Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại Công ty may Thăng Long

Trang 1

MỞ ĐẦU

Những năm 80, thế giới chứng kiến sự bùng nổ của một xã hội thôngtin Cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã làm thay đổi mọi mặt của cuộcsống mà sự tác động của tin học đối với nền kinh tế là biểu hiện rõ rệt nhất.Tin học làm thay đổi phương thức trao đổi hàng hóa, làm mờ đi khoảngcách địa lý giữa các công ty Với sự trợ giúp của tin học, các doanh nghiệphoạt động ngày càng hiệu quả, thông tin kinh tế được xử lý nhanh hơn,chính xác hơn góp phần làm cho các quyết định quản lý kịp thời hơn, đúngđắn hơn

Tin học hóa đang là xu hướng chung của nền kinh tế trên toàn thế giới

và các doanh nghiệp Việt Nam cũng không muốn làm kẻ ngoài cuộc Trong

đó hệ thống thông tin kế toán là đối tượng đầu tiên nên được tin học hóa.Bởi vì hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin không thể thiếu đốivới mọi doanh nghiệp Các nghiệp vụ kế toán được tíến hành thườngxuyên, yêu cầu độ chính các tuyệt đối trong khi nhân viên kế toán phải làmviệc với những núi số liệu rất dễ nhầm lẫn

Nhận rõ được tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán, sau mộtthời gian thực tập ở công ty may Thăng Long, được sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa các cán bộ và sự chỉ dẫn của thầy giáo – Th.S Trịnh Hoài Sơn, em đã

mạnh dạn đi vào nghiên cứu đề tài: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long” Hệ thống quản lý lương

là một phần quan trọng không thể thiếu của hệ thống thông tin kế toán.Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài khóa luận bao gồm 3 phần chínhsau:

Chương 1: Khảo sát hiện trạng công ty may Thăng Long

Chương 2: Cơ sở lý thuyết xây dựng hệ thống thông tin

Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân

Trang 2

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TY MAY

THĂNG LONG

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

a Giới thiệu về công ty

Công ty cổ phần may thăng long (nguyên là công ty may thăng long)

là doanh nghiệp may xuất khẩu được thành lập ngày 8 – 5 – 1958

Tên giao dịch quốc

tế:

Thang Long Garment Joint Stock Company

Tên viết tắt: THALOGA

Trụ sở chính: 250 phố Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng –

Hà Nội

Các cơ sở khác: Xí nghiệp may Nam Hải – tỉnh Nam Định

Liên doanh may Thăng long G & A – tỉnh HàNam

Trung tâm giao dịch và giới thiệu sản phẩm:

250 Minh Khai và 37 – 39 Ngô Quyền – HàNội

Tổng số vốn: 23 tỷ

Tổng số lao động: hơn 2500 cán bộ công nhân viên

THALOGA được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp, chuyên sản xuấtcác sản phẩm may mặc có chất lượng cao theo đơn đặt hàng của kháchhàng trong nước và nước ngoài Hệ thống quản lý chất lượng củaTHALOGA đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã thực hiện chuyênmôn hóa sản xuất các mặt hàng

Sản phẩm chủ yếu của THALOGA gồm sơmi nam nữ, quần âu, bộcomple, jacket các loại, quần áo bò, các sản phẩm qua giặt mài, các loại

áo khoác, bộ đồng phục người lớn và trẻ em, quần áo thể thao, quần áodệt kim…

THALOGA có 05 xí nghiệp may tại Hà Nội, Hòa Lạc (Hà Tây),Nam Định và 01 Công ty liên doanh tại Hà Nam với 98 dây chuyền sảnxuất sử dụng nhiều loại thiết bị của các nước tiên tiến trên thế giới như:

Mỹ, Nhật, CHLB Đức… cùng nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại nhưmáy bổ túi tự động, máy thêu điện tử, dây chuyền may sơmi và dâychuyền may quần jean tự động, hệ thống thiết kế mẫu bằng máy vitính…

Năng lực sản xuất của THALOGA khoảng trên 12.000.000 sản phẩmmay mặc các loại/năm Sản phẩm của THALOGA nhiều năm được bình

Trang 3

chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, đã được xuất khẩu và có uy tíntrên thị trường của hơn 40 nước trên thế giới như Mỹ, EU, Nhật Bản,Đông Âu, Châu Phi, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan…

b Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển

Những năm đầu hình thành

Thực hiện chủ trương của Bộ chính trị và thành ủy Hà Nội giai đoạn

đó là ra sức cải tạo Công nghiệp, củng cố thành phần kinh tế quốcdoanh, Trung ương đầu tư xây dựng các nhà máy: Cơ khí Hà Nội, dệtkim Đông Xuân, văn phòng phẩm Hồng Hà, gỗ Cầu Đuống, cao su SaoVàng, thuốc lá Thăng Long…Nằm trong điều kiện và bối cảnh lịch sử

đó, Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại) chủ trương thành lậpmột cơ sở may mặc xuất khẩu tại Hà Nội

Ngày 08/5/1958, sau gần một tháng chuẩn bị, Bộ Ngoại Thương đãchính thức ra Quyết định thành lập Công ty may mặc xuất khẩu – tiềnthân của Công ty may thăng long, thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩutạp phẩm Tổng số cán bộ, công nhân ngày đầu của Công ty chỉ có 28người

Dưới sự lãnh đạo của các chi bộ Đảng, Công ty đã tổ chức phongtrào thi đua, ngày 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành xuất sắc kế hoạchnăm với tổng sản lượng 392 129 sản phẩm đạt 112.8% chỉ tiêu

Năm 1959, kế hoạch Công ty được giao tăng gấp 3 lần năm 1958 Sốlượng công nhân chính thức tăng lên đến 1361 người và 3524 người ởcác cơ sở gia công Quy mô Công ty không ngừng được mở rộng nhưngkhông được tập trung

Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch 5 năm của đất nước ( 1961 – 1965)

Tháng 7 – 1961, được phép của Bộ chủ quản, Công ty chính thứcchuyển địa điểm làm việc về 250 phố Minh Khai Địa điểm mới cónhiều thuận lợi, mặt bằng rộng rãi tạo điều kiện tập trung các cơ sở sảnxuất còn phân tán trước đó, tạo thành dây chuyền sản xuất khép kín kháhoàn chỉnh từ khâu nguyên liệu, cắt, may, là, đóng gói

Trong thời gian này Công ty cũng được Bộ trang bị thêm 178 máychạy điện của Cộng hòa dân chủ Đức, đây là loại máy hiện đại hồi bấygiờ, máy cắt vòng, máy tiện, máy khoan, máy mài Thay đổi thiết bị từthủ công sang máy chạy điện đã đáp ứng được đòi hỏi về kỹ thuật mặthàng may xuất khẩu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tácnghiên cứu, cải tiến dây chuyền sản xuất một cách khoa học, hợp lý Cả

5 năm Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch

Trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước (1965 – 1975)

Trong giai đoạn giặc Mỹ đem máy bay ra đánh phá miền Bắc, hầuhết Công ty phải sơ tán về địa bàn nông thôn tỉnh Hà Bắc, Hà Nam…tuy nhiên Công ty vẫn cố gắng hoàn thành kế hoạch sản xuất

Trang 4

Đầu năm 1969, Bộ thương mại có quyết định sát nhập Công ty giacông may mặc với xí nghiệp may xuất khẩu Hà Nội Qua 3 năm thựchiện công tác cải tiến quản lý xí nghiệp (1969 – 1971) tuy còn nhiều mặtcần khắc phục nhưng cơ bản Công ty đã có những thành tích đáng kể,một trong số đó là lần đầu tiên Công ty nhận gia công mặt hàng củaPháp – một trung tâm “mốt” của Châu Âu.

Những ngày tháng khó khăn nhất có lẽ là 12 ngày đêm khói lửa trênbầu trời Hà Nội (18-12 đến 29 – 12 – 1972) Có lúc số giờ thực tế sảnxuất chỉ còn 10%, năm 1972 Công ty chỉ đạt 67% chỉ tiêu nhưng đó làcon số được viết bằng mồ hôi, nước mắt và cả xương máu của toàn bộđội ngũ công nhân viên Công ty

Năm 1973, Mỹ bị buộc ngừng bắn phá miền Bắc Công ty đã gấp rútkhắc phục hậu quả chiến tranh, bắt tay ngay vào sản xuất Thời giannày, Bộ Công nghiệp nhẹ đầu tư thêm cho 3 phân xưởng may và phânxưởng cắt nâng số máy ở phân xưởng may lên 391 chiếc, phân xưởngcắt 16 chiếc…Tình hình sản xuất năm 1973 – 1975 đã có những tiến bộ

rõ rệt: tổng sản lượng tăng, hoàn thành vượt mức kế hoạch năm 1973100,77%, năm 1974 đạt 102,28%, năm 1975 102,27%

Cùng thủ đô và cả nước tiến lên xây dựng CNXH

Năm 1979 Công ty mang tên: Xí nghiệp May Thăng Long

Năm 1981 Xí nghiệp bắt đầu gia công áo sơ mi cao cấp cho Cộnghòa Dân chủ Đức (liên bang Đức ngày nay) với số lượng 400.000 sảnphẩm Năm 1985 tăng 1.300.000 sản phẩm tiếp đến xí nghiệp nhận hợpđồng gia công cho Pháp và Thụy Điển Giữ vững nhịp độ tăng trưởngtừng năm, năm 1981 xí nghiệp giao 2.669.771 sản phẩm, năm 1985 giao3.382.270 sản phẩm sang các nước: Liên Xô, Đức, Pháp, Thụy Điển.Năm 1986 sản lượng giao nộp của xí nghiệp đạt 109,12% Sản phẩmxuất khẩu đạt 102,73% Năm 1987 tổng sản phẩm giao nộp đạt108,87%, hàng xuất khẩu đạt 101,77%

Trong thời kỳ đổi mới xây dựng đất nước (1988 – 2003)

Trong những năm 1990 – 1992, tình hình Quốc tế tiệp tục diễn biếnngày càng phức tạp Liên bang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Xô Viết tan

rã và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ Khủng hoảng kinh tế - xã hộigay gắt, lạm phát cao (67%), các thế lực phản động trong và ngoài nướctăng cường chiến dịch “diễn biến hòa bình” Tất cả những điều trên đặtđất nước vào trong tình thế hiểm nghèo Tình hình vô cùng khó khăn,đặc biệt đối với một xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu sang các nướcphe XHCN, có thể nói xí nghiệp may Thăng Long đã “mất trắng” thịtrường của mình Để tìm câu trả lời cho vấn đề “tồn tại hay không tồntại”, lãnh đạo xí nghiệp đã mạnh dạn đầu tư nâng cao trình độ côngnghệ, đủ khả năng sản xuất những mặt hàng mới chất lượng cao đủ sứcxâm nhập các thị trường mới giàu tiềm năng như Tây Âu, Nhật đồngthời cũng chú trọng thị trường trong nước Trong năm 1990 – 1992, xí

Trang 5

nghiệp đã đầu tư hơn 20 tỷ đồng để thay thế toàn bộ dây chuyên côngnghệ lạc hậu trước đây bằng thiết bị mới của Cộng hòa liên bang Đức vàNhật Bản.

Đi đôi với việc cải tiến công nghệ, bộ máy quản lý và cơ cấu laođộng cũng được sắp xếp lại Bước đầu tinh giảm biên chế từ 3.016xuống 2412 người, phòng nghiệp vụ từ 14 phòng xuống còn 7 phòng, tỷ

lệ lao động gián tiếp từ 18.5% xuống còn 8%

Tháng 6 – 1992 xí nghiệp may Thăng Long đổi tên thành Công ty may Thăng Long.

Năm 1995, Công ty đã mở thêm được nhiều thị trường mới và quan

hệ hợp tác với nhiều Công ty nước ngoài có tên tuổi như:Công ty Kowa,Marubeny (Nhật Bản), Công ty Rarstab (Pháp), Công ty Valeay, Tech(Đài Loan) Đàm phán ký hợp đồng trả nợ Nga, Libi (tổng giá trị hơn600.000 USD) Thực hiện phương thức kinh doanh “mua đứt bán đoạn”năm 1995 đạt 21,200 tỷ đồng, chiếm 43,26% doanh thu, trong đó giá trịcác hợp đồng FOB xuất khẩu đạt 13,702 tỷ đồng, chiếm 28% doanh thu.Năm 1996, Công ty đầu tư 6 tỷ đồng thành lập xí nghiệp may NamHải tại thành phố Nam Định Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với các bạnhàng mới Sau khi Mỹ tuyên bố bỏ cấm vận với Việt Nam, Công ty làđơn vị đầu tiên của nghành may mặc Việt Nam đã xuất khẩu được20.000 sản phẩm áo sơmi bò sang thị trường Mỹ

Năm 1998, Công ty đã được tặng cờ của Bộ Công nghiệp công nhận

là đơn vị có tỷ lệ hàng FOB cao nhất trong nghành Giá trị bán hàng(FOB + nội địa) chiếm tỷ trọng 80% trên tổng doanh thu

Năm 2001, Công ty tiếp tục đầu tư xây dựng công trình nhà máymay Hà Nam với tổng số vốn đầu tư trên 30 tỷ Sản phẩm Công ty đạtgiải thưởng Cúp sen vàng tại Hội chợ xuất khẩu và tiêu dùng và là 1trong 10 doanh nghiệp tiêu biểu

Năm 2002, Công ty xuất khẩu sang thị trường Mỹ 5.500.000 sảnphẩm tăng 150% so với năm 2001 Mạng lưới tiêu thụ hàng nội địa củaCông ty lên tới 80 đại lý Sản phẩm quần bò nữ đạt huy chương Vàng,sản phẩm dệt kim đạt huy chương Bạc tại Hội chợ Quốc tế hàng côngnghiệp Việt Nam Doanh thu nội địa đạt trên 20 tỷ đồng Tỷ trọng FOBchiếm 50% doanh thu

Năm 2003, Công ty phấn đấu đạt kinh nghạch xuất khẩu 67,5 triệuUSD, tăng 50% so với năm 2002, ký hợp đồng xuất khẩu hàng may mặcsang thí trường Mỹ, đảm bảo việc làm cả năm cho gần 4000 cán bộcông nhân viên

Những thành tích mà Công ty đã đạt được cho tới năm 2003:

Huân chương Độc lập hạng Nhì (năm 2002)

Huân chương Độc lập hạng Ba (năm 1997)

Huân chương Lao Động hạng Nhất (năm 1988)

Huân chương Lao Động hạng Nhì (năm 1983)

Trang 6

Huân chương Lao Động hạng Ba (năm 1978, 1986, 2000, 2002)

Huân chương Chiến Công hạng Nhất (năm 2000)

Huân chương Chiến Công hạng Nhì (năm 1992)

Huân chương Chiến Công hạng Ba(năm 1996)

Ngoài những phần thưởng cao quý trên Công ty còn nhận được nhiềubằng khen và giấy khen của Bộ Công nghiệp, UBND thành phố Hà Nội,Tổng công ty Dệt may Việt Nam, UBND quận Hai Bà Trưng Hệ thốngquản lý chất lượng của Công ty đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000

Bảng kê một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty từ năm 1991 đến năm 2002 Nă

Tổng doanh thu (Triệu đồng)

Kinh nghạch xuất khẩu (2) (Tr USD)

Số lượng

SP sản xuất (3) (1000 chiếc )

Số lượng

SP xuất khẩu (3) (1000 chiếc )

Tổng vốn đầu

tư (Tr đồng)

Nộp ngân sách (1000 đ)

Thu nhập bp/ng/t h (1000 đ)

6 2.013 22.779 53.910 14 1.889 1.862 5.964 1.381.000 620199

Trang 7

Năm 2004 tới nay

Năm 2004 là năm đánh dấu sự chuyển đổi lớn lao của Công ty mayThăng Long từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi sang công ty cổphần với 51% số cổ phần do Nhà nước chi phối

Đây cũng là năm mà toàn nghành dệt may nói chung và công ty cổphần may Thăng Long nói riêng gặp nhiều khó khăn về thị trường vàvốn, vì thị trường Mỹ phải áp dụng hạn nghạch ngay từ đầu năm Thịtrường EU sau 2 tháng cấp phép tự động nhưng sau đó một số cat lại bịdừng gây khó khăn cho việc thực hiện các đơn hàng đã ký với khách.Các nước lớn như Trung Quốc, Ấn Độ cạnh tranh gay gắt về giá cảtrong khi đó các chi phí đầu vào như xăng dầu, vận chuyển, nguyên phụliệu… lại tăng

Đối mặt khó khăn Công ty vẫn tiếp tục hoạt động và có những điềuchình cho phù hợp với tình hình mới Ngay khí có quyết định của BộCông nghiệp cho phép chuyển đổi sang công ty CP, thực hiện nghịquyết của hội đồng quản trị, công ty nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại bộmáy, tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước tớicông nhân viên, các cổ đông hiểu rõ và yên tâm công tác

Xây dựng các chỉ tiêu khoán như khoán quỹ lương trên doanh thu,khoán các chi phí cho các đơn vị sản xuất và kinh doanh,tiết giảm cácchi phí trong sản xuất

Xây dựng, hoàn thiện các quy chế phù hợp với thực tế của công tyCP

Tổ chức lại phòng thị trường nhằm nâng cao khả năng tìm kiếmkhách hàng, mở rộng thị trường

Chủ động giải quyết các vấn đề, các liên doanh làm ăn ko hiệu quả.Tuy nhiên, năng suất lao động của công ty vẫn còn thấp, hiệu quả sửdụng vốn chưa cao Năng suất tính chung cho cả năm 2004 của từng xínghiệp như sau:

- XN1 bình quân 157 USD/người/tháng

- XN Nam Hải bình quân 127 USD/người/tháng

Nếu tính chung cho cả 4 XN thì năng suất bình quân/người/tháng là

141 USD so với chỉ tiêu 180 USD mới đạt 78%

Các mặt hàng bán ra lượng mã hàng có giá trị cao còn ít, điều nàycho thấy công ty cần chú ý tới việc nâng cao thương hiệu hàng hóaTHALOGA và hiệu quả của khâu tiếp thị kinh doanh hàng may mặc.Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2004 như sau:

- Tổng doanh thu: 112 tỷ 610 triệu VNĐ (trong đó xuất khẩu: 76 tỷ

807 tr, doanh thu gia công 55 tỷ 471 tr)

- Giá trị tài sản cố định: Giá trị còn lại: 70 tỷ 198 tr VNĐ

- Vay ngắn hạn: 54 tỷ

Trang 8

- Vay dài hạn: 59 tỷ

- Thành phẩm tồn kho NĐ: 21 tỷ

- Lợi nhuận: 1 tỷ 978 tr

Kết quả đạt được chưa khả quan lắm song về cơ bản công ty đã đảm

bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động kể cả những ngày tháng

trái thời vụ

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

a Cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong công ty

XN may 2

XN may phụ trợ

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị Ban kiểm sát

P Kế

toán thuật P.Kỹ X-NK P.KH trường P.Thị P.KTC T Phòng Văn

Ban giám đốc

P.CB SX

P.KD TH

Trang 9

Đại hội đồng cổ đông: tập hợp những người có cổ phần trong công

ty may Thăng Long

Hội đồng quản trị: được chọn ra từ đại hội đồng cổ đông, là những

người có số cổ phần lớn nhất có quyền đưa ra các đường lối, chính sách hoạt động cho công ty

Ban kiểm sát: giám sát hoạt động của toàn bộ công ty từ hội đồng

quản trị tới ban giám đốc, đồng thời chịu sự giám sát của hội đồng quảntrị

Ban giám đốc: bao gồm 1 tổng giám đốc và 5 phó giám đốc, điều

hành các công việc của công ty

Phòng Kế toán (phòng tài vụ): chịu trách nhiệm toàn bộ công tác

hạch toán, kế toán của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra các chi phí phátsinh trong quá trình sản xuất ở các xí nghiệp và toàn công ty

Phòng kỹ thuật: có chức năng nghiên cứu, triển khai đưa tiến bộ

khoa học vào sản xuất Khi có kế hoạch thì triển khai các mẫu, may thử các mẫu và thông qua khách hàng duyệt, trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt, lập định mức, tổ chức kỹ thuật

Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu(P.KHX-NK): Nhiệm vụ đặt ra

các chỉ tiêu sản xuất hàng tháng, năm, điều động sản xuất, ra lệnh sản xuất tới từng phân xưởng, nắm kế hoạch của từng xí nghiệp, có trách nhiệm tổng hợp cân đối vật tư

Phòng thị trường: nhiệm vụ mua nguyên phụ liệu, xây dựng các

phương án sản xuất kinh doanh Tìm khách hàng để ký hợp đồng gia công may mặc, ký kết các hợp đồng mua bán nguyên liệu với nước ngoài, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thanh toán, mở L/C, giao dịch đàm phán với khách hàng

Phòng kiểm tra chất lượng(P.KTCL): có nhiệm vụ kiểm tra chất

lượng sản phẩm mẫu khi sản xuất, được thành lập thành mạng lưới từ công ty tới các xí nghiệp

Văn phòng: có nhiệm vụ quản lý lao động, chịu trách nhiệm tuyển

dụng khi cần thiết, xác định mức tiền lương, tính thưởng năng suất

Phòng kinh doanh tổng hợp (P KDTH): nhiệm vụ chủ yếu là hoạt

động tiêu thụ sản phẩm, chịu trách nhiệm về việc đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng Bên cạnh đó lập các báo cáo doanh thu nội địa, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng

Phòng chuẩn bị sản xuất (P.CBSX): có chức năng, nhiệm vụ

thống kê lượng nguyên phụ liệu cho một lô hàng sản xuất, thông kê các yếu tố cần thiết cho một dây chuyền sản xuất, tư vấn cho bộ phận

nguyên vật liệu

Trang 10

b Cơ cấu tổ chức sản xuất:

Công ty may Thăng Long bao gồm 3 xí nghiệp may đặt tại trụ sở chính là 250 Minh Khai, và 2 XN đặt tại các tỉnh khác Nhìn chung các

XN đều được tổ chức giống nhau Mỗi XN đều bao gồm các bộ phận:

Văn phòng xí nghiệp: quản lý các công việc thường ngày, thông

báo kế hoạch sản xuất cho xí nghiệp của mình, nhận đơn xin nghỉ, thôi việc của công nhân, tính tiền lương cho xí nghiệp của mình

Tổ cắt: thực hiện khâu cắt trong quy trình làm ra một sản phẩm.

Tổ May: thực hiện khâu may các bộ phận của sản phẩm lại với

nhau (may cổ, may thân, may tay…)

Tổ hoàn thiện: là, đóng gói

Tổ bảo quản: lưu kho, đóng hòm

Cơ cấu bộ máy tổ chức sản xuất của công ty cổ phần may Thăng Long

LD Hà Nam

XN phụ trợ

Tổ cắt Văn phòng XN

Tổ may

Tổ hoàn thiện

Tổ bảo quản

Trang 11

Quá trình để sản xuất ra một sản phẩm may mặc có thể được mô tảnhư sau:

Tương tự với các công đoạn trên là các phân xưởng:

Nguồn: p Kế toán tài vụSản phẩm được kiểm tra chất lượng ngay cả trong quá trình sản

xuất Khi hoàn thiện nó được kiểm tra lần cuối Những sản phẩm đạt

yêu cầu sẽ được đóng gói và xuất xưởng hoặc đem đi lưu kho

1.2 BÀI TOÁN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

1.2.1 Giới thiệu về phòng tài vụ

Phòng tài vụ có chức năng hạch toán, kế toán cân đối các khoản thu chi cho toàn công ty.Theo dõi lỗ lãi trong mỗi kỳ sản xuất, phê duyệt tiền

lương cho toàn công ty

Cơ cấu của phòng gồm 10 người baogồm:

01 trưởng phòng

01 phó phòng

07 nhân viên nghiệp vụ

01 nhân viên thủ quỹ

Phân xưởng may

Phân xưởng là Phân

xưởng tẩy mài

Vật liệu phụ

Đóng gói

Trang 12

Trưởng phòng và phó phòng có nhiệm vụ quản lý đôn đốc các nhân viêncủa mình và liên hệ với cấp trên.

Các nhân viên nghiệp vụ chia nhau theo dõi từng nhóm tài khoản

Nhân viên thủ quỹ quản lý tiền lương cho toàn công ty (Thực ra nhân viên thủ quỹ ko phải tính tiền lương mà chỉ có nhiệm vụ phân phát, thanh toán tiền lương tới từng bộ phận, các bộ phận trong công ty phải tự tính lương cho mình)

1.2.2 Bài toán quản lý tiền lương

a Những quy định chung của công ty về quản lý tiền lương (một số quy định khác so với thực tế hoặc chỉ đang là dự thảo chờ phê duyệt)

Theo quy định của công ty, hoạt động quản lý tiền lương phải tuân theo một số quy tắc sau:

- Trả lương sản phẩm đối với toàn thể cán bộ công nhân viên khối trực tiếp sản xuất, theo kết quả SXKD hàng tháng của mỗi đơn vị

- Trả lương khoán theo chức danh công việc đối với khối nghiệp

vụ, phục vụ căn cứ tính chất công việc, khối lượng công việc được giao

- Cơ sở tính toán trả lương căn cứ vào các điều kiện sau:

 Doanh thu gia công nhập kho hàng tháng, có xác nhận của phòng kế hoạch và phiếu nhập kho của phòng Kho

 Tỷ giá để thanh toán tiền lương hàng tháng: 14 800 VNĐ /USD

 Định mức thời gian chế tạo sản phẩm chuẩn: 1,2 đồng / giây

 Định biên lao động, phân loại thưởng A,B,C hàng tháng và

tỷ trọng tiền lương của các công đoạn sản xuất theo quy định của công ty

Một số điều cần lưu ý:

o Công nhân xí nghiệp nào thì hưởng lương phụ thuộc vào doanh thu của xí nghiệp đó Vì vậy 2 công nhân có trình độ như nhau nhưng ở 2 xí nghiệp khác nhau có thể có lương khácnhau

o Để ý phần cơ cấu sản xuất của công ty ta thấy mỗi xí nghiệp

đều có một bộ phận có tên là Văn phòng xí nghiệp Bộ phận

này là khối nghiệp vụ hưởng mức lương khoán dựa trên doanhthu của xí nghiệp đó

o Các phòng ban trực thuộc công ty hưởng lương khoán theo chức danh công việc nhưng dựa trên tổng doanh thu của cả 3 XN

 hình thức trả lương

Lương SP =  (Tcnj * Qj) * 1,34

Trang 13

Trong đó: Tcnj: thời gian hao phí cần thiết để hoàn thiện bước

công việc (j)

Qj: Số lượng sản phẩm đơn vị làm được

1,34 đồng /giâyLương khoán = Ngày công * mức lương công việc

Nhân viên thử việc : 90% lương cấp bậc bản thân * mức lương tối

ty quản lý

Nhân viên mới ký hợp đồng chính thức: hưởng 90% mức khoán

chức danh công việc đảm nhận trong một năm đầu Hệ số khoán

cá nhân

Lương cấp bậc bản thân (NĐ26/CP)

Số công thực tế

Hệ số lương tối thiểu 26

=

*

* HBXH cá

nhân

Lương cơ bản bản thân (NĐ26/CP)

=

* 75%

Trang 14

 Lương nhân viên thử việc do công ty ký hợp đồng làm việc tại

đơn vị:

 Tổng cộng các khoản phải chi cho CBCNV:

Ngoài tiền lương, CBCNV trong đơn vị còn được hưởng các

khoản thưởng, thu nhập ngoài lương nhân các ngày lễ tết, thàng

lương 13 Cụ thể bao gồm các mục sau:

1 Tiền lương sản phẩm, thưởng trong lương hàng tháng căn cứ

kết quả lao động thực tế của người lao động trong tháng và

theo quy định của đơn vị và công ty

2 Tiền lương thêm giờ cho CBCNV theo quy định của Bộ luật

lao động (nếu có thêm giờ)

3 Tiền thưởng tiết kiệm cho CBCNV (nếu có)

4 Các khoản chi phát sinh trong quá trình sản xuất của đơn vị

5 Tiền phép cho những ngày nghỉ phép hằng năm của CBCNV

6 Tiền lương chế độ và thưởng trong 8 ngày lễ/năm (1 – 1, 30 –

4, 1 – 5,

2 – 9 và 4 ngày Tết nguyên đán), tiền nghỉ việc riêng có hưởng

lương theo quy định của Bộ luật lao động

7 Tiền cơm ca công nghiệp cho CBCNV của đơn vị

8 Thưởng nhân dịp kỷ niệm ngày: 27 – 2, 8 – 3, 27 – 7, 20 – 10,

20 – 11, và 22 – 12 cho CBCNV thuộc thành phần đơn vị

quản lý

9 Thưởng nhân dịp ngày thành lập Cty: 8 – 5

10 Thưởng nhân dịp Quốc tế thiếu nhi, Tết Trung thu

11 Tiền mừng tuổi CBCNV nhân dịp đón xuân mới

12 Tiền phụ cấp độc hại, phụ cấp chức vụ Đảng, đoàn thể, phụ

cấp 3 ca…

13 Tiền bồi dưỡng ca đột xuất từ 22h00 hôm trước đến 6h00 sáng

hôm sau

14 Tiền lương cho những CBCNV đang thử việc tại đơn vị, tiền

hỗ trợ đào tạo công nhân mới trong 2 tháng đầu hoặc tiền hỗ

trợ đào tạo để tuyển dụng lao động mới

15 Tiền thuê Vệ sinh công nghiệp tại các xí nghiệp May và

xưởng Cắt

*

* Lương thử

việc

Lương cơ bản bản thân (NĐ26/CP)

=

* 90%

Trang 15

16 Tiền trích nộp BHXH và BHYT theo quy định của Nhà Nước (17% mức lương CB bản thân từng CBCNV trong đơn vị), tiền khám chữa bệnh của CBCNV đơn vị.

17 Tiền trích nộp hoạt động Đảng và Công đoàn theo quy định Nhà Nước

18 Chi phí đảm bảo các chế độ chính sách đối với CBCNV trong đơn vị, vệ sinh, an toàn lao động, môi trường, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt

Trong số các mục trên thì hiện nay ở Công ty may Thăng Long, tổng lương của CBCNV mới chỉ bao gồm các mục 1,2,3,4,5,6,7 và 15

 Cấp bậc công việc bình quân và hệ số phân phối tiền lương

của các chức danh công việc (coming soon)

b Cách xác định quỹ lương cho từng bộ phận trong Công ty

 Xác định tỷ lệ khoán quỹ tiền lương theo doanh thu của các đơn vị xí nghiệp thành viên trực thuộc công ty:

Quỹ tiền lương Cty được hưởng là: 52% doanh thu may gia công

Doanh thu may gia công bao gồm 94,5% là doanh thu tại XN

và 5,5% là chi phí quản lý Công ty

Doanh thu may gia

công

DT may gia công

Quỹ lương

Cty = 49,14 % * + 2,86% *DT may gia công

Quỹ tiền lương của

xí nghiệp

Trang 16

Quỹ khoán cho xí nghiệp là: 49,14% doanh thu may gia côngTrong đó:

- 4% doanh thu may gia công cho vào quỹ dự phòng dùng để chi thưởng nhân các ngày lễ, tết, lương tháng 13

- Một phần dùng để chi các khoản phát sinh trong quá trình SXKD của đơn vị Thưởng cho các cá nhân có thành tích làm lợi cho tập thể đơn vị và bù đắp thêm chi lương, thưởng, cơm ca hàng tháng của CBCNV đơn vị

Thực tế, hiện tại quỹ khoán cho bộ phận trực tiếp sản xuất tại XN chỉ có 43,2% bao gồm 41% là quỹ tiền lương XN, 2,2% còn lại đượccho vào quỹ dự phòng chi tiền cơm ca, lễ tết cho CN tại XN

Quỹ tiền lương xí nghiệp được phân chia theo tỷ lệ như sau:

Quỹ tiền lương XN = Quỹ khoán XN – Chi phí cơm ca – Chi phí

lễ tết

Như đã giới thiệu ở phần cơ cấu sản xuất, mỗi XN của Công ty đều có tổ chức như nhau, bao gồm các bộ phận văn phòng XN, cắt, là, hoàn thiện,bảo toàn…Các bộ phận này hưởng quỹ lương theo tỷ lệ:

- Lương sản phẩm chiếm 70% của quỹ tiền lương cho

bộ phận đó Tổng quỹ lương sản phẩm các bộ phận là quỹ lương sản phẩm của XN

- Thưởng chiếm 30% còn lại

Trang 17

Quỹ lương của XN1 là: 1 000 000 000 * 41% = 410 000 000 VNĐQuỹ lương sản phẩm của XN1 là: 410 000 000 * 70% = 287 000

Tiếp theo VD trên:

Quỹ lương văn phòng của XN1 = 410 000 000 * 3% =

12 300 000Trong đó cũng chia ra 70% lương sản phẩm và 30% thưởng các loại A,B,C

 Xác định quỹ lương cho bộ phận phục vụ trực thuộc công ty:

Quỹ tiền lương của khối phòng ban và đơn vị phục vụ phụ thuộc vào kết quả SXKD và số lượng sản phẩm hoàn thành đảm bảo chất lượng đã được nhập kho

Quỹ tiền lương phòng ban = 5,5% Doanh thu thực hiện của công ty

(Trong đó: chi phí quản lý do các XN chi bổ xung cho ban điều hành là 0,5%)

Lưu ý: Quỹ tiền lương phòng thị trường hưởng theo quy chế riêng ngoài quỹ lương khoán của Công ty.

VD: Quỹ lương phòng ban của Cty = (1 000 000 000 +

1 000 000 000 + 2 000 000 000)*5% = 200 000 000 VNĐ.Trong đó cũng chia ra 70% lương chính và 30% dành cho thưởng

c Cách tính lương cá nhân

 Quy trình tính lương cho một công nhân tại một xí nghiệp

Để có thể làm lương cho mỗi công nhân trong xí nghiệp nhân

viên lao động tiền lương phải có trong tay bản đơn giá tiểu tác do

Trang 18

vụ tập hợp các thao tác để làm ra một sản phẩm hoàn chỉnh vào

một bảng gọi là bản đơn giá tiểu tác.

Trong bảng đơn giá tiểu tác có các thông tin về mã hàng, tên cácthao tác, thời gian, số người cần thiết thực hiện thao tác đó

Căn cứ vào bảng đơn giá tiểu tác, nhân viên lao động tiền lương

sẽ tính ra đơn giá cho từng nhóm thao tác cho từng cá nhân

Tổngthờigian

Số laođộng(người)

Điểm Điểm cá

nhân(tiền công)Phần lót

1 MD cắt ghim dây treo

k: hệ số 1 ( thực ra là tiền công cho một giây lao động)

ti: thời gian để làm tiêu tác i (được quy định bởi quytrình công nghệ)

Quỹ lương của một sản phẩm

ti

k =

Trang 19

Tổng thời gian làm ra một sản phẩm là: ti = 2989 giây

Doanh thu của một sản phẩm JK 395 là: 7699,539 đồng

Quỹ lương một SP JK395 là: 7699,539*41%*70% =2209,7677đồng

Lương công nhân =  Sản lượng mặt hàng (i) * ( Đơn giá tiểutác (j) làm mặt hàng (i))

VD: mặt hàng JK 395 sản xuất được 1000 chiếc

Nhân viên A tham gia nhóm thao tác 1 và 2 sẽ nhận đượclương là:

Trang 20

Nếu anh ta tham gia sản xuất các mặt hàng khác nữa thỉ lươnganh ta sẽ bằng tổng lương các sản phẩm.

 Quy trình tính lương cho nhân viên làm việc trong khối phục vụ tại xí nghiệp

Tính tương tự như lương cho nhân viên làm tại các phòng banchỉ khác quỹ lương dành cho văn phòng XN chiếm sấp xỉ 3 %quỹ lương XN chứ không dựa trên quỹ lương của toàn công ty

 Quy trình tính lương cho nhân viên làm tại các phòng ban trực thuộc công ty:

Lương nhân viên (j) = hj * K

K (hệ số 1): Tiền lương tương ứng với hệ số lương =1

hj : hệ số lương của nhân viên (j)

Trong đó:

Quỹ lương phòng ban = 5% doanh thu thực hiện của toàn công ty

Hi: Tổng hệ số lương của các phòng

Hi: Tổng hệ số lương của tất cả nhân viên phòng (i)

Hi = hj (hj: hệ số lương của nhân viên j)VD:

Giả sử ta có doanh thu của 3 XN là: 4 086 950 060 VNĐ

Quỹ lương cho phòng ban là = 5% doanh thu = 204 347 503 VNĐ

Quỹ lương phòng ban Cty

Hi

K =

Quỹ lương phòng ban Cty

Hi

K =

K = 204 347 503

417,88 = 489 010 đồng

Trang 21

Ta có bảng hệ số lương của phòng kế toán như sau:

Quỹ thưởng lấy ra từ 30% quỹ lương như đã nói ở trên

Loại A: Thưởng 100% của 30%.

- Những lao động bảo đảm ngày công thực tế trong tháng(nghỉ có lý do tối đa 2 công / tháng so với công làm việcthực tế của đơn vị trong tháng)

- Đảm bảo chất lượng sản phẩm, khối lượng công việc đượcgiao, thực hiện tốt tiêu chuẩn SA8000, tiêu chuẩn Wrapkhông bị nhắc nhở phê bình, lập biên bản trong tháng

- Đảm bảo tiền lương sản phẩm đạt 80% năng suất lao độngkhoán của đơn vị trở lên (144 USD/ tháng)

- Có ý thức tổ chức kỷ luật tốt Không bị vi phạm nội quy, quychế Cty đặc biệt nội quy kỷ luật lao động của công ty vàpháp luật nhà nước quy định

Trang 22

Loại B: 60% quỹ thưởng

- Những lao động đảm bảo ngày công trong tháng Nghỉ có lý

do từ 3-4 công so với công làm việc thực tế của đơn vị trongtháng

- Chất lượng sản phẩm bị lập biên bản hoặc bị nhắc nhở vềkhối lượng công việc không hoàn thành, vi phạm tiêu chuẩnSA8000 1 lần

- Đảm bảo tiền lương sản phẩm từ 65% - 79% năng suất laođộng khoán của Cty trở lên (117 USD/ tháng)

- Có ý thức tổ chức kỷ luật, không vi phạm nội quy, quy chếCty

Loại C: 20% quỹ thưởng

- Những lao động đảm bảo ngày công trong tháng Nghỉ có lý

Loại khuyến khích (KK): không được thưởng

- Những lao động không đạt các tiêu chuẩn trên

- Có 1 ngày công nghỉ tự do trong tháng Nếu có 5 ngày nghỉ

tự do (cộng dồn) trong tháng hoặc 20 ngày nghỉ tự do trongnăm thì đơn vị có trách nhiệm họp hội đồng kỷ luật và gửidanh sách về Công ty để xử lý

 Lương làm thêm giờ

Tùy theo ngày mà có hệ số lương khác nhauNgày thường: 1,5

* Hệ số thưởng

Tiền thưởng 1

tháng cá nhân =

Lương khoán + Lương CB bản thân

Trang 23

1.2.3 Thực trạng việc quản lý tiền lương tại công ty may Thăng Long

Hiện tại, việc quản lý lương tại công ty may Thăng long chưa được tậptrung

- Văn phòng công ty tính ra quỹ lương cho toàn công ty

- Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm rút tiền, thanh toán lương chocác XN.và các phòng khác

- XN và các phòng khác tự hạch toán lương của đơn vị mình và lấylương tại phòng tài vụ

Trong công tác quản lý tiền lương công ty cũng chưa sử dụng phầnmềm vi tính nào ngoài exel

Bàng đơn giá tt đã khai

Công nhân

1.Tính lương tại XN

lương

Bảng thanh toán lưong đã ký

Kho DL

2.Tính lương phòng ban

3.duyệt lương

Trang 24

Việc tính lương cho công nhân xí nghiệp khá rắc rối do đơn giá tiểu tácquá nhiều Đồng thời các chính sách tiền lương không ổn định, rất haythay đổi.

Lý do lựa chọn đề tại phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long:

- Rút ngắn thời gian tính lương

- Giảm sai sót trong quá trình tính

- Giúp công việc quản lý lương trở nên nhẹ nhàng hơn

- Giảm chi phí quản lý khi 1 ngưởi có thể quản lý lương của toàn công

ty Tập trung hóa việc quản lý lương do đó làm giảm sai sót

1.2.4 Mục đích đề tài phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long:

Xây dựng một phần mềm quản lý tiền lương cho công nhân tại các

xí nghiệp sử dụng ngôn ngữ lập trình visual fox

Chương trình có thể cài đặt trên các phiên bản Win 9x, XP, 2000.Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Có nhiều lựa chọn giúp ngưởi sử dụng sử dụng được trong nhiềuhoàn cảnh, khi cơ chế tiền lương có sự thay đổi

Trang 25

CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT XÂY DỰNG HỆ

THỐNG THÔNG TIN

2.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần

mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.

Từ định nghĩa trên ta thấy, hệ thống thông tin có 4 chức năng chính:

Thông tin quản lý là những thông tin mà có ít nhất một nhà quản lý cần hoặc có ý

muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Môi trường của hệ thống thông tin là tập hợp các mối quan hệ ràng buộcgiữa các thực thể trong hệ thống

Phạm vi môi trường của một hệ thống thông tin tùy vào hệ thống đó Một hệ thống thông tin này có thể là một thành phần trong một, hay nhiểu hệ thống thông tin khác.VD: Hệ thống tính lương cho một phân xưởng may của công ty mayThăng Long vừa là một bộ phận trong hệ thống thông tin tính lương củatoàn công ty vừa là một bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán

2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Các thực thể tham gia vào một hệ thống thông tin thì rất nhiều, nhưng tùy theo nó thực hiện chức năng nào của hệ thống thông tin mà có thể phân thành các bộ phận:

- Bộ phận đưa dữ liệu vào (nguồn dữ liệu và bộ phận thu thập dữ liệu)

- Bộ phận xử lý dữ liệu

- Kho lưu trữ dữ liệu

- Bộ phận đưa dữ liệu ra (đích đến của dữ liệu và bộ phận phân phối

Xử lý và lưu trữ

Trang 26

Mô hình hệ thống thông tin

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được

xử lý bởi hệ thống sử dụng nó với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).

Cần lưu ý rằng hệ thống thông tin không nhất thiết phải gắn với tin học Các hệ thống thông tin đã tồn tại từ rất lâu trước khi có sự ra đời của máy tính.

VD: Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian làm việc, số sản phẩm mỗi công nhân viên làm ra, xử lý chúng với các dữ liệu lâu bền được ghi trong các hồ sơ Sau đó hệ thống này tạo ra các bảng lương và chuyển tiền cho người được lĩnh Các thông tin đồng thời được cập nhật vào kho dữ liệu.

Hệ thống trả lương có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy móc, có thể là các phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi hay máy chữ, hoặc

có thể là một máy tính điện tử gắn với một số đĩa từ và máy in laser Nhưng chỉ cần nó

có thể thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối dữ liệu thì nó là một hệ thống thông tin.

Hệ thống trả lương ở trên phải chịu những ràng buộc của nó Các ràng buộc có thể

là các thỏa thuận giữa chủ và nhân viên, các thỏa thuận về thời điểm nhận lương của từng nhóm nhân viên, các luật về thuế,về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế…Những hệ thống thông tin (như hệ thống trả lương hay hệ thống quản lý tài khoản khách hàng…)

mà hoạt động của nó chịu sự tác động của một tập hợp các quy tắc và các phương pháp

làm việc có văn bản rõ ràng hoặc được thiết lập theo một truyền thống được gọi là hệ

thống thông tin chính thức.

Bên cạnh hệ thống thông tin chính thức tất nhiên là hệ thống thông tin không

chính thức Đó là các hệ thống đơn giản, các hoạt động của nó không tuân theo các quy

tắc hay phương pháp làm việc rõ ràng Ví dụ như hoạt động ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của các cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ

tự chủ trong công việc Việc sử dụng những ghi chép đó cho việc đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét tăng lương… Trong trường hợp này ông chủ tịch vừa là

Trang 27

người sử dụng thông tin vừa là người tạo ra thông tin Phương tiện sử dụng chỉ đơn giản

là một quyển sổ ghi chép cá nhân Mặc dù vậy hệ thống này vẫn hội đủ mọi tiêu chuẩn định nghĩa của một hệ thống thông tin.

Lưu ý

Mặc dù tầm quan trọng của hệ thống thông tin phi chính thức trong các tổ chức là không hề nhỏ nhưng trong các phần sau của tài liệu này chỉ xin đề cập đến những vấn

đề của hệ thống thông tin chính thức mà thôi.

2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

a Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là hệ

thống xử lý các giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, hay chính nhân viên của tổ chức Các giao dịch sản sinh

ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

VD: hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký theo môn học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả cho những người nộp thuế…

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) là hệ thống

trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoách chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ

sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn tài liệu ngoài tổ chức

VD: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường…

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Quá trình ra

quyết định thường bao gồm 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thông trợ giúp

ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra

Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Đó là các hệ thống cơ sở trí tuệ, có

nguồn gốc từ trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như là một trợ

giúp chiến lược

Trang 28

b Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo các cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

2.1.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quanđiểm của người mô tả Bởi một hệ thống thông tin đóng vai trò khác nhauvới mỗi người

VD: Hệ thống giao dịch tự động của một ngân hàng Đối với kháchhàng, họ nhìn nhận hệ thống như là một thực thể cấu thành từ một đầu cuối,với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tụccần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời cáccâu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bànphím, lấy tiền ở hốc trả tiền) Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngânhàng, ông ta mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện việcgửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản nàysang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra từ khách hàng Còn cán bộ kỹ thuậttin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống này như một thực thể cấu thành từ

122 chương trình và các thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lậptrình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từvới dung lượng cụ thể nào đó

Ví dụ trên cho ta thấy 3 mô hình dùng để mô tả một hệ thống thông tin,

đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh

và sản xuất chiến lược

Hệ thống thông tin văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh

và sản xuất chiến thuật Tài chính tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuất tác nghiệp

Trang 29

Mô hình logic trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”, nó mô tả

hệ thống thu thập dữ liệu nào, xử lý mà hệ thống phải thực hiện, các khochứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và những thông tin hệthống sản sinh ra Mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sửdụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý.Đây là mô hình ổn địnhnhất trong 3 mô hình

Mô hình vật lý ngoài trả lời câu hỏi “Cái gì?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”.

Mô hình này mô tả các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vậtmang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào đầu ra,phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người

và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nhưnhững yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình và bànphím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệthống, nghĩa là về thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảyra

Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng.Với một mô hìnhlogic sẽ có nhiều mô hình vật lý ngoài tương ứng có khả năng thỏa mãnyêu cầu của mô hình logic đã cho

Trang 30

Mô hình vật lý trong trả lời câu hỏi “Như thế nào” Mô hình này cũng

liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải theo cáchnhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật, những người xây dựng

hệ thống Đó là các thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, dung lượng bộnhớ, ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng hệ thống

Mô hình vật lý trong là mô hình bất ổn định nhất trong 3 mô hình

2.2 CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA HTTH

2.2.1 Phần cứng tin học

Máy tính điện tử: là tập hợp các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ

nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểmsoát, điều khiển các hoạt động đó Có các loại máy tính cỡ lớn(Mainframe), máy tính cỡ vừa (Minicomputer), máy vi tính(Microcomputer) và siêu máy tính (Supercomputer)

Thiết bị ngoại vi của máy tính điện tử:

STT Thiết bị vào thường dùng Thiết bị ra thường dùng

1 Bàn phím

(Keyboard)

Trống tử (Cartrige Drive)

2 Chuột

(Mouse)

Băng cassette (Cassette Drive)

3 Màn hình nhạy cảm

(Tactile Screen)

Micro fim(Computer Output Mircofilm)

4 Máy đọc quang học

(CD-ROM Drive)

In quả cầu chữ(Daisy-Wheel Printer)

Lưu trữ dữ liệu

Thông tin vào

Thông tin ra

Logic Vật lý ngoài Vật lý trong

Nguồn

tin

Đích tin

Xử lý dữ liệu

Trang 31

5 Máy quét hình (Scanner) Đĩa từ (Disk Drive)

6 Máy đọc bút vẽ

(Badge Drive)

Máy in kim(Dot Matrix Printer)

9 Máy đọc chữ từ tính

(Magnetic-Ink Character

Recognition)

In laser(Laser Printer)

10 Bộ nhận dạng tiếng nói

(Voice Recognition Device)

In dòng(Line Printer)

13 Máy đọc chữ

(Optical Character Reader)

Người máy(Robot)

14 Máy đọc đĩa tử

(Disk Drive)

Tổng hợp tiếng nói(Speech Synthesizer)

15 Bảng số hóa

(Gigitizing Table)

Băng từ(Tape Drive)

16 Máy đọc băng từ

(Tape Drive)

Màn hình(Video Display Terminal)

17 Máy đọc bìa đục lỗ

(Punch Card Reader)

Đĩa quang(WORM Drive)

18 Máy đọc đĩa quang

(WORM Drive)

Vấn đề chuẩn phần cứng (Hardware Standard):

Một số nguyên tắc khi mua sắm các thiết bị phần cứng tin học:

- Bảo đảm sự tương thích (Compatibility): Các thiết bị mua mới phảilàm việc được với những thiết bị đã có Nếu không chi phí thêm cho phâncứng hoặc phần mềm chuyển đổi nhiều khi còn lớn hơn cái lợi thu được

- Bảo đảm khả năng mở rộng và nâng cấp (Expendable & Sealable):Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễdàng vượt qua năng lực của máy tính hiện có Vì vậy khi mua cần xem xétkhả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cường khi cầnthiết Làm như vậy giá cả sẽ rẻ hơn là trang bị mới

Trang 32

- Bảo đảm độ tin cậy (Reliability): Phân cứng mẫu mã mới nhấtthường rất hấp dẫn người sử dụng Tuy nhiên các lỗi kỹ thuật thườngkhông bao giờ được nêu ra trong các tờ quảng cáo Nói chung không nênmua những loại máy đời mới nhất.

2.2.2 Phần mềm tin học

a Phần mềm hệ thống:

Là tập hợp các chương trình trợ giúp người sử dụng quản lý, khai thác các nguồn lực

của máy tính một cách hiệu lực và hiệu quả.

Nguồn lực của máy tính bao gồm: bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ trong,thiết bị nhớ và máy in Những nguồn lực đó khá đắt và việc sử dụng chúngkhông dễ do đó cần phải quản lý chúng một cách cẩn trọng

Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tínhvới các chương trình ứng dụng mà ngưởi sử dụng muốn thực hiện

Phần mềm hệ thống bao gồm các phần mềm sau:

Hệ điều hành: là tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các

nguồn lực của máy tính: CPU, bộ nhớ chính và phụ, ngoại vi Nhiệm vụchủ yếu của hệ điều hành là lập lịch các JOB, phân phối bộ nhớ, liên lạcvới thao tác viên…

Hệ điều hành bao gồm nhóm các chương trình sau:

- Chương trình quản lý bộ nhớ, bộ nhớ đĩa, thời gian CPU và ngoại vi

- Các chương trình quản lý JOB: chọn, khởi động, thực hiện và kết thúccác JOBS đã được lập lịch cần xử lý

- Các chương trình quản lý vào/ ra: tương tác với các thiết bị vào/ ra,trao đổi dữ liệu giữa CPU với các thiết bị vào/ ra với bộ nhớ phụ

Các chương trình của hệ điều hành được chia làm 2 phần:

- Phần thường trú (Resident Programs)

Phần cứng

Phần mềm

hệ thống

Phần mềm ứng dụng

Soạn thỏa Bảng tính

Ứng dụng khác

Trang 33

- Phần trao đổi (Transient Programs)

Hệ điều hành thường dùng hiện nay là hệ điều hành đa chương (Multiprogramming hay Multitasking) theo phương thức phân chia thời gian (Time Slicing) Đối với hệ điều hành này các chương trình ứng dụng được lưu chữ trong máy tính như sau:

Resident supervisory Transitent operating system Application program 1 Data for program 1Application program 2Data for program 2Application program 3

…………

Phần mềm tiện ích: là các phần mềm thiết kế để xử lý các nhiệm vụ

thường gặp như: sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách…

Phần mềm phát triển: bao gồm các chương trình trợ giúp để tạo ra các

 Thư viện chương trình (Library Programs) là tập hợp các thủ tụchay được dùng trong các chương trình khác

 Chương trình liên kết (Linkage Editor) được dùng để kết nối cácchương trình đã được dịch với các thủ tục từ thư viện để tạo thành mộtchương trình thực hiện được EXE (Executable) đối với máy tính

Trang 34

Ngôn ngữ lập trình đã trải qua 5 thế hệ:

+ Ngôn ngữ máy

+ Hợp ngữ ASSEMBLY

+ Ngôn ngữ thế hệ 3 như: Pascal, Basic, C…

+ Ngôn ngữ thế hệ 4: ngôn ngữ phi thủ tục (Non-Procedural) như:SQL, FOXPRO, PARADOX…

+ Ngôn ngữ thế hệ 5: Access…

- Các công cụ lập trình có sự trợ giúp của máy tính (CASE –Computer Aided Software Engineering): Giúp tự động hóa lập trình

- Lập trình hướng đối tượng (OPP – Object Oriented Programming):

Tư tưởng cơ bản là các đối tượng (Dữ liệu + các chương trình xử lý dữ liệuấy)

Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông: các chương trình

có nhiệm vụ quản lý truy nhập, dẫn dắt thiết bị, quản lý giao vận…nhưNovel Netware, Windows NT…

Mã nguồn (Source code)

Mã đích (Object code)

Liên kết (Linkage)

Module thực hiện được (EXE)

Trang 35

Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: các phần mềm quản trị các tệp và cơ

sở dữ liệu như Oracle, Bbase IV, Cobol, Foxpro, Paradox, MicrosoftAccess…

b Phần mềm ứng dụng:

Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin Có bao nhiêu nhiệm

vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng

Có thể chia ra phần mềm ứng dụng ra làm hai loại chính:

- Phần mềm ứng dụng đa năng: như phần mềm xử lý văn bản, bảng

tính điện tử, phần mềm đồ họa, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu…

- Phần mềm ứng dụng chuyên biệt:như phần mềm kế toán, phần

mềm marketing, phần mềm quản lý sản xuất…

c Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại:

Dễ sử dụng: tức là phần mềm phải thân thiện với người sử dụng, giao diện

đẹp, thực đơn có nhiều lựa chọn cho người sử dụng Có hướng dẫn sử dụng

Chống sao chép: những phần mềm hiện nay hầu như rất khó sao chép nên

cần phải có bộ phần mềm dự phòng khi bộ đĩa gốc bị hỏng

Tương thích với các phần mềm khác: sự tương thích ngang (tương thích

với các phần mềm chạy trên cùng một máy) và tương thích dọc(tương thíchvới nhiều máy tính trong tổ chức) thường được ghi trong hướng dẫn sử dụng

Tương thích với nhiều thiết bị ngoại bi: hiện nay có rất nhiều thiết bị

ngoại vi khác nhau thực hiện cùng một chức năng (VD: máy in có rất nhiềuloại: máy in phun, máy in laser…) Một phần mềm càng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi thì càng tốt điều đó làm cho phần mềm được phổ biến dễ dàng

Tính hiện thời của phần mềm: các phần mềm đều luôn được nâng cấp,

sửa chữa vì vậy cần cung cấp cho khách hàng phiên bản mới nhất của phần mềm Một số hãng có chính sách cập nhất miễn phí hoặc với phụ phí

Giá cả phần mềm: nên chú trọng tới chức năng của phần mềm hơn giá cả

vì một phần mềm có thể sử dụng được rất lâu mà không phải bỏ ra chi phí

gì thêm

Yêu cầu bộ nhớ: mỗi phần mềm đều yêu cầu một dung lượng bộ nhớ nhất

định không nên mua bộ nhớ quá thừa so với yêu cầu phần mềm

Trang 36

Quyền sử dụng trên mạng: có phần mềm chỉ dùng được cho máy đơn hoặc

chỉ với số lượng nhất định các máy tính trên mạng

2.2.4 Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan

với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu

sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với mục đích khác nhau

Để hiểu rõ hơn về cơ sở dữ liệu, ta cần tìm hiểu thêm các khái niệm sau:

Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu

trữ thông tin về nó Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng… Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ

là nói đến mọt tập hợp các thực thể cùng loại

Trường dữ liệu: Để lưu trữ các thông tin về từng thực thể ngưởi ta thiết

lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính của nó

Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm

thành một bản ghi

Bảng (Tables): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể

tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là một trường

VD: Bảng theo dõi những lần bán hàng trong một quầy hàng

Mỗi lần bán là một thực thể

Mỗi lần bán có các thuộc tính là Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá,

Ngày bán, Người bán Đó là các trường.

Thông tin về một lần bán là một bản ghi, được ghi theo dòng

Lần bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Ngày bán Người

Trang 37

Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin luôn luôn sản sinh ra các thông tin mới Các thông tin này cũng cần được phản ánh vào ngay trong

cơ sở dữ liệu để bào đảm tính kịp thời của hệ thống

Các dữ liệu cập nhật có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như các cuộc điện thoại, hóa đơn, các tập tin trên máy tính…

Việc cập nhật dữ liệu đầy đủ, liên tục bảo đảm tính chính xác và kịp thời của các thông tin truy vấn sau này

Truy vấn dữ liệu

Truy vấn dữ liệu là lấy các dữ liệu một cách chọn lọc từ cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu chứa mọi thông tin về hệ thống nhưng trong một thời điểm tathường chỉ cần một số thông tin nào đó Ví dụ như là danh sách các sinh viên phải thi lại

Để có thể giao tiếp với cơ sở dữ liệu người ta dùng các ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structureed Query Language) hay truy vấn bằng ví

dụ QBE (Query By Example)

Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu

Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn Tuy nhiên, báo cáo cũng có thể được thể hiện trên màn hình

Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu

Dữ liệu cần phải tổ chức theo một mô hình nào đó để không dư thừa và

dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu của

tổ chức cần được cấu trúc lại

Mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay để cấu trúc cơ sở dữ liệu là mô hình quan hệ (Relational Model) Trong mô hình này, các thực thể được xem như các bảng 2 chiều với bàn ghi là các hàng, các trường là các cột

Có một trường được chọn làm khóa để phân biệt các bản ghi với nhau, và xác định một bản ghi là duy nhất Bản ghi có thể chứa các trường liên kết Đây không phải là các trường mô tả thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác

2.3 PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin:

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

Trang 38

- Thay đổi sách lược chính trị.

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới Những luật mới của chính phủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch mới Các hoạt động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế, sữbắt các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hóa

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một số tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT Chẳng hạn, không phải không có những HTTT được phát triển chỉ vì ngườiquản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin

là một phương tiện thực hiện điều đó

Nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin

- Sử dụng các mô hình

- Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ môhình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Thực tế, để hiểu tốt một hệ thống phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết

Phân tích bắt đầu bằng việc thu thập các thông tin về HTTT đang tồn tại

và khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tàiliệu và quan sát Cả 3 nguồn này đều chủ yếu mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống Vì vậy khi phân tích thường chuyển từ mô hình vật lý sang

mô hình logic

Ngược lại, khi thiết kế hệ thống mới, phân tích viên phải xem xét mô hình logic trước khi đưa ra mô hình vật lý cụ thể VD: Người ta thường xây dựng: “Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng” trước khi xem xét cụ thể nên để “khách hàng đưa thẻ của mình qua cửa đọc thẻ và nhập

mã hiệu cá nhân vào máy” hay là “khách hàng để ngón tay cái vào máy đọcvân tay số hóa”

Trang 39

2.3.2 Các công cụ nghiên cứu, phân tích HTTT

2.3.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc

lực nhất Phỏng vần cho phép thu thập các thông tin khái quát khó nắm bắt như mục tiêu của hệ thống Nghiên cứu tài liệu cho phép thu thập các thôngtin chi tiết về hệ thống

Sử dụng phiếu điều tra để thu thập thông tin trên phạm vi rộng.

Quan sát để thu thập các thông tin không được thể hiện trong tài liệu

hoặc phỏng vấn

2.3.2.2 Mã hóa dữ liệu

Mã hóa dữ liệu để:

- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

Các phương pháp mã hóa cơ bản

Mã hóa phân

cấp

Đối tượng được phân cấp, mã được xây kéo dài sang phải thể hiện sự phân cấp sâu hơn.