LỜI MỞ ĐẦU
Trang 2Nhận thức được rõ tính cấp bách của vấn đề, sau một thời giannghiên cứu, tham khảo và tìm hiểu em xin mạnh dạn được trình bày một sốbiện pháp ngăn ngừa sai sót trong bộ chứng từ giao dịch L/C qua đề tài:
"Những sai sót trong việc lập bộ chứng từ thanh toán theo L/C, nguyênnhân và giải pháp phòng ngừa"
Do thời gian nghiên cứu chưa được nhiều và trình độ bản thân cònhạn chế nên bài viết chắc chắn không tránh được những thiếu sót Em rấtmong được sự góp ý để bài viết hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Việt Hưng đã tận tình giúp đỡđể em hoàn thành bài đề án này.
Em xin chân thành cảm ơn!Sinh viên
Trang 3MỤC LỤC
I Lý luận cơ bản về thanh toán quốc tế và giao dịch L/C .4
1 Thanh toán quốc tế 4
1.1 Cơ sở hình thành thanh toán quốc tế 4
1.2 Khái niệm thanh toán quốc tế 6
1.3 Vai trò của thanh toán quốc tế 8
1.4 Hệ thống văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động thanh toán quốc tế 9
1.5 Các phương thức thanh toán quốc tế 10
1.6 Các bên liên quan đến thanh toán quốc tế 11
2 Phương thức tín dụng chứng từ – L/C 14
2.1 Khái niệm 14
2.2 Đặc điểm của giao dịch L/C 15
2.3 Văn bản pháp lý điều chỉnh giao dịch L/C .17
2.4 Quy trình nghiệp vụ giao dịch L/C 17
II Những sai sót hay mắc phải của bộ chứng từ trong giao dịch L/C vànguyên nhân .20
1 Bộ chứng từ trong giao dịch L/C: 20
2 Những sai sót hay mắc phải của bộ chứng từ trong giao dịch L/C .21
3 Nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót: 21
III Biện pháp phòng ngừa 23
1 Khi ký kết hợp đồng ngoại thương 24
2 Tổ chức thực hiện giao dịch L/C tại doanh nghiệp .25
3 Nội dung kiểm tra L/C khi nhận được 28
KẾT LUẬN 30
Trang 4I Lý luận cơ bản về thanh toán quốc tế và giao dịch L/C 1 Thanh toán quốc tế
1.1 Cơ sở hình thành thanh toán quốc tế
Thật hiếm hoi một quốc gia lại tự sản xuất mọi thứ mình cần Điều kiệntự nhiên, địa lý, trình độ phát triển và các yếu tố khác của một nước xácđịnh phạm vi và năng lực sản xuất của nước đó Điều này nói lên rằng cácquốc gia luôn phụ thuộc lẫn nhau về rất nhiều loại hàng hóa cần thiết chosản xuất, tiêu dùng.
Kết quả là, một nước sẽ nhập khẩu những hàng hóa với giá rẻ, đồngthời xuất khẩu những hàng hóa có ưu thế về năng suất lao động, nhằm tậndụng những lợi thế so sánh (tuyệt đối và tương đối) trong ngoại thương Sựdi chuyển hàng hóa giữa các nước tạo nên hoạt động xuất nhập khẩu củamột quốc gia từ đó hình thành nên chuyên ngành: “Quan hệ kinh tế quốctế” và “Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương”
Hàng hóa xuất nhập khẩu được chuyên chở từ nước này sang nướckhác bằng các phương thức vận tải khác nhau như: Đường biển, Hàngkhông, Đường bộ, Đường sắt, Đường sông hoặc kết hợp hai hay nhiềuphương thức vận tải với nhau, từ đó hình thành nên chuyên ngành “Vận tảihàng hóa trong ngoại thương”.
Nhìn chung, việc chuyên chở hàng hóa từ nước này sang nước khác cóthể gặp rủi ro bất trắc trong chuyên chở; do đó, để đảm bảo an toàn và tạosự ổn định trong kinh doanh cho nhà xuất nhập khẩu, thì hàng hóa xuấtnhập khẩu cần được bảo hiểm, từ đó hình thành nên chuyên ngành “Bảohiểm hàng hóa trong ngoại thương”.
Trang 5dụng chứng từ, thông qua đó người mua trả tiển, còn người bán thu tiền.Thông thường, người mua và người bán không thanh toán trực tiếp chonhau, mà thông qua sự trợ giúp của ngân hàng, từ đó hình thành nênchuyên ngành “Kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán quốc tế”.
Trong hoạt động ngoại thương, đối với nhà xuất khẩu, từ khi nhậnđược đơn đặt hàng đến khi nhận được tiền hàng xuất khẩu thường phải mấtmột thời gian khá dài, do đó, ngoài nhu cầu sử dụng các dịch vụ ngân hàngnhư thông báo L/C, mua bán ngoại tệ,… nhà xuất khẩu còn có nhu cầuđược tài trợ cho hoạt động xuất khẩu trước và sau khi giao hàng Chẳnghạn, trước khi giao hàng nhà xuất khẩu có nhu cầu vốn cho sản xuất, thumua hàng xuât khẩu, còn sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu có nhu cầu tàitrợ cho bộ chứng từ hàng xuất hay chiết khấu hối phiếu Tương tự, nhànhập khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương cũng có nhu cầu tài trợ,như tài trợ ký quĩ mở L/C, tài trợ trên cơ sở thế chấp bộ chứng từ và hànghóa nhập khẩu (tài trợ bắc cầu), bảo lãnh hối phiếu nhờ thu,… Từ đó hìnhthành nên chuyên ngành: “Tài trợ xuất nhập khẩu”.
Vì tiền tệ sử dụng trong hợp đồng mua bán quốc tế có thể là đồngtiềncủa nước người mua, của nước người bán hoặc của nước thứ ba, từ đó hìnhthành nên “Nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối” của các NHTM để giúpnhững nhà xuất nhập khẩu chuyển đổi tiền tệ nhằm thực hiện thương mạiquốc tế và phòng ngừa rủi ro tỷ giá.
Vì các hoạt động kinh tế đối ngoại nêu trên liên quan đến các bên ởcác nước có địa lý và tập quán khác nhau, nguồn luật điều chỉnh vừa mangtính đại phương vừ mang tính quốc tế, do đó các tranh chấp cũng thườngphát sinh, từ đó hình thành chuyên hành “Luật thương mại quốc tế”
Trang 6thương và hoạt động thanh toán quốc tế liên quan và gắn liền với nhiều lĩnhvực hoạt động khác, mỗi lĩnh vực hoạt động là một mắt xích không thểthiếu trong một dây chuyền hoạt động kinh tế đối ngoại của mỗi quốc gianói riêng và trên quy mô toàn thế giới nói chung Tuy nhiên, thanh toánquốc tế là khâu có ý nghĩa cựa kỳ quan trọng và nhiều khi là khâu quyếtđịnh đến hiệu quả và tăng trưởng ngoại thương, bởi vì chỉ khi hoạt độngthanh toán an toàn và trôi chảy thì người bán mới thu được tiền và ngườimua mới trả được tiền và đây lại là cơ sở nền tảng bậc nhất khiến cho hoạtđộng xuất nhập khẩu tồn tại và phát triển.
Tóm lại, cơ sở hình thành hoạt động thanh toán quốc tế là hoạt độngngoại thương Ngày nay, nói đến hoạt động ngoại thương là nói đến thanhtoán quốc tế, và ngược lạ, nói đến thanh toán quốc tế thì chủ yếu là nói đếnngoại thương, nhưng hoạt động ngoại thương là hoạt động cơ sở, còn hoạtđộng thanh toán quốc tế là hoạt động phái sinh Vì hoạt động thanh toánquốc tế được thực hiện qua hệ thống ngân hàng, cho nên khi nói đến hoạtđộng thanh toán quốc tế là nói đến hoạt động thanh toán của ngân hàngthương mại, và không một ngân hàng thương mại nào lại không muốn pháttriển các nghiệp vụ ngân hàng quốc tế, trong đó lấy hoạt động thanh toánquốc tế làm trọng tâm phát triển.
1.2 Khái niệm thanh toán quốc tế
Quan hệ quốc tế giức các nước bao gồm nhiều lĩnh vực, như kinh tế,chính trị, ngoại giao, văn hóa, khoa học kỹ thuật, … trong đó quan hệ kinhtế (mà chủ yếu là ngoại thương) chiếm vị trí chủ đạo, là cơ sở cho các quanhệ khác tồn tại và phát triển Quá trình tiến hành các hoạt động quốc tế dẫnđến những nhu cầu chi trả, thanh quan giữa các chủ thể ở các nước khácnhau, từ đó hình thành và phát triển hoạt động thanh toán quốc tế, trong đó,ngân hàng là cầu nối trung gian giữa các bên.
Trang 7tế giức các tổ chức cá nhân nước này với tổ chức, cá nhân nước khác, haygiữa một quốc gia với tổ chức quốc tế, thông quan quan hệ giữa các ngânhàng của các nước liên quan.
Từ khái niệm trên cho thấy, thanh toán quốc tế phục vụ cho hai lĩnh vựchoạt động là kinh tế và phi kinh tế Tuy nhiên,trong thực tế, giữa hau lĩnhvực hoạt động này thường giao thoa với nhau, không có một gianh giới rõrệt Hơn nữa, do hoạt động thanh toán quốc tế được hình thành trên cơ sởngoại thương và phục vụ chủ yếu cho hoạt đong ngoại thương, chính vìvậy, trong các qui chế về thanh toán và thực tế tại các ngân hàng thươngmại, người ta thường phân hoạt động thanh toán quốc tế thành hai lĩnh vựcrõ ràng là: Thanh toán trong ngoại thương (hay gọi theo cách cũ là thanhtoán mậu dịch) và Thanh toán phi ngoại thương (tức thanh toán phi mậudịch)
Thanh toán quốc tế trong ngoại thương (thanh toán mậu dịch) là việcthực hiện thanh toán trên cơ sở hàng hóa xuất nhập khẩy và các dịch vụthương mại cung ứng cho nước ngoại theo giá cả thi trường quốc tế Cơ sởđể các bên tiến hành mua bán và thanh toán cho nhau là hợp đồng ngoạithương.
Thanh toán phi ngoại thương (Thang toán phi mậu dịch) là việc thực hiệnthanh toán không liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như cungứng lao vụ cho nước ngoài, nghĩa là thanh toán cho các hoạt động khôngmang tính chất thương mại.
Nội thương và ngoại thương: Nhìn chung, hoạt động ngoại thương cómột số điểm khác cơ bản so với hoạt động nội thương, trong đó ngoạithương liên quan đến:
Trang 8- Hàng hóa mua bán thường dịch chuyển qua biên giới giữa cácnước, đi từ nước người bán đến nước người mua
- Luật điều chỉnh quan hệ hợp đồng mua bán và thanh toán chứađựng yếu tố quốc tế.
- Kiểm soát ngoại hối, tỷ giá và cá chính sách hạn chế ngoại hối củachính phủ…
Ngày nay, do quá trình hợp tác kinh tế phát triển mạnh mẽ, các hìnhthức hoạt động kinh tế đối ngoại ngày càng đa dạng và phong phú đã trởthành các nhân tố làm thay đổi những đặc trưng của hoạt động ngoạithương cổ điển trước đây.
1.3 Vai trò của thanh toán quốc tế
Trước xu thế kinh tế thế giới ngày càng được quốc tế hóa, các quốc giađang ra sức phát triển kinh tế thị trường, mở cửa, hợp tác và hội nhập;trong bối cảng đó, thanh toán quốc tế nổi lên như là chiếc cầu nối giữa kinhtế trong nước với phần kinh tế thế giới bên ngoài, có tác dụng bôi trơn vàthúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ, đầu tư nước ngoài,thu hút kiều hối và các quan hệ tài chính, tín dụng quốc tế khác Hoạt độngthanh toán quốc tế ngày càng được khẳng định trong hoạt động kinh tếquốc dân nói chung và hoạt động kinh tế đối ngoại nói riêng Đặc biệt,trong bối cảnh hiện nay, mỗi quốc gia đều đặt hoạt động kinh tế đối ngoạilên hàng đầu, coi hoạt động kinh tế đối ngoại là con đường tất yếu trongchiến lược phát triển kinh tế của mỗi nước.
Trang 9thể hiện chất lượng của một chu kỳ kinh doanh, phản ánh hiệu quả kinh tếvà tài chính trong hoạt động của các doanh nghiệp.
Tóm lại, hoạt động thanh toán quốc tế có vai trò quan trọng đối với pháttriển kinh tế của mỗi quốc gia; được thể hiện chủ yếu trên các mặt sau:- Bôi trơn và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của nền kinh tế nhưmột tổng thể.
- Bôi trơn và thúc đẩy hoạt động đầu tư nước ngoài trực tiếp và giántiếp.
- Thúc đẩy và mở rộng hoạt động dịch vụ như du lịch, hợp tác quốctế.
- Tăng cường thu hút kiều hối và các nguồn lực tài chính khác.- Thúc đẩy thị trường tài chính quốc gia hội nhập quốc tế.
1.4 Hệ thống văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động thanh toánquốc tế
Để điều chỉnh các quan hệ trong nước, mỗi nước phải xây dựng chomình một hệ thống pháp luật riêng phù hợp với thể chế chính trị, xã hội, tậpquán và trình độ phát triển; chính vì vậy, luật pháp giữa các nước thườngkhác nhau Tuy nhiên, khi tham gia các hoạt động quốc tế, cá nước đềubình đẳng với nhau, nên không thể dùng luật pháp của một nước nào đó ápđặt buộc nước khác phải theo Để giải quyết vấn đề mâu thuẫn luật phápgiữa các nước trong quan hệ quốc tế, người ta đã xây dựng một hệ thốngluật pháp thống nhất mang tính quốc tế để điều chỉnh các hoạt động quốctế, trong đó có hoạt động thanh toán quốc tế.
Một thực tế là, mỗi hoạt động của các thể nhân hay pháp nhân đềuđồng thời chịu sự điều chỉnh bởi nhiều nguồn luật khác nhau, trong đó cónguồn luật chung và nguồn luật chuyên ngành (luật riêng hay luật đặc thù).Sau đây là những văn bản chủ yếu điều chỉnh hoạt động thanh toán quốc tếtheo tính chất pháp lý giảm dần:
Trang 10- Công ước Liên hợp quốc về hợp đồng mua bán quốc tế (Unitednations convention on contracts for the international sale of goods – WienConvention 1980)
- Công ước Geneve 1930 về luật thống nhất hối phiếu (Uniform Lawfor Bill of Exchange – ULB 1930)
- Công ước Liên hợp quốc về hối phiếu và lệnh phiếu quốc tế(International Bill of Exchange and International Promissory Note – UNconvention 1980)
- Công ước Geneve 1931 về Séc quốc tế (Geneve conventions forCheck 1931)
- Các nguồn luật và Công ước quốc tế về vận tải và bảo hiểm- Các hiệp định song phương và đa phương…
b Các nguồn luật quốc gia:
- Bộ luật dân sự- Luật thương mại- Luật ngoại hối
- Luật các công cụ chuyển nhượng- Luật Thanh toán quốc tế…
c Thông lệ và tập quán quốc tế:
- Qui tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UniformCustoms and Pratice for Documentary Credit – UCP)
- Qui tắc thống nhất về nhờ thu (Uniform Rules for Collection – gọitắt là URC)
- Qui tắc thống nhất về hoàn trả liên ngân hàng (The Uniform Rulesfor Bank-to-Bank Reimbursement under Documentary credit – URR)
- Điều kiện thương mại quốc tế (International Commercial Terms –INCOTERMS)
Trang 11Khái niệm: Phương thức thanh toán quốc tế trong ngoại thương làtoàn bộ quá trình, điều kiện quy định để người mua trả tiền và nhận hàng,còn người bán thì giao hàng và nhận tiền theo hợp đồng ngoại thươngthông qua hệ thống ngân hàng phục vụ.
Nội dung phương thức thanh toán chính là các điều kiện quy địnhtrong hợp đồng thương mại, theo đó, người mua trả tiền và nhận hàng, cònngười bán thì giao hàng và thu tiền Việc giao, nhận hàng và thu, chi tiềnthường không diễn ra đồng thời, mà là một quá trình; quá trình này kết thúckhi người mua đã trả tiền và nhận được hàng, còn người bán thì đã giaohàng và nhận được tiền Trong thực tế, điều kiện quy định để các bên giaonhận hàng hóa và chi trả tiền là rất đa dạng, do đó tồn tại nhiều phươngthức thanh toán quốc tế khác nhau, trong đó mỗi phương thức đều có ưunhược điểm nhất định thể hiện thành mâu thuẫn về quyền lợi và nghĩa vụgiữa người xuất khẩu và người nhập khẩu Tuy nhiên, việc lựa chọnphương thức nào cũng phải xuất phát từ yêu cầu của người nhập khẩu làmua được hàng hóa đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn Việc lựa chọnphương thức thanh toán thích hợp phải được hai bên xuất khẩu và nhậpkhẩu bàn bạc thống nhất, ghi vào hợp đồng ngoại thương.
Các phương thức thanh toán chủ yếu hiện nay bao gồm:- Phương thức ứng trước (Advanced payment)- Phương thức ghi sổ (Open account)
- Phương thức chuyển tiền (Remittance)
- Phương thức nhờ thu (Collection of payment)
- Phương thức tín dụng chứng từ (Documentary credit)
1.6 Các bên liên quan đến thanh toán quốc tế
a Người mua, người bán và các đại lý
Người mua – The Buyer (Nhà nhập khẩu) là người có nhu cầu hàng
Trang 12lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả, …) và chuyển hàng hóa vào trongnước (nhập khẩu)
Người bán – The Seller (nhà xuất khẩu) là người có hàng hóa (tự sản
xuất hoặc khai thác ra), liện hệ với người mua để thỏa thuận các điều kiệnvề hợp đồng mua bán và chuyển hàng hóa ra nước ngoài (xuất khẩu).Thông thường người bán là người lập hóa đơn thương mại và ký phát hốiphiếu.
Người sản xuất hàng hóa – Manufacturer: Là người trực tiếp sản
xuất hay làm ra hàng hóa nhưng không phải là người xuất khẩu Thôngthường, người sản xuất phát hành phiếu đóng gói, phiếu phân loại và bảnkê chi tiết; trong một số trường hợp, người sản xuất còn phát hành giấychứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng.
Các đại lý – Agents: Nhìn chung, người mua thường có đại lý của
mình đặt tại nước xuất khẩu, và ngược lại, người bán có đại lý của mìnhcủa mình đặt tại nước người nhập khẩu Các đại lý như vậy là cần thiết bởivì khoảng cách giữa các nước thường rất xa; hơn nữa, các đại lý này có thểchă sóc khách hàng và xử lý các tính huống một cách trực tiếp, cụ thể vànhanh chóng.
b Các ngân hàng
Ngân hàng của nhà nhập khẩu:
- Tư vấn về những nhà cung cấp hàng hóa nước ngoài.
- Thấu hiểu những nhu cầu của nhà nhập khẩu và sẵn sàng tư vấn đểnhà nhập khẩu bảo vệ tốt nhất lợi ích của mình.
- Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán hàng nhập
- Nhận tiền từ nhà nhập khẩu thanh toán cho bộ chứng từ.- Thực hiện chuyển tiền cho người xuất khẩu.
- Tài trợ cho nhà nhập khẩu thực hiện thương mại quốc tế.
Ngân hàng của nhà xuất khẩu:
Trang 13- Thấu hiểu những nhu cầu của nhà xuất khẩu và sẵn sàng tư vấn đểnhà xuất khẩu bảo vệ tốt nhất lợi ích của mình.
- Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán hàng xuất.- Tổ chức thanh toán cho bộ chứng từ.
- Nhận tiền thanh toán trên danh nghĩa người xuất khẩu.
- Tài trợ cho nhà xuất khẩu thực hiện thực hiện thương mại quốc tế.
c Người chuyên chở:
Hàng hóa có thể được chuyên chở giữa các quốc gia bằng các phươngthức vận tải khác nhau Sử dung phương thức vận tải nào phụ thuộc chủyếu vào vị trí địa lý, đặc điểm tự nhiên của tuyến đường và thỏa thuận giữangười mua và người bán Trong thương mại quốc tế, người chuyên chở cóthể là:
- Công ty vận tải biển (Shipping company)- Hãng vận tải hàng không (Airlines)
- Công ty vận tải đường bộ (Trucking company)- Hãng vận tải đường sắt (Railways)
- Công ty vận tải đường sông (Barges/inland waterways)- Bưu điện (Post ofices)
- Chuyển phát (Couriers)
d Công ty bảo hiểm(Insurance Company):
Công ty bảo hiểm bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển từnước này sang nước khác Theo thỏa thuận, người mua bảo hiểm có thể lànhà nhập khẩu hay nhà xuất khẩu Các loại rủi ro được bảo hiểm là theothỏa thuận giữa công ty bảo hiểm và người mua bảo hiểm Công ty bảohiểm phát hành các chứng từ bảo hiểm hàng hóa như: Bảo hiểm đơn(Insurance Policy); Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate); Tờkhai bảo hiểm bao (Declaration under an open cover)
Trang 14Nước người nhập khẩu có thể áp dụng những hạn chế nhập khẩu một sốloại hàng hóa nhất định, do đó, người nhập khẩu phải xin giấy phép nhậpkhẩu đối với loại hành hóa này Những nước hạn chế về nguồn ngoại hối cóthể ưu tiên thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu bằng loại ngoại tệ có sẵn,hoặc phải được phép của cơ quan quản lý ngoại hối mới được mua vàchuyển ngoại tệ ra nước ngoài Hiện nay, với những lý do khác nhau, hầuhết các các nước đều yêu cầu giấy phép nhập khẩu đối với một số loại hànghóa nhất định.
Nước người xuất khẩu có thể áp dụng cơ chế cấp phép đối với một sốhàng hóa xuất khẩu nhất định nhằm bảo đảm rằng hàng hóa được định giáđúng Hệ thống cấp phép xuất khẩu còn cho phép theo dõi và kiểm soátnguồn thu từ xuất khẩu của quốc gia.
Hải quan và các cơ quan chức năng tiến hành làm thủ tục thông quan,thu thuế xuất nhập khẩu cho ngân sách nhà nước và phát hành hóa đơn hảiquan Nghĩa vụ phải trả thế và mức thuế đánh vào hàng hóa xuất nhập khẩuphụ thuộc vào loại hàng hóa và hiệp định giữa các chính phủ.
2 Phương thức tín dụng chứng từ – L/C 2.1 Khái niệm
Điều 2, UCP 600, tín dụng chứng từ định nghĩa như sau: “Creditmeans any arrangement, however named or described, that is irrevocableand thereby constitues a definite undertaking of the issuing bank to honoura complying presentation”.
“Tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận bất kỳ, cho dù được gọi tên hoặcmô tả như thế nào, thể hiện một cam kết chắc chắn và không hủy ngang củangân hàng phát hành về việc thanh toán khi xuất trình phù hợp”
So với các phương thức thanh toán khác, thanh toán bằng L/C có ưu điểm ởchỗ:
Trang 15- Đối với nhà nhập khẩu: Được NH phát hành L/C đảm bảo khôngphải trả tiền chừng nào chưa nhận được bộ chứng từ nhập khẩu phù hợp.Phương thức L/C đã dung hòa được lợi ích và rủi ro giữa nhà xuất khẩu vànhập khẩu, đây là ưu điểm vượt trội của phương thức này.
2.2 Đặc điểm của giao dịch L/C a L/C là hợp đồng kinh tế hai bên:
L/C là hợp đồng kinh tế độc lập chỉ của hai bên là NH phát hành vànhà xuất khẩu Mọi yêu cầu và chỉ thị của nhà nhập khẩu đã do NH pháthành đại diện, do đó tiếng nói chính thức của nhà nhập khẩu không đượcthể hiện trong L/C.
b L/C độc lập với hợp đồng cơ sở và hàng hóa:
Về bản chất, L/C là một giao dịch hoàn toàn độc lập với hợp đồngngoại thương hoặc hợp đồng khác mà hợp đồng này là cơ sở để hình thànhnên giao dịch L/C Trong mọi trường hợp, ngân hàng không liên quan đếnhoặc bị rằng buộc vào hợp đồng như vậy, ngay cả khi L/C có bất cứ dẫnchiếu nào đến hợp đồng.
Như vậy, L/C có tính chất quan trọng, nó hình thành trên cơ sở của hợpđồng ngoại thương, nhưng sau khi được thiết lập, nó lại hoàn toàn độc lậpvới hợp đồng này Một khi L/C đã được mở và đã được các bên chấp nhân,thì cho dù nội dung của L/C có đúng với hợp đồng ngoại thương haykhông, cũng không làm thay đổi quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liênquan đến L/C.
Một số nhà nhập khẩu không hiểu hoặc làm ngơ quy tắc này, khi gặprủi ro trong giao dịch hợp đồng cơ sở đã quay sang khiếu nại hay ngăn cảnviệc ngân hàng thanh toán bộ chứng từ xuất trình phù hợp Điều này làkhông được phép.
Trang 16chữa những nội dung bất lợi trong hợp đồng ngoại thương đã ký kết Tuynhiên, việc làm này chỉ tránh được việc phải mở một L/C cho nhà xuấtkhẩu hưởng, còn nhà xuất khẩu có thể kiện nhà nhập khẩu ra tòa trên cơ sởcác điều khoản của hợp đồng thương mại.
c L/C chỉ giao dịch bằng chứng từ và thanh toán chỉ căn cứ vào
chứng từ:
Các ngân hàng, chỉ trên cơ sở chứng từ, kiểm tra việc xuất trình đểquyết định xem trên bề mặt của chứng từ có tạo thành một xuất trình phùhợp hay không Như vậy, các chứng từ về việc giao dịch L/C có tầm quantrọng đặc biệt, nó là chứng cứ về việc giao hàng của người bán, là đại diệncho giá trị hàng hóa đã được giao, do đó, chúng trở thành căn cứ để ngânhàng trả tiền, là căn cứ để nhà nhập khẩu hoàn trả tiền cho ngân hàng, làchứng từ đi nhận hàng của nhà nhập khẩu,… Việc nhà xuất khẩu có thuđược tiền hay không, phụ thuộc duy nhất vào xuất trình chứng từ có phùhợp; đồng thời; ngân hàng cũng chỉ trả tiền khi có bộ chứng từ xuất trìnhphù hợp, nghĩa là ngân hàng không chịu trách nhiệm về sự thật hàng hóamà bất kỳ chứng từ nào đại diện.
Khi chứng từ xuât trình là phù hợp, thì ngân hàng phát hành phải thanhtoán vô điều kiện cho nhà xuất khẩu, mặc dù trên thực tế hàng hóa có thểkhông được giao hoặc được giao không hoàn toàn đúng như ghi tren chứngtừ Như vậy, việc thanh toán L/C không hề căn cứ vào tình hình thực tế củahàng hóa; nếu hàng hóa không khớp với chứng từ, thì hai bên mua bán trựctiếp giải quyết với nhau trên cơ sở hợp đồng mua bán, không liên quan đếnngân hàng Chỉ trong trường hợp chứng từ không phù hợp, mà ngân hàngvẫn thanh toán cho người xuất khẩu, thì ngân hàng phải chịu hoàn toàntrách nhiệm, bởi vì người nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán lại tiềncho ngân hàng.
Trang 17Vì giao dịch chỉ bằng chứng từ và thanh toán chỉ căn cứ vào chứng từnên yêu cầu tuân thủ chặt chẽ của chứng từ là nguyên tắc cơ bản của giaodịch L/C Để được thanh toán, người xuất khẩu phải lập được bộ chứng từphù hợp, tuân thủ chặt chẽ các điều khoản và điều kiện của L/C, bao gồmsố loại, số lượng mỗi loại và nội dung chứng từ phải đáp ứng được chứcnăng chính của chứng từ yêu cầu.
2.3 Văn bản pháp lý điều chỉnh giao dịch L/C
Hoạt động thanh toán quốc tế bằng giao dịch L/C chịu sự điều chỉnhđồng thời bởi các nguồn luật, công ước quốc tế liên quan và các nguồn luậtquốc gia; đồng thời nó chịu sự điều chỉnh trực tiếp bởi các thông lệ và tậpquán quốc tế:
- Qui tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UniformCustoms and Practice for Documentary Credit – UCP)
- Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế trong kiểm tra chứng từtheo L/C (International Standard Banking Practice Under DocumentaryCredit For Credit – ISBP)
- Bản phụ trương UCP về xuất trình chứng từ điện tử (SupplementTo The Uniform Customs And Practice For Documentary Credit – URR)
2.4 Quy trình nghiệp vụ giao dịch L/C
a Các bên tham gia
Trang 18- Ngân hàng phát hành (Issuing Bank): Là ngân hàng thực hiện pháthành L/C theo đơn của người yêu cầu, nghĩa là nó đã cấp tín dụng chongười yêu cầu Ngân hàng phát hành thường được hai bên mua bán thỏathuận trong hợp đồng Nếu không có sự thỏa thuận trước, thì nhà nhập khẩuđược phép tự chọn ngân hàng phát hành.
- Ngân hàng thông báo (Advising Bank): là ngân hàng thực hiện thôngbáo L/C cho người thụ hưởng theo yêu cầu của ngân hàng phát hành Ngânhàng thông báo thường là ngân hàng đại lý hay một chi nhánh của ngânhàng phát hành ở nước nhà xuất khẩu.
- Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank): Là ngân hàng bổ sung sựxác nhận của mình vào L/C theo yêu cầu hoặc sự ủy quyền của ngân hàngphát hành.
- Ngân hàng được chỉ định (Nominated Bank): Là ngân hàng mà tạiđó L/C có giá trị thanh toán hoặc chiết khấu Đối với L/C có giá trị tự do,thì bất kỳ ngân hàng nào cũng đều có thể trở thành ngân hàng được chỉđịnh Trách nhiệm kiểm tra chứng từ của ngân hàng chỉ định là giống nhưngân hàng phát hành khi họ nhận được bộ chứng từ.
b Quy trình nghiệp vụ L/C:
Trong thực tế phương thức giao dịch L/C có rất nhiều loại, nghiệp vụ
cũng rất đa dạng, phức tạp Phạm vi bài viết không thể nêu ra hết các loạinghiệp vụ Hai nghiệp vụ sắp nêu dưới đây là hai nghiệp vụ cơ bản nhất màthực tế các doanh nghiệp, ngân hàng trong nước đang thực hiện.
* L/C có giá trị tại ngân hàng phát hành:
(1) Hai bên mua bán ký kết hợp đồng ngoại thương với điều khoảnthanh toán theo phương thức L/C.
Trang 19(3) Căn cứ vào đơn mở L/C, nếu đồng ý, ngân hàng phát hành lập L/Cvà thông báo qua ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh của mình ở nước nhàxuất khẩu để thông báo L/C cho nhà xuất khẩu.
(4) Khi nhận được L/C, ngân hàng thông báo thông báo L/C cho nhàxuất khẩu.
(5) Nhà xuất khẩu kiểm tra L/C, nếu phù hợp với hợp đồng đã ký thìtiến hành giao hàng, nếu không phù hợp thì đề nghị sửa đổi, bổ sung L/Ccho phù hợp với hợp đồng ngoại thương.
(6) Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu củaL/C và xuất trình (thông qua ngân hàng thông báo hoặc một ngân hàngkhác) cho ngân hàng phát hành để được thanh toán.
(7) Ngân hàng phát hành sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy xuấttrình phù hợp thì tiến hành thanh toán, nếu thấy không phù hợp thì từ chốithanh toán và gửi trả lại toàn bộ và nguyên vẹn bộ chứng từ cho nhà xuấtkhẩu.
(8) Ngân hàng phát hành đòi tiền nhà nhập khẩu và chuyển bộ chứngtừ cho nhà nhập khẩu sau khi đã được nhà nhập khẩu trả tiền hoặc chấpnhận thanh toán.
* L/C có giá trị tại ngân hàng được chỉ định:
(1) Hai bên mua bán ký kết hợp đồng ngoại thương với điều khoảnthanh toán theo phương thức L/C.
(2) Căn cứ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng ngoại thương,nhà nhập khẩu làm đơn gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu ngânhàng này phát hành một L/C cho nhà xuất khẩu hưởng.
(3) Căn cứ vào đơn mở L/C, nếu đồng ý, ngân hàng phát hành lập L/Cvà thông báo qua ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh của mình ở nước nhàxuất khẩu để thông báo L/C cho nhà xuất khẩu.
Trang 20(5) Nhà xuất khẩu kiểm tra L/C, nếu phù hợp với hợp đồng đã ký thìtiến hành giao hàng, nếu không phù hợp thì đề nghị sửa đổi, bổ sung L/Ccho phù hợp với hợp đồng ngoại thương.
(6) Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu củaL/C và xuất trình cho ngân hàng được chỉ định để được thanh toán
(7) Ngân hàng được chỉ định xuất trình chứng từ cho ngân hàng pháthành và đòi hoàn trả
(8) Ngân hàng phát hành đòi tiền nhà nhập khẩu và chuyển bộ chứngtừ cho nhà nhập khẩu sau khi đã được nhà nhập khẩu trả tiền hoặc chấpnhận thanh toán.
II Những sai sót hay mắc phải của bộ chứng từ trong giao dịch L/C và nguyên nhân
1 Bộ chứng từ trong giao dịch L/C:
Do các bên tham gia giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ chứng từ, nên việcnhà xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C là yêu cầu tốiquan trọng để phương thức L/C trở thành một công cụ thanh toán chứkhông phải công cụ từ chối thanh toán Vì chứng từ trong thương mại quốctế là rất đa dạng và phức tạp, nên đòi hỏi các bên liên quan phải hiểu thấuđáo được các văn bản pháp lý cũng như tập quán quốc tế, để từ đó có thểlập, kiểm tra và chấp nhận chứng từ một cách đúng đắn.
Bộ chứng từ theo L/C là nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất hàng hóa,yêu cầu của nước nhập khẩu, đặc biệt là yêu cầu của người mua và đềutheo yêu cầu của L/C.
a/ Nhóm chứng từ cơ bản:
- Chứng từ vận tải
- Chứng từ bảo hiểm (nếu người thụ hưởng chịu trách nhiệm mua)
- Hóa đơn thương mại
- Hối phiếu
Trang 21- Phiếu đóng gói/phân loại (bản kê chi tiết).
- Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng/trọng lượng.- Giấy kiểm định
- Giấy kiểm dịch thực vật/động vật- Giấy chứng nhận vệ sinh…
c/ Nhóm chứng từ theo yêu cầu của nước nhập khẩu:
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Giấy chứng nhận hợp pháp hóa/thị thực.- Giấy phép xuất khẩu
d/ Nhóm chứng từ theo yêu cầu của nhà nhập khẩu:
- Biên lai bưu điện/fax xác nhận các giao dịch mà người thụ hưởngđã thực hiện
2 Những sai sót hay mắc phải của bộ chứng từ trong giao dịch L/C
Khi lập bộ chứng từ, nhà xuất khẩu thường mắc 3 sai lầm cơ bản:- Không chính xác
- Không hoàn chỉnh
- Không nhất quán
Theo thống kê của ICC, có tới 50% - 70% bộ chứng từ là có sai sót ngaytừ khi xuất trình lần đầu, và hậu quả của chúng là sự chận trễ thanh toán, từchối chứng từ, hoặc kiện tụng tranh chấp kéo dài Mặc dù biết vậy nhưngcác doanh nghiệp vẫn sử dụng L/C cho dù rủi ro chứng từ có sai sót là rấtlớn Chúng ta chũng thấy rằng, mặc dù có những tài liệu hướng dẫn lập,kiểm tra chứng từ, các lớp tập huấn với các chuyên gia nổi tiếng, nhưng saisót chứng từ vẫn xảy ra Như vậy, nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sótlà rất phức tạp, bởi vì nếu biết được một cách dễ dàng thì chắc hẳn sốlượng bộ chứng từ có sai sót sẽ giảm xuống rõ rệt.
3 Nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót:
Trang 22yêu cầu của L/C Tuy nhiên hầu hết những ý kiến, bào phân tích và thôngtin ấy mới chỉ tập trung vào những sai sót xảy ra là gì, hậu quả của chúngnhư thế nào … mà chưa đi sâu phân tích những nguyên nhân dẫn đến saisót của bộ chứng từ, làm cơ sở đề ra các giải pháp hiệu quả nhằm giảmthiểu các sai sót đó Chúng ta thường bàn cách xử lý sai sót như sửa chữachứng từ và xuất trình lại, xin nhà nhập khẩu bỏ qua, khiếu nại, đề nghịICC giải thích làm rõ Nhưng chúng ta lại ít bạn về các biện pháp ngănngừa trước và trong khi lập chứng từ Chỉ cho đến khi có thông báo vềchứng từ có sai sót mới tập trung sức lực tinh hoa để xử lý và tìm cách xinđược thanh toán Những nguyên nhân sâu xa nào dẫn đến bộ chứng từ cósai sót?
Thứ nhất, thiếu hiểu biết về UCP, quy định nghiệp vụ L/C tại doang
nghiệp tùy tiện (đọc và giải thích L/C không thận trọng) và bộ phận nghiệpvụ thiếu trách nhiệm (lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn…).
Thứ hai, thỏa thuận giữa người mua và người bán không rõ ràng về
các chi tiết giao hàng và/hoặc L/C Người thụ hưởng đã không kiểm tra cẩnthận L/C, mặc dù đã được cảnh báo từ phía ngân hàng Nhà xuất khẩu đãkhông có đủ thời gian hoặc không tiến hành yêu cầu sửa đổi L/C, thay vàođó là sự im lặng và sự tin tưởng vào nhà nhập khẩu sẽ bỏ qua một số lỗinhỏ, không cơ bản Người thụ hưởng không tuân thủ theo yêu cầu của L/C,có thể là do thiếu hiểu biết về UCP.
Thứ ba, thiếu kinh nghiệm và thiết sự phối kết hợp giữa các phòng
Trang 23phòng ban được chuyên môn hóa cao nhưng thiếu sót lại xảy ra trong khâuphối kết hợp giữa các phòng ban.
Thứ tư, L/C không được phát hành chuẩn xác, có chủ ý xấu, hoặc L/C
không hoàn chỉnh, không khả thi.
Thứ năm, một số nhà nhập khẩu tinh quái đã cài một số điều khoản
không khả thi để bắt lỗi chứng từ làm cơ sở từ chối nhận hàng (do hợpđồng thương mại ký bị hớ), hoặc làm cơ sở mặc cả để giảm giá Những L/Cdài, nhiều nội dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiềuthì càng dễ dẫn đến hiểu sai và nhầm lẫn, đây cũng là nguyên nhân dẫn đếnnhững chứng từ sai sót sau này.
Nguyên nhân cụ thể dẫn đến sai sót chứng từ theo L/C bao gồm:- Tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp không phù hợp.
- Thiếu sự phối kết hợp giữa phòng kinh doanh (người ký hợp đồng ngoạithương)và phòng kế toán (người lập chứng từ thanh toán theo L/C)
- Thiếu kỹ năng thương lượng trong giao dịch bằng L/C.
- Không có kế hoạch giao hàng cụ thể rõ ràng, hoặc kế hoạch giao hàngkhông khả thi.
- Thiếu hiểu biết, thiếu kinh nghiệm về giao dịch L/C và UCP.
- Nhiều nhà xuất khẩu cho rằng, việc từ chối thanh toán hẳn do bộ chứngtừ sai sót trên thực tế là rất ít, do đó, nếu có sai sót xảy ra, chỉ cần tập trungthương lượng là ổn thỏa.
- Do quá tin tưởng và người nhập khẩu là họ sẽ tập trung vào lo hàng nhậpmà có thể bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ, từ đó tạo ra thái độ chủquan trong khâu lập chứng từ.
- Không kiểm tra kỹ các điều kiện và điều khoản của L/C, dẫn đến lậpchứng từ không tham chiếu đến yêu cầu của L/C.
- Xuất trình đúng vào thời điểm L/C hết hạn, không còn cơ hội để sửachữa, bổ sung thay thế chứng từ.
Trang 241 Khi ký kết hợp đồng ngoại thương
Vì thỏa thuận thanh toán bằng L/C, nên để tránh rủi ro, trước khi ký hợpđồng nhà nhập khẩu và xuất khẩu cần nắm vững những nội dung cơ bảntrong giao dịch bằng L/C:
a/ Quan hệ giữa hợp đồng và L/C:
Theo UCP, hợp đồng thương mại là cơ sở của L/C, nhưng khi đã
được thiết lập, L/C có giá trị độc lập với hợp đồng Chính vì vậy, điềukhoản nào của hợp đồng không được ghi vào L/C sẽ không có giá trị thựchiện đối với tất cả các bên liên quan; ngược lại, những điều khoản mà hợpđồng không điều chỉnh nhưng lại được qui định trong L/C thì nó lại có giátrị bắt buộc thực hiện với tất cả các bên liên quan Chính vì vậy, khi ký kếthợp đồng thương mại, nhà xuất khẩu cũng như nhà nhập khẩu phải đặc biệtquan tâm đến điều khoản thanh toán Đồng thời, nhà nhập khẩu khi chuyểntải các nội dung thanh toán vào đơn mở L/C phải chính xác tuyệt đối, cònnhà xuất khẩu khi nhận được thông báo L/C phải kiểm tra chi tiết nội dungL/C với hợp đồng thương mại
b/ Đối với nhà nhập khẩu:
Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý L/C chỉ căn cứ vào chứng
từ, không căn cứ vào hàng hóa, do đó, nhà xuất khẩu có thể giao hàngkhông đúng hợp đồng thương mại, nhưng lập bộ chứng từ phù hợp L/C, thìvẫn đòi được tiền từ ngân hàng Về chứng từ giả mạo, đây là vấn đề khókhăn chưa có giải pháp ngăn chặn nào được qui định trong UCP Trong khiđó, UCP lại cho phép các ngân hàng được miễn trách nhiệm về chứng từgiả mạo vì thực tế ngân hàng cũng khó phát hiện chứng từ giả mạo, và quiđịnh này lại trở thành khe hở để hành vi gian lận, giả mạo dễ bề lên lỏi.Chính vì vậy, nhà nhập khẩu phải thận trọng, tìm hiểu kỹ càng đối tác, phảithiết lập cơ chế hữu hiệu trong việc giám sát lô hàng, quá trình giao hàngvà qui định chặt chẽ bộ chứng từ xuất trình.
Trang 25- Cam kết trả tiền L/C là ngân hàng phát hành chứ không phải nhànhập khẩu Do đó, việc biết được chắc chắn khả năng và uy tín của ngânhàng phát hành trở nên cần thiết đối với nhà xuất khẩu đặc biệt là trong mộtthế giới đầy biến động về chính trị, xã hội và kinh tế Tuy nhiên, nhà xuấtkhẩu thường ít quan tâm đến khả năng và uy tín của ngân hàng phát hànhđến đâu, họ thường cho rằng đã là cam kết của ngân hàng thì luôn luônđược đảm bảo Chính vì vậy một số nhà xuất khẩu không am hiểu cònmuốn được nhận L/C trực tiếp từ ngân hàng phát hành (không qua ngânhàng thông báo) để không chịu phí thông báo.
- Các ngân hàng luôn được cập nhật các thông tin về cá nhân hàngkhác trên thế giới, do đó, cách nhanh nhát và chính xác nhất là thông quanhân hàng phục vụ mình để được tư vấn về uy tín và khả năng của bất kỳngân hàng nào trên thế giới.
- Nhiều nhà xuất khẩu chỉ mong muốn ký được hợp đồng để bánhàng và nhận tiền thanh toán bằng L/C là yên chí mà không quan tâm thíchđáng đến các điều khoản cụ thể của L/C, trong đó ngân hàng phát hành làai? Chỉ đến khi nhận được L/C mới đi xin tư vấn ngân hàng phục vụ mình.Như vậy đã là quá muộn! Trước khi ký kết hợp đồng thương mại, nhà xuấtkhẩu nên được ngan hàng phục vụ mình tư vấn về ngân hàng phát hành vàcác điều khoản cụ thể trong L/C, đặc biệt là các thương vụ mới, đối tácmới.
2 Tổ chức thực hiện giao dịch L/C tại doanh nghiệp
8 bước cần thiết khi thết lập một bộ chứng từ theo L/C:
Bước 1: Tổ chức và phối kết hợp tốt trong các hoạt động xuất khẩu.
Trang 26trong khâu lập chứng từ thường xảy ra phổ biến ở những doanh nghiệp xuấtkhẩu không được tổ chức tốt, không có tập huấn chuyên môn, không đúckết kinh nghiệm về kỹ năng giao dịch L/C và một sự phối kết hợp tồi Mọicán bộ liên quan đến bất kỳ khâu nào trong giao dịch L/C đều phải đượctập huấn kỹ càng về giao dịch L/C, UCP, ISBP và Incoterms.
Bước 2: Thương lượng về các điều khoản của L/C là nền tảng để thiết
lập bộ chứng từ hoàn hảo Nhà xuất khẩu phải chủ động thiết lập mộtkhung các điều khoản sử dụng trong thương lượng vè nội dung của L/Cnhư là một bộ phận cấu thành trong hợp đồng thương mại Tuyệt đối tránhviệc tùy tiện, ngẫu hứng trong giao dịch L/C.
Trong giao dịch đàm phán, nhà xuất khẩu phải đưa ra hoặc chỉ chấpnhận các điều khoản phù hợp với năng lực của mình và đảm bảo tuân thủcác quy tắc của UCP Sau khi kết thúc đàm phán, phải chuẩn một danh mục(làm thành hai bản) về các điều khoản đã được hai bên chấp nhận để ngườimua làm căn cứ phát hành L/C, và người bán làm căn cứ lập bộ chứng từphù hợp.
Nhà xuất khẩu cần chủ động đưa ra chiến thuật đàm phán để có đượcmột L/C linh hoạt, khả thi Nhà xuất khẩu cũng phải làm rõ về số loạichứng từ, số lượng mỗi loại, bản gốc, bản sao, người phát hành, nội dung…và luôn trong khả năng thực hiện đúng hạn Nguyên tắc chung là càng ítchứng từ phải xuất trình thì càng dễ thực hiện, càng nhiều chứng từ phảixuất trình thì rủi ro sai sót càng lớn.
Bước 3: Kiểm tra kỹ L/C khi mới nhận được.
Trang 27khoản mập mờ, không rõ ràng, khó thực hiện thì yêu cầu sửa đổi tu chỉnhkịp thời Không được nhân nhượng chấp nhận một L/C có những điềukhoản khác với những gì đã thỏa thuận, nhất là các điều khoản này lại khóthực hiện, không rõ ràng hoặc mơ hồ Không được giao hàng chừng nàocác điều khoản trong L/C chưa rõ ràng Một L/C rõ ràng, chính xác sẽ làtiền đề lập bộ chứng từ phù hợp.
Bước 4: Lập kế hoạch phù hợp.
Phải lập kế hoạch chi tiết về việc sản xuất hay thu gom hàng hóa xuấtkhẩu theo L/C Nhà xuất khẩu phải lập kế hoạch cho các công việc nhưgiao hàng, lập bộ chứng từ, xuất trình… và phải tổ chức thực hiện và giámsát chúng Khi đã lập được một kế hoạch hợp lý, rõ ràng, thì nhà xuất khẩutránh được sự căng thẳng trong công việc, tránh được các sai sót, tránhđược những cuộc tranh cãi không cần thiết.
Bước 5: Chuẩn bị và tổ chức lập chứng từ
Nhà xuất khẩu phải chắc chắn được trang bị đầy đủ về công nghệ, cóđội ngũ cán bộ thông thạo chuyên môn và có nguồn vốn đầy đủ thể thựchiện việc lập và xuất trình bộ chứng từ phù hợp Phải vận dụng và tuân thủcá quy tắc của UCP và ISBS trong việc lập chứng từ Phải sử dụng danhmục kiểm tra chứng từ để đối chiếu trong quá trình lập chứng từ đồng thờigửi nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho các đơn vị có liên quan,như: người chuyên chở, công ty bảo hiểm, phòng thương mại,… để lập cácchứng từ tương ứng phù hợp với yêu cầu.
Bước 6: Tự kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình.
Biện pháp ngăn ngừa trước khi xuất trình bao giờ cũng hiệu quả hơnlà sự sửa chữa sau khi xuât trình, hơn nữa việc sửa chữa sau khi xuất trìnhkhông phải lúc nào cũng khả thi.
Trang 28Xuất trình phù hợp là xuất trình bao gồm không những các chứng từphù hợp mà còn đúng hạn, tại nơi quy định và trong thời gian làm việc củangân hàng Nhà xuất khẩu cần tính toán đủ thời gian thích đáng để tu chỉnhvà xuất trình lại chứng từ (nếu có)
Bước 8: Kiểm soát và kiểm tra thường xuyên.
Nhà xuất khẩu phải kiểm soát được quá trình lập chứng từ và cácnhân tố có thể làm cho quá trình này và việc xuất trình trở nên bị chậm trễ.Sau khi bộ chứng từ đã được xuất trình, thì nhà nhập khẩu phải liên hệchặt chẽ với người mua và ngân hàng phục vụ mình để có được thông tinchính xác và kịp thời về bộ chứng từ để có biện pháp xử lý.
3 Nội dung kiểm tra L/C khi nhận được
* Trước khi làm bất cứ điều gì:
- Kiểm tra L/C có là đối tượng điều chỉnh của UCP nào không?
- Kiểm tra tính chân thật của L/C L/C giả rất hiếm thấy nhưng cực kỳnguy hiểm Về nguyên tắc, L/C phải do ngân hàng thông báo hay ngânhàng xác nhận gửi đến cho các doanh nghiệp Mọi L/C nhận được bằng cáckênh khác đều phải cảnh giác cao độ Ví dụ: nếu nhận được một L/C trựctiếp từ nước ngoài thì cần liên hệ với ngân hàng phục vụ mình để làm rõ,hoặc ngay cả khi nhận được L/C từ một ngân hàng trong nước gửi đếnnhưng ngân hàng này không phải là ngân hàng phục vụ mình thì cũng nênliên hệ làm rõ.
Nếu nhận được L/C do một người mua không quen biết mở, nhưnglại được một ngân hàng phục vụ mình thông báo, thì cũng phải kiểm tramọi chi tiết để làm rõ L/C.
Trang 29* Kiểm tra loại L/C:
Theo quy tắc của UCP 600, một L/C không nói là loại nào thì đượcxem là không hủy ngang Vấn đề còn lại cần kiểm tra là:
- Kiểm tra xem L/C có được thanh toán theo thời hạn và đúng địađiểm như thỏa thuận.
- Nếu L/C cho phép trả tiền hay chiết khấu tại nước xuất khẩu thì rấtthuận tiện, còn nếu thực hiện ở nước ngoài thì có thể phải mất một thờigian và các vấn đề phức tạp khác có thể nảy sinh.
- Kiểm tra xem L/C thuộc loại nào: Payment at sight, Usance,Deferred, Negotiation.
- Kiểm tra tên và địa chỉ của người mua và người bán có chính xác - Kiểm tra xem với điều kiện của L/C, mình có thể sản xuất, thu gom,giao hàng, lập bộ chứng từ và xuất trình cho ngân hàng trong thời hạn hiệulực của L/C và trong giới hạn thời gian xuất trình chứng từ vận tải Ngânhàng không được làm trái UCP và sẽ không trả tiền sau ngày L/C hết hạnhoặc chứng từ không phù hợp
- Nếu L/C được chuyển bằng điện kiểm tra xem L/C là thông báo sơbộ hay L/C đầy đủ L/C có hiệu lực thực hiện hay không có hiệu lực thựchiện Ngân hàng thông báo có ghi rõ L/C là đối tượng điều chỉnh củaUCP600.
- Kiểm tra để đảm bảo rằng các khoản phí ngân hàng mà mình phảichịu có đúng như trong thỏa thuận.
Trang 30- Trước khi triển khai thực hiện L/C, những nhà xuất khẩu kinhnghiệm thường gửi ngay một bản copy L/C cho người giao nhận hay bất kỳngười nào có chức năng lấy chứng từ vận tải Tương tự một bản copy L/Ccũng được gửi đến công ty bảo hiểm Các yêu cầu của nhà xuất khẩu bằngcác cú điện thoại có độ rủi ro rất cao, vì sai sót rất dễ xảy ra trong khâuphiên âm, thậm chí có thể dẫn đến chứng từ vận tải hay chứng từ bảo hiểmkhông được cấp đúng loại yêu cầu.
* Kiểm tra chi tiết L/C:
- Giá trị của L/C và điều kiện thanh toán có đúng không?
- Mô tả hàng hóa và xuất xứ có đúng như hợp đồng thương mại? - Cơ sở điều kiện giao hàng có chính xác như hợp đồng thương mại? - Chuyển tải có bị cấm?
- Ngày hết hạn của L/C?
KẾT LUẬN
Nhà xuất khẩu cần tổ chức thực hiện nghiêm ngặt việc lập bộ chứngtừ thanh toán, bởi vì chỉ khi bộ chứng từ phù hợp mới đảm bảo nhận đượctiền hàng xuất khẩu Theo thông lệ quốc tế, các ngân hàng xử lý L/C chỉcăn cứ vào chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa Bởi vậy nếu hàng hóagiao đúng hợp đồng thương mại nhưng lập chứng từ không phù hợp thì nhàxuất khẩu vẫn không đòi được tiền Đây là điều hết sức phức tạp, nhạycảm, nên các bên liên quan phải hết sức thận trọng để tránh rủi ro.
Trang 31Tài liệu tham khảo
Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu Dương Hữu Hạnh -NXB Thống kê 2007
Giáo trình thanh toán quốc tế - PSG.TS Trần Hoàng Ngân - NXBThống kê 2003
Thanh toán quốc tế bằng L/C - Các tranh chấp thường phát sinh vàcách giải quyết - PGS.TS Nguyễn Thị Quy - NXB Chính trị quốc gia 2003 Qui tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UniformCustoms and Pratice for Documentary Credit – UCP) - UCP 600
Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế trong kiểm tra chứng từ theo L/C (International Standard Banking Practice Under Documentary Credit ForCredit – ISBP) - ISBP 681
Bản phụ trương UCP về xuất trình chứng từ điện tử (Supplement ToThe Uniform Customs And Practice For Documentary Credit – URR) Tạp chí Thương mại
Tạp chí ngân hàngThời báo ngân hàng