Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh giáo dục và công nghệ việt nam

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIÁO DỤC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Giáo dục và công nghệ Việt Nam

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Giáo dục và công nghệ Việt Nam

Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam hoạt động với chức năng chính là sản xuất phần mềm, dịch vụ tin học Bên cạnh đó, Công ty còn kinh doanh trang thiết bị phục vụ giáo dục, thiết bị văn phòng, máy móc phục vụ cho ngành xây dựng, máy gia công cơ khí, thiết bị điện, điện tử … Ngoài các lĩnh vực nêu trên, công ty còn đang có kế hoạch mở rộng ngành hàng kinh doanh, góp phần thúc đẩy công ty ngày càng lớn mạnh.

Danh mục hàng bán của Công ty được chia ra thành các nhóm hàng sau:

- Thiết bị phục vụ giáo dục là những sản phẩm phục vụ trong ngành giáo dục như bàn, ghế học sinh, các thiết bị phục vụ cho quá trình giảng dạy trong các trường học.

- Thiết bị trình chiếu như máy quay, máy chiếu, ti vi… của các hãng Panasonic, Sony, Hitachi …

- Thiết bị phục vụ ngành xây dựng bao gồm các máy sử dụng cho thi công xây dựng cơ bản như máy đầm cóc, máy bơm vữa, máy cắt sắt …

Ngoài ra, Công ty còn luôn tìm tòi sản phẩm mới, kỹ thuật cao trên thế giới để cung cấp cho thị trường

1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam

Bên cạnh việc duy trì quan hệ với các bạn hàng cũ trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận, công ty đã và đang mở rộng quy mô hoạt động giúp Công ty lớn mạnh hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Cụ thể Công ty đã mở rộng thêm các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và tương lai sẽ tiếp tục mở rộng đến các tỉnh, thành phố lớn khác như : Nam Định, Quảng Ninh, Hải Phòng,…Thị trường tiêu thụ không chỉ ở các trường Đại học, Cao đẳng mà còn vươn tới các đối tượng khác: cá nhân, các trường THPT lớn…Với đội ngũ nhân viên trẻ, đầy nhiệt huyết, có trình độ cao, Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam sẽ ngày càng lớn mạnh, phát triển, hội nhập cùng với sự phát triển chung của đất nước.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam

Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công ty cũng rất đa dạng Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng như đặc điểm vận động của hàng hoá Hiện nay, Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam bán hàng theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ

-Bán buôn hàng hoá: Công ty bán buôn hàng hoá theo đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng mua bán đã ký kết Đối tượng bán buôn chủ yếu là khách hàng thường xuyên.

Phương thức bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn chuyển thẳng.

-Bán lẻ hàng hoá: Doanh số bán lẻ hàng hoá ở Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của Công ty.Việc bán lẻ cũng được thông qua các hợp đồng kinh tế hay các dự án, cơ quan, tổ chức trong nước.

SV: Nguyễn Thị Duyên_Kế toán 4_K38

Do đặc thù của sản phẩm công nghệ cao, giá trị kinh tế lớn nên việc bán hàng của Công ty thường thông qua hợp đồng kinh tế Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty, sẽ giao dịch với Công ty thông qua các đơn đặt hàng và căn cứ vào đơn đặt hàng đó các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng Qúa trình bán hàng được tuân thủ chặt chẽ như trong hợp đồng kinh tế đã ký kết Đối với khách hàng lẻ hoặc thường xuyên thì có thể linh động xuất hàng căn cứ ngay vào đơn đặt hàng nhưng phải thanh toán ngay và được Phó giám đốc kinh doanh hoặc trực tiếp Giám đốc ký nhận. Để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng Công ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau Dựa vào thời điểm ghi nhận doanh thu người ta chia ra làm hai hình thức thanh toán :

-Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hoá được tiêu thụ đến đâu thu tiền ngay đến đó như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… -Hình thức bán hàng chưa thu được tiền: Theo hình thức này, khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền ngay, Công ty sẽ ra hạn tối đa là

7 ngày, nếu quá thời hạn nhân viên phòng kinh doanh sẽ bị trừ tiền hoa hồng bán hàng.

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam

Công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, Giám đốc Công ty là người quản lý và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ vốn, tài sản và mọi chỉ đạo về hoạt động kinh doanh của công ty.

Công ty gồm 06 phòng chức năng: Mỗi phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc

- Giám đốc công ty là người đứng đầu Công ty, trực tiếp tổ chức, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Công ty, quyết định phương hướng, kế hoạch chung, các phương án kinh doanh, đầu tư, nhân sự và các chủ trương

6 chính sách của Công ty Giám đốc Công ty cũng là người quyết định về việc bổ nhiệm, bãi nhiệm các trưởng phó phòng, kế toán trưởng và các chức danh lãnh đạo khác, tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm điều lệ Công ty.

- Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó giám đốc : Phó giám đốc tham mưu cho Giám đốc, có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh đồng thời phát hiện các vấn đề phát sinh để báo cáo cho giám đốc và đề nghị các biện pháp giải quyết.

-Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động, lập kế hoạch tiền lương , tuyển nhân viên mới, đào tạo cán bộ nhân viên cũ, lập kế hoạch mua sắm, trang bị cho hoạt động của các phòng, tham mưu cho Giám đốc xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn công ty.

- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn và tài sản, tham mưu tài chính cho Giám đốc, phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty, tổ chức công tác kế toán, giám sát , phân tích các hoạt động kinh tế, giúp giám đốc nắm bắt tình hình tài chính cụ thể của công ty Ngoài ra, phòng Kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các chế độ chính sách quy định, quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty để kịp thời ngăn chặn các vụ việc làm sai quy định.

- Phòng Kỹ thuật: theo dõi, kiểm tra, quản lý chất lượng hàng hoá, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, phụ trách nghiên cứu sản phẩm mới, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo uy tín

- Phòng Kinh doanh: Lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh; Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối; Thực hiện hoạt động bán hàng tới hách hàng nhằm mang lại doanh thu cho Công ty; phối hợp với các bộ phận liên quan như phòng Kế toán, phòng Kỹ

SV: Nguyễn Thị Duyên_Kế toán 4_K38 thuật, phòng Dịch vụ nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.

- Phòng Dự án: Tham mưu cho Giám đốc quản lý, điều hành toàn bộ các dự án của Công ty; Phối hợp với phòng kế toán Công ty lập tiến độ nhu cầu vốn các dự án, đề xuất cho Giám đốc Công ty xét duyệt, thanh toán theo tiến độ các dự án; Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến các dự án của Công ty.

- Phòng Dịch vụ: Thực hiện các dịch vụ hậu mãi.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIÁO DỤC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM .8 2.1 Kế toán doanh thu

Chứng từ và thủ tục kế toán

Tại công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phán vào các chứng từ kế toán Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất hàng hóa.

Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa có vai trò quan trọng trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp thương mại nói riêng và trong công tác tiêu thụ hàng hóa nói chung Nắm vững vai trò của kế toán là cơ sở xác định đúng trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh trong việc quản lý doanh thu.

Trong quá trình hạch toán doanh thu bán hàng, Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam sử dụng các chứng từ sau: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu thu, thẻ kho, báo cáo bán hàng … Các chứng từ của Công ty đều được lập theo quy định của Bộ tài chính.

Tùy theo từng phương thức bán hàng, chứng từ và thủ tục luân chuyển chứng từ cho mỗi hình thức sẽ khác nhau.

Theo phương thức bán buôn.

Do đặc thù của sản phẩm công nghệ cao, giá trị kinh tế lớn nên việc bán hàng của Công ty thường thông qua hợp đồng kinh tế Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty, sẽ giao dịch với Công ty thông qua các

SV: Nguyễn Thị Duyên_Kế toán 4_K38 đơn đặt hàng và căn cứ vào đơn đặt hàng đó các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng Qúa trình bán hàng được tuân thủ chặt chẽ như trong hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Phòng Kinh doanh chỉ đạo việc xuất hàng, ngày xuất hàng theo đúng Hợp đồng kinh tế hai bên đã ký kết Tại phòng kế toán các thủ tục chứng từ được luân chuyển như sau:

Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phòng Kinh doanh tiến hành làm thủ tục giao hàng tại phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán bán hàng sau khi kiểm tra hợp đồng kinh tế sẽ lập Hóa đơn GTGT ( mẫu 01-GTKT- 3LL) gồm 3 liên:

Liên 1 ( màu tím ): Lưu ở sổ gốc

Liên 2 ( màu đỏ ) : Giao cho khách hàng.

Liên 3 ( màu xanh ) : Dùng để luân chuyển và lưu nội bộ.

Sau đó, căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập, kế toán lập phiếu xuất kho chuyển xuống cho bộ phận kho làm thủ tục xuất hàng Phiếu xuất kho được lập thành hai bản Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan Cuốn ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Thẻ kho được lập thành hai bản, một bản chuyển cho phòng kế toán để kế toán bán hàng làm căn cứ ghi sổ, một bản giao cho phòng kinh doanh lưu giữ để làm căn cứ theo dõi số lượng hàng đã xuất.

Về thủ tục luân chuyển chứng từ của các phương thức giao hàng và thanh toán là như nhau về cách thức tiếp nhận chứng từ và xử lý thông tin khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

* Hạch toán nghiệp vụ bán hàng thanh toán trực tiếp: Làm thủ tục thanh toán và xuất kho tại phòng kế toán Công ty.

Ví dụ 1 : Ngày 08/10/2009 Công ty bán lô hộp điều khiển học viên cho

Trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định Số lượng 3 chiếc, đơn giá 4.761.905 VNĐ.

Trường CĐ Xây dựng Nam Định sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt

Với nghiệp vụ phát sinh như trên, phòng Kế toán sẽ tiến hành lập và luân chuyển chứng từ như sau:

Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo mẫu số 01GTKT-3LL của

Liên 3 : Nội bộ Ngày 8 tháng 10 năm 2009

Mẫu số: 01GTKT-3LL CY/2009B

0075962 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ : 94 Hoàng Văn Thái – Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội

Số tài khoản:……… Điện thoại: ……… ……….MST: 0101745150

Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Văn Linh

Tên đơn vị : Trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định Địa chỉ: Quốc lộ 10 – Phường Lộc Vượng – TP Nam Định

Số tài khoản: ………. Hình thức thanh toán : Tiền mặt MST:

T Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Hộp điều khiển học viên Chiếc 3 4.761.905 14.285.7

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.428.57

Tổng cộng tiền thanh toán 15.714.2

Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bảy trăm mười bốn nghìn, hai trăm tám mươi bảy đồng.

( Ký, ghi rõ họ tên )

Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên )

Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên )

Bảng 2 – 1: Hoá đơn giá trị gia tăng (đầu ra)

Kế toán sau khi lập hóa đơn xong tiến hành lấy đủ chữ ký những người có liên quan theo quy định Chuyển liên 2 giao cho khách hàng.

Khách hàng sau khi nhận được liên 2 của hóa đơn GTGT sẽ thanh toán tiền tại phòng kế toán Kế toán thanh toán dựa trên hóa đơn GTGT để lập phiếu thu tiền theo mẫu sau:

Bảng 2 – 2 Phiếu thu của Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái - TX - HN

Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Văn Linh Địa chỉ : Trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định

Lý do nộp : Thanh toán tiền mua hàng

Số tiền : 15.714.287 ( Viết bằng chữ ) Mười năm triệu, bảy trăm mười bốn nghìn, hai trăm tám mươi bảy đồng.

Kèm theo : 01 chứng từ gốc.

Ngày 08 tháng 10 năm 2009 Giám đốc

( Ký, họ tên, đóng dấu )

Kế toán trưởng ( Ký, họ tên )

Người nộp tiền ( Ký, họ tên )

Người lập phiếu ( Ký, họ tên )

Thủ quỹ ( Ký, họ tên )

SV: Nguyễn Thị Duyên_Kế toán 4_K38 Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai mươi triệu, chín trăm năm mươi hai nghìn, ba trăm tám mươi hai đồng.

Phiếu thu được lập xong kế toán thanh toán sẽ lấy chữ ký của những người liên quan và chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ kiểm tra hóa đơn GTGT, phiếu thu và tiến hành thu tiền, ký nhận việc thu tiền Phiếu thu được lập thành 3 liên, một liên lưu ở quyển gốc, một liên giao cho khách hàng và một liên giao cho phòng kế toán lưu làm chứng từ ghi sổ

Như vậy sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kết thúc quá trình luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán và tại kho, kế toán sẽ định khoản như sau:

* Hạch toán nghiệp vụ bán hàng qua vận chuyển và thanh toán qua ngân hàng.

Việc bán hàng hoá thông qua các đơn đặt hàng, khách hàng từ xa,cụ thể như sau:

Khách hàng tìm hiểu thiết bị cần mua của Công ty, hoặc khách hàng thường xuyên giao dịch qua điện thoại với nhân viên kinh doanh và tiến hành đặt hàng thông qua các đơn đặt hàng Sau khi các đơn đặt hàng được ký kết giữa các bên, số lô hàng trên sẽ bắt đầu thủ tục xuất kho tương tự như trên.Tuy nhiên phương thức thanh toán thường thông qua ngân hàng với 50% hoặc100% giá trị lô hàng được thanh toán ngay tuỳ theo loại khách hàng Trong trường hợp này, nhân viên kinh doanh Công ty trực tiếp tham gia nhận hàng xuất và gửi hàng cho khách hàng qua bưu điện hoặc các Công ty vận chuyển hàng hoá nhanh Phương thức này tại Công ty hiện đang rất có uy tín và đem lại hiệu quả.

Ví dụ 2 : Ngày 15/10/2009 bán hàng cho Công ty TNHH Bảo Lâm với khối lượng hàng hóa như sau:

- Bàn ghế học sinh ( số lượng 20 bộ ) Đơn giá bán 834.000 VNĐ/bộ ( chưa bao gồm VAT 10% )

- Bàn giáo viên ( số lượng 05 chiếc ) Đơn giá bán 485.000 VNĐ/ chiếc ( chưa bao gồm VAT 10% )

- Giá sách thư viện ( số lượng 10 chiếc ) Đơn giá bán 1.785.600 VNĐ/chiếc ( chưa bao gồm VAT 10% )

Công ty Bảo Lâm thanh toán trước 50% tiền hàng qua chuyển khoản và sẽ thanh toán nốt sau khi nhận được hàng, chậm nhất là 7 ngày.

Với nghiệp vụ phát sinh như trên, kế toán tiến hành các bước như sau:

Kế toán chi tiết doanh thu

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh doanh thu bán hàng như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu… kế toán sẽ ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 511 vào sổ chi tiết bán hàng.

Quy trình kế toán doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:

Sổ cái tài khoản 511 Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng

Sổ chi tiết bán hàng

Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán

Sơ đồ 2 - 1: Quy trình kế toán doanh thu bán hàng Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

( Ban hàng theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm: Bộ điều khiển học viên

Doanh thu Các khoản tính trừ

Số Ngày SL ĐG T.Tiền Thuế Các khoản

01/10 75954 01/10 Bán bộ điều khiển học viên 111 2 4.761.90

Bảng 2 - 3 Sổ chi tiết bán hàng

Từ sổ chi tiết bán hàng cho từng loại mặt hàng, cuối tháng kế toán sẽ cộng số liệu trên sổ chi tiết bán hàng để vào “ Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng”

Kế toán tổng hợp về doanh thu

Công ty Công nghệ và Giáo dục Việt Nam áp dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 14/9/2006 Các tài khoản được Công ty sử dụng để hạch toán doanh thu :

 Tài khoản 511 – “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ của công ty trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.

 Tài khoản 521 – “ Các khoản giảm trừ doanh thu ” Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua hàng được giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh.

+ Khi xuất bán hàng hoá cho khách hàng Kế toán ghi:

Nợ TK111,112: Tổng giá thanh toán

Nợ TK131: Tổng giá thanh toán bán chịu

Có TK511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

+ Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Kế toán ghi:

Nợ TK521: Tập hợp chiết khấu thương mại phát sinh

Có TK131: Trừ vào số tiền phải thu của khách hàng

Có TK111,112,3388: Số tiền đã trả hoặc chấp nhận trả

2.1.3.3 Quy trình ghi sổ tổng hợp về bán hàng

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Sổ nhật ký chung Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

Tháng 10 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ

Diễn giải Đã ghi Sổ cái

Số hiệu TK đối ứng

Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có

15/10 HĐ75970 15/10 BH cho Cty Bảo

PX 15/10 Giá vốn hàng bán 35 632 30.880.003

31/10 31/10 Kết chuyển DTBH sang XĐKQKD 39 511 995.451.980

Sau khi lập xong ghi vào Sổ Nhật ký chứng từ, kế toán bán hàng chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái TK

511 Đồng thời kế toán bán hàng tổng hợp số phát sinh trong kỳ đã tập hợp được trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh để chuyển cho kế toán tổng hợp.

Sổ cái TK 511 Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

SỔ CÁI Tài khoản 511 Tháng 10 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ

Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng

08/10 BH cho BH cho trường CĐXD Nam Định 25 13 111 14.285.715

15/10 BH cho Cty Bảo Lâm 26 39 112 18.480.500

Kế toán giá vốn hàng bán

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán.

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Kế toán giá vốn hàng bán ở công ty TNHH Công nghệ và Giáo dục Việt Nam sử dụng tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính: Tài khoản 632

“ Giá vốn hàng bán ” Tài khoản 632 dùng để phản ánh giá vốn của hàng hóa đã bán, được xác định là tiêu thụ trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Giá vốn hàng bán được sử dụng khi nhập xuất kho hàng hóa và tiêu thụ, khi hàng hóa đã được tiêu thụ sẽ được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh Hơn nữa trị giá vốn của hàng xuất bán thường chiếm tỷ trọng chủ yếu trong kỳ kinh doanh Do vậy, xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng và từ đó công ty xác định đúng kết quả kinh doanh, đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại.

Công ty Công nghệ và Giáo dục Việt Nam kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và trị giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước Trị giá vốn hàng xuất bán tại công ty là giá trị thực tế mà công ty phải trả cho người bán về số hàng hóa đó, bao gồm cả thuế nhập khẩu ( nếu có )

Theo phương pháp nhập trước xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng nhập trước sẽ được xuất trước và hàng còn lại ở cuối kỳ là hàng được nhập ở thời điểm cuối kỳ

Chi phí mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ … phát sinh trong quá trình mua hàng không được tính vào giá vốn mà theo dõi riêng để cuối kỳ kết chuyển để tính giá vốn cho hàng bán trong kỳ.

Chứng từ sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT …

Khi có thông báo hàng đến, nhân viên phòng kinh doanh tiến hành nhận hàng, vận chuyển hàng tới kho hàng hóa Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho phòng kế toán cùng với các chứng từ liên quan Sau khi kế toán kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị Thủ kho kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập kho Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ 1 liên chuyển lại cho phòng kế toán để ghi sổ.

Khi nhập hàng, kế toán lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.

Ví dụ 3 : Ngày 05/10/2009 công ty nhập lô hàng của Công ty Cổ phần Điện tử Tự động hóa Bình Dương với khối lượng hàng hóa như sau:

- Bộ đào tạo vi xử lý ( số lượng 02 bộ ) Đơn gía 4.285.714 VNĐ/bộ ( Chưa bao gồm VAT 10% )

- Hộp điều khiển học viên ( số lượng 08 chiếc ) Đơn gía nhập 3.854.950 VNĐ/chiếc ( chưa bao gồm VAT 10% )

Công ty chưa thanh toán tiền hàng.

Bảng 2 – 6 Phiếu Nhập kho Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

Họ tên người giao hàng: Phạm Tiến Quân

Theo hóa đơn số 0098478 ngày 05 tháng 10 năm 2009 của Cty CP Điện tự động hóa Bình Dương

Nhập tại kho : Công ty Địa điểm: 94 Hoàng Văn Thái

Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa

Mã số Đơn vị tính

1 Bộ đào tạo vi xử lý 057 Bộ 2 4.285.714 8.571.428

2 Hộp điều khiển học viên 125 Chiếc 8 3.854.950 30.839.600

- Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Ba mươi chín triệu, bốn trăm mười một nghìn, không trăm hai mươi tám đồng.

- Số chứng từ kèm theo: 01 hóa đơn GTGT

Ngày 05 tháng10 năm 2009 Người lập phiếu

Người giao hàng ( ký, họ tên )

Thủ kho ( ký, họ tên )

Kế toán trưởng( ký, họ tên )

Trong khi làm thủ tục thu tiền, kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho mặt hàng cần xuất để chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng Phiếu xuất kho trong ví dụ 1 sẽ đượclập như sau:

Bảng 2 – 7 Phiếu Xuất kho Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

Họ tên người nhận hàng : Phạm Văn Minh Địa chỉ : P Kinh doanh

Lý do xuất kho: Bán hàng

Xuất tại kho : Công ty Địa điểm: 94 Hoàng Văn Thái

Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa

Mã số Đơn vị tính

1 Hộp điều khiển học viên 125 Chiếc 3 3.872.465 11.617.395

- Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Mười một triệu, sáu trăm mười bảy nghìn, ba trăm chín mươi năm đồng.

- Số chứng từ kèm theo: 01

Ngày 08 tháng10 năm 2009 Người lập phiếu

Người nhận hàng ( ký, họ tên )

Thủ kho ( ký, họ tên )

Kế toán trưởng ( ký, họ tên )

Giám đốc ( ký, họ tên )

Sổ cái tài khoản 632 Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán

Thủ kho sẽ căn cứ vào Hóa đơn GTGT ( liên 3 ), phiếu thu và phiếu xuất kho xuất hàng cho nhân viên phòng Kinh doanh để giao cho khách hàng.

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sau khi kế toán phản ánh doanh thu hàng bán vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán do đó để xác định giá vốn hàng bán để vào Sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại hàng hoá và sổ chi tiết tài khoản 632 – phản ánh gía vốn hàng bán.

Quy trình kế toán giá vốn hàng bán được thể hiện qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 2 – 2: Quy trình kế toán giá vốn hàng bán Để có thể hình dung ra công tác kế toán giá vốn hàng bán ở Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam ta đi xem xét ví dụ cụ thể sau:

Nhằm tiện cho việc theo dõi và dễ hình dung, ta tiếp tục xem xét phản ánh giá vốn gía vốn hàng bán là hộp điều khiển học viên ( Ví dụ 1 và ví dụ 2).

Sổ chi tiết hàng hoá

Sổ chi tiết hàng hoá của Hộp điều khiển học viên

Tên sản phẩm hàng hoá : Hộp điều khiển học viên Đơn vị tính : Chiếc

Diến giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn

Số Ngày SL Tiền SL Tiền SL Tiền

Người lập Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Cuối tháng kế toán sẽ tập hợp trị giá vốn hàng xuất bán ở dòng tổng cộng của cột thành tiền xuất (trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho) trên sổ chi tiết hàng hoá Tiến hành ghi giảm trị giá hàng tồn kho và phản ánh giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ; đồng thời tổng hợp ghi vào sổ cái tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Sau đó phản ánh giá vốn hàng bán vào cột ghi có TK632 dòng ghi Nợ TK911.

2.2.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán

Kế toán sử dụng tài khoản 632 để phản ánh Giá vốn hàng bán

TK632 “ Giá vốn hàng bán” được sử dụng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ.

Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Sau khi tính được trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn của hàng đã tiêu thụ

Có TK 156 - Trị giá của hàng xuất bán Với các ví dụ như trên, kế toán tiến hành định khoản như sau:

2.2.3.3 Quy trình ghi sổ tổng hợp về giá vốn hàng bán

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

Số chú trang STT dòng Nợ Có

Kế toán chi phí bán hàng

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản và bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, bao gồm: lương nhân viên bán hàng, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí quảng cáo, marketinh sản phẩm, chi phí sửa chữa bảo hành sản phẩm, chi phí tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm, chi văn phòng phẩm, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng.

Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chung trên tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp ” và được chi tiết thành tài khoản 6421 “ Chi phí bán hàng ”.

Các chứng từ sử dụng : bảng chấm công, bảng thanh toán lương, hóa đơn GTGT, phiếu chi, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định ….

Các sổ được sử dụng để theo dõi chi phí bán hàng bao gồm : sổ cái tài khoản 642, sổ chi tiết tài khoản 6421.

Chi phí CCDC dùng cho bán hàng

Khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng

Các khoản thuế, phí lệ phí

Chi phí DV mua ngoài và chi phí bằng tiền khác

Chi phí nhân viên bán hàng Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

Kết chuyển xác định KQKD

Sơ đồ 2 - 3: Sơ đồ hạch toán kế toán chi phí bán hàng:

Sổ chi tiết tài khoản 6421

Sơ đồ 2 - 4: Quy trình hạch toán chi phí bán hàng được thể hiện qua sơ đồ:

Ví dụ 4 : Ngày 10/10/2009, Công ty thuê công ty CP Thương mại Dịch vụ Du lịch Quốc tế Hải Nam vận chuyển hàng hóa từ nơi mua hàng về kho công ty. Phí vận chuyển được thanh toán bằng tiền mặt.

Hoá đơn giá trị gia tăng ( đầu vào) HÓA ĐƠN

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10 tháng 10 năm 2009

Mẫu số: 01 GTKT-3LL PH/2009B

0098478 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thương Mại Du lịch Quốc tế Hải Nam Địa chỉ: 211 Khuất Duy Tiến – Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội.

Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0102041440

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: Số 94 - Đường Hoàng Văn Thái – Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá

1 Phí vận chuyển hàng Chuyến 01 2.500.000

Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 250.000

Tổng cộng tiền thanh toán 2.750.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu, bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Phiếu chi Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Hùng Cường Địa chỉ : Phòng kinh doanh

Lý do chi : Thanh toán cước vận chuyển hàng hợp đồng 256/HĐMB

Số tiền : 2.750.000 ( Viết bằng chữ ) Hai triệu, bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

Kèm theo : 01 chứng từ gốc.

Ngày 10 tháng 10 năm 2009 Giám đốc

Thủ quỹ ( Ký, họ tên )

Người lập phiếu ( Ký, họ tên )

( Ký, họ tên ) Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai triệu, bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Căn cứ vào các chứng từ về chi phí bán hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ và sổ kế toán chi tiết tài khoản 6421

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 6421 “ Chi phí bán hàng ”.

Sổ chi tiết TK 6421 Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Mẫu số S20-DNN

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 6421– Chi phí bán hàng

05/10 PC 12/10 Thanh toán tiền điện tháng 9 111 540.350

10/10 TT cước vận chuyển HĐ 256/HĐMB 111 2.500.000

31/10 Kết chuyển chi phí BH 6421 → 911 911 24.570.436

Người ghi sổ ( Ký, họ tên )

2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

Sổ nhật ký chung Đơn vị: Cty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 94 – Hoàng Văn Thái – Khương Mai - TX - HN

Diễn giải Đã ghi Sổ cái

Số hiệu TK đối ứng

Số hiệu tháng Ngày Nợ Có

TT phí chuyển phát nhanh 3 642 350.000

0 TT cước vận chuyển theo HĐ 256/HĐ 24 642 2.500.000

Kết chuyển CPBH sang XĐKQKD 43 911 24.570.436

( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng

( Ký, họ tên ) Giám đốc

Tài khoản 642 Tháng 10 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ

02/10 TT phí chuyển phát nhanh 25 3 111 350.000

31/10 Kết chuyển CPBH sang XĐKQKD 26 44 911 24.570.436

Cuối tháng, kế toán tổng hợp tất cả số liệu trên sổ cái TK 511, TK632,

TK 642 … tiến hành khóa sổ, kết chuyển để tính ra kết của tiêu thụ của tháng. Để phản ánh kế toán kết quả tiêu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh và các tài khoản khác như TK511, TK632, TK 642, TK 421 …Phản ánh kết quả tiêu thụ vào sổ Cái

SỔ CÁI Tài khoản 911 Tháng 10 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ

K/c giá vốn HB sang XĐKQKD

31/10 Kết chuyển CPBH sang XĐKQKD 26 44 6421 24.570.436

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa, lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế Công ty đã hiểu được “Bán hàng là sức sống”, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới công tác hoàn thiện kế toán bán hàng.

Về chiếm lĩnh thị trường bán sản phẩm thì Công ty đang rất mạnh tại thị trường Hà Nội, Nam Định, Hải Phòng,…Công ty cần tận dụng hết khả năng về quảng cáo sản phẩm, đây cũng là một phương pháp tốt mà đem lại nguồn doanh thu không nhỏ cho Công ty.

Việc bố trí cán bộ Kế toán và phân định công việc theo khối lượng công việc, theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên trình độ hiểu biết, năng lực của mỗi cán bộ Kế toán trong Công ty là tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý đặt ra.

Công tác kế toán được tổ chức khá khoa học, được tổ chức từ trên xuống dưới, cho nên mặc dù nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nhưng Công ty vẫn tiến hành quyết toán nhanh chóng, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời giúp cho lãnh đạo Công ty nắm rõ được tình hình kinh doanh.

Mặt khác sự phối hợp giữa các bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận bán hàng đã giúp cho việc kinh doanh được thực hiện nhịp nhàng đảm bảo quá trình thông suốt.

Kế toán hàng hoá ghi chép tình hình biến động hàng hoá được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hoá Hệ thống kế toán hàng hoá ghi chép rõ ràng đầy đủ, chính xác và hợp lý Vì vậy việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty đề ra: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu Do đó, việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty là rất phù hợp với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam áp dụng hình thức nhật ký chung Hình thức này phù hợp với hoạt động kinh doanh và trình độ nhân viên kế toán, thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán Vì vậy tổ chức công tác kế toán đảm bảo thống nhất được về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận có liên quan Việc tổ chức hạch toán ở Công ty là phù hợp.

Công ty đã áp dụng đúng hệ thống tài khoản thống nhất theo đúng chế độ ban hành của Bộ Tài Chính.

Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên trong việc hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, vì thế phương pháp kê khai thương xuyên tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên liên tục sự biến động của tài sản, hàng hoá của Công ty trong mọi thời điểm.

Công ty áp dụng phương pháp tính theo giá nhập trước – xuất trước để xác định giá vốn hàng bán Phương pháp này có ưu điểm là giúp cho việc ghi chép sổ sách thuận lợi, đơn giản.

Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán bán hàng mà Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam đã đạt được công ty vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian tới.

3.1.2.1 Về tổ chức quản lý

Khách hàng của Công ty chủ yếu tập trung ở những vùng kinh tế lớn, trọng điểm của đất nước Trong khi đó tại nhiều vùng lân cận, tốc độ phát triển kinh tế tăng ở mức khá nhanh, nhu cầu về sản phẩm ngày càng nhiều Vì vậy Công ty còn đang bỏ ngỏ thị trường khá lớn mà chưa khai thác hết Công ty cần mở rộng mạng lưới kinh doanh hơn nữa để mở rộng thêm thị trường tiêu thụ nhằm tăng hiệu quả kinh doanh.

Công ty bán số lượng lớn hàng hoá cho các công ty khác theo hình thức trả chậm nên còn một số lượng tiền chưa thu đựơc, công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi…

3.1.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán

Tại Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam đang có 6 nhân viên kế toán, việc phân công công việc kế toán theo từng phần hành dẫn tới mỗi nhân viên kế toán chỉ đi sâu nghiên cứu và hoàn thành công việc của mình còn không nắm vững phần công việc của bộ phận khác Điều này sẽ ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán của Công ty khi có một kế toán nghỉ thì sẽ làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến tiến độ chung của Công ty.

3.1.2.3 Về hệ thống sổ sách kế toán

Mặc dù hệ thống kế toán được ghi chép theo quy định của Bộ Tài chính tuy nhiên Công ty không mở các Sổ Nhật ký đặc biệt như sổ nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký bán hàng

3.1.2.4 Về hệ thống tài khoản sử dụng

Hiện nay công ty đang sử dụng các tài khoản 131, 632, 511, 911, 641,

642 trong quá trình hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà chưa mở các tài khoản chi tiết.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty

Trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công tác tổ chức hạch toán kế toán rất được chú trọng và quan tâm Tuy nhiên để công tác hạch toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam quy định, phát huy những ưu điểm, giảm bớt và loại trừ những nhược điểm thì cần phải có hướng hoàn thiện trong công tác hạch toán.

Trong thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam tôi nhận thấy: về cơ bản công tác kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của Nhà nước, phù hợp điều kiện thực tế của Công ty hiện nay Bên cạnh đó, Công ty TNHH Giáo dục và Công nghệ Việt Nam vẫn còn những tồn tại cần tháo gỡ Với những kiến thức được thầy cô trang bị tại trường cùng với việc tiếp cận công tác kế toán tại Công ty, em mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.

3.2.1 Về tổ chức quản lý bán hàng

Hiện nay Công ty đang có những khách hàng lớn, thường xuyên, khách hàng là bạn lâu năm Đây chính là nguồn đầu ra ổn định cho Công ty Vì thế Công ty nên có nhiều chính sách ưu đãi hơn nữa đối với những khách hàng

SV: Nguyễn Thị Duyên_Kế toán 4_K38 này Chẳng hạn Công ty có thể giảm trị giá hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó nếu họ ký kết với Công ty một hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh toán nhanh Vào cuối quý, Công ty nên tính tổng giá trị các hợp đồng của những khách hàng đó để xác định xem khách hàng nào là lớn nhất, để có một hình thức ưu đãi phù hợp Hoặc đối với mỗi hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng hay người giới thiệu một tỷ lệ hoa hồng nào đố tuỳ theo giá trị bản hợp đồng.

Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay, những hình thức ưu đãi hợp lý, linh hoạt trong bán hàng sẽ là công cụ rất mạnh mẽ để thu hút khách hàng Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa khâu tiếp thị, nhằm đẩy mạnh khâu bán hàng bàng nhiều hình thức như quảng cáo, bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng,…nhằm tăng tính cạnh tranh của mặt hàng kinh doanh trên thị trường, mở rộng quan hệ kinh doanh với nhiều khách hàng, tăng cường khả năng tiêu thụ hàng hoá, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và đã đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý của Công ty Tuy nhiên, hiện nay bộ máy kế toán của Công ty đang gồm có 6 thành viên, trong đó chỉ có kế toán vật tư hàng hóa là người chịu trách nhiệm ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới nhập xuất, tiêu thụ hàng hóa Do đặc điểm doanh nghiệp thương mại nên các nghiệp vụ về nhập, xuất, tiêu thụ hàng hóa của Công ty là nghiệp vụ thường xuyên Đặc biệt trong tương lai khi mà quy mô của Công ty ngày càng lớn, hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển thì các nghiệp vụ này diễn ra với mật độ và số lượng ngày càng nhiều.Làm cho công việc của kế toán vật tư hàng hóa là rất nhiều và khó có thể đảm bảo cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhà quản lý Vì vậy theo em Công ty vẫn nên giữ mô hình kế toán tập trung để phát huy những ưu điểm của nó nhưng cũng nên bổ xung thêm một kế toán viên nữa để giảm bớt công việc của kế toán vật tư hành hóa, tạo điều kiện chuyên môn hóa công việc, nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán cũng như hiệu quản kinh doanh của Công ty.

Công ty nên trang bị cho phòng kế toán phần mềm kế toán để hiệu quả trong công tác kế toán, đồng thời phải thường có sự trao đổi thông tin và các nghiệp giữa các phần hành kế toán để các nhân viên trong từng phần hành có thể nắm được công việc của các bộ phận khác.

Công ty nên có thêm bộ phận kế toán quản trị để đưa ra các báo cáo về tình hình kinh doanh thực tế và các báo cáo quản trị một cách cách kịp thời từ đó sẽ giúp Ban Giám đốc có các quyết định chính xác trong kinh doanh.

3.2.3 Về hệ thống sổ sách kế toán

Hiện tại Công ty Giáo dục và Công nghệ Việt Nam chưa có các sổ Nhật ký đặc biệt, đây là một thiếu sót cần sớm được hoàn hiện.

- Sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền : dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền của Công ty Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu tiền gửi ngân hàng, cho từng loại tiền ( đồng Việt Nam, ngoại tệ )

- Sổ Nhật ký mua hàng : dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của Công ty như : công cụ dụng cụ, hàng hóa

- Sổ Nhật ký bán hàng : dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của Công ty

Các sổ Nhật ký đặc biệt này là một phần của sổ Nhật ký chung, để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt sẽ không ghi vào sổ Nhật ký chung Việc mở các sổ Nhật ký đặc biệt để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái

Từ các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT kế toán nên ghi vào các sổ Nhật ký đặc biệt Mẫu các sổ đó như sau:

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

Diễn giải Đã ghi sổ cái

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN

Số phát sinh Số hiệu

Tài khoản khác Số tiền

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

SV: Nguyễn Thị Duyên_Kế toán 4_K38 Đơn vị tính

Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi có)

Tài khoản khác Số hiệu

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Năm Đơn vị tính Ngày tháng

Diễn giải Phải thu từ người mua

Ghi có tài khoản doanh thu

Số Ngày ghi sổ hiệu tháng

3.2.4 Về hệ thống tài khoản sử dụng

Hiện nay, mặc dù Công ty vẫn đang áp dụng đầy đủ hệ thống tài khoản theo chế độ ban hành, nhưng Công ty cũng nên chú ý tới việc xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để tiện cho việc quản lý, lập báo cáo cũng như theo dõi Theo ý kiến của em, đối với hệ thống tài khoản kế toán bán hàng, Công ty nên chi tiết cho từng nhóm hàng hoá để tiện cho việc theo dõi, nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán Các TK đó là TK 156, TK 511 và TK 632:

- TK 156: Hàng hoá được chi tiết hành các TK cấp 3 như sau:

TK 1561: Thiết bị giáo dục

TK 1562: Thiết bị trình chiếu

TK 1563: Thiết bị ngành xây dựng

- TK 5111: Doanh thu bán hàng được chi tiết hành các TK cấp 3 như sau:

TK 5111: Thiết bị giáo dục

TK 5112: Thiết bị trình chiếu

TK 5113: Thiết bị ngành xây dựng

- TK 632: Giá vốn hàng bán được chi tiết hành các TK cấp 3 như sau:

TK 6321: Giá vốn thiết bị giáo dục

TK 6322: Giá vốn thiết bị trình chiếu

TK 6323: Giá vốn thiết bị ngành xây dựng

3.2.5 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đối với công tác hạch toán, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành.

Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất hàng hoá được kịp thời, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan.

3.2.6- Về các khoản nợ khó đòi

Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty TNHH Giáo dục và công nghệ Việt Nam có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp Vì vậy Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để dự phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng ( căn cứ vào các chứng từ gốc mà Công ty nắm giữ như: Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, đối chiếu công nợ,…) Số tính trước này gọi là dự phòng các khoản thu khó đòi Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.

Doanh nghiệp mở tài khoản 159 (1592) để theo dõi.

Kết cấu tài khoản 1592 như sau:

Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

- Xử lý nợ phải thu khó đòi.

Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Số dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.

- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính, kế toán ghi:

Nợ TK 642(6426)- Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Có TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi.

- Cuối niên độ kế toán sau (N+1)tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu:

Định dạng
Số trang	61
Dung lượng	81,53 KB