Khái quát về tài sản của doanh nghiệp
Khái niệm
Để tìm hiểu về tài sản của doanh nghiệp trước tiên chúng ta cần biết doanh nghiệp là gì?
Theo luật doanh nghiệp của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở ổn định, được đăng kí kinh doanh theo qui định của pháp luật, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Từ đó ta thấy doanh nghiệp là một thực thể kinh doanh đơn vị kinh tế nắm trong tay các tiềm lực và tiến hành các hoạt động kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận và cần phải ghi chép, tổng hợp cũng như báo cáo.
Bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn tiến hành kinh doanh cũng cần phải có một lượng vốn nhất định Lượng vốn đó biểu hiện dưới dạng vật chất hay phi vật chất và được đo bằng tiền gọi là tài sản Mặt khác,để có tài sản đó thì vốn của doanh nghiệp lại được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau gọi là nguồn vốn Về mặt kinh tế tài sản phản ánh qui mô và kết cấu các loại tài sản còn nguồn vốn phản ánh cơ cấu tài trợ, cơ cấu vốn cũng như khả năng độc lập về tài chính của doanh nghiệp Như vậy tài sản và nguồn vốn là hai mặt giá trị của vốn có mối quan hệ chặt chẽ và luôn được ghi chép trên bảng cân đối kế toán_một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định theo nguồn tình hình tài sản (giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp) Bảng cân đối kế toán thông thường có các khoản mục sau:
Bảng 1.1 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
2 Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn
5 Tài sản lưu động khác
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn
-1 Tài sản cố định hữu hình
-2 Tài sản cố định thuê tài chính
-3 Tài sản cố định vô hình
2 Các khoản đầu tư tài chính dài hạn
3 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang
4 Các khoản ký quỹ ký cược dài hạn
5 Chi phí trả trước dài hạn
3 Nợ khác Nguồn vốn chủ sở hữu
1 Nguồn vốn-quỹ -4 Nguồn vốn kinh doanh -5 Chênh lệch đánh giá lại tài sản -6 Chênh lệch tỷ giá hối đoái -7 Quỹ đầu tư phát triển -8 Quỹ dự phòng tài chính -9 Lợi nhuận chưa phân phối -1 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
2 Nguồn kinh phí khác -1 Quỹ khen thưởng phúc lợi -1 Quỹ quản lý của cấp trên -1 Nguồn kinh phí sự nghiệp -1 Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định
TỔNG CỘNG TÀI SẢN TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN
Tóm lại, tài sản là toàn bộ nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai hoặc tài sản là những tiềm năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản là tiềm năng làm tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp hoặc làm giảm bớt các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra
Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản được thể hiện trong các trường hợp như: Được sử dụng một cách đơn lẻ hoặc kết hợp với các tài sản khác trong sản xuất sản phẩm để bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng Để bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác Để thanh toán các khoản nợ phải trả Để phân phối cho các chủ sở hữu của doanh nghiệp
Như vậy tài sản là tất cả những thứ hữu hình hoặc vô hình gắn với lợi ích kinh tế trong tương lai của đơn vị thoả mãn các điều kiện sau:
+ Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp. + Có giá trị thực sự đối với doanh nghiệp
+ Có giá phí xác định. Độ lớn, quy mô của doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu.
Phân loại
Có rất nhiều cách phân loại tài sản trong các doanh nghiệp, nhưng cách phân loại thông thường nhất là theo cách phân loại về mặt giá trị và tính chất luân chuyển của tài sản Theo chế độ kế toán và để tiện theo dõi, toàn bộ tài sản của các doanh nghiệp được chia làm hai loại như sau:
Loại 1: Tài sản lưu động (TSLĐ)
Là những tài sản có thời gian luân chuyển ngắn, tức là vòng đời của nó khoảng dưới một năm TSLĐ phản ánh toàn bộ giá trị của các loại tài sản lưu động của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với tính chất công dụng khác nhau,vì thế để tiện lợi cho việc quản lý, tài sản lưu động được phân theo các cách khác nhau:
Theo lĩnh vực tham gia luân chuyển: tài sản lưu động gồm ba loại: Tài sản lưu động sản xuất, tài sản lưu động lưu thông và tài sản lưu động tài chính. + Tài sản lưu động sản xuất gồm những tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất và tài sản trong sản xuất.Nó là những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…. + Tài sản lưu động lưu thông bao gồm tài sản dự trữ cho quá trình lưu thông và tài sản trong quá trình lưu thông Đó là hàng hoá, thành phẩm, hàng đang chuyển, hàng tồn kho…
+ Tài sản lưu động tài chính là các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn với mục đích kiếm lời Tài sản lưu động tài chính bao gồm các chứng khoán đầu tư ngắn hạn…
Theo khả năng thanh khoản tức là khả năng huy động cho khả năng thanh toán, người ta chia tài sản lưu động thành các loại sau:
+ Tiền mặt: là tài sản của đơn vị tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Thuộc về tiền của đơn vị bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất.
+ Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: là những khoản đầu tư về vốn nhằm mục đích kiếm lời có thời hạn thu hồi trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh Thuộc đầu tư tài chính ngắn hạn gồm các khoản đầu tư cổ phiếu, trái phiếu,…
+ Các khoản phải thu là số tài sản của đơn vị nhưng đang bị các tổ chức, tập thể hay cá nhân khác chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm thu hồi Các khoản phải thu ngắn hạn bao gồm phải thu người mua, tiền đặt trước cho người bán, khoản nộp thừa cho Ngân sách, các khoản phải thu nội bộ…
+ Hàng tồn kho là tài sản lưu động tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được Hàng tồn kho có thể có do đơn vị tự sản xuất hay mua ngoài Hàng tồn kho bao gồm: Vật liệu, dụng cụ, hàng mua đang đi đường, thành phẩm, hàng hoá, sản phẩm dở dang….
+ Tài sản lưu động khác: là những tài sản lưu động còn lại như các khoản tam ứng cho công nhân viên chức, các khoản chi phí trả trước…
- Căn cứ vào mục đích sử dụng : tài sản lưu động trong doanh nghiệp còn có thể phân loại thành tài sản lưu động trong kinh doanh và tài sản lưu động ngoài kinh doanh Các loại tài sản lưu động ngoài kinh doanh đều không tham gia vào quá trình kinh doanh của đơn vị.
Loại 2 : Tài sản cố định
Tài sản cố định là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ tài sản của doanh nghiệp có thời gian luân chuyển dài (thường là trên một năm hay một chu kỳ kinh doanh) Tài sản cố định của doanh nghiệp được chia làm hai loại: Tài sản cố định hữu hình và Tài sản cố định vô hình.
Tài sản cố định hữu hình là các tài sản cố định có hình thái vật chất, có đủ tiêu chuẩn của tài sản cố định về gái trị và thời gian sử dụng theo qui định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành như nàh cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, phương tiện truyền dẫn…
Tài sản cố định vô hình là những tài sản cố định không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả nhằm có được các lợi ích hoặc các nguồn có tính chất kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền hoặc quyền của doanh nghiệp như quyền sử dụng đất, bản quyền, bằng phát minh sáng chế….Với loại tài sản này đặc biệt là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng có thể không kiểm soát được về mặt pháp lý như các bí quyết kỹ thuật thu được từ quá trình sản xuất kinh doanh, phát minh, sáng chế…sẽ chỉ thoả mãn khái niệm về tài sản khi nó vẫn còn giữ được bí mật và doanh nghiệp vẫn thu được lợi ích kinh tế từ tài sản đó.
Tài sản cố định có thể được hình thành do đơn vị tự đầu tư hoặc thuê dài hạn Những tài sản thuê ngoài không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp kiểm soát được và thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.
Đánh giá và ghi nhận tài sản của doanh nghiệp
Doanh nghiệp ngay từ khi được thành lập, quy mô của nó phụ thuộc vào vốn hình thành thể hiện qua tài sản và nguồn vốn Tài sản đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp và trong quá trình sản xuất kinh doanh thường xuyên có các hoạt động làm tăng, giảm tài sản để đảm bảo hiệu quả sản xuất tối ưu do đó đánh giá và ghi nhận tài sản của doanh nghiệp một cách chính xác và kịp thời là công việc rất có ý nghĩa trong công tác quản lý, sử dụng đầy đủ và hợp lý tài sản trong doanh nghiệp. Đánh giá và ghi nhận tài sản của doanh nghiệp là quá trình theo dõi nắm bắt tình hình biến động của tài sản về số lượng và chất lượng cũng như tình hình sử dụng tài sản đó.
Giá trị tài sản cũng như nguồn vốn được phản ánh trong sổ sách kế toán thông qua phương pháp hạch toán kế toán Tài sản được ghi nhận trong sổ sách kế toán lần đầu tiên theo đúng toàn bộ giá trị thực tế của nó tại thời điểm đó (với tài sản cố định, nó chính là nguyên giá) Tài sản được ghi nhận trong bảng CĐKT khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ tài sản đó và giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy Tuy nhiên trong quá trình sử dụng thì giá trị của những tài sản trong doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi về giá trị do một số yếu tố khác nhau làm giá của nó tăng, giảm liên tục Cụ thể như:
+ Cung và cầu về tài sản trên thị trường thường xuyên biến động làm giá trị của nó tăng, giảm liên tục Trong trường hợp này kế toán hạch toán làm tăng, giảm TSCĐ.
+ Quá trình sử dụng tài sản (đặc biệt là TSCĐ) làm hao mòn tài sản khiến cho giá trị của nó giảm đi đáng kể Trong trường hợp này kế toán sẽ hạch toán trích khấu hao TSCĐ vào cuối kỳ hoạt động.
+ Công nghệ ngày càng hiện đại làm cho tài sản tài sản nhanh chóng trở nên lạc hậu vào một thời gian ngắn sau đó, điều này tất yếu làm cho thị giá của tài sản sẽ giảm xuống.
+ Ảnh hưởng của lạm phát làm đồng tiền mất giá gây nên sự biến động trong giá trị của tài sản.
Do vậy việc xác định nên đầu tư vào tài sản nào là rất quan trọng và trong quá trình sử dụng phải thường xuyên đánh giá lại và ghi nhận những sự thay đổi về giá trị của nó để phản ánh đúng giá trị thực của tài sản, từ đó đưa ra những quyết định tài chính của doanh nghiệp được chính xác.
Công nợ phải thu của doanh nghiệp
Khái niệm
Công nợ là biểu hiện mối quan hệ giữa chủ nợ, khách nợ thông qua một hoặc nhiều đối tượng nợ Chủ nợ và khách nợ có thể là những tổ chức kinh tế hay những cá nhân có mối quan hệ làm ăn mua bán, trao đổi với nhau Công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả trong đó công nợ phải thu được theo dõi bên Tài sản của bảng CĐKT trong khi công nợ phải trả được theo dõi bên Nguồn vốn.
Qua bảng CĐKT ta nhận thấy công nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp Nó phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác liên quan đến bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời như cho mượn ngắn hạn, chi hộ cho đơn vị bạn hoặc cấp trên, giá trị tài sản thuế mà chưa xử lý…
Nói một cách ngắn gọn, công nợ phải thu là số tài sản của đơn vị nhưng đang bị các tổ chức hay tập thể, cá nhân khác chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm thu hồi Những tài sản đó là những khoản phát sinh trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với các đối tác.
Phân loại công nợ phải thu
Vì công nợ phải thu là mối quan hệ giữa chủ nợ - khách nợ thông qua đối tượng nợ Đối tượng nợ ở đây chính là những khoản tiền, giá trị mà khách nợ đang chiếm dụng của công ty và chưa thanh toán Để tiện theo dõi các khoản phải thu ta có thể phân loại nợ phải thu theo khách nợ Nợ phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác Trong đó phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công nợ phải thu thường xuyên phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và cũng là khoản phải thu gặp nhiều rủi ro về khả năng thu hồi vốn Chính vì thế nghiệp vụ quản lý công nợ tập trung chủ yếu về quản lý các khoản phải thu khách hàng và các khoản trả trước cho nhà cung cấp Do đó trong đề án này em xin đi sâu phân tích về khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ phải thu khách hàng.
Công nợ phải thu bao gồm:
Phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp khi khách hàng này đã được doanh nghiệp cung cấp hàng hoá, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp
Tuỳ theo khả năng thu hồi, thời gian thu hồi, hình thức bảo lãnh, khách nợ thì các khoản phải thu khách hàng lại được phân ra như sau: a Theo khả năng thu hồi, phải thu khách hàng bao gồm:
- Nợ có khả năng thu hồi: Đây là những khoản phải thu vẫn còn hạn thanh toán và khách hàng vẫn đang hoạt động kinh doanh tốt Những khoản phải thu như thế này có thể đem lại cho doanh nghiệp những mối quan hệ tốt với khách hàng là động lực thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.
- Nợ không có khả năng thu hồi (nợ khó đòi): đây là những khoản nợ đã quá hạn thanh toán mà khách hàng vẫn không trả được hoặc những khoản nợ mà doanh nghiệp sau khi thẩm định thấy khách hàng không thể trả được ngay cả khi thời hạn thanh toán vẫn còn do khách hàng gặp phải một số những khó khăn không thể tiếp tục kinh doanh để trả nợ.
Việc xếp loại nợ phải thu khách hàng vào nợ khó đòi rất quan trọng vì nó liên quan tới việc xử lý khoản nợ đó khi khách hàng không thể trả nợ được, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra khoản chi phí cho việc thu hồi và phải trích lập dự phòng đề phòng rủi ro không thu hồi được nợ và có những biện pháp xử lý kịp thời tránh tổn thất cho doanh nghiệp Ta có thể đi sâu tìm hiểu nợ khó đòi như sau:
Khái niệm: Nợ khó đòi là các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán, doanh nghiệp đã áp dụng các biện pháp xử lý như đối chiếu, xác nhận, đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được.
Các khoản phải thu được coi là các khoản nợ khó đòi khi nó đảm bảo các điều kiện sau:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng các tổ chức kinh tế(các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
+ Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như không có khả năng thu hồi và được xử lý theo qui định.
Phân loại nợ quá hạn:
Ta có thể dựa vào “tuổi” của các khoản nợ cùng với tình hình hoạt động của doanh nghiệp để phân loại nợ khó đòi Theo cách đó ta có 2 loại nợ khó đòi sau:
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán : đây là những khoản nợ của khách hàng đã qua hạn phải trả nhưng do một lý do nào đó mà khách hàng đó không thể trả được Đối với khoản nợ khó đòi này, ta có thể phân ra làm các loại sau:
+ Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm đến dưới 3 năm
+ Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 năm trở lên.
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án…
Các khoản nợ đã quá hạn thanh toán trên 3 năm hoặc chưa quá hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế vay nợ không có khả năng trả nợ được nữa thì được coi như khoản nợ không có khả năng thu hồi. b Theo thời gian thu hồi, nợ phải thu bao gồm:
- Nợ trong hạn: những khoản tiền hàng mà khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp nhưng vẫn còn trong thời hạn qui định trong hợp đồng mua bán thì được coi là những khoản phải thu trong hạn Thời hạn qui định trong hợp đồng được doanh nghiệp và khách hàng thoả thuận khi bắt đầu ký hợp đồng mua bán trao đổi hàng hoá Thời hạn này được qui định tuỳ theo từng đối tượng khách hàng.
- Nợ quá hạn: là những khoản nợ phải thu đã vượt quá thời hạn qui định trả nợ trong hợp đồng trao đổi hàng hoá mà khách nợ vẫn chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp Đối với những khoản nợ này thì rủi ro không thu hồi được nợ là rất cao do khi gần đến hạn thanh toán thường doanh nghiệp sẽ có những biện pháp thúc giục khách nợ thanh toán tiền hàng nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán được khi thời hạn thanh toán đã hết chứng tỏ những khoản nợ này có vấn đề và cần phải theo dõi để xử lý kịp thời. c Theo hình thức bảo lãnh, nợ phải thu bao gồm:
Theo hình thức này, doanh nghiệp khi trao đổi hàng hoá việc thu tiền về ngay hay còn cho đối tác nợ lại dựa trên uy tín của đối tác đối với doanh nghiệp Có hai hình thức nợ như sau:
Nguyên nhân dẫn tới công nợ phải thu của doanh nghiệp
Đối với mỗi doanh nghiệp, để quản lý nợ một cách có hiệu quả không những phải thực hiện những biện pháp kiểm soát chính mình mà còn phải hiểu rõ những nguyên nhân phát sinh công nợ từ những công nợ thông thường đến những khoản nợ phải thu khó đòi.
1.2.3.1 Nguyên nhân hình thành công nợ trong hạn
Trong quá trình hoạt đông kinh doanh hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh các khoản phải thu nhưng ở các mức độ nhiều ít khác nhau Nguyên nhân chủ yếu hình thành nên các khoản phải thu chính là từ chính sách hoạt động của doanh nghiệp Trong đó chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến các khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính trong doanh nghiệp Giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro và kiểm soát các khoản phải thu liên quan chặt chẽ tới việc đánh đổi giữa lợi nhuận và roi ro Nếu không bán chịu hàng hoá thì sẽ mất đi cợ hội bán hàng, do đó mất đi lợi nhuận Nếu bán chịu hàng hoá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng và nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, vì vậy, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng Từ đó vấn đề đặt ra ở đây là doanh nghiệp cần có chính sách bán chịu hàng hoá thích hợp Và đương nhiên để kích thích tiêu thụ hàng hoá không một doanh nghiệp nào lại thu tiền hàng ngay khi giao hàng cho khách hàng, bao giờ cũng có chính sách tín dụng ưu đãi cho khách hàng với hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, chính sách chiết khấu… hợp lý. Chính vì thế trong một kỳ kinh doanh bao giờ doanh nghiệp cũng có các khoản phải thu khách hàng.
Ngoài ra còn có một số yếu tố làm phát sinh các khoản phải thu như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm….Tuy nhiên khi các yếu tố này xảy ra thì nó tác động đến toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp chứ không riêng gì các khoản phải thu và phải có những biện pháp điều chỉnh trong toàn doanh nghiệp.
1.2.3.2 Nguyên nhân dẫn tới nợ khó đòi ở doanh nghiệp
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến nợ khó đòi mà ta có thể thống kê được như sau:
Các nguyên nhân chủ quan (từ phía doanh nghiệp):
Do chính sách của doanh nghiệp như chính sách bán chịu, chính sách chiết khấu hay thời hạn thu hồi nợ… Như đã nêu ở trên khi doanh nghiệp muốn đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận nên đã nới lỏng các tiêu chuẩn tài chính, hạ thấp các tiêu chuẩn này xuống tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có tiêu chuẩn tài chính thấp cũng có thể mua chịu hàng hoá Điều này mở rộng mạng lưới khách hàng cho doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng làm tăng rủi ro trong việc thu hồi nợ
Do năng lực yếu kém của nhân viên quản lý công nợ và nhân viên thẩm định tài chính khách hàng của doanh nghiệp Các nhân viên có năng lực yếu kém có thể đưa ra những nhận định sai về năng lực tài chính của khách hàng dẫn tới sai sót trong chính sách cho vay hay bán chịu của doanh nghiệp, điều này ảnh hưởng tới giá trị các khoản phải thu của doanh nghiệp nó sẽ làm tăng các khoản phải thu nếu như khách hàng của doanh nghiệp có khả năng tài chính kém nhưng lại được ưu đãi trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Hoặc cũng có những nhân viên thiếu trách nhiệm trong công việc Làm việc không đúng với trách nhiệm cũng như sự tín nhiệm của công ty dẫn tới những thiếu sót trong chính sách tín dụng cũng ảnh hưởng tới giá trị các khoản phải thu Đây là nguyên nhân xuất phát tự đạo đức trong công việc hay còn gọi là đạo đức nghề nghiệp.
Thứ nhất, từ phía doanh nghiệp là khách hàng:
Do năng lực yếu kém của bản thân doanh nghiệp vay nợ Trong nhiều trường hợp, phía người mua trả chậm có những sai sót chủ quan, thậm chí cố ý không hoàn trả món nợ; các khoản này thuộc nhóm rủi ro đạo đức Một số công ty trong ngành xây dựng trúng thầu công trình với giá trúng thầu quá thấp, thua lỗ và không thể trả nợ đúng hạn thậm chí có nguy cơ phá sản Nhiều doanh nghiệp không dự đoán đúng thị trường, mức bán hàng và doanh số,quyết định mua một khối lượng hàng hoá quá lớn, thanh toán trả chậm nhưng không thể bán được hàng hoặc các nguyên nhân khác làm ứ đọng hàng háo dẫn tới việc không thể thanh toán các khoảnt nợ phải trả Nhiều doanh nghiệp chưa có khả năng kiểm soát nguồn tiền của doanh nghiệp, mất cân đối về luồng tiền, dẫn đến mất khả năng thanh toán.
Do đối tác của doanh nghiệp là khách hàng vay nợ lâm vào tình trạng không thể hoàn trả nợ làm cho khách hang của doanh nghiệp khó có khoản tiền để trả cho doanh nghiệp.
Thứ hai: Sự biến động của thị trường và các rủi ro trong kinh doanh.
Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt làm cho doanh nghiệp không có khả năng thích ứng kịp thời, kinh doanh khó khăn dẫn đến tình trạng mấu khả năng thanh toán Trong điều kiện hội nhập và cạnh tranh quốc tế hiện nay, cần đặc biệt chú ý đến những biến động trong ngoại thương, chẳng hạn như sự biến động của tỷ giá, biến động giá xăng dầu, vật liệu xây dựng, nguyên liệu… Thứ ba: Sự thay đổi trong chính sách kinh tế vĩ mô có ảnh hưởng rất lớn tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó có thể là nguồn động lực thúc đẩy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhưng cũng có thể là rào cản trong sự phát triển của các doanh nghiệp Tuy nhiên khi đề cập đến phát sinh nợ tồn đọng ta chỉ đề cập các bất lợi mà chính sách kinh tế vĩ mô mang tới cho khách hàng Các thay đổi trong chính sách kinh tế vĩ mô quan trọng nhất đó là thay đổi về thuế quan Ví dụ như Việt Nam tăng thuế nhập khẩu sẽ làm tăng giá sản phẩm nhập khẩu vào=>giảm tiêu dùng=>doanh thu của các doanh nghiệp bán các mặt hàng nhập khẩu giảm xuống Nhưng khi chính phủ giảm thuế nhập khẩu các mặt hàng nước ngoài thì các mặt hàng này lại bán chạy trong nước làm cho các doanh nghiệp trong nước phải cạnh tranh mạnh hơn trên thị trường trong nước Khi đó các doanh nghiệp sẽ thúc đẩy mạnh hơn các chính sách nhằm tăng tiêu thụ sản phẩm và chính sách tín dụng trong đó có chính sách bán chịu cũng không nằm ngoài sự thay đổi đó Điều này làm cho khoản phải thu của các doanh nghiệp chư nợ sẽ tăng lên.
Môi trường pháp lý cũng có thể làm phát sinh nợ khó đòi nếu sự thay đổi về pháp lý ảnh hưởng tới hoạt động của người vay, làm cho người vay gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh và dẫn tới những khó khăn trong việc thanh toán nợ.
Như vậy bất cứ nguyên nhân nào cũng có khả năng dẫn tới khoản nợ phải thu tuy nhiên tình hình hoạt đông kinh doanh của khách hàng là nguyên nhân trực tiếp và quan trọng nhất trong việc nảy sinh các khoản nợ khó đòi ở doanh nghiệp Do đó việc thường xuyên theo dõi, đánh giá năng lực của bạn hàng là điều vô cùng cần thiết trong công tác quản lý các khoản nợ phải thu khó đòi.
Quản lý công nợ phải thu ở doanh nghiệp
Mục tiêu quản lý
Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, liên quan đến các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước (chủ yếu là cơ quan thuế) đồng thời nội dung các khoản phải thu cũng có tính chất đa dạng gắn liền với sự đa dạng trong các giao dịch phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp Đặc biệt nợ phải thu của các đối tượng bên ngoài xảy ra trong các giao dịch kinh doanh có thể xảy ra những rủi ro làm chậm hoặc thậm chí không thể thu hồi nợ, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Do tính chất đa dạng về nội dung, đối tượng phải thu cũng như những rủi ro có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ phải thu này từ lúc phát sinh ra các giao dịch Chính vì thế mà nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của doanh nghiệp Qua đó nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu để quản lý những khoản hao hụt Từ đó ta thấy mục tiêu chủ yếu khi thực hiện quản lý công nợ phải thu là:
- Đưa ra những chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Tại mỗi doanh nghiệp khi sản xuất kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ việc quản lý công nợ phải thu sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tình hình tiêu thụ sản phẩm kéo theo sự biến đổi trong doanh thu, từ đó ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh tức là đã ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đó Như vậy quản lý công nợ phải thu trước tiên là đảm bảo cho khả năng tiêu thụ sản phẩm ổn định đem lại doanh thu tốt nhất cho doanh nghiệp
- Hạn chế công nợ phải thu ở mức thấp nhất có thể để lành mạnh hoá tài chính của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khi đi vào hoạt động luôn nhằm mục đích tối đa hoá lợi nhuận trên cơ sở nâng cao chất lượng doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp cần có hoạt động tài chính tốt Bởi khi hoạt động tài chính càng tốt thì doanh nghiệp sản xuất sẽ có ít công nợ => khả năng thanh toán dồi dào, ít đi chiếm dụng vốn và cũng ít bị chiếm dụng, từ đó sẽ làm giảm các khoản công nợ phải thu và phải trả, hạn chế được rất nhiều chi phí phát sinh khi phải xử lý các khoản công nợ trên.
- Quản lý công nợ phải thu nhằm nắm rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các bạn hàng, từ đó đưa ra những quyết định tốt nhất trong quá trình mua bán trao đổi hàng hoá với khách hàng đó.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ XỬ LÝ NỢ KHÓ ĐÒI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX
Khái quát về công ty cổ phần gas Petrolimex
2.1.1 Giới thiệu về công ty
Tên Công ty:Công ty Cổ phần Gas Petrolimex
Tên tiếng Anh: PETROLIMEX GAS JOINT STOCK COMPANY
Biểu tượng của Công ty:
Vốn điều lệ: 200.000.000.000 đồng (Hai trăm tỷ đồng)
Trụ sở chính: Số 775 đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội
Công ty cổ phần gas Petrolimex là một trong những đơn vị hàng đầu trong sản xuất và kinh doanh gas hoá lỏng của Việt Nam Chính thức đi vào hoạt động từ năm 1999 với hoạt động chính là xuất nhập khẩu và kinh doanh gas hoá lỏng, cùng với một số những hoạt động kinh doanh khác công ty đã đạt được doanh thu hàng năm trên 1000 tỷ và đang ngày càng phát triển và mở rộng thị phần trong nước cũng như quốc tế.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty gắn liền với các điểm mốc sau:
- Ngày 25/12/1998, công ty gas Petrolimex trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam được thành lập theo quyết định số 1635/QĐ-BTM của bộ thương mại và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 1/1999.
Ngày 31/12/2003, Bộ trưởng Bộ thương mại đã ký quyết định số 1669/2003/QĐ-BTM chuyển công ty gas Petrolimex thành công ty cổ phần gas Petrolimex (viết tắt là PGC).
Cho đến nay công ty cổ phần gas Petrolimex đang hoạt động ngày càng hiệu quả và tháng 11/2006 cổ phiếu của công ty cổ phần gas Petrolimex đã chính thức được niêm yết trên sàn giao dich chứng khoán Hà Nội.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty hiện tại gồm: văn phòng Công ty, các Công ty con, Công ty liên kết, hệ thống các cửa hàng bán lẻ trực thuộc tại Hà Nội, các Trạm sang chiết nạp gas, kho Đức Giang.
Văn phòng Công ty: Nơi đặt trụ sở chính của Công ty, có văn phòng làm việc của Ban Tổng Giám đốc Công ty và các phòng, ban nghiệp vụ gồm: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Công nghệ đầu tư, Phòng Quản lý kỹ thuật, kho Gas Đức Giang và 15 cửa hàng bán lẻ trực thuộc khối kinh doanh trực tiếp Văn phòng Công ty tại Công ty. Địa chỉ: Số 775 đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 8641212
Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng
Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng
Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
Công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Ban tổng Giám đốc Đại hội đồng cổ đông
Công ty TNHH Cơ khí Gas P.M.G
Các Công ty liên kết:
Công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex Sài Gòn
Trong đó công ty nắm cổ phần chi phối 100% của 4 công ty là công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng, công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ, công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn ; 51% cổ phần của công ty TNHH Cơ khí Gas P.M.G ; 31,69% cổ phần của công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex Sài Gòn
Hệ thống các trạm sang chiết nạp gas :
Hiện nay công ty có các trạm sang chiết nạp gas ở các tỉnh như sau :
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Phú Thọ
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Ninh Bình
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Nghệ Tĩnh
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Quảng Ninh
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Quảng Bình
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Thừa Thiên Huế
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Phú Khánh
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Bà Rịa Vũng Tàu
- Trạm chiết nạp Gas Petrolimex Tiền Giang
2.1.4 Bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Kế toán tài chính
Phòng Quản lý kỹ thuật
Phòng Công nghệ đầu tư Kho Gas Đức Giang Hà Nội
Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng
Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng
Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
Công ty TNHH Taxi Gas SG Petrolimex các phòng ban
Hệ thống cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội
Công ty TNHH Cơ khí Gas P.M.G
Công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh
Nhờ có chính sách kinh doanh hợp lý, công tác nghiên cứu thị trường được thực hiện kỹ lưỡng, xây dựng chính sách bán hàng hợp lý, trong những năm qua công ty cổ phần Gas Petrolimex đã khẳng định được uy tín và vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh gas hoá lỏng Tốc độ tăng trưởng về tiêu thụ hàng hoá xét trên cả phương diện số lượng và chất lượng đều không ngừng tăng cao, được thể hiện qua báo cáo kết quả kinh doanh như sau :
Bảng 2.1 BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH 2 NĂM 2004 VÀ 2005 Đơn vị tính: VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 % tăng giảm
1 Tổng giá trị tài sản 540.410.721.491 618.751.920.487 14,5% 789.575.073.843
LN từ hoạt động kinh doanh
Tỷ lệ LN trả cổ tức (%)
Nguồn: Báo cáo kiểm toán 2004 và 2005, quyết toán 6/2006
* Ghi chú: Sau khi cổ phần hoá, Công ty được miễn thuế TNDN 2 năm 2004 và 2005, giảm 50% thuế TNDN năm 2006 và 2007
Năm 2005, Công ty trích dự phòng 16.183.395.253 đồng thuộc chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty, trong đó :
- Trích 14.637.227.472 đồng dự phòng công nợ phải thu khó đòi Chi phí dự phòng phải thu khó đòi được trích lập cho các khoản phải thu đã quá hạn thanh toán từ 90 ngày trở lên hoặc các khoản thu mà người nợ khó có khả năng thanh toán hay các khó khăn tương tự.
- Trích 1.546.167.781 đồng dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn Khoản dự phòng này trích lập cho các khoản dự kiến lỗ trong giai đoạn đầu thành lập
(thành lập cuối năm 2004) của Công ty con và Công ty liên kết.
Trong năm 2005, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có lợi nhuận sau thuế tăng đột biến so với các năm trước Đó là do Công ty thu được khoản lợi nhuận bất thường lên tới 83,696 tỷ đồng Phần lớn Lợi nhuận bất thường này có được là do Công ty thực hiện kết chuyển tiền nhận được từ ký cược ký quỹ vỏ bình của khách hàng kể từ khi thành lập đến thời điểm 31/12/2005 vào doanh thu theo Công văn số 7640/CV-BTC ngày 21/6/2006 và Công văn số 327/TCT-ĐTNN ngày 20/1/2006 của Bộ Tài chính Theo đó, doanh thu phân bổ tiền nhận ký quỹ vỏ bình được xác định dựa trên tỷ lệ tiền ký quỹ nhận được nhân (x) với giá trị vỏ bình xuất dùng Tổng giá trị tiền ký cược vỏ bình gas được ghi nhận vào doanh thu trong năm 2005 là80,530,934,686 đồng Việc thay đổi chính sách kế toán đối với tiền nhận đặt cược vỏ bình gas phản ánh hợp lý hơn về bản chất kinh tế của loại nghiệp vụ này, nên những năm tới Công ty sẽ áp dụng chính sách này nhất quán.
Tình hình công nợ phải thu tại công ty cổ phần gas Petrolimex
2.2.1 Sản phẩm của công ty
Công ty cổ phần gas Petrolimex có mặt hàng kinh doanh chủ yếu là gas hoá lỏng (LPG) chiếm trên 93% tổng giá trị sản phẩm kinh doanh LPG là một nguồn nhiên liệu sạch, rất tiện lợi và có công dụng cao với tiềm năng và thị trường ngày càng được mở rộng Tuy nhiên đây cũng là một sản phẩm đòi hỏi đầu tư về mặt kỹ thuật công nghệ và độ an toàn cao, vì vậy công ty luôn chú trọng đầu tư cho những công nghệ mới nhất, kiểm soát an toàn nhất, có cấp độ tự động hoá cao như: hệ thống kiểm soát rò rỉ và đo nhiệt độ, báo cháy tự động, kiểm soát mức gas hoá lỏng trong bồn từ xa với mục đích đem những sản phẩm an toàn và tốt nhất đến với khách hàng, cũng như bảo đảm an toàn cho cán bộ công nhân viên làm việc tại các xưởng sản xuất của công ty Sản phẩm LPG được cung cấp đến cho khách hàng dưới hại dạng là gas bình và gas rời:
- Đối với gas rời: Với loại gas này thì việc vận chuyển sẽ được thoả thuận của cả hai bên, gas rời thường được chuyên chở bằng xe chuyên dụng đến kho, bể chứa của khách hàng Gas rời chủ yếu được cung cấp cho các khách hàng công nghiệp, các tổng đại lý hoặc chi nhánh của công ty.
- Đối với gas bình: Gas rời sau khi được đóng nạp theo qui trình kỹ thuật tại kho gas và đảm bảo độ an toàn sẽ được chuyển đến người tiêu dùng dưới các dạng gas bình 9kg, 12kg, 13kg, 48kg Mặt hàng này được cung cấp chủ yếu cho các khách hàng bán lẻ và người tiêu dùng trực tiếp.
Vì sản phẩm kinh doanh của công ty là gas hoá lỏng nên công ty sử dụng một loại bao bì đặc biệt đó là vỏ bình gas Khi khách hàng mua gas không chỉ thanh toán số tiền cho mặt hàng gas mà còn phải đặt cược tiền cho vỏ bình gas và vỏ bình gas này còn được tính khấu hao trong vòng 15 năm do vỏ bình gas có giá trị lớn.
Ngoài sản phẩm chính là gas hoá lỏng, để đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh đồng thời hỗ trợ cho việc thúc đẩy tiêu thụ mặt hàng chính, công ty còn mở rộng đầu tư kinh doanh thêm một số mặt hàng như bếp gas, thiết bị phụ kiện, thực hiện liên doanh với hai công ty taxi gas (Hà Nội và Tp Hồ Chí Minh) để phát triển thị trường ôtô sử dụng nhiên liệu gas, liên doanh với công ty PMG để sản xuất vỏ bình gas
2.2.2 Tình hình công nợ phải thu trong hạn
Với đặc tính sản phẩm của mình, công ty cổ phần gas Petrolimex đã đưa ra những chính sách bán hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi kinh doanh mặt hàng gas của công ty và đồng thời kích thích tiêu thụ hàng hoá Do đó qua các kỳ kinh doanh công ty luôn phát sinh các khoản phải thu
Tình hình các khoản phải thu của công ty trong 2 năm 2004 và 2005 như sau:
Bảng 2.2 Các khoản phải thu ngắn hạn năm 2004 và 2005 Đơn vị: đồng
Các khoản phải thu ngắn hạn Năm 2005 Năm 2004 % tăng giảm Phải thu khách hàng
Trả trước cho người bán
Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD
Các khoản phải thu khác
+ Tài sản thiếu chờ xử lý
+ Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Giá trị thuần của phải thu TM và phải thu khác
Tổng các khoản phải thu 532.247.763.636 416.294.878.261 27.85%
Nguồn: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2005 tại Văn phòng công ty
Từ bảng cân đối kế toán tại đơn vị Văn phòng công ty ta nhận thấy tổng các khoản phải thu năm 2005 tăng lên nhiều so với năm 2004 Tổng các khoản phải thu năm 2005 tăng lên 116 tỷ tương đương 27.85% so với năm 2004, trong đó các khoản phải thu nội bộ tăng nhiều (32.66% so với năm trước), tiếp đó là các khoản phải thu khách hàng (tăng trên 6.6 tỷ tức là 11.75% so với năm trước) Những khoản phải thu này tăng có thể đưa ra kết luận các nhân viên quản lý phải thu làm việc không hiệu quả Tuy nhiên bên cạnh phải thu khách hàng và phải thu nội bộ tăng thì những khoản trả trước cho người bán của công ty cũng tăng lên rõ rệt (157%) Điều này cho thấy không phải cán bộ quản lý công nợ làm việc không hiệu quả mà khả năng tiêu thụ hàng hoá của công ty năm 2005 tăng lên nhiều hơn so với năm 2004 Công ty đã nhập hàng nhiều hơn và tiêu thụ hàng cũng nhiều hơn Sở dĩ như vậy vì đối tác nhận hàng hoá của công ty bao gồm những công ty con, những tổng đại lý thành viên và những khách hàng là đại lý, tổng đại lý ngoài ngành, lượng phải thu đối với những đối tác này tăng chứng tỏ công ty đã tiêu thụ được nhiều hàng hoá hơn. Nhưng những biến động tăng này cũng một phần do biến động giá xăng dầu trong năm 2005 gây nên sự biến động giá gas Cuộc chiến tranh ở Irắc nổ ra đã làm giá dầu trên thế giới tăng lên và tăng đột biến trong năm 2005, sự gia tăng đó đã ảnh hưởng nhiều đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty trên toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Giá dầu tăng ảnh hưởng trực tiếp đến giá gas, việc nhập gas cũng như tiêu thụ gas trở nên khó khăn hơn Việc nới lỏng chính sách tín dụng làm tăng các khoản phải thu cũng là một biện pháp đẩy nhanh tiêu thụ hàng hoá tại công ty Thực tế chứng minh doanh thu năm 2005 của toàn công ty đạt trên 1.122,74 tỷ, tăng 26,5% so với năm 2004
2.2.3 Tình hình công nợ phải thu quá hạn
Từ khi được cổ phần hoá vào cuối năm 2003, qua 3 năm hoạt động
(2004, 2005, 2006) khối văn phòng của công ty nói riêng và toàn công ty nói chung đã có kết quả hoạt động kinh doanh khá tốt, tuy nhiên việc đánh đổi để có doanh thu cao đó công ty đã mở rộng các khoản phải thu, điều đó tương đương với việc công ty làm tăng thêm rủi ro trong thu hồi nợ khi khoản phải thu đó trở thành khoản phải thu khó đòi Tình hình dự phòng các khoản phải thu khó đòi của công ty qua 2 năm 2004 và 2005 như sau:
Dự phòng phải thu khó đòi 0 -4.841.430.762
Nguồn: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2005 tại đv.Văn phòng công ty
Ta nhận thấy cuối năm 2004, công ty không phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng đến cuối năm 2005 riêng khối văn phòng của công ty cổ phần gas Petrolimex đã phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi lên tới gần
5 tỷ đồng Điều này cho thấy năm 2004, công ty không có các khoản phải thu khó đòi, tất cả các khoản phải thu của công ty đều trong hạn thanh toán. Nguyên nhân có thể do năm 2004 công ty bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, vốn hoạt động còn thấp hơn nữa công ty cũng không còn sự bảo trợ từ phía nhà nước nên công ty còn rụt rè trong chính sách tín dụng, chưa dám mở rộng các khoản phải thu, sợ gặp tổn thất không thu hồi được nợ. Đến năm 2005, để mở rộng thị phần, khẳng định vị thế của công ty trên thị trường gas toàn quốc công ty đã có những thay đổi trong chính sách tín dụng, mở rộng các khoản phải thu, tăng doanh thu cho công ty Vì thế theo qui luật đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro thì công ty cũng vấp phải khó khăn trong thu hồi nợ Cuối năm 2005, dự kiến có những khoản phải thu khó đòi công ty đã trích lập dự phòng phải thu khó đòi riêng khối văn phòng là 4,84 tỷ đồng và toàn công ty cổ phần gas Petrolimex là 14,64 tỷ đồng.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI
Định hướng quản lý công nợ phải thu của công ty cổ phần gas Petrolimex
Thực tế từ công ty cổ phần gas Petrolimex cũng như các công ty đã đang và sẽ được cổ phần hoá ta nhận thấy việc quản lý công nợ phải thu hiện nay vẫn chưa được thống nhất trong doanh nghiệp gây ra nhiều bất cập trong quản lý làm gia tăng các khoản nợ phải thu khó đòi Sự bất cập này chủ yếu là do chính sách kinh doanh của doanh nghiệp, chưa thống nhất được sự đánh đổi giữa rủi ro và lợi nhuận Ngoài ra còn do năng lực quản lý công nợ phải thu trong doanh nghiệp cũng như khả năng phân tích tài chính của bạn hàng của cán bộ công nhân viên Tuy nhiên khi chú ý hơn đến công tác quản lý công nợ phải thu thì chúng ta có thể giảm được những khoản nợ khó đòi làm giảm chi phí khi xử lý các khoản nợ đó Đối với cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty cổ phần gas Petrolimex luôn nâng cao khẩu hiệu
“ Kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải thu, nâng cao hiệu quả thu hồi nợ khó đòi, lành mạnh hoá tài chính của doanh nghiệp, giảm thiểu các khoản nợ phải thu khó đòi”. Đây cũng là chủ trương của công ty khi thực hiện xử lý nợ khó đòi.Mục tiêu xử lý của công ty là nhằm xoá bỏ hoàn toàn các khoản nợ khó đòi với chi phí xử lý thấp nhất mà hiệu quả cao nhất Song vấn đề đặt ra đối với những người quản lý tài chính của công ty là làm thế nào để nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát được tỷ lệ nợ khó đòi trong phạm vi cho phép.
Giải pháp tăng cường quản lý công nợ phải thu
Để đạt được mục tiêu do công ty đề ra, công ty cần phải có một số biện pháp tăng cường công tác quản lý nợ phải thu sao cho có hiệu quả nhất từ việc quản lý công nợ phải thu trong hạn tới công nợ phải thu quá hạn Sau đây em xin trình bày một số ý kiến đóng góp nhằm tăng cường công tác quản lý công nợ phải thu tại công ty cổ phần gas Petrolimex.
3.2.1 Quản lý công nợ phải thu trong hạn
3.2.1.1 Điều chỉnh chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tối đa hoá lợi nhuận của mình thì doanh nghiệp luôn quan tâm tới các chính sách nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm như các chính sách về giá, chính sách về phân phối, chính sách bán hàng Trong đó chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất tới các khoản phải thu của doanh nghiệp và sự kiểm soát của giám đốc tài chính Quyết định chính sách bán chịu gắn liền với việc đánh đổi giữa chi phí liên quan đến khoản phải thu và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hoá Điều đó tức là nó liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận với chi phí và rủi ro Nếu không bán chịu hàng hoá thì sẽ mất cơ hội bán hàng, do đó mất đi lợi nhuận Nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng và nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi nợ cũng gia tăng Vì vậy công ty cần có chính sách bán chịu phù hợp.
Khoản phải thu của công ty nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của công ty Để kiểm soát các khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận với chi phí và rủi ro, giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh các khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm các khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này Liên quan đến chính sách bán chịu chúng ta sẽ lần lượt xem xét các quyết định như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu và chính sách và quy trình thu nợ. a Quyết định tiêu chuẩn bán chịu của doanh nghiệp
Như đã nêu ở phần 1.2.2.1 tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không có phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì chính sách bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác động kích thích nhu cầu Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan tới khoản phải thu tăng thêm đó, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu Vấn đề đặt ra là khi nào công ty nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào công ty không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu? Đối với công ty cổ phần gas Petrolimex, doanh số bán hàng của công ty đã tăng lên trong năm 2005 so với năm 2004 đồng thời các khoản phải thu của công ty cũng tăng lên rõ rệt trong năm 2005 khi mà sự khan hiếm nhiên liệu diễn ra trong năm 2005 đẩy giá sản phẩm gas tăng lên Khi giá gas tăng đúng ra lượng tiêu thụ gas phải giảm xuống nhưng công ty lại đẩy mạnh tiêu thụ cho thấy công ty đã có những điều chỉnh trong chính sách,đặc biệt là chính sách bán chịu Đối tượng khách hàng của công ty có những tiêu chuẩn thấp hơn trước nên công ty đã thu hút thêm nhiều khách hàng Vì khách hàng nhiều mà tiêu chuẩn tín dụng thấp nên công ty sẽ gặp và xử lý nhiều khoản nợ khó đòi Hiện nay công ty đã phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi, điều này chứng tỏ chính sách bán hàng của công ty đã có tác động đẩy mạnh tiêu thụ song đồng thời cũng làm tăng rủi ro xuất hiện khoản phải thu quá hạn, tăng rủi ro tổn thất nợ khó đòi Chính sách bán hàng của công ty như thế là khá lỏng, do đó, công ty không cần phải nới lỏng thêm chính sách bán chịu nữa. b Quyết định điều khoản bán chịu Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép Ví dụ điều khoản bán chịu là “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng 2% chiết khấu khi trả tiền trong thời hạn
10 ngày kể từ ngày hoá đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn Về điều khoản này, tại công ty cổ phần gas Petrolimex, các cán bộ tài chính đã áp dụng rất tốt, thời hạn thanh toán mà công ty áp dụng cho khách hàng là tư 15 đến 60 ngày tuỳ theo từng đối tượng khách hàng Tuy nhiên công ty chưa áp dụng triệt để chính sách chiết khấu khi khách hàng thanh toán trước hạn, vì thế các khoản phải thu của công ty vẫn bị tồn đọng và công ty phải thường xuyên đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn Bên cạnh việc ra chính sách bán hàng sao cho hiệu quả công ty cần linh động thay đổi thời hạn bán chịu, thay đổi tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng khi có những biến động tài chính trong công ty khách hàng, hay những biến động kinh tế thị trường tác động đến hoạt động kinh doanh của khách hàng Sự thay đổi này sẽ tác động tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu, tăng tỷ lệ chiết khấu sẽ kích thích người mua trả tiền sớm hơn để lấy chiết khấu, do đó, giảm được kỳ thu tiền bình quân, kết quả là giảm chi phí đầu tư khoản phải thu Song sẽ giảm doanh thu ròng, do đó giảm lợi nhuận Đối với công ty cổ phần gas Petrolimex việc thay đổi này tuỳ theo tình hình biến động của thị trường các sản phẩm nguyên, nhiên liệu Công ty sẽ phải luôn xem xét việc giảm các khoản phải thu với tăng doanh số bán hàng.
3.2.1.2 Tăng cường đào tạo nghiệp vụ và nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại
Chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý tài chính là nhân tố quan trọng bậc nhất trong hệ thống kiểm soát nợ thương mại của doanh nghiệp. Trên thực tế, các quan hệ tín dụng thương mại giữa các doanh nghiệp với nhau ngày càng trở nên đa dạng phức tạp, tạo thành chuỗi dây xích và có ảnh hưởng khkông chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng tới toàn bộ nền kinh tế Việc mất khả năng thanh toán của nhiều doanh nghiệp có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, thậm chí gây ra phản ứng phá sản dây chuyền Trong các doanh nghiệp có người chưa quan tâm thích đáng đến công tác quản lý nợ, xem đây như một góc nhỏ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó trước hết cần phải có các biện pháp bồi dưỡng kiến thức, thông tin, đào tạo cho cán bộ quản lý và cán bộ tài chính về công tác quản lý nợ.
Do chưa quan tâm đúng mức tới công tác quản lý tín dụng nên hầu hết các doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách quản lý nợ Công việc theo dõi quản lý nợ còn mang màu sắc kinh nghiệm, thiếu bài bản; do đó còn nhiều lúng túng và hiệu quả thấp Cán bộ quản lý nợ cần được bồi dưỡng các kiến thức và kỹ năng chuyên môn hoá về quản lý nợ, trong đó đặc biệt là các kỹ năng quản lý, phân loại nợ, đánh giá rủi ro rín dụng, kỹ thuật xử lý nợ, tái cơ cấu nợ Công ty cổ phần gas Petrolimex là một doanh
Báo cáo xếp hạng tín dụng
Kiểm tra của ngân hàng
Kiểm tra thương mại Đánh giá uy tín KH
Quyết định bán chịu không
Có uy tín có nghiệp lớn, mạng lưới khách hàng rộng lớn, là một trong 3 doanh nghiệp hàng đầu trong việc sản xuất và cung cấp gas ra thị trường, nên thiết nghĩ doanh nghiệp cần phải thiết lập một bộ phận chuyên trách quản lý nợ Còn các phòng ban chức năng như tài chính - kế toán, marketing, phòng kinh doanh cần có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình quản lý nợ phải thu cũng như nợ phải trả.
3.2.1.3 Tăng cường phân tích năng lực tài chính của bạn hàng Để tránh những tổn thất do nợ không thể thu hồi công ty cần chú ý đến việc phân tích uy tín của khách hàng trước khi quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không Quy trình đánh giá uy tín tín dụng của khách hàng trải qua 3 bước:
- Thu nhập thông tin về khách hàng
- Phân tích thông tin thu thập được để phán quyết về uy tín tín dụng khách hàng.
- Quyết định có bán chịu cho khách hàng đó hay không.
Toàn bộ quy trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ngoài những biện pháp nêu trên công ty cần phải có những biện pháp hạn chế nợ khó đòi như:
- Nâng cao chất lượng tín dụng bằng cách thực hiện nghiêm túc quy chế cho vay, thẩm định dự án, tiến hành phân tích đánh giá khách hàng một cách chi tiết trước khi cho vay.
- Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin khách hàng, cập nhật các thông tin về khách hàng, tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng đảm bảo cho việc thu hồi nợ của công ty.
- Tăng cường kiểm công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm kiểm tra việc chấp hành chính sách bán chịu, kiểm tra thời hạn trả chậm của khách hàng Công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng, một mặt nó hạn chế các nguyên nhân gây ra nợ khó đòi từ các hành vi trục lợi cá nhân của nhân viên thẩm định mặt khác nó giúp kiểm soát việc sử dụng các khoản tín dụng nhằm hạn chế những hành vi của khách hàng gây tổn hại cho công ty
3.2.1.4 Tăng cường mối quan hệ với ngân hàng
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải mở tài khoản tại ngân hàng do đó luôn có mối quan hệ làm ăn với ngân hàng Khi phát sinh các khoản phải thu sắp đến hạn thanh toán doanh nghiệp có thể thông qua ngân hàng để thu hồi nợ từ phía khách hàng. Doanh nghiệp gửi một uỷ nhiệm thu tới ngân hàng của mình yêu cầu ngân hàng thay mặt mình thu nợ từ phía khách hàng Bằng biện pháp này doanh nghiệp có thể thu hồi nợ dễ dàng hơn tránh việc xuất hiện các khoản nợ quá hạn, giảm chi phí xử lý nợ khó đòi Tuy nhiên sử dụng biện pháp này doanh nghiệp sẽ mất một khoản chi phí cho ngân hàng, và nếu thường xuyên phải áp dụng biện pháp này thì chi phí sẽ lên rất cao
3.2.2 Giải pháp tăng cường quản lý nợ khó đòi tại công ty cổ phần gas
3.2.2.1 Xây dựng hệ thống kiểm soát nợ có tính chuyên nghiệp
Giám đốc và ban quản lý doanh nghiệp cần quan tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nợ với các kỹ thuật chuyên nghiệp Đối với các doanh nghiệp lớn như công ty cổ phần gas Petrolimex, có nhiều khách hàng, nên áp dụng kỹ thuật phân loại nợ và theo dõi trên bảng xếp hạng nợ, trong đó các khoản nợ được xếp hạng theo mức độ rủi ro dựa trên cơ sở tình hình tài chính của bên đi vay Loại nợ có mức độ rủi ro thấp nhất tức là khkoản nợ có chất lượng cao nhất thì xếp hạng A+; tiếp đến là mức A-,B; những khoản nợ quá hạn khó đòi được xếp hạng D, những món nợ không có khả năng thu hồi thì xếp loại E Theo quy luật phân bố chung, trong điều kiện kinh doanh bình thường của một doanh nghiệp thì phần lớn các món nợ tập trung ở loại A và B Ở công ty cổ phần gas Petrolimex cũng vậy phần lớn các khoản phải thu là do chính sách của công ty đối với khách hàng Các khoản phải thu của công ty thường vẫn trong thời hạn thanh toán Tuy nhiên trong năm 2005 công ty đã có các khoản nợ khó đòi phải trích lập dự phòng Do đó việc phân loại nợ đối với các khoản nợ của công ty hiện nay là rất cần thiết Khi phân loại nợ, công ty có thể dễ dàng có những biện pháp quản lý và thu hồi nợ cũng như những biện pháp xử lý hiệu quả hơn.
Việc phân loại nợ dựa trên cơ sở phân tích tình hình tài chính của khách nợ và các nhân tố nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán Cần tăng cường áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nợ, sử dụng các phần mềm chuyên dụng theo dõi nợ và nối mạng thông tin để trao đổi thông tin về khả năng thanh toán từ đó có phản ứng kịp thời.