Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty văn phòng phẩm cửu long 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp1 MC LC Li núi đầu………………………………………………………… CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý……………………………… 1.1.1 Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp……… 1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cấu tổ chức máy quản lý… 1.3.1 Đặc điểm .……………………………… 1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng……….…………………………… 1.2 Các loại hình cấu tổ chức máy quản lý………………… 10 1.3 Mối liên hệ phận………………………………… 16 1.4 Hoàn thiện đổi mới………………………………………… 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY VĂN PHỊNG PHẨM CỬU LONG 2.1 Giới thiệu Cơng ty Văn phịng phẩm Cửu Long…………… 19 2.2 Lịch sử phát triển Cơng ty Văn phịng phẩm Cửu Long……… 20 2.3 Một số đặc điiểm kinh tế kĩ thuật Cơng ty………………… 22 2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh……………………………… 23 2.3.2 Đặc điểm vốn……………………………………………… 24 2.3.3 Đặc điểm lao động tiền lương…………………………… 24 2.3.4 Đặc điểm sản phẩm……………………………………… 25 2.3.5 Đặc điểm nguyên vật liệu……………………………… 26 2.3.6 Đặc điểm nhà xưởng, máy móc thiết bị………………… 27 2.4 Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 28 SV: Phạm Quang Cảnh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp2 2.5 T chc b máy quản lý Công ty……… …………… 30 2.5.1 Ban lãnh đạo …………………… 31 2.5.2 Phịng tổ chức hành chính……………………………………… 32 2.5.3 Phịng vật tư………………………………………………… 35 2.5.4 Phịng Tài kế tốn………………………………… 35 2.5.5 Phịng kỹ thuật sản xuất ……………… ………… 38 2.6 Kết luận chung 39 2.6.3 Đặc điểm phương hướng 41 CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỐNG GĨP NHẰM HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC NỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY VĂN PHỊNG PHẨM CỬU LONG 44 3.1 Nâng cao chất lượng ……………………………………… 44 3.2 Nâng cao hiệu phối hợp .……………………………… 47 3.3 Cơ cấu thêm phòng Marketing ……………………………… 49 3.4 Thực tốt chế độ 49 3.5 Phương hướng hoàn thiện…………………………………… …… 50 3.6 Nâng cao trách nhiệm CBCNV…………………………………….51 3.7 Các biện pháp khác……………… ………………………… 51 3.8 Điều kiện thực hiện………………………………… ……… 52 KẾT LUẬN ……………………………………………………… 54 SV: Ph¹m Quang C¶nh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp3 LI NểI ĐẦU Đất nước công đổi mới, tiến hành Cơng nghiệp hốHiện đại hố Các doanh nghiệp cịn thích nghi dần với kinh tế thị trường đầy biến động, khơng ngừng học hỏi hồn thiện nhằm đạt hiệu cao kinh doanh Tất doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, bước thương trường phải chịu cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước mà doanh nghiệp nước với bề dầy kinh nghiệm hẳn Bộ máy tổ chức việc đổi hoàn thiện dần cấu tổ chức máy doanh nghiệp cho phù hợp với kinh tế điều quan trọng định hiệu sản xuất kinh doanh đồng thời để hạn chế rủi ro kinh doanh đồng thời xác định phương hướng mục tiêu phát triển doanh nghiệp nhằm định hướng, đầu tư, mở rộng đắn Chính tầm quan trọng máy quản lý doanh nghiệp, sau thời gian nghiên cứu thực tập Cơng ty Văn phịng phẩm Cửu Long, em định chọn đề tài: “ Phương hướng hoàn thiện đổi cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty Văn phịng phẩm Cửu Long” làm đề tài thực tập *Kết cấu chuyên đề: Ngoài “Lời mở đầu” “Kết luận ”, chuyên đề bao gồm Chương: Chương I: Một số vấn đề lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý DN Chương II: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Vn phũng phm Cu Long SV: Phạm Quang Cảnh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp4 Chng III: Mt s giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện tổ chức máy quản lý Cơng ty Văn phịng phẩm Cửu Long Với mục tiêu nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý nhân tố ảnh hưởng đến máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long để đưa phương hướng đổi hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Theo dõi sát hoạt động máy quản lý phịng ban từ đối chiếu so sánh đưa kết luận đánh giá trung thực khách quan Bằng phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh phương pháp kế thừa, phương pháp phân tích… để đưa kết luận chung đề phuơng hướng đổi hồn thiện cấu máy quản lý Cơng ty Văn Phịng phẩm Cửu Long SV: Ph¹m Quang C¶nh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp5 CHNG I C CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp *Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tổng thể phận( đơn vị cá nhân) khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn chun mơn hố có trách nhiệm quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản trị thực mục đích chung xác định doanh nghiệp Các phận có mối quan hệ chặt chẽ hỗ trợ cho nhau, loại trừ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp *Quản lý doanh nghiệp: Quản lý tác động có tổ chức, có mục đích tới đối tượng quản lý hệ thống biện pháp kinh tế xã hội- tinh thần biện pháp khác tạo điều kiện thuận lợi để thực mục tiêu đề trước Như vậy, quản lý doanh nghiệp trình tác động cách có tổ chức có hệ thống, hướng đích đến tập thể người lao động doanh SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tËp tèt nghiÖp6 nghiệp với nhiệm vụ liên kết mục tiêu xác đáng đến kế hoạch phát triển doanh nghiệp, đến cơng việc hay hoạt động có liên quan đưa quyền hạn để thực hồn thành cơng việc Ngồi tác động lên đối tượng, quản lý doanh nghiệp trình phối hợp, huy hoạt động sản xuất khâu, phận sản xuất, đảm bảo phát huy hết khả toàn doanh nghiệp để phục vụ cho phát triển, nói người lãnh đạo tài giỏi người biết cách làm cho tổ chức hoạt động tốt Mục đích quản lý doanh nghiệp nhằm phát triển sản xuất khối lượng chất lượng với chi phí thấp hiệu kinh tế đem lại cao Không ngừng cải thiện lao động nâng cao đời sống cho thành viên doanh nghiệp Trên thực tế quản lý doanh nghiệp quản lý người yếu tố lực lượng sản xuất Quy mơ doanh nghiệp mở rộng vai trò quản lý ngày nâng cao thực trở thành nhân tố quan trọng để tăng suất lao động, tăng hiệu sản xuất kinh doanh * Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Là hình thức phân cơng lao động trọng lĩnh vực quản lý, có tác động đến trính hoạt động hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác có tác động tích cực trở lại việc sản xuất Một cấu tổ chức cần phải thiết kế cách khoa học để rõ làm việc gì? Ai chịu trách nhiệm công việc nào? Nhằm loại bỏ trở ngại việc thực nhầm lẫn mà không chắn việc phân công công việc gây tạo điều kiện cho SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp7 mng lưới định liên lạc phản ánh hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp 1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cấu tổ chức máy quản lý Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng mục đích hệ thống Nếu có hệ thống mục tiêu, phương hướng có quy mơ lớn cấu tổ chức phải có quy mô tương ứng Các nguyên tắc quản lý người định ra, vừa phản ánh quy luật khách quan mang dấu ấn chủ quan người Trong quản lý nói chung có số nguyên tắc: + Nguyên tắc hiệu quả: nguyên tắc nói lên mục tiêu quản lý bao gồm hiệu quản kinh tế hiệu xã hội Bất kì phương pháp quản lý mà khơng đem lại hiệu khơng phải phương pháp hay Điều địi hỏi chi phí bỏ thấp lợi ích thu lại cao + Nguyên tắc tập trung dân chủ: nguyên tắc tổ chức quản lý, phản ánh mối quan hệ chủ thể đối tượng quản lý yêu cầu mục tiêu quản lý Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ tối ưu tập trung dân chủ, dân chủ phải thực khuân khổ tập trung + Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục kinh tế, đề cao phương pháp kinh tế Đây nguyên tắc thể tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý quy luật kinh tế Đối tượng quản lý người mà nhu cầu họ lại thay đổi theo thời gian khơng gian Do phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hp SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tèt nghiƯp8 + Ngun tắc kết hợp hài hồ loại lợi ích: suy đến việc quản lý quản lý người nhằm phát huy tính sáng tạo người lao động Kết hợp hài hoà loại lợi ích phải xem xét đề từ đề chiến lược, quy hoạch, kế hoạch kinh tế xã hội, trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối tiêu dùng Suy cho lợi ích sợi dây lứu kéo người lại với Anghen- nhà tư tưởng vĩ đại nhận định: “ở đâu có thống lợi ích khơng thể có thống mục đích tư tưởng đừng mong thống hành động” Giải tốt mối quan hệ lợi ích quản lý đảm bảo cho hệ thống quản lý vận hành thuận lợi có hiệu quả, ngược lại quan hệ lợi ích bị rối loạn nguyên nhân rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý + Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục kinh tế, đề cao phương pháp kinh tế Đây nguyên tắc thể tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý quy luật kinh tế Đối tượng quản lý người mà nhu cầu họ lại thay đổi theo thời gian khơng gian Do phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hợp + Nguyên tắc nắm bao quát, ý toàn diện tập chung xử lý khâu trọng yếu: Đây nguyên tắc quy định phương pháp làm việc người quản lý địi hỏi phải nắm bắt tình hình cách tồn diện, bao qt khơng bỏ sót chi tiết dù nhỏ Phát khâu xung yếu, vấn đề then chốt công việc cấp bách cần thiết phải giải dứt điểm 1.3.1 Đặc điểm SV: Ph¹m Quang C¶nh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp9 Bt kỡ cơng việc gì, vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản phải đặt yêu cầu, tiêu chuẩn định để thực tính hữu ích cơng việc Hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp vấn đề phức tạp, đòi hỏi khắt khe nhiều mặt, để tồn phát triển theo hướng ngày thích ứng với môi trường với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, với nguyên tắc xã hội vận hành kinh tế sản xuất hàng hố Cơng tác hoàn thiện cấu phải đáp ứng yêu cầu sau: + Phải đảm bảo tính chun mơn hố Nhằm tổ chức hoạt động quản trị theo hướng chuyên mơn hố giác độ phận cá nhân quản trị Nguyên tắc nâng cao tính chun mơn hố đến mức cao + Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá Xác định rõ nhiệm vụ phận, cá nhân quy tắc, quy trình, tiêu chuẩn chất lượng với nhiệm vụ Quy định hoạt động kiểm tra, đánh giá cơng khai theo hướng tiêu chuẩn hố + Phải đảm bảo phối hợp nhịp nhàng phận nhân Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực trách nhiệm phận nhân từ cấp cao đến cấp thấp hệ thống quản trị Tiếp phải xác định mối liên hệ quản trị thông tin máy phận, cá nhân phải ý thiết kế cân đối nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi liên kết hoạt động phận, cá nhân quy chế hoạt động, làm hồ hợp tổ chức thức tổ chức phi thức SV: Ph¹m Quang C¶nh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp1 + Phi đảm bảo tính thống quyền lực hoạt động quản lý điều hành Muốn phải ý lựa chọn cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống quyền lực tồn hệ thống, thể quy chế hoạt động đơn vị doanh nghiệp cụ thể 1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý *Nhân tố thuộc đối tượng quản lý - Tình trạng trình độ phát triển cơng nghệ sản xuất doanh nghiệp - Tính chất đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô doanh nghiệp Những nhân tố biến đổi, ảnh hưởng đến thành phần nội dung chức quản lý thông qua chúng mà ảnh hương trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản lý *Nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: -Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp -Mức độ tập trung hoá tự động hoá hoạt động quản lý -Trình độ giới hố tự động hố hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao động họ -Quan hệ phụ thuộc số lượng người bị lãnh đạo hoạt động người cấp -Chế độ sách doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý -Kế hoạch, chủ trương, đường lối mục đích mà doanh nghiệp đề phấn đấu đạt 1.2 Các loại cấu tổ chức máy qun lý SV: Phạm Quang Cảnh Lớp 0QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý