khen thưởng cơng cụ hữu ích giúp doanh nghiệp, công ty theo dõi trình khen thưởng cá nhân, nhóm, tập thể tránh việc bỏ sót cá nhân, tập thể xuất sắc Một cơng cụ hữu ích cơng ty, doanh nghiệp phần mềm quản lý thi đua khen thưởng Đối với công ty, doanh nghiệp tổ chức khen thưởng phần mềm quản lý hỗ trợ công việc quản lý khen thưởng, giảm gánh nặng, áp lực công việc công tác quản lý hành giúp người dùng yên tâm Công nghệ triển khai: Nền tảng: asp.net 4.0 Hệ điều hành: Window Server 2008 trở lên Hệ quản trị hệ CSDL: SQL Server 2008 cao Tính bật: Quản lý liệu nhân viên Quản lý thi đua khen thưởng kỷ luật Tra cứu khai thác liệu Cảnh báo liệu Danh mục hệ thống Quản trị hệ thống PHẦN III KẾT LUẬN Ưu điểm phần mềm Ưu điểm việc sử dụng tiêu để đánh giá kết làm việc nhân viên mô tả số điểm sau: + Mang lại nhìn nhanh chóng mục tiêu cụ thể dự án hay hoạt động doanh nghiệp + Hệ thống thường tồn dạng số cụ thể hay định lượng, kèm liệu đo giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu định phương hướng hành động + Tạo động lực tinh thần làm việc cho nhân viên Từ đó, quản lý dễ dàng triển khai hoạt động nhằm khen thưởng hay đánh giá chất lượng nhân viên dựa kết thu nhận + Hướng đến mục tiêu doanh nghiệp để thúc đẩy phấn đấu nhân viên, tránh mâu thuẫn cá nhân tạo thiếu qn q trình triển khai cơng việc + Đánh giá khách quan hiệu chiến lược thực công việc lao động + Tạo liệu kiểm chứng để đảm bảo độ xác liệu doanh nghiệp Nhược điểm phần mềm Nhược điểm phần mềm: Bên cạnh ưu điểm kể trên, triển khai phần mềm doanh nghiệp gặp số khó khăn như: + Trong trình triển khai doanh nghiệp, số KPIs khơng đáp ứng tiêu chí SMART nên ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình hiệu quản lý nhân + Các tiêu không xác định cụ thể rõ ràng ảnh hưởng không tốt chí gây tâm lý hoang mang chán nản với người lao động Làm giảm suất công việc dẫn tới phát triển doanh nghiệp bị thụt lùi + Hiệu phần mềm không cao áp dụng thời gian dài + Để xây dựng phần mềm đạt hiệu tốt, yêu cầu người lập phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ số gì? từ xây dựng áp dụng cách khoa học + Xây dựng tiêu thiếu tính xác thực tế, khiến tiêu đề vượt lực hoàn thành nhân viên Dẫn đến kết công việc đạt không cao gây ảnh hưởng tới toàn hệ thống doanh nghiệp + Chỉ tiêu KPI không linh hoạt theo mục tiêu doanh nghiệp Sẽ khiến kinh tế công ty bị suy giảm Lợi nhuận thu công ty không đáp ứng mục tiêu đề Điều gây lãng phí thời gian, nhân lực tiền bạc doanh nghiệp Việc xây dựng triển khai q trình khơng dễ dàng, việc áp dụng hệ thống đánh giá lực đặt mục tiêu công việc cho lao động giúp doanh nghiệp đánh giá lực nhân viên Đồng thời quản lý tốt toán nhân cơng ty Có đặc điểm mục đích, ưu nhược điểm độc đáo phức tạp Đòi hỏi doanh nghiệp tiến hành xây dựng hệ thống cần có cân nhắc kỹ lưỡng trước triển khai hệ thống để đem lại hiệu phát triển thu nguồn lợi tốt TÀI LIỆU THAM KHẢO B1.Lisa Welchman - Managing Chaos_Digital Governance by Design-Rosenfeld Media B2 Enterprise Governance of Information Technology_ Achieving Alignment and Value in Digital Organizations