Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ

Tổng quan về Công ty Cổ phần Thơng mại KC&T, sự cần thiết của đề tài và lý do chon đề tài

Công ty Cổ phần Thơng mại KC&T

286 thụy khuê - Quận tây hồ - thành phố hà nội. Điện thoại: (04) 7612426

Công ty Cổ phần Thơng mại KC&T ( KC&T Trading Joint Stock Company) gọi tắt là KC&T, đợc thành lập năm 2004, giấy phép kinh doanh số

0103004954 do Sở Kế Hoạch và Đầu T thành phố Hà Nội cấp, vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng( một tỷ đồng)

Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính bao gồm:

+ Sản xuất và kinh doanh phần mềm tin học

+ Kinh doanh các thiết bị điện tử, tin học,viễn thông.

+ T vấn các giải pháp công nghệ tin học.

+ Thơng mại và dịch vụ.

Cùng với sự phát triển mạnh nhu cầu thị trờng tin học và viễn thông ở Việt Nam, công ty tập trung vào các sản phẩm, dịch vụ và các giải pháp tin học, viễn thông và mạng thông tin tích hợp tiên tiến nhất cùng với các giải pháp thi công trọn gói cho các doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn trên thị trờng Việt Nam.

Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanhPhòng hành chính – kế toán8 Phòng nghiên cứu phát triển

Lực lợng cán bộ, nhân viên 100% tốt nghiệp đại học chuyên nghành tin học, viễn thông, kinh tế Đội ngũ kỹ thuật đã có các chứng chỉ của các hãng hàng đầu về công nghệ thông tin và viễn thông nh CCNA, CCNP, NSM, … và đã tham gia nhiều dự án trong phạm vi toàn quốc Công ty còn kết hợp với đội ngũ đông đảo cộng tác viên từ các công ty tin học hàng đầu Việt Nam Vì vậy đây là một đội ngũ có chuyên môn cao, đã tích luỹ đợc rất nhiều kinh nghiệm và khả năng trong việc tổ chức thực hiện các dự án, cũng nh có đợc tác phong làm việc chuyên nghiệp.

Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty 14 ngời.

Số tốt nghiệp đại học: 13 ngời

Ngoài lực lợng chính, công ty còn có đợc đội ngũ cộng tác viên có chuyên môn tốt, nhiều kinh nghiệm Đội ngũ cộng tác viên cũng chính là một nguồn lực mạnh về khả năng nghiên cứu và khả năng kỹ thuật Đội ngũ này tham gia dới nhiều hình thức nh tập trung nghiên cứu công nghệ, nghiên cứu các chuẩn quốc tế, nghiên cứu các quy trình … Ngoài ra họ cũng tham gia vào công việc sản xuất phần mềm bằng cách xây dựng các modul cho các hệ thống của công ty.

Các công ty liên doanh.

Công ty KC&T hợp tác liên doanh với tất cả các công ty trong nớc khác theo phơng thức hợp tác cùng có lợi, tăng cờng về khả năng kỹ thuật, công nghệ và nh©n lùc.

- Công ty cổ phần phát triển sản phẩm mới – NPDC NPDC: Hoạt động trong lĩnh vực tin học - viễn thông – NPDC dịch vụ thông tin.

- Công ty cổ phần giải pháp thông tin iWay ( Unified Solutions for Information Management): Phát triển phần mềm tin học và các giải pháp thông tin.

- Công ty cổ phần quốc tế Thiên Anh( Bluecom International ISC): Hoạt động trong lĩnh vực học văn phòng thiết bị.

1.1 Các chức năng, nhiệm vụ và nguyên tắc định hớng hoạt động của công ty.

Mục tiêu hoạt động của KC&T là cung cấp các giải pháp tốt nhất nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng.

Với quan điểm chỉ đạo và định hớng hoạt động nhằm đáp ứng ở mức cao nhất mọi yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp các giải pháp, sản phẩm và các dịch vụ có chất lợng, hiệu quả và độ tin cậy cao nhất phù hợp nhất với thực tiễn và định hớng phát triển lâu dài của thị trờng và đặc biệt là có giá cả hợp lý, phù hợp với khả năng và yêu cầu cụ thể của mỗi khách hàng.

KC&T luôn hớng tới việc xây dựng các giải pháp kỹ thuật tổng thể, kết hợp đồng bộ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trớc, trong và sau khi thực hiện trên cơ sở nghiên cứu kỹ lỡng các mục đích đầu t, nhu cầu phát triển cũng nh thực trạng năng lực hệ thống thiết bị và nhân lực sử dụng của khách hàng để có thể cung cấp đợc những giải pháp tối u, phù hợp nhất cho khách hàng

Nguyên tắc hoạt động của KT&C

Tận dụng tất cả những khả năng sẵn có kết hợp với sự hỗ trợ tối đa của các nhà cung cấp giải pháp và sản phẩm nớc ngoài, kết hợp với các công ty liên doanh và đội ngũ cộng tác viên nhằm đảm bảo cung cấp cho khách hàng các giải pháp kỹ thuật đồng bộ, trọn gói tối u trong thời gian ngắn nhất với các ch- ơng trình đào tạo, hớng dẫn sử dụng và các dịch vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài cho suốt chu kỳ sử dụng của sản phẩm nhằm giúp khách hàng có khả năng bảo tồn vốn đầu t cao nhất trong các kế hoạch đầu t phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của mình.

Công ty có một khẩu hiệu thể hiện phơng châm hoạt động “ Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ “ KT&C, bạn đồng hành tin cậy”

Là một công ty đợc tổ chức và có định hớng chuyên sâu vào các hoạt động t vấn, xây dựng và cung cấp giải pháp mạng tin học - viễn thông và thông tin tích hợp trọn gói và các chơng trình phần mềm ứng dụng trên mạng, KT&C thực hiện, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ nh sau.

Các sản phẩm và dịch vụ

+ T vấn các giải pháp thi công xây dựng các mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN, mạng đa dịch vụ Multimedia.

+Phát triển các ứng dụng web-based, các công cụ quản trị web, các hệ thống bán hàng trực tuyến

+Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín nh: Quản lý công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính….

+Tích hợp hệ thống, xây dựng mô hình quản lý tổng thể cho các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức.

+ Các chơng trình phần mềm ứng dụng xây dựng theo yêu cầu của các khách hàng Việt Nam nh: Quản lý công văn – NPDC hồ sơ văn phòng, chơng trình quản trị doanh nghiệp, chơng trình quản lý kế toán – NPDC tài chính,… và các giải pháp tổ chức quản lý kinh doanh, marketing, quản lý tổ chức doanh nghiệp trên mạng, trong các dạng trang Web, mạng nội bộ …cho các tổ chức xã hội, các cơ quan chính phủ và các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam.

+Phát triển các dịch vụ cung cấp, t vấn thông tin trực tuyến, làm dịch vụ cung cấp thông tin.

+Phát triển các sản phẩm đóng gói nh sổ tay thông minh, quản lý khách hàng, quản lý học sinh …

+Các giải pháp tổ chức và triển khai các mạng viễn thông và thông tin tích hợp – NPDC hội tụ đa dịch vụ, tích hợp nhiều loại công nghệ khác nhau nh: Tự động hoá, thống kê, đo lờng, viễn thông, tin học… tạo nên một quy trình công nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả lao động sản xuất.

+ Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín nh: Quản lý hồ sơ công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính, ERP, CRM,… áp dụng các chuẩn Quốc tế về quy trình ( WFMC).

+ Các sản phẩm quản lý đào tạo các cấp: Quản lý sau đại học, quản lý đại học, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông Các dịch vụ trực tuyến về đào tạo từ xa, thi trắc nghiệm trên mạng, sổ liên lạc điện tử …

+ Các sản phẩm tin học hoá quản lý Nhà nớc.

+ Các sản phẩm tin học hoá quản lý doanh nghiệp ( nhân lực, quan hệ khách hàng, tài chính kế toán …).

+ Các ứng dụng web-based, công cụ quản trị web (web- CMS), thơng mại điện tử ( shopping online, ecommerce,…) áp dụng các chuẩn Quốc tế về tổ chức dữ liệu và tra cứu dữ liệu ( Dublin Core, ISO)

+ Các ứng dụng theo yêu cầu của các khách hàng

+ Phát triển các sản phẩm đóng gói

+Hệ điều hành: MS Windows, Linux, Solaris, HP UNIX, OS/2

+ Nền cơ sở dữ liệu: DB2, Oracle, MS SQL Server, Sybase, MySQL, PostgreSQL, Lotus notes domino, informix.

+ Web server & Application servers: IIS, Apache Web Server, IBM Websphere, BEA Weblogich, SilverStream, Tomcat.

+Middleware & các dịch vụ: J2EE/EJB, COM/COM +/DCOM, MTS, SOAP, DB2 XML Extender

+Ngôn ngữ lập trình: Java, C, C++, C#, VB.NET, Delphi, JSP, Perl, PHP, ASP,ASP.NET, Java/VB Script, XML/XSL, Lotus Notes, Visual Foxpro.

+ Công cụ phân tích thiết kế: Rational Rose, Rational XDE, ERWin, Oracle Design, Visio.

+ Công nghệ mạng: LAN, WAN và Internet.

+ Giải pháp và sản phẩm: ứng dụng Web, ứng dụng client/ server, thơng mại điện tử, các công cụ quản trị.

ý nghĩa của đề tài đối với cơ sở thực tập

Hiện nay Việt Nam chúng ta ngày càng đang hớng tới một chính phủ điện tử với mục đích nâng cao hiệu quả của chức năng quản lý nhà nớc và đáp ứng nhanh chóng, chính xác các nhu cầu quản lý hành chính qua đó tạo ra một sự hài hoà trong đờng lối phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nớc Công ty Cổ phần Thơng mại KC&T tuy mới chính thức thành lập nhng trong mục tiêu, đ- ờng lối hoạt động ngay từ ban đầu đề ra đã coi việc có những sản phẩm phần mềm đợc ứng dụng trong các cơ quan quản lý nhà nớc và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế là một hớng u tiên phát triển của công ty Việc ra đời các sản phẩm về quản lý trong những năm gần đây công ty luôn luôn có những phiên bản mới tuỳ theo yêu cầu của từng đối tợng Trong mảng phần mềm về quản lý cán bộ thì công ty luôn hớng tới sự hoàn thiện về các yêu cầu về quản lý nhà nớc theo các quyết định, văn bản và các thông t hớng dẫn mới nhất mà các cơ quan thuộc chính phủ ban hành Theo đó thì đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ “ xây dựng

2 hệ thống thông tin về quản lý cán bộ” của em theo hớng đúng nh các yêu cầu về quản lý cán bộ mà công ty đã áp dụng thực hiện từ trớc.

Khi thực hiện xong đề tài thì sản phẩm nh là một tài nguyên sẵn có của công ty giống nh một cuốn sách trong một th viện Công ty có thể áp dụng hoặc sử dụng một phần chơng trình trong các yêu cầu cụ thể của khách hàng qua đó giảm đợc chi phí, giảm thời gian hoàn thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của công việc Trong một công ty tin học mà nghiêng về nhiều công việc sản xuất ra các sản phẩn phần mềm thì việc có các sản phẩm chờ sẵn cho quá trình triển khai nhằm đẩy nhanh quá trình tích hợp một sản phẩm là điều rất cần thiết và là mong muốn của các cán bộ quản lý, cán bộ lập trình cũng nh là chính bản thân khách hàng do những lợi ích cả hai phía cùng hớng tới Do vậy dòng sản phẩm quản lý cán bộ trong cơ cấu chung của Công ty Cổ phần Th- ơng mại KC&T là cần thiết và công ty luôn khuyến khích các sản phẩm vì nh thế công ty sẽ có nhiều lợi thế hơn trong công việc của mình.

Cơ sở lý luận và phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Thông tin quản lý và hệ thống thông tin

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trờng

Thu thập Xử lý và l u gi÷

Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị thuộc tin học hoặc không thuộc tin học Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ trớc Kết qủa xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu.

Mô hình hệ thống thông tin

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đợc dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

Mặc dù các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này có 5 loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh

- Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này th- ờng có tính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất l- ợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, quản lý cán bộ, nghiên cứu về thị trờng … là các hệ thống thông tin quản lý

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này

Kinh doanh và sản xuất chiến lợc

Hệ thèng thông tin v¨n phòng

Kinh doanh sản xuất chiÕn thuËt Tài chính chiến tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Xây dựng một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại xây dựng các mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

Câu hỏi đầu tiên của việc xây dựng một hệ thống thông tin là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành xây dựng hệ thống thông tin Nh chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin , những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu xây dựng hệ thống Nhng cũng có một số yêu cầu khác nữa nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lợc chính trị …

3.2 Phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để xây dựng một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu nh không có phơng pháp ta có nguy cơ không đạt đợc mục tiêu định trớc Tại sao lại nh vậy ?, một hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp, vận động trong một môi trờng cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp.

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn Phơng pháp đợc đề nghị ở đây là dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.

Phơng pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

4 Phơng pháp phân tích của hệ thống thông tin quản lý

4.1 Đặt vấn đề và tính khả thi của hệ thống

Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ đ- ợc ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án, trong trờng hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết đợc tiến hành.

Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng vì nó quyết định tính khả thi của dự án cũng nh khả năng thành công của dự án trong tơng lai Jame Mckeen đã làm rõ tính chất sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: những ngời có thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất, cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gíc.

Mục đích chính của giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – NPDC nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên Để làm điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống.

4.2 Các phơng pháp thu thập thông tin

3 Sử dụng phiếu điều tra

Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu, việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau:

- Nhận diện không nhầm lẫn giữa các đối tợng

- Mô tả nhanh chóng các đối tợng

- Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn

4.3.1 Định nghĩa mã hoá dữ liệu

Mã hiệu đợc xem nh là một biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên ngời ta thờng tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, đợc gán cho một ý nghĩa mang tính ớc lệ.

Mã hoá đợc xem là xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy - ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn.

4.3.2 Các phơng pháp mã hoá cơ bản

- Phơng pháp mã hoá phân cấp

- Phơng pháp mã liên tiếp

- Phơng pháp mã hoá theo xeri

- Phơng pháp mã hoá gợi nhớ

- Phơng pháp mã hóa ghép nối

4.3.3 Yêu cầu đối với bộ mã

- Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1.

- Có tính uyển chuyển và lâu bền

- Tiện lợi khi sử dụng

4.3.4 Cách thức tiến hành mã hoá

1 Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hoá.

2 Xác định các xử lý cần thực hiện.

3 Lựa chọn các giải pháp mã hóa.

- Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

- Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

- Tham khảo ý kiến của ngời sử dụng

- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

- Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tợng

4 Triển khai mã hoá. ở đây bao gồm các công việc nh: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tợng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời

4.4 Công cụ mô hình hoá

Tồn tại một số cong cụ tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống

4.4.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của cơ sở dữ liệu, việc xử lý, việc l u trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

Thủ công Giao tác ngời Tin học hoá máy hoàn toàn

- Kho lu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

- Dòng thông tin - Điều khiển

4.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

- Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu

Tên ngời / bộ phận phát / nhận thông tin

Tên tiến tr×nh xử lý

Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã( Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 …

Giống nh phích vật lý, phích lô gích hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích lô gíc Chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.

- Mẫu phích xử lý lô gíc

- Mẫu phích luồng dữ liệu

- Mẫu phích phần tử thông tin

- Mẫu phích kho dữ liệu

- Mẫu phích tệp dữ liệu

Thiết kế lô gíc

Sau khi trình bày báo cáo phân tích chi tiết và có quyết định phát triển dự án thì đội ngũ phân tích chuyển sang giai đoạn thiết kế lô gíc cho hệ thống thông tin mới Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng

Sản phẩm đa ra của giai đoạn thiết kế lô gíc là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu

DSD ( Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lô gích của từ điển hệ thống Đây là quá trình tơng đối phức tạp, cần phải có một sự hiểu biết sâu sắc hệ thống thông tin đang nghiên cứu, Cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức lô gíc và phải am

0 hiểu tinh tế những khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu Cần phải có một phơng pháp thực hiện các công việc thiết kế lô gíc một cách có cấu trúc

Việc thiết kế lô gíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới và theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào ( Inputs) Với mỗi nhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình lô gíc.

5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc đi từ các thông tin ra

+ Bớc 1 Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lợng, tần suất và nơi nhận chúng.

+ Bớc 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra tõng ®Çu ra.

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin ( Information

Element) gọi là các thuộc tính Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh đấu các thuộc tính lặp – NPDC là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu(R).

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh(S) – NPDC là những thuộc tính đợc tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì đợc gọi là các thuộc tính cơ sở.

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.

Thực hiện việc chuẩn hoá mức1( 1.NF)

- Chuẩn hóa mức 1 ( 1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dới góc độ quản lý,

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.

Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Mỗi danh sách xác định đợc sau bớc chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên

- Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tợng quản lý, có sự tồn tại riêng tơng đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó.

+ Bớc 3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

- Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tợng quản lý, có sự tồn tại riêng tơng đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó.

+ Bớc 4 Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ.

- Xác định số lợng bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

+ Bớc 5 Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hớng đó.

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá.

Mô hình quản lý

Thông tin quản lý đợc phân cấp theo sơ đồ tổ chức Mỗi đơn vị có thể làm việc với danh sách cán bộ của đơn vị mình và các đơn vị cấp thấp hơn trong cùng một nhánh quản lý.

Quản lý tập trung - phân tán Theo định kỳ, dữ liệu thay đổi ở những đơn vị cấp dới sẽ đợc tự động lọc ra và gửi về đơn vị cấp trên theo đúng mô hình của sơ đồ tổ chức.

Nh vậy mỗi một đơn vị trong "cây" tổ chức sẽ có đợc toàn bộ các thông tin về cán bộ của các đơn vị cấp thấp hơn Trong các báo cáo tổng hợp, phân tích, thống kê có thể xác định đợc ngay phạm vi cần thực hiện báo cáo.

Môi trờng làm việc

Đối với ngời sử dụng trong nội bộ văn phòng, có một chơng trình đợc cài đặt trên trạm làm việc chạy WINDOWS 9x, WINDOWS ME hoặc

WINDOWS 2000, windows xp, windows nt… để có thể thực hiện các chức năng theo yêu cầu và quyền hạn Trạm làm việc này chỉ chứa phần giao diện (Presentation layer) nhằm kết nối với CSDL trên một máy chủ nằm trong cùng mạng LAN theo mô hình Client/Server Đối với ngời sử dụng ngoài văn phòng (không nằm trong mạng LAN), có thể sử dụng trình duyệt qua đờng Dial-Up để tra cứu những thông tin cần thiết nh hồ sơ đầy đủ về một cán bộ, các thông tin thống kê, phân loại thông qua dịch vụ của Web Server (trong môi trờng hệ điều hành mạng WINDOWS NT hoặc WINDOWS 2000)

Giao diện và font

Giao diện của chơng trình phải thân thiện, dễ sử dụng Các chức năng trong chơng trình phải phân chia theo từng Module, truy cập qua các biểu tợng hoặc qua hệ thống Menu.

Mỗi trạm làm việc đợc thiết lập một "Profile" theo thói quen làm việc của ng- ời sử dụng tại trạm đó Các thông tin mặc định đợc lu lại ngay trên trạm làm việc Chính vì vậy mà mỗi trạm làm việc có thể có một thiết lập môi trờng làm việc riêng.

Chơng trình hỗ trợ hai loại Font là TCVN và Unicode Tuy nhiên, chỉ hỗ trợ về mặt giao diện, còn về dữ liệu của toàn bộ hệ thống phải đợc thống nhất ngay từ đầu là dùng bộ mã tiếng Việt nào.

Truyền thông trao đổi dữ liệu giữa các cấp

Đặc điểm của hệ thống thông tin về cán bộ là tơng đối tĩnh, việc cập nhật không thực hiện thờng xuyên nh các hệ thống thông tin có nghiệp vụ giao dịch nên nền tảng về truyền thông không cần phải trang bị qui mô lớn Việc kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các cấp chỉ cần thực hiện theo "mẻ", tức là theo một định kỳ nhất định do ngời quản trị hệ thống qui định

Các thông tin dùng chung nh thông tin về sơ đồ tổ chức, các danh mục chuẩn, các văn bản qui chế, đợc cập nhật một lần tại CSDL trung tâm, các đơn vị sẽ tải các thông tin này về hệ thống mạng cục bộ của đơn vị mình

Theo định kỳ, các thông tin thay đổi về hồ sơ cán bộ, các quá trình, số liệu về lơng, bảo hiểm xã hội đợc tự động lọc ra và gửi về đơn vị cấp trên (đơn vị chủ quản) hoặc gửi thẳng về trung tâm tuỳ theo qui định về quản lý trong Tổng công ty.

Chức năng, nghiệp vụ Chức năng, nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ(Process Modeling)

Theo sơ đồ quản lý phân cấp, mô hình nghiệp vụ có thể mô tả sơ lợc nh sau

Tổng công ty Đơn vị cấp 1 Đơn vị cấp 2

Theo cách nh trên, các đơn vị cấp k+1 sẽ quản lý CSDL của đơn vị mình và trao đổi thông tin với đơn vị cấp k.

Phân tích chức năng

Bảng sau đặc tả các chức năng (đã đợc giới thiệu phần trớc) của chơng trình quản lý nguồn lực

I Quản lý sơ đồ tổ chức

I.1 Quản lý sơ đồ ph©n cÊp

- Sơ đồ tổ chức đợc quản lý theo hình cây với số cấp không hạn chế

- Các thao tác: Thêm nhánh, chèn nhánh, xoá nhánh, định vị đến một nhánh bất kỳ trong cây sơ đồ tổ chức

- Quản lý các thông tin về chức năng nhiệm vụ của mỗi đơn vị, địa chỉ liên lạc, điện thoại, Email Có thể gửi Email trực tiếp trong chơng tr×nh.

I.2 Quản lý việc sát nhập, giải thể đơn vị

I.3 Quản lý tài liệu, văn bản liên quan

- Đối với mỗi đơn vị có thể quản lý một tập hợp các tài liệu, văn bản (có thể ở dạng ảnh)

- Các tài liệu của MS Office khi nhập vào sẽ đợc chuyển thành dạng HTML/XML để lu tr÷

- Cho phép tìm kiếm dễ dàng các văn bản tài liệu này Đặc biệt cho phép tìm kiếm toàn văn đối với các văn bản.

II Quản lý hồ sơ

II.1 Quản lý sơ lợc lý lịch

- Quản lý các thông tin sơ lợc

- Quản lý ảnh cán bộ (hỗ trợ nhiều định dạng ảnh khác nhau: BMP, GIF, JPG, TIF )

- Có thể tra cứu nhanh theo tên cán bộ

- Có thể in sơ yếu lý lịch theo mẫu Mẫu sơ yếu lý lịch có thể hiệu chỉnh

- Các thông tin dùng làm căn cứ để tổng hợp hay thống kê đều có thể (chọn) nhập từ danh mục chuÈn.

- Cho phép duyệt danh sách cán bộ theo nhiều chiều: duyệt theo sơ đồ tổ chức, duyệt theo một tiêu chí có danh mục chuẩn

II.2 Quản lý các mối quan hệ

II.2.1 Quan hệ gia đình - Quản lý các thông tin cơ bản của những thành viên trong gia đình: Bố, Mẹ, Anh, Chị em ruột,

Vợ (Chồng), Con, Anh chị em ruột của vợ (chồng)

- Các thông tin này đợc in trong sơ yếu lý lịch theo mÉu

- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên những thông tin này II.2.2 Quan hệ với nớc ngoài

- Quản lý các thông tin về thời gian, nơi đến, quan hệ với tổ chức nào

- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên những thông tin này

II.3 Quản lý các quá trình

II.3.1 Quá trình đào tạo

- Quản lý các thông tin về trờng đào tạo, nớc đào tạo, ngành học hoặc tên lớp học, số văn bằng chứng chỉ, thời gian đào tạo

- Có thể tra cứu thống kê dựa trên những thông tin này Đặc biệt các báo cáo về chất lợng cán bộ sẽ truy xuất thông tin từ đây

II.3.2 Quá trình công tác

- Quản lý các thông tin về các giai đoạn công tác của cán bộ bao gồm cơ quan công tác, ngày vào cơ quan, số quyết định, chức vụ

- Có thể tra cứu thống kê dựa trên những thông tin này II.3.3 Quá trình l- ơng

- Quản lý thông tin về các giai đoạn hởng lơng của cán bộ bao gồm ngày xếp, ngạch, bậc, hệ số, phụ cấp

- Các thông tin này làm cơ sở cho việc kiểm soát thời hạn lên lơng và việc nâng bậc lơng của cán bộ trong biên chế

- Có thể thống kê, tra cứu dựa trên các thông tin này II.3.4 Khen thởng - Quản lý các thông tin về khen thởng của cán bộ nh ngày, hình thức khen thởng, lý do, cấp khen thởng

- Quản lý văn bản liên quan đến quyết định khen thởng

- Các thông tin này làm cơ sở cho các báo cáo thống kê về khen thởng II.3.5 Kỷ luật - Quản lý các thông tin về kỷ luật của cán bộ nh ngày, hình thức kỷ luật, lý do, đơn vị quyết định

- Quản lý văn bản liên quan đến quyết định kỷ luật

- Các thông tin này làm cơ sở cho các báo cáo thống kê về kỷ luật cán bộ II.3.6 Các công tr×nh

- Quản lý thông tin về các công trình do cán bộ thực hiện hoặc tham gia thực hiện bao gồm tên công trình, cấp công trình, năm thực hiện

- Các thông tin này làm cơ sơ cho việc thống kê tra cứu, lập báo cáo về công tác nghiên cứu khoa học

- Quản lý các thông tin về danh hiệu mà cán bộ đợc phong tặng

- Có thể thống kê, tra cứu dựa trên các thông tin này II.3.8 Quá trình bầu cử

- Quản lý các thông tin về bầu cử của cán bộ Các khoá tham gia làm đại biểu hội đồng nhân dân (hay làm uỷ viên trung ơng )

- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên các thông tin này

II.3.9 Quá trình 5 chức vụ

- Quản lý thông tin về quá trình nhậm chức, mãn nhiệm đối với mỗi cán bộ

- Có chức năng thông báo theo định kỳ những cán bộ đến thời hạn mãn nhiệm

- Cho phép tra cứu, thống kê dựa trên những thông tin về quá trình chức vụ

II.4 Quản lý việc thuyên chuyển công tác, sát nhập, giải thể

- Chức năng chuyển công tác một hoặc nhiều cán bộ sang đơn vị mới

- Chuyển hồ sơ cán bộ của đơn vị bị sát nhập

- Lu lại hồ sơ những cán bộ của đơn vị bị giải thể

- Lu lại hồ sơ và những văn bản liên quan của những đơn vị bị sát nhập hay giải thể

II.5 Quản lý các thông tin bổ sung

- Cho phép khai báo những thông tin cần quản lý bổ sung (ngoài những thông tin trong sơ yếu lí lịch)

- Các thông tin bổ sung sẽ đợc cập nhật đối với mỗi hồ sơ cán bộ

- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên các thông tin này

III Quản lý hợp đồng lao động, lơng và thu nhập.

III.1 Quản lý hợp đồng lao động

- Quản lý các thông tin cơ bản trong hợp đồng lao động đối với cán bộ diện hợp đồng: Thời điểm ký hợp đồng, thời hạn của hợp đồng, mức lơng, phụ cấp, các thoả thuận

- Theo định kỳ, có chức năng thông báo những cán bộ đến hạn ký hợp đồng lao động mới

- Có chức năng tra cứu, thống kê dựa trên các thông tin về hợp đồng lao động

- Chức năng in ấn hợp đồng theo mẫu

III.2 Quản lý l- ơng và thu nhËp

III.2.1 Quản lý - Hàng ngày, bảng chấm công đợc các đơn vị, Phòng,

6 bảng chấm công Ban cập nhật

- Tổng hợp bảng chấm công và tính toán tiền lơng cơ bản

III.2.2 Quản lý tạm ứng

- Quản lý các chứng từ tạm ứng phát sinh chi tiết đến từng cán bộ

- Tính toán mức tạm ứng căn cứ vào mức lơng III.2.3 Quản lý các khoản thu nhập, khÊu trõ

- Cập nhật các khoản thu nhập đợc tính vào lơng

- Định lợng các khoản khấu trừ

- Lên bảng lơng tổng hợp

IV Quản lý cặp hồ sơ

IV.1 Lập hồ sơ - Tạo lập hồ sơ với các thông tin cơ bản nh Tên hồ sơ, ngày lập, Số quyết định, văn bản liên quan

- Danh sách hồ sơ có thể tổ chức theo sơ đồ phân cấp và phân chia thành các nhánh lớn nh : danh sách các dự án, danh sách các Tổ, các Ban,

IV.2 CËp nhËt hồ sơ

- Hỗ trợ việc tìm kiếm, chọn lọc một hoặc nhiều cán bộ theo một tiêu chuẩn nào đó để đa vào một hồ sơ

IV.3 Lu tr÷, tra cứu, thống kê

- Tra cứu, thống kê theo các tiêu chí quản lý

- Hỗ trợ việc thiết lập câu hỏi

- Câu hỏi có thể đợc tạo ra bằng cách kết hợp nhiều thông tin khác nhau dựa trên các bảng dữ liệu về sơ lợc lý lịch, các quá trình, các mối quan hệ,

- Có cơ chế lu lại các câu hỏi đã đặt để có thể sử dụng lại

- Kết quả tra cứu có thể in ấn, đa vào cặp hồ sơ

- Thông tin dùng để tạo ra các bộ câu hỏi đợc lấy trong từ điển dữ liệu

- Thông báo danh sách cán bộ đến hạn lên lơng

- Thông báo danh sách cán bộ đến hạn mãn nhiệm

- Thông báo danh sách cán bộ đến hạn ký hợp đồng lao động

V.3 Quản lý từ điển dữ liệu

- Quản lý thông tin về các bảng dữ liệu của hệ thống

- Liên kết các danh mục chuẩn cho các tiêu chí thống kê

VI Báo cáo thống kê, phân tích

VI.1 Các phép thống kê về số l- ợng

- Thống kê về số lợng cán bộ theo các tiêu chí (nh Trình độ học vấn, Chức vụ, Cấp uỷ Đảng, Dân tộc, Tôn giáo, Chế độ tuyển dụng, Ngạch công chức )

- Liệt kê danh sách cán bộ theo các tiêu chí

VI.2 Báo cáo về chất lợng cán bộ

- Các báo cáo về đội ngũ khoa khọc, nghiệp vụ

- Báo cáo về lãnh đạo các đơn vị

- Báo cáo về học vấn

VI.3 Báo cáo về biên chế

- Báo cáo tăng giảm biên chế

- Báo cáo về ngạch bậc công chức, viên chức

- Báo cáo về nâng bậc lơng

- Báo cáo về tiếp nhận, điều động cán bộ

VI.4 Báo cáo về quĩ lơng

- Báo cáo tăng giảm quĩ lơng

- Tổng hợp về lao động tiền lơng

VI.4 Báo cáo về khen thởng kỷ luËt

- Báo cáo khen thởng, kỷ luật

VI.5 Các báo cáo tự khai báo

- Có công cụ để thiết kế báo cáo mới

- Cho phép đặc tả cách truy xuất dữ liệu cho các báo cáo từ đơn giản đến phức tạp

8 VII Quản lý bảo hiểm x hội, chế độ chính sáchã hội, chế độ chính sách

VII.1 Quản lý bảo hiểm xã hội

VII.2 Quản lý chế độ chính sách

- Hỗ trợ theo chính sách

VIII Truyền thông, trao đổi dữ liệu

VIII.1 Cập nhật các danh mục chuẩn, thông tin chung của toàn hệ thống VIII.2 Cơ chế kiểm soát dữ liệu thay đổi theo định kỳ

VIII.3 Chuyển những thông tin thayđổi lên cấp trên

VIII.4 Có cơ chế cập nhật phiên bản mới

IX Quản trị hệ thống

IX.1 Quản lý danh sách ngời sử dụng

IX.2 Định quyền truy nhập

IX.3 Cơ chế sao lu và phục hồi dữ liệu

Các bảng dữ liệu chính

STT Bảng dữ liệu Mô tả

1 Thông tin sơ lợc về cán bộ

Lu các thông tin sơ lợc của cán bộ nh:

2 Thông tin quản lý bổ sung

Lu thông tin quản lý bổ sung do ngời sử dụng khai báo

3 Quan hệ gia đình Lu thông tin về các thành viên trong gia đình

4 Quá trình đào tạo Lu thông tin về quá trình đào tạo của cán bộ

5 Quá trình công tác Lu thông tin về quá trình công tác

6 Quá trình lơng Lu thông tin về diễn biến lơng, mỗi giai đoạn đợc mô tả bởi các thông tin về ngạch, bậc, hệ 9 số, phụ cấp, ngày hởng

7 Quá trình chức vụ Lu các thông tin về các giai đoạn đảm nhiệm các chức vụ khác nhau của cán bộ.

8 Hợp đồng lao động Lu các thông tin về hợp đồng lao động mà cán bộ đã ký với đơn vị chủ quản, làm cơ sở cho việc tính lơng và chế độ.

9 Quan hệ với nớc ngoài

Lu các thông tin về quan hệ của cán bộ với các tổ chức nớc ngoài

10 Khen thởng Lu các thông tin về các lần khen thởng của cán bé

11 Kỷ luật Lu các thông tin về các lần kỷ luật của cán bộ

12 Danh sách công tr×nh

Lu thông tin về các công trình mà cán bộ thực hiện hoặc tham gia thực hiện

13 Danh hiệu đợc phong tặng

Lu thông tin về các loại danh hiệu mà cán bộ đợc phong tặng

14 Quá trình bầu cử Lu thông tin về các lần tham gia ứng cử (đại biểu Hội đồng Nhân dân hoặc uỷ viên Trung - ơng)

15 Diễn biến sức khoẻ Lu thông tin về các lần khám sức khoẻ

16 Quá trình nhận xét Lu thông tin về các lần nhận xét, đánh giá cán bộ công chức của đơn vị công tác

17 Cặp hồ sơ Lu thông tin về các cặp hồ sơ (các dự án, các

Tổ, Ban đợc thành lập để thực hiện một nhiệm vụ nào đó) cùng danh sách cán bộ tơng ứng trong các hồ sơ đó

18 Sơ đồ tổ chức Lu danh sách phân cấp của sơ đồ tổ chức các đơn vị, các thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, các văn bản về quyết định thành lập, qui chế hoạt động

19 Danh sách đơn vị đã bị sát nhập hoặc giải thể (lu)

Sau khi sát nhập hoặc giải thể một đơn vị, thông tin về đơn vị đó đợc đa vào lu trữ để có thể tra cứu lại sau này.

20 Danh sách cán bộ đã thuyên chuyển, nghỉ hu, thôi việc

Sau khi chuyển công tác, thôi việc hay nghỉ hu, hồ sơ cán bộ đợc lu trữ để phục vụ cho công tác tra cứu về sau.

21 Danh sách và cấu trúc báo cáo

Lu thông tin về các báo cáo của chơng trình bao gồm cả những báo cáo do ngời sử dụng tự khai báo

22 Từ điển dữ liệu Lu thông tin về các bảng dữ liệu trong hệ thống, làm cơ sở cho việc xây dựng các biểu mẫu báo cáo, các câu hỏi tra cứu

23 Chứng từ tạm ứng Lu thông tin về các chứng từ tạm ứng của từng 0 cán bộ làm cơ sở cho việc quản lý tạm ứng và thanh toán lơng

24 Bảng chấm công Lu thông tin về ngày công của cán bộ

25 Ngạch, bậc lơng Lu thông tin về danh sách các ngạch, bậc lơng làm cơ sở cho việc tính lơng và nâng bậc lơng

26 Bảo hiểm xã hội Lu thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của cán bộ

27 Chế độ chính sách Lu thông tin về việc hởng chính sách của cán bé

28 Các bảng danh mục chuÈn

Lu thông tin dùng cho việc cập nhật các tiêu chí, thống kê, tra cứu Các bảng danh mục:

- Danh mục dân tộc, tôn giáo

- Danh mục trình độ văn hoá

- Danh mục trình độ lý luận chính trị

- Danh mục các hình thức khen thởng kỷ luật

29 Bảng dữ liệu trợ gióp

Lu trữ các thông tin trợ giúp trực tuyến trong chơng trình

Trên nền cơ sở dữ liệu SQL Server, bộ công cụ lập trình Visual Studio (phiên bản 6.0) tỏ ra có u thế do đợc Microsoft trang bị những công nghệ để làm việc (tích hợp) với SQL Server.

Bộ công cụ Visual Studio bao gồm 6 công cụ phát triển (Development Tools) rất mạnh trong đó có những công cụ có thể dùng để xây dựng những ứng dụng theo mô hình Client/Server cũng nh mô hình ứng dụng 3 lớp rất tốt, đặc biệt khi chúng đợc kết hợp với nhau:

+ Visual InterDev Đối với bài toán này, em lựa chọn hai công cụ là Visual FoxPro và Visual InterDev

Visual FoxPro (VFP) là một công cụ xử lý dữ liệu mạnh (Data-

Centeric (theo Microsoft)), có khả năng làm việc cơ sở dữ liệu cục bộ và cơ sở dữ liệu lớn nh SQL Server, ORACLE, (nói chung là

1 các CSDL hỗ trợ ODBC và OLEDB) Ngoài ra, công cụ này cho phép thiết kế các lớp (COM) để hoạt động trên môi tr ờng Internet.

Visual InterDev (VID) là công cụ thiết kế và xây dựng các ứng dụng mạng diện rộng, cung cấp các lớp thiết kế sẵn để giao tiếp với WEB Server và thực hiện nhiều chức năng trong các ứng dụng WEB Công cụ này sẽ hỗ trợ đắc lực cho công việc xây dựng Module trực tuyến trong chơng trình quản lý nguồn nhân lực

Hệ thống dựa trên các công nghệ và các chuẩn mới nhất: COM, COM+, XML,

COM và COM+ đợc sử dụng để xây dựng các Module trực tuyến (phục vụ các chức năng tra cứu từ xa) và Module dịch vụ dữ liệu giúp cho các đơn vị có thể trao đổi dữ liệu với nhâu một cách thông suèt.

XML đợc sử dụng trong việc lu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu trong hệ thống.

Thiết kế dữ liệu

7.1.1 Cấu trúc các thực thể

Bảng sau đây thể hiện cấu trúc các thực thể dữ liệu trong hệ thống

Tên trờng Diễn giải Kiểu dữ liệu

SOHIEU Số hiệu công chức VARCHAR

SO_CMT Sè CMND VARCHAR

HOTEN Họ và tên VARCHAR

TENKHAC Tên thờng dùng khác VARCHAR

DIACHI Địa chỉ hiện nay VARCHAR

TPGIADINH Thành phần gia đình VARCHAR

TPBANTHAN Thành phần bản thân VARCHAR

EMAIL Địa chỉ Email VARCHAR

NVAODANGCT Ngày chính thức DATE

VH_PT Văn hoá phổ thông VARCHAR CHUYENMON Trình độ chuyên môn VARCHAR LL_CTRI Trình độ lý luận VARCHAR NN_DADEN Các nớc ngoài đã đến VARCHAR CHUCVU Chức vụ hiện nay VARCHAR CV_KIEM Chức vụ kiêm VARCHAR MANGACH Mã ngạch VARCHAR CAPUY Cấp uỷ hiện tại VARCHAR CAPUY1 Cấp uỷ kiêm nhiệm VARCHAR NGAY_TGCM Ngày tham gia cách mạng DATE

NGAYVAOCQ Ngày vào cơ quan DATE

NGAYTD Ngày tuyển dụng DATE

CHEDOVAO Chế độ tuyển dụng VARCHAR SO_QDINH Sè Q§ tuyÓn dông VARCHAR NNHAPNGU Ngày nhập ngũ DATE

CV_NHAPNGU Chức vụ trong quân đội VARCHAR NXUATNGU Ngày xuất ngũ DATE

NGAYCNGANH Ngày chuyển ngành DATE

DIEN_CS Diện hởng chính sách VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR MA_CQ Mã đơn vị VARCHAR TINHTRANG Tình trạng NUMERIC USER Ngêi cËp nhËt VARCHAR

UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME

HOCVAN Trình độ học vấn VARCHAR

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR HOTEN Họ và tên VARCHAR QUANHE Quan hệ VARCHAR NGAYSINH Ngày sinh DATE

QUEQUAN Quê quán VARCHAR DIACHI Địa chỉ hiện nay VARCHAR CHUCVU Chức vụ công tác VARCHAR HOCVAN Trình độ học vấn VARCHAR NGHE_NG Nghề nghiệp VARCHAR QH_NN Quan hệ với nớc ngoài VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

 Quan hệ với nớc ngoài

MA_CB Mã cán bộ VARCHARTHANG Tháng NUMERICNAM N¨m NUMERICTOCHUC Tham gia tổ chức VARCHAR

NOIDEN Nơi đến 3 VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR VAO_CQ Ngày vào CQ DATE

RA_CQ Ngày rời CQ DATE

DONVI Tên cơ quan VARCHAR SO_QD Số quyết định tuyển dụng VARCHAR MANGACH Mã ngạch VARCHAR CHUCVU Chức vụ công tác VARCHAR NHANXET Nhận xét của cơ quan TEXT

UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

TRUONG Trờng đào tạo VARCHAR NUOC Nớc đào tạo VARCHAR NGANH Chuyên ngành VARCHAR TUNGAY Từ ngày DATE

BANG Bằng cấp VARCHAR HINHTHUC Hình thức đào tạo VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR NGAY_XEP Ngày xếp DATE

NGACH Mã ngạch VARCHAR BAC BËc I

HE_SO Hệ số lơng NUMERICSO_QD Số quyết định VARCHARPCAP_CV Phụ cấp chức vụ NUMERICPCAP_KHAC Phụ cấp khác NUMERICUPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIMEUCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

CHUCVU Chức vụ VARCHAR CV_KIEM Chức vụ kiêm nhiệm VARCHAR CAP_UY CÊp uû VARCHAR UY_KIEM Cấp uỷ kiêm nhiệm VARCHAR PCAP_CV Phụ cấp chức vụ NUMERIC MA_CB Mã cán bộ VARCHAR NHIEMKY Nhiệm kỳ (thời gian) NUMERIC UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

 Quá trình tham gia bầu cử, ứng cử

CHUCDANH Chức danh VARCHAR NHANCHUC Ngày nhận DATE

TINH Thuộc Tỉnh VARCHAR NHIEMKY Nhiệm kỳ NUMERIC KHOA Khoá VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR NOIDUNG NhËn xÐt VARCHAR XEPLOAI Xếp loại công chức VARCHAR NGAY Ngày nhận xét DATE

NGOAINGU Tên ngoại ngữ VARCHARTRINHDO Trình độ VARCHARMA_CB Mã cán bộ VARCHARUPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIMEUCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

D_HIEU Danh hiệu VARCHAR NG_PHONG Ngày phong DATE

NOI_PHONG Nơi phong tặng VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

TENCT Tên công trình VARCHAR MA_SO Mã số công trình VARCHAR CAP Cấp công trình VARCHAR GIA_TRI Giá trị công trình VARCHAR MA_TAPCHI Mã tạp chí VARCHAR NAM Năm công bố I

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

HINHTHUC Hình thức khen thởng VARCHAR LYDO Lý do VARCHAR CAP Cấp khen thởng VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR VANBAN Văn bản kèm theo TEXT

HINHTHUC Hình thức kỷ luật VARCHAR LYDO Lý do VARCHAR DONVI Đơn vị quyết định VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR VANBAN Văn bản kèm theo TEXT

 Thông tin về sức khoẻ

CAO ChiÒu cao NUMERIC NANG Cân nặng NUMERIC BENH Bệnh mãn tính VARCHAR GHICHU Ghi chó VARCHAR MA_CB Mã cán bộ VARCHAR UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

 Thông tin về cán bộ đã chuyển công tác - thôi việc

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR MA_CQ Mã cơ quan cũ VARCHAR MA_CQMOI Mã cơ quan mới VARCHAR LYDO Lý do chuyÓn VARCHAR NGAY Ngày chuyển DATE

SO_QDINH Sè Q§ VARCHAR NHANXET Nhận xét của CQ VARCHAR TINHTRANG Tình trạng NUMERIC UPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME UCODE Ngêi cËp nhËt VARCHAR

 Thông tin về hợp đồng lao động (sơ lợc)

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR NGAYKY Ngày ký hợp đồng DATE

LOAIHD Loại hợp đồng VARCHAR THOIHAN Thời hạn hợp đồng NUMERIC VANBAN Văn bản kèm theo TEXT

 Thông tin quản lý bổ sung

MA Mã tiêu chí VARCHARTEN Tên tiêu chí VARCHARNOIDUNG Thông tin quản lý VARCHARMA_CB Mã cán bộ VARCHARUPDATED Ngày giờ cập nhật DATETIME

UCODE Ngêi cËp nhËt 7 VARCHAR

 Danh sách các đơn vị (sơ đồ tổ chức)

PARENT Mã cấp trên VARCHAR

TEN Tên đơn vị VARCHAR

 Danh mục các bậc lơng (theo ngạch công chức)

HE_SO Hệ số lơng NUMERIC

THANG_LL Số tháng lên lơng NUMERIC

MA_CB Mã cán bộ VARCHAR

TINHTRANG Tình trạng (Tình trạng: Đi làm, Nghỉ phép, Con ốm , thông tin này làm cơ sở cho việc tính phần trăm lơng đợc hởng trong các trờng hợp trên )

NGAY Ngày tạm ứng DATE

NO Nợ (số tiền tạm ứng) NUMERIC

CO Có (số tiền thanh toán tạm ứng)

 Các khoản thu và khấu trừ

CO Khoản khấu trừ NUMERIC

 Chế độ và trách nhiệm (thờng xuyên)

LOAI Loại chế độ, trách nhiệm VARCHAR

NO Khoản đợc hởng NUMERIC

CO Khoản đóng góp NUMERIC

Các mối quan hệ Các quá trình

7.1.2 Sơ đồ quan hệ thực thể (tóm tắt)

Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý sơ đồ tổ chứcQuản lý hồ sơ cán bộQuản lý các cặp hồ sơQuản lý l ơng và công nợTra cứu hỏi đápBáo cáo thống kê

Quản lý sơ đồ tổ chức

Quản lý các thông tin chungQuản lý các văn bản liên quanQuản lý việc dịch chuyển đơn vịQuản lý việc sát nhập đơn vịQuản lý việc giải thể đơn vị

Quản lý hồ sơ cán bộ

Quản lý thông tin sơ l ợcQuản lý ảnhQuản lý các mối quan hệQuản lý các quá trình

Quản lý các thông tin bổ sung

Thiết kế chức năng

 Quản lý sơ đồ tổ chức

 Quản lý hồ sơ cán bộ

Quản lý các cặp hồ sơ

Tạo lập Quản lý các văn bản

Quản lý danh sách cán bộ liên quan

Quản lý l ơng và công nợ

Quản lý bảng chấm côngQuản lý các khoản tạm ứngQuản lý các khoản thu nhập và giảm trừQuản lý chế độ và trách nhiệm định kỳ

 Quản lý các cặp hồ sơ

 Quản lý lơng và công nợ

Tra cứu nhanh Tra cứu phức hợp Thông báo

Tra cứu trong hệ thống l u trữ

* Tra cứu nhanh: Tra cứu theo một tiêu chí nào đó

* Tra cứu phức hợp: Tra cứu theo một tổ hợp các ràng buộc do ngời sử dụng đặt ra, chơng trình phải hỗ trợ việc ra câu hỏi của ngời sử dụng một cách thuận lợi

* Thông báo: Thông báo và đa ra danh sách cán bộ đến hạn lên lơng, danh sách cán bộ đến hạn mãn nhiệm (liên quan đến quản lý quá trình chức vụ), danh sách cán bộ đến hạn ký hợp đồng lao động (liên quan quản lý hợp đồng lao động)

* Tra cứu trong hệ thống lu trữ: Tra cứu thông tin về đơn vị đã bị sát nhập hoặc giải thể, thông tin về cán bộ đã chuyển công tác, nghỉ hu, thôi việc hoặc tõ trÇn

7.2.2 Sơ đồ sử dụng dữ liệu (Data usage)

Trong quá trình thiết kế em sử dụng bộ công cụ rational rose để thiết kế Dới đây là các mô hình chính của quá trình thiết kế chơng trình

 Mô hình trờng hợp sử dụng của ngời dùng bình thờng (không phải ngời quản trị) Đối với những ngời dùng không có chức năng quản trị thì chỉ có thể xem thông tin, tìm kiếm, sử dụng chức năng in ấn, và một số chức năng phụ khác

Hình 1: Mô hình trờng hợp sử dụng của user

 Biểu đồ trờng hợp sử dụng của ngời quản trị thì có đầy đủ tất cả các chức năng quản trị dữ liệu cũng nh quản trị ngời dụng Ơ đây các chức năng đợc chia thành hai chức năng chính là:

+ Quản trị dữ liệu: bao gồm các chức năng in ấn, sao lu, sửa chữa dữ liệu…

+ Quản trị ngời dùng: bao gồm các chức năng nh thêm quyền, đặt password, thay đổi user,…

Hình 2: Mô hình trờng hợp sử dụng của administrator

Biểu đồ hoạt động của một phiên làm việc từ quá trình đăng nhập, sử dụng ch- ơng trình và thoát khỏi chơng trình Khi ngời dùng đăng nhập thì hệ thống sẽ kiểm tra quyền truy cập thông qua form kiểm tra đòi hỏi ngời dùng phải cập nhật tên ngời sử dụng và mật khẩu.

H×nh 3: KiÓm tra quyÒn ®¨ng nhËp Sau khi đăng nhập thành công ngời dùng bắt đầu các thao tác sử dụng chơng trình cho đến khi sử dụng chức năng thoát khỏi chơng trình Chơng trình sẽ kiểm tra ngời dùng xem có thật sự muốn thoát khỏi chơng trình không, nếu đúng thì sẽ thoát khỏi chơng trình kết thúc một phiên làm việc.

Hình 4: Biểu đồ trạng thái của một phiên làm việc

Biểu đồ trạng thái của quá trình tìm kiếm:

Hình 5: Biểu đồ trạng thái của quá trình tìm kiếm

Biểu đồ diễn tiến của chơng trình nh sau:

8 Thiết kế màn hình giao diện chính (Hình 1)

Các điều khiển bao gồm

+ Menu chính cha tất cả các chức năng của chơng trình.

+ Main toobar chứa các chức năng trợ giúp trực tuyến (thiết kế trong th viện \LIB\standard.vcx)

+ Các menubar chứa các chức năng thờng sử dụng.

+ TreeView biểu diễn cơ cấu phân cấp cán bộ trong công ty, hay tổ chức quản lý.

+ Grid biểu diễn các thông tin về phòng ban đợc chọn trong treeview.

+ Các button, label, picturebox biểu diễn các thao tác thờng sử dụng trong công tác quản lý cán bộ nh thêm bớt, tìm kiếm, …

+ Các toolbar, các menupop up thể hiện các chức năng cụ thể của các thao tác xử lý dữ liệu hiển thị: nh tìm kiếm, thay thể, sửa đổi, xóa,…

Hình 6: Giao diện của chơng trình quản lý

Các chức năng của giao diện chính của chơng trình

Sau khi đăng nhập vào quyền administrator thì giao diện chính của chơng trình bao gồm các chức năng sau:

+ Bên trái là cơ cấu tổ chức cán bộ trong công ty, ở đây em lấy ví dụ là sở công nghiệp Ninh Bình gồm có các phòng ban nh phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng kĩ thuật, phòng hành chính quản trị, phòng nghiên cứu và phát triÓn.

+ Khi tích vào các phòng trong treeview thì danh sách các cán bộ sẽ đợc hiển thị bên listview.

+ Muốn xem thông tin về cán bộ thì chúng ta có thể tích trực tiếp vào tên của cán bộ trong danh sách( Hình 7 ) Qua giao diện này chúng ta có thể dễ dàng xem, tra cứu hay sửa đổi cập nhật các thông tin về cán bộ thông qua giao diện đẹp và thân thiện

Hình 7: Giao diện hiển thị thông tin về cán bộ + Chức năng chính tiếp theo là quản lý các báo cáo, đợc hiển thị qua listview nh trên hình 8 Toàn bộ các báo cáo nh tăng giảm biên chế, khen thởng kỷ luật,… đều đợc cập nhật và dễ dàng sửa đổi, cập nhật hay in thông qua các command: In báo cáo, Cấu trúc, Đăng ký, Từ điển ở bên cạnh.

Hình 8: Tổng hợp báo cáo+ Trợ giúp cuối cùng của giao diện chính là các danh mục(Hình 9) Thông qua trợ giúp này chúng ta có thể tra cứu về các tôn giáo, về cấp bậc văn hóa, … bằng cách nháy trực tiếp lên danh mục cần xem (Hình 10)

Hình 9: Trợ giúp danh mục tra cứu

Hình 10: Giao diện giúp tra cứu danh mục

1 + Một điểm nổi bật của giao diện chính này là chúng ta có thể dễ dàng chuyển đổi việc quản lý theo các tiêu chí khác nhau thông qua menubar trên màn hình Tích vào menu này sẽ hiện ra một danh sách các tiêu chí quản lý ví dụ theo trình độ học vấn(Hình 11), thành phần bản thân, dân tộc và tôn giáo (có 14 tiêu chí để chúng ta lựa chọn)

Hình 11: Quản lý theo các tiêu chí khác nhau

Tóm tắt các kết quả thu đợc.

Qua quá trình thực hiện đề tài :” xây dựng hệ thống thông tin về quant lý cán bé” em nhËn thÊy.

Định dạng
Số trang	62
Dung lượng	576,71 KB