Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin quản lý hoạt động vận hành

NGÂN HÀNG TMCP CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM PHỊNG HỖ TRỢ TÍN DỤNG TSC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM 2016 Xây dựng Hệ thống CNTT quản lý hoạt động vận hành tín dụng (Vietinbank credit operati vfgyuon management support) Chủ nhiệm: Ơng Trần Cơng Quỳnh Lân – Phó tổng giám đốc Đơn vị thực hiện: Phịng Hỗ trợ tín dụng TSC Hà Nội, tháng 09/2017 NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM PHỊNG HỖ TRỢ TÍN DỤNG TSC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM 2016 Xây dựng Hệ thống CNTT quản lý hoạt động vận hành tín dụng (Vietinbank credit operation management support) Chủ nhiệm đề tài Trần Công Quỳnh Lân Hà Nội, tháng 09/2017 MỤC LỤC GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài .2 Mục đích nghiên cứu: 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 4 Kết cấu đề tài: CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH TÍN DỤNG .5 1.1 Tổng quan mô hình Hỗ trợ tín dụng 1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống CNTT quản lý hoạt động vận hành tín dụng .8 1.2.1 Yêu cầu đại hóa quản trị ngân hàng 1.2.2 u cầu cơng nghệ mà mơ hình vận hành tính dụng NHCT đặt CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH TÍN DỤNG TẠI NHCT 11 2.1 Tổng quan Hệ thống quản lý vận hành tín dụng 11 2.1.1 Mục tiêu nguyên tắc xây dựng 11 2.1.2 Cấu trúc tổng quan, đối tượng phạm vi sử dụng 12 2.2 Các cấu phần Hệ thống 13 2.2.1 Cấu phần Hỗ trợ tín dụng chi nhánh 13 2.2.2 Cấu phần Giám sát chất lượng TSC 30 2.2.3 Báo cáo 32 2.3 Lộ trình triển khai 34 2.3.1 Lộ trình triển khai: .34 2.3.2 Lộ trình hồn thiện: 35 2.4 Đánh giá .36 2.4.1 Kết đạt 36 2.4.2 Các khó khăn cịn tồn tại: 39 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH TÍN DỤNG TRONG 43 GIAI ĐOẠN 2017 – 2020 43 3.1 Định hướng phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng.43 3.1.1 Định hướng phát triển mơ hình vận hành tín dụng giai đoạn 2017 – 2020 43 3.1.2 Định hướng phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng 43 3.2 Kế hoạch phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng 45 3.3 Các kiến nghị 46 3.3.1 Kiến nghị hệ thống 46 3.3.2 Kiến nghị văn chế: 47 3.3.3 Kiến nghị mơ hình 47 GIẢI THÍCH TỪ NGỮ VÀ VIẾT TẮT CKBL CKCL CLIMS CN CNTT : : : : : Cam kết bảo lãnh Cam kết chất lượng Cấu phần quản lý hạn mức tài sản đảm bảo Chi nhánh Công nghệ thông tin Hệ thống ngân hàng lõi NHCT, sử dụng để ghi nhận, quản lý xử lý giao dịch tập trung Chương trình phần mềm hỗ trợ quản lý, lưu giữ hồ sơ, tài liệu điện tử hệ thống mạng nội Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Giao dịch bảo đảm Giới hạn tín dụng Giải ngân Hợp đồng bảo đảm Hợp đồng cấp tín dụng Hỗ trợ tín dụng Kiểm tra kiểm sốt nội Lãnh đạo Chi nhánh Hệ thống khởi tạo phê duyệt tín dụng Hệ thống thơng tin quản lý Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Người sử dụng Bao gồm loại Phịng Giao dịch theo mơ hình Khối bán lẻ Khối khách hàng doanh nghiệp CORE : ECM : GDBĐ GHTD GN HĐBĐ HĐCTD HTTD KTKSNB LĐCN LOS MIS NHCT NSD : : : : : : : : : : : : PGD : PKH : Phòng Khách hàng ( bao gồm phòng KHDN PBL) QHKH QLRR TSBĐ TSC VCOMS : : : : : VSTAR : Bộ phận quan hệ khách hàng Quản lý rủi ro Tài sản bảo đảm Trụ Sở Chính Hệ thống hỗ trợ quản lý vận hành tín dụng Chương trình phần mềm chấm điểm xếp hạng tín dụng khách hàng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Chuyển đổi mơ hình tổ chức, có mơ hình vận hành tín dụng chiến lược hàng đầu Ngân hàng TMCP Công thương (NHCT) nhằm hướng đến mục tiêu tăng trưởng đôi với nâng cao chất lượng tín dụng Trên sở hướng theo thông lệ quốc tế, phù hợp với thực tiến kế thừa nguồn lực sẵn có, NHCT triển khai mơ hình hỗ trợ tín dụng với mục tiêu tập trung chun mơn hóa chức vận hành cho vay, tách bạch khâu hoạt động tín dụng (i) Phát triển kinh doanh, quan hệ khách hàng (front office); (ii) thẩm định phê duyệt tín dụng (middle office); (iii) Hỗ trợ tín dụng (back office) nhằm nâng cao hiệu kinh doanh đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro Mô hình vận hành tín dụng xây dựng Vietinbank bao gồm phòng HTTD TSC, phòng HTTD kéo dài TP Hồ Chí Minh 149 phịng HTTD CN đặt chi nhánh với chức kiểm soát giao dịch, tác nghiệp trực tiếp hệ thống Mơ hình hỗ trợ tín dụng bước đệm đưa mơ hình tổ chức NHCT hướng đến thông lệ quốc tế, đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro Tuy nhiên việc tập trung chức phân tán mặt địa lý đặt thách thức lớn cho NHCT triển khai hoạt động quản lý điều hành, cụ thể: Một là, tính đến thời điểm triển khai mơ hình, nghiệp vụ kiểm sốt giải ngân – nhiệm vụ trọng yếu Phòng HTTD CN chưa hỗ trợ xử lý hệ thống CNTT Hệ thống CLIMS kiểm sốt cơng việc Backend – sau Approval trước giải ngân; hệ thống iCdoc hỗ trợ luân chuyển hồ sơ scan không ghi nhận nội dung kiểm soát; hệ thống INCAS chủ yếu thực khởi tạo,duy trì thơng tin cấp tài khoản – cơng việc sau cấp có thẩm quyền phê duyệt giấy nhận nợ Nếu phải kiểm sốt giải ngân thủ cơng, Chi nhánh phòng HTTD CN cần thực hiện: (i) truy cập đồng thời nhiều hệ thống để vấn tin lúc (BDS, TF, hệ thống chấm điểm xếp hạng nội bộ, MIS ); (ii) khai báo thông tin đề xuất hồ sơ, rà soát phê duyệt hồ sơ vào word/excel; (iii) không quản lý luồng luân chuyển hồ sơ thời gian xử lý hồ sơ phận Trong đó, khối lượng giao dịch kiểm sốt giải ngân cơng việc cần hồn thiện sau giải ngân (theo dõi, ghi nhận bổ sung chứng từ, kiểm sốt sau …) lớn, địi hỏi cần xử lý kịp thời, theo dõi xuyên suốt tạo sở liệu cần thiết chiết xuất phục vụ cho nghiên cứu chỉnh sửa sách tín dụng phù hợp Việc ghi nhận kết kiểm sốt giải ngân thủ cơng theo khơng thể đáp ứng u cầu thực tế công việc Hai là, quản lý điều hành, hệ thống HTTD có quy mơ lớn, trải dài mặt địa lý nên hoạt động giám sát công tác quản trị nội phức tạp khó khăn Việc giám sát hoạt động Phòng HTTD TSC thực thủ cơng khơng bảo đảm tính kịp thời sâu sát thiếu sở để theo dõi đánh gặp khó khăn việc hỗ trợ nghiệp vụ HTTD Chi nhánh vốn phát sinh thường xuyên, liên tục Đồng thời, hiệu công việc suất lao động không tối ưu hóa Ba là, sở liệu hoạt động HTTD, việc lưu trữ kết kiểm sốt thực phân tán, thơng qua giấy gây khó khăn việc theo dõi quản lý Bên canh đó, giao dịch HTTD phát sinh với số lượng lớn nhiều phòng HTTD khác nên liệu theo dõi thủ cơng khó chuẩn hóa thống Số liệu tổng hợp khơng phản ánh xác tổng thể thực trạng hoạt động HTTD; ảnh hưởng đến công tác nhận diện, phát rủi ro đạo điều hành toàn hệ thống Trên sở nhận diện vấn đề nêu trên, phòng HTTD TSC với vai trò đầu mối nghiệp vụ nghiên cứu phương pháp luận theo thông lệ tốt cải tiến, chỉnh sửa nhằm phù hợp với yêu cầu thực tế, từ phối hợp TTCNTT xây dựng Hệ thống CNTT nhằm đại hóa cơng tác HTTD cách hiệu quả, phù hợp với phát triển chung ngân hàng Mục đích nghiên cứu: Trên sở phân tích cần thiết hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng khảo sát thực trạng NHCT, nhóm nghiên cứu đề xuất giải pháp xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý vận hành tín dụng thời điểm tại, đồng thời đề xuất lộ trình phạm vi hồn thiện hệ thống thời gian năm tới (2017 - 2020) 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài việc tin học hóa hoạt động hỗ trợ tín dụng chưa hỗ trợ hệ thống LOS, CLIMS INCAS, bao gồm: nghiệp vụ hỗ trợ tín dụng chi nhánh, công tác quản lý, giám sát chất lượng HTTD phòng HTTD TSC Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thông lệ tốt việc xây dựng mơ hình HTTD, hệ thống CNTT u cầu cơng nghệ mà mơ hình HTTD đặt Kết hợp với việc phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng Hệ thống vận hành tín dụng NHCT, nhóm nghiên cứu đưa giải pháp ngắn hạn lộ trình hợp lý trung hạn để bước hoàn thiện Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng Kết cấu đề tài: Về cấu trúc, phần mở đầu, biểu số liệu kèm theo, đề tài chia thành 03 chương: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng CHƯƠNG 2: Thực trạng xây dựng hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng Ngân hàng Cơng thương CHƯƠNG 3: Giải pháp phát triển hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng giai đoạn 2017 - 2020 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH TÍN DỤNG 1.1 Tổng quan mơ hình Hỗ trợ tín dụng Chuyển đổi mơ hình tổ chức, có mơ hình hỗ trợ tín dụng chiến lược hàng đầu NHTMCP Công thương Việt Nam phù hợp với xu hướng quản trị ngân hàng đại Trên sở hướng theo thông lệ quốc tế, phù hợp thực tiễn, kế thừa nguồn lực sẵn có, NHCT định hướng triển khai mơ hình hỗ trợ tín dụng với mục tiêu: (i) Nâng cao hiệu hoạt động; (ii) quản trị rủi ro thông qua tập trung chun hóa hoạt động hỗ trợ tín dụng, phân tách nhiệm vụ khâu quy trình tín dụng Front, middle back office Vào thời điểm năm 2014, tiểu ban vận hành cho vay nghiên cứu xây dựng mơ hình HTTD NHCT sở tư vấn ORP, tham khảo mơ hình ngân hàng khác thực trạng mơ hình tổ chức, mạng lưới hoạt động NHCT với mục tiêu xây dựng mơ hình là: Tập trung hóa chun mơn hóa hoạt động vận hành tín dụng thực phân tán nhiều phận, nhiều cán thực giúp tăng suất lao động, rút giảm thời gian xử lý giao dịch + Giải phóng thời gian cho phận bán hàng: Các công việc tác nghiệp sau phê duyệt tín dụng phận HTTD đảm nhiệm giúp rút giảm nhiều thời gian cho phận QHKH, giúp phận tập trung thời gian công sức vào hoạt động bán hàng + Tăng cường tiếp tục thực kiểm sốt rủi ro thơng qua chức kiểm sốt tín dụng, giải ngân (như Phịng Kiểm sốt giải ngân cũ), kiểm soát sau (như Bộ phận KTKSNB CN cũ) Theo khảo sát ngân hàng, mơ hình HTTD thường tổ chức theo hướng: Thành lập trung tâm vận hành tín dụng thành lập phận HTTD Chi nhánh Thực chức nhiệm vụ kiểm sốt tín dụng tác nghiệp (thông thường thực độc lập) Theo tư vấn ORP, mơ hình HTTD NHCT thực qua giai đoạn: GĐ thành lập PHTTD CN GĐ thành lập Trung tâm HTTD theo khu vực để thực cơng việc sau phê duyệt tín dụng Dựa tình hình thực tế thời điểm chuyển đổi (chức vận hành tín dụng thực phân tán nhiều phận, tính tuân thủ Chi nhánh quy định, quy trình nghiệp vụ chưa cao cần tiếp tục thực kiểm soát) kế thừa nguồn lực sẵn có (nhân Bộ phận KTKSNB CN cũ), tiểu ban vận hành cho vay đề xuất BLĐ phê duyệt mơ hình HTTD: thành lập PHTTD đặt CN trực thuộc TSC thực đồng thời chức kiểm soát chức hỗ trợ Theo định hướng ban lãnh đạo NHCT, P.HTTD TSC phối hợp với phịng ban TSC thực cơng tác chuẩn bị, chuyển đổi mơ hình Hỗ trợ tín dụng theo 03 giai đoạn: + Giai đoạn 1: CN vào ngày 10/10/2014; + Giai đoạn 2: 43 CN vào ngày 20/04/2015 + Giai đoạn 3: Hoàn tất chuyển đổi 104 CN lại (bao gồm 05 CN bán lẻ CN Phú Quốc) bảo đảm chuyển đổi Mơ hình hỗ trợ tín dụng 100% CN tồn hệ thống, tiến độ, chất lượng vận hành máy hoạt động Đến nay, Mơ hình HTTD xây dựng Vietinbank bao gồm: Phòng HTTD TCS, Phòng kéo dài TP HCM 155 phòng HTTD đặt 155 CN toàn hệ thống với chức xử lý tác nghiệp kiểm sốt giao dịch Phịng HTTD gồm: Phịng HTTD TSC PHTTD kéo dài TP HCM Các Phòng HTTD đặt CN trực thuộc TSC i Phòng HTTD TSC Quản lý nghiệp vụ HTTD: Xây dựng hướng dẫn nghiệp vụ HTTD, chế phối hợp PHTTD CN CN, chế công cụ quản lý, giám sát PHTTD CN; Đào tạo, hỗ trợ chuyên môn, nghiệp vụ; Xây dựng, sửa đổi, bổ sung, quản trị hệ thống phần mềm quản lý HTTD (VCOMS) Giám sát hoạt động: Giám sát trực tuyến trực tiếp hoạt động HTTD PHTTD CN Quản lý hoạt động: Công tác tổ chức, nhân sự, tiền lương (Định biên lao động; tuyển dụng, điều động, luân chuyển, bố trí nhân thay nghỉ phép, nghỉ chế độ; thi đua, khen thưởng; đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm PHTTD TSC/TP HCM/CN; lương, BHXH, BHYT, xếp bậc mức lương; đánh giá kết hoạt động PHTTD CN); Phối hợp với CN Ghi nhận, theo dõi, xác nhận tình trạng khắc phục Quý 1/2018 chỉnh sửa lỗi Ghi nhận kết Giám sát chất lượng Quý 2/2018 b Lộ trình trung hạn: Tiếp tục hồn thiện, xây dựng tính hệ thống VCOMS phù hợp mơ hình HTTD thời kỳ 2.4 Đánh giá 2.4.1 Kết đạt Hệ thống VCOMS triển khai, vận hành hoạt động 155 CN song hành với việc triển khai mô hình HTTD Hệ thống nhận ý kiến đánh giá tích cực từ CN P.HTTD CN phòng ban TSC số khía cạnh sau: - Vận hành hoạt động KSGN thông suốt: Với việc triển khai thực Hệ thống quản lý hoạt động hỗ trợ tín dụng (VCOMS) hỗ trợ cơng nghệ tối đa tồn diện cho người sử dụng thực nhiệm vụ HTTD, cụ thể: + Số lượng giao dịch KSGN thực qua hệ thống VCOMS 500.000 giao dịch/năm + Ngoài ra, khai thác, sử dụng tính quản lý khác như: Bổ sung chứng từ sau giải ngân: 113.000 giao dịch/năm; đối chiếu hồ sơ giải ngân gốc/hình ảnh (40.000), kiểm soát sau hồ sơ giải ngân: 120.000 giao dịch, soạn thảo hợp đồng & văn liên quan (66.000 giao dịch) thực sở khai thác tiện ích từ hệ thống VCOMS  Xây dựng triển khai tính protect hợp đồng lớp: Hỗ trợ P.HTTD CN khóa cố định file word hợp đồng sau soạn thảo Tính đánh giá cao tính tăng cường bảo mật, đáp ứng yêu cầu hình thức, thân thiện với người sử dụng phù hợp với định hướng quản lý hồ sơ tín dụng 36 + Khắc phục hồn tồn rớt mã Dealer Tài khoản: P.HTTD TSC đầu mối nghiên cứu tham mưu đề xuất hướng dẫn khai báo lãi suất hệ thống Incas; phối hợp Trung tâm cơng nghệ thơng tin phân tích tìm hiểu ngun nhân khắc phục hoàn toàn việc rớt mã dealer tài khoản chi tiết thực trì thơng tin tài khoản (hạn chế rủi ro liên quan đến tài cho NHCT rút giảm 30.000 tác nghiệp trì thơng tin tài khoản/CN/tháng) + Hỗ trợ luân chuyển 40.000 hồ sơ giải ngân scan; cung cấp hình giám sát trực tuyến cập nhật tức thời, đầy đủ chi tiết, giúp P.HTTD TSC ghi nhận diễn biến giao dịch P.HTTD CN, bảo đảm giao dịch HTTD thông suốt, hiệu + Đồng thời đo lường tự động, xác thời gian tác nghiệp theo user tham gia xử lý giao dịch – tính tốn, quản lý thời gian xử lý công việc tuân thủ theo chuẩn SLA; công cụ hiệu đánh giá đo lường hiệu hoạt động - Nâng cao suất lao động: Với việc chưa có hệ thống tin học hóa, cán giải ngân phải thực thủ công: (i) Mỗi lần giải ngân cán từ đề xuất/rà soát phê duyệt: khai báo thông tin vào word (ii) Truy cập đồng thời nhiều hệ thống để vấn tin: Hạng khách hàng (hệ thống chấm điểm tín dụng); thơng tin GHTD, số dư tín dụng, số tiền cịn đc GN, thời hạn trì GHTD, nhóm nợ (BDS, TF, MIS; ISSAP); để vấn tin tải xem hồ sơ; ICdOC LOS (qua ECM) (iii) Khối lượng công việc cần hoàn thiện sau giải ngân lớn (Theo dõi ghi nhận bổ sung chứng từ, kiểm soát sau hồ sơ GN, …) phải theo dõi hệ thống Bên cạnh đó, với cách làm thủ cơng có hạn chế việc xác định thời điểm nhận hồ sơ thời gian hoàn thành việc xử lý hồ sơ khơng đo lường thời gian xử lý giao dịch kiểm sốt khối lượng cơng việc Hệ thống VCOMS khắc phục hạn chế thực khai báo, rà soát giao dịch KSGN thủ công hỗ trợ tối đa cho người sử dụng với ưu điểm: + Khai báo hệ thống máy mà khơng phải khai báo tờ trình thủ công tiết kiệm nhiều thời gian 37 + Hỗ trợ tổng hợp thông tin tự động, online truy xuất từ nhiều nguồn khác khác nhau, giúp cho người dùng nắm thông tin KH với tốc độ truy vấn nhanh, xác Thơng qua kết nối tự động, online thông tin từ hệ thống liên quan Los, Incas, Vstar, ECM, VCOMS – giúp rút giảm 480.000 tác nghiệp vấn tin thông tin GHTD, số dư tín dụng theo HĐTD cho phịng KH, phịng HTTD + Hệ thống VCOMS tích hợp nhiều bước cơng việc có liên quan vào hệ thống nhằm tập trung, hệ thống hóa cơng việc HTTD + Với tảng ứng dụng web, thân thiện với người dùng, thuận tiện với ưu điểm tự động vậy, giảm thiểu thời gian rà soát số liệu thủ công từ hệ thống khác hỗ trợ rút giảm thời gian thực góp phần tăng suất lao động - Quản trị hoạt động HTTD: Với mạng lưới 155 P.HTTD CN trải rộng phạm vi nước, P HTTD CN trực thuộc P.HTTD TSC với đặc thù tập trung chức phân tán địa lý Đội ngũ CB HTTD lớn nghiệp vụ TD phát sinh CN tồn hệ thống rộng nên khó cơng tác đào tạo, truyền thông thống quan điểm TD chung Do cơng tác giám sát hoạt động, quản lý, đạo chuyên môn xuyên suốt từ TSC đến PHTTD CN nghiệp vụ vấn đề lớn cần quan tâm Để hoạt động HTTD CN thông suốt đảm bảo chất lượng nghiệp vụ, Phòng HTTD TSC thực triển khai quản lý hoạt động giám sát chất lượng HTTD tồn hệ thống thơng qua hệ thống báo cáo giám sát từ xa hệ thống VCOMS, CLIMS, INCAS, SYSMON; đó: + Hệ thống VCOMS cho phép cán P.HTTD TSC/P.HTTD kéo dài trực tuyến theo dõi giao dịch KSGN thực P.HTTD CN để tư vấn, hỗ trợ kịp thời có giao dịch khó phức tạp Đồng thời VCOMS cho phép chiết xuất báo cáo kiểm soát sau HSGN, báo cáo bổ sung chứng từ,… nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, giám sát trực tuyến từ xa Phòng ban TSC 38 + Trên sở liệu hệ thống VCOMS kết giám sát chất lượng, Phịng ban TSC đánh giá chất lượng hoạt động HTTD P.HTTD CN chất lượng hoạt động máy HTTD toàn hệ thống + Đo lường phân tách chi tiết thời gian rà soát hồ sơ giải ngân khâu, cán bộ, phận trình thực Vì vậy, xác định trách nhiệm cán phân định rõ ràng 39 - Quản trị rủi ro: Việc thực KSGN thông qua hệ thống VCOMS chuẩn hoá, đồng liệu hoạt động giải ngân toàn hệ thống, phục vụ công tác QLRR cho Khối KH, sở để phòng ban nghiệp vụ đánh giá chỉnh sửa quy trình, quy định Hiện nay, việc PKH tham gia vào hệ thống VCOMS giúp cho Khối KH/ BLĐ CN theo dõi, chiết xuất thông tin CB nợ hồ sơ chứng từ (trên sở user CB PKH đề xuất) Dựa báo cáo chiết xuất từ VCOMS, Khối KH/BLĐCN sử dụng để đánh giá KPI, kiểm soát tiến độ bổ sung chứng từ CB, nhắc nhở cán hoàn thiện hạn Khối QLRR đánh giá lỗi tuân thủ việc bồi hồn/khơng bồi hồn chứng từ CN tồn hệ thống, từ áp kpi tuân thủ CN Ngồi ra, với việc xây dựng tiện ích nhận diện rủi ro, giám sát, xử lý lỗi, người sử dụng khai thác liệu đa chiều theo tiêu chí khác góp phần hỗ trợ cho người sử dụng kiểm sốt cơng việc phịng ban TSC cơng tác hỗ trợ phân tích đánh giá chất lượng hoạt động HTTD đồng thời nguồn liệu cho khối QLRR nghiên cứu chỉnh sửa chế sách, cảnh báo rủi ro quản trị điều hành 2.4.2 Các khó khăn tồn tại: Về bản, hệ thống VCOMS đáp ứng mục đích sử dụng vận hành ổn định Tuy nhiên, trình vận hành cịn tồn số khó khăn: a Người sử dụng chưa vận dụng quy tắc thực làm sai lệch thông tin hệ thống: Về chức chuyển trả hồ sơ VCOMS: Áp dụng trường hợp hồ sơ giải ngân thiếu, thiếu/sai thông tin Qua phân tích số liệu VCOMS lý chuyển trả hồ sơ PHTTD CN cho thấy phần lớn nguyên nhân chủ quan cán tác nghiệp hệ thống làm sai lệch thông tin hệ thống, đó: Xuất phát từ CN: CN thiếu hồ sơ giải ngân, sai sót/thiếu thơng tin VCOMS phổ biến (i) 30% hồ sơ giải ngân chuyển trả thiếu hồ sơ giải 40 ngân; 50% hồ sơ giải ngân chuyển trả sai thông tin/thiếu thông tin VCOMS (thông tin lãi suất, dealer, HĐTD, số tiền giải ngân…); 20% nguyên nhân khác (chưa có hạng hiệu lực, AA hết hiệu lực, hạn mức cịn lại khơng đủ để giải ngân…) Xuất phát từ PHTTD CN: Ngoài trường hợp chuyển trả hồ sơ với lý xác, có điền thơng tin cụ thể, nhiều trường hợp chuyển trả hồ sơ: khơng có lý do/lý khơng đáng Theo thống kê, số lần chuyển trả hồ sơ không ghi rõ lý chuyển trả chiếm tỷ lệ 20,55% số lần chuyển trả toàn hệ thống Nguyên nhân: + Số lượng lớn cán trực tiếp sử dụng hệ thống VCOMS (CN P.HTTD CN) có nhiều cán tào tạo hướng dẫn người sử dụng văn hướng dẫn thực Tuy nhiên, số lượng người sử dụng lớn khơng tập trung nên khó khăn việc thống cách thức vận hành hệ thống + Kết đo lường SLA tiêu để tính tốn KPI P.HTTD CN cán máy HTTD Do người sử dụng có tâm lý lo ngại giao dịch bị hạn Vì vậy, số cán sử dụng biện pháp để nhằm điều chỉnh kết SLA so với thực tế (phối hợp với cán chi nhánh chuyển trả hồ sơ lý lý khơng đáng, thực rà sốt hồ sơ giấy khơng đồng thời với hồ sơ máy) + Hệ thống chưa có cơng cụ kiểm sốt việc chuyển trả hồ sơ khơng có lý lý khơng đáng Do đó, để hạn chế cần có giải pháp quản lý như: (i) chấn chỉnh người sử dụng việc chuyển trả hồ sơ giải ngân (khơng có lý do/lý khơng đáng) để đảm bảo sử dụng hệ thống chức hệ thống VCOMS phản ánh xác thời gian xử lý hồ sơ giải ngân (ii) Tăng cường giám sát chất lượng hoạt động PHTTD CN: Định kỳ hàng tháng chiết xuất Báo cáo tổng hợp công việc HTTD theo dõi việc chuyển trả hồ sơ, nhắc nhở chấn chỉnh Phịng HTTD CN chuyển trả hồ sơ khơng có lý do/nhiều lý khơng đáng (iii) Tính điểm KPI PHTTD CN liên quan đến chuyển trả hồ sơ VCOMS khơng có 41 lý do/nhiều lý khơng đáng Bên cạnh đó, cần có đính hướng giải pháp hệ thống b Khó khăn việc đồng việc xử lý tập trung nghiệp vụ hệ thống số lượng giao dịch P.HTTD lớn, khác tính chất cơng việc Theo chức nhiệm vụ, phòng HTTD CN gồm 10 nhiệm vụ chia thành nhóm: Nhóm nhiệm vụ Kiểm sốt: Kiểm soát tuân thủ điều kiện phê duyệt tín dụng; kiểm sốt điều kiện giải ngân, tính đủ hồ sơ giải ngân Nhóm nhiệm vụ với vai trị kiểm tra kiểm sốt nội bộ: Kiểm soát sau hồ sơ GN, kiểm soát sau hồ sơ TSBĐ; đối chiếu hồ sơ giải ngân gốc hồ sơ hình ảnh, đối chiếu CKBL; theo dõi, ghi nhận áp mã lỗi xác nhận tình trạng KPCS Nhóm nhiệm vụ tác nghiệp: Soạn thảo HĐTD/HĐBĐ; Công chứng, đăng ký GDBĐ; Nhập/xuất/tạm xuất kho HS TSBĐ; Quản lý lưu giữ hồ sơ tín dụng gốc; Tác nghiệp hệ thống CLIMS, CORE Tổng số lượng giao dịch bình quân năm máy HTTD khoảng gần triệu giao dịch, có khác tính chất công cụ thực công việc: i) theo tính chất cơng việc chia thành nhóm cơng việc tĩnh (kiểm sốt điều kiện tín dụng, kiểm sốt giải ngân, tác nghiệp hệ thống ) nhóm cơng việc động (Công chứng, ĐK BPBĐ ) phải di chuyển ngồi trụ sở CN để thực (ii) cơng cụ thực khác nhau: số nhiệm vụ thực hệ thống CLIMS, CORE, VCOMS nhiên số lượng lớn giao dịch hệ thống như: Theo dõi, ghi nhận áp mã lỗi xác nhận tình trạng khắc phục chỉnh sửa lỗi, Công chứng, đăng ký BPBĐ, Quản lý lưu giữ hồ sơ tín dụng gốc,… Do đó, thực quản lý xuyên suốt tất giao dịch nghiệp vụ HTTD hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng cần tiếp tục phải nghiên cứu, cải tiến hướng tới tập trung tự động hóa 42 c Hạn chế việc tích hợp công việc HTTD thực sử dụng nhiều hệ thống khác quy trình cấp tín dụng: Hiện luồng quy trình cấp tín dụng thực hệ thống khác nhau, phận HTTD thực công việc chủ yếu hệ thống: + Hệ thống LOS (cấu phần CLIMS - Collateral & Limits Management System): cấu phần quản lý hạn mức tài sản đảm bảo – thực bước cơng việc từ sau phê duyệt tín dụng khâu kiểm soát trước giải ngân, phát hành bảo lãnh, mở L/C, quản lý hạn mức, tài sản bảo đảm chuyển thông tin sang CORE + INCAS: Khởi tạo trì thơng tin cấp tài khoản (cơng việc sau cấp có thẩm quyền phê duyệt GNN) + VCOMS: hệ thống xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ, quản lý, giám sát hoạt động hỗ trợ tín dụng tồn hệ thống mục đích khác như: tổng hợp, nhận diện, đánh giá rủi ro, công tác đạo điều hành Mỗi hệ thống có đặc điểm khác cấu hình, tham số, mục đích sử dụng… số lượng cơng việc lớn có tính chất khác nên chưa thể đồng liệu để dõi quản lý tập trung hệ thống 43 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH TÍN DỤNG TRONG GIAI ĐOẠN 2017 – 2020 3.1 Định hướng phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng 3.1.1 Định hướng phát triển mơ hình vận hành tín dụng giai đoạn 2017 – 2020 P.HTTD tiếp tục thực công việc theo chức nhiệm vụ, nhiên theo đạo BLĐ NHCT, P.HTTD TSC phối hợp với khối KH phòng ban TSC có liên quan có đánh giá điều chỉnh nhằm thực theo hướng tinh giản quy trình nghiệp vụ 3.1.2 Định hướng phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng Tiếp tục trì hệ thống quản lý vận hành tín dụng đồng thời tiếp tục nghiên cứu rà soát điều chỉnh chức có cải tiến bổ sung thêm tính nhằm tự động hóa bảo đảm phù hợp với điều chỉnh mơ hình theo định hướng ban lãnh đạo NHCT Trong thời gian tới, thực hiện: i Cải tiến chức chuyển trả hồ sơ giải ngân VCOMS: Nghiên cứu biện pháp tăng cường giám sát thông qua cải tiến chức chuyển trả HSGN VCOMS theo phương án điều chỉnh chức chuyển trả hồ sơ VCOMS để hạn chế việc chuyển trả không chất ii Điều chỉnh luồng thực luân chuyển đề xuất rà soát giải ngân VCOMS Nghiên cứu điều chỉnh luồng thực luân chuyển đề xuất rà soát giải ngân VCOMS theo thay đổi mơ hình cấp tín dụng quy trình giải ngân iii Rà sốt, điều chỉnh hình hệ thống VCOMS phù hợp với vị rủi ro thời kỳ: Nghiên cứu, rà sốt hình hệ thống VCOM để chỉnh sửa nhằm rút giảm thời gian thực bước đề xuất, rà soát phê duyệt rà sốt theo định hướng tinh giải quy trình nghiệp vụ ban lãnh đạo NHCT 44 iv Nghiên cứu, triển khai đo lường SLA hệ thống VCOMS: Tiếp tục phối hợp với CNTT hoàn thiện, phát triển hệ thống VCOMS nhằm đo lường SLA tự động hệ thống cung cấp báo cáo kết thực theo SLA nhằm hỗ trợ cho người sử dụng theo dõi kịp thời kết thực hỗ trợ cho phận giám sát, kiểm tra đánh giá kết thực phận v Nghiên cứu tích hợp hệ thống VCOMS với hệ thống khác xây dựng hệ thống báo cáo đồng bộ, tự động hóa Nghiên cứu tích hợp liệu hệ thống VCOMS với hệ thống khác nhằm tập trung công việc HTTD hệ thống VCOMS: + Xây dựng công cụ ghi nhận trình thực kết thực tồn nghiệp vụ HTTD tự động, tập trung hệ thống VCOMS + Xây dựng, hồn thiện cơng cụ phục vụ giám sát chất lượng đánh giá kết hoạt động HTTD P.HTTD CN + Kết nối nhiệm vụ P.HTTD CN P.HTTD TSC để xây dựng hệ thống báo cáo đồng bộ, xuyên suốt, tự động hệ thống vi Xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro tác nghiệp hệ thống VCOMS Phòng HTTD thực tác nghiệp nhiều hệ thống Core, LOS, VCOMS Trong trình tác nghiệp xảy sai sót dẫn tới rủi ro Từ quy trình, quy định liệu hệ thống phòng HTTD TSC thực xây dựng quy tắc để đưa báo cáo cảnh báo cho phòng HTTD CN tác nghiệp có khả sai sót Trên sở báo cáo phòng HTTD CN xem xét, chỉnh sửa kịp thời hệ thống cảnh báo vii Xây dựng chức hỗ trợ việc kiểm soát điều kiện phê duyệt VCOMS Hiện hệ thống chưa có cơng cụ hỗ trợ việc kiểm sốt điều kiện phê duyệt khoản vay có điều kiện phê duyệt Vì vậy, Việc kiểm sốt điều kiện phòng HTTD CN chưa đồng đồng, tiềm ẩn rủi ro bỏ sót điều kiện q trình thực Do đó, phịng HTTD TSC xây dựng chức theo dõi điều kiện phê duyệt hệ thống nhằm cảnh bảo khoản giải ngân có 45 điều kiện chưa thực cho lãnh đạo cán phịng HTTD chi nhánh tránh việc bỏ sót điều kiện trình giải ngân viii Xây dựng chức quản lý lưu giữ hồ sơ tín dụng gốc VCOMS Phịng Hỗ trợ tín dụng thực chức lưu giữ hồ sơ tín dụng gốc phòng Khách hàng số khách hàng thuộc phịng giao dịch Tuy nhiên, chưa có hệ thống trợ giúp việc quản lý lưu giữ hồ sơ tín dụng gốc theo chuẩn Iso thống việc xây dựng chức điều cần thiết Chức lấy thông tin khách hàng tự hệ thống, giúp phòng HTTD truy xuất nhanh chóng hồ sơ tín dụng hệ thống quản lý loại hồ sơ cặp file nào, tủ nào, hòm nào, trạng thái hồ sơ hết thời hạn, lưu kho hồ sơ vị trí cụ thể… 3.2 Kế hoạch phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng Căn vào yêu cầu nghiệp vụ định hướng mơ hình vận hành tín dụng ngắn hạn trung dài hạn P.HTTD thực kế hoạch phát triển Hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng sau: - Thực chỉnh sửa hệ thống phù hợp với quy trình, quy định theo hướng tinh giản quy trình nghiệp vụ ban lãnh đạo định mơ hình thời gian vào cuối năm 2017 - Thực nghiên cứu, triển khai đo lường SLA hệ thống VCOMS quí năm 2017 triển khai đo lường SLA năm 2018 - Nghiên cứu chỉnh sửa, bổ sung báo cáo hệ thống nhằm cung cấp thông tin phục vụ hoạt động theo dõi hồ sơ giải ngân phòng HTTD CN cuối năm 2017 đầu năm 2018 - Nghiên cứu tích hợp xây dựng hệ thống báo cáo đồng hệ thống VCOMS nhằm tự động hóa báo cáo để nắm bắt tình hình hoạt động Phòng HTTD CN năm 2018 - Nghiên cứu Xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro tác nghiệp hệ thống VCOMS làm công cụ để cảnh báo kịp thời tới phịng Hỗ trợ tín dụng chi nhánh sai sót việc tác nghiệp năm 2018 46 - Xây dựng chức hỗ trợ việc kiểm soát điều kiện phê duyệt VCOMS làm cơng cụ giúp cán lãnh đạo phịng kiểm soát điều kiện phê duyệt cách thống nhất, cảnh báo điều kiện chưa thực trước lần giải ngân năm 2018 - Tiếp tục hồn thiện, xây dựng tính hệ thống VCOMS phù hợp theo quy trình, quy định NHCT và/hoặc theo yêu cầu BLĐ NHCT/người sử dụng 3.3 Các kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị hệ thống Đối với hệ thống LOS: Dữ liệu hệ thống LOS đầu vào Vcoms, yêu cầu liệu hệ thống LOS phải xác đầy đủ Hiện nay, báo cáo giao dịch đẩy thông tin từ Clims sang Core hệ thống LOS chưa xác thiếu thơng tin báo cáo Do đó, kiến nghị TTCNTT giúp đỡ phối hợp chỉnh sửa để báo cáo đầy đủ thông tin xác để làm sở xây dựng ghi nhận công việc tự động hệ thống Vcoms, giảm thiểu ghi nhận công việc thủ công Đối với hệ thống Core: + Hiện đầu vào phân loại nợ Vcoms tích hợp từ Core Để phân loại nợ Vcoms phù hợp đầu vào hệ thống Core phải phù hợp với chế Kiến nghị hệ thống Core thực việc phân loại nợ phù hợp với chế sách thời kỳ + Để hồn thiện chuỗi quy trình tín dụng kiến nghị TTCNTT nghiên cứu để tích hợp hệ thống Vomcs với hệ thống Core sunshine Khi phê duyệt hệ thống Vcoms đồng thời lấy thông tin từ hệ thống Vcoms sang core để tạo tài khoản nhằm giảm thiểu tác nghiệp Đối với hệ thống EDW, cần hỗ trợ việc chuyển liệu hệ thống vào kho liệu để có sở liệu làm đầu cho việc phát triển tính Vcoms phục vụ nhu cầu công việc phận HTTD phù hợp với chức nhiệm vụ giao theo thời kỳ 3.3.2 Kiến nghị văn chế: 47 Hồ sơ chuyển trả: Hệ thống VCOMS cho phép cập nhật tình trạng hồ sơ chuyển trả nêu cụ thể cụ thể lý lần chuyển trả Việc chuyển trả hồ sơ nhiều lần giao dịch giải ngân tương đồng với việc CN yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ nhiều lần kéo dài thời gian chờ KH Đây kênh thông tin để đánh giá chất lượng hồ sơ P.KH cung cấp cung chất lượng việc tư vấn, hỗ trợ khách hàng Do đó, Khối KH, phận đánh giá KPI tuân thủ cần có khai thác triệt để cơng cụ để có đạo kịp thời để nâng cao hiệu công việc chất lượng phục vụ khách hàng Quy định đo lường SLA: Hiện tại, việc theo dõi SLA CN công việc (bao gồm Giải ngân) thực thủ công thông qua việc ghi nhận thời gian thực (thời gian bắt đầu thời gian kết thúc) Phiếu luân chuyển hồ sơ Trong đó, cách ghi nhận thời gian bao gồm thời gian chờ (thời gian chờ lãnh đạo CN duyệt, đóng dấu, ) nên theo phản ánh từ CN việc đo lường SLA bắt buộc phải thực theo dõi thủ công dẫn đến nhiều thời gian để ghi nhận tổng hợp Trong đó, hệ thống VCOMS cung cấp tiện ích vượt trội ghi nhận thời gian bắt đầu thời gian kết thúc cá nhân tham gia luồng rà sốt hồ sơ Do đó, kiến nghị P.QLCL cần có điều chỉnh Quy định cam kết chất lượng để tận dụng tối đa tiện ích mà hệ thống cung cấp thay cho việc khai báo thủ công Đối với cài đặt tham số hệ thống: Để khai thác tối đa tính hệ thống phục vụ cho cơng tác vận hành tín dụng CN cơng tác quản trị điều hành Nhóm nghiên cứu kiến nghị phận ban hành văn sách nên cụ thể chi tiết nội dung đạo để nhóm nghiên cứu có sở triển khai, cài đặt tham số để tăng tính ứng dụng hệ thống 3.3.3 Kiến nghị mơ hình Để Hệ thống VCOMS đạt hiệu cao việc đáp ứng yêu cầu người dùng phù hợp với định hướng phát triển NHCT, điều kiện cần thiết mặt mơ hình HTTD sau: Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ theo chuẩn thông lệ quốc tế: việc tiếp tục điều chỉnh mô hình HTTD theo hướng chun mơn hóa cao khâu quy 48 trình cấp tín dụng tập trung hóa phận HTTD sở cần thiết để xây dựng tính tự động phân cơng cơng việc tự động tính tốn suất lao động hệ thống VCOMS Định hướng phát triển cụ thể sau: Thứ nhất, công việc front office back office hoạt động tín dụng phải tách rời Các CN thẩm định sơ khách hàng đưa đề xuất cấp tín dụng khách hàng Việc tái thẩm định phê duyệt cấp giới hạn tín dụng cho khách hàng, khoản vay tập trung TSC, theo việc đánh giá phê duyệt tín dụng khách quan góp phần hạn chế rủi ro Thứ hai, tạo điều kiện để CN tập trung vào công việc tiếp thị, cung cấp sản phẩm, dịch vụ, chăm sóc khách hàng, từ cung cấp sản phẩm tín dụng đồng nhất, chất lượng cao dịch vụ hỗ trợ, tư vấn chuyên nghiệp cho khách hàng NHCT Thứ ba, kiểm soát tập trung để tạo kênh thông tin gắn kết TSC CN, tạo điều kiện thuận lợi việc tiếp thu, ghi nhận ý kiến CN, khách hàng việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ ngân hàng Trên sở kịp thời có giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc nhằm hướng tới mục tiêu phục vụ tốt nhu cầu khách hàng Thứ tư, tăng cường vai trị vịng kiểm sốt thứ hai độc lập với phận kinh doanh Khối QLRR, thực chức giám sát báo cáo độc lập q trình nhận diện, đo lường, quản lý, kiểm sốt, ngăn ngừa toàn diện loại rủi ro phát sinh hoạt động kinh doanh VietinBank, bảo đảm phù hợp với vị rủi ro ngân hàng, phù hợp thơng lệ quốc tế , từ tăng cường an tồn tín dụng cho ngân hàng Thực chuyển đổi mơ hình theo lộ trình thống chi tiết: để phù hợp với thực tiễn hoạt động mục tiêu kinh doanh thời kỳ, mơ hình HTTD theo có điều chỉnh, thay đổi theo giai đoạn khác Là hệ thống phục vụ hoạt động HTTD nên VCOMS cần tương thích với đặc điểm mơ hình Trong đó, việc chỉnh sửa, phát triển hệ thống cần thời gian định Vì vậy, việc điều chỉnh/chuyển đổi mơ hình cần thiết phải tuân 49 theo kế hoạch thống nhất, rõ ràng để vào đó, nhóm phát triển VCOMS phân bổ nguồn lực thực điều chỉnh hệ thống phù hợp với mơ hình 50 ... tài chia thành 03 chương: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng CHƯƠNG 2: Thực trạng xây dựng hệ thống quản lý hoạt động vận hành tín dụng Ngân hàng Công thương... công việc, tăng cường hiệu quản lý hoạt động HTTD, việc xây dựng hệ thống (phần mềm) tin học hỗ trợ công tác HTTD cần thiết Hệ thống quản lý vận hành tín dụng xây dựng nhằm mục đích: i Quản lý. .. hóa thống sở liệu để phản ánh thực tế hoạt động hỗ trợ tín dụng 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VẬN HÀNH TÍN DỤNG TẠI NHCT 2.1 Tổng quan Hệ thống quản lý vận hành