Lời mở đầu Tính cấp thiết đề tài Ngày cách mạng khoa học công nghệ diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế xà hội hầu hết Quốc gia giới, mở kỉ nguyên toàn nhân loại bứơc vào kỉ XXI Chính vậy, nghị lần Ban chấp hành Trung ơng Đảng khoá VIII đà xác định Cùng với giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ quốc sách hàng đầu, động lực phát triển kinh tế xà hội, điều kiện cần thiết để giữ vững độc lập dân tộc xây dựng thành công chủ nghĩa xà hội văn nói Đảng cho thấy tầm quan trọng khoa học công nghệ nói chung ứng dụng công nghệ thông tin nói riêng Việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động xà hội xu tất yếu thời đại Hoạt động Thông tin-Th viện không nằm xu hớng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động Thông tin-Th viện đà làm thay đổi mối quan hệ cán Thông tin-Th viện với kho tài liệu, mối quan hệ cán th viện với bạn đọc, đồng thời làm thay đổi phơng thức thu thập, xử lý tài lệu, sản phẩm thông tin có giá trị cao đáp ứng đợc nhu cầu thông tin ngời dùng tin Sự tác động mạnh mẽ CNTT vào hoạt động Thông tin-Th viện đà làm thay đổi nhiều mặt th viện truyền thống tạo khả thích ứng với thay đổi lớn lao xà hội phục vụ nhu cầu đa dạng phong phú xà hội thông tin Sự phát triển nhớ lớn truy cập trực tiếp tạo khả tra cứu tức thời, thời điểm thông tin mà ngời dùng tin yêu cầu Sự tiến chất mối quan hệ ngời máy, với giá thành máy tính ngày hạ, giúp cho việc sử dụng máy tính công tác Thông tin-Th viện ngày trở lên phổ cập Sự kết hợp máy tính viễn thông dẫn đến hình thành phát triển hệ thống mạng thông tin tự động hoá, cho phép th viện liên kết với mạng máy tính nhằm chia sẻ nguồn lực thông tin nớc phát triển, ngời ta xây dựng th mục công cộng, truy cập trực tuyến, gọi tắt OPAC (Online Public Access Catalog) Đó sở liệu (CSDL) th mục đợc khai thác mạng, giúp ngời sử dụng truy nhập thông tin th mục cách tực tiếp mà không cần hỗ trợ trung gian nhân viên th viện Bớc phát triển th viện xuất th viện dựa mạng máy tính: Th viện điên tử, xu hớng quan trọng tự động hoá th viện tơng lai Tin học hoá hoạt động Thông tin-Th viện xu phát triển tất yếu quan Thông tin-Th viện ®ang diƠn víi tèc ®é ngµy cµng nhanh, ngoµi xu hớng tin học hoá Th viện, xuất xu hớng hợp hoạt động Th viện với hoạt động Thông tin Sự hợp tác th viện quan thông tin, đà tạo điều kiện việc điều chỉnh phơng pháp, nhiệm vụ sản phẩm nh mở rộng chức công tác phục vụ Xu hớng thông tin hoá hoạt động th viện thể biến đổi tổ chức Nhiều th viện mở rộng hoạt động thông tin sát nhập vào quan thông tin trở thành Trung tâm Thông tin-Th viện, có nguồn lực mạnh, bảo đảm hoạt động th viện truyền thống dịch vụ thông tin Trong bối cảnh chung đó, đặt Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN (Trung tâm) vào tình không đại hoá trớc hết không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin bạn đọc mà bị tụt hậu trớc phát triển chung giới Đồng thời không sử dụng đợc nguồn lực thông tin tri thức dồi nhân loại nhằm phục vụ cho nghiệp đào tạo nghiên cứu khoa học nhà trờng, nh nghiệp công nghiệp hoá đại hoá đất nớc Mặt khác, Trung tâm quan có chức phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN, thu thập, xử lý, thông báo cung cấp thông tin cách áp dụng công nghệ thông tin nhằm đáp ứng thông tin kịp thời xác ứng dụng CNTT vấn đề có ý nghĩa lý luận thực tiễn lớn phù hợp với xu chung Trung tâm Thông tin-Th viện Việt Nam, góp phần nâng cao chất lợng giáo dục, đào tạo nghiên cứu khoa họ, phát triển văn hoá theo định hớng mà Đảng Nhà nớc đà đề Đồng thời bớc xây dựng Th viện điện tử xoá dần khoảng cách với môi trờng Th viện điện tử giới Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu ứng dụng CNTT Trung tâm Từ phân tích đánh giá tác động CNTT hoạt động Thông tin-Th viện nói chung với Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN nói riêng Trên sở đa kiến nghị nhằm hoàn thiện việc ứng dụng CNTT Trung tâm Đối tợng phạm vi nghiên cứu Đề tài sâu vào việc ứng dụng cộng nghệ thông tin Trung tâm Thông tin -Th viện Đại Học Quốc Gia Hà Nội Phạm vi nghiên cứu đề tài bao quát toàn phần mềm đà ứng dụng Trung tâm Phơng pháp nghiên cứu Trong suốt trình nghiên cứu tác giả đà sử dụng nhiều phơng pháp nghiên cứu khác nhau: - Nghiên cứu thực tế - Trao đổi, vấn - Phân tích, thống kê tổng hợp đánh giá Đóng góp mặt khoa học luận văn a Giới thiệu khái quát trình ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN, mô hình thành công công tác tin học hoá Th viện b Phân tích, đánh giá khó khăn, thuận lợi, từ rút học kinh nghiƯm chung cho c¸c Th viƯn kh¸c viƯc ứng dụng công nghệ thông tin Bố cục khoá luận Ngoài phần mở đầu danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận gồm có chơng Chơng 1: Khái quát trình hình thành phát triển củaTrung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN Chơng 2: ứng dụng công nghệ thông tin Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN Chơng 3: Nhận xét kiến nghị Chơng Khái quát Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Quốc gia Hà nội I Quá trình hình thành phát triển Đại học Quốc gia Hà nội đựơc thành lập theo nghị định 97/CP ngày 10/12/1993 Thủ Tớng Chính Phủ, giữ vị trí đặc biệt hệ thống giáo dục đào tạo nhân tài đất nớc Với mục tiêu xây dựng ĐHQGHN thành Trung tâm đào tạo chất lợng cao, đa ngành, đa lĩnh vực, đồng thời đào tạo đội ngũ nhà khoa học, chuyên gia nhiều lĩnh vực, nhằm đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi đa dạng thị trờng lao động công công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc, Ban Giám đốc ĐHQGHN đà có quan tâm thích đáng đến việc triển khai xây dựng Trung tâm Thông tin-Th viện đại có tầm cỡ nớc khu vực Ngày 14/2/1997 Giám đốc ĐHQGHN đà ký định số 66/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN sở hợp ba thành viên: Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐH Tổng hợp (cũ), Th viện ĐH s phạm Hà Nội I Th viện, ĐH Ngoại ngữ, Trung tâm có tên giao dịch: Library and Information Center, Việt Nam National Univerity, Hà Nội; tên viết tắt LIC; địa trang web http:// www.lic.vnu.edu Trung tâm có t cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, đơn vị thành viên ĐHQGHN Vào thời điểm thành lập, th viện ba trờng thành viên tình trạng khó khăn, sở vật chất xuống cấp trầm trọng Trong lúc việc ứng dụng CNTT hầu nh cha đợc thực hiện, tất hoạt động phơng thức truyền thống, kho sách đợc tổ chức chủ yếu theo hình thức kho kín, sử dụng ký hiệu đăng ký cá biệt Bạn đọc tra cứu tìm tin hầu hết phải thông qua trợ giúp hệ thống mục lục truyền thống Công tác kỹ thuật nghiệp vụ th viện trờng thành viên có nhiều điểm khác nhau, đặc biệt khâu xử lý kỹ thuật tài liệu, tổ chức phơng thức phục vụ bạn đọc Việc tổ chức kho định ký hiệu xếp giá cha khoa học th viện Mỗi lần thay đổi nhân hay nảy sinh yêu cầu lại có nhiều ký hiệu đợc đa áp dụng Nằm bối cảnh chung hệ thống th viện nớc, việc áp dụng CNTT th viện trờng thành viên ĐHQGHN mức hạn chế vào thời điểm sát nhập Chỉ có Th viện Đại học Tổng hợp (cũ) đà bớc đầu đa CNTT vào ứng dụng việc xây dựng CSDL Toàn Th viện thành viên Trung tâm hoàn toàn cha ứng dụng tin học công tác xử lý nghiệp vụ Trong tổng số gần 200.000 đầu sách Trung tâm, có 15.000 ghi sở liệu Đây vốn ban đầu việc ứng dụng CNTT khâu xử lý kỹ thuật Th viện ĐH Tổng hợp HN (cũ) đà đạt đợc trớc sát nhập vào Trung tâm, việc xử lý kỹ thuật dựa phần mềm CDS/ISIS Việc bổ sung sách báo ngoại văn th viện trờng thành viên vào trớc thời điểm sát nhập hạn chế mà nguyên nhân chủ yếu thiếu nguồn kinh phí Hầu hết sách báo tiếng nớc th viện sách báo đợc nhập từ trớc năm 1980, đại đa số sách tiếng Nga Trong hoạt động Thông tin-Th viện, đội ngũ cán th viện trờng thành viên gặp nhiều hạn chế việc nắm bắt kỹ thuật công nghệ mới, cha đợc tham gia lớp nâng cao trình độ nghiệp vụ nh tập huấn tin học ngoại ngữ công tác Th viện khó khăn việc tìm nguồn kinh phí Nhìn chung vào ngày đầu thành lập, Trung tâm Thông tin-Th viện, ĐHQGHN gặp nhiều khó khăn sở vật chất Trang thiết bị nghèo nàn lạc hậu, nguồn kinh phí để hoạt động hạn hẹp nên nguồn lực thông tin không đầy đủ, thiếu cập nhập, đội ngũ cán không thờng xuyên đợc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ nên gặp nhiều khó khăn việc thích ứng với công nghệ Các hoạt động kỹ thuật th viện nh bổ sung, phân loại, biên mục, tổ chức máy tra cứu tìm tin phục vụ độc giả chủ yếu tiến hành cách thủ công Song nhận thức rõ vai trò, vị trí tầm quan trọng Trung tâm việc phục vụ bạn đọc nên Đảng uỷ Ban Giám đốc đà dành quan tâm đặc biệt đầu t thích đáng cho việc nâng cấp, xây dựng phát triển Trung tâm với mục tiêu làm cho Trung tâm trở thành huyết mạch quan trọng việc chuyển tải phục vụ thông tin khoa học cho giáo viên sinh viên, góp phần quan trọng việc nâng cao chất lợng đào tạo nghiên cứu khoa học ĐHQGHN Ngày 12/10/1999 Thủ Tớng Chính Phủ đà định số 201/1999/QGTTG tách Trờng Đại học s phạm I Hà Nội khỏi ĐHQGHN Đến ngày 11/11/1999 Giám đốc ĐHQGHN đà ký định số 1392/ TCCB tách phận Th viện Trờng Đại học S Phạm khỏi Trung tâm, nh sau ba năm hoạt động Trung tâm bao gồm Th viện trờng thành viên: §H Khoa Häc Tù Nhiªn, §H Khoa Häc X· Héi Nhân Văn, Đại học Ngoại Ngữ Với nguồn kinh phí đợc cấp, từ năm đầu Trung tâm đà dành tỷ đồng cho việc mua sắm trang thiết bị nhằm bớc tiến hành tin học hoá, tự động khâu công tác th viện Nhiệm vụ nặng lề quan trọng Ban LÃnh đạo Trung tâm xác định cụ thể, xác mô hình phát triển để đầu t có hiệu nhất, xây dựng Trung tâm Thông tin-Th viện đại, đáp ứng tốt nhu cầu trớc mắt lâu dài đọc giả nh ĐHQGHN Xác định rõ đối tợng phục vụ sinh viên, giảng viên nhà khoa học, Trung tâm đà có đầu t nâng cấp công tác phục vụ bạn đọc hình thành kho mở tự chọn, thành lập phòng Multimedi, phòng internet, kênh truyền hình vệ tinh đồng thời tăng c đồng thời tăng cờng ứng dụng tin học để cung cấp dịch vụ thông tin đại cho ngời sử dụng II Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Ngay sau nhận định bổ nhiệm, Ban Giám đốc Trung tâm đà triển khai dự án ban đầu cấu tổ chức phòng ban đề bạt cán chủ chốt, biên chế cán cho phận Trung tâm sở chức năng, nhiệm vụ đà đợc LÃnh đạo ĐHQGHN quy định Trung tâm đà xác định đợc cấu tổ chức chặt chẽ, khoa học bao gồm Bộ máy LÃnh đạo, phòng chức năng, chuyên môn, hệ thống phục vụ bạn đọc Ban Giám đốc Trung tâm gồm Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực: Cơ sở vật chất, kỹ thuật nghiệp vụ công tác bạn đọc Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trớc ĐHQGHN hoạt động Trung tâm ngời đại diện hợp pháp Trung tâm, mối quan hệ với quan tổ chức xà hội nớc a Khối phòng chức bao gồm: + Phòng hành + Phòng tài vụ b Khối phòng chuyên môn gồm: + Phòng Bổ sung Trao đổi +Phòng Phân loại-Biên mục + Phòng Thông tin-Th muc + Phòng Máy tính Mạng c Hệ thống phục vụ bạn đọc gồm: + Phòng phục vụ bạn đọc chung + Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ + Phòng phục vụ bạn đọc KHXHNV KHTN Ban Giám Đốc PGĐ sở vật chất Phòng Hành Phòng Tài vụ P PV Bạn Đọc Chung PGĐ kỹ thuật nghiệp vụ Phòng Bổ sungTrao đổi Phòng Phân loại-Biên mục P.PV Bạn đọc Ngoại Ngữ PGĐ công tác bạn đọc Phòng Thông tin Th mục Phòng Máy tính $ Mạng P.PV Bạn đọc XHNV $ TN Hình Sơ đồ tổ chức ban đầu Trung tâm Thông tin Th viện ĐHQGHN Tháng 8/1999, Trung tâm đà đợc tiếp quản khu nhà tầng khu vực Cầu giấy Trong định hớng chiếm lợc phát triển mình, Trung tâm đặt trụ sở Các phòng chức năng, chuyên môn nh phòng phục vụ đợc xây dựng theo mô hình th viện đại nhằm thực tốt nhiệm vụ Hiện Trung tâm đà tiến hành triển khai mô hình cấu phòng ban nh sau (hình 2) Nh vậy, qua việc nghiên cứu cấu tổ chức Trung tâm, dễ dàng nhận thấy mô hình đợc xây dựng cách hoàn chỉnh khoa học dựa hệ thống tính linh hoạt quan Thông tin-Th viện đại, đảm bảo thực tốt nhiệm vụ là: Phục vụ thông tin khoa học cấp độ từ toàn trờng ĐHQGHN đến trờng đại học thành viên, từ trờng thành viên đến khoa, đảm bảo đợc mối quan hệ chặt chẽ nguồn tin ngời dùng tin Đội ngũ cán bé cđa Trung t©m bao gåm tỉng sè 107 ngêi, có tiến sĩ thạc sĩ tốt nghiệp chuyên ngành thông tin th viện, 77 cử nhân, 23 trung cấp Đây lực lợng nhiệt tình đầy lực, lấy tiêu chí làm việc lợi ích bạn đọc phát triển Trung tâm III Vai trò, chức nhiệm vụ Đất nớc ta bớc vào thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, thông tin tri thức ngày có vai trò quan trọng trình đổi Nhất kỷ nguyên thông tin nh nay, thông tin tri thức động lực chủ yếu phát triển kinh tế ĐHQGHN Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học hàng đầu Việt Nam, nơi cho đời nhiều nhà tri thức trẻ, tơng lai đóng góp số lợng lớn nguồn nhân lực cho phát triển đất nớc Chính vậy, Th viên chìa khoá để mở cánh cửa tri thức Trung tâm Thông tin-Th viện ĐHQGHN đứng trớc nhiệm vụ, trọng trách vô to lớn lĩnh vực sau + Trung tâm có vai trò đặc biệt nghiệp giáo dục đào tạo ngời xà hội chủ nghĩa, đào tạo nguồn nhân lực cho đất nớc phát triển ngời toàn diện cho nghiệp công nghiệp hoá hiện, đại hoá đất nớc + Trung tâm có vai trò đầu ngành, đạo giúp đỡ nh chia sẻ nguồn tài liệu trờng đại học khác + Tham gia vào tổ chøc th viƯn khu vùc vµ qc tÕ + Phơc vụ công tác đào tạo nghiên cứu khoa học + Phục vụ giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, cán ĐHQGHN, thông qua vốn tài liệu phong phú Trung tâm có chức th viện lu trữ tài liệu, thông tin, văn hoá giáo dục, phục vụ cho công tác phục vụ nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng quản lý ĐHQGHN Thực tinh thần điều định 688/QĐ ngày 14/7/1986 Bộ Trởng Bộ đại học trung học chuyên nghiệp (ngày Bộ Giáo Dục Đào Tạo), quy định tổ chức hoạt động Th viện Đại học bao gồm việc tổ chức, xây dựng quản lý vốn tài liệu văn hoá, khoa học kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học cán sinh viên trờng đại học Căn vào chức trên, Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, xử lý nghiên cứu, thông báo cung cấp tin, tài liệu, nhiệm vụ cụ thể là: + Tham mu cho LÃnh đạo ĐHQGHN để giải phơng hớng tổ chức hoạt động Thông tin-Th viện nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy học tập cán sinh viên ĐHQGHN + Xây dựng chiếm lợc kế hoạch ngắn hạn phát triển hệ thống Thông tin Th viện trờng ĐHQGHN + Tổ chức điều phối hệ thống Thông tin-Th viƯn §HQGHN + Thu thËp, bỉ sung, trao đổi, phân tích, xử lý, tài liệu thông tin Tổ chức xếp, dự trữ bảo quản kho tài liệu ĐHQGHN bao gồm ấn phẩm vật mang tin + X©y dùng hƯ thèng tra cø tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lới truy nhập tìm hiểu thông tin tự động hoá Tổ chức cho toàn thể bạn đọc ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu kho tin tài liệu Trung tâm nh nguồn tin bên + Thu nhận, lu chiểu xuất phẩm ĐHQGHN, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ ĐHQGHN ngời viết cán bộ, sinh viên ĐHQGHN Thu nhận báo cáo, tổng kết đề tài nghiên cứu cấp ĐHQGHN cấp nhà nớc để nghiệm thu, đánh giá đơn vị cán ĐHQGHN đảm nhiệm Xây dựng ngân hàng liệu đặc thù ĐHQGHN, xuất ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học đào tạo + Nghiên cứu khoa học Thông tin-T liệu, ứng dụng thành tự khoa học kỹ thuật vào xử lý phục vụ Thông tin-Th viện + Tổ chức đào tạo bồi dỡng nhằm nâng cao tổ chức, Th viện thuộc ĐHQGHN đồng thời trang bị kiến thức cần thiết hình thành cấu trúc cung cấp tin, phơng pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin sử dụng th viện cho cán bộ, sinh viên trờng ĐHQGHN + Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với Thông tin-Th viện, tổ chức khoa học trờng đại học nớc Tham gia tổ chức hoạt động liên hiệp th viện trờng đại học liên hiệp Thông tin-Th viÖn ViÖt Nam, tham gia hiÖp héi Th viÖn Quốc tế + Tổ chức cán bộ, kho tài liệu, sở hạ tầng tài sản Trung tâm phù hợp với chức nhiệm vụ đợc giao theo quy định ĐHQGHN