Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng iso 9000 tại công ty chế tạo điện cơ 1

Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Lời mở đầu Trong thời đại ngày có nhiều xu xuất giới có xu hội nhập có ảnh hởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp đặc biệt điều kiện nớc ta mở cửa Để tồn điều kiện doanh nghiệp đà tìm nhiều phơng thức tồn Là công ty hàng đầu ngành chế tạo động điện, Công ty chế tạo điện Hà Nội đà tìm cho giải pháp để nâng cao chất lợng , giảm chi phí áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 2000 Để áp dụng thành công hệ thống công ty phải xây dựng cho hệ thống tài liệu phản ánh đợc thực tế công việc diễn công ty phù hợp với tiêu chuẩn Sau kết thúc giai đoạn thực tập đầu với giúp đỡ cô giáo hớng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh cán công nhân viên công ty Tôi đà định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng iso 9000 công ty chế tạo điện Với mục đích đề tài nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu công ty từ thấy đợc mặt đợc cha đợc cuối đa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Kết cấu chuyên đề gồm chơng: Chơng 1: Giới thiệu chung công ty chế tạo điện Hà nội Chơng 2: Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu công ty Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu Trong điều kiện thời gian thực tập có hạn hạn chế mặt kiến thức nên viết em không khỏi có thiếu sót Em mong đợc đóng góp ý kiến cô giáo quý công ty để chuyên đề thực tập đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh toàn thể cán công nhân viên công ty đặc biệt phòng Quản lý chất lợng đà giúp đỡ em tận tình để hoàn thành đợc chuyên đề thực tập Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Chơng I Giới thiệu chung Công ty Chế tạo điện Hà Nội I Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty Chế tạo Điện Hà Nội sở chế tạo máy điện Việt Nam, đợc thành lập từ năm 1961 Công ty thành viên Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật Bộ Công nghiệp Công ty có tên giao dịch quốc tế: Hanoi Electrical Engineering Company Viết tắt là: CTAMAD Thực chủ trơng đẩy mạnh công xây dựng XHCN miền Bắc làm hậu phơng vững cho cách mạng dân tộc giải phóng miền Nam Ngày 15/01/1961, Bộ Công nghiệp đà triệu tập hội nghị hiệp thơng sở: Phân xởng điện I thuộc trờng Kỹ thuật I Phân xởng đồ điện thuộc tập đoàn sản xuất Thống Nhất Phân xởng khí công t hợp doanh Tự Lực Khi thành lập nhà xởng xởng trờng, xởng sản xuất 22 Ngô Quyền, 2F Quang Trung 44 Lý Thờng Kiệt với 571 cán nhân viên Nhà máy đà nhiều công sức để vợt qua nhiều khó khăn bắt tay vào tổ chức sản xuất Sản phẩm ban đầu động có công suất từ 0,1KW đến 10KW thiết bị phụ tùng sản xuất khác Năm 1968 Công ty tiếp nhận quản lý sở đúc gang nhà máy công cụ số (nay Công ty khí Hà Nội) Đông Ngạc, Hà Nội Đầu thập niên phủ Việt Nam tiếp nhận viện trợ phủ Hungary đề xây dựng dây truyền sản xuất đồng để sản động điện có công suất từ 40 KW trở xuống Đến năm 1997 hoàn thành việc xây dựng giao cho nhà máy quản lý Ngày 4/12/1977 sở tách khỏi nhà máy để thành lập nhà máy chế tạo điện Việt Nam Hungary Giai đoạn năm 80 đầu thập niên 90: Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Do nhu cầu sản phẩm thiết bị điện làm nguồn động lực ngành kinh tế quốc dân dân dụng ngày tăng làm cho nhà máy phải mở rộng mặt nhà xởng sản xuất, trang thiết bị chuyên dùng để đáp ứng đợc nhu cầu Trong giai đoạn này, nhà máy đà có thêm số sản phẩm nh quạt trần sải cánh 1400, quạt trần sải cánh 1200, quạt bàn 400, chấn lu đèn ống Trong giai đoạn nhà máy xây dựng thêm xởng khí 2, xây dựng nhà tầng làm văn phòng làm việc cho phận quản lý nhà máy 44B Lý Thờng Kiệt Chuyển toàn sở 22 Ngô Quyền cho tổng công ty Dầu khí để lấy tiền bổ xung cho nguồn vốn lu động mua sắm trang thiết bị tăng cờng lực sản xuất Giai đoạn đổi để phát triển Những năm đầu thập niên 90, đứng trớc thách thức to lớn là: 1) Nhu cầu sản phẩm điện có đột biến đặc biệt động có công suất lớn, điện áp cao dùng ngành sản xuất xi măng, thép, phân bón đòi hỏi nhà máy phải đầu t nhà xởng, thiết bị chuyên dùng, công nghệ tiên tiến để có sản phẩm đáp ứng nhu cầu số lợng chất lợng 2) Yêu cầu môi trờng thành phố xà hội ngày cao Việc để nhà máy khí với rác thải công nghiệp độ ồn cao trung tâm thành phố chấp nhận đợc Từ hai lý đòi hỏi nhà máy phải tìm giải pháp gi chuyển khỏi trung tâm thành phố sớm tốt trớc bị quyền buộc phải gi chuyển Cuối nhà máy đà chọn giải pháp liên doanh với nớc ngoài: công ty SAS TRADING Thái Lan xây dựng 44 Lý Thờng Kiệt thành tổ hợp khách sạn văn phòng để có 35% vốn góp, tạo thêm ngành kinh doanh Từ năm 1995 1998, nhà máy hoàn thành hai việc: Hoàn tất việc xây dựng tổ hợp khách sạn văn phòng 44 Lý Thờng Kiệt Hoàn tất việc xây dựng nhà máy Cầu Diễn Từ Liêm Hà Nội với tổng diện tích 40900 m2 (gấp lần nhà máy cũ) Việc xây dựng đợc tiến hành theo phơng thức vừa xây dựng vừa di chuyển vừa trì sản xuất Đến ngày 31 tháng 12 năm 1998 đợc xây dựng xong vào sản xuất Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Để phù hợp với ngành kinh doanh vào ngày 15 tháng 01 năm 1996 nhà máy đổi tên thành công ty chế tạo Điện Hà Nội Năm 2002 cônh ty đà tiến hành cổ phần hoá thành công phân xởng đúc gang tách thành Công ty cổ phần Điên Hà Nội (HAMEC) đặt Chèm Đông Ngạc Từ Liêm Hà Nội Côgn ty HEMEC thức vào hoạt động hoạch toán độc lập vào tháng năm 2002 Hiện Công ty có hai sở sản xuất: Cơ sở I: km 12 quốc lộ 32 Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Cơ sở II: Nhà máy khu công nghiệp Lê Minh Xuân, TP Hồ Chí Minh II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật Công ty Đặc điểm sản phẩm Công ty CTAMAD chuyên sản xuất loại động điện, máy biến áp phân phối, máy phát điện thiết bị điện khác bao gồm: Động điện, máy phát điện chiều xoay chiều Động diện pha Động điện ba pha nhiều tốc độ Máy phát tàu hoả Động thang áy Quạt công nghiệp Bộ ly hợp điện từ, phanh điện từ Các thiết bị điện Máy biến áp phân phối Các loại tụ bảng điện Công suất cuả máy có từ loại 0,12 KW 2500 KW Sản phảm công ty đạt chất lợng cao, hiệu sử dụng, giao hàng hẹn, hình thức đẹp Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Các loại sản phẩm Công ty sản xuất có tới 70 % sản phẩm có công suất từ 15 KW trở xuốn Riêng loaị động có c«ng st KW, 7,5 KW, 11KW chiÕm tíi 60 % tổng sản phẩm Nội dung quy trình sản xuất công ty khía quát nh sau: Từ nguyên liệu chủ yếu tôn silic, dây điện từ, nhôm, thép, tôn bán thành phẩm mua thông qua bớc gia công nh : Dập phôi, dập hoa to, stato, dập épa cánh gió, lắp gió, đúc nhôm tạo stato Gia công khí, tiện, tiện nguội, phay, gò hàn Sau sản phẩm động diện đợc bảo vệ trang trí bề mặt, lăps giáp thành phẩm, KCS sản phẩm xuất xởng, bao gói nhập kho Đặc điểm thị trờng Khách hàng Công ty STAMAD Công ty chế tạo bơm, Tông công ty thép, Tổng công ty xi măng, Tổng công ty phân bón hoá chất Tổng công ty mía đờng, Tổng công ty điện lực Việt Nam ng ng ời tiêu dùng nớc Nhu cầu thị trờng nớc đa dạng phức tạp với nhiều loại nhu cầu từ động có công suất 0,12 KW trọng lợng kg/chiếc đến loại động có công suất 2500 KW trọng lợng 23 tấn/ Trong loại động công suất giống có tám loại với nhiều cấp vòng bi khác nhau, kiểu lắp đặt khác Nhu cầu loại khác không đồng có loại có Thị trờng Công ty gồm: Thị trờng đầu vào, nguyên vật liệu Công ty sản phẩm ngành khí, luyện kim nh sắt, thép, nhôm, gang ngvà số vật t phụ Đầu vào Công ty chủ yếu mua nớc Thị trờng đầu ra: Hiện Công ty có mạng lới tiêu thụ phân bố 61 tỉnh, thành phố thông qua cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Nhìn chunh thị trờng Công ty chủ yếu nội địa nhng Công ty đangcó xu hớng xuất sang số thị trờng nớc nh Lào, Campuchia Đối thủ cạnh tranh Công ty: Hiện đối thủ cạnh tranh lớn Công ty Công ty chế tạo máy Việt Nam Hungary sản xuất kinh doanh loại sản phẩm tơng đối giống sản phẩm Công ty miền Nam Công ty thiết bị điện sản xuất động trung bình nhỏ Đặc điểm cấu tổ chức máy sản xuất kinh doanh Công ty bao gồm Giám đốc hai phó giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách hai lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dới Ban giám đốc phòng ban, trung tâm, xởng sản xuất Sơ đồ tổ chức Công ty ( Sơ đồ 1) Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Đ Trung đốct m đốckhuôn đốcmẫu đốcvà đốcthiết đốcbị đốc Phòng đốctài đốcchính đốckế đốcto Phòng đốckinh đốcdoanh dập đốckhí X đốcởng đốcl X đốc p đốcởng đốc giáp úc đốc X đốcởng đốc Lớp quản trị chất lợng 42 Đặng Văn Mạnh X đốcởng đốcbiến đốc tổ đốccPhòng đốc Phòng đốc hức kế đốchoạch đốcsản đốcxuất đốcMBA đốc& đốcDV -Chiến lợc phát triển chung cảu công ty Phòng đốcquản đốclý đốcchất đốcl đốcợng Đ âm khuôn mẫu thiết bị P đốcG sản đốcxuất đốc ộng đốccơ Đ mặt hoạt động công ty +Chụi trách nhiệm chung vầ P đốcG Kế kinh đốcdoanh toán trởng +Chuyên sâu P đốcG ắp giáp đốc Đ Nhà đốcmáy đốctại đốcTP đốcHồ đốcChí đốcMInh Đ ại đốcdiện đốcchất đốcl đốcợng đốccơ đốcsở đốc2 ốc đốc Phòng đốckỹ ®ècthuËt G Kü ®ècs ®èctr ®ècëng Gi¸m ®èc 3.1 Gi¸m đốc Khoa quản trị kinh doanh Chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh -Bố chí nhân -Công tác tài -Công tác kế hoạch -Chỉ đạo phó GĐ, kỹ s trởng , đại diện chất lợng 3.2 Các phó giám đốc +Phó giám đốc sản xuất :Duyệt kế hoạch tác nghiệp cho đơn vị điều hành sản xuất,tổ chức bố chí làm việc để đảm bảo kế hoạch đà đợc phê duyệt, đôn đốc giám sát đơn vị thực quy định vệ sih môi trờng ,an toàn cho ngơừi lao động, thực trách nhiệm quyền hạn đợc phân công +Phó giám đốc kinh doanh: -Trách nhiệm đạo công tác kinh doanh gồm bao gồm tìm biện pháp để tăng cờng doanh thu, mua vật t đảm bảo kỹ thuật, tiêu thụ sản phẩm ,bảo hành sản phẩm, tiếp nhận ý kiến khách hàng, đạo kế hoạch sản xuất sản phẩm , phụ trách phòng kinh doanh -Quyền hạn:Khai thác hợp đồng dịch vụ cho công ty ,đàm phán với nhà cung ứng, xoát xét hợp đồng mua vật t, bán thành phẩm chế tạo sản phẩm hợp đồng đợc giám đốc ký duyệt +Kỹ s trởng -Trách nhiệm đạo công tác trang thiết bị đổi công nghệ , phơng án tổ chức mặt sản xuất, đạo công tác kỹ thuật công ty +Quyền hạn : Đề xuất kế hoạch trang thiết bị, đổi công nghệ , tổ chức mắt sản xuất , tổ chức dơn vị liên quan giải vớng mắc liên quan đế kỹ thuật , lập kế hoạch chất lợng cho phơng án công nghệ đợc giám đốc phân công 3.3 Trởng phòng kế hoạch +Trách nhiệm : Xây dựng kế hoạch sản xuất cho đơn vị công ty, điều độ để đảm bảo kế hoạc đồng cho sản xuất cung cấp đủ sản phẩm theo yêu cầu kế hoạch phòng kinh doanh, thống kê bảo quản bán thnhf phẩm Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh + Quyền hạn: dựa vào kế hoạch đợc duyệt xây dựng tác nghiệp cho đơn vị công ty trình giám đốc , theo dõi tính đồng khâu trình sản xuất , kịp thời điều chỉnh , nhắc nhỏ thủ trởng đơn vị thực sản xuất đồng , tổ chức thống kê bảo quản bán thành phẩm sản xuất koa học hợp lý 3.4 Giám đốc sở II -Ngoài trách nhiệm quyền hạn nh giám đốc xởng giám đốc sở II có trách nhiệm quyèen hạn sau: Quyết định bỉ nhiƯm , miƠm nhiƯm khen thëng kû lt c¸c chøc danh qu¶n lý tõ tỉ chøc trë xng Dùa theo phơng hớng nhiệm vụ , kinh phí đợc thông qua tỉ chøc triĨn khai thùc hiƯn 3.5 Trëng phßng quản lý chất lợng +Trách nhiệm th ký công tác ISO, tổ chức cho đơn vị thực trì hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000và quản lý hệ thống tài liệu hệ thống, đảm bảo vật t , bán thành phẩm , thành phẩm đảm bảo đợc yêu cầu phòng kỹ thiật đa ra, đảm bảo tính hợp lý sản phẩm đa thị trờng +Quyền hạn: Đề xuất việc tổ chức triến khai xây dựng thực , trì hệ thống chất lợng ,cấp phát thu hồi bảo quản tài liệu hệ thống, thay mặt đại diện chất lợng, thay mặt đại diện chất lợng thu thập báo cáo chuẩn bị cho họp xem xét lÃnh đạo 3.6 Đại diện lÃnh đạo chất lợng: chịu trách nhiệm trớc giám đốc hoạt động hệ thống đảm bảo chất lợng 3.7 Giám đốc xởng chụi trách nhiệm với cấp vấn đề liên quan đến đơn vị 3.8 Các phòng ban - Phòng tài kế toán có nhiệm vụ hoạch toán nghiệp vụphát sinh công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc, quản lý nguồn vốn tiền mặt Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lợng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh - Phòng tổ chức phụ trách quản lý cán , tuyển dụng, đoà tạo nhân lực , lập kế hoạch tiền lơng , phân phối tiền lơng ,tiền thởng, giải công việc hành chíh văn th - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất , kế hoạch cung ứng vật t, đảm bảo việc mua sắm bảo quản cung cáp vật t theo yêu cầu - Phòng quản lý chất lợng : Phụ trách theo dõi , kiểm tra chất lợng sản phẩm , theo dõi thực hệ thống tiêu chuẩn chất lợng ISO 9001 2000 , chịu trách nhiệm đăng ký chất lợng sản phẩm với nhà nớc - Trung tâm khuôn mẫu thiết bị quản lý sửa chữa đột xuất trang đại tu máy móc thiết bị, nhà xởng chế tạo khuôn mẫu Đặc điểm lao động Đến năm 2002 tổng số cán công nhân viên công ty 630 ngời đó: -Nữ 190 ngời -Nam 440 ngời Trình độ cán công nhân viên công ty từ trung cấp trở nên có 150 ngời có trinhf độ đại học Đặc điểm máy móc thiết bị công nghệ Thiết bị máy móc công ty chủ yếu đợc đa vào sử dụng từ năm 60- 70 có nguồn gốc từ nớc nh : Đức , Trung Quốc, Việt Nam đà tơng đối lạc hậu xuất thấp Tuổi thọ trung bình máy móc công ty 30 năm Tình hình máy móc thiết bị công ty đợc thể qua bảng sau: Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chÊt lỵng 42