Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn

Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn

Lời nói đầu Đất nớc ta xuất phát từ một nớc nông nghiệp lạc hậu, so với những nớc phát triển trên thế giới về trình độ khoa học công nghệ thì còn kém hơn rất nhiều.Song để theo kịp sự phát triển chung của thời đại thì nớc ta đã đa khoa học công nghệ vào công cuộc công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nứơc.Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì ngành Công Nghệ Thông Tin cũng phát triển nhanh.Nó là một ngành khá mới mẻ ở nớc ta song tốc độ phát triển thì rất nhanh và đợc ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý khi cha đa tin học vào thì vấn đề quản lý rất phức tạp khó quản lý,có thể có sự thiếu sót,sai lệch thông tin,mất nhiều thời gian và chi phí không cần thiết .Nên vấn đề đặt ra là đa tin học vào quản lý là rất cần thiết.Vì vậy các doanh nghiêp,các tổ chức,các cơ quan, các cơ sở đào tạo cũng đã đa máy tính tham gia vào quá trình quản lý.Trong đó vấn đề quản lý con ngời là rất quan trọng vì bất kỳ cơ quan tổ chức nào thì vấn đề quản lý con ngời của cơ quan là hàng đầu,cũng cần phải có bộ phận làm công tác này.Nhng đối với mỗi cơ quan,tổ chức,cơ sở khác nhau thì vấn đề quản lý lại khác nhau.Vì vậy mà em đã chọn đề tài quản lý học viên của một trung tâm tin học.Vì cha có điều kiện tìm hiểu thực tế một cách đầy đủ nên ở đề tài của em chỉgiả định vấn đề cần quản lý của một trung tâm đặt ra,trong đó cũng đã có sự quan sát hoạt động của một số trung tâm tin học hiện nay,tuy nhiên cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Với đề tài: Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn đợc xây dng nhằm cung cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý học viên của trung tâm,giảm bớt công sức của ngời làm công tác quản lý,nâng cao hiệu quả công việc. Vì thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót .Rất mong đợc sự đóng góp của cô giáo để cho các đề tài sau của em đợc hoàn thiện hợn. 1 a.Mở đầu 1.Khung cảnh đề tài. Giả thiết là một trung tâm tin học với số lợng học viên không lớn,số lợng đăng ký học các môn khác nhau của một ngời là rất ít,muốn tin học hoá công tác ghi tên và kết quả học tập của học viên các lớp tin học ngắn hạn,cũng nh theo rõi quá trình đào tạo học viên trong các lớp.Yêu cầu đặt ra là thiết kế một chơng trình quản lý để quản lý khi cần có thể tra cứu. 2.Mục đích của chơng trình. Do quá trình quản lý học viên ở trung tâm hiện đợc thực hiện thủ công nên vấn đề quản lý gặp nhiều khó khăn.Mỗi khi có nhu cầu cần kiểm tra học hoặc tìm kiếm về học viên đã học ở trung tâm là rất vất vả.Cho nên vấn đề đa tin học vào quản lý là việc rất cần thiết và có ý nghĩa.Nên mục tiêu của chơng trình này là cung cấp phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình quản lý học viên của trung tâm.Phần mền này sẽ hỗ trợ các hoạt động nh: +Nhập học viên mới,lu giữ thông tin về các học viên đã tham gia các khoá học ở trung tâm. +Các chơng trình đào tạo của trung tâm. +Hỗ trợ công tác tìm kiếm. +Đáp ứng các thông tin yêu cầu của Giám đốc.v.v.3.Ngôn ngữ sử dụng.Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình quản lý nh :Visual Basic,Visual Foxpro, Foxpro,Java,.v.v.Đề tài này em lựa chọn ngôn ngữ Visual Foxpro vì có nhiều công cụ giúp đỡ tổng hợp,truy xuất thông tin một cánh nhanh chóng ,thuận tiện và một bộ lệnh lập trình phong phú.Ngoài ra nó còn trợ giúp quá trình triển khai các ứng dụng quản lý một cách dễ dàng hơn.Ta cũng biết ngôn ngữ nào cũng có những nhợc điểm nhất định và Visual foxpro cũng vậy,nó cha có phần hỗ trợ tiến việt do đó là một trở ngại.B.Nội dung.Chơng 1: Giới thiệu bài toán quản lý1.Mô tả nghiệp vụ *Tổ chức hệ thống quản lý của trung tâm. Hệ thống quản lý học viên ở các trung tâm tin học ngắn hạn qui mô nhỏ hiện có các bộ phận sau:-Bộ phận quản lý :Giám đốc trung tâm có trách nhiệm điều hành và giải quyết toàn bộ công việc của trung tâm.-Bộ phận nhân viên:có một nhân viên hoặc nhóm nhân viên . +Nhiệm vụ: 2 Giới thiệu chơng trình đào tạo của trung tâm và nhận học viên đăng kí học. Lập báo cáo công việc đã làm trong ngày,báo cáo tổng hợp của mỗi khóa học (báo cáo số học viên của khoá học,báo cáo những sự cố xảy ra,báo cáo tình hình tài chính của trung tâm .v.v.)-Bộ phận đào tạo:Là đội ngũ giáo viên của trung tâm có nhiệm vụ giảng dạy.2.Quá trình quản lý học viên.Giả thiết ban đầu hệ thống lu trữ thông tin học viên hoàn toà trong các sổ sách.Tập hợp các bảng biểu,báo biểu,báo cáo,các thông tin hàng ngày,hàng tháng,hàng năm đợc cập nhật và lu trữ vào sổ. 2.1.Đăng ký học.Ngời đến trung tâm đăng ký học sẽ đợc nhân viên phát cho một bảng danh sách các môn học,chơng trình cụ thể của từng môn và thời gian học của từng môn.Mẫu bảng danh sách môn học và thời gian học có dạng: DANH Sách môn họcMã môn học Tên môn Sốbuổi HọcphíNgừơi học viên có nhu cầu học sẽ đợc sẽ phải đăng ký với nhân viên trung tâm môn học thời gian học và đóng học phí . Khí đó nhân viên tiến hành kiểm tra xem trong khoá học dự kiến mở,sĩ số của lớp học đó trong bảng danh sách học viên.Nó có mẫu nh sau:Danh sách học viênKèm theo danh sách học viên là bảng danh sách giáo viên giảng dạy: DANH SáCH GIáO VIÊNMã giáo viên Ho và tên Ngày sinh Chức vụ Địa chỉ Mã học viênHọtên Ngày sinh Gioi tinh Quê quán Gioitinh Nghềnghiệp3 Nếu cha đủ chỉ tiêu thì cho phép học viên đăng ký học,ngợc lại thì thông báo cho học viên đã đủ sĩ số. Khi đăng ký học viên nhận đợc một biên lai thu tiền có mẫu : Sau đó học viên đợc cấp thẻ học viên theo mẫu sau: 4Trung tâm tin học BIÊn LAI học phí Mã số: Mã khoá Tênkhoá: Ngày bắt đầu: Ngày kết thúc: Mã lớp: Tên lớp: Môn học: Số buổi : Học phí: Họ và tên: Thứ học: Ngày sinh: Buổi học: Gioi tinh: nam ,nữ. Ca học: Địa chỉ: Quê quán: Nghề nghiệp: Ngày tháng .năm Ngờilập Trung tâm đào tạo tin học thẻ học viên số thẻ:Họ và tên : Lớp : .Môn:Thời gian học: thứ học: Buổi học:sáng ,chiều. Ca học: Học phí: số buổi: Đánh dấu buổi học: Ngày tháng năm Ký tên Thẻ có giá trị với đúng môn học,không đợc cho ngời khác mợn thẻ,học viên đi học phải mang theo thẻ.2.2.Giải quyết sự cố. Các sự cố có thể sảy ra:-TH1:Học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ học không báo trung tâm . -TH2:Học viên nghỉ học dới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lu báo cho trung tâm.Bộ phận nhân viên nhập vào danh sách sự cố sau:Danh sách sự cốMahv Họ tên Khoá Lớp Ngáytháng Sự cốBảng danh sách này đợc đa lên cho bộ phận quản lý(giám đốc) ký quyết định giải quyết.Bộ phận quản lý xem xét sự cố và tiến hành đối chiếu học viên đó với học viên trong bảng danh sách học viên.Nếu mọi thông tin đều đúng thì sẽ giải quyết,ngợc lại thì không giải quýêt.Mỗi trờng hợp sự cố đợc giải quyết cụ thể: Th1: Trong quá trình học nếu học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ học không báo trung tâm thì sẽ bị xoá tên khỏi lớp học và không trả học phí. Th2: Học viên đợc rút lại tiền khi số buổi đã học dới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lu . Tiền rút = học phí số buổi đã học*học phí/số buổi.Quyết định của giám đôc sẽ đợc gửi lại cho bộ phận nhân viên để giải quyết trực tiếp với học viên.Khi đó có một hoá đơn sự cố. 5 Trung tâm đào tạo tin học HOá ĐƠN Sự Cố MãHĐ: Ho tên: mã số: Số buổi: Học phí: Số buổi đã học: Sự cố: Yêu cầu:-Rút lại học phí còn lại. -Bảo lu.Ngày tháng nămKý tên Chơng II: phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học viênI.Thiết kế hệ tống. 1.sơ đồ tổ chức 2.sơ đồ chức năng (bfd). 3.sơ đồ ngữ cảnh. 6 Hệ thống quản lý1.bộ phận quản lý 2.bộ phận nhân viên 3.bộ phận đào tạo1.đăng ký học viênQuản lý học viên2.gíảI quyết sự cố1.1Đăng ký môn học và thời gian học.1.2Kiểm tra sĩ số.1.3 Nhập học viên.1.4 Cấp thẻ.1.5 Lập các báo cáo học viên.2.1 Kiểm tra học viên.2.1 Trả lại tiền.2.3 Lập các báo cáo sự cố.3.Quản lý đào tạo tạo 3.1 Kiểm tra số buổi học của học. viên3.2 Tổ chức thi.3.3 Báo cáo công tác đào tạo. Từ các dữ liệu đac cho ta xây dựng sơ đồ ngữ cảnh. -Tác nhân tham gia vào hệ thống HOCVIEN cung cấp các thông tin cần thiết về học viên:nhu cầu học,lý lịch.v.v.Tác nhân GIAMDOC đa ra các yêu cầu đòi hỏi hệ thống làm việc và nhận lại dới dạng các báo cáo. 4.Sơ phân rã mức 0.Thay tiến trình duy nhất của sơ đồ ngữ cảnh thành 3 tiến trình ứng với các chức năng trong sơ đồ BFD.Thêm vào 6 kho dữ liệu tơng ứng với các hồ sơ: D1:Danh sách môn học D2:Lịch học D3:Biên lai học phí D4:Danh sách học viên D5:Biên lai thanh toán tiền còn D6:Danh sách sự cố 7Học viênHê thống quản lý học viên Giám đốcSở giáo dụcNhu cầu họcThông tin đào tạoThông tin học viênKết quả yêu cầuYêu cầu sự cốBiên lai thanh toánYêu cầu cấp chứng chỉChứng chỉBáo cáo Nhu cầu họcTT đào tạo D1 DS mônhọcKết quả yêu cầu D2 Lịch họcThông tin hoc viên Kết quảBáo cáo D4 DS học viênThông tin báo học viên cáoD3 Biên lai học phí Báo cáoBiên lai thanhtoán tiền còn D5yêu cầuđợc danh sách sự cố D6 biên lai chấp nhậnThông tinSự cố Sơ đồ mc 0 của hệ thống quản lý học viên 5.Sơ đồ phân rã mức 1_Đăng ký học viên.Từ 1 tiến trình -Đăng ký học viên ta phân ra làm 5 tiến trình tơng ứng với các chức năng trong sơ đồ BFD. Thêm vào 2 khoa dữ liệu:D7:Biên lai thu tiềnD8:Thẻ học viên 8Học viên 1.0 đăng ký học 3.0Đàotạo họcviên 2.0giảiquyết sựcốHọc viênGiám đốcGiám đốc Yêu cầu học Thông tin học viên Kết quả yêu cầuĐã đủ chỉ tiêuYêu cầu học Còn chỉ tiêuThông tin D8 Thẻ học viên Biên lai học phí D7 tổng hợp DS học viên D4Thông tin học viênThẻ học viên Báo cáo 6.Sơ đồ mức 2_Giải quyết sự cố.Từ một tiến trình duy nhất phân ra làm hai tiến trình tơng ứng với chức năng ở sơ đồ BFD.Và có thêm một kho dữ liệu D9:Biên lai thanh toán. 9Học viên 1.1 Đăng kýhọc 1.2KiểmtraHọcviên 1.3 nhập họcvên 1 .5lập báo cáo 1.4 Cấp thẻHọc viên Giám đốc Yêu cầu sự cố Biên lai Không giải quyết Biên lai thanh toán D9 Ch chấp nhận yêu cầu Thông tin học viên D6 DS sự cố báo cáo DS học viên Sơ đồ mức _2 giảI quyết sự cố của hệ thống quản lý họcviên Học viên 2.1 kiểm tra học viên 2.2 trả lại tiền còn Giám đốc 7.Sơ đồ mức 3 - Quản lý đào tạo.Từ một tiến trình phân rã thành 3 tiến trình tơng ứng với các chức năng trong sơ đồ BFD.Thêm vào kho dữ liệu :DS thi ;DS diem thi. 10 [...].. .Học viên Đi học DS theo dõi học viên Học viên đựoc thi 3.1 kiểm tra việc học DS học viên Học viên được thi 3.2 tổ chức thi Điểm thi Thông tin điểm thi 3.4 Lập báo cáo Học viên Báo cáo Báo cáo Giám đốc Chứng chỉ Sở giáo dục và đầo tạo 11 II.Mô hình thực thể liên kết ER III.Xây dựng bảng biểu 12 1.Table HOCVIEN Thựcthể/Thuộc tính Mahv Hoten ngaysinh Gioitinh Diachi Quequan Nghenghiep... của môn học Các thông tin về môn học đợc hiệu chỉnh,thêm,xoáthông qua giao diện 5.Giao diện:Nhập thông tin về lịch học 18 Các thông tin về môn học đợc hiệu chỉnh,thêm,sửa,xoá,xem đều đợc thực hiện 6.Giao diện :Nhập thông tin sự cố Các sự cố sảy ra đợc cập nhật,hiệu chỉnh,xoá,sửa,xem 7.Giao diện :Quản lý thẻ học viên 19 Thực hiện cập nhập,hiệu chỉnh,sửa,xoa.các thông tin về thẻ học viên khi học viên đăng... về thẻ học viên khi học viên đăng ký học ở trung tâm 8.Giao diện:In ấn 20 Giao diện này thực hiện công việc nh:in thẻ cho học viên theo số thẻ đã đợc nhập,In thẻ giáo viên của trung tâm theo mã giáo viên, In biên lai sự cố theo số hoá đơn nhập vào.Ngoài ra in ra danh sách học viên theo khoávà danh thi và điểm thi 9.Giao diện tìm kiếm a)Tìm kiếm học viên theo mã học viên Tiến hành tìm kiếm sẽ đợc thực... nút này dùng gì 16 2.Giao diện:Cập nhật thông tin giáo viên Giao diện này dùng để cập nhật,chỉnh sửa,xem xoá thông tin về giáo viên của trung tâm. Các nút trong giao diện có chức năng giống nh trong bảng cập nhật thông tin học viên 3.Giao diện :Cập nhật thông tin về khoá học và lớp học Giao diện có chức năng vừa cập nhập,hiệu chỉnh,xoá,sửa thông tin về khoá học và lớp Các nút trên giao diện(Đầu,Tiếp,Lùi,Cuối,Xem,Thêm,Sửa,Xoá,In,Thoát)có... :cập nhật thông tin học viên Giao diện này có chức năng nh sau: +Cập nhập và lu học viên mới thông qua nút Thêm +Chỉnh sửa hoặc huỷ bỏ học viên nếu nh quá trình cập nhật bị sai thông qua nút Sa +Thực hiện xoá học viên ra khỏi danh sách khi có nhu cầu xoá thông quan nút Xoá.Trớc khi xoá nó sẽ hỏi có xoá không,nếu đồng ý thì nhấn Yes,nếu không thì ấn No +Cho phép xem học viên trong bảng học viên thông qua... +Cho phép xem học viên trong bảng học viên thông qua các nút:Đầu(xem học viên có ở đầu bảng),Tiếp(xem học viên tiếp theo của bảng),Lùi(xem lùi lại một ngời trong bảng),Cuối(xem học viên ở cuối của bảng),Xem(Xem toàn bộ danh sách trong bảng).Xem thông tin học viên qua các nút chức năng này thì chỉ đợc xem chứ không đợc sửa một thông tin nào trên đó +Thoát khỏi chơng trình cập nhật này thông qua nút Thoát.Khi... kiếm học viên theo họ tên Việc tìm kiếm sẽ đợc tiến hành tơng tự nh tìm kiếm theo mã học viên 10.Giao diện:Tìm kiếm môn học hiện có 21 Thực hiện tìn kiếm:Nhấn nút tìm kiếm,sau đó điền các thông tin cần tìm theo yêu cầu đặt ra.Nếu tìm thấy thì hiện trên Form,ngợc lại thì một thông báo đợc đa ra(Không tìm thấy) 11.Tables vd:Bảng học viên 12.Reports 22 a)Danh sách học viên theo khoá học b)Danh sách môn học. .. giáo viên Ngày sinh Giới tính Chức vụ Địa chỉ Kích cỡ Mô tả ý nghĩa 10 30 2 8 Mã môn học Tên môn hoc Số buổi học Học phí Kích cỡ Mô tả ý nghĩa 2 8 10 10 Thứ tự môn học Thứ học Buổi học Ca học Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa character character character character date character 5 5 25 30 8 25 Mã hoá đơn sự cố Mã học viên Sự cố Giải quyết sự cố Ngày tháng Ngời lập Kích cỡ Mô tả ý nghĩa 5.Table MONHOC... khoá Mã học viên Mã giáo viên Mã môn Tên lớp Số thứ tự môn Sĩ số Chỉ tiêu Diemthi numeric 1 Điểm thi 2.Table KHOAHOC Thựcthể/Thuộc tính Makhoa Tenkhoa Ngaybd Ngaykt 3.Table LOP 4.Table GIAOVIEN 13 Thựcthể/thuộc tính Magiaovien Tengiaovien Ngaysinh Gioitinh Chucvu Diachi Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa character character date numeric character character 10 25 8 1 30 50 Mã giáo viên Tên giáo viên Ngày... thể/thuộc Kiểu dữ liệu 14 tính Sothe Mahv Danhdauthe Ngaylap Nguoilap character character character date charater 10 5 3 8 25 Số thẻ học viên Mã học viên Đánh dấu thẻ học Ngày lập thẻ Ngời lập chơng III thiết kế giao diện Thiết kế giao diện là một phần quan trọng của hệ thống,bởi giao diện là hình ảnh đầu tiên mà ngời dùng quan sát đợc.Giao diện thiết kế sao cho vừa đẹp mắt,vừa dễ hiểu khi nhìn và có thể . Với đề tài: Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn đợc xây dng nhằm cung cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý học viên của trung tâm, giảm bớt. trở ngại.B.Nội dung.Chơng 1: Giới thiệu bài toán quản lý1 .Mô tả nghiệp vụ *Tổ chức hệ thống quản lý của trung tâm. Hệ thống quản lý học viên ở các trung