Định nghĩa kế hoạch sản xuất kinh doanh
Cũng nh các phạm trù khác, kế hoạch kinh doanh cũng có những cách tiếp cận khác nhau Mỗi cách tiếp cận đều xem xét kế hoạch kinh doanh theo một góc độ riêng và đều cố gắng lột tả bản chất của phạm trù quản lý này.
Theo Steiner: "Kế hoạch là một quá trình bắt đầu bởi việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lợc, các chính sách và kế hoạch chi tiết để đạt đợc các mục tiêu Nó cho phép thiết lập các quy định và đa ra thực thi, nó bao gồm một chu kỳ mới của việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lợc đợc thực hiện hoàn thiện hơn nữa".
Kinh doanh theo luật định là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu t sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lợi.
Kế hoạch hoá là một chức năng của quá trình quản lý và xét về mặt bản chất thì kế hoạch hoá là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con ngời nhằm xác định các mục tiêu, phơng án, bớc đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh Kế hoạch hoá là quy trình ra quyết định, nó cho phép xác định các trạng thái mong muốn của doanh nghiệp và cách thức thực hiện mong muốn đó Kế hoạch hoá còn là việc chuẩn bị các phơng án khác nhau của quyết định quản lý dới dạng các chơng trình, dự án và kế hoạch Có khá nhiều cách tiếp cận khác nhau về kế hoạch hoá do đứng trên những góc độ khác nhau:
Theo Diana Conyers và Peter Hills: "Kế hoạch hoá là quá trình quyết định, lựa chọn liên tục các phơng án khác nhau về sử dụng các nguồn lực có hạn chế để thực hiện đợc các mục tiêu đề ra cho một thời kỳ nhất định trong tơng lai".
Theo Steiner: "Kế hoạch hoá là một quá trình ra bắt đầu bởi việc thiết lập các mục tiêu và quy định chiến lợc, các chính sách và các kế hoạch chi tiết để đạt đợc các mục tiêu."
Có thể hiểu đơn giản nhất quá trình kế hoạch kể từ khi xây dựng, tổ chức thực hiện đến khi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch đợc thực hiện liên tục, lặp đi lặp lại Kế hoạch hoá là quá trình lặp lại có tính chất chu kỳ của các hoạt động chuẩn bị xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch Khi đó kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một quá trình liên tục, kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đa ra hoạt động của doanh nghiệp phát triển theo những mục tiêu đã định.
Những yếu tố cơ bản của việc xây dựng kế hoạch sản xuất
Trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cần phải xem xét tới bốn yếu tố cơ bản sau đây: a.Tính lựa chọn
Xây dựng kế hoạch SXKD là việc ra quyết định về lựa chọn một trong số nhiều phơng thức hành động Có hai loại lựa chọn chính liên quan đến xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh:
+Thứ nhất: Lựa chọn các mục tiêu u tiên, bởi vì nguồn lực có hạn nên không thể đáp ứng đợc cùng một lúc tất cả các nhu cầu phát triển Bởi vậy, cần phải xem xét tất cả các mục tiêu nào đợc u tiên hàng đầu và tập trung nguồn lực vào đó và sẽ có hiệu quả cao.
+Thứ hai: Kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng liên quan đến sự lựa chọn trong số các phơng thức hành động khác nhau, giữa các phơng thức khác nhau để nhằm đạt đợc cùng một mục tiêu.
Mặc dù hai cách lựa chọn này khác nhau, nhng chúng đều liên quan đến quá trình ra quyết định giống nhau nhằm mục đích chung là sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực có hạn của doanh nghiệp. b.Tính phân bổ nguồn lực Đây là một nhân tố quan trọng khác của KHSXKD Bởi vì, việc sử dụng tối u bất cứ một tập hợp cụ thể các nguồn lực nào phụ thuộc không nhỏ đến mục tiêu cần đạt đến Nói cách khác, xây dựng KHSXKD liên quan đến việc ra quyết định về các cách thức khác nhau để đạt đợc những mục tiêu cụ thể mà sử dụng tốt nhất các nguồn lực hiện có.
Nguồn lực ở đây không chỉ bao gồm các nguồn lực tự nhiên (đất, nớc, khoáng sản ), mà còn bao gồm cả nhân lực - hay nguồn lực con ngời nói chung, tài sản (nh nhà xởng, máy móc thiết bị ) và tài chính Việc phân biệt những gì không đợc coi là nguồn lực tuỳ thuộc vào mục tiêu cần đạt đến của ngời sử dụng cũng nh nhận thức về giá trị sử dụng và khả năng sử dụng cụ thể trong từng trờng hợp. c.Tính mục đích
Quan niệm về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nh là một cách để đạt đợc mục tiêu đặt ra những vấn đề về bản chất của các mục tiêu và quy trình xây dựng mục tiêu. Một trong những vấn đề mà các chuyên viên lập kế hoạch th- ờng gặp phải là những mục tiêu của họ không đợc xác định rõ ràng mà thờng rất mập mờ Trong một số trờng hợp khác, mục tiêu lại không thực tế trong điều kiện cung ứng nguồn lực lại bị hạn chế Trong nhiều trờng hợp khác, các nhà kế hoạch cũng gặp phải những vấn đề nh phải cố đạt đợc nhiều các mục tiêu và đôi khi các mục tiêu đó lại mâu thuẫn với nhau. c.Tính tơng lai
Có một yếu tố quan trọng khác của kế hoạch đợc thể hiện trong hầu hết các định nghĩa, đó là yếu tố thời gian. Các mục tiêu mà kế hoạch muốn đạt tới rõ ràng là ở tơng lai, kế hoạch tất nhiên sẽ gắn với tơng lai Sự quan tâm đến tơng lai tự nó thể hiện theo hai cách chính Cách thể hiện thứ nhất là một phần quan trọng của kế hoạch liên quan đến dự báo, hoặc đa ra các các dự báo về điều gì đó có thể xảy ra trong tơng lai, và cụ thể hơn là dự báo về kết quả của các phơng thức hoạt động khác nhau để xác định cần lựa chọn phơng pháp nào Tất nhiên không thể biết chính xác đợc điều gì sẽ xẩy ra trong tơng lai vì thế kế hoạch không tránh khỏi việc chấp nhận ở mức độ nhất định sự rủi ro Tuy nhiên, có nhiều kỹ thuật khác nhau mà ngời lập kế hoạch có thể sử dụng nâng cao tính chính xác của các dự báo của họ và xử lý những vấn đề rủi ro và bất ổn Khoảng thời gian tơng lai của kế hoạch là bao lâu? Điều này hoàn toàn phục thuộc vào nội dung cụ thể của kế hoạch Một thái cực có một số hoạt động các cá nhân và tổ chức có thể phải lập kế hoạch trên cơ sở thời gian là ngày, thậm chí là giờ Trong khi ở thái cực khác, một số kế hoạch liên quan đến việc đa ra những dự báo về bức tranh thế giới vài thËp kû sau.
Kế hoạch không chỉ liên quan đến quyết định cần phải làm gì để đạt tới mục tiêu cụ thể, mà còn liên quan đến quyết định trình thực thực hiện các hoạt động một cách logic, có thứ tự từng bớc đạt tiến tới đạt đợc mục tiêu.
Phân tích mức độ thời gian dài ngắn khác nhau của việc chuẩn bị kế hoạch hoá có thể gây cảm tởng rằng kế hoạch hoá là hoạt động định kỳ Ngời ta thờng nghĩ rằng kế hoạch đợc lập ra cho khoảng thời gian ấn định (ví dụ cho 5 năm tiếp theo), và khi kế hoạch đã đợc lập xong thì kế hoạch coi nh kết thúc, cho đến khi kết thúc 5 năm, tức là lúc bắt đầu lập kế hoạch cho thời kỳ 5 năm tiếp theo Trong các thập kỷ 50 và 60 nhiều nhà kế hoạch đã có quan điểm nh vậy về kế hoạch, nhng gần đây ngời ta đã nhận thức rằng kế hoạch nên đợc coi là một hoạt động liên tục Điều này có ý nghĩa là mặc dù có thể kế hoạch cần phải đợc lập cho khoảng thời gian xác định, nhng nó nên đợc liên tục theo dõi và xem xét lại trong giai đoạn đó và nếu cần thì có thể đợc kéo dài sang giai đoạn kế hoạch khác.
Tóm lại, mặc dù kế hoạch nhất định phải liên quan đến tơng lai; nhng điều đó không hạn chế các nhà lập kế hoạch dành nhiều sự chú ý của họ nghiên cứu tình hình quá khứ và hiện tại Trong thực tế, các nhà nghiên cứu hiện tại là rất quan trọng để đa ra thông tin và nhu cầu và điều kiện hiện tại cũng nh các nguồn lực hiện có cho phát triển, trong khi đó nghiên cứu lịch sử có thể tạo cơ sở tốt cho dự báo các xu hớng t- ơng lai.
Nội dung của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
a Mục đích, yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch và sản xuất kinh doanh
Trong giai đoạn hiện nay công tác xây dựng kế hoạch trớc hết phải đựa vào thị trờng, nhiệm vụ nhà nớc giao, yếu tố cơ bản chính là thị trờng sẽ chi phối kế hoạch, nói cách khác là sản phẩm của chúng ta có tiêu thụ đợc hay không và có đợc thị tr- ờng chấp nhận hay không, cũng có nghĩa là kết quả sản xuất kinh doanh chính là phụ thuộc vào yếu tố này Do vậy, kế hoạch đa ra là phụ thuộc vào định hớng mục tiêu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Để phát triển doanh nghiệp một cách bền vững thì công tác kế hoạch có một vị trí hết sức quan trọng, nó đề ra cho các doanh nghiệp một hớng đi một chiến lợc kinh tế đúng đắn, trên cơ sở kế hoạch định hớng này các doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, từng quý, để thực hiện bớc đi của mình.
Công tác kế hoạch phải thực sự là một công cụ, để quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy cần phải xây dựng đầy đủ các nội dung của công tác kế hoạch bao gồm: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t, kế hoạch tài chính, lao động với mục đích là doanh nghiệp có lợi nhuận để tích luỹ phát triển đồng thời không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên Lợi nhuận là một trong những tiêu chuẩn chủ yếu để đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Cùng với việc xây dựng kế hoạch cần có các biện pháp đánh giá, chỉ đạo, điều hành việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch nhằm xử lý và giải quyết kịp thời những vớng mắc trong quá trình thực hiện. b Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Xây dựng kế hoạch là phơng pháp tiếp cận hợp lý để đạt đợc các mục tiêu kinh doanh Quá trình thực hiện các kế hoạch lại diễn ra trong tơng lai dới sự tác động qua lại của các yếu tố:mục tiêu, thời gian và các tiền đề, căn cứ xây dựng và thực hiện kế hoạch đó Tơng lai thờng là yếu tố bất định nếu thời gian của bản kế hoạch càng dài thì các tiền đề, căn cứ có thể không rõ ràng, các mục tiêu càng khó xác lập và những vấn đề khác của việc xây dựng kế hoạch có thể tăng lên Do đó, trong công tác xây dựng kế hoạch, ngoài việc xác định hợp lý thời gian của kế hoạch còn phải xác lập các tiền đề và căn cứ vững chắc Bởi vậy việc xác lập các tiền đề và căn cứ sẽ đợc trình bày nh sau:
* Thứ nhất: các định hớng phát triển, các chính sách, chế độ của Nhà nớc
Tuy doanh nghiệp hoàn toàn chủ động và tự chủ trong việc xây dựng kế hoạch nhng lại bị giới hạn và bị động đối với chế độ chính sách của Nhà nớc Vì vậy, doanh nghiệp phải luôn chủ động trong cập nhật thông tin và phải bám sát các chính sách của Nhà nớc cũng nh áp dụng vào trong việc xây dựng kế hoạch Chính các căn cứ này sẽ góp phần làm cho bản kế hoạch đợc hợp pháp và đúng hớng.
* Thứ 2: Các kết quả nghiên cứu, phân tích và dự báo về nhu cầu thị trờng và các hợp đồng kinh tế đã ký kÕt Đây là căn cứ quan trọng để làm cho kế hoạch đa ra đảm bảo nguyên tắc thị trờng, không xa rời thực tế và mang lại tính khả thi cao Yêu cầu của việc xây dựng kế hoạch là phải xác định quy mô, cơ cấu, nhu cầu đối với từng loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau của doanh nghiệp, có tính đến sự tác động của các nhân tố làm tăng hoặc giảm nhu cầu.
* Thứ 3: Kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất - kinh doanh về các khả năng và nguồn lực có thể khai thác
Kết quả phân tích hoạt động kinh doanh thời kỳ trớc và dự báo khả năng tơng lai ứng với các nguồn lực có thể sẽ góp phần làm tăng tính khả thi của các phơng án kế hoạch Trọng tâm phân tích sẽ cần tập trung vào các chỉ tiêu chất lợng, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Thứ 4: Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật: Đây là cơ sở quan trọng kỹ thuật của công tác xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp Hệ thống định mức của doanh nghiệp phải gắn bó và phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn và định mức của ngành và nền kinh tế quốc dân và luôn phù hợp với chu kú kinh doanh.
* Thứ 5: Kết quả nghiên cứu và ứng dụng thành tựu của tiến bộ kỹ thuật - Công nghệ, hợp lý hoá sản xuất Đây là căn cứ hàng đầu cho xây dựng phơng án sản xuất, kế hoạch dự trữ để tránh khỏi sự lạc hậu và bị bất lợi trong cạnh tranh Căn cứ này thờng gắn với kế hoạch đầu t, phát triển sản xuất đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trờng về số lợng cũng nh chất lợng các sản phẩm và dịch vụ. c Các bớc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
* Bớc1: Nhận thức cơ hội kinh doanh Đây là bớc quan trọng và thuộc khâu chuẩn bị trong công tác xây dựng kế hoạch Trong bớc này, doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các phân tích và dự báo nhằm nhận biết các cơ hội dựa trên sự hiểu biết và những thông tin về thị trờng, sự cạnh tranh, quy mô và cơ cấu nhu cầu của khách hàng, điểm mạnh và điểm yếu và các khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp.
* Bớc 2: Xác định các mục tiêu tổng quát
Mục tiêu tổng quát này tuỳ thuộc vào từng thời kỳ kế hoạch: Trong thời kỳ dài hạn, đó là các mục tiêu định hớng chiến lợc, trong ngắn hạn, đó là các mục tiêu cụ thể hơn Nhng các mục tiêu này có điểm chung là có tính hớng đích, có trật tự u tiên, gắn với thời điểm tiến hành
* Bớc 3: Xác định các căn cứ Đây là bớc quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch, nó liên quan trực tiếp đến kết quả phân tích và dự báo về môi trờng, điều kiện kinh doanh và nội bộ doanh nghiệp Các dự báo quan trọng có liên quan đến: loại thị trờng, số lợng và cơ cấu sản phẩm, các triển khai kỹ thuật - công nghệ, chính sách tài chính, môi trờng chính trị pháp luật, xã hội Do tơng lai là yếu tố bất định nên các giả thiết, căn cứ môi trờng liên quan đến môi trờng trong khi xây dựng kế hoạch có thể phù hợp hoặc khong phù hợp Vì vậy các căn cứ sử dụng trong bản kế hoạch cũng phải đợc giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lợc hoặc ngắn hạn.
* Bớc 4: Xây dựng các phơng án kinh doanh Để đạt đợc mục tiêu đã đề ra, chúng ta có nhiều phơng án lựa chọn Nhng vấn đề quan tâm ở đây là phải xác định đợc những phơng án có nhiều triển vọng nhất chứ không phải là xây dựng thật nhiều các phơng án lựa chọn.
* Bớc 5: Đánh giá, so sánh các phơng án
Trong bớc này, thông qua việc sử dụng các kết quả có đợc trong bớc 2 và bớc 3 để tiến hành so sánh, đối chiếu các phơng án.
* Bớc 6: Lựa chọn phơng án
Sau khi đã thực hiện xong bớc 4 và bớc 5, số phơng án khả thi không phải là một Tuy nhiên, do nguồn lực của doanh nghiệp là có hạn nên không thể tiến hành thực hiện tất cả các phơng án đã xây dựng Lựa chọn phơng án dựa trên kết quả đánh giá so sánh các phơng án Phơng án đợc lựa chọn sẽ là ph- ơng pháp tối u nhất mà trong đó khai thác triệt để các điểm mạnh và điểm yếu, các cơ hội cũng nh hạn chế và hoàn toàn chủ động trong việc đối mặt với các thách thức của thị trờng cũng nh đối thủ cạnh tranh Trên thực tế, doanh nghiệp luôn có những phơng án kế hoạch dự phòng ngoài phơng án kế hoạch đã đợc lực chọn đợc để đối phó với những thay đổi của tơng lai.
* Bớc 7: Xây dựng các phơng án kế hoạch hỗ trợ Đây là cách thức để đạt đợc các hiệu quả phơng án kế hoạch đã lựa chọn thông qua việc phân đoạn kế hoạch đã lựa chọn thành các kế hoạch hỗ trợ.
Các nguyên tắc chủ yếu của công việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Nhằm đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện tốt mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, công tác xây dựng kế hoạch phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau ®©y: a Nguyên tắc thị trờng Đây là nguyên tắc thể hiện rõ nhất bản chất của việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng và nó dựa trên tính đa dạng và phức tạp của mối quan hệ giữa kế hoạch trong doanh nghiệp với thị trờng Kế hoạch đợc lập ra phải căn cứ vào thị trờng để đa ra những mục tiêu hợp lý, cân nhắc các yếu tố nguồn lực để có sự lựa chọn tối u Do các điều kiện thị trờng cũng nh môi trờng hoạt động của doanh nghiệp luôn chứa đựng yếu tố bất định, một kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý và khả thi không thể là một kế hoạch mang tính cứng nhắc, xây dựng một lần và không có sự điều chỉnh Vì vậy, các chỉ tiêu kế hoạch mang tính hớng dẫn và dự báo là chủ yếu. b Nguyên tắc linh hoạt, mềm dẻo
Nguyên tắc này đợc đa ra xuất phát từ nguyên tắc trên, nó tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện nguyên tắc thị trờng. Đối với các nhà quản lý nguyên tắc này đợc xem là quan trọng nhất khi lập kế hoạch Kế hoạch càng linh hoạt thì sự đe doạ càng gây ra do các sự kiện cha lờng trớc đợc càng ngày càng ít đi Nguyên tắc linh hoạt thể hiện trớc hết trong quá trình lập kế hoạch, phải xây dựng nhiều phơng án kế hoạch gắn với những biến số khác nhau về các điều kiện hiện tại cũng nh t- ơng lai Kế hoạch đợc lựa chọn cũng không phải là không thể thay đổi, số kế hoạch đợc lập trong một khoảng chứ không phải là một con số cứng nhắc Nh vậy sẽ tạo ra trong kế hoạch của doanh nghiệp những khả năng thay đổi Tuy nhiên, nguyên tắc linh hoạt của kế hoạch sản xuất kinh doanh phải xem xét trên khía cạnh lợi ích - chi phí và đây chính là giới hạn của sự thay đổi trong kế hoạch. c Nguyên tắc thống nhất
Doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm các bộ phận, cá nhân có mối quan hệ liên quan với nhau, có tác động chi phối lên nhau để trở thành một chỉnh thể thống nhất Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp đợc thiết lập cũng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất. d Nguyên tắc hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với các doanh nghiệp, vấn đề mà họ quan tâm hàng đầu là hiệu quả tài chính, lợi nhuận thu đợc từ chính các ph- ơng án sản xuất kinh doanh Nguyên tắc này đợc đặt ra do yêu cầu tất yếu của kế hoạch phát triển doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng.
Nguyên tắc này đặt ra các vấn đề chủ yếu sau đây trong hoạt động kế hoạch của doanh nghiệp:
- Thứ nhất: Bộ phận kế hoạch phải đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng khung phát triển cho doanh nghiệp trong dài hạn, đa ra các dự báo, các định hớng, chiến lợc phát triển, các mục tiêu phát triển phù hợp với xu thế phát triển của tình hình trong và ngoài nớc.
- Thứ hai: Bảo đảm tính hệ thống trong kế hoạch sản xuất kinh doanh Tính hệ thống đợc thể hiện trên nhiều góc độ trong đó có sự thống nhất giữa định hớng với chiến lợc và cá kế hoạch phát triển doanh nghiệp.
- Thứ ba: Yêu cầu của nguyên tắc bảo đảm hiệu quả trong hoạt động của sản xuất kinh doanh thể hiện rõ nét nhất trong nội dung quản lý, thẩm định và phê duyệt các phơng án, dự án phát triển doanh nghiệp để quyết định hớng phần bổ các nguồn lực hợp lý. e Nguyên tắc tham gia
Nguyên tắc tham gia trong lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đợc thể hiện nh sau:
- Thứ nhất: Sử dụng sự tham gia của toàn doanh nghiệp vào lập và thực hiện kế hoạch Nó sẽ bảo đảm sự nhất trí cao của bản kế hoạch đợc lập và khích lệ đợc tiềm lực của các cá nhân cũng nh các bộ phận trong thực hiện kế hoạch.
- Thứ hai: Trao đổi ý kiến với các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp sẽ có thể đa đến những lợi ích nh có sự cộng tác tốt hơn trong việc thực thi kế hoạch, tăng cờng tính hiệu quả và sát thực trong lập kế hoạch để có đợc những thông tin tốt hơn phục vụ cho công tác kế hoạch
- Thứ ba: Doanh nghiệp phải công bố công khai các kế hoạch đến từng bộ phận, cá nhân liên quan.
- Thứ t: Cần phải thực hiện phân cấp triệt để các bộ phận về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ đợc giao
Ngoài ra, việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo các nguyên tắc khác nh nguyên tắc chính xác,nguyên tắc liên tục.
Chức năng, vai trò và hạn chế của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
kế hoạch sản xuất kinh doanh.
1 Chức năng của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Chức năng chủ yếu của việc xây dựng KHSXKD là phải tính toán các nguồn tiềm năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hớng chiến lợc đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý, thúc đẩy tăng trởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể Cụ thể, công tác xây dựng KHSXKD có những chức năng sau: a.Chức năng định hớng Đây là chức năng thể hiện bản chất kế hoạch trong nền kinh tế thị trờng và chính nó đã làm cho công tác kế hoạch hoá không bị lu mờ trong cơ chế thị trờng Chức năng này thể hiện cô thÓ nh sau:
Công tác xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp phải xây dựng đợc định hớng, chiến lợc phát triển cũng nh kế hoạch phát triển theo lĩnh vực kinh doanh Kế hoạch đa ra hệ thống mục tiêu phát triển, xây dựng các dự án, tìm các giải pháp và phơng án thực hiện, dự báo khả năng, phơng hớng phát triển xác định các cân đối chủ yếu nhằm thực hiện chức năng dẫn dắt, định hớng phát triển, xử lý kịp thời các mất cân đối của doanh nghiệp xuất hiện trong nền kinh tế thị trờng.
Chức năng định hớng còn đợc thể hiện ở việc chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung theo phơng thức "giao nhận" với hệ thống chằng chịt các kế hoạch pháp lệnh của nhà nớc sang cơ chế kế hoạch hoá gián tiếp, định hớng phát triển cho doanh nghiệp Các chỉ tiêu mà Nhà nớc cần giám sát và quản lý chủ yếu là những chỉ tiêu giá trị ở tầm vĩ mô và tất nhiên nó mang tính định hớng, không cứng nhắc và không áp đặt b Chức năng điều tiết, phối hợp
Với xu thế hội nhập, toàn cầu hoá ngày càng tăng, chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp thể hiện tính điều tiết thông qua việc xây dựng những chính sách chuyển giao công nghệ thuận lợi tìm ra những hớng đi riêng giúp cho doanh nghiệp có đợc thị phần lớn, tốc độ tăng trởng cao, rút ngắn khoảng cách với những doanh nghiệp dẫn đầu trong nớc và khu vùc.
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp còn tạo điều kiện cho việc phối hợp và thực hiện tốt hơn kế hoạch giữa các bộ phận, cá nhân trong nội bộ nhằm thực hiện có hiệu quả kế hoạch tổng thể đã đợc lập ra cho toàn doanh nghiệp. c Chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh
Ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các bộ phận chức năng thờng xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các tiến độ kế hoạch, thực hiện và tuân thủ các cơ chế chính sách mà doanh nghiệp áp dụng trong thời kỳ kế hoạch Đánh giá kết quả và thực hiện các mục tiêu đặt ra Phân tích hiệu quả tài chính bảo đảm các căn cứ quan trọng cho việc lập các kế hoạch của các thời kỳ tiếp sau.
3 Vai trò của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hầu hết các doanh nghiệp ngay sau khi thành lập đã nghĩ ngay đến công tác lập kế hoạch kinh doanh nó giúp doanh nghiệp nắm bắt và tận dụng cơ hội kinh doanh, có biện pháp chủ động vợt qua các nguy cơ và mối đe doạ trên thơng trờng cạnh tranh, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố nguồn lực, tránh đợc rủi ro, tăng cờng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp, bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trờng đầy biến động Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phép doanh nghiệp trả lời vấn đề về phát triển, điều hành và khởi tạo một doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch Xây dựng kế hoạch cho doanh nghiệp biết phơng hớng hoạt động, làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh đợc sự lãng phí và d thừa, thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra Do vậy cần xem xét tới một số vai trò cụ thể sau:
- Thứ nhất: Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực cá nhân trong doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch cho biết phơng hớng đi của doanh nghiệp trong tơng lai Khi tất cả những ngời có liên quan biết đợc doanh nghiệp sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp gì để đạt đợc những mục tiêu đó, thì đơng nhiên, họ sẽ phối hợp, hợp tác một cách toàn diện với nhau và làm việc một cách có tổ chức Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đờng đi không hiệu quả.
- Thứ hai: Xây dựng kế hoạch sẽ làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch giúp các nhà quản lý nhìn về phía trớc, dự báo những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh môi trờng bên ngoài, cân nhắc ảnh h- ởng của chúng và đa ra những phản ứng đối phó thích hợp.
- Thứ ba: Xây dựng kế hoạch giảm đợc sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Hiển nhiên là mục tiêu và phơng tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng đợc bộc lé.
- Thứ t: Xây dựng kế hoạch sẽ tạo thế chủ động trên mọi lĩnh vực nh: chủ động trong việc khai thác triệt để mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, vật t thiết bị và lao động hiện có; chủ động trong việc mua sắm vật t, thiết bị trong việc đổi mới kỹ thuật và công nghệ; chủ động trong việc tạo ra và tìm các nguồn vốn, chủ động trong việc liên doanh liên kết và hiệp tác sản xuất với các đơn vị bạn; chủ động trong việc tìm kiếm thị trờng mua nguyên - nhiên liệu và tiêu thụ sản phẩm
- Thứ năm: Xây dựng kế hoạch nhằm thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra Một doanh nghiệp không có kế hoạch cũng giống nh một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian Nếu doanh nghiệp không rõ phải đạt tới cái gì và bằng cách nào, thì tất nhiên không thể xác định đợc liệu có thể thực hiện mục tiêu hay không và khi đó cũng không thể có các biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra Vì vậy, có thể khẳng định rằng: không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra
Tóm lại, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quy trình quản trị, là chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp
Ngoài những vai trò nổi trội của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ra thì còn có những hạn chế, điểm yếu mà các doanh nghiệp hiện nay cần khắc phục.
4 Hạn chế của hoạt động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế ở các doanh nghiệp nớc ta đã chứng minh rằng: trong cơ chế thị trờng, sản xuất và kinh doanh mà không có kế hoạch hoặc chất lợng của kế hoạch không cao thì không bao giờ đạt hiệu quả cao và liên tục, rồi sẽ bị phá sản trong cơ chế thị trờng Vậy xuất phát nguyên nhân từ đâu mà chất lợng kế hoạch không cao? Điều đó thể hiện công tác kế hoạch trong doanh nghiệp đã bộc lộ những hạn chế, yếu kém Ngời ta đã đa ra hai nhóm nguyên nhân chính để lý giải cho câu hỏi trên.
- Thứ nhất : là khoảng cách giữa lợi ích kinh tế trên lý thuyết và thực tế đạt đợc trong thực tế kế hoạch của doanh nghiệp.
Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh
kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
1 Giới thiệu chung về Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. a Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (tiền thân là Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà), là doanh nghiệp Nhà nớc duy nhất chuyên sản xuất các sản phẩm về văn phòng phẩm: Bút các loại, giấy vở Đợc thành lập ngày 01/10/1959, theo quyết định 1014/QĐ- TCLĐ của Bộ công nghiệp nhẹ, nhà máy Văn phòng phẩm Hồng
Hà đổi tên là Văn phòng phẩm Hồng Hà, với tên giao dịch là nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà Từ một xởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại, với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị máy móc, công nghệ của Trung Quốc trên tổng diện tích 7.300m2. Với số vốn đầu t ban đầu 3.263.077 đồng, nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ cho học sinh và văn phòng của các cơ quan trong phạm vi cả nớc với các mặt hàng chủ yếu và truyền thống là:
- Sản phẩm văn phòng phẩm: Bút máy, bút chì, mực viết các loại và dụng cụ học tập, file cặp đựng hồ sơ các loại v.v.v.
- Sản phẩm từ nhựa: Chai, lọ các loại dùng đựng thớc, thực phÈm vv
- Sản phẩm từ kim loại: Giá kệ, tủ, bàn ghế, đinh ghim, giấy chèng Èm, kim b¨ng.
- Sản phẩm từ giấy: Vở viết các loại, sổ công tác, giấy phô tô, giấy than v.v
Năm 1960, nhà máy chính thức đi vào hoạt động với hai phân xởng sản xuất chính:
- Phân xởng sản xuất văn phòng phẩm tại số 25 Lý Thờng Kiệt - Hà Nội.
- Phân xởng sản xuất mực và giấy than tại 468 Minh Khai -
Ngày 28/07/1995 nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (HONG HA STATIONERY COMPANY), tên giao dịch là HOSTACO
Năm 1997 sau khi đã trở thành viên của Tổng công ty Giấy Việt Nam, Tổng công ty đã có nhiều biện pháp tích cực giúp đỡ công ty từng bớc tháo gỡ khó khăn nh : Tạo vốn đã điều động cho Công ty, cho mua vật t trả chậm làm cho tình hình tài chính đỡ khó khăn hơn.
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu Ngày nay Công ty đang tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trờng, làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng trong và ngoài nớc. b.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Với bề dày truyền thống hơn 50 năm, từ khi thành lập đến nay Công ty đã rất coi trọng việc nghiên cứu thị trờng nhằm đa ra một kế hoạch phát triển cho Công ty dựa trên nhu cầu của thị trờng chứ không phải do nhà nớc đa ra trớc đây nữa Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà có chức năng chủ yếu là sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng văn phòng phẩm và nhựa Hiện nay Công ty sản xuất kinh doanh các sản phẩm chủ yếu là sản phẩm dành cho văn phòng, học tập nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng mặt hàng văn phòng phẩm Bên cạnh đó Công ty còn nhập khẩu các mặt hàng trong nớc cha sản xuất đ- ợc, các loại nguyên vật liệu, hoá chất và thu mua tìm kiếm nguồn nguyên liệu trong nớc để sản xuất sản phẩm văn phòng phẩm Bảo vệ môi trờng, nâng cao chất lợng thoả mãn tối đa nhu cầu về đa dạng hoá sản phẩm Đào tạo và bồi dỡng cán bộ công nhân trẻ đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh, thực hiện các chế độ chính sách tiền lơng, bảo hiểm xã hội, an toàn và bảo vệ lao động đối với cán bộ công nhân viên chức và chế độ bồi dỡng độc hại Tuy nhiên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú cũng nh thị hiếu về mẫu mã, chủng loại Hiện nay Công ty có rất nhiều loại sản phẩm mới có sức cạnh tranh trên thị trờng. c Mô hình tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có t cách pháp nhân đầy đủ.Tại Công ty chỉ có các phân xởng sản xuất sản phẩm mà không có xí nghiệp trực thuộc
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc chia thành: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trởng, các hệ thống phòng ban, các phân xởng.
Là ngời đại diện pháp nhân cho Công ty Chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ các hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Là ngời điều hành cao nhất, ra mọi quyết định về tất cả các công việc mà phó giám đốc và các phòng ban trình lên uỷ quyền cho hai phó giám đốc công ty một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ thờng xuyên hoặc đột xuất trong công ty.
* Phó giám đốc công ty: thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý 2 phòng là phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch Ngoài ra còn theo dõi mọi hoạt động sản xuất của phân xởng và các phòng ban trong công ty.
Error: Reference source not found * Phòng tài vụ:
- Chức năng: là đơn vị tham mu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý, điều hành Công tác tài chính của công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh doanh kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh Tổ chức nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nớc.
- Nghĩa vụ- quyền hạn: Tổ chức, hớng dẫn, theo dõi hạch toán, về hoạt động SXKD của các đơn vị và của Công ty theo đúng pháp lệnh thống kê của Nhà nớc Tổng hợp kết quả sản
Lê Việt Thạch - Kế hoạch 42B 36 m §èc
Chuyên đề thực tập xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp cho công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật t, nguyên vật liệu cho SXKD Ngoài ra hớng dẫn, bồi dỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xởng.
* Phòng tổ chức hành chính
- Chức năng: là đơn vị mu giúp Giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc nh: xây dựng và tổ chức bộ máy SXKD, thực hiện chế độ chính sách của Nhà nớc CBCN, công tác lao động tiền lơng- nhân sự tuyển dụng - đào tạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế văn th, lu trữ, hành chính quản trị, y tế xây dựng cơ bản
+ Bộ phận tổ chức lao động: căn cứ vào nhiệm sản xuất kinh doanh, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty
+ Bộ phận hành chính: Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biện pháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc thủ tục hành chính Quản lý, lu trữ các văn bản, con dấu của Công ty
Tình hình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
1 Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. a Yêu cầu đối với công tác xây dựng kế hoạch của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Là doanh nghiệp sản xuất nên Công ty coi thị trờng là trọng tâm, mở rộng mạng lới kênh phân phối cấp I, II, III và hệ thống bán lẻ tại Hà Nội và thành phố Hồ Chính Minh và các khu vực phía bắc Tăng khả năng mở rộng và chiếm lĩnh thị trờng nhằm cạnh tranh với các doanh nghiệp khác Do vậy Công ty đã đặt ra những yêu cầu đối với công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình nhằm đạt đợc những mục tiêu cụ thể hơn Ta có thể nhận thấy Công ty đã thể hiện bằng những số liệu cụ thể sau:
- Lấy hiệu quả kinh tế xã hội làm tiêu chuẩn để chọn ph- ơng án kế hoạch tối u.
- Phục vụ các mục tiêu phát triển chung theo định hớng chiến lợc của ngành và Công ty.
- Tăng doanh thu sản xuất kinh doanh 40 % so với năm 2003.
- Huy động tối đa và sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng n¨m.
- Phân cấp, phân định rõ ràng trách nhiệm quyền hạn của từng cơ quan, đơn vị trong Công ty trong công tác kế hoạch, thực hiện đúng pháp luật và chính sách, chế độ của nhà nớc.
Một yêu cầu nữa của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh là phải luôn đảm bảo tính thống nhất, tập trung về công tác kế hoạch và phải đồng bộ với các phân hệ khác của cơ chế quản lý trong Công ty, điều này sẽ giúp cho Công ty có một bản kế hoạch hoàn chỉnh thống nhất trong toàn Công ty.
Công tác xây dựng kế hoạch phải bám sát nhu cầu của thị trờng và năng lực hiện tại của Công ty Đây là yêu cầu tơng đối quan trọng của công tác lập và xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của các Công ty nói chung và Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà nói riêng Bởi vì nếu không bám sát nhu cầu của thị trờng thì sẽ gây ứ đọng vốn bởi lợng hàng dự trữ quá nhiều, hay các sản phẩm không phù hợp với ngời tiêu dùng Hay việc đặt kế hoạch kinh doanh quá cao so với năng lực của Công ty gây nên tình trạng kế hoạch không đợc thực hiện. b Các căn cứ xây dựng kế hoạch của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty thì cần phải xác định đúng phơng hớng chủ trơng phát triển kinh xã hội của Đảng và Nhà nớc Và định hớng phát triển sản xuất kinh doanh và đầu t của Tổng công ty giấy Việt Nam cùng với chiến lợc phát triển của Công ty.
- Chính sách chế độ, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc giao cho Công ty - Quan tình hình thực hiện kế hoạch các kỳ trớc và kết quả nghiên cứu thị trờng mà căn cứ theo đó có thể đa ra các phơng án, kế hoạch phhù hợp, có hiệu quả nhất.
- Các hợp đồng kinh tế đã ký các dự án đầu t đã đợc các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Nguồn lực của Công ty có thể huy động đợc mà đơn vị kế hoạch nghiên cứu đa ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh cho Công ty Tránh gây lãng phí d thừa nguồn lực.
2 Phơng pháp kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà a Phơng pháp lập kế hoạch của Công ty
Dựa vào phơng pháp cân đối giữa nhu cầu thị trờng và các yếu tố nguồn lực của Công ty về khả năng sản xuất, phân xởng, tài sản, Cơ sở hạ tầng, nguồn vốn Và coi công tác thị tr- ờng là trọng tâm mở rộng mạng lới phân phối cấp I, cấpII, cấpIII, và hệ thống bán lẻ tại khu vực phía bắc Hà Nội Tăng doanh thu sản xuất kinh doanh lên 40% so với năm 2003 Giảm tỷ lệ sai hỏng do khách hàng trả lại còn 0,1% so với số bán ra
Dự kiến kế hoạch sản xuất năm vào đầu quý 4 các phân xởng xác định nhu cầu sản xuất trong năm tới, lập kế hoạch gửi phòng kế hoạch Phòng căn cứ vào thị trờng các hợp đồng tiêu thụ và các dự báo thị trờng, các báo cáo nhu cầu sản xuất của các phân xởng, sản xuất tiêu thụ năm trớc xây dựng kế hoạch năm để trình giám đốc Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà xem xét sau đó chuyển cho Tổng công ty duyệt.
- Dự kiến kế hoạch sản xuất quý
Vào cuối tháng 12 năm trớc phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch năm nay để tách thành kế hoạch quý trình Giám đốc phê duyệt và chuyển cho các đơn vị liên quan.
- Dự kiến kế hoạch sản xuất tháng:
Vào cuối quý trớc, phòng kế hoạch tách kế hoạch quý thành kế hoạch tháng trình giám đốc phê duyệt và chuyển sang cho các đơn vị liên quan.
- Trong các trờng hợp cần thiết trởng phòng kế hoạch phối hộp với quản đốc các phân xởng lập kế hoạch sản xuất tuần và chuyển sang các đơn vị. b.Thực hiện và theo dõi kế hoạch
- Phòng kế hoạch đề xuất và tổng hợp các biện pháp thực hiện kế hoạch tháng Nếu xét thấy cần thiểt chuyển sang các đơn vị liên quan.
- Quản đốc phân xởng căn cứ vào tình hình kế hoạch sản xuất quý – tháng và tổ chức thực hiện giao kế hoạch cho từng tổ.
- Các tổ sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất thực hiện theo tiến độ đợc giao, thống kê phân xởng, Công ty có trách nhiệm thu thập thông tin hàng ngày.
- Theo dõi kế hoạch, thống kê Công ty, phân xởng thờng xuyên theo dõi kế hoạch của đơn vị mình nếu theo dõi kế hoạch của đơn vị mình nếu phát hiện thấy việc thực hiện không đúng với kế hoạch phải kịp thời báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp để kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sản xuất mới biết xuất nhập những sản phẩm cần thiết trong ngày.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có nhu cầu phát sinh chuyển đến phòng kế hoạch Phong kế hoạch lập phiếu đặt hàng phát sinh ngoài kế hoạch trình Giám đốc phê duyệt và chuyển cho đơn vị liên quan Các phát sinh đột xuất đợc giao cho phân xởng thông qua phiếu đặt hàng phát sinh ngoài kế hoạch và ký nhận qua sổ điều độ sản xuất.
3 Nội dung của kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty trong giai đoạn 2001 - 2005.
Định hớng, mục tiêu phát triển của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
I Định hớng, mục tiêu phát triển của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
1 Định hớng phát triển của Công ty trong những năm tới
Trong 5 năm tới phải hình thành ngành nghề mũi nhọn, chiếm tỷ trọng cao trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Cụ thể là: ngành sản xuât các loại bút, các loại học cụ, nâng tỷ trọng đáng kể các sản phẩm chế biến từ giấy, các loại đồ dùng văn phòng
Ngoài ra phát triển song song ngành nhựa theo hớng hoàn thiện và nâng cao trình độ công nghệ để sản xuất hàng có chất lợng cao nh sản xuất vở giá cạnh tranh đảm bảo tốc độ tăng trởng t 30 - 40% đáp ứng nhu cầu thị trờng Đối với các hàng văn phòng phẩm khác thì tiếp tục phát triển theo hớng sản xuất các mặt hàng có giá trị cao, chất lợng và thẩm mỹ đẹp, tạo dựng đợc sự tiện dụng tối đa của ngời tiêu dùng.
Nghiên cứu đa ra ngành hàng mới về văn phòng phẩm sao cho vừa phù hợp công nghệ sẵn có, vừa có tiềm năng thị trờng hoặc có ít đối thủ cạnh tranh để chuẩn bị cho sự tăng trởng sau này đó là:
- Sản xuất các sản phẩm ngành văn hoá phẩm nh: Vở tập viết, tập tô chữ, tập tô tranh, học tiếng anh, truyện tranh, bu thiếp lịch
- Sản phẩm văn phòng: Túi đựng, file các loại, túi sách, hộp bằng màng nhựa PP.
- Đồ nội thất học tập văn phòng: bàn ghế học tập văn phòng
- Trang bị cho học sinh từ quần áo, cặp sách, giầy, bít tất đồng phục
* Các sản phẩm kim khí:
- Duy trì và chuyển dần sang sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm nhựa, kim khí văn phòng phẩm nh: bảng, hộp cắm buét, bàn ghế tủ
Coi tiêu thụ là khâu trọng tâm, bằng mọi cách mở rộng và chiếm lĩnh thị trờng miền Bắc Kèm theo đó là khuyếch trơng thơng hiệu bằng qua các hình thức quảng cáo theo hớng xã hội hoá thơng hiệu bằng cúp Trạng Nguyên Hồng Hà, cup U9 Hồng Hà tiếp tục đăng ký các nhãn hiệu hàng hoá để bảo vệ trong nớc khu vực ASEAN và Trung Quốc Với mức tăng trởng 40% nhng tăng lao động chỉ đợc phép dới 10% nên công tác đào tạo và đào tạo lại, tăng cờng trang thiết bị, phần mềm văn phòng, tăng cờng độ lao động tiếp tục bổ sung kỹ s, công nhân in, công nhân kỹ thuật có trình độ, có đạo đức để đào tạo
Tiếp tục chấn chỉnh công tác hạch toán - thống kê nhằm đáp ứng việc phân tích số liệu vào thời gian sớm nhất để lãnh đạo và bộ phận làm kế hoạch có thể đa ra những quyết định kịp thời chính xác, nhất là công tác kế hoạch cần đợc tăng cờng tránh để mất cân đối giữa các loại sản phẩm vật t chú trọng công tác an toàn vệ sinh lao động và công tác thi đua trong toàn Công ty.
2 Định hớng quy hoạch, sắp xếp, cải tạo cơ sở sản xuất:
Từng bớc hoàn thành cơ sở sản xuất tại Cầu Đuống, tại đây sẽ bố trí các công nghệ, thiết bị sản xuất có độc hại, bụi bẩn, tiếng ồn, các sản phẩm cần có mặt bằng rộng rãi, kho tàng nhiều theo nguyên tắc vừa đủ chuyển từ 25 Lý Thờng Kiệt sang vừa đầu t phát triển mới Tại đây sẽ xây dựng mô hình quản lý và hạch toán riêng, tập dợt để tiến tới mô hình doanh nghiệp cổ phần hoá.
3 Định hớng về thực hiện chủ trơng sắp xếp doanh nghiệp
Công ty sẽ thành lập một tổ công tác để nghiên cứu luật doanh nghiệp để chuẩn bị trớc các điều kiện để chuyểnCông ty thành Công ty cổ phần.
Cơ hội và thách thức của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Hồng Hà trong thời gian tới.
1 Những cơ hội và thách thức.
Trên cơ sở kế hoạch chung Công ty có thể lập các kế hoạch hỗ trợ, (các kế hoạch tác nghiệp: kế hoạch marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, nhằm xác định các mục tiêu giải pháp, phơng án huy độngvà khai thác khả năng và nguồn lực thực hiện có hiệu quả phơng án mục tiêu trên.
* Về điểm mạnh: là một doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà có u thế khác hoạt động so với các
Công ty khác cũng lĩnh vực, đợc sự hỗ trợ từ Nhà nớc cộng với kinh nghiệm sản xuất lâu năm Ngoài ra việc xác định đánh giá nhu cầu ngày càng phong phú đa dạng của khách hàng đợc Công ty chú trọng khai thác thông qua điều tra nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.
+ Về điểm yếu: Hiệu quả kinh doanh cha cao, cha tận dụng đựa lợi thế nguồn nhân lực, công tác quản lý, điều hành, còn rờm rà, chậm chạp, ngoài ra trong điều kiện hiện nay, với nguồn tài nguyên sản xuất giấy ngày càng khan hiếm thì cần có một hớng đi mới trong công tác dự báo sản xuất nhằm đa ra một hớng giải quyết mới khi mà nguồn nguyên liệu có hạn.
+ Về cơ hội: Nhờ có địa bàn hoạt động rộng công tác tìm kiếm thị trờng đã cải thiện đáng kể và nhờ có sự giúp đỡ, tạo điều kiện từ Nhà nớc Công ty đã có nhiều cơ hội để phát huy khả năng của mình.
+ Thách thức: Những năm trở lại đây nền kinh tế của các nớc trong khu vực và thế giới nhiều biến động nh: chiến tranh, khủng bố những tác động này có ảnh hởng lớn đến xuất khẩu Ngoài ra các luôn tự đổi mới máy móc thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao khả năng trên thị tr- êng.
Là doanh nghiệp Nhà nớc Công ty gặp nhiều khó khăn nh;nguồn vốn kinh doanh còn hạn hẹp, bộ máy quản lý còn cồng kềnh, cha thực sự năng động.
2 Xác định mục tiêu kinh doanh
Việc xác định mục tiêu kinh doanh đợc thể hiện bằng mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể
Trong đó mục tiêu chung là:
+ Hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh đặt ra.
+ Tiếp tục đổi mới hoàn thiện bộ máy quản lý.
+ Tận dụng các nguồn nhân lực để nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trờng.
Các mục tiêu cụ thể.
+ Tổng doanh thu của Công ty.
+ Hoàn thành nghĩa vụ Nhà nớc; ngân sách, thuế, và thu nhập của cán bộ công nhân viên.
+Lợi nhuận thu đợc hàng năm của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào định hớng chủ trơng của Đảng và Nhà nớc và mục tiêu phát triển của Công ty: Đây chính là việc xem xét các chủ trơng định hớng của Đảng và Nhà nớc về hai lĩnh vực hoạt động của Công ty là hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động sản xuất kinh doanh trong nớc Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hệ thống pháp luật quy định cũng dần đợc hoàn thiện tại điều kiện cho Công ty chủ động tự hạch toán kinh doanh độc lập, mở rộng thị trờng
+ Căn cứ vào tình hình của Công ty:
Cùng với sự phát triển chung của đất nớc Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà với sự nỗ lực của mình đã thực hiện tốt việc sản xuất kinh doanh tạo đà cho bớc phát triển tiếp theo của Công ty
+ Căn cứ vào năng lực của Công ty: căn cứ vào trình độ, số lợng lao động, tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Nguồn nhân sự của Công ty khá ổn định; trong đố số ngời có trình độ ĐH, CĐ là tơng đối cao Ngoài ra Công ty còn có một đội ngũ lao động lành nghề
- Nguồn tài chính: Hiện nay tổng vốn kinh doanh của Công ty cũng cha cao Chính vì lẽ đó trong thời gian tới để mở rộng quy mô của mình Công ty nên tiến hành các hình thức vay, huy động vốn trong dân để có thêm vốn phục vụ sản xuÊt kinh doanh
Căn cứ vào dự báo của năm kế hoạch. Đó là việc dự báo về việc thay đổi của tỷ giá hối đoái, lạm phát và các dự báo Công ty nh dự báo bán hàng khi mà các căn cứ đợc xác định thì có thể lập các phơng án kinh doanh và lựa chọn các phơng án kinh doanh Công việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian và chi phí trong khi Công ty còn có nhiều hạn chế về mặt thời gian và tài chính Do vậy, thực tế quá trình này khó có thể thực hiện đợc.
Giải pháp hoàn thiện về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh
1 Tổ chức lại hệ thống kế hoạch
Kế hoạch là một công cụ quản lý quan trọng và không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào, nó có nhiệm vụ tham mu,giúp cho ban Giám Đốc trong việc xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong tơng lai
Xây dựng quy chế, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các bộ phận làm công tác kế hoạch phù hợp với điều kiện của Công ty Cụ thể là cung cấp thông tin phục vụ việc xây dựng kế hoạch kịp thời, đầy đủ và chính xác cho các phòng ban, bộ phận.
Bổ sung kịp thời đội ngũ cán bộ làm kế hoạch. áp dụng biện pháp này Công ty sẽ khắc phục đợc những bất cập trong công tác xây dựng kế hoạch, ngoài ra Công ty sẽ có một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh từ trên xuống và kế hoạch mang tính thực thi hơn Thông qua các hệ thống kế hoạch chi tiết từ các kế hoạch cấp doanh nghiệp tới các kế hoạch bộ phận, các nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra giám sát điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp khi có những biến động trên thị trờng. Để làm đợc điều này trớc hết Công ty phải tổ chức lại bộ máy Công ty đào tạo và thu nhận cán bộ làm công tác kế hoạch có năng lực, quy định chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban liên quan Hỗ trợ công tác kế hoạch nh phòng thống kê, kế toán, ngoài ra Công ty còn có thể áp dụng biên chế tổ chức phù hợp
2 Tăng cờng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ làm kế hoạch.
Trình độ chuyên môn của các cán bộ kế hoạch là hết sức quan trọng, nó giúp Công ty xây dựng một hệ thống kế hoạch đảm bảo chất lợng đồng thời khả thi và định hớng cao Tuy nhiên Công ty đã có phòng kế hoạch với đội ngũ làm kế hoạch có trình độ chuyên môn và khả năng bao quát cao Tuy nhiên sự thiếu đồng bộ trong bộ máy quản lý đã tác động công tác làm kế hoạch gây ra sự bị động trớc những thay đổi của thị trêng.
* Nội dung của biện pháp:
- Đào tạo lại một số cán bộ đã có chuyên môn, trình độ làm kế hoạch
- Đào tạo mới, hoặc tiếp nhận mới cán bộ làm kế hoạch.
- Xác định chuyên môn cần đào tạo.
- Lựa chọn các hình thức đào tạo.
- Xây dựng chi phí cho việc bồi dỡng, đào tạo cán bộ làm kế hoạch.
+ Công ty cử cán bộ đi học nâng cao ở các trờng lớp chuyên nghiệp Hình thức này áp dụng với cán bộ trẻ hiện đang có nhu cầu học tập nâng cao trình độ
+ Ngoài ra bồi dỡng tập huấn định kỳ hàng năm cho số cán bộ chuyển sang làm công tác kế hoạch
+ Đối với hình thức tuyển cán bộ kế hoạch cần có các tiêu chí đánh giá, trình độ chuyên môn cũng nh năng lực công tác của họ nếu cần Công ty có thể cử họ đi học để nâng cao kiến thức nghiệp vụ
+ Xác định chi phí cho việc bồi dỡng đào tạo gồm; các khoản đóng góp chi phí mua sắm tài liệu trang thiết bị tài liệu, tiền lơng cho cán bộ đi bồi dỡng, đào tạo lại Các chi phí này đều lấy từ quỹ phát triển hỗ trợ sản xuất của Công ty Để công tác đào tạo cán bộ kế hoạch đạt kết quả cao,Công ty nên có những hình thức khuyến khích vật chất chế độ lơngthởng nhằm giúp các cán bộ công nhân đi học không sợ phải nhận mức lơng thấp và lo mất vị trí công tác
3 Xây dựng hệ thống thông tin và biểu mẫu thống nhất sử dụng cho hệ thống kế hoạch trong Công ty.
Hệ thống thống thông tin và biểu mẫu có vai trò quan trọng trong công tác xây dựng kế hoạch đảm bảo công tác kế hoạch đợc nhanh chóng và khoa học Đồng thời tạo ra một
“ngân hàng số liệu’, nó giúp ngời kiểm tra, đánh giá dễ dàng hơn.
- Xây dựng một hệ thống biểu mẫu phù hợp để tạo điều kiện cho công việc chuyên môn của các bộ kế hoạch Hệ thống này phải chi tiết cho từng quý, phù hợp cho từng công việc Sau đó phải thống nhất, phù hợp giữa biểu mẫu và kế hoạch quý và kế hoạch năm, biểu kế hoạch chi tiết và kế hoạch tổng hợp
- Phải thiếtlập một cơ chế vận hành của toàn bộ hệ thống kế hoạch cũng nh cơ chế thực hiện chế độ báo cáo, giải quyết các khó khăn vớng mắc trong quá trình thực hiện công tác xây dựng kế hoạch
- Để làm tốt công tác này Công ty nên sử dụng hệ thống công nghệ và công tác lu trữ, xử lý thông tin thống kê Xây dựng các quy định về thu nhập và báo cáo tổng hợp các thông tin từ bộ phận trong Công ty.
4 Nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu thị trờnglàm cơ sở chủ yếu cho công tác xây dựng kế hoạch.
Việc nghiên cứu thị trờng để tìm ra các thông tin về khách hàng bao gồm số lợng khách hàng, nhu cầu khách hàng là điều kiện quan trọng giúp Công ty tiếp cận với khách hàng, đây cũng là yếu tố trọng tâm làm cơ sở chủ yếu cho công tác kế hoạch
Nội dung của biện pháp:
- Xác định các nhân tố thị trờng ảnh hởng đến doanh nghiệp.
- Xây đựng các phơng án.
- Đánh giá các yếu tố tác động tới kinh doanh các sản phẩm của doanh nghiệp để làm điều này Công ty phải đánh giá đợc thực trạng của các đối thủ cạnh tranh và các yếu tố vĩ mô tác động đến doanh nghiệp.
- Hiện nay Công ty tăng cờng công tác tiếp nhận sàn lọc thông tin để phục vụ cho công tác triển lãm tiếp thị.
- Nhờ có các trung tâm trực thuộc, văn phòng đại diện, các chi nhánh trực thuộc, Công ty nên sử dụng vào việc nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc.
5 Tăng cờng công tác dự báo
Dự báo là sự phỏng đoán, dự phỏng có căn cứ về mức độ trạng thái xu hớng phát triển của một hiện tợng trong tơng lai.Công tác dự báo có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lợng công tác kế hoạch hoá và quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp hiện nay.