Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm hà nội 1

Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán M U Hiện nay, kinh tế giới đường tồn cầu hóa, Việt Nam vừa trở thành thành viên thứ 150 Tổ chức Thương mại giới (WTO) sau 11 năm nỗ lực Sự kiện tạo hội thúc đẩy ngành xuất nhập đầu tư nước ngoài, đồng thời đặt Việt Nam trước cạnh tranh liệt toàn cầu Là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty cổ phần xuất nhập tạp phẩm Hà Nội cố gắng nỗ lực để ln giữ vị trí hàng đầu doanh nghiệp xuất nhập Việt Nam Để làm điều Tocontap cần phải tạo cho thương hiệu riêng, tiếng nói riêng giữ chữ tín thị trường nước quốc tế Một nhân tố định tới uy tín doanh nghiệp vấn đề tốn Đối với hợp đồng kinh tế người ta quan tâm việc toán thực sao, với phương thức liệu có đem lại thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hợp đồng khơng Một doanh nghiệp muốn tồn phát triển thị trường luôn biến động doanh nghiệp phải quan tâm tới vấn để toán Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải có hoạt động định nhằm quản lý tốt hoạt động tốn Kế tốn tài phận tham mưu giúp nhà quản trị quản lý nguồn nhân lực tài có hoạt động tốn Nhận thức ý nghĩa quan trọng hoạt động toán với người mua người bán, việc thực tập tìm hiểu thực tế hoạt động kế tốn Cơng ty cổ phần xuất nhập tạp phẩm Hà Nội, em dành thời gian để nghiên cứu tìm hiểu cơng tác kế tốn, nghiệp vụ tốn Cơng ty Do đó, em lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hồn thiện kế tốn nghiệp vụ tốn với người mua người bán Công ty cổ phần xuất nhập tạp phẩm Hà Nội” Trong thời gian thực tập công ty Tocontap, em nhận hướng dẫn, giúp đỡ, bảo tận tình thầy giáo ThS Phạm Thành Long cán Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán b nhõn viên Cơng ty em hồn thành luận văn tốt nghiệp Nội dung luận văn gồm ba phần Chương I: Cơ sở lý luận kế toán toán với người mua người bán doanh nghiệp thương mại Chương II: Thực trạng kế toán tốn với người mua người bán Cơng ty xuất nhập tạp phẩm Hà Nội Chương III: Hoàn thiện kế toán toán với người mua người bán Công ty xuất nhập tạp phẩm Hà Nôi Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.S Phạm Thành Long cô công ty giúp em hoàn thành chuyên để thực tập tốt nghip ny Sinh viờn Lu Th Thu Hng Luận văn tèt nghiƯp Khoa KÕ to¸n CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI Hoạt động kinh doanh thương mại diễn lĩnh vực lưu thông, phân phối hàng hóa thị trường bn bán Quốc gia riêng biệt (nội thương) Quốc gia với (ngoại thương) Hoạt động thương mại có đặc điểm chủ yếu lưu chuyển hàng hóa kinh doanh thương mại bao gồm hai giai đoạn mua hàng bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất hàng Đồng thời, đối tượng kinh doanh thương mại loại hàng hóa phân theo ngành hàng hàng vật tư, thiết bị (tư liệu chế biến – kinh doanh), hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực, thực phẩm chế biến Chính hoạt động chi phối trực tiếp đến nội dung kế toán làm cho kế toán doanh nghiệp thương mại có đặc điểm khác biệt so với doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh dịch vụ 1.1.1 Khái niệm, vị trí tốn với người mua, người bán quan hệ toán: Để vào nghiên cứu q trình hạch tốn tốn với người mua người bán doanh nghiệp, phải nắm số khái niệm liên quan đến nghiệp vụ toán với khách hàng nhà cung cấp Trước hết, cần hiểu quan hệ tốn gì? Quan hệ tốn hiểu quan hệ kinh tế xảy doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với nợ chủ nợ khoản vay nợ tiền vốn sản xuất kinh doanh Một chu kỳ kinh doanh có liên tục hay không, quan hệ cung cầu vốn kinh doanh có cân đối hay khơng phụ thuộc nhiều vào quan hệ toán doanh nghiệp Với đối tượng khác hình thành nên quan hệ toán khác nhau, cụ thể gồm quan hệ toán sau: - Quan hệ toán doanh nghiệp với người bán: Đây quan hệ q trình mua sắm vật tư, hàng hóa, dịch v ca doanh nghip Luận văn tốt nghiệp Khoa KÕ to¸n - Quan hệ tốn doanh nghiệp với người mua: Quan hệ phát sinh doanh nghiệp tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ bên ngồi - Quan hệ tốn doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước: Trong trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực nghĩa vụ với Nhà Nước thơng qua việc đóng khoản thuế, phí, lệ phí… - Quan hệ tốn doanh nghiệp với đối tác liên doanh: quan hệ phát sinh doanh nghiệp có liên doanh với công ty khác Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ gồm nhận góp vốn, thu hồi trả vốn, phân chia lợi nhuận,… - Quan hệ toán nội bộ: Mối quan hệ phát sinh doanh nghiệp với công ty trực thuộc doanh nghiệp thành viên với Các khoản tốn gồm khoản chi hộ, thu hộ, khoản phải thu, nộp theo nghĩa vụ, khoản cấp phát… - Quan hệ toán doanh nghiệp với công nhân viên: Đây quan hệ toán khoản lương, thưởng, phụ cấp, tạm ứng, bồi thường vật chất… - Quan hệ toán doanh nghiệp với đối tượng khác: Các đối tượng khác Ngân hàng, tổ chức tín dụng… Với nghĩa hẹp hơn, tốn khái niệm trách nhiệm kinh tế phải trả phải thu khoản tiền rõ ràng, xác số nợ hợp lý ước tính tương lai Các khoản phải toán doanh nghiệp bao gồm: khoản phải thu khoản phải trả Vai trò hai khoản quan trọng việc ổn định tình hình tài doanh nghiệp Cụ thể, khoản phải thu phần vốn doanh nghiệp bị cá nhân, tổ chức khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi Nội dung khoản phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu tạm ứng, khoản chấp, ký quỹ, ký cược khoản phải thu khác Các khoản phải trả số vốn mà doanh nghiệp vay chiếm dụng vốn cá nhân, tổ chức khác doanh nghiệp có trách nhiệm trả Thơng thường khoản phải trả doanh nghiệp bao gồm: vay dài hạn, vay Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán ngn hạn, phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải trả nhà nước, phải trả nội khoản phải trả khác Trong quan hệ toán, vai trị nghiệp vụ tốn với người mua người bán lớn Nghiệp vụ toán với người bán phát sinh doanh nghiệp nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ… Quan hệ tốn với nhà cung cấp thực theo nhiều phương thức khác Nghiệp vụ toán với người mua nghiệp vụ phát sinh doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ Thanh tốn với người mua liên quan đến nghiệp vụ chi tiêu tiền, tài sản, hàng hóa tương đương với số tiền khách hàng trả nghiệp vụ nợ phải thu, phải trả trường hợp doanh nghiệp bán chịu nhận tiền đặt trước khách hàng Trên số khái niệm liên quan đến nghiệp vụ toán với người mua người bán Thông qua khái niệm có nhìn tổng quan hoạt động tốn doanh nghiệp 1.1.2 Vai trị toán với người mua người bán hoạt động tài doanh nghiệp: Quan hệ tốn khơng yếu tố hoạt động tài doanh nghiệp mà cịn sở cho cơng tác quản lý tài doanh nghiệp Việc bảo đảm hoạt động toán tiến hành cách linh hoạt, hợp lý góp phần nâng cao khả tốn hiệu tài doanh nghiệp Trước hết việc hạch toán nghiệp vụ tốn hỗ trợ việc cung cấp thơng tin cho quản trị tài Các thơng tin số tiền nợ, thời gian nợ tình hình tốn đối tượng Thơng qua thông tin nhà lãnh đạo có sách thu hồi nợ, tốn nợ cân đối tài doanh nghiệp Bên cạnh đó, kế tốn cơng cụ quản lý hiệu nghiệp vụ toán, khoản phải thu phải trả Bởi tất nghiệp vụ phát sinh biểu chứng từ, sổ sách, việc quản lý khoản tốn tất yếu phải thơng qua kế toán Từ quản lý giám đốc doanh nghiệp có biện pháp kịp thời để chi trả khoản nợ thu hồi nợ kịp thời Điều giúp doanh nghiệp có tự chủ v tỡnh hỡnh ti Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế to¸n chính, góp phần trì mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, nâng cao uy tín sức cạnh tranh doanh nghiệp Cụ thể nghiệp vụ toán với người mua người bán, vai trò nghiệp vụ thể rõ quan hệ tiền – hàng phát sinh nghiệp vụ kinh tế Phải trả Tiền Phải thu Hàng Phải thu Tiền’ Phải trả Sơ đồ 1.1: Quan hệ tiền – hàng tốn Qua sơ đồ ta thấy muốn có tình hình tài lành mạnh, tất yếu phải dựa việc nâng cao hiệt hoạt động toán với khách hàng nhà cung cấp Có thể nói hoạt động toán khâu quan trọng quy trình quản lý tài chính, ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài doanh nghiệp Đây nhân tố định giúp doanh nghiệp ổn định tình hình tài đảm bảo cho tình hình tài lành mạnh 1.1.3 Đặc điểm nghiệp vụ toán với người mua, người bán doanh nghiệp thương mại nhiệm vụ kế toán: 1.1.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ toán với người mua, người bán Thơng thường quan hệ tốn bên quan tâm tới lợi ích mình, bên toán cần thiết phải thỏa thuận với điều kiện cụ thể liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ thân thực hợp đồng Các điều kiện bao gồm: điều kiện tiền tệ, địa điểm, thời gian, thời gian toán, phương thức toán Các điều kiện quy định rõ hợp đồng thương mại Về đồng tiền toán, với hoạt động thương mại diễn nước, đồng tiền tốn lựa chọn đồng tiền thống quốc gia Ví dụ hoạt động giao dịch mua bán Việt Nam sử dụng đồng tiền toán chủ yếu Việt Nam đồng, ngồi cịn sử dụng số ngoại tệ Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán mnh nh USD, EURO để toán Với quan hệ toán quốc tế, đồng tiền toán thường ngoại tệ mạnh như: USD, EURO, JPY, GBP EURO USD sử dụng rộng rãi phổ biến Các nghiệp vụ toán doanh nghiệp thương mại có liên quan đến nhiều đối tượng Đối tượng nghiệp vụ tốn đa dạng, người mua, người bán, công nhân viên nhà nước, ngân hàng… Vì việc quản lý nghiệp vụ địi hỏi hợp lý có hệ thống Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ toán phát sinh nhiều, thường xuyên so với doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ Hầu hoạt động kinh tế phát sinh doanh nghiệp xuất nghiệp vụ toán đặc biệt doanh nghiệp thương mại Vì vậy, nghiệp vụ yêu cầu có theo dõi chi tiết để đảm bảo khơng bỏ sót khoản phải thu hay phải trả Với vai trò quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tốn cơng tác quản lý tài doanh nghiệp nên doanh nghiệp thường có quy định chặt chẽ toán Các quy định xây dựng dựa đặc điểm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tuy vậy, đơn vị cần có giám sát quản lý thường xuyên việc tuân thủ nguyên tắc để đảm bảo khơng gây thiệt hại cho doanh nghiệp q trình toán 1.1.3.2 Nhiệm vụ kế toán: Trong hoạt động kinh doanh thương mại cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại lợi kinh doanh với bạn hàng để tìm phương thức giao dịch, mua bán thích hợp đem lại lợi ích kinh tế lớn cho doanh nghiệp Vì kế tốn mua bán hàng hóa nói chung kế tốn tốn với người mua, người bán nói riêng đơn vị thương mại cần thực nhiệm vụ để cung cấp thơng tin cho người quản lý ngồi đơn vị, đưa định hữu hiệu Với chức thông tin kiểm tra, để đảm bảo theo dõi hoạt động toán với người mua người bán cách xác, có hệ thống kế toán phải thực nhiệm vụ sau Kế toán phải tổ chức đầy đủ, hợp lý hệ thống chứng từ cơng tác hạch tốn từ lúc bắt đầu diễn nghiệp vụ toán với khách hng v nh Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế to¸n cung cấp Việc tổ chức đầy đủ hỗ trợ nhiều cho trình tổng hợp số liệu cung cấp thơng tin cho q trình quản trị tài Đồng thời, kế tốn cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu cơng nợ phải trả Đây địi hỏi hệ thống kế toán để đảm bảo theo dõi nghiệp vụ cách đầy đủ xác Để đảm bảo theo dõi khoản cơng nợ hợp lý, kế tốn cần phải xây dựng ngun tắc, quy trình kế tốn chi tiết, kế toán tổng hợp nghiệp vụ toán với người mua người bán cho lần phát sinh giao dịch đối tượng, thời hạn số tiền giao dịch kế toán định Nhờ đơn đốc tốn nợ thu hồi khoản nợ kịp thời, tránh xảy tình trạng thất thoát vốn Thực tốt tất nhiệm vụ giúp hệ thống kế toán doanh nghiệp thực tốt vai trị cung cấp thơng tin kiểm tra mình, hỗ trợ hiệu kịp thời cho trình hoạt động doanh nghiệp 1.2 CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BỘ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG: Phương thức toán yếu tố quan trọng hoạt động thương mại Hiện nay, phương thức toán đa dạng phong phú bao gồm toán dùng tiền mặt không dùng tiền mặt Trong thời đại ngày xu hướng sử dụng phương thức tốn khơng dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, chi phí, an tồn đồng thời giảm lượng tiền mặt lưu thông Khác với doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ, du lịch, doanh nghiệp thương mại có chu trình kinh doanh ngắn hơn, nghiệp vụ mua bán diễn thường xuyên, liên tục đòi hỏi thời gian quay vòng vốn nhanh nên việc áp dụng phương thức toán, điều kiện thời gian tốn, địa điểm tốn địi hỏi nhanh, thuận tiện cho bên tham gia, không rắc rối để tránh nhiều thời gian 1.2.1.Phương thức toán tiền mặt: Trong doanh nghiệp thương mại có sử dụng phương thức tốn này, song sử dụng khơng ưa chuộng toán Phương thức toán thường áp dụng nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số tiền nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, hai bên đối tác nằm địa bn nh Luận văn tốt nghiệp Khoa Kế toán hẹp tốn cho cơng nhân viên Đối với nghiệp vụ kinh tế lớn phương thức gây trở ngại phức tạp khơng đảm bảo an tồn Phương thức tốn tiền mặt bao gồm: - Thanh toán tiền mặt Việt Nam đồng - Thanh toán tiền mặt ngoại tệ - Thanh toán hối phiếu ngân hàng - Thanh toán vàng, bạc, đá, quý giấy tờ có giá trị tiền… 1.2.2 Phương thức tốn khơng dùng tiền mặt: Phương thức toán đa dạng áp dụng rộng rãi hoạt động thương mại Trong doanh nghiệp thương mại, phương thức tốn bao gồm số loại hình tốn sau:  Thanh toán nhờ thu hay ủy nhiệm thu: hình thức chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền từ khách hàng đối tượng khác có tài khoản ngân hàng khác ngân hàng Các chứng từ toán bao gồm: ủy nhiệm thu giấy báo có  Thanh tốn lệnh chi hay ủy nhiệm chi: hình thức tốn qua lệnh chi tiền chủ tài khoản phát hành yêu cầu ngân hàng phục vụ chuyển số tiền định để trả cho nhà cung cấp đối tượng khác Bộ chứng từ toán bao gồm: ủy nhiệm chi, giấy báo nợ Phương thức toán ủy nhiệm chi, hay ủy nhiệm thu thường áp dụng trường hợp người bán người mua bạn hàng lâu năm Quốc gia, việc tốn thuận tiện an toàn cho hai bên Đối với khách hàng hay nhà cung cấp nước ngồi phương thức tốn khơng sử dụng Vì đặc điểm phương thức luân chuyển tiền ngân hàng quốc gia ngân hàng với khách hàng trực tiếp, thủ tục đơn giản, tiện lợi Song Quốc gia, khu vực có đặc điểm kinh tế, có chế độ sách khác Để đảm bảo lợi ích quyền lợi nghĩa vụ bên tham gia, nước có quy định cách thức tốn khác địi hỏi nhiều thủ tục để đảm bảo trình tốn an tồn khơng phương hại đến doanh nghiệp tham gia q trình tốn  Thanh toán séc: séc loại chứng từ toán ngân hàng phát hành, lập mẫu in sẵn, yêu cầu ngân hàng trích từ ti khon ca mỡnh tr Luận văn tốt nghiệp Khoa KÕ to¸n cho người cầm séc cho người có tên séc, trả theo lệnh người Có nhiều loại séc lưu thơng tốn, gồm: - Séc ký danh: loại séc có ghi rõ tên người hưởng lợi, khơng thể chuyển nhượng thủ tục ký hậu có người đứng tên tờ séc có quyền thụ hưởng số tiền séc - Séc vô danh: loại séc không ghi tên người thụ hưởng mà ghi câu “Trả cho người cầm séc”, loại séc chuyển nhượng thơng quan thủ tục ký hậu - Séc trả theo lệnh: loại séc không định rõ người thụ hưởng mà ghi trả theo lệnh người thụ hưởng Nhờ mà loại chuyển nhượng thơng qua thủ tục ký hậu Ngồi cịn có séc gạch chéo, tức loại séc có hai gạch chéo song song mặt tờ séc Loại dùng để chuyển khoản không phép lĩnh tiền Mặc dù séc loại toán quốc tế quan trọng phổ biến thương mại quốc tế người ta sử dụng mà người ta sử dụng hối phiếu séc lại sử dụng phổ biến toán khoản tiền nhỏ phát sinh quan hệ hàng ngày hoạt động du lịch  Phương thức chuyển tiền (remittance): Phương thức áp dụng toán mậu dịch phi mậu dịch, toán phi mậu dịch áp dụng nhiều Chuyển tiền phương thức toán khách hàng ngân hàng (gọi người chuyển tiền) yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền định cho người thụ hưởng địa điểm định, thời gian xác định Việc chuyển tiền thực hai hình thức chủ yếu là: chuyển tiền trả trước chuyển tiền trả sau Chuyển tiền trả sau hình thức chuyển tiền trả cho người xuất sau nhận hàng Chuyển tiền trả trước hình thức chuyển tiền tương tự hình thức chuyển tiền trả sau khác chỗ người nhập lập lệnh chuyển tiền đó, người xuất nhận tiền trước giao hàng Với phương thức chuyển tiền này, người xuất nhận tiền trước giao hàng nên không sợ bị thiệt hại chậm trả hay bị người nhập chiếm dụng hàng hóa Bộ chứng từ tốn gồm: - Hợp đồng thương mại (contract): cam kết hai bên mua bán việc thực điều khoản mà hai bên bàn bạc thống đưa - Hóa đơn (invoice): hóa đơn thương mại người bán lập