Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Thông tin và thông tin quản lý
Hiện nay nguời ta thờng nói về ”kinh tế tri thức” nh một xu hớng tất yếu trong quá trình hình thành nên nền kinh tế trong tơng lai Đó là kết quả của sự phát triển khoa học kỹ thuật, là sự ra đời của hàng loạt công nghệ hiện đại mà công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy các ngành khoa học công nghệ nh: công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ vũ trụ, Thông tin chính là mối ràng buộc các ngành với nhau, nó giúp sự liên kết giữa các ngành để cùng một mục đích là phát triển kinh tế xã hội và nâng cao sự hiểu biết của con ngời Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, mọi quốc gia đều quan tâm đến công nghệ thông tin nh một công cụ để phát triển kinh tế của đất nớc mình. Đó là ta đang xét ở tầm vĩ mô, còn ở tầm vi mô thì sao, cụ thể là trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay thì thông tin đóng vai trò nh thế nào? Ta hãy xem một số liệu cụ thể sau:
Theo nghiên cứu của các tổ chức trên thế giới thì số lợng lao động thông tin trong các tổ chức ngày càng tăng Nếu đầu thế kỷ 20 là 5%, vào những năm 70 là 55% thì hiện nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ 21 nhiều tổ chức sẽ có tới 90% số lao động là lao động gián tiếp mà phần lớn là lao động thông tin. Đó chỉ là một ví dụ nhỏ trong hàng loạt các số liệu để minh chứng cho tầm quan trọng của thông tin Trong các doanh nghiệp, số lợng máy vi tính tăng lên đáng kể vì dữ liệu liên quan đều đợc xử lý bằng máy vi tính Trong lĩnh vực quản lý, thông tin giúp ngời quản lý điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệu quả, ngời giám đốc có thể ngồi một chỗ dùng máy tính của mình đợc kết nối mạng mà điều hành hay giải quyết công việc ở một nơi nào đó Máy vi tính là công cụ trợ giúp đắc lực và thông tin đợc cập nhật một cách tức thời trong quản lý Có ba cấp quản lý trong một tổ chức: lập kế hoạch chiến lợc, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp Mỗi mức có một hay một nhóm điều hành, họ có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho ngời ở mức cao hơn và ra quyết định khác nhau ở mỗi mức khác nhau Vì vậy, ta có thể nói thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Hệ thống thông tin
Thu thập Xử lý và l u trữ Phân phát
Thông tin đợc coi trọng khi nó đợc sử dụng vào một mục đích cụ thể nào đó. Thông tin đợc con ngời sử dụng để biến đổi thành thông tin mới, nó có thể đợc lu trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên giấy, Trong lĩnh vực quản lý, ngời quản lý sử dụng một hệ thống thông tin để điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Nh vậy, hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.
Mô hình hệ thống thông tin Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đ- ợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage). Để hiểu đợc một hệ thống thông tin phục vụ công việc gì và cần thêm những yếu tố nào ngời ta sử dụng các mô hình để biểu diễn một hệ thống thông tin Tuỳ theo từng đối tợng mà có thể biểu diễn mô hình theo từng cách khác nhau Tuy nhiên vì là nền tảng trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin nên nó đợc mô tả theo một số mô hình sau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic là mô hình ổn định nhất, nó đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời quản lý Mô hình này xác định xem mục đích của một hệ thống thông tin, yêu cầu về dữ liệu, về các xử lý cần phải thực hiện và nơi lu trữ chúng.
Mô hình vật lý ngoài đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời sử dụng Vì hệ thống thông tin để xây dựng phần mềm là dành cho ngời sử dụng (khách hàng) nên họ là ngời yêu cầu và cũng là ngời đánh giá khách quan nhất Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức đầu vào, đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống.Mô hình này cũng cha ổn định vì khách hàng có thể cha hài lòng và có thể đợc thay đổi tuỳ theo mô hình hiện có.
Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) là một loại trong các hệ thống thông tin trong một tổ chức Phát triển hệ thống thông tin đó là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới, thực hiện và cài đặt nó Tuy nhiên, tại sao lại phải phát triển một hệ thống thông tin, đó là do những nguyên nhân sau:
- Những vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi công nghệ.
- Thay đổi sách lợc chính trị.
Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý là có đợc sản phẩm đáp ứng ngời sử dụng, phù hợp với môi trờng hiện tại Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn Các giai đoạn để phát triển một hệ thống thông tin gồm:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Đánh giá năng lực khả thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn này làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt đợc Bao gồm công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu của môi trờng hiện tại.
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.
- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Là xác định các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã thiết lập đợc ở giai đoạn trớc Mô hình logic sẽ phải đợc ngời sử dụng xem xét Bao gồm công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hoá mô hình logic.
4 Đề xuất các phơng án của giải pháp
Là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là chi tiết Các công đoạn cần phải làm:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
- Xây dựng các phơng án của giải pháp.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phơng án các giải pháp.
5 Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn. Trong công việc này bao gồm tài liệu kết quả cần có là: tài liệu chứa đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho ngời sử dụng Các công đoạn chính gồm:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra.
- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.
- Thiết kế các thủ tục thủ công.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
6 Triển khai kỹ thuật của hệ thống Đây là bớc tin học hoá của hệ thống thông tin Bao gồm những công đoạn sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
- ThiÕt kÕ vËt lý trong.
7 Cài đặt và khai thác Đó là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Bao gồm công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt.
- Khai thác và bảo trì.
Phân tích hệ thống thông tin quản lý
Để hiểu rõ hệ thống thông tin hiện tại có những nhợc điểm gì cần phải khắc phục, ta phải đi phân tích hệ thống thông tin đó Đó là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh là xác định các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra các phơng án để đạt đợc mục tiêu đó
Các công cụ dùng trong phân tích hệ thống thông tin quản lý
Thủ công Giao tác Tin học hoá nguời máy hoàn toàn
Thủ công Tin học hoá hoàn toàn
- Dòng thông tin - Điều khiển
1 Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin quản lý
Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong miền nghiên cứu Trong giai đoạn phân tích chức năng, ngời ta phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà cha quan tâm đến phơng pháp thực hiện các chức năng đó
2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý
Sơ đồ này dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Có nghĩa là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
Tên ng ời / bộ phận phát / nhận tin
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tên tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
* Ngoài các mô hình ở trên ra ta có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ.
3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin quản lý
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý.
Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:
- Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram )
Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không mô tả chi tiết mà chỉ môt tả một lần là nhìn ra nội dung chính của hệ thống Ta có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.
- Phân rã sơ đồ (Diagram Explosion) Để mô tả chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau đến là mức 1,
Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý
Thiết kế mẫu biểu và báo cáo
2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại
Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ ra, khuôn dạng các báo cáo biểu mẫu báo cáo Đầu vào/ ra, các mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình
Các thực đơn, biểu t ợng, giao diện,
Các dòng dữ liệu, các mô hình E-R, các mẫu
Các dòng dữ liệu, kho dữ liệu, sơ đồ E-R, các đầu vào/ ra 3.0
Thiết kế cơ sở dữ liệu logic
Các quan hệ đa chuẩn hoá
Sau khi sử dụng các công cụ để phân tích hệ thống thông tin hiện tại, tìm ra những u nhợc điểm của nó, ta phải tiến hành thiết kế một hệ thống thông tin mới.
Do vậy, thiết kế hệ thống thông tin quản lý là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đặt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích mà vẫn luôn tuân thủ ràng buộc của môi trờng Việc thiết kế logic bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới.
Nó đảm bảo cho những dữ liệu cần thiết sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý theo yêu cầu sẽ đợc thực hiện.
Các bớc của giai đoạn thiết kế logic
1 Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin
Có bốn cách cơ bản để xác định yêu cầu thông tin, nhng do yêu cầu của bài toán đặt ra nên ta chỉ xét một cách là: phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại
2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra Đây là cách mà đợc các lập trình viên hay sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin Đó là dựa vào các thông tin đầu ra để mô phỏng sau đó là thiết kế và cuối cùng là hợp thức hoá cơ sở dữ liệu đó Bao gồm 4 bớc sau:
Bớc 1: Xác định các thông tin đầu ra
- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp (là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu ).
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (là những thuộc tính đợc tính toán hoặc đ- ợc suy ra từ nhiều thuộc tính khác ).
- Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa quản lý.
Bớc 2: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Sau khi tổng hợp các phần tử đầu ra, ta tiến hành chuẩn hoá theo từng mức khác nhau Có 7 mức để chuẩn hoá cơ sở dữ liệu, tuy nhiên tuỳ từng hệ thống thông tin mà dừng lại tại từng mức khác nhau.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF ).
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF ).
Bớc 3: Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
Bớc 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá
Thực thể: đợc dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng.
Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình nh sau:
Liên kết: Đợc dùng để thể hiện những mối quan hệ tồn tại giữa các thực thể.
Nó đợc biểu diễn bằng hình sau:
Số mức độ của liên kết: Là số lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngợc lại.
- Liên kết loại Một - Một ( 1@1 )
- Liên kết loại Một - Nhiều ( 1@N )
- Liên kết loại Nhiều - Nhiều ( N@N )
Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lợng quan hệ tham gia vào thực thể đó.
- Quan hệ một chiều: là một lần xuất của một thực thể đợc quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó.
- Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.
- Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia
Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hay một quan hệ.
- Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể.
- Thuộc tính mô tả (Description): dùng để mô tả về thực thể.
- Thuộc tính quan hệ (Relation): dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ.
3 Thiết kế logic xử lý
Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính chất tổ chức Để biểu diễn những hoạt động nh vậy, ta dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả.
Sự kiện: là việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp với các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc.
Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh.
Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc.
Kết quả: là sản phẩm của việc thực hiện một công việc.
Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem bằng cách nào để có đợc những thông tin đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế trong phần thiết kế CSDL
Phân tích tra cứu giúp cho việc xem xét lại quá trình thiết kế CSDL đã đủ cung cấp các đầu ra hay không và xem xét lại một phần logic để tạo các thông tin đầu ra Kết quả của việc phân tích này đợc biểu diễn bằng sơ đồ phân tích tra cứu và đa vào phích xử lý trong từ điển hệ thống.
Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải đợc cập nhật thờng xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của đối tợng mà nó quản lý Khi có những sự kiện xảy ra buộc ta phải thêm, bớt một hay nhiều bản ghi hay buộc ta phải thay đổi giá trị của thuộc tính Khi đó ta lập bảng sự kiện cập nhật.
Tuy nhiên dữ liệu đợc đa vào phải đảm bảo phản ánh trung thực thực tế có nghĩa là mọi giao dịch xảy ra đều đợc phản ánh vào trong CSDL mà ít sai sót nhất Do đó phải lựa chọn cho dữ liệu nhập loại kỹ thuật kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu Có các cách kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu sau:
Phân lớp và cấu trúc: kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào là đúng kiểu.
Tổ hợp ý nghĩa: Xem xét sự phù hợp về ý nghĩa của các dữ liệu.
Soát dữ liệu: kiểm tra xem dữ liệu có mặt trong mỗi bản ghi không.
Quy cách: kiểm tra quy cách quy định trớc.
Miền giá trị: kiểm tra xem dữ liệu có nằm trong miền giá trị quy định không. Hợp lý hoàn toàn: dữ liệu có hợp lý về hoàn cảnh không.
Kích thớc: xem xét dữ liệu có quá nhiều ký tự hay ít ký tự.
Tự kiểm tra: dữ liệu nhập thoả mãn điều kiện tự thân nào đó.
Tập hợp giá trị chuẩn: dữ liệu nhập vào có nằm trong tập hợp giá trị chuẩn cho trớc hay không.
Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng
Tổng quan về Bộ Tài chính
1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nớc Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính đợc Nhà nớc giao cho những quyền hạn nhất định:
- Hớng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sách hàng năm.
- Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nớc xây dung kế hoạch Tài chính trung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn đề khác của nền kinh tế có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nớc.
- Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và các khoản thu khác.
- Quản lý ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nớc, quỹ ngoại tệ, thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị.
- Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhà níc
- Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sở hữu Nhà n- íc.
- Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nớc.
- Quản lý các loại vốn để vay nợ trong và ngoài nớc.
- Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính.
- Đại diện cho Chính phủ tại các tổ chức Tài chính quốc tế.
Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồm các bộ phận (Vụ, Ban, Cục, ) sau để đảm nhiệm những công việc cụ thể của m×nh:
2 Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học
Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà nớc của
Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà nớc; tổ chức Trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tài chính và điều hành ngân sách Nhà nớc của Bộ.
Nhiệm vụ của Ban quản lý ứng dụng tin học:
- Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý Tài chính Nhà nớc
- Quản lý thống nhất các hoạt động tin học trong toàn ngành Tài chính.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Nhà nớc trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ.
- Tổ chức trung tâm Dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý Tài chính Nhà nớc
- Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ.
Ban quản lý ứng dụng tin học gồm các phòng sau:
- Phòng Kế hoạch tin học.
- Phòng Quản lý hệ thống.
- Phòng Phát triển ứng dụng.
- Phòng Mạng và hỗ trợ kỹ thuật.
- Trung tâm Dữ liệu và xử lý thông tin.
- Trung tâm Cơ sở dữ liệu dự phòng.
Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phờng
Bài toán có thể phát biểu nh sau: kế toán ngân sách xã là việc tổ chức hệ thống thông tin về toàn bộ các hoạt động kinh tế - tài chính của xã bao gồm: các hoạt động thu chi ngân sách của xã và các hoạt động Tài chính của đơn vị sử dụng ngân sách ( với t cách là đơn vị dự toán hay đơn vị thụ hởng ngân sách của xã )
Việc ứng dụng tin học vào để giúp tổng hợp nhanh các báo cáo Tài chính trong hoạt động thu chi ngân sách xã, cân đối thu chi hàng tháng, năm để cho xã quyết định dự toán và phân bổ ngân sách địa phơng; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phơng.
1 Mục đích của bài toán
Xây dựng một hệ thống thông tin cho phép thực hiện và quản lý toàn bộ các báo cáo đầu vào (bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu / chi ngân sách của các xã, ) để tổng hợp đa ra báo cáo Tài chính - kế toán sao cho các thông tin tổng hợp phải khớp với thông tin đầu vào Đây là quá trình tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách của các xã nên việc tổng hợp này bắt đầu thực hiện từ huyện Mục đích để đa các báo cáo này phục vụ yêu cầu quản lý.
2 Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách; thu chi các quỹ của các xã, tình hình TSCĐ và tài chính khác trong các xã trong tháng.
- Quản lý tình hình thực hiện thu và cơ cấu thu ngân sách của các xã trong tháng đã làm thủ tục ghi thu ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và thu ngân sách ch- a qua kho bạc.
- Quản lý tình hình thực hiện chi và cơ cấu chi ngân sách của các xã trong tháng đã làm thủ tục ghi chi ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và chi ngân sách cha qua Kho bạc.
- Quản lý tình hình cân đối thu chi ngân sách trong năm ngân sách, đối chiếu với dự toán.
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mục lục ngân sách.
- Báo cáo tổng hợp về tình hình thu chi ngân sách xã trong năm báo cáo theo néi dung.
- Quản lý tình hình thực hiện công tác XDCB tại các xã trong năm báo cáo
3 Nguồn thông tin đầu vào Để hệ thống thông tin đảm bảo đợc các chức năng nêu trên, các dữ liệu đầu vào phải đợc cập nhật đầy đủ và chính xác Việc tổng hợp các báo cáo là dựa vào các số liệu từ các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, đó là:
- Bảng cân đối tài khoản.
- Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã.
- Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã.
- Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã.
- Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã.
- Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã.
- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã.
- Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã.
- Báo cáo tình hình xây dựng cơ bản.
- Thuyết minh báo cáo Tài chính.
4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính
Các báo cáo Tài chính - kế toán đã đ ợc tổng hợp
Báo cáo Tài chính của các xã
Kế toán (Xã) Sổ kế toán
Tổng hợp Phòng Tài chính quận, huyện
Tổng hợp các báo cáo Tài chính Phòng quản lý NS địa ph ơng
Phòng quản lý NS địa ph ơng tại Tỉnh
5 Sơ đồ luồng dữ liệu hiên tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo
Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng
Các báo cáo của các xã
3.0 Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Phòng Tài chính quận, huyện
In báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Ngôn ngữ sử dụng
Hiện nay Microsoft Windows là hệ điều hành đang đợc dùng rộng rãi nhất theo thống kê của các tạp chí vi tính thế giới Xu hớng lập trình trong môi trờng
Windows càng ngày thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng, vì lẽ đó một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống nh Basic, Pascal, C, FoxPro, đã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ nh Visual Basic, Visual C, VisualFoxPro,
Visual FoxPro là môi trờng hớng đối tợng mạnh cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng Visual FoxPro cung cấp các công cụ để tổ chức các Table chứa thông tin, chạy các Query, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan thống nhất, hay lập trình một ứng dụng, xắp xếp dữ liệu hoàn chỉnh cho ng- ời sử dụng
Visual FoxPro có khả năng mở rộng giúp lập trình viên trong nhiều lĩnh vực khi phát triển ứng dụng và cơ sở dữ liệu Nâng cao khả năng quản lý cơ sở dữ liệu và project Ta có thể sử dụng code nguồn nh Microsoft Visual Sourcesafe xem ở các thành phần của Project Manager
Visual FoxPro thêm một chức năng mới Application Wizard cung cấp các
Project Hook class mới và khả năng nâng cao đặc tính Application Framework làm cho ứng dụng của chơng trình có hiệu quả hơn Đồng thời ta có thể sử dụng công cụ Debug để tìm ra những lỗi và kiểm tra những thành phần của một ứng dụng dễ dàng hơn.
Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách X , Ph ờng ã
Quản lý dữ liệu cho các tệp danh mục Cập nhật tình hình thu chi ngân sách các xã tổng hợp và lập các báo cáo
Xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phuờng
Phân tích hệ thống thông tin tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng
1 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin
Mục đích của phân tích chức năng là xác định chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin Trong giai đoạn phân tích chức năng chúng ta cha quan tâm đến phơng pháp và công cụ thực hiện các chức năng đó.
Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phuờng gồm có các chức năng chính sau:
- Chức năng cập nhật dữ liệu cho các tệp danh mục.
- Chức năng quản lý tình hình thu chi ngân sách của các xã.
- Chức năng lập tổng hợp và lập các báo cáo.
Sơ đồ chức năng mức cao nhất của hệ thống thông tin
Phân rã sơ đồ chức năng trên ta có sơ đồ chức năng phân rã mức 1 nh sau:
Phân rã chức năng cập nhật dữ liệu cho các tệp Danh Mục (danh mục xã, danh mục tài khoản, danh mục số d đầu kỳ, danh mục chỉ tiêu thu, chi ngân sách xã, danh mục chơng loại, danh mục khoản, )
Phân rã chức năng cập nhật danh mục thành các chức năng chi tiết hơn:
- Chức năng cập nhật dữ liệu mới cho các tệp danh mục.
- Chức năng sửa xoá dữ liệu đã có trong tệp danh mục.
- Chức năng kết chuyển tự động số d sang tháng sau.
Cập nhật thu chi ngân sách của các Xã
Quản lý tình hình thu chi ngân sách theo mục lục tài khoản
Nhận các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã
Tính số luỹ kế từ đầu năm của từng tài khoản
So sánh d đầu kỳ và d cuối kỳ Quản lý tình hình cân đối thu chi ngân sách trong năm ngân sách đối chiếu với năm dự toán
TÝnh luü kÕ tõ ®Çu n¨m
So sánh thực hiện từ đầu năm với dự toán năm Quản lý tình hình thu chi ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mục lục ngân sách
Nhận các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, ph ờng
Phân rã chức năng quản lý tình hình thu chi ngân sách xã
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách theo mục lục tài khoản.
- Quản lý tình hình cân đối thu chi ngân sách trong năm ngân sách đối chiếu với năm dự toán.
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mục lục ngân sách.
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách cho xây dựng cơ bản.
Quản lý tình hình thu chi ngân sách cho xây dựng cơ bản
Nhận các báo cáo tình hình xây dựng cơ bản của các xã Tính xem ngân sách đã chi ra bao nhiêu cho xây dựng cơ bản
Tổng hợp các báo cáo
Tổng hợp báo cáo Tài chínhTổng hợp báo cáo quyết toán
Các dữ liệu về số d tài khoản, dự toán thu chi ngân sách từng tháng, Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách XãBáo cáo tổng hợp thu chi, cân đối thu chi, quyết toán,
Phân rã chức năng lập và tổng hợp các báo cáo
- Chức năng lập báo cáo Tài chính của các xã.
- Chức năng lập báo cáo quyết toán của các xã.
2 Phân tích luồng thông tin
Luồng thông tin trong hệ thống thông tin đợc chia thành 3 giai đoạn:
- Quá trình cập nhật dữ liệu.
- Quá trình xử lý dữ liệu.
- Quá trình tổ chức thông tin báo cáo.
Mô hình luồng thông tin trong hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách xã, phuờng:
Bộ tàI chính Thời điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện) Đầu tháng sau
In bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối tài khoản của xã
Nhập số d đầu kỳ, nhập số phát sinh trong kỳ
TÝnh sè d cuèi kú Đối chiếu với bảng cân đối TK
Lập bảng cân đối tài khoản ngansachxa
Bảng cân đối tài khoản đã đ ợc tổng hợp Phòng tàI chính Xã
2.1 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối tài khoản
Bộ Tài chính Thời điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện)
Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã, ph ờng
Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp
Nhập dự toán năm, quyết toán năm của từng chỉ tiêu, và số thực hiện trong tháng của từng xã
So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu ngansachxa
Lập bảng tổng hợp thu ngân sách xã
In báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã
Cuối tháng Đầu tháng sau
2.2 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã
Bộ Tài chính Thời điểm Kế toán (Phòng tài chính huyện)
Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã, ph ờng
Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp
Nhập dự toán năm, quyết toán năm của từng chỉ tiêu, và số thực hiện trong tháng của từng xã
So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu ngansachxa
Lập bảng tổng hợp chi ngân sách xã
In báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã
Cuối tháng Đầu tháng sau
2.3 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã
Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã
Tính tổng số dự toán và thực hiện trong năm, so sánh thực hiện với dự toán của từng xã
Lập bảng cân đối quyết toán ngân sách xã
In bảng cân đối quyết toán ngân sách xã
Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp
2.4 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối quyết toán ngân sách xã
Kế toán (Phòng tàI chính huyện)
Sở tàI chính, bộ tàI chính
Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã Nhập số thực hiện trong năm theo từng loại khoản mục của từng xã
Tổng hợp báo cáo quyết toán thu ngân sách các xã
In báo cáo quyết toán thu ngân sách xã
Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp ngansachxa
2.5 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán thu ngân sách xã
Kế toán (Phòng tàI chính huyện)
Sở tàI chính, bộ tàI chính
Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã Nhập số thực hiện trong năm theo từng loại khoản mục của từng xã
Lập báo cáo quyết toán chi ngân sách xã
In báo cáo quyết toán chi ngân sách xã
Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp ngansachxa
2.6 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán chi ngân sách xã
Kế toán (phòng tàI chính huyện)
Sở tàI chính, bộ tàI chính
Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã Nhập dữ liệu của dự toán và quyết toán thu NSNN và NSX của từng xã ngansachxa
Lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã
In báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp
2.7 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã
Kế toán (phòng tàI chính huyện)
Sở tàI chính, bộ tàI chính
Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã Nhập dữ liệu của dự toán và quyết toán chi NSNN và NSX của từng xã ngansachxa
Lập báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã
In báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã đã đ ợc tổng hợp
2.8 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã
Kế toán (phòng tàI chính huyện)
Sở tàI chính, bô tàI chính
Báo cáo tình hình đầu t XDCB Nhập tổng dự toán đ ợc duyệt, giá trị đóng góp của dân, ngansachxa
Lập báo cáo tình hình xây dựng cơ bản
In báo cáo tình hình xây dựng cơ bản
Báo cáo tình hình xây dựng cơ bản đã đ ợc tổng hợp
2.9 Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tình hình xây dựng cơ bản
Kế toán (phòng tàI chính huyện)
Sở tàI chính, bộ tàI chính
Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Ph ờng
KÕ toán Phòng Tài chính huyện
3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin
Phân rã sơ đồ ngữ cảnh ta đợc sơ đồ dữ liệu mức 0 của hệ thống thông tin
3.1 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình cập nhật dữ liệu của hệ thống thông tin
Báo cáo tình hình đầu t XDCB
Báo cáo tổng hợp chi ngân sách của các xã
Báo cáo tổng hợp thu ngân sách của các xã
Bảng cân đối tài khoản của các xã
1.1 Nhập số d đầu kỳ, nhập số phát sinh trong kỳ
1.2 Nhập dự toán thu năm-quyết toán thu năm (NSX và NSNN) theo từng chỉ tiêu
1.3 Nhập dự toán chi năm-quyết toán chi năm (NSX và NSNN) theo từng chỉ tiêu
1.4 Nhập tổng dự toán đ ợc duyệt, số đóng góp của dân
2.1 Tính số luỹ kế đầu năm, so sánh các chỉ tiêu của từng tài khoản 2.2 Đối chiếu với các sổ kế toán khác
So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu thu NSNN, NSX
So sánh QT/DT của từng chỉ tiêu chi NSNN, NSX
3.2 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình thu chi ngân sách xã của hệ thống thông tin
3.3 Sơ đồ DFD phân rã tiến trình tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách xã của hệ thống thông tin
Báo cáo tình hình XDCB
Báo cáo QT đã tổng hợp
Báo cáo TC đã tổng hợp
3.1 Tổng hợp báo cáo tài chính
3.2 Tổng hợp báo cáo quyết toán
3.3 Tổng hợp báo cáo XDCB
Báo cáo XDCB đã tổng hợp
Thiết kế cơ sở dữ liệu
1 Phơng pháp thu thập thông tin
Trong bốn phơng pháp thu thập thông tin thì có 2 phơng pháp đợc dùng chủ yếu để thu thập thông tin đó là: nghiên cứu tài liệu và quan sát Sau đây là một số mẫu tài liệu ta thu thập đợc trong giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
Bảng cân đối tàI khoản
Tháng Năm Đơn vị tính: đồng
Số d đầu kỳ Số phát sinh Số d cuối kú
Luü kÕ tõ đầu năm Nợ Có
Kế toán trởng Trởng ban Tài chính Chủ tịch UBND xã
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã
Tháng năm Đơn vị tính: đồng
STT Nội dung Mã sè
Thực hiện So sánh thực hiện tõ ®Çu n¨m víi dự toán n¨m
Thu NS đã qua KB
Thu môn bài hộ nhỏ
Kế toán trởng Trởng ban Tài chính Chủ tịch UBND xã
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Xác nhận của Kho Bạc: Giám đốc
Kế toán (Ký, họ tên, đóng dÊu)
Các báo cáo đã tổng hợp
Nhận NCác báo cáo TC - QT của các xã
2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
2.1 Phơng pháp mô hình hoá
2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra
Từ Bảng cân đối tài khoản ta lập đợc sơ đồ sau:
Thông tin 1.NF 2.NF 3.nf
- Phát sinh nợ trong kú (R)
- Phát sinh có trong kú (R)
- Lũy kế nợ từ đầu n¨m (S)
- Lòy kÕ cã tõ ®Çu n¨m (S)
- Phát sinh nợ trong kú
- Phát sinh có trong kú
Danh mục địa bàn huyện
- Phát sinh nợ trong kú
- Phát sinh nợ trong kú
- Phát sinh có trong kú trong kú
Từ Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã ta lập đợc sơ đồ sau:
Thông tin 1.NF 2.NF 3.nf
- Mã số loại khoản thu (R)
- Dự toán thu ngân sách Nhà níc (R)
- Dự toán thu ngân sách xã (R)
- Số thực hiện trong tháng (R)
- Mã số loại khoản thu
- Dự toán thu ngân sách Nhà níc
- Dự toán thu ngân sách xã
- Thu ngân sách Nhà nớc
Danh mục địa bàn huyện
- Mã số loại khoản thu
- Dự toán thu ngân sách Nhà níc
- Dự toán thu ngân sách xã
- Mã số loại khoản thu
- Dự toán thu ngân sách Nhà níc
- Dự toán thu ngân sách xã
- So sánh đầu năm/ dự toán (S)
Từ Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã ta lập đợc sơ đồ sau:
Thông tin 1.NF 2.NF 3.nf
- Mã số loại khoản chi (R)
- Dự toán chi ngân sách (R)
- So sánh đầu năm/ dự toán n¨m (S)
- Mã số loại khoản chi
- Dự toán chi ngân sách
Danh mục địa bàn huyện
- Mã số loại khoản chi
- Dự toán chi ngân sách
- Chi ngân sách Nhà nớc
- Mã số loại khoản chi
- Dự toán chi ngân sách
- Chi ngân sách Nhà nớc
Từ Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã và Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã ta lập đợc sơ đồ sau:
Thông tin 1.NF 2.NF 3.nf
Danh mục địa bàn huyện
Danh môc Ch- ơng-Loại
Theo lý thuyết đã nói ở chơng 1, chuẩn hoá đến bớc 3 (3.NF) thì các tệp không còn quan hệ có tính bắc cầu nữa.
Từ các bớc chuẩn hoá ta có các tệp trong cơ sở dữ liệu ngansachxa.dbc nh sau:
Tệp danh mục tỉnh: DMTINH.DBF
T Tên trờng Kiểu trờng Kích cỡ Mô tả
1 So_hieu_tinh Character 10 Số hiệu tỉnh
2 Ten_tinh Character 30 Tên tỉnh
Tệp danh mục Huyện: DMHUYEN.DBF
Tệp này dùng để lu trữ thông tin về các huyện trong một tỉnh.
T Tên trờng Kiểu trờng Kích cỡ Mô tả
1 So_hieu_huyen Character 10 Số hiệu huyện
2 Ten_huyen Character 30 Tên huyện
3 So_hieu_tinh Character 10 Số hiệu tỉnh
Tệp Danh mục Xã: DMXA.DBF
Tệp này dùng để lu trữ thông tin về các xã trong một huyện.
T Tên trờng Kiểu tr- êng
1 So_hieu_xa Character 10 Số hiệu xã (PK)
2 So_hieu_huyen Character 10 Số hiệu huyện
3 Ten_xa Character 30 Tên xã
4 Dien_tich_xa Numeric 8 2 Diện tích xã
Tệp Danh mục Tài khoản: DMTAIKHOAN.DBF
Tệp này lu trữ dữ liệu về các danh mục tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán.
STT Tên trờng Kiểu tr- êng
1 So_hieu_tk Numeric 5 0 Số hiệu tài khoản
2 Ten_tk Character 60 Tên tài khoản
3 Cap_tk Integer 4 Cấp tài khoản
Tệp Tài khoản: TAIKHOAN.DBF
Tệp này dùng để lu trữ các dữ liệu về số d đầu kỳ, số phát sinh từng tháng của mỗi tài khoản.
STT Tên trờng Kiểu tr- êng
1 So_hieu_tk Numeric 5 0 Số hiệu tài khoản
2 So_hieu_xa Character 10 Số hiệu xã (RK)
5 Duno_dk Numeric 15 2 D nợ đầu kỳ
6 Duco_dk Numeric 15 2 D cã ®Çu kú
7 Ps_no Numeric 15 2 Phát sinh nợ
8 Ps_co Numeric 15 2 Phát sinh có
Tệp Khoản thu: KHOANTHU.DBF
Tệp này dùng để lu trữ danh mục các khoản thu.
STT Tên trờng Kiểu tr- êng
1 Ma_so_kt Numeric 3 0 Mã số khoản thu
2 Ma_so_loai_kt Numeric 3 0 Mã số loại khoản thu (RK)
3 Khoan_thu Character 150 Khoản thu
Tệp Các khoản thu: CACKHOANTHU.DBF
Tệp này dùng để lu trữ dữ liệu về dự toán thu ngân sách Nhà nớc, ngân sách xã của từng tháng theo các chỉ tiêu báo cáo.
STT Tên trờng Kiểu tr- êng KÝch cì ThËp phân Mô tả
1 Ma_so_kt Numeric 3 0 Mã số khoản thu
2 So_hieu_xa Character 10 Số hiệu xã (RK)
5 Du_toan_nsnn Numeric 15 2 Dự toán NSNN
6 Du_toan_nsx Numeric 15 2 Dự toán NSX
7 Thu_nsnn Numeric 15 2 Thu NSNN
8 Thu_nsx Numeric 15 2 Thu NSX
Tệp Khoản chi: KHOANCHI.DBF
Tệp này dùng để lu trữ danh mục các khoản chi.
STT Tên trờng Kiểu tr- êng KÝch cì ThËp phân Mô tả
1 Ma_so_kc Numeric 3 0 Mã số khoản chi
2 Ma_so_loai_kc Numeric 3 0 Mã số loại khoản chi (RK)
3 Khoan_chi Character 150 Khoản chi
Tệp Các khoản chi: CACKHOANCHI.DBF
Tệp này dùng để lu trữ dữ liệu về dự toán chi ngân sách Nhà nớc, ngân sách xã của từng tháng theo các chỉ tiêu báo cáo.
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích cỡ Thập phân Mô tả
1 Ma_so_kc Numeric 3 0 Mã số khoản chi
2 So_hieu_xa Character 10 Số hiệu xã (RK)
5 Du_toan Numeric 15 2 Dự toán
6 Chi_nsnn Numeric 15 2 Chi NSNN
Tệp Danh mục Ch ơng: DMCHUONG.DBF
Tệp này lu trữ thông tin về các chơng trong hệ thống mục lục ngân sách xã.
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích cỡ Mô tả
1 Ma_chuong Character 4 Mã chơng (PK)
2 Ten_chuong Character 30 Tên chơng
3 Ghi_chu Character 254 Ghi chó
Tệp Danh mục Loại: DMLOAI.DBF
Tệp này lu trữ thông tin về các loại trong hệ thống mục lục ngân sách xã.
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích cỡ Mô tả
1 Ma_loai Character 2 Mã loại (PK)
2 Ma_chuong Character 4 Mã chơng (RK)
3 Ten_loai Character 30 Tên loại
Tệp Danh mục Mục: DMMUC.DBF
Tệp này lu trữ thông tin về các mục trong hệ thống mục lục ngân sách xã.
STT Tên trờng Kiểu trờng Kích cỡ Thập phân Mô tả
1 Ma_muc Character 3 Mã mục (PK)
2 Ten_muc Character 30 Tên mục
3 Ma_loai Character 2 Mã loại (RK)
4 So_hieu_xa Character 10 Số hiệu xã (RK)
7 Noi_dung Character 50 Néi dung
8 So_thuc_hien Numeric 15 2 Số thực hiện
3 Sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram)
D đầu kỳ tháng này = d đầu kỳ tháng tr ớc + phát sinh trong kỳ tháng tr ớc
Tháng kết chuyển và tháng đ ợc kết chuyển vào
Một số thuật toán của chơng trình
1 Thuật toán kết chuyển tự động số d cuối kỳ sang số d đầu kỳ sau §óng Sai
2 Thuật toán tính luỹ kế từ đầu kỳ
3 Thuật toán lập báo cáo
Chọn loại báo cáo cần kết xuất
Lựa chọn tên Xã, năm, tháng cần xem
Có xem báo cáo khác không? §óng
Menu Hệ thống bao gồm những mục:
- Sao l u (dùng để sao l u các báo cáo )
- Phục hồi dữ liệu (dùng để phục hồi dữ liệu đã xoá mất)
- Dọn dẹp dữ liệu (dùng để tạo các tệp chỉ mục sao cho ch ơng trình chay nhanh hơn và xoá những dữ liệu không dùng đến)
- Quản lý ng ời sử dụng (cho phép ng ời sử dụng có thể thay đổi mật khẩu của mình th ờng xuyên để bảo mật, tránh ng ời không có nhiệm vụ dùng đến)
Một số giao diện chính của chơng trình
Sau khi đăng ký tên và mật khẩu đúng thì ngời sử dụng có quyền sử dụng ch- ơng trình.
Sau đó là giao diện chính của chơng trình sau khi đánh mặt khẩu và tên đúng, nếu mật khẩu và tên sai chơng trình sẽ hiện thông báo yêu cầu ngời dùng nhập lại.
Ch ơng trình đ ợc thiết kế bao gồm những menu chính sau:
Menu Tổng hợp bao gồm các Danh
Mục của toàn bộ ch ơng trình, nó đ ợc sử dụng khi ng ời dùng cần để tra cứu, bao gồm:
- Danh mục xã (gồm toàn bộ các xã có trong một huyện: số hiệu xã, tên xã).
- Danh mục báo cáo (tên tất cả các báo cáo mà huyện phải làm để gửi cho các phòng ban).
- Danh mục tài khoản (số hiệu các tài khoản, tên các tài khoản đ ợc dùng trong khi hạch toán kế toán ngân sách xã ).
- Số d đầu kỳ (gồm các dữ liệu về số d của các tài khoản đầu kỳ).
- DM chỉ tiêu thu NSX/ DM chỉ tiêu chi NSX (nêu tên, mã số của các chỉ tiêu thu /chi ngân sách xã ).
- DM ch ơng / loại / khoản (nêu tên hệ thống mục lục ngân sách xã mà Nhà n ớc áp dụng cho ngân sách cấp xã).
Menu Cập nhật dữ liệu bao gồm:
- Cập nhật số d TK (dùng để cập nhật số d các tài khoản của từng xã và từng tháng)
- Cập nhật dự toán năm
- Số thu từng tháng/ Số chi từng tháng
- Kết chuyển số d (dùng để kết chuyển tự động số d cuối kỳ sang đầu kỳ sau)
Menu Báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo sau:
- Bảng cân đối tài khoản (bảng cân đối tài khoản của từng tháng của từng xã, dùng để xem số d nợ và số d có cân đối nhau không)
- Báo cáo TH thu /chi NSX (sau khi xem xong ta có thể in báo cáo)
- Thuyết minh báo cáo tài chính
(của từng xã dùng để đọc vào cuối năm tổng hợp tình hình thu chi NSX)
- Báo cáo XDCB (báo cáo tổng hợp về tình hình XDCB trong một xã, số dân đóng góp và số công trình đã hoàn thành hay đang còn dở dang)
Menu Báo cáo quyết toán bao gồm các báo cáo sau:
- Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã
- Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã
- Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã
- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã
- Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã
Menu Trợ giúp bao gồm:
- Bản quyền của ch ơng trình
- Hỏi đáp (trợ giúp sử dụng các Form, cách đ a ra các báo cáo và ch ơng trình) tr×nh)
Sau đây là một số Form của chơng trình:
Với một số chức năng: Thêm, Xoá, Sửa, dữ liệu và Lu dữ liệu sau khi đã cập nhật hay sửa.
Cập nhật số d tài khoản
Cập nhật số thu hàng tháng
Cập nhật số thu hàng tháng
KÕt chuyÓn sè d Để ngời sử dụng có thể không cần nhập số d đầu kỳ của tháng sau khi biết số d đầu kỳ của tháng trớc và số d cuối kỳ của tháng trớc Sau khi chọn tháng và ấn nút kết chuyển số d sẽ đợc tự động kết chuyển sang năm sau.
Lựa chọn loại báo cáo
Form này có chức năng lựa chọn loại báo cáo, tên xã, tháng, năm báo cáo. Sau khi ngời sử dụng lựa chọn tên loại báo cáo: Báo cáo tài chính hay Báo cáo quyết toán sau đó ở trang lựa chọn xã sẽ hiện lên kiểu để lựa chọn: nếu là loại báo cáo tài chính thì báo cáo theo tháng, còn loại báo cáo quyết toán thì báo cáo theo năm Ngời sử dụng sau khi đã lựa chon xong thì kích vào nút Lựa chọn, còn nếu không muốn xem thì có thể thoát ra khỏi Form báo cáo bằng cách kích hoạt vào nút Thoát.
Ngời sử dụng trớc khi thoát ra khỏi chơng trình thì có thể thay đổi mật khẩu của mình nếu muốn để bảo mật dữ liệu.
Đánh giá và cài đặt chơng trình
Cài đặt chơng trình
Chơng trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - kế toán ngân sách Xã, Phờng đợc cài đặt và sử dụng trong các huyện để tổng hợp các báo cáo tài chính ngân sách của các xã
Vì sau khi tổng hợp các báo cáo thì gửi lên các phòng Tài chính của quận, huyện và gửi bằng tệp dữ liệu để phòng kế toán ở cấp trên lu trữ và sử dụng ở trên máy luôn Nh vậy đòi hỏi các phòng ban có liên quan đến việc nhận các tệp này phải có máy vi tính hoặc có thể đợc nối mạng Internet
Yêu cầu về phần cứng:
- Có ít nhất một máy vi tính.
- Cấu hình: - Mainboard, Chip tốc độ xử lý tối thiểu 366 MHz.
- ổ cứng dung lợng tối thiểu 1 Gigabytes.
Yêu cầu về phần mềm:
- Phần mềm hệ thống: - Hệ điều hành Win9X trở lên
- Phần mềm ứng dụng: - Phần mềm tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng
- Phần mềm Winsock hỗ trợ chuyển File trên mạng.
- Copy file font Vserie.fnt trong th mục Font vào th mục Font của hệ thống máy tính.
- Tiến hành cài đặt chơng trình:
- Trên màn hình Desktop kích chuột phải
- Tạo Shortcut, dùng Browse để chỉ đờng dẫn đến file vfp7.exe và thêm “-t main_nsx“ nh chỉ dẫn dới đây.