Cơ cấu tổ chức của công ty
Giám đốc : Là ngời đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu mọi trách nhiệm với pháp luật và là ngời chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phó giám đốc 1 : Chỉ đạo các phòng Lao động tiền l- ơng, Tổ chức hành chính, Phân xởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may Sau đó báo cáo lên giám đốc kế hoạch của các phòng ban Giám đốc đọc và quyết định rồi chỉ thị cho các phòng ban Nh vậy, Phó Giám đốc 1 là ngời chịu trách nhiệm chung về tổ chức hành chính trong Công ty.
- Phó giám đốc 2 : Phụ trách 2 phòng là phòng xuất nhập khẩu và phòng Kinh doanh và nghiên cứu thị trờng Khi có hợp đồng sản xuất, Phó giám đốc 2 có thể ký hợp đồng sau đó chỉ thị cho phòng kinh doanh và nghiên cứu thị trờng rồi trình lên giám đốc duyệt Nhìn chung, phó giám đốc 2 là ng- ời chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất và làm công tác đối ngoại.
- Kế toán trởng : Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký các lệnh, chứng từ, công văn có liên quan đến công tác tài chính. Theo dõi đa hàng đi gia công ở đơn vị khác, điều hành cân đối tài chính toàn Công ty
- Phòng lao động tiền lơng : Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây dựng định mức lao động, định mức tiền l- ơng, thanh toán tiền lơng và thực hiện chính sách xã hội nh h- u trí, bệnh tật, tài sản đối với ngời lao động.
- Phòng Kế toán tài vụ : Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hạch toán kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị Tổ chức thực hiện các biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật t, tài sản, lập báo cáo tổ chức thống kê theo quy định của nhà nớc.
- Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ quản lý lao động, sắp xếp và tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo và bồi dỡng tay nghề, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, chỉ đạo công tác thi đua, khen thởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty
- Phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu : Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm thị trờng và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị trờng mới, thị trờng phi quota và thực hiện thị trờng mới, thị trờng phi hạn ngạch và thực hiện các hợp đồng ký theo điều kiện FOB với khách hàng nớc ngoài, tìm thị trờng sản xuất - tiêu thụ, thực hiện các công tác đối ngoại, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá.
- Phòng kỹ thuật may: Có nhiệm vụ tiếp cận kỹ thuật may, gốc mẫu, may mẫu đối, đối mẫu, làm định mức vật t với khách hàng, viết quy trình công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm chỉ đạo kỹ thuật toàn Công ty
- Phân xởng sản xuất: bao gồm 2 xởng may và 1 xởng giặt
- Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất cả hàng hoá khi sản xuất ra, trớc khi xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá đúng theo mẫu của hợp đồng.
- Phân xởng I, II : Thực hiện nhiệm vụ may các loại áo, quần bảo đảm chất lợng, mẫu mã, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đã ký.
- Xởng giặt : Giặt hàng của những khách hàng có yêu cầu, ngoài ra Công ty còn nhận hàng giặt nội địa khác.
3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Công ty sản xuất một số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc.
- Hoạt động chủ yếu của công ty là thực hiện gia công hàng dệt may cho công ty và thơng nhân nớc ngoài.
- Công ty may Hanotex thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng với các công ty của nớc ngoài, cụ thể là thực hiện gia công hàng dệt may với nguyên vật liệu do phía nớc ngoài cung cấp Hợp đồng có nội dung chính nh sau :
- Bên ta có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến Công ty của mình và có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế độ quy định của Việt Nam.
- Bên ta có trách nhiệm may hàng mẫu theo đúng nh quy trình mà bên khách hàng đa đến để làm mẫu đối kiểm tra và nhận xét trớc khi đa vào sản xuất hang loạt.
- Bên ta phải chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất thành phẩm theo hớng dẫn của bên khách hàng và giao hàng đến tận cảng Hải phòng hoặc sân bay Nội Bài theo điều kiện F.O.B Hải phòng hoặc Nội bài Bên khách hàng có trách nhiệm lo Quota.
(Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu.)
Phó giám đốc 1 Kế toán tr ởng
P Tổ chứ c hàn h chÝ nh
Kin P doa h nh và xuÊ t nhË p khÈ u
4 Thực trạng ứng dụng tin học của công ty
Hệ thống máy tính của công ty đã đợc nối mạng Internet. Mỗi phòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mày Lan, đồng thời bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu có thể trực tiếp liên hệ với Hải quan thông qua mạng máy tÝnh Internet.
Phần cứng : Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB.
Phần mềm : Hệ điều hành Windows 98 SE, phần mềm Microsoft Office 2000 Hệ điều hành màng winddows NT.
Nhân lực : Trình độ Tin văn phòng.
Đề tài nghiên cứu 1 Tên đề tài
Lý do lựa chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và đợc ứng dụng ngày càng rộng rãi Đặc biệt, đối với công tác quản lý tin học là
1 5 một bộ phận không thể thiếu của các nhà quản lý nếu muốn quản lý có hiệu quả, có những quyết định chính xác, kịp thời Trên thực tế từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm đợc chi phí cũng nh thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục đợc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh nghiên cứu đề tài này để góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tốt hơn này đồng thời phát huy những kiến thức đã đợc học trong nhà trờng Sau giai đoạn tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò chức năng của hoạt động quản lý. Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế.
Mục tiêu của đề tài
- Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty.
- Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanh chóng và chính xác.
- Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công.
Các phơng pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài
+ Sử dụng các mô hình :
Trong một hệ thống thông tin có 3 mô hình đó là : Mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
- Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu ma nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thồng sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó không quan tâm tơí phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
- Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.
- Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế
1 7 nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng
- Mô tả nhanh chóng các đối tợng
- Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn Định nghĩa mã hoá dữ liệu
Mã hiệu đợc xem nh là biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên ngời ta thờng tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, đợc gán cho một ý nghĩa mang tính ớc lệ.
Mã hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diÔn.
Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “ tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của ngời sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lô gíc hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tợng.
Các ph ơng pháp mã hoá cơ bản
Trong thực tế ngời ta thờng dùng một số phơng pháp mã hoá nh sau
Phơng pháp mã hoá phân cấp
Nguyên tắc tạo lập bộ mã rất đơn giản Ngời ta phân cấp đối tợng từ trên xuống Và mã số đợc xây dựng từ trái qua phải các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
Phơng pháp mã liên tiếp
Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu ngời đợc tuyển dụng vào làm việc trớc có mã số 999 thì ngời tiếp theo mang mã số 1000. Ưu điểm : Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.
Nhợc điểm : Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ.
Phơng pháp mã hoá tổng hợp
Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phơng pháp mã hoá tổng hợp.
Phơng pháp mã hoá theo xeri
Phơng pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã quy định.Phơng pháp mã hoá gợi nhớ
Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã nh mã tiền tệ quốc tế : VND, USD Ưu điểm : Gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng.
Nhợc điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa.
Yêu cầu đối với bộ mã Để sử dụng có hiệu quả việc mã hoá phải đảm bảo các tiêu chuẩn cơ bản sau :
Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1
Chất lợng của một bộ mã đợc đo lờng bằng hai con số tỷ lệ sau:
Số lợng đối tợng thoả mãn đợc lọc ra
Tỷ lệ kén chọnTổng số đối tợng đợc lọc ra
Số lợng đối tợng thoả mãn lọc ra
Tỷ lệ sâu sắcTổng số đối tợng thoả mãn có trong tập tin Mã số là phơng tiện để nhận diện hay truy tìm đối tợng do đó phải đảm bảo tỷ lệ lựa chọn và sâu sắc bằng một đối với các tiêu chuẩn tìm kiếm đã đặt ra.
Có tính uyển chuyển và lâu bền
Một bộ mã phải tiên lợng đợc khả năng thay đổi của đối t- ợng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó Một bộ mã đợc xem là có tính chất này khi nó cho phép nới rộng và bổ sung mã mới.
Tiện lợi khi sử dụng
Bộ mã càng ngắn gọn càng tốt Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng Kinh nghiệm cho thấy nếu mã số tăng lên một kỹ tự thì sai sót khi nhập mã số sẽ tăng gấp đôi.
Kiểm tra dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xét khi xây dựng bộ mã Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu phân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số Tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn, nhập nhanh hơn.
Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ và rõ ràng.
Cách thức tiến hành mã hoá
1 Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hoá.
2 Xác định các xử lý cần thực hiện.
3 Lựa chọn giải pháp mã hoá.
- Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn.
- Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành.
- Tham khảo ý kiến của ngời sử dụng.
- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính.
- Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tợng.
Công cụ thực hiện đề tà
5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Cho đến nay Microsoft Access đã trở thành phần mềm CSDL liên tục phát triển, thể hiện bớc ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều ngời đã bị cuốn hút vào việc tạo các CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh.
Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dông CSDL nh Microsoft Access.
Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với ngời khác Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.
Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access.
Bảng là đối tợng đợc định nghĩa và đợc dùng để lu dữ liệu Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trờng (field) hay còn gọi là các cột (Column) lu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản ghi ( Record ) hay còn gọi là các hàng ( Row ) lu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó Có thể nói một khoá cơ bản( Primary ) ( gồm một hoặc nhiều trờng ) và một hoặc nhiều chỉ mục ( Index ) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu.
Mẫu biểu là đối tợng đợc thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng Các Mẫu biểu đợc dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu đợc truy xuất từ các bảng hoặc các truy vÊn.
Cho phép in các Mẫu biểu Cũng cho phép thiết kế các Mẫu biểu để chạy các Macro hoặc một Module đáp ứng một sự kiện nào đó.
Mẫu biểu là phơng tiện gia diện cơ bản giữa ngời sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các Mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng.
+ Hiển thị các thông báo.
Báo cáo là một đối tợng đợc thiết kế để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu đợc chọn.
5.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic
Sơ l ợc về Visual Basic
- Visual Basic (VB) là sản phẩm phần mềm của Microsoft.
- VB là một ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng.
- Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0 (năm
1998), cung cÊp mét sè tÝnh n¨ng míi phôc vô cho lËp tr×nh trên Internet.
- VB 6.0 là chơng trình 32 bit, chỉ chạy trên môi trờng Win95 trở lên.
- Phiên bản chơng trình sử dụng là phiên bản 6.0
Tính năng của Visual Basic
- Tiết kiệm đợc thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác vì bạn có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tợng đợc VB cung cấp.
- Khi thiết kế chơng trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi thi hành chơng trình.
- Cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.
- Khả năng kết hợp với các th viện liên kết động DLL.
- Yêu cầu cấu hình máy khá cao.
- Chỉ chạy đợc trên môi trờng Win95 trở lên.
Một số yêu cầu khi sử dụng Visual Basic
Máy tính của bạn phải đợc cài đặt phần mềm Visual Basic (5.0 hoặc 6.0) vì trong chơng trình không cung cấp phÇn mÒm VB.
Bạn có thể tìm mua phần mềm VB (các phiên bản) tại các cửa hàng dịch vụ tin học.
* Cách cài đặt Visual Basic (5.0 hoặc 6.0) : Cách cài đặt VB cũng giống nh cách cài đặt cũng giống nh cách cài đặt các chơng trình phần mềm khác trên Win95.
- Đặt CD chơng trình nguồn vào ổ đĩa CD ROM, chơng trình AutoRun tự động hiển thị.
- Bạn thực hiện theo từng bớc hớng dẫn của chơng trình cài đặt.
- Lu ý bạn có thể chọn th mực lu giữ chơng trình VB khác với hớng dẫn mặc định mà chơng trình cài đặt đa ra nhng phải nhập chính xác để không gây ra rắc rối về sau.
- Sau khi cai đặt, VB sẽ tạo trên đĩa cứng một th mục chính theo đờng dẫn đợc chỉ định trong quá trình cài đặt, trong đĩa chứa các dữ liệu khác nhau dùng cho việc thiết kế hay những công việc cụ thể làm việc với VB.
Các thao tác cơ bản khi xây dựng ch ơng trình trong Visual Basic
Một chơng trình bằng VB có 2 phần : Form và Code.
- Form là “bộ mặt” của chơng trình và ngời sử dụng làm việc với chơng trình qua đối tợng này, trên đó thể hiện các nút điều khiển hay một trình đơn quy định cách làm việc của Form.
- Code là phần bên trong của chơng trình để điều khiển toàn chơng trình Phần này chỉ ngời lập trình mới có thể thấu suốt nó và thiết lập những đoạn lệnh ra lệnh cho đối tợng thực hiện một công việc nào đó.
- Khi nào thực hiện xong việc tạo hai bớc trên nghĩa là bạn đã lập một dự án (Project).
Mỗi dự án có thể có nhiều Form, hoặc cần có những tập tin chứa mã lệnh riêng để xử lý những thao tác đặc biệt,hoặc một số tập tin dùng để quản lý toàn bộ dự án Nhờ vậy,
2 5 một dự án (Project) gồm có (các điều kiện liệt kê dới đây có thể có hoặc không trong một Project tuỳ từng dự án) :
+ Tập tin FRM cho mỗi Form đợc thiết kế.
+ Tập tin FRX cho Form đợc thiết kế với các công cụ có dữ liệu đặc biệt
+ Tập tin BAS cho các mã lệnh riêng.
+ Tập tin RES chứa các tài nguyên của dự án nh Bitmap, icon
+ Tập tin duy nhất VBP (chơng trình chính) cho toàn bộ dự án.
Các thao tác cơ bản khi xây dựng ch ơng trình bằng VB :
* Cách thêm một đối tợng trên thanh ToolBox :
- RightClick vào đối tợng Pointer trên thanh ToolBox, chọn Component , hộp thoại Component xuất hiện.
- Đánh dấu Check vào đối tợng muốn chọn, sau đó Click OK để ghi nhận.
- Click chọn biểu tợng New Project hoặc vào trình đơn File\New Project.
- Trong hộp thoại New Project quy định chơng trình bạn muốn viết ở mức độ nào, ở mức độ căn bản bạn chọn Standard Exe và click OK Các lựa chọn khác bạn sẽ tìm hiểu ở mức lập trình cao hơn.
- Màn hình xuất hiện một Project mới chứa một Form trắng tơng ứng.
- Click chọn biểu tợng Save hoặc vào trình đơn File\Save Project để lu Project và File\Save Form để lu Form.
- Đặt tên cho Project hay Form và click OK để chấp nhận.
* Mô tả cấu trúc của chơng trình :
Chơng trình Visual Basic đợc thực hiện theo hai bớc :
- Tạo Form (Thiết kế giao diện) : Thiết kế hình dáng Form và bố trí các đối tợng trên Form
- Viết Code (viết đoạn mã lệnh cho các đối tợng) : dùng các câu lệnh của VB để quy định cách làm việc của mỗi Form hay mỗi đối tợng.
Cơ sở ph ơng pháp luận xây dựng hệ thống ơng pháp luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý thông tin quản lý
Các phơng pháp nghiên cứu hệ thèng
Phơng pháp hộp đen: Đợc sử dụng khi biết đầu vào, đầu ra nhng không biết rõ
2 7 mỗi đầu vào thuộc một tập hợp đã xác định trớc, ta sẽ nhận đ- ợc đầu ra tơng ứng Việc nghiên cứu hệ thống là quá trình phân tích nhằm làm rõ quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Một kỹ thuật đợc áp dụng là mợn tạm Cấu trúc của một hệ thống khác có hoạt động tơng tự, hay nói cách khác là có cơ Cấu đầu vào, đầu ra tơng tự để từ đó có thể rút ra những giả thiết về cơ chế hoạt động của hệ thống hiện tại.
Phơng pháp mô hình hoá : Đợc sử dụng rộng rãi để nghiên cức hệ thống Các bớc chính cần thực hiện: Nghiên cức sơ bộ hệ thống; Lập mô hình hệ thống; Xử lý, thử nghiệm mô hình; Thực hiện điều hành;
Phơng pháp tiếp cận hệ thống:
Một trong những kĩ thuật thờng dùng là phân rã hệ thống thành các phân hệ có kích thớc nhỏ hơn có quan hệ ràng buộc lẫn nhau Mặt khác, cũng cần nghiên cứu hệ thống ở dạng mở, có nghĩa là đặt nó vào trong một hệ thống khác lớn hơn nó, chứa nó.
Khảo sát hệ thèng
Việc khảo sát sơ bộ diễn ra trên ba phạm vi, khảo sát về công việc chức năng, khảo sát về thông tin dữ liệu, về cách thức sử dụng dữ liệu, cách thức lu trữ dữ liệu, khảo sát về ng- ời sử dụng trong hệ thống.
Các thông tin dữ liệu thu thập đợc phải đầy đủ, có tính thực tiễn và tính hệ thống.
Mục tiêu là thu thập các thông tin, dữ liệu để có thể giúp cho nhóm chuyên gia về toàn bộ các thao tác đang đợc thực hiện trong hệ thống Với mỗi phân hệ trong hệ thống cần phải đánh giá đợc mức độ cần thực hiện, xác định đợc các chi phí, tìm ra những giải pháp tối u về kĩ thuật, tài chính và thời gian.
Các vấn đề cần xem xét chi tiết :
- Nghiên cứu những ứng dụng của hệ thống trong các lĩnh vực.
- Xem xét lại các nguồn thông tin đã thu đợc và lập kế hoạch khảo sát thêm.
Phân tích dữ liệu là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu Nhiệm vụ của phân tích viên là phải xác định xem mỗi đối tợng có ý nghĩa gì đối với hệ thống, thông tin chứa trong nó có cần thiết đối với hệ thống hay không và có thể cấu trúc hoá để lu trữ trên các phơng tiện tin học hay không.
Xác định các yêu cầu hệ thống 1.0 2.0
Cấu trúc hoá yêu cầu
Tìm và lựa chọn giải pháp 3.0
Xây dựng kế hoạch HTTT
Lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của hệ thống.
Ghi chép phỏng vấn kết quả khảo sát quan sát các mẫu
Các yêu cầu hệ t hống
Mô tả vê HT hiện tại và HT mới
Mô tả vê HT mới
Chiến l ợc đề xuất cho HT mới
Các b ớc của giai đoạn phân tích hệ thống
Phân tích hệ thèng
Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của IFD :
Xử lý thủ công Giao tác ngời-máy Tin học hoá hoàn toàn
- Kho lu trữ dữ liệu :
Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin : - Điều khiển
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hớng.
- Có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ.
Thời điểm Nguồn Xử lý Đích
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiện thực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích: Phích luồng thông tin, Phích kho chứa dữ liệu, Phích xử lý.
Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu
Tên IFD có liên quan :
Phích luồng thông tin có mẫu
Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu
Tên IFD có liên quan :
Chơng trình hoặc ngời truy nhập :
Phích kho chứa dữ liệu
Loại thứ ba : Phích xử lý
Tên IFD có liên quan :
Phân ra thành các IFD con :
Cấu trúc của thực đơn:
Sơ đồ luồng thông tin
Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lu trữ dữ liệu , nguồn và đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD :
Nguồn hoặc đích : Yếu tố bên ngoài biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào
Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chức năng Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp. Trong thực tế thông tin nghiệp vụ có thế đợc vận chuyển qua các công văn giấy tờ và bằng các phơng tiện vận chuyển truyền thông nhng các dòng dữ liệu và tên đợc gắn cho chúng phải ra đợc thông tin lôgic tơng ứng chứ không chỉ là tên các tài liệu vật lý.
Tiến trình xử lý : là quá trình biến đổi thông tin
Tên ngời/bộ phận phát/nhận tin
Tên tiến trình xử lý
Kho dữ liệu: thể hiện các thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa.
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chỉ tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0 Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1
Giống nh phích vật lý, phích lô gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích lô gíc Chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
-Mẫu phích xử lý logic
Các luồng dữ liệu vào :
Các luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:
Mô tả logic của xử lý:
Các phần tử thông tin :
Tên phần tử thông tin:
Tên DFD có liên quan:
Các giá trị cho phép :
Phích phần tử thông tin
Tên DFD có liên quan :
Các xử lý có liên quan :
Tên sơ đồ Cấu trúc dữ liệu có liên quan :
Tên DFD có liên quan :
Các phần tử thông tin :
Khối lợng (Bản ghi, ký tự):
Phích tệp dữ liệu Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý lô gíc trên phích xử lý
Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: đọc, ghi, sắp xếp,chuyển sang, trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện Các phép toán số học và lô gíc thờng dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống.
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu:
3.Nếu thì Nếu không thì
6.Câu phức hợp Bắt đầu Kết thúc.
Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kÕ.
Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do , Các phép toán số học và lô gíc thờng dùng.
Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống.
Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu
6.Câu phức hợp Begin End.
Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD
1.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
2.Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể chỉ tạo ra một luồng duy nhất.
3.Xử lý luôn phải đợc đánh mã số.
4.Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau 5.Tên cho xử lý phải là một động từ.
6.Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối việc phân rã DFD
7.Thông thờng một xử lý mà lô gíc xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiểm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9.Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã.
10 Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD.
11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT.
Thiết kế biểu mẫu và báo cáo 1.0 2.0
Thiết kế các giao diện và hội thoại
Các dòng dữ liệu, các mô hình E-R, các Mẫu báo biểu
Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ra, khuôn dạng các biểu Mẫu và báo cáo Đầu vào/ra, các mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình
Các thực đơn, biểu t ợng, giao diện và các đặc tả hội thoại
Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
Những công cụ này đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ Ngày nay một số công cụ đợc tin học hoá, vì vậy có thêm nhiều phần mêm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tÝch.
Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT Động Tĩnh
( Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin
(Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu
(SystemSD Dictionary) Tõ điển hệ thống.
Thiết kế hệ thèng
ThiÕt kÕ VËt lý ngoài
Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã đợc lựa chọn ở giai đoạn trớc đây.
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài:
Phân tích viên lựa chọn phơng tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm.
- Thiết kế chi tiết vào/ra
Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho ngời sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của ngời sử dụng là dựa vào những yếu tố vào/ra này.
- Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá.
Một HTTT thờng phải thực hiện nhiều công việc khác nhau nh: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu CSDL, sao chép bảo đảm an toàn dữ liệu Thao tác viên hay ngời sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phải làm Chính bằng cách thông qua các giao tác ngời – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thống tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tơng tác với hệ thống tin học hoá.
+ Giao tác bằng tập hợp lệnh.
+ Giao tác bằng các phím trên ban phím.
+ Giao tác qua thực đơn.
+ Giao tác dựa vào các biểu tợng.
2 Cài đặt và hớng dẫn sử dụng
Kết thúc một dự án xây dựng Hệ thống thông tin bằng công đoạn cài đặt phần mềm lên hệ thống của ngời sử dụng đồng thời đa ra những hớng dẫn chi tiết về hệ thống và cách thức thao tác với hệ thống để ngời sử dụng dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty tnhh Hanotex xuất nhập khẩu ở công ty tnhh Hanotex
I Khảo sát HTTT quản lý xuất nhập khẩu ở công ty TNHH Hanotex
- Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống là các loại chứng từ : Bộ chứng từ giao hàng, Tờ khai xuất nhập khẩu, Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất
- Nguồn ( Sources ) của hệ thống:
Bé phËn xuÊt nhËp khÈu Phân xởng sản xuất
Khách hàng ( Bên thuê gia công ) Bạn hàng ( Bên nhận gia công chuyển tiếp )
- Kết quả xử lý (Outputs) là các báo cáo và hồ sơ thanh khoản hợp đồng đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.
- Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệ thống
Bé phËn xuÊt nhËp khÈu
Bộ phận kế toán tài vụ
- Kho ( Storage ) là nơi lu giữ dữ liệu.
Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ đợc thu thập trong suốt quá trình từ khi nhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống và các kho dữ liệu đã lu trữ từ trớc, đa ra kết quả, chuyển kết quả tới đích hoặc các kho dữ liệu.
- Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lý xuất nhập khẩu của công ty.
Những vấn đề về quản lý:
Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lợng hàng gia công ngày càng lớn, lu lợng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lu trữ ngày càng phức tạp.
Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học, tuy vậy vẫn cần một lực lợng đông đảo để quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu
Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấp trong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độ quản lý cũng khác nhau.
Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhập khẩu mặt hàng gia công:
Yêu cầu tự động hoá việc lu dữ dữ liệu.
Kiểm tra thờng xuyên và đột xuất.
Sự thay đổi của công nghệ:
Sự ra đời của hệ thống nhận tờ khai điện tử.
Sự ra đời của phần mềm quản lý hàng đầu t – gia công tự động.
2 Khảo sát chi tiết hệ thống
Bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu Quản lý hệ thống thông qua phần mềm quản lý MS Excel Trong khi đó điều kiện kỹ thuật cho phép sử dụng phần mềm quản lý để đăng ký trực tiếp Hợp đồng, Tờ khai, Định mức sản xuất một cách nhanh chóng với Hải quan qua Hệ thống mạng Internet Đồng thời thực hiện đối chiếu hồ sơ thanh khoản hợp đồng trực tiếp và nhanh chóng cũng trên hệ thống máy tính này Công việc còn lại chỉ là Hải quan kiểm nghiệm thực tế và xác nhận đã kiểm tra.
2.2 Mô hình xử lý dới góc độ tin học:
Các tài liệu thu thập:
+ Hợp đồng gia công và phụ kiện Hợp đồng gia công
+ Tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu
+ Bản đăng ký định mức sản xuất thực tế
+ Bộ hồ sơ Thanh khoản hợp đồng
Các thông tin vào là rất cần thiết đảm bảo cho quá trình xử lý, tổng hợp dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng, hiệu quả Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu vào nh sau:
+ Thông tin về hợp đồng gia công, hàng gia công, khách hàng đặt gia công.
+ Thông tin về nguyên phụ liệu nhập cho hợp đồng gia công Thông tin về sản phẩm gia công xuất trả.
+ Thông tin về lợng nguyên phụ liệu xuất tơng ứng với Mặt hàng gia công đó.
Thông tin ra là những thông tin đã xử lý và tổng hợp từ các thông tin đầu vào Do đó những thông tin đầu ra thờng là những thông tin chính xác, cô đọng, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý trong công ty Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu ra nh sau:
+ Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu
+ Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu
+ Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tơng ứng với thành phẩm.
+ Bảng thanh khoản hợp đồng gia công
2.3 Mô tả chi tiết bài toán
Hệ thống tiến hành theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu bắt đầu từ giai đoạn Tiếp nhận hợp đồng gia công, tổng hợp kết quả, và lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công khi kết thúc một hợp đồng gia công.
- Công ty TNHH Hanotex: là một công ty chuyên thực hiện các
“Hợp đồng gia công” hàng may mặc cho thơng nhân nớc ngoài.
Những điều khoản tiêu biểu trong một Hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu:
Thoả thuận giữa Bên thuê gia công – Thơng nhân nớc ngoài và Bên nhận gia công – Công ty Việt Nam ( Hanotex)
1 Bên công ty Việt Nam nhận sản xuất hàng may mặc xuất khẩu cho bên thuê gia công.
2 Hàng hoá gia công sẽ đợc đề cập trong các Phụ lục hợp đồng: Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lợng, Đơn giá, Tổng trị giá,thời hạn giao nguyên phụ liệu và thời hạn giao hàng.
3 Bên thuê gia công giao hồ sơ chứng nhận nguyên phụ liệu trớc khi tàu cập cảng Và gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công theo điều kiện C.I.F
Bên nhận gia công có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến công ty mình và hạch toán
SX – KD theo chế độ quy định của Việt Nam.
Nguyên phụ liệu do bên Thuê cung cấp bao gồm cả %hao phí thống nhất trong bản định mức.
4 Bên thuê cung cấp cho Bên nhận Mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình
Bên nhận có trách nhiệm may đúng quy định bên Thuê đã đa ra.
Khảo sát sơ bé
- Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống là các loại chứng từ : Bộ chứng từ giao hàng, Tờ khai xuất nhập khẩu, Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất
- Nguồn ( Sources ) của hệ thống:
Bé phËn xuÊt nhËp khÈu Phân xởng sản xuất
Khách hàng ( Bên thuê gia công ) Bạn hàng ( Bên nhận gia công chuyển tiếp )
- Kết quả xử lý (Outputs) là các báo cáo và hồ sơ thanh khoản hợp đồng đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.
- Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệ thống
Bé phËn xuÊt nhËp khÈu
Bộ phận kế toán tài vụ
- Kho ( Storage ) là nơi lu giữ dữ liệu.
Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ đợc thu thập trong suốt quá trình từ khi nhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống và các kho dữ liệu đã lu trữ từ trớc, đa ra kết quả, chuyển kết quả tới đích hoặc các kho dữ liệu.
- Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lý xuất nhập khẩu của công ty.
Những vấn đề về quản lý:
Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lợng hàng gia công ngày càng lớn, lu lợng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lu trữ ngày càng phức tạp.
Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học, tuy vậy vẫn cần một lực lợng đông đảo để quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu
Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấp trong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độ quản lý cũng khác nhau.
Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhập khẩu mặt hàng gia công:
Yêu cầu tự động hoá việc lu dữ dữ liệu.
Kiểm tra thờng xuyên và đột xuất.
Sự thay đổi của công nghệ:
Sự ra đời của hệ thống nhận tờ khai điện tử.
Sự ra đời của phần mềm quản lý hàng đầu t – gia công tự động.
2 Khảo sát chi tiết hệ thống
Bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu Quản lý hệ thống thông qua phần mềm quản lý MS Excel Trong khi đó điều kiện kỹ thuật cho phép sử dụng phần mềm quản lý để đăng ký trực tiếp Hợp đồng, Tờ khai, Định mức sản xuất một cách nhanh chóng với Hải quan qua Hệ thống mạng Internet Đồng thời thực hiện đối chiếu hồ sơ thanh khoản hợp đồng trực tiếp và nhanh chóng cũng trên hệ thống máy tính này Công việc còn lại chỉ là Hải quan kiểm nghiệm thực tế và xác nhận đã kiểm tra.
2.2 Mô hình xử lý dới góc độ tin học:
Các tài liệu thu thập:
+ Hợp đồng gia công và phụ kiện Hợp đồng gia công
+ Tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu
+ Bản đăng ký định mức sản xuất thực tế
+ Bộ hồ sơ Thanh khoản hợp đồng
Các thông tin vào là rất cần thiết đảm bảo cho quá trình xử lý, tổng hợp dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu đặt ra một cách nhanh chóng, hiệu quả Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu vào nh sau:
+ Thông tin về hợp đồng gia công, hàng gia công, khách hàng đặt gia công.
+ Thông tin về nguyên phụ liệu nhập cho hợp đồng gia công Thông tin về sản phẩm gia công xuất trả.
+ Thông tin về lợng nguyên phụ liệu xuất tơng ứng với Mặt hàng gia công đó.
Thông tin ra là những thông tin đã xử lý và tổng hợp từ các thông tin đầu vào Do đó những thông tin đầu ra thờng là những thông tin chính xác, cô đọng, đáp ứng đợc nhu cầu quản lý trong công ty Hệ thống yêu cầu các thông tin đầu ra nh sau:
+ Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu
+ Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu
+ Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tơng ứng với thành phẩm.
+ Bảng thanh khoản hợp đồng gia công
2.3 Mô tả chi tiết bài toán
Hệ thống tiến hành theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu bắt đầu từ giai đoạn Tiếp nhận hợp đồng gia công, tổng hợp kết quả, và lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công khi kết thúc một hợp đồng gia công.
- Công ty TNHH Hanotex: là một công ty chuyên thực hiện các
“Hợp đồng gia công” hàng may mặc cho thơng nhân nớc ngoài.
Những điều khoản tiêu biểu trong một Hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu:
Thoả thuận giữa Bên thuê gia công – Thơng nhân nớc ngoài và Bên nhận gia công – Công ty Việt Nam ( Hanotex)
1 Bên công ty Việt Nam nhận sản xuất hàng may mặc xuất khẩu cho bên thuê gia công.
2 Hàng hoá gia công sẽ đợc đề cập trong các Phụ lục hợp đồng: Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lợng, Đơn giá, Tổng trị giá,thời hạn giao nguyên phụ liệu và thời hạn giao hàng.
3 Bên thuê gia công giao hồ sơ chứng nhận nguyên phụ liệu trớc khi tàu cập cảng Và gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công theo điều kiện C.I.F
Bên nhận gia công có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến công ty mình và hạch toán
SX – KD theo chế độ quy định của Việt Nam.
Nguyên phụ liệu do bên Thuê cung cấp bao gồm cả %hao phí thống nhất trong bản định mức.
4 Bên thuê cung cấp cho Bên nhận Mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình
Bên nhận có trách nhiệm may đúng quy định bên Thuê đã đa ra.
Bên nhận thông báo cho bên thuê biết số lợng nguyên phụ liệu thiếu thừa so với Packing list trong vòng 3 ngày tính từ ngày kết thúc việc kiểm tra nguyên phụ liệu.
5 Bên thuê có trách nhiệm bổ sung cho bên nhận mợn một số máy móc thiết bị còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng bên thuê.
6 Trớc ngày giao hàng bên nhận phải làm thủ tục xuất thành phẩm theo hớng dẫn của bên thuê và giao hàng đến cảng Hải phòng theo điều kiện F.O.B.
7 Nguyên phụ liệu thừa của những mã hàng đã kết thúc sẽ chuyển vào mã hàng sau cho đến khi kết thúc hợp đồng thì xuất trả lại cho bên thuê.
Phế liệu huỷ theo pháp luật Việt Nam.
8 Sau khi giao hàng 5 ngày bên B phải giao toàn bộ chứng từ thanh toán cho bên A
Bộ hồ sơ thanh toán gồm:
-Hoá đơn thơng mại:03 bộ
-Bộ vận đơn xếp hàng sạch (B/L): 3/3 bộ
-Giấy chứng nhận xuất xứ (Cô): 1 bản gốc, 1 bản sao
9 Hai bên cùng hợp tác trong x năm bắt đầu từ ngày a tới ngày b.
Nói cách khác, những nhiệm vụ mà hai bên cần thực hiện nh sau:
Bé phËn kinh doanh xuÊt nhËp khÈu 1.Cung cÊp nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị
-Làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá với Hải quan -NhËp khÈu nguyên phụ liệu và máy móc thiết bị do Bên thuê cung cÊp víi sù quản lý của Hải quan.
-Thu thập và xử lý dữ liệu nguyên phụ liệu nhập
2.Cung cấp các h- íng dÉn kü thuËt và các yêu cầu kỹ thuËt
-Sản xuất -Làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá với Hải quan
-Xuất trả thành phẩm cho bên thuê.
-Thu thập thông tin về định mức thực tế sản xuất.
-Thu thập và xử lý dữ liệu sản xuất thành phẩm -LËp tê khai xuÊt
-Những quy định về thủ tục hải quan đối với hàng hoá gia công với th ơng nhân n ớc ngoài mà Bộ phận xuất nhập khẩu cần thực hiện:
+Nguyên liệu gia công: Bao gồm nguyênliệu, phụ liệu, vật t gia công
+Phế liệu gia công: bao gồm phế liệu từ nguyên phụ liệu gia công; máy móc, thiết bị thuê mớn phục vụ gia công bị h hỏng không còn sử dụng đợc phải loại đi dới dạng phế liệu.
2.Trách nhiệm của doanh nghiệp cần thực hiện
Sơ đồ chức năng của hệ thống (BFD)
Do đặc trng sản xuất, việc nhập máy móc thiết bị thờng đợc thực hiện một lần vào thời điểm ban đầu khi thực hiện hợp đồng gia công.
Giả thiết rằng nguyên phụ liệu chỉ đợc nhập theo con đ- ờng từ đối tác sang các công ty may gia công Và các công ty may chỉ thực hiện gia công theo hợp đồng gia công.
Hệ thống quản lý xuất nhập khẩu hàng gia công chủ yếu nhằm cân đối lợng nguyên phụ liệu xuất nhập.
- Các nghiệp vụ cơ bản trong quá trình quản lý xuất nhËp khÈu:
- §¨ng ký tê khai nhËp khÈu.
- Đăng ký định mức sản xuất.
- §¨ng ký tê khai xuÊt khÈu.
- Lập báo cáo Thanh khoản hợp đồng
1.Nghiệp vụ Tiếp nhận hợp đồng:
Khi có đề nghị hợp tác gia công hàng hoá với thơng nhân nớc ngoài, bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu của công ty có trách nhiệm
- Lập một hợp đồng gia công theo thoả thuận với khách hàng.
- Làm thủ tục đăng ký hợp đồng gia công với Hải quan.
- Nhập thông tin về hợp đồng gia công đã đợc Hải quan tiếp nhËn.
- Gửi lại cho khách hàng bản hợp đồng đã đợc Hải quan tiếp nhËn.
2.Theo dõi thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng gia công đã đợc Tiếp nhận bởi Hải quan, ta chuyển sang giai đoạn theo dõi và thực hiện hợp đồng hay theo dõi quá trình xuất nhập nguyên phụ liệu trong quá trình thực hiện hợp đồng bao gồm:
- Đăng ký tờ khai nhập khẩu nguyên phụ liệu và theo dõi nguyên phụ liệu nhập qua từng tờ khai.
- Đăng ký định mức sản xuất thực tế với Hải quan sau một quá trình sản xuất thực tế.
- Đăng ký tờ khai xuất khẩu và theo dõi sản phẩm xuất khÈu qua tõng tê khai.
Bộ phận Hải quan có trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo đối chiếu với Hải quan về lợng nguyên phụ liệu nhập, số sản phẩm xuất và lợng nguyên phụ liệu xuất tơng ứng với số sản phẩm xuất đó.
Nói cách khác Hệ thống cần đa ra đợc Bộ Hồ sơ thanh khoản gồm có:
- Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu nhập khẩu
- Bảng tổng hợp thành phẩm xuất khẩu
- Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu xuất khẩu tơng ứng với thành phẩm.
- Bảng thanh khoản hợp đồng gia công
Dựa vào quá trình phân tích về các thông tin về nghiệp vụ ở trên thì hệ thống quản lý xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp gia công bao gồm các chức năng sau:
1 Chức năng Tiếp nhận hợp đồng: trong đó
- Đăng ký hợp đồng với hải quan. Đảm bảo tính pháp lý đối với tất cả các hợp đồng có diễn ra hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá.
- Nhập thông tin về hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đợc Hải quan tiếp nhận, bộ phận xuất nhập khẩu cần nhập thông tin về hợp đồng cho hệ thống để có thể theo dõi quá trình thực hiện và đối chiếu các kết quả đã thực hiện đợc.
- Tổng hợp và lên báo cáo Đáp ứng các yêu cầu thông tin của Giám đốc cơ quan về Hợp đồng, tình hình thực hiện hợp đồng và theo dõi các hợp đồng theo khách hàng.
2 Quản lý hoạt động Xuất nhập khẩu Đây là giai đoạn thực hiện hợp đồng, hay là hoạt động chính của các công ty gia công hàng hoá cho nớc ngoài, trong giai đoạn này hệ thống lần lợt theo dõi các hoạt động diễn ra nh sau :
- Nhập khẩu nguyên phụ liệu
Sau khi hợp đồng đợc ký kết, theo thoả thuận, bên thuê gia công sẽ thực hiện gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công.
- Đăng ký định mức sản xuất
Bên thuê gia công gửi kèm bản định mức dự kiến cho bên nhận gia công Sau khi trực tiếp thử và đa ra yêu cầu với khách hàng thay đổi định mức ở mức sản xuất thực tế cho phù hợp.Bên nhận gia công phải đăng ký Định mức sản xuất thực tế với
Hải quan để cơ quan này theo dõi luồng nguyên phụ liệu xuất nhËp.
Sau khi sản xuất đã hoàn thành, bên nhận gia công phải giao hàng trả cho bên thuê theo đúng thoả thuận trong hợp đồng Tuy nhiên để đợc phép xuất khẩu hàng hoá, phải tiến hành thủ tục Xuất khẩu với cơ quan Hải quan Hải quan căn cứ vào các Tờ khai Xuất khẩu để theo dõi sản phẩm xuất khẩu, đồng thời kết hợp với bản Đăng ký định mức để tổng hợp và so sánh với lợng nguyên phụ liệu đã nhập khẩu.
3 Thanh khoản hợp đồng Đây là trách nhiệm cuối cùng của bộ phận Xuất nhập khẩu sau mỗi hợp đồng gia công Cuối kỳ cần thanh khoản hợp đồng gia công với hải quan Hệ thống cần đa ra các báo cáo yêu cầu trong Hồ sơ thanh khoản để đối chiếu với hải quan.
- Lập hồ sơ thanh khoản Đăng ký hợp đồng
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG GIA CÔNG TỪ NGUYÊN LIỆU NH ẬP KHẨU
Lên báo cáo tổng hợp
Xuất khẩu thành phẩm Thu thập dữ liệu
Quản lý xuất nhập khẩu
Nhập khẩu nguyên phụ liệu sản xuất
Lập hồ sơ thanh khoản
Cập nhật hợp đồng Quản lý định mức sản xuất Tính toán tổng hợp
2 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
2.1 Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) : Mô tả các phòng ban có liên quan tới hệ thống quản lý xuất nhập khẩu trong công ty tnhh hanotex
Thấy rằng hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty này xuyên suốt hoạt đồng của các phòng ban từ khâu thị trờng tới khâu sản xuất và tiêu thụ Sơ đồ cho thấy mối quan tâm và nhiệm vụ của các phòng ban trong hệ thống.
2.2 Phân rã sơ đồ ở sơ đồ DFD mức o:
+ Mô tả 3 chức năng lớn của hệ thống đó là
4 Quản lý hoạt động xuất nhập khẩu
5 Lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng.
+ Luồng dữ liệu đầu vào của xử lý Tiếp nhận hợp đồng: là hợp đồng gia công chính là đầu vào của xử lý mức con của nó là Đăng ký hợp đồng đợc cung cấp bới Khách hàng (Bên thuê gia công) đợc thực hiện bởi hệ thống.
+Luồng dữ liệu đầu vào của xử lý Quản lý xuất nhập khẩu là Tờ khai xuất ,nhập khẩu và định mức thực tế là đầu vào của xử lý
Sinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
Nhập khẩu nguyên phụ liệu, Đăng ký định mức sản xuất và Xuất khẩu thành phẩm của DFD mức con.
+Thanh khoản hợp đồng gia công là xử lý cuối cùng cũng là xử lý đ- a ra các báo cáo tổng hợp từ các thông tin đã xử lý trong các xử lý trên
Báo cáo thành phẩm xuất
Tờ khai xuất khẩu xuất nhập khẩu
Yêu cầu Báo cáo tp xuất
Hợp đồng gia công Thông tin thiếu thừa nguyên phụ liệu
Phòng tài chính kế toán
Báo cáo nhập Định mức thực tế sản xuất
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU
Hồ sơ thanh khoản Yêu cầu thông tin
Báo cáo xuất nhậpSinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
KHÁCH HÀNG 1.1 Đăng ký hợp đồng
Lên báo cáo tổng hợp1.3
Yêu cầu Hợp đồng mới
KHÁCH HÀNG HÀNG GIA CÔNG
1.0 Chu trình Tiếp nhận hợp đồng
Nhập nguyên phụ liệu sản xuất2.1
Tờ khai nhập khẩu Báo cáo nguyên phụ liệu nhập
Quản lý định mức sản xuất2.2
Báo cáo định mức thực tế
TỜ KHAI XUẤT ĐỊNH MỨC THỰC TẾ
Sinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
2.0 Chu trình quản lý xuất nhập khẩu
Lập hồ sơ thanh khoản3.1
TỜ KHAI NHẬP KHẨU ĐỊNH MỨC THỰC TẾ
Dữ liệu đã thu thập
3.0 Chu trình thanh khoản hợp đồng
Hợp đồ ng gia cô ng Đăng ký hợp đồng
Câp nhật thông tin hợp đồng
Tổng hợp và lên báo cáo
Báo cáo ch i ti Õt hợp đồ ng
Hợp đồ ng gia cô ng đã ti Õp nhË n
2.3 Sơ đồ luồng thông tin
1 Chu trình quản lý hợp đồng điểmThời Khách hàng Bộ phận XNK Hải quan
Thêi ®iÓm ký kết hợp đồng
Hợp đồng gia công đợc hải quan tiÕp nhận và trả về doanh nghiệp.
Sinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
2 Chu trình quản lý xuất nhập khẩu a-Nhập khẩu nguyên phụ liệu từ khách hàng điểmThời Khách hàng Bộ phận XNK Hải quan
Hồ sơ g iao hà ng §¨ng ký tê khai nhËp khÈu
Tờ khai nhậpCâp nhật thông tin tờ khai
Báo cáo ng uyên ph ô li ệu nhË p kh Èu
TiÕp nhËn tê khai hàng nhập
Thêi ®iÓm bên thuê chuÈn bị giao hàng
Tê khai nhập đã thông qua
KÕt thóc hợp đồng. b-Đăng ký định mức sản xuất điểmThời Bộ phận sản xuất Bộ phận XNK Hải quan
Sinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
Thêi ®iÓm sau khi nhËp nguyên phụ liệu và tiến hành sản xuất Định mức thực tế đã đợc chÊp thuËn.
KÕt thóc hợp đồng c-Xuất khẩu thành phẩm điểmThời Khách hàng Bộ phận XNK Hải quan
Sinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
Yêu cÇ u g iao hàn g §¨ng ký tê khai xuÊt khÈu
Câp nhật thông tin tờ khai xuất
Tổng hợp và lên báo cáo khẩu ất xu ẩm ph sản Báo cáo
TiÕp nhËn tê khai xuÊt
Tê khai xu Êt đã đăn g k ý.
Thêi ®iÓm đã sản xuÊt xong
Tê khai xuất đã đợc chấp thuËn.
3 Chu trình thực hiện thanh khoản hợp đồng điểmThời Bộ phận XNK Hải quan
Thêi ®iÓm kÕt thúc hợp đồng
III Thiết kế hệ thống
1 Thiết kế cơ sở dữ liệu: lựa chọn phơng thức thiết kết cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra
Sinh viên thực hiện: Cao Thị Thuý Chinh - Tin học kinh tế B K43
1.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra
Sau khi tiến hành phân tích chi tiết ở trên ta chuyển sang giai đoạn thiết kế logic cho hệ thống thông tin mới Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà chơng trình này phải làm để đạt những mục tiêu đã đặt ra ở trên và tuân thủ các ràng buộc về môi trờng.
B ớc1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT:
2 Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
3 Tờ khai hàng hoá xuất khẩu
4 Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất
5 Hồ sơ thanh khoản hợp đồng
B ớc2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra
Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó.
So_HD Mã số hợp đồng gia công
ThoihanHD Thời hạn hợp đồng
Ma_KH Bên thuê gia công
Ten_KH Tên công ty thuê gia công
Ma_hang(R) Mã hàng gia công
Ten_hang(R) Tên hàng gia công
Tong_giatri(R)(S) Tổng giá trị
- Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính đợc tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.