Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại ban quản lý dự án lưới điện thuộc công ty điện lực 1

1 Luận văn tốt nghiệp LỜI GIỚI THIỆU Trong năm gần đây, bùng nổ kinh tế kéo theo lượng nhu cầu lớn việc sử dụng phần mềm ứng dụng Ví dụ phần mềm quản lý tiền lương, phần mềm kế toán, phần mềm quản tài sản cố định, phần mềm quản lý bán hàng Những nhu cầu động lực cho phát triển khoa học công nghệ nước ta Người ta cho ngày thời đại kỹ thuật số, thời đại máy tính điện tử Các ứng dụng máy tính vơ đa dạng phong phú Vì đề quản lý chặt chẽ, hoạt động có hiệu quan, doanh nghiệp nhà nước tư nhân không kể đến phần mềm kể trên, ngồi cịn cần nhiều phần mềm cần thiết khác mà phù hợp với doanh nghiệp định Sẽ thách thức lớn nguy tụt hậu doanh nghiệp khơng theo kịp phần mềm đại có khả đáp ứng xác yêu cầu người sử dụng Ban quản lý dự án lưới điện- công ty điện lực trực thuộc Tổng công ty điện lực Việt Nam trực tiếp quản lý kinh doanh cơng trình điện khu vực phía bắc, hàng năm quan phải xử lý số lượng lớn loại sổ sách giấy tờ Do việc tin học hố cơng tác quản lý vơ cần thiết thiếu được, việc ứng dụng phần mềm quản lý quan giảm tải nhiều lượng công việc mà cán công nhân viên quan phải làm chưa tin học hoá Trong thời gian tháng thực tập Ban quản lý dự án lưới điện em tìm hiểu tình hình thực tế Ban nhờ hướng dẫn, giúp đỡ tận tình anh chị Ban quản lý dự án lưới điện Cơ giáo Hồ Bích Hà em mạnh dạn xây dựng chương trình: “Xây dựng hệ thống thơng tin Quản lý hợp đồng Ban quản lý dự án lưới điện thuộc tổng công ty Điện lực 1” Luận văn tốt nghiệp Qua em xin bày tỏ lời cảm ơn Trân trọng tới cô giáo Hồ Bích Hà tận tình hướng dẫn, bảo anh chị Ban quản lý dự án lưới điện giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn động viên, giúp đỡ nhiệt tình dạy dỗ thầy cô giáo khoa giúp em có kiến thức ngày hơm để em hồn thành luận văn tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I.TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN LƯỚI ĐIỆN THUỘC TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC 1 Lịch sử hình thành Ban quản lý dự án lưới điện thành lập ngày 05/03/1999, vào định số 88EVN/HĐQT-TCCB-LĐ ngày tháng năm 1999 tổng công ty Điện lực Việt Nam, việc thành lập Ban quản lý dự án lưới điện trực thuộc công ty điện lực Tên thức :Ban quản lý dự án lưới điện Địa chỉ: Số An Dương – Quận Tây Hồ – TP Hà Nội Điện thoại: (04)7167765 Fax: (04)7166920 Chức quan Công ty điện lực trực thuộc Tổng công ty điện lực Việt Nam trực tiếp quản lý kinh doanh công trình điện khu vực phía bắc, sở điện lực tỉnh thành viên trực thuộc giúp công ty quản lý thực việc bán điện trực tiếp tới khách hàng Ban quản lý dự án lưới điện thành viên trực thuộc công ty điện lực có nhiệm vụ làm đầu mối quản lý dự án đầu tư xây dựng, cải tạo đại tu cơng trình lưới trạm điện thuộc khu vực phía bắc Luận văn tốt nghiệp Cơ cấu tổ chức 3.1>Sơ đồ tổ chức quan: P.Chủ nhiệm P.Phó chủ nhiệm P.Tổ chức quản trị P.Tàii kế tốn P.Kế hoạch vật tư Tổ tốn Phịng Chuẩn bị xây dựng P.Q.lý cơng trình Tổ máy tính Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức Ban quản lý dự án lưới điện 3.2>Phòng ban nhiệm vụ phịng ban 1.Phịng chủ nhiệm Chủ nhiệm người huy cao chịu trách nhiệm trước nhà nước, Tổng công ty Điện lực Việt Nam, Công ty Điện lực hoạt động Ban Điều hành toàn diện hoạt động Ban trực tiếp điều hành : - Kế hoạch quý, năm dài hạn - Tổ chức máy cán - Lao động tiền lương, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật - Công tác pháp chế tra, kiểm tra Luận văn tốt nghiệp - Quan hệ đối ngoại - Trực tiếp đạo phịng chức khác Phịng phó chủ nhiệm Là người giúp việc cho Chủ nhiệm chịu trách nhiệm trước Chủ nhiệm phần việc phân công Thực nhiệm vụ theo phân công Chủ nhiệm Phòng tổ chức quản trị a) Chức Phòng tổ chức quản trị quan chức Ban quản lý dự án lưới điện chịu trách nhiệm giúp Ban chủ nhiệm quản lý lĩnh vực công tác: Tổ chức – Lao động – Tiền lương – Thanh tra bảo vệ - Đào tạo – Thi đua khen thưởng hành quản trị b) Nhiệm vụ: - Nghiên cứu xây dựng phương án tổ chức đáp ứng kịp thời nhu cầu nhiệm vụ Ban thời kỳ kế hoạch, thảo định tổ chức, nhân - Quản lý đội ngũ cán công nhân viên - Xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng, quy chế khen thưởng phát huy sáng kiến, cải tiến hợp lý hố cơng tác - Tổ chức tiến hành tra, kiểm tra, giải đơn từ khiếu nại - Lập lịch công tác tuần Thông báo kịp thời buổi họp giao ban tuần báo cáo kết công tác tuần - Tiếp nhận giải văn đến ban - Bố trí xếp nơi làm việc, trang bị dụng cụ, phương tiện làm việc cho phòng ban quản lý tài sản trang bị quan theo chế độ hành - Bố trí xe tô phục vụ chuyến công tác Ban - Tổ chức ngày kỷ niệm, lễ hội thăm hỏi thuộc trách nhiệm ban Luận văn tốt nghiệp 4) Phòng kế hoạch vật tư a) Chức năng: Phòng kế hoạch vật tư quan chức tham mưu cho Chủ Nhiệm lãnh đạo Ban đạo hoạt động Ban theo nhiệm vụ quản lý dự án từ khâu chuẩn bị đầu tư đến kết thúc dự án đưa vào sử dụng thông qua nhiệm vụ tổ chức thực phòng chức đơn vị b) Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch chi tiết đầu tư XDCB theo khối lượng, tiến độ mục tiêu cơng trình - Hàng năm vào nhiệm vụ giao đơn vị tiến hành lập kế hoạch cho năm sau trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Rà sốt tình hình thực kế hoạch năm kịp thời lập kế hoạch điều chỉnh dự án năm kế hoạch - Là phòng đầu mối tổ chức thương thảo, ký kết hợp đồng kinh tế theo phân cấp công ty, theo dõi thực hợp đồng từ công tác chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị thực dự án, đến kết thúc dự án đưa dự án vào sử dụng lập thủ tục lý hợp đồng kinh tế - Tổ chức tiếp nhận, vận chuyển bảo quản vật tư thiết bị Ban - Căn vào hợp đồng kinh tế, biên nghiệm thu khối lượng hồn thành, giá trị dự tốn duyệt, giá trúng thầu tiến hành kiểm tra, đối chiếu lập hồ sơ tốn khối lượng hồn thành làm sở để Ban trình chủ đầu tư cấp vốn phịng tài tốn cho đơn vị theo hợp đồng ký kết - Tham gia công tác đấu thầu xây lắp, đấu thầu vật tư thiết bị, tham gia hội đồng nghiệm thu sở vật chất - Tham gia phối hợp chặt chẽ với phịng chức để giải cơng việc liên quan đến hoạt động chung Ban 5) Phòng tài kế tốn Luận văn tốt nghiệp a) Chức năng: Phịng tài kế tốn quan chức Ban quản lý Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban chủ nhiệm công tác tài tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn Ban b) Nhiệm vụ: - Tham gia lập kế hoạch cân đối tài - Quản lý sử dụng chặt chẽ nguồn vốn dự án đầu tư - Tham gia dự thảo hợp đồng kinh tế ban ký kết Tổ chức thực điều khoản có liên quan đến tài giá - Thực toán, cấp phát thu nộp với đơn vị có quan hệ kinh tế với cơng ty, với cán Ban kịp thời tiến độ - Tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn Ban nhằm đảm bảo việc ghi chép tính tốn, phản ánh kịp thời trung thực xác tình hình hoạt động kinh tế Ban theo pháp lệnh kế tốn nhà nước 6) Phịng chuẩn bị xây dựng a) Chức năng: Là quan chức Ban quản lý dự án lưới điện Phịng có trách nhiệm tham mưu cho Chủ nhiệm điều hành dự án trực tiếp thực công tác quản lý dự án từ bắt đầu chuẩn bị đầu tư đến hết giai đoạn chuẩn bị thực dự án b) Nhiệm vụ: - Căn kế hoạch chuẩn bị đầu tư công ty điện lực giao Tổ chức tuyển chọn đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư, tham gia soạn thảo hợp đồng tư vấn - Chủ trì tổ chức thẩm tra đề cương dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự tốn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Sau có định đầu tư báo cáo nghiên cứu khả thi duyệt, tổ chức tuyển chọn đơn vị tư vấn xây dựng để lập báo cáo khảo Luận văn tốt nghiệp sát, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi cơng, dự tốn, lập hồ sơ mời thầu xây lắp Tham gia soạn thảo hợp đồng với đơn vị tư vấn - Chủ trì tổ chức thẩm tra báo cáo khảo sát, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công , lâp kế hoạch đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tham gia công tác khác Chủ nhiệm điều hành dự án phân cơng 7) Phịng quản lý cơng trình a) Chức năng: Là quan chức Ban quản lý dự án lưới điện có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo thực chức quản lý cơng trình theo nhiệm vụ giao b) Nhiệm vụ: - Tham gia công tác đấu thầu tư vấn khảo sát thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp cơng trình - Tổ chức cơng tác đền bù, giải phóng mặt thi cơng - Thực công tác giám sát kỹ thuật , chủ trì cơng tác nghiệm thu kỹ thuật lập biên bàn giao - Phối hợp với phòng Chuẩn bị xây dựng giải vướng mắc phát sinh q trình thi cơng - Lập tiến độ thực công tác xây lắp, lập báo cáo thực dự án theo mẫu quy định cho dự án, lập báo cáo II.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT HIỆN NAY TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN LƯỚI ĐIỆN Công ty điện lực trực thuộc Tổng công ty điện lực Việt Nam trực tiếp quản lý kinh doanh cơng trình điện khu vực phía Bắc, sở điện lực tỉnh thành viên trực thuộc giúp công ty quản lý thực việc bán hàng điện trực tiếp tới khách hàng Để nâng cao lực hoạt động sản xuất đơn vị, với việc xây dựng nhà điều hành sản xuất, Ban quản lý dự án lưới điện công ty Luận văn tốt nghiệp điện lực định đầu tư xây dựng hệ thống mạng máy tính theo phương án kỹ thuật nối mạng LAN cho đơn vị mạng WAN tồn cơng ty Nhiệm vụ cơng trình xây dựng hệ thống mạng máy tính sở cơng nghệ đại với sở liệu thiết kế tối ưu phục vụ tốt cho nhiệm vụ chuyên môn Ban sẵn sàng để áp dụng ứng dụng chuyên nghiệp chương trình tin học quản lý điều hành sản xuất kinh doanh tồn cơng ty Ban quản lý dự án lưới điện có gần 200 cán cơng nhân viên với đặc thù công việc đầu mối quản lý dự án đầu tư xây dựng, cải tạo đại tu cơng trình lưới trạm điện khu vực phía Bắc Do đặc thù cơng tác quản lý dự án nên việc sử dụng máy tính vào công việc Ban cần thiết lãnh đạo Ban quan tâm Hiện trạng sử dụng thiết bị tin học Ban cụ thể sau: STT Loại thiết bị Máy chủ (IBX) Xseries 232 Máy tính (IBM) 586 Máy tính (IBM) pentium III Máy tính (IBM) pentium IV Máy in Laser Máy quét ảnh Máy chiếu S.lg 01 06 31 24 22 01 01 Tình trạng Hoạt động tốt Hoạt động tốt Hoạt động tốt Hoạt động tốt Hoạt động tốt Hoạt động tốt Hoạt động tốt Với số lượng chủng loại thiết bị tin học hầu hết trang bị có chất lượng khả hoạt động tốt, việc ứng dụng công nghệ thông tin Ban quản lý dự án lưới điện dừng lại phục vụ cho cơng việc soạn thảo văn bản, tính tốn lưu trữ Đã đưa vào ứng dụng phần mềm ví dụ phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý lương, phần mềm quản lý tài sản cố định, phần mềm quản lý công văn giấy tờ Các phần mềm trung tâm CNTT tổng Luận văn tốt nghiệp công ty điện lực Việt Nam viết triển khai ứng dụng tất đơn vị thành viên Việc xây dựng hệ thống sở liệu phục vụ cơng tác chun mơn có tính chun nghiệp bắt đầu thực Việc khai thác thiết bị tin học Ban nhiều đơn vị khác thuộc công ty điện lực nhiều hạn chế: Nhận thức chung ứng dụng tin học đơn vị công ty chưa đầy đủ: Quan điểm phát triển tin học mua sắm trang thiết bị đắt tiền (máy tính, máy in ) chưa đắn Chính nhận thức nên chưa trọng đến việc phát triển phần mềm ứng dụng dẫn đến chưa khai thác hiệu thiết bị mua Các phần mềm ứng dụng áp dụng Công ty điện lực hầu hết viết mơi trường sử dụng mạng máy tính phục vụ làm việc nhóm (như chương trình quản lý tài kế toán, quản lý vật tư quản lý nhân sự, quản lý thiết bị ) Do để phát huy tính chương trình cần phải có hệ thống mạng sở liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu phần cứng, phần mềm hệ thống đưa chương trình vào làm việc cần phải có q trình triển khai chiều sâu bao gồm: đào tạo, hướng dẫn sử dụng, chỉnh sửa chương trình, đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị Tại Ban quản lý dự án lưới điện hệ thống mạng máy tính đưa vào sử dụng áp dụng chương trình quản lý máy tính riêng lẻ số chương trình quản lý tài phục vụ làm việc nhóm, cịn lại máy tính khác hầu hết phục vụ cơng việc soạn thảo văn tính tốn, lưu trữ, vẽ kỹ thuật… nên thực tế hiệu thấp Việc đầu tư vào lĩnh vực tin học chưa có kế hoạch cụ thể thiếu đồng bộ: đơn vị khác nhau, phòng ban đơn vị không thống trang thiết bị chủng loại Thiết bị tin học đơn vị mua sắm theo yêu cầu phòng ban riêng lẻ để phục vụ công tác sản xuất mà chưa có kế hoạch tổng thể đồng thiết bị để