Cơ Sở Dữ Liệu, Tài Liệu Lưu Trữ, Sở Quy Hoạch – Kiến Trúc Hà Nội.docx

PHẦN MỞ ĐẦU ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHUẤT THỊ KIM CHI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ SỞ QUY HOẠCH KIẾN TRÚC HÀ NỘI LUẬN VĂN TH[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - KHUẤT THỊ KIM CHI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - KHUẤT THỊ KIM CHI NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài ……………………………………………………… Nguồn tài liệu tham khảo 8 Kết cấu luận văn 10 PHẦN NỘI DUNG 12 Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 12 1.1 Thực trạng công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 12 1.1.1 Tổng quan Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 12 1.1.2 Thành phần, nội dung nghĩa tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 17 1.1.3 Thực trạng công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội… 23 1.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội khả đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Sở 29 1.2.1 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 29 1.2.2 Khả đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở 33 1.3 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Sở 37 1.3.1 Khái niệm Công nghệ thông tin…………………………………… 37 1.3.2 Tầm quan trọng công nghệ thông tin với đời sống 38 1.3.3 Ý nghĩa việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 39 Chương 2: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 42 2.1 Khái niệm ản sở liệu 42 2.1.1 Khái niệm 42 2.1.2 Các đặc tính ưu điểm Cơ sở liệu 43 2.2 Những để xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội…………………………………………………… 47 2.2.1 Về l luận 47 2.2.2 Căn thực tiễn 48 2.2.3 Căn pháp lý 50 2.3 Điều kiện cho việc xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Sở .51 2.3.1 Nguồn vốn 52 2.3.2 Trang ị loại máy móc, thiết ị cần thiết cho việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở…………………………………………………………… 53 2.3.3 Nguồn lực (Yếu tố người) 55 2.3.4 Lựa chọn tài liệu (để cập nhật vào hệ thống CSDL Sở) 56 2.4 Quy tr nh xây dựng sở liệu 58 2.4.1 Xác định sở liệu lưu trữ .58 2.4.2 Xác định thông tin tiêu chu n thông tin đầu vào sở liệu 59 2.4.3 Lựa chọn chu n ị tài liệu 63 2.4.4 iên mục phiếu tin 64 2.4.5 Lựa chọn phần mềm ứng dụng cài đặt phần mềm 74 2.4.6 Nhập liệu 77 2.4.7 Chu n hóa chuyển đổi liệu 80 2.4.8 Kiểm tra liệu tạo lập 81 2.4.9 Nghiệm thu đưa vào sử dụng 81 Chương 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI 83 3.1 Tổ chức quản l CSDL tài liệu lưu trữ 83 3.1.1 H nh thức phương pháp quản l 83 3.1.2 Trách nhiệm quản l 86 3.1.3 Đối tượng phạm vi quản l 88 3.2 Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL 89 3.2.1 H nh thức khai thác, sử dụng CSDL 89 3.2.2 Đối tượng phạm vi khai thác, sử dụng CSDL .91 3.2.3 Quy tr nh khai thác, sử dụng CSDL 92 3.2.4 Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội…………………………………………………… 94 PHẦN KẾT LUẬN 104 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 106 Tính cấp thiết đề tài MỞ ĐẦU Xã hội ngày phát triển, đời sống người ngày cải thiện, nhận thức người ngày nâng cao, đất nước đổi dẫn đến việc thay đổi to lớn tất ngành, lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế Đó quy luật khách quan xã hội Cùng với phát triển không ngừng ngành, lĩnh vực, công tác lưu trữ chiếm vị trí quan trọng góp phần không nhỏ vào công xây dụng phát triển đất nước lĩnh vực đời sống xã hội Những đóng góp ngành lưu trữ thời gian qua không dừng lại công tác nghiên cứu l luận, phương pháp tổ chức, quản l tài liệu lưu trữ mà khẳng định chứng minh thực tế hầu hết quan, tổ chức phạm vi nước Ngày nay, tr nh hội nhập, phát triển kinh tế đại hóa đất nước, việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào mặt đời sống xã hội trở thành nhu cầu thiết yếu thiếu, v việc nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ xem ước vững giúp thúc đ y công tác lưu trữ ngày thêm hoàn thiện đạt hiệu cao Trong thời gian qua, công tác lưu trữ cấp, ngành quan tâm mức, song song với nhận thức có nhiều văn ản liên quan đến cơng tác lưu trữ an hành mang tính quy phạm nhằm đạo, hướng dẫn đưa công tác lưu trữ ngày hoàn thiện Hệ thống văn ản quản l nhà nước công tác lưu trữ ban hành áp dụng vào thực tiễn sở vững mang lại hiệu đáng tự hào cho hoạt động lưu trữ quan tổ chức Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội quan chuyên môn giúp U ND Thành phố thực nhiệm vụ liên quan đến công tác quy hoạch, xây dựng thủ đô Hà Nội Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ với việc thực nhiệm vụ giao, Lãnh đạo Sở thời gian qua có nhiều cố gắng quan tâm mức đến tổ chức công tác lưu trữ Sở Tuy nhiên, ên cạnh thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tồn nhiều hạn chế định, đặc iệt hạn chế việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Điều gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng hiệu giải cơng việc quan nói chung cơng tác lưu trữ Sở nói riêng Với khối lượng tài liệu h nh thành hàng năm tương đối lớn, thành phần loại h nh tài liệu tương đối đa dạng phức tạp nguyên nhân khiến cho công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội ngày gặp nhiều khó khăn Để hoàn thiện ước nâng cao hiệu công tác lưu trữ Sở thời gian tới, lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Mục tiêu đề tài sở phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để nh n thấy mặt hạn chế, khó khăn việc tổ chức quản l , khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Từ tập trung nghiên cứu kỹ hệ thống l luận quy định Nhà nước sở liệu (CSDL) xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, đề xuất số giải pháp, kiến nghị nhằm tham mưu cho Lãnh đạo Sở để nghiên cứu xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ tổ chức quản l , khai thác, sử dụng CSDL cách có hiệu nhất, phục vụ tốt cơng tác tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Để thực mục tiêu nêu trên, tập trung giải nhiệm vụ ản sau: - Một nghiên cứu hệ thống l luận CSDL từ xây dựng hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ Sở - Hai t m hiểu sâu phân tích thực trạng cơng tác lưu trữ, đặc trưng hồ sơ, tài liệu Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ có nh n cụ thể việc thành lập xây dựng CSDL cho toàn ộ khối tài liệu lưu trữ Sở - Ba tham mưu, đề xuất số giải pháp để nghiên cứu xây dựng quản l CSDL tài liệu lưu trữ tạo dựng nhằm phục vụ tốt công tác ảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác lưu trữ nói chung ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực lưu trữ nói riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Toàn ộ khối hồ sơ, tài liệu h nh thành tr nh hoạt động Sở Quy hoạch – Kiến trúc từ năm 1992 đến Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác lưu trữ cấp ngành quan tâm ý V thực tế, có nhiều cơng tr nh nghiên cứu nhiều lĩnh vực khác nhau, đề tài lại sâu nghiên cứu vấn đề cụ thể nhằm phân tích, đánh giá đưa giải pháp nhằm phục vụ cho nhiệm vụ mục đích nghiên cứu tác giả Từ trước tới có nhiều đề tài nghiên cứu việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, mục đích đề tài nhằm thúc đ y hoạt động lưu trữ quan, tổ chức Tuy nhiên nội dung hầu hết đề tài nghiên cứu trước thường tập trung vào công tác lưu trữ loại h nh hồ sơ, tài liệu hành mà chưa sâu t m hiểu phương pháp quản l tài liệu, hồ sơ mang tính chất chuyên ngành, đặc thù quan cụ thể Riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ trước tới chưa có đề tài nghiên cứu chuyên sâu đề cập đến công tác quản l , lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trũ Sở Các đề tài nghiên cứu trước tập trung vào nghiên cứu vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn quy hoạch đô thị, kiến trúc công tr nh xây dựng Luận án Tiến sỹ khoa học Kinh tế “ Quy hoạch phát triển quản lý đô thị với vai trị cộng đồng thị Việt Nam” tác giả Nguyễn Ngọc Quỳnh, năm 1996 hay Luận án Tiến sỹ kiến trúc “Giải pháp quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian khu đô thị Hà Nôi” tác giả Nguyễn Văn Hải, năm 2005; t m hiểu công tác lưu trữ với phương diện khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ Sở đề tài nghiên cứu tác giả Đào Thị Thanh Xuân “ Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”, luận văn thạc sĩ, năm 2010 V đề tài “Nghiên cứu xây dựng quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” mà lựa chọn nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học hồn tồn khơng trùng lặp với ất cơng tr nh nghiên cứu có từ trước Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin, sử dụng số phương pháp phổ iến nghiên cứu khoa học, cụ thể như: - Phương pháp hệ thống: Vận dụng phương pháp hệ thống để t m hiểu tr nh h nh thành phát triển Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội qua thời kỳ lịch sử, phân tích, phân loại, xếp hệ thống tài liệu h nh thành tồn sở tr nh tự thời gian Phương pháp hệ thống sử dụng để xác định giá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống văn ản quản l chung công tác lưu trữ, hệ thống văn ản quản l Sở - Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng tư liệu tổng hợp so sánh, đối chiếu với thực tế công tác lưu trữ để thấy rõ hạn chế tồn việc tổ chức quản l tài liệu lưu trữ Sở - Phương pháp phân tích, tổng hợp, mơ tả: Căn vào thành phần, nội dung tài liệu có Sở để phân tích, tổng hợp mơ tả cụ thể, chi tiết đặc điểm, đặc trưng ản tài liệu lưu trữ, từ có phương pháp hợp l nhằm ảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Sở - Phương pháp thống kê: Thống kê phương pháp ản lưu trữ nhằm thuận lợi cho việc tổ chức quản l tài liệu lưu trữ đồng thời hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng quản l CSDL tài liệu lưu trữ phục vụ tốt công tác quan - Phương pháp thông tin học: Giúp tiếp cận hồ sơ, tài liệu cách nhanh chóng, cụ thể, nắm nội dung ản chúng để đưa giải pháp tối ưu nhất, cung cấp thông tin danh mục loại tài liệu lưu trữ phục vụ đối tượng người dùng, đáp ứng nhu cầu quản l lãnh đạo yêu cầu giải cán ộ quan, đồng thời quản l thông tin hồ sơ cách hệ thống, khoa học xác Đóng góp đề tài Kết luận văn có giá trị thực tiễn lớn công tác lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, góp phần khắc phục nhiều hạn chế công tác quản l tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Sở Đồng thời kết luận văn có đóng góp khơng nhỏ công tác lưu trữ quản l hồ sơ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, Sở, ban ngành chun mơn khác có liên quan Đây nguồn tài liệu tham khảo cho quan, tổ chức, đơn vị có loại h nh nội dung tài liệu tương đương triển khai thực xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ cho đơn vị m nh Nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau đây: - Các văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ + Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc Hội + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ + Thông tư số 07/2012/TT- NV ngày 22/11/2012 ộ Nội vụ Hướng dẫn quản l văn ản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Các văn hướng dẫn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ + Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc an hành Quy định chu n thông tin đầu vào việc iên mục văn ản, tài liệu hành trung tâm lưu trữ Quốc gia