Hệ thống quản lý hồ sơ chấm công và lương công ty chế tác trang sức bình minh

BÁO CÁO MƠN HỌC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤM CÔNG VÀ LƯƠNG CƠNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH GVHD: PGS -TS NGUYỄN VIỆT HƯƠNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: Lương Minh Hải Trần Mạnh Hải Lê Ngọc Khánh Vũ Xuân Nhàn Tạ Trung Văn Hà nội - 2006 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNG CƠNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH Thông tin chung Pha 1: Nghiên cứu sơ Giới thiệu chung cơng ty Bình Minh .4 Các câu hỏi vấn trả lời Cấu trúc cơng ty Bình Minh .10 Sơ đồ tổ chức hệ thống 10 Chức phận 10 Một số mẫu biểu giải thích 12 Phân tích hệ thống hành .22 5.1 Hoạt động chung toàn hệ thống 22 5.2 Các cấu quản lý 22 5.3 Ưu điểm nhược điểm hệ thống hành 22 Yêu cầu hệ thống tương lai 23 6.1 Phòng nhân 23 6.2 Giám đốc 23 Nghiên cứu tính khả thi hệ thống 24 7.1 Khả thi mặt kỹ thuật .24 7.2 Khả thi mặt kinh tế .24 7.3 Khả thi mặt vận hành 25 7.4 Khả thi thời gian biểu 25 Pha 2: Phân tích hệ thống .26 Phân tích q trình xử lý phận nhân 26 1.1 Quản lý hồ sơ 26 1.2 Quản lý chấm công 26 1.3 Quản lý lương 27 1.4 Quản lý thưởng 29 1.5 Sơ đồ chức quản lý hồ sơ, chấm công tiền lương 30 Sơ đồ mức ngữ cảnh 32 Sơ đồ luồng liệu 33 3.1 DFD mức .34 3.2 DFD mức 1: Quản lý hồ sơ 35 3.3 DFD mức 1: Quản lý chấm công .36 3.4 DFD mức 1: Quản lý lương thưởng 37 Từ điển liệu 38 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY: Tên công ty: Công ty sản xuất chế tác trang sức Bình Minh Tên giám đốc: Nguyễn Xuân Thiêm Điện thoại: 0904.164.127 Địa chỉ: Số ngõ 38 Ngơ Sĩ Liên – Đống Đa – Hà Nội THƠNG TIN CHUNG VỀ VIỆC PHỎNG VẤN Ngày vấn: 13/9/2006 Địa điểm: Phịng khách cơng ty Người trả lời vấn: Giám đốc Nguyễn Xuân Thiêm Người tham gia vấn: Lương Minh Hải Trần Mạnh Hải Lê Ngọc Khánh Vũ Xuân Nhàn Tạ Trung Văn Căn vào việc vấn quan sát cơng ty sản xuất, nhóm có đánh giá sơ công ty sản xuất chế tác đồ kim hồn Bình Minh sau (trang bên) PHA – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ - GIỚI THIỆU CHUNG Công ty sản xuất chế tác đồ trang sức Bình Minh cơng ty chun sản xuất mặt hàng trang sức vàng, bạc, đá quý Hoạt động hàng ngày công ty ký kết hợp đồng chế tác cho công ty khác cá nhân, mua nguyên liệu phục vụ chế tác chế tác đồ trang sức theo hợp đồng ký Tất trình tổ chức quản lý công ty thực tay Trước phát triển ứng dụng tin học vào quản lý ngày nhanh, cơng ty Bình Minh có nhu cầu tin học hóa q trình điều hành quản lý số phận Sau cấu trúc hệ thống cơng ty Bình Minh - CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI Phương pháp thu thập liệu : Phương pháp vấn Người hỏi: Anh Nguyễn Xuân Thiêm Dưới phần câu hỏi vấn trả lời Các hoạt động cơng ty anh gì? Cơng ty chuyên sản xuất mặt hàng trang sức vàng bạc (chủ yếu bạc) Hàng ngày nhận yêu đơn đặt hàng từ sở kinh doanh mặt hàng trang sức vàng bạc đá quý chế tác chúng Đồng thời nhận sửa chữa sản phẩm trang sức từ khách hàng Cơ cấu cơng ty anh gồm phịng ban nào? Cơng ty chúng tơi có phận Đó phịng giám đốc, phịng nhân sự, phòng tài vụ, phòng vật tư kho, phòng kinh doanh phận sản xuất Nhiệm vụ phận cơng ty anh gì? Phịng giám đốc: Điều hành, quản lý chung hoạt động sở Ví dụ giám đốc chịu trách nhiệm ký hợp đồng, giám sát sản xuất, ký biên lai liên quan đến tài Phịng nhân sự: Bộ phận quản lý nhân lực phịng mà cịn phải quản lý nhân lực phòng ban khác Khi phòng ban cơng ty có nhu cầu thêm, bớt hay thay đổi vị trí cơng việc phải có cơng văn, giấy tờ yêu cầu phận giải Khi phận xem xét yêu cầu điều chỉnh cho hợp lý Bộ phận nhận thơng tin chấm cơng từ phịng ban, xử lý liệu để lập bảng lương cho phòng ban gửi cho phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên Phịng tài vụ: Bộ phận có nhiệm vụ hạch tốn tài sở, trả lương cho phận phận khác Bộ phận có nhiệm vụ chi trả tiền cho phận vật tư kho để mua nguyên liệu sản xuất Phòng vật tư kho: Chịu trách nhiệm quản lý nguyên liệu thô (mua giao cho phận sản xuất) quản lý sản phẩm phận sản xuất chế tác (ghi chép bảng chấm công cho phận sản xuất) trả hàng cho khách hàng ghi chép số lượng mua vào, bán ra… Bộ phận vào hợp đồng sản xuất ký để tính tốn ngun liệu phân công cho công nhân bên phận sản xuất Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng Bộ phận kinh doanh thảo luận hợp đồng với khách hàng trình giám đốc ký duyệt Bộ phận sản xuất: Chế tác sản phẩm theo yêu cầu từ phận vật tư kho đưa sang Cơ sở chủ yếu sản xuất mặt hàng sau: * Nhẫn vàng, bạc:  Nhẫn trơn  Nhẫn chạm  Nhẫn mặt ngọc, đá, khảm trai  Nhẫn kim cương * Dây chuyền vàng, bạc:  Dây đơn, kép, vuông truyền thống  Dây nghệ thuật  Dây vuông, xoắn * Lắc tay, chân vàng, bạc loại * Hoa tai vàng bạc loại Và số sản phẩm khác Hoạt động thường ngày diễn công ty anh nào? Thông qua danh tiếng mối quan hệ làm ăn vốn có hoạt động quảng cáo sở nhận hợp đồng (hợp đồng thực phận kinh doanh đưa lên giám đốc xem xét định ký) Hợp đồng sau giám đốc ký chuyển tới phận vật tư kho Bộ phận tính tốn hợp đồng (ví dụ tính tốn lượng ngun liệu cần thiết để thực hợp đồng, tính tốn phân cơng cho công nhân phận sản xuất) xuất nguyên liệu cho phận sản xuất thực hợp đồng Sau phận sản xuất thực xong giao lại cho phận vật tư kho để trả lại cho khách hàng Bộ phận vật tư nhận lại hàng thực ghi chép bảng chấm công cho công nhân sản xuất Bảng chấm công chuyển cho phận nhân xử lý theo chu kỳ tuần Hàng tuần phận vật tư kho thống kê xem lượng nguyên liệu phục vụ sản xuất đề nghị bổ sung nguyên liệu cần thiết Bộ phận nhân nhận bảng chấm cơng thực tính tốn cơng cho phận sản xuất vào bảng chấm công phận vật tư kho đưa sang Bộ phận có nhiệm vụ kiểm tra xem nhân viên phận khác có làm đầy đủ không Cuối tháng phận tổng kết lập bảng lương cho phận phận khác Bảng lương đưa cho giám đốc ký chuyển sang phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên Quá trình từ kí hợp đồng, nhập nguyên liệu đến lúc giao hàng diễn nào? Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng Sau khách hàng trực tiếp gặp giám đốc để thảo luận điều khoản hợp đồng Khi đạt thỏa thuận phận kinh doanh tiên hành làm hợp đồng trình giám đốc ký Hợp đồng sau giám đốc ký chuyển tới phận vật tư kho Bộ phận tính tốn hợp đồng (ví dụ tính tốn lượng ngun liệu cần thiết để thực hợp đồng, tính tốn phân công cho công nhân phận sản xuất) xuất nguyên liệu cho phận sản xuất thực hợp đồng Sau phận sản xuất thực xong giao lại cho phận vật tư kho để trả lại cho khách hàng Việc quản lý nguyên liệu chế biến trang sức, ngân quỹ, theo dõi cơng, tính lương… cơng ty tay hay máy tính? Hiện phần việc làm hoàn toàn tay Anh có hài lịng với thực trạng quản lý cơng ty anh không? Về tạm chấp nhận trạng quản lý công ty Tuy nhiên cịn khó khăn phận chấm cơng tính tốn tiền lương cho nhân viên phản ánh lại Đó nhân viên nhiều việc chấm công phức tạp nên thời gian việc tính lương dễ dẫn đến nhầm lẫn Cơng ty anh có ý định phát triển phương thức quản lý theo hướng sử dụng máy tính phần mềm hỗ trợ khơng? Có chúng tơi cịn ngại việc triển khai hệ thống người quen với việc xử lý giấy đồng thời người kiến thức máy tính cách thao tác phần mềm máy tính Ai có trách nhiệm quản lý đảm bảo chất lượng nguyên liệu chế tác? Việc quản lý đảm bảo chất lượng nguyên liệu chế tác phận vật tư kho chịu trách nhiệm 10 Ai kí định nhập nguyên liệu, dựa yếu tố để nhập nguyên liệu? Quyết định nhập nguyên liệu giám đốc ký vào yêu cầu từ phận vật tư kho đưa lên Việc nhập nguyên liệu vào giá vàng bạc thị trường Nếu giá giảm chúng tơi mua để tích trữ nguyên liệu phục vụ sản xuất 11.Ai người chịu trách nhiệm mua nguyên liệu, lấy tiền toán tiền dư, thiếu đâu? Trả tiền hay lấy hóa đơn tốn? Bộ phận vật tư kho chịu trách nhiệm mua nguyên liệu thông qua nhà cung cấp quen thuộc sở Bộ phận vật tư kho mang định mua nguyên liệu sang phận tài vụ để nhận tiền mua nguyên liệu 12 Việc cấp nguyên liệu cho chế tác trang sức buổi sáng, cho ai, dựa giấy tờ kèm theo? Bộ phận vật tư kho cấp nguyên liệu tiêu cho cá nhân phận sản xuất ghi vào bảng chấm công 13 Việc xử lý có hao hụt nguyên liệu sau tính tốn ngun liệu ban đầu sản phẩm sản xuất? Chúng cho phép nhân viên sản xuất phép hao phí giới hạn định 0.5% khối lượng nguyên liệu giao Nếu nhân viên làm hao số lượng bị trừ vào tiền lương Nếu nhân viên làm hao nhỏ khối lượng cho phép cộng thêm vào tiền lương 14 Ai có nhiệm vụ quản lý ngân quỹ trả lương? Việc quản lý ngân quỹ trả lương phòng tài vụ đảm nhận quản lý thường xuyên giám đốc 15 Giám đốc thường theo dõi ngân quỹ khơng? Vì sở sở tư nhân nên giám đốc phải thường xuyên theo dõi quản lý ngân quỹ để có định sản xuất hợp lý 16 Danh sách trả lương tháng đưa xuống? Danh sách trả lương tháng phận nhân đưa xuống Bộ phận nhân có nhiệm vụ chấm cơng cho phận phận khác thành lập bảng lương đưa cho giám đốc ký chuyển sang phận tài vụ để trả lương cho nhân viên 17.Khi có tình tăng lương cho cơng nhân nhân viên? Các tình tăng lương? Căn vào hiệu công việc? Quyết định cuối ai? Việc tăng lương vào hiệu hoạt động lực làm việc cá nhân công ty tăng đồng loạt cho nhân viên Quyết định tăng lương giám đốc ký 18 Việc khen thưởng, lương cho tháng Lễ tết, tháng việc? Vào dịp lễ Tết giám đốc ký định thưởng cho tất nhân viên vào xếp loại hệ số thưởng Ngoài cịn có khoản thưởng cá nhân cá nhân làm việc xuất sắc Các tháng việc lương điều chỉnh lại cho phận hưởng lương theo tháng chuyển việc tính lương phận sản xuất sang tính theo tháng 19 Các trường hợp trừ lương xử lý kỉ luật? Trừ lương nhân viên phận sản xuất làm hao hụt nguyên liệu mức cho phép nhân viên phận khác nghỉ số ngày cho phép mà lý kỷ luật nguyên liệu bị hao lớn (thường làm mất) nhân viên không lý nhiều 20 Kế hoạch sản xuất định? Trên sở nào? Do giám đốc định dựa báo cáo phận kinh doanh sở nhu cầu thị trường Nhưng chúng tơi phải thay đổi kế hoạch sản xuất mối làm ăn chúng tơi bền vững 21 Cơng ty có kế hoạch theo quý, năm hay sản xuất theo đơn đặt hàng? Do mối làm ăn ổn định nên sở sản xuất theo đơn đặt hàng 22 Việc chấm công cho công nhân diễn nào? Bộ phận tài vụ kho ghi chép số liệu vào bảng chấm công phận sản xuất chuyển cho phận nhân theo tuần để phận nhân tính cơng cho phận sản xuất theo công thức cho sẵn Chấm công phận khác phận nhân thực 23 Việc quản lý nhân diễn nào? Quản lý nhân bao gồm:  Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điều chỉnh hồ sơ  Quản lý chấm công: cập nhật điều chỉnh kết chấm công hàng tháng  Quản lý lương: tính lương lập báo cáo hàng tháng 24.Việc tuyển sa thải nhân viên công nhân diễn nào? Nhân viên vào làm việc phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, cấp…(chỉ nhân viên làm việc hành chính) Đối với nhân viên phận sản xuất việc tuyển chọn vào tay nghề làm việc Giám đốc người định có tuyển hay khơng 25 Phịng sản xuất nhận cơng việc từ đâu chuyển xuống? Bộ phận sản xuất nhận công việc từ phận tài vụ kho chuyển xuống 26.Việc lấy nguyên liệu cho chế tác theo sở nào? Bộ phận vật tư kho vào hợp đồng để tính lượng nguyên liệu cần thiết để giao cho nhân viên sản xuất 27 Giao việc cho công nhân theo nguyên tắc nào? Giao việc ngày Sáng giao, tối nhận 28 Việc trả lại nguyên liệu dư sản phẩm sau ngày diễn nào? Sản phẩm trả lại theo ngày nguyên liệu dư (còn gọi hồi liệu) nhân viên sản xuất trả lại theo tuần 29 Việc chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm? Nhân viên sản xuất phải thông qua phận vật tư kho kiểm tra chất lượng sản phẩm trước nhập vào kho Nếu không nhân viên phải sửa lại - CẤU TRÚC CỦA CƠNG TY BÌNH MINH Dựa vào phần trả lời câu hỏi vấn, ta khái quát sơ đồ cấu trúc công ty chế tác trang sức Bình Minh (Hình 1) Sơ đồ tổ chức hệ thống Giám đốc Nhân Tài vụ Vật tư kho Kinh doanh Sản xuất Hình – Sơ đồ tổ chức hệ thống công ty Bình Minh Chúng ta tập trung phân tích thiết kế hệ thống cho Phịng nhân (phần tơ đậm sơ đồ trên) Chức phận: 3.1 Giám đốc Điều hành, quản lý chung hoạt động cơng ty Ví dụ giám đốc chịu trách nhiệm ký hợp đồng, giám sát sản xuất, ký biên lai liên quan đến tài 3.2 Bộ phận kinh doanh Chịu trách nhiệm giao dịch, tiếp thị thảo luận hợp đồng với khách hàng Hợp đồng trình giám đốc xem xét ký duyệt 3.3 Bộ phận nhân Bộ phận quản lý nhân lực phịng mà cịn phải quản lý nhân lực phòng ban khác Khi phòng ban cơng ty có nhu cầu thêm, bớt hay thay đổi vị trí cơng việc phải có cơng văn, giấy tờ yêu cầu phận giải Khi phận xem xét yêu cầu điều chỉnh cho hợp lý Bộ phận cịn nhận thơng tin chấm cơng (hình 2, hình 3) từ phòng ban, xử lý liệu để lập bảng lương cho phòng ban gửi cho phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên 3.4 Bộ phận tài vụ Bộ phận có nhiệm vụ hạch tốn tài cơng ty, trả lương (bảng lương – hình 4, hình 5) cho phận phận khác Trong tính lương, phận có nhiệm vụ thu thập liệu tiền thưởng (hình 6)