hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000 tại công ty chế tạo điện cơ

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày có nhiều xu xuất giới có xu hội nhập có ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp đặc biệt điều kiện nước ta mở cửa Để tồn điều kiện doanh nghiệp tìm nhiều phương thức tồn Là công ty hàng đầu ngành chế tạo động điện, Công ty chế tạo điện Hà Nội tìm cho giải pháp để nâng cao chất lượng , giảm chi phí áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 2000 Để áp dụng thành cơng hệ thống cơng ty phải xây dựng cho hệ thống tài liệu phản ánh thực tế công việc diễn công ty phù hợp với tiêu chuẩn Sau kết thúc giai đoạn thực tập đầu với giúp đỡ cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh cán công nhân viên công ty Tôi định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: “Hồn thiện cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng ISO 9000 cơng ty chế tạo điện cơ” Với mục đích đề tài nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu cơng ty từ thấy mặt chưa cuối đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Kết cấu chuyên đề gồm chương: Chương 1: Giới thiệu chung công ty chế tạo điện Hà nội Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu Trong điều kiện thời gian thực tập có hạn hạn chế mặt kiến thức nên viết em không khỏi có thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến giáo q cơng ty để chuyên đề thực tập hoàn thiện MỤC LỤC Lời mở đầu .1 Chương I: Giới thiệu chung Công ty chế tạo điện Hà Nội .3 I Quá trình hình thành phát triển II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật Đặc điểm sản phẩm Đặc điểm thị trường Đặc điểm cấu tổ chức Đặc điểm lao động 13 Đặc điểm máy móc thiết bị cơng nghệ .13 Đặc điểm nguyên liệu 15 Về tổ chức sản xuất 16 Đặc điểm vốn 17 III Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty số năm gần .17 Chương II: Thực trạng công tác xây dựng hệ thống văn q trình áp dụng ISO 9001 Cơng ty chế tạo điện 22 I Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 Công ty 22 Lý áp dụng 22 Tình hình áp dụng .22 Những kết đạt chưa đạt việc áp dụng hệ thống 24 II, Thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 25 Giới thiệu chung hệ thống tài liệu 25 Ý nghĩa hệ thống tài liệu .28 Quá trình xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 29 Kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 35 Công tác xây dựng sách chất lượng mục tiêu chất lượng 37 Công tác xây dựng sổ tay 41 Cơng tác xây dựng quy trình - thủ tục hướng dẫn cơng trình 46 Xây dựng mục tiêu chất lượng 50 Xây dựng kế hoạch chất lượng 52 10 Xem xét yêu cầu .53 11 Hoạt động kiểm soát tài liệu .53 12 Hoạt động kiểm soát hồ sơ 55 III Đánh giá thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 56 Kết công tác đạt 56 Những hạn chế 57 Nguyên nhân hạn chế 58 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng ISO 9001 .60 I Khuyến khích đơn vị tích cực chủ động tham gia xây dựng tài liệu .60 Lý áp dụng 60 Nội dung giải pháp 61 II Tiến hành đào tạo nâng cao trình độ văn hố theo ISO 9000 cho cán công nhân viên Công ty đặc biệt người phụ trách viết tài liệu 62 Lý áp dụng .62 Nội dung giải pháp 62 Lợi ích giải pháp 67 III Thiết lập chế kiểm sốt hoạt động xây dựng Cơng ty 69 Lý áp dụng 69 Nội dung giải pháp 69 Lợi ích giải pháp 70 IV Tổ chức thực áp dụng tốt hệ thống văn ban hành 70 Lý áp dụng 70 Nội dung giải pháp 71 Lợi ích giải pháp 72 Kết luận 73 Tài liệu tham khảo .74 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày có nhiều xu xuất giới có xu hội nhập có ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp đặc biệt điều kiện nước ta mở cửa Để tồn điều kiện doanh nghiệp tìm nhiều phương thức tồn Là công ty hàng đầu ngành chế tạo động điện, Công ty chế tạo điện Hà Nội tìm cho giải pháp để nâng cao chất lượng , giảm chi phí áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 2000 Để áp dụng thành cơng hệ thống cơng ty phải xây dựng cho hệ thống tài liệu phản ánh thực tế công việc diễn công ty phù hợp với tiêu chuẩn Sau kết thúc giai đoạn thực tập đầu với giúp đỡ cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh cán công nhân viên công ty Tôi định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: “Hồn thiện cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng ISO 9000 công ty chế tạo điện cơ” Với mục đích đề tài nghiên cứu thực trạng cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu công ty từ thấy mặt chưa cuối đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Kết cấu chuyên đề gồm chương: Chương 1: Giới thiệu chung công ty chế tạo điện Hà nội Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu Trong điều kiện thời gian thực tập có hạn hạn chế mặt kiến thức nên viết em khơng khỏi có thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến giáo q cơng ty để chun đề thực tập hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh toàn thể cán cơng nhân viên cơng ty đặc biệt phịng Quản lý chất lượng giúp đỡ em tận tình để hồn thành chun đề thực tập CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI I Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty Chế tạo Điện Hà Nội sở chế tạo máy điện Việt Nam, thành lập từ năm 1961 Công ty thành viên Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật – Bộ Công nghiệp Công ty có tên giao dịch quốc tế: Hanoi Electrical Engineering Company Viết tắt là: CTAMAD Thực chủ trương đẩy mạnh công xây dựng XHCN miền Bắc làm hậu phương vững cho cách mạng dân tộc giải phóng miền Nam Ngày 15/01/1961, Bộ Cơng nghiệp triệu tập hội nghị hiệp thương sở: Phân xưởng điện I thuộc trường Kỹ thuật I Phân xưởng đồ điện thuộc tập đoàn sản xuất Thống Nhất Phân xưởng khí cơng tư hợp doanh Tự Lực Khi thành lập nhà xưởng xưởng trường, xưởng sản xuất 22 Ngô Quyền, 2F Quang Trung 44 Lý Thường Kiệt với 571 cán nhân viên Nhà máy nhiều công sức để vượt qua nhiều khó khăn bắt tay vào tổ chức sản xuất Sản phẩm ban đầu động có cơng suất từ 0,1KW đến 10KW thiết bị phụ tùng sản xuất khác Năm 1968 Công ty tiếp nhận quản lý sở đúc gang nhà máy công cụ số (nay Công ty khí Hà Nội) Đơng Ngạc, Hà Nội Đầu thập niên phủ Việt Nam tiếp nhận viện trợ phủ Hungary đề xây dựng dây truyền sản xuất đồng để sản động điện có cơng suất từ 40 KW trở xuống Đến năm 1997 hoàn thành việc xây dựng giao cho nhà máy quản lý Ngày 4/12/1977 sở tách khỏi nhà máy để thành lập nhà máy chế tạo điện Việt Nam – Hungary Giai đoạn năm 80 đầu thập niên 90: Do nhu cầu sản phẩm thiết bị điện làm nguồn động lực ngành kinh tế quốc dân dân dụng ngày tăng làm cho nhà máy phải mở rộng mặt nhà xưởng sản xuất, trang thiết bị chuyên dùng để đáp ứng nhu cầu Trong giai đoạn này, nhà máy có thêm số sản phẩm quạt trần sải cánh  1400, quạt trần sải cánh  1200, quạt bàn  400, chấn lưu đèn ống Trong giai đoạn nhà máy xây dựng thêm xưởng khí 2, xây dựng nhà tầng làm văn phòng làm việc cho phận quản lý nhà máy 44B Lý Thường Kiệt Chuyển tồn sở 22 Ngơ Quyền cho tổng cơng ty Dầu khí để lấy tiền bổ xung cho nguồn vốn lưu động mua sắm trang thiết bị tăng cường lực sản xuất Giai đoạn đổi để phát triển Những năm đầu thập niên 90, đứng trước thách thức to lớn là: 1) Nhu cầu sản phẩm điện có đột biến đặc biệt động có cơng suất lớn, điện áp cao dùng ngành sản xuất xi măng, thép, phân bón địi hỏi nhà máy phải đầu tư nhà xưởng, thiết bị chuyên dùng, công nghệ tiên tiến để có sản phẩm đáp ứng nhu cầu số lượng chất lượng 2) Yêu cầu môi trường thành phố xã hội ngày cao Việc để nhà máy khí với rác thải công nghiệp độ ồn cao trung tâm thành phố chấp nhận Từ hai lý địi hỏi nhà máy phải tìm giải pháp gi chuyển khỏi trung tâm thành phố sớm tốt trước bị quyền buộc phải gi chuyển Cuối nhà máy chọn giải pháp liên doanh với nước ngồi: cơng ty SAS TRADING Thái Lan xây dựng 44 Lý Thường Kiệt thành tổ hợp khách sạn văn phịng để có 35% vốn góp, tạo thêm ngành kinh doanh Từ năm 1995 – 1998, nhà máy hoàn thành hai việc: Hoàn tất việc xây dựng tổ hợp khách sạn văn phịng 44 Lý Thường Kiệt Hồn tất việc xây dựng nhà máy Cầu Diễn Từ Liêm Hà Nội với tổng diện tích 40900 m2 (gấp lần nhà máy cũ) Việc xây dựng tiến hành theo phương thức vừa xây dựng vừa di chuyển vừa trì sản xuất Đến ngày 31 tháng 12 năm 1998 xây dựng xong vào sản xuất Để phù hợp với ngành kinh doanh vào ngày 15 tháng 01 năm 1996 nhà máy đổi tên thành công ty chế tạo Điện Hà Nội Năm 2002 cơnh ty tiến hành cổ phần hố thành công phân xưởng đúc gang tách thành Công ty cổ phần Điên Hà Nội (HAMEC) đặt Chèm Đơng Ngạc Từ Liêm Hà Nội Cơgn ty HEMEC thức vào hoạt động hoạch toán độc lập vào tháng năm 2002 Hiện Cơng ty có hai sở sản xuất: Cơ sở I: km 12 quốc lộ 32 Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Cơ sở II: Nhà máy khu công nghiệp Lê Minh Xuân, TP Hồ Chí Minh II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật Công ty Đặc điểm sản phẩm Công ty CTAMAD chuyên sản xuất loại động điện, máy biến áp phân phối, máy phát điện thiết bị điện khác bao gồm: Động điện, máy phát điện chiều xoay chiều Động diện pha Động điện ba pha nhiều tốc độ Máy phát tàu hoả Động thang áy Quạt công nghiệp Bộ ly hợp điện từ, phanh điện từ Các thiết bị điện Máy biến áp phân phối Các loại tụ bảng điện Công suất cuả máy có từ loại 0,12 KW – 2500 KW Sản phảm công ty đạt chất lượng cao, hiệu sử dụng, giao hàng hẹn, hình thức đẹp Các loại sản phẩm Công ty sản xuất có tới 70 % sản phẩm có cơng suất từ 15 KW trở xuốn Riêng loaị động có cơng suất KW, 7,5 KW, 11KW chiếm tới 60 % tổng sản phẩm 10 Việc đào tạo càn tuân theo bước sau: _Bước Xác định nhu cầu đào tạo Phòng tổ chức kết hợp với phòng quản lý chất lượng tổ chức kiểm tra tìm hiểu trình độ cán cơng nhân viên Xem xét hiểu biết họ họ hệ thống tàu liệu hành với hiểu biết họ tài liệu ISO Tiếp theo phân tích yêu cầu iso hệ thống tài liệu từ xác định kỹ cần có cán phụ trách viết tài liệu Kết hợp kết việc xác định xem nhân viên cần đào tạo cần bổ sung trình độ kiến thức mặt tiến hành lập danh sách chúng Thủ tục hướng dẫn công việc cách thức cụ thể để tiến hành hoạt động hay trình Các thủ tục hướng dẫn công việc hệ thống quản lý chất lượng phải văn dùng để lập kế hoạch tổng thể tả mức cân thiết chi tiết để kiểm soát thích đáng hoạt động có liên quan trách nhiệm quyền hạn mối liên hệ tương hỗ nhân viên quản lý, thực việc kiểm tra xác nhận hay xem xét lại công việc ảnh hưởng đến chất lượng cách thức thực hoạt động khác cách sử dụng kiểm soát hệ thống tài liệu Công ty xác định rõ ràng thủ tục hướng dẫn công việc phải mô tả điều cần thực dạng tập hợp công việc phải làm theo trình tự định giúp người thực không buộc phải nhớ hết chi tiết tránh tuỳ tiện Chúng phải giúp cho việc phổ biến rộng rãi kinh nghiệm kỹ số thành viên công ty 67 Các tài liệu phải đơn giản dễ hiểu người có liên quan cơng ty khun nên sử dụng lưu đồ công việc thực theo trình tự * Việc xây dựng thủ tục hướng dẫn công việc công ty tiến hành sau: - Bước 1.Nhận biết nhu cầu Một trình lập thành tài liệu thiếu ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng Lý để công ty tiến hành lạp tài liệu naỳ + Do hệ thống quản lý chất lượng đòi hỏi gồm thủ tục bắt buộc tương ứng với yếu tố hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 + Lãnh đạo muốn thức hố hoạt động quan trọng Như trước tiên người có trách nhiệm cơng tiến hành tìm \hiểu thủ tục hướng dẫn cơng việc có cơng ty tiễn hành phân tích sơ chúng Tiếp theo tiến hành nghiên cứu yêu cầu tiêu chuẩn tài liệu sau tiên hành so sánh đối chiếu xem tài liệu cần chỉnh sửa bổ sung tài liệu cần xây dựng thêm Kết bước danh sách tài liệu thủ tục hướng dẫn cẫn chỉnh sửa xây dựng lập Bước 2: Xem xét phê duyệt yêu cầu Giám đốc người uỷ quyền xem xet yêu cầu + Nếu yêu cầu đơn vị chưa đủ nội dung đề nghị đơn vi lập lại phiếu + Nếu đơn vị u cầu khơng phù hợp cho dừng lại + Nếu yêu cầu đơn vị phù hợp phê duyệt định phịng tổ phụ trách công việc 68 -Bước Tiến hành lập kế hoạch đào tạo Khi xác định nhu cầu đào tạo ta cần lập kế hoạch cụ thể đào tạo xác định rõ : + Những nhân viên cần đào tạo số lượng + Các cần đào tạo cụ thể + Giáo viên tiến hành đào tạo ? cán công ty hay cần thuê bên + Thời gian tiến hành đào tạo Trong kế hoạch cần phải nêu rõ người chịu trách nhiệm theo dõi trình đào tạo trình đọ kỹ nhân viên cần có sau q trình đào tạo -Bước 4: Xem xét phê duyệt kế hoạch +Nếu đợt tập huấn cơng ty tổ chức giám đốc người định phê duyệt kế hoạch +Đợt tập huấn giám đốc định đơn vị tự tổ chức thủ trưởng đơn vị tự phê duyệt kế hoạch Nếu kế hoạch không phù hợp với điều kiện thời gian u cầu ngưịi lập làm lại -Bước 5: Tiến hành đào tạo Đơn vị giám đốc định tập huấn sau nhận phiếu yêu cầu giám đốc phê duyệt tiến hành cơng việc sau: +Thơng báo cho đơn vị có đối tượng tập huấn biết về: Danh sách người tập huấn Thời gian tập huấn Địa tập huấn Chuẩn bi cá nhân(tài liệu, giấy bút, tư trang) +Đơn vị giám đốc định tiến hành phải chuẩn bị 69 Giáo viên (người thuyết trình nội dung) Địa điểm phương tiện tài liệu chứng văn Dự trù kinh phí, sổ theo dõi tập huấn +Chuẩn bị nội dung đào tạo bao gôm: Quy tắc 5W.1H cách quy định quy trình hướng dẫn Who? Ai làm? Ai What? Làm Làm làm? When Where Làm Làm đâu với Khi How Làm làm nào đâu trục Tại ngun Làm khác làm xong Cịn Cịn khác Cịn khác phải khơng có làm trặc Why Tại nhân đựơc khơng Cịn đầu Còn Còn cách khác khác nữa khác thể Các tài liệu cách xây dưng lưu đồ: Cách lựa chọn ngôn ngữ kỹ soạn thảo văn +Tổ chức đào tạo: Phòng tổ chức cán kết hợp với nhà cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức khoá đào tạo theo kế hoạch phê duyệt Trong giảng giáo viên phải cung cấp kỹ lý thuyết cần thiết cho học viên Sau giảng viên đưa tình thực tế cho học viên thực hành Công ty cần tổ chức cho học viên chuyến thăm quan thực tế công ty khác để tăng kinh nghiệm thực tế Bước 6: Đánh giá kết đào tạo Giám đốc người định đánh giá kết đào tạo học viên làm thủ tục cấp chứng cho học viên theo yêu cầu 70 Bước 7: Lưu hồ sơ đào tạo Tất tài liệu trình đào tạo phải lưu hồ sơ Phòng tổ chức cán cập nhật hồ sơ đào tạo học viên tiến hành phân loại lưu hồ sơ đào tạo Lợi ích giải pháp - Nhờ đào tạo trình độ cơng nhân viên cơng ty việc xây dựng tài liệu nâng cao, góp phần vào việc giảm bớt gánh nặng cho phịng quản lý chất lượng phịng ban có trình đọ nên tự xây dựng tài liệu Do cán có trình đọ mà tài liệu viết có chất lượng cao phù hợp với thực tế đáp ứng nhu cầu ISO 9001 hệ thống tài liệu 71 Lưu đồ đào tạo tập huấn Phiếu yêu càu đào tạo tập huấn Không đủ yêu cầu Xem xét phê duyệt yêu cầu Không cần thiết Lập kế hoạch đào tạo tập huấn Xem xét phê duyệt kế hoạch \Chưa đạt yêu cầu Tiến hành đào tạo tập huấn Chưa đạt yêu cầu Xem xét phê duyệt kết Lưu hồ sơ 72 Dừng III Thiết lập chế kiểm sốt hoạt động xây dựng tài liệu cơng ty Lý áp dụng công ty việc kiểm sốt hoạt động xây dựng tài liệu cịn thiếu chặt chẽ Người phân công viết tài liệu nhiều không tham gia vào việc viết chúng mà lại giao cho nhân viên quyền làm tham gia cách thiếu tích cực Có lúc cơng ty khơng tìm hiểu kỹ cơng việc nhân viên nên giao công việc viết tài liệu cho người khơng có chun mơn, khơng hiểu biết cơng việc lại khơng có đủ thời gian cần thiết để thực công việc khối lượng công việc hàng ngày nhiều dẫn đến nhân viên phải làm việc ngồi từ làm cho tài liệu viết khơng có chất lượng Mặt khác việc thiết lập chế kiểm sốt cơng tác địi hỏi tất yếu khách quan để theo dõi công việc thực biết khâu yếu để khắc phục hay điển hình cần tuyên dương phổ biến công ty Đây sở cho hoạt động cải tiến hệ thống quản lí chất lượng cơng ty Nội dung biện pháp - Do tầm quan trọng giải pháp mà cần ủng hộ ban lãnh đạo công ty tuyên bố cam kết cung cấp đủ nguồn lực cho việc thực công tác - Lãnh đạo cần thành lập ban có nhiệm vu kiểm travà giám sát hoạt động công ty đồng thời ban phải thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động cho lãnh đạo công ty - Mọi hoạt động xây dựng tài liệu phải lập kế hoạch cụ thể rõ ràng quy định người chịu trách nhiệm viết tài liệu 73 người có liên quan phải tham gia giúp đỡ ,quy định thời gian viết hoàn thành mức độ tài liệu phải đạt tới - Ban kiểm sốt có nhiệm vụ giám sát hoạt động theo kế hoạch viẹc thực hiễn xây dựng phải tuân thủ theo bước yêu cầu Mọi sai lệch với kế hoạch phải báo cáo người có trách nhiệm để có biện pháp điều chỉnh kịp thời - Cơng ty cần ý đến việc tìm người để phân công viết tài liệu người viết tài liệu bắt buộc phải thoả mãn tiêu chuẩn sau: + Có trình độ văn , kỹ soạn thảo văn + Có hiểu biết sâu xắc cơng việc + Có khả tổ chức, thu hút tham gia người + Phải tham gia khoá huấn luyện nghiệp vụ xây dựng tài liệu ISO công ty tổ chức Đồng thời công ty phải dành đủ thời gian để người viết tài liệu hồn thành thực cách chuyên tâm vào công việc Lợi ích giải pháp Việc thực tốt giải pháp đem lại cho công ty số lợi ích sau: - Hệ thống tài liệu viết hoàn thành theo kế hoạch đề ra, biến động thay đổi việc thực hiên báo cáo có biện pháp sử lí kịp thời - Hệ thồng tài liệu có chất lượng phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh người giao thực cơng việc cách nghiêm túc có trách nhiệm IV Tổ chức thực áp dụng tốt hệ thống văn ban hành 74 Lý áp dụng Một phương trâm quản lý chất lượng viết tất làm làm tất viết Phương trâm thể qua hoạt động xây dựng hệ thống tài liệu công ty Nhiều người trọng đến làm thể để xây dựng đựơc hệ thống tài liệu tốt đủ mà bỏ qua sau phải tổ chức áp dụngđược hệ thồng tài liệu viết đem lại lợi ích cho cơng ty cơng việc quan trọng người viết tài liệu tài liệu viết áp dụng cho công việc sản xuất kinh doanh Do chưa nhận thức tầm quan trọng công tác mà người sau cố gắng lực để xây dựng xong lại khơng đưa vào áp dụng thực lấy lệ khơng triệt để Vì việc tổ chức tốt hoạt động áp dụng hệ thống tài liệu vào thực tế sản xuất kinh doanh vấn đề cấp bách 2.Nội dung giải pháp Sau tài liệu xây dựng xong lãnh đạo cơng ty cần ban hành định người hướng dẫn phổ biên nội dung ý nghĩa tầm quan trọng viẹc thực theo tài liệu nêu lợi ích việc áp dụng tài liêu thực tế cử người xuống hướng dẫn trực tiếp việc áp dụng tài liệu vào công việc hàng ngày Chỗ người lao động chưa hiểu phải giảng giải Tổ chức huấn luyện người lao động kiến thức cần thiết để đọc hiểu tài liệu điều đặc biệt quan trọng công nhân sản xuất đặc biệt với người tuyển đụng Trong trình áp dụng phát điểm không phù hợp phải tién hành sửa kịp thời để phù hợp với điều kiện thực tế 75 áp dụng biện pháp khuyến khích người lao động thực tốt yêu cầu đề ra, đồng thời kích thích người lao động chủ động sáng tạo công việc Tổ chức hoạt động rút kinh nghiệm sau giai đoạn áp dụng tài liệu để phát điểm chưa để từ khơng ngừng nâng cao chất lượng văn ban hành Lợi ích giải pháp - Hệ thồng văn sau ban hành thực triệt để thực tế tính hiệu lực nâng cao phát huy tác dụng - Khi văn áp dụng mang lại hiệu thu hút quan tâm người vào công tác xây dựng tài liệu làm cho hệ thống tài liệu ngày hoàn thiện - ý thức trách nhiệm trình độ văn cán cơng nhân viên nâng cao Từ giảm bớt giám sát lãnh đạo đơn vị công việc nhân viên giúp công ty tiết kiệm thời gian nguồn lực mà đảm bảo hiệu cao - Việc thực tốt hệ thống tài liệu ban hành giúp phổ biến kiến thức phương pháp làm việc tốt cho tồn cơng ty từ nâng cao suất chất lượng giảm giá thành tăng doanh thu tăng lợi nhuận góp phần quan trọng vào việc hoàn thành mục tiêu đề 76 Kết luận Từ thực tế phân tích thực trạng cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001 công ty chế tạo điện cho thấy rõ vai trị tầm quan trọng cơng việc Việc thực tốt cơngtác góp phần vào việc xây dựng hệ thống tài liệu có chất lượng tốt phản ánh thực tế tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty đồng thời góp phần đắc lực vào việc công ty xây dựng áp dụng thành cơng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 Hơn việc thực cơng tác góp phần vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý chất lượng nâng cao nằng xuất chất lượng tạo hình ảnh tốt tâm trí khách hàng Trong thực tế hoạt động cơng ty đương nhiên cịn số hạn chế định Việc tuyển chọn đề tài :” Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liêu trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cơng ty “ có đưa số giải pháp hồn thiện cho cơng tác Tuy nhiên với sinh viên với thời gian thực tập có hạn, trình độ cịn ;hạn chế đương nhiên giải pháp đưa cịn nhiều thiếu sót mong giúp đỡ góp ý kiến người Một lần em xin cảm ơn giúp đỡ tận tình cô giáo hướng dẫn thực tập …… công ty chế tạo điện Hà Nội giúp đỡ để em hồn thành chun đề 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị chất lượng tổ chức Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế Sổ tay chất lượng Công ty chế tạo điện Báo cáo Tài Cơng ty chế tạo điện Các tài liệu khác Công ty 78 MỤC LỤC Lời mở đầu .1 Chương I: Giới thiệu chung Công ty chế tạo điện Hà Nội .3 I Quá trình hình thành phát triển II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật Đặc điểm sản phẩm Đặc điểm thị trường Đặc điểm cấu tổ chức Đặc điểm lao động 13 Đặc điểm máy móc thiết bị công nghệ .13 Đặc điểm nguyên liệu 15 Về tổ chức sản xuất 16 Đặc điểm vốn 17 III Tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty số năm gần .17 Chương II: Thực trạng công tác xây dựng hệ thống văn q trình áp dụng ISO 9001 Cơng ty chế tạo điện 22 I Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 Công ty 22 Lý áp dụng 22 Tình hình áp dụng .22 Những kết đạt chưa đạt việc áp dụng hệ thống 24 II, Thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 25 Giới thiệu chung hệ thống tài liệu 25 Ý nghĩa hệ thống tài liệu .28 79 Quá trình xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 29 Kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 35 Công tác xây dựng sách chất lượng mục tiêu chất lượng 37 Công tác xây dựng sổ tay 41 Công tác xây dựng quy trình - thủ tục hướng dẫn cơng trình 46 Xây dựng mục tiêu chất lượng 50 Xây dựng kế hoạch chất lượng 52 10 Xem xét yêu cầu .53 11 Hoạt động kiểm soát tài liệu .53 12 Hoạt động kiểm soát hồ sơ 55 III Đánh giá thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 56 Kết công tác đạt 56 Những hạn chế 57 Nguyên nhân hạn chế 58 Chương III: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng ISO 9001 .60 I Khuyến khích đơn vị tích cực chủ động tham gia xây dựng tài liệu .60 Lý áp dụng 60 Nội dung giải pháp 61 II Tiến hành đào tạo nâng cao trình độ văn hoá theo ISO 9000 cho cán công nhân viên Công ty đặc biệt người phụ trách viết tài liệu 62 Lý áp dụng .62 Nội dung giải pháp 62 Lợi ích giải pháp 67 80 III Thiết lập chế kiểm soát hoạt động xây dựng Công ty 69 Lý áp dụng 69 Nội dung giải pháp 69 Lợi ích giải pháp 70 IV Tổ chức thực áp dụng tốt hệ thống văn ban hành 70 Lý áp dụng 70 Nội dung giải pháp 71 Lợi ích giải pháp 72 Kết luận 73 Tài liệu tham khảo .74 81 ... TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN TRONG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI CƠNG TY CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ I Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001: 2000 công ty Lý áp dụng. .. khăn hạn chế chung doanh nghiệp áp dụng hệ thống II Thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu Giới thiệu chung hệ thống tài liệu công ty Hệ thống tài liệu công ty định nghĩa tài liệu văn... tài liệu .28 Quá trình xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 29 Kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 35 Cơng tác xây dựng sách chất lượng mục tiêu chất lượng 37 Công tác xây