Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư của công ty cổ phần công nghệ mobifone toàn cầu

trờng Đại học Kinh tế Quốc dân  BÙI THẢO NGUN HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ CỦA CÔNG TY C PHN CễNG NGH MOBIFONE TON CU Chuyên ngành: Ngời híng dÉn khoa häc: TS TRẦN THỊ MAI HƯƠNG hµ nội, năm 2015 MC LC CHNG 1: TNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG .5 2.1 Vai trò ngành viễn thông kinh tế 2.2 Doanh nghiệp viễn thông 2.2.1 Khái niệm .8 2.2.2 Nội dung hoạt động kinh doanh doanh nghiệp viễn thông 2.2.3 Đặc điểm dịch vụ viễn thông 2.2.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh dịch vụ viễn thông: .11 2.2.5 Hoạt động đầu tư doanh nghiệp viễn thông .12 2.3 Quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thông 13 2.3.1 Khái niệm quản lý dự án đầu tư .13 2.3.2 Tác dụng quản lý dự án đầu tư 16 2.3.3 Nội dung quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thơng 17 2.3.4 Các hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thông 31 2.4 Công cụ quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thông 34 2.4.1 Phân tách công việc 34 2.4.2 Phương pháp dự kiến chi phí đánh giá chi phí 36 2.4.3 Biểu đồ GANTT 40 2.4.4 Sơ đồ mạng PERT/CPM 41 2.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý dự án viễn thông 43 2.5.1 Các nhân tố khách quan 43 2.5.2 Các nhân tố chủ quan 44 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MOBIFONE TOÀN CẦU GIAI ĐOẠN 2010 - 2014 46 3.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Tồn cầu 46 3.1.1 Q trình hình thành phát triển 46 3.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu 49 3.1.3 Đặc điểm lĩnh vực hoạt động kinh doanh 51 3.1.4 Năng lực doanh nghiệp .55 3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu giai đoạn 2010 -2014 60 3.2.1 Khái quát đặc điểm dự án đầu tư quản lý Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Toàn cầu giai đoạn 2010-2014 60 3.2.2 Quy mô số dự án đầu tư quản lý Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Toàn cầu giai đoạn 2010-2014 64 3.2.3 Bộ máy quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Toàn cầu giai đoạn 2010-2014 65 3.2.4 Nội dung quản lý dự án đầu tư chủ yếu Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu giai đoạn 2010-2014 68 3.3 Đánh giá công tác QLDA Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu giai đoạn 2010-2014 98 3.3.1 Những kết đạt 98 3.3.2 Những hạn chế công tác quản lý dự án MobiFone Global 102 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MOBIFONE TOÀN CẦU ĐẾN NĂM 2020 110 4.1 Phương hướng phát triển Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu đến năm 2020 110 4.1.1 Mục tiêu chiến lược 110 4.1.2 Quan điểm hồn thiện cơng tác quản lý dự án cơng ty .112 4.2 Cơ hội thách thức Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu (phân tích SWOT) 113 4.2.1 Điểm mạnh .113 4.2.2 Điểm yếu 115 4.2.3 Cơ hội 116 4.2.4 Thách thức .117 4.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Toàn cầu đến năm 2020 .118 4.3.1 Hoàn thiện cấu máy tổ chức áp dụng phương pháp quản lý dự án 118 4.3.2 Hồn thiện cơng tác quản lý dự án theo nội dung: 123 4.3.3 Áp dụng linh hoạt công cụ quản lý dự án hồn thiện quy trình làm việc 128 4.3.4 Đào tạo nâng cao trình độ cán quản lý .130 4.3.5 Một số giải pháp khác 135 4.4 Kiến nghị với ngành cấp liên quan .139 KẾT LUẬN 141 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 142 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ Bảng 2.1: Thứ bậc phân tích cơng việc theo phương pháp 35 Bảng 3.1: Cơ cấu doanh thu dịch vụ: 54 Bảng 3.2: Bảng khai lực tài Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu từ thành lập đến 55 Bảng 3.3: Các tiêu tài chủ yếu Công ty MobiFone Global giai đoạn 2010-2014 56 Bảng 3.4: Số lượng dự án giai đoạn 2010-2014 phân theo tổng mức đầu tư 62 Bảng 3.5: Số lượng dự án giai đoạn 2010-2014 phân theo mức độ dự án .62 Bảng 3.6: Số dự án đầu tư CTCP Công nghệ Mobifone Toàn cầu quản lý giai đoạn 2010-2014 64 Bảng 3.7: Các thành phần máy quản lý dự án MobiFone Global 65 Bảng 3.8: Bảng mẫu theo dõi, đánh giá tiến độ thực dự án đầu tư theo KHĐT năm n Công ty cổ phần Cơng nghệ MobiFone Tồn cầu 71 Bảng 3.9: Tình hình tiến độ thực dự án MobiFone Global giai đoạn 2010-2014 72 Bảng 3.10: Danh sách gói thầu dự án Xây dựng hệ thống phủ sóng di động cho Tịa nhà Bệnh viện Từ Dũ – Hồ Chí Minh 74 Bảng 3.11: Dự tốn Chi phí Dự án Mua vật tư dự phòng phục vụ ứng cứu, bảo dưỡng dự án Booster năm 2014 .83 Bảng 3.12: Tiêu chuẩn chung kênh truyền dẫn 87 Bảng 3.13: Yêu cầu bắt buộc tiêu chuẩn cáp quang 88 Bảng 3.14: Yêu cầu bắt buộc tiêu chuẩn cáp quang 89 Bảng 3.15: Mức độ trọng quản lý chất lượng dự án MobiFone Global giai đoạn 2010-2014 92 Bảng 3.16: Bảng theo dõi kế hoạch giá trị thực từ năm 2010-2014 99 Bảng 3.17: Số lượng cơng trình hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng: 100 Hình 2.1: Chu trình dự án quản lý dự án theo chu trình 28 Sơ đồ 2.1: Các lĩnh vực quản lý dự án 18 Sơ đồ 2.1: Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 31 Sơ đồ 2.2: Mơ hình chủ nhiệm điều hành dự án 32 Sơ đồ 2.3: Mơ hình chìa khố trao tay 33 Sơ đồ 2.4: Hình thức tự thực 33 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần công nghệ MobiFone Global 50 Sơ đồ 3.2 Sơ đồ quy trình lập kế hoạch chi phí 78 Sơ đồ 3.3: Quy trình thực đấu thầu theo hình thức định thầu đấu thầu giai đoạn túi hồ sơ MobiFone Global 95 Sơ đồ 4.1: Sơ đồ quy trình đào tạo 132 Sơ đồ 4.2: Sơ đồ q trình kiểm sốt hồ sơ 135 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1.Tính cấp thiết đề tài Để dự án đạt mục tiêu đề ra, việc huy động đầy đủ nguồn lực việc quản lý dự án chiếm phần quan trọng nhất, quản lý từ khâu chuẩn bị, đến thực vận hành kết đầu tư Do đó, q trình triển khai dự án, nhà quản lý ln ln trọng đến quy trình, phương pháp công cụ để quản lý dự án Trải qua trình hình thành phát triển năm năm, Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu đà phát triển mạnh mẽ đóng góp ngày quan trọng vào trình phát triển Tổng cơng ty viễn thơng Mobifone nói riêng ngành viễn thơng Việt Nam nói chung Thời gian qua, Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu thực số dự án đầu tư phát triển hệ thống hạ tầng viễn thông, mạng viễn thông Công tác quản lý dự án Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu cịn mẻ chưa có nghiên cứu nhận định cách tổng thể thực trạng tìm giải pháp nhằm quản lý tốt dự án, nâng cao chất lượng dự án, chất lượng công tác quản lý Do việc nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác quản lý dự án phương diện khoa học thực tiễn cần thiết Xuất phát từ thực tế trên, kiến thức chuyên nghành đầu tư tích lũy thời gian học tập nghiên cứu trường tơi chọn đề tài: “Hồn thiện công tác Quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn nhằm góp phần xây dựng lý luận quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thông, sở giải vấn đề thực tiễn nêu đơn vị thân công tác 1.2.Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận dự án đầu tư quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thông Những nghiên cứu lý luận sở để định hướng tiếp cận phân tích thực trạng đề xuất giải pháp Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Tồn cầu Phân tích tồn cơng tác quản lý dự án đầu tư nguyên nhân Xây dựng hệ thống quan điểm đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Toàn cầu triển khai tổ chức thực giai đoạn 2012 - 2014 định hướng đến năm 2020 Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu giai đoạn 2012 - 2014 định hướng đến năm 2020 1.4 Đóng góp mặt khoa học thực tiễn Với mục đích nghiên cứu trên, tác giả hy vọng mang lại đóng góp cho cơng tác quản lý dự án Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu: Thứ nhất, luận văn tổng hợp lý luận quản lý dự án đầu tư công tác quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu Thứ hai, luận văn phân tích thực trạng cơng tác quản lý dự án Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Tồn cầu, từ đánh giá kết quả, hạn chế công tác quản lý dự án Công ty Thứ ba, luận văn đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác quản lý dự án để Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu 1.5 Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu phạm vi đối tượng nghiên cứu đề tài, đòi hỏi phải sử dụng kết hợp số phương pháp sau: 129 Global thực đấu thầu quy trình chất lượng, nhiên số nhà thầu biết tới tham gia cịn ít, ảnh hưởng tới chất lượng kết đấu thầu Việc thông tin quảng cáo dự án góp phần tạo hội cho nhà thầu có thơng tin đầy đủ dự án, đến tham gia đấu thầu, từ có nhiều hội để lựa chọn nhà thầu tốt cho dự án - Việc lựa chọn nhà thầu có lực tốt tạo điều kiện cho nội dung tiêu chí khác cơng tác quản lý dự án đạt yêu cầu công tác tiến độ, chất lượng điều dẫn đến kết tốt cho công tác quản lý dự án, q trình chấm thầu, lựa chọn nhà thầu, MobiFone Global cần có kế hoạch thẩm định tiêu chí nhà thầu đưa hồ sơ mời thầu, đặc biệt tiêu chí khả tài chính, máy móc thiết bị - Giảm thiểu thời gian chờ việc chấm thầu, trình phê duyệt kết chấm thầu - Cần bổ sung kế hoạch đào tạo đào tạo lại, đào tạo chuyên sâu cán làm công tác đấu thầu, tổ chuyên gia đấu thầu trình độ đạo đức nghề nghiệp nhằm có đội ngũ cán làm cơng tác đấu thầu có đủ tài, đức cơng tác, giúp công tác đấu thầu thực quy định minh bạch 4.3.3 Áp dụng linh hoạt cơng cụ quản lý dự án hồn thiện quy trình làm việc Trong cơng tác quản lý dự án, MobiFone Global bước đầu sử dụng công cụ quản lý dự án Tuy nhiên cần ý áp dụng thường xuyên, linh hoạt triệt để ưu điểm cơng cụ Trong nội dung quản lý, cán quản lý nên áp dụng linh hoạt công cụ sau: - Trong quản lý tiến độ: Trong quản lý tiến độ sử dụng nhiều công cụ giúp cho việc quản lý tiến độ dự án hiệu quả, đạt tiến độ dự kiến ban đầu Các công cụ là: + Kế hoạch tiến độ: Càng lập chi tiết việc quản lý tiến độ thực dự án thuận lợi; 130 + Nhật ký thi công:  Danh sách cán kỹ thuật nhà thầu thi cơng xây dựng cơng trình;  Diễn biến tình hình thi cơng ngày, loại cơng việc, chi tiết tồn q trình thực hiện;  Mơ tả vắn tắt phương pháp thi cơng;  Tình hình thực tế nguyên vật liệu sử dụng;  Những sai lệch với vẽ thi công, ghi lại nguyên nhân, biện pháp;  Nội dung bàn giao ca trước so với ca sau  Nhận xét phận quản lý chất lượng trường chất lượng thi công + Sử dụng báo cáo phạm vi dự án sơ đồ phân tách cấu công việc + Sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, sơ đồ Pert để xác định thời gian dự trữ tự tồn phần cho cơng việc Khoảng thời gian có tác dụng đề phịng có cố bất ngờ: mưa, bão, lũ lụt, làm chậm tiến độ thi công dự án - Trong quản lý chất lượng: + Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ trình: Lưu đồ cho phép nhận biết cơng việc thừa loại bỏ, cơng việc cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, sở xác định, vai trò thành viên tham gia trình quản lý chất lượng + Biểu đồ xương cá: Liệt kê nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, xác định nguyên nhân cần xử lý trước + Biểu đồ kiểm soát thực hiện: Là phương pháp đồ họa theo thời gian kết q trình thực cơng việc, kết hợp đồ thị đường giới hạn kiểm soát để xác định xem trình có nằm tầm kiểm sốt hay khơng sở xác định biện pháp điều chỉnh, giúp giám sát biến động chi phí tiến độ thời gian Có loại: biểu đồ kiểm sốt định tính kiểm sốt định lượng - Biểu đồ phân bố mật độ: Là công cụ để tổng hợp, phân tích thể số liệu thống kê Là phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo nhóm 131 - Trong quản lý chi phí: Cơng cụ cho mục tiêu việc giám sát chặt chẽ chi tiêu dự án so sánh chi tiêu với dự trù chi phí cho ngân sách dự án Các giải pháp kiểm soát chi phí: + Kiểm sốt giải ngân cho nhà thầu + Kiểm soát yêu cầu thay đổi nội dung dự án + Kiểm sốt chi phí hành lại, sử dụng xe cộ, … + Kiểm sốt chi tiêu nhân kiểm sốt cơng việc nhân viên dịch vụ + Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu để tránh gây lãng phí + Hàng tháng cần lập dự tốn chi phí, cần tổ chức họp định kỳ để kiểm sốt chi phí giao nhiệm vụ kiểm sốt chi phí cho cán chun mơn + Cần nắm rõ hình thức tốn hợp đồng, lựa chọn hình thức tốn thích hợp để đưa vào hợp đồng, đảm bảo lập dự trù xác Đối với quy trình quản lý dự án, từ thực trạng nêu cho thấy công tác quản lý điều hành quản lý dự án MobiFone Global thực tuân theo quy trình ban hành Đây quy trình ban hành lần đầu, q trình thực nhiều yếu tố chưa hợp lý dần hồn thiện Một số điểm quy trình cần lưu ý hồn thiện hơn: - Đơn giản hóa, hệ thống hóa thủ tục, giảm thiểu đầu mối tham gia quản lý dự án - Rút ngắn thời gian thực hiện, đặc biệt thời gian chuẩn bị đầu tư - Nâng cao chất lượng quản lý dự án 4.3.4 Đào tạo nâng cao trình độ cán quản lý Ở tổ chức nào, nhân lực lực lượng quan trọng định đến việc thực mục tiêu tổ chức Trong công tác quản lý dự án điều kiện nay, tiến kỹ thuật viễn thông công nghệ thông tin ứng dụng quản lý phát triển mạnh mẽ, thay đổi hàng ngày với thay đổi liên tục quy định Nhà nước cơng tác 132 đầu tư Do đó, việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực yêu cầu thường xuyên MobiFone Global nói chung cán làm công tác quản lý dự án đầu tư MobiFone Global nói riêng Yêu cầu đội ngũ nhân viên làm cơng tác quản lý dự án là: Nắm vững chế độ sách đầu tư, quy trình thực đầu tư, nội dung quy trình đó, có trình độ chun mơn kế tốn, tài kiến thức chun mơn (tùy vào phịng chức năng), nhiệt tình cơng tác, cẩn thận, có trách nhiệm, Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cần thực công tác sau: Cần đầu tư đào tạo dài hạn mang tính chất quy, đào tạo nhà quản lý dự án tương lai, có chun mơn sâu kỹ quản lý dự án số kiến thức liên ngành Các khóa đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức kỹ cho cán hành nghiệp Thơng qua hình thức đào tạo ngắn hạn, cần lồng ghép chương trình trao đổi, học tập kinh nghiệm cán trực tiếp tham gia công tác liên quan Đây hội để cán quản lý cập nhật thông tin nhất, trao đổi vướng mắc xảy xác định phương án xử lý tối ưu Cử cán tham gia lớp học quản lý dự án, quản lý đấu thầu, chứng giám sát, quản lý tài dự án Đội ngũ cán lãnh đạo MobiFone Global phải thường xuyên công tác quản lý giám sát đào tạo cán Có cán kinh qua trường lớp, thực tiễn có xử lý kỹ thuật thực tế cần có kinh nghiệm đạo thi cơng đảm đương cơng tác, Chính đội ngũ cán lãnh đạo đội ngũ có kinh nghiệm, cần phải tổ chức buổi tập huấn để tự đào tạo cán Kết hợp với tổ chức đào tạo tiến hành mở lớp đào tạo để phổ biến kiến thức ngành Tổ chức buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm phòng ban nghiệp vụ Ngoài ra, MobiFone nên bổ sung lớp học nâng cao trình độ ngoại ngữ cán cơng nhân viên Ngoại ngữ không giúp cho cán giao tiếp làm việc với chuyên gia quốc tế mà cịn cơng cụ giúp cán tự nghiên 133 cứu tài liệu nước để tăng thêm kiến thức phục vụ cho công tác đầu tư quản lý dự án Cần xây dựng quy trình đào tạo bản: Nhằm xây dựng cách có hệ thống kế hoạch hoạt động đào tạo tạo đội ngũ cán đủ lực, kiến thức, đảm đương nhiệm vụ công tác quản lý dự án đầu tư MobiFone Global : TT Trách nhiệm Trưởng phận phòng ban, đơn vị Xác định nhu cầu Xem bước Phịng Tổ chức hành Lập kế hoạch đào tạo Xem bước Duyệt Xem bước Đào tạo Xem bước Phịng Tổ chức hành Tổng kết, đánh giá hiệu Xem bước Phòng Tổ chức hành Lưu hồ sơ Xem bước 6 Hoạt động Lãnh đạo Cơng ty Các sở đào tạo Tham chiếu Sơ đồ 4.1: Sơ đồ quy trình đào tạo Bước 1: Xác định nhu cầu Trưởng phận phòng ban nghiệp vụ xác định nhu cầu đào tạo dựa trên: - Tình hình hoạt động phòng ban, yêu cầu phát triển nguồn nhân lực tương lai - Nhiệm vụ định hướng đầu tư phát triển MobiFone Global - Dự báo nhu cầu đào tạo, xu phát triển nguồn nhân lực 134 - Cân đối số lượng cán công nhân viên đơn vị khối lượng công việc đơn vị - Yêu cầu công việc cụ thể - Nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ cho cán viên chức công nhân viên lĩnh vực cụ thể - Khi có nhu cầu đào tạo, trưởng phận gửi Phòng TCHC Đối với đào tạo định kỳ cần lập nhu cầu vào cuối quý Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo Phòng TCHC tiếp nhận nhu cầu từ phịng ban thực cơng việc sau: - Nắm bắt nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn, ngắn hạn - Thống kê lập kế hoạch đào tạo Bước 3: Phê duyệt: - Trưởng phịng TCHC trình Lãnh đạo cơng ty phê duyệt đưa vào thực - Nếu tình hình thực tế có phát sinh yêu cầu đào tạo mà kế hoạch đào tạo chưa đề cập đến dự thảo kế hoạch đưa trả lại để Phòng TCHC phối hợp trưởng phận phòng ban sửa đổi, bổ sung hoàn thiện đến lãnh đạo lãnh đạo phê duyệt Bước 4: Thực đào tạo Phòng TCHC thực công việc sau: - Liên hệ với sở đào tạo nước nước để gửi cán học - Thông báo tới trưởng phận lịch đào tạo cụ thể chuyên ngành - Nhận thông báo đào tạo đơn vị có tổ chức đào tạo để gửi cán dự học - Phối hợp với phòng, ban nghiệp vụ tổ chức lớp đào tạo Cơng ty - Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cho cán công nhân viên 135 - Đàm phán đề xuất ký hợp đồng đào tạo Bước 5: Tổng kết công tác đào tạo: Phịng TCHC thực cơng việc sau: - Báo cáo kết đào tạo - Báo cáo tổng kết lớp học Ban mở tổ chức Bước 6: Lưu hồ sơ: Hồ sơ nhu cầu, kế hoạch đào tạo, chứng đào tạo lưu Phòng TCHC; thời gian lưu trữ theo quy định hành Nhà nước Ngồi cơng tác đào tạo cán tại, MobiFone cần ý vấn đề tuyển dụng nhân viên mới: Cần có chế thu hút sinh viên giỏi chun ngành viễn thơng, tài kế tốn, đầu tư người có kinh nghiệm lĩnh vực đầu tư xây dựng làm việc chế độ thi tuyển công khai, công kèm với cam kết lương, phụ cấp, phúc lợi,… Đặc biệt, nên ý tuyển chọn nhân có khả ngoại ngữ, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia quản lý nâng cao trình độ chun mơn, trình độ tin học để chủ động công tác quản lý dự án Công ty nên ý sách tiền lương, đãi ngộ tạo điều kiện thăng tiến công việc để thu hút sinh viên có chất lượng học tập tốt thuộc trường đại học kỹ thuật kinh tế tài Ngồi ra, MobiFone Global cần phải tuyển dụng thêm cán có kinh nghiệm lĩnh vực quản lý dự án để đảm bảo tiến độ hiệu cơng tác quản lý Cần có sách khen thưởng rõ ràng chế độ đãi ngộ phù hợp với lực trình độ hiệu cơng việc cán Hiện tại, mức thu nhập cho cán quản lý dự án MobiFone Global so với doanh nghiệp khác nước tương đối thấp, chưa thực động viên, thu hút cán có trình độ cao cơng tác, tránh tình trạng chảy máu chất xám sang quan doanh nghiệp khác, tượng xẩy Bên cạnh việc nâng cao kiến thức trình độ cán bộ, MobiFone Global phải thường xuyên xem xét lựa chọn, xếp cán có phẩm chất tư cách 136 đạo đức tốt làm công tác quản lý dự án Căn vào tính chất phức tạp dự án trình độ cán cơng nhân viên mà bố trí cơng việc cách hợp lý Cần tăng cường thêm cán để giải tình trạng “quá tải” nay, tránh để người phải kiêm nhiệm nhiều dự án phức tạp Phân công công việc rõ ràng gắn với trách nhiệm cụ thể với chế độ khen thưởng rõ ràng.Việc xếp, bố trí cán chun mơn thực cơng tác quy trình quản lý dự án, đồng thời cần phải thường xuyên rà soát lại việc phân công nhiệm vụ kịp thời điều chỉnh bất hợp lý công tác quản lý dự án, nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý dự án đầu tư 4.3.5 Một số giải pháp khác 4.3.5.1 Quản lý hồ sơ dự án Với mục đích thiết lập việc kiểm sốt việc nhận biết, thu thập, lập ký mã hiệu, bảo quản, lưu trữ hủy bỏ hồ sơ, MobiFone Global nên hình thành quy trình quản lý hồ sơ dự án theo sơ đồ sau: TT Trách nhiệm Trưởng phận phòng ban nghiệp vụ Nhận dạng, thu thập, lập danh mục Xem bước Cán phân công Lưu hồ sơ Xem bước Bảo quản Xem bước Truy cập, sử dụng Xem bước Xử lý hồ sơ Xem bước 5 Bộ phận liên quan Cán liên quan Trưởng dự án, cán lưu trữ Hoạt động Tham chiếu Sơ đồ 4.2: Sơ đồ trình kiểm soát hồ sơ Bước 1: Nhận dạng, thu thập, lập danh mục: Trưởng phận/phòng ban quy định loại hồ sơ tối thiểu cần trì cho dự án theo quy định thủ tục, hướng dẫn triển khai cơng việc 137 phận/phịng ban tùy theo đặc điểm dự án cụ thể, cán quản lý thu thập, lập danh mục hồ sơ cần trì (nếu cần) cho dự án giao triển khai khơng loại hồ sơ tối thiểu theo quy định Danh mục hồ sơ phải có thơng tin tối thiểu sau: - Số thứ tự; - Tên hồ sơ; - Ký mã hiệu; - Trách nhiệm lưu; - Thời gian lưu; - Cách thức lưu (theo thời gian, theo khách hàng, …) Bước 2: Lưu hồ sơ: Sau nhận dạng phân loại hồ sơ, thư ký hay người phân công tiến hành lập file lưu trữ Cách thức lưu trữ tùy thuộc vào đặc điểm loại hồ sơ mục đích sử dụng cho dễ tìm, dễ lấy Mỗi file hồ sơ phải có nhãn nhận dạng bao gồm thông tin sau: - Tên file số hiệu để nhận dạng loại hồ sơ chứa đựng file; - Thời gian bắt đầu lưu trữ; - Các thông tin cần thiết khác, … Đối với loại hồ sơ dự án vẽ, sơ đồ kỹ thuật hồ sơ với số lượng lưu vào file, đựng thùng hồ sơ, bìa sơ mi, bao thư, … Trên thùng, bìa sơ mi, bao thư, … phải có nhãn nhận dạng danh mục liệt kê loại hồ sơ bên Đối với hồ sơ dự án thời gian lưu trữ 10 năm kể từ ngày lập file Bước 3: Bảo quản: Các file, bìa sơ mi, thùng hồ sơ phải bảo quản tủ, kệ phù hợp, nơi khô để tránh hư hỏng, mát, thất lạc Các hồ sơ sau thời gian sử dụng thường xuyên, lưu trữ tiếp nơi riêng biệt (có thể kho hành chính) để truy cập cần Các hồ sơ phải có danh mục thể nơi lưu trữ nội dung lưu trữ Trước gửi xuống kho hành 138 chính, hồ sơ phải đóng thùng carton, có nhãn nhận dạng bên ngồi thùng ký giao nhận với phịng hành Bước 4: Truy cập, sử dụng: Các thành viên khác có nhu cầu truy cập, phải có đồng ý trưởng phận phịng ban nghiệp vụ Khi có nhu cầu chụp mượn hồ sơ khỏi phạm vi lưu trữ, phải chấp thuận trưởng phận phòng ban nghiệp vụ Việc mượn hồ sơ thư ký phòng ghi nhận vào sổ cho mượn hồ sơ/tài liệu với chi tiết ngày mượn, người mượn, nội dung hồ sơ, số lượng, ký mượn, ký trả, … Bước 5: Xử lý hồ sơ: Mỗi loại hồ sơ xác định thời gian lưu trữ, người phân công định kỳ xem xét lập danh sách hồ sơ hết hạn lưu trữ, báo cáo cho Lãnh đạo Ban để phê duyệt xác định phương pháp hủy Đối với tài liệu hủy bỏ, cần lập biên hủy tài liệu theo biểu mẫu 4.3.6.2 Quản trị rủi ro Dự án có rủi ro, nhiên dự đốn trước rủi ro xảy chủ động để đối phó xử lý kịp thời Quản trị rủi ro trình xác định rủi ro tìm cách quản lý, hạn chế rủi ro Một cách tổng qt, q trình xem xét tồn hoạt động tổ chức, xác định nguy tiềm ẩn khả xảy nguy đó, từ có chuẩn bị hành động thích hợp để hạn chế rủi ro mức thấp Do vậy, MobiFone nên đưa quy trình quản lý rủi ro cho dự án, gồm bước sau: Bước 1: Lập kế hoạch quản lý rủi ro (Quyết định tiếp cận hoạch định công việc quản lý rủi ro cho dự án nào) Bước 2: Nhận dạng rủi ro (Xác định yếu tố rủi ro ảnh hưởng tới dự án tài liệu đặc điểm chúng) Bước 3: Phân tích định tính (Liệt kê rủi ro tiềm ẩn, xem xét khả xảy ra) 139 Bước 4: Phân tích định lượng (Đo lường hậu rủi ro xảy ra) Bước 5: Kế hoạch đối phó (phòng tránh, giảm thiểu, san sẻ, chấp nhận) Bước 6: Kiểm tra kiểm soát rủi ro (Giám sát rủi ro nảy sinh, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro đánh giá hiệu việc cắt giảm rủi ro) Quá trình quản lý rủi ro phải thực nhiều lần suốt thời gian triển khai dự án, đặc biệt vào thời điểm sau: - Trước thiết kế, mời thầu - Giai đoạn xây dựng - Giai đoạn nghiệm thu bàn giao 4.3.6.3 Giải pháp cho vấn đề công nghệ thu thập thông tin Để thực tốt việc quản lý dự án đảm bảo nhiệm hiệu dự án cần phải đổi trang bị hệ thống thiết bị, phương tiện kỹ thuật cho độ ngũ cán quản lý : - Trang bị hệ thống thiết bị văn phịng đầy đủ : Máy tính, phần mền xử lý, phần mền quản lý dự án, phần mền kiểm tra công tác lập tổng mức đầu tư, dự toán dự án, thường xuyên cập nhật văn cho công tác Quản lý dự án - Trang thiết bị cho vấn đề kiểm tra chất lượng trường đảm bảo kiểm tra chất lượng cáp quang, chất lượng thu phát sóng, phạm vi phủ sóng nhà thầu thi cơng để có sở khoa học kết luận chất lượng công trình - Thường xuyên cập nhật văn pháp luật nhà nước liên quan đến quản lý đầu tư xây dựng đến tận cán CNV Ban - Ngồi Ban cịn cần trọng đào tạo sử dụng thành thạo phần mềm quản lý dự án Đây nhiệm vụ bình thường nước tiên tiến lại cơng việc hồn tồn Ban QLDA việc áp dụng công nghệ thông tin nước ta chưa nhiều Công tác thu thập xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý dự án đầu tư cần thiết Tính cập nhật đầy đủ thơng tin, định tính định 140 lượng ảnh hưởng không nhỏ tới công tác quản lý dự án Mọi thông tin sử dụng phải có sở tin cậy, rõ nguồn cung cấp có phương pháp xử lý hợp lý Tuy nhiên, việc thu thập thông tin không dừng lại việc thu thập thông tin từ sách báo, mạng Internet mà nhiều cán quản lý dự án phải biết thực nhiều biện pháp khác để thu thập thơng tin hữu ích phục vụ cho cơng việc từ nhiều nguồn khác để từ so sánh, tìm hiểu nguyên nhân hiệu chỉnh dự án theo hướng có lợi Việc sử dụng hữu ích nguồn thông tin đảm bảo cho cán bn quản lý dự án đề phương án sử dụng nguồn lực có lợi nhất, đồng thời quản lý rủi ro dự án cách hiệu Việc có thơng tin kịp thời thuận lợi đặt cán quản lý dự án trước khó khăn việc xử lý thơng tin việc thơng tin bị nhiễu nguồn thông tin không đáng tin cậy Do cần phải phân loại thông tin để lựa chọn thơng tin cần thiết kiểm tra độ xác thơng tin Việc hồn thiện cơng tác thu thập xử lý thông tin phải thực việc loại bỏ trang thiết bị lỗi thời gây thời gian trình sử dụng Đầu tư trang thiết bị tiến tiến đại máy vi tính có cấu hình mạnh, kết nối Internet với đường truyền có tốc độ cao, ứng dụng phần mềm tiết kiệm thời gian, tăng độ xác tính tốn nâng cao quản lý Ngồi việc hồn thiện cơng tác thu thập xử lý thông tin không trọng việc đầu tư trang thiết bị mà phải ý tới người, tức người sử dụng thiết bị phải có trình độ sử dụng tương thích để khai thác hết tính thiết bị 4.4 Kiến nghị với ngành cấp liên quan - Về mặt chế sách: tổng thể, hoạt động đầu tư Việt Nam quản lý theo quy định nhiều văn quy phạm pháp luật khác Trong đó, liên quan trực tiếp tới quản lý đầu tư công Luật: Đấu thầu, Đầu tư, Xây dựng, Viễn thông, nghị định hướng dẫn thi hành luật nêu số nghị định 141 khác Chính phủ Ngồi ra, quản lý đầu tư cơng cịn liên quan tới nhiều luật như: Đất đai, Bảo vệ mơi trường, Khống sản, Dầu khí, Thuế thu nhập doanh nghiệp… hệ thống văn hướng dẫn luật Vì đòi hỏi hệ thống văn pháp luật phải hồn thiện Bên cạnh để phù hợp với xu phát triển xã hội văn phải bổ sung sửa đổi thường xuyên định mức đơn giá xây dựng, có hướng dẫn cặn kẽ tránh lạc hậu so với thực Đồng thời phải tăng cường hợp tác quốc tế để tìm hiểu, học tập kinh nghiệm nước phát triển nước có hồn cảnh kinh tế - xã hội tương tự Việt Nam, sở đề xuất nội dung cần sửa đổi, hồn thiện có hệ thống chế sách đồng bộ, phù hợp - Viêc xây dựng quy hoạch chiến lược phát triển viễn thông : Chất lượng quy hoạch cần bước cải thiện theo hướng mở rộng tầm nhìn, bước nâng cao chất lượng công tác dự báo , điều tra khảo sát để có chất lượng quy hoạch có độ tin cậy cao hơn, Chúng ta cần nghiên cứu hoàn thiện phương pháp lập quy hoạch gắn liền với chiến lược dài hạn tiếp cận tổng quan với tầm nhìn xa hơn, gắn với quy hoạch sử dụng phát triển kinh tế xã hội với quy hoạch phát triển mạng lưới quốc gia - Về công tác tra kiểm tra : tăng cường công tác tra, kiểm tra hoạt động đầu tư dự án Thực thường xuyên công tác tra, kiểm tra hoạt động đầu tư dự án nhằm phát hiện, ngăn chặn hành vi gây lãng phí, thất tiền vốn Nhà nước Thực chặt chẽ khâu lập, thẩm định trước trình phê duyệt dự án đầu tư Sử dụng chế thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện lực kiểm tra thẩm tra chất lượng sản phẩm tất trình đầu tư dự án 142 KẾT LUẬN Qua q trình nghiên cứu cơng tác quản lý dự án đầu tư Công ty cổ phần công nghệ MobiFone Global, luận văn hệ thống hóa sở lý luận quản lý dự án đầu tư doanh nghiệp viễn thông Trên sở lý luận với kinh nghiệm thực tế thân tác giả vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư Công ty cổ phần công nghệ MobiFone Global giai đoạn 2010 – 2014 Từ đó, tác giả đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư Công ty cổ phần công nghệ MobiFone Global, giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm dự án, góp phần đẩy mạnh thương hiệu uy tín MobiFone Global Tuy nhiên, nội dung công tác quản lý dự án đầu tư rộng, luận văn chưa có điều kiện để sâu phân tích chi tiết tất nội dung mà dừng việc phân tích số nội dung Do đó, q trình nghiên cứu hồn thiện, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong muốn nhận ý kiến đóng góp xây dựng thầy bạn Một lần nữa, tác giả xin trân trọng cảm ơn thầy cô Khoa Kinh tế đầu tư - Trường Đại học Kinh tế quốc dân, đặc biệt giúp đỡ TS.Trần Thị Mai Hương Ban lãnh đạo tập thể cán công nhân viên Công ty cổ phần công nghệ MobiFone Global, người thân bạn bè Xin chân thành cảm ơn! 143 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... thiện cơng tác quản lý dự án Ban Quản lý dự án công ty điện thoại Hà Nội 3” phân tích nội dung chế quản lý dự án, máy tổ chức quản lý dự án, công cụ quản lý dự án, chất lượng cán quản lý dự án. .. hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư Công ty Cổ phần Công nghệ Mobifone Toàn cầu 1.3 Đối tư? ??ng phạm vi nghiên cứu Đối tư? ??ng đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư Cơng ty Cổ. .. trên, tác giả hy vọng mang lại đóng góp cho cơng tác quản lý dự án Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Mobifone Tồn cầu: Thứ nhất, luận văn tổng hợp lý luận quản lý dự án đầu tư công tác quản lý dự án đầu tư