Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại ubnd quận thanh xuân

Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân LỜI NÓI ĐẦU Văn phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định Trong hoạt động quan, tổ chức nhà nước nói chung quan hành nhà nước nói riêng, văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực có hiệu cho hoạt động quản lý Hoạt động quản lý hành nhà nước hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực chức quản lý lĩnh vực đời sống xã hội Do đó, suốt trình quản lý, từ việc đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành tổng kết thực gắn liền với văn Quản lý trình văn từ ban hành tổ chức theo lộ trình thích hợp, góp phần tham gia hỗ trợ vào việc trì, triển khai thực hoạt động quan HCNN Vấn đề đặt cần có nhận thức sâu sắc vai trị, chức văn bản, thực quản lý chặt chẽ sản phẩm, phương tiện Thực tế cho thấy hoạt động quan HCNN, công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: - Đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp…) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát cơng việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu công tác quản lý văn UBND quận Thanh Xn - Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Xuất phát từ lẽ thấy cần thiết công tác quản lý văn hoạt động quan, tổ chức hành nhà nước Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hành nhà nước bước đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có đủ phẩm chất đạo đức lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc nâng cao chất lượng phục vụ Để tổ chức thực vấn đề nêu có tham gia hỗ trợ lớn hệ thống văn bản, đặc biệt văn quản lý Do đó, làm tốt cơng tác quản lý văn tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước giai đoạn đẩy mạnh cơng cải cách hành Yêu cầu đặt quan đội ngũ cán công chức cần có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác quản lý văn bản, từ nhằm đề cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác thực vào nề nếp đảm bảo thực có chất lượng hiệu Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu công tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN VÀ VĂN PHÒNG ỦY BAN Quận Thanh Xuân nằm cửa ngõ phía Tây Nam nội thành Hà Nội, quận hình thành trình thị hóa phát triển thủ Quận thành lập theo Nghị định số 74/CP, ngày 22/11/1996 Chính phủ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN THANH XUÂN Chức năng, nhiệm vụ UBND quận Căn theo sơ đồ hệ thống máy quản lý hành nhà nước UBND quận Thanh Xuân quan hành nhà nước cấp huyện Theo đó, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Thanh Xuân quy định Luật tổ chức HĐND UBND Quốc hội ban hành năm 2003 cụ thể định số 1056/2006/QĐ-UBND UBND quận Thanh Xuân việc ban hành quy chế làm việc UBND quận Thanh Xuân Cơ cấu tổ chức UBND quận Cơ cấu tổ chức UBND quận Thanh Xuân bao gồm: - Tổ chức máy lãnh đạo gồm thành viên: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch ủy viên - Hoạt động UBND tổ chức phân giao cho 12 phòng chức năng: + Văn phòng + Phòng Tư pháp + Phòng Nội vụ + Phịng Thanh Tra + Phịng Tài Chính – Kế hoạch + Phòng Giáo dục + Phòng Xây dựng – Đơ thị + Phịng Dân số KH hóa GĐ + Phịng Tài ngun – Mơi trường + Phịng Lao động- TB - XH Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND quận Thanh Xn + Phịng Văn hóa – Thơng tin + Phòng y tế (Sơ đồ thể cấu tổ chức UBND quận Thanh Xuân Phụ lục số I kèm theo) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN THANH XUÂN Chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng HĐND-UBND quận Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng thực theo quy định Điều 6, Quyết định 92/2001/QĐ-UB ngày 23/10/2001 UBND thành phố quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ phịng ban chun mơn thuộc quận, huyện Quyết định số 61/2006/QĐ-UBND ngày 30/06/2006 Văn phòng HĐND - UBND việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân Theo đó, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng tóm lược cụ thể hóa lĩnh vực: tham mưu tổng hợp, hành tổ chức quản trị, tài vụ Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơ cấu tổ chức Văn phòng sau: - 01 Chánh Văn phòng - 03 Phó chánh Văn phịng :01 PVP nội chính, 01 PVP Quản trị hậu cần, 01 PVP phụ trách tiếp dân, hành tổng hợp - 04 Tổ, phận trực thuộc Văn phòng bao gồm: + Tổ tổng hợp, thi đua khen thưởng, văn thư – lưu trữ + Tổ công nghệ thông tin, kỹ thuật máy, tài vụ + Tổ tiếp dân cải cách hành + Tổ lái xe, bảo vệ, phục vụ CHƯƠNG II Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu công tác quản lý văn UBND quận Thanh Xn TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN Công tác quản lý văn quy định cụ thể Nghị định số 110/2004/NĐCP, ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐCP, ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18/07/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn – đến, Nghị định số 111/2004 cơng tác lưu trữ Theo đó, nội dung công tác quản lý văn bao gồm: - Quản lý văn - Quản lý văn đến - Lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu I KHÁI QUÁT MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN Sự đạo UBND quận Thanh Xuân công tác quản lý văn Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác quản lý văn nhận quan tâm, đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận lãnh đạo khối Văn phòng quận Thể sau: - Công văn số 181/UB-VP, ngày 28/03/2001 hướng dẫn thực công tác văn thư – lưu trữ quận - Nội quy số 25/VP, ngày 15/07/2001 Văn phòng HĐND - UBND quận việc quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ quận Thanh Xuân - Công văn số 164/VP, ngày 09/04/2004 việc thu nộp tài liệu lưu trữ - Quy chế làm việc Văn phòng HĐND - UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 61/QĐ-UBND ngày 23/06/2006 Văn phòng HĐND Bùi Thị Hằng - KH7D UBND Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân quận có quy định rõ trách nhiệm cán văn thư – lưu trữ công tác quản lý văn thư – lưu trữ chế độ lưu trữ hàng năm Có thể nói, với quy định pháp luật hành, sở pháp lý quan trọng có tính định hướng, hỗ trợ đồng thời yêu cầu thiết cần phải đảm bảo thực góp phần làm cho cơng tác văn thư – lưu trữ, khâu quản lý văn đạt hiệu chất lương tốt nhất, đáp ứng yêu cầu UBND trình thực giải công việc Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn Trụ sở làm việc UBND quận Thanh Xuân xây dựng từ năm 1996 với quy mô nhà tầng, diện tích tương đối rộng (trên 7000 m 2) Việc bố trí mặt làm việc quận có nghiên cứu, tính tốn đến thuận tiện tính hiệu q trình hoạt động, giải cơng việc UBND quận Ví dụ: phận phải giao tiếp thường xuyên với bên ngồi nội quan (Phịng Chánh Văn phịng, Phó chánh Văn phịng, Bộ phận tiếp dân cải thủ tục hành chính,…) đếu bố trí gần cổng, gần cầu thang tầng 1, tầng Các phận chuyên môn hầu hết bố trí tầng (phịng Quản lý thị, Tài chính- kế hoạch…) Phịng Văn thư phận chịu trách nhiệm cơng tác quản lý văn – văn đến UBND quận Phịng bố trí tầng 2, lối vào UBND quận nên thuận lợi cho việc tiếp nhận ,tổ chức giải văn theo nghiệp vụ phục vụ yêu cầu phịng, ban, đơn vị trực thuộc quận có u cầu Qua thực tế làm việc phịng thấy nơi diễn nhiều hoạt động, có tham gia nhiều phịng, ban đơn vị khác trực thuộc quận Trong đó, phịng văn thư UBND quận Thanh Xuân lại thiết kế với diện tích khiêm tốn Vì vậy, nhiều trường hợp cần tiếp nhận văn hay xin dấu, nộp tài liệu… mà có nhiều phịng, ban, cá nhân có nhu cầu cần đáp ứng tình trạng phải chờ đợi lâu thường xuyên xảy ra, cịn tạo nên bầu khơng khí ngột ngạt với diện tích cán văn thư vừa phải xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế đặt thiết bị Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân phục vụ công tác mình…ví dụ tủ đựng tài liệu lưu trữ hành nhỏ số lượng văn tài liệu cần lưu trữ lại lớn nên dẫn đến tượng cặp hồ sơ bị xếp chồng chéo lên Kho lưu trữ quận trước bố trí tầng 2, sau có kế hoạch xếp lại phòng ban, đơn vị quận kho lưu trữ di chuyển lên tầng với số lượng phòng lưu trữ, diện tích 16m 2/ phịng Nhìn chung kho lưu trữ nằm tách biệt với phòng, ban đơn vị nên góp phần đảm bảo an tồn tài liệu lưu trữ, tạo không gian yên tĩnh cho cán bộ, công chức quận có nhu cầu khai thác, tìm đọc tài liệu Hiện hầu hết phòng trang bị trang thiết bị, phương tiện cần thiết để phục vụ hoạt động Đối với phịng Văn thư, trang thiết bị bao gồm: - 01 máy vi tính có nối mạng - 01 máy in - 01 tủ lưu hồ sơ - 01 máy điều hịa nhiệt độ, 01 quạt 01 quạt gió - 03 bàn làm việc - Các văn phòng phẩm phục vụ công tác: cặp đựng tài liệu, giấy, bút,… Nhìn chung trang thiết bị phục vụ hỗ trợ tốt cho hoạt động phòng Tuy nhiên điểm hạn chế cần nhấn mạnh tính đồng chất lượng trang thiết bị chưa thực đảm bảo đáp ứng nhu cầu Cụ thể như: - Tình trạng nghẽn mạng nội xảy thường xuyên - Việc tiếp nhận văn đến qua Mail văn thư UBND thành phố Hà Nội thường xuyên xảy cố gây tắc nghẽn Các văn lẽ phải UBND quận cập nhật ngày cán văn thư lại phải chờ đợi đến mạng thông lấy văn xuống phải chờ chuyển phát văn qua đường bưu điện Điều làm ảnh hưởng đến tiến trình xử lý, giải văn Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu công tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân Theo phản ánh cán Văn thư có nhiều trường hợp văn tiếp nhận thời hạn yêu cầu quy định văn - Phịng chưa trang bị máy Fax nên có nhu cầu liên lạc, liên hệ với bên ngồi phương tiện chủ yếu sử dụng điện thoại Do vừa ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, vừa gây lãng phí thời gian chi phí - Diện tích phịng hẹp nên bố trí 01 tủ lưu hồ sơ Trong cần lưu giữ khối lượng lớn văn năm 2009 2010 với nhiều tên loại khác Mặc dù tủ đánh số ngăn ghi rõ tên loại văn ngồi lý nên ngăn tủ, cặp hồ sơ xếp chồng chéo lên nhau, điều gây khó khăn tốn thời gian có nhu cầu tìm kiếm tài liệu Đội ngũ cán bộ, cơng chức chịu trách nhiệm thực nghiệp vụ quản lý văn Hiện nay, Văn phịng HĐND - UBND quận Thanh Xn có 50 người, bao gồm cán bộ, công chức nhân viên Trong có 30 người biên chế cịn lại nhân viên hợp đồng; tổng số biên chế có 02 người có trình độ Trung cấp cịn lại có trình độ Cao đẳng, đại học đại học Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ người chịu trách nhiệm việc thực nghiệp vụ quản lý văn Hiện đội ngũ biên chế với số lượng 02 người, có 01 cán văn thư chuyên trách (tốt nghiệp Khoa lưu trữ quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội ) thực việc đóng dấu, đăng ký văn – đến UBND quận; 01 cán văn thư kiêm lưu trữ (là cử nhân Du lịch Ngoại ngữ, có chứng nghiệp vụ lưu trữ) có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại văn bản, chuyển giao văn bản, phân phối báo chí cho lãnh đạo quận lãnh đạo Văn phịng Thơng qua tìm hiểu trị chuyện với cán phòng văn thư cho thấy mức độ hài lịng họ cơng việc chưa cao Theo phản ánh cán văn thư chun trách phịng khối lượng văn đến, văn phát hành UBND Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân quận lớn, đặc biệt vào đợt cuối quý, năm Công việc bận rộn với 01 máy tính 01 cán chun trách khơng thể vừa xử lý cơng việc vừa hồn thành việc cập nhật văn vào Chương trình phần mềm quản lý công văn – hồ sơ công vụ yêu cầu Vì vậy, cán văn thư phải tranh thủ thời gian ngày thứ đề hoàn thành công việc giao Áp lực công việc lớn chế độ phụ cấp, hỗ trợ vật chất cho cán chưa trọng Đây nguyên nhân làm nảy sinh họ tâm lý chán nản, mệt mỏi, thiếu động lực để làm việc Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn việc áp dụng công cụ tin học để xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải tra tìm thơng tin văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác, nâng cao suất hiệu công tác quan tổ chức, tạo môi trường thuận lợi để trao đổi thông tin nội với bên Tại UBND quận Thanh Xuân vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin quan tâm triển khai từ sớm Thể hiện: - Các phòng ban bố trí lắp đặt máy vi tính có nối mạng phục vụ thực nghiệp vụ tra cứu thông tin - Thiết kế lắp đặt hệ thống mạng LAN, đảm bảo kết nối phịng ban, đơn vị trực thuộc quận - Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V1.5 áp dụng theo định UBND thành phố từ ngày 01/1/2004 Với hỗ trợ Chương trình phần mềm góp phần tạo chuyển biến việc đăng ký, quản lý văn – đến UBND quận Nếu trước việc đăng ký văn cán văn thư sử dụng sổ, vừa tốn thời gian lại khó khăn vấn đề bảo quản sổ Từ có Chương trình quản lý này, việc đăng ký văn thực nhanh chóng thuận tiện; số văn cập nhật hiển thị trực tiếp hình hệ thống giúp cho nhân viên văn thư dễ dàng theo dõi, kiểm tra hay tìm kiếm văn cần thiết Bùi Thị Hằng - KH7D Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND quận Thanh Xuân Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng UBND quận Việc áp dụng ISO quản lý hành nhà nước có tác dụng quan trọng việc minh bạch q trình xử lý cơng việc, địi hỏi kỹ làm việc cán bộ, công chức phải làm việc theo quy trình, tiến độ đồng thời thể trách nhiệm cá nhân giải công việc Với mục tiêu hướng mạnh vào yếu tố chất lượng trình quản lý, chất lượng phục vụ, UBND quận Thanh Xuân nghiên cứu bước ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 thay tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đầu năm 2010, UBND quận cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thực chức quản lý nhà nước giải thủ tục hành địa bàn quận Sổ tay chất lượng UBND quận xây dựng nhằm xác định phạm vi hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình cải cách cửa, mơ tả trình hoạt hệ thống, đồng thời viện dẫn quy trình tài liệu áp dụng hệ thống để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình cải cách cửa UBND phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy định phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phạm vi áp dụng sổ tay chất lượng bao gồm giải thủ tục hành chính; tiếp dân cơng tác quản lý văn phịng (gồm văn thư – lưu trữ tin học) Liên quan đến cơng tác quản lý văn có quy trình: quy trình kiểm sốt tài liệu (Mã số QT-42-01), quy trình kiểm sốt hồ sơ (MS QT-42-02), quy trình tổ chức quản lý giải văn – đến (MS QT- 42-03) Đây sở để thực kiểm sốt q trình quản lý văn bản, đảm bảo công tác thực vào nề nếp, có chất lượng hiệu phục vụ tốt cho hoạt động quản lý UBND II THỰC TẾ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN Quản lý văn Bùi Thị Hằng - KH7D 10