Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Bu điện tỉnh
Hà Tây đợc tổ chức theo cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức n¨ng Đứng đầu bộ máy là Giám đốc Giám đốc Bu điện tỉnh Hà Tây do Hội đồng quản trị của Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty và trớc pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ Giám đốc là ngời có quyền quản lý và điều hành cao nhất của đơn vị
Giúp việc cho Giám đốc có các Phó giám đốc Phó giám đốc là ngời giúp Giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực do Giám đốc phân công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của Nhà nớc Phó giám đốc chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Bu điện tỉnh, Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty và trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc giao Phó giám đốc do Tổng giám đốc Tổng công ty bổ nhiệm, khen thởng, kỷ luật Cụ thể, Phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ kỹ thuật viễn thông giúp Giám đốc chỉ đạo công tác đảm bảo kỹ thuật nghiệp vụ viễn thông thông suốt, phục vụ tốt cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, cải tiến kỹ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong mạng lới thông tin Phó giám đốc phụ trách bu chính - phát hành báo chí giúp giám đốc chỉ đạo công tác bu chính - phát hành báo chí, phục vụ tốt cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và phục vụ tại địa phơng; chỉ đạo công việc nội vụ trong khối văn phòng Bu điện tỉnh.
Kế toán trởng Bu điện tỉnh Hà Tây giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính; thông tin kinh tế của đơn vị Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc Bu điện tỉnh, Kế toán trởng Tổng công ty, Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và Nhà nớc về các công việc thuộc phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn Kế toán trởng.
Ngoài ra, Bu điện tỉnh Hà Tây còn có các phòng chức năng giúp việc Giám đốc bao gồm:
Phòng khai thác bu chính - phát hành báo chí tham mu giúp Giám đốc việc nghiên cứu, đề xuất, xây dựng mạng lới khai thác bu chính, tổ chức quản lý, điều hành mạng lới khai thác các dịch vụ bu chính
Phòng kỹ thuật viễn thông tham mu giúp Giám đốc nghiên cứu, đề xuất xây dựng mạng viễn thông, tổ chức quản lý điều hành, khai thác toàn bộ hoạt động mạng viễn thông trong phạm vi Bu điện tỉnh
Phòng tin học nghiên cứu đề xuất xây dựng, ứng dụng mạng tin học trong tổ chức quản lý, điều hành, khai thác trong phạm vi Bu điện tỉnh.
Phòng đầu t xây dựng cơ bản triển khai thực hiện kế hoạch đầu t, xây lắp, quản lý và chuyển giao các dự án bu chính - viễn thông theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của Bu điện tỉnh
Phòng kế hoạch kinh doanh tiếp thị giúp Giám đốc xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của Bu điện tỉnh trên cơ sở phân tích các nhu cầu phát triển thông tin của địa phơng và năng lực hiện có của mạng lới.
Phòng kế toán thống kê tài chính chịu trách nhiệm tham mu cho Giám đốc về công tác quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán thống kê
Phòng hành chính quản trị có chức năng tham mu cho Giám đốc về công tác tổng hợp, hậu cần, quản trị văn phòng
Bu điện tỉnh Hà Tây.
Phòng tổ chức cán bộ - lao động có trách nhiệm giúpGiám đốc nghiên cứu tổ chức thực hiện các công tác về tổ chức cán bộ, thực hiện các chế độ, chính sách với ngời lao động
Bu điện tỉnh Hà Tây gồm 15 đơn vị kinh tế trực thuộc, trong đó có 14 Bu điện huyện, thị và 1Công ty (Công ty Viễn thông).
Bu điện huyện, thị do Trởng các Bu điện huyện, thị phụ trách, có các Phó giúp việc, riêng Công ty Viễn thông do Giám đốc phụ trách; có Phó giám đốc giúp việc quản lý, điều hành; có các phòng chức năng (hoặc tổ quản lý) giúp việc.
Nhìn chung, việc tổ chức bộ máy quản lý điều hành của Bu điện tỉnh Hà Tây mang tính khoa học, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị Với bộ máy quản lý nh trên, Giám đốc Bu điện tỉnh đã tập hợp đợc trí tuệ của tập thể, của các chuyên gia để lựa chọn các phơng án tối u, đảm bảo cho các quyết định quản lý đúng đắn, đem lại hiệu quả kinh tế cao
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Bu điện tỉnh HàTây đợc khái quát theo sơ đồ sau:
đặc đIểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tạI bu đIện tỉnh hà tây
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Bu điện tỉnh Hà Tây tổ chức theo kiểu trực tuyến Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán điều hành trực tiếp hoạt động của các kế toán viên, chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Bu điện tỉnh, là giám sát viên kế toán - tài chính của Tổng công ty đặt tại Bu điện tỉnh Các kế toán viên đợc chuyên môn hoá theo từng phần hành kế toán tơng ứng với sự trợ giúp của phần mềm kế toán “ Kế toán Bu điện”:
Kế toán tài sản cố định chịu trách nhiệm quản lý tập trung, hạch toán kế toán, trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định vào giá thành dịch vụ
Kế toán hàng tồn kho theo dõi nhập kho, xuất, chuyển kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá theo nhu cầu của các đơn vị trực thuộc, theo dõi nhập, xuất vật t, thiết bị sử dụng cho đầu t xây dựng cơ bản, số tồn kho tức thời từng loại hàng tồn kho của toàn Bu điện tỉnh.
Kế toán ngân hàng theo dõi tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi.
Kế toán tiền mặt hạch toán các nghiệp vụ thu, chi tại văn phòng Bu điện tỉnh.
Kế toán tiền lơng theo dõi số lợng lao động, thời gian lao động, tiền lơng, các khoản trích theo lơng, tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động
Kế toán thanh toán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán nội bộ giữa Bu điện tỉnh với các đơn vị thành viên, thanh toán giữa Bu điện tỉnh với Công ty Dịch vụ tiết kiệm Bu điện và các đơn vị phát hành báo chí, tập hợp công nợ của các đơn vị thành viên
Kế toán đầu t xây dựng cơ bản tập hợp chi phí, quyết toán vốn đầu t cho từng hạng mục, nhóm hạng mục công trình, từng công trình hoàn thành theo nguồn vốn đầu t.
Kế toán quản lý nguồn vốn theo dõi từng loại vốn theo nguồn hình thành (vốn cấp phát, vốn tự có, vay nợ).
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành khác để xác định kết quả kinh doanh của Bu điện tỉnh, lập báo cáo tài chính cũng nh báo cáo quản trị, đồng thời xác định thuế phải nộp Nhà nớc, Tổng công ty.
Bu điện tỉnh Hà Tây có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (các dịch vụ bu chính, viễn thông đa dạng, nhiều đơn vị kinh tế phụ thuộc) và địa bàn kinh doanh trải rộng, phân tán trong tỉnh Trong điều kiện kinh doanh nh vậy, Bu điện tỉnh phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quyền hành quản lý và do vậy buộc phải phân cấp tổ chức kế toán Bộ máy kế toán của Bu điện tỉnh Hà Tây đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phân cấp Theo hình thức này bộ máy kế toán đợc phân thành cấp: Kế toán trung tâm (kế toán tại Bu điện tỉnh) và kế toán trực thuộc (kế toán tại các Bu điện huyện, thị trực thuộc và Công ty Viễn thông)
Trong mô hình kế toán tập trung phân cấp, kế toán tại
Bu điện tỉnh là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập báo cáo tài chính gửi lên Tổng công ty; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của các đơn vị trực thuộc trớc Tổng công ty, các bạn hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các cơ sở tín dụng, các bên đầu t
Giữa các bu điện huyện, thị và công ty viễn thông quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ, quan hệ giữa các bu điện huyện, thị và công ty viễn thông với Bu điện tỉnh Hà Tây là quan hệ hạch toán kinh tế phụ thuộc Do vậy, tại Bu điện tỉnh Hà Tây, kế toán phân cấp tồn tại các mối quan hệ nội bộ: dọc (giữa Bu điện Hà Tây với các đơn vị kinh tế phụ thuộc) và hệ thống ngang (các đơn vị phụ thuộc với nhau) Mô hình kế toán tại Bu điện tỉnh Hà Tây đợc khái quát theo sơ đồ:
Tổ kế toán các đơn vị trực thuộc
Kế toán trởng kiêm Trởng phòng KTTK – TC Bu điện tỉnh Hà Tây toán Kế sản tài địn cố toán Kế hàng tồn kho toán Kế dùng x©y bản cơ toán Kế n vốn nguồ toán Kế ngân hàng và chi tại VP toán Kế tiÒn l- ơng toán Kế than h toán
Tổ kế toán các đơn vị trực thuộc toán Kế tổg hợp
Với bộ máy kế toán nh trên, công tác tổ chức hạch toán đợc thực hiện đầy đủ, đảm bảo chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện, có hệ thống các mặt hoạt động kinh tế tài chính của toàn Bu điện tỉnh Hà Tây.
Đặc điểm tổ chức sổ kế toán
Hình thức sổ đợc sử dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam là hình thức Chứng từ - Ghi sổ Chứng từ ghi sổ là hình thức kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về công tác đầu t xây dựng cơ bản đợc ghi sổ theo trình tự nh sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ về chi phí đầu t xây dựng cơ bản phát sinh, chứng từ nguồn vốn, quyết toán vốn đầu t, kế toán nhập
H×nh 2 Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Bu điện
Kế toán vực Bu lĩnh chÝnh
Kế toán lĩnh vực thông Viễn
Quan hệ nghiệp vụ chứng từ vào máy Chứng từ ghi sổ đợc lập cho từng nghiệp vụ thực hiện, kết chuyển giá trị khối lợng đầu t xây dựng cơ bản, nghiệp vụ tăng, giảm nguồn vốn đầu t tơng ứng với chứng từ kế toán nhập Chứng từ ghi sổ đã lập là cơ sở để vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để vào Sổ Cái các tài khoản chi phí đầu t xây dựng cơ bản: TK 2411 “ Mua sắm tài sản cố định”, TK 2412 “Chi phí đầu t xây dựng cơ bản dở dang”, các tài khoản nguồn vốn đầu t xây dựng: TK 341 “Vay dài hạn” (chi tiết theo ngân hàng và Công ty Tài chính Bu điện), TK 44122 “Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản”, TK 33624 “Phải trả về vốn đầu t xây dựng cơ bản”, TK33623 “Phải trả về cấp vốn đầu t bằng nguồn vốn vay” Các chứng từ gốc đã nhập cúng là cơ sở để vào sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng và các sổ chi tiết bao gồm sổ chi tiết các tài khoản TK 2411, TK 2412, sổ chi phí hoạt động và sổ theo dõi vốn đầu t đợc theo dõi chi tiết cho từng dự án Sổ chi tiết TK 2411, TK 2412 theo dõi tình hình thực hiện giá trị khối lợng đầu t xây dựng cho từng dự án.
Sổ chi phí hoạt động theo dõi chi phí dở dang, giá trị khối l- ợng thực hiện trong kỳ, giá trị xây dựng cơ bản chuyển tiêu tăng tài sản cố định Sổ theo dõi vốn đầu t phản ánh nguồn vốn đầu t, tình hình thực hiện và sự biến động tăng giảm nguồn Cuối tháng, khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ Cái Sổ Cái các tài khoản này là căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và các Bảng tổng hợp (Bảng tổng hợp chi phí hoạt động, Bảng tổng hợp theo dõi vốn đầu t) lập từ các sổ chi tiết tơng ứng đợc dùng để lập Báo cáo kế toán
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số d của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên các Bảng tổng hợp
Trình tự vào sổ và lên báo cáo kế toán đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sổ ngân hàng Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ chi phí hoạt động
Bảng tổng hợp chứng tõ gèc
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Theo quy định của Tổng công ty về hệ thống các báo cáo kế toán về xây dựng cơ bản sử dụng tại Bu điện tỉnh nói chung và Bu điện tỉnh Hà Tây bao gồm: Báo cáo tổng hợp thực hiện nguồn vốn đầu t và xây dựng, Báo cáo chi tiết thực hiện nguồn vốn đầu t và xây dựng, Báo cáo tổng hợp thực hiện giá trị khối lợng đầu t và xây dựng, Báo cáo chi tiết thực hiện giá trị khối lợng đầu t và xây dựng, Chi phí kiến thiết cơ bản khác, Báo cáo các công trình hoàn thành, Báo cáo tình hình quyết toán vốn đầu t hoàn thành, Báo cáo các công trình dở dang, Báo cáo tổng hợp thực hiện vốn đầu t, Báo cáo chi tiết vốn đầu t thực hiện.
Hàng quý, kế toán in Sổ chi phí hoạt động và Sổ theo dõi vốn đầu t, đóng thành quyển tập hợp theo từng hạng mục, từng dự án để quản lý tại Bu điện tỉnh đồng thời nộp các báo cáo thực hiện vốn đầu t trong quý bao gồm: Báo cáo tổng hợp thực hiện nguồn vốn đầu t và xây dựng, Báo cáo tổng hợp thực hiện giá trị khối lợng đầu t và xây dựng, Báo cáo tình hình quyết toán vốn đầu t hoàn thành lên Ban Kế toán - Thống kê - Tài chính thuộc Tổng công ty Kết thúc năm kế hoạch, ngoài các báo cáo trên Bu điện tỉnh bổ sung thêm các báo cáo: Báo cáo tổng hợp thực hiện vốn đầu t, Báo cáo các công trình hoàn thành năm, Báo cáo các công trình dở dang n¨m. §èi chiÕu, kiÓm
H×nh 3 Sơ đồ hạch toán đầu t xây dựng cơ bản theo hình thức
Chứng từ ghi sổ tại Bu điện tỉnh Hà Tây sổ
III Thực trạng hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây
Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản và tài khoản sử dụng a Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản b Tài khoản sử dụng
Tại Bu điện tỉnh Hà Tây, các dự án đầu t xây dựng cơ bản đợc triển khai chủ yếu là các dự án nhóm C (theo Quy chế về quản lý đầu t và xây dựng, dự án nhóm C là dự án có mức tổng đầu t vốn dới 20 tỷ đồng VN) Trong năm 2002, các dự án đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây tập trung vào các công trình chuyên ngành bu chính viễn thông: tiếp tục thực hiện các dự án đã triển khai từ năm trớc nhằm mở rộng hệ thống các mạng cáp tại 14 huyện thị trong toàn tỉnh đồng thời mở rộng các tuyến truyền dẫn cáp quang nội tỉnh, mở rộng hệ thống tổng đài của Bu điện tỉnh Hà Tây, xây mới nhà khai thác Bu điện, các dự án mua sắm và lắp đặt tài sản cho Bu điện tỉnh, các Bu điện huyện, thị, các nhà khai thác Tại Bu điện tỉnh Hà Tây, do không có điều kiện tự tổ chức thực hiện (công tác đầu t xây dựng cơ bản có quy mô lớn, đơn vị lại hạn chế về nhân lực thực hiện), mặt khác, việc thuê ngoài đạt hiệu quả kinh tế hơn nên tất cả các hoạt động đầu t xây dựng cơ bản đều đợc thực hiện theo phơng thức giao thầu Công tác đầu t xây dựng cơ bản đợc hạch toán trong cùng hệ thống sổ kế toán của Bu điện tỉnh, do kế toán đầu t xây dựng cơ bản thực hiện
Bu điện tỉnh Hà Tây thực hiện hoạt động quản lý dự án đầu t và xây dựng thực hiện theo hình thức chủ đầu t trực tiếp quản lý thực hiện dự án Giám đốc Bu điện tỉnh ra quyết định giao nhiệm vụ cho phòng đầu t xây dựng cơ bản kiêm nhiệm quản lý các dự án Căn cứ theo quyết định này, trởng phòng cử ngời phụ trách từng dự án
2 Hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản a Hạch toán thực hiện đầu t xây dựng
Thực hiện đầu t xây dựng cơ bản là thực hiện chi tiêu về mua sắm máy móc thiết bị, thực hiện xây lắp và các chi phí khác cho các công trình theo đúng kế hoạch, theo đúng giá dự toán đợc duyệt, đúng với thiết kế kỹ thuật đảm bảo chất lợng công trình xây lắp hoặc tài sản cố định mua sắm sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục nghiệm thu bàn giao.
Chi phí đầu t xây dựng cơ bản phát sinh bao gồm: giá trị thiết bị, chi phí xây dựng, lắp đặt, chi phí kiến thiết cơ bản khác Cụ thể, chi phí thiết bị gồm chi phí mua sắm, vận chuyển thiết bị và thuế nhập khẩu (trờng hợp thết bị đ- ợc ủy thác nhập khẩu), phí bảo hiểm thiết bị Chi phí xây lắp bao gồm: chi phí giải phóng mặt bằng, san lấp, chi phí xây dựng công trình tạm, nhà xởng phục vụ thi công, chi phí xây dựng các hạng mục công trình, chi phí lắp đặt thiết bị Các chi phí kiến thiết cơ bản khác phát sinh ở từng giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu t (chi phí lập dự án đầu t, chi phí lệ phí thẩm định dự án), giai đoạn thực hiện đầu t (chi phí đền bù, chi phí thầu khảo sát, thiết kế, xây lắp, mua sắm vật t, thiết bị, lắp đặt thiết bị, chi phí kiểm định vật liệu, chi phí lập, thẩm tra đơn giá dự toán, chi phí bảo hiểm công trình, lệ phí thẩm định thiết kế), ở giai đoạn kết thúc xây dựng đa dự án vào khai thác sử dụng (chi phí thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu t, tháo dỡ công trình tạm phục vụ thi công, thu dọn vệ sinh công trình, thuê chuyên gia vận hành và khai thác)
Riêng với các dự án mua sắm tài sản thông qua lắp đặt, chi phí thiết bị là nguyên giá tài sản cố định đợc mua sắm, chi phí xây lắp, chi phí kiến thiết cơ bản phát sinh nhỏ (đôi khi chi phí kiến thiết cơ bản không phát sinh).
Tại bu điện tỉnh, chi phí hoạt động đầu t xây dựng cơ bản để hình thành tài sản cố định không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào Kế toán hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng đầu vào của hoạt động đầu t xây dựng trên cơ sở tờ khai thuế giá trị gia tăng của các nhà thầu, nhà cung cấp.
* Hạch toán chi phí thiết bị
Do đặc trng của ngành nên thiết bị sử dụng trong các công trình đầu t xây dựng tại các Bu điện tỉnh mang tính đặc thù, chi phí mua sắm thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí đầu t xây dựng Chi phí thiết bị gồm chi phí mua sắm, vận chuyển thiết bị và thuế, phí bảo hiểm thiết bị Thiết bị sử dụng trong các dự án đầu t xây dựng bao gồm thiết bị chuyển mạch và phụ trợ, thiết bị truyền dẫn quang hoặc các tài sản mua về sử dụng (các dự án mua sắm thông qua lắp đặt) Các thiết bị này do Bu điện tỉnh tổ chức đấu thầu theo phơng thức chào hàng cạnh tranh tuyển chọn nhà cung cấp hoặc đợc Tổng công ty cấp vốn đầu t xây dựng cơ bản bằng thiết bị Trên cơ sở hợp đồng đã ký giữa nhà thầu (bên B) và Bu điện tỉnh, hợp đồng giữa Tổng công ty với nhà cung cấp, bên B hoặc nhà cung cấp chuyển thiết bị đến kho Bu điện tỉnh hoặc đến thẳng chân công trình Căn cứ vào hoá đơn cung cấp thiết bị và thiết bị thực tế đợc chuyển đến, hai bên tiến hành thủ tục bàn giao, lập biên bản giao nhận và biên bản nghiệm thu chất lợng thiết bị (đối với các thiết bị nhỏ lẻ) Trong trờng hợp Tổng công ty nhập khẩu tập trung thiết bị cho nhiều dự án đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty hoặc nguồn Tổng công ty vay tập trung, khi tiến hành giao nhận thiết bị, nhà cung cấp và
Bu điện tỉnh tiến hành lập biên bản giao nhận trên cơ sở bộ chứng từ kèm theo của nhà cung cấp hoặc của đơn vị SKD, CKD, bên ủy thác nhập khẩu và thông báo nợ của Tổng công ty gửi Bu điện tỉnh Nếu thiết bị giao tại kho, dựa vào biên bản giao nhận và hoá đơn của nhà thầu kèm theo tờ khai hải quan (nếu thiết bị đợc uỷ thác nhập khẩu), kế toán lập phiếu nhập kho Ngời giao hàng đem phiếu này xuống kho để nhập kho thiết bị Trớc khi cho nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lợng, số lợng, chủng loại, quy cách thiết bị. Sau đó, thủ kho ghi số lợng, ngày tháng vào phiếu nhập kho và cùng ngời giao hàng ký tên vào phiếu Phiếu nhập kho đợc lập làm 4 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 do ngời giao hàng giữ, liên 3 do thủ kho giữ để ghi thẻ kho, liên 4 dùng để hạch toán nội bộ Hàng ngày, kế toán tập hợp phiếu nhập kho và ghi số tiền vào phiếu
Ngày 05 tháng 12 năm 2002, nhà thầu giao thiết bị cho dự án “Mở rộng tuyến truyền dẫn cáp quang Hà Đông-Sơn Tây”, mã 179909, kế toán lập phiếu nhập kho nh sau:
Ngày 05 tháng 12 năm 2002 Nợ TK 1522
Cã TK 331 Đơn vị bán: Công ty TNHH hệ thống viễn thông VNPT- FUJITSU(VFT)
Biên bản bàn giao số 026879 ngày 05 tháng 12 năm 2002
Nhập vào kho: Bu điện tỉnh Hà Tây
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t sản phẩm Đơn vị tÝnh
(VN§) Theo chứng từ Giá đơn vị
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một tỷ bảy trăm ba mơi hai triệu chín trăm ba mơi nghìn đồng chẵn.
Kế toán vật t Thủ kho Ngời giao Kế toán trởng
Nếu hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng về việc giao thiết bị tại chân công trình thì thiết bị không qua thủ tục xuÊt, nhËp kho.
Theo tiến độ thi công của dự án, nhà thầu xây lắp lập bảng kê thiết bị cần sử dụng (đối với thiết bị phải qua lắp đặt) Phòng đầu t lập phiếu yêu cầu thiết bị cho dự án (đối với những thiết bị đã qua nhập kho) Căn cứ vào phiếu này, kế toán lập phiếu xuất kho thiết bị Ngời nhận thiết bị đem phiếu này đến thủ kho Thủ kho ghi số lợng thực xuất và cùng với ngời nhận thiết bị ký tên vào phiếu Phiếu xuất kho cũng đợc lập làm 4 liên: liên 1 lu tại quyển, liên 2 giao cho ngời nhận thiết bị, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho, liên 4 dùng để hạch toán nội bộ Kế toán tập hợp phiếu xuất kho, ghi số tiền vào phiếu Thiết bị đợc xuất kho theo giá thực tế nhập kho đích danh Phiếu xuất kho thiết bị đợc lập nh sau:
Kiêm vận chuyển nội bộ Nợ TK 1524
Ngày 29 tháng 12 năm 2002 Có TK 1522
- Căn cứ yêu cầu số 09 ngày 28 tháng 12 năm 2002 của phòng đầu t xây dựng cơ bản Bu điện tỉnh Hà Tây về việc cấp thiết bị cho dự án “Mở rộng tuyến truyền dẫn cáp quang Hà Đông-Sơn Tây”, mã 179909.
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Quang Nam Địa chỉ: Công ty cổ phần xây lắp Bu điện
Xuất tại kho: Bu điện tỉnh Hà Tây
Nhập tại kho: Công ty cổ phần xây lắp Bu điện
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t sản phẩm Đơn vị tÝnh
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời nhận Kế toán trởng
Căn cứ vào giá trị thiết bị xuất kho (đối với thiết bị không qua lắp đặt) và bảng khối lợng hoàn thành, biên bản nghiệm thu hạng mục lắp đặt thiết bị (đối với thiết bị phải qua lắp đặt), kế toán ghi nhận giá trị thiết bị vào chi phí ®Çu t x©y dùng
Với hạng mục hoặc dự án lắp đặt thiết bị hoàn thành bàn giao, đợc nghiệm thu, Bu điện tỉnh chấp nhận thanh toán, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ ghi nhận giá trị thiết bị cần lắp đặt vào chi phí đầu t xây dựng cơ bản. Chẳng hạn với dự án “Mở rộng mạng cáp thị xã Hà Đông”, khi hoàn thành bàn giao hạng mục tổng đài và phụ trợ, kế toán lập chứng từ ghi sổ nh sau:
Chứng từ ghi sổ Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Chứng từ Ngày tháng Nội dung Tài khoản
Xác định giá trị thiết bị tổng đài đa đi lắp- C/tr: Mở rộng hệ thống tổng đài
Chứng từ ghi sổ là căn cứ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Nội dung Số hiệu TK
Xác định giá trị thiết bị tổng đài đa đi lắp - C/tr: Mở rộng hệ thống tổng đài TX
Trờng hợp tài sản mua về nhập kho chờ lắp đặt, khi xuất kho giao cho nhà thầu lắp đặt, chứng từ ghi sổ đợc lËp nh sau:
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Chứng từ Ngày tháng Nội dung Tài khoản
Xuất kho thiết bị điều hoà trung tâm giao cho Xí nghiệp xây lắp số III lắp đặt - C/tr: Thiết bị phục vụ nhà trung tâm Bu điện tỉnh, mã 179984
Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Mã loại chứng từ: XDCB Tên loại chứng từ: Xây dựng cơ bản
Nội dung Số hiệu TK Số tiền
Xuất kho thiết bị điều hoà trung tâm giao cho Xí nghiệp xây lắp số III - C/tr:
Thiết bị phục vụ nhà trung tâm Bu điện tỉnh, mã 179984
… … … Để xác định giá trị thiết bị, nguyên vật liệu xuất dùng cho hoạt động đầu t xây dựng, định kỳ cuối năm, Bu điện tỉnh tiến hành kiểm kê kho thiết bị, vật liệu Kết quả kiểm kê phải đợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết của kế toán Từ đó, xác định số chênh lệch giữa kiểm kê và sổ kế toán để đa ra các biện pháp xử lý
* Hạch toán chi phí xây lắp
Những thành tựu đạt đợc
Thực tế hiện nay, thị trờng để phát triển các dịch vụ bu chính viễn thông trên địa bàn tỉnh đợc đánh giá còn nhiều tiềm năng Tuy nhiên, tiếp giáp với thủ đô Hà Nội nên
Bu điện tỉnh Hà Tây có sự cạnh tranh ngày càng lớn với các doanh nghiệp nh: Vietel, Công ty cổ phần Viễn thông Hà Nội, Sài Gòn Postel, đặc biệt là những huyện giáp ranh Hà Nội có nhiều tổ chức, cá nhân tham gia kinh doanh dịch vụ Bu chính Viễn thông nên bị chia sẻ thị phần Để tăng sức cạnh tranh, trong những năm gần đây, do có sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Tổng công ty, của địa phơng nên cơ sở vật chất, mạng lới Bu chính Viễn thông trên địa bàn Bu điện tỉnh Hà Tây đợc đầu t phát triển mạnh mẽ Đặc biệt, sau khi triển khai dự án đổi mới quản lý, khai thác, kinh doanh bu chính viễn thông (tách Viễn thông Bu chính riêng), đầu t trang thiết bị trong lĩnh vực Bu chính đã lớn hơn, đầu t cho Viễn thông đạt hiệu quả cao hơn
Về mạng lới bu chính, Bu điện tỉnh Hà Tây đã hoàn thành việc cơ giới hoá khâu vận chuyển th báo bằng phơng tiện chuyên ngành, rút ngắn thời gian vận chuyển, đầu t cải tạo nâng cấp, xây mới các điểm Bu điện xăn hoá xã, các Bu cục, các kiốt tạo điều kiện cho hoạt động phục vụ
Về mạng lới viễn thông, hiện tại, Bu điện tỉnh đã đảm bảo hoạt động thờng xuyên ổn định cho mạng viễn thông, các nút chuyển mạch có mạch vòng tạo độ an toàn về đờng thông cao; xây lắp hoàn chỉnh tuyến thông tin nội tỉnh, đ- a các tổng đài địa phơng hoà mạng viễn thông trong nớc và quốc tế; sử dụng các phơng thức truyền dẫn hiện đại, các trạm phủ sóng điện thoại di động trên địa bàn tỉnh Bu điện tỉnh đã rất cố gắng, tích cực đầu t mở rộng mạng lới đáp ứng chơng trình phủ kín máy đến những xã vùng xa xôi hẻo lánh
Bên cạnh đó, trang thiết bị cũng đợc đầu t hiện đại hoá, kịp thời phục vụ quản lý, khai thác, kinh doanh dịch vụ.
Trên cơ sở mạng lới hiện có, năm 2002 Bu điện tỉnh Hà Tây đã tập trung thực hiện hoàn thiện dự án mở rộng hệ thống Tổng đài 1000-E10, hệ thống tổng đài Starex-VK, nâng cấp phần mềm các trạm Vệ tinh; lắp đặt mới tổng đài 512 số tại Bu cục Minh Tân, xây dựng và đa vào hoạt động cụm thông tin tại nông trờng Việt Mông-Ba Vì, cụm thông tin Tân Dân-Phú Xuyên phục vụ cho vùng kinh tế của tỉnh Triển khai thi công tuyến cáp quang Bình Đà-Thờng Tín-Phú Xuyên cùng với việc lắp đặt thiết bị quang tại các trạm viễn thông trên tuyến Thực hiện kế hoạch cải tạo nâng cấp, tu bổ mạng ngoại vi với trên 474 km cáo các loại với dung l- ợng lớn từ 10 đến 600 đôi Tiến hành thay thế và trồng mới hơn 2.000 cột bê tông, xây mới 33 km cống bể, đồng thời điều chuyển hợp lý các thiết bị chuyển mạch trên mạng, đã hạn chế đợc tình trạng thiếu cáp, thiếu số cục bộ, giúp cho các đơn vị cơ sở đủ điều kiện phát triển thuê bao Đối với mạng lới bu chính, Bu điện tỉnh đã đầu t cải tạo nâng cấp khang trang các Bu cục, đa thêm 7 điểm văn hoá xã vào hoạt động Bên cạnh đó, hoạt động mua sắm, lắp đặt tài sản đã đáp ứng kịp thời nhu cầu về trang thiết bị phục vụ quản lý, khai thác, kinh doanh dịch vụ bu chính, viễn thông Các công trình đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành trong năm đa vào sử dụng đã phát huy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thông của đơn vị Mạng lới bu chính viễn thông đã phát triển rộng khắp.
Công tác đầu t xây dựng cơ bản với đặc điểm chi phí phát sinh lớn, nguồn vốn đầu t đa dạng, thời gian thực hiện lâu dài, do đó hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng. Quản lý chi phí, vốn đầu t xây dựng đảm bảo hiệu quả dự án đầu t là mối quan tâm của các nhà quản lý Vấn đề hiệu quả ở đây đợc hiểu là với tổng mức đầu t và dự toán đã định, hoạt động đầu t xây dựng cơ bản đợc thực hiện với chi phí hợp lý, nguồn vốn sử dụng đầu t đúng mục đích tạo ra các công trình với chất lợng cao nhất Để đạt đợc mục tiêu này, Bu điện tỉnh Hà Tây đã thực hiện đồng bộ các biện pháp quản lý, trong đó có công tác hạch toán kế toán
Yêu cầu đặt ra đối với công tác này là chi phí đầu t xây dựng và vốn đầu t xây dựng phải đợc hạch toán một cách chính xác Sự chính xác này thể hiện ở tất cả các bớc của quy trình hạch toán kế toán từ việc tập hợp chứng từ đầy đủ, kịp thời đến tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, trung thực, đúng kỳ, đúng đối tợng hạch toán
Hạch toán đúng công tác đầu t xây dựng cơ bản giúp cho nhà quản lý xác định đợc chính xác số vốn đầu t, nguồn vốn đầu t để có kế hoạch sử dụng tài sản cũng nh kế hoạch hoàn vốn đầu t
Cùng với các biện pháp quản lý khác, hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản đợc thực hiện tại Bu điện tỉnh đã ghóp phần bảo đảm chất lợng công trình, hiệu quả dự án ®Çu t.
Việc chuyên môn hoá lao động kế toán theo dõi hoạt động đầu t xây dựng cơ bản, đặc biệt là sự phân tách riêng cho từng nguồn đầu t (nguồn Tổng công ty cấp phát, nguồn tái đầu t của đơn vị, nguồn vay tín dụng thơng mại theo sự bảo lãnh của Tổng công ty) đã đề cao trách nhiệm kế toán, làm cho công tác kế toán đạt hiệu quả hơn
Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ đợc áp dụng là hình thức sổ tiên tiến, thể hiện bớc phát triển cao trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hoá cao nhất trong hạch toán kế toán
Mặt khác, phần mềm kế toán “ Kế toán Bu điện” đợc trang bị đã thực sự là công cụ hỗ trợ hữu hiệu góp phần giải phóng lao động kế toán Những năm trớc đây, khi cha có phần mềm, công tác kế toán đầu t xây dựng cơ bản là khá phức tạp, cồng kềnh đối với lao động thủ công Do khối lợng quá lớn các chứng từ phát sinh, sổ sách chi tiết, tổng hợp phải theo dõi cho nhiều dự án Bên cạnh đó, Tổng công ty khi đó cha có các quy định hớng dẫn cụ thể việc thực hiện hoạt động đầu t xây dựng cơ cho các dự án chuyên ngành từ việc lập dự án đầu t, lập dự toán đến quyết toán, thẩm định quyết toán Do đó công tác kế toán nói riêng và công tác đầu t xây dựng cơ bản nói chung gặp nhiều khó khăn. Đến nay, nhờ áp dụng phần mềm kế toán, máy tính đã giúp giảm nhẹ khối lợng ghi chép đi rất nhiều, tăng năng suất lao động của kế toán viên đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về chi phí, nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản cũng nh tình hình thanh toán công nợ với các nhà thầu một cách kịp thời và chính xác, phục vụ yêu cầu quản lý nhờ khả năng truy nhập và kết suất số liệu tức thời
Hệ thống chứng từ ban đầu về đầu t xây dựng cơ bản đợc sử dụng khá đầy đủ, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, các chứng từ gốc đợc tập hợp, lu trữ đầy đủ, đúng thời gian quy định của Tổng công ty nên thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với kế toán các phần hành liên quan cũng nh đối chiếu giữa phòng kế toán với phòng đầu t xây dựng cơ bản Hệ thống sổ chi tiết, tổng hợp sử dụng là hoàn chỉnh Hệ thống báo cáo định kỳ (hàng quý, hàng năm) đợc kế toán lập đầy đủ, thuận tiện cho ngời sử dụng có thể đọc, theo dõi hoạt động đầu t xây dựng cơ bản, tuân thủ đúng theo quy định của Tổng công ty.
Những tồn tại
Công tác đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây tuy đã đạt đợc những kết quả tốt, phục vụ cho nhu cầu phát triển ở đơn vị cơ sở, nhng nhìn chung tốc độ triển khai vẫn còn chậm Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có cả khách quan và chủ quan, trong đó tập trung vào các thủ tục đầu t xây dựng còn rờm rà, phức tạp, tốn thời giam, thiết bị về chậm ảnh hởng đến tiến độ triển khai, việc quyết toán các công trình hoàn thành còn chậm.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó là do thực tế hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản tại
Bu điện tỉnh Hà Tây còn nhiều hạn chế
Thứ nhất, Bu điện tỉnh Hà Tây cũng nh các đơn vị thành viên khác thuộc khối hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty đều hạch toán tập trung tại
Tổng công ty và chịu sự điều tiết của Tổng công ty. Nguồn vốn đầu t cho hoạt động này do Tổng công ty chỉ định và điều phối Do đó, Bu điện tỉnh không chủ động nguồn đầu t dẫn đến hoạt động đầu t bị phụ thuộc Ngay cả trong trờng hợp Bu điện tỉnh đi vay cũng có thể bị chậm nguồn trong các thông báo kế hoạch vốn. Đối với hoạt động đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh phải qua Tổng công ty xem xét và quyết định qua các thủ tục từ phê duyệt danh mục đầu t, ra quyết định đầu t, phê chuẩn thiết kế thi công-tổng dự toán, phê duyệt kết quả đấu thầu cho đến phê duyệt quyết toán vốn đầu t hoàn thành Mặt khác, thông tin giữa Bu điện tỉnh và Tổng công ty có độ trễ do thời gian chờ đợi Tổng công ty xét duyệt và ra quyết định đầu t vì vậy hoạt động đầu t xây dựng cơ bản thờng xuyên bị tạm ngng, không đảm bảo tiến độ kế hoạch cũng nh công tác hạch toán không đảm bảo tính kịp thời Đây là tồn tại cố hữu của các đơn vị hạch toán phụ thuộc Để hạn chế tình trạng này, Tổng công ty cần tăng c- ờng phân cấp trong công tác đầu t xây dựng cơ bản để nâng cao tính chủ động và trách nhiệm cho các Bu điện tỉnh.
Thứ hai, Bu điện Hà Tây cha áp dụng hệ thống chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ra ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/1/2002 Sau đó, ngày 9/10/2002, Bộ Tài chính ra thông t số 89 về việc hớng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán Bên cạnh đó, Tổng công ty đã ban hành văn bản mang tính hớng dẫn và tổ chức tập huấn cho các đơn vị thành viên có cơ sở áp dụng thực hiện Tuy nhiên, đến nay, công tác hạch toán kế toán tại Bu điện tỉnh Hà Tây vẫn áp dụng chế độ kế toán cũ (chế độ kế toán doanh nghiệp đợc ban hành theo Quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995) cùng với những quy định cụ thể của Tổng công ty về áp dụng chế độ này Điều này có thể giải thích là do sự phức tạp trong quá trình chuyển đổi từ chế độ kế toán cũ sang chế độ mới Để áp dụng các chuẩn mực kế toán, trớc hết phải có sự chuyển đổi từ phần mềm kế toán, sau đó đến công việc kế toán
Thiết nghĩ, Bộ Tài chính ban hành hệ thống chuẩn mực và các quy định có liên quan thống nhất, để thuận lợi cho cơ quan quản lý và các doanh nghiệp thuộc đối tợng điều chỉnh Vì vậy, Tổng công ty cần có biện pháp đôn đốc các đơn vị thành viên nhanh chóng thực hiện.
Quy chế quản lý đầu t và xây dựng của Nhà nớc đã ban hành quy định về quy đổi vốn đầu t đã thực hiện của công trình xây dựng về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao đa vào khai thác sử dụng của dự án đầu t và xây dựng.
Bộ xây dựng cũng ra thông t số 11/2000/TT-BXD ngày 25 tháng 10 năm 2000 hớng dẫn phơng pháp quy đổi Mặt khác, Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam có văn bản hớng dẫn các đơn vị thành viên thực hiện áp dụng cho các công trình đầu t xây dựng cơ bản chuyên ngành Tuy nhiên, thực tế các dự án đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây cũng nh trong toàn Tổng công ty đều không thực hiện quy đổi vốn Do đó, quyết toán vốn đầu t phản ánh không chính xác giá trị thực hiện dự án, không phản ánh đợc sự ảnh hởng của các yếu tố nh: thời gian đã thực hiện đầu t, dự thay đổi chính sách, chế độ của Nhà nớc về tiền lơng, lãi suất, tỷ giá và các yếu tố khác thay đổi giá cả trên thị trờng xây dựng trong nớc và quốc tế từng kỳ…
Vì vậy, để đảm bảo tính đúng, tính đủ giá trị thực hiện dự án đầu t vấn đề đặt ra là các cơ quan chức năng của Nhà nớc cũng nh Tổng công ty cần có những quy định cụ thể, phù hợp hơn để tăng cờng hiệu quả quản lý dự án đầu t và theo kịp trình độ thế giới.
Nguyên nhân là do ở Việt Nam chuyên ngành thẩm định giá còn quá mới mẻ nên các quy định cũng nh hớng dẫn thực hiện cha mang tính thực tiễn dẫn đến hoạt động quy đổi vốn là khá phức tạp và khó khăn đối với chủ đầu t
Thứ t, Bu điện tỉnh Hà Tây cha áp dụng các quy định về đầu t xây dựng cơ bản một cách triệt để
Ngay từ khi đất nớc mới bớc vào nền kinh tế thị trờng,Tổng công ty Bu chính-Viễn thông Việt Nam đã nhanh chóng tiếp cận và thích ứng Hoạt động trong lĩnh vực bu chính, viễn thông-lĩnh vực đòi hỏi sự cập nhật liên tục về công nghệ thông tin cũng nh máy móc, thiết bị hiện đại để tăng tốc độ truyền tin, hàng năm, Tổng công ty đầu t rất lớn cho hoạt động đầu t xây dựng cơ bản Bên cạnh đó các quy định về đầu t xây dựng cơ bản trong nội bộ ngành cũng đợc hoàn thiện dần áp dụng Quy chế quản lý về đầu t và xây dựng của Nhà nớc cũng nh chế độ kế toán đợc Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995, Tổng công ty đã xây dựng quy trình đầu t xây dựng cơ bản, bộ đơn giá, bộ dự toán chuyên ngành cùng với quy định cụ thể về hạch toán hoạt động đầu t xây dựng cơ bản tại các đơn vị thành viên Các quy định này khá đầy đủ và phù hợp với tính đặc thù của ngành Tuy nhiên, tại Bu điện tỉnh Hà Tây các quy định này vẫn cha đợc thực hiện một cách đồng bộ, do đó ảnh hởng đến công tác quản lý hoạt động đầu t cũng nh hiệu quả của dự án đầu t
III.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây Để khắc phục những tồn tại trong hoạt động đầu t xây dựng cơ bản giải pháp đa ra là Bu điện tỉnh cần đẩy nhanh tiến độ thủ tục trình duyệt và thi công để đảm bảo chất lợng các dự án đầu t Mặt khác cũng cần nhanh chóng quyết toán các công trình tồn đọng, khẩn trơng phối hợp với các đơn vị xây lắp thanh, quyết toán nhanh gọn các công trình đã hoàn thành Tăng cờng công tác giám sát quản lý chống thất thoát, lãng phí, mất mát vật t, tiền hàng, đảm bảo xây dựng các công trình và dự án Về các giải pháp cụ thể trong công tác hạch toán kế toán nh sau:
1 Hoàn thiện về hạch toán chi phí đầu t xây dựng cơ bản phát sinh trong thời gian chờ phê duyệt dự án đầu t
Do khối lợng dự án đầu t xây dựng cơ bản toàn Tổng công ty rất lớn, dẫn đến thời gian chờ Tổng công ty phê duyệt dự án đầu t và ra quyết định đầu t lâu hơn dự kiến, trong khi Bu điện tỉnh cần nhanh chóng đáp ứng nhu cầu về phát triển dịch vụ thông tin trên địa bàn tỉnh Để đẩy nhanh tiến độ dự án, trong thời gian chờ phê duyệt, Bu điện tỉnh đã tổ chức công tác đấu thầu mua sắm vật t, thiết bị, đấu thầu xây lắp Vì cha có quyết định đầu t cũng nh thông báo kế hoạch vốn cụ thể của Tổng công ty nên trên phần mềm kế toán không có mã quản lý dự án, cha có nguồn vốn đầu t cho dự án Các chi phí phát sinh về đấu thầu, xác định các khoản phải trả, tạm ứng cho nhà thầu trúng thầu trong giai đoạn này, kế toán hạch toán vào khoản tạm ứng trớc cho nhà cung cấp Do đó, khi lập báo cáo chi phí đầu t xây dựng cơ bản định kỳ trình Tổng công ty không có khoản mục chi này, báo cáo tài chính cuối năm cũng không đợc phản ánh chính xác Để khắc phục tình trạng này, giải pháp đa ra là Tổng công ty cho quyền Bu điện tỉnh thực hiện công tác đấu thầu để đẩy nhanh tiến độ thực hiện đầu t đối với những dự án đợc u tiên theo mức độ cấp thiết. Đồng thời, kế toán đầu t xây dựng cơ bản Bu điện tỉnh gán cho dự án một mã quản lý trung gian với nguồn đầu t là nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản tự bổ sung của đơn vị để hạch toán các chi phí phát sinh trong giai đoạn này
Khi đó các khoản chi phí phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 2412 – Mã mợn / Có TK 111, 112, 331
Sau đó khi dự án đợc duyệt dự án đầu t và có quyết định đầu t, kế toán tiến hành điều chỉnh: ghi âm chi phí phát sinh cho mã dự án trung gian để hủy, ghi dơng chi phí đã phát sinh cho dự án đợc phê duyệt theo mã mới, đồng thời thực hiện chuyển nguồn cho dự án theo nh thông báo kế hoạch vốn.
Nợ TK 2412 – Mã mợn: (Số tiền đã ghi nhận)
Có TK 111, 112, 331: (Số tiền đã ghi nhận)
Nợ TK 2412 – Mã dự án đợc duyệt: Số tiền đã ghi nhận
Có TK 111, 112, 331: Số tiền đã ghi nhận Đồng thời đổi mã nguồn đầu t của dự án trong hệ thống quản lý.
2 Hoàn thiện chứng từ sử dụng
Chứng từ là căn cứ để kế toán quản lý và ghi sổ, vì vậy việc tập hợp chứng từ gốc, lập chứng từ đầy đủ, kịp thời là rất cần thiết
Chứng từ sử dụng trong kế toán đầu t xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh Hà Tây khá đầy đủ Tuy nhiên, trong nhiều trờng hợp chứng từ sử dụng không đảm bảo Có nhiều nguyên nhân song nguyên nhân chủ yếu là do kế toán cha quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này
Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh Hà tây
Hoàn thiện về hạch toán chi phí lãi vay
Theo Quy chế quản lý đầu t và xây dựng của Nhà nớc (ban hành kèm theo NĐ số 52/1999/NĐ-CP và NĐ số 12/2000/NĐ-CP của Chính Phủ) cũng nh hớng dẫn thực hiện của Tổng công ty, lãi tiền vay phải trả ngân hàng và tổ chức tín dụng phát sinh trong quá trình thực hiện xây dựng cơ bản (đối với các dự án đợc đầu t bằng nguồn vốn tín dụng thơng mại) đợc hạch toán vào chi phí đầu t xây dựng Thực tế tại Bu điện tỉnh Hà Tây chi phí này đôi khi đợc hạch toán không đúng
Thực hiện chức năng cân đối nguồn vốn chung, hàng năm Tổng công ty ra thông báo kế hoạch vốn và thực hiện chuyển nguồn đối với các dụ án đã đợc phân bổ nguồn vốn theo kế hoạch xây dựng cơ bản năm trớc nếu thấy cần thiết.Trong trờng hợp Tổng công ty chuyển nguồn của dự án từ nguồn vốn Tổng công ty cấp sang nguồn đơn vị tự vay có bảo lãnh của Tổng công ty thì chi phí lãi vay phát sinh trong thời gian triển khai dự án phải đợc hạch toán vào chi phí dự án Tuy nhiên, các dự án đang thi công cần đợc thanh toán công nợ theo đúng tiến độ, Bu điện tỉnh lại sẵn có nguồn tiền (do quy mô kinh doanh lớn, đặc điểm kinh doanh dịch vụ đặc thù), chi phí lãi phải trả cho các dự án đầu t xây dựng cơ bản có giá trị tơng đối lớn nên Bu điện tỉnh đã sử dụng tiền của đơn vị để chi trả Khi thực sự cần nguồn để bù đắp chi phí đã thanh toán cho các nhà thầu, đặc biệt đến kỳ lập báo cáo gửi Tổng công ty về tình hình thực hiện thông báo kế hoạch vốn, Bu điện tỉnh đi vay (theo nh thông báo kế hoạch vốn) và chỉ hạch toán lãi vay vào chi phí bắt đầu từ thời điểm đó Nh vậy, chi phí đã đợc phản ánh không chính xác, vi phạm nguyên tắc chi phí - nguyên tắc kế toán cơ bản Mặt khác, trên giác độ Tổng công ty, việc
Bu điện tỉnh không thực hiện đúng thông báo kế hoạch vốn (tự ý thay đổi nguồn) đã làm mất đi ý nghĩa của hoạt động cân đối vốn. Để chi phí đầu t xây dựng cơ bản đợc hạch toán chính xác và thực hiện nghiêm chỉnh sự phân bổ nguồn vốn của Tổng công ty thì ngoài việc kế toán tại Bu điện tỉnh xác định và hạch toán đúng chi phí lãi vay Tổng công ty cũng cần đôn đốc Bu điện tỉnh gửi các báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nguồn vốn kèm theo chứng từ gốc về nguồn vèn vay. Đối với các dự án đợc đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty vay tập trung, tiền gốc vay và lãi tiền vay đợc Tổng công ty theo dõi và phân bổ cho từng dự án Tuy nhiên, lãi vay chi tiết cho từng dự án không đợc thông báo kịp thời cho Bu điện tỉnh Vì vậy có trờng hợp Bu điện tỉnh không biết về chi phí lãi vay đã phát sinh do đó không hạch toán, báo cáo định kỳ không có chi phí này, thậm chí có dự án đợc quyết toán tại đơn vị, đã qua kiểm toán, đến khi trình Tổng công ty thẩm định quyết toán chi phí lãi vay mới đợc bổ sung Nguyên nhân là do Tổng công ty phải vay một lợng vốn lớn để nhập thiết bị tập trung cấp cho nhiều dự án, thanh toán các khoản chi phí theo tờ trình xin cấp vốn của Bu điện tỉnh nên cha có sự thông tin kịp thời về lãi vay cho Bu điện tỉnh Hạn chế về quản lý này cần đợc khắc phục bằng cách tăng cờng hoạt động đối soát giữa hai bên Cụ thể,Tổng công ty cần có thông báo nợ kịp thời về khoản lãi vayTổng công đã trả thay Bu điện tỉnh.
Hoàn thiện về hạch toán nguyên vật liệu
Trong thực tế công tác đầu t xây dựng cơ bản, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, nguyên vật liệu xuất dùng cho xây lắp đôi khi thừa so với nhu cầu phát sinh.
Cụ thể, do thời gian từ khảo sát, lập dự toán, phê duyệt dự toán đến thực hiện đầu t xây dựng kéo dài nên địa bàn triển khai dự án đầu t đã thay đổi so với thời điểm lập dự toán Mặt khác, các dự án thực hiện sau tiết kiệm đợc vật t trên cơ sở các dự án cùng loại đã triển khai từ trớc trên địa bàn Tuy nhiên dự toán đợc lập lại không tính đến ảnh hởng của yếu tố này nên nguyên vật liệu đợc mua sự trữ nhiều.
Tại Bu điện tỉnh Hà Tây, trong một số trờng hợp, lợng nguyên vật liệu thừa này đợc đem nhợng bán và kế toán ghi t¨ng thu nhËp bÊt thêng:
Nợ TK 111, 112, 131 / Có TK 721 Hạch toán nh vậy là không hợp lý Chi phí nguyên vật liệu đợc hạch toán vào chi phí đầu t xây dựng không bao gồm ngyên vật liệu thừa Vật liệu thừa trong quá trình xây lắp phải đợc nhập lại kho theo quy định:
5 Hoàn thiện khâu thanh toán trong đầu t xây dựng cơ bản
Thực tế qua hoạt động thẩm định quyết toán cho thấy trong quá trình thực hiện xây lắp phát sinh chi phí vợt dự toán không đợc Tổng công ty duyệt Nhiệm vụ của Bu điện tỉnh phải thu hồi các khoản đã thanh toán cho nhà thầu xây lắp về khối lợng không đợc duyệt Công việc này thờng khó khăn Trong trờng hợp không thơng lợng đợc với nhà thầu, Bu điện tỉnh phải trích quỹ đầu t phát triển của đơn vị để bù đắp phần giá trị chênh lệch Nh thế hiệu quả đầu t không đợc đảm bảo Để hạn chế tình trạng này, Bu điện tỉnh phải lập dự toán chi tiết chi phí phát sinh trong kỳ hạch toán của dự án. Mặt khác, trong khi thực hiện hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản, kế toán phải căn cứ vào hợp đồng đã ký với bên
B, bám sát tiến độ thực tế thực hiện dự án, kiểm tra việc thực hiện định mức, đơn giá theo dự toán đợc duyệt để chủ động tạm ứng và thanh toán với nhà thầu một cách hợp lý. đại học KTQD - Khoa kế toán
6 Hoàn thiện về hạch toán giá trị dự án đầu t sau quyết toán
Những dự án đầu t do Tổng công ty ra quyết định đầu t, khi công trình hoàn thành, hồ sơ quyết toán đợc lập, qua kiểm toán, sau đó trình Tổng công ty thẩm định quyết toán Trong thời gian này tại Bu điện tỉnh Hà Tây, công trình đợc bàn giao đa vào khai thác sử dụng Tuy nhiên, để đơn giản công tác kế toán, phải đến khi có quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu t hoàn thành thì kế toán mới tiến hành thực hiện hạch toán theo giá trị đợc phê duyệt, đồng thời trích khấu hao bổ sung Nh vậy, sự biến động tài sản, nguồn vốn của Bu điện tỉnh đã không đợc phản ánh kịp thời cũng nh việc ghi nhận chi phí phát sinh trong kỳ là không phù hợp Để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, kế toán cần tuân thủ quy định cụ thể của Tổng công ty nh sau:
* Khi công trình hoàn thành nghiệm thu đa tài sản vào sử dụng, ghi tạm tăng tài sản cố định, nguồn vốn tơng ứng:
- Tạm tăng tài sản cố định, ghi:
+ Trờng hợp dự án đợc đầu t bằng nguồn vay đợc Tổng công ty bảo lãnh hoặc quỹ đầu t phát triển của đơn vị, kế toán ghi:
+ Trờng hợp đợc Tổng công ty cấp vốn từ nguồn lợi nhuận để lại đầu t, từ quỹ đầu t phát triển của ngành, khấu hao cơ bản.
Nợ TK 33624 / Có TK 411 Hoặc
Nợ TK 33624 / Có TK 33623 nếu dự án đợc đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty vay tập trung
* Khi quyết toán đầu t đợc duyệt, ghi điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định, nguồn vốn tơng ứng, hao mòn luỹ kế theo gía trị quyết toán, kế toán ghi:
- Nếu giá trị quyết toán lớn hơn gía trị tạm tăng, ghi điều chỉnh phần giá trị chênh lệch nh sau:
+ Điều chỉnh gía trị tài sản:
- Nếu giá trị quyết toán nhỏ hơn gía trị tạm tăng, ghi điều chỉnh phần giá trị chênh lệch bằng bút toán âm tơng tự nh trên.
7 Hoàn thiện phần mềm kế toán
Chơng trình kế toán mới trên mạng đợc phân cấp từTổng công ty đến các đơn vị thành viên là cha hoàn chỉnh Trong quá trình sử dụng, phần kỹ thuật cha đảm bảo, vừa sử dụng vừa khắc phục Thực tế, thông tin kế toán giữa Bu điện tỉnh - Tổng công ty nói chung và thông tin phần hành kế toán đầu t xây dựng cơ bản nói riêng có độ trễ Bu điện tỉnh chậm nhận đợc thông báo Nợ và/hoặc thông báo về lãi vay chi tiết cho từng dự án tại đơn vị đợc đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty cấp hoặc nguồn Tổng công ty vay tập trung Vì vậy, kế toán Bu điện tỉnh không hạch toán nhận nợ và ghi nhận chi phí lãi vay dẫn đến tình trạng số liệu tại Bu điện tỉnh và Tổng công ty không khớp nhau khi thực hiện hoạt động đối soát Trong khi đó phần mềm kế toán lại không cho phép thực hiện đối soát qua hệ thống mạng, do đó phải tiến hành theo phơng thức thủ công. Đây là hạn chế lớn nhất của phần mềm Kế toán Bu điện Ch- ơng trình này đợc thiết kế và xây dựng đáp ứng mô hình tổ chức phân cấp của Tổng công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam Tuy nhiên quyền truy nhập số liệu đợc phân cấp theo mô hình quản lý và theo nghiệp vụ quản lý kế toán đợc thực hiện cha triệt để Tổng công ty là đơn vị cấp 1 trong hệ thống Bu điện tỉnh trực thuộc Tổng công ty nói chung và Bu điện Hà Tây nói riêng đợc phân quyền sử dụng cấp 2. Các Bu điện huyện, thị và Công ty Viễn thông trực thuộc Bu điện tỉnh là những đơn vị cấp 3 Tại đơn vị cấp 2 trong quyền hạn của cấp, kế toán có thể xem số liệu chi tiết của đơn vị cấp dới với các chứng từ kế toán kèm theo, đơn vị cấp
3 có thể xem phần tổng hợp các đơn vị trực thuộc của đơn vị cấp trên, do đó dễ dàng phát hiện và kịp thời điều chỉnh giữa hai bên khi có sai sót Tuy nhiên điều đó không thực hiện đợc trong quan hệ giữa đơn vị cấp 1 và đơn vị cấp 2 Tại Ban kế toán - thống kê - tài chính của Tổng công chỉ nhận đợc các báo cáo kế toán định kỳ của Bu điện tỉnh theo đờng truyền của hệ thống Khi số liệu không khớp, kế toán tại Bu điện tỉnh phải in ra sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết để đối soát và giải trình chi tiết Do đó vô hình chung đã thủ công hoá công tác kế toán
Muốn công tác kế toán nội bộ giữa Tổng công ty và Bu điện tỉnh đợc đầy đủ, nhanh gọn, phát huy hiệu quả của công nghệ thông tin cũng nh đơn giản hơn công tác kế toán tổng hợp 61 tỉnh, thành phố tại Tổng công ty, phần mềm kế toán phải quán triệt tính tập trung phân cấp trong việc phân quyền sử dụng hệ thống Cụ thể, phần mềm phải đợc thiết kế để tại Ban kế toán - thống kê - tài chính của Tổng công ty có thể xem phần hạch toán chi tiết tại Bu điện tỉnh cũng nh Bu điện tỉnh xem đợc phần hạch toán tổng hợp các
Bu điện tỉnh trực thuộc Tổng công ty.
Mặt khác, trong Modul kế toán xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong quá trình xây lắp chỉ theo dõi tổng thể, không có sự phân tách giữa chi phí nguyên vật liệu do nhà thầu xây lắp cung cấp và chi phí nguyên vật liệu do chủ đầu t tự mua Vì vậy, khi lập báo cáo định kỳ về chi phí xây lắp, kế toán phải bóc tách thủ công khoản mục này Để thuận tiện cho công tác kế toán phần mềm phải khắc phục tồn tại này
Phần i Thực trạng hạch toán đầu t xây dựng cơ bản TạI bu đIện tỉnh Hà tây
I đặc đIểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tạI bu đIện tỉnh hà tây 1
1 Lịch sử hình thành và phát triển bu điện tỉnh Hà Tây 1
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 2
II đặc đIểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tạI bu đIện tỉnh hà tây 8
1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 8
2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán 13 iii thực trạng hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh hà tây 18
1 Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản và tài khoản sử dụng a Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản b Tài khoản sử dụng
2 Hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản a Hạch toán thực hiện đầu t xây dựng cơ bản b Hạch toán nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản c Hạch toán quyết toán vốn đầu t xây dựng cơ bản Phần ii Hoàn thiện hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh hà tây I đánh giá kháI quát tình hình hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh Hà tây 45
1 Những thành tựu đạt đợc 45
II Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh Hà tây 49
1 Hoàn thiện về hạch toán chi phí phát sinh trong thời gian chờ phê duyệt dự án đầu t 49
2 Hoàn thiện về chứng từ sử dụng 50
3 Hoàn thiện về hạch toán chi phí lãi vay 51
4 Hoàn thiện về hạch toán nguyên vật liệu 52
5 Hoàn thiện khâu thanh toán trong hoạt động đầu t xây dựng cơ bản 53
6 Hoàn thiện về hạch toán giá trị dự án đầu t sau quyết toán .53
7 hoàn thiện phần mềm kế toán 54
Mở đầu: 1,5 đến 2 trang nhấn mạnh tồn tại
Danh mục tài liệu tham khảo (tên sách, tác giả, năm xuất bản)
Nhận xét của đơn vị thực tập
Nhận xét của GV phản biện
Công tác kế toán tại Bu điện tỉnh Hà Tây đợc thực hiện bởi đội ngũ lao động kế toán với sự trợ giúp của phần mềm “Kế toán Bu điện” do Công ty điện toán và truyền số liệu (VDC) thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam cung cấp Kế toán Bu điện tỉnh tổng hợp số liệu kèm theo chứng từ gốc đợc truyền lên từ các đơn vị trực thuộc theo hệ thống, đồng thời thực hiện nghiệp vụ kế toán phát sinh tại văn phòng Bu điện tỉnh, cuối kỳ (tháng, quý, năm) kế toán lập và truyền báo cáo lên Tổng công ty Khác với kế toán thủ công, quy trình hạch toán kế toán đợc thực hiện bằng cách kế toán nhập chứng từ đầu vào, các công việc còn lại từ vào sổ tổng hợp, lên các báo cáo chi tiết đến lập các báo cáo kế toán đều do chơng trình tự động thực hiện.
Hoàn thiện về hạch toán giá trị dự án đầu t sau quyết toán
Những dự án đầu t do Tổng công ty ra quyết định đầu t, khi công trình hoàn thành, hồ sơ quyết toán đợc lập, qua kiểm toán, sau đó trình Tổng công ty thẩm định quyết toán Trong thời gian này tại Bu điện tỉnh Hà Tây, công trình đợc bàn giao đa vào khai thác sử dụng Tuy nhiên, để đơn giản công tác kế toán, phải đến khi có quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu t hoàn thành thì kế toán mới tiến hành thực hiện hạch toán theo giá trị đợc phê duyệt, đồng thời trích khấu hao bổ sung Nh vậy, sự biến động tài sản, nguồn vốn của Bu điện tỉnh đã không đợc phản ánh kịp thời cũng nh việc ghi nhận chi phí phát sinh trong kỳ là không phù hợp Để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, kế toán cần tuân thủ quy định cụ thể của Tổng công ty nh sau:
* Khi công trình hoàn thành nghiệm thu đa tài sản vào sử dụng, ghi tạm tăng tài sản cố định, nguồn vốn tơng ứng:
- Tạm tăng tài sản cố định, ghi:
+ Trờng hợp dự án đợc đầu t bằng nguồn vay đợc Tổng công ty bảo lãnh hoặc quỹ đầu t phát triển của đơn vị, kế toán ghi:
+ Trờng hợp đợc Tổng công ty cấp vốn từ nguồn lợi nhuận để lại đầu t, từ quỹ đầu t phát triển của ngành, khấu hao cơ bản.
Nợ TK 33624 / Có TK 411 Hoặc
Nợ TK 33624 / Có TK 33623 nếu dự án đợc đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty vay tập trung
* Khi quyết toán đầu t đợc duyệt, ghi điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định, nguồn vốn tơng ứng, hao mòn luỹ kế theo gía trị quyết toán, kế toán ghi:
- Nếu giá trị quyết toán lớn hơn gía trị tạm tăng, ghi điều chỉnh phần giá trị chênh lệch nh sau:
+ Điều chỉnh gía trị tài sản:
- Nếu giá trị quyết toán nhỏ hơn gía trị tạm tăng, ghi điều chỉnh phần giá trị chênh lệch bằng bút toán âm tơng tự nh trên.
hoàn thiện phần mềm kế toán
Chơng trình kế toán mới trên mạng đợc phân cấp từTổng công ty đến các đơn vị thành viên là cha hoàn chỉnh Trong quá trình sử dụng, phần kỹ thuật cha đảm bảo, vừa sử dụng vừa khắc phục Thực tế, thông tin kế toán giữa Bu điện tỉnh - Tổng công ty nói chung và thông tin phần hành kế toán đầu t xây dựng cơ bản nói riêng có độ trễ Bu điện tỉnh chậm nhận đợc thông báo Nợ và/hoặc thông báo về lãi vay chi tiết cho từng dự án tại đơn vị đợc đầu t bằng nguồn vốn Tổng công ty cấp hoặc nguồn Tổng công ty vay tập trung Vì vậy, kế toán Bu điện tỉnh không hạch toán nhận nợ và ghi nhận chi phí lãi vay dẫn đến tình trạng số liệu tại Bu điện tỉnh và Tổng công ty không khớp nhau khi thực hiện hoạt động đối soát Trong khi đó phần mềm kế toán lại không cho phép thực hiện đối soát qua hệ thống mạng, do đó phải tiến hành theo phơng thức thủ công. Đây là hạn chế lớn nhất của phần mềm Kế toán Bu điện Ch- ơng trình này đợc thiết kế và xây dựng đáp ứng mô hình tổ chức phân cấp của Tổng công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam Tuy nhiên quyền truy nhập số liệu đợc phân cấp theo mô hình quản lý và theo nghiệp vụ quản lý kế toán đợc thực hiện cha triệt để Tổng công ty là đơn vị cấp 1 trong hệ thống Bu điện tỉnh trực thuộc Tổng công ty nói chung và Bu điện Hà Tây nói riêng đợc phân quyền sử dụng cấp 2. Các Bu điện huyện, thị và Công ty Viễn thông trực thuộc Bu điện tỉnh là những đơn vị cấp 3 Tại đơn vị cấp 2 trong quyền hạn của cấp, kế toán có thể xem số liệu chi tiết của đơn vị cấp dới với các chứng từ kế toán kèm theo, đơn vị cấp
3 có thể xem phần tổng hợp các đơn vị trực thuộc của đơn vị cấp trên, do đó dễ dàng phát hiện và kịp thời điều chỉnh giữa hai bên khi có sai sót Tuy nhiên điều đó không thực hiện đợc trong quan hệ giữa đơn vị cấp 1 và đơn vị cấp 2 Tại Ban kế toán - thống kê - tài chính của Tổng công chỉ nhận đợc các báo cáo kế toán định kỳ của Bu điện tỉnh theo đờng truyền của hệ thống Khi số liệu không khớp, kế toán tại Bu điện tỉnh phải in ra sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết để đối soát và giải trình chi tiết Do đó vô hình chung đã thủ công hoá công tác kế toán
Muốn công tác kế toán nội bộ giữa Tổng công ty và Bu điện tỉnh đợc đầy đủ, nhanh gọn, phát huy hiệu quả của công nghệ thông tin cũng nh đơn giản hơn công tác kế toán tổng hợp 61 tỉnh, thành phố tại Tổng công ty, phần mềm kế toán phải quán triệt tính tập trung phân cấp trong việc phân quyền sử dụng hệ thống Cụ thể, phần mềm phải đợc thiết kế để tại Ban kế toán - thống kê - tài chính của Tổng công ty có thể xem phần hạch toán chi tiết tại Bu điện tỉnh cũng nh Bu điện tỉnh xem đợc phần hạch toán tổng hợp các
Bu điện tỉnh trực thuộc Tổng công ty.
Mặt khác, trong Modul kế toán xây dựng cơ bản tại Bu điện tỉnh, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong quá trình xây lắp chỉ theo dõi tổng thể, không có sự phân tách giữa chi phí nguyên vật liệu do nhà thầu xây lắp cung cấp và chi phí nguyên vật liệu do chủ đầu t tự mua Vì vậy, khi lập báo cáo định kỳ về chi phí xây lắp, kế toán phải bóc tách thủ công khoản mục này Để thuận tiện cho công tác kế toán phần mềm phải khắc phục tồn tại này
Phần i Thực trạng hạch toán đầu t xây dựng cơ bản TạI bu đIện tỉnh Hà tây
I đặc đIểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tạI bu đIện tỉnh hà tây 1
1 Lịch sử hình thành và phát triển bu điện tỉnh Hà Tây 1
2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 2
II đặc đIểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tạI bu đIện tỉnh hà tây 8
1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 8
2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán 13 iii thực trạng hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh hà tây 18
1 Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản và tài khoản sử dụng a Phơng thức đầu t xây dựng cơ bản b Tài khoản sử dụng
2 Hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản a Hạch toán thực hiện đầu t xây dựng cơ bản b Hạch toán nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản c Hạch toán quyết toán vốn đầu t xây dựng cơ bản Phần ii Hoàn thiện hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh hà tây I đánh giá kháI quát tình hình hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh Hà tây 45
1 Những thành tựu đạt đợc 45
II Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện hạch toán đầu t xây dựng cơ bản tạI bu đIện tỉnh Hà tây 49
1 Hoàn thiện về hạch toán chi phí phát sinh trong thời gian chờ phê duyệt dự án đầu t 49
2 Hoàn thiện về chứng từ sử dụng 50
3 Hoàn thiện về hạch toán chi phí lãi vay 51
4 Hoàn thiện về hạch toán nguyên vật liệu 52
5 Hoàn thiện khâu thanh toán trong hoạt động đầu t xây dựng cơ bản 53
6 Hoàn thiện về hạch toán giá trị dự án đầu t sau quyết toán .53
7 hoàn thiện phần mềm kế toán 54
Mở đầu: 1,5 đến 2 trang nhấn mạnh tồn tại
Danh mục tài liệu tham khảo (tên sách, tác giả, năm xuất bản)
Nhận xét của đơn vị thực tập
Nhận xét của GV phản biện
Công tác kế toán tại Bu điện tỉnh Hà Tây đợc thực hiện bởi đội ngũ lao động kế toán với sự trợ giúp của phần mềm “Kế toán Bu điện” do Công ty điện toán và truyền số liệu (VDC) thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam cung cấp Kế toán Bu điện tỉnh tổng hợp số liệu kèm theo chứng từ gốc đợc truyền lên từ các đơn vị trực thuộc theo hệ thống, đồng thời thực hiện nghiệp vụ kế toán phát sinh tại văn phòng Bu điện tỉnh, cuối kỳ (tháng, quý, năm) kế toán lập và truyền báo cáo lên Tổng công ty Khác với kế toán thủ công, quy trình hạch toán kế toán đợc thực hiện bằng cách kế toán nhập chứng từ đầu vào, các công việc còn lại từ vào sổ tổng hợp, lên các báo cáo chi tiết đến lập các báo cáo kế toán đều do chơng trình tự động thực hiện.