GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG
Quỹ tín dụng Trung ương là tổ chức tín dụng hợp tác được thành lập theo văn bản số 6901/KTTH ngày 09 tháng 12 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 162/QĐ - NH5 ngày 08/6/1995 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; Hội sở chính đặt tại Hà nội.
Vốn điều lệ ban đầu của Quỹ tín dụng Trung ương là hơn 110 tỷ đồng, dự kiến đến 2010 sẽ tăng vốn điều lệ lên 2.000 tỷ đồng.
Thời gian hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương là 99 năm.
Mạng lưới hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương trải rộng 53 tỉnh, thành phố với 24 Chi nhánh trực tiếp chăm sóc, điều hoà vốn hỗ trợ gần 1.000 Quỹ tín dụng nhân dân (QTDND) cơ sở thành viên trong cả nước, tăng cường mối liên kết trong hệ thống.
Mục tiêu chính là tương trợ hệ thống, giúp các QTDND cơ sở ở xã, phường phát triển ổn định;
1.Chức năng nhiệm vụ của Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương (QTDTW).
Chức năng chính của Quỹ tín dụng TW là điều hoà vốn trong hệ thống;cung ứng dịch vụ, chăm sóc, tư vấn cho Quỹ tín dụng thành viên; Kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng; thực hiện một số nhiệm vụ của tổ chức liên kết hệ thống QTDND do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.
1- Huy động vốn, cho vay vốn, thực hiện các dịch vụ ngân hàng theo giấy phép hoạt động; tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình.
2- Điều hoà vốn cho hệ thống QTDND, cho vay hỗ trợ khả năng thanh toán, khả năng chi trả và mở rộng tín dụng cho các QTDND thành viên.
3- Nhận vốn tài trợ của Nhà nước, của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước
4- Bảo toàn và phát triển vốn hoạt động của Quỹ tín dụng Trung ương; quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao.
5-Chịu trách nhiệm hoàn trả tiền gửi, tiền vay, các khoản nợ khác đúng kỳ hạn; chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác bằng toàn bộ số vốn, tài sản thuộc sở hữu của Quỹ tín dụng Trung ương.
6- Kết nạp thành viên mới, giải quyết việc thành viên ra khỏi Quỹ tín dụng Trung ương; khai trừ thành viên theo quy định.
7- Tham gia tổ chức liên kết phát triển hệ thống nhằm mục tiêu xây dựng Quỹ tín dụng Trung ương và cả hệ thống Quỹ tín dụng nhân dân an toàn, hiệu quả, phát triển bền vững.
8- Tham gia công tác đào tạo; bồi dưỡng nâng cao trình độ; cung cấp thông tin, chăm sóc, tư vấn cho Quỹ tín dụng thành viên.
9- Bảo đảm các quyền lợi của thành viên và thực hiện các cam kết kinh tế đối với thành viên.
10- Quyết định khen thưởng và xử phạt đối với thành viên.
11- Thực hiện Pháp lệnh Kế toán- thống kê và chấp hành chế độ thanh tra, chế độ kiểm toán theo quy định của pháp luật
12- Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế để phân phối thu nhập, xử lý các khoản lỗ theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Quỹ tín dụng Trung ương.
13- Nộp thuế theo Luật định
14-Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
2.Nguyên tắc tổ chức hoạt động của Quỹ tín dụng nhân dân Trung Ương.
2.1.Nguyên tắc tổ chức hoạt động
1- Tự nguyện gia nhập và ra Quỹ tín dụng Trung ương: Các đối tượng có đủ điều kiện theo quy định tại điều 21 của Nghị định số 48/2001/NĐ-CP ngày 13/8/2001 của Chính phủ đều có thể trở thành thành viên của Quỹ tín dụng Trung ương; thành viên có quyền ra Quỹ tín dụng Trung ương theo quy định tại điều 11 Điều lệ này.
2- Quản lý dân chủ và bình đẳng: thành viên Quỹ tín dụng Trung ương có quyền tham gia quản lý, kiểm tra, giám sát Quỹ tín dụng Trung ương và có quyền ngang nhau trong biểu quyết.
3- Tự chịu trách nhiệm và cùng có lợi: Quỹ tín dụng Trung ương tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình; tự quyết định về phân phối thu nhập, bảo đảm Quỹ tín dụng Trung ương và thành viên cùng có lợi.
4- Bảo đảm kết hợp lợi ích của thành viên và sự phát triển của Quỹ tín dụng Trung ương: sau khi làm nghĩa vụ nộp thuế; lãi còn lại được trích lập các quỹ theo quy định; chia lợi tức theo vốn góp của thành viên.
5- Hợp tác và phát triển cộng đồng: thành viên phải phát huy tinh thần tương trợ, nâng cao ý thức hợp tác trong hệ thống Quỹ tín dụng nhân dân và trong cộng đồng xã hội; hợp tác giữa các Quỹ tín dụng nhân dân (QTDND) với nhau ở trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
Hội sở QTDND TW có 150 cán bộ làm việc ở các phòng, ban chuyên môn, phòng giao dịch vừa triển khai nhiệm vụ chuyên môn vừa thực hiện chức năng quản lý, điều hành hoạt động 24 Chi nhánh với 10 Phòng Giao dịch, 7 Quỹ tiết kiệm trực thuộc và gần 500 cán bộ trong cả nước Đội ngũ cán bộ luôn được bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, thế mạnh của từng người và luôn được khuyến khích nâng cao trình độ nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả công việc.
Cơ cấu tổ chức của Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương được biểu diễn trong hình vẽ sau:
Các phòng chức năng Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh
Các bàn huy động vốn
Quản lý TS Thanh toán
Phòng Giao dịch Hành chính ĐẠI HỘI THÀNH VIÊN
3.Chức năng của các phòng ban
3.1.Phòng kế hoạch-nguồn vốn
Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hướng kinh doanh của QTDTW Xây dựng kế hoạch tiếp thị, các chương trình phối hợp với cơ quan báo chí truyền thống…
Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán với các chi nhánh trên địa bàn.
Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các chi nhánh trên địa bàn.
Tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết. Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro và xử lý RRTD. Đầu mối trình Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin và trực tiếp triển khai các phương án tiếp thị, thông tin, tuyên truyền Làm đầu mối tiếp cận với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG
1.Chiến lược phát triển công nghệ thông tin tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương.
Nâng cao năng lực công nghệ, từng bước cải thiện hệ thống công nghệ thông tin để phục vụ tốt hơn cho hoạt động, tăng cường khả năng giám sát từ xa, cải tiến và nâng cao năng lực quản trị điều hành; tiến tới hỗ trợ cho các QTDND cơ sở những sản phẩm, dịch vụ tiện ích, phù hợp đáp ứng yêu cầu hội nhập và hiện đại hoá Ngân hàng.
2.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương.
Tháng 9 năm 2003 Đề án tin học hoá toàn QTDTW được chính thức triển khai tại Hội sở và 24 chi nhánh; Chương trình phần mềm Hệ thống ngân hàng bán lẻ (BMS) được thiết kế phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của QTDTW được đặt hàng thiết kế và triển khai cài đặt, hướng dẫn đào tạo trong toàn hệ thống Cuối 2004 mọi công việc đã hoàn tất chính thức đưa vào hoạt động, hỗ trợ tích cực cho điều hành tác nghiệp của QTDTW. Để từng bước hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng đồng thời đáp ứng yêu cầu thông tin báo cáo theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và yêu cầu quản lý điều hành vốn, trong năm
2005, QTDTW đã tiến hành việc chuyển đổi thành công hệ thống phần mềm cũ sang hệ thống BSM – Banking Management System an toàn tuyệt đối tại tất cả các đơn vị, đảm bảo không ảnh hưởng tới việc giao dịch Lần đầu tiênQTDTW đã triển khai thống nhất về hệ thống phần mềm và cấu trúc cơ sở dữ liệu, quy trình xử lý giao dịch, xử lý hệ thống trên nền công nghệ tin học tương đối hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành tác nghiệp toànQTDTW Đồng thời, cũng tiến hành chỉnh sửa các hệ thống phần mềm quan trọng của QTDTW bao gồm hệ thống Ngân hàng bán lẻ BMS, hệ thống báo cáo thống kê, theo quyết địng 477 của Ngân hàng Nhà nước, hệ thống điểu chuyển vốn…gắn liền với các quy trình triển khai, cập nhật nâng cấp cho các chi nhánh và các đơn vị của QTDTW.
Trên cơ sở Hệ thống phần mềm Ngân hàng bán lẻ thống nhất cho QTDTW gọi tắt là BMS, được sự giúp đỡ của cơ quan Phát triển quốc tế Canada – DID, QTDTW đã triển khai xây dựng đề án “ Hệ thống phần mềm Ngân hàng bán lẻ thống nhất toàn hệ thống QTDND gọi tắt là PCFs-BMS viết tắt của PCFs Banking Management System” Hiện nay, QTDTW đã tiến hành triển khai nhân rộng cho tất cả Hệ thống QTDND Sự thành công của Đề án này góp phần tạo sự liên kết vững chắc cho Hệ thống QTDND.
Tiếp tục quá trình Hiện đại hoá Ngân hàng, QTDTW cũng bước đầu tiến hành nghiên cứu 2 công nghệ quan trọng có tính chất nền tảng đối với hệ thống thanh toán điện tử không dùng tiền mặt và các nghiệp vụ ngân hàng hiện đại trong tương lai đó là hệ điều hành LINUX và cơ sở dữ liệuOARCCLE.
KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập tại Quỹ tín dụng em đã được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của quỹ và đặc biệt là thực trạng ứng dụng tin học tại đây Và cụ thể là tại phòng tin học em đã được tiếp cận và nghiên cứu về các phần mềm và hệ thống thông tin đã và đang được vận hành tại Quỹ cũng như các chi nhánh Đó là hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống thông tin tín dụng, hệ thống ngân hàng bán lẻ, hệ thống tiết kiệm Những hệ thống này đang phục vụ trực tiếp và rất hữu hiệu cho hoạt động nghiệp vụ tại quỹ Nhờ sự hỗ trợ đắc lực của những hệ thống này mà việc giao dịch với khách hàng được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, việc quản lý hoạt động tín dụng nguồn vốn của Quỹ hiệu quả hơn Có thể nói việc ứng dụng rất sớm tin học tại quỹ là một hướng đi đúng đắn và là một động lực không nhỏ giúp quỹ phát triển lớn mạnh như hiện tại.
Nhưng qua tìm hiểu thực trạng ứng dụng tin học tại đây em cũng thấy rằng tin học mới được chú trọng ứng dụng trong các hoạt động nghiệp vụ của quỹ mà chưa có trong việc quản lý cơ cấu hoạt động của quỹ, chẳng hạn như các hệ thống quản lý về nhân sự, tiền lương, lịch công tác Mà đây là những mảng rất quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hoạt động nghiệp vụ, nếu được quan tâm chú ý đầu tư thích đáng thì sẽ giúp ích rất nhiều cho việc quản lý cơ cấu hoạt động của quỹ
Chính từ những lý do trên mà em đã chọn đề tài xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác.
2.Hiệu quả mà đề tài có thể mang lại
Việc quản lý nguồn nhân lực khoa học và hiệu quả đang là vấn đề đặt ra tại Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương hiện nay, đặc biệt là sắp tới Quỹ sẽ chuyển thành mô hình ngân hàng hợp tác Vì thế mà quy mô cũng như cơ cấu của Quỹ sẽ lớn mạnh hơn nhiều so với hiện tại Việc tăng số lượng cán bộ sẽ là một điều tất yếu Việc quản lý hồ sơ khoa học và hiệu quả lại càng trở thành một đòi hỏi cấp thiết.
Thêm vào đó một vấn đề có liên quan mật thiết với việc quản lý nhân sự là quản lý lịch công tác của nhân viên Hầu như cán bộ nhân viên của quỹ đều phải đi công tác nhiều lần trong một năm và những chi phí cũng như thời gian của những chuyến công tác thì chưa được quản lý thích đáng Chủ yếu chúng đang được lưu trữ trong những tập giấy tờ cồng kềnh rất khó để quản lý.Chính vì thế mà việc đi công tác của nhân viên không được thường xuyên thống kê, báo cáo.
Cũng với tình trạng như trên thì hiện tại, việc quản lý nhân sự tại Quỹ đang rất phức tạp và bộc lộ nhiều hạn chế Thông tin về nhân viên chỉ được lưu trữ đơn thuần khó có thể tổng hợp và phân tích, để lên báo cáo thống kê hoặc tìm kiếm thì rất phức tạp phải thực hiện rất thủ công Chính vì thế mà nó chưa trợ giúp được nhiều cho việc ra quyết định của lãnh đạo Việc lưu trữ tốn rất nhiều không gian và chi phí.
Hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác sẽ giúp giải quyết những bất cập trên trong việc quản lý hồ sơ và việc đi công tác của nhân viên Hệ thống này sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng hơn trong công việc của mình mà lại tốn ít thời gian và công sức Và đặc biệt là việc quản lý sẽ đạt hiệu quả cao hơn vì thông tin sẽ thường xuyên được cập nhật, việc lên báo cáo dễ dàng, thông tin quản lý đến với các nhà lãnh đạo nhanh chóng Với những thông tin chính xác và đầy đủ mà hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác cung cấp thì ban lãnh đạo sẽ có thể đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn và kịp thời Nhờ đó có thể nâng cao hiệu quả của việc quản lý nhân sự và của việc đi công tác.
NHỮNG VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
TỔ CHỨC VÀ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực.
Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận tin đối với đối tượng phản ánh.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N.Anthony đưa ra.Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp.
Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu
Cấp tác nghiệp Cấp chiến lược
Cấp quản lý khác nhau cần thông tin khác nhau, người quản lý khác nhau cần thông tin khác nhau Người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.
Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.
Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
Xử lý và lưu giữ
Hình 2.2: Mô hình hệ thống thông tin
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu, và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
2.Phân loại hệ thống thông tin
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng
Kinh doanh và sản xuất chiến thuật
Tài chính chiến tác nghiệp
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt.
Chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý của một tổ chức Do đó sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của hệ thống thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của hệ thống thông tin bao gồm: tin cậy, đầy đủ, thích hợp, dễ hiểu, được bảo vệ,đúng thời điểm.
PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin Những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin đó là:
Những vấn đề về quản lý.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
Sự thay đổi của công nghệ.
Thay đổi sách lược chính trị.
Những vấn đề về quản lý là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Vấn đề về quản lý có thể là hiệu quả về mặt kinh tế thấp, chi phí lớn, chất lượng, sức mạnh cạnh tranh yếu…Phát triển hệ thống thông tin sẽ giúp cho tổ chức có thể cải thiện tình hình Đó là nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí thủ tục, cung cấp thông tin tốt hơn cho khách hàng…Tóm lại, mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin mới ở đây là nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý, hiện đại hoá phương pháp và phương thức quản lý.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Chính phủ ban hành một điều luật mới, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng.
Sự xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Ví dụ như khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
Trong việc phát triển một hệ thống thông tin mới thì vai trò của các thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó.
2.Phương pháp phát triển hệ thống thông tin. Để phát triển một hệ thống thông tin thì việc cần làm trước hết là đề ra một phương pháp đúng đắn Bởi một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Như vậy để làm chủ sự phức tạp đó ta cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.
Vậy phương pháp là gì? Phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin.
Ba nguyên tắc đó là:
Sử dụng các mô hình.
Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng ba mô hình của hệ thống thông tin (mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong) được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta.
Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Do vậy sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn Như vậy nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Việc phát triển hệ thống thông tin sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi thiết kế.
3 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:
Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Đánh giá khả thi năng lực.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
Nghiên cứu hệ thống thực tại.
Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
Đánh giá lại tính khả thi.
Thay đổi đề xuất của dự án.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung củaOutputs), nội dung của các cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp),các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc.
Hợp thức hoá mô hình lôgíc.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.
Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm các công đoạn sau:
Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
Xây dựng các phương án của giải pháp.
Đánh giá các phương án của giải pháp.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả theo các mô hình khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Khái niệm mô hình là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh Mô hình này trả lời câu hỏi: Cái gì và để làm gì Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
2.Mô hình vật lý ngoài.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũng chú ý đến mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Mô hình này trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào?
3.Mô hình vật lý trong.
Mô hình vật lý trong liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật.Chẳng hạn là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho chứa, cấu trúc chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này trả lời câu hỏi: Như thế nào?
CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.
Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn
Thủ công Tin học hoá
Dòng thông tin Điều khiển
1.Sơ đồ luồng thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
Kho lưu trữ dữ liệu:
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
Phích luồng thông tin có mẫu.
Phích kho chứa dữ liệu.
Tên IFD có liên quan:
Tên IFD có liên quan:
Chương trình hoặc người truy nhập:
Tên IFD có liên quan:
Phân ra thành các IFD con:
Cấu trúc của thực đơn:
2.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiêm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:
Tên người/ bộ phận Phát/ nhận tin
Tên tiến trình xử lý
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2…
Các phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích lôgíc.
Mẫu phích xử lý lôgíc
Mẫu phích luồng dữ liệu
Các luồng dữ liệu vào:
Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:
Mô tả lôgíc của xử lý:
Các phần tử thông tin:
Mẫu phích phần tử thông tin
Mẫu phích kho dữ liệu
Mẫu phích tệp dữ liệu
Một số quy ước liên quan tới DFD
Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
Xử lý luôn phải được đánh mã số
Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
Tên cho xử lý phải là một động từ.
Tên phần tử thông tin:
Tên DFD có liên quan:
Các giá trị cho phép:
Tên DFD có liên quan:
Các phần tử thông tin:
Khối lượng (Bản ghi, ký tự):
Tên DFD có liên quan:
Các phần tử thông tin:
Khối lượng (Bản tin, ký tự):
Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.
MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ PHẦN MỀM
Trong những năm gần đây khi việc ứng dụng tin học trong các lĩnh vực đã phát triển trên qui mô lớn thì xuất hiện một khái niệm gọi là công nghiệp phần mềm Ngày nay, trên thế giới công nghệ phần mềm đã thực sự trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn trong nền kinh tế quốc dân Tại Mỹ thì công nghiệp phần mềm đứng vị trí thứ 6 trong các ngành kinh tế Và sản phẩm của ngành công nghiệp đang lớn mạnh này là phần mềm Chúng ta sẽ tìm hiểu một số khái niệm cơ bản về phần mềm.
1.Khái niệm phần mềm Để tìm hiểu về phần mểm thì đầu tiên chúng ta phải xem xét là phần mềm là gì Nhà tin học Mỹ Roger Prossman đã đưa ra định nghĩa về phần mềm như sau:
Phần mềm là tổng thể gồm 3 yếu tố:
Công nghệ thốnghệ Phân tích Thiết kế Mã hoá Kiểm thử Bảo trì
Hình 2.4: Mô hình thác nước
2.Vòng đời phát triển của phần mềm
Một phần mềm từ khi được xây dựng và đưa vào ứng dụng trải qua một giai đoạn dài gọi là vòng đời của nó Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thác nước.
Mô hình trên biểu thị 6 quy trình trong vòng đời phát triển của phần mềm là các quy trình có mối liên quan mật thiết không thể tách rời Mỗi quy trình đều chịu sự tác động của những quy trình đứng ở phía trên (trừ quy trình thứ
1) Các quy trình càng ở phía dưới thì càng chịu nhiều tác động của các quy trình bên trên
Sản phẩm bản Xác định mẫu phần yêu mềm cầu Làm mị bản Thiết mẫu kế nhanh
Khách Phác hàng đánh giá thảo bản bản mẫu mẫu bắt đầu kết thúc
Trong quá trình thiết kế một phần mềm theo quy mô công nghiệp thì không thể thiếu quy trình làm bản mẫu phần mềm Chúng ta sẽ xem xét lý luận về làm bản mẫu phần mềm trong phần sau đây.
3.Làm bản mẫu phần mềm
Trong sản xuất phần mềm công nghiệp, làm bản mẫu là một quy trình đặc biệt, riêng có và là nét dặc trưng trong giai đoạn sản xuất phần mềm công nghiệp.
Bản mẫu phần mềm chưa phải là một sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh mang nét đặc trưng nhất của phần mềm tương lai Sở dĩ phải có quy trình làm bản mẫu phần mềm vì: Khi xây dựng phần mềm thì kỹ sư phần mềm chưa thể hình dung ra hết quy mô và những chức năng mà mình sẽ xây dựng Do đó một giải pháp cần thiết là phải xây dựng một bản mẫu để khách hàng xem xét và đánh giá.
Quy trình làm bản mẫu phần mềm trong sản xuất phẩn mềm công nghiệp được biểu diễn trong hình vẽ sau:
Dựa trên hình vẽ mô tả trên ta thấy quy trình làm bản mẫu phần mềm gồm các bước sau:
1 Xác định yêu cầu: trên cơ sở bày tỏ nguyện vọng của khách hàng người được phân công làm biểu mẫu cho công ty phần mềm chi tiết hoá cụ thể các yêu cầu của khách hàng dưới dạng đã được cấu trúc hoá.
2 Thiết kế nhanh: nội dung của quy trình thiết kế nhanh là kỹ sư phần mềm phải nhanh chóng đưa ra các ý tưởng có tính chất xương sống đặc trưng của bản mẫu.
3 Phác thảo bản mẫu: kỹ sư phần mềm đưa ra một vài phác thảo tổng quát bao gồm những nét đặc trưng nhất của phần mềm tương lai.
4 Khách hàng đánh giá bản mẫu: khách hàng sẽ đưa ra nhận xét yêu cầu nguyện vọng căn cứ vào những điều bổ xung này kỹ sư phần mềm sẽ điều chỉnh phần mềm cho phù hợp tiêu chuẩn quan trọng nhất là đáp ứng được càng nhiều càng tốt yêu cầu của khách hàng không phụ thuộc ý chí chủ quan của người làm bản mẫu.
5 Làm mị bản mẫu: sau khi có những đánh giá của khách hàng kỹ sư phần mềm làm mị bản mẫu được biểu diễn theo nghĩa chi tiết hoá các chức năng trong kiến trúc chưong trình.
6 Sản phẩm bản mẫu phần mềm: đây chưa phải là một phần mềm hoàn chỉnh mà mới chỉ là bản mẫu người ta có thể coi đó là phương án thứ nhất của sản phẩm phẩn mềm.
Một công đoạn đặc biệt quan trọng quyết định rất lớn đến chất lượng của phần mềm và chiếm một phần lớn chi phí và thời gian, đó là thiết kế Lý luận về thiết kế được trình bày sau đây.
Mô hình hành vi Mô hình thông tin
Cấu trúc dữ liệu kiến trúc phần mềm tổng quát phần mềm tích hợp
Hình 2.6: Quy trình thiết kế phần mềm
4.1.Vai trò của thiết kế trong công nghiệp phần mềm
Trong công nghiệp phần mềm người ta dùng chung từ thiết kế để chỉ 3 quy trình: thiết kế, lập trình và kiểm thử.
Quy trình thiết kế chiếm 75% tổng chi phí trong quy trình sản xuất một phần mềm, quy trình này được biểu diễn bằng sơ đồ tổng quát sau:
Vai trò của thiết kế trong công nghiệp phần mềm thể hiện ở những điều sau: Quy trình thiết kế đảm bảo sự bền vững của một phần mềm khi có những thay đổi về dữ liệu hoặc các biến cố của môi trường. Đảm bảo tính mở của phần mềm tức là cho phép phát triển thêm mà không phá vỡ tính cấu trúc của chúng. Đối với những phần mềm không được thiết kế một cách đầy đủ chỉ với một thay đổi nhỏ của dữ liệu và môi trường đã có thể dẫn đến những thay đổi lớn trong cấu trúc phần mềm thậm trí phần mềm còn mất khả năng hoạt động.
Có hai phương pháp thiết kế cơ bản đó là: thiết kế từ trên xuống( top down design), thiết kế từ dưới lên (bottom up design).
Thiết kế từ trên xuống (top down design): Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau: Trước hết người ta xác định vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bải toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là thiết kế “từ đỉnh xuống” (Top down design).
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ VÀ LỊCH CÔNG TÁC TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN
ÁC ĐỊNH YÊU CẦU
Hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác tại Quỹ tín dụng Trung ương vẫn được thực hiện thủ công bằng sổ sách giấy tờ Chính vì thế mà việc quản lý gặp rẩt nhiều khó khăn mà hiệu quả đạt được lại không cao. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng sổ sách giấy tờ sẽ gây ra sự phức tạp trước hết là đối với những người trực tiếp làm công việc tổ chức và quản lý nhân sự Sau nữa là ảnh hưởng tới việc quản lý nhân sự của cán bộ lãnh đạo Mà nhân sự lại là một yếu tố rất quan trọng trong việc ra quyết định của ban giám đốc Tương tự như vậy việc quản lý lịch công tác bằng giấy tờ một cách thủ công sẽ làm cho những nhà lãnh đạo gặp nhiều khó khăn trong việc ra quyết định và đánh giá hiệu quả của các quyết định quản lý Vì thế mà hiệu quả đạt được không cao Từ đó ta thấy rằng việc quản lý nhân sự và lịch công tác một cách khoa học và có kế hoạch là một yêu cầu tất yếu
Chính từ những lý do trên mà sự ra đời của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ và lịch công tác là cần thiết Hệ thống ra đời sẽ giúp cho việc quản lý trở nên nhanh chóng chính xác và giảm thiểu sai sót, việc lưu trữ được thuận tiện dễ dàng và gọn nhẹ Những người trực tiếp làm công việc quản lý sẽ được giảm thiểu một phần lớn công việc vì hệ thống quản lý hồ sơ và lịch công tác sẽ cho họ một công cụ để lưu trữ và tra cứu dễ dàng, các báo cáo được lên nhanh chóng và chính xác Từ đó mà việc phân tich tổng hợp để đưa ra các quyết định quản lý được thực hiện một cách kịp thời và đúng đắn Và một điểm thuận lợi mà hệ thống này mang lại đó là việc lên các báo cáo về lương, báo cáo tổng hợp về chi phí công tác để trợ giúp cho phòng kế toán trong việc tính toán và chi trả lương và các khoản phí cho các nhân viên một cách dễ dàng Các trưỏng phòng ban sẽ theo dõi tốt hơn các nhân viên nắm rõ trình độ khả năng kinh nghiệm của từng nhân viên từ đó sẽ quản lý họ tốt hơn Và hiệu quả của việc đi công tác của nhân viên sẽ được nâng cao.
2.Yêu cầu đối với hệ thống
Cung cấp khả năng cập nhập thông tin về nhân sự, lịch công tác một cách linh hoạt và chính xác.
Lưu trữ thông tin theo hệ thống và lôgic dễ hiểu.
Hệ thống thường xuyên đưa ra được những thông báo cần thiết trong quá trình làm việc để tránh những sai sót trong quá trình người dùng làm việc với hệ thống.
Cung cấp khả năng tra cứu linh hoạt và chính xác.
Lên được các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý.
Giao diện thân thiện với người dùng.
Chương trình phải dễ hiểu và dễ sử dụng.
3.Các chức năng hoạt động của hệ thống
Quản trị hệ thống, đăng nhập, thêm, xoá, thay đổi mật khẩu người dùng. Quản lý hồ sơ nhân viên và các danh mục khác: cập nhật hồ sơ, thêm, sửa, xoá hồ sơ khi có những thay đổi về nhân sự.
Tra cứu thông tin về hồ sơ nhân viên.
HỒ SƠ CÁN BỘ VÀ LỊCH CÔNG TÁC
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ
Phòng kế toán Báo cáo lương
Báo cáo chi phí công tác
TT nhân sự Thông báo lương
Thông báo công tác phí
MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG
HTTT QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ
TT về lịch công tác
Hình 3.2: Sơ đồ chức năng hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ
Báo cáo về nhân viên
Báo cáo theo loại lao động
Báo cáo theo phòng ban
2.Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
2.2.Mô tả chi tiết các chức năng
2.2.1.Hệ thống Đăng nhập: Khi khởi động chương trình, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập với tên và mật khẩu mà nhà quản trị hệ thống (admin) cung cấp để sử dụng các chức năng của hệ thống.
Thêm người dùng: hệ thống cho phép thêm tài khoản người dùng mới để cung cấp khả năng truy nhập chương trình. Đổi mật khẩu: Cung cấp khả năng thay đổi mật khẩu cho người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật.
Xoá người dùng: Cung cấp khả năng xoá tài khoản người dùng.
Khai báo lương: Cho phép người dùng khai báo mức lương cơ bản các khoản chi trả của cơ quan cho nhân viên như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Và những khoản khấu trừ tính vào lương nhân viên.
Khai báo bậc lương: Cho phép người dùng cập nhật bậc lương và hệ số lương tương ứng theo quy định.
Cập nhật hồ sơ nhân viên: chức năng này cho phép hệ thống có thể cập nhật hồ sơ nhân viên với các thông tin về lý lịch, quá trình công tác, quá trình học tập, khen thưởng, kỷ luật, quá trình lương.
Sửa, xoá hồ sơ: cung cấp chức năng sửa xoá đối với những bản ghi đã được lưu trong hồ sơ mỗi khi có những thay đổi quyết định về nhân sự.
Quản lý các danh mục: bao gồm các danh mục phòng ban, danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục chức vụ Cung cấp cho người dùng chức năng cập nhật, sửa, xoá những thông tin trong các danh mục.
Cập nhật thôi việc: cung cấp cho người dùng chức năng cập nhật những nhân viên thôi việc Và hồ sơ của nhân viên này sẽ được chuyển vào hồ sơ lưu Nếu người này làm việc trở lại thì hồ sơ về người đó sẽ chuyển trở lại hồ sơ lưu trữ.
2.2.3.Quản lý lịch công tác
Cập nhập chi tiết công văn: Chức năng này cho phép người dùng cập nhật chi tiết một công văn bao gồm nhân viên được cử đi công tác, chi nhánh (Địa điểm công tác), công việc cụ thể trong công văn.
Quản lý các danh mục: Cho phép người dùng cập nhật các danh mục: Danh mục công văn, danh mục công việc, danh mục chi nhánh.
Quản lý giấy đi đường: Cho phép người dùng cập nhật giấy đi đường của nhân viên.
Cho phép người dùng tìm kiếm một cách dễ dàng và nhanh chóng. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thống tin về một nhân viên cụ thể từ những dữ liệu đã được lưư trữ Công cụ tìm kiếm gồm nhiều tiêu chí linh hoạt và được xây dựng kết hợp mềm dêo Người dùng có thể kết hợp nhiều thông tin để tìm kiếm nâng cao hoặc có thể sử dụng một tiêu chí tìm kiếm để tìm kiếm giản đơn, kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị ngay khi người dùng kết thúc việc lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm Sẽ có thông báo về kết quả tìm kiếm và những thông tin được tìm thấy sẽ được hiện cụ thể để đáp ứng yêu cầu của người dùng.
Gồm có tìm kiếm thông tin về nhân viên và về lịch công tác.
Người dùng có thể lựa chọn các báo cáo theo những thông tin cụ thể mà họ yêu cầu Dữ liệu sẽ được truy suất và tổng hợp để đưa ra các loại báo cáo chính sau:
Báo cáo phòng ban: cho phép đưa ra các thông tin về phòng ban và về nhân viên thuộc phòng ban đó, những thông tin cụ thể về mã nhân viên, họ tên, chức vụ loại lao động, mức lương
Báo cáo loại lao động: Cung cấp thông tin về nhân viên theo loại hình lao động Thông tin về nhân viên thuộc một loại lao động cụ thể sẽ được tổng hợp trong báo cáo.
Báo cáo danh sách lương: đây là một báo cáo rất quan trọng đặc biêt là với phòng kế toán Đây là công cụ trợ giúp cho phòng kế toán trong việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên cùng với các khoản bảo hiểm phải chi trả cho nhân viên khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Báo cáo về nhân viên: Cho phép người dùng có thể đưa ra các báo cáo cụ thể về một nhân viên: Báo cáo về lý lịch, quan hệ gia đình, quá trình học tập, quá trình công tác, quá trình lương, khen thưởng, kỷ luật.
Báo cáo thôi việc: chứa những thông tin về nhân viên đã thôi việc
Báo cáo công tác: đây là chức năng cho phép người dùng đưa ra các báo cáo tổng hợp về lịch công tác.
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ
Lãnh đạo Phòng kế toán
Thông báo lương, thưởng tổngB/c hợp
Hồ sơ cán bộ dữ liệu cán bộ
Báo cáo chi phí công tác
Thông báo phí công tác Nhân viên
3.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
3.1.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Thông tin cá nhân đã xácTT nhận
Lãnh đạo quyết đinh về nhân sự thay đổi nhân sự
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - Chức năng quản lý hồ sơ
3.2.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - Chức năng quản lý hồ sơ
Lãnh đạo quyết định Nhân viên công tác
Thông tin công tác dữ liệu công tác yêu cầu 2.2
Lưu trữ Báo cáo quyết định đã được xử lý
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - Chức năng quản lý lịch công tác
3.3.Sơ đồ dữ liệu mức 1 - Chức năng quản lý lịch công tác
3.4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1- Chức năng tìm kiếm
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - chức năng tìm kiếm
Xác định tiêu chí3.1 tìm kiếm
Xác nhận tiêu chí kết quả
Lên báo cáo4.3 dữ liệu công tác Yêu cầu
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 - Chức năng báo cáo
3.5.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 - chức năng báo cáo
Hiển thị Form đăng nhập Kiểm tra thông tin hợp lệHiện thị Form Main
Giao tác với hệ thống
Nhập tên người dùng và mật khẩu
4.Sơ đồ luồng thông tin IFD
4.1.Sơ đồ IFD đăng nhập hệ thống
Hình 3.8: Sơ đồ IFD đăng nhập hệ thống
Thời điểm Chương trình Người dùng
Người dùng khởi động chương trình
Sau khi tên và mật khẩu được nhập
Thông tin đăng nhập đúng
Hiển thị Form cập nhật
Hiển thị Form cập nhật tương ứ ng Cập nhật dữ liệu(thêm, sửa, xoá)
Kiểm tra dữ liệu hợp lệ
Hình 3.9: Sơ đồ IFD cập nhật dữ liệu hệ thống
4.2.Sơ đồ IFD cập nhật dữ liệu hệ thống
Thời điểm Chương trình Người dùng
Sau khi người dùng đăng nhập thành công
Người dùng chọn Form cập nhật cần thiết
Người dùng xác nhận cập nhật dữ liệu
Kho dữ liệu Chọn tiêu chí tìm kiếm
Chọn chức năng tìm kiếm
4.3.Sơ đồ IFD thực hiện tìm kiếm dữ liệu
Thời điểm Chương trình Người dùng
Khi có yêu cầu tìm kiếm
Người dùng xác nhận tiêu chí tìm kiếm
Quá trình tìm kiếm thành công
Hiển thị Form tìm kiếm
Tổng hợp thông tin tìm kiếm
Hiển thị thông tin tìm kiếm
Chọn chức năng báo cáo
Hiển thị Form báo cáo
Chọn tiêu chí báo cáo
Tổng hợp dữ liệuHiển thị báo cáo
Hình 3.11: Sơ đồ IFD làm báo cáo
4.4.Sơ đồ IFD lên báo cáo
Thời điểm Chương trình Người dùng
Khi có yêu cẩu lập báo cáo
Chọn chức năng báo cáo cần thiết
Người dùng chọn tiêu chí báo cáo
Thông tin nhân viên Cập nhật hồ sơ dữ liệuKho Điều chỉnh hồ sơ dữ liệuKho
Tổng hợp dữ liệu Báo cáo tổng hợp
4.5.Sơ đồ IFD quản lý hồ sơ
Hình 3.12: Sơ đồ IFD quản lý hồ sơ
Thời điểm Nhân viên Phòng nhân sự Lãnh đạo
Nhân viên mới vào làm việc
Quyết định về nhân sự
Kho dữ liệu Cập nhật dữ liệu
Kho dữ liệu Cập nhật dữ liệu
4.6.Sơ đồ IFD quản lý lịch công tác
Thời điểm Nhân viên Phòng nhân sự Lãnh đạo
Công văn phê duyệt cử nhân viên đi công tác
Nhân viên hoàn thành chuyến công tác
5.Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thông báo lịch công tác
Thông tin về chuyến công tác
Các loại báo cáoYêu cầu
5.1.Quá trình chuẩn hoá dữ liệu
Xác định các tệp cơ sở các thông tin ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản cảu việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Để thực hiện việc quản lý nhân sự ta dựa vào thông tin ra: hồ sơ nhân viên, công văn cử nhân viên đi công tác. Đầu ra hồ sơ nhân viên có các thuộc tính
Số chứng minh nhân dân
Nguyên quán Địa chỉ Điện thoại
Ngày bắt đầu công việc
Từ ngày (R) Đến ngày (R) Đơn vị công tác trước đây (R) Địa chỉ (R)
Lý do kỷ luật (R) Đầu ra là Công văn cử nhân viên đi công tác có các thuộc tính sau:
Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp (Repeatable)
Ký hiệu (S) là đánh dấu thuộc tính thứ sinh (Secondary)
Chuẩn hoá mức 1 (1NF): Chuẩn hoá mức 1 (1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
MỘT SỐ GIAO DIỆN CỦA CHƯONG TRÌNH
Khi người dùng khởi động chương trình, màn hình đăng nhập hiện ra để kiểm tra tài khoản người dùng.
Nếu tài khoản người dùng là đúng ( tên và mật khẩu) thì màn hình giao diện chính của chương trình sẽ hiện ra cho phép người dùng thực hiện các chức năng chính của chương trình.
Form chính của chương trình
Trên thanh tiêu đề của Form chính sẽ hiển thị các menu chính: Hệ thống, quản lý hồ sơ, quản lý lịch công tác, tìm kiếm, báo cáo.
Menu này gồm có các chức năng là: Đăng nhập, thoát khỏi chương trình, quản lý người dùng, khai báo lương, khai báo bậc lương
Gồm có ba chức năng nhỏ đó là: thêm người dùng, thay đổi mật khẩu và xoá người dùng.
Chức năng thêm người dùng có giao diện như sau:
Chương trình cho phép có thể khai báo thêm người dùng Để thêm một người dùng mới thì phải khai báo tên và mật khẩu với điều kiện là tên người dùng này phải chưa có trong danh sách.
Form này cho phép người dùng có thể cập nhật mức lương cơ bản và những khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà cơ quan chi trả theo quy định của Nhà nước Khi những quy định này thay đổi thì người dùng có thể dễ dàng cập nhật lại và lương chi trả sẽ được thay đổi theo.
Cho phép người dùng cập nhật bậc lương và hệ số theo quy định.
Form khai báo bậc lương
2.Menu Quản lý hồ sơ Đây là menu chính của hệ thống, có các chức năng quản lý hồ sơ nhân viên và các danh mục.
2.1.Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
Khi chọn chức năng này thì Form hồ sơ nhân viên sẽ hiện ra:
Form này cho phép người dùng cập nhật hồ sơ của nhân viên mới và sửa, xoá với những bản ghi đang tồn tại trong hồ sơ
Nút lệnh “Thông tin khác” sẽ cho phép quản lý các thông tin khác của nhân viên: quan hệ gia đình, quá trình học tập, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, quá trình lương Khi nút lệnh này được tác động thì sẽ cho phép người dùng lựa chọn các thông tin khác của nhân viên Đó là các Form:
Người dùng có thể cập nhật hay sửa, xoá những thông tin về học tập của nhân viên
Khi người dùng nhấp nút “Liệt kê” thì một Form liệt kê quá trình học tập sẽ hiện ra cho phép người dùng xem quá trình học tập của nhân viên
Cũng giống như Form Học tập thì Form Công tác cũng cho phép người dùng cập nhật, sửa, xoá thông tin về quá trình công tác của nhân viên Và khi người dùng nhấp nút “Liệt kê” thì Form liệt kê quá trình công tác sẽ hiện ra cho phép xem quá trình học tập của nhân viên.
Form Quan hệ gia đình
Form này cho phép cập nhật thông tin về quan hệ gia đình của nhân viên.
Form khen thưởng cho phép cập nhật thông tin về khen thưởng của nhân viên.
Form kỷ luật cho phép cập nhật thông tin về kỷ luật của nhân viên.
Form quản lý lương sẽ cho phép cập nhật những thông tin về tiền lương của nhân viên.
2.2.Chức năng quản lý danh mục
Chức năng này cho phép quản lý các danh mục phòng ban, danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục chức vụ.
Form Danh mục phòng ban
Form Danh mục tôn giáo
2.3.Chức năng cập nhật thôi việc
Cho phép người dùng cập nhật nhân viên thôi việc.
Form cập nhật thôi việc
3.Menu Quản lý lịch công tác
Bao gồm các chức năng: cập nhật chi tiết công văn, quản lý các danh mục chi nhánh, danh mục công văn, danh mục công việc, quản lý giấy đi đường.
3.1.Chức năng quản lý chi tiêt công văn
Cho phép người dùng cập nhật và hiệu chỉnh dữ liệu về chi tiết công văn bao gồm thông tin về nhân viên, chi nhánh và công việc trong công văn.
3.2.Chức năng quản lý các danh mục Đây là chức năng cho phép người dùng quản lý các danh mục: danh mục chi nhánh, danh mục công việc, danh mục công văn.
Form Danh mục chi nhánh
Form danh mục công việc
Form danh mục công văn
3.3.Chức năng quản lý giấy đi đường
Chức năng này cho phép người dùng quản lý giấy đi đường của từng nhân viên với những thông tin cụ thể về chuyến công tác bao gồm thêm, sửa, xoá dữ liệu.
Menu này cung cấp khả năng tìm kiếm với các tiêu chí rất linh hoạt kết hợp đầy đủ Bao gồm tìm kiếm thông tin về nhân viên và tìm kiếm thông tin về lịch công tác.
Form tìm kiếm thông tin về nhân viên
Form tìm kiếm thông tin về lịch công tác
Chức năng này gồm các báo cáo: Báo cáo phòng ban, báo cáo danh sách lương, báo cáo về nhân viên, báo cáo theo loại lao động, báo cáo thôi việc, báo cáo công tác.
Với báo cáo phòng ban thì khi bạn chọn chức năng này sẽ có một form báo cáo hiện ra cho phép bạn chọn cụ thể một phòng ban để ra báo cáo:
Sau khi người dùng lựa chọn đối tượng cụ thể để ra báo cáo thì báo cáo sẽ được hiện ra:
Báo cáo lương sẽ là báo cáo tổng hợp về lương của cán bộ nhân viên:
Báo cáo theo loại lao động cũng sẽ có một form báo cáo hiện ra để người dùng lựa chọn tiêu chí báo cáo:
Sau khi lựa chọn tiêu chí báo cáo thì báo cáo sẽ hiện ra Ví dụ ta chọn hợp đồng dài hạn thì sẽ hiện báo cáo:
Báo cáo về nhân viên sẽ cung cấp cho người dùng báo cáo về một nhân viên cụ thể: về lý lịch, quá trình công tác, quá trình học tập, khen thưởng, kỷ luật, khen thưởng, quan hệ gia đình, quá trình lương.
Người dùng có thể lựa chọn báo cáo về một nhân viên cụ thể và loại báo cáo mà mình mong muốn
Ví dụ như báo cáo về lý lịch của nhân viên với mã là KT-NV001 và tên là Nguyễn Thuận Anh.
Báo cáo thôi việc sẽ cung cấp thông tin tổng hợp về nhân viên thôi đã thôi việc.
Báo cáo công tác sẽ cung cấp thông tin tổng hợp về lịch công tác Khi bạn chọn chức năng này thì form báo cáo sẽ hiện ra cho phép người dùng chọn tiêu chí báo cáo.
Form báo cáo công tác
Nếu người dùng chọn báo cáo tổng hợp chi phí công tác thì báo cáo này sẽ hiện ra: