KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY THỰC PHẨM MIỀN BẮC VÀ SỰ CẦN THIẾT ĐỔI MỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT- KINH DOANH
KHÁI QUẤT CHUNG VỀ CÔNG TY THỰC PHẨM MIỀN BẮC
Công ty thực phẩm Miền Bắc tên giao dịch là: Công ty thực phẩm Miền Bắc
Tên tiếng Anh là: NORTHERN POOD STUFF COMPANY.
Tên viết tắt là: FONEXIM.
Trụ sở giao dịch là: 203 Minh Khai và 210 Trần Quang Khải – Hà Nội
Công ty Thực phẩm Miền Bắc là một doanh nghiệp Nhà nứơc, kinh doanh trên lĩnh vực sản xuất, thương mại, dich vụ, du lịch và xuất nhập khẩu Công ty có hệ thống thanh toán độc lập hoàn toàn tự chủ về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước Việt Nam, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước
Công ty được thành lập năm 1981 là công ty Rau quả thuộc bộ Ngoại Thương ( nay là bộ Công Thương) Năm 1981 hợp nhất Công ty thực phẩm Miền Bắc và công ty Rau quả Nội thương thành công ty thực phẩm rau quả trực thuộc Tổng công ty Thực phẩm và được đăng ký kinh doanh theo quy đinh 338\ CP của Chính phủ
Tháng 10/ 1992 hợp nhất công ty Thực phẩm rau quả và công ty công nghệ Miền Bắc thành công ty Thực phẩm rau quả thuộc Tổng công ty Thực phẩm Miền Bắc
Tháng 8/1996 bộ Thương Mại quyết định sáp nhập công ty Bánh kẹo Hữu Nghị, công ty Thực phẩm xuất nhập khẩu Hà Nam, Công ty thực phẩm Miền Bắc và các đơn vị thuộc tổng công ty Thực phẩm ở phía Bắc thành tổng công ty Thực phẩm Miền Bắc ( theo quyết định số 699/TM-TCCP).
Hiện nay, công ty đang mở rộng quy mô hoạt động trên cả ba lĩnh vực( sản xuất, kinh doanh, dịch vụ), đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường trong nước và trên thế giới Công ty Thực phẩm Miền Bắc có 28 đơn vị trực thuộc ở các tỉnh trong và ngoài nước Đứng trước sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển được công ty đã từng bứơc bố chí sắp xếp lại cơ cấu tổ chức kinh doanh gọn nhẹ phù hợp với quy mô và khả năng sản xuất kinh doanh, không ngừng đầu tư nâng cao chất lượng sản phẩm tạo cho mình uy tín vững chắc đối với người tiêu dùng Đặc biệt là các sản phẩm Hữu Nghị đã được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao Bên cạnh đó các hoạt động dịch vụ của công ty cũng ngày càng phát triển góp phần không nhỏ vào tổng doanh thu của công ty, cùng với hoạt động sản xuất kinh doanh tạo nên sự phát triển của công ty.
Công ty Thực phẩm Miền Bắc đã được chính phủ, bộ Thương Mại, bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam trao tặng nhiều bằng khen và cờ lưu niệm Đến năm 2002 công ty đã vinh dự được nhận Huân chương Lao động hạng Ba do nhà nước trao tặng do có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ góp phần cho sự phát triển chung trong các doanh nghiệp nhà nước trong những năm qua.
Trong thời gian qua, Công ty thực phẩm miền Bắc đã không ngừng nâng cao việc đầu tư mua sắm trang thiết bị máy móc hiện đại nên đã phục vụ tốt công tác quản lý sản xuất kinh doanh, nâng cao được năng suất lao động và chất lượng sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Trọng điểm là lắp đặt trang thiết bị mới, đồng bộ và hiện đại. Để nâng cao chất lượng sản phẩm và năng suất lao động của hoạt động sản xuất, Công ty đã tiến hành đầu tư mua sắm máy móc cho nhà máy bánh quy cao cấp có hệ thống dây chuyền tự động công nghệ cao của cộng hoà Liên Bang Đức bao gồm 3 hệ thống trộn nguyên liệu, 2 hệ thống náy làm khuôn bánh, 3 hệ thống sấy nướng, 1 hệ thống đóng gói xếp bánh Tại xí nghiệp chế biến thực phẩm và bánh kẹo Hữu Nghị có hệ thống sản xuất bánh quy cao cấp, kẹo mềm các loại của Trung Quốc Đến 12/20005 số lượng máy móc của Công ty được thống kê như sau
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty thực phẩm Miền Bắc.
Giám đốc : Là người đứng đầu công ty do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm Giám đốc điều hành công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, trước Bộ Thương mại và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty về sự tồn tại và phát triển của công ty cũng như các hoạt động ký kết hợp đồng, thế chấp vay vốn,tuyển dụng nhân sự, bố trí sắp xếp lao động, tổ chức sắp xếp bộ máy, mạng lưới kinh doanh sao cho phù hợp với nhiệm vụ của công ty và quy định của
Giúp việc cho Giám đốc là bốn Phó giám đốc ( một Phó giám đốc phụ trách tài chính kế toán, một Phó giám đốc phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một Phó giám đốc phụ trách hoạt động kinh doanh ở phía Nam ) và 8 phòng ban chức năng
-Phòng tổ chức lao động tiền lương : Theo dõi tình hình nhân sự toàn công ty, tham mưu cho Giám đốc trong việc sử dụng cán bộ theo trình độ và năng lực của từng người, cân đối tiền lương, tuyển dụng lao động ngắn và dài hạn, làm thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động, xây dung kế hoạch lao động, quỹ tiền lương hàng năm, quy chế hoá các nguyên tắc trả lương, xác định đơn giản tiền lương, các định mức lao động.
-Phòng tài chính kế toán : Quản lý toàn bộ nguồn vốn, các tài liệu, số liệu về kế toán tài chính, quyết toán, tổng kiểm kê tài sản hàng năm theo định kỳ báo cáo về tài chính lên cơ quan cấp trên Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc công ty thông qua báo cáo tài chính Ngoài ra phòng kế toán còn có chức năng đầu tư tài chính cho toàn công ty.
-Phòng kế hoạch tổng hợp : Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trên cơ sở tình hình thực hiện và khả năng phát triển của các đơn vị cơ sở, điều tiết kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng quý, năm theo nhu cầu của thị trường Và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của công ty để tham mưu cho giám đốc có những quyết sách kịp thời và đúng hướng
-Phòng dự án đầu tư : nghiên cứu đề xuất đầu tư máy móc thiết bị, công nghệ mới cho sản xuất, đầu tư xây dựng cơ bản, nhà cửa kho tàng, văn phòng cho thuê và triển khai thực hiện các dự án được duyệt.
-Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường thế giới, thường xuyên cập nhật thông tin, xây dựng các phương án kinh doanh có tính khả thi và triển khai thực hiện các phương án được duyệt, tham mưu cho giám đốc giá cả, mặt hàng, phương thức bán hàng, phương thức kinh doanh… Ngoài ra còn xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản, thực phẩm ra thị trường thế giới, nhập khẩu các trang thiết bị, vật tư nguyên liệu phục vụ cho việc sản xuất của công ty.
-Phòng kinh doanh nội địa : Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, thường xuyên cập nhật thông tin, xây dựng các phương án kinh doanh có tính khả thi và triển khai thực hiện các phương án được duyệt, tham mưu cho giám đốc giá cả, mặt hàng, phương thức bán hàng, phương thức kinh doanh…
THỰC TRẠNG LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT- KINH
CÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT- KINH DOANH CỦACÔNG TY
Công ty thực phẩm miền Bắc là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trên 3 lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh và dịch vụ trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa Vì vậy, Công ty nhận thức được rằng, kế hoạch hóa là hoạt động có hướng đích nhằm đạt được các mục tiêu đã định, Chức năng chủ yếu của kế hoạch hóa là tính toán các nguồn tiềm năng, dự kiến khai thác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo nên một cơ cấu hợp lý, thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố tổng thể, kế hoach còn giúp cho Côngt y dự kiến được các cơ hội và thách thức có thể xảy ra trong quá trình sản xuất – kinh doanh của minh.
Vì lẽ đó, Công ty đã nhận thức rằng, công tác kế hoạch hóa trong nền kinh tế thị trường không giảm mà còn tăng cường như một công cụ, một yếu tố tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của Công ty một cách có hiệu quả Công tác kế hoạch hiện nay phải gắn chặt với thị trường, coi thị trường là điểm xuất phát, là mệnh lệnh, và đối tượng và nhu cầu của khách hàng
Do đó, căn cứ vào chiến lược phát triển của Công ty, hàng năm phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn - dài hạn cho toàn Công ty.
Xét theo mặt thời gian, Công ty có các bản kế hoạch quý, kế hoạch năm và kế hoạch 5 năm Theo nội dung, Công ty có những kế:Kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ,kế haọch năng lực sản xuất, kế hoạch hoá các nguồn sản xuất… Đồng thời, qua đó phân bổ kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc theo các chỉ tiêu quy định Mặt khác, phòng kế hoạch thực hiện việc tổng hợp thống kê tình hình hoạt động trên cả 3 lĩnh vực (kinh doanh - sản xuất - dịch vụ) của toàn Công ty, sau đó phân tích, báo cáo Ban giám đốc Công ty kịp thời chỉ đạo.
1.1 Kế hoạch ngắn hạn và trung hạn.
Là sự cụ thể hóa nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phù hợp với điều kiện thị trường và khả năng của công ty trong năm kế hoạch Kế hoạch hàng năm còn được gọi là kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính – xã hội Kế hoạch trung hạn thường là 2,3 năm để thực hiện hoá các lĩnh vực, mục tiêu chính sách, giải pháp đã được hoạch định trong kế hoạch dài hạn.
Công ty thực hiện việc xác định số lượng sản phẩm và phân bố thời gian sản xuất cho một tương lai trung hạn, thương từ 3 tháng đến 18 tháng. Để đáp ứng nhu cầu trung hạn đã được dự báo, tìm ra cách tốt nhất nhằm biến đổi mức sản xuất phù hợp với mức nhu cầu và đạt hiệu quả cao.
Yếu tố nguyên vật liệu là đối tượng của kế hoạch sản xuất ngắn hạn của Công ty vì thời hạn cần thiết để làm cho nguyên vật liệu sẵn sàng cho sản xuất ngắn nên nó thường ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của Công ty.
Kế hoạch ngắn và trung hạn của Công ty được thực hiện theo quy trình:
- Phòng kế hoạch đầu tư Của Công ty sau khi đã phối hợp với các đơn vị liên quan hoàn tất dự thảo kế hoạch sẽ trình lên Giám đốc Công ty
-Giám đốc Công ty sau khi xem xét nếu thấy phù hợp sẽ quyết định giao kế hoạch cho các đơn vị Trường hợp xét thấy chưa phù hợp Giám đốc Công ty yêu cầu điều chỉnh lại và phòng Kế hoạch Đầu tư căn cứ vào đó để sửa đổi trình lên Giám đốc.
Kế hoạch hoạch dài hạn của Công ty Thực phẩm Miền Bắc là kế hoạch 5 năm, kế hoạch 10 năm Kế hoạch đó định hướng phát triển cho cả một giai đoạn, một thời kỳ của công ty Dưới sự hướng dẫn, định hướng của
Bộ Công thương, ban lãnh đạo Công ty tự xây dựng cho mình bản kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn Nội dung của hình thức kế hoạch dài hạn bao gồm: Khẳng định hình thức doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, xác định cơ cấu sản phẩm, xác định quy mô thị trường, doanh thu và lợi nhuận trong dài hạn, đưa ra các giải pháp lớn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển…
Kế hoạch dài hạn của Công ty được tiến hành theo trình tự.
- Phòng kế hoạch Đầu tư phối hợp với các đơn vị, phòng ban liên quan hoàn tất dự thảo kế hoạch sẽ trình lên Công ty.
- Giám đốc Công ty sau khi xem xét sẽ có ý kiến chỉ đạo hoạc tổ chức họp các phòng ban, đơn vị liên quan để thảo luận Phòng Kế hoạch Đầu tư có trách nhiệm tổng hợp ý kiến hiệu chỉnh bản thao xây dựng kế hoạch và gửi tới các đơn vị thực hiện.
- Phòng Kế hoạch Đầu tư trên cơ sở chỉ đạo của Giám đốc Công ty tổng hợp trình chính thức Giám đốc Công ty soạn thảo công văn để Giám đốc Công ty kí.
- Trên cơ sở xem xét kế hoạch chính thức Giám đốc Công ty kí và giao kế hoạch cho các đơn vị.
2.1 Kế hoạch năng lực sản xuất.
Dựa trên cơ sở các chiến lựơc dài hạn của Công ty và các dự báo nhu cầu thị truờng, Công ty cân nhắc việc quyết định sản xuất, tiến hành tính toán công suất cho máy móc thiết bị và từ đó xác định được khả năng đáp ứng hiện tại của Công ty là bao nhiêu? Có phải mua thêm máy móc thiết bị không? Mua thêm thì mua máy móc gì, bao nhiêu?
Quyết định này tác động rất lớn đến phần chi phí cố định, và nó cũng quyết định khả năng đáp ứng nhu cầu hay các thiết bị của nó sẽ không được sử dụng hết Nếu công suất của nhà máy quá lớn, bộ phận không sản xuất sẽ làm tăng thêm chi phí cố định, ngựơc lại nếu công suất quá nhỏ doanh nghiệp sẽ mất khách hàng Do vậy, việc xác định qui mô của thiết bị sản xuất là rất quan trọng, nó không chỉ có tác động ngắn hạn mà còn ảnh hưởng tới những vấn đề mang tính chiến luợc của doanh nghiệp
Quy trình lập kế hoạch sản xuất -kinh doanh của Công ty
Hiện nay, công tác xây dựng kế hoạch sản xuất- kinh doanh của Công ty diễn ra theo các bước sau:
1 Thu thập và xử lý thông tin
Phòng kế hoạch tổng hợp dựa trên cơ sở số liệu của Công ty kỳ trước, phân tích thực trạng của Công ty, ngoài ra còn thông qua thông tin thu thập được xem xét điều kiện thuận lợi và khó khăn trong nước và quốc tế Từ đó xác định vị trí của mình trong thị trường và trên cơ sở nghiên cứu thị trường để phân tích nguyên nhân khách quan, chủ quan và dự báo môi trường kinh doanh Từ dó tìm ra những thuận lợi trong nước và quốc tế để tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất- kinh doanh
- Phòng kế hoạch kết hợp với các bộ phận bán hàng, marketing thu thập thông tin tiến hành phân tích và xử lý thông tin có liên quan đến các nhu cầu về sản phẩm của Công ty như khối lượng cầu đối với các sản phẩm là bao nhiêu? kiểu dáng chất lượng ra sao?
- Tiến hành đánh giá vị thế của Công ty trên thị trường để có chiến lược trong sản xuất cũng như phân phối sản phẩm của mình.
- Thu thập các thông tin về các nhà cung ứng đầu vào, các nhà phân phối để chủ động hơn trong việc đặt hàng cũng như trong phân phối sản phẩm.
- Tiến hành thu thập thông tin về hoạt động sản xuất- kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh.
Tóm lại trong quá trình lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh thông tin giúp bộ phận lãnh đạo của doanh nghiệp có được các quyết định đúng đắn kịp thời Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin là quan trọng nhất, thông tin là cơ sở của công tác lập kế hoạch Khi lập kế hoạch nhà quản lý dựa vào thông tin về các nguồn nhân lực, tài lực, vật lực và mối quan hệ tối ưu giữa chúng, làm cho chúng thích nghi với sự biến động của môi trường, giảm thiểu tính mù quáng của hoạt động kinh tế, đảm bảo tạo ra khối lượng sản phẩm lớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất Đồng thời trong quá trình thực hiện kế hoạch thì chúng ta cũng cần phải dựa vào các thông tin phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp.
- Trong bộ máy của mình, Công ty luôn chú trọng hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, thông qua các hoạt động tại các Hội chợ - Triển lãm - Quảng cáo nhằm nâng cao vị thế của mình trên thị trường.
Sau khi đánh giá thực trạng, Công ty tiến hành dự báo sản xuất, bán hàng, cũng như dự báo doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của mình.
Dự báo khối lượng sản phẩm :
Phương pháp dự báo được sử dụng là phương pháp dự báo giản đơn Phương pháp này được sử dụng như sau:
Những dự báo cho kỳ kế hoạch t+1 được tính bằng công thức:
Trong đó: F t+1 : dự báo bán hàng kỳ này (kỳ kế hoạch) t+1
D t : yêu cầu thực tế kỳ trước t
Phòng tổ chức tổng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm của Công ty Nội dung chính của bản kế hoạch gồm: phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm trước từ đó rút ra bài học kinh nghiệm Thông qua việc phân tích những điều kiện khách quan, chủ quan để lập kế hoạch cho năm tiếp theo Bản kế hoạch cho năm kế hoạch bao gồm: Dự kiến kế hoạch phát triển sản xuất- kinh doanh cho năm kế hoạch, mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh năm kế hoạch, các biện pháp để thực hiện kế hoạch và bảng các chỉ tiêu kế hoạch kèm theo.
* Căn cứ để lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh:
- Căn cứ vào các dự báo khả năng phát triển của Công ty kỳ kế hoạch đó là vấn đề thị trường và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặt hàng sản xuất- kinh doanh cùng với công văn nhận được từ Bộ
- Căn cứ vào chiến lược sản xuất- kinh doanh và thị trường mục tiêu của Công ty, thông qua hoạt động bán hàng, marketing đánh giá được vị thế của mình trên thị trường Để Công ty phát triển một cách bền vững, ngay đầu năm 2004, Ban giám đốc đã đưa ra các chiến lược sản xuất- kinh doanh, đó là định hướng hoạt động có mục tiêu cho một thời kỳ dài và có hệ thống các chính sách, biện pháp, quan trọng như: lĩnh vực sản xuất-kinh doanh, mặt hàng sản xuất- kinh doanh, phát triển thị trường và khách hàng, các mục tiêu tài chính và các chỉ tiêu phát triển và tăng trưởng của Công ty trong tương lai.
- Căn cứ vào kết quả điều tra nắm bắt nhu cầu của khách hàng, phát triển thị trường và khả năng biến động của nguồn lực
- Căn cứ vào phân tích kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất và lưu chuyển hàng hóa năm báo cáo và các năm trước.
- Căn cứ vào phân tích khả năng sản xuất và cung ứng hàng hóa của đơn vị cạnh tranh và mặt hàng thay thế.
* Trình tự xây dựng kế hoạch
Kế hoạch sản xuất-kinh doanh được phòng kế hoạch tổng hợp xây dựng dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc Công ty, được xây dựng trên 3 bước:
- Chuẩn bị lập kế hoạch:
Trước khi kết thúc năm báo cáo, vào quý IV đã chuẩn bị cho việc lập kế hoạch cho năm sau Do vậy, phòng kế hoạch tổng hợp phải tổ chức thu thập, nghiên cứu, đánh giá và lựa chọn các tài liệu tin cậy, phân tích các tài liệu dự báo và lựa chọn các hướng dự báo có căn cứ khoa học nhất, phân tích tình hình môi trường kinh doanh và khả năng phát triển của các đối thủ
Công ty thực phẩm miền
Kế hoạch chính thức cạnh tranh kỳ kế hoạch cũng như các xu hướng nhu cầu mặt hàng và mặt hàng thay thế
- Trực tiếp lập kế hoạch:
Tiến hành tính toán các chỉ tiêu sau đó cân đối các mặt hàng từ chi tiết đến tổng hợp, phát hiện và dự kiến các biện pháp khắc phục sự mất cân đối.
- Trình duyệt, quyết định kế hoạch chính thức:
Kế hoạch lập ra được trình và bảo vệ trước Ban giám đốc Công ty, sau khi đã bổ sung thống nhất kế hoạch sẽ trở thành kế hoạch chính thức của Công ty và được Ban giám đốc Công ty trình Bộ Công thương phê duyệt, quyết định giao kế hoạch chính thức Kế hoạch chính thức được bắt đầu từ khi nhận được quyết định giao kế hoạch của Bộ thương mại.
Căn cứ vào kế hoạch Bộ Công thương giao, Ban giám đốc Công ty chỉ đạo phòng kế hoạch chủ động kết hợp với các phòng chức năng có liên quan phân bổ kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc bằng văn bản để các đơn vị tổ chức thực hiện.
Sơ đồ : Quy trình xét duyệt kế hoạch của Công ty
CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH SẢN XUẤT- KINH DOANH CỦA CÔNG TY THỰC PHẨM MIỀN BẮC
1 Các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất – kinh doanh của Công ty.
- Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá.
- Chỉ tiêu về khối lượng sản phẩm sản xuất.
- Chỉ tiêu về doanh thu.
- Chỉ tiêu về chi phí sản xuất.
- Chỉ tiêu về lợi nhận.
- Chỉ tiêu về mua hàng.
- Chỉ tiêu về số lượng lao động.
- Chỉ tiêu về định mức vốn hàng hoá.
2 Phương pháp tính các chỉ tiêu.
Trong bản kế hoạch có các chỉ tiêu và biểu kế hoạch Công ty đã dùng các phương pháp xác định một số các chỉ tiêu là:
* Chỉ tiêu dự trữ hàng hóa:
+ Dự trữ đầu kỳ: khi lập kế hoạch cho năm kế hoạch thì năm báo cáo chưa kết thúc Vì vậy, phải tính chỉ tiêu dự trữ hàng hóa đến đầu kỳ kế hoạch
: là dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch ( tấn )
: là tồn kho hàng hoá ở thời điểm kiểm kê : ước nhập hàng hoá từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm
: ước xuất hàng hoá từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm
+ Chỉ tiêu dự trữ hàng hóa cuối kỳ kế hoạch: Xác định theo công thức sau:
: Dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch (tấn) : Mức bán ra bình quân 1 ngày đêm kỳ kế hoạch
: Thời gian dự trữ hàng hoá cần thiềt (ngày)
Chỉ tiêu mua vào được xác định căn cứ vào chỉ tiêu bán ra, chỉ tiêu dự trữ hàng hóa cuối kỳ và đầu kỳ theo công thức sau:
: Số lượng hàng hoá cần mua tính theo từng loại (tấn) : Số lượng hàng hoá bán ra kỳ kế hoạch (tấn)
: Dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch (tấn)
: Dự trữ hàng hoá đầu kỳ kế hoạch (tấn)
- Lập biểu cân đối kế hoạch lưu chuyển hàng hóa:
Trên cơ sở tính toán các chỉ tiêu bán ra, mua vào, dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ phải tiến hành cân đối theo công thức sau:
Dự trữ đầu kỳ + Mua vào trong kỳ = Bán ra trong kỳ + Dự trữ cuối kỳ
Bảng : Biểu lưu chuyển hàng hóa có dạng sau:
Tên hàng Đvt Dự trữ trong kỳ
Mua vào trong kỳ Bán ra trong kỳ
Mua khác Tổng số Bán buôn Bán lẻ Bán qua đại lý
* Định mức vốn dự trữ hàng hoá gồm 5 chỉ tiêu:
- Số ngày dự trữ hàng hoá thấp nhất theo công thức:
: Số ngày cần thiết để mua hàng
: Số ngày cần thiết để bán ra : Số ngày dự trữ bảo hiểm
- Số ngày dự trữ hàng hóa cao nhất là khoảng cách giữa 2 lần nhập hàng
- Số ngày dự trữ hàng hóa bình quân
- Số ngày dự trữ hàng hóa đầu kỳ chính là số ngày dự trữ hàng hóa của cuối kỳ trước.
- Số ngày dự trữ hàng hóa cuối kỳ là số ngày dự trữ hàng hóa vào một ngày nhất định của cuối kỳ (có thể là tháng, quý, năm) có thể theo kiểm kê (thực tế) hoặc theo tính toán.
Sau khi đã tính được số ngày dự trữ của từng loại hàng ta sẽ tính được số tiền cần thiết để bảo đảm dự trữ đó( vốn dự trữ hàng hóa) theo công thức:
: là vốn dự trữ hàng hoá (thấp nhất, cao nhất, bình quân)
: Số ngày dư trữ hàng hoá (thấp nhất, cao nhất, bình quân)
: Mức lưu chuyển hàng hoá bình quân một ngày (đơn vị hiện vật)
: trị giá vốn hàng hoá (giá mua + chi phí lưu thông sản xuất)
Sau khi đã tính được vốn ự trữ hàng hóa ta sẽ tính số ngày của một vòng lưu chuyển và số vòng chu chuyển hàng hóa theo công thức:
: là số ngày của một vòng lưu chuyển hàng hoá
: vốn dự trữ hàng hoá bình quân
: Thời gian theo lịch của kế hoạch
: Trị giá bán hàng hoá của kỳ kế hoạch
- Tính số vòng chu chuyển của vốn dự trữ hàng hóa như sau:
* Kế hoạch định mức vốn chi phí hàng hóa
- Vốn bằng tiền: gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền bán hàng chưa nộp vào ngân hàng, tiền đang chuyển vào ngân hàng, tiền đang chuyển…
+ Định mức tiền mặt tồn quỹ = Số ngày quy định X Vốn mức lưu chuyển hàng hóa bình quân 1 ngày.
Vốn bao bì và vật liệu
: vốn dự trữ hàng hoá
: Tỷ lệ vốn bao bì và vật liệu bao bì gồm bao gói so với vốn dự trữ hàng hóa (%)
, : lần lượt là dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của công cụ nhỏ
: Giá trị của công cụ nhỏ mua vào trong kỳ
Vốn chi phí đợi phân bổ
: Vốn chi phí phân bổ đầu kỳ : Vốn chi phí đợi phân bổ phát sinh trong kỳ
: Vốn chi phí phân bổ vào phí lưu thông trong kỳ
Sau khi tính toán được số vốn lưu động cần thiết ta phải trừ đi số vốn tự có và coi như tự có để từ đó sẽ xác định được số vốn lưu động cần phải đi vay.
Bảng : Bảng mẫu kế hoạch vốn lưu thông và nguồn vốn của nó
T Chỉ tiêu Năm KH Các quý
A Vốn lưu động a Vốn dự trữ hàng hóa thấp nhất b Vốn dự trữ hàng hóa cao nhất c Vốn dự trữ hàng hóa đầu năm d Vốn dự trữ hàng hóa cuối năm e Vốn dự trữ hàng hóa bình quân g
- Vốn bao bì và vật liệu
- Vốn phí đợi phân bổ h Vốn lưu động khác
B Nguồn của vốn lưu động a
Nguồn vốn tự có và coi như tự có
- Nguồn vốn tự bổ sung
- Các khoản vốn coi như tự có b Cân đối vốn lưu động thừa thiếu c Nguồn vốn đi vay d
Tốc độ chu chuyển vốn lưu động
Số lượng lao động được tính theo công thức sau: ĐGsp x SLSPsx
+ SLLĐkh: Số lượng lao động cần trong kỳ kế hoạch.
+ ĐGsp : Đơn giá của sản phẩm tính theo lương cơ bản.
+ SLSPsx : Số lượng sản xuất kỳ kế hoạch
+ ĐGngc : Đơn giá 1 ngày công/ 1 lao động.
+ 26 : Số công 1 lao động làm trong 1 tháng.
Ví dụ, Kế hoạch lao động năm 2006.
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động) Đơn vị tính: Người
TT Diễn giải Tổng số
I T lao động có mặt đến 32/12/2005 919
- Hợp đồng từ 1 năm trở lên 425
- Hợp đồng mùa vụ và ngắn hạn 490
II Lao động tăng thêm trong năm 2006 19
- Hợp đồng từ 1 năm trở lên 15
III Lao động giảm trong năm 2006 5
- Hợp đồng từ 1 năm trở lên 5
IV Lao động bình quân năm 2004 929
3 Phương pháp lập kế họach sản xuất- kinh doanh của cƨng ty.
Công tác lập kế hoạch có đi được đến đích là một kế hoạch sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệ , sát với thi trường mà doanh nghiệp đang hoạt động hay không, đều đó phụ thuộc rất lớn đến phương pháp xây dựng kế hoạch mà doanh nghiệp đang áp dụng
+ Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh + Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường mà được phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành nghiên cứu và thu được kết quả.+ Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trước , năm trước từ đó
+ Căn cứ vào số lượng công trình,đơn đặt hàng mà Công ty đã ký được trong kỳ trước và hiện tại Chỉ tiêu này giúp cho nhà quản lý xem xét và đưa ra được con số cụ thể chính xác cho kế hoạch của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực của Công ty hiện có.
+ Căn cứ vào số lượng và trang thiết bị máy móc mà Tổng công ty hiện có.
+ Căn cứ vào tình hình nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
+ Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của Công ty
Phương pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện dễ hiểu trong thực hiện Đây là khâu còn có một số khúc mắc trong công tác lập kế hoạch của Tổng công ty Vậy Tổng công ty cần khắc phục những mặt sau đây:
+ Áp dụng công tác và nâng cao chất lượng phương pháp cân đối để lập kế hoạch Đây là cách làm chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay Bởi nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự thay đổi các chính sách vĩ mô thường xuyên Nâng cao được chất lượng công tác này sẽ giúp việc đIều chỉnh kế hoạch hoạch kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất: Vốn, trang thiết bị.
Cơ sở để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất là kết quả dự báo về sản lượng, doanh thu qua việc nghiên cứu về cầu thị trường về các sản phẩm củaTổng công ty và các dự kiến chủ quan của Tổng công ty về lợi nhuận, chi phí , tiền lương công nhân viên Dựa vào các nguyên tắc tính toán , Tổng công ty sẽ có được những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố.
Bước 2: Xác định các khả năng đang và sẽ có của Tổng công ty về các yếu tố những con số này được thể hiện qua số liệu cuối năm của báo cáo và dự kiến tăng giảm của Tổng công ty
Bước 3: Lập bảng so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì tốt Nhưng nếu có sự chênh lệch nhiều đòi hỏi phải có những điều chỉnh.
Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì Công ty đầu tư thêm năng lực , tuyển thêm người mua thêm thiết bị tăng năng suất lao động , tăng năng suất của thiết bị
ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT-
KINH DOANH CỦA CÔNG TY.
Với sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ và công nhân viên trong Công ty trong những năm gần đây Công ty đã đạt được một số kết quả nhất định trong công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của mình.
- Công tác xây dựng kế hoạch của Công ty đã khá toàn diện, bám sát vào năng lực thực tế của Công ty,dựa trên tiến độ giao hàng và chiến lược sản phẩm Công ty luôn chủ động trong việc huy động năng lực hợp lý, đảm bảo được tiến độ giao hàng giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty.
- Công tác tổ chức, phối hợp, phân công nhiệm vụ xây dựng kế hoạch của Công ty khá chặt chẽ và rõ ràng, phòng kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ làm công tác kế hoạch cho Công ty Bên cạnh đó, là sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban khác trong Công ty( sự phối hợp được thể hiện từ cấp lãnh đạo cấp cap tới các bộ phận bên dưới, các phòng ban căn cứ vào nhiệm vụ của mình, lập kế hoạch thuộc lĩnh vực mà mình phụ trách sau đó chuyển cho phòng kế hoạch vật tư tổng hợp thành kế hoạch sản xuất- kinh doanh chung của toàn Công ty) tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch cũng như điều chỉnh kế hoạch Hệ thống kế hoạch của Công ty đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty và các cấp lãnh đạo.
- Kế hoạch được xây dựng đã lấy nhu cầu của thị trường và tiềm lực của Công ty làm 2 căn cứ hàng đầu, kế hoạch được lập đáp ứng cơ bản các yêu cầu mà kế hoạch sản xuất- kinh doanh đề ra
- Phòng kế hoạch tổng hợp đã tổ chức chặt chẽ việc phân tích và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch để kịp thời rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh hợp lý.
- Bộ não kế hoáchản xuất- kinh doanh của Công ty là phòng Kế hoạch,việc lập kế hoạch được tập trung do vậy kiểm soát được thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin, dễ điều chỉnh nếu xảy ra sự cố trong quá trình sản xuất.Thông tin giữ vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, nếu thôngtin không chính xác có thể dẫn đến việc đặt mục tiêu quá cao hoạch quá thấp,không nắm chắc được năng lực sản xuất dễ dẫn đến thừa haọch thiếu khả năng Vì vầy tập trung vào một khối để để lập kế kế haọch các bộ phận có thể thông tin cho nhau, đảm bảo quá trình thu thập thông tin đuợc chặt chẽ chính xác.
Quy trình lập kế hoạch của Công ty khá là hợp lý với quy trình như vậy việc kiểm soát được quy trình sản xuất của từng dây chuyền của từng đơn vị xí nghiệp trở nên đơn giản hơn.
Trước hết, là công tác điều tra, nghiên cứu nhu cầu thị trường và tiềm lực của Công ty còn rất yếu kém, nặng về kinh nghiệm, thực hiện thiếu hệ thống, bài bản, lại chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện công việc này.
- Công tác điều tra, nghiên cứu nhu cầu thị trường chủ yếu được thực hiện thông qua việc tổng hợp các đơn hàng, các hợp đồng kinh tế đã ký kết và từ các phương tiện thông tin đại chúng, quá trình này được thực hiện một cách sơ sài, thiếu thực tế, kết quả là cán bộ làm công tác kế hoạch rất thiếu sót thông tin chính xác, kịp thời về thị trường
- Hệ thống thông tin phản hồi từ khách hàng đến Công ty không được tổ chức tốt, tất cả những khiếm khuyết trên đã làm cho bản kế hoạch sản xuất- kinh doanh không sát, không có tính khả thi cao dẫn đến Công ty ngày càng mất thị trường, mất khách hàng truyền thống … kết quả sản xuất kinh doanh thấp.
- Phương pháp lập kế hoạch ở Công ty còn nặng về chỉ đạo của cấp trên và kinh nghiệm của những người làm công tác kế hoạch Hiện nay, công ty lập kế hoạch còn thô sơ , công cụ và phương tiện lập kế hoạch còn chưa đầy đủ nên ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác xây dựng kế hoạch của Công ty.
- Việc xây dựng kế hoạch hàng năm và kế hoạch dài hạn do phòng kế hoạch thực hiện tuy nhiên, trên thực tế do sự chồng chéo trong chức năng hoạt, một số mặt hàng công tác kế hoạch vẫn chưa được chú trọng Các kế hoạch biện pháp đã có nhưng cũng chưa thực sự được chú trọng.
- Việc lập kế hoạch vẫn chủ yếu dựa vào kết quả kinh doanh của kỳ trước, chưa áp dụng được các mô hinh vào phân tích xây dựng kế hoạch. Công tác nghiên cứu thị trường chưa sâu, các phương tiện cần thiết để nâng cao công tác nghiên cứu thị trường chưa được đáp ứng đầy đủ, trình độ của đội ngũ cán bộ nghiên cứu còn hạn chế do vậy làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch.
- Chất lượng của căn cứ lập kế hoạch còn thấp, thông tin thu thập được còn kém tin cậy, chưa chính xác vì thế mà kế hoạch lập ra còn có những chỉ tiêu có chênh lệch lớn so với tình hình thực hiện
- Việc tính toán các chỉ số về năng lực sản xuất của Công ty chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của người lập kế hoạch Việc bố trí vào các dây chuyền ở trong xí nghiệp sản xuất còn mang tính chủ quan chưa có sự xây dựng các phương án sao cho chi phí thấp nhất, đây cũng là do Công ty còn thiếu cán bộ lập kế hoạch.
* Một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến còn nhiều thiếu sót trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Đó là:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT- KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Quan điểm và mục tiêu đổi mới công tác lập kế hoạch
1 Quan điểm đổi mới lậph kế hoạch Sản xuất kinh doanh của Công ty.
Kinh tế toàn cầu đứng trước nguy cơ suy thoái do kinh tế Hoa Kỳ có nhiều khả năng rơi vào khủng hoảng, các nền kinh tế mới nổi tại Châu Á là Trung Quốc và Ấn Độ cũng đang thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế tốc độ tăng trưởng nóng Kinh tế Việt Nam trong những tháng đầu năm 2008 đang trong tình trạng khó khăn khi chỉ số giá cả tiêu dùng, tỷ lệ lạm phát tăng cao, chính sách thắt chặt tiền tệ của nhà nước nhằm tránh lạm phát, ổn định nền kinh tế đã tác động tiêu cực đến hầu hết các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực và ngành nghề nhất là tài chính ngân hàng, chứng khoán, bất động sản … Bên cạnh đó giá nhiên liệu, nguyên vật liệu … đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cũng không ngừng tăng làm cho tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn để hoạt động sản xuất- kinh doanh được hiệu quả thì vấn kế hoạch sản xuất-kinh doanh là một trong những vấn đề quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp chính vì vậy mà đổi mới công tác kế hoạch sản xuất- kinh doanh là một đòi hỏi tất yếu của Công ty trong nền kinh tế khi chuyển sang cơ chế thị trường Đổi mới công tác lập kế hoạch phải là chủ trương lớn của Công ty Tất cả những điều đó đòi hỏi công tác kế hoạch sản xuất- kinh doanh phải có những thay đổi căn bản về chất.
- Coi hoạt động lập kế hoạch sản xuất là trung tâm trong đổi mới lập kế hoạch kinh doanh của công ty giúp cho kế hoạch kinh doanh đạt hiệu quả cao và sát thực.
- Đổi mới đồng bộ mọi khâu của quá trình lập kế hoạch sản xuất của công ty.
- Sử dụng các phương pháp lập kế hoạch theo yêu cầu và gắn với đặc điểm của ngành thực phẩm.
2 Mục tiêu đổi mới lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh của Công ty.
Với mục tiêu trở thành một công ty hàng đầu và tiến tới xây dựng tập đoàn kinh tế mạnh trong lĩnh vực kinh doanh nông sản phẩm trên thị trường trong và ngoài nước thông qua việc đổi mới cơ chế quản lý điều hành hoạt động phù hợp với yêu cầu của thị trường Thống nhất các mục tiêu của Công ty, đảm bảo lợi ích của Nhà nước, tăng năng lực đầu tư phát triển, nâng cao khả năng cạnh tranh, tạo điều kiện để đơn vị phát huy tính chủ động, năng lực sáng tạo, thích ứng với cơ chế thị trường, tạo tiền đề hình thành tập đoàn kinh tế mạnh góp phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước phát triển Công ty đã xác định mục tiêu đổi mới lập kế hoạch sản xuất:
Nâng cao năng lực quản trị của cán bộ trong công ty thông qua việc sử dụng công cụ kế hoạch một cách hiệu quả, hiệu lực và minh bạch.
Các chỉ tiêu kế hoạch
3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 9 10 10,674
4 Số lao động bình quân
5 Thu nhập bình quân Triệu đồng/ người
(Nguồn: Phòng kế hoạch tổng hợp)
Như vậy, dự kiến đến năm 2010 các chỉ tiêu chủ yếu của Công ty thực phẩm miền Bắc như sau:
- Tổng doanh thu: 4.832 tỷ đồng
- Nộp ngân sách : 10,674 tỷ đồng
- Thu nhập bình quân : 2,3 triệu đồng Để đạt được mục tiêu trên thì Công ty xáx định một số mục tiêu về công tác lập kế hoạch sản xuất của mình như:
-Xây dựng được một qui trình kế hoạch thống nhất và gắn kết giữa các đơn vị sản xuất, phù hợp với các chính sách hiện hành và đáp ứng được các yêu cầu đổi mới của Công ty.
-Xây dựng quy trình, tiêu chuẩn lập kế hoạch nội bộ trong Công ty, đơn vị được hưởng lợi và tổ chức, sắp xếp đội ngũ cán bộ phù hợp để đáp ứng yêu cầu của phương pháp lập kế hoạch mới.
- Xây dựng thể chế và cơ chế phối hợp chặt chẽ và hiệu quả giữa các đơn vị trong Công ty trong công tác lập kế hoạch.
- Xây dựng được một hệ thống giám sát đánh giá kế hoạch hoàn thiện từ cơ sở dữ liệu (thu thập, lưu trữ thông tin) đến năng lực phân tích, xử lý thông tin.
- Xây dựng được các kênh truyền thông và phản hồi ý kiến các bên hữu quan hoạt động thường xuyên và có hiệu quả.
Nội dung đổi mới công tác lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh của Công ty
1 Chấn chỉnh tổ chức bộ máy lập kế hoạch.
Sự chỉ đạo của Giám Đốc tới các bộ phận, cán bộ kế hoạch phải nắm vững năng lực tổ chức, phối hợp giữa các khâu trong quá trình sản xuất của bộ phận quản lý Phòng kế hoạch phải phối hợp chặt chẽ với các phân xưởng sản xuất, mở hệ thống sổ sách theo dõi tồn đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cuối kỳ, theo dõi tiến độ thực hiện để có các biện pháp xử lý, điều chỉnh hợp lý, cử người giám sát phần đưa gia công ngoài (về tiến độ, số lượng, chất lượng ) để đưa ra kế hoạch nhanh chóng nhưng vẫn chính xác giữ vững uy tín của Công ty.
Tổng công ty dưới sự chỉ đạo của Giám Đốc phải phân công nhiệm vụ rõ ràng:
Giao cho phòng kế hoạch - vật tư là nơi tiếp nhận thông tin, khai thác thông tin và tiến hành xử lý Đồng thời Công ty phải có chế độ kiểm tra song song với nhiệm vụ.
Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng kế hoạch - vật tư cũng nên được phân chia trách nhiệm cụ thể, tránh trường hợp khi sai sót thì đổ lỗi cho nhau Trưởng phòng kế hoạch - vật tư sẽ là người bao quát toàn bộ công việc của phòng, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin.
Phó phòng kế hoạch có trách nhiệm nắm chắc các con số về các nguồn lực của Tổng công ty ở từng thời điểm dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với các phòng tổ chức, kinh doanh, kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất.
Các nhân viên kinh tế, đội ngũ Marketing sẽ là những người trực tiếp theo dõi, tổng hợp số liệu về khách hàng, về thị trường để hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, phòng nên tiến hành phân tích,đánh giá lại chất lượng phần việc của từng người để có sự thưởng phạt thích Đề cao vai trò của cán bộ phòng kế hoạch - vật tư làm công tác tiếp nhận thông tin, có khả năng ngoại giao, kết hợp với những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm Tổng công ty cần sử dụng cán bộ có năng lực, trình độ thu thập thông tin kết hợp với lực lượng trẻ nhanh nhẹn trong phán đoán. Vận dụng các phương pháp phân tích để đề ra quyết định chính xác, kịp thời giúp Giám Đốc, Công ty xác định được chiến lược sản xuất kinh doanh tối ưu nhất.
Các phòng ban có liên quan đều phải xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách, Cụ thể:
Phòng kế hoạch-kinh doanh: Xây dựng kế hoạch về mọi mặt sản xuất kinh doanh của Tông công ty sao cho thống nhất với các Phòng Ban.
Phòng kỹ thuật: Xây dựng kế hoạch tiến bộ kỹ thuật và sáng kiến
Phòng tài chính kế toán : Có nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch về tài chính (vốn sản xuất kinh doanh, nộp ngân sách )
Còn đối với các phân xưởng phải chuẩn bị về máy móc thiết bị để thực hiện yêu cầu của kế hoạch Tổng công ty giao xuống.
3 Hệ thống phuơng pháp lập kế hoạch
Nhìn chung, công tác kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh của Công ty đã thực hiện đủ các khâu, đó là xây dựng, thực hiện, giám sát và đánh giá,phần nào đó đã đáp ứng được nhu cầu củ bản kế hoạch Tuy nhiên, thực tế thực hiện thì còn chưa thực sự có hiệu quả.
Một là: Trong khâu xây dựng kế hoạch, Công ty có thể tuân thủ theo một quy trình như sau:
Kế hoạch tác nghiệp và ngân sách
Chương trình dự án Đánh giá và hiệu chỉnh các pha của kê hoạch
Nhiệm vụ và mục tiêu
Sơ đồ: Các bước soạn lập kế hoạch
- Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xác định các thành phần cơ bản của môi trường tổ chức, đưa ra các thành phần có ý nghĩa đối với doanh nghiệp, thu thập và phân tích thông tin về thành phần này.
- Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp dưới Các mục tiêu sẽ xác định kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần phải ưu tiên và cái gì cần hoàn thành bằng một hệ thống các chiến lược, các chính sách, các thủ tục, chương trình.
- Phải lập kế hoạch chiến lược, so sánh các nhiệm vụ, mục tiêu (yếu tố mong muốn) với kết quả nghiên cứu về môi trường bên trong và bên ngoài(yếu tồ giới hạn mục tiêu mong muốn) Lập kế hoạch chiến lược để phác thảo hình ảnh tương lai của doanh nghiệp, xác định các mục tiêu dài hạn và chính sách để thực hiện mục tiêu
- Xác định các chương trình, dự án, tìm ra phưong án có nhiều triển vọng nhất Công ty nên tiếp tục xây dựng các dự án về các nhà máy sản xuất, trại sản xuất nhằm cung ứng nguyên vật liệu cũng như sản phẩm để phục vụ cho quá trình sản xuất- kinh doanh và các dự án phát triển thị trường và đổi mới sản phẩm Việc xác định các chương trình dự án phải bao gồm việc xác định các mục tiêu, nhiệm vụ,các nguồn lực cần sử dụng
- Soạn lập hệ thống các kế hoạch tác nghiệp và ngân sách Mục tiêu của bản kế hoạch là phải hướng tới thị trường nâng cao hiệu quả sản xuât- kinh doanh
Hai là Trong khâu thực hiện, Công ty phải triển khai thực hiện kế hoạch đúng theo quy trình đã lập nhằm đảm bảo các yêu cầu tiến độ đặt ra trong các kế hoạch tác nghiệp cụ thể kể cả về thời gian, quy mô và chất lượng công việc Trong khâu này, cần phải thiết lập và tổ chức các yếu tố nguồn lực, sử dụng các chính sách, biện pháp cũng như các đòn bẩy quan trọng tác động đến các cấp thực hiện mà cụ thể các các đơn vị cơ sở của Công ty.
Ba là Khâu giám sát, Công ty không giám sát việc thực hiện kế hoạch một cách thường xuyên mà 6 tháng kiểm tra một lần Vì vậy, cần tăng cường công tác giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc cũng như toàn công ty Mục đích của việc giám sát là nhằm bảo đảm chắc chắn rằng công ty sẽ đạt được những chỉ tiêu về mức tiêu thụ, lợi nhuận và những chỉ tiêu khác đã đề ra trong kế hoạch của mình Vì thế, Công ty nên quản lý chỉ tiêu hàng tháng hay quý về chỉ tiêu bán hàng, sản xuất và tốc độ quay vòng vốn Đồng thời, thường xuyên theo dõi kết quả thực hiện các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch trên thị trường và xác định nguyên nhân không đạt chỉ tiêu.
Bốn là Khâu đánh giá và điều chỉnh kế hoạch Hàng năm, Công ty đã có tổ chức hội nghị tổng kết thực hiện kế hoạch và rút ra bài học kinh nghiệm làm căn cứ để lập kế hoạch năm tới Còn việc điều chỉnh thì chưa thực sự được quan tâm Vì vậy, công ty nên đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời khi phân tích về hiện tượng mà không phù hợp với mục tiêu Có thể dùng cách điều chỉnh thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức, đầy là một hình thức điều chỉnh tích cực nhất vì nó không ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty và những nhu cầu sản phẩm và dịch vụ vẫn được đáp ứng đầy đủ trên thị trường.
3 Công tác thu thập thông tin.
Giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất-
1 Tăng cường bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lập kế hoạch
Con người là một nhân tố quan trọng, nếu không muốn nói là quan trọng nhất quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh Sản xuất ngành may mặc có giá trị gia tăng thấp, vì giá trị nguyên phụ liệu thường chiếm khoảng 70% giá trị sản phẩm, vì vậy nếu không quản lý tốt lao động, không chú trọng đến nhân tố con người thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng
Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất đặc biệt là lao động quản lý Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại lớn hơn gấp nhiều lần so với lao độg giản đơn.Trình độ của người quản lý có vai trò to lớn quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Vì thế để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch thì việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch là rất cần thiết
Công ty nên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các lớp đào tạo, đào tạo lại tại công và thuê chuyên gia về giảng để nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ phòng kế hoạch vật tư về khả năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty cũng nên khuyến khích, tạo điều kiện về thời gian cho các cán bộ trẻ đi học sau đại học nâng cao trình độ, từng bước trẻ hoá đội ngũ quản lý và xây dựng kế hoạch.
2 Tăng cường hoạt động thu thập và xử lý thông tin
Do hệ thống thông tin của Công ty hiện nay chưa đảm bảo được nguồn thông tin có chất lượng cần thiết đối với thị trường Chính vì vậy, xây dựng được hệ thống thông tin cần thiết về thị trường thế giới và trong nước là yêu cầu đặt ra đối với công ty
Tiến hành thu nhận được một lượng thông tin kinh tế đủ lớn để ra các quyết định cần thiết cho quá trình lập kế hoạch sản xuất- kinh doanh tiến hành một cách thuận lợi Có đủ thông tin sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh Chỉ có thể trên cơ sở thu thập được thông tin đầy đủ chính xác thì công ty mới có thể lập kế hoạch hiệu quả Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, công ty cần phải xây dựng được hệ thống thông tin như:
- Thông tin về môi trường kinh doanh, chính trị, văn hoá, xã hội và thông tin về môi trường kinh tế, đối thủ cạnh tranh trên thị trường để công ty lập kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Thông tin về tình hình sử dụng sản phẩm của công ty
- Thông tin về giá cả các sản phẩm hiẹn hành. Để có được hệ thống thông tin trên đòi hỏi hệ thống thông tin của công ty ngày càng được hoàn thiẹn và có chất lượng cao,các biện pháp sau có thể phần nào đóng góp cho việc xây dựng hệ thống thông tin này:
- Xây dựng các chi nhánh của công ty nhằm thu được thông tin chính xác, kịp thời về giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng.
- Liên kết các bạn hàng truyền thống nhằm để họ có thể giúp đỡ về vấn đề thông tin.
- Xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách nhằm nghiên cứu đầy đủ cung cấp thông tin về thị trường có thể dự báo về các biến động có thể của thị trường Công tác nghiên cứu thị trường khi có thông tin có chất lượng sẽ trở nên có kết quả và giúp ích cho quá trình lập kế hoạch Cán bộ của bộ phận này phải thật sự có trình độ, phải có khả năng dự báo biến động của thị trường trong nước và thị trường thế giới.
- Các phòng ban, bộ phận trong công ty đều phải có trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin sau đó tổng hợp về cho phòng kế hoạch vật tư để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Áp dụng biện pháp tin học hoá voà hoạt động kinh doanh Công ty nên nối mạng INTERNET cho tất cả các phòng ban để họ có thể cập nhật kịp thời các thông tin, những thay đổi trong xu hướng tiêu dùng và thời trang của các thị trường chính của công ty trên thế giới và cả thị trường trong nước.
3 Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty
Hiệu quả của công tác lập kế hoạch không chỉ phụ thuộc vào trình độ năng lực của các cán bộ trong phong kế hoạch mà còn phụ thuộc vào mối quan hệ tương tác giữa các phòng, bộ phận khác trong công ty Do đó lãnh đạo của công ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của công ty
Mối quan hệ ngang giữa các bộ phận chưa được chú trọng được chú trọng và các bộ phận hoạt động độc lập với nhau Chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới, khi nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là không cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và sử dụng các thời cơ kinh doanh, do vậy mà đặt ra yêu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có thể tạo lập sự liên kết mọi nỗ lực nhằm tạo ra phản ứng nhanh của công ty với những biến đổi của môi trường kinh doanh Tốc độ biến đổi của môi trường càng nhanh thì càng đòi hỏi công ty phải tăng cường tác động qua lại hay sự phối hợp theo chiều ngang của các phòn ban, bộ phận.
Các phòng ban, bộ phận trong công ty có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách, sau đó chuyển cho phòng kế hoạch vật tư để tổng hợp và xây dựng thành bản kế hoạch chung cho toàn công ty
4 Đánh giá chính xác việc thực hiện các kết quả kế hoạch sản xuất kinh doanh để rút ra bài học kinh nghiệm
Quá trình hoạt động kế hoạch sản xuất kinh doanh đều được phản ánh qua các chỉ tiêu kết quả , những chỉ tiêu này vừa phản ánh thực lực kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và nó cũng là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo.
Trong những năm qua, việc đánh giá chỉ tiêu kết quả của Công ty có nhiều sai lệch dẫn đến việc hoạch định kế hoạch hàng năm không chính xác, do đó phải điều chỉnh kế hoạch vào cuối năm, điều này đã làm giảm hiệu quả sản xuất của công ty Vì vậy trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp nhằm chấn chỉnh lại và hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót trong việc đánh giá các chỉ tiêu kết qủa sản xuất kinh doanh của mình Công ty có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau đây để phân tích kết quả:
-Tỷ lệ lợi nhuận chi phí : Ec = B/C
Ec là tỷ trọng lợi nhuận chi phí
B là múc lợi nhuận trong thời điểm cần tính toán
C là tổng chi phí trong thời gian tính toán
Công ty cần có một đội ngũ giám sát kiểm tra nội bộ thực sự có năng lực để có thể kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện cac chỉ tiêu kết quả , đồng thời phải có đội ngũ chuyên viên giúp việc thực sự có năng lực , linh hoạt trong công tác tham mưu cho ban giám đốc.