Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty tnhh in thiết kế bắc việt

Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT LỜI CẢM ƠN Trong trình thực tập vừa qua công ty, giúp đỡ cô, chú, anh chị công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt, vớí giúp đỡ thầy cô giáo khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế trường Cao Đẳng TC- QTKD nói chung, đặc biệt giảng viên Đỗ Minh Nam - người trực tiếp hướng dẫn em trình thực báo cáo thực tập Thơng qua q trình thực tập tìm hiểu thực tế giúp cho em có kiến thức bổ ích nhằm nâng cao hiểu biết thực tế bổ sung thêm kiến thức cho thân để hoàn thành tốt báo cáo thực tập Đầu tiên em xin gửi lời cám ơn chân thành đến thầy cô khoa Tin- Kinh Tế tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình học tập trường suốt trình thực tập vừa qua đặc biệt em xin gửi lời cám ơn chân thành đến Thầy Đỗ Minh Nam, giảng viên khoa Tin- Kinh Tế, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em khoảng thời gian vừa qua để em hồn thành tốt báo cáo thực tập mình… Đồng thời em xin chân thành cám ơn cô chú, anh chị phịng ban cơng ty tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập vừa qua công ty Em xin gửi lời cám ơn tới gia đình, bạn bè người thân động viên giúp đỡ em suốt thời gian Em xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, Ngày tháng năm 2012 Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Lan Anh SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .1 LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH IN THIẾT KẾ BẮC VIỆT 1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt 1.1.1 Tổng quan q trình hình thành phát triển cơng ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt .3 1.1.2.Cơ cấu tổ chức công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt 1.2 Giới thiệu đề tài .4 1.2.1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập 1.2.2 Tên đề tài, lý chọn đề tài 1.3 Thực trạng nghiệp vụ bán hàng công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt 1.3.1 Nghiệp vụ quản lý nhập hàng: 1.3.2.Nghiệp vụ quản lý bán hàng: .5 1.4.Đánh giá,phê phán số giải pháp nâng cao nghiệp vụ quản lý bán hàng Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt 11 1.4.1.Đánh giá, phê phán thực trạng nghiệp vụ bán hàng Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt .11 1.4.2.Một số giải pháp nâng cao 11 1.5 Tổng kết chương 12 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH IN THIẾT KẾ BẮC VIỆT 13 2.1.Phân tích hệ thống xử lý 13 2.1.1.Sơ đồ phân cấp chức 13 2.1.2.Sơ đồ ngữ cảnh 14 2.1.3 Ma trận thực thể chức 15 2.1.4.Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 16 SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT 2.1.5.Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 17 2.2 Phân tích hệ thống mặt liệu .19 2.2.1 Danh sách hồ sơ liệu nghiệp vụ Quản lý bán hàng 19 2.2.2 Xây dựng từ điển liệu 20 2.2.3.Xây dựng mơ hình thực thể liên kết 21 2.3.Thiết kế HTTT quản lý bán hàng .23 2.3.1.Thiết kế sở liệu 23 2.3.2 Thiết kế Module chương trình 28 2.3.2 Thiết kế giao diện 31 2.3.4 Thiết kế báo cáo 37 2.4 Tổng kết chương 37 CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT VÀ TRIỂN KHAI HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH IN THIẾT KẾ BẮC VIỆT 38 3.1 Cài đặt HTTT quản lý bán hàng 38 3.2 Triển khai HTTT quản lý bán hàng 38 3.3 Tổng kết chương 38 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT LỜI NÓI ĐẦU Trong năm qua công đổi đất nước đạt thành tựu quan trọng Q trình tồn cầu hố tốc độ phát triển vũ bão công nghệ thông tin làm thay đổi mối quan hệ công việc truyền thống Trước tác động từ yêu cầu đại hoá, việc áp dụng tin học doanh nghiệp nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp đặt lên hàng đầu Quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến phát triển doanh nghiệp: thị trường, sản phẩm, nhân lực, tri thức, trí tuệ người ta hay nói: Doanh nghiệp quản lý điều hành tốt hoạt động hiệu Một yếu tố quan trọng giám đốc điều hành doanh nghiệp thông tin Thông tin giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp nhìn thực trạng doanh nghiệp có sách hợp lý để khắc phục điểm yếu phát huy điểm mạnh hoạt động doanh nghiệp Vậy để có thơng tin? Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo khả thu thập xử lý thông tin rộng khắp mặt sống, kinh tế Các doanh nghiệp đối tượng nhanh nhậy để phục vụ cơng việc Một q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp xây dựng hệ thống thơng tin hồn hảo lựa chọn phần mềm tốt Mà từ người quản lý đưa kế hoạch định đắn, giảm chi phí tăng cường khả cạnh tranh, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Xuất phát từ lý nêu trên, sinh viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Trường Cao Đẳng Tài Chính_ Quản Trị Kinh Doanh thực tập Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý bán hàng doanh nghiệp, với kiến thức học tập với bảo, hướng dẫn tận tình Đỗ Minh Namgiảng viên hướng dẫn, em định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng Công ty In Thiết Kế Bắc Việt” từ sâu, tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý bán hàng doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu đưa vài đánh giá ưu nhược điểm công tác quản lý vật tư cơng ty Từ đề xuất số ý kiến, giải pháp với mong SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT muốn hồn thiện cơng tác quản lý bán hàng cơng ty để góp phần nhỏ bé vào phát triển, thành công kinh doanh Công ty Nội dung báo cáo Em gồm chương sau: Chương 1: Khảo sát đánh giá thực trạng HTTT Quản lý bán hang Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt Chương 3: Cài đặt triển khai HTTT Quản lý bán hang Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt Do trình độ chun mơn cịn hạn chế thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề em khơng thể tránh thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để báo cáo em hồn thiện giúp Em vững vàng công tác chuyên môn sau Em xin chân thành cảm ơn ! Hưng Yên, Ngày 27 tháng 04 năm 2012 Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Lan Anh SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH IN THIẾT KẾ BẮC VIỆT 1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt 1.1.1 Tổng quan trình hình thành phát triển công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt - Tên giao dịch: Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt - Giám đốc công ty: Trịnh Ngọc Hải - Địa chỉ: 49 Phúc Diễn – Từ Liêm – Hà Nội - Mã số thuế: 0105469127 - Tel: +84 2212 5893 – Fax: +84 2212 - Website: http://inbacviet.com - Email: info@inbacviet.com - Lĩnh vực hoạt động : Thiết Kế , in ấn bao bì dịch vụ 1.1.2.Cơ cấu tổ chức công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt (*) Sơ đồ máy quản lý công ty: Giám đốc cơng ty Phó giám đốc Phịng HC SV: Trần Trung Hiếu Phịng kế tốn Phịng KD Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT - Giám đốc: người đừng đầu công ty quản lý tồn cơng ty, có trách nhiệm mặt hoạt động tổ chức kinh doanh, kỹ thuật người chịu trách nhiệm trước pháp luật - Phó giáo đốc: Chịu trách nhiệm mảng kinh doanh Phó giám đốc có quyền định hoạt động kinh doanh công ty giám đốc vắng mặt - Phịng kế tốn : có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu chi tình hình tài cơng ty - Phịng kinh doanh : Phòng chị quản lý, đạo trực tiếp phó giám đốc Hoạt động chủ yếu chăm sóc khách hàng có cơng ty tìm khách hàng tiềm - Phịng hành chính: Có chức tham mưu cho giám đốc việc đào tạo, tuyển dụng, sa thải công nhân, quản lý công nhân viên cơng ty, ngồi phịng hành cịn nghiên cứu, đề xuất biện pháp giúp giám đốc đạo, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực nội quy, quy chế công ty 1.2 Giới thiệu đề tài 1.2.1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập Quản lý bán hàng đề tài mà Em quan tâm theo Em chọn Bộ phận bán hàng làm phòng ban thực tập Chức năng, nhiệm vụ phận quản lý sản phẩm, nơi xử lý yêu cầu mua hàng khách hàng thực trình bán hàng Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua nhiều khâu với nhiều ghi chép hầu hết thực thủ công tay Sau xuất bán sản phẩm nhận đầy đủ tiền hàng khách hàng phận hồn thành cơng việc 1.2.2 Tên đề tài, lý chọn đề tài - Tên đề tài: Quản lý bán hàng - Lý chọn đề tài: Trong thời gian thực tập Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt em nhận thấy máy Quản Lý Bán Hàng Công ty hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch ngày thường lớn, lượng liệu tính tốn lớn, mà áp dụng phương pháp thủ cơng tốn nhiều công sức, nhiều thời gian Tất công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) thực giấy tờ, sổ sách kế toán trực tiếp kiểm kê xác nhận Hiện nay, công tác quản lý điều hành kinh doanh dịch vụ Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt nhiều lĩnh vực chưa tin học hoá cao, bước đầu SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT đưa ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn kinh doanh cấp độ lưu trữ xử lý thông tin cách đơn Theo yêu cầu Em nhận thấy cần thiết việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế từ thực tế công tác quản lý bán hàng Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt Với mục đích quản lý nguồn thơng tin đầu vào q trình bán hàng, cho phép xem báo cáo, thông tin phục vụ nhà quản lý, thực bán hàng nhanh chóng cho khách hàng Hi vọng đề tài em mang lại nhiều tiện ích cơng tác bán hàng Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Cơng ty tham khảo ứng dụng vào việc quản lý Cơng ty 1.3 Thực trạng nghiệp vụ bán hàng công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt 1.3.1 Nghiệp vụ quản lý nhập hàng: *Căn vào yêu cầu khách hàng, công ty nhận hàng phân phối từ chi nhánh khác nhập vào kho hàng hoá Các đơn đặt hàng mà hệ thống đáp ứng hệ thống chuyển tới phân xưởng để sản xuất theo yêu cầu Sau sản xuất xong phân xưởng giao sản phẩm cho bô phận kho Trước nhập sản phẩm vào kho phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra sản phẩm Nếu sản phẩm theo yêu cầu đơn đặt hàng khách hàng phận kho tiến hành nhâp kho sản phẩm chờ ngày hẹn với khách hàng để xuất hàng Nếu sản phẩm chưa đạt theo yêu cầu khách hàng giao lại cho phân xưởng sưả chữa lại Sản phẩm theo yêu cầu phận kho tiến hành nhâp kho đồng thời lập phiếu nhập kho Cuối kỳ hệ thống tổng hợp số liệu phát sinh kỳ : số lượng hàng bán,số lượng hàng nhập sau tổng hợp số lượng hàng tồn kỳ hoạt động kinh doanh kỳ 1.3.2.Nghiệp vụ quản lý bán hàng: *Đối với trình bán hàng,do đặc thù công ty sản xuất theo đơn đặt hàng khách hàng nên công ty diễn nghiệp vụ bán hàng có đơn đặt hàng khách hàng sản phẩm sản xuất phù hợp với yêu cầu khách hàng SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT - Khi nhận đơn đặt hàng khách hàng hệ thống tiếp nhận đơn hàng tiến hành xử lý đơn hàng - Sau xử lý đơn hàng thi hệ thống sẻ trả lời đơn hàng cho khách hàng khách hàng biết cơng ty đáp ứng u cầu khách hàng hay khơng Nếu đáp ứng theo yêu cầu hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh doanh Nếu không đáp ứng nhu cầu khách hàng tiến hành từ chối đơn hàng Nếu chấp nhận đơn hàng khách hàng hệ thống sẻ tiến hành giao hàng cho khách hàng(sau hệ thống giao yêu cầu sản xuất cho phân xưởng.Khi phân xường sản xúât xong kiểm tra đủ theo yêu cầu đơn hàng) Khi giao hàng hệ thống lập phiếu xuất kho (2 liên:liên bô phận kho giữ,liên lưu thống) nhằm ghi lại trình xuất hàng từ kho,lập hóa đơn bán hàng (2 liên: liên1 lưu hệ thống,liên giao khách hàng ),lập phiếu thu Nếu không chấp nhận đơn hàng trả lại khách hàng đơn đặt hàng  Một số mẫu biểu: SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B Trường CĐ Tài Chính Quản Trị Kinh Doanh Khoa: HTTTKT  Mẫu 01: Phiếu Nhập Kho Đơn vị: Công ty TNHH In Thiết Kế Bắc Việt Bộ phận:………………… Mẫu số: 02 - VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/ 01/2012 BTBTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm 20 Số: … ………… Nợ: … ……… Có: … ………… - Nhập cho ơng(bà):…………………………………………………… - Theo………số……Ngày…tháng…năm 20 của……………………… Nhập kho:………………………… Địa chỉ:………………………… Nhập mặt hàng đây: STT Vật tư - Hàng hoá Mã hiệu Tên – nhãn hiệu ĐVT Số -quy cách Đơn giá lượng Thành tiền Cộng : Cộng tiền chữ: Số chứng từ kèm theo:……………………………………………………… Ngày tháng năm 20 Người giao hàng Thủ kho Người lập phiếu Kế toán Giám đốc (ký tên) dấu) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (KT, đóng SV: Trần Trung Hiếu Lớp:TH42B