Một số phương pháp phát triển httt quản lý

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Khoa Tin Học Kinh Tế -** - Đề Án Chuyên Nghành : Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Sinh Viên: Nguyễn Trường Minh Lớp : Tin44D Khoa : Tin Học Kinh Tế Giáo Viên Hướng Dẫn: Phùng Tiến Hải Lời mở đầu Trong năm gần việc ứng dụng tin học vào sản xuất kinh doanh Việt Nam ngày coi trọng phát triển Các doanh nghiệp mong muốn việc kinh doanh đạt hiệu cao nhất, mơi trường cạnh tranh trở nên tàn khốc, khơng doanh nghiệp phải giải thể máy quản lý yếu Do thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp trở thành cấp thiết, trở thành ứng dụng thiếu doanh nghiệp kể doanh nghiệp có quy mơ hoạt động nhỏ Sự hoạt động tồi tệ hệ thống thông tin, vấn đề quản lý việc thâm thủng ngân quỹ nguyên nhân thúc đẩy u cầu phát triển hệ thống Chính với sinh viên chuyên nghành tin học kinh tế, em chọn đề tài hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp làm sở nghiên cứu học tập, vơí kiến thức chưa vững vàng nên viết em khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong thầy sửa chửa- bổ sung để em học tập tốt Em xin chân thành cảm ơn! Mục Lục Trang Lời mở đầu Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin Bài 1: Khái quát hệ thống thông tin quản lý 1.1 Khái Niệm Về Hệ Thống ThôngTin 1.1.1 Định Nghĩa: 1.1.2 Phân loại HTTT tổ chức 1.2.Thông tin quản lý 1.2.1.Thông tin làm định 1.2.2.Tính chất thơng tin theo mức định 1.2.3.Các đầu mối thông tin doanh nghiệp Bài 2: Mơ Hình Biểu Diễn HTTT 2.1 Mơ hình logic 2.2.Mơ hình vật lý ngồi 2.3 Mơ hình vật lý Bài 3: Tiến trình thiết kế ban đầu 3.1 Giới thiệu giai đoạn thiết kế 3.1.1 Xác định hệ thống máy tính 3.1.2 Phân tích việc sử dụng liệu 3.1.3 Hình thức hố hệ thống máy tính 3.1.4 Thiết kế sở liệu vật lý 3.1.5 Thiết kế chương trình 3.1.6 Tóm tắt 3.2 Xác định hệ thống máy tính 3.2.1 Sơ đồ dòng liệu hệ thống 3.2.2 Xây dựng mơ hình 3.2.3 Các xem xét thiết kế thêm Bài 4: Hoàn Chỉnh Thiết Kế Vật Lý 4.1 Thiết kế CSDL vật lý 4.1.1 Các hệ quản trị CSDL 4.1.2 Q trình thiết kế 4.2 Hồn chỉnh thiết kế chương trình 4.2.1 Tối ưu mẫu 4.2.2 Cách xây dựng truyền thống Chương II: Một số phương pháp phát triển HTTT quản lý cho doanh nghiệp vừa nhỏ 1.1 Các giai đoạn phát triển ứng dụng tin học tổ chức 1.1.1.Giai đoạn khởi đầu (Initiation) 1.1.2 Giai đoạn lan rộng (Contagion) 1.1.3.Giai đoạn kiểm soát ứng dụng (Control) 1.1.4.Giai đoạn kiểm soát ứng dụng (Control) 1.1.5.Giai đoạn kiểm soát ứng dụng (Control) 1.1.6 Giai đoạn chín muồi (Maturity) 1.2 Một số phương pháp ChươngI Hệ Thống Thông Tin VớI Quản Lý Bài 1: khái Quát Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 1.1 Khái Niệm Về Hệ Thống ThôngTin 1.1.1 Định Nghĩa: Hệ thống thong tin tập hợp ngườI, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu… thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phốI thông tin tập ràng buộc gọI mơi trường Nó thể bởI ngườI, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học Đầu vào (Inputs) hệ thống thông tin lấy từ nguồn (Sources) xử lý bởI hệ thống xử dụng vớI liệu lưu trữ từ trước Kết xử lý (Outputs) chuyển đến đích (Destination) cập nhật vào kho lưu trữ liệu (Storage) Nguồn Thu thập Đích Xử lý lưu trữ Phân phát Kho liệu Hình1.1 Mơ hình hệ thống thơng tin Như hình minh hoạ, hệ thống thơng tin có bốn phận: phận đưa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đưa liệu Ví dụ 1: Hệ thống trả lương truyền thống thu thập liệu thờI gian làm việc, xử lý chúng vớI liệu lâu bền ghi hồ sơ, tạo tờ séc trả lương thực việc gửI tiền tự động vào tài khoản nhân viên ăn lương chuyển thơng tin khoản tiền cho ngườI lĩnh Vậy hệ thống thông tin Hệ thống trả lương thực thủ cơng phương tiện máy móc Đó phương tiện chưa tự động hố hồn tồn máy tính bỏ túi máy chữ, máy tính điện tử gắn với số đĩa từ máy in Laser Hệ thống chịu ràng buộc Các ràng buộc thoả thuận chủ nhân viên, thoả thuận thờI điểm trả lương cho nhóm nhân viên Các luật thuế, bảo hiểm thất nghiệp bảo hiểm y tế yếu tố ảnh hưởng tớI hệ thống Ví dụ 2: Việc ghi chép ông chủ tịch công ty ứng xử cộng gần gũi, hiệu công tác họ mức độ tự chủ cơng việc Việc sử dụng ghi chép vào ghi chép vào thờI điểm đề bạt, xét cho tham gia vào công việc xét tăng lương… tạo hệ thống thông tin Trong trường hợp ông chủ tịch vừa ngườI sử dụng thông tin vừa ngườI tạo thông tin Phương tiện sử dụng đơn giản sổ ghi chép cá nhân Mặc dù hệ thống hộI đủ mọI tiêu chuẩn định nghĩa hệ thống thơng tin Qua hai ví dụ trên, nói tớI hai loạI khác hệ thống thơng tin:(1) Hệ thống thức (2) Hệ thống khơng thức - Một hệ thống thơng tin thức thường bao hàm tập hợp quy tắc phương pháp làm việc có văn rõ rang thiết lập theo truyền thống Đó trường hợp hệ thống trả lương nói hệ thống quản lý tài khoản nhà cung cấp tài khoản khách hàng, phân tích bán hang xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài hội mua bán khác hệ thống chuyên gia cho phép đặt chẩn đoán tổ chức - Những hệ thống thơng tin phi thức tổ chức bao chứa phận gần giống hệ thống đánh giá cộng ông chủ tịch doanh nghiệp ví dụ nêu Tập hợp hoạt động xử lý thông tin nhận gửi thư, ghi chép dịch vụ, nói chuyện điện thoại, tranh luận, ghi bảng thông báo báo báo chí tạp chí hệ thơng tin phi thức 1.1.2 Phân loại HTTT tổ chức Có hai cách phân loại HTTT tổ chức hay dùng Một cách lấy mục đích phục vụ thơng tin đầu để phân loại cách lấy nghiệp vụ mà phục vụ làm sở để phân loại - Phân theo mục đích phục vụ thơng tin đầu ra: Mặc hệ thống thường sử dụng công nghệ khác chúng phân biệt trước hết loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách có năm loại: + Hệ thống thơng tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System) Như tên chúng nói rõ hệ thống xử lý giao dịch xử lý liệu đến từ giao dịch mà tổ chức thực với khách hàng, với nhà cung cấp, người cho vay với nhân viên nó.Các giao dịch sản sinh tài liệu giấy tờ thể giao dịch Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất liệu cho phép theo dõi hoạt động tổ chức Chúng trợ giúp hoạt động mức tác nghiệp Có thể kể hệ thống thuộc loại như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng tính thuế phải trả người nộp thuế… + Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức, hoạt động nằm mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch từ nguồn liệu ngồi tổ chức Nói chung, chúng tạo báo cho nhà quản lý cách định kỳ theo yêu cầu Các báo cáo tóm lược tình hình mặt đặc biệt tổ chức.Các báo cáo thường có tinh so sánh, chúng làm tương phản tình hình với tình hình dự kiến trước, tình hình với dự báo, liệu thời doanh nghiệp nghành công nghiệp, liệu thời liệu lịch sử Vì hệ thống thơng tin quản lý phần lớn dựa vào liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch chất lượng thơng tin mà chúng sản sinh phụ thuộc nhiều vào vận hành tốt hay xấu hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi suất vắng mặt nhân viên, nghiên cứu thị trường… hệ thống thông tin quản lý + Hệ thống trợ giúp định DSS (Decision Support System) : Là hệ thống thiết kế với mục đích rõ ràng trợ giúp hoạt động định Quá trình định thường mơ tả quy trình tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng đánh giá phương án giải lựa chọn phương án Về nguyên tắc, hệ thống trợ giúp định phải cung cấp thông tin cho phép người định xác định rõ tình hình mà định cần phải Thêm vào cịn phải có khả mơ hình hố để phân lớp đánh giá giải pháp.Nói chung hệ thống đối thoại có khả tiếp cận nhiều sở liệu sử dụng nhiều mơ hình để biểu diễn đánh giá tình hình + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) : Đó hệ thống sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, có biễu diễn công cụ tin học tri thức chuyên gia lĩnh vực Hệ thống chuyên gia hình thành sở trí tuệ động suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia mở rộng hệ thống đối thoại trợ giúp định có tính chun gia tiếp nối lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng nằm việc sử dụng số kỹ thuật trí tuệ nhân tạo, chủ yếu kỹ thuật chuyên gia sở trí tuệ bao chứa kiện quy tắc chuyên gia sử dụng + Hệ thống thông tinh tăng cường khả cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin loại sử dụng trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu HTTT mà khơng tính đến lý dẫn đến cài đặt khơng tính đến mơi trường phát triển, ta nghĩ đơn giản hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp định hệ chuyên gia HTTT tăng cường khả cạnh tranh thiết kế cho người sử dụng người ngồi tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp tổ chức khác nghành công nghiệp… (trong bốn loại hệ thống người sử dụng chủ yếu cán tổ chức) Nếu hệ thống xác định trước có mục đích trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức hệ thống tăng cường sức cạnh tranh công cụ thực ý đồ chiến lược (vì gọi HTTT chiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công việc đối đầu với lực lượng cạnh tranh thể qua khách hàng, nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh xuất hiện, sản phẩm thay tổ chức khác nghành cơng nghiệp Ví dụ: - việc lắp đặt trạm đầu cuối cho phép khách hàng công ty phân phối dược phẩm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng vào máy tính nhà cung cấp Điều rõ ràng lơi khách hàng - Một nhà sản xuất tủ bếp tạo cho khách hàng hệ trợ giúp lựa chọn kiểu mẫu thiết kế tủ bếp tăng mạnh thị phần 1.2.Thơng tin quản lý Bởi tồn tiến hoá thường xuyên, tổ chức cá nhân, nên vào lúc cần phải thực chọn lựa, định để “duy trì cân động với mơi trường”.(Stein) Trong tổ chức, cấp bậc, nhà quản lý cần có thơng tin để vạch kế hoạch, để tổ chức, để đảm bảo thực chức mình, để huy để kiểm sốt Hiệu quản lý liên quan chặt chẽ tới số lượng chất lượng thông tin mà người quản lý nhận Những luồng thông tin luân chuyển hệ thống liên lạc tổ chức đóng vai trò tương tự hệ thống mạch máu thể Một thông tin coi thông tin quản lý cán cần tới có ý muốn sử dụng để đảm bảo thực tốt số chức 1.2.1.Thơng tin làm định Trong quan có ba mức độ hoạt động: cấp chiến lược, cấp chiến thuật cấp tác nghiệp (do R.N Anthony đưa ra) Những người chịu trách nhiệm mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu nhiệm vụ tổ chức Từ họ thiết lập sách chung đường lối Trong doanh nghiệp sản xuất thơng thường đỉnh chiến lược Chủ tịch- Tổng giám đốc phó chủ tịch hãng phụ trách Những người chịu trách nhiệm chiến thuật thuộc mức kiểm sốt quản lý, có nghĩa nơi dung phương tiện cụ thể để thực mục tiêu chiến lược đặt mức cao Anthony cho việc tìm kiếm để có nguồn lực cần thiết cho việc thực mục tiêu chiến lược, thiết lập chiến thuật mua sắm, đa dạng hố định vị cơng nghiệp, tung sản phẩm mới, thiết lập theo dõi ngân sách trách nhiệm mức kiểm soát quản lý Trong doanh nghiệp thơng thường nhà quản lý trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng tổ chức, phòng cung ứng…nằm mức quản lý Cuối mức điều hành tác nghiệp người ta quản lý việc sử dụng cho có hiệu hiệu lực phương tiện nguồn lực để tiến hành tốt hoạt động tổ chức phải tuân thủ ràng buộc tài chính, thời gian kỹ thuật Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc cơng đội sản xuất… thuộc mức quản lý Còn phận mức thứ tư Tuy nhiên mức khơng có trách nhiệm quản lý Nó cấu thành từ tất hoạt động chế biến thơng tin mà nhờ tổ chức thực nhiệm vụ Ví dụ nhân viên kế tốn, nhân viên kiểm kê, cơng nhân sản xuất… thuộc mức n Cấp chiến Quyết định lược Cấp chiến thuật Quyết định Cấp tác nghiệp Quyết định Xử lý giao dịch Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Hình1.2 Tháp quản lý Cán quản lý cấp quản lý khác cần thông tin cho quản lý khác Việc định khác cần cung cấp thông tin khác Điều thể qua cách định nghĩa mang tính thực tiễn cao thông tin quản lý sau: Thông tin quản lý thơng tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý