Hoan thien hach toan nguyen vat lieu cong cu dung 142022

Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu

Khái niệm chung về hạch toán nguyên vật liệu

Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu:

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm Khác với t liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tắc dụng của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thaí ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phÈm.

Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do vậy, vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lao động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tắc động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh: chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuËn

Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu là quan trọng nh vậy, nên doanh nghiệp cần tổ chức hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể

Trần Thị Thanh Hải L ớp: Kế toán 1 K32 thiếu đợc để quản lý vật liệu, dự trữ và sử dụng vật liệu hơp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh Đó là những biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt đợc mục tiêu của mình giảm bớt đợc chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao đợc doanh thu.

Nhận thức đợc vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là:

Tổ chức công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu đ - ợc để quản lý vật liêụ luôn cần những thông tin kịp thời chính xác về nguyên vật liệu để lập kế hoạch thu mua, để phân tích tình hình sử dụng vật liệu, lập các định mức tiêu hao cũng nh các định mức dự trữ đối với từng thứ vật liệu để từ đó đề ra biện pháp sử dụng tiết kiệm vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, doanh nghiệp xây dựng “Hoàn thiện hạch toánSổ danh điểm vật liệu”, Sổ doanh điểm vật liệu rất có ích trong quản lý và hạch toán vật liệu nhất là trong điều kiện cơ giới hoá công tác kế toán nguyên vật liệu.

2.Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tắc dụng của vật liệu trong sản xuất Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu đợc phân ra thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên, vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, Bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, Vải trong các doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, sản phẩm thí dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, đựơc sử dụng để kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng, bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định.

- Phế liệu thu hồi: Là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Tùy từng loại doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ theo quy cách

Cách phân loại nh trên giúp kế toán tổ chức tài khoản để đáp ứng kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu đợc chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhập vốn góp Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu chính xác.

3.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.

Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất, tồn kho vật liệu, phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác địnhgiá trị thực tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định Sau đây là một số phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu:

3.1-Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế a-Giá thực tế vật liệu nhập kho

Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

1- Chứng từ sử dụng Để đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu và phải đ- ợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng tõ.

Các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm:

- PhiÕu nhËp kho ( mÉu 01 - VT )

- PhiÕu xuÊt kho ( mÉu 02-VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03-VT )

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04 -VT )

- Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 - VT )

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT )

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT )

- Hoá đơn cớc vận chuyển ( mẫu 03 - VT ) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy dủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phơng pháp

2-Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ chi tiết nh sau:

- Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển.

Trần Thị Thanh Hải L ớp: Kế toán 1 K32

Sổ (thẻ ) kho ( mẫu 06 - VT ) đợc sử dụng để theo dõi số lợng xuất - tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phơng pháp nào.

Các sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật liệu đợc sử dụng để phản ánh nghiệp vụ xuất nhập tồn kho vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập-xuất- tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời.

3-Các ph ơng pháp kế toán chi tiết nhập vật liệu:

Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thờng bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệt hại ngừng sản xuất Chính vì vậy, hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu Đây là công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép thờng xuyên liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng chủng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cả về số lợng (hiện vật) và giá trị Trong thực tế công tác hiện nay đang áp dụng ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: Ph- ơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân phiên, phơng pháp sổ số d. a.Phơng pháp thẻ song song:

- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lợng Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối tháng, tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chéptheo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phải tổng

Thẻ kho Chứng từ nhập

Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp

Thẻ kho Chứng từ xuất

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu

Luân chuyển Bảng kê xuất

Sổ kế toán tổng hợp Chứng từ xuất hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song

Ghi cuối tháng §èi chiÕu

(Sơ đồ số 1) b.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh ở phơng pháp thẻ song song.

- ở phòng kế toán: kế toán mở sổ sách đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình xuất nhập khẩu, tồn kho của từng thứ vật liệu, ở từng kho dùng cho cả năm, nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng Để có số liệu ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất

Bảng kê nhập Sổ số d Bảng kê xuất

Bảng kê tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kÕ xuÊt

Sổ kế toán tổng hợp

(Sơ đồ số 2) c Phơng pháp sổ số d:

-ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho nhng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột số l- ợng.

-ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập-xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi ở sổ số d, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số d.

Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

nhập kho Nh vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành Ngoài ra, trong trờng hợp nhập kho với số lợng lớn, các loại vật t có tính chất hoá lý phức tạp, các loại vật t quí hiếm hoặc trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lợng, chất lợng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp phải lập ban kiểm nghiểm vật t để kiểm nghiệm vật t trớc lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. b.Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu.

Với doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kiểm kê thờng xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật t theo hạn mức Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lợng thực xuất và cùng với ngời nhận ký vào phiếu xuất kho.

Phiếu xuất vật t theo hạn mức đợc lập trong trờng hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho một đơn vị sản phẩm Số lợng vật t thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức đợc duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lơng thực xuất từng lần.

2-Hạch toán nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên a.Tài khoản sử dụng:

_Tài khoản 152-“Hoàn thiện hạch toánNguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế , có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và ph- ơng tiện tính toán:

Bên nợ : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng)

Bên có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ(xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá dợc hởng ).

D nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ

Theo yêu cầu quản lý , TK 152 có thể đợc chi tiết theo các tài khoản chi tiết:

Tài khoản 1521- Vật liệu chính.

Tài khoản 1522 - Vật liệu phụ.

Tài khoản 1525 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.

Tài khoản 1526 - Vật liệu khác.

_ Tài khoản 151-hàng mua đang đi đờng: Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ , hàng hoá mà các doanh nghiệp đã mua

1 2 hoặc chấp nhận mua , đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho ( kể cả số đang gửi cho ngời bán ).

Bên nợ: Giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng, cuối tháng cha về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang làm thủ tục nhập kho.

Bên có: Giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu và cuối kỳ ).

_ Tài khoản 331- phải trả cho ngời bán : Đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, ngời nhận thầu cơ bản Ngoài ra tài khoản 331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền ứng trớc, đặt trớc cho ngời bán nhng doanh nghiệp cha nhận đợc hàng hoá, dịch vụ Khi sử dụng tài khoản này kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, khách nợ và không đợc bù trừ khi lên Bảng cân đối kế toán

Bên nợ: + Số tiền đã trả cho nhà cung cấp (kể cả ứng trớc)

+ Chiết khấu, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua bị trả lại Bên có: + Số tiền phải trả cho nhà cung cấp

+ Số tiền thừa đợc ngời bán trả lạ

+ Giá trị hàng hoá đã nhận liên quan đến tiền ứng trớc

D nợ: Số tiền trả thừa hoặc còn ứng trớc cho ngời bán

D có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho ngời bán.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác nh: Tài khoản 131, tài khoản 111, tài khoản 112 tài khoản 222 b.Trình tự hạch toán:

Có thể khái quát qua sơ đồ số 4:

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(1) Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài

(2) Nhập kho nguyên vật liệu đi đờng kỳ trớc

(3) Thuế nhập khẩu tính vào trị giá nguyên vật liệu nhập kho

(4) Nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến nhập kho

(5) Nhận lại vốn góp liên doanh

(6) Nguyên vật liệu thừa kiểm kê chờ xử lý

(7) Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, cấp phát

(8) Đánh giá tăng nguyên vật liệu

(9) Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm

(10)Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp, xây dựng cơ bản

(12)Nguyên vật lỉệu xuất thuê ngoài gia công

(13)Xuất góp vốn liên doanh

(14)Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê chờ xử lý

(15)Đánh giá giảm nguyên vật liệu

Trong từng trờng hợp doanh nghiệp tính thuế trị giá gia tăng theo phơng pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng, thì khi nhập kho vật liệu khi mua ngoài thì kế toán ghi:

Còn các nghiệp vụ khác kế toán vẫn ghi nh trờng hợp trên.

3-Hạch toán nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

Nếu nh hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi , phản ánh thờng xuyên liên tục , có hệ thống tình hình nhập xuất tồn khovật liệu trên sổ kế toán và tàI khoản sử dụng là TK 151, TK 152,TK 331 thì hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên các tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc thể hiện nh sau : a.Tài khoản sử dụng:

_Tài khoản 611-“Hoàn thiện hạch toánmua hàng”.

Nội dung và kết cấu của tài khoản 611 nh sau:

Bên nợ : + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, dụng cụ mua vào đầu kú

Bên có: + Giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuèi kú +Trị giá vật t hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá + Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. _ Tài khoản này đợc chi tiết thành:

6111 “Hoàn thiện hạch toán Mua nguyên vật liệu "

6112 “Hoàn thiện hạch toán Mua hàng hoá b.Trình tự hạch toán : có thể khái quát qua sơ đồ số 5 :

Sơ đồ kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

(1) Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ

(2) Mua vật liệu trả tiền ngay

(4) Mua trả tiền bằng tiền vay

(6) Nhận góp vốn cổ phần

(7) Chênh lệch đánh giá tăng

(8) Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

(9) Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

(12) Chênh lệch đánh giá giảm

 Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì khi nhập kho hàng mua về kế toán ghi:

Cã TK 111, 112, 331, 311 Các nghiệp vụ khác kế toán vẫn ghi nh bình thờng

Hạch toán dự phòng và giảm giá hàng tồn kho`

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ đợc lập vào cuối độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành.

- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng thứ vật t, hàng hoá, sản phẩm tồn kho, nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên có thể xảy ra theo niên độ kế toán.

- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lợng, giá trị hàng tồn kho, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo.

2-Tài khoản sử dụng: Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159-“Hoàn thiện hạch toánDự phòng giảm giá hàng tồn kho”.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159:

Bên nợ: - Giá trị giảm giá hàng tồn kho thực tế phát sinh

- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc nhập vào kết quả sản xuất, kinh doanh.

Bên có: - Giá trị sử dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

3-Ph ơng pháp hạch toán dự phòng hàng giảm giá, hàng tồn kho

_ Cuối niên độ kế toán (giả sử năm N), Doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Căn cứ vào mức trích dự phòng kế toán ghi:

_ Cuối niên độ sau ( N+1 ), doanh nghiệp phải tiến hành nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trớc (N).

Cã TK 721 _ Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trờng và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau (N+2).

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159

Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê

Hoàn nhËp dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cuối niên độ kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1 8 Định kỳ, hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sản để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chungvà của vật liệu nói riêng Khi kiểm kê, phát hiện vật liệu bị thiếu hụt, kém phẩm chất, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và ngời phạm lỗi để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ theo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền kế toán tiến hành ghi sổ nh sau:

- Nếu thiếu hụt do cân, đong đo, đếm ghi:

- Nếu giá trị vật t thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc có quyết định sử lý số thiếu hụt đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:

- Nếu quyết định ngời phạm lỗi bồi thờng, kế toán ghi:

- Trờng hợp cha xác định đợc nguyên nhân phải chờ xử lý, kế toán ghi:

- Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa là của mình hay trả cho đơn vị cá nhân khác.

Nếu vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nếu vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (Hình thức kế toán)

Hiện nay trong các doanh nghiệp thờng sử dụng các hình thức kế toán sau:

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức nhật ký sổ cái và hình thức kế toán nhật ký chung.

 Hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái Đây là hình thức đợc áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp và ở những doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tài khoản kế toán (tài khoản cấp 1).

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ duy nhất là Nhật ký-Sổ cái.

Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức Nhật ký – sổ sổ cái

Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra (Sơ đồ số 6)

 Hình thức kế toán chừng từ ghi sổ:

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Hoàn thiện hạch toánChứng từ ghi sổ”

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Báo cáo tài chính Nhật ký - Sổ cái

Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt

Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức Chứng t ghi sổ

 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ: Đây là hình thức kế toán đang đợc sử dụng rộng rãi trong thực tế hiện nay Căn cứ để ghi vào các Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã đợc phân loại và các số liệu từ các bảng phân bố Cuối tháng tổng số liệu tập hợp từ các sổ nhật kỳ chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán vật liệu đ ợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng chứng tõ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiÕt

Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt Chứng từ gốc

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật ký- Chứng từ Thẻ và sổ kề toán chi tiÕtBảng kê

 Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Cơ sở số liệu để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.

Số liệu ở sổ Nhật ký chung đợc sử dụng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan Cụ thể trình tự kế toán vật liệu trong hình thức “Hoàn thiện hạch toán Nhật ký chung “Hoàn thiện hạch toán đ ợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Trình tự kế toán vật liệu theo hình thức kế toán

Sổ nhật ký đặc biệt

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ, thẻ chi tiết VLChứng từ gốc

Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng Long

Khái quát chung về nhà máy

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Cùng với sự vận động của nền kinh tế nớc nhà, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã có quá trình lịch sử phát triển lâu dài với chặng đờng 45 năm đầy tự hào, vẻ vang, luôn là lá cờ đầu của ngành thuốc lá Việt Nam.

Nhà máy Thuốc lá Thăng Long là đơn vị trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam, có t cách pháp nhân và hạch toán kinh tế độc lập Nhà máy đợc thành lập với mục đích là sản xuất thuốc lá theo quy hoạch và kế hoạch phát triển của ngành, đáp ứng nhu cầu của nhân dân.

Ngày 1/6/1957 theo quyết định số 2990/QĐ của Thủ Tớng Chính Phủ, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long chính thức đợc thành lập Thời kỳ đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu, đặc biệt là trong cơ chế bao cấp, nhà máy gặp nhiều khó khăn do thiếu máy móc thiết bị và thiếu cán bộ chuyên môn Tuy nhiên, do sự nỗ lực cùng nhau vợt mọi khó khăn của cán bộ công nhân viên, nhà máy từng bớc đi tới tự động hoá, nhà máy luôn quan tâm vào máy móc thiết bị, công tác nghiên cứu khoa học kinh tế và trang bị những dây truyền công nghệ hiện đại phục vụ sản xuất.

Hiện nay, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long nằm ở trung tâm công nghiệp Th- ợng Đình (235, đờng Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội).

Do là một doanh nghiệp nhà nớc, hoạt động kinh doanh với mục tiêu lợi nhuận nên việc quản lý vốn theo chế độ chính sách của nhà nớc rất đợc chú trọng Tuy nhiên, nhà máy đã rất linh hoạt trong cơ chế thị trờng để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh, từng bớc nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong nhà máy Trên cơ sở đó, một số nhiệm vụ của nhà máy đợc cụ thể hoá nh sau:

+Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao.

+Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách.

+Bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao.

+Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính – kế toán nhà nớc.

+Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn, tài sản, lao động tiền lơng

Từ năm 1991 đến nay, nhà máy đã đạt kết quả vợt trội, sản phẩm của nhà máy từ chỗ đáp ứng nhu cầu trong nớc tiến tới xuất khẩu Không những vậy, nhà máy còn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nh liên doanh với các hãng nớc ngoài nh: British American - Tobaco, hãng Rothmas của Anh nhằm cung cấp cho thị trờng những sản phẩm có chất lợng cao nh: Vinataba, Dunhill kingsize, Golden Culp Nhà máy Thuốc lá Thăng Long thực sự trở thành một cơ sở sản xuất năng động, có hiệu quả trong nền kinh tế thị trờng, không ngừng nâng cao các chỉ tiêu kinh tế, phản ánh sự tăng trởng lành mạnh, ổn định và tiến bộ Để chứng minh cho kết quả trên, chúng ta có thể xem xét nhịp độ tăng trởng của nhà máy qua bảng 1 trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y:

Với truyền thống 45 năm hoạt động, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã ngày càng khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, sản phẩm của nhà máy đợc nâng cao về chất lợng, phong phú về mẫu mã, giá cả ổn định phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng, đóng góp một phần đáng kể vào ngân sách nhà nớc Chặng đờng hơn 45 năm đã qua của Thăng Long là chặng đờng không ngừng vơn lên, tự đổi mới để khẳng định mình Với hai bàn tay trắng, bằng trí tuệ và công sức của mình, toàn bộ công nhân viên nhà máy đã xây dựng thành công một nhà máy sản xuất thuốc lá hiện đại, có quy mô lớn, giữ vị trí đầu đàn trong ngành công nghiệp sản xuất thuốc lá Việt Nam

Nộp ngân sách NN Tỷ đồng 219,3 224,3 225 230,542 261,6

Tổng vốn kinh doanh Tỷ đồng 110 115 115,55 125,547 118,549

Lơng bình quân Nghìn đồng

Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy các n¨m 1999 - 2003

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lýhoạt động sản xuất kinh doanh

Từ khi đợc thành lập, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã từng bớc sắp xếp, điều chuyển và bổ sung cán bộ, công nhân viên, kiện toàn bộ máy quản lý điều hành của công ty cho gọn nhẹ hơn

Bộ máy quản lý đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, baogồm

1176 cán bộ công nhân viên và quản lý theo chế độ một thủ trởng Đứng đầu Nhà máy là giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động, là ngời đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của nhà máy trớc pháp luật và trớc các cơ quan chủ quản Bởi vậy giám đốc phải xác định mục tiêu ,nhiệm vụ đề ra đồng thời phải hỗ trợ tạo điều kiện cho các phòng ban chức năng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong đó một phó giám đốc kỹ thuật : phụ trách khâu kỹ thuật sản xuất , chất lợng sản phẩm ( các phòng ban trực thuộc sự quản lý của phó giám đốc kỹ thuật là phòng kỹ thuật cơ điện , phòng kỹ thuật công nghệ , phòng KCS ) và một phó giám đốc kinh doanh : phụ trách khâu thị trờng và tiêu thụ của Nhà máy , chịu trách nhiệm quản lý phòng thị trờng , phòng tiêu thụ

Phòng kỹ thuật cơ điện : quản ký toàn bộ thiết bị cơ khí của nhà máy , quản lý lò hơi Quản lý kỹ thuật và kế hoạch cho phân xởng cơ điện , theo dõi cung cấp điện nớc cho toàn Nhà máy

Phòng kỹ thuật công nghệ : quản lý các quy trình công nghệ của Nhà máy , nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới , cải tiến mẫu mã , bao bì , nhãn thuốc nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trờng.

Phòng KCS : thực hiện chức năng quản lý chất lợng sản phẩm trong các giai đoạn sản xuất , phát hiện sai sót để giám đốc chỉ thị khắc phục

Phòng thị trờng : có nhiệm vụ theo dõi diễn biến thị tròng và đề ra các kế hoạch chiến lợc marketing nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trờng.

Phòng tiêu thụ : quản lý thành phẩm , ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm , cung cấp thông tin cho phòng kế hoạch vật t để lên kế hoạch sản xuất

Ngoài ra còn có các phòng ban khác chịu sự quản lý của giám đốc : phòng hành chính , phòng tài vụ , phòng tổ chức lao động tiền lơng , phòng nguyên liệu , phòng kế hoạch vật t.

Phòng hành chính : chịu trách nhiệm chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên , thực hiện đối nội , đối ngoại , tổng hợp thi đua khen thởng của nhà máy , phụ trách văn th , quản lý thông tin liên lạc , phục vụ phơng tiện đi lại của cán bộ.

+ Phòng tài vụ: quản lýtoàn bộ hệ thống tài chính kế toán , quản lý vốn ,theo dõi giá thành sản phẩm, chi trả lơng , thởng cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi trả khác của Nhà máy

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tại nhà máy thuốc lá Thăng Long

Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp

Sơ đồ 10 :Quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá sợi

II Đặc điểm tổ chức bộ máy toán kế toán và hình thức sổ kế toán tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của của nhà máy, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán của nhà máy đều đợc tập trung tại phòng Tài Vụ của nhà máy, các bộ phận thuộc các phân xởng, kho không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế, cuối tháng lập chỉ tiêu số lợng gửi về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán.

Chính nhờ áp dụng hình thức kế toán tập trung đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của công tác kế toán tạo điều kiện thuận lợi để phân công lao động và chuyên môn hoá nghiệp vụ cũng nh ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán.

Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ là thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi nhà máy, giúp giám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế Đồng thời, bộ máy kế toán còn hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra công tác ghi chép ban đầu đợc thực hiện ở các phân xởng, kho trong nhà máy.

Bộ máy kế toán của nhà máy đợc biên chế 13 ngời với những nhiệm vụ cụ thÓ:

+ 8 kế toán viên phần hành

Nhiệm vụ các phần hành

+ Trởng phòng (kế toán trởng): Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc về mọi mặt hoạt động của phòng cũng nh các hoạt dộng của nhà máy có liên quan đến công tác kế toán tài chính Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong nhà máy: Đảm bảo thực hiện chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán Ngoài ra kế toán trởng còn có nhiệm vụ tổng hợp các quỹ của nhà máy.

+ Phó phòng: Giúp việc cho trởng phòng, thay mặt cho trởng phòng giải quyết các công việc khi trởng phòng đi vắng, cùng chịu trách nhiệm với trởng phòng các phân nhiệm đợc phân công, làm trực tiếp công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, kế toán các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nớc, kế toán các khoản kinh phí trích nộp cho Tổng Công ty.

+ Kế toán thanh toán với ngời bán và kế toán xây dựng cơ bản: chịu trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả các loại vật t qua các hợp đồng mua vật t Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi thanh toán, theo dõi các khoản nợ với ngời bán, kiểm tra dự toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản, đảm bảo nguyên tắc, thủ tục, trình tự về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của Nhà nớc.

+ Kế toán thanh toán với ngời mua: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lợng Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lợng, giá trị tiền hàng cũng nh thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng, theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị Thực hiện mua hàng thanh toán chậm của khách hàng, kiểm tra các khoản thanh toán cho khách hàng, thực hiện việc kiểm kê hàng tháng Hạch toán chi tiết tình hình thanh toán trong nội bộ với bên ngoài.

+ Kế toán vật t: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t các loại vật t trong nhà máy (kho vật liệu, kho cơ khí, kho vật t nông nghiệp, kho phế liệu), thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định của Nhà nớc

+ Kế toán nguyên vật liệu chính và kế toán thanh toán tạm ứng: chịu trách nhiệm theo dõi về số lợng, giá cả nguyên liệu lá thuốc lá thông qua các hợp đồng, theo dõi về tình hình tự trồng nguyên liệu lá thuốc lá thông qua các hợp đồng với chủ đầu t Theo dõi các khoản công nợ với ngời bán nguyên liệu, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định, thực hiện trích quỹ đầu t theo quy định, kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi thanh toán các khoản tạm ứng.

+ Kế toán tài sản cố định (TSCĐ), các khoản phải trả, phải thu, kế toán vật liệu xây dựng: Theo dõi TSCĐ cố định hiện có cũng nh tình hình tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về đối tợng sử dụng, nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn, giá trị còn lại Hàng tháng tính khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn vào đối tợng sử dụng, thực hiện việc kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định; Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả, theo dõi nhập, xuất, tồn vật liệu xây dựng.

+ Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn: Thanh toán tiền l- ơng, các khoản tiền thởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc Thanh toán BHXH, BHYT cho ngời lao động theo quy định, theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ lơng của nhà máy, thanh toán các thu chi của công đoàn.

+ Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ khi lập phiếu thu chi, cùng với thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu số d tồn quỹ, sổ sách và thực tế, theo dõi các khoản ký quỹ.

+ Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy, thực hiện việc kiểm kê đột xuất và định kỳ theo quy định, quản lý các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị nh tiền và các khoản ký quỹ của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng chậm trả của các khách hàng Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt.

+ Tin học: Chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các thiết bị tin học, cài đặt hớng dẫn vận hành các phần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc, kiểm tra việc sử dụng máy vi tính bảo mật theo quy định. Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên , đảm bảo sự lãnh đạo tập trung , thống nhất và trực tiếp của kế toán trởng , đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê Nhật ký chứng tõ

Sổ thẻ kế toán chi tiÕt bộ phận kế toán , đồng thời phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý , yêu cầu trình độ quản lý ( sơ đồ 13)

2 Đặc điểm tổ chức sổkế toán

Đặc điểm về nguyên liệu công cụ,dụng cụ và quản lý ngyuên vật liệu của nhà máy thuốc lá Thăng Long

1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở Nhà máy Điều này cho ta thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành, từ đó làm ảnh hởng đến hiệu quả kinh doanh Nguyên vật liệu của nhà máy đa dạng và phong phú về chủng loại, số lợng, chất lợng và phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết Nguyên vật liệu của nhà máy có thời gian sử dụng ngắn , không dự trữ đợc lâu dài , đòi hỏi việc bảo quản bốc dỡ phải cẩn thận , chu đáo nếu không sẽ bị mốc hỏng

Công cụ dụng cụ đợc dùng trong nhà máy rất đa dạng về chủng loại cũng nh giá trị và luôn đợc nhà máy chú trọng đầu t, đổi mới đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lợng quản lý Nó bao gồm những công cụ lao động nhỏ, dụng cụ, trang thiết bị tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất hoặc hoạt động quản lý.

Với đặc điểm nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nêu trên đòi hỏi nhà máy phải có biện pháp quản lý khoa học từ khâu thu mua , bảo quản đến khâu hạch toán đánh giá cho đúng giá trị tồn kho của chúng để tránh gây ứ đọng Tuy nhiên hiện nay, nhà máy đã trang bị hệ thống máy tính ở phòng kế toán và ở kho, không những việc quản lý và hạch toán đợc giảm nhẹ đi rất nhiều, mà còn chính xác và nhanh gọn trong cung cấp thông tin cho các đối tợng có liên quan. a) Đặc điểm khâu thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Là xí nghiệp quốc doanh đầu tiên sản xuất thuốc lá , Nhà máy đã có nhiều vùng nguyên liệu khai thác từ lâu đời Vì thế nguyên liệu đầu vào cho sản xuất là tơng đối ổn định ít chịu ảnh hởng của biến động trên thị trờng Nguyên liệu chính để sản xuất ra thuốc lá là lá thuốc lá và sợi thuốc lá Lá thuốc lá đợc thu mua trong nớc tại các vùng nguyên liệu nh Lạng Sơn, Cao Bằng, Bắc Giang…Nhà cung cấp nguyên liệu thNhà cung cấp nguyên liệu thờng xuyên nhất là công ty nguyên liệu Bắc, công ty nguyên liệu Nam, Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn thuộc tổng công ty thuốc láViệt Nam Nguyên liệu đợc thu mua theo giá chỉ đạo chung của tổng công ty và thông qua các hợp đồng kinh tế mang tính chất đặc thù Nhà máy thờng áp dụng phơng thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng…Nhà cung cấp nguyên liệu thLá thuốc lá sau khi thu mua về đ-

Trần Thị Thanh Hải Lớp: Kế toán 1 K32 ợc nhập kho nguyên liệu theo từng vùng, từng cấp Có hơn 20 vùng nguyên liệu, mỗi vùng lại chia thành các cấp, có 17 cấp.

Ví dụ: Nguyên liệu lá thuốc lá vùng PB cấp B2K.

Sợi thuốc lá đợc thu mua từ nguồn nhập khẩu Sợi thuốc lá nhập ngoại, nguyên liệu để sản xuất thuốc lá xuất khẩu nh sợi Vinataba, Hồng Hà…Nhà cung cấp nguyên liệu thnhà máy thờng thu mua qua công ty xuất nhập khẩu thuốc lá thuộc tổng công ty.

Công ty xuất nhập khẩu thuốc lá cũng cung cấp hầu hết các loại vật t để sản xuất các loại thuốc lá xuất khẩu nh giấy cuốn, băng viền, mực in, nhãn, tút chỉ xé, đầu lọc…Nhà cung cấp nguyên liệu thCác loại vật liệu nhập ngoại nhà máy thanh toán bằng tiền Việt Nam Đồng cho công ty xuất nhập khẩu thuốc lá trên cơ sở tỷ giá hối đoái tại thời điểm mua b) Đặc điểm khâu bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Khâu bảo quản có ý nghĩa trong việc dự trữ, giảm thiểu h hao, mất mát, đảm bảo chất lợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công tác bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện thông qua hệ thống kho tàng, các nhân viên thủ kho, thống kê kho dới sự chỉ đạo của phòng nguyên liệu Hệ thống kho tàng của nhà máy gồm ba kho chính: kho nguyên liệu, kho vật liệu phụ và kho cơ khí.

Kho nguyên liệu bảo quản và dự trữ lá thuốc lá Kho có diện tích rộng và đợc xây hai tầng Lá thuốc lá có chất lợng tốt đợc bảo quản ở tầng hai nh lá thuốc lá để sản xuất thuốc lá ngoại, lá cấp 1, lá cấp 2 Lá thuốc lá có chất lợng kém hơn đợc bảo quản ở tầng một Lá thuốc lá dễ hút ẩm có thể dẫn đến mốc cho nên khi mua về và trong lúc bảo quản lá thuốc lá đợc đóng trong những bao tải đay Những bao tải này đợc đặt vào kho trên một tấm ván kê cách mặt đất khoảng 10 cm để tránh ẩm

Cứ định kì 10 – 15 ngày nhân viên kho tiến hành đảo các bao để tránh ẩm mốc hoặc bị cháy.

Kho vật liệu phụ bảo quản và dự trữ các loại vật liệu phụ nh giấy cuốn, đầu lọc, nhãn…Nhà cung cấp nguyên liệu thMỗi loại vật liệu trong kho đợc xếp thành từng nhóm để thuận tiện cho việc theo dõi và xuất hàng Những loại vật liệu này cũng rất dễ hỏng do thời tiết nên kho bảo quản đ- ợc bố trí rộng rãi và khô ráo.

Kho cơ khí bảo quản các loại vật liệu phụ khác, các loại nhiên liệu, công cụ dụng cụ.Kho cơ khí lại gồm có ba kho: kho xăng dầu, kho kim loại và kho chứa các loại cơ khí khác Kho xăng dầu đợc bố trí cách xa các kho khác để đảm bảo an toàn Kho kim loại cũng đợc bố trí riêng vì kho thờng chứa các vật liệu cồng kềnh, dễ bị rỉ sét Kho chứa các loại cơ khí khác thờng bảo quản các loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm trên các giá để cách xa mặt đất.

Công tác kiểm kê kho thờng đợc tiến hành theo định kì, thờng là cuối mỗi năm để phát hiện h hỏng, thiếu hụt và có biện pháp xử lý

2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. a) Phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên liệu chính: là lá thuốc lá và sợi thuốc lá.

- Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu có tác dụng làm tăng chất l ợng nguyên liệu chính trong quá trình chế tạo sản phẩm nh các loại hơng liệu, giấy cuốn, mực in, nhãn mác…Nhà cung cấp nguyên liệu th

- Nhiên liệu: bao gồm các loại xăng (xăng A92, xăng công nghiệp…Nhà cung cấp nguyên liệu th); các loại dầu (dầu Diezen, dầu HD 40…Nhà cung cấp nguyên liệu th); các loại than (than cám, than xô, than đúc…Nhà cung cấp nguyên liệu th).

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết máy, thiết bị máy nh phụ tùng chi tiết thay thế của các máy thái, máy cuốn điếu, ô tô…Nhà cung cấp nguyên liệu th

- Vật liệu và các thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật t dùng cho việc sửa chữa nhà xởng và các công trình xây dựng cơ bản nh gạch, sắt thép, xi-măng…Nhà cung cấp nguyên liệu th

Hạch toán tổng hợp thu mua và nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 56 1 Thủ tục thu mua, nhập kho

1 Thủ tục thu mua, nhập kho. a) Đối với nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu đợc nhập kho của nhà máy chủ yếu là từ nguồn thu mua bên ngoài. Theo qui định thì nhà máy chỉ nhập kho những loại nguyên vật liệu đảm bảo về chất lợng và đã qua kiểm nghiệm đạt yêu cầu Các chứng từ thờng sử dụng trong nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu là :

- Phiếu kiểm tra chất lợng do ban kiểm nghiệm lập Ban kiểm nghiệm bao gồm một cán bộ phòng KCS, một cán bộ phòng kỹ thuật công nghệ, một cán bộ phòng nguyên liệu và thủ kho Phiếu này đợc lập thành 4 bản: 1 bản giao cho phòng KCS, 3 bản còn lại giao cho khách hàng, phòng nguyên liệu, phòng kế toán Phiếu này phải có đủ chữ ký của ng ời giao hàng, ngời kiểm tra và các thành viên của ban kiểm nghiệm.

- Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch vật t lập sau khi kiểm nghiệm nguyên vật liệu trên cơ sở số lợng thực nhập ở phiếu kiểm tra chất lợng và sổ cân nhập của thủ kho Phiếu nhập kho là chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ đã hoàn thành Phiếu này đợc lập thành 3 liên:

1 liên giao cho kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho phòng nguyên liệu.

- Hóa đơn GTGT do ngời bán lập theo đúng mẫu qui định Khi đã nhập kho xong nguyên vật liệu, hóa đơn đợc chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và lu trữ.

Các loại nguyên liệu ngoại nhập cũng phải thực hiện các thủ tục nhập kho tơng tự nh vËy. b) Đối với các loại vật liệu phụ và công cụ dụng cụ

Về cơ bản thủ tục thu mua, nhập kho đối với vật liệu phụ và công cụ dụng cụ giống với nguyên vật liệu chính, tuy nhiên do đặc điểm quản lý thủ tục này có thể đơn giản hơn: có thể đợc thu mua theo hợp đồng với nhà cung cấp hoặc mua lẻ bên ngoài thị trờng; có thể không cần hóa đơn GTGT nếu mua lẻ; không cần phải lập phiếu kiểm tra chất lợng Nhng vẫn phải tuân theo qui định vật t phải đợc kiểm tra chất lợng và chỉ nhập kho những vật t đảm bảo yêu cầu về chất lợng Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm 1 cán bộ phòng KCS, 1 cán bộ phòng kỹ thuật cơ điện và thủ kho Đối với các loại vật t tự chế nh các loại phụ tùng thay thế (vòng bi, bánh răng, …Nhà cung cấp nguyên liệu th); công cụ dụng cụ bảo hộ lao động…Nhà cung cấp nguyên liệu thkhi nhập vào kho vật t cũng phải qua khâu kiểm tra chất lợng Trong trờng hợp này không có hóa đơn GTGT mà là phiếu xuất kho từ các phân xởng sản xuất để nhập kho cơ khí.

2 Hạch toán tổng hợp thu mua, nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Để phục vụ cho việc hạch toán nghiệp vụ thu mua nhập kho nói riêng và công việc hạch toán tổng hợp nói chung nhà máy sử dụng các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…Nhà cung cấp nguyên liệu th chi tiết cấp 2, 3 cho phù hợp với đặc điểm của ngành thuốc lá

TK 152: nguyên liệu, vật liệu đợc chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2, mỗi tài khoản cấp

2 lại đợc chi tiết thành nhiều tài khoản cấp 3.

- TK 1521: Nguyên vật liệu chính

+ TK 15211: Nguyên vật liệu chính nội địa

+ TK 15212: Nguyên vật liệu chính ngoại nhập

+ TK 15222: Vật liệu bao bì

+ TK 15223: Vật liệu đóng gói

…Nhà cung cấp nguyên liệu th

+ TK 15231: Nhiên liệu dầu lỏng

+ TK 15238: Than, nhiên liệu khác.

- TK 1524: Phụ tùng thay thế (…Nhà cung cấp nguyên liệu th)

- TK 1525: Vật liệu thiết bị XDCB (…Nhà cung cấp nguyên liệu th)

- TK 1528: Phế liệu (…Nhà cung cấp nguyên liệu th).

TK 153: công cụ dụng cụ đợc chi tiết thành

- TK 1531: Công cụ dụng cụ.

+ TK 15311: Dụng cụ đồ nghề

+ TK 15313: Quần áo, đồ dùng bảo hộ lao động

Kế toán tổng hợp thu mua, nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thờng gắn với phần hành kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng…Nhà cung cấp nguyên liệu th Do đó thờng sử dụng các sổ sau:

- Bảng phát sinh chi tiết TK 331

- Nhật ký chứng từ số 5

- Nhật ký chứng từ số 1, 2 a) Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cha trả tiền ngời bán

Do nhà cung cấp thờng là các thành viên trong tổng công ty thuốc lá và khi mua th- ờng mua theo giá qui định của tổng công ty, chỉ có một số ít các loại vật t đợc thu mua lẻ ở bên ngoài nên khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhà máy thờng không có các khoản giảm trừ.

Sau khi hàng đã nhập kho, phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT đợc chuyển cho phòng kế toán thì kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ nghiệp vụ Kế toán thờng sử dụng các sổ: Bảng phát sinh chi tiết TK 331, bảng chi tiết TK 331 và nhật ký chứng từ số 5

Bảng phát sinh chi tiết đợc lập cho một hay một nhóm ngời bán, mang một mã nhất định Kết cấu của bảng phát sinh chi tiết gồm có 3 phần Phần 1 phản ánh tình hình mua các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng theo cách kê chi tiết đối với từng loại theo hóa đơn.

Phần 2 phản ánh tình hình thanh toán với ngời bán trong tháng Phần 3 phản ánh tình hình nhập vật t trong tháng.

Bảng chi tiết TK 331 là bảng tổng hợp của các bảng phát sinh chi tiết dùng cho tất cả những ngời bán của nhà máy Bảng này tổng hợp số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và d cuối kỳ của từng ngời bán Mỗi ngời bán đợc ghi 1 dòng trên bảng.

Ví dụ về cách ghi sổ nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cha thanh toán Theo hợp đồng số 3151 của nhà máy ký với nhà máy in và văn hóa phẩm Phúc Yên, hóa đơn GTGT số 01, phiếu nhập kho số 08 về việc mua nhãn Điện Biên 70 với số lợng là 1.202.400 tờ, nhãn Điện Biên đầu lọc bao mềm với số lợng là 1.201.200 tờ, tút Điện Biên

70 với số lợng là 122.400 tờ, tút Điên Biên cứng bao mềm với số lợng 120.000 tờ…Nhà cung cấp nguyên liệu th Tổng giá thanh toán (cả VAT) trên hóa đơn là 284.058277 đồng Kế toán ghi vào phần 1 của bảng phát sinh chi tiết Cuối tháng tổng số tiền phải trả cho nhà máy in và và VHP Phúc Yên phát sinh trong tháng là 284.058.277 đồng Trong tháng nhà máy thanh toán cho nhà máy Phúc Yên tổng tiền là 279.871.568 đồng bằng tiền gửi ngân hàng Kế toán căn cứ vào các phiếu chi hoặc giấy báo nợ ngân hàng để ghi sổ

.Bảng phát sinh chi tiết TK 331 còn theo dõi cả số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ , số d cuối kỳ của một khách hàng dựa trên bảng phát sinh chi tiết tháng trớc

Sè d cuèi kú = Sè d Cã ®Çu kú

Hạch toán xuất nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ

1.Thủ tục xuất nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu chính là lá thuốc lá đợc xuất kho cho phân xởng sợi để chế tạo sản phẩm Phân xởng sợi phải lập phiếu đề nghị xuất, phòng kế hoạch vật t sẽ ký duyệt và chuyển cho kho Phòng kế hoạch vật t sẽ lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đợc lập thành

2 liên, 1 liên lu tại phòng kế hoạch vật t, 1 liên giao cho kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi số.

2) Thủ tục xuất công cụ dụng cụ và vật liệu phụ.

Trình tự thủ tục xuất nh sau:

Từng bộ phận lập phiếu đề nghị lĩnh vật t dựa vào định mức vật t của từng bộ phận và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đợc giao Phòng kế hoạch vật t sẽ phê duyệt và lập phiếu lĩnh vật t Phiếu lĩnh vật t đợc lập thành 2 liên: 1 liên do từng bộ phận giữ, 1 liên giữ lại kho để làm cơ sở cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán.

3) Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xuất dùng cho các phân xởng Tình hình xuất dùng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho mỗi phân xởng đợc theo dõi riêng rẽ trên sổ kế toán

Nhà máy có 7 phân xởng: mỗi phân xởng có ký hiệu riêng

- Phân xởng A: Phân xởng Sợi

- Phân xởng B: Phân xởng bao mềm

- Phân xởng C: Phân xởng bao cứng

- Ph©n xởng D: Phân xởng Dunhill

- Phân xởng E: Phân xởng cơ điện

- Phân xởng F: Phân xởng phụ

- Phân xởng G: Tổ gia công cơ khí.

* Đối với nguyên vật liệu, kế toán chỉ cần cập nhập các thông tin về số lợng xuất của từng vùng, từng cấp Cuối kỳ khi đã tính đợc giá xuất, bảng kê chi tiết xuất đợc máy tính tổng hợp số liệu và tính toán đầy đủ trị giá xuất cho sản xuất Tuy nhiên do nguyên vật liệu chính chỉ đợc xuất cho phân xởng sợi để sản xuất sợi thuốc lá nên không cần phải theo dõi chi phí nguyên vật liệu xuất cho các phân xởng khác.

*Đối với vật liệu phụ và công cụ dụng cụ tình hình xuất đợc theo dõi trên bảng kê chi tiết xuất Cuối kỳ tổng hợp số liệu và tính giá xuất vật t trong kỳ Dựa vào bảng kê chi tiết xuất có thể biết đợc trị giá vật liệu phụ và công cụ dụng cụ xuất cho từng nơi sử dụng trong từng lần xuất và cả tháng bằng cách căn cứ vào cột TK đối ứng Nợ trong bảng kê chi tiết xuất (bảng 18).

VD: Dựa vào bảng kê chi tiết xuất TK 1523 (bảng 18), dòng số chứng từ 07/10B, dầu Diezen, TK đối ứng Nợ 62722B, thành tiền là 98.400 đồng cho ta biết trị giá dầu Diezen xuất phục vụ hoạt động của phân xởng B đợc tính vào chi phí sản xuất chung là 98.400 đồng trong lần xuất này Để tính trị giá vật t thuộc nhóm này xuất phục vụ hoạt động của phân xởng B trong tháng chỉ việc tính tổng các dòng xuất dầu Diezen có TK ĐƯ Nợ là 62722B.

Bảng phân bổ số 2 đợc lập dựa trên bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu và bảng kê chi tiÕt xuÊt vËt t

15211 15228 1523 1524 15311 …Nhà cung cấp nguyên liệu th

VD về cách vào bảng phân bổ số 2: Số tổng cộng trên bảng kê chi tiết xuất nguyên liệu chính đợc chuyển vào cột Có TK 15211, dòng Nợ TK 6211A Số tổng cộng của phần ghi Nợ TK 6211C trên bảng kê chi tiết xuất vật t tháng 10 năm 2003 TK 15228 đợc chuyển vào cột Có TK 15228 , dòng Nợ TK 6211C Các số liệu khác của bảng đợc vào tơng tự. Để phục vụ công tác tính giá thành, kế toán giá thành lập bảng kê số 4 cho TK 621,

627 Đồng thời lập bảng kê số 5 tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ 15211 15228 1523 …Nhà cung cấp nguyên liệu th

15228 1523 1524 15311 …Nhà cung cấp nguyên liệu th

# 627 33.371.818 104.865.006 208.219.752 6.469.668 …Nhà cung cấp nguyên liệu th

Nhật ký chứng từ số 7

Dựa vào các số liệu đã tổng hợp trong kỳ vào sổ cái

Sổ cái Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính nội địa

Ghi có TK này, đối ứng nợ với các TK khác Tháng 10 …Nhà cung cấp nguyên liệu th Tháng 12

1 Cộng số phát sinh Nợ 29.231.966.29

0 Cộng số phát sinh Có 8.093.717.956

Hạch toán thừa thiếu vật t, công cụ dụng cụ sau kiểm kê

1 Công tác kiểm kê của nhà máy.

Do vật t, công cụ dụng cụ của nhà máy rất đa dạng về chủng loại, chất lợng cũng nh số lợng nên công việc kiểm kê là rất cần thiết giúp cho công tác quản lý vật t công cụ dụng cụ đợc chặt chẽ hơn Các loại vật t này đợc theo dõi ở trong sổ kế toán trớc lúc kiểm kê rất lâu nhng bản thân chúng lại chịu rất nhiều ảnh hởng của môi trờng bên ngoài (đặc biệt là với nguyên liệu lá thuốc lá, trong quá trình bảo quản lá thuốc lá không những có l - ợng thủy phần mà còn có khối lợng lá thuốc lá bị vụn không sử dụng đợc làm ảnh hởng đến khối lợng khi kiểm kê gây ra sự sai khác đối với số liệu trên sổ sách kế toán và thực tế) Xuất phát từ đặc điểm này công tác kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy đợc tiến hành nghiêm túc trớc hết là để tính đúng, tính đủ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào giá thành, sau là để có kế hoạch thu mua và bảo quản vật t cho phù hợp trong các năm kế tiếp

Công tác kiểm kê của nhà máy thờng đợc tiến hành vào cuối năm để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và trên sổ sách kế toán Khi kiểm kê nhà máy thành lập ban kiểm kê bao gồm kế toán nguyên vật liệu (kế toán vật t), 1 cán bộ phòng KCS, 1 cán bộ phòng kỹ thuật công nghệ, thủ kho Sau đó lập biên bản kiểm kê, biên bản này đ ợc lập làm 2 liên, 1 liên giữ tại kho còn 1 liên do phòng kế toán giữ Biên bản kiểm kê đ ợc dùng làm chứng từ để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sau kiểm kê.

2 Hạch toán kết quả kiểm kê.

- Trờng hợp kiểm kê thiếu so với sổ sách:

Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:

Căn cứ vào biên bản xử lý thiếu hụt, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 334…Nhà cung cấp nguyên liệu th: Phần bồi thờng

- Nếu kiểm kê thừa so với sổ sách:

Ví dụ: Tại thời điểm kiểm kê kho nguyên liệu tháng 12 năm 2002 của lá thuốc lá B2K vùng PB trên sổ kế toán là 147.240 kg, thành tiền là 1719.621.850 đồng Kết quả kiểm kê trên thực tế là 149.635,8 kg, thành tiền là 1.747.602.601 đồng Sự chênh lệch này đợc xác định nguyên nhân là do thủy phần và lá vụn, đợc phép ghi tăng ngay giá vốn trong kỳ, kế toán ghi:

Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng Long

Đánh giá chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

1 Những thành tựu đạt đợc

Nhà máy thuốc lá Thăng Long có đợc vị thế nh ngày hôm nay , phải kể đến sự nỗ lực , phấn đấu không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo Nhà máy cũng nh sự kết hợp chặt chẽ , ăn khớp giữa ban giám đốc và các phòng ban cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Nhà máy

Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển , Nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã dần khẳng định vị trí của mình và trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu của ngành thuốc lá cả nớc Song song với quá trình lớn mạnh về cơ sở vật chất , kỹ thuật , trình độ quản lý kinh tế của Nhà máy cũng từng bớc đợc nâng cao và hoàn thiện Công tác hạch toán kế toán đã ngày càng đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà máy Điều này đợc thể hiện rõ qua các u ®iÓm sau :

Về công tác kế toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng long

Bộ máy kế toán của Nhà máy đợc tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất của Nhà máy và trình độ chuyên môn của kế toán viên Với đội ngũ cán bộ kế toán trẻ với trình độ cao, có năng lực, có kinh nghiệm, đầy nhiệt tình hoạt động có hiệu quả cao, phòng tài vụ luôn hoàn thành kế hoạch trên giao, đảm bảo đợc toàn bộ thông tin kế toán của Nhà máy, giúp ban lãnh đạo đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh.

Doanh nghiệp đã tích cực trong việc ứng dụng khoa học công nghệ vào tổ chức công tác kế toán Hệ thống máy vi tính đã đợc đa vào sử dụng cho công tác kế toán từ rất sớm.

Hệ thống này gồm máy vi tính tại các phân xởng và ở phòng kế toán, mỗi nhân niên đều có một máy nối mạng trong phòng Phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng là do doanh nghiêp tự lập trình trên cơ sở đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng cũng nh yêu cầu quản lý và hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ Mỗi phần hành kế toán đều đợc lập trình theo nội dung công việc để đảm bảo tiện dụng, tiết kiệm thời gian và hiệu quả Tổ chức chứng từ bằng máy vi tính (phiếu thu, hoá đơn) góp phần nâng cao năng suất công việc kế toán.

Hệ thống tài khoản sử dụng nhìn chung là sự vận dụng linh hoạt hệ thông tài khoản đợc ban hành theo QĐ số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính ban hành cùng những sửa đổi bổ sung sau khi luật thuế giá trị gia tăng ra đời Hệ thống này về cơ bản đã phản ánh đợc tính chất nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Nhà máy Việc sử dụng đồng thời các tài khoản chi tiết bên cạnh hệ thống tài khoản tổng hợp đã giúp cho việc theo dõi các đối tợng đợc rõ ràng hơn, chính xác hơn, tránh đợc những nhầmlẫn không đáng có Trên cơ sở hệ thống tài khoản này mà trình tự hạch toán các phần hành đợc xây dựng khá tách bạch, từ đó thông tin cung cấp cho quản lý luôn luôn kịp thời chính xác và có giá trị.

Hệ thống chứng từ đợc sử dụng trong Nhà máy là đúng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính Số loại chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh các yều tố trong chứng từ đầy đủ chính xác đảm bảo đủ căn cứ cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tơng đối đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính, tạo đợc mối quan hệ giữa các phần hành trong toàn bộ hệ thống kế toán của Nhà máy. Hình thức sổ kế toán “Hoàn thiện hạch toánNhật ký chứng từ” đợc áp dụng tại Nhà máy rất thuận lơi cho công tác theo dõi sổ sách, đảm bảo thông tin lu trữ đợc đầy đủ chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu kiểm tra, đối chiếu phù hợp với thực tế quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh của Nhà máy

Nhà máy luôn chấp hành đúng chính sách thuế của Nhà nớc thực hiện các chính sách chế độ kế toán ban hành, các báo cáo đợc lập theo đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin cho cấp lãnh đạo và các đối tợng liên quan.

- Về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán nguyên vật liệu và kế toán vật t phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với đặc trng của vật t ngành thuốc lá và theo đúng qui định của chế độ kế toán và Tổng công ty.

Chơng trình kế toán máy, phần hành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thiết kế khá thuận lợi cho công tác hạch toán , đặc biệt là hạch toán chi tiết Bởi vì với khối l ợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần theo dõi lớn nh vậy mà thực hiện kế toán thủ công thì công việc ghi sổ sách và tính toán rất nặng nề, khó đảm bảo đợc tiến độ khi đến kỳ báo cáo, không cung cấp kịp thời số liệu cho các phần hành kế toán có liên quan Hàng ngày kế toán chỉ việc cập nhập số liệu về sự biến động nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chơng trình sẽ tự tổng hợp số liệu, lên bảng biểu theo mẫu đã qui định trong khi viết chơng trình.

Nhà máy hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại bất kỳ thời điểm nào Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo cung cấp chính xác số liệu cho hạch toán tổng hợp, mặc dù sự biến động về vật t của nhà máy diễn ra thờng xuyên, với số lợng lớn và nhiều chủng loại.

2 Những vấn đề còn tồn tại.

Thứ nhất : nhà máy cha có mã thống nhất khoa học cho tất cả các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Các loại nguyên vật liệu mới chỉ đợc mã hoá bằng chữ cái theo tên viết tắt của các loại lá thuốc lá (Ví dụ nh thuốc lá vùng Lạng Sơn thì có mã là ALS, lá thuốc lá nâu Gia Lai có mã là NGLAI) Trong khi đó các loại vật liệu phụ và công cụ dụng cụ đ ợc mã hóa theo từng nhóm, trong mỗi nhóm đợc mã hóa bởi 5 chữ số Nh vậy với cách mã hóa nguyên vật liệu chính nh hiện nay sẽ không thống nhất với vật liệu phụ, công cụ dụng cụ; tuy mang tính gợi nhớ nhng không phù hợp với việc áp dụng thống nhất chơng trình tin học ở các kho.

Thứ hai: khi hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ, việc lựa chọn phơng pháp phân bổ của nhà máy còn mang nhiều tính chủ quan, chế độ báo hỏng, chế độ bồi thờng khi thiếu hụt cha rõ ràng Nhà máy áp dụng chủ yếu là phơng pháp phân bổ 1 lần, chỉ những khi nào giá trị công cụ dụng cụ quá lớn thì mới phân bổ nhiều lần nhng tất cả các lần đều trong 1 năm tài chính.

Thứ ba :công cụ dụng cụ tuy là những vật có giá trị nhỏ nhng có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó vừa có đặc điểm giống với các loại vật t khác vừa có đặc điểm giống với tài sản cố định Vì vậy cần phải theo dõi riêng biệt Tuy nhiên nhà máy lại theo dõi chung với các loại vật liệu khác.

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện

Thứ nhất: nhà máy nên xây dựng một hệ thống mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khoa học, hợp lý và thống nhất Để phục vụ nhu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không bị nhầm lẫn, thiếu sót và tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng tin học đồng bộ ở kho và phòng kế toán thì phải xây dựng hệ thống mã vật t thống nhất Việc xây dựng dựa theo những nguyên tắc sau: Mã hóa các loại vật t dựa theo cách phân loại vật t ban đầu Xây dựng một hệ thống mã phân cấp, mã gồm có nhiều trờng, trong đó trờng tận cùng bên trái mang đặc trng chủ yếu nhất của loại nguyên vật liệu, công cô dông cô Êy.

VD: Đối với nhóm nguyên vật liệu, ta qui ớc là 0 Đối với nhóm vật liệu phụ ta qui ớc là 1, nhóm nhiên liệu là 2, nhóm phụ tùng thay thế là 3, vật liệu thiết bị XDCB là 4, phế liệu là 5.Đối với nhóm công cụ dụng cụ ta qui ớc là 6

Khi cần chi tiết thì kéo dài mã về phía bên phải

Nguyên vật liệu có 2 loại là lá thuốc lá và sợi thuốc lá Qui ớc mã nguyên liệu thuốc lá bắt đầu là 00, mã nguyên liệu sợi thuốc lá bắt đầu là 01 Tơng tự nh vậy vật liệu phụ có 7 loại thì mã của những vật t thuộc nhóm vật liệu phụ đợc bắt đầu từ 10,…Nhà cung cấp nguyên liệu th, 16 Công cụ dụng cụ có 3 loại thì mã bắt đầu là 30, 31, 32 Tiếp theo ta dùng 3 chữ số về phía bên phải để chi tiết từng chủng loại trong từng nhóm (nguyên vật liệu, vật liệu phụ,…Nhà cung cấp nguyên liệu th, công cụ dụng cụ) (bởi vì số chủng loại của các loại vật t lên đến hàng nghìn) 2 chữ số tiếp theo đợc sử dụng để mã hóa theo tên, nhãn hiệu, phẩm chất qui cách của từng loại vật t 2 chữ số sau cùng mã hóa nguồn gốc, xuất xứ (điều này có ý nghĩa đối với việc quản lý các loại phụ tùng thay thế, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ) Đặc điểm thuận lợi của kiểu mã hóa này là có thể mở rộng về phía phải nếu cần chi tiết thêm Với cách mã hóa nh vậy ta sẽ có bảng mã thống nhất cho tất cả mọi vật t đợc sử dụng trong nhà máy.

Mã Tên, nhãn hiệu ĐVT TK Đơn giá hạch toán 00-001-01 Lá thuốc lá ALS cấp 1 kg 15211

00-002-01 Lá thuốc lá ACB cấp 1 kg 15211

11-001-01-00 Keo A270 của Việt Nam kg 1522

11-002-01-01 Keo LP 5840 Đài Loan kg 1522

Thứ hai: xuất phát từ vai trò quan trọng và những đặc điểm khác biệt với nguyên vật liệu của công cụ dụng cụ cho nên cần phải theo dõi quản lý riêng, tách biệt nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.

Ngoài các bảng kê nhập- xuất, kế toán lập thêm sổ theo dõi công cụ dụng cụ Sổ này có thể đợc thiết kế nh sau:

Sổ theo dõi công cụ dụng cụ.

CT …Nhà cung cấp nguyên liệu th Báo hỏng, mất

Trần Thị Thanh Hải L ớp: Kế toán 1 K32 s t t

Tại từng bộ phận lập sổ theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ.

Sổ theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ.

Bộ phận: …Nhà cung cấp nguyên liệu th

Thời gian sử dụng Số lợng sử dụng

Số lợng báo háng, mÊt

Trong doanh nghiệp sản xuất , để phát huy một cách có hiệu quả công cụ kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải luôn đợc cải tiến và hoàn thiện Thực hiện tốt yêu cầu đó không chỉ là điều kiện đánh giá đúng đắn kết quả phấn đấu của đơn vị mà còn là tiền đề để đơn vị tìm mọi biện pháp tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất luôn phải tiến hành một hệ thống đồng bộ các giải pháp nhằm đạt đợc các mục tiêu thống nhất Một trong các mục tiêu ấy là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.

Chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm Do đó để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành thì việc quản lý sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Qua thời gian ngắn thực tập tại nhà máy thuốc lá Thăng Long đã giúp emhiểu thêm nhiều điều mới mẻ và có đợc nhận thức sâu sắc về vai trò của công tác kế toán đối với việc quản lý kinh tế trong Nhà máy

Một lần nữa em xin chân thành cám ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung cùng các anh chị cán bộ phòng Tài vụ Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 04

I-Khái niệm chung về hạch toán nguyên vật liệu 04

1.Khái niệm và đặc điẻm của nguyên vật liệu 04

2 Phân loại nguyên vật liệu 05

3 Đánh giá nguyên vật liệu 06

II-Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 09

2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 09

3.Cấc phơng pháp kế toán chi tiết nhập nguyên vật liệu 10

III-Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 13

2 Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thơng xuyên 15

3.Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 19

IV-Hạch toán dự phòng và giảm giá hàng tồn kho` 22

3.Phơng pháp hạch toán dự phòng hàng giảm giá,hàng tồn kho 23

V-Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê 24

VI-Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (Hình thức kế toán) 26

Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng Long 30

I- Khái quát chung về nhà máy 29

1 Lịch sử hình thành và phát triển 30

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.hoạt động sản xuất kinh doanh 32

3 Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm 36

II- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 37

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 37

2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán 44

III- Đặc điểm về nguyên liệu công cụ,dụng cụ và quản lý ngyuên vật liệu của nhà máy thuốc lá Thăng Long 43

1 Đặc điểm nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ 43

2 Phân loại nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ 46

3 Đánh giá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 47

IV- Hạch toán tổng hợp thu mua và nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 56 1 Thủ tục thu mua, nhập kho 56

2 Hạch toán tổng hợp thu mua, nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 58

V- Hạch toán xuất nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ 64

1.Thủ tục xuất nguyên vật liệu 64

2) Thủ tục xuất công cụ dụng cụ 64

3) Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 65

VI- Hạch toán thừa thiếu vật t, công cụ dụng cụ sau kiểm kê 71

1 Công tác kiểm kê của nhà máy 71

2 Hạch toán kết quả kiểm kê 71

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 73

I- Đánh giá chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 73

1 Những thành tựu đạt đợc 78

2 Những vấn đề còn tồn tại 75

II- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện 76

Danh mục tàI liệu tham khảo

1 Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Tài chính 2000

Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Văn Công

2.Giáo trình kế toán quản trị, NXB Giáo dục,ĐH KTQD Khoa Kế toán

Chủ biên: PTS Nguyễn Minh Phơng

3.Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Giáo dục,ĐH KTQD Khoa Kế toán.Chủ biên : PGS,PTS Phạm Thị Gái

4.Hớng dẫn thực hành chứng từ sổ sách,báo cáo kế toán,ĐH KT TP HCM.

Biên soạn : Thạc sĩ Bùi Văn Dơng

5.Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, NXB Tài chính 1998.ĐH KTQD Khoa Kế toán. Chủ biên:PTS Đặng Thị Loan

6.Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy thuốc lá Thăng Long

Bảng 5: thẻ kho nguyên liệu

Ngày mở thẻ: 01/10/2003 Tên, nhãn hiệu, qui cách nguyên liệu: cấp B2K vùng PB Đơn vị tính: kg.

Chứng từ Nhập Xuất Tồn

Nhập Xuất Kiện Thực cân Thực nhập Kiện Thực cân Thực xuÊt

Kiện Thực cân Thực xuất

Bảng chi tiết nhập nguyên liệu

Tháng 10 năm 2003 Đơn vị: Công ty Thái Dơng. chứng tõ

Ngày Vùng Cấp Kiện Thực cân Nhập kho (cha VAT) VAT toán

…Nhà cung cấp nguyên liệu th …Nhà cung cấp nguyên liệu th

Bảng 7: Bảng tổng hợp nhập nguyên liệu

Tháng 10 năm 2003 Đơn vị: Công ty Thái Dơng.

Vùng Cấp Kiện Thực cân Nhập kho Tiền HĐ cha VAT VAT Tiền thanh toán

Bảng tổng hợp nguyên liệu nhập

Tháng 10 năm 2003 Của tất cả các đơn vị.

Vùng Cấp Kiện Thực cân

Chi phí khác ở nhà máy Tổng tiền ACB B2 242 12.089,2 -9,7 12.079,5 214.602.012 10.730.101 642.408 225.974.520 ACB B3 1117 55.680,3 -65,8 55.614,6 872.407.692 43.620.385 2.957.666 918.985.743 ACB B4 313 15.252,1 -39,6 15.136,3 175.467.745 8.773.387 804.972 185.046.104

Ghi chú: ký hiệu # là tổng con đối với một loại nguyên liệu

Bảng chi tiết xuất nguyên liệu

Tháng 10 năm 2003 Sè chứng tõ

Ngày ĐTX Vùng Cấp Kiện Thực cân Xuất kho Đơn giá Trị giá xuất

Ghi chú: ĐTX - Đối tợng xuất A là xuất nguyên liệu cho phân xởng Sợi (phân xởng Sợi đợc ký hiệu trên sổ sách là A)

Bảng nguyên liệu nhập- xuất- tồn kho csc

Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ

Kiện Thực cân Thủy phÇn

Tồn Đơn giá Thành tiền Kiện Thực cân Thủy phÇn

Thùc nhËp Đơn giá Thành tiền

…Nhà cung cấp nguyên liệu th …Nhà cung cấp nguyên liệu th …Nhà cung cấp nguyên liệu th

Ghi chú: ký hiệu # là tổng con đối với một loại nguyên liệu

Trần Thị Thanh Hải Lớp: Kế toán 1 K32

Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

…Nhà cung cấp nguyên liệu th …Nhà cung cấp nguyên liệu th …Nhà cung cấp nguyên liệu th

Bảng 12: Bảng phát sinh chi tiết TK 331 (tháng 1 0năm 2003) Đơn vị: Nhà máy in và VHP Phúc Yên

2 Phát sinh trong kỳ: a) Mua hàng (ghi có TK 331, nợ các TK liên quan)

Tên vật t TK Số lợng Thành tiền Số hợp đồng

Ngày Số lợng Thành tiền

07Z 02102 Nhãn Đ.B đầu lọc bao mềm

08Z 02101 Tót §.B 70 1522 122.400 13.341.474 3151 03/10 122.400 13.341.474 08Z 02102 Tút Đ.B cứng bao mÒm

Trần Thị Thanh Hải L ớp: Kế toán 1 K32 b) Thanh toán (ghi nợ TK 331, ghi có TK liên quan)

Số hóa đơn Số phiếu chi Ngày TK Số tiền thanh toán

* Bảng phát sinh chi tiết theo TK

Có TK 331 Nợ Nợ TK 331 Có

1522 Cộng có TK 331 1121 Cộng Nợ TK 331

Vật t Vật t nhập trong tháng Lũy kế

Nhóm Mã vật t Tên vật t Số lợng Đơn giá Thành tiền Số lợng Đơn giá Thành tiền

01 07Z 02102 Nhãn Đ.B đầu lọc bao mÒm

Tên đơn vị Số hợp đồng

SDĐK Phát sinh trong kỳ SDCK

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

2 102 Công ty In NN và CNTP

3 103 XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá

4 115 Nhà máy thuốc lá BSơn

Tháng 10 năm 2003 Ghi cã TK 1523

Số CT Ngày Nhóm Mã vật t Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền TK nợ

Định dạng
Số trang	76
Dung lượng	108,55 KB