Quản lý học sinh phổ thông trung học - trung học cơ sở

Quản lý học sinh phổ thông trung học - trung học cơ sở

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong trường học công tác quản lý học sinh đóng một vai trò hết sứcquan trọng, nó phản ánh chất lượng dạy và học ở các trường PTTHCS nóiriêng và các trường nói chung đó là quá trình theo dõi và đánh giá kết quảlao động của thầy và trò Nếu đánh giá đúng đó sẽgiúp cho Ban giám hiệuchỉ đạo một cách hiệu quả và kích thích được phong trào thi đua dạy, thi đuahọc, ngược lại nếu đánh giá không đúng nó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chấtlượng giảng dạy của thầy và kết quả học tập của trò Hiện nay, ở các trưòng

bộ phận quản lý điểm và quản lý hồ sơ, phải xử lý một lượng khá lớn đống

sổ sách giấy tờ và công việc tính toán điểm của học sin nhưng đều làm bằngphương pháp thủ công đơn thuần vì vậy nó chiếm rất lớn thời gian và côngsức của đội ngũ này Mặc dù công sức bỏ ra lớn nhưng hiệu quả công việclại không cao và sai sót lớn Do vậy dẫn đến tình trạng không công bằngtrong đánh giá giữa các học sinh với nhau và ảnh hưởng tiêu cực đến chấtlượng học tập của học sinh và chất lượng giảng dậy của nhà trường Để hạnchế những thiếu sót trên, phần mền quản lý học sinh này giúp bộ phận quản

lý khắc phục, giải quyết công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và tránhđược các sai sót trong quá trình xử lý điểm của học sinh, góp một phần bénhỏ vào việc ứng dụng tin học vào trường học phục vụ cho công tác quản lýcủa nhà trường

Được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Vũ Thành Nam và xuất phát từ yêu cầu thực tế của trường PTTHCS Nguyễn Phúc Em đã chọn đề tài "Quản Lý Học Sinh PTTHCS" làm nội dung nghiên cứu của đồ án tốt

nghiệp

CHƯƠNG I

TÌM HIỂU ĐỀ TÀI QUẢN LÝ HỌC SINH PHỔ THÔNG

I - KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

Ngày nay cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệthông tin mà máy tính đã trở nên phổ biến ở hầu hết các ngành nghề vì nhucầu về thông tin là rất cần thiết Xét về ngành giáo dục ta thấy việc phổ cậptin học vào trong ngành cho giáo viên và cho học sinh mà đặc biệt là cho cán

bộ quản lý giáo dục là rất cần thiết Chính vì vậy mà việc trang thiết bị máy

vi tính cho các trường phổ thông đã được bộ giáo dục và đào tạo quan tâm.Đến nay, các trường PTTHCS nơi em thực tập đã có máy vi tính Tuy nhiênviệc khai thác và sử dụng máy vi tính tại trường chưa thực sự mở rộng Đốivới các em học sinh vì do hạn chế về số lượng máy và giáo viên hướng dẫnnên chỉ một số em học lực giỏi mới được làm quen với máy tính

Vì trường PTTHCS Nguyễn Phúc là trường thuộc vùng nông thôn, docòn thiếu thốn nhiều về mặt kinh tế và giáo viên chuyên môn về máy tínhchưa nhiều nên các công việc về hành chính quản lý hồ sơ học sinh, việctính điểm theo các học kỳ và cả năm, công tác phân công giảng dậy, thờikhoá biểu và các công tác sinh hoạt trong trường vẫn mang tính chất thủcông, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả công việc không cao, cókhi còn thiếu chính xác

Thực tế công tác quản lý học sinh ở trường PTTHCS hiện nay vớichế độ đầu vào là hình thức phổ cập, các em đủ độ tuổi từ 12 tuổi và tốtnghiệp bậc tiểu học là được nhập vào trường Còn việc xếp các em vào cáclớp khi các em mới bắt đầu vào trường là thông qua đợt kiểm tra học lực củacác em để phân theo lớp theo qua định của từng trường Hồ sơ đầu vào cuảcác em hiện nay theo hình thức viết tay và được lưu trữ lại với khối lượnglớn giấy tờ cồng kềnh tốn diện tích trong kho lưu trữ Đặc biệt là công tácquản lý điểm và xét duyệt kết quả học tập của học sinh tại trường bằng hìnhthức thủ công là phổ biến Đối với trường PTTHCS có nhiều khối nhiềulớp, học sinh của trường lên đến con số hàng nghìn học sinh và còn hơn thế

nữa Do số lượng học sinh qúa đông, việc quản lý gặp nhiều khó khăn do tathực hiện bằng thủ công Việc quản lý học sinh gồm có sơ yếu lý lịch, quản

lý theo khối, theo lớp, theo chương trình đào tạo và kết quả học tập của họcsinh (gồm các loại điểm, xếp loại học tâp PTTHCS, khen thưởng, kỷ luật)

Ví dụ như trong việc tính điểm để xếp loại học lực cho học sinh, dochia điểm một cách thủ công nên không tránh khỏi những sai sót nhầm lẫnkhiến nhiều học sinh bị thiệt thòi, hoặc khi có học sinh nào bỏ học hoặcchuyển trường thì việc tìm kiếm hồ sơ và những thông tin về hoc sinh tốnnhiều thời gian Đó là những vấn đề khó khăn cho nhà trường trong việcquản lý học

Cũng như trong công tác quản lý điểm vào sổ cho từng học sinh, rồi tínhtoán, xếp loại

Xuất phát từ những khó khăn trên mà em thấy việc xây dựng phầnmềm về công tác quản lý hồ sơ, quản lý điểm học sinh là những điều hết sứccần thiết

1 - Cơ Cấu Tổ Chức Của Trường Phổ Thông Trung Học

Trường phổ thông trung học cơ sở và chuyên ban là đơn vị cơ sở của

hệ thống giáo dục phổ thông Hiệu quả và chất lượng của giáo dục trung họcđược thể hiện ở sản phẩm của nhà trường trung học Mọi cải cách, mọi cáchtân giáo dục được thể hiện ở quá trình dạy học và giáo dục trường trung học,

do tập thể giáo viên của trường tiến hành

thuận lợi cho việc liên hệ giữa học sinh và giáo viên bộ môn, giáo viên chủnhiệm lớp cử ra các cán sự môn học chọn từ những học sinh học môn họcvới kết quả từ khá trở lên và có quan hệ giao tiếp tốt với bạn bè.

- Lớp học được chia ra thành tổ học tập, mỗi tổ có từ 9 đến 12 họcsinh Tổ học tập là đơn vị tổ chức việc sinh hoạt ngoài giờ lên lớp, giúp đỡlẫn nhau trong việc học tập ở lớp, là nơi tiến hành việc học tập theo đơn vịnhỏ hơn lớp Tổ có tổ trưởng và tổ phó do học sinh trong tổ cử ra Cần thựchiện việc luân phiên làm tổ trưởng, tổ phó tổ học tập

- Các nhóm văn nghệ, thể dục, thể thao là những tổ chức được hìnhthành, hoạt động đều đặn trong cả năm học hoặc đợt tổ chức và hoạt động cóthời hạn

b Các tổ chức thuộc phạm vi cả trường như các câu lạc bộ( khoa học, nghệ

thuật, thể dục và thể thao)… thu hút học sinh không chỉ của nột lớp, mộtkhối lớp mà của toàn trường

1.2 Các tổ chức chuyên môn và tổ công tác.

Tuỳ theo quy mô của trường, số lượng giáo viên và phân viên củatrường mà hình thành tổ bộ môn, tổ chủ nhiệm, tổ công tác … Các tổ nàygiúp Hiệu trưởng chỉ đạo hoạt động của các thành viên trong tổ

a Tổ bộ môn bao gồm những giáo viên dạy cùng một môn học Nếu số

lượng giáo viên thuộc một môn học ít hơn 3 thì thành lập tổ ghép bao gồmgiáo viên của những môn học gần gũi về mặt khoa học hoặc về tính chấthoạt động (Lý – hoá - sinh; Nhạc – hoạ …) Tổ bộ môn có nhiệm vụ giúp đỡlẫn nhau trong việc dạy học, nâng cao trình độ khoa học và sư phạm, quản lýlao động của tổ

b Tổ chủ nhiệm lớp bao gồm những giáo viên chủ nhiệm của cùng một khối

lớp nếu quy mô trường cho phép, hoặc tất cả các giáo viên chủ nhiệm nếutrường có quy mô nhỏ Tổ chủ nhiệm lớp có trách nhiêm giúp Hiệu trưởngtrong việc thực hiện các hoạt động giáo dục, các công việc hành chính cóquan hệ với lớp, trao đổi kinh nghiệm sư phạm và nầng cao trình độ nghềnghiệp

c Tổ công tác bao gồm các nhân viên hành chính của trường, là tổ chức giúp

Hiệu trưởng về mặt công tác tổ chức, hành chính và giáo vụ của trường

1.3 Hội đồng sư phạm

Hội đồng sư phạm là tổ chức tư vấn của Hiệu trưởng, bao gồm Hiệutrưởng, các phó hiệu trưởng, toàn thể giáo viên, Tổng phụ trách Đội thiếuniên tiền phong Hồ Chí Minh ( ở trường trung học cơ sở ), đại diện tổ chứcĐảng và các đoàn thể trong trường, đại diện Hội cha mẹ học sinh Hội đồng

có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch công tác hàng năm Đểxuất biện phát thực hiện kế hoạch đào tạo, đánh giá tình hình thực hiện kếhoạch và đề xuất các biện pháp cải tiến công tác của trường

1.4 Các tổ chức khác

Hiệu trưởng lập một số ban và hội đồng giúp Hiệu trưởng điều hànhmột số mặt công tác của trường như Ban giáo dục lao động - hướng nghiệp,Ban giáo dục ngoài giờ lên lớp, Ban đời sống, Hội đồng thi đua, Hội đồng kỉluật…

2 - Đánh Giáo Hệ Thống Và Nhu Cầu Tin Học Hoá

Qua việc khảo sát hệ thống quản lý ở trường PTTHCS ta thấy hệthống còn thực hiện thủ công và bán thủ công nên gặp phải những nhượcđiểm sau:

- Thời gian cho công tác tính toán và tìm kiếm về các thông tin củahọc sinh, của giáo viên, lịch phân công công tác là rất lớn bởi vì các thôngtin cần tim kiếm nằm ở nhiều bộ phận nên phải mất nhiều thời gian để tìmkiếm, để tập hợp lại

- Không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

- Độ tin cậy thông tin không cao, khó đạt được độ chính xác cao dokhối lượng dữ liệu khá lớn

- Mất nhiều thời gian cập nhật thông tin từng học sinh một

Với hệ thống quản lý ở trường PTTHCS gồm quản lý hồ sơ học sinh,quản lý điểm học sinh, ta thấy đây là bài toán lớn và khá phức tạp Bài toángồm nhiều chức năng, thông tin đầu vào và thông tin đầu ra giữa các chức

áp dụng tin học vào trong công tác quản lý Điều đó không những giảm bớtcho người làm công tác quản lý các thao tác thủ công tốn kém mất nhiềuthời gian và điều quan trọng hơn nó giúp cho người quản lý có thể có nhữngthông tin nhanh chóng, chính xác từ hệ thống.

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học KT - CN được ứngdụng vào nhiều ngành, nhiều cấp Đặc biệt trong việc quản lý đã đạt đượcnhững thành tích to lớn góp phần thúc đẩy xã hội phát triển, giảm bớt mọicông việc nặng nhọc, mất nhiều thời gian băng thủ công trong việc quản lý

sổ sách, giấy tờ về mọi lĩnh vực, giúp con người có nhiều thời gian vào côngviệc khác và phát triển trí tuệ của mình, đồng thời khai thác tiềm năng bí ẩn,huyền diệu vốn có của máy tính vì thế việc đưa tin học hoá vào trườngPTTHCS là điều cần thiết

3 - Mục Đích Của Đề Tài

Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đangtriển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hoá tất cảcác hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề Máy tính thực sự làcông cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hộitrong thời đại thông tin hiện nay Chính vì vậy việc quản lý ở trườngPTTHCS phải được tin học hoá toàn bộ, không còn phải làm theo lối thủcông để quản lý sổ sách, giấy tờ chậm chạp trong việc khai thác thông tin vàchiếm nhiều thời gian lưu trữ Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:

- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác

- Thực hiện tìm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện

- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có

- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều được thựchiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiêm thời gian

- Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu xuất công việc lạicao

II - TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN

1 - Quản Lý Hồ Sơ Học Sinh:

- Hồ sơ học sinh là nơi lưu trữ tất cả các thông tin về một học sinh như:

Họ tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ, họ tên bố, họ tên mẹ, nghề nghiệp bố,nghề nghiệp mẹ, dân tộc, tôn giáo,được phân vào lớp nào

- Hồ sơ giáo viên cũng được lưu trữ một cách chi tiết gồm: họ tên, giớitính, chức vụ, học vị, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, tình trạng

- Trong hồ sơ học sinh giáo viên chủ nhiệm ghi lại chi tiết quá trìnhrèn luyện học tập của học sinh (bao gồm hạnh kiểm, học lực)

- Vào đầu năm học nhân viên văn thư sao chép lại các thôngtin về họcsinh vào sổ điểm gốc

- Các diễn biến về điểm, quá trình rèn luyện học tập của học sinh sẽ

do giáo viên bộ môn nhập vào sổ điểm gốc

- Cuối các học kỳ giáo viên chủ nhiệm làm bảng điểm tổng hợp vàtiến hành phân loại học sinh sau đó báo cáo với ban giám hiệu nhà trường

Nếu học sinh thiếu điểm kiểm tra miệng, phải được thay bằng điểmkiểm tra viết 15 phút Nếu thiếu điểm kiểm tra viết từ một tiết trở lên phảiđược kiểm tra bù.

Ở những môn trong phân phối chương trình không quy định kiểm traviết từ một tiết trở lên, phải thay thế bằng kiểm tra 15 phút cho đủ số điểmkiểm tra đã quy định

Các loại điểm kiểm tra theo quy định trên sẽ thực hiện theo hướng cụthể thêm của từng bộ môn

b Hệ số các loại điểm kiểm tra:

Kiểm tra miệng, kiểm tra 15 phút: Hệ số1

Kiểm tra từ một tiết trở lên : Hệ số 2

- Điểm kiểm tra học kỳ không tính hệ số mà tham gia trực tiếp vào tínhđiểm trung bình môn

c Hệ số các môn kiểm tra:

Các môn văn- tiếng Việt và toán của cấp II được tính hệ số 2 khi thamgia tính điểm trung bình hoc kỳ hoặc cả năm

2.2 Các tính điểm và tiêu chuẩn xếp loại trung bình về học lực

ĐTBHKI +(ĐTBMHKII * 2)ĐTBMCN =

3+ Điểm trung bình các môn cả năm (ĐTBCN)

ĐTBHKI + (ĐTBHKII *2)ĐTBCN =

3

- Các điểm trung bình chỉ lấy đến 1 chữ số thập phân

b Tiêu chuẩn xếp loại học lực:

Loại giỏi: Điểm trung bình môn đạt từ 8 trở lên, không có điểm trung

bình môn nào đạt dưới 6,5

Loại khá: Điểm trung bình môn đạt từ 6,5 đến 7,9 không có điểm

trung bình môn nào đạt dưới 5,0

Loại trung bình: Điểm trung bình môn đạt từ 5,0 đến 6,4, không có

điêmr trung bình môn nào đạ dưới 3,5

Loại yếu: Điểm trung bình môn đạt từ 3,5 đến 4,9 không có điểm

trung bình môn nào đạt dưới 2,0

Loại kém: là các trường hợp còn lại.

Nếu do điểm trung bình của 1 môn quá kém làm cho học sinh bị xếp loạihọc lực xuống từ 2 bậc trở lên thì học sinh được chiếu cố chỉ xuống 1 bậc

2.3 Đánh giá xếp loại hạnh kiểm

Loại tốt: Được xếp loại tốt về hạnh kiểm là những học sinh có nhận

thức đúng đắn và thực hiện khá đầy đủ nhiệm vụ của học sinh:

Có ý thức trách nhiệm cao đối với học tập, rèn luyện đạo đức nếp sống, rènluyện thân thể

Có tiến bộ không ngừng đạt kết quả cao về tất cả các mặt

Loại khá: Những học sinh đạt trên mức trung bình nhưng chưa đạt

mức tốt trong việc thực hiện nhiệm vụ học sinh thể hiện thông qua các mặt

hoặc trong các hoạt động trên có mặt hoạt động tốt có mặt chỉ đạt mức trungbình đều được xếp hạnh kiểm loại khá.

Loại trung bình: Được xếp loại trung bình về hạnh kiểm là những

học sinh có ý thức thực hiện nhiệm vụ học sinh, có tiến bộ nhất định về hạnhkiểm nhưng còn chậm, không đồng đều, chưa vững chắc, kết quả nói chungcòn ở mức trung bình Mắc một số khuyết điểm nhỏ, khi được góp ý biếtnhận ra khuyết điểm nhưng chậm sửa chữa

Loại yếu: Xếp loại hạnh kiểm yếu là những học sinh không đạt mức

trung bình theo tiêu chuẩn trên, có những biểu hiện yếu kém, chậm tiến bộtrong những điểm đã quy định cho loại trung bình Những học sinh bị kỷluật, cảnh cáo hoặc đuổi học một tuần ở học kỳ nào thì xếp loại hạnh kiểmyếu ở học kỳ đó

Loại kém: Học sinh có những biểu hiện sai trái, nghiêm trọng và bị

kỷ luật ở mức độ đuổi học 1 năm đều xếp loại hạnh kiểm kém

2.4 Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại

Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại xét cho học sinh lên lớp;

a Cho lên lớp những học sinh có đủ các điều kiện sau:

- Nghỉ học không quá 45 ngày trong một năm

- Được xếp loại học lực và hành kiểm trung bình cả năm từ trung bìnhtrở lên

- Có học lực và hạnh kiểm cả năm xếp loại yếu

c Thi lại các môn: Những học sinh không thuộc diện ở lại lớp hẳn được nhà

trường cho thi lại các môn học hoặc được rèn luyện thêm trong hè về hạnhkiểm để được xét cho lên lớp vào sau dịp hè Nhà trường chịu trách nhiệm tổchức cho học sinh thi lại và rèn luyện thêm về hạnh kiểm

+ Thi lại các môn học:

Học sinh xếp loại yếu về học lực được phép lựa chọn để thi lại cácmôn có điểm trung bình dưới 5,0 sao cho sau khi thi lại có đủ điều kiện lênlớp.

Điểm bài thi lại môn nào được dùng thay cho điểm trung bình cả năm củamôn đó khi tính lại điểm trung bình các môn học cả năm đạt 5,0 trở lên sẽđược lên lớp

Học sinh phải đăng ký môn thi lại cho nhà trường chậm nhất 7 ngàytrước khi tổ chức thi lại

d Đối với học sinh xin chuyển

Học sinh chuyển đến thì Hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng trực tiếpnhận hồ sơ và phân lớp, còn nhân viên văn thư có nhiệm vụ cập nhật cácthông tin về học sinh mới đó

- Học sinh xin chuyển phải nộp đơn xin chuyển trường, hiệu phó sẽquyết định cho học sinh đó rút hồ sơ và các giấy tờ liên quan

Học sinh bỏ học thì phải lưu học bạ học sinh vào cặp riêng và loại tên

- Khen toàn trường: Do hiệu trưởng biểu dương và tặng giấy khen đốivới học sinh được tặng danh hiệu học sinh khá, giỏi, xuất sắc hoặc tập thểhọc sinh tiên tiến

Ngoài ra còn có những hinh thức khen thưởng đặc biệt

III - YÊU CẦU PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI

Dựa vào những thông tin đã thu thập được và dựa vào những đặcđiểm cơ bản của hệ thống quản lý học sinh của trường PTTHCS , cần thựchiện quản lý những thông tin sau:

Quản lý hồ sơ

Quán lý điểm học sinh

Báo cáo thống kê

1 - Quản lý hồ sơ

a Lưu thông tin:

- Lưu thông tin về hồ sơ học sinh : MSHS, họ và tên, giới tính, ngày sinh,nơi sinh, điạ chỉ, dân tộc, tôn giáo, điện thoại, họ tên cha, nghề nghiệp củacha, họ tên mẹ, nghề nghiệp của mẹ, phân vào lớp

- Lưu thông tin về quá trinh học tập rèn luyện trong các năm học

- Lưu thông tin về danh sách học sinh trong từng lớp của từng năm học

- Lưu thông tin về xếp loại hạnh kiểm cho từng học sinh

- Lưu thông tin về hồ sơ giáo viên gồm: Mã số, họ và tên, giới tính, ngàysinh, chức vụ, học vị, chuyên môn, ngày làm việc, số điện thoại, địa chỉ, dântộc, tình trạng

- Lưu thông tin về lớp học- năm học gồm: MSLH, tên lớp học, hệ số mônhọc

- Lưu thông ti về những học sinh được khen thưởng – kỷ luật: những họcsinh đạt thành tích trong học tập, rèn luyện đạo đức, tham gia đạt thành tích

về văn nghệ, thể dục thể thao… Cả những học sinh vi phạm bị cảnh cáohoặc bị đuổi học…

- Lưu thông tin về những học sinh được lên lớp hay ở lại sau mỗi năm học

b Tìm kiếm thông tin:

- Tìm kiếm theo điểm(điểm TBM, điểmTBHK,điểm TBCN)

- Tìm kiểm thông tin theo mã số học sinh

- Tìm kiếm thông tin theo tên học sinh

- Tìm kiếm thông tin theo lớp

- Tìm kiếm theo ngày sinh

c In những thông tin về học sinh gồm:

- In danh sách học sinh theo tên lớp

- In thông tin riêng về từng học sinh

- In danh sách cho giáo viên

d Cập nhật thông tin:

- Cập nhật danh mục môn

- Cập nhật dang mục lớp học

- Cập nhật thông tin về học sinh

- Cập nhật thông tin về giáo viên

- Cập nhật khen thưởng-kỷ luật

- Cập nhật hạnh kiểm

2 - Quản lý điểm học sinh

a Lưu thông tin về điểm học sinh:

- Lưu điểm kiểm tra 15 phút

- Lưu điểm kiểm tra miệng

- Lưu điểm kiểm tra một tiết trở lên

- Lưu điểm kiểm tra học kỳ

b Tính điểm trung bình:

- Tính điểm trung bình môn

- Tính điểm trung bình học kỳ

- Tính điểm trung bình cả năm

Dựa vào cách tính điểm để xét và xếp loại học lực, hạnh kiểm cho từng họcsinh trong từng kỳ và cả năm học

c In thông tin về điểm cho học sinh:

- In điểm theo môn

- In bảng điểm chi tiết

- In bảng điểm học kỳ

- In Điểm theo môn

- In theo học lực: học lực giỏi, khá, xuất sắc, trung bình, yếu, kém

3- Báo cáo thông kê

+ In phiếu liên lạc cuối mỗi học kỳ và cuối năm với đầy đủ thông tin

về điểm số của từng môn học Giáo viên chủ nhiệm chỉ ghi nhận xét về quátrình học tập và rèn luyện hạnh kiểm của từng học sinh do lớp mình chủnhiệm

Khoá học được phân ra:

- Điểm kiểm tra 1 tiết trở lên

- Điểm kiểm tra học kỳ

+ In danh sách những học sinh được lên lớp hay ở lại lớp

+ In danh sách giáo viên đang giảng dạy, chủ nhiệm ở các lớp theotừng năm

+ In Điểm Tổng kết

+ In tổng kết năm học

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I - MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Mục đích:

Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính Không thể đưa tin học hoá trong vấn đề quản lý mà không qua quá trình phân tích Hiệu quả mang lại của hệ thống phụ thuộc vào độ nông sâu của quá trình ban đầu Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính và bộ phận nào

đó do com người thực hiện Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấyrằng quản lý học sinh khi chưa sử dụng máy tính, các công việc như hồ sơ, ghi chép lưu điểm của học sinh đều do con người làm dựa trên các hồ sơ lưu trữ cồng kềnh và phức tạp, nên việc nhập thêm, lưu trữ và tìm kiếm rất khó

và chậm chạp vì số lượng học sinh nhiều

Vì vậy để tăng hiệu quả giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì việc tin học hoá hệ thống qủan lý giáo dục là rất cần thiết Hơn thế nữa việc tìm kiếm sửa huỷ theo một yêu cầu nào đó về một đối tượng học sinh nào

đó, về phía nhà trường cũng như phụ huynh sẽ được thực hiện hoàn toàn trênmáy tính, giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính chất mềm dẻo và tiện lợi

2 Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọng nhất trongviệc phân tích hệ thống có cấu trúc Nó đưa ra phương pháp thiết lập mốiquan hệ giữa chức năng hoặc tiến trình của hệ thống với thông tin mà chúngthể hiện

Một DFD có thể là “vật lý” biểu thị cho đổ thức tế xẩy ra (hoặc dựđịnh xẩy ra), hoặc “logic” biểu thị cho chức năng cầp tiến hành(nhưng chưa

nói đến cách thực hiện) Trong giai đoạn phân tích nghiệp vụ của việc phântích ta mới quan tâm chủ yếu đến mô hình lôgic.

DFD được xây dựng nhờ các chức năng đã được xác định trong việc

mô hình hoá cho sơ đồ chức năng nghiệp vụ Để hoàn thiện cả hai mô hình cần được xem xét độ chính xác, tính nhất quán và sự cân bằng

Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ

đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông qua tin vận chuyển qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào ra biết được yêu cầu thông tin đầu ra, trước khi thực hiện một quá trình nào đó

Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia làm 2 phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra

a Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm

 Nhập thông tin về hồ sơ học sinh

 Nhập thông tin về hồ sơ giáo viên

 Nhập số môn học

 Nhập thông tin về lớp học

 Nhập thông tin về khen thưởng - kỷ luật

 Nhập thông tin về điểm

b Luồng thông tin ra của hệ thống: Là các dữ liệu khi cập nhật, xử lý

được thực hiện tìm kiếm theo những tiêu thức mà người sử dụng cần đểphục vụ cho công tác quản lý ngay trên máy tính chứ chưa cần in ra cácbảng biểu thống kê

Các bảng biểu in ra nhằm phục vụ cho nhu cầu của người quản lý, đảm bảo chính xác và kịp thời

c Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

 Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chứcnăng hay một quá trình Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu

là biến đôỉ thông tin đầu vào theo một cách nào đó

Tên chức năng gồm động từ có kèm theo bổ ngữ tóm tắt về chức năng

Kí hiệu

 Luồng dữ liệu: Chỉ luồng dữ liệu đi từ các tác nhân đến kho dữliệu hay từ các chức năng xử lý này đến chức năng xử lý khác

Tên loại dữ liệu gồm: danh từ và các tính từ bổ ngữ về loại dữ liệu lưu chuyển

Kí hiệu:

 Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thờigian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữliệu được lưu trữ trong máy tính

Tên kho dữ liệu là danh từ chỉ loại dữ liệu cần lưu trữ

Kí hiệu:

 Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bêntrong hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thôngtin với hệ thống

Tên tác nhân trong bao giờ cũng là động từ + bổ ngữ

Kí hiệu:

 Tác nhân ngoài: Là một người hay một nhóm người ở bên ngoàilĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống.Tên gọi của các tác nhân ngoài là danh từ chỉ tên gọi của tác nhân đó

Kí hiệu:

Tên tác nhân Tên loại dữ liệu

Kho dữ liệu

Việc thiết kế hệ thồng nhằm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống,nhất là hệ thống lớn phức tạp hơn Để có thể tác động hoặc điều khiển chúngmột cách có hiệu quả, đồng thời để hoàn thiện và phát triển những hệ thốngmới tốt hơn nhằm đáp ứng các yêu cầu của thực tế đặt ra.

3 Các tính chất của hệ thống

- Pham vi và quy mô được xác định theo một thể thồng nhất

- Hệ thống tạo ra những đặc trưng chung để thể hiện một số nhiệm vụnhằm đạt được mục đích nào đó mà từng thành phần đơn lẻ của nó khôngthể được

- Thông thường những hệ thống bao giờ cũng là một hệ thống con củamột hệ thống lớn và chính nó bao gồm một tập của một hệ thống con

- Giữa các thành phần của hệ thống có thể sắp xếp theo một quan hệnào

- Việc mô hình hoá hệ thống là một hình ảnh thực tại của bài toán màchúng ta đang nghiên cứu được biểu diễn và diễn đạt dưới hình thức dễ hiểu.Việc thực hiện bằng văn bản, biểu đồ, đồ thị hay phương trình

- Mô hình hoá giúp chúng ta hiểu và thực hiện được sự trìu tượng hoákhái niệm để khống chế hoá độ phức tạp của bài toán đặt ra nhằm trả lờinhững câu hỏi: Là gì? Hoạt động như thế nào? Do vậy quá trình phát triển

hệ thống là việc xác định bài toán và thiết lập kế hoạch dự án

2.Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng:

Hệ thống quản lý học sinh được phân thành 6 chức năng:

Chức năng hệ thống

Chức năng danh mục hồ sơ

Chức năng quản lý hồ sơ

Chức năng quản lý điểm

Chức năng tìm kiếm

Chức năng báo cáo thống kê

1- Chức năng hệ thống: Là chức năng quản lý toàn bộ hệ thống chương

trình Chức năng này có 5 chức năng con

+ Chức năng đăng nhập hệ thống: Yêu cầu ta nhập tên và mật khẩu người dùng vào hệ thống

+ Chức năng lựa chon năm học: Cho phép ta lựa chon năm học, kỳ học

+ Chức năng Quản trị hệ thống: Cho phép ta thêm, sửa, xoá tên người dùng trong hệ thống

+ Chức năng trợ giúp: giúp người sử dụng hệ thống

+ Chức năng thoát khỏi hệ thống

2- Chức năng Quản lý danh mục : gồm 3 chức năng

+ Danh mục lớp học: Cho phép ta nhập mã số lớp học, tên lớp học, giáo viên chủ nhiệm để tiện cho việc phân học sinh vào lớp nào, giáo viên nào chủ nhiệm

+Danh mục môn học: gồm mã số môn học, tên môn học, hệ số môn học Những thông tin này sẽ giúp cho việc tính điểm trung bình môn và trung bình học kỳ sau này

+ Chức năng Hồ sơ giáo viên: Cho ta cập nhật, xem, sửa hồ sơ của từng giáo viên trong trường Khi đã có thông tin chi tiết về lý lịch của từng giào viên sẽ giúp điều kiện thuận lợi để ban giàm hiệu phân công giảng dậy

và các nhiệm vụ khác trong trường

3- Chức năng quản lý hồ sơ:

+ Chức năng cập nhật mới hồ sơ học sinh: Làm nhiệm vụ nhập hồ sơ của từng học sinh vào trường Khi đã có thông tin chi tiết về lý lịch của từng học sinh và tiến hành phân công vào lớp nào là do phòng giáo vụ sắp sếp

+ Chức năng xem, chỉnh hồ sơ học sinh: cho phép ta xem hồ sơ của từng học sinh và có thể sửa chữa những sai sót trong hồ sơ Xoá dữ liệu là khi thông tin về hồ sơ học sinh quá nhiều và không cần thiết ở khoảng 10 năm về trước có thể xoá bỏ

+ Chức năng khen thưởng - kỷ luật: Đối với mỗi học sinh đều có thể được khen thưởng hoặc bị kỷ luật theo các mức khác nhau Chức năng này cho phép ta cập nhật thông tin khen thưởng - kỷ luật chi tiết của từng học sinh để tiện cho việc xét duyệt hạnh kiểm sau này

+ Chức năng xét hạnh kiểm: Để xét hạnh kiểm học sinh trong quá trình học tập và rèn luyện ở trường theo các tiêu chuẩn đã đặt ra

4- Chức năng quản lý điểm: Chức năng này sẽ thực hiện công việc tính

toán điểm cho từng học sinh

+ Chức năng Nhập - chỉnh sửa điểm: Chức năng này cho phép ta nhậpđiểm của từng lớp trong từng học kỳ Điểm được nhập theo từng bộ môn đốivới từng học sinh Có điểm 15 phút, điểm miệng, điểm từ một tiết trở lên, điểm học kỳ

+ Chức năng tính điểm trung bình: Hệ thống sẽ tiến hành tính điểm trung bình môn theo từng môn học đối với từng học sinh trong từng học kỳ

+ Chức năng tính điểm học kỳ: Sau khi đã tính được điểm trung bình của từng môn học trong từng học kỳ thì hệ thống mày sẽ giúp ta tính điểm trung bình toàn học kỳ

+ Chức năng tính điểm trung bình năm học: Là sau khi đã có điểm trung bình học kỳ I và điểm trung bình học kỳ II chức năng này sẽ tình điểm trung bình toàn năm học Nếu chỉ có điểm trung bình học kỳ I mà chưa có điểm trung bình học kỳ II thì chức năng này sẽ không thực hiện được

5- Chức năng tìm kiếm: Chức năng này nhằm thoả mãn nhu cầu của người

dùng khi muốn tìm kiếm thông tin về một học sinh

+ Chức năng tìm kiếm theo lớp: Khi ta tiến hành tìm kiếm theo lớp hoặc theo khối ta chỉ việc nhập tên lớp hoặc tên khối vào là hệ thống sẽ tìm cho ta đầy đủ thông tin về học sinh đó học lớp nào, do giáo viên nào chủ nhiệm.

+ Chức năng tìm kiếm theo điểm: Tức là ta tiến hành tìm kiếm điểm trung bình học kỳI, trung bình học kyII, trung bình cả năm của học sinh, tìm kiếm theo điểm trung bình môn Ví dụ ta muốn tìm kiếm điểm trung bình của tất cả các học sinh đạt từ 5.0 ta chỉ việc nhập điểm đó vào Hệ thống máy sẽ giúp ta tìm đầy đủ thông tin về các loại điểm trung bình

+ Chức năng tìm kiếm theo hồ sơ gồm có các chức năng nhỏ sau:

- Chức năng tìm kiếm theo mã số học sinh: Khi ta tiến hành nhập mã

số học sinh thì hệ thống máy sẽ giúp ta tìm kiếm đầy đủ thông tin về hồ sơ học sinh có mã đó

- Chức năng tìm kiếm theo tên: Cho phép ta tìm kiếm thông tin về học sinh khi ta chỉ nhớ tên học sinh đó, khi đã nhập tên học sinh, hệ thống sẽtìm kiếm thông tin chi tiết về học sinh đó và cho biết học sinh đó đang học tại lớp nào

- Chức năng tìm kiếm theo ngày sinh: Khi ta nhập năm sinh vào, hệ thống sẽ giúp ta tìm kiếm tất cả các học sinh sinh cùng năm

6- Chức năng báo cáo thống kê: Đây là công việc rất cần thiết, khi hệ thống

máy tính có đầy đủ các thông tin về hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, điểm của từng bộ môn và điểm tổng kết Chức năng này gồm các chức năng con

+ Chức năng In danh sách học sinh: Cho phép ta in danh sáh tất cả cáchọc sinh theo từng lớp

+ Chức năng In danh sách giáo viên: Cho phép ta in toàn bộ danh sáchgiào viên đang giảng dậy và công tác trong trường

+ Chức năng In bảng điểm học sinh: Ta có thể tiến hành in bảng điểm cho từng học kỳ,in điểm theo môn học, in bảng điểm tổng kết, in theo học lực giỏi, khá, trung bình, yếu, kém để tiện cho việc báo cáo lên ban giám hiệu nhà trường và thông bào cho từng học sinh

+ Chức năng Danh sách học sinh lên lớp: máy sẽ đưa ra danh sách những học sinh được lên lớp hay lưu ban để tiện cho việc sắp xếp danh sách trong năm học mới.

III - THIẾT KẾ TỔNG THỂ CHƯƠNG TRÌNH

Bước đầu phần tích nếu coi hệ thống là một chức năng, sau đó phân rãdần mỗi chức năng thành các chức năng nhỏ hơn ở mức dưới ta được một biểu đồ với ba mức phân cấp

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

1 - Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu

1.1 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Khung Cảnh

Mức khung cảnh tương ứng với mức không của biểu đồ phân cấp chứcnăng, ta coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất Biểu đồ này sẽ xây dựngtất cả các tác nhân ngoài của hệ thống, các thông tin ra của hệ thống Mọithông tin từ hệ thống đưa ra bên ngoài là các thông tin đầu ra Nhiệm vụ của

hệ thống là phải lưu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin đầu vào thành kết quảđầu ra Các tác nhân giao tiếp với hệ thống quản lý học sinh gồm: Hồ sơ họcsinh, điểm học sinh, hạnh kiểm học sinh, môn học, lớp học, giáo viên, bangiám hiệu, bộ giáo dục và những người sử dụng cũng có nhu cầu tìm hiểu vềtình hình học tập của học sinh trong trường

Phòng Giáo

Vụ

Trả lờiYêu

cầu

Hệ Thống Quản Lý Học Sinh

Ban Giám Hiệu

Yêu cầu

Trả lời

Quản Lý Điểm

Hệ

Mục

Báo Cáo Thống Kê

Hồ

Users

Hồ sơ GV

Điểm

Hồ sơ GV

Lớp học

Hồ sơ HS KT-KL Hkiểm

Lớp học

Ban Giám Hiệu

Lớp

học

Yêu cầu TK

Yêu cầu BC

ĐiểmKqhoctap

1.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Dưới Đỉnh

Chon

năm học

Hiệu chỉnh

Mật khẩu

Chọnnăm Yêu cầu

b Phân rã chức năng Quản Lý Danh Mục

Danh mục môn

Hồ

sơ GV

Hiệu chỉnh

Lớp

học

c Phân rã chức năng Quản Lý Hồ Sơ

Phòng Giáo Vụ

Hồ sơ

KT KL

KT-KL Hồ sơ HS

d Phân rã chức năng Quản Lý Điểm

Nhập, chỉnh sửa điểm

Tính điểm trung bình

Tính điểm trung bình học kỳ

Yêu cầu

Kết quả Kết quả Kết quả

Yêu cầu

Yêu cầu Kết quả Điểm

e Phân rã chức năng Tìm Kiếm

Tìm Kiếm Theo lớp

Hồ sơ HS

KqHọc tập

Kết quả

Kết quả

Yêu cầu Kết quả

Điểm

e.1 Phân rã chức năng Tìm Kiếm Theo Hồ Sơ

Tìm kiếm

theo Mã

Tìm kiếm theo Tên

Phòng Giáo

Vụ

Kết quả

Kết quả

f Phân rã chức năng Báo Cáo Thống Kê

Phòng Giáo

Vụ

Danh Sách Giáo Viên

Danh Sách Học Sinh

In Bảng

Điểm

Danh sách học sinh lên lớp

Kq

Yêu cầu Yêu cầu

Kết quả

Kết

quả

IV - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

Mục đích của việc tin học hoá hệ thống quản lý là giúp cho ngườiquản lý xử lý thông tin có hiệu quả và nhanh chóng, dễ dàng phát hiệnnhững sai xót giữa người và máy Làm cho hệ thống quản lý điểm cáctrường PTTHCS đạt kết quả cao hơn, trong tất cả các vấn đề liên quan cầnquản lý học sinh và đưa ra một cách chính xác nhất luôn luôn chặt chẽ vànhất quán trong toàn bộ hệ thống cũng như trong toàn bộ các dữ liệu vềthông tin Vì vậy đối với quá trình phân tích chức năng ta cần tiến hành phântích thông tin được sử dụng trong hệ thống Phân tích dữ liệu là việc phântích các đơn vị thông tin có ích cho hệ thống (các thực thể) và xác định rõmối liên kết tham chiếu giữa chúng

Quá trình phân tích dữ liệu được bắt đầu từ việc xác định các mô hình

Các kiểu thực thể được hình thành từ các đối tượng mà hệ thống quản

lý Đối tượng quản lý trung tâm của hệ thống là học sinh thông qua các kiểuthực thể học sinh

Thông qua các hoạt động thực tế của công tác quản lý học sinhPTTHCS ta thấy có một nhóm thông tin liên quan đến học sinh là: Giáoviên, điểm, khen thưởng - kỷ luật, lớp học, môn học, phân vào lớp, hồ sơhọc sinh

Các nhóm thông tin này tương đối độc lập với nhau về nội dung thôngtin, mỗi nhóm thông tin này bước đầu sẽ hình thành lên các thực thể tươngứng

2 Mối quan hệ giữa các kiểu thực thể.

Các thực thể tồn tại trong cùng hệ thống có những mối liên quan vớinhau Đó có thể là những liên quan trực tiếp hoặc gian tiếp nhưng đều đượcxây dựng với mục tiêu chung là quản lý điểm học sinh Bước tiếp theo trong

việc xây dựng mô hình dữ liệu là xây dựng mối liên kết giữa các kiểu thựcthể dựa trên các phương pháp phân tích và kỹ thuật hóa mô hình dữ liệu.

Ta đã biết trong thực thể có ba kiểu liên kết chính giữa các kiểu thựcthể

- Liên kết một – một

- Liên kết một – nhiều

- Liên kết nhiều – nhiều

Các thức thể hiện có quan hệ 1-1 với nhau thường được đồng nhấtthành một thực thể có các thuộc tính của cả hai thực thể ban đầu

Quan hệ nhiều - nhiều thể hiện mối quan hệ chưa được chuẩn hoá,thông thường sẽ được chuyển thành quan hệ 1 - nhiều thông qua thực thểtrung gian Mô hình dữ liệu sẽ được chuẩn hoá để đạt được dạng chuẩn cầnthiết đảm bảo tính nhất quán sau này của hệ thống

Với mỗi học sinh có thể có nhiều hình thức khen thưởng có thể ápdụng cho nhiều học sinh Do đó mỗi liên kết giữa các thực thể ở đây là quan

hệ nhiều - nhiều

Chúng ta tách thành liên kết 1- nhiều như sau:

Ta xây dựng kiểu thực thể Điểm với mỗi thể hiện của nó xác định mộthọc sinhvới số điểm của một môn học trong một học kỳ cụ thể Như thế mỗithể hiện của điểm ứng với duy nhất một học sinh, ngược lại mỗi học sinh cónhiều điểm ở nhiều môn và trong các học kỳ khác

Nên liên kết giữa hai kiểu thực thể học sinh và điểm là một – nhiều:

thưởng

Học

Học sinh Khen – Khen

thưởng

3 Các mô hình dữ liệu cơ bản

3.1 Mô hình cây phân cấp (Hierarchial mode)

Mô hình cây phân cấp lưu trữ dữ liệu theo từng nhóm các mẫu tin cha

và các mẫu tin con có mối quan hệ 1 – 1 hoặc 1 – nhiều Nghĩa là các mẫutin cha (Parent) có thể có nhiều mẩu tin con (Child), nhưng một mẩu tin conchỉ có một mẫu tin cha duy nhất

Trong mô hình này mỗi mẫu tin được gọi la một Segment Vì vậychúng có cấu trúc cây và các Segment phụ thuộc (Dependent Segment)tương ứng các nút con Đường truy xuất (Access Path) đến một Segment phụthuộc phải chứa tất cả các nút giữa Segment gốc và Segment cần truy xuất

3.2, Mô hình mạng (Network Mode)

Cơ sở dữ liệu mạng có khả năng xử lý các mối liên hệ 1 –1, 1 – nhiều

và nhiều – nhiều Mô hình này sử dụng nguyên lý chủ nhân- thành viên(Owner - Member)

Một chủ nhân tương tự nút cha và thành viên tương ứng nút con trong

mô hình cây phân cấp Cơ sở dữ liệu mạng tạo ra các tập tin con trỏ (kiểudanh sách liên kết hoặc vòng) để lưu cấu trúc của các thành viên

3.3, Mô hình quan hệ (Relational Mode)

Thay vì tạo ra các tập tin, mẫu tin, chủ nhân, thành viên, mẫu tin cha,mẫu tin con Mô hình quan hệ chỉ tạo ra các bảng (Table) tương đương tậptin cổ điển chứa các hàng (Record – Mẫu tin) và các cột (Field – trường).Các bảng được liên kết với nhau thông qua khoá ngoại Nhờ cách xây dựngnày mà giảm tối thiểu được việc lưu trữcác dữ liệu thừa và đảm bảo đượctính nhất quán và toàn vẹn cho dữ liệu

Ví dụ:

Mã lớp học Autonumber # Name Number 10 GVCN Text 20 Năm học Text 10

Cơ sở dữ liệu theo mô hình cây phân cấp chủ yếu tồn tại trên cácmáy Mainframe còn cơ sở dữ liệu mạng và quan hệ đều được sử dụng cảtrong môi trường Mainframe và PC.Trong ba môi trường trên thì mô hìnhquan hệ có nhiều ưu điểm và được nhiều người quan tâm, bởi lẽ nó có tínhđộc lập cao, dễ sử dụng và đặc biệt là mô hình quan hệ có thê được môphỏng bằng toán học rất tốt Do đó nó được nghiên cứu và phát triển trong lýthuyết cũng như trongsử dụng thực tiễn

Trên cơ sở mô hình quan hệ, đến nay đã phát sinh thêm một số loại

mô hình mới nhằm mô tả và thể hiện thế giới bên ngoài một cách chính xác

và phù hợp hơn như các mô hình :

Cột (Field )

Dòng

(Record)