Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
lý hoạt động kinh doanh 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có tên giao dịch Quốc tế: " Việt Nam national sundries import - export corporation ” đợc thành lập ngày 05/03/1956, trực thuộc Bộ Công Thơng- tức Bộ Thơng Mại ngày nay, là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam đợc giao nhiệm vụ XNK hàng hoá với mục đích là thông qua các hoạt động này để khai thác có hiệu quả nguồn vật t nguyên liệu và nhân lực của đất nớc, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nớc
Trải qua 49 năm hình thành và phát triển, công ty đã có sự chuyển mình nhằm phù hợp với xu thế phát triển của thời đại, của nền kinh tế thị tr- ờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc
Năm 1993 để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trờng theo đề nghị của Vụ trởng Vụ tổ chức và của Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội, Bộ thơng mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nớc ngày 31-3-1993, Tổng công ty đ- ợc đổi tên thành “Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội ”
Tên giao dịch: TOCONTAP - Hà nội
Trụ sở chính: Số 36- Bà Triệu – TOCONTAP Hoàn Kiếm – TOCONTAP Hà nội
Tài khoản: 421101.000016 tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt nam (Chi nhánh Bà Triệu),
Giám đốc: Cao Văn Thuỷ
TOCONTAP Hà Nội hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nớc ban hành năm 1995 và theo điều lệ tổ chức của công ty Công ty hiện có bảy phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, một chi nhánh đặt tại 96 Nguyễn Đức
Công ty XNK tạp phẩm Hà Nội
Chi nhánh Hải Phòng Đại diện công ty tại Đức, Nga, Hungari, SÐc
Cảnh_ Hải Phòng, mờt vẨn phòng ẼỈi diện Ẽặt tỈi 1168D_ưởng 312_Quận 11_TP Hồ Chí Minh, một xí nghiệp TOCAN chuyên sản xuất chổi quét sơn, con lăn tờng liên doanh với Canada đặt tại Hà Nội, một xí nghiệp liên doanh sản xuất mỳ ăn liền với Lào đặt tại tỉnh Bolikhamxay - Lào, và các văn phòng đại diện tại Đức, Nga, Séc, Hungari và một số nớc khác trên Thế giới.
Số công nhân viên toàn công ty tính đến thời điểm cuối năm 2004 là
417 ngời trong đó nhân viên quản lý gồm 27 ngời Quy mô của công ty có thể khái quát theo mô hình sau:
Hình 1: Mô hình công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội
1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty XNK tạp phẩm Hà Nội
1 2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: a) Chức năng
Trong nền kinh tế thị trờng, dới sự điều tiết của Nhà nớc mà trực tiếp quản lý là Bộ Thơng Mại, công ty đợc giao quyền tự chủ trong giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thơng, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh danh có hiệu quả Ngoài ra, công ty phải tiếp tục hoàn thành các chỉ tiêu do Bộ Thơng Mại giao cho; tạo lập tốt các mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài, đảm bảo tăng trởng vốn và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên Cụ thể là:
- Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng nh thủ công mỹ nghệ, hàng nông sản, hải sản, lâm sản, các sản phẩm mây tre đan.
- Tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu gồm: hàng điện tử, điện lạnh, máy xây dựng, máy xúc, dụng cụ thể thao, hàng da, hàng thực phẩm
- Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác cho các doanh nghiệp trong nớc và quèc tÕ
- Tổ chức mua gom hàng từ các chân hàng ngoài công ty để phục vụ cho việc xuất khẩu. b) Nhiệm vụ: Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài sau:
- Hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch do Bộ thơng mại đặt ra
- Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đờng lối, chính sách của đảng và nhà nớc, có nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nớc Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thơng và các văn bản mà công ty đã ký kết.
- Tạo điều kiên cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh XNK và hớng dẫn họ thực hiện theo kế hoạch của Bộ thơng mại Không ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh tế.
- Tự tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn theo đúng mục đích và có hiệu quả để bảo đảm tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn phục vụ hoạt động của công ty không bị ngng trệ.
- Tiếp cận và mở rộng thị trờng xuất nhập khẩu, củng cố phát triển mối quan hệ với bạn bè quốc tế, phát huy u thế, uy tín của hàng Việt nam trên thị trờng quốc tế
- Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh Nghiên cứu khả năng sản xuất cải tiến mẫu mã, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm từng bớc nâng cao chất lợng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá
- Đổi mới phơng thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và năng lực
1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:
Bản thân công ty XNK tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc do nhà nớc sở hữu vốn, hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nớc nên đối tợng của hoạt động xuất & nhập khẩu thờng xuyên chịu sự chi phối của chính sách pháp luật nhà nớc nh: các chính sách thuế xuất & nhập khẩu, giấy phép xuất & nhập khẩu, giấy chứng nhận các văn bản pháp luật qui định mặt hàng đợc phép xuất & nhập khẩu Vì vậy đặc điểm hoạt động kinh doanh cơ bản của công ty nh sau:
- Đối tợng kinh doanh hàng nhập khẩu của TOCONTAP là những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm, giấy láng… cho đến các mặt hàng cho đến các mặt hàng nh nguyên vật liệu, điện tử, máy xây dựng, máy xúc ) phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc do công ty thu mua của ngoài nớc.
- Đối tợng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng đợc coi là thế mạnh do công ty khai thác từ trong nớc, các hàng tiêu dùng gia công xuất khÈu.
Hình thức nhập khẩu và xuất khẩu đợc công ty thực hiện theo hai phơng thức: Xuất nhập khẩu trực tiếp và xuất nhập khẩu uỷ thác.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội
nhập khẩu tạp phẩm Hà nội:
2.1 Những chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
Hiện nay công ty đang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số: 1141- TC/ QĐ/ QĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính và cũng đang từng bớc áp dụng theo các quy định mới ban hành của Bộ Tài Chính về hớng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam nh thông t số 89/2002/TT-BTC về hớng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực đợt một… cho đến các mặt hàng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, ph- ơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam
- Hình thức sổ kế toán áph dụng: Chứng từ ghi sổ
- Phơng pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá
Phơng pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao bình quân theo thời gian
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Giá thực tế
Phơng pháp xác định giá trị HTK cuối kỳ: Giá thực tế
Phơng pháp hạch toán HTK: Kê khai thờng xuyên
2.2 Tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập Theo quy định của bộ thơng mại công ty đợc quyền tự chủ về tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nớc Vì thế phòng kế toán tài chính của công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý tài chính, hạch toán với t cách là đơn vị hạch toán độc lập Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, thể hiện qua sơ đồ sau:
Tr ởng phòng TC- KT
Phó phòng phụ trách kế toán Phó phòng phụ trách tài chÝnh
Bé phËn kế toán hàng hoá
Bé phËn kế toán tiÒn l ơng thanh toán nội bé
Bé phËn kế toán ng©n hàng kiêm thanh toán đối ngoại
Bé phËn kế toán quĩ
Bé phËn kế toán tổng hợp
Bé phËn kế toán chi phÝ
Bé phËn kế toán TSC§
Hình 3: Mô hình phòng Tài chinh- Kế toán của TOCONTAP :
Với mô hình này toàn bộ công tác kế toán theo dõi phản ánh các biến động của tài sản đều tập trung tại phòng kế toán tài chính Phòng kế toán có trách nhiệm tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn doanh nghiệp Nhân viên kế toán ở các chi nhánh chỉ có nhiệm vụ thu thập và xử lý sơ bộ và định kỳ gửi về phòng kế toán Do đó giảm bớt đợc nhân viên kế toán tại các chi nhánh đảm bảo sự tổng hợp cao cho công tác hạch toán và đa ra những thông tin chính xác vào chứng từ Các chứng từ để đợc giám sát kiểm tra chặt chẽ và xử lý kịp thời.
Hiện phòng kế toán của công ty có 11 ngời đợc phân công phụ trách các phần hành cụ thể:
* Trởng phòng TC- KT (kiêm kế toán trởng): chịu trách nhiêm điều hành chung công tác hạch toán của công ty và các đơn vị trực thuộc Là ngời trực tiếp thông tin báo cáo kế toán lên giam đốc, các cơ quanNhà nớc có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông tin và các số liệu báo cáo, giúp giám đốc lập phơng án tự chủ tài chính.
Nhiệm vụ của kế toán trởng là tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, điều hành
& kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán & tài chính của đơn vị.
Kế toán trởng có quyền phổ biến chủ trơng và chỉ đạo thực hiện các chủ trơng về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán Có quyền yêu cầu các bộ phận phòng ban khác trong công ty cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới bộ phận phòng ban đó.
Phó phòng kế toán giúp việc trởng phòng và thay trởng phòng chịu trách nhiệm điều hành chung công tác kế toán của công ty khi trởng phòng đi vắng Đồng thời quản lý các nghiệp vụ liên quan tới tiền gửi, tiền vay ngân hàng.
+ Có nhiệm vụ theo dõi nguồn thu và chi từ đâu và vào mục đích gì, theo dõi các khoản tạm ứng của công nhân viên và đối chiếu công nợ
+ Viết phiếu thu, phiếu chi hàng ngày
+ Tiếp nhận các chứng từ xin chi, thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trớc khi trình kế toán trởng và giám đốc phê duyệt
+ Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của các tổ chức và cá nhân Tính toán chính xác và làm thủ tục trả lãi vay cho các đối tợng theo qui định trong hợp đồng vay vốn
+ Có nhiệm vụ theo dõi lợng hàng hoá nhập, xuất, tồn của một số phòng XNK cụ thể.
+ Theo dõi toàn bộ tình hình công nợ phải thu của ngời mua, phải trả của ngời bán và công nợ phải thu, phải trả khác cả về mặt giá trị lẫn thời hạn thanh toán
+ Cập nhật hàng ngày chơng trình quản lý hàng hóa và công nợ trên kế toán máy.
+ Tổng hợp kế hoạch thu hồi công nợ tuần do các phòng kinh doanh lập và sơ kết đánh giá tình hình thu hồi công nợ trong tuần.
+ Nắm bắt tình hình của khách hàng về khả năng kinh doanh và tiềm lực tài chính để t vấn cho các bộ phận kinh doanh và giám đốc biết đợc kịp thời nhằm tránh đợc tổn thất sau bán hàng do phát sinh công nợ khó đòi.
+ Hàng tuần tổng hợp tình hình công nợ chung báo cáo cho giám đốc, kế toán trởng và bộ phận kinh doanh
+ Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các kế toán chi tiết và kế toán các đơn vị trực thuộc, hớng dẫn các phần hành nghiệp vụ kế toán chi tiết thực hiện theo chế độ nhà nớc mới ban hành Phát hiện ra các sai sót và yêu cầu tiến hành điều chỉnh kịp thời Nếu cần thiết thì trình kế toán trởng hiệu chỉnh chứng từ.
+ Đôn đốc các kế toán viên chi tiết và kế toán các đơn vị trực thuộc kịp thời làm báo cáo để có số liệu làm quyết toán đúng thời hạn.
+ Mở sổ sách tổng hợp mọi số liệu của kế toán chi tiết, lập báo cáo tài chính gửi lên cấp trên.
+ Trên cơ sở số liệu tổng hợp báo cáo tài chính, phân tích tình hình hoạt động kinh tế của công ty
+ Tham gia lập kế hoạch tài chính cho quý và năm sau.
* Kế toán tài sản cố định
+ Chấp hành nghiêm chỉnh các qui định của pháp luật về việc mua sắm, sử dụng, nhợng bán, thanh lý TSCĐ
+ Phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại TSCĐ, lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
+ Theo dõi tình hình biến động TSCĐ theo các chỉ tiêu phù hợp Theo dõi sát sao sự thuyên chuyển TSCĐ giữa các công trình sửa chữa để tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao TSCĐ một cách thích hợp theo phơng pháp đã chọn
* Kế toán chi phí kinh doanh:
+ Có nhiệm vụ tập hợp chi phí, doanh thu về hoạt động xuất nhập khẩu của công ty
Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội
3.1.Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội
Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chủ yếu tại TOCONTAP - Hà nội Các mặt hàng đợc công ty nhập khẩu thờng là: những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm, giấy láng… cho đến các mặt hàng cho đến các mặt hàng nh nguyên vật liệu, điện tử, máy xây dựng, máy xúc ) phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc Do các đối tác cung ứng hàng nhập khẩu cho công ty là các công ty nớc ngoài nên khi ký kết hợp đồng hai bên thờng thoả thận thanh toán bằng ngoại tệ Vậy nên các giao dịch với nhà cung cấp chủ yếu là bằng các ngoại tệ mạnh nh: USD, EURO, JPY và thờng theo phơng thức th tín dụng (L/C).
Hiện nay công ty đang tiến hành nhập khẩu theo hai phơng thức:
Nhập khẩu trực tiếp và Nhập khẩu uỷ thác.
- Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức nhập khẩu công ty tiến hành khi có đầy đủ nguồn hàng, thuận lợi về mặt địa lý và đợc Bộ Thơng mại cấp phếp cho nhập khẩu trực tiếp Với hình thức này công ty trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức quá trình mua hàng và tự cân đối tài chình cho th- ơng vu đã ký kết.
- Nhập khẩu uỷ thác: Là hình thức nhập khẩu công ty tiến hành khi nhận đợc uỷ thác của công ty giao nhập khẩu uỷ thác để nhập khẩu hộ hàng hoá cho họ Công ty hởng hoa hồng uỷ thác từ phơng thức nhập khẩu này.
3.1.1 Trình tự và thủ tục nhập khẩu hàng hoá tại công ty
Việc nhập khẩu trực tiếp tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội đợc tiến hành qua các bớc sau:
Bớc 1: Ký kết hợp đồng nhập khẩu Để thực hiện một hợp đồng trực tiếp, trớc hết cán bộ ở các phòng kinh doanh sau khi nghiên cứu các mặt hàng nhập khẩu ở thị trờng trong và ngoài nớc phải lập phơng án kinh doanh trình lên giám đốc Công ty Nội dung phơng án kinh doanh bao gồm: nhận định tình hình hàng hoá, thị trờng và khách hàng, phân tích những thuận lợi khó khăn, đề ra những mục tiêu nh: bán đợc bao nhiêu hàng, với giá bao nhiêu, lợi nhuận sẽ thu đợc bao nhiêu… cho đến các mặt hàngvà các biện pháp cụ thể thực hiện mục tiêu, sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh doanh Giám đốc tham khảo ý kiến của phó giám đốc và kế toán trởng sau đó tiến hành uỷ quyền cho trởng phòng hoặc một cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh trực tiếp tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng giao dịch (hợp đồng ngoại).
Bíc 2: Xin giÊy phÐp nhËp khÈu
Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng, công ty phảI làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng bị hạn chế Tuy nhiên, trên thực tế những mặt hàng nhập khẩu của công ty thờng thuộc danh mục đăng ký kinh doanh nên cán bộ công ty có thể bỏ qua bớc này.
Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C thì kế toán ngân hàng kiêm thanh toán đối ngoại của công ty tiến hành mở L/C phù hợp với hợp đồng ngoại thơng đã ký Để mở L/C kế toán viết “Giấy đề nghị vay vốn ngân hàng” Thông thờng kế toán mở L/C tại ngân hàng ngoại thơng VIETCOMBANK, ký quỹ 10% và cam kết hoàn trả 90% còn lại đúng hạn. Để thanh toán tiền ký qũy mở L/ C và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế qua ngân hàng kế toán viên uỷ nhiêm chi cho từng lần thanh toán Khi ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của công ty để mở L/C thì ngân hàng sẽ mở một sổ phụ để theo dõi Định kỳ ngân hàng gửi sổ phụ cho công ty dới dạng sổ hạch toán chi tiết để công ty theo dõi sự thay đổi của các tài khoản tiền gửi.
Sau khi mở L/C ngân hàng gửi cho công ty một bản copy L/C và gửi bản chính L/C đến ngời xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo. Hai bên kiểm tra nếu thấy gì cha hợp lý thì cùng thoả thuận sửa đổi và công ty gửi yêu cầu điều chỉnh th tín dụng đến cho ngân hàng Nếu hai bên chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thì bên xuất khẩu mới tiến hành giao hàng.
Trớc khi giao hàng bên xuất khẩu gửi bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C đến cho ngân hàng ngoại thơng thông qua ngân hàng thông báo hoặc một ngân hàng nào đó ở nớc ngoài mà L/C cho phép Bộ chứng từ gồm: Hợp đồng mua - bán, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, Giấy thông báo thuế & thu chênh lệch giá, Chứng nhận xuất xứ, Chi tiết đóng gói, Hoá đơn vận tải, Biên bản giao nhận hàng hoá.
Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì ngân hàng thông báo cho công ty, trong vòng 07 ngày (tính từ ngày bộ chứng từ đợc gửi đến ngân hàng ngoại thơng) công ty phải chấp nhận thanh toán Nếu chứng từ không phù hợp, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty biết tất cả các lỗi của bộ chứng từ yêu cầu công ty chấp nhận thanh toán hay không thanh toán Trờng hợp công ty từ chối thanh toán ngân hàng gửi trả lại bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu Ngợc lại, công ty chấp nhân thanh toán thì ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ gốc có kèm chữ ký hậu cho công ty để ghi nhận hàng.
Bớc 4: Đôn đốc ngời bán giao hàng
Cán bộ phòng XNK trực tiếp thực hiện hợp đồng nhập khẩu có trách nhiệm liên lạc với bên bán để đảm bảo việc giao hàng theo đúng tiến độ nh trong hợp đồng quy định.
Bớc 5: Làm thủ tục hải quan.
Khi nhận đợc giấy báo hàng đã về đến địa điểm giao hàng, công ty chuẩn bị cho bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu mọi điều kiện và phơng tiện đi nhận hàng Bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu đa bộ chứng từ đi làm căn cứ để nhận hàng, tiến hành làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng (điền các nội dung cần thiết vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu và phụ lục kèm theo tờ khai hàng hoá nhập khẩu) Tiếp đó chi cục hải quan cảng gửi cho công ty giấy thông báo thuế & thu chênh lệch giá, yêu cầu công ty nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Công ty sẽ uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền cho ngân hàng nộp thuế.
Bớc 6: Tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá
Hàng hoá nhập khẩu phải đợc cấp giấy phép chứng nhận bảo đảm hàng hoá đủ phẩm chất và đợc phép nhập khẩu vào Việt Nam Bộ phận kiểm nhận hàng hoá của công ty sẽ có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá theo đúng hợp đồng về số lợng, chủng loại, quy cách, phẩm chất… cho đến các mặt hàngvà lập biên bản kiểm nhận trớc khi nhập kho hay chuyển bán thẳng.
Bớc 7: Tiến hành vận chuyển hàng hoá
Hàng hoá nhập khẩu của công ty chủ yếu đợc vận chuyển bằng đ- ờng biển và tính giá hàng nhập theo giá CIF, thời điểm hàng đợc coi là nhập khẩu tính từ ngày hàng vào cảng và đợc hải quan ký vào tờ khai nhập khẩu. Hàng hoá nhập khẩu thờng đợc chuyển bán thẳng theo hình thức giao hàng tay ba tại cảng nên công ty chỉ phải thuê phơng tiệnvận tải đối với hàng hoá nhập kho hay theo yêu cầu của khách hàng nội địa
Bớc 8: Làm thủ tục thanh toán
Sau khi đã kiểm tra và giao nhận hàng theo đúng hợp đồng công ty sẽ tiến hành thanh toán cho ngân hàng đã mở cho vay Mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu tuỳ vào việc thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng mà kế toán sẽ lập chứng từ phù hợp Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền, nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán ngân hàng sẽ viết giấy uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền trực tiếp cho ngân hàng Khi ngân hàng thanh toán xong sẽ gửi sổ phụ cho công ty dới dạng sổ hạch toán chi tiết có kèm theo giấy báo nợ của từng lần thanh toán khi ngân hàng thu thủ tục phí, bu phí, điện phí thanh toán ngân hàng cũng gửi giấy báo nợ cho công ty cùng sổ nh trên.
Bớc 9: Khiếu nại (nếu có)
Trờng hợp phát sinh thừa thiếu, hàng hoá sai quy cách, kém phẩm chất công ty sẽ nhờ Công ty giám định VINACONTROL giám định hàng hoá nhập khẩu VINACONTROL sẽ lập biên bản giám định chứng nhận tình trạng của hàng hoá sau đó sẽ fax cho bên xuất khẩu để hai bên cùng giải quyết Trờng hợp hai bên không thể thoả thuận đợc thì tiến hành khiếu kiện ở cơ quan hành pháp theo thoả thuận trong hợp đồng.
Giá thực tế hàng NK
(theo ph ơng pháp trực tiÕp)
Giá mua hàng nhËp khÈu
VAT của hàng nhËp khÈu
*** Riêng đối với các trờng hợp nhập khẩu uỷ thác, ngoài các trình tự thủ tục nh trên còn có thêm một số điểm sau:
Đánh giá về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội
tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội
3.1.1 Đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty a) Về mặt tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty.
Trong những năm gần đây họat động kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội phát triển ổn định và từng bớc khẳng định mình Để có đợc kết quả đó công ty đã trải qua rất nhiều những thử thách khó khăn và cả những bài học xơng máu Đặc biệt trong nền kinh tế thị tr- ờng hiện nay, sự năng động sáng tạo và nhạy bén trong công tác quản lý kinh tế đã trở thành đòn bẩy tích cực thúc đẩy họat động kinh doanh phát triển Với sự phối hợp nhịp nhàng các chủ trơng đổi mới cải cách cũng nh từng bớc cải tiến lại cơ cấu tổ chức và quản lý, chủ động đa dạng hoá các sản phẩm kinh doanh … cho đến các mặt hàng cho nên công ty đã đạt đợc những thành quả đáng kích lệ nh:
- Sản phẩm xuất khẩu không ngừng tăng trởng, mở rộng đợc thị tr- ờng ở Châu Âu và EU… cho đến các mặt hàng
- Công ty luôn đợc sự quan tâm của Bộ thơng mại
- Năm 2002 công ty đã đa xí nghiệp mì ăn liền tại Lào vào hoạt động chính thức sản phẩm có chất lợng cao và đợc ngời dân chấp nhận.
- Công ty tiếp tục củng cố 2 chi nhánh tại Hải phòng và Hồ Chí Minh làm ăn có hiệu quả.
- Cơ sở vật chất nhà cửa của công ty đợc khai thác triệt để đem lại hiệu quả cao, các trang thiết bị phục vụ cho kinh doanh sản xuất đợc cải thiện đầy đủ.
- Toàn công ty sống trong sự đoàn kết yêu thơng nhau, một không khí cởi mở thân thiện nh trong gia đình _ Đây là một điều hết sức quí giá trong cơ chế thị trờng.
- Công ty thực hiện tốt qui chế dân chủ công khai Khối đại đoàn kết giữa Đảng- Chính quyền – TOCONTAP Công đoàn rất chặt chẽ luôn cùng nhau bàn bạc quyết định mọi công việc.
- Toàn thể cán bộ công nhân viên luôn yêu quí công ty, coi công ty là nhà của mình Thơng hiệu công ty là lẽ sống của mọi ngời, đó cũng là yếu tố tinh thần quan trọng để vợt qua khó khăn.
- Công ty đã tiến hành sắp xếp lại bộ máy tổ chức quản lý, bố trí lại nhân viên, các phòng kinh doanh cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Công ty đã thực hiện chế độ khoán cho các phòng kinh doanh, nếu phòng nào đạt hoặc vợt mức chỉ tiêu kế hoạch đề ra sẽ đợc hởng và ngợc lại.
- Công ty tạo điều kiện cho cán bộ nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh ngoại thơng, đi khảo sát thị trờng, đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế trong và ngoài nớc.
- Ban giám đốc và các bộ phận quản lý của Công ty thờng xuyên hoạt động tích cực nắm bắt thông tin kinh doanh giải quyết các vấn đề chung nh tiền vốn, công nợ, hàng tồn kho, ký kết các hợp đồng.
- Chấp hành tốt các chính sách kinh tế, chủ trơng đờng lối của Đảng và Nhà nớc về các vấn đề văn hoá xã hội, bảo vệ môi trờng… cho đến các mặt hàng
Việc công ty tích cực đầu t đổi mới công tác quản lý đã làm cho doanh thu thuần, lợi nhuận tăng lên, nộp ngân sách nhà nớc cũng tăng lên và thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng đáng kể Bằng cách đó, công ty đã tăng năng lực sản xuất, sức cạnh tranh để hội nhập với sự phát triển chung của nền kinh tế trong khu vực Mặt khác công ty đang ngày càng tích cực mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng nhập khẩu Tìm các đối tác làm ăn trong cả nớc thực hiện kinh doanh đa dạng cùng các chính sách đồng bộ nhằm tạo thế đứng và tạo thị trờng ổn định, lâu dài cho mình Đồng thời cũng để phục vụ nhu cầu trong nớc cũng nh việc thay thế các mặt hàng mà trong nớc cha thể sản xuất đợc. b) Về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty:
Trong những năm vừa qua của Công ty TOCONTAP đã trải qua những bớc thăng trầm do sự biến động của thị trờng và sự thay đổi chính sách pháp luật của Nhà nớc Nhng nhìn chung công ty đã gặt hái đợc không ít những thành tích to lớn trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu Với chức năng là kinh doanh xuất nhập khẩu nhng hoạt động của Công ty không chỉ giới hạn trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu mà còn có các hoạt động khác nh tiếp nhận gia công, lắp ráp sản xuất theo mẫu mã kiểu dáng của khách hàng, đổi hàng, hợp tác đầu t xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, hợp tác kinh doanh, đại lý nhập khẩu.
3.1.2 Đánh giá chung về công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội Để đánh giá một cách toàn diện và chính xác tình hình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá cần phải có quan điểm toàn diện và hệ thống, phải thấy đợc những u nhợc điểm, Trên cơ sở đó phát huy thế mạnh của các u điểm, hạn chế tối đa những tồn tại, từ đó tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng Sau đây là một số đánh giá khái quát về công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty: a) Nh÷ng u ®iÓm:
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Cùng sự phát triển chung của công ty thì công tác hạch toán kế toán nói riêng cũng phát triển rất mạnh Các phòng ban luôn có sự phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán đợc tiến hành nhịp nhàng, trôi chảy.
Công tác tổ chức của công ty khá tốt, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống đặc biệt là sự phân cấp của phòng kế toán tài chính Tổ chức kế toán của công ty đã giúp giảm bớt các nhân viên kế toán tại các chi nhánh, đảm bảo sự tổng hợp cao cho công tác hạch toán và đa ra những thông tin chính xác, kịp thời cho quản lý, đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán kế toán trong cơ chế thị trờng hiện nay. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty có khả năng đáp ứng mọi nhiệm vụ của mình Cán bộ nhân viên kế toán của công ty có một số ngời đã công tác lâu năm trong nghề nên họ hiểu biết nhiều về quy chế hợp đồng, chế độ kế toán tài chính và các phơng thức, cách thức thanh toán điều này có lợi cho công ty bởi vì họ có thể hỗ trợ các nhân viên kế toán trẻ về kinh nghiệm, giúp họ tránh đợc những vấp váp do cha có kinh nghiệm trong công tác Các nhân viên kế toán trẻ đều biết sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán và đều thông thạo tiếng Anh giúp họ hiểu đầy đủ chính xác những chi tiết trong chứng từ ngoại Điều này làm nâng cao hiệu quả công tác ở công ty và đặc biệt lãnh đạo đội ngũ kế toán ở đây là trởng phòng kế toán là ngời có học vấn cao có kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thơng Do đó việc tổ chức chỉ đạo các hoạt động kế toán của công ty luôn chính xác, đảm bảo đợc yêu cầu quản lý của nhà lãnh đạo tránh cho công ty những bất lợi trong thanh toán và kinh doanh.
Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuát nhập khẩu tạp phẩm Hà nội
Việc hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩ hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội không thể tiến hành một cách tuỳ tiện mà phải trên cơ sở quán tiệt một số nguên tắc:
- Phải nắm vững chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nhập khẩu hàng hoá nói riêng Chức năng của kế toán hàng hoá nhập khẩu là phản ánh và giám đốc quá trình nhập khẩu hàng hoá, do đó cần phải hoàn thiện từ bộ máy tổ chức kế toán đến công tác hạch toán để góp phần năng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu.
- Phải xuất phát từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Cũng nh các hoạt động kinh doanh khác, mục đích của kinh doanh xuất nhập khẩu là kiếm lời Tuy nhiên khác với nhiều nghành kinh doanh khác, kinh doanh xuất nhập khẩu diễn ra trên phạm vi nhiều nớc,hàng hoá vận chuyển từ ngời bán đến ngời mua phải trải qua thời gian và không gian tơng đối dài, chứa nhiều yếu tố rủi ro hơn hơn các hoạt động nội thuơng Do đó nhiêm vụ của hoàn thiện hạch toán các ngiẹp vụ nhập khẩu hàng hoá là phảI lựa chọn các phơng thức thanh toán thích hợp và có các biện pháp thờng xuyên cân đối, kiểm tra tiến trình giao nhận hàng hoá với đối tác nớc ngoài.
-Phải kết hợp giữa yêu cầu đảm bảo tính thống nhất với phát huy tính độc lập của doanh ngiệp Để đảm bảo tính thống nhất của kế toán, nhà nớc đã ban hành các chế độ về chứng từ kế toán, về hạch toán ban đầu, về chế độ tài khoản kế toán… cho đến các mặt hàng Tuy nhiên, do nhu cầu, đặc điểm và khả năng quản lý của doanh nghiệp là khác nhau nên việc tổ chức công tác kế toán ở từng doanh nghiệp cụ thể cũng có những đặc đIểm riêng về trình độ luân chuyển chứng từ, về hạch toán chi tiết, về thông tin nội bộ.
-Phải bảo đảm tiết kiệm và có lợi trong công tác tổ chức kế toán. Trong đó đặc biệt chú ý tới việc kết hợp giữa máy móc, thiết bị hiện đại với sử dụng các tiềm năng sẵn có, kết hợp giữa thoã mãn nhu cầu thông tin với điều kiện xử lý thông tin.
- Trong điều kiện thế giới hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, nhiều phát minh và thành tựu khoa học đợc ứng dụng vào quản lý kinh tế, hoàn thiện kế toán hạch toán nói chung và hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng phải theo hớng hiện đại hoá công tác kế toán, đa những thành tựu khoa học, tính toán, tin học vào công tác kế toán.
- Mặc dù hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ nhập khâu hàng hoá là cần thiết nhng không phải bất kỳ giải pháp nào cũng có thể đợc áp dụng Để áp dụng một giải pháp nào đó thì nó cũng phải mang tính khả thi, phù hợp với đIều kiện thực tế của doanh nghiệp và phải đợc đặt trong mối quan hệ với hiệu quả kinh doanh.
3.2.2.Một số phơng hớng hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội a) Hoàn thiện về việc sử dụng tài khoản hạch toán ngoại tệ của công ty:
Cộng hoà xã hội chủ nghiã Việt Namăn cứ vào xu hớng phát triển hiện nay của mình, công ty nen đa TK 007 vào sử dụng trong hạch toán ngoại tệ TàI khoản này cần đợc chi tiết thành tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và chi tiết theo từng loại ngoại tệ Cụ thể là:
- Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo có do ngân hàng gửi đến về ngoại tệ hay phiếu thu ngoại tệ tại quỹ, kế toán ghi vào bên nợ TK
007 (chi tiết theo từng loại ngoại tệ) số ngoại tệ phát sinh tăng.
Chi phí thu mua phân bổ hàng tồn trong kỳChi phí thu mua tồn đầu kỳ
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ+
Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ
Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ+ x
Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ
- Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Nợ do ngân hàng gửi đến về ngoại tệ hay phiếu chi tiền mặt ngoại tệ tại quỹ, kế toán ghi vào bên có TK 007 (chi tiết theo từng loại ngoại tệ) số ngoại tệ phát sinh giảm.
- Cuối kỳ, kế toán công ty có thể căn cứvào số phát sinh tăng hoặc giảm trên các TK 007 để đa ra số lợng ngoại tệ tồn cuối kỳ. b) Hoàn thiên hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
* Tất cả các khoản chi phí thu mua hàng nhập khẩu trong kỳ doanh nghiệp nên phản ánh qua tài khoản 1562 (theo quy định của Bộ Tài chính).
Cuối kỳ phân bổ cho chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn còn lại theo công thức:
Trong đó giá trị hàng tồn cuối kỳ là tổng giá trị trên các tài khoản:
TK 151 – TOCONTAP hàng mua đang đi trên đờng.
TK 157 – TOCONTAP Hàng hoá tồn kho.
TK 157 – TOCONTAP Hàng gửi đi bán.
Còn chi phí nhập khẩu thì theo dõi nh trên và hạch toán chi tiết TK 1562 cho từng phòng Sau đó xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá trong kú.
Chi phÝ thu mua phân bổ hàng bán ra trong kú
Chi phÝ thu mua tồn ®Çu kú
Chi phÝ thu mua phát sinh trong kú
Chi phÝ thu mua hàng tồn cuối kỳ
Từ kết quả đó phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán ra theo bút toán:
* Nếu doanh nghiệp áp dụng theo phơng pháp tỷ giá hoạch toán, quy trình ghi sổ sẽ nh sau:
Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu với nớc ngoài, doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm thủ tục mở th tín dụng và ghi rõ điều kiện cụ thể với chủ hàng.
Nếu phải ký quỹ tại ngân hàng, kế toán xuất quỹ tiền mặt (ngoại tệ) hoặc tiền gửi ngân hàng (ngoại tệ) để đa đi ký quỹ:
Có TK 111, 112 Ghi đơn bên Có TK 007 Khi nhận đợc bộ chứng từ do bên bán gửi đến kế toán ghi:
Có TK 515 (Hoặc Nợ TK 635)
Khi nhận đợc thông báo hàng về, căn cứ vào tờ thông báo thuế, tờ khai hải quan kế toán vẫn ghi nh cũ (giống trờng hợp nhập khẩu ghi theo phơng pháp tỷ giá thực tế).
* Về hình thức ghi sổ kế toán công ty nên mở thêm sổ chi tiết cho từng nghiệp vụ nhập khẩu (xuất khẩu) nh:
+ Sổ theo dõi thanh toán đối với bạn hàng thờng xuyên.
3.2.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội