CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Khái niệm, đặc điểm, vai trò, vị trí của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liêụ là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Tham ra trực tiếp và thường xuyên vào quá trình sản xuất là cơ sở vật chất chính để hình thành nên sản phẩm mới, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chỉ tham ra vào một chu trình sản xuât kinh doanh nhất định vào toàn bộ quá trình nguyên vật liệu đươc luan chuyển hêt một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn vốn khác nhau như mua vào, tự sản xuất, nhap vôn liên doanh.
- Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh NVL bị biến dạng hoăc tiêu hao hoàn toàn.
1.1.3 Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất la cơ sơ vật chất hình thành lên sản phảm mới Do vậy, việc cung câp NVL có đầy đủ kịp thời hay không, có ảnh hương to lớn đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp, sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không có nguyên vật liệu Khi có NVL rồi thì phải đảm bảo chất lượng, quy cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí đê tạo ra sản phẩm.
Bởi vậy, tập trung quản lý NVL ở các khâu thu mua, bảo quản dự trữ và sư dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản suất sản phảm và trong chừng mực nhất định giam tiêu hao NVL trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm
Xét về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào chu kỳ sản xuất thì NVL bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái ban đầu, giá trị NVL được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phâm mới tạo ra.
Xét về mặt vốn: NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu đông trong doanh nghiệp đăc biêt la đối với vốn dự trữ NVL Vì vậy việc tăng trương vốn lưu động không thê tách rời viêc dự trữ vào sử dụng chuyên NVL một cách hợp lý, tiêt kiêm và có hiêu quả
Có thể nói NVL có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, viêc quản lý của doanh nghiêp bao gồm các mặt sau: Số lương, chất lượng.
Nguyên vật liêu đàu vào là điều kiện không thê thiêu đươc của công ty, đăc biệt là phân loại NVL đầu vào theo chủng loại, ngăn ngưà mất mát, hỏng do điều kiện tự nhiên, gây lãng phí cho tất cả các khâu trong quá trình sản xuất.
Nhiệm vụ cua kế toán đối với nguyên vật liệu
- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình thu mua chuyển nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu, tinh giá thưc tế vật liêu thu mua và kiẻm tra tình hình thưc hiện kế hoạch cung ứng vật liêụ về mặt số lượng, chất lượng mặt hàng.
- Hướng dẫn kiêm tra các phân xưởng,các kho và các phòng ban, thưc hiện các chứng từ ghi chép vế vật liệu, sổ sách cần thiêt và hạch toán NVL đúng chế độ, phương pháp.
- Kiêm tra viêc chấp hành chế độ bảo quản nhâp, xuất NVL, các định mức dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất phương pháp xử lý vật liệu thừa, ứ đọng,kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liêu tham gia công tác kiểm kê, đanh giá vật liệu lâp báo cáo về vật liệu, phân tích tình hình thu mua bảo quả và thu muaNVL.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu
* Phân loại theo nội dung kinh tế
Vật liệu sử dụng trong doanh nghiêp có nhiêu loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức tốt hạch toán vật liêu.
Phân loại vật liêu là sắp xếp vật liệu theo tiêu thức phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách chăt chẽ và hơp lý.
Tuỳ thuộc vào các loại hình doanh nghiêp sản xuất, nghành sản suất, tuỳ thuộc vào từng nội dung kinh tế, chưc năng của vật liệu mà chúng ta có thể chia thành các loại khác nhau Theo cách nay thì NVL đươc chia ra thành các loại như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là những loại NVL mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thưc thể vật phẩm tự nhiên chưa qua một sự chế biến nào và cần được sự tác động của máy móc, lao động, kỹ thuật mới biến thành sản phẩm
+ Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đực sử dụng với với vật liêu chính để thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động như: Găng tay bảo hộ, mũ, quần áo…
+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điêu kiên cho quá trình chế tạo sản xuất kinh doanh, tạo điêu kiên cho quá trình chế tạo san phâm diên ra bình thường Nhiên liêu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí.
+ Phụ tùng thay thế: Là nhưng vật liêu dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiêt bị phương thiện vận tải.
+ Vật liêu và thiêt bị xây dựng cơ bản: La những vật liêu và thiết bị đươc sử dụng cho công viêc xây dựng cơ bản Đối với thiêt bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiêt bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
* Phân loại theo từng nguồn hình thành
- Căn cứ vào nguồn hình thành NVL được chia thành:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài: Mua tư thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. + Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn.
+ Nguyên vật liệu được biếu, tặng, cấp phát
+ Nguyên vật liệu từ nguồn khác
* Phân loại theo cách khác
Căn cứ vào mục đích và công cụ của NVL cũng như nội dung quy định phản ánh chi vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liêu của kế toán được chia thành:
+ Nguyên vật liệu trưc tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất.
+ Nguyên vật liêu dùng cho các nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp
1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là cách xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, theo quy đinh hiên hành, kế toán nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu thì phải phản ánh theo giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định Sau đây là phương pháp đánh giá nguyên vật liệu:
* Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:
_ Giá trị thực tế vật liệu nhập kho: Đối với NVL mua ngoài là giá trị vốn thực tế nhập kho:
Trị giá NVL nhập kho giá mua (theo hoá đơn)
Các khoản thuế không được khấu trừ
Các khoản triết khấu giảm giá
Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí cho thuê kho, bãi, tiền phạt, tiền bồi thường. Đối với các đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thự tế là không có thuế VAT đầu vào Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp và là cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá đã có thuếVAT đầu vào Đối với NVL mua vào sử dụng đồng thời cho cả 2 hoạt động chịu thuế VAT thì về nguyên tắc phải hạch toán riêng và chỉ được khấu trừ thuế VAT đầu vào đối với phần NVL chịu thuế VAT đầu ra Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá trị thực Giá trị NVL Chi phí thuê
= + + Chi phí khác tế của NVL xuất gia công ngoài gia công
Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: Tiền thuê gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở ra công và ngược lại. Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thí giá trị thực tế là giá trị vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá Đối với vật liệu do nhà nươc cung câp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính giá trị vật liệu đó gi trên văn bản bàn gia hoặc gi theo giá trị tặng thưởng tương đương với giá trị thưởng. Đối với giá trị vật liệu thu hồi: Được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế (có thể bán được).
Vật liệu trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên tư nhiều nguồn khác nhau Do vậy, giá trị thực tế của từng lần, từng đợt nhập cũng không hoàn toàn giống nhau, vì thế xuất kho kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho và đã đăng ký áp dụng cho cả 2 liên độ kế toán.
* Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Để đánh giá thực tế của NVL xuất kho cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
* Phương pháp thực tế đích danh
Phương pháp này được áp dụng với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu thực tế, giá thực tế của vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng theo từng lần
Sử dụng phương pháp này sẽ thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá trị của vật liệu được chính xác, phản ánh được mối quan hệ cân đối giữa hiên vật và giá trị nhưng có nhược điểm là phải theo dõi chi tiết vật liệu nhập kho theo từng lần nhập và gí trị vật liệu sẽ không sát với giá trị thị trường
* Tinh giá theo phương pháp đơn giá bình quân
Giá thực tế của số lượng VL Đơn giá
NL xuất dùng xuất dùng bình quân
Phương pháp đơn giá bình quân lại có 3 phương phap cụ thể sau:
- Phương phap đơn giá bình quân của cả kỳ dự trữ. Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ
Tổ chức hoạch toán nguyên vật liệu
1.4.1 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý của doanh nghiệp hạch toán NVL phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cung một cơ sở kế toán chứng từ Theo chế độ kế toán chứng từ quy định ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:
+ Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT )
+ phiếu xuất kho ( mẫu 01- VT )
+ Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT )
+ Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 – VT )
+ Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 – VT )
+ Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 – VT)
+ Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTKT – 3LL )
+ Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03 – VT )
Ngoài các chứng từ sử dụng bắt buộc thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng từ khác, tuỳ thuộc vào tình hình đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau Đối với chứng từ kiểm toán thống nhất, bắt buộc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phương pháp Tuỳ thuộc vào phương pháp lập và ghi các chỉ tiêu: Tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho không phân biệt kế toán chi tiêt theo phương pháp nào
Các sổ: Thể kế toán chi tiết NVL, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được dùng để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiêt áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài ra, sổ kế toán chi tiết có thể mở thêm các bảng kê, nhập, xuất, tồn kho vật liệu phục vụ cho viêc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời
1.4.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh thường bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệt hại, ngừng sản xuất Chính vì vậy, hạch toán chi tiết NVL phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu Đây là công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết NVL
Hạch toán chi tiêt NVL là việc theo dõi thường xuyên liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về số lượng, hiện vật và giá trị
Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiêp đang áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán vật liệu sau:
* Phương pháp thẻ song song:
- Điều kiên áp dụng: Chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có ít danh mục nguyên vật liệu, nghiệp vụ kế toán phát sinh không nhiều
- Quy trình hạch toán: Để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu ở kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng , phòng kế toán phải mở sổ chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị
+ Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để tiến hành ghi chép Hang ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất để ghi số lượng vật liệu vào thẻ kho
+ Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu về sản lượng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ nhận được các chứng từ nhập, xuất, vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Số tồn trên các sổ chi tiết phải đúng với số trên thể kho Ưu điểm: Phương pháp này rất đơn giản trong việc ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin, nhập, xuất, tồn kho của từng danh điêm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác và phù hợp
Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, công việc kế toán bị dồn vào cuối tháng
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng tổng tồn hơp nhập, xuất
Sơ đồ 1: Trình tự kế toán theo phương pháp thẻ song song
Ghi đối chiếu Ghi cuối tháng
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- Điều kiện áp ụng: áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mật độ nhập, xuất dày
+ Tại kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để tiến hành ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của các loại nguyên vật liệu ở mặt số lượng
+ Tại phòng kế toán: Kế toán chi mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu để theo dõi từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất về số lượng và giá trị Đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm nguyên vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển Ưu điểm: Phương pháp đối chiếu luân chuyển đơn giản và dễ thực hiện, giảm được khối lượng ghi sổ do ghi một lần vào cuối tháng
Phiếu xuất Bảng kê xuất sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ tổng hợp Bảng kê nhập
Nhược điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Ghi đối chiếu Ghi cuối tháng
* Phương pháp sổ số dư:
- Điều kiện áp dụng: Là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá tri nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng, còn ở phòng kế toán theo dõi vật liệu về mặt giá trị
+ ở kho: Thủ hko vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập, xuất. Ngoài ra vào cuối thángv thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào số dư Số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào cuối thang để ghi sổ các chứng từ nhập, xuất Sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán
+ ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm theo định kỳ từ 3– 5 ngày xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thú kho và xem xét các chứng từ nhập, xuất để được thủ kho phân loại, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhân phiếu nay kèm theo phiếu nhập, xuất có liên quan
Phiếu nhập Sổ số dư
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Bảng luỹ kê nhập Bảng tổng hợp N -X -T Bảng luỹ kế xuất
Căn cứ vào các chứng tư nhập, xuất kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác liên quan sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào chứng từ và vào cột tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ đó kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất, trong tháng, tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật tư trên bảng luỹ kế Số dư trên bảng luỹ kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư theo kho chuyển về Ưu điểm: Hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữ kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời
Nhược diểm: Rất khó phát hiện sai sót nhầm lẫn, phương pháp này đòi hỏi trình độ quản lý của đội ngũ kế toán cao.
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Ghi hàng ngàyGhi đối chiếuGhi cuối tháng
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp được nhập xuất kho thường xuyên. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng doang nghiệp có thể áp dụng các phương pháp kiểm kê vật tư khác nhau, doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần bằng cách cân, đong, đo đếm vật liệu tồn cuối kỳ Ngược lại, cũng có doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ xuất vật liệu
Trong kế toán tổng hợp có hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi , phản ánh thường xuyên, liên tục có tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên sổ kế toán, phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho các tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vất liệu hàng hoá Vì vậy NVL tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc nào trên sổ kế toán Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý.
Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho
+ Nội dung kết cấu TK 152: Nguyên vật liệu.
Bên nợ: Trị giá thực tế của NVL nhập kho mua ngoài tự chế biến thuê ngoài gia công, nhận vốn góp từ các nguồn khác, trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có: Trị giá thực tế của NVL xuất kho, xuất dùng sửa chữa kinh doanh bán. Thuê ngoài gia công, đem góp vốn.
- Trị giá thực tế của NVL trả lại cho người bán hoặc được giảm giá
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.
Dư nợ : Trị giá của NVL tồn kho cuối kỳ
Phương pháp kế toán tổng hợp NVL trên các TK kế toán mà chủ theo dõi phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, xác định giá trị NVL xuất dùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không còn căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ, mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính, chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp (TK 611) không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất khác nhau và không thể hiện được số mất mát hư hỏng Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, có nhiều chủng loại vật tư, có quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và thường xuyên xuất dùng
1.5.1 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
* Tài khoản sử dụng: TK 151, TK 152
-TK 151: Hàng mua đang đi đường.
+ Tính chất: Thuộc loại tài sản vốn.
+ Tác dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động vật tư hàng mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang đi trên đường vận chuyển hoặch đã về đến doanh nghiệp đang chờ kiểm kê nhận nhập kho
Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua còn đang đi trên đường hoặc chờ kiểm nhận nhập kho
Bên có: Giá trị vật tư hàng hoá đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng
Dư nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua còn đang đi trên đường chưa về nhập kho.
+ Tính chất: Phản ánh giá trị hiện có và tình tăng giảm các loại NVL ở doanh nghiệp
Nội dung kết cấu: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có, tình hình tăng giảm, các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế
Kết cấu: Là loại tài khoản vốn nên phát sinh tăng bên nợ, phát sinh giảm bên có, số dư ghi bên nợ.
Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liêu nhập kho, giá trị thực tế nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê
Bên có: Phản ánh thực tế nguyên vật liệu xuất kho, số tiền đều chỉnh giảm nguyên vật liệu, giá trị nguyên vật liệu kém chất lượng, trả lại cho người bán
Dư nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
(1): Trị hoá vật tư hàng hoá đã mua ngoài nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho.
(2): Trị giá vật tư hàng hoá về được kiểm nhận nhập kho.
(3): Giá trị vật tư hàng hoá giao thẳng cho người mua hoặc gửi bán nhưng không nhập kho
- Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Trong kỳ mà hoá đơn vẫn chưa về thì doanh nghiệp ghi sổ theo giá tạm tính ( lấy giá mua kỳ trước hoặc theo hợp đồng ).
Nợ TK 152 ( giá tạm tính )
Có TK 331 ( giá tạm tính )
* Kỳ sau hoá đơn về doanh nghiệp điều chỉnh theo giá thực tế
+ Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế thì kế toán phải điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hoá đơn
Trường hợp 1: Xoá toàn độ bút toá định khoản theo giá tạm tính bằng bút toán ghio âm.
Nợ TK 152 ( ghi bút toán đỏ hoặc đểv trong ngoặc)
Có TK 331 ( ghi bút toán đỏ hoặc để trong ngoặc )
Sau đó ghi lại định khoản mới theo giá ghi trên hoá đơn.
* Kỳ sau hoá đơn về doanh nghiệp điều chỉnh theo giá thực tế.
+ Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế thì kế toán phải điều chỉnh giá tạm tính ghi trên hoá đơn
Trương hợp 1: Xoá toàn bộ bút toán định khoản theo giá tạm tính bằng bút toán ghi âm.
Nợ TK 152 (ghi bút toán đỏ hoặc để trong ngoặc )
Có TK 331 ( ghi bút toán đỏ hoặc để trong ngoặc)
Sau đó ghi lại định khoản mới theo giá ghi trên hoá đơn.
1.5.2 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
- Nội dung: Căn cứ vào kết quả KK thực tế phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp từ đó tính giá trị vật liệu thực tế xuất dùng trong kỳ.
Giá trị vật tư hàng hoá, vật tư xuất dùng trong kỳ
= Giá vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá vật tư hàng hoá nhập trong kỳ +
Giá vật tư hàng hoá xuất dùng trong kỳ Điều kiên áp dụng: Phương pháp này áp dụng với những doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư hàng hoá với nhiều quy cách mẫu mã khá nhau Giá trị thấp hàng hoá xuất dùng, xuất bán thường xuyên
+ TK sử dụng: TK 611 – mua hàng
+ Tính chất:Thuộc loại TK chi phí
+ Tác dụng: Phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ.
Bên nợ: Kết chuyển giá vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ
Giá trị thực tế của vật tư hàng hoá tồn cuối kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại.
Bên có: Kết chuyển giá tri vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ
- Giá tri thực tế của vật tư hàng hoá xuất dùng trong kỳ
- Giá trị vật tư hàng hoá trả lại cho người bán hoặc giảm giá.
+ Cuối kỳ không có số dư
+ Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu.
Sơ đồ 6: kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
( 1 ): Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng tồn kho.
( 2 ): Trị giá vật tư hàng hoá mua vế trong kỳ
( 3 ): Thuế nhập khảu vật tư, hàng hoá phải nộp ngân sách.
( 4 ): Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng hoá phải nộp nhân sách
( 5 ): Thuế VAT của hàng nhập khẩu phải nộp ngân sách nếu khong được khấu trừ tính vào giá trị vật tư hàng hoá Nếu được khấu trừ thì ghi nợ TK 133.
( 6 ): Cuối kỳ kết chuyển giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho
( 7 ): Giá trị vật tư hàng hoá trả lại, giảm giá nếu có.
( 8 ): Giá trị vật tư hàng hoá xuất kho sử dụng trong kỳ
( 9 ): Cuối kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho
Trường hợp nhập kho vật tư hàng hoá do các đơn vị khác góp vốn liên doanh, nếu cổ phần hoặc được biếu tặng
Có TK: 411 ( góp vốn liên doanh cổ phần )
Có TK: 711 ( được biếu tặng )
Nhập kho vật tư hàng hoá bị mất mát thiếu hụt căn cứ vào biên bản xử lý ghi:
Trường hợp vật tư hàng hoá bị mất mát thiếu hụt căn cứ vào biên bản xử lý ghi:
Nợ TK: 138.8 ( giá trị bồi thường )
Nợ TK: 111 ( nếu thu hồi bằng tiền mặt )
Nợ TK: 334 ( nếu trừ vào lương )
1.5.3 Kế toán một số trường hợp khác về nguyên vật liệu
1.5.3.1 Kế toán nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến hoặc tự chế, thuê ngoài gia công
- Kế toán NVL thuê ngoài chế biến
- Khi xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Nợ TK: 154 ( theo phương pháp kê khai thường xuyên )
Nợ TK: 631: ( theo phương pháp kiểm kê đinh kỳ)
Chi phí thuê ngoài gia công chế biến.
Nợ TK: 154 ( kê khai thường xuyên )
Nợ TK: 631 (kiểm kê định kỳ)
+ Khi gia công chế biến song kế toán ghi giá trị thực tế của NVL nhập kho.
Có TK: 154 ( kê khai thường xuyên )
Có TK: 631 ( kiểm kê định kỳ )
- Kế toán nguyên vật liệu tự chế
+ Khi xuất kho vật liệu tự chế
Nợ TK: 154 ( kê khai thường xuyên )
Nợ TK: 631 ( kiểm kê định kỳ )
+ Phản ánh các chi phí chế biến phát sinh trong kỳ.
Nợ TK: 154 ( kê khai thường xuyên )
Nợ TK: 631 ( kiểm kê định kỳ )
+ Giá trị thực tế của vật liệu tự chế biến hoàn thành nhập kho.
1.5.3.2 Kế toán nguyên vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê
- Kiểm kê phát hiện thiếu do thiên tai, hoả hoạn:
+ Đối với vật liệu cuối kỳ kiểm kê do ghi chép nhầm lẫn thì kế toán phải điều chỉnh trên sổ cho phù hợp.
+ Nếu vật liệu thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép ( trong định mức )
+ Khi có quyết định xử lý căn cứ vào quyết định.
Nợ TK: 632 ( sau khi đã trừ số bồi thường )
+ nếu hao hụt nằm ngoài định mức cho phép mà chưa rõ nguyên nhân.
- kiểm kê phát hiện thừa.
+ Giá trị vật tư hàng hoá được xác định không quyền sở hữu của doanh nghiệp căn cứ biên bản ghi Nợ TK: 002
Sau khi xác định được quyền sở hữu của doanh nghiệp trả lại đơn vị khác:
+ Vật tư hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp trường hợp phát hiện thừa đã rõ nguyên nhân.
+ trường hợp chưa xác định rõ nguyên nhân.
Sau khi xác định được nguyên nhân căn cứ vào biên bản:
ĐẶC ĐIỂM VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐOẠN QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ BẮC GIANG
Đăc điểm của đoạn quả lý đường bộ Bắc Giang
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang hiện nay do ông Vương Đình Hải làm Giám đốc. Trụ sở chính của Đoạn đóng tại xã Xương Giang, thành phố Bắc giang, tỉnh Bắc Giang. Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang tiền thân là Đoạn bảo dưỡng đường bộ Hà Bắc được thành lập ngày 19/4/1962 Đến năm 1997 tỉnh Hà Bắc tách ra thành 2 tỉnh Bắc giang và Bắc Ninh, để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý, UBND tỉnh Bắc giang ra Quyết định số 56/UB ngày 20/01/1997 quyết định thành lập lại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Giao thông Vận tải Bắc giang, trong đó có Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang (được tách ra từ Đoạn Quản lý đường bộ Hà Bắc) Để đảm bảo cho việc thực hiện sản xuất kinh doanh theo đúng luật pháp, ngày 27/6/2001 Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc giang đã cấp Đăng ký kinh doanh số
112136 cho Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang.
- Ngành nghề kinh doanh: - Xây dựng các công trình giao thông
- Xây dựng các công trình dân dụng và thuỷ lợi
- Vốn kinh doanh (tại thời điểm cấp đăng ký kinh doanh): 7.618.226.000 đồng
Trong đó: - Vốn cố định: 5.920.351.000 đồng
- Vốn lưu động: 1.697.875.000 đồng Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang là một đơn vị sự nghiệp kinh tế trực thuộc Sở GTVT Bắc giang hoạt động trên lĩnh vực xây lắp, thuộc hình thức sở hữu nhà nước.
2.1.1.2 Nhiệm vụ chính của Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang
1 Quản lý và sửa chữa thường xuyên, sửa chữa định kỳ, sửa chữa đột xuất đảm bảo giao thông 595 km đường trên 20 tuyến đường bộ trong tỉnh.
+ Đường quốc lộ 3 tuyến với tổng chiều dài 216 km
+ Đường tỉnh lộ 17 tuyến với tổng chiều dài 379 km
2 Xây dựng mới công trình giao thông, thuỷ lợi và dân dụng nhóm C
3 Quản lý, tổ chức vận hành đảm bảo giao thông vượt sông ở 2 bến phà trong tỉnh: + Bến phà Đám trên sông Thương
+ Bến phà Đồng Việt trên sông Thái Bình
4 Quản lý, tổ chức thu phí ở 3 cầu trong tỉnh
+ Trạm thu phí cầu Vát (cầu Vát - huyện Hiệp Hòa- tỉnh Bắc Giang)
+ Trạm thu phí cầu Bố Hạ (cầu Bố Hạ - huyện Yên Thế - tỉnh Bắc Giang) + Trạm thu phí cầu Lục Nam (cầu Lục Nam - huyện Lục Nam - tỉnh Bắc Giang)
2.1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển của Đoạn QLĐB Bắc Giang Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang được thành lập ngày 19 - 4 -1962 có tên Đoạn Bảo dưỡng đường bộ Hà Bắc.
Giai đoạn đầu từ năm (1962 - 1983) nhiệm vụ chủ yếu của Đoạn là duy tu bảo dưỡng đường bộ trong tỉnh góp phần phục vụ vào công việc chống Mỹ cứu nước, giữ vững mạch máu giao thông thông suốt để chi viện sức người sức của của hậu phương lớn miền Bắc để giải phóng miền Nam thống nhất đất nước để xây dựng CNXH trên phạm vi cả nước sau giải phóng miền Nam ngày 30/4/1975 thống nhất đất nước cùng với cả Đoạn góp phần vào công cuộc xây dựng CNXH năm 1983 Đoạn được chuyển sang sản xuất kinh doanh và đổi tên là Công ty Quản lý và sửa chữa cầu đường Hà Bắc.
Giai đoạn từ (1983 - 1993) đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ quản lý và thi công các công trình giao thông chuyên nghành cầu, đường bộ từ sửa chữa thường xuyên, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản Trong 10 năm đơn vị thực hiện sản xuất kinh doanh đều có lãi đảm bảo được việc làm, thu nhập và cải thiện đời sống CBCNV trong đơn vị.
Từ năm 1993 đến nay do chuyển đổi cơ chế theo thông tư 78/LB - Tài chính vàGiao thông vận tải công ty chuyển thành đơn vị sự nghiệp kinh tế nhưng thực hiện các nhiệm vụ như một đơn vị XDCB có dự toán các công việc sửa chữa theo các nội dung chi phí và thanh quyết toán khi công việc hoàn thành đơn vị có tên là Đoạn quản lý đường bộ Hà Bắc.
Từ ngày 01/01/1997 tỉnh Hà Bắc tách ra thành tỉnh Bắc giang và tỉnh Bắc ninh.
Do yêu cầu của công tác quản lý đường bộ, Đoạn quản lý đường bộ Hà Bắc cũng được tách ra thành Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang và Đoạn quản lý đường bộ Bắc Ninh.
Từ năm 1997 đến nay đơn vị mang tên là Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang, trực tiếp làm công tác quản lý và sửa chữa đường bộ trên địa bàn tỉnh Bắc giang. Trong bối cảnh nền kinh tế của cả nước đang chuyển dần sang cơ chế thị trường, Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang cũng đang chuyển mình và ngày một đổi mới về công nghệ và trình độ quản lý để có thể đứng vững và ngày càng phát triển.
2.1.1.4 Khái quát tình hình sxkd của Đoạn QLĐB Bắc Giang Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên sản phẩm chính của Đoạn là các công trình xây dựng và sửa chữa đường sá, cầu cống.
Ngoài ra Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang còn được giao nhiệm vụ tổ chức thu phí ở 3 trạm thu phí và 2 bến phà trên địa bàn tỉnh Bắc giang Đây là hoạt động dịch vụ nên kết quả của dịch vụ này được đánh giá bằng doanh thu hàng tháng Tuy nhiên hoạt động thu phí ở 2 bến phà (bến phà Đám và bến phà Đồng việt) không đặt doanh thu lên hàng đầu mà thực hiện nhiệm vụ đảm bảo giao thông vượt sông là chính.
Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu trong 5 năm gần đây Đơn vị tính: triệu đồng
4 Giá trị TSCĐ bình quân trong năm 11 500 12 200 12 300 12 500 12 800
5 Vốn lưu động bình quân trong năm 2 820 3 230 3 550 3 705 3 820
6 Số lao động bình quân trong năm (người) 540 550 550 550 501
7 Tổng chi phí sản xuất trong năm 9 680 10 265 13 337 13 998 17 950
Tổ chức sản xuất của đoạn QLĐB Bắc Giang
Loại hình sản xuất của Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang là sản xuất đơn chiếc (từng công trình cụ thể) theo đơn đặt hàng của chủ đầu tư, trên cơ sở dự toán đã thống nhất, 2 bên tiến hành ký kết hợp đồng rồi mới tiến hành thi công.
Chu kỳ sản xuất của Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang là 1 quý (3 tháng tính từ đầu năm dương lịch) Đầu quý Đoạn QLĐB Bắc giang tiến hành ký hợp đồng thi công các công trình trong quý với chủ đầu tư (chủ yếu là ký hợp đồng với Sở Giao thông vận tải Bắc giang), cuối quý 2 bên tổ chức nghiệm thu, xác định khối lượng công việc hoàn thành để làm cơ sở thanh toán Nếu các công trình lớn cần thi công trong thời gian dài thì hàng quý vẫn tiến hành nghiệm thu từng giai đoạn (tuy nhiên số lượng các công trình này không nhiều).
Bộ phận sản xuất sản phẩm của Đoạn QLĐB Bắc giang là các Hạt giao thông và Đội công trình thi công cơ giới (gồm 9 Hạt giao thông và 1 Đội công trình thi công cơ giới) Các Hạt giao thông có nhiệm vụ quản lý, sửa chữa thường xuyên đường xá, cầu cống và xử lý vi phạm hành lang giao thông Đảm nhiệm thi công (phần nhân lực) các công trình sửa chữa tập trung, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn khi được giao nhiệm vụ. Đội công trình thi công cơ giới có nhiệm vụ đảm nhiệm phần thi công bằng máy móc.
Ngoài bộ phận sản xuất sản phẩm Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang còn có bộ phận thu phí gồm 2 bến phà và 3 trạm thu phí Các đơn vị này làm nhiệm vụ đảm bảo giao thông vượt sông và thu phí nộp Ngân sách Nhà nước.
Bộ phận cung cấp và vận chuyển: Bộ phận cung cấp cho Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang chủ yếu là các doanh nghiệp bên ngoài, phần lớn nguyên vật liệu được mua tại chân công trình, phần nhỏ còn lại sẽ do Đội công trình thi công cơ giới của Đoạn đảm nhiệm. áđố óáđố óáđố
Phòng kế hoạch- kỹ thuật - vật tư Phòng kế toán - thống kêPhòng tổ chức hành chính
Các trạm thu phí:(3 trạm)
1.Trạm thu phí cầu Lục Nam
2.Trạm thu phí cầu Vát
3.Trạm thu phí cầu Bố Hạ
Các hạt giao thông ( 9 hạt)
1 Hạt giao thông Sơn Động
2 Hạt giao thông Tân Hoa
3 Hạt giao thông Lục Ngạn
4 Hạt giao thông Lục Nam
5 Hạt giao thông Lạng Giang
6 Hạt giao thông Yên Thế
7 Hạt giao thông Tân Yên
8 Hạt giao thông Hiệp Hòa
9 Hạt Giao thông Bắc Giang Đội công trình thi công cơ giới
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp và thường xuyên
Quan hệ chỉ đạo không thường xuyên
Quan hệ chức năng (phối hợp)
2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Đoạn Qlđb Bắc Giang
2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Đoạn quản lý đường bộ Bắc Giang
Bộ máy quản lý của Đoạn bao gồm :
- 3 phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng kế hoạch- kỹ thuật - vật tư + Phòng tổ chức hành chính
+ Phòng kế toán thống kê
+ Hạt giao thông Sơn Động (quản lý đường thuộc huyện Sơn Động)
+ Hạt giao thông Tân Hoa (quản lý đường thuộc huyện Lục Ngạn)
+ Hạt giao thông Lục Ngạn (quản lý đường thuộc huyện Lục Ngạn)
+ Hạt giao thông Lục Nam (quản lý đường thuộc huyện Lục Nam)
+ Hạt giao thông Lạng Giang (quản lý đường thuộc huyện Lạng Giang)
+ Hạt giao thông Yên Thế (quản lý đường thuộc huyện Yên Thế)
+ Hạt giao thông Tân Yên (quản lý đường thuộc huyện Tân Yên)
+ Hạt giao thông Hiệp Hòa (quản lý đường thuộc huyện Hiệp Hòa + Việt Yên) + Hạt Giao thông Bắc Giang (quản lý đường thuộc TP B.Giang + huyện Yên Dũng)
- 2 bến phà : Bến phà Đám và bến phà Đồng Việt
+ Trạm thu phí cầu Vát: Thu phí qua cầu Vát - Hiệp Hoà - Bắc Giang
+ Trạm thu phí cầu Bố Hạ: Thu phí qua cầu Bố Hạ - Yên Thế - Bắc Giang + Trạm thu phí cầu Lục Nam: Thu phí qua cầu Lục Nam - Lục Nam - B.Giang
- 1 Đội công trình thi công cơ giới
Tổng số CBCNV của Đoạn QLĐB Bắc giang đến ngày 30/06/2007 là 481 người.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: ông Vương Đình Hải là người có quyền quyết định cao nhất trong quá trình tổ chức điều hành chung toàn bộ hoạt động sản xuất của Đoạn và chịu trách nhiệm trước nhà nước về bảo toàn vốn và hiệu quả kinh doanh của Đoạn Đảm bảo việc làm và đời sống cho toàn bộ cán công nhân viên trong toàn Đoạn.
* Phó giám đốc 1: Ông Trần Ngọc Tấn là người giúp việc cho giám đốc trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc một số công việc sau:
+ Trực tiếp chỉ đạo hoạt động ở các bến phà đảm bảo an toàn giao thông thông suốt trong mọi tình huống ở toàn bộ các tuyến đường bộ và ở các bến phà do Đoạn quản lý + Thay thế điều hành chung khi giám đốc ủy quyền
* Phó giám đốc 2: Ông Tạ Hồng Xuân là người giúp việc cho giám đốc trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và chỉ đạo công tác kỹ thuật cầu, đường bộ ở các Hạt giao thông và Đội công trình thi công cơ giới.
Các phòng chuyên môn nghiệp vụ
* Phòng tổ chức - Hành chính : Tham mưu giúp việc cho giám đốc tổ chức bộ máy hợp lý trong toàn Đoạn.
- Quản lý về con người và chế độ chính sách đối với người lao động, tổ chức thi nâng bậc lương cho Cán bộ công nhân viên trong toàn Đoạn.
- Làm nhiệm vụ văn thư lưu trữ, theo dõi công tác Bảo hộ lao động, chăm sóc sức khoẻ, bảo vệ quyền lợi cho Cán bộ công nhân viên, bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự an toàn tài sản chung của Đoạn
* Phòng Kế Hoạch- Kỹ thuật vật tư :
- Lập kế hoạch sản xuất hàng quý và cả năm của Đoạn.
- Tổ chức ký hợp đồng, kiểm tra việc thực hiện sản xuất kinh doanh của Đoạn.
- Làm công tác báo cáo thuộc lĩnh vực kế hoạch - kỹ thuật- vật tư gửi cấp trên
- Giám sát chỉ đạo thi công các công trình đúng kỹ thuật và chất lượng công trình.
- Lập các biện pháp thi công và các biện pháp an toàn lao động cho các công trình.
- Đảm bảo mua vật tư đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng tốt và cung cấp kịp thời đúng tiến độ cho các công trình.
* Phòng kế toán - Thống kê :
- Thống kê toàn bộ số liệu về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Đoạn.
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện công tác kế toán của Đoạn.
- Cung cấp cho Giám đốc các thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế của Đoạn chính xác, trung thực kịp thời, đầy đủ.
- Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận kế toán thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chế độ quản lý kinh tế tài chính, thanh toán các khoản chi phí của toàn Đoạn.
Thanh toán, giao dịch với ngân hàng và khách hàng
Thu cước phí qua phà, hạch toán lỗ, lãi quá trình sản xuất kinh doanh và làmLập báo cáo quyết toán của Đoạn
4 Các Hạt giao thông: Quản lý, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa định kỳ các tuyến đường trên địa phận mình quản lý, sửa chữa đột xuất về đường bộ khi có yêu cầu của Đoạn
5 Các Bến phà: Chuyên chở hành khách qua sông an toàn, trong mọi tình huống, quản lý thường xuyên bến bãi và các phương tiện
6 Các trạm thu phí : Tổ chức công tác thu phí triệt để không gây ùn tắc giao thông. Thu, nộp tiền phí vào ngân sách nhà nước đúng tiến độ.
Các yếu tố liên quan đến quá trình SXKD của đơn vị
- Nguyên liệu chính: Gồm nhựa đường, đá các loại, đất cấp phối đồi,, xi măng,cát, tầm cống, biển báo
+ Nhựa đường: Hiện nay Đoạn đang sử dụng nhựa đường của Iran hoặc nhựa Cantex của Singapo, mỗi năm Đoạn cần khoảng 300 đến 350 tấn nhựa, giá nhựa trên thị trường hiện nay là 6.800 đồng/1kg
+ Đá các loại: Đá được khai thác từ các mỏ đá của huyện Yên thế tỉnh Bắc giang hoặc từ các mỏ đá của huyện Hữu lũng tỉnh Lạng sơn Mỗi năm Đoạn QLĐB Bắc giang cần khoảng 20 000 m 3 đá các loại, giá đá hiện nay trên địa bàn tỉnh Bắc giang tại chân công trình là 145.000 đồng/1 m 3
+ Đất cấp phối đồi: Đất cấp phối được mua của các hộ tư nhân có vườn đồi đã được Sở tài nguyên môi trường đồng ý cho khai thác Mỗi năm Đoạn QLĐB Bắc giang cần khoảng 10 000 m 3 đất cấp phối, giá đất tại chân công trình từ 25.000 đ đến 30.000 đ/1 m 3
+ Xi măng, cát, tầm cống, biển báo : Những vật liệu này Đoạn QLĐB Bắc giang sử dụng với một lượng không lớn và thường được mua trên thị trường tự do.
- Vật liệu phụ: Gồm củi đốt, cao su phế liệu, sơn, vôi, ve các loại Củi đốt và cao su phế liệu dùng để nấu nhựa, giá hiện nay khoảng 400 đến 500 đ/1kg Sơn, vôi, ve các loại dùng để sơn cọc tiêu, biển báo, cột km.
- Nhiên liệu: Gồm xăng, dầu Diezen, dầu nhờn, mỡ nhờn phục vụ cho xe máy thi công được mua trên thị trường tự do. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu được xác dịnh dựa trên Định mức số 1242/1998/QĐ - BXD và Bảng giá ca máy số 1260/QĐ - BXD của Bộ xây dựng.
2.3.2 Yếu tố lao động Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang xắp xếp bố trí lao động như sau:
- Lao động trực tiếp: Công nhân trực tiếp sản xuất gồm 378 người được bố trí lao động tại 9 Hạt giao thông, 1 Đội công trình thi công cơ giới, 2 bến phà và 3 trạm thu phí.
- Lao động gián tiếp: Đó là các cán bộ làm công tác quản lý gồm 106 người được bố trí ở mỗi đơn vị trực thuộc từ 3 đến 5 người, số còn lại làm việc ở văn phòng Đoạn phân bố thành 3 phòng nghiệp vụ.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực được Đoạn QLĐB Bắc giang đặc biệt quan tâm, Đoạn thường xuyên tổ chức cho công nhân đi học các lớp đào tạo thợ đường, máy thi công, thuyền trưởng, máy trưởng do các trường nghiệp vụ của ngành giao thông vận tải tổ chức Ngoài ra Đoạn còn tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác kỹ thuật, công tác quản lý đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ công việc được tốt hơn. Để tạo động lực cho người lao động, Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang luôn quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, cụ thể như: Người lao động được hưởng chế dộ BHXH, BHYT theo đúng chế độ, hàng năm Đoạn đều tổ chức mua bảo hiểm thân thể cho CBCNV, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ choCBCNV, quan tâm đến công tác an toàn lao động, cung cấp đầy đủ đồ dùng bảo hộ cho người lao động, hàng năm Đoạn tổ chức cho CBCNV đi thăm quan nghỉ mát, tổ chức giao lưu văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao để động viên tinh thần cho người lao động Công nhân lao động trực tiếp được trả 70% lương theo sản phẩm và 30% lương theo cấp bậc có phân theo 3 loại lao động A, B và C nhằm tạo động lực cho công nhân trẻ khoẻ và cũng đảm bảo quyền lợi cho công nhân công tác lâu năm có nhiều kinh nghiệm Ngoài ra Đoạn còn có chính sách động viên khen thưởng kịp thời những nhân tố, những tập thể lao động tích cực nhằm tạo không khí thi đua sôi nổi trong toàn thể CBCNV.
Tìm hiểu chung về bộ máy kế toán tại đoạn quản lý đường bộ Bắc Giang.35 1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang
2.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang Để đảm bảo cho việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán được kịp thời, đầy đủ, chính xác, đòi hỏi bộ máy kế toán phải được tổ chức gọn nhẹ, khoa học và phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và đặc điểm tình hiành của đơn vị. Để đảm bảo cho công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất và đáp ứng được yêu cầu quản lý, Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang tổ chức công tác kế toán theo hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này Đoạn Quản lý đường bộ Bắc giang chỉ tổ chức một phòng Kế toán - Thống kê chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn Đoạn Còn ở các Hạt giao thông và các bến phà, Đoạn chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ gửi về phòng Kế toán trung tâm, ngoài ra nhân viên hạch toán tại các đơn vị còn có nhiệm vụ thực hiện một số công việc khác như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, tính toán chia lương cho công nhân tại đơn vị khi công trình được nghiệm thu thanh toán.
Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán
Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán tập hợp chi phí SX và tính giá thành sản phẩm
Bộ phận kế toán tài sản cố định và vật liệu
Bộ phận kế toán ấn chỉ và theo dõi thu phí
Các nhân viên hạch toán ở:
- Các Hạt giao thông: 9 nhân viên hạch toán ở 9 Hạt giao thông (Hạt Sơn động; Hạt Tân hoa; Hạt Lục ngạn; Hạt Lục nam; Hạt Lạng giang; hạt Yên thế; hạt Tân yên; Hạt Hiệp hoà; Hạt bắc giang).
- Bến phà: 1 nhân viên hạch toán ở Bến phà Đồng việt
- Đội công trình thi công cơ giới: 1 nhân viên hạch toán ở Đội công trình thi công cơ giới
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán tại Đoạn quản lý đường bộ Bắc Giang
* Kế toán trưởng : Là trưởng phòng Kế toán - Thống kê
- Là người giúp việc Giám đốc, tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, tài chính ở Đoạn đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở Đoạn Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của Trưởng phòng Tài vụ Sở Giao thông Vận tải Bắc giang và Sở Tài chính Vật giá tỉnh Bắc giang.
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của Đoạn Ký các sổ kế toán và các báo cáo kế toán tài chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán trong các sổ sách và báo cáo kế toán.
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ , thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong toàn Đoạn như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ sách kế toán, chế độ báo cáo kế toán, các thông tư hướng dẫn thi hành chế độ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các quỹ, chế độ quản lý vốn, quản lý vật tư, tài sản, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng Đảm bảo cho các chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính, kế toán đã ban hành được thực hiện nghiêm chỉnh.
- Tổ chức chấp hành nghiêm chỉnh lệnh kiểm tra kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, cung cấp các tài liệu càn thiết, giải thích và trả lời các câu hỏi phục vụ công tác kiểm tra kế toán, ký vào biên bản kiểm tra và tổ chức thực hiện các kiênh nghị đã ghi trong biên bản kiểm tra.
- Tổ chức kiểm kê tài sản, chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý kết quả kiểm kê, kiểm tra việc giải quyết và xử lý kết quả kiểm kê.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên kế toán, đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán của Đoạn trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển với nhịp độ ngày càng cao.
- Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế tài chính trong toàn Đoạn nhằm đánh giá đúng tình hình và kết quả hoạt động của Đoạn để từ đó có những kiến nghị nhằm thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình tuân thủ các định mức kinh, tế kỹ thuật, các dự toán chi phí.
* Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán:
- Giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoach tài chính của Đoạn.
- Ghi chép, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, tiền đang chuyển).
- Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiếp các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản tạm ứng, các khoản nợ phải thu, nợ phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu.
- Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ về các khoản công nợ, về các nguồn vốn.
* Bộ phận kế toán tài sản cố định và vật liệu:
- Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ và nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn kho.
- Tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, tính giá thực tế vật liệu nhập và xuất kho.
- Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho.
- Theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận trong toàn Đoạn.
* Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán bảo hiểm xã hội:
- Tính lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ công nhân viên
- Ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
* Bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh trong kỳ và tính giá thành sản xuất sản phẩm.
- Ghi chép kế toán quản trị chi phí sản xuất trực tiếp và tính giá thành sản xuất của từng công trình.
* Bộ phận kế toán ấn chỉ và theo dõi thu phí
- Ghi chép tổng hợp và chi tiết tình hình sử dụng các loại vé ở các bến phà.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện công tác thu phí của các bến phà, kiểm tra việc chấp hành quy chế tại các bến phà.
- Lập các báo cáo về tình hình quản lý và sử dụng các loại vé ở các bến phà gửi Cục Thuế Bắc giang.
* Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán:
- Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên như: hoạt động tài chính, các hoạt động bất thường.
- Kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán khác chuyển sang, thực hiện các nghiệp vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ cuối kỳ.
- Kiểm tra, ghi số cho các chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Vào sổ cái các tài khoản đang sử dụng của Đoạn.
- Lập bảng cân đối tài khoản, lập bản cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt dộng kinh doanh của Đoạn.
- Lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo kế toán nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập.
Mối liên hệ giữa các bộ phận kế toán tại Đoạn QLĐB Bắc giang
Các bộ phận có mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau, tác động hỗ trợ lẫn nhau tạo thành một guồng máy hoạt động đều đặn thông suốt trong toàn Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang Đầu mối trung tâm là Kế toán trưởng, mọi thông tin đều được báo cáo với
Kế toán trưởng và Kế toán trưởng sẽ chỉ đạo trực tiếp tới từng bộ phận, các bộ phận kế toán chi tiết đều phải có sự liên hệ và đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán tổng hợp.
2.4.2 Hình thức kế toán Đoạn quản lý đường bộ Bắc Giang áp dụng
Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên, vật liệu
2.6.1 Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu tại Đoạn QLLĐB Bắc giang
Nguyên, vật liệu của Đoạn QLĐB Bắc giang hầu hết do mua ngoài, do đó chứng để hạch toán tăng nguyên, vật liệu bao gồm: Hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT), hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho…
Khi hàng về, thủ kho, kế toán theo dõi vật tư, cán bộ theo dõi vật tư của phòng
Kế hoạch - Kỹ thuật - Vật tư, trưởng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật - Vật tư cùng nhau tiến hành kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho Kiểm nghiệm xong tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư và cùng ký tên vào biên bản Nếu chất lượng đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Nếu phát hiện thừa, thiếu, hoặc vật tư không đúng quy cách ghi trên chứng từ thì lập biên bản báo cho các bên liên quan cùng nhau giải quyết.
Căn cứ vào số lượng vật liệu thực tế, cán bộ vật tư của Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật - Vật tư lập phiếu nhập kho (2 liên), có thể nhập kho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận và cùng một kho rồi giao cho thủ kho, thủ kho ghi số thực nhập vào cột thực nhập trong phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký sẽ được thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho rồi gửi cùng với hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán tính giá và hạch toán, liên gốc lưu tại cuống ở Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật - Vật tư để cán bộ vật tư theo dõi.
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT ngày 1/11/2008 giữa Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang với Công ty thương mại xây dựng Hải phòng Đoạn sẽ mua của Công ty thương mại XD Hải phòng 100 thùng nhựa đường Sheel 60/70 loại 150 kg/thùng, đóng mới 100%, và 5 tấn xi măng Chinphong.
Ngày 5/11/2008 hàng về gồm 100 thùng nhựa và 5 tấn nhựa đường kèm theo hoá đơn:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL
Liên 2: Giao khách hàng HT/2008B
Ngày: 5 tháng 11 năm 2008 CL 098564 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại xây dựng Hải phòng Địa chỉ: 22 Võ Thị Sáu - Ngô Quyền - Hải Phòng
Số TK: 003.100.0032832 Ngân hàng ngoại thương thành phố Hải phòng Điện thoại: 031.3836779 Mã số thuế:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Thu- Cán bộ vật tư Đơn vị: Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang Địa chỉ: Xã Xương Giang - Thị xã Bắc Giang - Tỉnh Bắc giang
Số tài khoản: 43110000000241 - Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc giang
Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 15.360.000
Tổng cộng tiền thanh toán 168.960.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu tám triệu chín trăm sáu mươi nghìn đồng./
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Căn cứ vào phiếu giao nhận hàng và hoá đơn mua hàng Bộ phận kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Đơn vị: Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số: 45 Căn cứ hoá đơn số CL 098564 ngày 5/11/2008 của Công ty thương mại xây dựng Hải phòng.
- Ông Nguyễn Văn Chỉnh: Trưởng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật - Vật tư - Trưởng ban.
- Ông: Nguyễn Văn Thu: Cán bộ vật tư - Uỷ viên
- Bà: Đỗ Thị Bích: Thủ kho - Uỷ viên
- Bà: Ngô Thị Thanh - Kế toán vật tư - Uỷ viên Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
1 Nhựa đường Iran 60/70 Chọn mẫu, đếm, cân kg 15.000 15.000 15.000
2 Xi măng Chinphong Chọn mẫu, đếm kg 5.000 5.000 5.000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Số lượng đủ, chất lượng đạt yêu cầu, đồng ý nhập kho và đưa vào sử dụng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán vật tư Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi kiểm nghiệm xong, cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho (2 liên) giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho vật liệu. Đơn vị: Đoạn QLĐB BG Địa chỉ: Bắc Giang PHIẾU NHẬP KHO
QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Nợ:
Họ tên người giao hàng: Hoàng Thế Anh
Theo hoá đơn số CL 098564 ngày 5/11/2008 của Công ty thương mại xây dựng Hải phòng.
Nhập tại kho: Vật tư Đoạn
Tên, nhãn hiệu quy cách Phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (bằng chữ):
Phụ trách tiêu cung Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởngđơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
2.6.2 Chứng từ kế toán giảm nguyên, vật liệu tại Đoạn QLLĐB Bắc giang
Nguyên, vật liệu của Đoạn QLĐB Bắc giang chủ yếu giảm do xuất dùng cho các công trình, do đó chứng từ kế toán ghi giảm nguyên, vật liệu bao gồm: Dự toán chi tiết của từng công trình, kế hoạch xuất vật tư cho các công trình, phiếu xuất kho.
Hàng tháng căn cứ vào dự toán của các công trình sẽ thi công trong tháng, cán bộ kỹ thuật vật tư lập kế hoạch xuất vật tư cho các công trình chuẩn bị thi công Kế hoạch này sau khi đã được Giám đốc phê duyệt sẽ được dùng làm căn cứ để xuất kho vật tư cho các đơn vị thi công.
Khi các đơn vị đến lĩnh vật tư, cán bộ vật tư lập phiếu xuất kho (3 liên) giao cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ xuất kho vật liệu, phiếu xuất kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan sẽ giao 1 liên cho người nhận để làm chứng từ ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng, 1 liên để thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để kế toán tính giá và hạch toán. Đơn vị: Đoạn QLĐB BG Địa chỉ: Bắc giang
1141TC/Q§/C§CT Ngày 01/11/95 của BT
Họ tên người nhận hàng: Lê Anh Dũng Địa chỉ: Hạt giao thông Bắc giang
Lý do xuất kho: Sửa chữa QL 31 km2 - km3
Xuất tại kho: Vật tư Đoạn
STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Số lượng thực Đơn giá
Thành Yêu cầu Thực xuất tiền
Tổng số tiền (bằng chữ):
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang áp dụng phương pháp thẻ song song Tại kho mỗi thủ kho mở thẻ kho cho riêng kho của mình, trên thẻ kho ghi rõ tên kho, thẻ này được mở cho cả năm tài chính, cho từng loại nguyên vật liệu Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập - xuất kho, thủ kho ghi số lượng vào thẻ kho, cuối ngày cộng số tồn trên thẻ kho Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối mỗi ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập - xuất gửi cho phòng kế toán để kế toán tính giá vật liệu nhập - xuất làm căn cứ ghi sổ. Đơn vị: Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang
Tên kho: Vật tư Đoạn
Ban hành theo QĐ 1141 - TC/QĐ/SĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 01 năm 2008
Tờ số: 11 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nhựa đường Sheel 60/70 Đơn vị tính: Kg
Diễn giải Ngày nhập, xuất
Số lượng Ký xác nhận của kế toán
SH NT Nhập Xuất Tồn
2 62 8/11/08 Xuất nhựa cho Hạt B.giang 8/11/2008 1.500 16.500
3 63 10/11/08 Xuất nhựa cho Hạt Lục nam 10/11/2008 3.000 13.500
Cộng tháng 11/2008 15.000 16.000 2.000 Đơn vị: Đoạn QLĐB BG Địa chỉ: Bắc Giang
QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/95 của BTC Nợ: TK 152 Có: TK 331
Họ tên người giao hàng: Hoàng Thế Anh
Theo hoá đơn số CL 098564 ngày 5/11/2008 của Công ty thương mại xây dựng Hải phòng. Nhập tại kho: Vật tư Đoạn
Tên, nhãn hiệu quy cách Phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm năm tư triệu không trăm năm mươi nghìn đồng./
Phụ trách tiêu cung Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị: Đoạn QLĐB BG Địa chỉ: Bắc giang
QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐCT Ngày 01/11/95 của BT
Họ tên người nhận hàng: Lê Anh Dũng Địa chỉ: Hạt giao thông Bắc giang
Lý do xuất kho: Sửa chữa QL 31 km2 - km3
Xuất tại kho: Vật tư Đoạn
STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Số lượng thực Đơn giá
Thành Yêu cầu Thựcxuất tiền
Tổng số tiền (bằng chữ): Mười lăm triệu không trăm ba bẩy nghìn năm trăm đồng./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Năm:2008 Tài khoản: 1521 Tên kho: Vật tư Đoạn Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm hàng hoá): Nhựa đường Sheel 60/70 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TK đối ứng Đơn giá
SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chú
62 8/11 Xuất kho nhựa cho Bgiang 10.025 1.500 15.037.500
63 10/11 Xuất kho nhựa cho Lnam 10.025 3.000 30.075.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng Kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Đơn vị: Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang
NHẬP, XUẤT, TỒN KHO VẬT LIỆU
Tên vật liệu Đơn vị tính
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại đoạn quản lý đường bộ Bắc Giang .62 1 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu, Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đây là một phương pháp kế toán khoa học, có độ chính xác cao, cung cấp số liệu một cách thường xuyên, liên tục và chính xác.
2.8.1 Tài khoản sử dụng Để phục vụ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu, Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152: "Nguyên liệu, vật liệu"
Gồm các tài khoản chi tiết:
TK 152.1 - nguyên vật liệu chính
TK 152.2 - nguyên vật liệu phụ
TK 152.4 - Phụ tùng thay thế.
- TK 151: "Hàng mua đang đi đường"
- và các tài khoản liên quan: 111, 112, 133, 331, 621, 627, 641, 642 Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 450
NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TÀI KHOẢN GHI
Nhập kho VL chính (nhựa + xi măng) 152
Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trõ
Trả tiền bốc dỡ nhựa 111 450.000
Tiền VL phải trả Cty TMXD HP 331 168.960.00
Kèm theo 04 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỎNG
Do Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang là khách hàng thường xuyên của Công ty thương mại xây dựng Hải phòng, lại mua hàng với số lượng lớn nên theo đề nghị của Đoạn, Công ty TMXD HP đồng ý giảm giá cho số hàng đợt này là 1%, trừ vào số tiền phải trả Kế toán tính toán và lập chứng từ ghi sổ:
Tiền giảm giá vật liệu trừ vào khoản phải trả Cty TMXD HP:
168.960.000 1% = 1.689.600 Thuế GTGT không được khấu trừ: 1.689.600 :1,1 10% = 153.600
Giảm giá vật liệu nhập kho: 1.689.600 – 153.600 = 1.536.000 Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 451
NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TÀI KHOẢN GHI
Số VL Cty TMXD HP đồng ý giảm giá 331 1.689.60
Số hàng đợt 1 đợc giảm giá 152
Thuế GTGT không đợc khấu trừ 133
Kèm theo 02 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỎNG
- Khi có hợp đồng mua hàng, trong tháng, hoá đơn về nhưng cuối tháng hàng chưa về thì kế toán hạch toán vào tài khoản hàng mua đang đi đường
Cụ thể: Theo hợp đồng mua hàng số 04/HĐKT ngày 20/11/2008 về việc mua
2.000 m hộ lan tôn sóng Ngày 25/11/2008 kế toán nhận được hoá đơn GTGT của Công ty Vật tư thiết bị GTVT Hà Nội, giá mua trên hoá đơn 485.000 đ/m (chưa gồm thuế GTGT 10%), cuối tháng hàng chưa về nhập kho, tiền chưa thanh toán Kế toán ghi:
Giá trị hàng mua đang đi đường : (2.000 485.000) = 97.000.000
Thuế GTGT của hàng mua: (2.000 485.000) 10% = 9.700.000
Số tiền mua vật liệu phải trả Cty VTTB GTVT : 106.700.000 Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 452
NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TÀI KHOẢN GHI
Hộ lan tôn sóng mua về đang đi đường 151 97.000.000
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 (1331) 9.700.000
Tiền mua hộ lan phải trả Cty VTTB
Kèm theo 02 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỎNG
Sang tháng nếu hàng về, sau khi đã kiểm nghiệm và nhập kho, kế toán sẽ hạch toán:
Nếu chuyển thẳng đến chân công trình để thi công thì trước khi đưa vào sử dụng phải được ban kiểm nghiệm kiểm tra và đồng ý đưa vào sử dụng Nhận được biên bản kiểm nghiệm đồng ý đưa vật tư vào sử dụng và bảng nhập xuất vật tư tại chân công trình, kế toán hạch toán:
- Đối với một số loại vật tư mua thẳng tại chân công trình như đất cấp phối, đá hộc Khi vật liệu chở đến chân công trình, phụ trách thi công công trình phải báo cho bộ phận kiểm nghiệm vật tư biết để tiến hành kiểm nghiệm vật tư trước khi đưa vào sử dụng.Nếu chất lượng đạt yêu cầu thì bộ phận kiểm nghiệm vật tư sẽ có biên bản đồng ý cho sử dụng, và lập bảng nhập xuất vật tư tại chân công trình gửi về phòng kế toán để kế toán hạch toán Nếu chất lượng không đạt yêu cầu thì sẽ không được sử dụng cho công trình.
Cụ thể: Theo dự toán công trình rải vá lề đường 295 km14 - km18 cần 1.000 m 3 đất cấp phối, phần đất này giao cho Hạt Lạng giang mua tại chân công trình là 1.000 m 3 , giá mua thực tế tại chân công trình Hạt Lạng giang đã trả bằng tiền mặt, giá chưa có thuế là 8.000 đ/m 3 , thuế GTGT 5% Khi vật liệu đã được kiểm nghiệm và đồng ý đưa vào sử dụng Kế toán ghi:
Giá trị vật liệu xuất cho công trình: 1.000 8.000 = 8.000.000
Thuế GTGT được khấu trừ: 8.000.000 5% = 400.000
Số tiền phải trả Hạt Lạng giang: 8.400.000 Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 453
NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TÀI KHOẢN GHI
Chi phí VL rải vá lề đường 295 km14-
Thuế GTGT đợc khấu trừ 133
Số tiền VL phải trả cho Hạt
Kèm theo 02 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỎNG
- Các trường hợp tăng vật liệu do kiểm kê, do thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn tài sản cố định, do đánh giá tăng Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 152 ( chi tiết VL): Giá thực tế VL tăng thêm
Có TK 3381: Kiểm kê thừa ngoài định mức
Có TK 642: Kiểm kê thừa trong định mức
Có TK 241: Thu hồi phế liệu từ XDCB, từ SC lớn TSCĐ
Có TK 412: Đánh giá tăng VL
Có TK 336: Vay đơn vị nội bộ 2.8.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu
Nguyên vật liệu của Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang giảm chủ yếu do xuất dùng cho các công trình Vật liệu xuất dùng cho công trình nào được kế toán theo dõi riêng cho công trình đó để làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng và mức tiêu hao nguyên vật liệu Ngoài ra việc theo dõi chi tiết như vậy còn rất thuận tiện cho việc tính giá thành thực tế của các công trình.
Hàng ngày, kế toán tổng hợp thu nhận các phiếu xuất kho (đã được nhân viên kế toán theo dõi chi tiết vật tư tính giá) để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ
- Theo phiếu xuất kho ngày 8/11/2008 xuất 1.500 kg nhựa đường Sheel cho Hạt Bắc giang (sửa chữa quốc lộ 31 km2 - km3) Nhựa đường xuất kho trong tháng đã được kế toán tính giá là 10.025 đ/kg, tổng số tiền là 15.037.500 đ
- Theo phiếu xuất kho ngày 10/11/2008 xuất 200 lít xăng A92 cho xe 98A - 1989 đi kiểm tra đường Xăng A92 xuất kho trong tháng đã được kế toán tính giá là 12.500đ/lít, tổng số tiền là 2.500.000 đ
- Theo phiếu xuất kho ngày 12/11/2008 xuất 100 lít xăng A92 cho xe 98A - 1187 đưa Giám đốc đi công tác Xăng A92 xuất kho trong tháng đã được kế toán tính giá là 12.500đ/lít, tổng số tiền là 1.250.000 đ Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 454
NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TÀI KHOẢN GHI
Chi phí VL sưả chữa QL31 km2 - km3 621 15.037.50
Chi phí xăng xe kiểm tra đờng 627 2.500.000
Chi phí xăng xe đi công tác 642 1.250.000
Xuất kho VL cho SX SP và Qlý DN 152 18.787.50
Kèm theo 03 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỎNG
- Theo phiếu xuất kho ngày 15/11/2008 Đơn vị: Đoạn QLĐB BG Địa chỉ: Bắc giang
QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐCT Ngày 01/11/95 của BT
Họ tên người nhận hàng: Vương Quốc Tuấn Địa chỉ: Đội công trình thi công cơ giới
Lý do xuất kho: Sửa chữa lớn máy xúc 98SA - 0012
Xuất tại kho: Phụ tùng Đoạn
Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Số lượng thực Đơn giá
Tổng số tiền (bằng chữ): Chín triệu, một trăm tám mươi nghìn đồng./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán hạch toán như sau: Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 455
NỘI DUNG NGHIỆP VỤ TÀI KHOẢN GHI
Chi phí VL sưả chữa lớn máy xúc 241 9.180.000
Xuất kho phụ tùng cho Sc TSCĐ 152
Kèm theo 01 chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỎNG
Các trường hợp giảm vật liệu do kiểm kê phát hiện thiếu, đánh giá giảm, cho vay nội bộ Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 1381: Kiểm kê thiếu không rõ nguyên nhân
Nợ TK 1388, 334: Thiếu bắt cá nhân bồi thường
Nợ TK 642: Thiếu trong định mức
Nợ TK 412: Chênh lệch giảm do đánh giá lại
Nợ TK 1368: Cho vay nội bộ
Có TK 152 (Chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu giảm.
Chứng từ ghi sổ sau khi được lập, sẽ được kế toán tổng hợp kiểm tra, đánh số và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Đơn vị: Đoạn QLĐB Bắc giang
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Nội dung nghiệp vụ Tài khoản ghi
450 5/11/08 Nhập kho nhựa đường + xi măng 152; 133 111; 331 154.050.000
451 5/11/08 Giảm giá hàng mua (nhựa đường + XM) 331 152; 133 1.689.600
452 30/11/08 Hộ lan tôn sóng mua đang đi đường 151; 133 331 106.700.000
453 30/11/08 Mua đất cấp phối tại chân công trình 621; 133 336 8.400.000
454 30/11/08 Xuất nhựa + xăng dầu cho SX + Qlý 621; 627; 642 152 18.787.500
455 30/11/08 Xuất phụ tùng SC lớn máy xúc 241 152 9.180.000
Chứng từ ghi sổ sau khi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ được dùng để ghi vào sổ cái các tài khoản: Đoạn QLĐB Bắc Giang
Tên tài khoản cấp I: Nguyên liệu, vật liệu
Số hiệu tài khoản cấp I: 152
Trang: 8 Ngày tháng ghi sổ
Số hiệu tài khoản đối ứng
30/11/08 450 5/11/08 Nhập kho VLC nhựa đường + xi măng 111, 331 154.050.000
30/11/08 451 5/11/08 Giảm giá hàng mua (nhựa + xi măng) 331 1.536.000
30/11/08 454 30/11/08 Xuất kho nhựa + xăng dầu cho SX + Qlý 621; 627; 642 18.787.500
30/11/08 455 30/11/08 Xuất phụ tùng cho sửa chữa máy xúc 241 9.180.000
Cộng phát sinh tháng 11/2008 550.230.000 520.100.835 Luỹ kế từ đầu năm đến hết tháng này 4.950.400.200 4.915.350.500
Sổ này có … trang, đánh số từ trang ……đến trang …
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
Nguyên vật liệu được theo dõi tổng hợp trên tài khoản 152 và còn được theo dõi chi tiết trên 4 tài khoản cấp 2:
* Chi tiết tài khoản: 1521: Nguyên liệu chính
Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho của vật liệu chính như: nhựa đường, xi măng, đá, hộ lan, biển báo, cột km
* Chi tiết tài khoản: 1522: Vật liệu phụ
Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho của vật liệu phụ như: củi đốt, sơn, vôi, ve
* Chi tiết tài khoản: 1523: Nhiên liệu
Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho của nhiên liệu như: xăng, dầu, mỡ
* Chi tiết tài khoản: 154: Phụ tùng thay thế
Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho của các loại phụ tùng thay thế cho ôtô, máy thi công, ca nô và tàu kéo.
2.8.3 Đánh giá khái quát những mặt đạt được trong công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Đoạn quản lý đường bộ Bắc giang Đối với bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Việc quản lý nguyên vật liệu cũng được đặt ra như là một tất yếu khách quan, bởi lẽ nếu không quản lý nguyên vật liệu thì doanh nghiệp sẽ không kiểm soát được số lượng và chất lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm. Như vậy cũng đồng nghĩa với việc không quản lý được chất lượng và giá thành của sản phẩm - một yếu tố sống còn của bất cứ doang nghiệp nào.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI ĐOẠN QLĐB BẮC GIANG
NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI ĐOẠN QLĐB BẮC GIANG Để đảm bảo cho nguyên vật liệu xuất dùng cho các công trình đảm bảo đủ về số lượng, tốt về chất lượng cần tăng cường công tác kiểm tra các loại vật tư, nguyên liệu nhập thẳng tại chân công trình cả về số lượng lẫn chất lượng Để đảm bảo chất lượng cho những công trình thì những nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn nhất định không được sử dụng vào công trình, cần kiên quyết xử lý những trường hợp bớt xén, làm thất thoát nguyên vật. Để quản lý, giám sát tốt chất lượng các loại nguyên vật liệu cần đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho đội ngũ kế toán theo dõi vật tư, nguyên liệu. Để đảm bảo cho việc sử dụng nhiên liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát định mức tiêu hao nhiên liệu đối với các loại ôtô, xe máy, ca nô và tàu kéo. Để đảm bảo cho việc phản ánh kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ, đơn vị nên sử dụng phương pháp tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Phương pháp này tuy tốn nhiều công sức nhưng có độ chính xác cao và phản ánh được kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ. Để đảm bảo cho số liệu của công tác kế toán được cập nhật, đơn vị nên tiến hành lên chứng từ ghi sổ và vào các sổ kế toán hàng ngày Để giảm bớt một phần thời gian và khối lượng công việc thì có thể không cần phải khoá sổ hàng ngày mà cuối mỗi tháng mới tiến hành khoá sổ kế toán.
Trong thời gian tới đơn vị cần trang bị thêm máy tính phục vụ cho công tác kế toán nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và các phần hành kế toán khác nói chung Điều này sẽ tiết kiệm cho đơn vị một khoản chi phí lao động, giảm bớt khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán, độ chính xác của số liệu cao, đồng thời sử dụng máy tính sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời những thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý vốn và sử dụng các loại nguồn vốn trong doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp số liệu bất cứ lúc nào cần đến thông tin về nguyên vật liệu Áp dụng máy tính vào công tác kế toán giúp doanh nghiệp theo kịp sự đòi hỏi của nền kinh tế thị trường hiện nay.