công tác văn thư

LỜI NÓI ĐẦUCông tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức.. Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đ

LỜI NÓI ĐẦUCông tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các

tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung đổi mới

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn

vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan

liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước

để làm những việc trái với Pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ

có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh

Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo

cáo tốt nghiệp Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác

văn thư ở nơi em thực tập đó là Báo ảnh Việt Nam.

B c c ố ụ đề à ồ t i g m 3 ph n nh sau:ầ ư

Phần A : Lý luận về công tác văn thư

Phần B : Giới thiệu về Báo ảnh Việt Nam

Phần C : Thực trạng công tác văn thư ở Báo ảnh Việt Nam

PHẦN A: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính Nhà nước hay là hành chính sự nghiệp thì Văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng Nó có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của một cơ quan tổ chức Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tổ rất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng cường xây dựng và tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm

Hoạt động của Văn phòng rất phong phú nó bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thuần thục các kỹ thuật , nghiệp vụ hành chính Văn phòng là cơ sở để tiến hành có hiệu quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động Văn thư được coi là một nội dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung

1 Khái niệm về công tác Văn thư:

Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó

2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.

2.1 Vị trí:

Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Như vậy công tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2.2 Ý nghĩa:

Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới

Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ

3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy

đủ Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

3.1 Nhanh chóng.

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của

cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

3.2 Chính xác

Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của

cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định

Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật

3.3 Bí mật.

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơ quan đó

4 Hình thức tổ chức Văn thư.

Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu

tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít

Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp

vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ

Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản

lý hành chính Nhà nước

Ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn thư cũng như tiếp cận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thưc tổ chức Văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn thư này có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động của Báo Thanh tra, nó đã đem lại nhiều thành công trong hoạt động của Báo Thanh tra nói riêng và đóng góp vào thành tích chung của Thanh tra Chính phủ nói chung

TÁC VĂN THƯ.

Nội dung công tác Văn thư bao gồm các nội dung sau: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ,

tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ

1 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

a ) Tíêp nhận văn bản

Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật),bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và các đơn thư do các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến

Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơnvị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết”.

Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan trực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì…đối với văn bản mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng trước khi nhận và ký nhận

Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư cũng phải kiẻm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản

và nơi nhận… Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Phân loại sơ bộ.

Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau:Loại không bóc bì bao gồm:

Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định

số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật

Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như Công đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và thư riêng.

Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh người đứng đầu cơ quan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó

c) Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

và sổ đăng ký văn bản loại mật

Những cơ quan có số lượng văn bản đến có số lượng 2000 đến 5000 văn bản một năm cần lập các sổ sau: sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan Trung ương; sổ đăng ký văn bản đến( loại thường) của các cơ quan khác; sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư

lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà Nước ( nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đến được sử dụng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm của cơ quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

d) Trình và chuyển giao văn bản đến.

Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kip thời trình cho cơ quan, tổ chức, cấp Phó của người đứng đầu, Chánh Văn phòng hoặc người đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản

Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc cơ quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân …

Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi cập nhật hoặc ghi vào phiếu riêng

Chuyển văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn

cứ ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổ chức cũng như các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau:

Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn

vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay người nhận

Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu thượng khẩn và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận

Văn thư của đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình Thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết Căn cứ vào ý kiến phân phối của Thủ trưởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải quyết

e) Giải quyết văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức; đối với các văn bản có đóng dấu các đô khẩn phải giải quyết khẩn trương không chậm trễ

Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản, bản sao văn bản đó kèm phiếu giải quyết văn bản để tham khảo ý kiến của đơn vị cá nhân

Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc của cơ quan tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời gian giải quyết.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến

Đối với tài liệu văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định

2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của văn bản

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Căn cứ theo quy định của pháp luật Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo

để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

Ghi số, ngày tháng văn bản

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản

do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành hàng năm mà lựa chọn các phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp

Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua.

Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và vào sổ đăng ký

b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.

Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện theo quy định tại điều6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề

Đóng dấu độ khẩn, Mật

Việc đóng dấu các độ khẩn ( “Hoả tốc”, “ thượng khẩn” và “ khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Việc đánh dấu các độ mật (“ tuyệt mật”, “ tối mật” và “ mật”), dấu của tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an

c) Đăng ký văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng của mỗi văn bản đi hàng năm của các cơ quan, tổ chưc, Quyết định việc lập sổ đăng kỹ cho

phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một

số loại sổ đăng ký chung trong đó được chia ra nhiều phần để đăng ký, các loại văn bản khác nhau

Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư- Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nứơc ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nứơc)

Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của Văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đượ thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

d) Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển văn bản đi.

Làm thủ tục phát hành văn bản

Lựa chọ bì Tuỳ theo số lượng độ dày của khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích thứoc của mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thứơc của văn bản, khi đựoc vào

bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10 mm trở lên có thể vào

bì một cách dễ dàng

Vào bì và dán bì Tuỳ theo số lượng, độ dày của văn bản sẽ được vào bì

mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy không có chữ ở bên ngoài

Chuyển phát văn bản đi

Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi đựoc chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản để chuyển giao văn bản Khi chuyển giao văn bản trong nội

bộ người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

Đối với chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũng phải được đăng ký vào sổ khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ

Chuyển phát văn bản qua bưu điện Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và vào sổ

Theo dõi văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi, chuyển phát văn bản đi trong trường hợp cần thiết phải lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đến nơi nhận Trường hợp văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

e) Lưu văn bản.

Văn bản đi được lưu tại Văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, những văn bản đi được đăng ký Tại văn thư phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu, Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu mà mình quản lý theo yêu cầu của pháp luật và quy định của cơ quan tổ chức

3 Nghịêp vụ quản lý văn bản nội bộ

Những văn bản, giấy tờ, sổ sách dùng trong nội bộ cơ quan do chính

cơ quan ban hành thì được gọi là văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ đạo, thông báo, giấy công tác, giấy mời, giấy giới thiệu của cơ quan

Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành phải vào sổ đăng ký, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng năm, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận

Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản Các cán bộ đơn vị, trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải

ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác Văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước

Con dấu được giao cho một nhân viên Văn thư quản lý việc sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước về quản lý con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức được quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản

Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sâu khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền

Không được đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ hoặc văn bản chưa ghi nội dung, dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký bên trái

Mực dấu thống nhất là mầu đỏ cở do Bộ Công an hướng dẫn trừ trường hợp đóng dấu mầu khác có quy định riêng Trường hợp có các bản phụ lục hay các bản dự thảo thì đóng dấu treo

Dấu đóng mờ thì phải đóng lại

5 Công tác lập hồ sơ.

Hồ sơ là một tập hợp (hoăc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân

Công tác lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và duyệt theo một chế độ nhất định

Quy trình lập danh mục hồ sơ

Bước 1.Xác định danh mục hồ sơ, tuỳ theo tình hình thực tế của cơ quan mà xác định cần phải lập danh mục hồ sơ tổng hợp hay theo đơn vị tổ chức

Bước 2 Xây dựng đề cương đề cương phân loại hồ sơ

Theo vấn đề Mỗi vấn đề là một mục lớn bao gồm các mục nhỏ, mỗi

hồ sơ có thể bao gồm cả vấn đề hoặc từng vấn đề

Theo đơn vị tổ chức Mỗi đơn vị tổ chức là một mục lớn, các để mục nhổ là các hồ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn.

Bước 3 Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề dự kiến phải phản ánh được nội dung hồ sơ rõ ràng, ngắn gọn, phản ánh đầy đủ các mặt một hoạt động của cơ quan hình thành theo từng vấn đề cụ thể phù hợp với tình hình thực tế

Bước 4.Quy định ký hiệu hồ sơ

Các mục lớn, nhỏ từng hồ sơ trong danh mục đều phải có sổ, ký hiệu để xác định vị trí của chúng thuận tiện hơn cho việc tra cứu và sử dụng

Bước 5 Phân công người lập hồ sơ

Trong danh mục lập hồ sơ thì phải ghi rõ tên người lập hồ sơ nhằm làm cho người lập hồ sơ biết mình phải lập hồ sơ gì trong năm để chủ động công tác, đồng thời giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị văn được quản lý công việc của cấp dưới

Bước 6 Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ

Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản trước khi giao nộp vào phòng lưu trữ của cơ quan Xác định thời hạn bảo quản cũng chính là việc đánh giá giá trị của cơ qua

PHẦN B: GIỚI THIỆU VỀ BÁO ẢNH VIỆT NAM

I GIỚI THIỆU VỀ BÁO ẢNH VIỆT NAM

1 Quá trình thành lập Báo ảnh Việt Nam

Thực hiện chỉ thị của Hồ Chủ Tịch và Trung ương Đảng, ngày 15 tháng 10 năm 1954, chỉ 5 ngày sau khi thủ đô Hà Nội được giải phóng, tờ hình ảnh Việt Nam sau đổi tên là Báo ảnh Việt Nam đã ra số đầu tiên, chính thức ra mắt bạn đọc nhằm giới thiệu bằng hình ảnh với nhân dân thế giới thắng lợi vĩ đại của nhân dân Việt Nam trên chiến trường Điện Biên Phủ và

sự nghiệp của nhân dân ta trong giai đoạn mới là xây dựng và bảo vệ chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước

54 năm qua Báo ảnh Việt Nam đã không ngừng phát triển Từ một bản tiếng Việt ban đầu, Báo ảnh Việt Nam nhanh chóng được in bằng nhiều thứ tiếng, phát hành trên khắp 5 châu lục trên thế giới Từ 10 phóng viên, biên tập viên đầu tiên đến nay Báo ảnh Việt Nam đã có đội ngũ phóng viên, biên tập viên, biên dịch viên được đào tạo chính quy ở trong và ngoài nước Là tờ báo đối ngoại quốc gia bằng hình ảnh, với đặc thù thông tin chủ yếu bằng hình ảnh mang tính chân thực, thuyết phục cao, với sự phấn đấu không mệt mỏi của nhiều thế hệ phóng viên, biên tập viên, biên dịch viên Báo ảnh Việt Nam đã góp phần to lớn vào công tác thông tin tuyên truyền đối ngoại trong các giai đoạn cách mạng, được tặng thưởng nhiều huân chương cao quý của Đảng và Nhà nước, hiện nay Báo ảnh Việt Nam là tờ báo đối ngoại bằng hình ảnh có nhiều ngữ nhất (8 ngữ trên 2 kênh báo in và báo điện tử) Đấy cũng là

sự nỗ lực phấn đấu của tập thể Báo ảnh với số lượng 70 người (kể cả biên chế

Trình Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5năm, hàng năm và các dự án, đề án quan trọng của Báo ảnh Việt Nam, tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, dự án, đề án sau khi được phê duyệt;

Thu thập, biên soạn các loại tin, bài, tư liệu, hình ảnh, sản phẩm thông tin đa phương tiện về chính trị, các lĩnh vực của đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội, về đất nước, con người Việt Nam để cung cấp cho người nước ngoài và người Việt Nam ở nước ngoài theo đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước;

Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm ảnh, các sản phẩm ảnh điện tử, mở rộng các hoạt động nghiệp vụ nhiếp ảnh, dịch vụ ảnh khác phục vụ cho các đối tượng có nhu cầu trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các nghiệp vụ xuất bản, tiếp thị, phát hành Báo ảnh Việt Nam trên kênh báo in và báo điện tử, các ấn phẩm khác và các phụ trương, phụ san theo quy định của Nhà nước và của ngành;

Hợp tác với các hãng Thông tấn và tổ chức Báo chí quốc tế trong việc xuất bản và phát hành Báo ảnh Việt Nam, các ấn phẩm khác ở nước ngoài theo chương trình, kế hoạch được Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam và

cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính theo quyết định của Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam;

Quản lý tổ chức cán bộ, viên chức theo quy định của Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam về phân cấp quản lý tổ chức, biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Thông tấn xã Việt Nam;

Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản, tài chính được giao theo quy định của Nhà nước và của ngành;

Xây dựng quy chế công tác và mối quan hệ của Báo ảnh Việt Nam với các đơn vị trong và ngoài ngành trình Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam phê duyệt;

Thực hiện các nhiệm vụ công tác khảo sát do Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam giao;

2.3 Cơ cấu tổ chức của Báo ảnh Việt Nam gồm có:

Ban biên tập Báo ảnh Việt Nam gồm Tổng Biên tập và các phó Tổng Biên tập

Tổng Biên tập Báo ảnh Việt Nam là người đứng đầu, lãnh đạo Báo ảnh Việt Nam

Giúp Tổng Biên tập có 2 phó Tổng Biên tập

Tổng Biên tập và các phó Tổng Biên tập Báo ảnh Việt Nam do Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật

Tổng Biên tập Báo ảnh Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng, đơn vị trực thuộc

Tổ chức bộ máy của Báo ảnh Việt Nam gồm có 9 đơn vị cấp phòng với chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:

1 Phòng toà soạn Báo in: có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các biên tập viên, biên dịch viên, hoạ sĩ

Tổ chức thực hiện biên tập, biên dịch, thiết kế ma két, theo dõi in và xuất bản báo các ngữ Việt, Anh, Hoa định kỳ hàng tháng và các ngữ Lào, Tây Ban Nha 2 tháng một kỳ

2 Phòng Toà soạn Báo điện tử: có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các biên tập viên, biên dịch viên, hoạ sĩ, nhân viên kỹ thuật