Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP

Lý luận chung về hoạt độngnhập khẩu của doanh nghiệp

1.1.1 Nhập khẩu và vai trò của nhập khẩu trong nền kinh tế

Khái niệm: Nhập khẩu là một bộ phận của thương mại quốc tế, là hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế Đối với doanh nghiệp nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa từ thị trường nước ngoài về trong nước nhằm mục đích sản xuất kinh doanh và nhằm tìm kiếm lợi nhuận

Nhập khẩu là phương thức thâm nhập thị trường nước ngoài phổ biến, đặc biệt là ở giai đoạn đầu của thâm nhập thị trường Để thực hoạt động nhập khẩu tốt doanh nghiệp nhập khẩu doanh nghiệp sẽ phải am hiểu về đối tác, giá cả, thị trường trong và ngoài nước, phương thức mua bán hàng hóa quốc tế liên quan đến loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập khẩu đồng thời phải có kế hoạch nhập khẩu phù hợp với biến động của thị trường trong nước và quốc tế.

1.1.1.2 Vai trò của nhập khẩu đối với doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp chủ động được nguồn hàng trong sản xuất kinh doanh Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà các sản phẩm trong nước không sản xuất được hoặc có sản xuất nhưng không đủ nhu cầu trong nước thì doanh nghiệp buộc phải nhập khẩu từ nước ngoài Thị trường nước ngoài với nguồn hàng phong phú, đa dạng cả về chất lượng và mẫu mã sẽ giúp cho doanh nghiệp thoải mái nhập khẩu cho kế hoạch sản xuất doanh mà không lo thiếu hàng hoặc không đạt chuẩn như mong muốn đáp ứng các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Nhập khẩu còn giúp doanh nghiệp có cơ hội tiệp cận với nguồn hàng rẻ hơn trong nước Đối với các mặt hàng không có thế mạnh của Việt Nam thì không những chủng loại chất lượng không đảm bảo mà sản phẩm có giá rất cao so với sản phẩm tương tự ở thị trường nước ngoài Tìm được nguồn hàng hóa rẻ hơn là cơ hội giúp doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh nhờ cắt giảm được chi phí.

Tóm lại, nhập khẩu hàng hóa giúp cho theo đuổi mục tiêu 5 đúng của doanh nghiệp là: đúng sản phẩm, đúng nguồn, đúng giá, đúng thời gian, đúng khối lượng Trong đó, đúng là sản phẩm doanh nghiệp có thể tìm được sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu như chất lượng, mẫu mã, đặc tính kỹ thuật…; đúng khối lượng là lượng hàng hóa phục vụ đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh và dữ trữ của doanh nghiệp; đúng giá là mua được sản phẩm với giá cả phải phù hợp nhu cầu chất lượng, không bị đắt, không vượt quá giá trị sử dụng; đúng thời gian là hàng hóa được nhập về tại thời điểm hợp lý đảm bảo không kế hoạch sản xuất kinh doanh không bị ngưng trễ nhưng không làm phát sinh nhiều chi phí lưu kho; đúng nguồn là tìm được nhà cung cấp ổn định, uy tín, có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, dịch vụ hậu mãi tốt Theo đuổi được 5 mục tiêu này sẽ giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa được lợi ích và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nhiệp trên thị trường.

1.1.1.3 Vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân

Nhập khẩu là hoạt động tác động trực tiếp đến đời sống và sản xuất của nền kinh tế quốc dân Một mặt hoạt động nhập khẩu bù đắp lượng hàng hóa thiếu hụt trong nước do không sản xuất được hoặc sản xuất không đủ đáp ứng được nhu cầu, mặt khác nó thay thế những hàng hóa mà nếu sản xuất trong nước thì sẽ không có lợi bằng nhập khẩu

Hoạt động nhập khẩu còn thúc đẩy quá trình xây dựng cơ sở, vật chất, kỹ thuật và chuyển hướng nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa Giúp cho nước phát triển có cơ hội đi tắt đón đầu, nhanh chóng đuổi kịp các quốc gia phát triển Đồng thời còn bù đắp sự mất cân đối của nền kinh tế quốc dân làm cho quá trình phát triển kinh tế bền vừng hơn nếu có một chiến lược nhập khẩu hợp lý.

Thông qua việc đáp ứng nhu cầu và đầu vào cho quá trình sản xuất nó còn thúc đẩy quá trình sản xuất, làm cho sản xuất phát triển, tạo công ăn việc làm cho người lao động Như vậy, nó còn có vai trò cải thiện và nâng cao đời sống nhân dân

Hoạt động nhập khẩu cũng có vai trò thúc đẩy hoạt động xuất khẩu vì nó cũng cấp các đầu vào như nguyên nhiên vật liệu, máy móc thiết bị cho việc sản xuất xuất khẩu. Qua đây ta thấy nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, một mặt nó làm cho nền kinh tế phát triển hơn một mặt nó còn là cầu nối với nền kinh tế thế giới, tạo mối liên kết chắt chẽ hơn với hệ thống kinh tế quốc tế

1.1.2 Các hình thức nhập khẩu

Khái niệm : Nhập khẩu ủy thác là hoạt động nhập khẩu của một doanh nghiệp trong nước bằng cách ủy thác cho một doanh nghiệp khác có chức năng giao dịch ngoại thương trực tiếp tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo yêu cầu của mình

Khi tiến hành nhập khẩu ủy thác doanh nghiệp nhận ủy thác phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhận ủy thác và hợp đồng mua bán hàng hóa Trong đó hợp đồng nhận ủy thác là hợp đồng thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp ủy thác và doanh nghiệp nhận ủy thác Còn hợp đồng mua bán hàng hóa do doanh nghiệp nhận ủy thác đứng ra ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài

Bên nhận ủy thác sẽ tiến hành giao dịch đàm phán với bên xuất khẩu để làm thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của bên ủy thác và nhận lại một khoản phí nhất định gọi là phí ủy thác.

Doanh nghiệp nhận ủy thác sẽ không phải bỏ vốn, không xin hạn nghạch, không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu Doanh nghiệp chỉ có giao dịch, ký hợp đồng, và làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, thay mặt bên ủy thác khiếu nại đòi bồi thường nếu có Đây là hình thức chịu ít rủi ro nên thông thường lợi nhuận với các doanh nghiệp nhận ủy thác là không cao.

Khái niệm: Là hoạt động nhập khẩu độc lập của doanh nghiêp xuất nhập khẩu trực tiếp doanh nghiệp sẽ đại diện chính mình tham gia vào các hoạt động nhập khẩu và không thông qua một bên thứ ba làm trung gian.

Khi tiến hành nhập khẩu tự doanh doanh nghiệp sẽ phải tiến hành toàn bộ các hoạt động của việc nhập khẩu như: nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tính toán chi phí, lập phương án kinh doanh và nhập khẩu, bỏ vốn ra kinh doanh tiến hành giao dịch đàm phán và các thủ tục nhập khẩu hàng hóa.

Nội dung của quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm và vai trò của quản lý nhập khẩu

1.2.1.1 Khái niệm quản lý nhập khẩu

Quản lý nhập khẩu là quá trình tác động đến các công việc, nghiệp vụ của hoạt động nhập khẩu của các nhà quản lý nhập khẩu nhằm làm cho hoạt động nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất

Hoạt động quản lý nhập khẩu có đối tượng là các hàng hóa nhập khẩu, các nghiệp vụ, quy trình nhập khẩu, các chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu và các yếu tố liên quan khác như rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa Còn chủ thể của hoạt động nhập khẩu thường là các trưởng phòng xuất nhập khẩu, giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh.

1.2.1.2 Vai trò của hoạt động quản lý nhập khẩu đối với doanh nghiệp

Quản lý nhập khẩu giúp nâng cao hiệu quả nhập khẩu, giảm các chi phí phát sinh không đáng có nhờ dự đoán, theo dõi và có các động tác để tránh được các rủi ro xuất hiện trong quá trình nhập khẩu; quản lý nhập khẩu còn giúp tìm ra quy trình nhập khẩu hiệu quả tránh những hoạt động thừa, tăng cường phối hợp trong nhập khẩu điều này cũng làm giảm chi phí và tiền bạc Giảm chi phí là một nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm qua đó tối đa hóa doanh thu và tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Quản lý nhập khẩu còn giúp nắm bắt tận dụng cơ hội kinh doanh nhờ đảm bảo nhập khẩu được hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo thời gian và tiến độ nhập khẩu theo như kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty để nắm bắt và tận dụng cơ hội kinh doanh.

Hoạt động quản lý nhập khẩu tốt còn giúp định hướng hoạt động nhập khẩu vào thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp và tránh cho hoạt động nhập khẩu đi lệch hướng chiến lược chung mà công ty đề ra.

1.2.2 Nội dung của hoạt động quản lý nhập khẩu của doanh nghiệp

1.2.2.1 Quản lý các giai đoạn của nhập khẩu

Lập phương án kinh doanh

Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng

Các bước từ giai đoạn đầu tiên cho đến khi tiến hành giao dịch với các nhà cung cấp, đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhập khẩu có khác nhau. Đối với doanh nghiệp sản xuất, các sản phẩm nhập khẩu là nguyên liệu cho sản xuất, doanh nghiệp đã biết trước sản phẩm, khách hành, và kế hạch sản xuất kinh doanh. Nên giai đoạn đầu tiên chỉ cần dựa vào kết hoạch sản xuất của công ty để xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, và lựa chọn phương án mua hàng thíc hợp.Còn đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu việc xác định nhu cầu nhập khẩu thông thường nằm trong một phương án kinh doanh nhất định, trước khi có phương án kinh doanh doanh nghiệp phải xác định được khách hàng, sản phẩm.

Các bước chính quy trình nhập khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất như sau:

Quy trình nhập khẩu hàng hóa đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Ở đây, VIETRANS là doanh nghiệp chuyên kinh doanh hàng hóa xuât nhập khẩu nên ta chỉ xem xét quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ góc độ là nhà kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu mà thôi

Lựa chọn các phương pháp mua hàng thích hợp

Tìm nguồn cung cấp Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương

Theo dõi và thực hiện hợp đồng

 Nghiên cứu kỹ các mặt hàng nhập khẩu: quy cách, chủng loại kích cỡ, giá cả thời vụ, và các thị hiếu, từng lĩnh vực sản xuất Các điều kiện mua bán trên thị trường thế giới, nguồn cung ứng, khả năng sản xuất, các dịch vụ đi kèm: bảo hành sửa chữa, các thiết bị thay thế

 Nghiên cứu kỹ chu kỳ kinh tế, chu kỳ sống của sản phẩm, các giai đoạn như: thậm nhập, phát triển , bão hòa, thoái trào Mỗi thị trường thì có một đặc trưng về chu kỳ sản phẩm ta cần phải nắm bắt để xác định thời điểm kinh doanh.

 Nghiên cứu kỹ thị trường kinh doanh: doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ về chính sách luật pháp Thương mại, điều kiện tín dụng và tiền tệ, điều kiện vận tải và chi phí, dung lượng thị trường, tập quán, thị hiếu tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, các biến động giá cả

 Thu thập các thông tin về bạn hàng kinh doanh, các thông tin chủ yếu về bạn hàng cần phải thu thập là:

- Tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lĩnh vực và phạm vi kinh doanh

- Kết quả kinh doanh trong các năm gần đây

- Khách hàng có khả năng cung cấp hàng hóa lâu dai, thường xuyên, kịp thời, các chủng loại sản phẩm có phong phú hay không

- Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp

- Thái độ và quan điểm kinh doanh của doanh nghiệp: chiếm lĩnh thị trường, độc quyền, hay những quan điểm về mua bán với bạn hàng

- Uy tín của doanh nghiệp đối tác trong kinh doanh

* Lập phương án nhập khẩu hàng hóa Đây là kết quả của quá trình nghiên cứu thị trường, từ các thông tin thu thập được doanh nghiệp sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh, thông thường 1 phương án kinh doanh sẽ trải qua các bước sau: Đánh giá tình hình thị trường

Việc đầu tiên khi bắt đầu lập một phương án kinh doanh là phải thị trường và khách hàng cụ thể, thậm chí các sản phẩm và mặt hàng còn được hoạch định cho nhu cầu tương lại và kích cầu tương lai Từ các dữ kiện về thị trường được thu thập từ giai đoạn nghiên cứu thị trường doanh nghiêp sẽ phải xác định được thị trường của sản phẩm kinh doanh của họ có thực sự hay không, thời điểm sẽ mở ra thị trường, dung lượng, phân đoạn thị trường như thế nào Các thị trường đó vận hành ra sao, và biến động ở mức độ như thế nào Từ trên cơ sở đó đặt trọng tâm tới các nhóm khách hàng trong thị trường đó Doanh nghiệp phải rút ra được số lượng, thị hiếu, hành vi và các giá trị văn hóa có liên quan.

Lựa chọn mặt hàng, bạn hàng, thời cơ, điều kiện kinh doanh.

Sau khi đã có được thì trường và khách hàng cụ thể thì lựa chọn sản phẩm hoặc có sự thay đổi cho phù hợp với thì trường kinh doanh.

Từ quá trình thu thập dữ liệu doanh nghiệp phải có được, tính năng, công dụng, chất lượng giá cả của sản phẩm, chu kỳ sống của sản phẩm trên cơ sở tính năng công dụng ta phải có chu kỳ sống của sản phẩm và xác định thời điểm kinh doanh mặt hàng cho thích hợp. Đối với phân tích thông tin về giá cả thì cũng cần thu thập thông tin qua nhiều kênh khác nhau Chọn lọc và phân tích xu thế giá cả của cả thị trường trong nước và quốc tế để xem có nên tiếp tục phương án hay không, nên điều chỉnh cho phù hợp hay dùng phương án thay thế

Từ chu kỳ sống của sản phẩm kết hợp với xu hướng về giá của sản phẩm trong nước và quốc tế doanh nghiệp hoạch định thời cơ kinh doanh và những điều kiện cần thiết để tiến hành kinh doanh Xác định được thời cơ kinh doanh đánh dấu doanh nghiệp đã xác tận dụng được cơ hội kinh doanh và đã hoàn tất công tác chuẩn bị như vốn, kênh phân phối, nhân sự và một số các trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh để bắt tay vào khai thác thị trường Đặt ra mục tiêu kinh doanh

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHẬP KHẨU MÁY, THIẾT BỊ MÓC TẠI TỔNG CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG (VIETRANS )

Giới thiệu về công ty giao nhận kho vận ngoại thương

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

2.1.1.1 Thông tin chung về công ty

Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Công Thương, tiền thân là Cục Kho Vận kiêm Tổng Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương- là tổ chức giao nhận đầu tiên của Việt Nam thành lập theo Quyết Định số 554/BNT ngày 13/8/1970 của bộ Thương Mại.

Tên chính thức hiện nay của công ty là Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương”, tên tiếng anh là “ Việt Nam Foreign Trade Forwarding And

Warehousing Corporation Tên giao dịch đối ngoại viết tắt là VIETRANS được thành lập theo quyết định số 337/TM/ TCCB ngày 31/3/1993 của bộ Thương Mại. Trụ sở chính của công ty được đặt tại Hà Nội ngoài ra còn có một số các chi nhánh và đại diện một số đầu mối giao thông quan trọng trong và ngoại nước

- Địa chỉ giao dich: 13, Lý Nam Đế, Hà Nội

- Tài khoản tiền Việt Nam: 300.310.000.014

- Tài khoản tiền ngoại tệ: 220.130.000.014

2.1.1.2 Quá trình phát triển công ty

Trước năm 1986, với chính sách độc quyền ngoại thương nên Vietrans là đơn vị duy nhất hoạt động trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương phục vụ tất cả các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu cả nước, như vậy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận ngoại thương được tập trung vào tất cả các đầu mối để tiếp nối quá trình lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu trong và ngoài nước do bộ ngoại thương chỉ đạo, nhà nước giao chỉ tiêu kế hoạch VIETRANS không phải chịu bất cứ áp lực cạnh tranh nào từ phía bên ngoài và cũng không phải tự lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho chính mình Kết quả kinh doanh lỗ lãi được nhà nước bù

Trong cơ chế thị trường hiện nay đã có rất nhiều đơn vị tham gia kinh doanh lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương Nhiều ngành, nhiều địa phương, công ty tự đảm nhận lấy công việc giao nhận của mình để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh. VIETRANS mất thế độc quyền và phải bước vào một cuộc cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác hoạt đông trong lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương Để thích ứng với môi trường kinh doanh mới, công ty đã tiến hành đổi mới chiến lược, phương thức hoạt động, cách thức tổ chức và điều hành Với những nỗ lực của bản thân cũng như uy tín của doanh nghiệp hiện nay VIETRANS đã đạt được những thành tựu và kết quả kinh doanh tốt, khả năng cạnh tranh và chất lượng phục vụ được nâng cao, và có các chi nhánh hoạt động trên khắp cả nước, các đại lý ở nước ngoài, hệ thống kho vận hiện đại nhất Việt Nam hiện nay và là công ty duy nhất có kho ngoại quan, đây là lợi thế cho VIETRANS khi giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí nhấp khẩu Công ty giữ vững ví trí là đơn vị hàng đầu về giao nhận kho vận ngoại thương Việt nam với 15% tổng thị phần giao nhận hàng hóa quốc tế.

Ngoài ra VIETRANS luôn là công ty dẫn đầu trong việc thiết lập các dịch vụ giao nhận mới tại Việt Nam VIETRANS là công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ “từ cửa đến cửa” trên phạm vi quốc tế, khai thác dịch vụ kho ngoại quan, phát hành vận đơn vận tải đa phương thức , gia nhập hiệp hội FIATA, và cũng là đại lý chính thức của IATA.

VIETRANS là sáng lập viên của Hiệp Hội Giao Nhận Kho Vận Ngoại ThươngViệt Nam ( VIFFAS) và là chủ tịch đầu tiên của hiệp hội, cũng như đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của hiệp hội.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

VIETRANS là một công ty làm nhiệm vu vận chuyển, giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa, tư vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Theo điều lệ công ty có các điều khoản sau:

- Tiến hành các dịch vụ giao nhận vận, đóng gói bao bì, vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng phương tiện chuyên chở của mình hoặc thông qua các phương tiện chuyên chở của người khác

- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức và chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thông quan, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ, hàng triển lãm, tài liệu, chứng từ liên quan, chứng từ chuyển phát nhanh.

- Nhận ủy thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải( tàu biển, oto, máy bay, sà lan, container…) bằng các hợp đồng từ “ cửa tới cửa” và thực hiện các hoạt động khác có liên quan tới hàng hóa nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đó cho người chuyên chở để chuyển tiếp tới nơi quy định.

- Nhận ủy thác nhập khẩu hoặc kinh doanh nhập khẩu trực tiếp hàng hóa trên cơ sở giấy phép nhập khẩu của bộ Công Thương cấp cho công ty.

- Thực hiện kế hoạch vận tải công cộng phù hợp với quy định hiện hàn của nhà nước Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu Kinh doanh du lịch( dịch vụ khách sạn,vận chuyển, hướng dẫn khách du lịch) kinh doanh cho thuê văn phòng, nhà ở.

- Làm đại lý cho các hãng nước ngoài và làm công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam.

* Nhiệm vụ của công ty:

Cùng với các chức năng trên, công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương còn có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm mục đích chức năng của công ty.

- Thông qua các liên doanh, liên kết, trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty.

- Đảm bảo việc an toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm tự chủ về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách với nhà nước.

- Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải tiến biểu cước giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy định hiện hành và nâng cao vị thế của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.

- Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện nâng cấp các phương tiện của công ty.

Khái quát tình hình nhập khẩu máy móc của Công ty

giao nhận kho vận ngoại thương

Trong những năm qua tình hình thế giới và trong nước biến động nhanh chóng, cùng với sự kiện Việt Nam gia nhập WTO Hoạt động ngoại thương diễn ra sôi động mở ra nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp nhưng cũng tạo ra nhiều áp lực cạnh tranh với sự tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu và giao nhập khẩu của nhiều công ty mới thành lập trong và ngoài nước.

Các mặt hàng nhập khẩu của VIETRANS rất đa dạng và phong phú trong đó 80% mặt hàng nhập khẩu của VIETRANS là máy móc, thiết bị Các mặt hàng máy móc khá đa dạng có thể là dây chuyền công nghệ phức tạp, các thiết bị lẻ không nguyên chiếc cho đến các máy móc có giá trị nhỏ tùy theo nhu cầu của khách hàng và nhu cầu phát triển của đất nước

Chính sự đa dạng nhưng có trọng điểm này của VIETRANS đã giúp cho VIETRANS đạt được kim ngạch nhập khẩu khá ấn tượng Cụ thể là trong năm 2004 kim ngạch nhập khẩu đạt 3329702 USD, năm 2005 kim ngạch nhập khẩu đạt 3999824 USD tăng so với năm 2004 là 670122 USD với tốc độ tăng bình quân là 1,2 lần, tương ứng là20% Năm 2006 tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu đạt 4818927 USD tăng 48,3% tương ứng với số tiền là 819103 USD so với năm 2005 và trong năm 2007 kim ngạch nhập khẩu ước tính đạt 6409172.9 USD tăng 33% so năm 2006 Bước vào công cuộc cạnh tranh khốc liệt của kinh tế thời hội nhập nhưng VIETRANS vẫn giữ được đà tăng trưởng cao thể hiện bước đi đúng đắn và khôn ngoan của VIETRANS trong hoạch định chiến lược.

2.2.2 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu

Các mặt hàng chính của công ty là thiết bị, phụ tùng, máy các loại, và các mặt hàng khác Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu được thế hiện qua Hình 2.2.

Mặt hàng các thiết bị xây dựng

Hiện tại do nhu cầu xây dựng cơ bản là khá cao nên nhu cầu về các phương tiên cho xây dựng đang rất lớn Các phương tiên phục vụ xây dựng mà công ty nhập khẩu chủ yếu là xe lu, máy ủi , máy xúc, xe san lấp, búa đóng cọc, cần cẩu, các thiết bị chuyên dụng khác Kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng này tăng trưởng khá mạnh cho đến năm 2007 tỷ lệ này là 35% trong tổng kim ngạch nhập khẩu Điều này cho thấy đã có sự thay đổi về mặt cơ cấu từ chỗ đứng thứ ba sau mặt hàng máy móc và phụ tùng đã vượt lên thứ hai chỉ sau mặt hàng máy các loại Đây là tín hiệu cho thấy mặt hàng thiết bị xây dựng ngày càng có một vị trí quan trọng trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu nhập khẩu của VIETRANS

Mặt hàng máy các loại Đây là mặt hàng chiếm tỷ trọng cao trong tổng kim ngạch nhập khẩu là các loại máy móc khoảng gần 40% tổng kim ngạch nhập khẩu Các loại máy móc của công ty bao gồm máy bốc dỡ, máy khai khoáng, máy xây dựng, các máy móc thiết bị cho dây chuyền sản xuất, y tế Đây là những mặt hàng có giá trị lớn phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất Đối với mặt hàng này công ty thường nhập khẩu theo đơn đặt hàng của các đơn vị sản xuất có nhu cầu Năm 2007 tỉ trọng nhập khẩu máy móc là 35% Tốc độ tăng của nhập khẩu máy móc không nhanh bằng các mặt hàng khác làm giảm tỷ trọng so với các mặt hàng khác Điều này cho thấy nhu cầu về mặt hàng máy các loại còn có nhiều biến động, chưa thực sự ổn định Sự dịch chuyển cơ cấu này thực sự có lợi và phù hợp với sự chuyển dịch cơ cấu mặt hàng kinh doanh của công ty không, thì cần phải có thời gian kiểm chứng Và nguyên nhân của sự dịch chuyển cơ cấu này là ở đâu, điều này cần được VIETRANS làm rõ để có hướng điều chỉnh cho đúng đắn để phù hợp với xu thế phát triển chung và tận dụng cơ hội những cơ hội mới do quá trình hội nhập mang lại.

Mặt hàng phụ tùng và mặt hàng khác

Do có khó nhăn về tiêu thụ các sản phẩm phụ tùng vì mạng lưới tiêu thụ mặt hàng này của công ty rất mỏng, chưa được đầu tư thỏa đáng, bên cạnh đó do sự cạnh tranh của các công ty cùng ngành có ưu thế về mạng lưới tiêu thụ rộng khắp nên kim ngạch nhập khẩu loại hàng này đã giảm, tỷ trọng so với các mặt hàng khác là 22% năm năm 2007. Hiện tại VIETRANS đã có một số độnng thái về cả đầu tư cơ sở vật chất để tăng cường chất lượng dịch vụ, thường xuyên đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, tích cực đẩy mạnh xúc tiến marketing tìm kiếm thêm khách hàng mới, giữ chân và khôi phục lại khách hàng đã mất để dành lại vị trí cạnh tranh của mình trên thị trường ủy thác nhập khẩu các loại phụ tùng cho sản xuất và xây dựng Đây là một mặt hàng vốn đã có thế mạnh từ trước của VIETRANS , xu hướng tăng tỉ trọng của mặt hàng trong năm 2007 là kết quả của sự khôi phục lại sự phát triển của mặt hàng nay.

Bên cạnh hai mặt hàng phụ tùng và máy móc thiết bị phục vụ thi công xây lắp công ty còn kinh doanh thêm các mặt hàng như ô tô, xe máy, xe phục vụ phòng cháy chữa cháy, xe cứu hộ cứu nạn, các loại vật liệu đâu là các mặt hàng đóng góp tỷ trọng khá lớn vào tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty và đang được công ty phát triển.

2.2.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu

Nhìn vào Hình 2.2 ta thấy VIETRANS đã tổ chức nhập khẩu hàng hóa từ nhiều nước,tùy theo yêu cầu đối với sản phẩm nhập khẩu về mẫu mã, tính năng công dụng mà công ty lựa chọn đối tác cho phù hợp đối với nhu cầu khách hàng dùng trong nước

Hình 2.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu qua các năm

Tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty năm 2004 là 3329702 USD Tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty năm 2005 là 3999842 USD tăng 20,1% tương ứng 670140 USD so với năm 2004 Sang năm 2006, tổng kim ngạch lên tới 4818927 USD tăng 20,5% với số tiền tăng 819085 USD

Thị trường Nhật Bản: Trong các thị trường nhập khẩu thì thị trường Nhật Bản chiếm tỷ trọng lớn nhất và ngày các mở rộng Có được điều này là do thị trường Nhật Bản đáp ứng tốt nhu cầu trong nước cả về mặt số lượng và chất lượng trong khi đó giá cả của chúng lại tương đối phù hợp với người tiêu dùng trong nước Điều này cũng cho thấy thị trường Nhật Bản là một thị trường có vị trí rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty và vị trí đó ngày càng quan trọng.

Thị trường Hàn Quốc: Đứng sau thị trường Nhật Bản là thị trường Hàn Quốc với mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là xe tải mới hoặc đã qua sử dụng chiếm khoảng 21-28% tỷ trọng nhập khẩu của công ty Công ty luôn xem Hàn quốc là thị trường nhiều tiềm năng Và trong năm 2007 công ty duy trì mức độ tăng trưởng nhập khẩu là 21% và chiếm tỷ trọng là 23%, đây là kết quả của nỗ lực thiết lập mỗi quan hệ làm ăn với các đối tác Hàn Quốc

*Thị trường Nga: Nga là thị trường truyền thống của công ty, tuy nhiên kim ngạch nhập khẩu từ Nga đang có chiều hướng giảm sút, một phần vì các sản phẩm của Nga chưa đáp ứng được yêu cầy về chất lượng và giá cả so với các thị trường như Nhật Bản, Hàn Quốc nên công ty đang chuyển sang tìm kiếm thị trường mới,

*Thị trường Đức: mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty song vai trò của chúng có tác dụng thỏa mãn tốt hơn các nhu cầu khác nhau của người tiêu dùng Các sản phẩm nhập khẩu từ thì trường Đức chủ yếu là các sản phẩm thiết bị y tế công nghệ cao như: máy chụp cắt lớp, X quang, thiết bị chuẩn đoán khác Đức là một thị trường khó tính, nhưng có rất nhiều sản phẩm tốt và công nghệ cao, các thương vụ làm ăn đòi hỏi phải có tính chuyên nghiệp rất cao Vì vậy công ty nên cố gắng duy trì và khôi phục để tạo cho mình nhiều lựa chọn hơn trong tìm kiếm nguồn hàng chất lượng cao.

*Thị trường Trung Quốc: Trung Quốc là nhà cung cấp nhiều lợi thế cho các loại sản phẩm máy móc cho gia đình có chất lượng vừa phải và giá cả phải chăng đồng thời trung Quốc cũng là nhà cung cấp chính các linh kiện phụ tùng khá đa dạng và phong phú cho sản xuất Hiện công ty đang nỗ lực để tăng cường quan hệ làm ăn với các đối tác này để nhằm phục vụ cho mục tiêu phát triển nhóm mặt hàng thiết bị, phụ tùng của công ty đang bị cạnh tranh, nó biểu hiện qua tỷ trọng nhập khẩu ngày càng tăng từ thị trường này

Thực trạng công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc tại công ty VIETRANS

2.3.1 Công tác quản lý các giai đoạn nhập khẩu

2.3.1.1 Quy trình nhập khẩu của công ty

VIETRANS là công ty kinh doanh hàng hóa nhập khẩu, và giao nhận Hoạt động nhập khẩu máy móc chủ yếu vấn là tự doanh Quy trình nhập khẩu cũng tương tự như doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa nhập khẩu.

Cách thức phân công công việc là mỗi nhân viên sẽ phân theo từng phương án kinh doanh nhất định Mỗi một giai đoạn thì đều có các phương án kinh doanh Các nhân viên sẽ được phân công cụ thể theo các phương án kinh doanh của công ty và quản lý cho đến khi phương án kinh doanh kết thúc Các nhân viên được phân cho phương án kinh doanh sẽ phai làm tất cả các công việc như: nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, giao dịch, ký kết hợp đồng và làm các thủ tục thông quan hàng hóa và phân phối tiêu thụ hàng

Ví dụ nếu một hoặc một nhóm thực hiện 1 phương án kinh doanh rượu sake của Nhật Nhóm này sẽ phải thực hiện nghiên cứu thị trường trong nước về nhu cầu giá cả và tình hình rượu Sake đã có trên thị trường như thế nào, tìm hiểu thị trường xuất khẩu rượu Sake tại Nhật Bản, tìm kiếm và đưa ra nhóm các nhà cung cấp, đểtìm cơ hội kinh doanh tiếp đó là lập phương án kinh để trình xét duyệt, khi được xét duyệt thì phương án được triển khai Nhóm sẽ phải liên hệ với các nhà cung cấp tiến hành các giao dịch như hỏi hàng, yêu cầu báo giá lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đàm phán cùng với trưởng phòng xuất nhập khẩu để ký kết hợp đồng với phía đối tác Đồng thời hoạt động chào bán, phân phối ở Việt Nam cũng phải được thực hiện và tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà phân phối trong nước Thông thường thì trước khi hàng được nhập về công ty đã phải có các đơn đặt hàng của các khách hàng cho phần lớn lô hàng trừ trường hợp đầu cơ chờ tăng giá.

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, nhóm nhân viên này vẫn phải phụ trách các thủ tục nhập khẩu như chuẩn vị chứng từ, thông quan và tiến hành nhận hàng Và tiến hành giao hàng cho khách hàng hoặc chuyển về kho của công ty nếu chưa đến thời hạn giao hàng cho khách hàng.

Việc thanh toán chủ yếu bằng L/C, và việc giao dịch cũng phải do nhóm thực hiện tất cả các bước của thanh toán như: mở :LC, thanh toán, nộp thuế Thông thường khi phương án được xét duyệt thì theo kế hoạch của phương án kinh doanh phòng kế toán sẽ cung cấp tiền theo tiến độ nhập khẩu để thực hiện các khâu của nhập khẩu.

Các tranh chấp sẽ tiến hành giải quyết theo điều khoản khiếu nại và trong tài

2.3.1.2 Các giai đoạn của hợp đồng

Xác định nhu cầu mua hàng Đối với doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nhập khẩu phải đảm bảo cho việc bán ra của doanh nghiệp Để xây dựng một kế hoạch nhập khẩu công ty là sản phẩm của các phương án kinh doanh Dựa vào lượng hàng hóa dự trữ, tồn kho, ngoài ra để xác định được nhu cầu mua hàng, công ty đã dựa trên bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm từ kỳ trước và dự báo tiêu thụ báo cáo về tình hình thị trường, thu thập thông tin qua các tài liệu báo chí, ấn phẩm phương án kinh doanh, dự án đưa ra được nhu cầu về hàng hóa tại từng thời điểm, ngoài ra còn dựa vào các đơn đặt hàng của các khách hàng truyền thống Vì đặc trưng của máy móc thiết bị thường là những hàng hóa có giá trị cao phục vụ chủ yếu là các tổ chức hoạt động kinh doanh và chỉ được thực hiện khi có đơn đặt hàng Việc xác định nhu cầu tương lai là khó khăn vì nó là hàng hóa sử dụng lâu dài và ít thay thế Còn đối với các thiết bị vật tư thay thế là các linh kiện hoặc bộ phận cấu thành máy thì tuổi thọ ngắn hơn tốc độ thay thiết bị nhanh hơn Công ty thường còn xác định nhu cầu và lập phương án kinh doanh dựa vào tuổi thọ của thiết bị và các khách hàng tiềm năng của công ty, tốc độ thay thế các thiết bị bình quân của khách hàng hiện để xác định nhu cầu. Đối với công việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.

Trong quá trình mua hàng của công ty, công ty luôn đánh giá mưc độ tín nhiệm của các nhà cung cấp qua các mặt như: thành tích của các nhà cung cấp đối với doanh nghiệp bạn khác và thành tích của nhà cung cấp đối với công ty, nhà cung cấp có uy tín hay không, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng được các yêu cầu của công ty về các tiêu chuẩn, phẩm chất hàng hóa máy móc thiết bị cung ứng, các chủng loại, mẫu mã tính năng, giá cả và tiến độ giao hàng Trong giai đoạn hiện nay, công ty lựa chọn nhà cung ứng thường xuyên lựa chọn các nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua các cuộc triển lãm, qua giới thiệu sản phẩm của các nhà cung cấp nhưng đồng công ty chủ yếu tiến hành mua hàng qua các nhà cung cấp đã thường xuyên có quan hệ làm ăn với công ty trước đây Điều này làm cho công ty có thể giảm chi phí và chủ động tìm được nguồn hàng phù hợp tránh bị ép giá hoặc phụ thuộc vào một số ít nhà cung cấp khi trên thị trường có sự biến động về hàng hóa nói chung và hàng hóa máy móc thiết bị mà công ty cần nhập nói riêng

Quy trình tìm nguồn cung cấp thực hiện theo sơ đồ sau: Đối với công tác thương lượng và đặt hàng.

Trước đây, công ty còn bỏ ngõ, ít quan tâm chú trọng đến công tác này do công ty thường xuyên nhập khẩu của các nhà cung cấp trước đây đã có uy tín đối với công ty từ Điều tra tìm nhà cung cấp

Lập ra danh sách các nhà cung cấp

Hỏi hàng Đánh giá đơn chào hàng

Lựa chọn nhà cung cấp

Cập nhật thông tin về hàng hóa lâu Trong hoạt động mua hàng công ty chưa thực sự giữ được vại trò của mình là khách hàng của nhà cung cấp nên chưa chiêm được ưu thế trong thương lượng và đặt hàng Các vấn đề quan trọng như: giá cả hàng hóa, hình thức thanh toán , các chế tài khi có vi phạm do công tác thương lượng và đặt hàng còn nhiều hạn chế nên chưa thực sự có lợi cho công ty Hiện nay công ty đã mở rộng làm ăn với nhiều đối tác và không ngừng tìm kiếm đối tác mới để tìm được nguồn hàng hợp lý nhất Do đó việc tìm hiểu văn hóa, tập quán kinh doanh của các đối tác khác nhau để có cách thương lượng, đặt hàng phù hợp đã được chú trọng Nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong việc đặt hàng Thông thường đối với các nguồn hàng thường xuyên đã làm ăn thân thiết, đơn hàng nhỏ thì việc thương lượng đàm phán chủ yếu chủ yếu bằng phương thức gián tiếp qua email, fax, điện thoại Nhưng đối với các đơn đặt hàng lớn, các bạn hàng mới thì thường đàm phán trực tiếp để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu Hoạt động đàm phán được tổ chức chặt chẽ và có chiến lược để đạt được mục tiêu đàm phán và nắm quyền chủ động

Phần lớn hoạt động nhập khẩu đều sử dụng thanh toán kèm chứng từ, tuy nhiên với khách hàng quen thuộc thì phương thức nhờ thu kèm chứng từ được vẫn thường xuyên được sử dụng Khi chứng từ đầy đủ và không có mâu thuẫn hay khác biệt nào thì sẽ tiến hành thanh toán, thanh toán nốt, hoặc chấp nhận thanh toán để lấy bộ chứng từ nhận hàng Đối với công tác nhận hàng, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa

Các bước là hoàn thành bộ chứng từ nhập khẩu, thông quan và nhận hàng Công ty chú trọng và làm tương đối tốt công tác này Công ty thường xuyên kiểm tra , kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu của công ty đối với nhà cung cấp Ngoài ra công ty cũng đã chú trọng tới việc kiểm tra các chứng từ, hoá đơn đến quá trình mua hàng Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa máy móc, thiết bị giao nhận đủ về số lượng, đúng về chất lượng, đúng thời gian giao hàng như đã ký trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh trong công ty Trong giai đoạn này có một khâu được xem là mất thời gian và rắc rối nhất có lẽ là thông quan hàng hóa Vì thủ tục khá rườm rà, phức tạp nếu để sai sót, hàng chậm thông quan thì phát sinh chi phí lưu kho bãi rất lớn do đó công ty cần phải hết sức cần thận và khéo léo để làm giảm chi phí phát sinh càng nhiều càng tốt và một trong những giải pháp mà công ty gắng thực hiên là chuẩn bị bộ chứng từ thật hoàn hảo và chú trọng vào áp mã số thuế chuẩn để tránh bị chậm hàng hoặc phạt do sai mã số thuế.

Việc khiếu nại của công ty được quy định rất rõ ràng cụ thể trong hợp đồng về trọng tài, luật pháp sử dụng, nơi xét xử Tuy nhiên, trên thực tế việc khiếu nại khi xảy ra sự cố chỉ dựng lại ở khiếu nại với nhà cung cấp để tiến hành đàm phán, giải quyết, bồi thường… đây là việc bảo vệ được quyền lợi của cả hai bên Nó tránh tạo quan hệ xấu với đối tác và giảm chi phí so với kiện tụng, vì kiện tụng thủ tục thường rườm rà, kéo dài, và gấy tốn chí cho cả hai bên.

Giám sát và điều hành hợp đồng

Xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng nhà nhập khẩu phải thường xuyên đôn đốc giám sát việc thực hiện hợp đồng cho đến lúc nhận hàng hóa Nó giúp nhận biết tình trạng hợp đồng tại các thời điểm đã định, phát hiện những chậm trễ của hợp đồng để có biện pháp khắc phục Thông thường, đối việc giám sát và nhắc nhở được công ty thực hiện hết sức cẩn thận, được tiến hành theo định kỳ, thể hiện sự quan tâm tới tiến độ giao hàng nhưng không tạo ra cảm giám bị quản thúc từ phía nhà xuất khẩu.

Tuy nhiên trong một số trường hợp công ty vẫn tiến hành giám sát thực hiện hợp đồng liên tục và trực tiếp đó là đối với các hợp đồng phục vụ nhu cầu bức thiết, trong điều kiện khan hiếm không cho phép chậm trễ trong hợp đồng

Việc giám sát hợp đồng được công ty dựa trên điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng để xác định trách nhiệm của các bên, các quy định của hợp đồng về địa điểm giao hàng, thời gian biểu giao hàng, ngày mở LC, ngày thanh toán, ngày nhận và chuyển chứng từ.

Đánh giá các kết quả đạt được

2.4.1 Ưu điểm trong công tác quản lý nhập khẩu máy móc của công ty

Công tác hoạch định các phương án kinh doanh rất khả thi và mang lại hiệu quả cao

Các máy móc nhập về đã đáp ứng đúng với nhu cầu thị trường, khả năng cạnh tranh và khả năng tài chính của công ty Ngoài ra nó còn tận dụng được thế mạnh của công ty là có mạng lưới kinh doanh rộng khắp, và phù hợp với môi trường hoạt động của công ty

Công tác xác định nhu cầu và quản lý các nhu mua sắm hàng hóa khá hiệu quả

Cùng một lúc công ty thực hiện rất nhiều phương án kinh doanh khác nhau Do đó, nhu cầu về hàng hóa là khá đa dạng Công ty đã thực hiện kiểm soát các nhu cầu rất tốt bằng việc lập ra các kế hoạch đối với việc nhập khẩu hiệu quả, đúng thời gian, tiến độ. Đồng thời có sự phân công giao nhiệm vụ, và đặt ra các yêu cầu khá cụ thể

Công ty cũng có mối liên hệ thường xuyên với các khách hàng của công ty để nắm bắt rõ các nhu cầu của khách, các đơn đặt hàng, thời gian và tiến độ khách hàng yêu cầu Với thế mạnh của công ty về kinh doanh kho bãi và giao nhận, công ty kiểm soát hàng hóa dữ trữ khá hiệu quả và việc vận chuyển đảm bảo luôn đúng thời gian và tiến độ Phục vụ tốt cho các nhu cầu hàng hóa của công ty Đảm bảo tổ chức kinh doanh một cách thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn, hàng mua vào và sự trữ đáp ứng cho nhu cầu bán ra của công ty.

Các phương thức giao dịch để đi đến ký kết hợp đồng linh hoạt

Do mặt hàng máy móc, thiết bị khá nhiều chủng loại, nên việc sử dụng các phương thức giao dịch khá linh hoạt Đối với các dây chuyền thiết bị công nghệ có giá trị lớn, đặc tính phức tạp thì công ty thường sử dụng phương thức giao dịch đàm phán trực tiếp Công ty sẽ cử người đi đàm phán trực tiếp ở nước ngoài tham quan dây chuyền công nghệ, hoặc tổ chức tiếp đón các đối tác tại Việt Nam Còn đối với các máy móc, thiết bị nguyên chiếc hoặc phụ tùng có giá trị nhỏ, đặc tính kỹ thuật không quá phức tạp thì công ty chủ yếu giao dịch bằng phương thức gián tiếp như: email, fax, điện thoại, các đối tác cung cấp hàng đều cách xa chúng ta về mặt địa lý, sử dụng phương pháp gián tiếp là một cách phù hợp để giảm chi phí và thời gian.

Khả năng đàm phán trong các giao dịch để đi đến ký kết hợp đồng của các các nhà quản lý nhập khẩu tốt

Công ty luôn có chuẩn bị rất kỹ về mọi mặt khi tiến hành đàm phán đặc biệt là văn hóa kinh doanh một yếu tố quan trọng giúp ta khai thác triệt để nhằm giành được ưu thế trong đàm phán Với tinh thần thiện chí hai bên cùng có lợi công ty luôn hướng kết quả của cuộc đàm phán ở tư thế thắng – thắng Nó thể hiện tình thần và văn hóa kinh doanh của công ty, đồng thời cũng thể hiện uy tín của một công ty lớn Tạo điều kiện cho cả hai bên cùng hợp tác làm ăn lâu dài.

Hàng giao cho khách hàng trong nước luôn luôn đảm bảo tiến độ

Nhờ thuận lợi là một công ty về giao nhận, công ty có sẵn hệ thống kho bãi rất tốt, bên cạnh đó là hệ thống các trang thiết bị phục vụ bốc xếp vận chuyển với số lượng lớn và hiện đại, phù hợp với các yêu cầu vận chuyển của sản phẩm nên doanh nghiệp có thể chủ động được trong việc giao hàng cho khách đúng giờ gian và tiến độ

Tạo được mối quan hệ mật thiết với hải quan và cửa khẩu

Nhờ mối quan hệ mật thiết mà công ty luôn giải phóng được hàng sớm, đồng thời nhận được một số sự giúp đỡ từ phía hải quan Điều này đã giúp công ty tránh được các rủi ro hàng hóa bị giữ lại ở hải quan, gây tốn chi phí và có thể bị giao hàng chậm

Công tác giám sát hợp đồng thực hiện khá chặt chẽ

Nhờ thường xuyên rà soát hợp đồng và tiến độ thực hiện hợp đồng, đi kèm với nó xem xét quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên nên công ty chưa gặp trường hợp nào bị phạt hợp đồng do không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và đồng thời cũng thường xuyên nhắc nhở nhà xuất khẩu để phát hiện kịp thời các vướng mắc, cùng nhau giải quyết nên đã hạn chế được các vị phạm hợp đồng từ nhà xuất khẩu Đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ,tránh các chi phí không cần thiết Trường hợp có tranh chấp xảy ra thì nhờ sự giám sát chặt chẽ, đi kèm là biên bản kiểm chứng đi lại toàn bộ các hoạt động để thực hiện hợp đồng của cả hai bên đã tạo cơ sở chính xác để giải quyết các tranh chấp nảy sinh. Đánh giá chính xác các rủi ro có thể gặp phải trong thanh toán nên công ty đã tránh được rất nhiều rủi ro trong thanh toán

Cho đến nay công ty chưa gặp phải rủi ro nào trong thanh toán Phần lớn các các đơn đặt hàng của công ty là hình thức LC để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, đặc biệt là các khách hàng mới Hình thức LC là hình thức đảm bảo nhất nhưng nó khá phức tạp và đòi hỏi nghiệp vụ cao hơn các hình thức khác, với lợi thế về chất lượng nguồn nhân lực, các LC mở để thanh toán của công ty đã hạn chế tối đa các sai sót hoặc mâu thuẫn với hợp đồng do đó đã tránh được những thiệt hại không đáng có Bên cạnh đó phương thức nhờ thu kèm chứng từ cũng được công ty xem xét Thông thường, phải trải qua quá trình làm ăn hợp tác lâu dài và các đối tác đã tạo được uy tín công ty mới xem xét hình thức nhờ thu kèm chứng từ Sự lựa chọn kỹ càng, thận trọng các đối tác làm ăn đã giúp công ty tránh được các rủi ro kể các đối với các phương thức nhờ thu lẫn LC.

2.4.2 Những hạn chế trong công tác quản lý nhập khẩu máy móc

Công tác nghiên cứu thị trường được tiến hành chưa đồng bộ, thống nhất chưa cao

Công việc nghiên cứu thị trường cũng chưa được quan tâm đúng mức, chưa có sự nghiên cứa thị trường một cách khoa học, có hệ thống về dung lượng thị trường của từng mặt hàng máy móc thiết bị riêng biệt, trong khi công ty xác định đây là mặt hàng kinh doanh chủ lực của công ty, mà chỉ tiến hành các nghiên cứu nhỏ lẻ cho từng dự án kinh doanh Bên cạnh đó, sự biến động tỷ giá hối đoái cũng chưa chú trọng nghiên cứu, mặc dù biểu hiện sự biến động của tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng tới lượng hàng hóa nhập khẩu, sự tăng hay giảm của ty giá đều ảnh hưởng đến lợi nhuận nhưng xu hướng biến động của tỷ giá công ty còn chưa nắm được Khi tỷ giá hối đoái tăng hay giảm thì công ty mới có quyết định tăng hay giảm lượng hàng hóa nhập khẩu Điều này gây ra sự khó khăn trong, tranh chấp trong việc ký kết các hợp đồng, đồng thời cũng làm giảm uy tín của công ty trước các nhà cung cấp, giảm tính chính xác của các phương án kinh doanh,

Công việc nhiều khi còn chồng chéo không phân rõ được quyền hạn, trách nhiệm, và chức năng cho từng nhân viên

Do thực hiện cùng một lúc nhiều dự án kinh doanh khác nhau, bao gồm cả các dự án nhập khẩu ủy thác, dự án nhập khẩu trực tiếp của công ty, dự án giao nhận cho các công ty và giao nhận cho các chương trình, các dự án xây dựng Nên nhiều lúc chồng chéo nhau về thời gian tiến độ và những công việc mà một nhân viên phải làm Một nhân viên với một dự án thì lại phải tham gia vào tất cả các công việc từ đầu cho đến kết thúc nên không tạo ra được sự chuyên môn hóa cao, gây mất tập trung, sao nhãng trong công việc Mỗi người chỉ làm tốt một chức năng nhất định khi phải làm quá nhiều công việc khác nhau sẽ làm giảm hiệu quả công việc.

Công ty còn thiếu linh hoạt trong việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp

Kim nghạch nhập khẩu các máy móc từ thì trường Nhật Bản luôn chiếm trên 50% và đa có xu hướng tăng lên Điều này làm cho công ty thuộc nhiều vào thị trường Nhật

Bản, điều này không có lợi đối với công ty khi trên thị trường Nhật Bản có nhiều biến động bất thường Việc phụ thuộc quá nhiều vào một thị trường làm cho công ty thiếu linh hoạt trong việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp và giảm đi sự đa dạng của các chủng loại sản phẩm và làm tăng rủi ro cho công ty.

Việc ký kết và thực hiện hợp đồng còn sơ hở

Hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc thường có giá trị lớn, và những điều khoản rất phức tạp, hơn nữa trong lĩnh vực máy móc thiết bị các thông số kỹ thuật, chi tiết kỹ thuật lại càng phức tạp hơn khi có sư bất đồng về ngôn ngữ Chỉ một sơ suất nhỏ cũng dẩn đến sự hiểu lầm và gây thiệt hại cho công ty Trong nhập khẩu máy móc công ty còn tỏ ra khá bị động khi một số điều khoản kỹ thuật công ty không thể nắm chắc được nên tạo ra sơ hở

Xuất hiện khá nhiều chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu máy móc

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị nảy sinh khá nhiều loại chi phí khác nhau mà doanh nghiệp không dự tính dẫn đến đội chi phí khiến giảm lợi nhuận mà lúc này doanh nghiệp không thể tiến hành báo giá lại cho khách hàng được, dẩn đến tổng chi phí nhập khẩu tăng và lợi nhuận giảm xuống Các chi phí liên quan đến nhập khẩu máy móc thiết bị có thể kể ra như: Chi phí cho việc xin giấy phép đối với các ngành hàng bị quản lý hoặc xuất nhập khẩu có điều kiện hoặc hàng cấm, chi phí hải quan, chi phí giám định kiêm duyệt chất lượng, chi phí vận tải bốc xếp, chi phí lưu kho bãi và trong nhiều trường hợp là do biến động tăng giá của nhiên liện mà doanh nghiệp không dự tính được tạo ra bất lợi cho doanh nghiệp.

2.4.3 Nguyên nhân của những mặt tồn tại

Nhân viên của phòng xuất nhập khẩu phải đảm trách quá nhiều công việc

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU MÁY MÓC TẠI TỔNG CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG

Định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu máy móc tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương VIETRANS

3.1.1 Định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, với phương châm đa dạng hóa nghành nghề, mở rộng hoạt động thêm các lĩnh vực mới như: trực tiếp kinh doanh thương mại, kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ ăn uống,… góp phần hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch trên 20%, nộp ngân sách đầy đủ cho nhà nước,

Tiếp tục tập trung vốn, đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp kho tàng, nâng cao năng lực cạnh tranh, mua thêm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác kinh doanh kho, phát huy tối đa tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh, khai thác triệt để mọi tiềm năng sẵn có, triển khai kinh doanh hàng điện máy tại Yên Viên và nhân rộng ra nếu thấy có hiệu quả cao.

Tại văn phòng công ty, đầu tư xây dựng văn phòng làm việc tại 13 Lý Nam Đế lên 11 tầng cho tương xứng với tiềm năng của Vietrans, làm thủ tục cấp sổ đỏ tại khu đất đường Phạm Hùng với diện tích 10000m 2 để xây dựng dự án tháp đôi cao 20 tầng đã được thành phố quy hoạch, phục vụ cho việc đưa Vietrans trở thành tập đoàn vào năm 2013. Đẩy mạnh công tác cổ phần hóa theo lộ trình của bộ để tiến tới cổ phần hóa công ty mẹ theo chủ trương của đảng nhà nước Đầu tư mở rộng quy mô hoạt động theo lộ trình của hai liên doanh TNT-VIETRANS và LOTUS

Xác định rõ tầm quan trọng của việc đẩy mạnh nghiệp vụ giao nhận vận tải phát triển, giữ vững công việc và khách hàng hiện có, tìm kiếm thêm khách hàng mới Đẩy mạnh công tác quảng cáo, marketingm tìm kiếm thị trường

Kết hợp với các đối tác nước ngoài để liên doanh marketing quốc tế như dã làm vơi K’ line tại thành phố Hồ Chí Minh, mang lại nhiều công việc cho chi nhánh trong những năm về sau Tiến tới thành lập liên doanh giữ Vietrans và K’ line( việc tạo mô hình liên doanh marketing quốc tế trong lĩnh vưc giao nhân là chỉ có ở Vietrans đây là mô hình mơi song đã thành công Thành công này chỉ có được với những đơn vị có lãnh đạo linh hoạt trong kinh doanh và có kinh nghiệm

Tranh thủ tối đa sự chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo bộ và các vụ chức năng trong hoạt động kinh doanh cũng như trong công tác cổ phần hóa.

3.1.2 Định hướng tiếp tục hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu

Thực hiện an toàn cho việc bán ra Để thuận tiện và an toàn trong việc bán ra công ty chọn nhà cung cấp hàng hóa đủ về số lượng, đúng về cơ cấu, đúng thời gian giao hàng, hàng hóa nhập về phù hợp với thị hiếu khách hàng Lam được điều này hàng hóa sẻ không bị gián đoạn trong quá trình kinh doanh, đồng thời đảm bảo cho việc thực hiện thương vụ ít gặp rủi ro.

Tập trung vào việc đảm bảo chất lượng hàng hóa trong việc bán ra Để thực hiện được mục tiêu này công ty xác định phải thực hiện tốt khâu nhập khẩu, hàng hóa nhập khẩu về phải đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn, để tạo ra khả năng cạnh tranh cao của hàng hóa kinh doanh từ đó nâng cao uy tín, vị thế kinh doanh của công tytrên thị trường.

Thực hiện tối thiểu hóa chi phí kinh doanh

Mổi khi thị trường đang có sự cạnh tranh gay gắt, hàng hóa chất lượng như nhau thì giá cả là một điều kiện cạnh tranh có rất nhiều lợi thế Từ kết quả của việc nhập khẩu mà công ty có một giá bán mềm hơn đối thủ cạnh tranh, khi đó công ty sẻ tiêu thụ được nhiều hàng hóa hơn, tăng doanh thu, tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, công ty còn là nhà cung cấp cho các công ty khác trên thị trường cả trong và ngoài nước.

Nâng cao công tác nghiên cứu xác định nhu cầu thị trường

Công ty xác định cần đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường, càng kỹ càng tốt để cho việc nhập khẩu hàng hóa có nhiều thuận lợi cũng như việc bán ra gặp nhiều thuận lợi hơn, đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa trên thị trường được thường xuyên liên tục.

Vì vậy công ty chủ trương làm tốt công tác xác định nhu cầu mua hàng và nhập khẩu hàng hóa nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu tại công ty. Đa dạng hóa trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Ngoài việc duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp đã có, công ty còn tìm kiến các nhà cung cấp mới có đủ điều kiện đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty.

Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát hoạt động nhập khẩu Để có thể cạnh tranh và giữ vững được khách hàng thì tiến độ và chất lượng hàng hóa giao hàng là rất quan trọng Vì vậy cần tăng cường hơn nưa công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động nhập khẩu để hàng hóa nhập khẩu về đúng chất lượng, đủ số lượng đảm bảo thời gian giao hàng như các bên đã ký trong hợp đồng.

Chú trọng công tác đào tạo Đặc biệt là việc đào tạo mới và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác nhập khẩu, tuyển thêm những chuyên viên trẻ có trình độ chuyên môn cao, đủ năng lực, sáng tạo trong công tác nhập khẩu và thành thạo trong ngoại ngữ đặc biệt quan trong là tiếng anh và tiếng Trung, tiếng Nhật vì đây là hai đối tác chính của công ty. Đồng thời ban hành chế độ khen thưởng, động viên khuyến khích cán bộ công nhân viên làm việc, tạo ra một môi trường lạm việc an toàn, lành mạnh, tạo tâm lý tốt cho anh chị em trong công ty làm việc.

Luôn chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho quá trình nhập khẩu.

3.2 Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu của Tổng Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương

3 2.1.1 Đối với việc xác định nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị

Trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động của công ty đều hướng tới thị trường, phục vụ tốt nhất nhu cầu của thị trường để từ đó thu được lợi nhuận đối đa Thị trường luôn là vật định hướng cho công ty hoạt động Vì thế công tác nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu trở nên đặc biệt quan trọng Mọi quyết định đúng hay sai đều căn cứ vào công tác nghiên cứa thị trường.