Hoạt động bán hàng của công ty tnhh xuất nhập khẩu thương mại và dịch vụ quang trung thực trạng và giải pháp

Chun đề thực tập Phạm Th Hồ LỜI NĨI ĐẦU -o0o Trong điều kiện kinh tế thị trường, doanh nghiệp tham gia kinh doanh có hội thách thức định Muốn tồn phát triển bền vững doanh nghiệp phải đảm bảo thực mục tiêu kinh doanh Các mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, mục tiêu an tồn, mục tiêu thỏa mãn tốt nhu cầu khách hàng mục tiêu đảm bảo lợi ích doanh nghiệp, người tiêu dùng toàn xã hội…Tùy vào giai đoạn hay thời kì mà cơng ty chọn mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn cho thích hợp Nhưng dù doanh nghiệp gì, lựa chọn mục tiêu để thực đươc mục tiêu đề doanh nghiệp cần phải đảm bảo hiệu hoạt động bán hàng; chất lượng mạng lưới bán hàng Bởi đẩy mạnh bán hàng khâu cuối trình hoạt động sản xuất kinh doanh; nhiệm vụ sống doanh nghiệp Hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm đến gần với người tiêu dùng hơn; thoả mãn nhu cầu khách hàng tốt Hơn nữa, bán hàng tốt giúp doanh nghiệp có doanh thu cao, đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận Từ doanh nghiệp nâng cao vị thị trường, không ngừng tăng khả cạnh tranh chiếm lĩnh thị trường Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung doanh nghiệp thương mại chuyên phân phối sản phẩm thực dịch vụ trước – – sau bán hàng nên hoạt động bán hàng có ý nghĩa quan trọng với cơng ty Doanh số bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới tồn phát triển cơng ty Doanh số bán hàng cao cơng ty có doanh thu lợi nhuận Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động bán hàng, Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung trọng nâng cao hiệu hoạt động bán hàng; đồng thời xây dựng hệ thống mạng lưới bán hàng rộng khắp để nâng cao lợi nhuận, giữ vững vị điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, chịu sức ép từ phía cơng ty ngành Và sau thời gian thực tập Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung, thấy lực kinh doanh thực trạng hoạt động bán hàng công ty, em chọn đề tài: “HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUANG TRUNG: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP” Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Thuý Hoà Mục đích nghiên cứu: Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động bán hàng công ty dựa tài liệu thu thập thời gian làm việc thực tế cơng ty, từ đưa giải pháp hồn thiện hoạt động bán hàng Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010 Phương pháp nghiên cứu đề tài: Để giải vấn đề đặt ra, chuyên đề sử dụng phương pháp tổng hợp phân tích…để khái quát phân tích thực tiễn kinh doanh cơng ty theo mục đích đề tài Kết cấu nội dung: Ngồi lời mở đầu kết luận nội dung chuyên đề gồm chương: CHƯƠNG 1- Tổng quan Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung cần thiết hoàn thiện hoạt động bán hàng cơng ty CHƯƠNG 2- Phân tích thực trạng hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung CHƯƠNG 3- Giải pháp hoàn thiện hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung Mặc dù hướng dẫn tận tình PGS.TS Nguyễn Thị Xuân Hương thời gian có hạn, điều kiện trình độ khả cịn hạn chế nên viết em khơng thể tránh khỏi thiếu sót khiếm khuyết Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy giáo để chun đề em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Xuân Hương anh chị phòng kế tốn, phịng hành Cơng Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung tận tình giúp đỡ em hồn thành chun đề thực tập Một lần em xin chân thành cảm ơn! Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Th Hồ CHƯƠNG 1- TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUANG TRUNG VÀ SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CƠNG TY 1.1 Tổng quan Cơng Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung doanh nghiệp thành lập theo giấy phép số 0302001899 đăng kí lần ngày 11 tháng 04 năm 2007 đăng ký thay đổi lần ngày 01 tháng 11 năm 2009 phòng đăng ký số 03 sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp - Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUANG TRUNG - Tên giao dịch: QUANG TRUNG IMPORT – EXPORT TRADING AND SERVICE LIMITED COMPANY - Tên viết tắt: QUANG TRUNG CO., LTD - Trụ sở chính: thơn Vân Hồ, xã Vân Tảo, huyện Thường Tín, thành phố Hà Nội Cơng Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung đại lý phân phối sản phẩm tiêu dùng hãng Tràng An, Kinh Đô, Bia Hà Nội…từ năm 1995 cho người dân huyện Thường Tín Đến năm 2007 cá nhân – chủ đại lý góp vốn số cá nhân khác thành lập công ty TNHH hoạt động theo luật công ty Sản phẩm công ty chuyên cung cấp cho đại lý địa bàn tỉnh Hà Tây cũ cung cấp trực tiếp cho người tiêu dùng địa bàn xã, huyện Tổng cộng 800 sản phẩm loại 20 công ty Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung bảo đảm cung cấp dịch vụ tốt để thoả mãn nhu cầu khách hàng Do đó, cơng ty Quang Trung trở thành mắt xích quan trọng hệ thống phân phối sản phẩm từ nhà sản xuất tới tay người tiêu dùng; hàng năm tổng công ty hãng trao tặng danh hiệu nhà phân phối xuất sắc Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Th Hồ Ưu cạnh tranh cơng ty thị trường định chất lượng sản phẩm, dịch vụ kèm mà công ty cung ứng tín nhiệm mà khách hàng dành cho công ty qua nhiều năm hoạt động Theo giấy phép số 0302001899 đăng kí lần ngày 11 tháng 04 năm 2007 đăng ký thay đổi lần ngày 01 tháng 11 năm 2009 phòng đăng ký số 03 sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngành nghề kinh doanh công ty Quang Trung bao gồm: - Đại lý, mua bán ký gửi hàng hố - Bán bn thực phẩm, đường sữa loại sản phẩm từ sữa, loại bánh kẹo loại sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột - Bán bn đồ uống có cồn khơng có cồn - Bán buôn sản phẩm thuốc lá, thuốc lào - Bán bn đồ dùng khác cho gia đình, bán bn nước hoa, hàng mỹ phẩm chế phẩm vệ sinh - Vận tải hàng hoá đường - Cho th xe có động (ơ tơ, xe có động khác) - Xuất nhập mặt hàng công ty kinh doanh (các mặt hàng nhà nước cho phép) Khi thành lập, cơng ty có vốn điều lệ 3.000.000.000 (ba tỷ đồng) thành viên đóng góp: - Nguyễn Thị Duyên góp 2.700.000.000 đồng, ứng với 90% vốn điều lệ - Nguyễn Văn Chiến góp 300.000.000 đồng, ứng với 10% vốn điều lệ Tính tới thời điểm cơng ty chưa mở rộng quy mơ, chưa có chi nhánh hay văn phịng đại diện Tổng số lao động cơng ty tính đến tháng 12/2008 135 người Thực tế cơng ty thực ngành nghề kinh doanh bao gồm: - Đại lý, mua bán ký gửi hàng hố - Bán bn thực phẩm, đường sữa loại sản phẩm từ sữa, loại bánh kẹo loại sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Th Hồ - Bán bn đồ uống có cồn khơng có cồn - Bán bn sản phẩm thuốc lá, thuốc lào - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình, bán bn nước hống, hàng mỹ phẩm chế phẩm vệ sinh - Vận tải hàng hoá đường - Cho thuê xe có động (ơ tơ, xe có động khác) Cơng ty trang bị cho hệ thống trang thiết bị hoàn chỉnh phục vụ cho hoạt động kinh doanh Đó là: - đường điện cao chuyên dùng - siêu thị bán lẻ hàng hoá - kho bảo quản dự trữ hàng hoá - xe ô tô vận tải 10 xe máy chun chở hàng hố - Văn phịng cơng ty trang bị trang thiết bị cần thiết điện thoại, máy in, máy fax, hệ thống ánh sáng, diều hồ nhiệt độ… Trong thời gian tới, cơng ty đầu tư nguồn lực vào xuất nhập mặt hàng công ty kinh doanh (các mặt hàng nhà nước cho phép) 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung thành lập với chức năng, nhiệm vụ sau: * Chức năng: - Phân phối sản phẩm tiêu dùng dịch vụ đáp ứng nhu cầu thiết yếu người dân - Nghiên cứu thị trường, nhập loại sản phẩm mà thị trường cần - Góp phần ổn định kinh tế, xây dựng đất nước phát triển bền vững * Nhiệm vụ: - Căn vào phương hướng phát triển kinh tế xã hội thời kỳ, công ty tổ chức lập kế hoạch thực kế hoạch nhằm đạt mục tiêu kinh doanh Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Th Hồ - Thực chế độ hạch tốn kinh doanh theo quy định nhà nước - Thực chế độ hạch toán độc lập nhằm sử dụng hợp lý tài sản, nguồn vốn, lao động để đảm bảo hiệu kinh doanh - Chấp hành đầy đủ sách biện pháp chế độ nhà nước: tiền lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… - Thường xuyên đào tạo, trẻ hoá đội ngũ nhân viên 1.1.3 Cơ cấu tổ chức nhân công ty Tổ chức điều kiện cho sống doanh nghiệp Để giúp cho người làm việc với có hiệu việc hồn thành mục tiêu cần phải xây dựng trì cấu định vai trị, nhiệm vụ, vị trí công tác cho phận gắn kết với chặt chẽ tham gia cách tích cực Hay nói cách khác, để xác định vai trị hỗ trợ cho cách có hiệu quả, chúng cần xếp theo trật tự, mục đích định Giám Đốc Phó giám Đốc Phịng kinh doanh P.hành Khu vực T Tín Khu vực P.Xuyên … Khu vực Ứng Hồ Siêu thị mili Phịng thị trường Phịng kế tốn TTSP Fami Kế tốn trưởng TTSP Vinacaf e Kế toán tổng hợp … Thủ quỹ Các kho BQ - DT hàng hoá Bộ phận vận tải, bốc dỡ TTSP T.An Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Th Hồ Cơng Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung doanh nghiệp thương mại hoạt động địa bàn thơn Vân Hồ, xã Vân Tảo, huyện Thường Tín, thành phố Hà Nội; có thị trường rộng lớn Cơng ty nhận làm đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá hãng tiếng nên máy tổ chức quản lý công ty xây dựng theo mô hình trực tuyến - chức kết hợp với theo sản phẩm khu vực địa lý Đây kiểu mơ hình tổ chức sử dụng rộng rãi phổ biến doanh nghiệp Theo cấu tổ chức này, ban giám đốc bao gồm giám đốc phó giám đốc cơng ty + Giám đốc cơng ty Giám đốc cá nhân sở hữu 10% vốn điều lệ công ty thành viên, có trình độ chun mơn, kinh nghiệm thực tế quản trị kinh doanh ngành nghề kinh doanh chủ yếu công ty Giám đốc người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty theo pháp luật, chịu trách nhiệm trước quan nhà nước hội đồng thành viên cơng ty Giám đốc người có quyền hành cao cơng ty Giám đốc có quyền nhiệm vụ sau: - Tổ chức thực định hội đồng thành viên - Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty - Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty - Ban hành quy chế quản lý nội công ty - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền hội đồng thành viên - Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền chủ tịch hội đồng thành viên - Kiến nghị phương án cấu tổ chức cơng ty - Trình báo cáo tốn tài hàng năm lên hội đồng thành viên - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lý lỗ kinh doanh - Tuyển dụng lao động - Các quyền nhiệm vụ khác quy định hợp đồng lao động mà giám Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Th Hồ đốc đăng ký với cơng ty theo định hội đồng thành viên Song song với quyền nhiệm vụ giám đốc có nghĩa vụ làm việc cách trung thực, cẩn trọng, hoàn thành tốt cơng việc, trung thành với lợi ích công ty thực đầy đủ nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật điều lệ cơng ty + Phó giám đốc Phó giám đốc người giúp giám đốc điều hành, quản lý mộ số lĩnh vực hoạt động công ty theo phân công giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc nhiệm vụ phân công Phó giám đốc thay mặt giám đốc giải công việc giám đốc vắng Công ty tổ chức thành phịng ban, phịng có trưởng phịng phó phịng Các phịng đảm nhiệm chức riêng có quan hệ mật thiết với + Phịng hành chính: có người gồm trưởng phịng, phó phịng nhân viên Nhiệm vụ phòng là: - Lập kế hoạch nhân sự, bố trí điều phối nhân theo yêu cầu kinh doanh - Tổ chức phân loại định mức lao động để trả lương, thực theo dõi tăng lương thưởng cho cán bộ, công nhân viên - Quản lý phịng, xây dựng chỉnh trang khn viên công ty, theo dõi việc tu sửa cảnh quan công ty, đảm bảo vệ sinh mơi trường + Phịng kinh doanh: Có trưởng phịng, phó phịng 20 nhân viên bán hàng Các nhân viên bán hàng bố trí hoạt động theo khu vực địa lý Nhiệm vụ phòng là: - Lập kế hoạch nhập hàng hoá hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho cơng ty - Theo dõi việc nhập xuất hàng hố để đảm bảo hoạt động bán hàng diễn liên tục, thuận lợi - Quản lý, tổng hợp trình bán hàng hoá, bảo quản, dự trữ hàng hoá kho + Phòng thị trường: xây dựng theo hãng sản phẩm Mỗi hãng có giám giát thị trường nhân viên - Nghiên cứu , xác định nhu cầu thị trường - Đưa sản phẩm thị trường, thoả mãn tốt nhu cầu thị trường Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Thuý Hoà - Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm chương trình khuyến mại tới khách hàng + Phịng kế tốn: có nhân viên, toàn đặt đạo trưởng phịng kiêm kế tốn trưởng - Kế tốn trưởng có nhiệm vụ:  Hướng dẫn chế độ, thể lệ kế tốn tài cho nhân viên  Kiểm tra, phân tích kế tốn tài chính, ký duyệt chứng từ liên quan đến hợp đồng kinh tế  Lập chuyển chứng từ liên quan đến việc toán qua ngân hàng chuyển khoản, tiền vay (nội tệ, ngoại tệ); theo dõi tỷ giá hối đoái để kịp thời thơng báo với giám đốc có kế hoạch lưu chuyển tiền tệ hợp lý  Tổ chức ghi chép, phản ánh các, trung thực, kịp thời toàn hoạt động theo quy định nhà nước chế độ kế toán  Báo cáo toán cho năm tài giám đốc lập kế hoạch tài cho năm  Tham mưu cho giám đốc việc ký hợp đồng kinh tế - Kế toán tổng hợp làm nhiệm vụ sau:  Tổng hợp báo cáo theo quy định nhà nước  Định kỳ nhận chứng từ sổ sách, nhập liệu vào máy tính, kịp thời, xác để từ làm sở cho việc tổ hợp làm báo cáo tài  Theo dõi tình hình bán hàng cơng ty hố đơn bán hàng phịng kinh doanh; xác định công nợ khách hàng; chủ động đề xuát với kế tốn trưởng việc thu hồi cơng nợ ( trả chậm, khó địi) - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm thu chi hàng ngày, đảm bảo thu đúng, thu đủ, ghi chép xác hàng ngày kết sổ đối chiếu việc thu chi với kế toán tiền mặt, thực kiểm quỹ báo cáo ngày Ngồi ra,cơng ty cịn có phận kho bảo quản dự trữ hàng hoá (có nhân viên kho) phận vận tải, bốc dỡ hàng hố (có 18 nhân viên bao gồm lái xe, phụ xe bốc vác) Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT Chuyên đề thực tập Phạm Thuý Hoà 1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện hoạt động bán hàng Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung Đặc điểm bật sản xuất hàng hoá sản phẩm sản xuất để trao đổi, mua bán, trao đổi xuất đời sản xuất hàng hoá (nhưng lúc đầu mang tính giản đơn, thơ sơ theo hình thức trao đổi vật) Đến tiền tệ xuất dùng làm phương tiện trao đổi Mọi giá trị hàng hoá quy đổi tiền Tiền dùng làm vật ngang giá chung Khi hàng hoá quy đổi tiền việc bán hàng Vậy thực chất bán hàng chuyển hố hình thái giá trị hàng hố nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng giá trị sử dụng định, khâu cuối có tính chất định trình hoạt động sản xuất kinh doanh Chúng ta biết hàng hoá sản xuất để trao đổi, để bán, hàng hố đem thị trường mua bán người mua người bán quan tâm đến hàng hoá với mục đích khác Mục đích người bán giá trị; cịn mục đích người mua giá trị sử dụng Như hoạt động bán hàng giúp thoả mãn mục tiêu khác người khác Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung doanh nghiệp thương mại hoạt động lĩnh vực kinh doanh mặt hàng tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu thiếu yếu người Do đó, với tư cách người bán, hoạt động bán hàng có vai trị quan trọng định Cơng Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung Cụ thể: - Hoạt động bán hàng hoạt động chủ yếu Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thương Mại Và Dịch Vụ Quang Trung nên định trực tiếp đến thành bại công ty Mọi hoạt động khác công ty vận chuyển, marketing, xúc tiến…đều nhằm mục đích bán hàng hố; có bán hàng hố thực mục tiêu trước mắt cơng ty, lợi nhuận Bởi lợi nhuận tiêu chất lượng phản ánh kết hoạt động kinh doanh công ty (hiệu hay không hiệu quả) Chỉ có tổ chức hoạt động bán hàng thật tốt làm tăng lượng hàng hoá bán ra, tăng khả thu hồi vốn kinh doanh cơng ty, từ cơng ty mở rộng thị trường kinh doanh, có chỗ đứng vững bền thị trường - Hoạt động bán hàng thực hiện, sản phẩm công ty bán chứng tỏ thị trường chấp nhận sản phẩm mà công ty phân phối, công ty tạo chữ tín Lớp QTKDTM-B Khoa TM KTQT