KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NHỰA
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần Tập đoàn đầu tư Thương mại Công nghiệp Việt Á, với thương hiệu sản phẩm VAPWOER, thực sự là một tên tuổi lớn chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm thiết bị điện công nghiệp trong lĩnh vực năng lượng Được thành lập từ năm 1995 cho đến nay đã được hơn 10 năm hoạt động Trong suốt quá trình hoạt động Việt Á đã không ngừng mở rộng quy mô hoạt động của mình Tạo được uy tín đối với khách hàng, sản phẩm của Việt Á luôn đảm bảo đem lại chất lượng tốt nhất cho người tiêu dùng.
Thương hiệu Việt Á đã không ngừng phát triển trong nhiều năm qua đã tạo được dấu ấn tốt với người tiêu dùng Với triết lý kinh doanh là hoạt động mang tính nhân bản, uy tín và chất lượng bền lâu Việt Á đã không ngừng cố gắng để đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng hơn thế nữa còn đảm bảo sản phẩm sản xuất ra luôn đảm bảo các tiêu chuẩn về môi trường Là một tập đoàn lớn trong giới kinh doanh Việt Á luôn phấn đấu để ngày càng nâng cao hình ảnh của mình.
Với quá trình hoạt động hơn 10 năm qua Việt Á đã không ngừng mở rộng Các lĩnh vực kinh doanh của Việt Á đã ngày càng được phát triển Các lĩnh vực hoạt động của Việt Á bao gồm thiết kế, chế tạo, lắp đặt tủ bảng điện, trạm chọn bộ, thiết bị điện, nhựa và composit, kết cấu kim loại, cột thép, sản phẩm cơ khí, kinh doanh thiết bị điện, vật tư và máy móc công nghiệp.
Công ty TNHH Nhựa composit Việt Á (VAPLASCOM) là đơn vị thành viên của Tập đoàn Việt Á, trên cơ sở tập đoàn, nhựa Việt Á đã tách ra và hoạt động độc lập Bắt đầu thành lập từ cuối năm 2003, nhưng Công ty bắt đầu hoạt động thực sự từ năm 2004
Công ty TNHH nhựa Việt Á là doanh nghiệp hoạt động có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, hạch toán độc lập tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong số vốn do tập đoàn quản lý, có trụ sở làm việc và có con dấu riêng.
Trụ sở chính của Công ty đóng tại : Số 5/2 ngõ 370 đường Cầu Giấy - Dịch Vọng - Quận Cầu Giấy - Thành phố Hà Nội Ngoài ra, Công ty còn có một nhà máy và 3 văn phòng đại diện :
+ Chi nhánh tại Hưng Yên: Thôn Bình Lương, xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên.
+ Văn phòng đại diện tại thành phố Đà Nẵng
+ Văn phòng đại diện tại thành phố Nha Trang
+ Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh
Công ty đã mở tài khoản giao dịch tại các Ngân hàng
Số tài khoản là 0341000008310 + Ngân hàng công thương huyện Mỹ Hào - Hưng Yên
Số tài khoản của Công ty tại ngân hàng là 710A- 00279 Ngoài ra Công ty còn mở tài khoản ở nhiều ngân hàng khác trên cả nước để giao dịch phục vụ cho quá trình kinh doanh của Công ty với các khách hàng khác.
Mã số thuế của Công ty là 0900221643 Tại Nhà máy ở Hưng yên Điện thoại : 84321944087 Fax : 84321944050
Tại trụ sở giao dịch chính của Công ty tại Hà Nội Điện thoại :04.8336096
Fax : 04.8336095Công ty TNHH nhựa composit Việt Á từ khi thành lập đến nay chuyên sản suất và cung cấp các loại sản phẩm nhựa và composit, chủ yếu phục vụ cho các khối điện lực, công nghiệp.
Chỉ mới thành lập được 3 năm xong Công ty đã có sự phát triển nhanh chóng Đi vào hoạt động trong năm đầu tiên với vốn kinh doanh là 2.5 tỷ nhưng đến năm 2005 nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp đã tăng lên gần 10 tỷ và đến năm 2006 tăng lên khoảng 14 tỷ Như vậy, chỉ trong vòng hai năm nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp đã tăng lên nhanh chóng điều này cho thấy quá trình huy động vốn của doanh nghiệp được thực hiện rất tốt.
Hiện nay, Công ty đã có khoảng 120 cán bộ công nhân viên được phân bổ ở cả 3 miền bắc, trung, nam
Văn phòng đại diện chính của Công ty tại Hà Nội có hơn 20 cán bộ văn phòng ngoài ra Công ty có tất cả gần 100 công nhân lao động trực tiếp tại phân xưởng.
Mặc dù chỉ mới được thành lập trong thời gian ngắn nhưng với sự hỗ trợ và giúp đỡ của tập đoàn Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô hoạt động của mình không chỉ ở trong nước mà còn tạo các mối quan hệ làm ăn với các doanh nghiệp nước ngoài chủ yếu là Trung Quốc.
Thương hiệu nhựa Việt Á đã không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp trên mọi miền đất nước chủ yếu đó là các Công ty thuộc khối điện lực và công nghiêp.
Là Công ty trẻ nhựa Việt Á rất coi trọng tài năng, năng lực cũng như kinh nghiệm quản lý của các nước phát triển và áp dụng một cách phù hợp vào điều kiện đặc thù của Việt Nam Nhựa Việt Á đã đặt mục tiêu hàng đầu là nâng cao chất lượng và đa dạng hoá các sản phẩm nhựa và composit để khẳng định mình luôn là đối tác lâu bền của khách hàng. Để đáp ứng nhu cầu của các Công ty điện lực, VAPLASCOM có đầy đủ các loại sản phẩm hộp công tơ, hộp phân phối chia dây, thích hợp cho việc gắn trên tường hoặc treo trên cột điện.
Các sản phẩm chủ lực của Công ty bao gồm :
+ Các loại hộp đựng 1-2-4 công tơ cho loại công tơ 1 pha, hộp đựng công tơ 3 pha, hộp phân phối, chia dây các loại…
+ Vỏ hộp được chế tạo bằng nguyên vật liệu Composit đúc nóng có chứa 30% sợi thuỷ tinh tăng cường, độ chịu va đập 20 kj
+ Tiêu chuẩn bảo vệ: lp 44
+ Tiêu chuẩn chế tạo: Theo tiêu chuẩn Quốc tế IEC
Với mong muốn đảm bảo an toàn cho người sử dụng, đem lại mỹ quan đô thị cũng như vẻ đẹp cho các vùng nông thôn Việt Nam, sản phẩm của VAPLASCOM luôn có mặt ở mọi lúc mọi nơi để phục vụ cho khách hàng.
Là một doanh nghiệp mới thành lập, mức vốn lại không nhiều nhưng trong thời gian vừa qua Công ty nhựa Việt Á đã nhanh chóng tìm được chỗ đứng vững vàng trên thương trường Để giành được vị trí như hiện nay Công ty đã tự khẳng định bằng kết quả đạt được trong những năm gần đây Đó là luôn đảm bảo kinh doanh có lãi, đảm bảo mức lương ổn định, hợp lý cho cán bộ công nhân viên, đồng thời không ngừng nâng cao và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh
1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý
Là một doanh nghiệp sản xuất có chức năng thực hiện đầy đủ mọi công đoạn của quá trình sản xuất, từ khâu mua nguyên vật liệu đến xác định kết quả sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, bao gồm ban giám đốc và cơ cấu các phòng ban.
Theo cơ cấu tổ chức này, những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được thủ trưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã định Như vậy, các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa bảo đảm quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Mô hình tổ chức của Công ty có thể khái quát bằng sơ đồ số 1:
Phó giám đốc kỹ thuật và sản xuất Đại diện lãnh đạo về
P Kinh doanh P Quản lý sản xuất P Tổ chức nhân sự P Kế toán Phân xưởng
Trưởng phòng Trưởng phòng Cán bộ LĐ - tiền lương Kế toán trưởng
Nhân viên KD Cán bộ kế hoạch Cán bộ tổ chức - HC KT thanh toán.
KT vật tư, TSCĐ Thủ quỹ
Bộ phận kỹ thuật - QC
Bộ phận quản lý vật tư
Xưởng gia công vỏ hộp Xưởng lắp ráp hoàn thiện
Tổ ép 1 Tổ ép 2 Tổ ép 3
Sơ đồ số 1 : Mô hình tổ chức của Công ty TNHH nhựa và composit Việt Á
Chức năng, nhiệm cụ của Công ty nhựa Comopsit Việt Á
Công ty TNHH nhựa Composit Việt Á có chức năng tổ chức sản xuất, lắp ráp tất cả các sản phẩm nhựa Composit như hòm công tơ, cầu đấu.
Nhiệm vụ: Công ty nhựa Composit Việt Á có những nhiệm vụ sau:
Tổ chức thiết kế và sản xuất, thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch được giao.
Quản lý trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng, cơ sở vật chất và quản lý con người.
Chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và địa phương
Chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương đường lối và những quy định của tổng Công ty
Bảo đảm chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn ISO 9001-2001
Giám Công ty : là đại diện cao nhất, chịu trách nhiệm trước Công ty về toàn bộ mọi hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý, bảo vệ tài sản của nhà máy và thi hành những chế độ phù hợp với người lao động theo luật định Giám đốc có chức năng tham mưu, giúp việc cho chủ tịch trong công tác quy hoạch, kế hoạch tổng hợp hoạt động sản xuất của Công ty đồng thời là chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng - kỷ luật của Công ty.
Giám đốc Công ty do Tổng giám đốc (chủ tịch Hội đồng quản trị) của Công ty bổ nhiệm Giúp việc cho giám đốc Công ty có phó giám đốc kỹ thuật và sản xuất và đại diện lãnh đạo về chất lượng.
Phó giám đốc kỹ thuật và sản xuất : là người được giám đốc Công ty uỷ quyền trong công tác điều hành các hoạt động về phương diện kỹ thuật và sản xuất tại Công ty, có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốcCông ty trong công tác xây dựng các công trình, kế hoạch thiết kế, nghiên cứu cải tiến sản phẩm và sáng chế sản phẩm mới, tổ chức thực hiện các hoạt động kỹ thuật tại Công ty đồng thời là thành viên Hội đồng thi đua - khen thưởng - kỷ luật của Công ty.
Đại diện lãnh đạo về chất lượng : là người thay mặt cho chủ tịch/Tổng giám đốc và giám đốc chỉ đạo công việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000.
Các phòng chức năng Đứng đầu mỗi phòng là trưởng phòng Trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của phòng, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ phòng được giao phó, phân công công việc cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên và theo dõi, quản lý hoạt động của các nhân viên theo các nhiệm vụ được giao Trưởng phòng do giám đốc Công ty bổ nhiệm Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động của phòng.
Phòng kinh doanh có chức năng thực hiện các công việc kinh doanh như bán lẻ, chào hàng, cạnh tranh, đấu thầu hộp bảo vệ công tơ composit các loại, hộp chia dây và các sản phẩm khác của Công ty; nắm bắt nhu cầu thị trường, phối hợp với các phòng ban, đơn vị liên quan trong công việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm composit mới; Tư vấn cho lãnh đạo, tham gia soạn thảo, triển khai thực hiện giám sát việc thực hiện đường lối chiến lược, kế hoạch, chương trình xây dựng hình ảnh thương hiệu VAPLASCOM trên thị trường trong nước và quốc tế.
Phòng quản lý sản xuất : là bộ phận sản xuất sản phẩm nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời hợp đồng đã ký với khách hàng Tổ chức vận chuyển, quản lý, bảo quản hàng hoá vật tư, thiết bị của Công ty để đảm bảo cung ứng vật tư, NVL, CCDC, phụ tùng sản xuất Cung cấp những con số phản ánh chính xác tình hình sản xuất của Công ty và các lĩnh vực khác có liên quan đáp ứng nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định.
Phòng tổ chức nhân sự : phòng có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty về các công tác đào tạo, tổ chức cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, công tác văn hoá - xã hội, và thực hiện chức năng đầu nối thông tin của Công ty đối với các cơ quan bên ngoài.
Phòng kế toán : là một bộ phận quan trọng của Công ty, chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ tài chính - kế toán trước Nhà nước và giám đốc Công ty Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc và ban lãnh đạo Công ty toàn bộ các vấn đề về kế toán hiện hành, tổ chức thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán theo yêu cầu quản lý của Công ty đồng thời tuân thủ các nguyên tắc chế độ kế toán, chuẩn mực và luật kế toán do Nhà nước quy định.
Phân xưởng composit : có chức năng tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất lắp ráp tất cả các sản phẩm composite theo kế hoạch sản xuất của Công ty, hộp đựng công tơ composit, hộp chia dây và các sản phẩm về nhựa Chịu trách nhiệm trưc tiếp quản lý các phân xưởng là quản đốc phân xưởng do giám đốc Công ty bổ nhiệm Các chức danh khác trong phân xưởng như: kỹ thuật viên kiêm vật tư xưởng, tổ trưởng các tổ sản xuất, công nhân … do giám đốc nhà máy tuyển chọn.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Chế tạo và lắp ráp để hoàn thiện sản phẩm nhằm phục vụ cho các doanh nghiệp trong nước chủ yếu là các khối điện lực và công nghiệp.
Khi sản phẩm hoàn thành doanh nghiệp thực hiện đóng gói và dán mác sản phẩm.
Nhập khẩu các loại vật tư, trang thiết bị từ nước ngoài để nhằm đảm bảo cho việc tạo ra các sản phẩm tốt nhất để phục vụ cho nhu cầu của thị trường.
Liên doanh liên kết với các Công ty trong và ngoài nước để cho sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng được biết đến nhiều hơn Sản phẩm sẽ ngày càng được bán chạy hơn vì hình ảnh của doanh nghiệp đã được nhiều người biết đến.
Đặc điểm về sản phẩm của Công ty
Công ty nhựa Composit Việt Á là một doanh nghiệp sản xuất, có chức năng thực hiện đầy đủ mọi công đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh, từ khâu mua nguyên vật liệu đến tổ chức sản xuất, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả Sản phẩm của Công ty là các loại hộp công tơ, hộp chia dây,cầu đấu nhựa, nắp ống bằng nhựa Composit, sứ 51, phụ kiện cao su, nhựa…Công ty cung cấp đa dạng các loại sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu của thị trường.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán trên giác độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin kiểm tra Các nhân viên trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy.
Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc và ban lãnh đạo Công ty toàn bộ các vấn đề kế toán hiện hành, tổ chức thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán theo yêu cầu quản lý của Công ty đồng thời tuân thủ các nguyên tắc chế độ kế toán, chuẩn mực và luật kế toán do Nhà nước quy định.
Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH nhựa Composit Việt Á được tổ chức theo mô hình tập trung, có nghĩa là đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi
- KT công nợ phải thu
- KT công nợ phải trả
- KT vật tư kiêm quản lý vật tư
- KT tập hợp chi phí, giá thành
- Kế toán tiền lương phần hành kế toán Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ lập hoặc thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị
Bộ máy kế toán tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty nhựa Việt Á
Kế toán trưởng kiêm kế toán kế toán tổng hợp
Kế toán trưởng là người được chủ tịch hoặc tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm, có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước Công ty và cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước về công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán, thống kê tại Công ty Là người quản lý bao quát toàn bộ công việc kế toán của Công ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi công việc trong phòng kế toán, tham gia cho giám đốc về các phương án, chiến lược kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề tài chính, kế toán của Công ty Kế toán trưởng còn kiêm kế toán tổng hợp nên có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cường bảo vệ tài sản và tiền vốn.
Kế toán tổng hợp thuế
Kế toán tổng hợp thuế có chức năng tổng hợp hạch toán kế toán và lập báo cáo phần định kỳ hàng tháng theo mẫu Bộ tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương: cục thuế, phòng thống kê huyện
Kế toán tổng hợp thuế có những nhiệm vụ cụ thể sau:
Tổng hợp, chọn lọc và hạch toán các số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Nhà nước.
Chấp hành chế độ báo cáo theo các biểu mẫu tháng, quý, năm do Nhà nước quy định nộp cho cục thuế tỉnh, phòng thống kê huyện.
Báo cáo công việc cho trưởng phòng.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; kế toán công nợ phải thu, phải trả (kế toán thanh toán).
Kế toán thanh toán có chức năng:
Kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán của các phòng, ban, đơn vị, cán bộ công nhân viên toàn Công ty
Quản lý và giữ quỹ tiền mặt, thực hiện công việc thu chi tiền mặt, tình hình thanh toán qua ngân hàng và số dư tài khoản tại ngân hàng.
Đôn đốc thu đòi công nợ, lập hồ sơ thanh toán, quản lý hệ thống khách hàng, hợp đồng bán hàng.
Kế toán thanh toán có những nhiệm vụ cụ thể sau:
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ các hồ sơ thanh toán, lập phiếu thu, phiếu chi dựa trên các quy định của Nhà nước và các nguyên tắc của Công ty.
Theo dõi, ghi chép và đôn đốc các khoản thanh toán, tạm ứng của cán bộ công nhân viên.
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng số dư hiện có, tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu từ khách hàng, từ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ Thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu, ngăn ngừa các khoản bị chiếm dụng vốn.
Hàng tháng đối chiếu công nợ với các nhà thầu phụ, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan, lên báo cáo tổng hợp số phải trả, chi tiết công nợ của từng nhà thầu phu.
Thực hiện tốt công tác thanh quyết toán, đảm bảo không thu thiếu, chi thừa.
Tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Công ty.
Báo cáo công việc cho trưởng phòng
Thực hiện các công việc khác.
Kế toán vật tư, hàng hoá kiêm kế toán tài sản cố định, thủ quỹ
Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán vật tư, hàng hoá có chức năng:
Quản lý và kiểm soát toàn bộ khối lượng tài sản của Công ty; kiểm tra kiểm soát việc mua sắm, sử dụng tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài sản theo quy định của Công ty.
Theo dõi, giám sát và quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá, luân chuyển qua Công ty; kiểm tra, kiểm soát quá trình nhập xuất vật tư, điều chỉnh số liệu tồn kho với phòng quản lý vật tư và lên kế hoạch kiểm kê định kì.
Thực hiện các việc liên quan đến thu chi tiền mặt tại Công ty.
Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán vật tư, hàng hoá có các nhiệm vụ sau:
Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác tài sản cố định hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty và nguồn vốn hình thành tài sản đó; Tính và trích khấu hao theo quy định của Nhà nước và của Công ty
Kiểm tra, kiểm soát lại quá trình nhập xuất kho, phân loại, kiểm soát chứng từ nhập xuất kho theo đối tượng, mở sổ sách theo dõi.
Tập hợp hóa đơn mua hàng và hoá đơn bán hàng để theo dõi hàng nhập xuất và làm cơ sở dữ liệu đối chiếu cho hàng nhập xuất về số lượng,chủng loại và giá cả.
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á
Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu
2.2.1 Thủ tục nhập kho NVL và các chứng từ sử dụng
Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng quản lý sản xuất được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển về kho của Công ty Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp NVL mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến Công ty hay do Công ty tự vận chuyển về kho, tuỳ sự thoả thuận giữa hai bên Sau khi nhận được hàng hoá cùng hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao cho.
Ví dụ : Ngày 05 tháng 01 năm 2007, Công ty mua nguyên vật liệu của
Công ty điện lực Hoàn Kiếm Công ty nhận được hoá đơn GTGT theo mẫu (Biểu số 4).
Theo hoá đơn GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty điện lực Hoàn Kiếm đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.
Hoá đơn GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu), sổ chi tiết
Biểu số 4: Mẫu hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 01 năm 2007
AM/2007B Số:0047929 Đơn vị bán hàng: Công ty điện lực Hoàn Kiếm ………. Địa chỉ: Số 69 C Đinh Tiên Hoàng – Hoàn Kiếm – Hà Nội ………
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Nhựa Composit Việt Á………… Địa chỉ: Thôn Bình Lương, xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên.
Mã số thuế: 0900221643 ………. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ……… ………. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 72.716.800 vnđ Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 7.271.680 vnđ Tổng cộng tiền thanh toán : 79.988.480 vnđ
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi chín triệu, chín trăm tám mươi tám mươi Nghìn, bốn trăm tám mươi đồng.
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) kiểm Ban nhận
Phụ trách phòng VT- TB
Kế toán vật tư Thủ kho Đề nghị nhập Lập biên bản kiểm nhập Vtư phiếu Lập nhập kho phiếu Ký nhập
Nhập kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ
Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại Nếu đạt, thủ kho lập biên bản giao nhận (biểu số 5) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó
Tiếp đó cán bộ phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu 6) căn cứ vào số lượng vật liệu thực nhập Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật liệu theo chứng từ (Hoá đơn GTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng quản lý sản xuất, thủ trưởng đơn vị và bên giao hàng Phiếu nhập kho được lập thành 2 (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), có đầy đủ các chữ ký, trong đó:
Liên 1: Lưu tại phòng kế toán vật tư.
Liên 2: Giao cho người nhập hàng.
Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ.
Phiếu nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo quản, lưu trữ.
Quy trinh luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ số 6 : Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
Biểu số 5: Mẫu biên bản giao nhận
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(HĐ số 8-02/HĐKT/ĐLHK-VA) Hôm nay, ngày 05 tháng 01 năm 2007 tại Địa điểm: Tại công ty TNHH Nhựa Composit Việt Á, chúng tôi gồm có:
I BÊN BÁN: CÔNG TY ĐIỆN LỰC HOÀN KIẾM Đại diện: Ông Nguyễn Như Bảo Chức vụ: Giám đốc
II BÊN MUA: CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á Đại diện: Bà Hồ Bích Ngọc Chức vụ: thủ kho
Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá vật tư của hoá đơn
0047929 ngày 04 tháng 01 năm 2007 giữa Công ty điện lực Hoàn Kiếm và Công ty TNHH Nhựa Composit Việt Á, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hoá bàn giao cho Công ty, cụ thể như sau:
STT Tên, quy cách sản phẩm ĐVT Số lượng
1 Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha Cái 11.960 11.960
Tất cả hàng hoá mới 100 % đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã ký kết Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ
02 bản. Đại diện bên mua
(Ký, ghi họ tên) Đại diện bên bán
(Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 6: Mẫu phiếu nhập kho ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao hàng: Công ty điện lực Hoàn Kiếm
Diễn giải: Nhập mua theo hoá đơn số 0047929
Nhập tại kho: Kho vật tư
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư
Số lượng Đơn giá (vnđ)
4 công tơ 1 pha VLCGON0001 Cái 11.960 11.960 6.080 72.716.800
Số tiền bằng chữ: Bảy mươi chín triệu, chín trăm tám mươi tám nghìn, bốn trăm tám mươi đồng
Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho
Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn gia công chế biến:
Khi vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho, cán bộ phòng quản lý sản xuất viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập. Phiếu nhập kho trong trường hợp này có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài nhưng ghi định khoản là:
Có TK 154 Đồng thời không ghi giá trị của lượng NVL nhập kho mà để đến cuối tháng khi tính ra được giá xuất kho bình quân của lượng NVL xuất kho để gia công chế biến Khi đó máy tính sẽ tự động cập nhật giá trị của lượng NVL nhập kho này.
Trường hợp nhập kho vật liệu từ nhập khẩu
Công ty chi nhập khẩu vật liệu chính là nhựa Composit chủ yếu là từTrung Quốc Thủ tục nhập kho NVL nhập khẩu cũng được thực hiện tương tự như mua trong nước Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hoá đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại(vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế … từ đó kế toán lập bảng tính giá hàng nhập khẩu, nhưng phải quy đổi ra tiền Việt Nam Sau đó lập phiếu nhập kho
Biểu số 7: Mẫu tờ khai hàng hoá Nhập khẩu
TỜ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
Tờ khai số 0036/NK/KD/KV1 Ngày đăng ký 27/01/2007 stt Tên hàng Mã số Xuất xứ Lượng Đvt Đơn giá ngoại tệ USD
Trị giá ngoại tệ USD
Thuế nhập khẩu Thuế GTGT
Thuế suất (%) Tiền thuế Giá trị tính thuế
Khi nhận được hàng hoá cùng các hoá đơn liên quan do bên cung cấp giao cho sẽ cho chuyển hàng hoá về kho Kế toán dựa vào các chứng từ đó để tính ra được giá NVL nhập khẩu Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá vật tư, thủ kho lập biên bản giao nhận hàng, và nhập kho số vật tư đó tương tự như nhập kho vật tư mua ngoài trong nước.
2.2.2 Trình tự kế toán nhập vật liệu tại Công ty nhựa Việt Á
Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên nên thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của Công ty đều là thanh toán trả chậm Hình thức thanh toán trả chậm sẽ giúp Công ty có thể chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn tạo điều kiện thuận lợi về vốn cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ví dụ: Với nghiệp vụ nhập kho NVL gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0047929 ngày 04 tháng 01 năm 2007, phiếu nhập kho số NM 01 ngày 05 tháng 01 năm 2007 kế toán chi tiết NVL sẽ nhập số liệu vào “phiếu nhập vật tư” trong máy vi tính Trong đó, khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp, từ đó máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu đó sang sổ chi tiết vật tư (biểu số 2) cả về số lượng và giá trị (giá thực tế ghi trên hoá đơn) của lượng NVL nhập mua Đồng thời, chương trình kế toán máy sẽ tự động cập nhập vào các sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan, ví dụ như: Sổ chi tiết công nợ, …
Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán tổng hợp vào Chứng từ ghi sổ và từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Công ty lập chứng từ ghi sổ theo nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh), đồng thời đến cuối kỳ tập hợp các Chứng từ ghi sổ để vào sổ cái TK 152.
Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu
2.3.1 Thủ tục xuất vật tư và các chứng từ sử dụng
Tại Công ty các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công xong thì nhập lại kho của Công ty
Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu xin xuất vật tư (Biểu số 10) Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho Phiếu xin xuất vật tư khi được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt có vai trò như là lệnh xuất kho vật tư.
Ví dụ : Ngày 10 tháng 01 năm 2007 bộ phận sản xuất xin xuất vật tư để phục vụ việc sản xuất 2.000 hộp 4 công tơ 1 pha 2 ngăn Khi đó phiếu xin xuất vật tư được lập theo mẫu sau:
Biểu số 10: Mẫu phiếu xin xuất vật tư
CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á
PHIẾU XIN XUẤT VẬT TƯ
Số: 06 Mục đích sử dụng: Sản xuất hộp 1 công tơ 1 pha
Bộ phận sử dụng: Bộ phận sản xuất - sản xuất hộp công tơ
STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng
1 Gông treo hộp 2-4 côngtơ 1 pha VLCGON000
3 Nhựa composit SMC RAL 7035, TQ VLCNHU001
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu
Người có nhu cầu vật tư
Giám đốc, kế toán trưởng
Cán bộ cung ứng Kế toán vật tư Thủ kho chứng từ Lập xin xuất
Kí duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho
Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Xuất kho
Căn cứ vào các phiếu xin xuất vật tư, cán bộ cung ứng vật tư ở phòng quản lý sản xuất lập phiếu xuất kho (Biểu 11) - phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) theo yêu cầu sản xuất Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó:
Liên 2: giao cho người nhận hàng
Liên 3: dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản, lưu trữ.
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ dồ số 7: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Biểu số 11: Mẫu phiếu xuất kho ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người nhận hàng: Xưởng Composit
Diễn giải: Xuất vật tư sản xuất theo phiếu xin xuất vật tư 09
Nhập tại kho: Kho Vật tư stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số đvt Số lượng Đơn giá
Thành TheoC.từ Thực xuất tiền
1 Gông treo hộp 2-4 công tơ 1 pha VLCGON0001 Cái 4.000 4.000
2 Gông treo xà VLCGON0008 Cái 2.000 4.000
Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người lập
Ta thấy rằng cột đơn giá và thành tiền của phiếu xuất kho trên bị bỏ trống bởi vì Công ty sử dụng phương pháp tính giá NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giá xuất NVL Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại NVL thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách liên quan đến các nghiệp vụ xuất NVL trong tháng.
Phiếu xuất kho là bằng chứng để hàng ngày thủ kho ghi thể kho về mặt số lượng và cuối kỳ để kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
2.3.2 Trình tự kế toán xuất NVL tại Công ty Nhựa Việt Á
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào “Phiếu xuất vật tư” trong máy vi tính, kế toán chỉ nhập vào chỉ tiêu về số lượng vật tư xuất.
Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhập các số liệu đó vào Sổ chi tiết vật tư (cột số lượng) Đến cuối tháng, sau khi tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm vật tư, kế toán tính được giá trị NVL xuất kho trong tháng Khi đó, máy tính cũng tự động cập nhập giá trị của các vật liệu xuất kho trong tháng vào “Phiếu xuất vật tư”, “Sổ chi tiết vật tư” - cột giá trị, “Sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp – TK 621”,…Kế toán tổng hợp tiến hành định khoản và vào chứng từ ghi sổ.
Ví dụ : Theo phiếu xuất kho ngày 13 tháng 01 năm 2007 về việc xuất
NVL phục vụ việc sản xuất hộp 4 công tơ 1 pha 2 ngăn, đến cuối tháng khi tính ra được đơn giá xuất kho bình quân của từng loại NVL tạo ra sản phẩm. Khi đó, kế toán tổng hợp hạch toán:
Kế toán lập chứng từ ghi sổ theo từng loại sản phẩm Theo ví dụ trên mẫu chứng từ ghi sổ như sau:
Biểu số 12: Mẫu chứng từ ghi sổ
CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á Mẫu số: S02a – H
Ban hành theo QĐ số : 999/QĐ/CĐKT (ngày 01/11/1996 của Bộ Tài chính
Số CTGH: 067 Đơn vị tính: vnđ
Trích yếu SỐ HIỆU TÀI KHOẢN
Tk nợ (Nợ) Tk có (Có) Xuất vật tư phục vụ cho sản xuất hộp
1525 620.966.100 Cộng bảng 620.966.100 Kèm theo … chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 2007
Từ các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL trên kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 13) theo thứ tự số hiệu của các Chứng từ ghi sổ, mục đích là nhằm quản lý các Chứng từ ghi sổ của tất cả các nghiệp vụ nhập xuất NVL phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau:
Biểu số 13: Trích mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á Mẫu số: S02b – H
Ban hành theo QĐ số : 999/QĐ/CĐKT (ngày 01/11/1996 của Bộ Tài chính
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
012 31/01 Cộng số chứng từ ghi sổ 012 79.988.480
054 31/01 Cộng số chứng từ ghi sổ 054 750 000
067 31/01 Cộng số chứng từ ghi sổ 067 620.966.100
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Từ các Chứng từ ghi sổ, chương trình máy vi tính thực hiện kết chuyển số liệu vào sổ cái TK 152 (Biểu số 14) Sổ cái TK 152 này tập hợp tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất của NVL theo thứ tự của các Chứng từ ghi sổ. Mỗi nghiệp vụ được ghi trên 1 dòng trong đó ghi rõ ngày tháng ghi sổ, số Chứng từ ghi sổ, ngày tháng lập chứng từ ghi sổ, nội dung nghiệp vụ, TK đối ứng và số phát sinh TK 152.
Cuối tháng máy vi tính tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh
Có và số dư cuối tháng của TK 152 Những số liệu này được máy tính tổng hợp để cuối quý chuyển sang Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
Biểu số 14: Trích mẫu sổ cái TK 152 ĐƠN VỊ: CÔNG
Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/01/2007 Tài khoản:
Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: vnđ
31/01 001 31/01 Nhập mua của C.ty TNHH cơ khí Việt Hà 331 103 200 000 1.106.770.046
Nhập mua NVL của C.ty điện lực Hoàn Kiếm
6 31/01 053 31/01 Nhập mua của C.ty TNHH Sao Việt Linh 331 3 819 500 2.963.636.546 31/01 054 31/01 Nhập phế liệu thu hồi từ sản xuất 6215 750.000 2.964.386.546
31/01 097 31/01 Xuất vật tư cho SX hộp 1 công tơ 1 pha 6215 620.966.100 1.871420934
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Hạch toán thừa thiếu sau khi kiểm kê nguyên vật liệu
Việc kiểm kê kho NVL nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm vật tư trên thực tế tại thời điểm kiểm kê Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất cho Công ty Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty
Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô gian lận, do nhầm lẫn Công ty nhựa Việt Á tiến hành kiểm kê NVL một năm một lần vào cuối năm Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư Cuối năm, ban kiểm nghiệm vật tư thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho Phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho vào thời điểm kiểm kê Kết quả kiểm kê đều được ghi vào “Biên bản kiểm kê” (Biểu 13) Biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (nếu có)
Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý.
+ Phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho ban lãnh đạo.
+ Ghi nhận kết quả xử lý của ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý.
Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê kế toán ghi:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152 – Giá thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 1388, 334 … - phần được bồi thường
Nợ TK 632 – phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu
Có TK 1381 – giá trị tài sản thiếu được xử lý
Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, kế toán phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác.
+ Nếu NVL thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Giá trị NVL thừa
Có TK 621 – Ghi giảm chi phí NVL trực tiếp
+ Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002 Nếu Công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho Công ty Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Giá trị NVL thừa
Có TK 338 - Phải trả khác
Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách kế toán.Điều này chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác quản lý NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xảy ra.
CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY NHỰA
Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty
Công ty TNHH Nhựa Composit Việt Á là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố quan trọng trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Công ty Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay với nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển được Đặc biệt Nhựa Composit là một Công ty trẻ trong lĩnh vực sản xuất nhựa nên vấn đề này lại càng trở nên quan trọng hơn cả Đối với Công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải có chính sách sử dụng NVL thích hợp, phải quản lý, theo dõi, bảo quản tốt, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL Thực tế ở Công ty đã chứng tổ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên.
Trong những năm qua, thương hiệu nhựa Việt Á đã không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp trên mọi miền đất nước chủ yếu đó là các Công ty thuộc khối điện lực và công nghiệp Cụ thể, doanh thu tiêu thụ sản phẩm của Công ty ngày càng tăng, chất lượng sản phẩm ngày càng được khẳng định trên thị trường Điều đó có được là nhờ sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng Có thể nói công tác kế toán NVL ở Công ty đã được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả
Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất vừa phải của Công ty Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc và có cách làm việc khoa học, tiếp cận kịp thời và vận dụng linh hoạt các văn bản chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành của Bộ Tài chính.
Công tác hạch toán ở Công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế độ quy định Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL Các sổ sách và chứng từ kế toán được lập tương đối đầy đủ và đúng theo quy định Việc áp dụng kế toán máy ở Công ty (Công ty áp dụng phần mềm kế toán EFFECT) giúp quy trình hạch toán trở lên gọn nhẹ nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc, … Bên cạnh đó, trong phòng kế toán viên mỗi người trang bị một máy vi tính, với điều kiện làm việc như vậy sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán ở Công ty.
Tại Công ty Việt Á vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán.
Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ.
Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ sách kế toán.
Công ty có kế hoạch thu mua NVL rất khoa học, do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các xưởng sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm thiểu được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết.
Mặt khác, Công ty luôn lập định mức tiêu hao NVL chi tiết cho từng đơn vị sản phẩm Điều này là rất tốt cho việc quản lý NVL và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm Chỉ cần kiểm tra lượng NVL xuất kho sản xuất từng loại sản phẩm với số lượng của từng loại sản phẩm hoàn thành từ đó dễ dàng thấy được mức NVL hao hụt khi sản xuất.
Ngoài ra, Công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất
3.1.2 Một số tồn tại trong công tác kế toán NVL và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại Công ty nhựa composit Việt Á
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty Nhựa Composit Việt Á vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện:
Thứ nhất: Về công tác phân loại NVL
Việc phân loại NVL của Công ty theo từng sản phẩm tạo thành Việc phân loại này có nhiều bất cập đó là do Công ty có rất nhiều loại sản phẩm khác nhau nhưng để tạo ra các sản phẩm đó có thể vẫn sử dụng cùng một loạiNVL Ví dụ: để tạo ra sản phẩm hộp công tơ cần dùng nhựa, nhưng để tạo ra sản phẩm cầu đấu thì cũng cần dùng loại nhựa đó Như vậy, ta thấy cùng một loại nhựa nhưng lại phân ra theo dõi trên hai TK khác nhau là TK 1525 – NVL tạo ra sản phẩm hộp công tơ và TK 1527 – NVL tạo ra sản phẩm cầu đấu Điều này rất dễ gây ra nhầm lẫn tạo ra nhiều khó khăn trong vấn đề quản lý NVL của Công ty.
Kiến nghị : Để tránh tình trạng trên, Công ty nên phân loại NVL theo cách thức là chỉ phân thành NVL chính (TK – 1521) và NVL phụ (TK-1522). Đồng thời NVL chính lại được chi tiết theo từng loại NVL khác nhau và lập mã số NVL để theo dõi và quản lý Có thể lập bảng danh mục vật tư như sau:
Biểu số 15: danh mục bảng vật tư
BẢNG DANH MỤC VẬT TƯ (TK 152)
SHTK Tên vật liệu Đ.v.tính Mã vật liệu
1521 Nguyên vật liệu chính VLC
1521-1 NVLC – Gông treo cột Cái VLCGON
- Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha Cái VLCGON0001
- Gông treo cột hộp 1 công tơ 3 pha – F8 Cái VLCGON0002
- Nhựa APS chịu lực Kg VLCNHU0001
- Nhựa composit SMC RAL 7035, T.Quốc Kg VLCNHU0002
1522 Nguyên vật liệu phụ VLP
- Mác đề can Việt Á Cái VLPMA0001
- Hộp cacton 3 lớp loại hộp chia dây HCD01 Cái VLPHCT0001
Thứ hai: Về các thủ tục nhập kho
Các NVL có khối lượng và giá trị lớn nhập kho của Công ty chỉ được lập biên bản giao nhận sau đó lập phiếu nhập kho chứ không được lập biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về mặt chất lượng NVL nhập kho.
Kiến nghị : Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm các loại NVL mua ngoài nhập kho (đặc biệt là lượng NVL có khối lượng và giá trị lớn): Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý NVL, NVL mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng quy cách thực tế của NVL Căn cứ để kiểm nghiệm là hoá đơn của nhà cung cấp.
Trong quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất đã ghi trong hợp đồng mua bán hoặc hoá đơn thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản nói rõ nguyên nhân để chờ xử lý.
Nếu NVL đã qua kiểm nghiệm đảm bảo các yêu cầu trong hợp đồng (hoá đơn) thì phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có những vấn đề tranh chấp, kiện tụng nảy sinh Mẫu biên bản kiểm nghiệm có thể lập như sau:
Biểu số 16: Mẫu biên bản kiểm nghiệm Đơn vị: CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSIT VIỆT Á Mẫu số: 03 – VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày … tháng … năm…
- Căn cứ …….….số … ….ngày ….….tháng…….năm…… của ….….
+ Ông/ bà ……… Chức vụ…………Đại diện……….Trưởng ban + Ông/ bà ……… Chức vụ…………Đại diện………Uỷ viên + Ông/ bà ……… Chức vụ…………Đại diện………… Uỷ viên
- Đã kiểm nghiệm các loại:
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
Phương thức kiểm nghiệm Đvt
SL đúng quy cách, phẩm chất
SL không đúng quy cách, phẩm chất
A B C D E 1 2 3 F Ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật
Thứ ba: Về các chứng từ kế toán NVL
Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công
3.2.1 Đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty nhựa Việt Á
Bảng phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty nhựa Việt Á qua hai năm 2005 và 2006 như sau:
Bảng số 2: Bảng phân tích đánh gía hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty
TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
2 Tổng doanh thu/chi phí NVL 1,4103 1,4388 0,0285 2,0208
3 Lợi nhuận thực hiện/chi phí NVL 0,020952 0,02308 0,002128 10,1558 Xét trong tháng 01 năm 2007 ta thấy:
NVL tồn kho = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL tồn đầu kỳ
Hệ số quay vòng của NVL = Giá trị NVL sử dụng trong kỳ
Giá trị bình quân NVL tồn kho trong kỳ
Hệ số quay vòng của NVL = 3.404.243.874
Năm 2005, cứ một đồng chi phí NVL sẽ tạo ra 1,4103 đồng doanh thu và 0,020952 đồng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh Đến năm
2006 thì cứ một đồng chi phí NVL sẽ tạo ra 1,4388 đồng doanh thu va 0,02308 đồng lợi nhuận Như vậy, năm 2006 doanh thu được tạo ra từ một đồng chi phí NVL tăng 0,0285 đồng so với năm 2005 tương ứng với tốc độ tăng là 2,0208 % Lợi nhuận được tạo ra từ một đồng chi phí NVL năm 2006 tăng 0,002128 đồng so với năm 2005 tương ứng với tốc độ tăng là khoảng 10% Như vậy ta thấy hiệu quả sử dụng NVL của Công ty năm 2006 tăng lên so với năm 2005 Đây là một điều rất đáng mừng vì với một Công ty còn trẻ như nhựa Việt Á thì kết quả này là một thành công đáng kể.
Nhận thấy, NVL của Công ty là nhỏ và giá trị không lớn do vậy hệ số quay vòng của NVL trong tháng 1 năm 2007 là hợp lý.
3.2.2 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty nhựa composit Việt Á
Hiệu quả sử dụng NVL là một vấn đề quan trọng phải quan tâm hàng đầu vì đây là một nhân tố góp phần làm cho hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách có hiệu quả, điều này đặc biệt quan trọng với một Công ty sản xuất như Nhựa Việt Á Chính vì vậy vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng NVL là một yếu tố quan trọng góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Những kết quả như trên phân tích cho thấy Công ty đã đạt được một số kết quả tốt trong việc sử dụng NVL nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều khía cạnh hạn chế cần được khắc phục.
Việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL có thể được thực hiện trên các khía cạnh sau:
Thứ nhất: trong khâu thu mua NVL:
Công ty phải thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả, quy cách, chủng loại NVL do đặc điểm NVL của Công ty thường xuyên mua ngoài nên giá cả biến động, đồng thời NVL lại có kết cấu nhỏ rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình đo lường Bên cạnh đó, Công ty phải thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, đánh giá các rủi ro phát sinh trong ký kết hợp đồng mua bán.
Thứ hai: trong khâu lập định mức và sử dụng nguyên vật liệu
Nhằm đảm bảo quá trình cung cấp NVL đúng mục đích, đủ số lượng, Công ty cần xây dựng quy trình cung ứng NVL một cách có hệ thống từ trên xuống thông qua việc lập định mức NVL được lên kế hoạch từ trước và giám sát việc thực hiện định mức ở các tổ sản xuất.
Thứ ba: Trong dự trữ nguyên vật liệu
Công ty cần thường xuyên bổ sung và xây dựng mức độ dự trữ hợp lý bao gồm định mức tồn kho tối đa và tồn kho tối thiểu cho những loại NVL chủ yếu, là thành phần chính của sản phẩm, trong đó đã bao hàm những ảnh hưởng của biến động các nhân tố thị trường và kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai của Công ty.
Thứ tư: Nâng cao hoạt động phân tích hiệu quả sử dụng NVL
Phòng kế toán nên kết hợp với phòng quản lý sản xuất để tiến hành phân tích chi phí NVL trong giá thành sản phẩm Đây là việc rất cần thiết vì ởCông ty Nhựa Việt Á chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành Để có thể giảm chi phí NVL trong giá thành sản phẩm thì hàng tháng Công ty cần phân tích chi phí NVL trong giá thành của từng đơn vị sản phẩm để só sánh với chi phí NVL tháng trước là tăng lên hay giảm đi, từ đó xác định được nguyên nhân của sự tăng giảm đó là do khách quan hay chủ quan Trên cơ sở đó đưa ra biện pháp cần thiết nhằm phấn đấu giảm chi phí NVL để giảm giá thành sản phẩm.
Thứ năm: Một số phương hướng khác
Bên cạnh những vấn đề trên để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL thì Công ty cần nâng cao trình độ lao động cho người lao động Công ty có thể mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho công nhân để nâng cao tay nghề, thường xuyên tổ chức các cuộc họp để công nhân có điều kiện trao đổi kinh nghiệm.Đồng thời, tiến hành bình bầu khen thưởng đối với những người có nhiều sáng kiến cải tiến trong công việc nâng cao năng suất lao động tiết kiệm chi phí Công ty cũng phải xây dựng cơ chế kỷ luật, phạt nghiêm minh đối với những trường hợp lãng phí tài sản của Công ty Tiến hành cử các người lao động lành nghề, nhiều kinh nghiệm và có thành tích trong lao động để kèm cặp giúp đỡ những người tay nghề còn yếu kém.