Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn

Đất nước ta xuất phát từ một nước nông nghiệp lạc hậu, so với những nước phát triển trên thế giới về trình độ khoa học công nghệ thì còn kém hơn rất nhiều.Song để theo kịp sự phát triển chung của thời đại thì nước ta đã đưa khoa học công nghệ vào công cuộc công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nứơc. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì ngành Công Nghệ Thông Tin cũng phát triển nhanh.Nó là một ngành khá mới mẻ ở nước ta song tốc độ phát triển thì rất nhanh và được ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý khi chưa đưa tin học vào thì vấn đề quản lý rất phức tạp khó quản lý,có thể có sự thiếu sót,sai lệch thông tin,mất nhiều thời gian và chi phí không cần thiết .Nên vấn đề đặt ra là đưa tin học vào quản lý là rất cần thiết.Vì vậy các doanh nghiêp,các tổ chức,các cơ quan, các cơ sở đào tạo cũng đã đưa máy tính tham gia vào quá trình quản lý.Trong đó vấn đề quản lý con người là rất quan trọng vì bất kỳ cơ quan tổ chức nào thì vấn đề quản lý con người của cơ quan là hàng đầu,cũng cần phải có bộ phận làm công tác này.Nhưng đối với mỗi cơ quan,tổ chức,cơ sở khác nhau thì vấn đề quản lý lại khác nhau.Vì vậy mà em đã chọn đề tài quản lý học viên của một trung tâm tin học.Vì chưa có điều kiện tìm hiểu thực tế một cách đầy đủ nên ở đề tài của em chỉ giả định vấn đề cần quản lý của một trung tâm đặt ra,trong đó cũng đã có sự quan sát hoạt động của một số trung tâm tin học hiện nay,tuy nhiên cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Với đề tài: “Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn” được xây dưng nhằm cung cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý học viên của trung tâm,giảm bớt công sức của người làm công tác quản lý,nâng cao hiệu quả công việc.

Lời nói đầu Đất nước ta xuất phát từ một nước nông nghiệp lạc hậu, so với những nước phát triển trên thế giới về trình độ khoa học công nghệ thì còn kém hơn rất nhiều.Song để theo kịp sự phát triển chung của thời đại thì nước ta đã đưa khoa học công nghệ v o công cuà ộc công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nứơc. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì ng nhà Công Nghệ Thông Tin cũng phát triển nhanh.Nó l mà ột ng nh khá mà ới mẻ ở nước ta song tốc độ phát triển thì rất nhanh v à được ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý khi chưa đưa tin học v o thì và ấn đề quản lý rất phức tạp khó quản lý,có thể có sự thiếu sót,sai lệch thông tin,mất nhiều thời gian v chià phí không cần thiết .Nên vấn đề đặt ra l à đưa tin học v oà quản lý l rà ất cần thiết.Vì vậy các doanh nghiêp,các tổ chức,các cơ quan, các cơ sở đ o tà ạo cũng đã đưa máy tính tham gia v o quá trình quà ản lý.Trong đó vấn đề quản lý con người l rà ất quan trọng vì bất kỳ cơ quan tổ chức n o thì và ấn đề quản lý con người của cơ quan l h ngà à đầu,cũng cần phải có bộ phận l m công tác n y.Nhà à ưng đối với mỗi cơ quan,tổ chức,cơ sở khác nhau thì vấn đề quản lý lại khác nhau.Vì vậy m em à đã chọn đề t i quà ản lý học viên của một trung tâm tin học.Vì chưa có điều kiện tìm hiểu thực tế một cách đầy đủ nên ở đề t i cà ủa em chỉ giả định vấn đề cần quản lý của một trung tâm đặt ra,trong đó cũng đã có sự quan sát hoạt động của một số trung tâm tin học hiện nay,tuy nhiên cũng không tránh khỏi những thiếu sót. 1 Với đề t i: à “Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn” được xây dưng nhằm cung cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý học viên của trung tâm,giảm bớt công sức của người l m công tác quà ản lý,nâng cao hiệu quả công việc. Vì thời gian v kinh nghià ệm còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót . Rất mong được sự đóng góp của cô giáo để cho các đề t ià sau của em được ho n thià ện hợn. A.MỞ ĐẦU 1.Khung cảnh đề t i.à Giả thiết l mà ột trung tâm tin học với số lượng học viên không lớn,số lượng đăng ký học các môn khác nhau của một người l rà ất ít,muốn tin học hoá công tác ghi tên v kà ết quả học tập của học viên các lớp tin học ngắn hạn,cũng như theo rõi quá trình đ o tà ạo học viên trong các lớp.Yêu cầu đặt ra l thià ết kế một chương trình quản lý để quản lý khi cần có thể tra cứu. 2.Mục đích của chương trình. Do quá trình quản lý học viên ở trung tâm hiện được thực hiện thủ công nên vấn đề quản lý gặp nhiều khó khăn.Mỗi khi có nhu cầu cần kiểm tra học hoặc tìm kiếm về học viên đã học ở trung tâm l rà ất vất vả.Cho nên vấn đề đưa tin học v o quà ản lý l vià ệc rất cần thiết v có ý nghà ĩa.Nên mục tiêu của chương trình n y l cung cà à ấp phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình quản lý học viên của trung tâm. Phần mền n y sà ẽ hỗ trợ các hoạt động như: +Nhập học viên mới,lưu giữ thông tin về các học viên đã tham gia các khoá học ở trung tâm. +Các chương trình đ o tà ạo của trung tâm. +Hỗ trợ công tác tìm kiếm. +Đáp ứng các thông tin yêu cầu của Giám đốc.v.v. 3.Ngôn ngữ sử dụng. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình quản lý như :Visual Basic,Visual Foxpro, Foxpro,Java,.v.v. Đề t i n y em là à ựa chọn ngôn ngữ Visual Foxpro vì có nhiều công cụ giúp đỡ tổng hợp,truy xuất thông tin một cánh nhanh chóng ,thuận tiện v mà ột 2 bộ lệnh lập trình phong phú.Ngo i ra nó còn trà ợ giúp quá trình triển khai các ứng dụng quản lý một cách dễ d ng hà ơn.Ta cũng biết ngôn ngữ n oà cũng có những nhược điểm nhất định v Visual foxpro cà ũng vậy,nó chưa có phần hỗ trợ tiến việt do đó l mà ột trở ngại. B.NỘI DUNG. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU B I TO N QUÀ Á ẢN LÝ 1.Mô tả nghiệp vụ *Tổ chức hệ thống quản lý của trung tâm. Hệ thống quản lý học viên ở các trung tâm tin học ngắn hạn qui mô nhỏ hiện có các bộ phận sau: -Bộ phận quản lý :Giám đốc trung tâm có trách nhiệm điều hành và giải quyết toàn bộ công việc của trung tâm. -Bộ phận nhân viên:có một nhân viên hoặc nhóm nhân viên . +Nhiệm vụ: Giới thiệu chương trình đ o tà ạo của trung tâm v nhà ận học viên đăng kí học. Lập báo cáo công việc đã l m trong ng y,báo cáo tà à ổng hợp của mỗi khóa học (báo cáo số học viên của khoá học,báo cáo những sự cố xảy ra, báo cáo tình hình tài chính của trung tâm .v.v.) -Bộ phận đào tạo:Là đội ngũ giáo viên của trung tâm có nhiệm vụ giảng dạy. 2.Quá trình quản lý học viên. Giả thiết ban đầu hệ thống lưu trữ thông tin học viên hoàn toà trong các sổ sách. Tập hợp các bảng biểu,báo biểu,báo cáo,các thông tin hàng ngày,hàng tháng,hàng năm được cập nhật và lưu trữ vào sổ. 2.1.Đăng ký học. Người đến trung tâm đăng ký học sẽ được nhân viên phát cho một bảng danh sách các môn học,chương trình cụ thể của từng môn và thời gian học của từng môn. Mẫu bảng danh sách môn học và thời gian học có dạng: 3 DANH SÁCH MÔN HỌC Mã môn họcTên m ô n Sốbuổ i Họcp hí Ngừơi học viên có nhu cầu học sẽ được sẽ phải đăng ký với nhân viên trung tâm môn học thời gian học và óng hđ ọc phí . Khí đó nhân viên tiến h nh kià ểm tra xem trong khoá học dự kiến mở,sĩ số của lớp học đó trong bảng danh sách học viên.Nó có mẫu như sau: DANH SÁCH HỌC VIÊN Kèm theo danh sách học viên là bảng danh sách giáo viên giảng dạy: DANH SÁCH GIÁO VIÊN Mã giáo viên Ho và tên Ngày sinh Chức vụ Địa chỉ Nếu chưa đủ chỉ tiêu thì cho phép học viên đăng ký học,ngược lại thì thông báo cho học viên đã đủ sĩ số. Khi đăng ký học viên nhận được một biên lai thu tiền có mẫu : Mã học viên Họtên Ngày sinh Gioi tinh Quê quán Gioitinh Nghềnghiệp 4 TRUNG TÂM TIN HỌC …… BIÊN LAI HỌC PHÍ Mã số: Mã khoá Tênkhoá: Ngày bắt đầu: Ngày kết thúc: Mã lớp: Tên lớp: Môn học: Số buổi : Học phí: Họ và tên: Thứ học: Ngày sinh: Buổi học: Gioi tinh: nam ,nữ. Ca học: Địa chỉ: Quê quán: Nghề nghiệp: Ngày … tháng ….năm Ngườilập Sau đó học viên được cấp thẻ học viên theo mẫu sau: Thẻ có giá trị với đúng môn học,không được cho người khác mượn thẻ,học viên đi học phải mang theo thẻ. 2.2.Giải quyết sự cố. Các sự cố có thể sảy ra: -TH1:Học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ học không báo trung tâm . -TH2:Học viên nghỉ học dưới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lưu báo cho trung tâm. Bộ phận nhân viên nhập vào danh sách sự cố sau: 5 Trung tâm đào tạo tin học … THẺ HỌC VIÊN số thẻ: Họ và tên : Lớp : .Môn: Thời gian học: thứ học: Buổi học:sáng ,chiều. Ca học: Học phí: số buổi: Đánh dấu buổi học: Ngày tháng năm Ký tên DANH SÁCH SỰ CỐ Mahv Họ tên Khoá Lớp Ngáytháng Sự cố Bảng danh sách này được đưa lên cho bộ phận quản lý(giám đốc) ký quyết định giải quyết.Bộ phận quản lý xem xét sự cố và tiến hành đối chiếu học viên đó với học viên trong bảng danh sách học viên.Nếu mọi thông tin đều đúng thì sẽ giải quyết,ngược lại thì không giải quýêt. Mỗi trường hợp sự cố được giải quyết cụ thể: Th1: Trong quá trình học nếu học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ học không báo trung tâm thì sẽ bị xoá tên khỏi lớp học và không trả học phí. Th2: Học viên được rút lại tiền khi số buổi đã học dưới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lưu . Tiền rút = học phí – số buổi đã học*học phí/số buổi. Quyết định của giám đôc sẽ được gửi lại cho bộ phận nhân viên để giải quyết trực tiếp với học viên.Khi đó có một hoá đơn sự cố. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VIÊN I.THIẾT KẾ HỆ TỐNG. 1.SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 6 HỆ THỐNG QUẢN LÝ 1.BỘ PHẬN QUẢN LÝ 2.BỘ PHẬN NHÂN VIÊN 3.BỘ PHẬN ĐÀO TẠO TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC … HOÁ ĐƠN SỰ CỐ MãHĐ: Ho tên: mã số: Số buổi: Học phí: Số buổi đã học: Sự cố: Yêu cầu:-Rút lại học phí còn lại. -Bảo lưu. Ngày tháng năm Ký tên 2.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG (BFD). 3.SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH. Từ các dữ liệu đac cho ta xây dựng sơ đồ ngữ cảnh. 7 1.ĐĂNG KÝ HỌC VIÊN QUẢN LÝ HỌC VIÊN 2.GÍẢI QUYẾT SỰ CỐ 1.1Đăng ký môn học và thời gian học. 1.2Kiểm tra sĩ số. 1.3 Nhập học viên. 1.4 Cấp thẻ. 1.5 Lập các báo cáo học viên. 2.1 Kiểm tra học viên. 2.1 Trả lại tiền. 2.3 Lập các báo cáo sự cố. 3.QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TẠO 3.1 Kiểm tra số buổi học của học. viên 3.2 Tổ chức thi. 3.3 Báo cáo công tác đào tạo. HỌC VIÊN Hê thống quản lý học viên GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC Nhu cầu học Thông tin đào tạo Thông tin học viên Kết quả yêu cầu Yêu cầu sự cố Biên lai thanh toán Yêu cầu cấp chứng chỉ Chứng chỉ Báo cáo -Tác nhân tham gia v o hà ệ thống HOCVIEN cung cấp các thông tin cần thiết về học viên:nhu cầu học,lý lịch.v.v.Tác nhân GIAMDOC đưa ra các yêu cầu đòi hỏi hệ thống l m vià ệc v nhà ận lại dưới dạng các báo cáo. 4.SƠ PH N R MÂ Ã ỨC 0. Thay tiến trình duy nhất của sơ đồ ngữ cảnh th nh 3 tià ến trình ứng với các chức năng trong sơ đồ BFD.Thêm v o 6 kho dà ữ liệu tương ứng với các hồ sơ: D1:Danh sách môn học D2:Lịch học D3:Biên lai học phí D4:Danh sách học viên D5:Biên lai thanh toán tiền còn D6:Danh sách sự cố Nhu cầu học TT đ o tà ạo D1 DS mônhọc Kết quả yêu cầu D2 Lịch học Thông tin hoc viênKết quả Báo cáo D4 DS học viên Thông tin báo 8 HỌC VIÊN 1.0 ĐĂNG KÝ HỌC 3.0 Đ otà ạo họcviên học viên cáo D3 Biên lai học phí Báo cáo Biên lai thanhtoán tiền còn D5 yêu cầuđược danh sách sự cố D6 biên lai chấp nhận Thông tin Sự cố SƠ ĐỒ MƯC 0 CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VIÊN 5.SƠ ĐỒ PH N R MÂ Ã ỨC 1_ĐĂNG KÝ HỌC VIÊN. Từ 1 tiến trình -Đăng ký học viên ta phân ra l m 5 tià ến trình tương ứng với các chức năng trong sơ đồ BFD. Thêm v o 2 khoa dà ữ liệu: D7:Biên lai thu tiền D8:Thẻ học viên Yêu cầu học Thông tin học viên Kết quả yêu cầu Đã đủ chỉ tiêu Yêu cầu học Còn chỉ tiêu 9 2.0 GIẢIQUYẾ T SỰCỐ HỌC VIÊN GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC HỌC VIÊN 1.1 ĐĂNG KÝHỌC 1.2 KIỂMTR A HỌCVIÊ N 1.3 NHẬP HỌCVÊ N Thông tin D8 Thẻ học viên Biên lai học phí D7 tổng hợp DS học viên D4 Thông tin học viên Thẻ học viên Báo cáo 6.Sơ đồ mức 2_Giải quyết sự cố. Từ một tiến trình duy nhất phân ra l m hai tià ến trình tương ứng với chức năng ở sơ đồ BFD.V có thêm mà ột kho dữ liệu D9:Biên lai thanh toán. 10 1 .5 LẬP BÁO CÁO 1.4 CẤP THẺ HỌC VIÊN GIÁM ĐỐC