lêi më ®Çu 1 LuËn V¨n Tèt NghiÖp Ng« ThÞ Hµ TM40B LỜI MỞ ĐẦU Đại hội Đảng toàn quốc lần VI đã đánh dấu sự chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam Nhà nước chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế hành[.]
Lý luận chung về kế hoạch nhập khẩu vật tư ở doanh nghiệp sản xuất- kinh doanh
Khái niệm và phân loại vật tư
Kinh doanh là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi.
Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng các tư liệu vật chất để biến chúng thành các vật phẩm phục vụ trực tiếp nhu cầu tiêu dùng của con người hoặc phục vụ một quá trình sản xuất khác Các tư liệu vật chất này được gọi là tư liệu sản xuất Tư liệu sản suất gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động Đối tượng lao động bao gồm những tư liệu sản xuất mà con người tác động vào chúng để biến chúng thành những vật có ích Tư liệu lao động là những vật mà con người sử dụng để tác động vào các đối tượng lao động Tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng và tư liệu sản xuất thực sự. Không phải mọi tư liệu sản xuất đều sẵn có trong tự nhiên mà một phần được tạo ra trong quá trình lao động, là sản phẩm của các doanh nghiệp dùng để sản xuất Từ khi là thành thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất cho đến khi chúng được lao động sống của các đơn vị sử dụng làm tư liệu lao động hoặc đối tượng lao động theo công dụng của chúng, khi đó chúng biểu hiện ra là vật tư kỹ thuật Khái niệm vật tư kỹ thuật (gọi tắt là vật tư) dùng để chỉ những vật là sản phẩm của lao động, có chức năng làm tư liệu sản xuất, đang trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng sản xuất, chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp Vật tư là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng Mọi vật tư đều là tư liệu sản xuất nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư Tư liệu sản xuất gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động Vật tư chỉ là một bộ phận của tư liệu sản xuất Vật tư là sản phẩm của lao động và được sử dụng cho một quá trình, công đoạn sản xuất tiếp theo Mỗi vật có thể có những thuộc tính khác nhau và do đó nó có thể dùng vào nhiều việc cho nên cùng một vật có thể dùng làm vật phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư Bởi vậy, trong mọi trường hợp, để xem xét, phân biệt sản phẩm là vật tư hay vật phẩm tiêu dùng phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm đó.
Vậy: Vật tư là sản phẩm của lao động dùng trong sản xuất Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng b Phân loại vật tư
Vật tư gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại có tính năng kỹ thuật, công dụng, khối lượng, kích thước, giá cả khác nhau Song tất cả đều có điểm chung là chúng cùng là sản phẩm của lao động, dùng để sản xuất Có hai tiêu thức phân loại vật tư cơ bản là phân loại theo công dụng của vật tư trong sản xuất và phân loại theo tính chất sử dụng của vật tư.
* Phân loại vật tư theo công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất:
Vật tư là một phạm trù thu hẹp của tư liệu sản xuất Do vậy, toàn bộ vật tư cũng được chia làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những loại vật tư dùng làm tư liệu lao động.
Những loại vật tư thuộc nhóm đối tượng lao động có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng hoàn toàn dùng hết trong một lần và giá trị của chúng chuyển hết sang giá trị sản phẩm Thuộc nhóm này gồm các loại nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm và chi tiết, bộ phận máy.
Những loại vật tư thuộc nhóm tư liệu lao động được sử dụng nhiều lần và giá trị của chúng chuyển dần thành giá trị sản phẩm Bao gồm thiết bị động lực, dây chuyền dẫn năng lượng, thiết bị sản xuất, thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động, hệ thống thiết bị máy móc điều khiển, công cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất, các loại đồ dùng trong nhà xưởng, các loại phụ tùng máy
Việc phân loại theo tiêu thức này có ý nghĩa to lớn góp phần vào nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị vật tư của doanh nghiệp Đối với vật tư thuộc nhóm thứ nhất, vì tiêu dùng hoàn toàn trong một lần nên để duy trì quá trình sản xuất với một quy mô như cũ, với những điều kiện khác không thay đổi thì đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo một số lượng vật tư như trước Còn đối với loại vật tư thuộc nhóm thứ hai thì có thể mua sắm một lần để sử dụng cho nhiều lần, thậm chí cả khi tăng quy mô sản xuất Theo tiêu thức phân loại này, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch mua sắm, dự trữ và sử dụng vật tư hợp lý, phù hợp với nhu cầu của sản xuất- kinh doanh.
* Phân loại vật tư theo tính chất sử dụng:
Phân loại theo tiêu thức này, vật tư được chia thành vật tư thông dụng và vật tư chuyên dùng Vật tư thông dụng gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành, còn những vật tư chuyên dùng gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nào đó, một doanh nghiệp nào đó Điều này cũng ảnh hưởng đến kế hoạch mua sắm và sử dụng vật tư Đối với vật tư chuyên dùng thì phải có kế hoạch mua sắm và dự trữ khác với vật tư thông dụng Để chỉ rõ tên của loại vật tư chuyên dùng người ta gọi tên ngành sau tên của vật tư Ví dụ: Vật tư đường sắt, vật tư nông nghiệp, vật tư y tế
Ngoài ra, còn nhiều cách phân loại khác như theo nguồn gốc của vật tư có vật tư trong nước và vật tư nhập khẩu, theo tính năng kỹ thuật của vật tư có vật tư tính năng kỹ thuật cao và vật tư thông thường… Mỗi cách phân loại vật tư có những ứng dụng nhất định trong việc quản lý và sử dụng vật tư.
Sự cần thiết phải nhập khẩu vật tư
Quy luật phát triển tất yếu của tất cả các quốc gia là phải tham gia vào thương mại quốc tế, mở rộng giao lưu buôn bán với các quốc gia khác Với mục đích đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động ngoại thương, mỗi quốc gia lựa chọn một chính sách, cơ chế xuất nhập khẩu để có cơ cấu xuất nhập khẩu sao cho việc sử dụng nguồn lực tối ưu, khai thác được mọi tiềm năng và thế mạnh,đồng thời hạn chế và khắc phục các điểm yếu của mình Nền kinh tế tự cung tự cấp tốn kém về vật chất và thời gian mà không có hiệu quả Chính sách quản lý thương mại của nước ta là khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu những mặt hàng trong nước đã sản xuất được và có khả năng đáp ứng nhu cầu, ưu tiên nhập khẩu vật tư thiết bị, công nghệ cao, kỹ thuật hiện đại để phát triển sản xuất, nhập khẩu phục vụ xuất khẩu Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của thương mại quốc tế, đặc biệt là trong điều kiện nền kinh tế của nước ta hiện nay.
Việt Nam có tiềm năng lớn về lao động và tài nguyên nhưng khoa học kỹ thuật chưa phát triển nên chưa thể khai thác có hiệu quả Hậu quả tất yếu là nguồn tài nguyên bị khai thác bừa bãi mà lợi ích kinh tế chẳng thu được bao nhiêu Nhập khẩu vật tư giúp chúng ta gỡ bỏ được những vướng mắc mà các nước nghèo thường gặp phải Đối với các nước đang phát triển thì nhập khẩu cũng được coi là một nhân tố thúc đẩy sản xuất Nhập khẩu tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá Do điều kiện khách quan lịch sử để lại ở các nước đang phát triển là hầu hết có trình độ phát triển kinh tế thấp hơn các nước phát triển rất nhiều, cơ sở hạ tầng lạc hậu, lực lượng sản xuất nghèo nàn, lao động thủ công là chính Vì thế, để phát triển kinh tế thì đầu tư trang thiết bị, hiện đại hoá sản xuất là con đường duy nhất Hiện nay, cách tốt nhất để nâng cao trình độ sản xuất là nhập khẩu nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc. Thông qua hoạt động nhập khẩu vật tư, năng lực sản xuất được tăng cường và mở rộng, tận dụng được các nguồn lực vào các ngành sản xuất khác có lợi thế.
Nhập khẩu bổ sung kịp thời những mất cân đối của nền kinh tế, bảo đảm phát triển kinh tế cân đối và ổn định Việt Nam là nước đang phát triển lại đang trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá nên hoạt động nhập khẩu vật tư đóng vai trò hết sức quan trọng Khả năng sản xuất của nước ta bị hạn chế rất nhiều nên nhiều mặt hàng ta không thể sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế Sở dĩ như vậy một phần vì chúng ta chưa đủ khả năng tự cung cấp vật tư đạt yêu cầu Nhập khẩu vật tư kỹ thuật vừa bổ sung đầu vào cho sản xuất, vừa tạo cơ sở vững chắc để phát triển kinh tế Nhập khẩu máy móc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá Kết quả là máy móc tiếp thu được quy trình công nghệ hiện đại, tiên tiến, tránh tụt hậu Nhập khẩu nguyên vật liệu trong nước khan hiếm, không có hoặc đáp ứng không đạt yêu cầu thì sẽ có hiệu quả hơn, giảm chi phí, nâng cao chất lượng, tăng lợi nhuận.
Nhập khẩu vật tư tạo điều kiện cho việc sản xuất ra các mặt hàng tưởng chừng chúng ta không thể sản xuất được Kết quả là nhu cầu của sản xuất và nhu cầu tiêu dùng ngày càng được đáp ứng đầy đủ hơn, nền kinh tế phát triển ổn định hơn Nhập khẩu giúp từng bước hoàn thiện cơ cấu tiêu dùng theo hướng hiện đại hoá và nâng cao trình độ kỹ thuật trong nước Trong vòng hơn 10 năm (từ 1990-
2001), kinh tế nước ta luôn đạt tốc độ tăng trưởng cao, đặc biệt tốc độ tăng trưởng công nghiệp duy trì ở mức 15-17%/ năm Nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động Thông qua nhập khẩu sản xuất được tiến hành một cách ổn định và đạt hiệu quả lao động cao.
Hoạt động nhập khẩu còn thúc đẩy hoạt động xuất khẩu thông qua thiết lập mối quan hệ bạn hàng, mở rộng thị trường, hiện đại hoá các ngành nghề sản xuất hàng xuất khẩu Nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam ra nước ngoài, đặc biệt là nước mà chúng ta nhập khẩu vật tư Nhập khẩu vật tư kỹ thuật góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, năng suất lao động Khoa học kỹ thuật trên thế giới càng phát triển thì mức độ nhu cầu của con người ngày càng cao Yêu cầu về chất lượng, số lượng, giá cả của khách hàng nước ngoài cũng trở nên khắt khe hơn Muốn đáp ứng được các nhu cầu đó nhằm thu được hiệu quả cao nhất từ hoạt động xuất khẩu, sử dụng một cách tốt nhất các lợi thế sẵn có, chúng ta phải nâng cao trình độ sản xuất hàng xuất khẩu Như vậy, nhập khẩu vật tư làm tăng hiệu quả xuất khẩu, thực hiện mục tiêu của chính sách quản lý thương mại quốc tế do Nhà nước đề ra.
Mặt khác hoạt động nhập khẩu của các nước đang phát triển là nằm trong quy luật “dịch chuyển đầu tư” Công nghệ sản xuất được dịch chuyển dần từ các nước phát triển sang các nước đang phát triển Ví dụ thập kỷ 50, 60 thì vi mạch điện tử chủ yếu sản xuất ở Mỹ, Nhật Bản Thập kỷ 80, 90 công nghệ sản xuất ở
Mỹ và Nhật Bản chuyển sang công nghệ cao hơn còn công nghệ sản xuất vi mạch được chuyển sang các nước Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông sau đó lại dịch chuyển sang các nước Đông Nam Á như Thái Lan, Sigapo, Việt Nam Sự thất bại trong chiến lược thay thế hàng nhập khẩủ các nước NICs trong thời kỳ đầu công nghiệp hoá đã chỉ ra rằng để khai thác lợi thế so sánh sẵn có trong chừng mực nào đó lại phụ thuộc vào nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu vật tư thiết mà trình độ sản xuất trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa có hiệu quả. Để khuyến khích mạnh mẽ xuất khẩu, hướng nhập khẩu phục vụ tốt sản xuất và tiêu dùng, bảo vệ và phát triển sản xuất trong nước, nâng cao hiệu quả sản xuất, nhập khẩu, mở rộng hợp tác kinh tế với nước ngoài, góp phần thực hiện mục tiêu kinh tế của đất nước, đồng thời để quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quan trọng Các văn bản này là cơ sở định hướng hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp theo chủ trương, đường lối phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước.
Như vậy, nhập khẩu vật tư là một yêu cầu tất yếu khách quan của bất kỳ một quốc gia nào.
Vai trò của vật tư nhập khẩu
Doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất - kinh doanh thì không thể không sử dụng đến các loại vật tư Trong tình trạng nền sản xuất của nước ta hiện nay, vật tư kỹ thuật cũng chưa đủ cả về chủng loại, số lượng, tính năng kỹ thuật để đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nước Các doanh nghiệp muốn thu được nhiều lợi nhuận thì phải tiêu thụ được sản phẩm Mà trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay thì doanh nghiệp muốn đạt được những mục tiêu kinh doanh của mình thì phải sản xuất được những mặt hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng về chất lượng, giá cả, số lượng, chủng loại sản phẩm Vật tư nói chung và vật tư nhập khẩu nói riêng góp phần cải tạo sản xuất, nâng cao trình độ của sản xuất, đưa sản xuất phát triển kịp với trình độ sản xuất của thế giới
Vật tư nhập khẩu bù đắp những thiếu hụt các yếu tố phục vụ sản xuất, tạo cơ sở vững chắc để phát triển kinh tế Giao lưu quốc tế càng phát triển, thị trường càng mở rộng thì nhu cầu về sản phẩm hàng hoá càng nhiều, càng phong phú, yêu cầu càng cao Nhu cầu về vật tư cũng theo đó mà tăng lên cả về số lượng, về chủng loại cũng như các yêu cầu về chất lượng, tính năng kỹ thuật Khi sản xuất trong nước chưa phát triển, các nhu cầu về vật tư chưa được thoả mãn thì vật tư nhập khẩu lại có đủ các điều kiện đáp ứng cho một nền sản xuất hiện đại.
Vật tư nhập khẩu phục vụ tốt hơn nhu cầu về sản xuất và tiêu dùng trong nước Các loại thiết bị, công nghệ nhập khẩu giúp khai thác tốt hơn các nguồn tài nguyên sẵn có Nhiều ngành khai thác tài nguyên như khai khoáng, dầu khí, công nghiệp nặng, sản xuất cơ khí, điện tử viễn thông sẽ khó mà tiến hành nếu không có các loại máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu nhập khẩu Nhiều loại máy móc mà trình độ công nghệ của ta chưa thể sản xuất ra được trong khi đó nó đã rất phổ biến trên thế giới Vật tư nhập khẩu góp phần tiết kiệm nguồn tài nguyên quốc gia, tận dụng được công nghệ tiên tiến của thế giới, tiết kiệm các nguồn lực khác do không phải đầu tư thời gian, tiền của, công sức để nghiên cứu khoa học, đồng thời vật tư nhập khẩu còn có các tính năng kỹ thuật để khai thác tốt hơn các nguồn lực Vật tư nhập khẩu góp phần rút ngắn khoảng cách chênh lệch về trình độ công nghệ giữa nước ta với các nước phát triển trong khoảng thời gian ngắn nhất. Điều kiện nước ta đi lên chủ nghĩa xã hội từ một xuất phát điểm thấp Hầu hết máy móc thiết bị của ta đã quá lạc hậu, cũ kỹ gây lực cản rất lớn cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, nhất là ngành cơ khí Hàm lượng kỹ thuật của máy móc, vật tư trong nước thấp hơn rất nhiều so với các loại vật tư của các nước khác trên thế giới nên sản phẩm làm ra rất hạn chế hoặc nhiều sản phẩm làm ra có chất lượng thấp, giá thành cao Nhiều sản phẩm đã xuất hiện ở nhiều nước trên thế giới song chúng ta vẫn chưa có công nghệ để sản xuất ra nó. Sản xuất trong nước sử dụng các loại vật tư nhập khẩu để sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng cao, nguồn lực hao tốn ít, nhiều loại sản phẩm được sản xuất ra ngay cả khi điều kiện trong nước tưởng chừng không sản xuất nổi Điều này cho phép chúng ta mở rộng sản xuất - kinh doanh, tạo điều kiện để các sản phẩm của chúng ta thâm nhập sâu hơn vào thị trường quốc tế.
II/ BẢN CHẤT VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ HOẠCH NHẬP KHẨU VẬT TƯCHO SẢN XUẤT - KINH DOANH.
Khái niệm và bản chất của kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất –
a/Khái niệm Để duy trì sự phát triển của mình, mọi doanh nghiệp đều phải nhìn về phía trước với những mục tiêu cần đạt tới và cách thức để đạt được những mục tiêu đó Ngày nay, việc quản lý dựa trên những kinh nghiệm, trực giác và sự khôn ngoan không thể là một sự bảo đảm cho thành công của doanh nghiệp Vì vậy, một doanh nghiệp muốn hoạt sản xuất - kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao nhất thì không thể không thiết lập cho mình một hệ thống kế hoạch và định hướng các hoạt động của doanh nghiệp đi theo.
Kế hoạch hoá là quá trình hoạt động có ý thức của một tổ chức hay cá nhân nhằm xác định các chương trình mục tiêu cho tương lai và biện pháp tổ chức thực hiện các mục tiêu đã định ra.
Kế hoạch hoá là quá trình bao gồm các khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và phương thức thực hiện để đạt được các mục tiêu.
Kế hoạch hoá các hoạt động của doanh nghiệp đóng vai trò phối hợp, trợ giúp các hoạt động của doanh nghiệp, của các cá nhân trong doanh nghiệp theo những phương hướng chung tạo nên sức mạnh tổng hợp cho sự phát triển đồng bộ, có hiệu quả, có tốc độ tăng trưởng cao và ổn định của doanh nghiệp Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu và các phương thức để thực hiện mục tiêu Kế hoạch là sản phẩm của lập kế hoạch. Để có thể tiến hành quản lý tổ chức sản xuất - kinh doanh phải có được một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh gồm nhiều loại kế hoạch khác nhau dựa trên những tiêu chí khác nhau Các kế hoạch này có quan hệ gắn bó với nhau theo định hướng chung nhằm hoàn thiện những mục tiêu của tổ chức Nếu phân loại theo mức độ tổng quát (hay chi tiết) thì kế hoạch bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp Nếu phân loại theo thời gian thực hiện thì có kế hoạch dài hạn kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn.
Kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp là kế hoạch ở cấp độ toàn bộ tổ chức, là một thuyết quản trị kinh doanh làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chiến lược kinh doanh sao cho đảm bảo sự phát triển và duy trì sự thích nghi chiến lược giữa một bên là các mục tiêu và khả năng của doanh nghiệp và bên kia là các cơ hội thị trường đầy biến động Kế hoạch chiến lược thường được lập cho một thời gian dài.
Kế hoạch tác nghiệp nhằm cụ thể hoá kế hoạch chiến lược, thực hiện từng mặt, từng phần của kế hoạch chiến lược Do đó, kế hoạch tác nghiệp thường lập cho một thời gian ngắn.
Kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp bao gồm nhiều bộ phận, trong đó có kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Kế hoạch sản xuất là kế hoạch trung tâm, song để đảm bảo cho kế hoạch sản xuất thực hiện được tốt thì kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cũng rất quan trọng Đối với các doanh nghiệp sử dụng vật tư nhập khẩu thì việc xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư là rất quan trọng và cần thiết.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh là một trong những kế hoạch tác nghiệp, hỗ trợ của doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh nhằm xác định cụ thể chủng loại, số lượng, chất lượng các loại vật tư cần nhập khẩu phục vụ cho quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời xác định thời điểm nhập khẩu hợp lý theo yêu cầu của sản xuất - kinh doanh của doanh và các công việc cần thiết để hoạt động nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất. b/ Bản chất của kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp
Kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh thực chất là tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch Kế hoạch là hệ thống các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư cần nhập khẩu và một hệ thống các biểu cân đối vật tư Kế hoạch nhập khẩu là cụ thể của kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất Thông qua kế hoạch mua sắm vật tư, bộ phận lập kế hoạch xác định được lượng vật tư cần thiết cho sản xuất trong kỳ kế hoạch Những loại trong nước chưa đáp ứng được thì phải có kế hoạch nhập khẩu nhằm bù đắp, cân đối vào biểu cân đối vật tư.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư luôn được lập song song với kế hoạch hậu cần vật tư cho sản xuất - kinh doanh Đó là những kế hoạch tác nghiệp lập theo tháng, quý, năm nhằm xác định rõ nhập khẩu cái gì? Nhập khẩu bao nhiêu? Chất lượng phải đảm bảo theo tiêu chuẩn nào? Khi nào cần nhập khẩu? Nhập khẩu từ nước nào? Giá cả ra sao? Điều kiện thanh toán, giao nhận như thế nào?
Sự cần thiết và ý nghĩa của kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất- kinh doanh
a/ Sự cần thiết của kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh
Trong cơ cế tập trung quan liêu bao cấp, kế hoạch sản xuất - kinh doanh của các doanh nghiệp chỉ là các chỉ tiêu pháp lệnh Nhà nước giao Cùng với các chỉ tiêu đó, Nhà nước quy định giá bán, địa điểm tiêu thụ, ba vấn đề kinh tế cơ bản của doanh nghiệp đều do Nhà nước quyết định Nhu cầu vật tư nhập khẩu của doanh nghiệp phải được lập thành báo cáo thành văn bản gửi cho bộ vật tư, sau đó dựa vào các chỉ tiêu của sản xuất - kinh doanh mà bộ vật tư sẽ quyết định cung cấp cho doanh nghiệp Nhiều xí nghiệp không có tính sáng tạo, không tự chủ trong sản xuất do vậy sản xuất không được kích thích phát triển.
Việc chuyển đổi cơ chế quản lý nền kinh tế sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước là một bước ngoặt lớn trong định hướng phát triển kinh tế ở nước ta Cơ chế kế hoạch hoá không còn phù hợp trong tình hình mới song từ năm 1991 trở lại đây, các cuộc trao đổi, tranh luận và thực tế đã khẳng định: “Sự tồn tại của công tác kế hoạch trong cơ chế quản lý mới là tất yếu khách quan”.
Do đó, kế hoạch hoá cần phải được tăng cường và đổi mới bởi vì kế hoạch hoá là hoạt động chủ quan có ý thức của con người, thực chất của kế hoạch hoá là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phát triển của sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng Kế hoạch hoá có vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp Nó phối hợp các hoạt động của các bộ phận tạo nên một thể thống nhất để thực hiện mục tiêu chung.
Mọi sự vật chỉ có thể phát triển ở trạng thái cân đối song sự cân đối chỉ là tạm thời còn mất cân đối là thường xuyên Sự vật khi đã đạt đến trạng thái cân đối nào đó sẽ tự nó phá vỡ cân đối đó để dần dần thiết lập một cân đối khác Kế hoạch là xây dựng và thực hiện các cân đối Trong nền kinh tế thị trường, tính tự phát luôn xuất hiện Để hoạt động sản xuất - kinh doanh phát triển theo ý muốn chủ quan thì con người phải có kế hoạch cụ thể nhằm định hướng các hoạt động đó Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là lợi nhuận Do đó, việc lập kế hoạch sản xuất - kinh doanh và các kế hoạch hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận tối đa bằng cách lựa chọn đúng mặt hàng sản xuất - kinh doanh mà doanh nghiệp có ưu thế, tận dụng tối đa những cơ hội mà thị trường mang lại cho doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể duy trì hoạt động kinh doanh của mình nếu như không có kế hoạch dẫn đường Kế hoạch phác thảo ra những ý tưởng và định hướng phát triển, vạch ra những rủi ro và cơ hội Nó vạch ra các chiến lược, chương trình và là công cụ chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh Kế hoạch làm nổi bật những yếu tố quan trọng then chốt của thành công, giúp doanh nghiệp điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời, linh hoạt trước các biến cố xảy ra bởi vì kế hoạch vạch ra các con đường có thể huy động.
Song song với kế hoạch sản xuất - kinh doanh là kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị Doanh nghiệp không thể tiến hành hoạt động sản xuất - kinh doanh khi không có vật tư kỹ thuật Vì vậy, tất yếu doanh nghiệp phải chuẩn bị cho mình một kế hoạch mua sắm các yếu tố đầu vào một cách kỹ càng, cẩn thận Trong tình hình sản xuất trong nước hiện nay, nhiều mặt hàng chưa sản xuất được hoặc sản xuất không có hiệu quả bằng nhập khẩu Yêu cầu đặt ra là phải tăng cường và cải tiến công tác nhập khẩu vật tư kỹ thuật Để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu thì phải lập kế hoạch nhập khẩu thật chính xác, cụ thể và khoa học.
Phương hướng cơ bản để giải quyết nguồn vật tư là phải ra sức đẩy mạnh sản xuất trong nước, tạo nguồn vật tư dồi dào và vững chắc để cung ứng một cách ổn định cho các nhu cầu trong nước và để trao đổi với nước ngoài, làm cho nguồn vật tư của chúng ta ngày càng phong phú, hoàn chỉnh Hiện nay, nguồn vật tư trong nước còn bị hạn chế thì công tác nhập khẩu vật tư có vị trí rất quan trọng trong việc trang bị cho nền kinh tế quốc dân và đảm bảo cung ứng vật tư ổn định cho sản xuất Chính sách ngoại thương của Việt Nam hiện nay là:“ Có chính sách ưu đãi để đẩy mạnh xuất khẩu, tạo các mặt hàng có sức cạnh tranh, hạn chế nhập khẩu những mặt hàng trong nước đã sản xuất được và có khả năng đáp ứng nhu cầu, ưu tiên nhập khẩu vật tư, thiết bị, công nghệ cao, kỹ thuật hiện đại để phát triển sản xuất, phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước” Do vậy các doanh nghiệp phải có kế hoạch nhập khẩu vật tư sao cho đáp ứng nhu cầu sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời thực hiện chính sách của Nhà nước Kế hoạch nhập khẩu vật tư giúp doanh nghiệp chủ động tìm nguồn hàng, tranh thủ nhập được những thiết bị, vật tư thích hợp nhất, với giá cả hợp lý
Do đó, yêu cầu tất yếu là phải lập kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh. b/ Ý nghĩa của kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh
Kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng của quản lý doanh nghiệp. Theo nhà kinh tế học Henry Foyol: “Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?” Kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp có vị trí rất quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp Nó là tiền đề của quá trình sản xuất - kinh doanh và đặc biệt có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp, đối với công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước
Kế hoạch nhập khẩu vật tư đảm bảo vật tư cho sản xuất một cách đồng bộ, đầy đủ, kịp thời do được lập cùng với kế hoạch sản xuất - kinh doanh Mục đích của kế hoạch nhập khẩu vật tư là hỗ trợ cho kế hoạch sản xuất - kinh doanh
Kế hoạch nhập khẩu vật tư tạo ra thế chủ động cho các doanh nghiệp Nhu cầu về vật tư cần nhập khẩu và các phương thức thoả mãn các nhu cầu đó để thực hiện nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh trong kỳ kế hoạch được thể hiện chính xác trong kế hoạch nhập khẩu vật tư Kế hoạch này cho biết chính xác chủng loại, số lượng, chất lượng vật tư cần nhập khẩu cho sản xuất, đồng thời phải phù hợp với chính sách của Nhà nước Kế hoạch cũng vạch ra các bước thực hiện nhập khẩu sao cho có hiệu quả nhất, phương pháp lựa chọn nguồn hàng, đối tác, phương thức thanh toán, giao nhận, phương thức vận chuyển cấp phát. Doanh nghiệp dự kiến được các tình huống có thể xảy ra để chủ động ứng phó.
Kế hoạch vạch ra các đích cần đạt tới, do đó tạo ra hướng đi đúng cho doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và đầy biến động, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những nguy cơ từ bên ngoài, kế hoạch giúp doanh nghiệp phối hợp các hoạt động trong tương lai để bảo đảm cân đối vững chắc, tạo lập cân đối tích cực thúc đẩy sự vật phát triển theo ý muốn Xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp bởi vì khi đã có được kế hoạch nhập khẩu hoàn thiện thì sẽ làm giảm tính bất ổn định của nguồn hàng Đích đúng đắn làm cơ sở tiền đề cho sự phát triển ổn định và vững chắc.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp, là công cụ để doanh nghiệp kiểm soát, quản lý hoạt động nhập khẩu vật tư, điều tiết và đưa hoạt động nhập khẩu theo định hướng chiến lược Kế hoạch nhập khẩu vật tư giúp doanh nghiệp phối hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài sao cho có lợi nhất Sự phát triển của doanh nghiệp yêu cầu phải tập trung các nguồn lực, đặc biệt là lao động và vốn. Song quy luật khan hiếm các nguồn lực cho thấy rằng khả năng của mỗi doanh nghiệp là có hạn Kế hoạch nhập khẩu vật tư bố trí từng cá nhân phù hợp, xác định cụ thể các chi phí cho từng công việc, kết hợp các công đoạn sao cho chi phí nhập khẩu nhỏ nhất, hao phí lao động ít nhất Kế hoạch nhập khẩu vật tư giúp doanh nghiệp chủ động tạo nguồn lực cho sự phát triển.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư cho biết trình độ công nghệ sản xuất của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp có các kế hoạch khác để điều chỉnh và phát triển công nghệ của mình Đồng thời doanh nghiệp cũng có kế hoạch sử dụng và dự trữ vật tư hợp lý, tránh lãng phí, ứ đọng vật tư Xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư làm giảm sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tóm lại, kế hoạch nhập khẩu vật tư không chỉ đáp ứng nhu cầu vật tư nhập khẩu cho sản xuất của doanh nghiệp mà còn nhằm thực hiện những mục tiêu kể cả của doanh nghiệp cũng như thực hiện chính sách vĩ mô của Nhà nước.
Yêu cầu của kế hoạch nhập khẩu vật tư
Kế hoạch nhập khẩu vật tư thực chất là một bảng tổng hợp tính toán các nhu cầu về vật tư nhập khẩu và các phương thức đáp ứng các nhu cầu đó, tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục và thông suốt Do vậy yêu cầu của kế hoạch nhập khẩu vật tư trước tiên là phải xác định chính xác các nhu cầu từng loại vật tư cần nhập khẩu Nhu cầu này phải được xác định xuất phát từ nhu cầu sản xuất của các phân xưởng sản xuất, từ nhu cầu của các đơn vị thành viên Thông qua báo cáo nhu cầu vật tư của các phân xưởng, của các đơn vị thành viên, bộ phận lập kế hoạch phải nhận ra được vật tư nhập khẩu, từ đó xây dựng kế hoạch về từng loại vật tư nhập khẩu đáp ứng đầy đủ, đồng bộ kịp thời đảm bảo cho sự liên tục, nhịp nhàng, đều đặn của quá trình sản xuất
Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp Kế hoạch nhập khẩu vật tư là cụ thể hoá của kế hoạch kinh doanh, do vậy phải đáp ứng các mục tiêu của kế hoạch kinh doanh, phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Đối với mỗi giai đoạn phát triển, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu quan trọng trước mắt và mục tiêu lâu dài hơn Kế hoạch kinh doanh cho biết doanh nghiệp sẽ tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nào, do đó sẽ xác định được mặt hàng kinh doanh, tính chất kinh doanh của ngành hàng Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải đáp ứng đúng mặt hàng, chủng loại cho sản xuất - kinh doanh, đồng thời giá cả đầu vào phải hợp lý, chất lượng tốt thì sản phẩm mới được thị trường chấp nhận và như vậy mới đảm bảo các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp là vị thế, an toàn và mục tiêu lợi nhuận.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải được đặt trong tổng thể các yếu tố của doanh nghiệp và môi trường vĩ mô, các yếu tố của thị trường Khi lập kế hoạch phải xem xét nhiều vấn đề, phân tích hệ thống các yếu tố về kinh tế xã hội, chính trị, luật pháp, sự biến động của công nghệ, xu hướng phát triển của thị trường Kết hợp với tiềm lực của doanh nghiệp để đưa ra những yêu cầu cụ thể cho từng giai đoạn phát triển và có phương án để đạt mục tiêu phù hợp với các tác động của môi trường Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu của mình trong điều kiện cụ thể đó.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải đưa ra được các phương án nhập khẩu hợp lý từ khâu đàm phán ký kết hợp đồng đến vận chuyển, chuyển giao cho các đơn vị thành viên, các phân xưởng sản xuất Kế hoạch phải đưa ra được các trường hợp gặp phải, các nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra và các phương án ứng xử thích hợp.
Danh mục mặt hàng phải mang tính khoa học Hệ thống bảng biểu phải hợp lý, tính cân đối giữa nhu cầu và các nguồn phải được đảm bảo Đảm bảo tính tiết kiệm trong khi lập và trong quá trình thực hiện kế hoạch.Yêu cầu đặt ra là kế hoạch nhập khẩu phải tận dụng được mọi tiềm lực sẵn có của doanh nghiệp, huy động các khả năng có thể khai thác, tránh lãng phí, ứ đọng do phân bổ không hợp lý
Tóm lại, kế hoạch nhập khẩu vật tư càng cụ thể càng tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.
III/ NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHẬP KHẨU VẬT
TƯ CHO SẢN XUẤT – KINH DOANH.
Nội dung của kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh
Trong thời đại ngày nay, một quốc gia không thể phát triển một cách độc lập, riêng rẽ hoàn toàn Một quốc gia dù có hùng mạnh đến đâu cũng không thể tự cung cấp tất cả các yếu tố vật chất cho nhu cầu của mình Đối với nền sản xuất của một nước thì không phải lúc nào cũng có sẵn nguồn vật chất phục vụ cho tất cả các quy trình sản xuất Doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất - kinh doanh trong điều kiện trong nước chưa cung cấp đủ vật tư thì nhập khẩu vật tư là cần thiết Vì thế, kế hoạch nhập khẩu vật tư có vị trí rất quan trọng trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh Kế hoạch nhập khẩu vật tư đảm bảo yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư ở doanh nghiệp có những đặc điểm sau:
- Kế hoạch nhập khẩu và việc thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của một quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp.
- Kế hoạch nhập khẩu vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp Tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với nhiều quy cách chủng loại rất khác nhau và phương pháp để lập kế hoạch này là phương pháp cân đối Khi lập kế hoạch nhập khẩu vật tư cần phải nhận biết được vật tư nhập khẩu dựa trên kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp Đây là công việc rất khó khăn.
- Kế hoạch nhập khẩu vật tư ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ Không những kế hoạch chỉ ra từng loại vật tư nhập khẩu mà còn phải đưa ra các phương án để thực hiện Đặc điểm này xuất phát từ tính chất cụ thể của sản xuất Số lượng vật tư nhập khẩu sẽ được phân chia cho từng đơn vị, từng phân xưởng trong kỳ kế hoạch.
Các đặc điểm trên cho thấy thấy kế hoạch nhập khẩu vật tư thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, là hệ thống các biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và hệ thống các biểu cân đối vật tư Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư tốt nhất cho sản xuất Muốn vậy, kế hoạch nhập khẩu vật tư phải xác định cho được nhu cầu vật tư cần thiết nhập khẩu trong kỳ kế hoạch Bên cạnh đó, kế hoạch nhập khẩu vật tư còn phải xác định rõ cách thức thực hiện kế hoạch đó.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau: Thứ nhất: Phản ánh toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp về vật tư nhập khẩu trong kỳ kế hoạch Các loại vật tư phải được xác định rõ loại nào sử dụng cho mục đích nào.
Thứ hai: Phản ánh nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trên.
Trình tự xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư
Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch Đối với doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư rất cần thiết Đặc biệt đối với doanh nghiệp cần phải nhập khẩu vật tư thì việc lập kế hoạch nhập khẩu vật tư là không thể thiếu Vật tư nhập khẩu thường có giá trị cao, việc nhập khẩu cũng khó khăn, phức tạp hơn mua trong nước, do vậy kế hoạch nhập khẩu càng cần phải được chú trọng Trong doanh nghiệp việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, kế hoạch nhập khẩu vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập, đồng thời có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành doanh nghiệp Kế hoạch nhập khẩu vật tư cần phải được lập theo trình tự có như thế mới đảm bảo tính hoàn chỉnh của kế hoạch, nâng cao hiệu quả của nhập khẩu, thuận lợi cho quá trình thực hiện kế hoạch Các giai đoạn của lập kế hoạch vật tư gồm có: a/ Giai đoạn chuẩn bị:
Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch nhập khẩu vật tư Đây là giai đoạn cung cấp các thông tin, tài liệu cho các giai đoạn sau Ở giai đoạn này, cán bộ lập kế hoạch phải thực hiện các công việc sau:
Nghiên cứu và thu thập thông tin về các văn bản pháp quy về hoạt động ngoại thương, về thị trường, các yếu tố sản xuất , chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất - kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp, hệ thống định mức kỹ thuật
Thông qua việc nghiên cứu về thị trường, các thông tin về sản phẩm doanh nghiệp đang sản xuất cũng như thông tin đầu vào về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch sản xuất - kinh doanh thích ứng với thị trường, doanh nghiệp xác định được chủng loại, giá cả về loại sản phẩm sẽ sản xuất, lựa chọn phương án sản xuất kinh - doanh và kế hoạch tiêu thụ cho từng loại sản phẩm ứng với mỗi đoạn thị trường Nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp xác định được các phương án lựa chọn và nhập các yếu tố đầu vào Nếu yếu tố nào trong nước chưa sản xuất được hoặc chưa đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật thì phải nghiên cứu thị trường vật tư ngoài nước Dựa vào các thông tin đã thu thập về thị trường, về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận lập kế hoạch sẽ nghiên cứu để lựa chọn đối tác cho từng loại vật tư cần nhập khẩu Nguồn gốc, xuất xứ của vật tư nhập khẩu rất quan trọng vì nó quyết định tới quá trình nhập khẩu, ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm cũng như quá trình tiêu thụ sản phẩm Nếu nhập khẩu vật tư từ nước đã có sẵn mối quan hệ từ trước, chất lượng tốt, đã có uy tín trên thị trường thì sẽ thuận lợi trong các công đoạn của quá trình thực hiện kế hoạch, tạo uy tín cho sản phẩm của doanh nghiệp Điều này có nghĩa là các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dễ dàng đáp ứng, đồng thời thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, của Nhà nước về vấn đề nhập khẩu. b/ Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch nhập khẩu vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất Trên cơ sở các thông tin, tài liệu đã chuẩn bị được ở giai đoạn trước, doanh nghiệp xác định được các loại vật tư cần thiết và các loại vật tư cần phải nhập khẩu Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư nhập khẩu cần thiết trong kỳ kế hoạch Trong nền kinh tế thị trường có tính cạnh tranh cao như ngày nay thì việc xác định đúng đắn các nhu cầu có ý nghĩa to lớn
Thông thường, doanh nghiệp sản xuất còn có các nhu cầu sau:
-Nhu cầu để sản xuất ở doanh nghiệp (Nsx): Phục vụ trực tiếp cho kế hoạch sản xuất ở doanh nghiệp.
-Nhu cầu để dự trữ (Ndt): Là lượng vật tư cần thiết để quá trình sản xuất được liên tục và thông suốt.
-Nhu cầu cho các sản phẩm dở dang (Ndd): Sản phẩm dở dang là tất yếu phải có của quá trình sản xuất.
-Nhu cầu cho sửa chữa (Nsc): Phục vụ cho sửa chữa máy móc hỏng, thay thế các linh kiện, phụ tùng, các bộ phận đã cũ hoặc lạc hậu.
-Nhu cầu cho nghiên cứu khoa học (Nnckh): Trên cơ sở công nghệ đã nhập khẩu, để nâng cao hiệu quả của sản xuất, nâng cao hiệu quả của nhập khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu để tìm ra những bí quyết có thể ứng dụng được, tiến hành chế tạo thử các sản phẩm
Giai đoạn này, các nhà lập kế hoạch phải xác định được cần phải nhập khẩu những gì, từ đâu Điều này quyết định tới quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm Nó tác động đến quá trình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp , qua đó nâng cao lợi nhuận thu được và đáp ứng được các mục tiêu khác trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao vị thế trên thị trường và mức độ an toàn trong hoạt động kinh doanh, nâng cao tính cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh. c/ Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp
Việc xác định chính xác lượng tồn kho có tác động đến tính toán lượng vật tư cần nhập khẩu Các loại vật tư thường phải nhập khẩu với giá cao, chi phí nhập khẩu lớn, thủ tục phức tạp Lãng phí vật tư nhập khẩu sẽ dẫn tới chi phí cho sản xuất cao, giá thành sản phẩm cao nên sản phẩm rất khó bán Đối với các doanh nghiệp, lượng vật tư tồn kho đầu kỳ được xác định bằng phương pháp ước tính, lượng vật tư tồn kho cuối kỳ được xác định bằng phương pháp định mức.
Lượng hàng tồn kho đầu kỳ được tính theo công thức:
Trong đó: Ođk là lượng vật tư tồn kho đầu kỳ.
N: Lượng vật tư ước mua về từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu kỳ kế hoạch
X: Lượng vật tư xuất ra ở cùng kỳ trên.
Lượng hàng tồn kho cuối kỳ thường được gọi là hàng gối đầu cho sản xuất Đây chính là lượng dự trữ cho sản xuất nên sử dụng phương pháp định mức để xác định.
Trong đó: t: thời gian dự trữ vật tư cho sản xuất. m: Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm. t =t 1 +t 2 +t 3 t 1 : thời gian dự trữ thường xuyên. t 2 : thời gian dự trữ bảo hiểm. t 3 : thời gian dự trữ chuẩn bị. t và m được xác định theo phương pháp định mức Yêu cầu công tác định mức phải chính xác và khoa học, tạo tiền đề cho giai đoạn xác định lượng vật tư, hàng hoá cần nhập khẩu. d/ Xác định lượng vật tư hàng hoá nhập khẩu để thực hiện nhiệm vụ sản xuất
- kinh doanh (Nnk) Đối với mỗi loại vật tư, doanh nghiệp cần phải xác định lượng cần mua về. Trên cơ sở đó xác định lượng vật tư cần phải nhập khẩu.
Phương pháp tính toán được sử dụng là phương pháp cân đối giữa nhu cầu vật tư và nguồn cung cấp vật tư.
N là tổng số nhu cầu vật tư trong kỳ kế hoạch:
N = Nsx + Ndt + Nsc + Ndd + Nnckh.
P là các nguồn cung cấp vật tư có thể có:
Ođk: Tồn kho đầu kỳ.
Doanh nghiệp xác định được nhu cầu đặt hàng.
Dựa vào nhu cầu đặt hàng, bộ phận lập kế hoạch dự kiến và tính toán các loại vật tư có thể mua trong nước Còn lại, những vật tư phải nhập khẩu cũng cần được lên kế hoạch để nhập khẩu.
Lượng vật tư nhập khẩu được xác định theo công thức:
Nnk: Nhu cầu vật tư nhập khẩu.
Ntn: Nhu cầu đặt hàng trong nước.
Trong cơ chế thị trường, yêu cầu của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm Việc mua sắm vật tư nói chung và nhập khẩu vật tư nói riêng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm của doanh nghiệp Nhu cầu nhập khẩu vật tư được tính toán khoa học dựa trên sự cân nhắc các tiềm năng của doanh nghiệp Mục tiêu của việc lên kế hoạch nhập khẩu vật tư là làm sao cho với lượng vật tư cần phải nhập khẩu ở mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của sản xuất - kinh doanh Các bộ phận của cân đối N = P gọi là các chỉ tiêu của kế hoạch hậu cần vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp.
Dựa vào các kết quả thu được ở bước trên, doanh nghiệp sẽ có các phương án tốt nhất để nhập khẩu vật tư phục vụ kịp thời, đồng bộ, đúng chủng loại, đúng số lượng, chất lượng cho sản xuất - kinh doanh.
Phương pháp xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư
Mục tiêu của kế hoạch nhập khẩu vật tư là cung cấp có hiệu quả vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp Kế hoạch phải được lập từ dưới lên, phải xuất phát từ yêu cầu thực tế của các phân xưởng, các đơn vị thành viên Trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu cụ thể này, bộ phận lập kế hoạch có thể đưa ra các kết quả tương đối chính xác vì xuất phát từ nhu cầu thực tế và tạo cơ sở cho công tác xây dựng các định mức về tiêu dùng vật tư.
Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải được tiến hành xây dựng cùng lúc với lập kế hoạch sản xuất - kinh doanh và kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật Có như vậy mới đảm bảo ăn khớp với các chỉ tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, khi lập kế hoạch nhập khẩu vật tư phải có kế hoạch ký kết và thực hiện hợp đồng Hợp đồng nhập khẩu chính là kết quả trực tiếp của kế hoạch nhập khẩu vật tư Trong cơ chế tập trung bao cấp, các xí nghiệp quốc doanh được nhận thẳng vật tư của cơ quan cung cấp là Bộ vật tư, được cơ quan tài chính cấp vốn và ngân hàng cho vay để mua sắm các yếu tố đầu vào phục vụ kế hoạch sản xuất Hợp đồng chỉ là hình thức nên trong công tác xây dựng kế hoạch không chú trọng vào lập kế hoạch ký kết và thực hiên hợp đồng xuất nhập khẩu. Ngày nay, các doanh nghiệp hoạt động theo quy tắc tự hạch toán, “lấy thu bù chi và đảm bảo có lãi ” Do vậy công tác tìm nguồn, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu được quan tâm hơn rất nhiều, tạo thành công cho doanh nghiệp ngay từ bước đi đầu tiên
*Các căn cứ để lập kế hoạch nhập khẩu vật tư:
Hoạch định kế hoạch là phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt các mục tiêu kinh doanh Quá trình thực hiện kế hoạch diễn ra trong tương lai Tương lai thường không chắc chắn, nếu thời gian kỳ kế hoạch càng dài thì các tiền đề, căn cứ càng không rõ ràng, mục tiêu càng khó xác lập và những vấn đề phức tạp có thể tăng lên Do vậy, để kế hoạch khả thi, hiệu quả thì phải xác lập các tiền đề và căn cứ vững chắc.
Nhập khẩu là hoạt động của doanh nghiệp mua vật tư, hàng hoá từ nước ngoài nhằm phục vụ nhu cầu cho hoạt động của mình Hoạt động nhập khẩu chịu ảnh hưởng của môi trường bên trong doanh nghiệp, môi trường trong nước và chịu sự tác động của các yếu tố quốc tế Mối quan hệ giữa các bên tham gia mua bán trong hoạt động xuất nhập khẩu không chỉ đơn thuần là các mối quan hệ kinh tế mà nó còn biểu hiện mối quan hệ ngoại giao hữu hảo giữa các nước Các quốc gia rất quan tâm đến các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu Doanh nghiệp muốn hoạt động nhập khẩu thành công thì phải dựa vào các định hướng phát triển, các chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước, đặc biệt là về lĩnh vực xuất nhập khẩu Mặc dù nguyên tắc trong cơ chế kinh tế mới là tự chủ song có giới hạn là luật pháp và chính sách Điều này giúp doanh nghiệp lập phương án kinh doanh đúng hướng.
Kết quả điều tra, nghiên cứu nhu cầu của thị trường và các hợp đồng kinh tế, các dự án đã xây dựng là căn cứ quan trọng cho kế hoạch sản xuất - kinh doanh, do đó cũng là căn cứ cho công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư.
Yêu cầu của công tác lập kế hoạch nhập khẩu vật tư là phải xác định được quy mô, cơ cấu đối với từng loại vật tư, có tính đến các nhân tố tác động Công tác lập kế hoạch nhập khẩu vật tư tiến hành song song với công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh nên các nhu cầu về vật tư được xác định có cơ sở khoa học Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải cân đối với kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phù hợp với chiến lược sản xuất - kinh doanh, mục tiêu và phương hướng phát triển doanh nghiệp.
Một căn cứ nữa của công tác lập kế hoạch nhập khẩu vật tư là các kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất - kinh doanh, về khả năng và các nguồn lực có thể khai thác Vấn đề được đề cập đến ở đây là tiềm lực mọi mặt của doanh nghiệp như lao động, vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, các mối quan hệ bạn hàng đã có từ trước đồng thời cũng phải chú ý đến nguồn vật tư trong nước đã sản xuất được Về mặt này, bộ phận lập kế hoạch phải nghiên cứu nhu cầu và thực tế tình hình nhập khẩu vật tư qua các năm của các phân xưởng, của các đơn vị thành viên Với kết quả phân tích thu được, doanh nghiệp sẽ cân nhắc xem nên nhập khẩu những loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu thì hiệu quả nhất.
Căn cứ quan trọng của công tác lập kế hoạch nhập khẩu vật tư là hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và các thiết kế kỹ thuật Các thiết kế kỹ thuật đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp tiến hành sản xuất loại sản phẩm mới Thiết kế kỹ thuật và quy trình công nghệ ảnh hưởng tới việc xác định lượng vật tư tiêu hao, là cơ sở để xác định định mức kỹ thuật Thông qua hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, doanh nghiệp định lượng được vật tư nhập khẩu Hệ thống định mức kỹ thuật của doanh nghiệp phải gắn bó và phù hợp với hệ thông tiêu chuẩn và định mức của ngành và nền kinh tế quốc dân Định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật là biện pháp hiệu quả nhất để thực hành tiết kiệm, là cơ sở cho công tác kế hoạch hoá nền kinh tế quốc dân, cho việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế và quản lý trong doanh nghiệp Định mức kinh tế - kỹ thuật khoa học và tiến bộ thì việc xác định nhu cầu vật tư càng chính xác.
* Một trong những phương pháp lập kế hoạch nhập khẩu vật tư được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi là phương pháp cân đối Lập kế hoạch theo phương pháp này cần tiến hành theo ba bước:
-Bước 1: Xác định nhu cầu về các yếu tố sản xuất bao gồm các công việc nhằm định lượng các nhu cầu vật tư cần nhập khẩu cho kỳ kế hoạch.
-Bước 2: Xác định các khả năng (đã có và sẽ có) của doanh nghiệp về các yếu tố sản xuất.
-Bước 3: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về yếu tố sản xuất.
Yêu cầu của phương pháp cân đối là cân đối động giữa nhu cầu và khả năng có thể, là cân đối liên hoàn, cân đối trong từng yếu tố trước khi cân đối tổng thể giữa các yếu tố.
*Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư của doanh nghiệp:
- Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh: Xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh bằng việc dự trù những cách thức hành động trong tương lai Các nhà lập kế hoạch phải phân tích, phán đoán được môi trường kinh doanh và các tác động, chủ yếu là môi trường kinh tế và môi trường ngành Khi lập kế hoạch phải tính được biến đổi của nhu cầu vật tư thông qua dự đoán về nhu cầu của thị trường, đồng thời dự đoán được tình hình biến động của thị trường vật tư trong nước và nhập khẩu.
- Sự hạn chế của nguồn lực: Nguồn lực luôn là hạn chế Điều này làm giảm mức tối ưu của phương án kế hoạch được lựa chọn Nguồn lực có tác động mạnh đến hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp là nguồn nhân lực,tiềm lực tài chính, cơ sở vật chất - kỹ thuật, do đó nó cũng ảnh hưởng tới công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư Lao động là những người trực tiếp thực hiện kế hoạch, trình độ lao động ảnh hưởng tới mức độ sử dụng vật tư, tiêu hao vật tư Tiềm lực tài chính và cơ sở vật chất - kỹ thuật của doanh nghiệp quyết định đến sức mua vật tư, khả năng nhập khẩu Những hạn chế về các nguồn lực làm cản trở việc xây dựng và lựa chọn những kế hoạch tối ưu nhất.
- Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp: Mục tiêu của doanh nghiệp quy định về vật tư nhập khẩu và các cách thức thực hiện Mỗi giai đoạn phát triển, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống mục tiêu để định hướng các hoạt động của mình, thông qua đó định hướng hoạt động nhập khẩu vật tư
- Quá trình tổ chức thông tin: Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, thông tin được coi là hàng hoá quan trọng, là nhân tố phục vụ đắc lực cho quá trình hoạch định của doanh nghiệp Thông tin giúp doanh nghiệp đánh giá đúng môi trường kinh doanh, xác định được các cơ hội kinh doanh và các rủi ro cần tránh, thông tin giúp hiểu rõ đối thủ cạnh tranh, thông tin giúp đánh giá, so sánh và lựa chọn phương án thông tin giúp bộ phận xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư xác định được về các phương án nhập khẩu vật tư tốt nhất
Thực trạng Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất- kinh doanh ở Tổng công ty cơ khí GTVT
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NHẬP KHẨU VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT - KINH DOANH Ở TỔNG CÔNG TY CƠ KHÍ GTVT.
I/ GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CƠ KHÍ GTVT.
1/ Quá trình hình thành và phát triển Tổng công ty cơ khí GTVT
Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải (sau đây gọi tắt là Tổng công ty) là Doanh nghiệp Nhà nước thành lập theo quyết định số 5239 QĐ/ TCCB - LĐ ngày 23 tháng 12 năm 1995 của Bộ giao thông vận tải, thực hiện theo quyết định số 90 NĐ/ CP của Chính phủ, trên cơ sở sắp xếp lại Liên hiệp xí nghiệp cơ khí giao thông vận tải và một số đơn vị thuộc Cục vận tải ôtô Tổng công ty cơ khí GTVT bắt đầu hoạt động từ tháng 4 năm 1996, tên giao dịch quốc tế là Transinco Tổng công ty hoạt động theo mô hình Tổng công ty 90: Nhà nước trực tiếp giao vốn cho Tổng công ty, Hội đồng quản trị là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ của nhà nước và Bộ giao thông vận tải giao Trực thuộc Tổng công ty khi thành lập bao gồm 13 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, ngoài ra có 4 đơn vị liên doanh Các đơn vị này có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin đào tạo nghiên cứu, tiếp thị nhằm phát huy lợi thế của chuyên môn hoá và hiệp tác hoá, nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn Tổng công ty Đó cũng là điều kiện thuận lợi để Tổng công ty hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Nhà nước giao và đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế.
Nhiệm vụ chính và phương hướng hướng hoạt động của Tổng công ty đã được thay đổi từ sửa chữa chuyển sang sản xuất mới là chính, kết hợp với sửa chữa Trong giai đoạn từ 1996 đến 2001 đã không ngừng được bổ sung nhiều ngành nghề kinh doanh theo hướng đa dạng hoá sản phẩm để phục vụ trong ngành và ngoài xã hội theo cơ chế thị trường Nhằm từng bước củng cố, ổn định và ngày càng phát triển của Tổng công ty cơ khí GTVT cho phù hợp với cơ chế thị trường và nhiệm vụ mới, Tổng công ty đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo chặt chẽ của Bộ giao thông vận tải, sự giúp đỡ của các cơ quan hữu quan Nhà nước Với sự cố gắng nỗ lực của toàn Tổng công ty trong 6 năm qua, Hội đồng quản trị và bộ máy điều hành của Tổng công ty đã từng bước đề nghị Bộ thay đổi tên đơn vị, bổ sung thêm nhiều ngành nghề kinh doanh và đơn vị mới cũng như cho phép Tổng công ty được thành lập thêm một số đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty, mở rộng hoạt động trên phạm vi cả nước và trên thị trường quốc tế, làm cho uy tín hoạt động của Tổng công ty ngày một nâng cao Kết quả từ năm 1996 đến năm 2001, Tổng công ty đã có 14 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, 4 đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty, 4 đơn vị liên doanh với nước ngoài, 12 đơn vị hạch toán phụ thuộc các Công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty như xí nghiệp, chi nhánh, trung tâm Công tác nghiên cứu thị trường đã từng bước được quan tâm, công nghệ luôn được đổi mới và nâng cấp nhằm đẩy mạnh hoạt động của Tổng công ty theo cơ chế thị trường, không ngừng tăng nhanh sản lượng sản xuất công nghiệp phục vụ công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, đảm bảo ổn định và nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên toàn Tổng công ty Sản phẩm của Tổng công ty ngày càng có chỗ đứng vững chắc hơn trên thị trường Các loại máy công trình của Tổng công ty đang tiếp sức cho con người xây dựng những công trình mới, nâng cấp các tuyến đường chiến lược góp phần hiện đại hoá cơ sở hạ tầng của đất nước theo chủ trương của Chính Phủ Các loại phương tiện giao thông vận tải trước đây chúng ta chưa thể sản xuất được nay đã xuất hiện mang nhãn hiệu Tổng công ty để phục vụ nhu cầu vận tải và đi lại của nhân dân Tổng công ty cơ khí GTVT đang trên đà phát triển nhằm thực hiện các chương trình kinh tế của Nhà nước.
2/ Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Tổng công ty cơ khí GTVT. a/Chức năng
Tổng công ty cơ khí GTVT thực hiện chức năng là Doanh nghiệp Nhà nước lớn thuộc ngành giao thông vận tải, trực tiếp sản xuất - kinh doanh trong lĩnh vực cơ khí giao thông vận tải Cùng với các doanh nghiệp Nhà nước khác, Tổng công ty góp phần nâng cao trình độ cơ giới hoá trong sản xuất, nâng cao trình độ kỹ thuật và cơ sở vật chất kỹ thuật của đất nước, cải thiện đời sống nhân dân Tổng công ty thực hiện theo chế độ tự hạch toán theo quy định của pháp luật và sự chỉ đạo vĩ mô của Nhà nước. b/ Nhiệm vụ
+ Thiết kế phương tiện vận tải, thiết bị, phương tiện thi công công trình và thiết bị xếp dỡ hàng hoá.
+ Sản xuất phụ tùng, tổng thành, sửa chữa, hoán cải, lắp ráp, đóng mới các phương tiện vận tải đường bộ, thiết bị thi công công trình, thiết bị xếp dỡ và các sản phẩm cơ khí khác.
+ Sản xuất kết cấu thép và các chi tiết liên kết thép có cường độ cao, chịu tải trọng lớn
+ Kinh doanh vật tư, phụ tùng, thiết bị, phương tiện cơ khí GTVT.
+ Xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng.
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các phương tiện, thiết bị, vật tư, phụ tùng thuộc lĩnh vực cơ khí GTVT.
+ Hợp tác trong lĩnh vực đưa người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.
+ Đắp và sản xuất lốp xe ô tô, xe lam, xe lu.
+ Sản xuất sản phẩm cao su khác. c/ Sơ đồ bộ máy tổ chức
Về tổ chức, Tổng công ty có 9 phòng ban, các đơn vị thành viên và các Công ty liên doanh.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Tổng công ty và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Tổng công ty Hội đồng quản trị gồm một số thành viên hoạt động chuyên trách, Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Trưởng ban kiểm soát và một số chuyên gia về kinh tế, tài chính, quản trị kinh doanh và pháp luật Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty theo nhiệm vụ của nhà nước và Bộ giao thông vận tải giao.
Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật (do Hội đồng quản trị đề nghị) Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty Tổng giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty.
Các Phó tổng giám đốc là những người giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công thực hiện.
Văn phòng và các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ của Tổng công ty có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc Mỗi phòng ban chuyên môn có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng song trong quá trình hoạt động phải phối hợp, hỗ trợ nhau để cùng thực hiện các mục tiêu chiến lược và các kế hoạch chung đảm bảo cho sự phát triển toàn diện và vững mạnh của toàn Tổng công ty.
Các đơn vị thành viên và các đơn vị liên doanh với nước ngoài hoạt động theo cơ chế tự hạch toán, Tổng công ty chỉ tập trung chỉ đạo những chương trình lớn và các dự án của riêng Tổng công ty
Các đơn vị trực thuộc do Tổng công ty trực tiếp hạch toán lỗ lãi và tiến hành hoạt động sản xuất - kinh doanh Mặc dù hoạt động độc lập với nhau, song trên thực tế các đơn vị này lại có mối quan hệ vô cùng gắn bó nhằm thực hiện các chương trình chung của Tổng công ty và của Nhà nước giao.
3/ Đặc trưng về ngành nghề sản xuất - kinh doanh và cơ sở vật chất kỹ thuật.
Tổng công ty cơ khí GTVT là Doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu, được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của Nhà nước, được tự chủ kinh doanh, thực hiện hạch toán độc lập phần Tổng công ty trực tiếp sản xuất - kinh doanh, kể cả phần hợp đồng kinh tế tổng thầu, hạch toán tổng hợp phần các đơn vị thành viên hạch toán độc lập Lĩnh vực hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty là sản xuất công gnhiệp cơ khí giao thông vận tải bao gồm: Sản xuất phương tiện vận tải, thiết bị thi công công trình, sản xuất phụ tùng, sản xuất kết cấu thép, kinh doanh các phương tiện, các thiết bị, vật tư, phụ tùng thuộc lĩnh vực cơ khí GTVT, kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các phương tiện, thiết bị, vật tư, phụ tùng thuộc lĩnh vực cơ khí GTVT
Ngành công nghiệp cơ khí nước ta phát triển muộn và chậm hơn các nước khác trên thế giới Mặc dù được Nhà nước rất quan tâm, song với năng lực thực tế thì việc phát triển ngành cơ khí thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào bên ngoài Tham gia vào lĩnh vực cơ khí nên hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty mang trong mình những đặc trưng cơ bản của ngành cơ khí nước ta hiện nay Nền công nghiệp nước ta chưa phát triển, trình độ kỹ thuật lạc hậu, giản đơn gây khó khăn rất lớn đến hoạt động sản xuất - kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước nói chung và của Tổng công ty cơ khí GTVT nói riêng. Nhu cầu về sản phẩm cơ khí GTVT trên thế giới là rất cao, nhất là các nước kinh tế đang phát triển như Việt Nam Sản phẩm của Tổng công ty có nhiều cơ hội thâm nhập thị trường, song phải cạnh tranh rất lớn với các sản phẩm của các công ty khác và các sản phẩm nước ngoài Vì là sản phẩm cơ khí phục vụ đời sống của nhân dân và chủ yếu là làm tư liệu lao động phục vụ sản xuất nên các sản phẩm của Tổng công ty phải đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe, đảm bảo được an toàn và tiến độ lao động. Đặc điểm về thị trường: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty chủ yếu là trong nước Thị trường xuất khẩu của Tổng công ty rất ít, chủ yếu là sang Lào, Indonesia, Malaysia Sản phẩm cơ khí xuất khẩu chiếm tỷ trọng nhỏ.Tuy vậy, với một mạng lưới kinh doanh rộng khắp cả nước cùng với việc sản xuất cơ khí GTVT dần có uy tín trên thị trường, khối lượng tiêu thụ của Tổng công ty đang tăng lên rõ rệt, chiếm thị phần đáng kể trên thị trường Khách hàng của Tổng công ty thường là một số khách hàng truyền thống, mua với số lượng lớn Nhiều sản phẩm của Tổng công được sử dụng làm vật tư cho các doanh nghiệp khác Khách hàng tiêu dùng chủ yếu có thu nhập trung bình (đối với xe máy) nên Tổng công ty đặt hàng nhiều từ các doanh nghiệp của Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan.
Về đặc điểm nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất: Trong sản phẩm của Tổng công ty, nguyên vật liệu bao gồm sắt, thép, gang, tôn, cao su, nhựa đường, dầu, mỡ bôi trơn, que hàn Phần lớn nguyên vật liệu phải nhập khẩu Nhiều phụ kiện, linh kiện trong nước chưa sản xuất được, một số chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng buộc Tổng công ty phải nhập khẩu.
Dây chuyền công nghệ cồng kềnh, phức tạp, chất lượng sản phẩm phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất - kỹ thuật hiện có, giá trị của sản phẩm lại lớn nên đòi hỏi Tổng công ty phải thường xuyên đổi mới công nghệ nhằm nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình Vốn kinh doanh của Tổng công ty lớn, chu kỳ kinh doanh dài, giá trị sản phẩm lớn nên Tổng công ty phải chú trọng tới vấn đề tiêu thụ sản phẩm Sản phẩm không tiêu thụ được thì lượng vốn ứ đọng rất lớn
Trong mấy thập kỷ qua, thế giới đã và đang chứng kiến sự phát triển nhanh chóng của khoa học - công nghệ trong tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là công nghiệp Nó đang tạo ra các lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ nhất trên thương trường. Tổng công ty cơ khí GTVT là một công ty mạnh (theo kiểu tập đoàn kinh tế), song công nghệ còn lạc hậu Tuy nhiên, trong những năm gần đây, Tổng công ty được Bộ GTVT và Nhà nước quan tâm đầu tư và nâng cấp dây chuyền công nghệ nhằm tăng năng lực sản xuất Đồng thời đầu tư vào công tác nghiên cứu khoa học nhằm tìm ra các giải pháp công nghệ, kỹ thuật để ổn định và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất - kinh doanh ở Tổng công ty cơ khí GTVT
Mục tiêu kế hoạch sản xuất - kinh doanh
a/ Tăng trưởng nhanh và vững chắc
Bước sang thế kỷ 21, mọi hoạt động của Tổng công ty trong giai đoạn 2001-2005 nhằm mục tiêu: “ Xây dựng Tổng công ty trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh về lĩnh vực cơ khí GTVT, phát triển toàn diện, vững chắc đủ sức cạnh tranh trong cả nước và hội nhập kinh tế khu vực Phấn đấu đạt mức tăng trưởng bình quân hàng năm không thấp hơn 20%, có nhiều sản phẩm truyền thống, sản phẩm mũi nhọn, sản xuất - kinh doanh có tích luỹ, tạo tiền đề để phát triển với tốc độ lớn hơn trong giai đoạn 2006 - 2010” Tổng công ty phấn đấu đạt giá trị sản lượng và một số chỉ tiêu chính như sau:
Biểu 8: Mục tiêu giai đoạn 2001 - 2005: Đơn vị: Tỷ đồng
Tổng số cán bộ công nhân viên
(kể cả thuê mướn ngoài và liên doanh)
Thu nhập bình quân (1000 đồng) 1100 1200 130
(Nguồn: Kế hoạch 5 năm 2001-2005 của Tổng công ty cơ khí GTVT) b/ Phát triển toàn diện, ổn định và vững chắc trong lĩnh vực công nghiệp cơ khí giao thông vận tải trong địa bàn cả nước bao gồm các chương trình chủ yếu sau:
+ Sản xuất phương tiện vận tải: Đáp ứng phần lớn nhu cầu trong nước về ôtô khách liên tỉnh (xe liên tỉnh, xe buýt, xe khách mini) trên cơ sở sản xuất, lắp ráp dạng CKD và IKD tỷ lệ nội địa hoá đạt tối thiểu 60% giá trị xe Triển khai việc lắp ráp và sản xuất ôtô tải chuyên dùng, ôtô nông dụng phục vụ nông thôn và miền núi với giá thành hạ, chất lượng tương xứng với các nước trong khu vực.
+ Về lĩnh vực xe gắn máy, tiến hành nghiên cứu thiết kế, chế tạo một số mẫu xe gắn máy mang nhãn hiệu Tổng công ty để cung cấp cho thị trường Tỷ lệ nội địa hoá trên 70% Tổ chức đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất động cơ dung tích từ 50 - 500cc để phục vụ cho việc lắp ráp IKD, sản xuất xe trong nước.
+ Sản xuất phụ tùng các loại đang sản xuất như nhíp xe ôtô, phụ tùng đường sắt, phụ kiện cho cầu thép, cầu dây văng, bulông cường độ cao, neo dự ứng lực Mở rộng các phụ tùng xe gắn máy như: khung, càng, tay lái, ống giảm âm, giảm sóc, bánh răng, trục hộp số, các chi tiết nhựa và vật liệu cao su, chi tiết động cơ xe gắn máy.
+ Hoàn thiện thiết kế, quy trình sản xuất các loại trạm trộn, thiết bị thi công công trình để sản xuất đạt chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn để xuất khẩu
+ Tập trung hoàn chỉnh việc bổ sung đầu tư dự án, chế tạo các loại dầm cầu thép đạt sản lượng 6000 tấn/ năm.
+ Tăng cường hoạt động lĩnh vực thương mại để giải quyết việc tiêu thụ sản phẩm trong toàn Tổng công ty Tìm mọi biện pháp để xuất khẩu các sản phẩm cơ khí GTVT sang các nước trong khu vực Thực hiện nhập khẩu các mặt hàng phục vụ các chương trình của Tổng công ty, nhập khẩu uỷ thác các sản phẩm, thiết bị cơ khí GTVT cho các đơn vị trong và ngoài ngành.
Mở rộng các hoạt động kinh doanh các dịch vụ khác như: xuất khẩu lao động, du học nước ngoài, tư vấn thiết kế, đào tạo bồi dưỡng nhân lực
Không ngừng mở rộng lĩnh vực xây dựng giao thông và xây dựng công nghiệp.
Các giải pháp chủ yếu
a/ Về cơ chế quản lý
Tiếp tục sắp xếp, quy hoạch các Công ty thành viên theo hướng tăng cường hiệu lực, năng lực quản lý điều hành của Tổng công ty Đồng thời tăng cường quyền tự chủ của các đơn vị trong sản xuất - kinh doanh Hình thành các tổ chức sản xuất trong, ngoài Tổng công ty để thực hiện các chương trình trọng điểm Mỗi tổ hợp hoặc mô hình công ty mẹ và các công ty con bao gồm các công ty chịu trách nhiệm sản xuất theo sự phân công để tạo ra một hoặc nhiều sản phẩm Trước mắt sẽ hình thành tổ hợp xe khách, xe ôtô tải xe gắn máy, động cơ xe gắn máy, động cơ ôtô. Đẩy mạnh công tác cổ phần hoá, cổ phần hoá Công ty cao su chất dẻo Đại
Mỗ, Công ty cơ khí 19/ 8 và các đơn vị tiếp theo.
Xây dựng quy hoạch cán bộ từ 2001- 2005 để tạo nguồn nhân lực phát triển của Tổng công ty Sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ và công nhân viên có đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ cuả Tổng công ty.
Tiến hành hình thành các tổ chức tài chính theo kiểu Công ty thuê mua của Tổng công ty nhằm khai thác và tập trung vốn để sử dụng có hiệu quả.
Mở rộng quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động (kể cả ngoài nước), kết nạp thêm các thành viên thuộc địa phương, các ngành.
Tăng cường quản lý, giám sát hoạt động của các liên doanh. b/ Các giải pháp điều hành:
Tăng cường quản lý tài chính thường xuyên, cân đối các nguồn thu chi, bảo đảm tài chính lành mạnh, tập trung các nguồn vốn để đầu tư phát triển các chương trình sản xuất mới Tiết kiệm tối đa chi phí, xử lý nhanh các nguồn vốn còn bị tồn đọng dưới dạng sản phẩm tồn kho, sản phẩm lạc hậu, thiết bị không sử dụng Tích cực, chủ động tạo nguồn vốn bằng cách huy động các nguồn lãi từ vốn góp liên doanh, nguồn giá trị về quyền sử dụng đất phục vụ quy hoạch chung khi di chuyển cơ sở sản xuất ra ngoại thành Hà Nội, khai thác hiệu quả cao nhất các nguồn vốn tự có Kiến nghị Nhà nước bổ sung nguồn vốn lưu động theo định mức để giảm bớt sự căng thẳng về vốn.
Lập dự án đầu có trọng điểm và có công nghệ hiện đại để sản xuất ra các sản phẩm đạt chất lượng và năng suất cao, tập trung vào các sản phẩm: Thiết bị thi công, ôtô khách, ôtô tải phụ tùng xe máy, ôtô đạt tiêu chuẩn ISO 9001
Quan tâm tổ chức đến công tác thị trường và xây dựng chương trình hội nhập khu vực. Đào tạo nguồn nhân lực, đặc biệt là đào tạo các ngành nghề tin học, công nghệ cao để chuẩn bị cho hội nhập Cơ cấu lại ngành nghề, bổ sung ngành nghề mới, đào tạo chuyên sâu, đào tạo kỹ năng theo ngành nghề hẹp. Để thực hiện các mục tiêu đã đề ra cho giai đoạn tới thì Tổng công ty cần phải tiến hành phối hợp các biện pháp, thống nhất quản lý trong toàn Tổng công ty.
II/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾHOẠCH NHẬP KHẨU VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở TỔNG CÔNG TY CƠKHÍ GTVT.
Hoàn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch
Để công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất, trước tiên Tổng công ty cần củng cố hệ thống căn cứ xây dựng kế hoạch Các căn cứ có ảnh hưởng rất nhiều đến tính chính xác, tính khả thi của kế hoạch cũng như đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp
Trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động của các doanh nghiệp đều hướng tới thị trường, phục vụ tốt cho nhu cầu của thị trường để từ đó thu được lợi nhuận tối đa Công tác nghiên cứu thị trường trở nên đặc biệt quan trọng, mọi hoạt động của doanh nghiệp đúng hay sai đều căn cứ vào công tác nghiên cứu thị trường Do đó, kết quả của nghiên cứu thị trường gắn liền với sự tồn tại và phát triển của Tổng công ty Công tác nghiên cứu thị trường của Tổng công ty rất phức tạp, các sản phẩm của Tổng công ty đều có giá trị lớn, vì thế việc xác định đúng nhu cầu của thị trường có ý nghĩa vô cùng quan trọng Sản phẩm xe máy, ôtô đang là nhu cầu cấp thiết phục vụ đi lại và vận chuyển hàng hoá Mức độ biến động của thị trường này tương đối lớn, công nghệ kỹ thuật tiến bộ nhanh chóng được áp dụng và thay đổi không ngừng Phân tích thị trường phải phân tích được khả năng của các đối thủ cạnh tranh, khả năng áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật của đối thủ Có như thế mới dự kiến được biến động của nhu cầu của thị trường, dự báo được khả năng tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty Đồng thời xác định được các chiến lược Marketing - Mix nhằm tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty Và như thế mới tính được số lượng vật tư nhập khẩu tương ứng một cách gần chính xác nhất.
Không những Tổng công ty phải nghiên cứu thị trường đầu ra của sản phẩm mà công tác nghiên cứu thị trường vật tư đầu vào cũng quan trọng đối với kết quả kinh doanh không kém Nghiên cứu thị trường vật tư giúp Tổng công ty lựa chọn loại vật tư thích hợp nhất trong các loại vật tư có thể thay thế hoặc lựa chọn người cung cấp tốt nhất trong những nhà cung cấp vật tư Tình hình biến động của vật tư phụ thuộc vào trình độ công nghệ của nước ta và thế giới, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Việt Nam. Tổng công ty phải tăng cường tổ chức thu thập và xử lý thông tin, nâng cao chất lượng nguồn thông tin thu vào và phát ra.
Công tác xây dựng hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật của Tổng công ty cần được cải tiến cho phù hợp với trình độ công nghệ của Tổng công ty và phù hợp với tiến bộ khoa học kỹ thuật của nền công nghiệp hiện đại Định mức sử dụng vật tư, định mức tiêu hao vật tư là một công cụ để quản lý tình hình sử dụng vật tư, làm căn cứ để thực hành tiết kiệm tiết vật tư, tránh lãng phí Đây cũng là căn cứ quan trọng để tiến hành xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư. Muốn các chỉ tiêu về số lượng của các loại vật tư theo nhu cầu được chính xác thì định mức phải được xây dựng trên cơ sở năng lực thực tế của Tổng công ty và nâng cao dần trình độ sử dụng vật tư Tổng công ty phải nghiên cứu để nâng cao khả năng tận dụng vật tư, giảm các hao hụt không cần thiết Như vậy, Tổng công ty cần phải cải tiến trình độ máy móc, công nghệ của Tổng công ty, tuyển chọn và đào tạo công nhân lành nghề, thực hiện nghiêm ngặt chế độ quản lý sử dụng tiết kiệm vật tư, tiến hành tốt công tác bảo quản vật tư tại kho Công tác tổ chức có được tốt thì các biện pháp đưa ra mới có hiệu quả.
Tăng khả năng về tiềm lực tài chính giúp Tổng công ty tăn khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu Vốn là điều kiện tiên quyết để tiến hành hoạt động kinh doanh, cũng như hoạt động nhập khẩu vật tư Tổng công ty luôn ở trong tình trạng thiếu vốn cho hoạt động nhập khẩu đã ảnh hưởng lớn đến kết quả của hoạt động sản xuất - kinh doanh Khi tiến hành xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư, bộ phận xây dựng kế hoạch tiến hành phân tích khả năng về tài chính của Tổng công ty, các nguồn có thể khai thác Tổng công ty cần mở rộng nguồn vốn kinh doanh bằng cách tìm kiếm, huy động mọi nguồn vốn, kể cả vốn vay ưu đãi,vốn vay tín dụng để đảm bảo nguồn vốn đầu tư dài hạn, vốn lưu động cho toàn Tổng công ty Đẩy mạnh việc thu hồi các khoản nợ, giải toả các tài sản tồn kho, sản phẩm ứ đọng để vốn lưu chuyển nhanh Tăng vốn kinh doanh là tăng thêm khả năng cho hoạt động nhập khẩu vật tư thu được những kết quả cao, giảm thiệt hại do thiếu vốn.
Hoạt đông kinh doanh nói chung, hoạt động nhập khẩu nói riêng có được thuận lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước, các chính sách phát triển kinh tế - xã hội, chính sách quản lý xuất nhập khẩu và hàng loạt các quy phạm pháp luật, chính sách khác trong hệ thống pháp luật Việt Nam Hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp sẽ thuận lợi nếu như lĩnh vực mà doanh nghiệp tham gia kinh doanh phù hợp với những ngành nghề Nhà nước khuyến khích kinh doanh Ngược lại, đối với những ngành nghề Nhà nước hạn chế kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn, cản trở Tổng công ty cơ khí GTVT là doanh nghiệp Nhà nước tham gia trong lĩnh vực cơ khí GTVT, góp phần tích cực vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Mặc dù Nhà nước đã có nhiều chính sách hỗ trợ hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty, song nhìn chung các chính sách của Nhà nước vẫn chậm và nhiều khi chưa được nhất quán Tổng công ty cần nghiên cứu sâu hơn các quan điểm phát triển kinh tế của Đảng, của Nhà nước, từ đó có những sách lược kinh doanh phù hợp với luật pháp, chính sách của Nhà nước.Đồng thời trong quá trình hoạt động đưa ra kiến nghị để Chính phủ giúp đỡ, hỗ trợ phát triển.
Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư
Kế hoạch nhập khẩu vật tư phải thể hiện toàn bộ nhu cầu về vật tư nhập khẩu của Tổng công ty trong kỳ kế hoạch, đồng thời phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu đó Kế hoạch phải quy định được loại vật tư nào sử dụng cho mục đích nào, các nguồn cung cấp vật tư phải được thể hiện rõ mới làm cơ sở cho hoạt động thực hiện kế hoạch.
Tổng công ty sử dụng phương pháp cân đối để lập kế hoạch nên cần phải xác định rõ các nội dung trên Phương pháp cân đối cho phép xác định được nhu cầu vật tư nhập khẩu của Tổng công ty và các nguồn đáp ứng Tuy nhiên phương pháp này chưa đưa ra được phương thức ứng xử tốt nhất trong quá trình thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư vì chưa xác định được các yếu tố tác động đến nhu cầu vật tư cũng như các nguồn cung ứng vật tư Vì vậy Tổng công ty cần áp dụng phối hợp phương pháp cân đối với phương pháp phân tích các nhân tố tác động
Phương pháp phân tích các nhân tố tác động đòi hỏi phải xem xét, phân tích hệ thống và tổng thể nhiều vấn đề, biết cách đặt các yếu tố nội tại của doanh nghiệp trong bối cảnh lịch sử của các yếu tố ngoại lai.
* Các yếu tố vĩ mô
- Tổng sản phẩm xã hội, mức độ tăng trưởng của sản xuất trong nước
- Các yếu tố chính trị, luật pháp như cơ chế quản lý kinh tế, chính sách quản lý xuất nhập khẩu, chính sách lưu thông hàng hoá, luật cạnh tranh, luật môi trường
- Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong nước và thế giới, sự biến động các nguồn công nghệ, kỹ thuật, khai khoáng nguyên liệu.
- Sự biến động của nhu cầu thị trường, sự trung thành của khách hàng, sự thay đổi sức mua của thị trường, dung lượng thị trường.
- Khả năng, trình độ của các đối thủ cạnh tranh.
- Thị trường vật tư trong nước và tình hình cung ứng vật tư trên thế giới.
* Các yếu tố nội tại của Tổng công ty bao gồm các nguồn lực về con người, cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ, chiến lược định hướng kinh doanh nguồn lực về tài chính, cơ cấu bộ máy tổ chức Đây là các yếu tố Tổng công ty có thể điều tiết được để nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh đồng thời tiết kiệm lượng vật tư nhập khẩu, tăng độ chính xác đối với các kết quả của kế hoạch nhập khẩu vật tư.
Các nhân tố thuộc môi trường bên trong Tổng công ty ảnh hưởng tới việc sử dụng vật tư nhập khẩu Trình độ lao động trực tiếp sản xuất, trình độ máy móc, công nghệ ảnh hưởng tới mức tiêu dùng vật tư, ảnh hưởng tới quy cách, chủng loại, quy cách vật tư cần nhập khẩu Các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của Tổng công ty, ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty, đồng thời tác động đến vật tư cho sản xuất, ảnh hưởng tới nhu cầu vật tư nhập khẩu và hoạt động nhập khẩu vật tư cho hoạt động của Tổng công ty Nghiên cứu các nhân tố này giúp Tổng công ty xác định chính xác hơn trong các kết quả của kế hoạch. Để nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch nhập khẩu vật tư và các kết quả đưa ra được chính xác thì Tổng công ty cần thực hiện theo trình tự của công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu đồng thời với cải tiến phương pháp xây dựng kế hoạch.
Phân công và phối hợp trong xây dựng kế hoạch
Kế hoạch được xây dựng trên cơ sở sự phối hợp của các bộ phận, các cá nhân Mặc dù công tác xây dựng kế hoạch ở Tổng công ty cơ khí GTVT đã dần phối hợp được hoạt động của các bộ phận, song do trình độ không đều cũng như ý thức trách nhiệm của mỗi người khác nhau nên trên một số mặt nào đó, sự phối hợp này mới chỉ dừng lại ở mức hình thức, hời hợt Vì thế, lãnh đạo Tổng công ty cần quan tâm hơn nữa tới vấn đề này
Trước hết, muốn hoạt động của các bộ phận, các cá nhân trong công tác xây dựng kế hoạch thì bộ phận lãnh đạo phải chỉ đạo sát sao việc phân công trách nhiệm tới từng cá nhân, sử dụng các biện pháp nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần tập thể, đoàn kết của mỗi cá nhân Tổng công ty cần xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất và khuyến khích vật chất nhằm đẩy nhanh tiến độ và chất lượng công việc Đồng thời có các chế độ khen thưởng tập thể nhằm tạo lập bầu không khí đoàn kết trong toàn Tổng công ty Có như thế mới thực hiện được các mục tiêu đã đề ra,
Ban lãnh đạo Tổng công ty phải đưa ra được kế hoạch thống nhất trong toàn Tổng công ty, định hướng thống nhất, quan điểm nhất quán tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động của các cá nhân, các bộ phận chức năng theo một mục đích chung Ban lãnh đạo cũng phải quản lý chặt chẽ tiến độ công việc, đôn đốc nhắc nhở kịp thời đối với các sai phạm hoặc các sự việc có ảnh hưởng không tốt đến công việc.
Phân công công việc phải hợp lý phù hợp với năng lực của mỗi cá nhân, đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban, tránh tình trạng trùng lắp công việc gây cản trở giữa các bộ phận, các cá nhân, gây lãng phí nguồn lực Cán bộ lãnh đạo, các nhân viên phải quán triệt phương hướng phát triển của Tổng công ty trong từng giai đoạn cụ thể.
Trong quá trình hoạt động, Tổng công ty cũng phải luôn chú trọng tới công tác đào tạo cán bộ để nâng cao năng lực làm việc và ý thức trách nhiệm đối với công việc và tập thể của các cá nhân này Nhờ đó có thể tăng độ đồng đều về trình độ và tăng sự phối hợp giữa các cán bộ
Phân công công việc công việc hợp lý góp phần phối hợp tốt hơn đối với các hoạt động của các bộ phận trong công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật tư Kết quả là đẩy nhanh được tiến độ của công việc, nâng cao chất lượng của kế hoạch lập ra.
III/ HOÀN CÔNG TÁC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NHẬP KHẨU VẬT TƯCHO SẢN XUẤT - KINH DOANH Ở TỔNG CÔNG TY CƠ KHÍ GTVT.
Tổ chức ký kết hợp đồng
Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của nước ngoài để rồi đưa hàng đó vào nước mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nước hoặc phục vụ các ngành chế biến trong nước.
Hợp đồng nhập khẩu là cơ sơ pháp lý cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá Để thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất, kinh doanh thì việc đầu tiên Tổng công ty phải tiến hành là tổ chức ký kết hợp đồng Hợp đồng càng được quy định chặt chẽ càng đảm bảo chắc chắn cho quá trình thực hiện hợp đồng Những thành công của hợp động nhập khẩu mở đầu và chiếm vị trí quan trọng vào công tác thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư, do vậy hoàn thiện công tác tổ chức ký kết hợp đồng là một trong những biện pháp để nâng cao hiệu quả của việc nhập khẩu vật tư.
Công tác soạn thảo hợp đồng mua bán phải được tiến hành cẩn thận, tỷ mỷ.
Bộ phận tiến hành soạn thảo hợp đồng phải được lựa chọn là những người hiểu biết về pháp luật, kinh tế, khoa học, công nghệ Một trong những lỗi rất dễ mắc phải của các doàn đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung là không cân nhắc kỹ lưỡng từ ngữ và văn phạm trong hợp đồng nên thường hay bị thiệt thòi khi thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng phải chú ý đến từ ngữ, văn phạm trong hợp đồng.
Từ ngữ trong văn bản hợp đồng phải chính xác, cụ thể, đơn nghĩa Từ ngữ phải đảm bảo tính chính xác cao nghĩa là phải thể hiện được đúng ý định, mong muốn của các bên ký kết Đặc biệt trong hợp đồng nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam thì việc sử dụng từ ngữ mập mờ là khá phổ biến nên rất dễ bị thiệt hại khi thực hiện hợp đồng, nhất là các điều khoản về phẩm chất, quy cách.
Từ ngữ phải có tính cụ thể, tránh sử dụng những từ hai, ba nghĩa để tạo khe hở cho đối tác lợi dụng vi phạm hợp đồng.
Từ ngữ phải mang tính thông dụng, phổ thông, không dùng thổ ngữ, tiếng địa phương Hợp đồng là văn bản pháp lý nên trong hợp đồng phải sử dụng những từ phổ thông để các bên dễ dàng hiểu ý nhau, việc dịch thuật dễ dàng dẫn tới nhanh chóng ký kết hợp đồng, tránh việc hiểu lầm thực hiện sai hợp đồng. Đồng thời nó còn liên quan đến các cơ quan chức năng như tài chính, ngân hàng, kiểm toán
Trong văn bản hợp đồng không tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tuỳ tiện thay đổi từ ngữ pháp lý Việc ghép chữ, ghép tiếng dễ dẫn đến hiểu lầm ý chí của các bên chủ thể, có thể làm cho hợp đồng mang nhiều nghĩa khác nhau, có khi còn trái ngược nhau Việc thay đổi từ ngữ pháp lý có thể dẫn đến tình trạng vận dụng sai lệnh, việc thực hiện hợp đồng bị vi phạm.
Trong văn bản hợp đồng không dùng chữ thừa, không tuỳ tiện dùng chữ vv hoặc dấu chấm lửng Chữ thừa làm mất đi tính nghiêm túc của sự thoả thuận trong nội dung hợp đồng Việc dung loại chữ vv hoặc dấu “ ” được hiểu là còn nhiều nội dung tương tự không cần viết ra Điều này trái với nguyên tắc chính xác cụ thể của hợp đồng, dễ bị lợi dụnglàm sai đi nội dung thoả thuận hợp đồng.
Văn phạm trong hợp đồng phải nghiêm túc, rứt khoát Văn phạm trong hợp đồng thức chất là những phương án hành động phải có hai bên kiểm tra chi phối lẫn nhau Trong nội dung đó tất nhiên không thể chấp nhận sự mô tả dông dài, thiếu nghiêm túc, thiếu chặt chẽ và dứt khoát Lối văn tả cảnh, hành văn bóng bẩy, nhận xét gợi mở không phù hợp với tính pháp lý chặt chẽ của văn bản hợp đồng kinh tế.
Văn bản hợp đồng phải ngắn gọn đủ ý Yêu cầu ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải chứa đựng đầu đủ những thông tin cần thiết về nội dung mà hai bên thoả thuận.
Vì Tổng công ty tham gia vào lĩnh vực ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư nên các điều khoản càng cần phải được cân nhắc kỹ càng, công tác soạn thảo hợp đồng phải được tiến hành khoa học và góp phần vào thành công của công tác nhập khẩu vật tư.
Tổng công ty cần có kế hoạch tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng Kế hoạch này nhằm vạch ra một sơ đồ có tính khái quát lôgic áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt mục tiêu cụ thể đã định Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần phải tiến hành các thao tác: Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán; Xác định những nhiện vụ cơ bản trước mắt của việc đàm phán; Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó; Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong của việc thực hiện kế hoạch đàm phán; Xác định những nhiệm vụ cho cuộc đàm phán; Đề xuất những biện pháp thực hiện, phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc trong quá trình đàm phán.
Trên cơ sở kế hoạch đàm phán đã được xây dựng, Tổng công ty cần tổ chức triển khai nó trong thực tế Yếu tố quyết định đến thành công của cuộc đàm phán là con người Do vậy nhân sự cho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng, phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán Tổng công ty nên cử đoàn đàm phán gồm lãnh đạo, các nhà chuyên môn, thư ký đoàn đàm phán Lãnh đạo là những người rất quan trọng, họ mở đầu, trình bầy và ra các quyết định kết thúc,là người chỉ huy tổ chức đàm phán phải xây dựng chiến thuật, chiếc lược ứng phó với các tình huống Do vậy nên chọn người lãnh đạo vừa phải có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, vừa phải giỏi diễn thuyết, trình bầy, vừa phải là người nhạy bén, có tài nắm bắt tâm lý đối phương Các nhà chuyên môn bao gồm những chuyên gia về lĩnh vực nhập khẩu, luật pháp, công nghệ Đây là những người cung cấp các thông tin cho quá trình ra các quyết định trong đàm phán Thư ký là những người giúp việc, chuẩn bị tài liệu, ghi chép cho quá trình đàm phán. Đàm phán trong hợp đồng nhập khẩu là cuộc đàm phán giữa các chủ thể có quốc tịch khác nhau Vì thế trong quá trình đàm phán cần phải chú ý tới khía cạnh văn hoá, pháp luật, tôn giáo, tín ngưỡng Kết quả cuối cùng mà cuộc đàm phán cần đạt được là phải đạt được mục đích, phải ký kết được hợp đồng, các điều khoản thoả thuận phải có lợi cho cả hai bên Đối với các đối tác có quan hệ từ trước thì việc tổ chức đàm phán hơn rất nhiều so với các đối tác mới Song các đối tác mới lại mở ra nhiều cơ hội mới Vì thế, Tổng công ty cần phải duy trì các quan hệ bạn hàng cũ, mở rộng quan hệ với các đối tác khác.
Chuẩn bị ký kết hợp đồng càng cẩn thận thì công tác nhập khẩu càng đạt hiệu quả.
Giao dịch mua bán vật tư
Giao dịch là sự tiếp xúc, quan giữa các cá nhân để trao đổi thông tin hoặc thoả mãn một nhu cầu nào đó.
Giao dịch trước hết là xác lập các quan hệ, thực hiện hành vi tiếp xúc với nhau Nó là cuộc đối thoại hai chiều làm thay đổi cả người gửi và người nhận. Giao dịch là một quá trình trao đổi thông tin Trong quá trình giao dịch, các cản trở việc trao đổi thông tin, làm hiểu không đúng nghĩa về thông tin(gọi là nhiễu) luôn luôn xuất hiện Do đó, để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu vật tư, Tổng công ty phải tiến hành chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin, các phương pháp truyền tin, giải mã sao cho có thể nhận được các thông tin cần thiết cho công việc, cung cấp chính xác thông điệp gửi cho đối tác Có như thế hai bên mới dễ dàng bàn bạc, thoả thuận Để các cuộc giao dịch thành công, Tổng công ty cần phải xác định được mục tiêu và các hình thức giao dịch Nghĩa là Tổng công ty cần phải xác định được đích hoặc kết quả cụ thể mà cuộc giao dịch phấn đấu đạt được Muốn xác định được các mục tiêu đúng đắn cần phải dựa trên các kết quả phân tích các thông tin cả phía ta và phía đối tác giao dịch Các mục tiêu phải được xem xét để thoả mãn sáu tiêu thức sau đây: Tính cụ thể, tính linh hoạt,tính định lượng, tính khả thi, tính nhất quán và tính hợp lý Sau khi đã xác định được mục tiêu, bộ phận thực hiện nhập khẩu vật tư của Tổng công ty cần lựa chọn hình thức giao dịch cho phù hợp Hiện nay trong đa số các hợp đồng nhập khẩu của vật tư thì chủ yếu là hình thức giao dịch qua người môi giới trung gian.Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, hình thức này bộc lộ nhiều khuyết điểm như các thông tin truyền đi đôi khi bị biến dạng Vì thế, Tổng công ty nên tiến hành kết hợp với các hình thức giao dịch trực tiếp và hình thức giao dịch theo địa điểm
(Giao dịch ở văn phòng, giao dịch ở cửa hàng, giao dịch ở hội trợ triển lãm, giao dịch ở sở giao dịch).
Mục tiêu cuối cùng của các cuộc giao dịch là việc thoả thuận được các điều khoản về kinh doanh hàng hoá Đối với Tổng công ty, yêu cầu đặt ra là phải đạt được các điều khoản có lợi nhất Để đạt được mục đích như vậy, trong quá trình giao dịch phải thoả thuận được các nội dung của giao dịch bao gồm: Tên và chủng loại vật tư Tổng công ty sẽ nhập khẩu, chất lượng, số lượng, bao bì, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng, thanh toán và kết thúc giao dịch Nội dung càng cụ thể, rõ ràng càng đễ dàng cho việc thực hiện về sau.
+ Giao dịch về tên và chủng loại vật tư: Tên hàng là điều khoản quan trọng nhất trong việc xác định đối tượng hợp đồng Đối với vật tư kỹ thuật nhập khẩu, tên hàng phải được ghi kèm với tên nhà sản xuất (sản phẩm của các hãng nổi tiếng), hoặc kèm với quy cách, tính năng chính, chủ yếu của vật tư, hoặc kèm với công dụng của vật tư đó Tên hàng hoá càng được ghi cẩn thận thì càng đảm bảo cho việc bảo vệ quyền lợi của Tổng công ty trước đối tác.
+ Giao dịch về chất lượng hàng hoá mua bán: Chất lượng hàng hoá rất phức tạp, cả về việc kiểm tra chất lượng, đánh giá, cũng như quy định về chất lượng Vì Tổng công ty tham gia ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư nên việc quy định chất lượng dựa vào các tài liệu kỹ thuật là chủ yếu Đây là phương pháp đúng đắn đã được Tổng công ty áp dụng Tuy nhiên, khi giao dịch về chất lượng hàng hoá, bộ phận tham gia giao dịch cần phải nghiên cứu kỹ các phụ kiện kèm theo hợp đồng như các bảng thuyết minh, catalogue, chỉ dẫn lắp đặt và phương pháp vận hành Đồng thời phải tiến hành thoả thuận về điều khoản bảo hành kèm theo Nếu không nghiên cứu đầy đủ mà trong khi đó các tài liệu có sơ suất do vô tình hay cố ý thì cũng đều làm ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu vật tư của Tổng công ty.
+ Giao dịch về số lượng hàng hoá mua bán: Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng, trọng lượng của vật tư, phương pháp quy định về số lượng và phương pháp xác định trọng lượng Khi giao dịch phải xác định rõ đơn vị tính số lượng vì do tập quán địa phương, nhiều đơn vị đo cùng tên gọi nhưng lại khác nhau về nội dung nhiều khi dẫn đến hiểu lầm Số lượng là cơ sở để xác định xem hợp đồng có được thực hiện đúng hay không, là cơ sở để tính số tiền mà Tổng công ty phải thanh toán.
+ Giao dịch về bao bì: Bao bì là bộ phận của hàng hoá dùng để chứa đựng, bảo vệ, bảo quản hàng hoá, dùng để vận chuyển hàng hoá Vì thời gian vận chuyển hàng hoá nhập khẩu thường dài, đoạn đường chuyên chở khá xa nên vấn đề về chất lượng bao bì rất quan trọng Khi thoả thuận về điều khoản bao bì phải chú ý quy định chất lượng bao bì phù hợp với mỗi phương thức vận chuyển cụ thể.
+ Giao dịch về giá cả hàng hoá mua bán: Giá cả mua bán trong hợp đồng nhập khẩu vật tư phải là giá cả quốc tế Tổng công ty phải nghiên cứu để không bị mua hàng hoá với giá cao Tổng công ty phải thống nhất với đối tác về mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá Để đạt được mục đích, Tổng công ty cần tuân thủ phương châm: “Ai đặt giá cao và giữ giá thường bán được với giá cao”,
“ai trả giá thấp thường mua được giá rẻ”, “ai nhượng bộ quá lớn thì sẽ bị thua thiệt” Cho nên, khi giao dịch nhập khẩu vật tư, Tổng công ty phải có phương án trả giá thấp và nhượng bộ phải từ từ Giá là cơ sở tính số tiền Tổng công ty phải thanh toán cho đối tác.
+ Giao dịch về thời hạn và địa điểm giao hàng: Thời hạn giao hàng là thời hạn mà phía đối tác phải giao hàng cho Tổng công ty Địa điểm giao hàng được lựa chọn trên cơ sở phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện thương mại thoả thuận giữa hai bên Khi tiến hành giao dịch, Tổng công ty phải chú ý quy định chặt chẽ để tránh các trục trặc khi giao hàng.
+ Giao dịch về thanh toán và kết thúc hợp đồng: Tổng công ty phải xem xét để lựa chọn phương thức thanh toán ít rủi ro nhất, phải quy địn rõ ràng để dễ dàng cho cả hai bên trong quá trình thực hiện Hai bên quy định thời hạn kết thúc giao dịch, chuẩn bị cho giao dịch mới Để cuộc giao dịch thành công thì nhân tố con người chiếm vị trí quan trọng Tổng công ty cần lựa chọn đại diện tham gia giao dịch phải là những người am hiểu về kinh doanh xuất nhập khẩu, am hiểu về văn hoá, chính trị, xã hội, hiểu biết về hàng hoá, về kỹ thuật, có khả năng ứng xử tùy cơ ứng biến, có tài ăn nói, tài thuyết phục Đồng thời Tổng công ty cũng phải có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ để có thể phát huy tính năng động, sáng tạo của tuổi trẻ
Giao dịch thành công cũng góp phần vào thành công của công tác thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư cho sản xuất và góp phần vào thành công của hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty.
Tổ chức chuyển giao vật tư nhập khẩu cho đơn vị thành viên
Đối với các đơn vị hạch toán độc lập thì Tổng công ty chỉ nhập khẩu uỷ thác theo nhu cầu đã đặt trước Do đó, khi có thông báo của đối tác về thời gian, địa điểm giao hàng thì Tổng công ty sẽ cử người đến để tiếp nhận về số lượng và chất lượng Đồng thời, Tổng công ty thông báo cho đơn vị thành viên để các đơn vị này cử người cùng đi tiếp nhận với người của Tổng công ty, hàng hoá sẽ được đưa ngay về kho của các đơn vị Như thế sẽ tiết kiệm được thời gian, chí phí trong vận chuyển, giao nhận. Đối với các dự án Tổng công ty trực tiếp hạch toán và đối với các đơn vị phụ thuộc thì Tổng công ty cần phải lập kế hoạch chuyển giao cho các đơn vị Tổ chức chuyên giao vật tư cho sản xuất nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng đối với việc phục vụ kịp thời, đầy đủ cho sản xuất, chuyển giao hợp lý giảm nhiều chi phí cho khâu bốc dỡ, vận chuyển, dự trữ, bảo quản Tổ chức giao vật tư cho sản xuất tốt đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác xuất kho và lựa chọn đúng đắn phương thức giao vật tư cho sản xuất.
Tổ chức chuyển giao vật tư nhanh chóng, chính xác bảo đảm đủ vật tư cho sản xuất, giảm được thời gian chết của phương tiện vận chuyển và người tiếp nhận, nâng cao năng suất lao động, trực tiếp ảnh hưởng đến các chỉ tiêu của Tổng công ty Xuất kho nhanh và đúng phụ thuộc vào công tác nghiệp vụ kho của Tổng công ty, cần nắm vững vật tư trong kho, bố trí sắp xếp sao cho bảo đảm dễ thấy dễ lấy, bảo đảm các loại phương tiện vận chuyển ra vào dễ dàng, mặt khác phụ thuộc vào trình độ cơ giới hoá các công việc bốc dỡ trong kho.
Vận chuyển vật tư đến các phân xưởng hay đến tận nơi làm việc của các đơn vị chiếm vị trí quan trọng trong tổ chức giao vật tư, bởi vì quá trình này đòi hỏi tốn nhiều công sức vào bốc dỡ và vận chuyển khối lượng vật tư lớn từ các kho của Tổng công ty Trong khâu này có thể tiết kiệm được chi phí bằng cách tận dụng phương tiện vận tải, tổ chức cơ giới hoá và lập kế hoạch chuyển giao cụ thể. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư nhập khẩu, Tổng công ty phải luôn quan tâm tới định mức tiêu dùng vật tư Sử dụng vật tư hiệu quả khi các định mức hợp lý, thể hiện trình độ tiên tiến sản xuất Đây là căn cứ quan trọng để Tổng công ty cấp phát vật tư cho các đơn vị, các phân xưởng Khi xuất kho vật tư cho các phân xưởng cần kiểm tra sát sao hơn nữa tình hình sử dụng vật tư ở các phân xưởng này Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này lại đem dùng vào việc khác, sản xuất sản phẩm khác; không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Đồng thời, công tác quản trị vật tư cũng phải được tiến hành cẩn thận, tỷ mỷ Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu và sử dụng vật tư nhập khẩu làm tài liệu cung cấp cho các bộ phận tham gia xây dựng kế hoạch nhập khẩu và cung ứng vật tư nhập khẩu Công việc này phải được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực bao gồm: Phân tích về mặt số lượng, phân tích về mặt chất lượng, phân tích về mặt hàng, phân tích về mặt đồng bộ, phân tích về mặt kịp thời, phân tích về mặt đều đặn, phân tích về nguồn cung ứng Qua các bảng phân tích về các mặt trên đây, bộ phận lập và thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư có cái nhìn chính xác về tình tình nhập khẩu vật tư trong thời gian tới Nhờ đó mà có thể tiến hành nhập khẩu một cách tốt nhất Việc lựa chọn đối tác, xác định thời gian, số lượng vật tư nhập khẩu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Phân tích tình hình dự trữ và sử dụng vật tư nhập khẩu phải cụ thể, hệ thống chỉ tiêu đầy đủ Dựa vào các bảng phân tích tình hình sử dụng vật tư nhập khẩu để đánh giá tình hình thực hiện mức tiêu dùng vật tư nhập khẩu Khi phân tích cần phải phân tích những nguyên nhân gây ra tình trạng bội chi vật tư riêng biệt và tính lượng bội chi vật tư do ảnh hưởng của từng nguyên nhân, phải tìm ra bộ phận nào, khâu nào và ai gây ra sự bội chi để có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng đó Nguyên nhân gây ra bội chi vật tư có rất nhiều nhưng tựu chung lại có những nguyên nhân chủ yếu sau:
- Do phế phẩm nhiều trong sản xuất.
- Do phải thay thế những quy cách vật tư khgông được tiết kiệm.
- Do vi phạm quy trình công nghệ.
- Do sử dụng không hợp lý phế liệu.
Ngoài việc phân tích tình hình thực hiện mức tiêu dùng vật tư, để hiểu được tình hình sử dụng vật tư nhập khẩu phải xem hệ số sử dụng vật tư nhập khẩu có ích như thế nào Hệ số sử dụng vật tư nhập khẩu nói lên hiệu quả của việc sử dụng vật tư nhập khẩu Hệ số này tính bằng tỷ số giữa trọng lượng tinh của sản phẩm và hao phí vật tư cho một sản phẩm.
Trong khâu này thì công tác đào tạo, tổ chức và quản lý nhân sự cũng rất quan trọng Sự phối hợp hoạt động giữa các phòng, ban có liên quan, giữa cán bộ của Tổng công ty với các cán bộ quản lý phân xưởng, cán bộ quản lý đơn vị phải chặt chẽ hơn Đồng thời, công tác đào tạo cán bộ quản lý, nhân viên trực tiếp sản xuất cũng góp phần vào việc sử dụng vật tư nhập khẩu tốt hơn Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên có thể làm giảm đáng kể lượng vật tư nhập khẩu bội chi
Như vậy, chuyển giao vật tư cũng ảnh hưởng đến kết quả sản xuất - kinh doanh nói chung và việc thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật tư nói riêng.