lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại
Sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại 4 1 Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng
định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
1.1.1 Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ.
Xét trên góc độ kinh tế, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- Doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc hoặc sẽ thu đợc từ việc doanh nghiệp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Doanh thu thuần về bán hàng là doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi (-) các khoản giảm trừ doanh thu (Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thơng mại, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiÕp).
- Giá vốn hàng bán: Bao gồm trị giá mua của hàng xuất kho để bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho để bán.
- Chi phí bán hàng: Là chi phí lu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình bán hàng Nó bao gồm chi phí bao gói, chi phí bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo,
- Chi phí quản lý Doanh nghiệp: Là các khoản chi phí cho quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra Nếu doanh thu thuần mà lớn hơn tổng chi phí đã bỏ ra phục vụ cho việc bán hàng trong một kỳ nhất định thì doanh nghiệp có lãi, ngợc lại nếu doanh thu thuần nhỏ hơn các khoản chi phí đã bỏ ra thì doanh nghiệp sẽ bị thua lỗ.
Kết quả bán hàng là một chỉ tiêu quan trọng, là một phần quan trọng trong tổng lợi nhuận của Doanh nghiệp Nó phản ánh hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong kỳ có hiệu quả hay không Thông qua đó Doanh nghiệp có thể nhận xét đợc hoạt động kinh doanh của mình và có những biện pháp khắc phục những hạn chế.
Nh vậy bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối quan hệ mật thiết với nhau Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phơng tiện trực tiếp để thực hiện mục đích đó.
1.1.2 Sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hàng hoá ngày càng đa dạng và phong phú với nhiều mẫu mã và kiểu dáng hiện đại phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng Với sự phát triển đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đặt ra và thực hiện tốt chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp mình để thu đợc lợi nhuận tối đa có thể Tổ chức kế toán bán hàng có ý nghĩa to lớn không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp, mà nó còn có ý nghĩa đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Đối với bản thân doanh nghiệp: Việc bán hàng là vấn đề sống còn, quyết định đến sự tồn tại và phát triển cua doanh nghịêp Thông qua bán hàng thì tính chất giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới đợc thể hiện Việc tăng nhanh quá trình bán hàng (tăng về số lợng và rút ngắn thời gian), đồng nghĩa với việc tăng nhanh vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng, là tiền đề vật chất tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên Do đó việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng mở rộng thị trờng tiêu thụ sẽ làm tăng doanh thu, khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên th- ơng trờng.
- Đối với ngời tiêu dùng: Bán hàng ngoài việc đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, còn góp phần hớng dẫn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Chỉ thông qua quá trình bán hàng thì giá trị sử dụng của hàng hoá mới đợc thực hiện.
- Đối với các đơn vị có quan hệ trực tiếp đối với doanh nghiệp Việc cung cấp hàng hoá kịp thời đúng thời hạn, đúng quy cách phẩm chất, đúng yêu cầu số lợng sẽ giúp cho các đơn vị hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất đã đề ra, trên cơ sở đó tăng lợi nhuận cho các đơn vị này
- Xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân: Bán hàng là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội Quá trình tái sản xuất xã hội gồm có 4 khâu: “sản xuất - phân phối - trao đổi - tiêu dùng”, giữa các khâu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nếu thiếu chỉ một khâu thì quá trình tái sản xuất sẽ không đợc thực hiện Trong mối quan hệ đó thì sản xuất giữ vai trò quyết định, tiêu dùng là mục đích, là động cơ thúc đẩy sản xuất phát triển, còn khâu phân phối và trao đổi có vai trò là cầu nối giữa quan hệ sản xuất và tiêu dùng, từ đó kích thích tiêu dùng và đẩy mạnh sản xuất phát triển Nh vậy tiêu thụ hàng hoá thực hiện đợc mục đích của sản xuất là điều kiện để tái sản xuất đợc thực hiện Ngoài ra bán hàng còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa khả năng và nhu cầu, là điều kiện để phất triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Bên cạnh đó, mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn và chính xác kết quả bán hàng cũng rất quan trọng Do đó bên cạnh các biện pháp quản lý chung, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là rất cần thiết giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
1.1.3 Yêu cầu quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Cùng với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá, sự phát triển của khoa học, công nghệ quản lý, đối tợng sử dụng thông tin kế toán ngày càng mở rộng, nhu cầu thông tin càng tăng và đa dạng hơn với các mục đích cụ thể khác nhau với từng đối tợng sử dụng thông tin.
Lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2 Lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
1.2.1 Các phơng thức bán hàng. Đứng trên góc độ luân chuyển vốn bán hàng ở các doanh nghiệp là quá trình chuyển vốn kinh doanh từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ (H - T) Thông qua quá trình này nhu cầu tiêu dùng về mặt giá trị sử dụng đợc thoả mãn và giá trị hàng hoá đợc thực hiện.
Xét từ góc độ kinh tế bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá tiền tệ, thành phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp thu đợc tiền từ khách hàng Do đó quá trình bán hàng đợc chia thành 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Đơn vị xuất bán giao hàng cho đơn vị mua, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết Trong giai đoạn này chỉ phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá, cha phản ánh kết quả của việc bán hàng, vì số hàng hoá cha đảm bảo đã thu đợc tiền hay chấp nhận thanh toán tiÒn.
- Giai đoạn 2: Đơn vị mua hay khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền Đây là giai đoạn mà đơn vị mua đã thu đợc hàng còn đơn vị bán đã thu đợc tiền hoặc sẽ thu đợc tiền từ đơn vị mua Kết thúc giai đoạn này cũng là kết thúc quá trình bán hàng.
Phơng thức bán hàng có ảnh hởng trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản kế toán, phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng và thời điểm ghi nhận doanh thu.
Hiện nay các doanh nghiệp thờng sử dụng các phơng thức bán hàng sau:
1.2.1.1 Phơng thức bán hàng trực tiếp
Theo phơng thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán, hoặc giao nhận hàng tay ba Ngời nhận hàng sau khi ký vào các chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá đợc xác định là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu) và đợc ghi nhận vào doanh thu bán hàng.
Trong phơng thức này có các trờng hợp sau:
- Bán hàng thu tiền ngay: Doanh nghiệp bán hàng đợc khách hàng trả tiền ngay Khi đó lợng hàng hoá đợc xác định ngay là đã bán, đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Bán hàng trả chậm, trả góp: Trờng hợp này doanh thu bán hàng đợc ghi nhận ngay nhng doanh nghiệp chỉ thu đợc một phần tiền bán hàng, phần còn lại sẽ đợc khách hàng thanh toán dần vào các kỳ sau (cả gốc và lãi) theo hợp đồng đã ký kết giữa các bên.
- Phơng thức hàng đổi hàng: Trờng hợp giữa các doanh nghiệp ký kết hợp đồng kinh tế Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hai bên tiến hành trao đổi hàng hoá của mình cho nhau, trong trờng hợp này hàng gửi đi đổi coi nh là bán còn hàng nhận về coi nh là mua Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá đó trên thi trờng Doanh thu đợc ghi nhận khi ngời mua chấp nhận đổi hàng.
- Bán hàng cho khách hàng chịu: Ngời mua chấp nhận thanh toán nhng cha trả tiền ngay Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm bán hàng nhng Doanh nghiệp cha thu đợc tiền.
1.2.1.2 Phơng thức bán hàng gửi hàng
Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi
Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bán hàng đại lí hoặc là khách hàng mua thờng xuyên theo hợp đồng kinh tế Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng thì số hàng hoá đó vẫn thuộc quyền sở hữu cua doanh nghiệp, bởi vì cha thoả mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa thành phẩm cho khách hàng.
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế DN thu đợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng của DN, góp phần làm tăng vốn chủ sở h÷u.
- Một số quy định khi hạch toán doanh thu bán hàng:
1 Doanh thu bán hàng chỉ đợc ghi nhận khi thoả mãn đồng thời tất cả 5 điều kiện sau:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ng- êi mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
+ Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
2 Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải đợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
3 Trờng hợp hàng hoá hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hoá hoặc dịch vụ tơng tự về bản chất thì không đợc ghi nhận là doanh thu.
4 Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng ngành hàng, từng sản phẩm,… theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính.
- Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Hoá đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL).
+ Hoá đơn bán hàng thông thờng ( Mẫu 02-GTTT- 3LL).
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
+ Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi ( Mẫu 01-BH). + Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hóa.
+ Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo có NH, bảng sao kê của NH )
+ Chứng từ kế toán liên quan khác nh phiếu nhập kho
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 19/06/2006, kế toán hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thông qua các TK sau:
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vô
Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh
TK 511 không có số d cuối kỳ và có 4 TK cấp hai:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Quy định vè hạch toán tài khoản 511:
1.TK 511 chỉ phản ánh doanh thu của khối lợng sản phẩm, hàng hoá đã cung cấp đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu đợc tiÒn.
2.Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đợc thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Đối với hàng hoá dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán cha có thuế GTGT.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán có liên quan đến toàn bộ quá trình bán hàng.
Vì vậy để thuận tiện cho công tác quản lý, kế toán bán hàng sử dụng các sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan đến toàn bộ quá trình bán hàng Số lượng các sổ tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và việc áp dụng hình thức tổ chức kế toán của từng đơn vị.
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung:
- Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền.
- Sổ cái các tài khoản liên quan: 511, 632, 642, 911, 131…
- Sổ chi tiết các tài khoản: 511,131,642,911
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ:
- Sổ cái các tài khoản.
- Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Bảng kê số 10: Theo dõi TK 157 “ hàng gửi đi bán”.
- Bảng kê số 11: Theo dõi TK 131 “ Phải thu của khách hàng”.
- Nhật ký chứng từ số 8: Theo dõi các TK 156, 157, 131, 511, 632, 642,
- Sổ chi tiết các tài khoản: 511,131,642,911
Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Sổ cái các TK liên quan.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ chi tiết các tài khoản: 511,131,642,911
Ngoài ra dù doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nào, nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì còn sử dụng bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra (Mẫu số 02/GTGT) kèm tờ kê khai thuế GTGT Còn nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng tờ kê khai thuế hàng tháng (Mẫu số 06/GTGT).
Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong sử dụng phần mềm kế toán:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tợng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tợng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tợng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán
Việc xác định các đối tợng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Thông thờng trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, những đối tợng chủ yếu sau cần phải đợc mã hoá:
- Danh mục tài khoản ( TK 511, 632, 642.)
- Danh mục chứng từ : Phiếu thu, hóa đơn giá trị gia t¨ng
Sau khi đã mã hoá cho các đối tợng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tợng này Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tợng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tợng đó (do đã ngầm định).
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng với các bộ phận khác có liên quan Cuối cùng chứng từ kế toán phải đợc chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán bán hàng để tiến hành nhập liệu.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phầm mềm kế toán thờng cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ TàiChính ban hành.
Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp Tuỳ theo phuơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ mà ta có hệ thống tài khoản tơng ứng Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ đợc hạch toán tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem, in sổ sách kế toán, ngời sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiÕt.
Trình tự kế toán: Đối với thành phẩm xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chơng trình đồng thời lu thông tin về giá vốn hàng bán Những bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể cha tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số l- ợng đã giảm Các chứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu nh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ công), hàng hoá (giá bán trong danh mục, giá bán thủ công) phiếu xuất chuyển kho.
Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán nhật ký chung.
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hoá thông tin t- ơng ứng với từng hình thức kế toán đã đựơc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chơng trình phần mềm kế toán sẽ đợc thiết kế để xử lý hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựa trên những mẩu sổ sách đã đợc quy định sẵn Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác.
Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tÝnh:
Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo kế toán quản trị
Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ,báo cáo cuối tháng, cuối năm §èi chiÕu, kiÓm tra
Ta có thể khái quát trình tự xử lý của máy nh sau:
Dữ liệu đầu vào: Nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng, doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý
Doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu, các tiêu thức phân bổ,…
Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính.
Máy vi tính xử lý thông tin đa ra liên quan đến việc bán hàng.
Thông tin đầu ra: Các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp; báo cáo kế toán, Báo cáo tài chính
THựC Tế Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả BáN HàNG TạI CHI NHáNH CÔNG TY Cổ
PHầN THƯƠNG MạI THáI HƯNG 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng :
Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng đợc thành lập năm
1993, có trụ sở chính đặt tại tổ 14 phờng Gia Sàng - TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên với đăng ký ngành nghề kinh doanh:
Kinh doanh các mặt hàng sắt thép , xi măng, xăng dầu, vận tải đờng bộ, nhập khẩu phôi thép, gia công kết cấu xây dựngvà xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp…
Sau một thời gian hoạt động, nhận thấy nhu cầu thị tr- ờng cũng nh thách thức để cạnh tranh và phát triển cần phải mở rộng quy mô hoạt động, Công ty đã quyết định thành lập Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng, hạch toán độc lập, tại Thành phố Hà Nội ngày 30/12/2003
Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng - tên quốc tế là Thaihung tradinh joint - stock company branch o Địa chỉ : số 136 - Phạm Văn Đồng - Cầu Giấy - Hà Nội o Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1703000048 doPhòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu t Thành
GiÊy phÐp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu sè 1191013/GP ngày 04/02/2004 Điện thoại: 04-7642555 Fax: 047642555
Tài khoản: 001704060008733 Ngân hàng TMCP quốc tế Vịêt Nam
Quyết định thành lập số 408/ BYT- QĐ ngày 30/12/2003 Hình thức sở hữu vốn: Do công ty mẹ rót vốn
Sau 6 năm hoạt động chi nhánh đã tổ chức sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả , không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc, giờ đây chi nhánh có một chỗ đứng vững chắc trong ngành kinh doanh vật liệu xây dựng Công ty đã và đang đi có hớng đi đúng, góp phần nhỏ bé của mình vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, ổn định xã hội.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực kinh doanh và tình hình tài chính của công ty
Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng là một doanh nghiệp t nhân có đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản tại ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng, có các nhiệm vụ cơ bản sau:
Hoạt động thơng mại trong và ngoài nớc.
Quản lý, sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn theo đúng chế độ hiện hành.
Tuân thủ các hợp đồng kinh tế đã ký kết, đảm bảo chữ tín đối với khách hàng.
Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu của thi trờng để cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý.
Thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, chấp hành tốt các chế độ, chính sách về quản lý kinh tế Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngời lao động.
Với chức năng, nhiệm vụ trên, Chi nhánh Công ty không ngừng phát triển và lớn mạnh, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nớc.
Trong những năm gần đây, Nhà nớc mở cửa nền kinh tế và áp dụng cơ chế tự quản lý, tự hạch toán kinh doanh, Chi nhánh đã nhanh chóng bắt nhập với tình hình mới Do đó hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh khá cao, Chi nhánh luôn hoàn thành các nghĩa vụ với Nhà nớc và đảm bảo thu nhập cho ngời lao động
2.1.2.2 Lĩnh vực kinh doanh và tình hình tài chính của công ty
THựC Tế Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả BáN HàNG TạI CHI NHáNH CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI THáI HƯNG
Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng :
Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng đợc thành lập năm
1993, có trụ sở chính đặt tại tổ 14 phờng Gia Sàng - TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên với đăng ký ngành nghề kinh doanh:
Kinh doanh các mặt hàng sắt thép , xi măng, xăng dầu, vận tải đờng bộ, nhập khẩu phôi thép, gia công kết cấu xây dựngvà xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp…
Sau một thời gian hoạt động, nhận thấy nhu cầu thị tr- ờng cũng nh thách thức để cạnh tranh và phát triển cần phải mở rộng quy mô hoạt động, Công ty đã quyết định thành lập Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng, hạch toán độc lập, tại Thành phố Hà Nội ngày 30/12/2003
Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng - tên quốc tế là Thaihung tradinh joint - stock company branch o Địa chỉ : số 136 - Phạm Văn Đồng - Cầu Giấy - Hà Nội o Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1703000048 doPhòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu t Thành
GiÊy phÐp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu sè 1191013/GP ngày 04/02/2004 Điện thoại: 04-7642555 Fax: 047642555
Tài khoản: 001704060008733 Ngân hàng TMCP quốc tế Vịêt Nam
Quyết định thành lập số 408/ BYT- QĐ ngày 30/12/2003 Hình thức sở hữu vốn: Do công ty mẹ rót vốn
Sau 6 năm hoạt động chi nhánh đã tổ chức sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả , không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc, giờ đây chi nhánh có một chỗ đứng vững chắc trong ngành kinh doanh vật liệu xây dựng Công ty đã và đang đi có hớng đi đúng, góp phần nhỏ bé của mình vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, ổn định xã hội.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực kinh doanh và tình hình tài chính của công ty
Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng là một doanh nghiệp t nhân có đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản tại ngân hàng và đợc sử dụng con dấu riêng, có các nhiệm vụ cơ bản sau:
Hoạt động thơng mại trong và ngoài nớc.
Quản lý, sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn theo đúng chế độ hiện hành.
Tuân thủ các hợp đồng kinh tế đã ký kết, đảm bảo chữ tín đối với khách hàng.
Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu của thi trờng để cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý.
Thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, chấp hành tốt các chế độ, chính sách về quản lý kinh tế Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngời lao động.
Với chức năng, nhiệm vụ trên, Chi nhánh Công ty không ngừng phát triển và lớn mạnh, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nớc.
Trong những năm gần đây, Nhà nớc mở cửa nền kinh tế và áp dụng cơ chế tự quản lý, tự hạch toán kinh doanh, Chi nhánh đã nhanh chóng bắt nhập với tình hình mới Do đó hiệu quả kinh doanh của Chi nhánh khá cao, Chi nhánh luôn hoàn thành các nghĩa vụ với Nhà nớc và đảm bảo thu nhập cho ngời lao động
2.1.2.2 Lĩnh vực kinh doanh và tình hình tài chính của công ty
Chi nhánh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, kinh doanh các mặt hàng sắt, thép, xi măng vận tải đờng bộ, nhập khẩu phôi thép, gia công kết cấu xây dựng và xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp
Bởi những nỗ lực phát triển không ngừng, các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân 1 lao động, số nộp ngân sách tăng nhanh qua các năm.
Bảng 2.1: Các chỉ tiêu kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng qua các năm:
2 Tổng lợi nhuËn KT tríc thuÕ
4 Sè lao động(ng- êi)
Doanh thu thuÇn n¨m 2009 so víi n¨m 2008 t¨ng481.752.859.047 triệu đồng với tỉ lệ tăng 68,5% và lợi nhuËn tríc thuÕ n¨m 2009 so víi 2008 t¨ng 3.339.366.882 triệu đồng với tỉ lệ tăng 85,6% thể hiện doanh nghiệp đã có
Phòng Kế toán tài chính Phòng Kinh doanh phơng án kinh doanh rất hiệu quả, làm ăn ngày càng có lãi, đẩy mạnh doanh thu, tiết kiệm chi phí để mang lợi nhuận cao cho doanh nghiệp
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 2.1 o Giám đốc : Ngời có quyền điều hành cao nhất, có trách nhiệm tổ chức hoạt động thơng mại của Chi nhánh công ty, quản lý các nguồn tài chính và chịu mọi trách nhiệm trớc cấp trên về hoạt động của Chi nhánh công ty với Ban Giám đốc Công ty Giúp việc cho Giám đốc là một phó giám đốc và Kế toán trởng. o Phó Giám đốc : Giúp việc cho Giám đốc, đợc Giám đốc phân công điều hành và chịu trách nhiệm trớc một số công việc của Công ty. o Phòng kế toán tài chính : Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty Phòng có nhiệm vụ tổ chức hạch toán toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; lập
Kế toán tr ởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán tiền mặt Kế toán công nợ , kế toán bán hàng
Kế toán tiền l ơng kiêm thủ quü kinh tế- tài chính; đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; quản lý tài chính, thu chi giao dịch, kiểm ngân, chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp thuế. o Phòng kinh doanh : Chủ động khai thác tìm hiểu thị trờng, tìm đối tác kinh doanh, khai thác các nguồn hàng, đảm bảo xây dựng các phơng án kinh doanh an toàn, lợi nhuËn cao.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty
Với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty, công tác kế toán đợc tổ chức khá chặt chẽ và khoa học.
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: sơ đồ 2.2
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Là ngời đứng đầu trong bộ máy kế toán, phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của doanh nghiệp, tổ chức kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra và phân công lao động cho toàn bộ công tác kế toán tài chính, đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp, hoạt động có hiệu quả.
- Kế toán công nợ kiêm kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ hạch toán công nợ mua bán hàng hóa với ngời mua, ngời bán. Theo dõi, đối chiếu và xử lý nợ phải thu, phải trả đối với từng đối tợng, theo dõi tình hình bán hàng, lên kế hoạch thu tiền.
Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
2.2.1 Đặc điểm hàng hoá và phơng thức bán hàng của công ty.
2.2.1.1 Đặc điểm hàng hoá và thị trờng
Hàng hoá kinh doanh tại chi nhánh công ty là vật liệu xây dựng: xi măng, sắt thép, cốp pha…
Thị trờng tiêu thụ hàng hoá không những ở Hà Nội mà còn phân phối rộng rãi ở khắp các tỉnh thuộc địa phận miền Bắc nh: Hng Yên, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định…
2.2.1.2 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá công ty sử dông
Công ty chỉ áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp dới hai hình thức : Bán buôn và bán lẻ Khách hàng chủ yếu của chi nhánh công ty chủ yếu là các công ty xây dựng, mua bán với một số lợng lớn hàng hoá, các hộ gia đình chiếm tỉ lệ nhỏ nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của chi nhánh là bán buôn Với hệ thống kho bãi đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ vật liệu xây dựng của chi nhánh rất tốt Do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn.
- Bán buôn qua kho: Hàng hoá đợc chi nhánh mua về,nhập vào kho để kiểm tra chất lợng một lần nữa sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng Việc xuất kho hàng hoá có mặt của cả bên bán và bên mua Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh tóan (có thể là thanh toán ngay hoặc nhận nợ ) sẽ đợc tính doanh thu bán hàng.
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán (hay bán buôn trực tiếp không qua kho có tham gia thanh toán): Hình thức này, hàng hoá không nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn đợc ghi nhận nhập kho, lập phiếu nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi đợc sự luân chuyển hàng hóa.
- Bán lẻ: Bán cho các hộ gia đình Quá trình bán cũng nh quá trình bán buôn
Công ty áp dụng hai hình thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán ( không có lãi trả chậm ) Với khách hàng truyền thống có tín nhiệm, công ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhất định, thông thờng khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng của lần mua trớc vào lần mua tiếp theo Còn khách hàng là các hộ gia đình, không thờng xuyên thì phải thanh toán ngay mới đợc nhận hàng
2.2.2 Phơng pháp hạch toán hàng hoá.
Vấn đề quản lý hàng hoá, hàng tồn kho luôn là điều kiện cần thiết để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp Chi nhánh sử dụng phơng pháp hạch toán hợp lý trên hệ thống phần mềm kế toán của công ty.
- Hạch toán chi tiết hàng hoá: Công ty hạch toán theo ph- ơng pháp ghi thẻ song song Căn cứ vào các chứng từ nhập,xuất, thủ kho ghi “thẻ kho” tơng ứng với từng danh điểm hàng hoá Kế toán kho hàng nhập chứng từ vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết” tơng ứng Cuối kỳ, máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” theo từng danh điểm.
- Hạch toán tổng hợp: Là một công ty thơng mại, việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh liên tục và có hệ thống tình hình luân chuyển của hàng hoá Các nghiệp vụ nhập, xuất hàng phát sinh đợc nhập vào máy tính và theo dõi tổng hợp và chi tiết trên tài khoản hàng tồn kho, nh vậy có thể xác định tình hình biến động tăng, giảm, tồn của hàng hoá tại mọi thời điểm Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành đối chiếu sổ kế toán và biên bản kiểm kê hàng tháng, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân, giải pháp và tiến hành điều chỉnh.
Sổ kế tóan tổng hợp liên quan Bảng tổng hợp N-X-T
Sổ, thẻ kế tãan chi tiÕt
PhiÕu nhËp- xuÊt kho Thẻ kho
Sơ đồ 2.5: Hạch toán hàng tồn kho tại chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái Hng
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
2.2.3 Tổ chức kế toán doanh thu bán hàng.
Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế Vì vậy, doanh thu bán hàng ở Chi nhánh là toàn bộ số tiền bán hàng cha có thuế giá trị gia tăng.
2.2.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán doanh thu bán hàng là:
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh toán, Uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng
2.2.3.2 Tổ chức tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng là: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh
2.2.3.3 Quy trình xử lý nghiệp vụ:
Khi bán hàng cho khách, kế toán bán hàng căn cứ vào “Hợp đồng mua bán hàng hoá” lập “Hoá đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho” gồm có 3 liên:
- Liên 1: Lu ở phòng kinh doanh (sau này gửi cơ quan thuÕ)
- Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đờng và hạch toán ở đơn vị khách hàng.
- Liên 3: lu tại phòng TC- KT làm căn cứ để ghi sổ kế toán Thủ kho căn cứ vào “Hoá đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho” để xuất hàng cho ngời mua.
Trích từ tài liệu thực tế của chi nhánh: Trong tháng 1 năm 2009 Chi nhánh có nghiệp vụ bán hàng cho Công ty Simco Sông Đà với hình thức thanh toán trả ngay bảy triệu đồng tiền mặt và thời hạn thanh toán nốt số nợ còn lại là 30 ngày.
Giấy- Hà Nội. Điện thoại:
(Liên 3: dùng nội bộ) Ngày 24 tháng 01 n¨m 2009
01 Đợc phép sử dông theo cv sè 9084/CT- AC ngày 04 tháng
Sè H§: 011314 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty Cổ phần Thơng mại Thái HngSè TK: 001704060008733 MST: 4600310787-003 Địa chỉ : 136 Phạm Văn Đồng - Cầu Giấy - Hà Nội.
Họ tên ngời mua: Đơn vị: Công ty Simco Sông Đà MST: Địa chỉ: ĐT:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt, trả sau 30 ngày Mã KH:Giao hàng:…
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn tínhvị
Sè l- ợng Đơn giá Thành tiÒn
1 Cèp pha thÐp kÝch thíc (300-600)x
Số tiền viết bằng chữ: Sáu ba triệu sáu trăm mời sáu nghìn chín trăm sáu mơi đồng.
Do Chi nhánh sử dụng kế toán máy nên từ hoá đơn GTGT số 011314 trên kế toán nhập số liệu vào máy tính tại phân hệ Bán hàng Quy trình nhập liệu chứng từ này nh sau: Từ giao diện chung chọn mục: “Bán hàng”, chọn “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Phần thông tin chung về chứng từ:
- Loại hoá đơn: 1- Xuất bán cho khách hàng 2- Xuất bán nội bộ.
Các thông tin trên kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để nhËp.
- Tỷ giá: ngầm đinh đơn vị tiền tệ là VNĐ, tỷ giá bằng
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng: Kế toán nhập trực tiếp mã hàng hoặc lấy mã từ danh mục hàng hoá.
- Tên hàng: Sau khi nhập mã hàng, phần mềm sẽ tự động lấy tên hàng tơng ứng.
- Mã kho: Nhập từ danh mục kho hàng
- Số lợng tồn kho hiện thời: Phần mềm tự động tính.
- Số lợng xuất: Căn cứ vào số lợng hàng bán trên hoá đơn GTGT để nhập.
- Giá bán VNĐ: giá cha thuế trên “Hoá đơn GTGT” là giá bán của hàng hoá Giá bán của mặt hàng sẽ đợc hỗ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán.
- Thành tiền VND: Phần mềm sẽ tự động tính.
- Giá vốn VND: Do Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng tính giá vốn hàng hoá theo phơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ nên cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho.
- Tỷ lệ chiết khấu (nếu có)
- Giá trị chiết khấu VND
Phần nhập thuế và tính tổng của hoá đơn:
- Số lợng: tổng số lợng hàng xuất bán
- Tổng tiền hàng: Phần mềm tự động tổng hợp từ phần chi tiết các hàng hoá bán ra.
- Mã thuế suất GTGT: Nhập từ danh mục thuế suất GTGT
- Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra và tài khoản đối ứng với tài khoản thuế: Phần mềm tự động hạch toán
- Tiền chiết khấu (nêu có): phần mềm sẽ tự động tổng hợp từ phần chi tiết số tiền chiết khấu của các hàng hoá bán ra.
- Tiền sau chiết khấu, Tiền thuế VND, Tổng thanh toán: Phần mềm tự động tính
- Thời hạn thanh toán: kế toán nhập căn cứ theo hoá đơnGTGT Liên quan đến hạch toán tài khoản hàng hóa, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản chiết khấu, tài khoản thuế thì chơng trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật t ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuÕ trong phÇn danh môc thuÕ suÊt.
Kế toán có thể sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế bằng cách đánh dấu vào các nút tơng ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế.
Ta thấy tuy khách hàng có thanh toán ngay một phần hàng bằng tiền mặt nhng kế toán vẫn hạch toán qua hết TK
phơng hớng và giảI pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán về hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
Đánh giá chung về công tác kế toán tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
Để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp thơng mại nói riêng và các doanh nghiệp nói chung phải tìm cho mình một chiến lợc kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trờng Đối với doanh nghiệp thơng mại bán hàng và giải quyết đầu ra cho sản phẩm là một trong những yếu tố rất quan trọng Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác bán hàng, có doanh nghiệp chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà quên mất việc tìm hiểu nhu cầu thị trờng lại có doanh nghiệp chú trọng khuyếch trơng sản phẩm mà không tính đến mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận dẫn đến nhiều sai lầm trong kinh doanh Với bộ máy quản lý linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng đã đạt đợc những thành tựu lớn và ngày một khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng.
Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán chung của chi nhánh có nhiều u điểm nổi bật và một số hạn chế nhất định nh sau:
- Bộ máy kế toán trong chi nhánh đợc tổ chức tơng đối khoa học hợp lý Bộ máy kế toán đợc tổ chức riêng biệt và phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các phần hành, đảm bảo việc theo dõi sự biến động của các khoản mục sẽ xuyên suốt nhng vẫn có đối chiếu để kịp thời phát hiện sai sót.
- Bộ máy kế toán chi nhánh luôn hoạt động tích cực, cung cấp đợc những thông tin chính xác, kịp thời, rõ ràng đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh doanh của Chi nhánh.
- Đội ngũ nhân viên kế toán là những ngời có trình độ cao, khả năng độc lập, tinh thần trách nhiệm, đáp ứng cả về mặt số lợng cũng nh chất lợng Các cán bộ kế toán đều đã trải qua đào tạo đại học chính quy hoặc tại chức, trình độ và kinh nghiệm đều đáp ứng cho nhu cầu công việc Số lợng ngời thực hiện công việc đợc phân công trên cơ sở độ phức tạp, quan trọng cũng nh tính chất thờng xuyên của các nghiệp vụ, ngoài ra còn căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của từng ngời Mặt khác, Chi nhánh luôn chú trọng đến việc đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ cho các kế toán viên trong bộ máy kế toán Kế toán trởng luôn nắm bắt tình hình thực hiện và h- ớng dẫn các nhân viên kế toán thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nớc.
- Một trong những u điểm của công tác kế toán tại chi nhánh là đa chơng trình kế toán máy vào sử dụng, nhờ đó mà công việc của các kế toán viên trở nên đơn giản hơn nhiều, đem lại hiệu quả cao trong công việc đồng thời phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Hình thức ghi sổ mà công ty áp dụng là nhật ký chung,mọi nghiệp vụ đều đợc ghi hàng ngày, nh vậy thuận tiện cho công việc theo dõi, phát hiện kịp thời những sai sót để có biện pháp xử lý.
-Việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Chi nhánh đã thực hiện tốt quy định về hoá đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nớc ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Chi nhánh đã xây dựng cho mình một hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp, quy định việc ghi chép các hoạt động kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu này sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới đợc sử dụng làm căn cứ để ghi Sổ Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Chi nhánh đợc thực hiện một cách kịp thời, chính xác.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản của chi nhánh đều tuân thủ chế độ, nguyên tắc quy định Hệ thống tài khoản của Chi nhánh đợc mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai, cấp ba một cách phù hợp cho thuận tiện trong việc theo dõi và đợc áp dụng một cách thống nhất Tổ chức chứng từ, sổ sách, kế toán chi tiết các tài khoản chặt chẽ, khoa học, hợp lý mà vẫn đảm bảo sự gọn nhẹ nhờ có phần mềm kế toán máy.
- Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng đợc thực hiện tơng đối hoàn chỉnh về cả mặt thể thức và mặt nội dung Sổ sách kế toán đợc in từ máy tính nên rất rõ ràng, chặt chẽ về mặt nội dung, thẩm mỹ về mặt hình thức Các số liệu kế toán gần nh không có sai sót, do nếu một ngời nhập sai số liệu thì lập tức phần mềm kế toán lập trình sẵn sẽ báo lại ngay cho ngời nhập số liệu Do vậy công tác kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc ổn định tình hình kinh doanh, bảo vệ tài sản của nhà máy.
Nh vậy, việc tổ chức công tác kế toán của Chi nhánh đã đi sát với đặc điểm và quy mô hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Việc hạch toán kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng đợc thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu nhng vẫn đảm bảo quá trình hạch toán của doanh nghiệp.
Bên cạnh những thành tích đã đạt đợc, bộ máy kế toán của Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng còn tồn tại một số những hạn chế nhất định nh sau:
- Hạn chế trong bộ máy kế toán của chi nhánh cũng là hạn chế chung của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, đó là cha có một bộ phận kế toán quản trị và phân tích tài chính. Hằng năm, chi nhánh lập kế hoạch doanh thu, chi phí trong kỳ nhng phần nhiều là mang tính chất đặt ngỡng phấn đấu và tăng trởng, chứ cha dựa vào những đánh giá khoa học, những phân tích về thị trờng, về hàng hoá và về nội bộ hoạt động của đơn vị.
- Về phần mềm kế toán sử dụng: Các báo cáo tổng hợp, đặc biệt là các báo cáo tài chính chơng trình mới chỉ liệt kê mà không phân tích đợc là thông qua đó nói lên điều g×.
Trong nền kinh tế năng động nh hiện nay thì thông tin về khả năng thanh toán (hiện thời, nhanh), kết cấu tài chính, khả năng sinh lời, thông tin về tình hình quay vòng của vốn vật t, hàng hoá, những thông tin về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tiêu thụ, tỷ lệ lãi gộp, lãi thuần, khả năng thu hồi nợ là rất quan trọng và cần thiết Nó giúp cho các nhà quản trị DN nắm đợc tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của
DN hiện tại ra sao để từ đó đa ra các quyết định kịp thời. Tuy nhiên, phần mềm kế toán ở nhà máy lại không tính đợc các chỉ tiêu kinh tế cung cấp những thông tin này.
Nhận xét về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng
-Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng kinh doanh trên một thi trờng rộng và là thị trờng tiềm năng về lợi nhuận Các mặt hàng đa dạng, thị trờng rộng lớn và cách thức tiêu thụ hàng hoá cũng vậy Hiện chi nhánh tiêu thụ theo cả 2 hình thức bán buôn và bán lẻ Chủ yếu vẫn là bán buôn qua kho có tham gia thanh toán do khách hàng của chi nhánh phần nhiều là các công ty xây dựng thực hiện các dự án lớn.
- Nhìn chung, công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản trị kinh doanh của Chi nhánh và của Tổng công ty cũng nh các đơn vị quản lý tài chính Nhà nớc nh: Cục thuế, Bộ tài chính, Đồng thời, các thông tin do bộ phận kế toán Chi nhánh cung cấp thờng nhanh chóng,chính xác, kịp thời và đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, giúp cho việc lập Báo cáo kế toán thuận lợi, dễ dàng, chính xác.
- Chi nhánh áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho Phơng pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thờng xuyên chính xác về tình hình biến động của hàng hoá trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng tạo ra sự quản lý va bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lợng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phơng pháp thẻ song song là phù hợp Nh vậy thuận tiện cho việc đối chiếu giữa sổ kế toán với kho, phát hiện ra chênh lệch và tìm nguyên nhân, đa ra biện pháp hợp lý
- Doanh thu bán hàng đợc xác định đúng nguyên tắc đảm bảo phản ánh đúng tình hình bán hàng của doanh nghiệp.
- Tài khoản doanh thu 511 đợc chi tiết theo từng loại hàng hoá, nh vậy kế toán sẽ nắm bắt đợc doanh số mà từng loại hàng hoá mang lại cho chi nhánh Thuận tiện hơn trong công việc áp dụng các mức chiết khấu bán hàng để thúc đẩy tiêu thụ.
- Hệ thống chứng từ của chi nhánh tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán, công tác lu và bảo quản chứng từ tốt do vậy công việc kế hạch toán chi tiết ít khi gặp vớng mắc, sai sót Các nghiệp vụ luôn đầy đủ chứng từ, các bút toán kết chuyển đợc lập đầy đủ phiếu kế toán.
- Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi nhánh đã hạch toán chi tiết, rõ ràng,chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, tạo cơ sở xác định trung thực, cụ thể kết quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh Từ đó giúp ban lãnh đạo, những nhà quản lý trong Chi nhánh công ty đánh giá đợc đúng đắn tình hình kinh doanh của chi nhánh trong kỳ hạch toán.
- Khi theo dõi doanh thu bán hàng thì doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ cha đợc theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt Măc dù doanh thu bán lẻ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số doanh thu hàng bán trong kỳ nhng nếu đợc theo dõi trên hai tài khoản riêng biệt thì thuận lợi cho công tác quản trị.
- Chi nhánh cha trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán.
- Về phơng pháp tính giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu rất quan trọng trên báo cáo kết quả kinh doanh Nó làm sai lệch kết quả kinh doanh của Chi nhánh do đó làm ảnh hởng trong việc ra quyết định của nhà quản lý. Trong phơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho Chi nhánh sử dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ Phơng pháp này tuy đơn giản nhng lại không mang lại hiệu quả chính xác và không phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả.
- Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phục vụ cho mục đích tiêu thụ hàng hoá, tuy nhiên, tại chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng vẫn hạch toán chi phí thu mua hàng hoá vào tài khoản 641, chi tiết vào tiểu khoản 6417, 6418 vì vậy chi phí bán hàng chiếm tỉ lệ khá lớn Điều này thể hiện sự cha hợp lý về hạch toán so với bản chất của nghiệp vụ.
- Mặc dù doanh nghiệp ít áp dụng phơng pháp bán buôn không qua kho, nhng khi vận chuyển hàng trực tiếp không qua kho, kế toán vẫn ghi bút toán nhập kho, phiếu xuất kho vẫn đợc lập Nh vậy, trên “Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn” và “Thẻ kho” sẽ không phản ánh đúng thực trạng luân chuyển hàng hoá.
- Nhân viên kế toán cha thực hiện tốt vai trò t vấn tài chính cho các nhà quản lý đa ra quyết định Các khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cha đợc phân biệt thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.Vì vậy kế toán cha tính và đa ra đợc báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, điều này ảnh hởng rất lớn đến việc đa ra các quyết định trong kế toán quản trị.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở chi nhánh công
ty cổ phần thơng mại Thái Hng.
3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng.
Ngày nay kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản, mà nó còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thông thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác nhà quản trị mới có thể đa ra đợc những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất Đối với họ, để đa ra đợc một quyết định, một hớng đi hay hành động tiếp theo thì không thể thiếu đợc thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán Nh vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá đợc các hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào
Tuy nhiên, yếu tố thị trờng và cơ chế quản lý có ảnh h- ởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy đợc những đặc trng của nên kinh tế thị trờng và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tố chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng đợc các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đặt ra Muốn vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải tuân theo các yêu cầu sau:
- Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát củaNhà nớc bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tái chính và chế độ kế toán hiện hành, có nh vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nớc đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, ph- ơng pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo.
- Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Song nền kinh tế nớc ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng nh yêu cầu quản lý riêng. Nhà nớc ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp chỉ mang tính chất định hớng, hớng dẫn cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất vế phơng pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng nh hệ thống sổ sách báo cáo.
- Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Đây là yêu cầu không thể thiếu đợc trong tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Nh chúng ta đã biết, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng đợc yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối - u.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Để đạt đựơc mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu hạ thấp chi phí có thể đợc, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.
3.3.2 Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng.
3.3.2.1- Những kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung của chi nhánh công ty cổ phần thơng mại Thái Hng:
Thứ nhất , để phục vụ cho mục đích kế toán quản trị, chi nhánh cần có 1 đội ngũ nhân viên hiểu biết về quản trị kế toán và đội ngũ phân tích các thông tin kế toán Chi nhánh có thể cho các kế toán viên có khả năng tham gia các khoá đào tạo về kế toán quản trị và phân tích tài chính. Qua đó, thờng xuyên nắm vững tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, biết đợc nguồn đem lại lợi nhuận cao, thị tr- ờng cần khai thác.
Thứ hai , Hệ thống kế toán nói chung và kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng luôn phải tuân thủ chế độ, quy định kế toán, phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Dù hoàn thiện hay phát triển đến đâu cũng phải đảm bảo các nguyên tắc tuân thủ, phù hợp hơn nữa phải tiết kiệm và hiệu quả.
Thứ ba , Nh chúng ta đã biết, máy tính chỉ là công cụ giúp cho công việc của con ngời trở nên đơn giản hơn, nhanh chóng và chính xác hơn mà thôi Nó đợc con ngời tạo ra và điều khiển Do vậy, điều quyết định đến chất lợng công tác kế toán vẫn là đội ngũ nhân viên kế toán.
Vì vậy, nhà máy phải có những biện pháp cụ thể, hữu hiệu để phát triển cao trình độ của đội ngũ kế toán không chỉ về mặt nghiệp vụ mà cả kiến thức về máy vi tính. Ngoài ra, vài năm một lần, nhà máy có thể đổi phần hành mà các kế toán viên phụ trách cho nhau, nhằm mục đích tạo điều kiện cho các kế toán viên nắm đợc khái quát toàn bộ quy trình kế toán của nhà máy Từ đó khi trở về công việc cũ, các nhân viên có thể phối hợp hài hoà với nhau hơn Đồng thời thông qua đó kế toán trởng có thể biết đợc nhân viên nào phụ trách phần hành kế toán nào là phù hợp nhất và có hiệu quả nhất Và khi trình độ của nhân viên kế toán ngày một lên cao thì cũng tạo điều kiện cho công ty hoàn thiện phần mềm kế toán của mình.
Thứ t, Phần mềm kế toán khi sử dụng vẫn còn có những mặt hạn chế nhất định Để khắc phục những hạn chế trên, phòng tài chính kế toán nên kết hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp phần mềm để tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện phần mềm kế toán sử dụng.
Thứ năm , Kế toán viên không chỉ đơn thuần thực hiện nghĩa vụ của kế toán nh nhập dữ liệu, in sổ sách kế toán viên còn có thể tham gia t vấn ý kiến cho lãnh đạo trong việc lựa chọn các phơng án kinh doanh để làm tốt công tác kế toán quản trị.
Thứ sáu, Chi nhánh áp dụng Chính sách kế toán dựa vào luật kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC, vì vậy doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48 để đảm bảo sự thống nhất trong việc vận dụng chế độ kế toán.
Thứ bảy, Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định mới của BTC với tỉ lệ tơng ứng là 22%, 4,5%, 2%, ngoài ra còn trích thêm BHTN là 2%
3.3.2.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của chi nhánh với những tồn tại nh đã nêu trên, có thể xem xét và hoàn thiện về các mặt với một số giải pháp cụ thể nh sau: