Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện trường đại học y hà nội

khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== phần mở đầu Lý chọn đề tài Trong phát biểu trớc nhà quản trị công nghệ thông tin vào tháng năm 2001 ông John Chambers_ tổng giám đốc CISCO đà nhấn mạnh : công nghệ thông tin thay đổi nh đợt sóng Hình ảnh ông John đa cha phản ánh hết đợc tiến công nghệ thông tin xà hội ngày nhng phần diễn tả đợc tốc độ phát triển gia tăng không ngõng cđa c«ng nghƯ th«ng tin C«ng nghƯ th«ng tin _viễn thông đà tác động tới lĩnh vực ®êi sèng x· héi Trong lÜnh vùc th«ng tin th viện, công nghệ thông tin đà làm thay đổi phơng thức xuất tài liệu, rút ngắn thời gian cung cấp thông tin đến tay ngời đọc tiến xa công nghệ thông tin đà sản sinh loại hình th viện mà ta quen gọi th viện điện tử, cung cấp cho ngời đọc dịch vụ cha có th viện truyền thống Để đáp ứng đợc nhu cầu cung cấp thông tin cho khối lợng lớn sinh viên, cán ngành Y Hà Nội nớc th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đà nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th viện, trung tâm cập nhật, đổi trang thiết bị với mong muốn phục vụ đà tốt lại tốt đến bạn đọc, tiến tới xây dựng th viện trờng Đại Học Y Hà Nội thành th viện đại đầu nớc việc cung cấp thông tin y dợc nhanh, xác thuận tiện cho ngời dùng tin Là sinh viên khoa Thông tin học Quản trị thông tin, nhận thức đợc tầm quan träng cđa viƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin công tác th viện nên sau đợc thực tập th viện trờng Đại Học Y Hà Nội em đà trọn đề tài ứng dụng công nghệ thông tin th viện trờng Đại Học Y Hà Nội để thực khoá luận Mục đích đề tài khoá luận Trên sở tìm hiểu nghiên cứu trình ứng dụng công nghệ thông tin th viện trờng Đại Học Y Hà Nội, mặt tích cực hạn chế cần ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== khắc phục trình ứng dụng, để từ có nhận xét kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động trung tâm Nhiệm vụ đối tợng nghiên cứu đề tài Để hoàn thành tốt đợc mục đích tác giả khoá luận mong muốn giải nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức th viện trờng Đại Học Y Hà Nội - Nghiên Cứu trình ứng dụng công nghệ thông tin th viện trờng Đại Học Y Hà Nội - Kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động trung tâm Đối tợng nghiên cứu phần mềm ứng dụng, sở liệu mạng máy tính th viện trờng Đại Học Y Hà Nội Phơng pháp nghiên cứu sử dụng viết khoá luận - Phơng pháp khảo sát thực tế - Phơng pháp nghiên cứu tài liệu - Phơng pháp phân tích so sánh - Phơng pháp quan sát vấn, trao đổi trực tiếp - Phơng pháp thống kê - Phơng pháp phân tích tổng hợp liệu Nội dung khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, khoá ln gåm ch¬ng: Ch¬ng I: Giíi thiƯu chung vỊ th viện trờng Đại Học Y Hà Nội Chơng II: øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin th«ng tin th viện trờng Đại học Y Hà Nội Chơng III: Một số nhận xét kiến nghị ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== Chơng I: Giới thiệu chung th viện trờng Đại Học Y Hà Nội I Lịch sử hình thành phát triển Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội th viện lớn đời sớm th viện đại học nớc Năm 1902 với đời trờng Cao Đẳng Y học Đông Dơng(Đông Dơng Y Viện học đờng) Th viện Cao Đẳng Y học Đông Dơng đời Năm 1904 th viện chuyển 13 Lê Thánh Tông đổi tên Th Viện Đại Học Y- Dợc khoa Việt Nam Trong thời kì nhiệm vụ th viện thông qua sách, báo, tạp chí, phục vụ cho việc đào tạo bác sỹ, dợc sỹ chuyên khoa cho Việt Nam nớc Đông Dơng thuộc Pháp Đến năm 1962 Th Viện Đại Học Y- Dợc khoa Việt Nam đợc chia thành Th viện Đại học Y khoa Hà Nội Th viện Đại học Dợc khoa Đến năm 1969 Th viện Y khoa Hà Nội lại tách thành Một Th viện Y học trung ơng Viện thông tin Y học trung ơng Y tế quản lý phần lại th viện trờng Đại Học Y Hà Nội ngày Năm 1980 trung tâm th viện trờng Đại Học Y Hà Nội thức đợc thành lập chuyển số 1-3 đờng Tôn Thất Tùng- Hà Nội trực thuộc Đại học Y Hà Nội đến Với mạnh sẵn có mình, hoà chung vào cc kh¸ng chiÕn chèng Mü cøu níc st thêi kỳ 1946-1975 trung tâm đà hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Đảng nhà nớc giao phó, góp phần vào công thống nớc nhà Từ năm 1985 đến đợc quan tâm trờng Đại Học Y Hà Nội đối tác nh Th viện Đại học Pháp, Australia trung tâm đà đợc hỗ trợ cung cấp số lợng lớn sách, t liệu trang thiết bị đại nhằm bổ sung thêm tiến hành đại hoá công tác th viện, theo kịp tiến trình phát triển xà hội, phục vụ tốt cho ngành Y Việt Nam ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== Năm 1988 trung tâm xây dựng riêng khu th viện khang trang với 1500m2 bổ sung đội ngũ cán có lực nghiệp vụ cao Kể từ năm 2001 đến trung tâm đà khắc phục khó khăn mạnh dạn đầu t mạng máy tính đại đà đợc tích hợp với mạng intranet trờng Đại Học Y Hà Nội mở khả khai thác toàn mạng trờng Đại Học Y Hà Nội Với việc Đại học Y Hà Nội kết nối trực tiếp vào mạng Internet, từ th viện truy nhập tới tài nguyên thông tin mạng internet toàn cầu kể th viện khác theo phần mềm tra cứu liên th viện Với bớc nhanh vững th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đà bớc đáp ứng nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc trờng Đại Học Y Hà Nội nghành Y Dợc nớc II Chức nhiệm vụ cấu tổ chức th viện trờng Đại Học Y Hà Nội Chức nhiệm vụ 1.1 Chức Xây dựng th viện Y học trờng mà ngành Y- Dợc nớc thông qua liên kết, xuất - Lu giữ bảo quản bổ sung, xử lý, cung cấp tài liệu thông tin có liên quan đến y- dợc - Tuyên truyền sách báo, t liệu y, dợc phục vụ cho việc giáo dục trị t tỏng nh đào tạo giáo dục chuyên môn nghiệp vụ cho cán nghiên cứu, sinh viên, giảng viên ngành Y - Là lớp học thứ sau sinh viên ngành Y lên giảng đờng 1.2 Nhiệm vụ: - Luôn tìm tòi bổ sung, cập nhật sách, tạp chí, t liệu lu trữ phơng tiện - Chú ý đến bảo dỡng tu sửa nâng cấp sở hạ tầng nh : máy tính, giá sách, tủ - Tổ chức hoạt động th mục, giới thiệu sách chuyên ngành y, dợc Tổ chức buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với sinh viên thông qua trình chiếu băng hình chuyên ngành ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== - Thực hoạt động trao đổi hợp tác với trung tâm th viện nớc - Đào tạo nâng cao trình độ cho cán trung tâm công tác th viện nâng cao khả tìm tin ngời dùng tin Cơ cấu tổ chức Th viện Đại học Y Hà Nội phần Trờng Đại học Y Hà Nội hoạt động theo nguyên tắc đạo tập trung số cán phụ trách chung Thể qua sơ đồ sau: ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== sơ đồ cấu tổ chức lao động Phòng đọc P cán Ban giám đốc Phòng đọc sinh viên Phòng mợn cán Phòng giáo trình Phòng biên mục Phòng internet Th viện hiƯn gåm cã tỉng sè 15 c¸n bé đó: - cán có trình độ thạc sỹ 10 cán có trình độ đại học cán có trình độ trung cấp công nhân Ngoài Th viện tạo điều kiện cho số cán có trình độ đại học học lên Thạc sỹ Tuỳ vào mức độ công việc nghiệp vụ cán mà th viện phân công xếp cán vào phòng khác Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội có giám đốc phó giám đốc Giám đốc ngời quản lí việc th viện chịu trách nhiệm trớc hiệu trởng trờng Đại học Y Hà Nội Phó giám đốc làm nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc công việc quản lí nh ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== nghiệp vụ Ngoài phòng lại có trởng phòng quản lí công việc phòng chịu trách nhiệm trớc giám đốc th viện Với cấu nhân thống phân công hợp lí đà tạo tiền đề tốt hoạt động phát triển th viện trờng Đại Học Y Hà Nội nhiều năm III Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, nguồn vốn t liệu, đối tợng dùng tin nhu cầu tin Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị 1.1.Cơ sở hạ tầng Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội có mặt 1500m nhà tầng Tầng gồm có phòng giám đốc phòng nghiệp vụ Tầng gồm có phòng đọc phòng internet Với phòng đọc rộng rÃi thoáng mát th viện điểm lý tởng cho cán sinh viên học tập nghiên cứu Bạn đọc sử dụng phơng tiện để khai thác băng hình, băng tiếng đĩa CD 1.2.Trang thiết bị Để đáp ứng nhu cầu phục vụ bạn đọc công tác quản lí th viện, th viện trờng Đại Học Y Hà Nội có *Thiết bị - 35 máy vi tính đợc nối mạng cục (LAN) Internet - m¸y chđ C¸c m¸y tÝnh cđa th viện đợc trang bị với cấu hình mạnh( CPU: PIV 1,8 GHZ, HDD:40 GB, RAM 128 MB, MONITOR 17inch - m¸y photocopy Ricol - m¸y in c¸c loại - vô tuyến cỡ lớn Sony đầu Video đặt phòng đọc sinh viên để phục vụ học tập qua băng hình vào buổi chiều thứ hàng tuần ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== - Tháng năm 2001 th viện đà kết nối Internet cho mạng máy tính góp phần nâng cao hiệu học tập, nghiên cứu cán sinh viên * Nguồn vốn t liệu Hiện th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đà có: 9147 đầu sách 218 giáo trình 4317 luận án 23967 trích báo 653 đầu báo tạp chí chủ yếu tiếng nớc với 50.000 tạp chí điện tử Nhiều sách quý giáo s đầu ngành Băng hình, băng tiếng, đĩa CD hàng vạn tài liệu nghiên cứu Th viện đà đại hoá theo hớng tin học hoá Đà có 30.000 đầu tài liệu hàng chục ngàn trang tài liệu toàn văn đà đợc lu trữ sở liệu Đây bớc khởi đầu tiến trình xây dựng th viện điện tử Hàng năm trờng Đại Học Y Hà Nội đà đầu t 40-70 triệu đồng để đầu t tài liệu Đó cha kể đến nguồn ngân sách có đợc công tác phục vụ bạn đọc th viện ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== Đối tợng dùng tin nhu cầu tin Trong xà hội ngày nhu cầu thông tin đà đợc đặt lên hàng đầu, thông tin đóng vai trò định phát triển, thành công, thất bại cá nhân hay quốc gia Lợng thông tin ngày nhiều nhng khả sở hữu, sử dụng xử lý thông tin ngời có hạn Chính quan thông tin có vai trò quan trọng việc cung cấp cho ngời dùng tin thông tin cách nhanh chóng, xác hiệu thoả mÃn đợc yêu cầu ngời dùng tin Muốn cung cấp thông tin tốt xác, kịp thời phải nắm bắt đợc nhu cầu thông tin Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội quan trực thuộc trờng Đại học Y Hà Nội, có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tài liệu chuyên ngành Y- Dợc cho ngời dùng tin trờng ngời dùng tin nớc Trờng Đại học Y Hà Nội trờng đại học chuyên ngành đào tạo cán y tế đối tợng ngời dùng tin có điểm khác biệt so với ngời dùng tin nơi khác Chính nắm vững nhu cầu tin ngời dùng tin trung tâm điều cần thiết để đảm bảo phục vụ hiệu nhu cầu tin ngời dùng tin Có thể chia ngời dùng tin th viện trờng Đại Học Y Hà Nội thành nhóm sau: - Nhóm cán nghiên cứu, giảng dạy, quản lý - Nhóm sinh viên 2.1 Nhóm ngời dùng tin cán nghiên cứu, giảng dạy, quản lý Đây đối tợng dùng tin có đòi hỏi cao Họ nhà nghiên cứu sinh nớc, Bác sỹ, Dợc sỹ công tác, giảng viên trờngHọ ngời dùng tin trình độ cao, có khả tự khai thác, tổng hợp thông tin sử dụng nh phổ biến thông tin theo chiều sâu.Với nhóm đối tợng dùng tin yếu tố: nhanh, xác, đầy đủ thiếu Ngoài yếu tố ngoại ngữ điểm quan trọng với nhóm đối tợng Theo thống kê cđa th viƯn th× 100% sè ngêi dïng tin biết ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình ======================================================================== sử dụng thành thạo từ đến ngoại ngữ, chủ yếu tiếng Pháp tiếng Anh Và họ đà sử dụng ngoại ngữ hoạt động thông tin Có khoảng 70% nhóm thờng xuyên sử dụng ngoại ngữ để tìm tin( họ coi ngoại ngữ ngôn ngữ tìm thông tin chuyên ngành) Đây đa số ngời nghiên cứu giảng dạy Yêu cầu tin thờng thông tin cấp 1(tài liệu gốc) Số lại sử dụng ngoại ngữ tìm tin Thời gian mà nhóm ngời dùng tin cán nghiên cứu, giảng dạy, quản lý dành cho hoạt động đọc tìm tài liệu không nhiều so với nhóm ngời dùng tin sinh viên Có khoảng 35% dành 2-4 tiếng cho hoạt động đọc, tìm thông tin ngày, 27% dành 4-6 tiếng, 20% dành tiếng lại ngời dành thời gian dới tiếng cho hoạt động đọc tìm thông tin Nh nói thời gian đà trở lên vô quý với ngời dùng tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác th viện việc nhanh chóng hoàn thiện th viện điện tử th viện trờng Đại Học Y Hà Nội điều cần thiết 2.2 Nhóm ngời dùng tin sinh viên Với số lợng đông đảo chiếm tới 70% số ngời dùng tin th viện Họ hầu hết sinh viên từ Y1- Y6 nên nhu cầu tin nhóm phong phú đa dạng Do khác biệt tuổi đời nh trình độ với nhóm dùng tin cán nghiên cứu, giảng dạy, quản lý nên họ có số đặc điểm khác với nhóm cán nghiên cứu, giảng dạy, quản lý Họ ngời trẻ, nhiệt tình với công tác nhiệt tình học tập cao Tuy trình độ chuyên môn nh kinh nghiệm công tác cha nhiều song họ nhóm ngời đại diện cho lớp trẻ có khả thích nghi nhanh chóng với biến đổi lớn lao xu thời đại Họ ngời nhạy bén có khả sáng tạo Cho nên nhu cầu tin họ đáp ứng vấn đề học tập công tác phải đáp ứng nhu cầu tinh thần khác Họ quan tâm hầu hết đến lĩnh vực có tính chất mẻ thời nh khoa học , công nghệ, thể thao, trị xà hội, kinh tế Yêu cầu tin họ thơng thông tin cấp 2( thông tin đà qua xử lý mặt nội dung) Thêi gian nhãm ngêi dïng tin nµy giµnh cho việc đọc tìm tin cao 70% số họ dành thời gian cho đọc tìm tin từ 2-6 tiếng ngày ======================================================================== ngành thông tin học quản trị thông tin 10