SỐ HÓA TÀI LIỆU NĂM LƯU TRỮ CỦA SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC THÀNH PHỐ HÀ NỘI

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC ĐỀ CƯƠNG Dự án: SỐ HÓA TÀI LIỆU NĂM LƯU TRỮ CỦA SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC THÀNH PHỐ HÀ NỘI GIAI ĐOẠN II Chủ đầu tư: Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội Hà Nội - 2014 MỤC LỤC I SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ .3 II MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN III NỘI DUNG ĐẦU TƯ .5 III.1 Số hóa bổ sung hoàn chỉnh kho tư liệu số III.2 Bổ sung, nâng cấp phần mềm phục vụ quản lý, tra cứu khai thác kho tư liệu số III.3 Đào tạo, chuyển giao công nghệ .10 IV TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI 11 V KINH PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN 11 ii I SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ Xây dựng sở liệu số tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội hạng mục công việc quan trọng nhằm phục vụ công tác tham mưu giúp UBND thành phố Hà Nội lĩnh vực quản lý Quy hoạch xây dựng phát triển thủ đô; hỗ trợ thực công tác quản lý nhà nước Sở, Ban, Ngành có liên quan địa bàn Thành phố Hà Nội Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Giao thông vận tải Các tài liệu lưu trữ ngành quy hoạch lưu trữ kho lưu trữ dạng văn giấy, vẽ với khối lượng lớn Dù bảo quản tốt theo quy định ngành văn thư lưu trữ tránh khỏi hao mòn, cũ nát gây ảnh hưởng đến tính xác tài liệu, vẽ theo thời gian Việc tìm kiếm tra cứu khai thác liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn Các vấn đề quản lý, điều hành quy hoạch xây dựng ngày trở nên đa dạng thay đổi nhanh chóng phức tạp thành phố khu vực Hà Nội xã hội, kinh tế môi trường Các nhà quản lý bị đặt sức ép ngày lớn, buộc phải tăng cường nhận thức ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thay đổi hoạt động theo phương thức hiệu Các phương pháp mô phỏng, dự báo, đánh giá, định sách lập kế hoạch, quy hoạch phải đáp ứng tiêu kinh tế xã hội mối tương tác chúng hệ xảy tất lĩnh vực liên hệ Vấn đề dẫn đến nhu cầu phải cải thiện chất lượng số lượng thông tin để đáp ứng tình Thơng tin từ sở liệu phần tử quan trọng hệ tri thức cấu thành kinh tế giới Thông tin cải thiện kịp thời giúp cho việc quy hoạch quản lý hành nhà nước hiệu cân phận khác toàn hệ thống kinh tế xã hội Hiện nay, kho lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội lưu trữ toàn tài liệu quy hoạch, thiết kế kiến trúc đo thị đề án quy hoạch xây dựng toàn thành phố Hà Nội (kể khối tài liệu từ Hà Tây cũ chuyển về) Tài liệu lưu giữ kho chủ yếu vẽ, đồ với kích thước A0, A1, Đây nguồn số liệu vô quý giá quan trọng nhiều ngành phục vụ cho mục đích nghiên cứu, xây dựng phát triển kinh tế thành phố Hà Nội Để khắc phục tình hình quản lý tài liệu thủ cơng Sở gây khó khăn việc tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp thơng tin năm 2013 Sở phê duyệt dự án “Số hóa tài liệu năm lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội giai đoạn 1” với quy mơ đầu tư thực số hóa kho lưu trữ hồ sơ Sở từ năm 2007 – 2011 xây dựng phần mềm quản lý kho lưu trữ hồ sơ quy hoạch kiến trúc Trên sở kết triển khai thực Giai đoạn 1, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội chủ động đề xuất UBND thành phố Hà Nội cho phép tiếp tục triển khai Giai đoạn II: số hóa tồn khối lượng hồ sơ lại hai kho lưu trữ Sở quản lý 31 Tràng Thi, Hoàn Kiếm Kho Trung Hịa – Nhân Chính đáp ứng mục tiêu xây dựng sở liệu số tài liệu lưu trữ hồ sơ quy hoạch kiến trúc Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội nhằm phục vụ công tác tham mưu giúp UBND thành phố Hà Nội lĩnh vực quản lý Quy hoạch xây dựng phát triển Thủ đô; hỗ trợ thực công tác quản lý nhà nước Sở, Ban, Ngành có liên quan địa bàn Thành phố II MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN Dự án “Số hóa tài liệu năm lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội” xây dựng nhằm nâng cao chất lượng quản lý hiệu khai thác kho tư liệu hồ sơ quy hoạch thông qua việc xây dựng sở liệu số tài liệu lưu trữ hồ sơ quy hoạch kiến trúc Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý tham mưu giúp UBND thành phố Hà Nội lĩnh vực quản lý Quy hoạch xây dựng phát triển Thủ đô; hỗ trợ thực công tác quản lý nhà nước Sở, Ban, Ngành có liên quan địa bàn Thành phố theo lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử Dự án phân kỳ thành giai đoạn triển khai: Giai đoạn 1: Đang thực hiện, dự kiến đến tháng 9/2014 đưa vào khai thác sử dụng thức Sở Nội dung thực giai đoạn 1: - Số hóa tồn kho lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội từ năm 2007 đến năm 2011 Dự kiến khoảng 17.000 hồ sơ quy hoạch kiến trúc hồ sơ, công văn giải công việc khác Sở - Xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng: cung cấp số phân hệ chức để thực quản trị, tích hợp, khai thác kho tư liệu số thiết lập - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ để vận hành, khai thác hệ thống - Đầu tư, trang bị số thiết bị phần cứng để đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác kho tư liệu số Giai đoạn 2: Trên sở kết triển khai Giai đoạn 1, Sở định hướng xác định nội dung quan trọng dự án cần phải thực hiện, nắm bắt đặc điểm hồ sơ quy hoạch có Sở để tiếp tục thi công Nội dung thực giai đoạn 2: - Tiếp tục số hóa khối lượng hồ sơ lại Sở quản lý hoàn thiện mục tiêu xây dựng kho tư liệu số hồ sơ quy hoạch Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội; - Nâng cấp, hoàn thiện phần mềm quản lý kho tư liệu số hỗ trợ quản lý, khai thác cập nhật kho hồ sơ số môi trường: web, thiết bị di động, - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ vận hành, cung cấp khai thác kho tư liệu số; - Xây dựng quy chế cập nhật, khai thác, sử dụng kho tư liệu số sách an tồn bảo mật thơng tin cho hệ thống III NỘI DUNG ĐẦU TƯ III.1 Nâng cấp ứng dụng cập nhật, khai thác CSDL III.1.1 Nâng cấp ứng dụng khai thác CSDL Đất đai III.1.1.1 Bảng mô tả yêu cầu chức STT Mô tả yêu cầu Phân loại Cán nhập thông tin hồ sơ, tài liệu, đối tượng giao đất, Dữ liệu đầu vào đất thực tìm kiếm Cán duyệt kết theo loại hồ sơ giao đất Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã Dữ liệu đầu phường Cán xem thông tin chi tiết hồ sơ giao đất Dữ liệu đầu vào Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Dữ liệu đầu Cán tiếp tục chọn tư liệu quản lý đất đai theo Dữ liệu đầu loại theo năm Cán nhập thông tin hồ sơ, chủ sử dụng, đất, giấy Dữ liệu đầu vào chứng nhận thực tìm kiếm Cán duyệt kết theo loại hồ sơ địa Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã Dữ liệu đầu phường 10 Cán xem thông tin chi tiết hồ sơ địa Dữ liệu đầu 11 Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Dữ liệu đầu 12 Cán nhập thông tin tên, tỉ lệ, năm thành lập đồ Dữ liệu truy vấn Dữ liệu đầu Dữ liệu đầu STT Mô tả yêu cầu Phân loại thực tìm kiếm 13 Cán duyệt kết theo loại đồ Dữ liệu đầu 14 Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã Dữ liệu đầu phường 15 Cán xem thông tin chi tiết đồ quét Dữ liệu đầu 16 Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Dữ liệu đầu 17 Cán nhập thông tin đất đai thực tìm Dữ liệu truy vấn kiếm 18 Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã Dữ liệu đầu phường 19 Cán xem thông tin chi tiết mức hồ sơ (nếu có) Dữ liệu đầu 20 Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Dữ liệu đầu III.1.1.2 Bảng danh sách tác nhân(Actor) mối quan hệ STT Tác nhân Cán Độ phức tạp Giao diện đồ họa Xếp loại Phức tạp III.1.1.3 Bảng danh mục Trường hợp sử dụng (Usecase) Tác Mức STT Use Case nhân độ Mô tả trường hợp sử dụng BMT Module NÂNG CẤP ỨNG DỤNG KHAI THÁC CSDL ĐẤT ĐAI I Tìm kiếm tồn văn hồ Cán nhập thông tin hồ sơ, sơ giao đất Cán tài liệu, đối tượng giao đất, đất thực tìm kiếm Cán duyệt kết theo loại hồ sơ giao đất Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã phường Cán xem thơng tin chi tiết hồ sơ giao đất Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Phân loại usecase Trung bình STT Use Case Tìm kiếm tồn văn hồ sơ địa Tìm kiếm tồn văn đồ qt Tìm kiếm tồn văn CSDL đất đai Tác nhân Cán Cán Cán Mức độ BMT Mô tả trường hợp sử dụng Cán nhập thông tin hồ sơ, chủ sử dụng, đất, giấy chứng nhận thực tìm kiếm Cán duyệt kết theo loại hồ sơ địa Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã phường Cán xem thơng tin chi tiết hồ sơ địa Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Cán nhập thông tin tên, tỉ lệ, năm thành lập đồ thực tìm kiếm Cán duyệt kết theo loại đồ Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã phường Cán xếp tư liệu quản lý đất đai theo thời gian cập nhật Cán xem thông tin chi tiết đồ quét Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Cán nhập thông tin đất đai thực tìm kiếm Cán duyệt kết theo đơn vị hành xã phường Cán xem thơng tin chi tiết mức hồ sơ (nếu có) Cán chọn kết đáp ứng yêu cầu để xem Phân loại usecase Trung bình Trung bình Trung bình III.1.1.4 Biểu đồ usecase III.1.1.5 Đặc tả chi tiết Usecase Usecase 01: Tìm kiếm tồn văn hồ sơ giao đất Mã usecase: 01 Tìm kiếm tồn văn hồ sơ giao đất Độ phức tạp: Trung bình Mơ tả điều Cho phép Cán thực tìm kiếm hồ sơ giao đất cách đánh kiện thực từ khóa tìm kiếm Tác nhân Chính Phụ Tiền điều kiện Hậu điều kiện Cán Cán cấp quyền tìm kiếm tồn văn thực đăng nhập thành công vào hệ thống Thành công Cán tìm kiếm tồn văn thành cơng thành cơng Lỗi Hiển thị thơng báo lỗi thực tìm kiếm tồn văn ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG Luồng kiện chính/Kịch STT Actor thao tác Hệ thống hoạt động Chọn chức hồ sơ gia đất Hiển thị giao diện hồ sơ giao đất Chọn chức tìm kiếm tồn văn Hiển thị giao diện tìm kiếm tồn văn hồ sơ đất Nhập từ khóa tìm kiếm tồn văn vào Nhập thơng tin tìm kiếm vào tìm kiếm tìm kiếm tồn văn Kích chọn nút lệnh tìm kiếm Duyệt kết theo loại hồ sơ giao Hiển thị danh sách hồ sơ theo loại hồ sơ đất Duyệt kết theo đơn vị hành Hiển thị danh sách hồ sơ theo đơn vị xã phường hành phường xã Xem thông tin chi tiết hồ sơ giao đất Chọn kết đáp ứng yêu cầu để Hiển thị giao diện thông tin hồ sơ đạt xem yêu cầu Hiển thị giao diện chứa danh sách kết tìm kiếm trả Hiển thị giao diện thơng tin chi tiết hồ sơ giao đất Luồng kiện phát sinh/Kịch phát sinh - Khơng Usecase 02: Tìm kiếm tồn văn hồ sơ địa Mã usecase: 01 Tìm kiếm tồn văn hồ sơ địa Độ phức tạp: Trung bình Mơ tả điều Cho phép Cán thực tìm kiếm hồ sơ địa cách đánh kiện thực từ khóa tìm kiếm Tác nhân Chính Phụ Tiền điều kiện Hậu điều kiện Cán Cán cấp quyền tìm kiếm tồn văn thực đăng nhập thành cơng vào hệ thống Thành cơng Cán tìm kiếm tồn văn thành công, trả danh sách hồ sơ theo điều kiện tìm kiếm Lỗi Hiển thị thơng báo lỗi thực tìm kiếm tồn văn ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG Luồng kiện chính/Kịch STT Actor thao tác Hệ thống hoạt động Chọn chức hồ sơ địa Hiển thị giao diện hồ sơ địa Chọn chức tìm kiếm tồn văn Hiển thị giao diện tìm kiếm tồn văn hồ sơ địa Nhập từ khóa tìm kiếm tồn văn vào Nhập thơng tin tìm kiếm vào tìm kiếm tìm kiếm tồn văn Kích chọn nút lệnh tìm kiếm Duyệt kết theo loại hồ sơ địa Hiển thị danh sách hồ sơ theo loại hồ sơ Duyệt kết theo đơn vị hành Hiển thị danh sách hồ sơ theo đơn vị xã phường hành phường xã Xem thơng tin chi tiết hồ sơ địa Hiển thị giao diện thông tin chi tiết hồ sơ địa Chọn kết đáp ứng yêu cầu để Hiển thị giao diện thông tin hồ sơ đạt xem yêu cầu Hiển thị giao diện chứa danh sách kết tìm kiếm trả Luồng kiện phát sinh/Kịch phát sinh - Khơng Usecase 03: Tìm kiếm tồn văn đồ qt Mã usecase: 01 Tìm kiếm tồn văn đồ qt Độ phức tạp: Trung bình Mơ tả điều Cho phép Cán thực tìm kiếm đồ qt cách đánh từ kiện thực khóa tìm kiếm Tác nhân Chính Cán Phụ Tiền điều kiện Cán cấp quyền tìm kiếm tồn văn thực đăng nhập thành công vào hệ thống Hậu Cán tìm kiếm tồn văn thành cơng, trả danh sách hồ sơ theo Thành 10 kiện Lỗi Hiển thị thơng báo lỗi thực tìm kiếm CSDL Bắc Từ Liêm ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG Luồng kiện chính/Kịch STT Actor thao tác Hệ thống hoạt động Mở tư giao diện tìm kiếm CSDL Bắc Hiển thị giao diện tìm kiếm Bắc Từ Từ Liêm Liêm Nhập thơng tin tìm kiếm, thực Nhận thơng tin tìm kiếm, hiển thị danh tìm kiếm sách kết tìm kiếm Duyệt kết theo CSDL thành Hiển thị đanh sách đơn theo thành phần phần duyệt Duyệt kết theo đơn vị hành Hiển thị danh sách đơn theo đơn vị hành xã phường xã phường Xem thơng tin chi tiết hồ sơ Chọn kết đáp ứng yêu cầu để Hiển thị giao diện chứa thông tin đơn xem thư đáp ứng yêu cầu tìn kiếm Hiển thị giao diện hồ sơ Luồng kiện phát sinh/Kịch phát sinh - Không III.2 Bổ sung hồ sơ, liệu, thông tin vào CSDL thành phần Khối lượng dự kiến thực III.3 Xây dựng bổ sung ứng dụng cập nhật, khai thác CSDL III.3.1 Bổ sung ứng dụng cập nhật, khai thác CSDL Đất đai giai đoạn III.3.1.1 Cập nhật hồ sơ cho thuê đất III.3.1.1.1 Cập nhật hồ sơ cho thuê đất khối lượng lớn III.3.1.1.2 Cập nhật hồ sơ cho thuê đất III.3.1.2 Khai thác hồ sơ cho thuê đất III.3.1.2 Tìm kiếm tồn văn hồ sơ cho th đất III.3.1.2.2 Tìm kiếm nâng cao hồ sơ cho thuê đất III.3.1.3 Cập nhật hồ sơ quản lý đất công III.3.1.3.1 Cập nhật hồ sơ quản lý đất công 31 III.3.1.3.2 Cập nhật hồ sơ quản lý đất công III.3.1.4 Khai thác hồ sơ quản lý đất cơng: III.3.1.4 Tìm kiếm tồn văn hồ sơ quản lý đất cơng III.3.1.4.2 Tìm kiếm nâng cao hồ sơ quản lý đất công III.3.1.5 Cập nhật hồ sơ xử lý vi phạm sử dụng đất III.3.1.5.1 Cập nhật hồ sơ xử lý vi phạm sử dụng đất III.3.1.5.2 Cập nhật hồ sơ xử lý vi phạm sử dụng đất III.3.1.6 Khai thác hồ sơ xử lý vi phạm sử dụng đất III.3.1.6 Tìm kiếm toàn văn hồ sơ xử lý vi phạm sử dụng đất III.3.1.6.2 Tìm kiếm nâng cao hồ sơ xử lý vi phạm sử dụng đất III.3.1.7 Thống kê, báo cáo nhận trả hồ sơ đất đai III.3.2 Bổ sung ứng dụng khai thác CSDL Bồi thường GPMB giai đoạn Thống kê, báo cáo tình hình bồi thường GPMB III.3.3 Bổ sung ứng dụng khai thác CSDL Đơn thư KNTC giai đoạn Thống kê, báo cáo tình hình xử lý đơn thư III.3.4 Bổ sung ứng dụng chia sẻ hồ sơ Yêu cầu khai thác khai thác hồ sơ, tài liệu, thông tin Chia sẻ hồ sơ, tài liệu, thông tin III.3.5 Bổ sung ứng dụng quản lý sưu tập hồ sơ cá nhân Quản lý sưu tập Đánh dấu hồ sơ, tài liệu quan trọng Quản lý thùng rác cá nhân III.4 Xây dựng CSDL thành phần Khối lượng thực hiện: Qua kết thực giai đoạn I cho thấy, thành phần hồ sơ có nhiều loại khác làm nhiều chất liệu khác nhau, phong phú chủng loại, kích cỡ: in A0, A1, A2, A3, A4 đánh máy, A5, Đĩa CD tỷ lệ 1/500, 1/2.000 chủ yếu gồm có loại hồ sơ sau: - Hồ sơ quy hoạch: - Hồ sơ thủ tục hành - Hồ sơ cơng văn - Công văn lưu 32 Khối lượng hồ sơ dự kiến thực số hóa giai đoạn II gồm: Khối lượng hồ sơ lại Kho 31B Tràng Thi – Hoàn Kiếm – Hà Nội khối lượng hồ sơ Kho Trung Hịa – Nhân Chính Cụ thể sau: Khối lượng tờ ST T Loại hồ sơ Hồ sơ quy hoạch Hồ sơ thủ tục hành chính, Hồ sơ cơng văn, Cơng văn lưu TỔNG CỘNG Số lượng Bản vẽ Số lượng tài liệu 500 10.000 17500 10.000 50.000 10.500 60.000 Số Hồ sơ A0 A1 A2 12.500 2000 1.000 1.000 75.000 500 300.000 40.000 20.000 10.000 10.000 700.000 10.000 317.500 52.500 22.000 11.000 11.000 775.000 10.500 Quy trình số hóa hồ sơ quy hoạch: Thu thập gốc Quét hồ sơ Tạo lập kho liệu thô lưu trữ dạng số Xây dựng liệu đặc tả Nhập liệu Kiểm tra liệu tạo lập Tích hợp liệu vào CSDL Đặc tả quy trình: 33 A3 A4 A5 Mơ tả quy trình: Thu thập gốc: việc thu thập tài liệu gốc công đoạn quan trọng, đòi hỏi phải thực cẩn thận, chặt chẽ để tránh phiền tối khơng đáng có sau Trình tự bước thực hiện: - Xuất trình công văn làm thủ tục nhận tài liệu: tuỳ vào độ mật tài liệu yêu cầu Sở, thủ tục nhận tài liệu kèm theo việc ký cam kết bảo đảm an toàn bảo mật tài liệu - Nhận tài liệu: song song với việc thu nhận, tài liệu đồng thời phân loại kiểm tra đánh giá trạng chất lượng Việc kiểm tra trạng tài liệu nhóm nhân viên thi công ghi chép vào bảng theo mẫu Các bảng biểu sử dụng làm tài liệu đối chiếu, kiểm tra so sánh với kết Scan sau, tài liệu đối soát (nếu đối tác yêu cầu) hoàn trả lại tài liệu Quét hồ sơ: - Cho tài liệu vào khay - Scan tài liệu - Tổ chức đặt tên file theo mơ hình tổ chức CSDL kho số hóa dạng file server phần mềm quản lý kho tư liệu số xây dựng phạm vi đề cương - Đóng xếp lại thành hồ sơ: tài liệu sau scan phải đóng lại thành tập (hoặc hồ sơ quy hoạch) tình trạng ban đầu Tạo lập kho liệu thô lưu trữ dạng số: Tạo lập liệu đặc tả mô tả tài liệu thô (dữ liệu đặc tả mô tả tài liệu thô) cho liệu thu thập được quét chép vào phương tiện lưu trữ Kho tài liệu số thô tài liệu tương đương với tài liệu thô gốc thu thập sử dụng thay cho tài liệu thơ gốc suốt q trình thực Trình tự thực hiện: - Nhập thông tin mô tả cho tài liệu số thu thập - Gắn thông tin mô tả cho tài liệu tương ứng - Lưu vào kho liệu Xây dựng liệu đặc tả: Thực xây dựng cấu trúc liệu đặc tả cho đối tượng liệu, bao gồm: 34 - Xác định đặc điểm đối tượng liệu - Xác định trường thông tin mô tả cho đối tượng Nhập liệu - Nhập thông tin mô tả cho hồ sơ Thông tin mô tả nhập theo cách sau: + Nhận dạng ký tự từ quét, sau tiến hành trích lọc thơng tin mơ tả từ kết nhận dạng + Đọc nhập thủ công từ giấy/bản quét - Chuyển đổi định dạng theo yêu cầu phần mềm quản lý: tuỳ theo yêu cầu liệu định dạng theo dạng sau (*.TIFF), (* JPEG), (* PDF), (*.RTF) Searchable PDF - Kiểm tra nghiệm thu sản phẩm DL - Lưu trữ sản phẩm liệu: liệu lưu tạm thời máy tính trước in đĩa CD USB Kiểm tra liệu tạo lập Thực kiểm tra liệu tạo lập: liệu đóng gói theo đầu mục hồ sơ, hồ sơ thư mục có đầy đủ qt thơng tin mơ tả tổ chức theo quy định Tích hợp liệu vào CSDL Thực tích hợp kho tư liệu số lưu trữ Server vào CSDL hệ thống phần mềm phục vụ cho nhu cầu tra cứu, khai thác III.5 III.2 Bổ sung, nâng cấp phần mềm phục vụ quản lý, tra cứu khai thác CSDL Quận Bổ sung phần mềm Nâng cấp phần mềm Mơ hình chức phần mềm: 35 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG Phân hệ biên mục hồ sơ Phân hệ khai thác hồ sơ Phân hệ quản lý sưu tập hồ sơ cá nhân Phân hệ quản trị hệ thống Phân hệ mượn trả hồ sơ Phân hệ cho thiết bị di động Mô tả STT Phân hệ phần mềm Phân hệ biên mục hồ sơ Nâng cấp thêm số chức sau: + Cho phép người dùng tải liệu với chất lượng khác theo nhu cầu người dùng + Gắn WaterMark vào liệu tải xuống + Kiểm soát trình nhập kho + Kiểm sốt q trình biên mục Phân hệ khai thác hồ sơ Nâng cấp thêm số chức sau: +Rating hồ sơ Cho phép người dùng đánh giá mức độ quan trọng hồ sơ + Tra cứu hồ sơ quy hoạch đồ Người dùng tra cứu hồ sơ quy hoạch khu vực 36 Mô tả STT Phân hệ phần mềm + Thống kê: - Thống kê hồ sơ mượn cán - Thống kê hồ sơ hạn trả - Thống kê hồ sơ mượn nhiều - Thống kê hồ sơ tải nhiều - Thống kê hồ sơ kho theo loại tài nguyên Phân hệ quản lý sưu tập hồ sơ cá nhân Nâng cấp thêm số chức sau: + Xem nhật ký mượn trả hồ sơ + Danh sách hồ sơ mượn, Danh sách hồ sơ hết hạn, hết hạn trả Phân hệ quản trị hệ thống Nâng cấp thêm số chức sau: + Quản trị phòng ban + Quản trị người dùng phòng ban Phân hệ mượn trả hồ sơ Phân hệ xây dựng mới: + Lập phiếu mượn hồ sơ + Thẩm định phiếu mượn hồ sơ + Xét duyệt phiếu mượn hồ sơ + Phản hồi, trao đổi thông tin + Ghi nhận nhật ký mượn trả + In phiếu mượn hồ sơ + Cảnh báo hồ sơ đến hạn trả Gửi mail cảnh báo người dùng hết hạn sử dụng hồ sơ Phân hệ hỗ trợ người dùng khai thác liệu thiết bị di động với hệ điều hành phổ biến như: iOS, Android, Windows phone Với chức hệ điều hành sau: - Mượn trả hồ sơ: + Lập phiếu mượn hồ sơ Phân hệ cho thiết bị di động + Thẩm định phiếu mượn hồ sơ + Xét duyệt phiếu mượn hồ sơ + Phản hồi, trao đổi thông tin - Khai thác: + Tìm kiếm hồ sơ 37 Mơ tả STT Phân hệ phần mềm + Tìm kiếm nâng cao hồ sơ + Xem thông tin tài liệu + Xem thông tin vẽ + Thống kê mượn trả hồ sơ III.6 III.3 Đào tạo, chuyển giao công nghệ Đối tượng đào tạo: STT Đối tượng Nội dung - Trang bị kiến thức, kỹ thực hành cài đặt, Cán quản trị hệ cấu hình thành phần Hệ thống thống - Trang bị kiến thức kỹ thực hành sử dụng nhóm chức Quản trị Hệ thống Cán khai thác hệ thống (lãnh đạo, Khai thác, sử dụng hệ thống phòng ban, chuyên viên thuộc sở) Tổ chức đào tạo: STT Lớp đào tạo Đối tượng đào tạo Thời gian Đào tạo cán quản trị hệ Cán quản trị hệ 10 người x ngày thống thống x đợt Đào tạo hướng dẫn sử dụng Cán khai thác hệ 50 người x ngày hệ thống thống (lãnh đạo, phòng x đợt ban, chuyên viên thuộc sở) IV IV TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI - Kế hoạch thực dự án 02 năm: 2014 – 2015, với lộ trình cụ thể sau: STT Hạng mục công việc Thời gian thực Xin phép thực chuẩn bị đầu tư dự án Quý IV/2014 Khảo sát, lập phê duyệt dự án Quý I/2015 38 Lập phê duyệt thiết kế thi công Quý II/2015 Lựa chọn đơn vị thi công Quý II/2015 Thi công Quý II- IV/2015 Nghiệm thu Quý IV/2015 Hỗ trợ vận hành Bảo trì hệ thống 01 năm kể từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng V V KINH PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN Căn pháp lý - Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 Chính phủ quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; - Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT-BTC - BKH&ĐT-BTTTT ngày 25/02/2012 Liên Bộ Tài – Bộ Kế hoạch Đầu tư - Bộ Thông tin Truyền thông hướng dẫn quản lý sử dụng kinh phí thực Chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; - Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT ngày 28 tháng 02 năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông Quy định lập quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin; - Quyết định số 993/QĐ-BTTTT ngày 01 tháng năm 2007 Bộ Thông tin Truyền thông công bố Định mức tạm thời chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; - Theo Quyết định số 1595/QĐ-BTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 việc công bố định mức tạo lập sở liệu hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 việc Quy định chế độ cơng tác phí, chế độ tổ chức hội nghị quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập; - Quyết định số 18/2012/QĐ-UBND ngày 31 tháng năm 2012 Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội việc ban hành quy định quản lý sử dụng kinh phí 39 từ ngân sách Nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thành phố Hà Nội Khái tốn kinh phí: STT KHOẢN MỤC I II III CHI PHÍ THIẾT BỊ (Gtb) Số hóa bổ sung hồn chỉnh kho tư liệu số (Gdl) Bổ sung, nâng cấp phần mềm phục vụ quản lý, tra cứu khai thác kho tư liệu số (Gpm) Đạo tạo chuyển giao công nghệ CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN CHI PHÍ TƯ VẤN ĐẦU TƯ CÁCH TÍNH GIÁ TRỊ TRƯỚC THUẾ THUẾ GTGT GIÁ TRỊ SAU THUẾ 12.749.865.788 1.060.996.079 13.810.861.866 10.609.960.788 1.060.996.079 11.670.956.866 2,04%* (Gtbtt)) 2.050.000.000 2.050.000.000 89.905.000 89.905.000 260.002.203 260.002.203 516.737.060 51.673.706 568.410.767 Chi phí khảo sát lập dự án Chi tiết Phụ lục 57.096.158 5.709.616 62.805.774 Chi phí lập dự án đầu tư 0,89%*(Gtbtt) 113.665.293 11.366.529 125.031.822 2,99%*(Gpm + Gđt) 63.983.160 6.398.316 70.381.475 0,227%*(Gtbtt) 28.932.689 2.893.269 31.825.958 1,985%*Gtbtt 253.059.761 25.305.976 278.365.737 165.411.877 12.772.438 178.184.315 27.412.211 2.741.221 30.153.433 IV Chi phí lập hồ sơ Thiết kế thi cơng Chi phí lập hồ sơ mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu Chi phí Tư vấn giám sát thi cơng CHI PHÍ KHÁC Chi phí thẩm định giá 0,215%*Gtbtt 40 STT KHOẢN MỤC V CÁCH TÍNH GIÁ TRỊ TRƯỚC THUẾ THUẾ GTGT GIÁ TRỊ SAU THUẾ Chi phí thẩm tra thiết kế thi cơng Chi phí thẩm tra dự tốn Chi phí thẩm tra phê duyệt toán 0,153%*Gtbtt 19.443.580 1.944.358 21.387.938 0,1475%*Gtbtt 18.806.086 1.880.609 20.686.695 0,251%*Gtbtt 37.687.500 Kiểm toán 0,414%*Gtbtt 62.062.500 6.206.250 68.268.750 3% 410.760.508 41.076.051 451.836.559 CHI PHÍ DỰ PHỊNG TỔNG MỨC ĐẦU TƯ 37.687.500 14.102.777.436 1.166.518.273 15.269.295.709 Bằng chữ: Mười lăm tỷ, hai trăm sáu mươi chín triệu, hai trăm chín mươi lăm nghìn bảy trăm linh chín đồng Chi tiết kinh phí: 3.1 Chi phí số hóa bổ sung hồn chỉnh kho tư liệu số (Gdl) STT Nội dung thực ĐVT 01 đơn vị tài liệu thô gốc Thu thập gốc - Quét hồ sơ A0 A1 A2 A3 Tờ Tờ Tờ Tờ - A4 - A5 Tạo lập kho liệu thô lưu trữ dạng số (Công việc mã số 02.10.01.05.01) Xây dựng liệu đặc tả Số lượng 10.500 Đơn giá Thành tiền 4.943 51.905.985 52.500 22.000 11.000 11.000 58.931 29.465 14.733 7.366 6.858.957.958 3.093.851.354 648.235.522 162.058.880 81.029.440 Tờ 775.000 3.683 2.854.446.190 Tờ 10.500 1.842 19.336.571 01 đơn vị liệu thô gốc 10.500 4.954 52.017.315 Cấu trúc liệu đặc tả 6.571.315 19.713.945 41 STT Nội dung thực Nhập liệu có cấu trúc - Hồ sơ quy hoạch - Hồ sơ lẻ Kiểm tra liệu tạo lập - Lập tài liệu hướng dẫn kiểm tra liệu tạo lập Kiểm tra liệu tạo lập Tích hợp liệu vào CSDL Chuyển đổi cấu trúc liệu - Chuyển đổi cấu trúc liệu - Biên mục hồ sơ ĐVT Số lượng Trường 2.933.500 Đơn giá 990 Thành tiền 2.903.208.461 500 217.740.635 10.000 2.685.467.826 511.215.232 01 tài liệu hướng dẫn 5.979.004 5% 5.979.004 505.236.228 212.941.892 file 27.500 3.295 90.616.337 13.964.376 55.857.505 42.000 1.583 66.468.050 01 bảng mô tả liệu CỘNG 10.609.960.788 THUẾ VAT 1.060.996.079 TỔNG CỘNG 11.670.956.866 42 3.2 Chi phí bổ sung, nâng cấp phần mềm phục vụ quản lý, tra cứu khai thác kho tư liệu số (Gpm) TT Hạng mục Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Nhóm chức nâng cấp phần mềm giai đoạn I Phân hệ 500.000.000 500.000.000 Phân hệ mượn trả hồ sơ Phân hệ 200.000.000 200.000.000 Phân hệ cho thiết bị di động Phân hệ 450.000.000 1.350.000.000 TỔNG CỘNG 2.050.000.000 3.3 Đạo tạo chuyển giao công nghệ STT Nội dung Đào tạo quản trị hệ thống I II III I Tổ chức lớp học In ấn tài liệu, đóng Nước uống Đơn vị tính Đợt Mức chi 9.730.000 Số lượng Thành tiền 19.460.000 80.000 người/buổi 15.000 lớp 130.000 10 120 800.000 15.000/người/buổi x 17 người x 1.800.000 buổi (97/2010/TTBTC) người/ngày người/ngày 500.000 400.000 5 2.500.000 2.000.000 Chi cho học viên người/ngày 50.000 50 2.500.000 Nước uống (1GV, 1TG, 10HV + ngày đào tạo) 2.730.000 Quản lý phục vụ lớp học (văn phòng phẩm, bảo vệ, giữ xe, tổ chức phục vụ lớp học… Chi giảng viên học viên Thù lao giảng viên Thù lao trợ giảng Đào tạo hướng dẫn sử dụng hệ thống Tổ chức lớp học In ấn tài liệu, đóng Ghi 130.000 5% chi phí tổ chức lớp học 4.500.000 Đợt 35.222.500 70.445.000 50.000/HV/ngày x 12HV x ngày (1GV, 2TG, 50HV + ngày đào tạo) 16.222.500 người/buổi 150.000 15.000 43 50 530 7.500.000 15.000/người/buổi 7.950.000 x 17 người x buổi STT Đơn vị tính Nội dung Mức chi Số lượng Thành tiền Ghi (97/2010/TTBTC) II III Quản lý phục vụ lớp học (văn phòng phẩm, bảo vệ, giữ xe, tổ chức phục vụ lớp học… Chi giảng viên học viên Thù lao giảng viên Thù lao trợ giảng người/ngày người/ngày 500.000 400.000 Chi cho học viên người/ngày 50.000 lớp 772.500 772.500 5% chi phí tổ chức lớp học 6.500.000 10 2.500.000 4.000.000 250 12.500.000 TỔNG CỘNG 50.000/HV/ngày x 50HV x ngày 89.905.000 3.4 Chi phí khảo sát T T I a b a II II I NỘI DUNG CHI PHÍ PHÍ CHUYÊN GIA Chi phí xây dựng phương án điều tra khảo sát Xây dựng đề cương tổng quát duyệt Xây dựng đề cương chi tiết duyệt Chi phí lập mẫu phiếu khảo sát phiếu đến 30 tiêu Chi phí thực khảo sát Chi phí thuê điều tra viên Chi phí lập báo cáo kết điều tra khảo sát CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ KHÁC Chi cho đối tượng cung cấp thơng tin CÁCH TÍNH Ccg=C1+C2+C3+ C4 GIÁ TRỊ KÝ HIỆU 34.706.000 Ccg 3.000.000 VĂN BẢN ÁP DỤNG C1 1.000.000 2.000.000 2.250.000 C2 Theo thông tư 58/2011/TT-BTC ngày 11/05/2011 Bộ tài 2.250.000 22.456.000 Chi tiết biểu 1.1 22.456.000 7.000.000 Cql=Ccg*55% 19.088.300 70.000 đơn vị * 70.000 C3 70.000 44 C4 Cql Ck Theo công văn số 1951/BTTTTUDCNTT ngày 04/07/2013 I V I V THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRƯỚC Chi phí khảo sát trước thuế THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG TỔNG CỘNG: VI TL=(Ccg+Cql+C k)*6% 3.231.858 G=Ccg+Cql+Ck+ TL 57.096.158 GTGT=G*10% TC=G+GTGT 5.709.616 62.805.774 TL G GTGT TC VII KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Việc đầu tư xây dựng kho tư liệu số hệ thống phần mềm hỗ trợ khai thác kho tư liệu số mang lại lợi ích cụ thể sau: Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, lưu trữ tư, tài liệu để xây dựng kho tư liệu số hóa Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội Thông qua hệ thống phần mềm quản lý, khai thác giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu thơng tin hồ sơ văn bản, dễ dàng cập nhật bổ sung tài liệu, công văn phát sinh theo thời gian Thông qua hệ thống kho tư liệu số giúp cho việc cung cấp thông tin đến lãnh đạo cách xác, nhanh chóng, kịp thời làm tăng hiệu điều hành lãnh đạo Thông qua hệ thống giúp cung cấp thông tin cho đối tượng có nhu cầu người dân, doanh nghiệp,… làm tăng hiệu phục vụ xã hội Sở từ góp phần tăng cường uy tín, hình ảnh Sở Việc xây dựng kho tư liệu số góp phần tiền đề quan trong việc mở rộng ứng dụng CNTT công tác quản lý sau đặc biệt việc áp dụng hệ thống thông tin địa lý Kính trình lãnh đạo Thành phố xem xét, phê duyệt./ 45 ... kho lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội lưu trữ toàn tài liệu quy hoạch, thiết kế kiến trúc đo thị đề án quy hoạch xây dựng toàn thành phố Hà Nội (kể khối tài liệu từ Hà Tây cũ chuyển về) Tài. .. Hịa – Nhân Chính đáp ứng mục tiêu xây dựng sở liệu số tài liệu lưu trữ hồ sơ quy hoạch kiến trúc Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội nhằm phục vụ công tác tham mưu giúp UBND thành phố Hà Nội. .. hình quản lý tài liệu thủ cơng Sở gây khó khăn việc tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp thơng tin năm 2013 Sở phê duyệt dự án ? ?Số hóa tài liệu năm lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc thành phố Hà Nội giai đoạn