Giải pháp cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại ngân hàng nhà nước chi nhánh thành phố hà nội

Luận văn tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế trở thành xu hướng chung cho quốc gia có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp Đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam, đưa lại hội phát triển thách thức lớn Trước tình hình đó, để nâng cao tính cạnh tranh mình, doanh nghiệp khơng ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng công nghệ… Trong yếu tố người xem yếu tố then chốt định đến phát triển tổ chức Như việc phối hợp nguồn lực người, bố trí,sắp xếp họ cho đạt kết cao ngày hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí trở thành yêu cầu chung doanh nghiệp Yêu cầu phù hợp với quan điểm Đảng Nhà nước ta thời kì đối Một cấu máy quản lí phù hợp, gọn nhẹ, linh hoạt trở thành mục tiêu mà tổ chức hướng tới góp phần giúp doanh nghiệp trì hoạt động hiệu đồng thời có tác dụng khuyến khích cao với người lao động NHNN-Chi nhánh TP Hà Nội doanh nghiệp nhà nước thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, thực chức quản lí giám sát hoạt động Ngân hàng khác địa bàn Hà Nội Trong thời gian qua Ngân hàng thực tốt hoạt động quản lí hồn thành suất xắc nhiệm vụ cấp giao cho Tuy nhiên thay đổi môi trường số xáo trộn nhân lực gần nên cấu tổ chức bộc lộ số thiếu sót không tránh khỏi, yêu cầu cải tiến cấu tổ chưc máy quản lí trở thành u cầu thiết Chính sau thời gian thực tập ỏ em định chọn đề tài nghiên cứu “Giải pháp cải tiến cấu tổ chức máy quản lí Ngân hàng nhà nước vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp chi nhánh thành phố Hà Nội” Qua em xin cảm ơn NHNNChi nhánh TP Hà Nội Khoa Kinh tế Quản lí NNL trường ĐH Kinh tế quốc dân tạo điều kiện cho em có hội thực tập Em xin cảm ơn thầy giáo TS Nguyễn Vĩnh Giang nhiệt tình bảo, hướng dẫn giúp em hoàn thiện đề tài Mục đích nghiên cứu Vận dụng sở lí luận để phân tích, đánh giá thực trạng, ưu điểm, nhược điểm, hạn chế, nguyên nhân từ đưa số biện pháp cải tiến cấu tổ chức máy quản lí NHNN-Chi nhánh TP Hà Nội Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung vào việc phân tích, nghiên cứu cấu tổ chức NHNN-Chi nhánh TP Hà Nội Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu phạm vi cấu tổ chức NHNN- Chi nhánh TP Hà Nội Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức năm 2008 có so sánh với năm 2006, 2007 Phương pháp nghiên cứu Sử dụng số phương pháp quan sát, thống kê, tổng hợp, phân tích kinh tế để phân tích số liệu có Nội dung kết cấu chuyên đề Chương I: Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lí Chương II: Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lí NHNNChi nhánh TP Hà Nội Chương III: Giải pháp cải tiến cấu tổ chức máy quản lí NHNN- Chi nhánh TP Hà Nội vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ 1.1 Những khái niệm 1.1.1 Tổ chức Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, làm việc hướng tới mục tiêu chung mối quan hệ làm việc họ xác định theo cấu định ( Ducan, 1981) Vậy định nghĩa nhấn mạnh số điểm quan trọng: Một là, định nghĩa nhấn mạnh yếu tố người yếu tố khác là: tiền vốn, máy móc, sở hạ tầng Hai là, người khác tổ chức dù có mục tiêu ưu tiên khác nhiên họ phải làm việc dành ưu tiên cao cho mục tiêu chung tổ chức phối hợp hoạt động họ để đạt mục tiêu chung Ba là, mối quan hệ người xác định theo cấu định, cấu phụ thuộc đặc điểm riêng tổ chức 1.1.2 Cơ cấu Cơ cấu cấu trúc hệ thống, tổng thể hình thành phân chia tổng thể thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm phục vụ mục tiêu chung Có nhiều tiêu thức để phân chia tổ chức thành phận nhỏ, tiêu thức phân chia vai trò, quyền hạn trách nhiệm thành viên tổ chức theo chiều dọc từ xuống theo chiều ngang thể hợp tác thành viên; tiêu thức phân chia tổng thể dựa vào đặc điểm, chức phận, phân chia theo địa bàn kinh vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp doanh, theo sản phẩm, theo khách hàng… Theo định nghĩa trên, phận tổng thể sau phân chia phải đảm bảo tính độc lập tính phụ thuộc tương đối vào nhau, tức phận thực cơng việc theo chun mơn cách độc lập số công việc chung tồn tổ chức cần có phối hợp, giúp đỡ lẫn phận Cơ cấu tổ chức ngày phân chia phức tạp nên địi hỏi cán quản lí phải có trình độ chun mơn, khả linh hoạt cao để vận hành hiệu cấu 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Theo định nghĩa Robin “ Cơ cấu tổ chức xác định công việc, thức phân cơng, tập hợp phối hợp nào” Theo định nghĩa Griffin Moorhead “ Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức” Theo định nghĩa C.I.Banard “ Tổ chức hệ thống hợp tác hoạt động lực lượng hiệp đồng cách có ý thức từ hai người trở lên” Tóm lại rút số nhận xét: Thứ nhất, mục đích cấu tổ chức nhằm bố trí, xếp phối hợp hoạt động người tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Thứ hai, chất cấu tổ chức mối quan hệ phân công, hợp tác cán công nhân viên với nội hàm hệ thống cấu mặt nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn cán công nhân viên Thứ ba, cấu tổ chức thể thông qua sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức thể mối quan hệ báo cáo kênh thơng tin thức tổ chức, số cấp quản lí, mối quan hệ quyền hạn người quản lí vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp nhân viên cấp, mối quan hệ hợp tác nhân viên cấp, phận với 1.1.4 Quản lí Quản lí trình tác động gây ảnh hưởng chủ thể đến khách thể quản lí nhằm đạt mục tiêu chung Như định nghĩa hiểu sau: Thứ nhất, quản lí bao gồm phân hệ là: Chủ thể quản lí khách thể quản lí Trong đó, chủ thể quản lí người tạo tác động, người nhiều người Khách thể quản lí đối tượng tiếp nhận tác động quản lí Khi mà chủ thể quản lí đưa mệnh lệnh khách thể quản lí có trách nhiệm phải thực mệnh lệnh đó, thể tính chất quyền hạn quan hệ chủ thể khách thể Thứ hai, quản lí cầu nối giúp tổ chức đạt mục tiêu chung, phương tiện để truyền tải mục đích, thơng tin, mong muốn chủ thể quản lí đến khách thể quản lí, giúp định hướng hành động cho khcáh thể quản lí đường Thứ ba, thực việc quản lí có nghĩa người quản lí phải thực chức sau: Lập kế hoạch, tổ chức hoạt động, điều tiết, giám sát, điều khiển… 1.1.5 Lao động quản lí Lao động quản lí người hoạt động lĩnh vực quản lí hay nói cách khác người thực chức quản lí tổ chức định Như lao động quản lí quản lí có đặc trưng sau: Thứ nhất, lao động quản lí lao động trí óc Họ người có vị trí tổ chức gắn liền với phạm vi quyền lực, quyền hạn định vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp Thứ hai, người lao động quản lí phải người có trình độ chun mơn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức định đáp ứng đòi hỏi cơng việc Chúng ta phận loại lao động quản lí thành loại sau: Nếu phân theo chức vai trị lao động quản lí chia thành loại sau: - Nhân viên quản lí kinh tế: loại động quản lí chiếm số lượng lớn doanh nghiệp, thực chức vai trị quản lí kinh tế tài doanh nghiệp Đó giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, tài trưởng phó phịng nhân viên làm việc phịng kế tốn, tài chính, marketing, kề hoạch,… - Nhân viên quản lí kĩ thuật: Là người làm việc phòng kĩ thuật đạo kĩ thuật phân xưởng công ty Họ thực số chức nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, thí nghiệm triển khai giám sát mặt kĩ thuật với dây chuyền - Nhân viên quản lí hành chính: người làm phịng hành tổng hợp, phịng tổ chức lao động, phịng bảo vệ ….Cơng việc họ thường liên quan đến sổ sách giấy tờ, thủ tục hành chính, xếp họp, lên lịch cơng tác, cơng tác quản lí cán Nếu phân loại theo vai trị thực chức quản lí lao động quản lí phân thành loại sau: - Lãnh đạo: Là người nắm quyền hành cao công ty thực trực tiếp công việc quản lí Đó tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó phịng ban, đốc cơng, tổ trưởng, trưởng nhóm vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp - Các chuyên gia: Là người thực chức tư vấn mặt chuyên môn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo, họ khơng trực tiếp quản lí Đó cán kinh tế, kĩ thuật, luật sư, nhà tâm lí học - Các nhân viên thực hành kĩ thuật: Là lao động thực cơng việc dơn giản , có tính chất thường xun, lặp lặp lại mang tính chất thơng tin phục vụ, nhân viên thủ kho, bảo vệ , tạp vụ… 1.1.6 Bộ máy quản lí Bộ máy quản lí quan điều khiển hoạt động doanh nghiệp khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp khâu phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp hoạt động tiếp thị dây chuyền sản xuất, hệ thống tổ chức quản lí hệ thống phương thức quản lí doanh nghiệp Bộ máy quản lí lực lượng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp thành thực biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nhgiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lí bao gồm hệ thống: hệ thống huy hệ thống chức Hệ thống huy xác định định quyền lực chủ thể quản lí Hệ thống chức xác định nhiệm vụ, công việc 1.1.7 Cơ cấu tổ chức máy quản lí Cơ cấu tổ chức máy quản lí tổng thể phận hợp thành mà phận có mối quan hệ hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hóa thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung doanh nghiệp 1.2 Những yếu tố thiết lập nên cấu tổ chức máy quản lí 1.2.1 Chun mơn hóa công việc vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp Chun mơn hóa cơng việc phân công lao động để mức độ mà cơng việc tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác thực người lao động khác Như chất chun mơn hóa cơng việc tồn cơng việc khơng cá nhân thực mà chia thành nhiều giai đoạn, nhiều bước người thỉ hồn tất bước định Ưu điểm: Chun mơn hóa cơng việc cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đào tạo, người lao động thực phần cơng việc nên nói chung cơng tác đào tạo đơn giản Đồng thời chun mơn hóa cơng việc giúp tăng suất lao động công việc mà người lao động thực nhiều lần tăng tính xác lành nghề cho họ Nhược điểm: Chun mơn hóa cơng việc sâu gây tác động tiêu cực đến người lao động Người lao động ngày phải làm công việc lặp lặp lại gây nhàm chán căng thẳng cho họ, đến mức độ suất lao động họ giảm xuống, thỏa mãn công việc giảm, gắn kết với công việc tổ chức giảm xuống, tỉ lệ vắng mặt tổ chức tỉ lệ việc tăng lên 1.2.2 Bộ phận hóa Bộ phận hóa sau phân cơng cơng việc thơng qua chun mơn hóa tập hợp cơng việc lại để nhiệm vụ chung phối hợp với Bộ phận hóa có dạng sau: - Bộ phận hóa theo chức năng: việc tập hợp, phối hợp nhiệm vụ , công việc dựa chức kinh doanh marketing, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính… Ưu điểm phận hóa theo chức người lao động làm việc phận phòng ban làm vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp công việc tương tự nên có hội để giao tiếp, trao đổi thơng tin học hỏi lẫn nhau, chia sẻ kinh nghiệm với nhau, giúp đỡ lúc gặp khó khăn Đồng thời phận hóa theo chức giúp giảm trùng lắp nguồn lực khan sử dụng nguồn lực cách hiệu Tuy nhiên nhược điểm không trọng vào tinh thần hợp tác phận phịng ban - Bộ phận hóa theo sản phẩm: Là việc tập hợp, phối hợp nhiệm vụ công việc dựa đặc điểm loại sản phẩm dịch vụ tổ chức Ưu điểm phận hóa theo sản phẩm tăng cường tinh thần trách nhiệm người lao động công việc lợi ích họ phụ thuộc phần lớn vào loại sản phẩm dịch vụ mà họ phụ trách Đồng thời làm tăng mối quan hệ hợp tác trao đổi thông tin người làm việc cùgn nhóm sản phẩm, góp phần tạo linh hoạt, thích nghi tổ chức với nhu cấu đa dạng khách hàng Tuy nhiên nhược điểm phận hóa theo sản phẩm tạo khơng tương đồng lợi ích phận lợi ích tồn tổ chức, người lao động ưu tiên lợi ích phận Nó làm tăng trùng lắp nguồn lực phận, không huy động lao động có chun mơn cao vào giải khó khăn tổ chức Bộ phận hóa theo sản phẩm làm tăng mâu thuẫn phận thực dự án chung - Bộ phận hóa theo khu vực địa lí lãnh thổ: nhóm hoạt động hay nhóm người lao động tổ chức theo vùng địa lí Ưu điểm tiết kiệm chi phí bao phủ, thâm nhập thị trường cách hiệu nhất, thích hợp với tổ chức mà khách hàng họ phân tán vùng địa bàn rộng Tuy nhiên nhược điểm cách phận hóa giao tiếp, phối với phận tỏ hiệu quả, lợi ích phận ưu tiên lợi ích tồn tổ chức vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47 Luận văn tốt nghiệp - Bộ phận hóa theo khách hàng: nhóm hoạt động hay nhóm người lao động tổ chức theo đặc điểm nhóm khách hàng Ưu điểm lớn loại phận tăng cường khả thích ứng, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Tuy nhiên nhược điểm trọng vào việc giao tiếp, phát triển quan hệ với khách hàng mà người lao động trọng vào việc nâng cao trình độ chun mơn nghề nghiệp 1.2.3 Phạm vi quản lí Phạm vi quản lí hay phạm vi kiểm sốt số lượng nhân viên cấp mà người quản lí điều hành cách hiệu Phạm vi quản lí rộng có số lượng lớn nhân viên chịu giám sát trực tiếp người quản lí Ngược lại phạm vi quản li hẹp nhà quản lí điều hành số lượng nhỏ nhân viên quyền Phạm vi quản lí rộng tức cấp quản lí giảm giúp giảm chi phí quản lí cho tổ chức, tăng tốc độ định, tăng gần gũi với khách hàng, trao quyền tự chủ sáng tạo cho nhân viên cấp Tuy nhiên phạm vi quản lí rộng gây lỏng lẻo quản lí, người lãnh đạo khó khăn việc kiểm sốt thực cơng việc cấp Ngựợc lại tổ chức có phạm vi quản lí hep tạo điều kiện cho người lãnh đạo có hội gần gũi với nhân viên, dễ dàng bảo kiểm soát hoạt động cấp Tuy nhiên, lại hạn chế tinh thần tự chủ sáng tạo người lao động, hạn chế tính linh hoạt doanh nghiệp điều kiện môi trường kinh doanh biến đổi Đồng thời phạm vi quản lí hẹp dẫn đến có nhiều cấp quản lí, làm tăng chi phí quản lí tổ chức Theo Henry Mintzberg việc chọn phạm vi quản lí tối ưu phụ thuộc vào điều kiện sau:  Yêu cầu phối hợp phận tổ chức  Sự giống hay tương tự nhiệm vụ phận vtn1689240650.docx Lớp: QT Nhân lực 47