TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XD Quân đội
- Tên công ty: Công ty Xăng Dầu Quân Đội.
- Tên giao dịch quốc tế: MIL PETRO COMPANY.
Trụ sở giao dịch: 125 – Nguyễn Phong Sắc – Cầu Giấy – Hà Nội. Công ty khí tài xăng dầu 165 (tiền thân là xí nghiệp khí tài xăng dầu
165) được thành lập theo quyết định số 582/QĐ - QP ngày 6/8/1993 của BQP và quyết định đổi tên số 569/QĐ - QP ngày 22/4/1996 Khi mới thành lập trụ sở giao dịch của Công ty được đặt tại thị trấn Bần - Huyện Mỹ Văn
- Tỉnh Hải Hưng Tháng 4/1997, Công ty khí tài xăng dầu 165 đã chuyển trụ sở về 259 - Đường Giải Phóng - Phương Mai - Quận Đống Đa - Hà nội.
Tháng 5/1999, Công ty khí tài xăng dầu 165 đổi tên thành Công ty xăng dầu Quân đội theo quyết định số 645/1999/QĐ - QP ngày 12/5/1999 của Bộ quốc phòng.
Tháng 3/2005 nhà điều hành công ty đã được đưa vào sử dụng tại số
125 Đường Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội
Công ty xăng dầu Quân đội là một doanh nghiệp công ích nhà nước, một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, sản xuất kinh doanh theo pháp luật, có tài khoản riêng tại Ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội và Ngân hàng Ngoại thương Việt nam Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được phép phân cấp quản lý cán bộ và áp dụng các hình thức kế toán tài chính theo chế độ chính sách hiện hành.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xăng dầu Quân đội
Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập và với chức năng đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên phải thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế nhằm sử dụng hợp lý các nguồn lực, lao động, vật tư, tài sản nhằm phục vụ mục đích đảm bảo hiệu quả kinh tế cao, đồng thời khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, tạo ra nguồn đảm bảo tự trang trải về tài chính để việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho phát triển kinh tế, đảm bảo cho Quốc phòng và an ninh Quốc gia.
Công ty xăng dầu Quân đội hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, sửa chữa, nhập khẩu trực tiếp xăng dầu và khí tài xăng dầu, cụ thể là:
- Xuất nhập khẩu trực tiếp xăng, dầu, mỡ phục vụ Quốc phòng và kinh tế.
- Xuất nhập khẩu khí tài xăng dầu (máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng vật tư ngành xăng dầu).
- Sản xuất, sửa chữa các sản phẩm của ngành xăng dầu, xây lắp các kho bể chứa xăng dầu (kết cấu thép), sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí.
- Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu, trạm cấp phát, cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống công nghệ hoàn chỉnh.
- Sản xuất sản phẩm công nghiệp chuyên ngành giao thông vận tải. Hiện nay Công ty xăng dầu Quân đội tập trung sản xuất kinh doanh vào ba lĩnh vực sau:
+ Xây dựng hoàn chỉnh các công trình xăng dầu trong và ngoài quân đội.
+ Bảo đảm xăng dầu cho quân đội và kinh doanh xăng dầu, mỡ
+ Sản xuất bồn bể chứa nhiên liệu, van bơm, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt xe xi téc chở xăng dầu Đây là mặt hàng truyền thống Công ty cung cấp hầu hết các nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu Quân đội.
Thị trường kinh doanh của Công ty được phân chia thành2 nhóm cơ bản:
Sản phẩm Quốc phòng: Đây là nhóm sản phẩm Công ty có nhiệm vụ nhập về, sản xuất rồi cung ứng cho toàn quân Các sản phẩm này được nhập dựa vào các chỉ tiêu do Bộ Quốc phòng và Tổng cục Hậu cần đưa ra, bao gồm:
- Tổng nguồn khí tài: Là những vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng này thường được Công ty mua về trong nước hoặc nhập khẩu.
- Xăng dầu: Là nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng này Công ty nhập toàn bộ rồi phân phối cho toàn quân theo chỉ tiêu đã định.
- Sản xuất tại xưởng (các trang thiết bị cho ngành xăng dầu) là mặt hàng truyền thống của Công ty Tiến hành mua các nguyên liệu sắt thép, dây dẫn, vòi trục, và cấu thành lên các sản phẩm cho ngành xăng dầu Các nguyên vật liệu này là những đầu vào của quá trình sản xuất.
- Xây dựng kho bể, trạm xăng dầu: Là hoạt động xây dựng lắp ghép công trình như các kho xăng dầu của Bộ tư lệnh Thiết giáp, Học việnChính trị theo kế hoạch cấp trên, Công ty nhập các cột tra, van các loại,các sản phẩm bể chứa được sản xuất tại xưởng tất cả phục cụ cho công tác xây dựng kho bể, trạm xăng.
Nhóm các sản phẩm cho Quốc phòng của Công ty được cấp vốn ngân sách để tự tìm nguồn hàng hoặc là Công ty nhận các sản phẩm này từ trên bộ cấp rò từ đó Công ty cung ứng theo kế hoạch.
Sản phẩm kinh tế: Cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây dựng trạm xăng dầu, kho bể Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc phòng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Công ty có kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ máy quản lý của Công ty xăng dầu Quân đội được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng, người đứng đầu Công ty là Giám đốc, giúp việc tham mưu cho Giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc chính trị Tiếp đến là các bộ phận phòng ban chức năng:
- Phòng kế hoạch tổng hợp.
- Phòng kế toán tài chính.
- Phòng hành chính hậu cần.
P.giám đốc chính trị P giám đốc kỹ thuật
Phòng kỹ thuật Phòng chính trị
Phòng hành chính quản trị
Các trạm xăng dầu các cửa hàng
Các tiểu đội vận tải
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Xăng Dầu Quân Đội a Bộ máy quản lý cơ quan Công ty: Gồm 44 người.
Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Công ty,chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc phòng về mọi hoạt động của Công ty.Trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, qui mô đầu tư, đó là:
- Phó giám đốc kinh doanh.
- Phó giám đốc kỹ thuật.
- Phó giám đốc chính trị, bí thư Đảng uỷ. b Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
* Phòng kế hoạch tổng hợp:
- Là cơ quan tham mưu, kế hoạch của Công ty giúp cho Công ty về các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho người lao động.
- Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp toàn Công ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn Lập kế hoạch chi tiết bổ xung, bố trí nhân lực cho từng đơn vị chức năng.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
- Tham mưu giúp giám đốc Công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu.Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, tìm hiểu giá cả Xăng dầu trong từng thời điểm
- Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho toàn công ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị trường vận tải xăng dầu.
* Phòng kỹ thuật nghiệp vụ:
-Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt công tác nghiên cứu , quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới, quản lý, sửa chữa máy móc thiệt bị, phương tiện vận tải
- Lập các kế hoạch nghiên cứu kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch đầu tư chiều sâu, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới dài hạn hàng năm của công ty.
* Phòng tài chính kế toán
- Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty.
- Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động SXKD của công ty.
- Tổ chức theo dõi công tác hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm. Tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên vàcó nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
* Phòng hành chính quản trị:
- Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên toàn Công ty Văn thư đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu đúng qui định.
- Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước và Quân đội Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tư tưởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty c Chức năng nhiệm vụ các Xí nghiệp thành viên:
- Một Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 4 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật,Tài chính kế toán, Hành chính quản trị) và 2 phân xưởng (phân xưởng cơ khí và phân xưởng gò hàn) Xí nghiệp 651 có nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa,lắp đặt các công việc về cơ khí cũng như chuyên ngành xăng dầu.
* Xí nghiệp xây dựng công trình 652:
Tình hình tài chính của Công ty
Công ty xăng dầu Quân đội là 1 doanh nghiệp vừa thực hiện nhiệm vụ đảm bảo xăng dầu cho Tổng cục hậu cần, cung ứng xăng dầu cho các đơn vị thành phần kinh tế, vừa thực hiện chức năng xăng dầu thương mại,vừa tiến hành hoạt động sản xuất, xây lắp.
Xu hướng phát triển của công ty trong những năm tới
Công ty Xăng dầu Quân đội có thị trường kinh doanh khá rộng rãi, sản phẩm kinh doanh đa dạng, công ty luôn muốn mở rộng kinh doanh và đầu tư vào các lĩnh vực có sẵn Trong những năm tới công ty sẽ mở rộng kinh doanh vào nhóm sản phẩm kinh tế, một mặt phục vụ nhu cầu ngày càng gia tăng của thị trường mặt khác cũng vừa gia tăng doanh thu cho công ty.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Quân đội
2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các XN phụ thuộc, tại tỉnh, thành phố khác nhau nên Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Các xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, công tác hạch toán kế toán của các xí nghiệp là hạch toán báo sổ Các xí nghiệp này có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận các chứng từ thông qua các thông tri, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của từng XN đó Cuối tháng các XN này sẽ lập báo cáo nộp về Phòng kế toán của Công ty.
Phòng kế toán của Công ty thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh có tính chất chung toàn Công ty, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty.
* Phòng kế toán gồm 11 người:
- Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của Công ty và giao kế hoạch tài chính cho các xí nghiệp trực thuộc.
-Trợ lý : có nhiệm vụ trực tiếp giúp trưởng phòng kiểm tra, giám sát, lập kế hoạch các công tác tài chính của Công ty
- Kế toán ngân hàng: theo dõi các khoản thu chi của Công ty phát sinh thông qua ngân hàng
Kế toán Ngân hàng Kế toán
- Kế toán tiền mặt và tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi về tiền mặt cũng như tính toán phân chia lương, thưởng và các khoản thu nhập khác, trích và trả BHYT, BHXH cho cán bộ CNV toàn Công ty.
- Kế toán tổng hợp: phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, quỹ, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, lập bảng tổng kết tài sản giúp kế toán trưởng hạch toán kinh tế nội bộ, phân tích tình hình kế toán Công ty, tổ chức bảo quản lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán.
- Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng của công ty XDQĐ bao gồm
4 người có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng, theo dõi chi tiết việc tiêu thụ hàng hoá cũng như tình hình thanh toán đến từng khách hàng và từng mặt hàng cụ thể.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội
2.1.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
-Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ.
- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội vận dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hoá.
- Sổ chi tiết theo dõi TSCĐ.
- Sổ chi tiết theo dõi công nợ với người mua, người bán.
2.1.3 ứ ng dụng tin học vào kế toán tại công ty
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA Accounting của công ty phần mềm kế toán ASIA- Là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán Đây là phần mềm do công ty đặt hàng và mới được xây dựng và đưa vào sử dụng từ năm 2004 nên thừa hưởng đầy đủ những gì mà môi trường Windows hỗ trợ Được thiết kế cho hệ thống đa người dùng và có tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên ASIA SOFT được thiết kế theo hệ thống mở cho phép người sử dụng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều kiện đặc thù của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán phong phú, đa dạng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ thuộc phần hành nào thì được phản ánh vào phần hành đó và được bảo quản, lưu trữ Máy tính sẽ tự động xử lý thông tin và lên các loại sổ sách như các sổ chi chi tiết, sổ cái… Cuối kỳ máy tính sẽ lập các bảng biểu kế toán và các báo cáo tài chính Trình tự ghi sổ trên máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ sau:
Các chứng từ gốcXử lý chứng từ Nhập dữ liệu:
+ Chứng từ đã được xử lý + Bút toán kết chuyển, điều chỉnh + Các tiêu thức phân bổ
+ Lên sổ +Lập:bảng biểu, BCTC
In các thông tin theo yêu cầu
Việc áp dụng phần mềm kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt những phần việc đơn giản.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên các đối tượng liên quan như các loại hàng hoá, các khách hàng của công ty, các loại chứng từ, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hoá, khai báo một cách khoa học, rõ ràng Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán, và trong quá trình kinh doanh các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty.
Do hàng hoá của công ty là xăng dầu các loại nên phải được quản lý riêng từng loại Mỗi loại sẽ được mã hoá bằng kí hiệu riêng Mỗi hàng hoá được phân biệt bằng một dãy số 3 chữ số bắt đầu từ số 001 Cụ thể:
- Xăng A90 được mã hoá là 003.
- Xăng A92 được mã hoá là 002.
- Dầu DO được mã hoá là 001.
Danh mục tài khoản: Công ty xăng dầu Quân đội là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau: kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu; sản xuất cơ khí; kinh doanh vận tải; xây dựng.
Nên hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng tại Công ty rất rộng, Công ty đã sử dụng những tài khoản theo quy định Ngoài ra do đặc thù hàng hoá kinh doanh là xăng dầu các loại nên công ty có mở thêm các tài khoản chi tiết nhằm phù hợp với đặc điểm của công ty Việc xây dựng danh mục tài khoản được thực hiện ngay khi cài đặt phần mềm kế toán và do người lập trình thực hiện Việc mở rộng thêm danh mục tài khoản có thể thực hiện ngay trong khi đang làm việc trên một phần hành nào đó, hoặc chỉ đơn thuần thực hiên mở thêm tài khoản Từ màn hình Tổng hợp xuất hiện “danh mục và tham số” chọn “Danh mục tài khoản” sẽ hiện ra màn hình giao diện Danh mục tài khoản, muốn mở thêm một tài khoản cấp 1, ta để chuột và một tài khoản cấp một nào đó đã có sẵn rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I và nhập mã số tài khoản, tên tài khoản Muốn mở chi tiết cho một tài khoản cấp 1, cấp 2 thì để vệt sáng ở tài dòng tài khoản đó và nhấn tổ hợp phím Ctrl+I rồi nhập mã số và tên tài khoản.
Danh mục khách hàng: Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty có quan hệ với rất nhiều khách hàng gồm khách hàng mua trực tiếp, khách hàng đại lý, tổng đại lý và nhóm khách hàng là các trạm xăng dầu trực thuộc.
Việc xây dựng danh mục khách hàng ban đầu bắt đầu từ màn hình
Hệ thống chọn mục Bán hàng, khi đó xuất hiện một dãy Danh mục và tham số, chọn danh mục khách hàng để mở danh mục khách hàng, tại giao diện danh mục khách hàng ta nhập các thông tin về khách hàng.
Mã khách hàng sẽ mở chi tiết đến 7 chữ số (Ví dụ: khách hàng là Công ty TNHH Dầu Nhờn Vĩnh Đạt được mã hoá là : 1310178)
Tìm hiểu chi tiết về các phần hành kế toán chủ yếu của công ty Xăng dầu quân đội
2.2.1 Kế toán bán hàng thu tiền
2.2.1.1 Các phương thức bán hàng của công ty: Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty trong tình hình mới, góp phần đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, công ty XDQĐ đã áp dụng các hình thức bán hàng và tinh toán linh hoạt đơn giản, phù hợp Hiện nay công ty đang thực hiện có hiệu quả 3 cách bán hàng chủ yếu là:
- Bán trực tiếp qua kho.
- Bán hàng thông qua các trạm xăng dầu trực thuộc của công ty.
- Bán hàng thông qua hệ thống đại lý, tổng đại lý.
Với hai hình hình thức thanh toán :
- Bán hàng thu tiền ngay.
- Bán hàng thu tiền chậm. a Bán trực tiếp qua kho Đối với phương thức này khách hàng sẽ báo về phòng kinh doanh của công ty để kí hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất và công ty tiến hành xuất kho giao trực tiếp cho người mua căn cứ vào hợp đồng đã kí kết Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT được lập tại công ty Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.Nếu khách hàng có nhu cầu thuê phương tiện vận tải của công ty chi phí vận chuyển sẽ được quy định rõ trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng từ trước. b Bán hàng thông qua hệ thống đại lý, tổng đại lý
Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồngđã ký kết, công ty sẽ xuất hàng từ kho chuyển đến các đại lí của mình.Phương thức bán hàng này được thực hiện theo hình thức mua đứt bán đoạn Hàng hoá được vận chuyển từ các kho của công ty đến địa điểm đại lý nhận hàng thông qua các phiếu xuất kho do phòng kinh doanh lập và gửi đến phòng kế toán, dựa vào phiếu xuất kho kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT Công ty thường sử dụng phuơng tiện vận tải tự có để chuyển hàng cho các đại lý nhưng có trường hợp công ty phải thuê ngoài Chi phí vận chuyển được quy định trước trong hợp đồng Số lượng hàng thực nhập chính là căn cứ tính doanh thu bán hàng qua đại lý Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho đại lí, 1 liên lưu ở sổ gốc và 1 liên dùng để hạch toán.
Phòng kinh doanh của công ty có một sổ theo dõi tình hình các tổng đại lý, đại lý từng thời kì Mức giá mà các tổng đại lý, đại lý muốn bán là do công ty quy định Đại lý, tổng đại lí sẽ được hưởng những quyền lợi về mức chiết khấu nhiều hay ít tuỳ vào từng điều kiện cụ thể như vận chuyển xa hay gần, hàng mua là xăng hay dầu,… nhằm mục đích khuyến khích đại lý tiêu thụ hàng hoá.
Do bán qua đại lý được thực hiện trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã kí kết và việc bán hàng thông qua hệ thống đại lý được coi như là đại lý đã chấp nhận thanh toán về số hàng đã được ghi trong hợp đồng, do đó mà kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, hoá đơn GTGT sẽ phản ánh luôn khoản phải thu với đại lý và ghi nhận luôn doanh thu bán hàng.Vì vậy khi xuất hàng bán cho đại lý, kế toán bán hàng không sử dụng TK157- Hàng gửi đi bán mà hạch toán thẳng vào TK131- Phải thu của khách hàng. c.Bán hàng thông qua các trạm xăng dầu trực thuộc của công ty Để đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, công ty XDQĐ còn tiến hành xây dựng hệ thống bán hàng thông qua các trạm xăng dầu của công ty Các trạm này vừa đảm nhiệm vai trò bán buôn( đối với các trạm lớn) vừa tiến hành bán lẻ cho khách hàng theo giá do nhà nước quy định Các trạm cũng được hưởng quyền lợi chiết khấu như các đại lý, tổng đại lý.
Khi khách hàng nhận được kế hoạch bán hàng của công ty, nếu khách hàng chấp nhận thanh toán thì họ có thể nộp tiền mặt tại phòng kế toán hoặc thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng gửi fax đến công ty, kế toán tiền mặt viết phiếu thu Khi giai đoạn trên được hoàn tất, căn cứ vào các điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng kinh doanh, phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho Kế toán tiêu thụ lập hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, tiền hàng, tiền thuế, phí XD và tổng số tiền thanh toán của hàng xuất kho Kế toán lưu lại một liên, còn một liên khách hàng đưa đến kho để làm thủ tục nhập hàng, một liên lưu ở phòng kinh doanh Lúc này sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng, giữ lại một liên để ghi sổ kho Đồng thời thủ kho lập biên bản giao nhận hàng hoá Sau đó nếu khách hàng có nhu cầu công ty sẽ vận chuyển hàng đến cho khách hàng, khách hàng giữ một liên (Liên đỏ) Khách hàng ký nhận vào liên còn lại và gửi liên 3 cùng sổ kê khai thuế GTGT được khấu trừ lại cho thủ kho, thủ kho chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Công ty XDQD quản lý hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhập - Xuất – Tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho vào sổ kế toán theo dõi về số lượng rồi chuyển chứng từ lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán mua hàng vào phiếu nhập hàng hoá, còn kế toán bán hàng vào hoá đơn xuất hàng hoá trên máy và tiến hành định khoản, máy sẽ tự động vào các sổ liên quan như: sổ chi tiết tài khoản, bảng kê thuế GTGT,….
Hàng hoá của công ty mua về nhập kho hay xuất bán đều được ghi chép, phản ánh trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch toán theo phương pháp bình quân gia quyền Giá bán hàng hoá của công ty do nhà nước quy định.
Việc quản lý hàng hoá ở công ty được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Để đảm bảo yêu cầu quản lý, định kỳ hàng tháng phòng kinh doanh phải kiểm tra hàng hoá trong kho Thủ kho hoặc một nhân viên được phân công theo dõi nhiệt độ, độ ẩm không khí trong kho Nếu thấy có những hiện tượng bất thường xảy ra không đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật, thủ kho phải kịp thời báo với phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật ở công ty để tìm biện pháp xử lý Hàng tháng công ty tiến hành lập báo cáo Nhập, Xuất, Tồn hàng hoá Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hoá, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK1561, sổ chi tiết TK1562 Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK1561 kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lên báo cáo bán hàng và lập sổ cái TK1561 và sổ cái TK1562.
2.2.1.4 Kế toán giá vốn hàng bán.
Kế toán giá vốn hàng bán sử dụng các tài khoản sau:
TK1561-Xăng dầu nhập khẩu.
TK1562- Xăng dầu kinh doanh.
TK1563- Xăng dầu đổi hạt.
+ TK632- Giá vốn hàng bán.
TK6321- Giá vốn xăng dầu kinh tế.
TK63211- Giá vốn xăng dầu nhập khẩu.
TK63212- Giá vốn xăng dầu kinh doanh.
TK63213- Giá vốn xăng dầu đổi hạt.
* Xác định trị giá vốn hàng xuất bán.
Công ty XDQĐ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng hoá của công ty bao gồm xăng dầu các loại được nhập từ hai nguồn: trong nước và nước ngoài Khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho Điều đó có nghĩa là kế toán gộp cả giá mua và chi phí mua của hàng nhập kho, như vậy chi phí mua phát sinh trong quá trình mua hàng công ty không hạch toán riêng mà để đến cuối tháng tiến hành phân bổ cho hàng bán ra. Để xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho, kế toán sử dụng phương pháp bình quân gia quyền.
Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho của công ty chủ yếu là chi phí vận chuyển Chi phí này hàng tháng được trích trước dựa vào kế hoạch bán hàng hàng ngày, hàng tháng do công ty lập Chi phí này phụ thuộc vào lượng hàng kế hoạch bán ra và đơn giá vận chuyển đã quy định trong hợp đồng với khách hàng.
Khi có các nghiệp vụ phát sinh kế toán tiêu thụ chỉ nhập các số liệu cần thiết còn số liệu về giá vốn đến cuối quý sau khi tính được giá thành hàng hoá nhập kho thì kế toán tiêu thụ sẽ vào giao diện tính giá trung bình trên máy để máy tự động tính giá vốn Hiện nay ở công ty việc xác định giá vốn của từng loại thành phẩm xuất bán được xác định theo công thức tính đơn giá bình gia quyền đã được cài đặt sẵn trong phần mềm ASIA SOFT. Sau khi thực hiện xong thì giá vốn sẽ được máy tự động kết chuyển vào hoá đơn bán hàng trong máy đã nhập mà chưa có giá vốn và các sổ liên quan.
Kế toán theo dõi giá vốn của hàng bán trên sổ chi tiết TK6321 và lên các sổ cái TK6321.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.4.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng.
Doanh thu bán hàng ở các doanh nghiệp khác nhau thì được sử dụng khác nhau Để phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng những tài khoản chủ yếu sau:
+ TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
TK5111- Doanh thu xăng dầu.
TK51111- Doanh thu xăng dầu nhập khẩu
TK51112- Doanh thu xăng dầu kinh doanh
TK51113- Doanh thu xăng dầu đổi hạt.
TK5112- Doanh thu sản xuất cơ khí
TK5113- Doanh thu xây dựng công trình
TK5114- Doanh thu bán lẻ xăng dầu
TK5115- Doanh thu vận chuyển xăng dầu
TK5116- Doanh thu kinh doanh khí tài.
+ TK512- Doanh thu nội bộ
TK5121- Doanh thu xăng dầu nội bộ
TK51211- Doanh thu xăng dầu nhập khẩu.
TK52112- Doanh thu xăng dầu kinh doanh.
TK52113- Doanh thu xăng dầu nội hạt.
TK5122- Doanh thu bán sản phẩm nội bộ
TK5123- Doanh thu dịch vụ nội bộ.
+ TK131- Phải thu của khách hàng.
+ TK33311- Thuế GTGT đầu ra
+ TK531- Hàng bán bị trả lại.
Mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm xăng dầu các loại trong đó Xăng chịu thuế NK là 5%, cả hai mặt hàng xăng và dầu đều chịu mức thuế suất GTGT 10% Khi bán xăng công ty phải nộp thuế GTGT với mức thuế suất 10%.
Doanh thu bán hàng là toàn bộ trị giá hàng bán trong kỳ mà không bao gồm thuế GTGT.
Quá trình lập các báo cáo tài chính tại công ty xăng dầu quân đội
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp Báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính doanh nghiệp cho những người quan tâm như các nhà đầu tư, các cổ đông, nhà quản lý, các cơ quan nhà nước, Báo cáo tài chính là hệ thống được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Báo cáo tài chính có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý doanh nghiệp cũng như đối với các bên có liên quan:
Báo cáo tài chính là những báo cáo được trình bày tổng quát về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu, công nợ, nguồn hình thành tài sản, tình hình tài chính cũng như kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp.
Những thông tin kể trên tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động nguồn vốn vào sản xuất của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính cung cấp các chỉ tiêu, các số liệu đáng tin cậy cho việc phân tích, nghiên cứu, tính toán các chỉ tiêu, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hay đầu tư vào doanh nghiệp của chủ sở hữu hay các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Là căn cứ quan trọng để xây dựng các kế hoạch kinh tế – kĩ thuật,tài chính của doanh nghiệp, là những căn cứ khoa học để đề ra các biện pháp tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc lập và trình bày báo cáo tài chính: Khi lập và trình bày báo cáo tài chính cần tuân thủ các nguyên tắc sau.
Nguyên tắc “Hoạt động liên tục”: Nguyên tắc này cho biết doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, trừ khi doanh nghiệp có ý định cũng như buộc phải hoạt động, hoặc phải thu hẹp đáng kể qui mô hoạt động của mình.
Nguyên tắc “Cơ sở kế toán dồn tích”: Nguyên tắc này đòi hỏi các báo cáo tài chính phải được lập theo cơ sở kế toán dồn tích, ngoại trừ các thông tin liên quan đến các luồng tiền, có nghĩa là các giao dịch và sự kiện được ghi nhận vào thời điểm phát sinh không căn cứ vào thời điểm thực thu, thực chi tiền và được ghi nhận vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của các kì kế toán liên quan.
Nguyên tắc “Nhất quán”: Nguyên tắc nhất quán yêu cầu việc trình bày và phân loại các khoản mục trong báo cáo tài chính phải nhất quán từ niên độ này sang niên độ khác, trừ khi có sự thay đổi đáng kể về bản chất các hoạt động của doanh nghiệp hoặc khi xem xét lại việc trình bày báo cáo tài chính cho thấy rằng cần phải thay đổi để có thể trình bày một cách hợp lý hơn các giao dịch và các sự kiện, hoặc một chuẩn mực kế toán khác yêu cầu có sự thay đổi trong việc trình bày Nguyên tắc nhất quán cũng cho phép doanh nghiệp có thể trình bày báo cáo tài chính theo một cách khác khi mua sắm hoặc thanh lý lớn các tài sản, hoặc khi xem xét lại cách trình bày báo cáo tài chính Việc thay đổi cách trình bày báo có tài chính chỉ được thực hiện khi cấu trúc trình bày mới sẽ được duy trì lâu dài trong tương lai hoặc lợi ích của cách trình bày mới được xác định rõ ràng Khi có thay đổi thì doanh nghiệp phải phân loại các thông tin mang tính so sánh sao cho đảm bảo tính so sánh được của chỉ tiêu và phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Nguyên tắc “Trọng yếu”: Trọng yếu là nguyên tắc cho thấy một thông tin được coi là trọng yếu nếu không trình bày hoặc trình bày thiếu chính xác thì có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính Nguyên tắc trọng yếu đòi hỏi từng khoản mục trọng yếu phải được trình bày riêng biệt trong báo cáo tài chính Nguyên tắc trọng yếu không bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ các qui định về trình bày báo cáo tài chính của các chuẩn mực kế toán cụ thể nếu các thông tin đó không trọng yếu.
Nguyên tắc “Bù trừ”: Nguyên tắc chỉ rõ các khoản mục tài sản và nợ phải trả trình bày trên báo cáo tài chính không được bù trừ, trừ khi một chuẩn mực kế toán khác quy định hoặc cho phép bù trừ.
Nguyên tắc “So sánh”: Nguyên tắc này đòi hỏi các thông tin phản ánh trong báo cáo tài chính kì này phải đảm bảo so sánh được với thông tin phản ánh trong báo cáo tài chính của kì trước Khi thay đổi cách trình bày hoặc cách phân loại các khoản mục trong báo cáo tài chính, phải phân loại các số liệu so sánh (trừ khi việc này không thể thực hiện được) nhằm đảm bảo khả năng so sánh với kì hiện tại và phải trình bày tính chất, số liệu và lí do việc phân loại lại. Nếu không thể thực hiện được việc phân loại lại các số liệu tương ứng mang tính so sánh thì doanh nghiệp cần phải nêu rõ lí do và tính chất của những thay đổi nếu việc phân loại lại các số liệu được thực hiện.
Theo chế độ quy định tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải lập và gửi báo cáo tài chính theo đúng các quy định tại chế độ này Trong nền kinh tế thị trường, ngoài việc nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng, doanh nghiệp phải công bố công khai báo cáo tài chính cho các đối tượng quan tâm bên ngoài.
Theo chế độ kế toán Việt Nam, báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
2.3.1 Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản và nguồn hình thành tài sản ở một thời điểm nhất định, thời điểm này thường là vào ngày cuối cùng của kì hạch toán Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và sắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần (có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”.
Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kì hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trình kinh doanh Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được sắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất Phần “Tài sản” được chia thành 2 loại: tài sản ngắn hạn (tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho, ) và tài sản dài hạn (các khoản phải thu dài hạn, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, )
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI VÀ NHẬN XÉT
Một số hạn chế trong công tác kế toán tại Công ty dầu Quân đội
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán ở công ty vẫn còn một số nhược điểm cần được khắc phục.
Một là: Hiện nay tuy công ty có dành cho khách hàng những khoản chiết khấu nhất định để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá nhưng khoản chiết khấu này khi hạch toán lại không được tách riêng vào TK531- Chiết khấu hàng bán mà lại tính trừ luôn cho khách hàng vào giá vốn hàng xuất bán. Điều này sẽ làm mất sự chính xác của việc tính toán giá vốn hàng xuất bán, hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc xác định kết quả bán hàng.
Hai là: Hiện nay công tác thu hồi nợ vẫn chưa thực sự hiệu quả, phần vốn bị chiếm dụng còn khá lớn.
3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Xăng dầu Quân đội:
Ngày nay kế toán không chỉ là công việc ghi chép tính toán đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác mà nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất Như vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Muốn hoàn thiện công tác kế toán nói chung cần phải tuân theo các yêu cầu sau:
Phải tuân thủ đầy đủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành: Hoạt động trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp một mặt tạo sự chủ động cho mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác vẫn chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, bằng các công cụ quản lý kinh tế Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.Việc tuân thủ chế độ kế toán phải thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ sách và lập báo cáo. Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp: Hiện nay nền kinh tế nước ta là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi ngành nghề, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý riêng Chính vì vậy mà các chính sách, quy định do nhà nước ban hành chỉ mang tính định hướng, hướng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm và tình hình thực tế của doanh nghiệp mình Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải bảo đảm sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo.
Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác: Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng bởi nếu đáp ứng được yêu cầu này sẽ giúp cho nhà quản lý ra đựơc quyết định nhanh chóng, kịp thời để từ đó có được kết quả tối ưu.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được mục đích đó cùng vơi việc không ngừng tăng doanh thu, tăng lợi nhuận các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp để hạ thấp chi phí, giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết Đây cũng là một yêu cầu tất yếu và cấp bách đặt ra hiện nay đối với các doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường. Đối với công tác kế toán nói riêng tại Công ty Xăng dầu Quân đội tuy là khá hoàn thiện nhưng vẫn còn một số điểm cần khắc phục Ví dụ như:
Thứ nhất: Trong thời gian tới tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty sẽ càng tăng cao, vì vậy công ty nên tách khoản chiết khấu cho khách hàng khỏi giá bán và chuyển sang sử dụng TK521- Chiết khấu thương mại.
Thứ hai: Cần kiểm tra sát sao hơn nữa tình hình thanh toán của khách hàng để có biện pháp tốt trong công tác thu hồi nợ đúng kỳ hạn và thu đủ.Mặc dù trong thanh toán chậm khách hàng phải có thế chấp và cầm cố tài sản nhưng trích lập Nợ phải thu khó đòi là cần thiết và việc trích lập phải tuân theo đúng quy định.