Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng. Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường. Nhà đàm phán giỏi là người nắm được các kỹ năng cần thiết trong quá trình đàm phán. Vì vậy em chọn đề bài số 05: “Phân tích các kỹ năng đàm phán hợp đồng trong hoạt động thương mại. Theo anh chị kỹ năng nào là quan trọng nhất? Tại sao?” để hoàn thành bài tập học kỳ của mình.
MỤC LỤC MỞ ĐẦU: NỘI DUNG: KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN, KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI I Khái niệm đàm phán hoạt động thương mại Khái niệm kỹ đàm phán hoạt động thương mại KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI II Giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng hoạt động thương mại 1.1 Kỹ xác định mục tiêu đàm phán 1.2 Kỹ xác định cấu giao dịch thỏa thuận thương mại bên 1.3 Kỹ xác định vấn đề pháp lý liên quan đến giao dịch, rủi ro giải pháp 1.4 Kỹ tìm kiếm, nắm bắt thơng tin phân tích u cầu đối tác, thông tin đối tác 1.5 Kỹ lập bảng câu hỏi phương án thay để xử lý nhanh nhạy diễn biến đàm phán 1.6 Kỹ xây dựng chiến thuật đàm phán 1.7 Kỹ tra cứu sử dụng văn pháp luật 1.8 Kỹ tổ chức, chuẩn bị nhân đoàn đàm phán Giai đoạn tiến hành đàm phán 2.1 Kỹ tạo khơng khí thân thiện niềm tin trước đàm phán 2.2 Kỹ tâm lý giai đoạn đàm phán hợp đồng 2.3 Kỹ thăm dò đối tác thay đổi kế hoạch cần 2.4 Kỹ đưa đề nghị lắng nghe đối tác 2.5 Kỹ nhận đưa nhượng bộ, phá vỡ bế tắc 2.6 Kỹ giao tiếp sử dụng ngôn ngữ Kỹ quan trọng đàm phán hợp đồng hoạt thương mại KẾT LUẬN: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: MỞ ĐẦU: Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm thỏa thuận ta bên có quyền lợi chia sẻ có quyền lợi đối kháng Trong kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường Nhà đàm phán giỏi người nắm kỹ cần thiết trình đàm phán Vì em chọn đề số 05: “Phân tích kỹ đàm phán hợp đồng hoạt động thương mại Theo anh chị kỹ quan trọng nhất? Tại sao?” để hoàn thành tập học kỳ NỘI DUNG: KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN, KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI Khái niệm đàm phán hoạt động thương mại Đàm phán hợp đồng thương mại q trình bao gồm cơng việc chuẩn bị thương lượng chủ thể chủ yếu thương nhân với nhau, nhằm đưa định chung tinh thần hợp tác có lợi ích kinh tế phù hợp với mục tiêu bên chủ thể giao kết hợp đồng Khái niệm kỹ đàm phán hoạt động thương mại Kỹ tích lũy tri thức, tổng hợp thao tác thực hành kinh nghiệm để đạt mục đích đề có hiệu thực tiễn Kỹ đàm phán yếu tố cho phép hai nhiều bên đạt thỏa hiệp Đây thường kỹ mềm bao gồm khả giao tiếp, thuyết phục, lập kế hoạch, chiến lược hợp tác Hiểu kỹ bước để trở thành nhà đàm phán hiệu II KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI Giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng hoạt động thương mại 1.1 Kỹ xác định mục tiêu đàm phán Một nguyên nhân đàm phán thất bại xác định sai mục tiêu đặt mục tiêu không khả thi Do cần xác định mục tiêu đàm phán gì, tiếp đến xếp mục tiêu đàm phán theo thứ tự quan trọng (mục tiêu cao nhất, mục tiêu thấp cần đạt ), xác định mục tiêu ngắn hạn mục tiêu dài hạn Xác định mục tiêu phải đáp ứng đầy đủ năm tiêu chí SMART: cụ thể, đo lường được, hấp dẫn, thực tế, ràng buộc thời gian Người đàm phán cần biết cần đàm phán để chuẩn bị lý lẽ tranh luận phù hợp nhằm đạt mục đích 1.2 Kỹ xác định cấu giao dịch thỏa thuận thương mại bên I Trước tham gia đàm phán, người đàm phán cần đảm bảo hiểu cấu giao dịch thỏa thuận bên liên quan đến giao dịch Người đàm phán cần lưu ý thỏa thuận thương mại pháp lý liên quan đến quyền lợi rủi ro mà bên gặp phải, đặc biệt quyền lợi phía bên Nếu việc đàm phán diễn sau hợp đồng soạn thảo phía đối tác, người đàm phán cần phải nắm rõ điều khoản hợp đồng có ý nghĩa quan trọng quyền lợi của doanh nghiệp Người đàm phán cần biết nắm rõ thông tin để chuẩn bị tham gia đàm phán điều khoản hay phía đối tác đưa Ví dụ, giao dịch mua bán cổ phần, luật sư cần hiểu thỏa thuận thương mại bên đối tượng mua bán (như số lượng loại cổ phần), giá (như tiền hay vật), thủ tục toán (như tốn lần hay nhiều lần, có đặt cọc hay khơng) lợi ích kinh tế (như quyền nhận cổ tức) phi kinh tế (như quyền biểu quyết) mà bên mong muốn đạt sau giao dịch mua bán hoàn tất 1.3 Kỹ xác định vấn đề pháp lý liên quan đến giao dịch, rủi ro giải pháp Khi đàm phán, bên trao đổi vấn đề pháp lý phát sinh từ mong muốn mặt thương mại bên cách thức giải vấn đề theo hướng có lợi cho phía Các vấn đề pháp lý liên quan đến tính hợp pháp giao dịch, chấp thuận cần thiết từ quan nhà nước, chấp thuận cần thiết từ nội bên bên thứ ba, khả thi hành điều khoản cụ thể hợp đồng, v.v Người đàm phán cần hiểu rõ vấn đề pháp lý phát sinh từ giao dịch để đề xuất thỏa thuận điều khoản có lợi cho doanh nghiệp Nếu xác định hết vấn đề pháp lý liên quan đến giao dịch rủi ro phía đối tác đưa thỏa thuận phục vụ cho lợi ích họ gây thiệt hại cho sau ký kết hợp đồng Trong trình đàm phán, bên đưa thỏa thuận có lợi cho từ thống giải pháp có tính cân Do vậy, khơng bỏ sót vấn đề pháp lý quan trọng tham gia đàm phán để bảo vệ quyền lợi tốt cho phía bên 1.4 Kỹ tìm kiếm, nắm bắt thơng tin phân tích u cầu đối tác, thơng tin đối tác Một điều quan trọng đàm phán cần biết rõ đối phương muốn đạt kết thơng qua đàm phán Người đàm phán cần biết phía đối tác cần để khai thác điểm yếu thành lợi đàm phán Những thơng tin cần tìm hiểu đối tác ngành nghề kinh doanh, trụ sở kinh doanh, đại diện theo pháp luật, đại diện theo ủy quyền, lực tài đối tác, điều lệ doanh nghiệp Người đàm phán biết mục đích đàm phán đối tác thông qua thông tin khách hàng cung cấp đề xuất dự thảo hợp đồng mà đối tác luật sư đối tác đưa Phía đối tác trình bày rõ mục đích điều khoản nêu yêu cầu sửa đổi điều khoản Sau viêc quan trọng suy luận mục đích phía đối tác đưa đề xuất để xác định kỹ thuật đàm phán phù hợp Có nhiều cách thu thập thông tin: thông qua phương tiện thông tin đại chúng (ví dụ, website cơng ty, báo chí hay Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia), thông qua quan quản lý nhà nước, thông tin từ nhà cung cấp trung gian môi giới, kinh nghiệm bạn bè đồng nghiệp… Nếu đối tác có thuê luật sư đại diện người có chun mơn tham gia đàm phán, cần tìm hiểu thơng tin luật sư đối phương tổ chức hành nghề luật sư mà họ làm việc Mục đích việc tìm hiểu để dự đốn khả đàm phán phía đối tác dựa kinh nghiệm lĩnh vực hành nghề luật sư tổ chức hành nghề luật sư Nếu luật sư đối phương khơng có nhiều kinh nghiệm tư vấn lĩnh vực liên quan đến giao dịch, luật sư lựa chọn phong cách đàm phán cạnh tranh để buộc đối tác đồng ý với thỏa thuận đưa Bên cạnh thơng tin chung luật sư đối tác, luật nên tìm hiểu luật sư đối phương có điểm yếu có thói quen làm việc để chuẩn bị chiến lược đàm phán phù hợp Ví dụ, luật sư đối phương dễ nghe lời khách hàng khơng có kiến nên tập trung vào việc thuyết phục khách hàng phía đối phương để họ thuyết phục luật sư 1.5 Kỹ lập bảng câu hỏi phương án thay để xử lý nhanh nhạy diễn biến đàm phán Các câu hỏi câu trả lời bảng hỏi phải lập từ việc khảo sát, đánh giá, kiểm chứng thông tin đối tác viết tự đánh giá thuận lợi, khó khăn, điểm mạnh ,điểm yếu người đàm phán Bảng câu hỏi bao gồm câu hỏi để giải mục tiêu đàm phán câu trả lời cho đàm phán mình; liệu câu hỏi câu trả lời đối tác Xây dựng bảng hỏi giúp bên lập bảng hỏi chủ động xử lý diễn biến tình nhanh nhạy dù đàm phán tất câu hỏi câu trả lời đối tác diễn biến mà người đàm phán lập bảng hỏi Ngoài cần phải lập danh sách phương án thay đối tác không chấp nhận yêu cầu đưa 1.6 Kỹ xây dựng chiến thuật đàm phán Chiến thuật đàm phán phương pháp, cách thức để thực hóa kế hoạch thuộc chiến lược đàm phán Chiến thuật đàm phán hợp đồng thường phụ thuộc vào bối cảnh đàm phán cụ thể khơng có chiến thuật cho đàm phán, tất chiến thuật phải phù hợp với chiến lược đàm phán Một số chiến lược thuật thường sử dụng như: Nếu người bán đề nghị cao sau giảm từ từ; người mua đề nghị thấp sau tăng dần Khơng cường điệu sản phẩm Khi đạt thỏa thuận vấn đề nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác; giữ lời hứa; biết tạm dừng lúc; không nhượng cách vô điều kiện; nhượng từ từ ngày đối tác có cảm giác họ đạt thỏa thuận tốt; sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng; khơng gây áp lực; ghi chép tỉ mỉ… Kỹ tra cứu sử dụng văn pháp luật Chuẩn bị văn pháp luật phục vụ cho đàm phán hợp đồng thương mại, đồng thời phải kiểm tra tính hiệu lực văn nguyên tắc áp dụng pháp luật mối quan hệ luật chung luật riêng, nguyên tắc áp dụng pháp luật theo trật tự giá trị pháp lý, theo thời gian ban hành 1.8 Kỹ tổ chức, chuẩn bị nhân đoàn đàm phán Trong đàm phán hợp đồng thương mại, đoàn đàm phán cần hội tụ đủ chuyên gia ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà chun gia thương mại giữ vị trí quan trọng thường người trưởng đoàn đàm phán Nếu ba loại chuyên gia biết phối hợp ăn ý, nhịp nhàng tiền đề để đến ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi hiệu cao Người đàm phán phải phân cơng cơng việc, vị trí cho thành viên đồn đàm phán mình, xác định thành viên làm thành viên có quyền điều hành định đoàn đàm phán Ngoài việc chuẩn bị địa điểm không gian thời gian diễn buổi đàm phán hợp đồng nội dung cần lưu tâm Trang phục thành viên phải phù hợp, nghiêm chỉnh, thể cá tính quyền lực thiện cảm đối Đoàn đàm phán cần chuẩn bị tâm lý vững vàng, kiểm soát cảm xúc thân biết cách biểu tâm lý tốt Giai đoạn tiến hành đàm phán 2.1 Kỹ tạo khơng khí thân thiện niềm tin trước đàm phán Để đàm phán có kết tốt đẹp từ đầu bên đàm phán cần tạo bầu khơng khí tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác với Nên cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt với phía bên từ phút đầu gặp mặt Tùy đối tác mà trước bước vào đàm phán, dành thời gian nói vấn đề khơng liên quan đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: thời tiết, thể thao, phim ảnh, tin tức ngày,… giúp cho bên đàm phán cảm thấy gần gũi khơng khí buổi đàm phán trở nên ấm áp Cần lưu ý tránh động tác khơng hợp lễ nghi, câu nói khơng chỗ chúng làm cho đối tác thiện cảm ban đầu với bạn Người đàm phán cần tìm cách bày tỏ thành ý để tạo tin cậy đối tác Khi đàm phán với đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí họ việc làm cần thiết Cần ý làm đối tác tin cậy hành động khơng phải lời nói Nên thực việc hứa, đến thời gian giao ước có cần lần thất hứa tin cậy hai bên giảm bớt khó lịng mà lấy lại Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, cần nói cho họ biết Đối với việc mà khơng thể làm được, nên thành thật giải thích thêm để đối tác thơng cảm chấp nhận 2.2 Kỹ tâm lý giai đoạn đàm phán hợp đồng 1.7 Q trình đàm phán thơng thường kéo dài vịng nhiều tuần, nhiều tháng năm Người đàm phán cần chuẩn bị tâm lý để tham gia đàm phán khách hàng cách tự tin bình tĩnh Phong thái luật sư đóng vai trị quan trọng việc thuyết phục phía đối tác đồng ý với đề xuất luật sư đưa Người đàm phán khơng có lý lẽ tranh luận mạnh vấn đề, họ đạt thỏa thuận có lợi cho phong thái trình bày bình tĩnh, tự tin chuyên nghiệp Trong đàm phán, việc bình tĩnh thể lo lắng làm giảm sút mức độ tin tưởng phía đối tác với phần trình bày Người đàm phán cần có tâm lý vững vàng trước tình bất ngờ trước câu hỏi hóc búa đối tác 2.3 Kỹ thăm dò đối tác thay đổi kế hoạch cần Cần phải thăm dị lại xem đối tác có đáng tin cậy hay khơng, có tn thủ lời hứa hay khơng, họ có thành ý hợp tác đến mức Phải đánh giá kinh nghiệm thương lượng, tác phong đối tác, điểm mạnh, điểm yếu họ Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo vấn đề nhượng Muốn thực việc thăm dị có hiệu quả, bạn quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói họ sở thận trọng tế nhị Sau thăm dò đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích kỹ lưỡng thơng tin đó, xác hố nhận định ban đầu để thẩm tra lại vấn đề mà trước chưa rõ Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình để tranh thủ quyền chủ động thương lượng, bảo đảm lợi ích mình, mà lợi ích hai bên Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng Như vậy, rõ ràng hiểu biết lẫn sở để đàm phán thành công Nếu che giấu thơng tin đối phương e dè cung cấp thông tin họ Những câu hỏi vòng vo, gián tiếp khiến đối tác cảnh giác Vì việc chia sẻ phải để tạo tin cậy bên Lắng nghe ghi nhận nhu cầu đối tác thể tinh thần hợp tác Khơng trích đối tác thường xun tóm tắt lại thơng tin thu thập 2.4 Kỹ đưa đề nghị lắng nghe đối tác Đề nghị yếu tố quan trọng đàm phán Nếu bên có chuẩn bị kỹ việc bên đưa đề nghị trước không trọng mà cần ý thời điểm đưa đề nghị Sẽ trở nên dễ dàng cho hai bên việc trao đổi yêu sách đưa thời điểm, điều khoản yêu sách khả thi thể lợi ích cho hai bên khơng thiệt thòi cho bên Cần ý đưa yêu cầu cách hợp lý, trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có khoa học, đảm bảo đồn kết, trí nội đàm phán, ln nhớ tới lợi ích bản, khơng nên sử dụng cách nói yếu mềm đàm phán Trong giai đoạn đàm phán, điều quan trọng bạn phải gợi cho đối tác tình bày kiến họ, lắng nghe trước trả lời Để làm điều cần ý: Khơng ngắt lời đối tác việc ngắt lời khơng có lợi đàm phán, cắt ngang thơng tin có ích cho đàm phán; Kết thúc vấn đề câu hỏi trực tiếp; Chỉ nói điều cần thiết; Thường xuyên tóm lượt lại nói theo cách mình; Tránh bị lạc đề; Tránh xa lãng 2.5 Kỹ nhận đưa nhượng bộ, phá vỡ bế tắc Khi đàm phán vào giai đoạn vấn đề trở nên rõ ràng Lúc này, việc tránh để hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng điều quan trọng, đó, bên đối tác dễ biết bạn tìm phương án để hai bên có lợi hay bạn dùng thái độ cương để cố giữ vững lấy thượng phong Nếu lập trường hai bên hồn tồn trái ngược khơng nên tranh cãi Dùng phương pháp lùi trước tiến sau khiến cho bạn xoay chuyển cục diện tình hình Nhượng xem xét lại vị trước bạn đàm phán thay đổi cho thích hợp Trong đàm phán ln ln có nhượng bộ, nhiên bên cố gắng hạn chế tốt Nhượng có điều kiện kỹ thuật sử dụng để giải vấn đề đàm phán Trong thực tế đàm phán đơi rơi vào bế tắc- tình mà bên cảm thấy khơng thể nhượng nữa, đàm phán dừng lại có nguy tan vỡ Nếu rơi vào tình này, đơn phương phá vỡ bế tắc nhiều kỹ thuật khác tập trung vào phần lợi ích khơng tập trung vào lập trường, tạo phương án để đạt mục tiêu, đưa tiêu chuẩn khách quan, áp dụng thuật nhu đạo, thay người đàm phán, tập trung vào nhân vật chủ chốt, nắm lấy điểm yếu chủ chốt để côn, lợi dụng mâu thuẫn, búa lượm củi nhờ giúp đỡ bên thứ ba như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp phân xử Khi cần nhượng đối tác bạn đổi lấy phương án thay có giá trị ngang Có nghĩa nên lấy nhượng để đổi lấy nhượng không nên nhượng đơn phương Để đối tác nhìn nhận yêu cầu mình, bạn nên tuân thủ điểm sau đây: Giữ bầu khơng khí chan hịa, gạt bỏ cảm xúc tiêu cực; Cần ý lắng nghe ý kiến họ, không cướp lời, không vội vàng đưa ý kiến nhận xét; Cần hiểu thấu đáo ý kiến họ lời nói hành vi họ, hiểu động đích thực đằng sau lời nói hành vi đó; Tóm tắt lại ý kiến đối tác xem hiểu họ chưa tiếp tục thực bước 2.6 Kỹ giao tiếp sử dụng ngôn ngữ Khả sử dụng ngơn ngữ tốt: diễn đạt ý muốn nói để người đồn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng từ chuẩn xác, rõ ràng, trước sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau thành thạo ngoại ngữ thích hợp Kỹ giao tiếp tốt: (1) Kỹ lắng nghe: kỹ vơ quan trọng giúp cho có nhiều thơng tin Một nhà đàm phán giỏi thường nghe nhiều nói (2) Kỹ đặt câu hỏi: giúp làm rõ vấn đề (3) Kỹ diễn thuyết: truyền tải xác ý muốn nói (4) Kỹ giao dịch thư từ (5) Kỹ xã giao thông thường: chào hỏi, trao nhận danh thiếp, nhận điện thoại Kỹ quan trọng đàm phán hợp đồng hoạt thương mại Trong đàm phán, thương lượng, thơng thường, người có nhiều thơng tin xác người có nhiều lợi Như đề cập trên, đàm phán/thương lượng kiện mà trình Bắt đầu từ việc bên tìm hiểu, thăm dò lẫn tiếp cận để tiến hành đàm phán Có thực tế là, tâm lý mong muốn đạt lợi ích mức độ cao có thể, thơng thường bên đàm phán (cá nhân/tổ chức/ doanh nghiệp) cố tình giấu giếm ý định, ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu động thật Đấy lý trước bước vào đàm phán, bạn cần phải tìm hiểu thơng tin thật, thơng tin cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp mà bạn trở thành đối tác họ Nếu bạn khơng có thông tin, bạn bị rơi vào bị động chịu nhiều thua thiệt bàn đàm phán Thu thập nhiều thông tin sớm lợi bạn nhiều nhiêu bạn có nhiều thời gian để xử lý thơng tin, chủ động đối phó linh hoạt Càng biết nhiều thơng tin xác, bạn có hội đạt kết mong muốn, nâng lên lợi cạnh tranh cho trình đàm phán với khách hàng Sau thu thấp thơng tin xác cần thiết giúp cho dễ dàng nhận diện thực lực đối tác, điểm mạnh, điểm yếu đối tác; hội hay rủi ro xảy trình đàm phán, thực hợp đồng Khi đánh giá thực lực ta dự đoán thực lực đối tác, bạn đưa mục tiêu phương án đàm phán phù hợp Do kỹ tìm kiếm, nắm bắt thơng tin phân tích u cầu đối tác, thơng tin đối tác kỹ quan trọng cần thiết mà người đàm phán cần phải có để giúp đàm phán đạt kết tốt KẾT LUẬN: Để trở thành nhà đàm phán giỏi bên cạnh nắm kiến thức lý thuyết, người đám phán cần phải áp dụng kiến thức vào thực tế cần phải mạnh dạn trải nghiệm đàm phán thực tế Những kinh nghiệm, học mà thân tự đúc rút từ trải nghiệm thực tế giúp cho kỹ đàm phán ngày hoàn thiện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: Giáo trình Một số hợp đồng đặc thù hoạt động thương mại kỹ đàm phán, soạn thảo hợp đồng, Trường Đại học Luật Hà Nội, nxb.CAND, 2012 Luật thương mại 2005 “Kỹ đàm phán” , http://docs.4share.vn/ky-nang-mem/ky-nang-dam-phan.html “ Đàm phán kinh doanh thương mại”, http://www.doko.vn/luan-van/damphantrong-kinh-doanh-thuong-mai-lay-vi-du-dam-phan-voi-nguoi-nhat-97303