công tác văn thư

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung đổi mới. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan 1 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh. Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo cáo tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ở nơi em thực tập đó là Báo ảnh Việt Nam. B c c t i g m 3 ph n nh sau:ố ụ đề à ồ ầ ư Phần A : Lý luận về công tác văn thư Phần B : Giới thiệu về Báo ảnh Việt Nam 2 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Phần C : Thực trạng công tác văn thư ở Báo ảnh Việt Nam PHẦN A: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính Nhà nước hay là hành chính sự nghiệp thì Văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của một cơ quan tổ chức. Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tổ rất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo. Chính vì vây, việc tăng cường xây dựng và tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm. Hoạt động của Văn phòng rất phong phú nó bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở. Sự am hiểu thuần thục các kỹ thuật , nghiệp vụ hành chính Văn phòng là cơ sở để tiến hành có hiệu quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động Văn thư được coi là một nội dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. 1. Khái niệm về công tác Văn thư: Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó. 2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 3 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 2.1. Vị trí: Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy công tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. 2.2. Ý nghĩa: Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới. Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản. Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra. Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ. 3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư. 4 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau: 3.1. Nhanh chóng. Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. 3.2. Chính xác. Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng. Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật. 5 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 3.3. Bí mật. Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước. Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơ quan đó 4. Hình thức tổ chức Văn thư. Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp. Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít. Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau. 6 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước. Ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn thư cũng như tiếp cận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thưc tổ chức Văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn thư này có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động của Báo Thanh tra, nó đã đem lại nhiều thành công trong hoạt động của Báo Thanh tra nói riêng và đóng góp vào thành tích chung của Thanh tra Chính phủ nói chung II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ. Nội dung công tác Văn thư bao gồm các nội dung sau: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ. 1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến a ) Tíêp nhận văn bản Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật),bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và các đơn thư do các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến. Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. 7 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơnvị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết”. Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan trực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì… đối với văn bản mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng trước khi nhận và ký nhận. Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính. ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư cũng phải kiẻm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi nhận… Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Phân loại sơ bộ. Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau: Loại không bóc bì bao gồm: Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức. 8 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như Công đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và thư riêng. Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh người đứng đầu cơ quan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó. c) Đăng ký văn bản đến Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính. Đăng ký văn bản đến bằng sổ. Lập sổ đăng ký văn bản đến. Tuỳ theo số lượng văn bản mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đối với những cơ quan tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau là sổ đăng ký văn bản đến loại thường và sổ đăng ký văn bản loại mật. Những cơ quan có số lượng văn bản đến có số lượng 2000 đến 5000 văn bản một năm cần lập các sổ sau: sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan Trung ương; sổ đăng ký văn bản đến( loại thường) của các cơ quan khác; sổ đăng ký văn bản đến (loại mật) Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư 9 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà Nước ( nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước). Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được sử dụng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm của cơ quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. d) Trình và chuyển giao văn bản đến. Trình văn bản đến. Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kip thời trình cho cơ quan, tổ chức, cấp Phó của người đứng đầu, Chánh Văn phòng hoặc người đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc cơ quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân … Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân. ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản. Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi cập nhật hoặc ghi vào phiếu riêng. Chuyển văn bản đến. 10 [...]... trực tiếp lãnh đạo, các văn bản yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc, sau khi phân loại xong, Văn thư làm công tác bóc bì văn bản Văn bản đã được bóc bì sẽ được đóng dấu đến, sau đó Văn thư làm công tác phân công từng loại văn bản cho lãnh đạo xử lý Đây là một công tác khó khăn, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ về công tác hành chính cao vì thế phải phân loại sơ bộ, từng loại lĩnh vực văn bản nào sẽ thuộc... thao tác nghiệp vụ văn thư trên máy Đội ngũ nhân viên văn thư tuy có trình độ, có sức trẻ nhưng hầu hết họ chưa có kinh nghiệm nhiều trong công tác văn thư, cũng như là chưa được đào tạo đúng chuyên ngành về văn thư và nghiệp vụ hành chính văn phòng Do đó với khối lượng công việc ngày một tăng lên, các văn bản đến, đi ngày một nhiều đó là một áp lực công việc rất lớn đối với các nhân viên Việc phân công. .. thao, văn nghệ 2 Những mặt còn tồn tại Mọi văn bản đi và văn bản đến , văn bản nội bộ của Báo vẫn chưa tập trung hoàn toàn về một đầu mối là bộ phận văn thư của Báo tình trạng văn bản chưa qua văn thư để đăng ký vẫn còn xảy ra nhiều phòng, ban mang văn bản trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn thư Do vậy Phòng không quản lý hết các văn bản Việc gửi văn bản trong nhiều trường hợp còn chậm, các văn. .. gửi văn bản; khu vực gửi văn bản; mức độ mật; mức độ khẩn; loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; ngày nhận; lĩnh vực văn bản; đính kèm văn bản nếu có; hạn giải quyết văn bản nếu có Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên vào màn hình xử lý văn bản máy vi tính, văn thư thực hiện lệnh xác nhận, máy tính sẽ tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận; văn thư làm công tác ghi số đến va ngày đến của văn. .. dựng phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, được nối mạng intenet để tiếp nhận, chia sẻ thông tin phục vụ cho công tác quản lý hành chính Nhà nước, cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn thư – Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ( nay là Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà... quan tâm của Lãnh đạo Báo, được chỉ đạo sát sao trong công việc Các văn bản quy định về công tác văn thư rất rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp văn thư có cơ sở để giải quyết nhanh chóng công việc Bộ phận văn thư nhận được sự phối hợp, hợp tác tích cực, sự giúp đỡ của các phòng ban, các đơn vị cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ Nhân viên văn thư trong Phòng luôn được Trưởng phòng quan tâm và gần... nhân viên văn thư của Báo làm thủ tục đóng dấu( Công việc đóng dấu văn bản nội bộ cũng được thực hiện nghiêm túc đúng theo quy chế sử dụng con dấu được quy định trong các văn bản pháp luật Nhà nước) và chuyển đến các Phòng tiếp nhận văn bản Khi các văn bản đã phát hành đi đến các bộ phận cơ quan thì văn thư phải làm thủ tục lưu văn bản, một bản ở bộ phận văn thư của phòng, một bản lưu ở hồ sơ công việc... phần để đăng ký, các loại văn bản khác nhau Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư- Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nứơc ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nứơc)... khăn công việc chung của Báo Về công tác quản lý sử dụng con dấu: đôi khi trong trường hợp khẩn cấp các nhân viên phòng khác trong phòng tự lấy dấu đóng vào văn bản của phòng mình, mà không cần phải qua nhân viên văn thư Phòng Tổng hợp, việc này đã dẫn đến các con dấu đó đóng chưa đúng thể thức Công tác lập hồ sơ của văn thư còn nhiều những hạn chế đó là: cán bộ không tự giác lập Hồ sơ ở khâu văn thư. .. những văn bản có đóng dấu các độ khẳn sẽ được xử lý riêng, nhanh chóng kịp thời không chậm chễ 2 Quy trình xử lý văn bản đi của Báo ảnh Việt Nam Quy trình xử lý văn bản đi do phòng trị sự đảm nhận đây là công tác khó khăn, nặng nề áp lực công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ công tác văn thư cao vì khối lượng đầu văn bản do Báo phát hành nhiều a) Kiểm tra thể thức văn . nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung đổi mới. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư. luận về công tác văn thư Phần B : Giới thiệu về Báo ảnh Việt Nam 2 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Phần C : Thực trạng công tác văn thư ở Báo ảnh Việt Nam PHẦN A: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ . sự thành công trong hoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. 1. Khái niệm về công tác Văn thư: Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản (