III. Những mặt đạt được và những mặt còn tồn tại đối với thực trạng công
2. Những mặt còn tồn tại
Mọi văn bản đi và văn bản đến , văn bản nội bộ của Báo vẫn chưa tập trung hoàn toàn về một đầu mối là bộ phận văn thư của Báo tình trạng văn bản chưa qua văn thư để đăng ký vẫn còn xảy ra nhiều phòng, ban mang văn bản trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn thư. Do vậy Phòng không quản lý hết các văn bản.
Việc gửi văn bản trong nhiều trường hợp còn chậm, các văn bản gửi ra ngoài cơ quan đôi khi còn lạc địa chỉ, điều đó đã gây khó khăn công việc chung của Báo.
Về công tác quản lý sử dụng con dấu: đôi khi trong trường hợp khẩn cấp các nhân viên phòng khác trong phòng tự lấy dấu đóng vào văn bản của phòng mình, mà không cần phải qua nhân viên văn thư Phòng Tổng hợp, việc này đã dẫn đến các con dấu đó đóng chưa đúng thể thức.
Công tác lập hồ sơ của văn thư còn nhiều những hạn chế đó là: cán bộ không tự giác lập Hồ sơ ở khâu văn thư mà để tài liệu trong tình trạng lộn
xộn, bó gói nộp thẳng lên lưu trữ. Mặt khác cơ quan không có bảng danh mục hồ sơ, chính vì vậy nên các cán bộ trong cơ quan không chủ động trong việc lập hồ sơ theo quy định một cách khoa học và hợp lý.
Cơ sở vật chất kỹ thuật tuy đầy đủ nhưng vẫn chưa đồng bộ, hệ thống máy tính đã cũ, hệ thống mạng internet tốc độ truyền chậm gây mất thời gian cho việc truyền và nhận thông tin, khai thác các dữ liệu có trên mạng cũng như các thao tác nghiệp vụ văn thư trên máy.
Đội ngũ nhân viên văn thư tuy có trình độ, có sức trẻ nhưng hầu hết họ chưa có kinh nghiệm nhiều trong công tác văn thư, cũng như là chưa được đào tạo đúng chuyên ngành về văn thư và nghiệp vụ hành chính văn phòng. Do đó với khối lượng công việc ngày một tăng lên, các văn bản đến, đi ngày một nhiều đó là một áp lực công việc rất lớn đối với các nhân viên.
Việc phân công công việc của cá nhân của các nhân viên nhiều khi chưa rõ ràng, chưa có một quy chế một quy định cụ thể quy định ai phải làm gì và chịu trách nhiệm với nhau như thế nào? chủ yếu là thực hiện công việc hỗ trợ nhau vì mối quan hệ đồng nghiệp, cá nhân.
Nguyên nhân dẫn tới những tồn tại trên.
Lãnh đạo Báo không thường xuyên đi kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc nhở các nhân viên của mình trong công việc.
Do kinh phí của Báo có hạn nên chưa thể đầu tư các trang thiết bị thật sự hiện đại ngay được do đó vẫn phải sử dụng các trang thiết bị đã cũ đã ảnh hưởng tới công việc chung của cơ quan. Cũng do kinh phí có hạn nên lương của các nhân viên trong Phòng chưa cao do đó chưa thực sự kích thích họ đem hết các khả năng của mình phục vụ cho công tác văn thư.
Báo cũng chưa chú trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho các nhân viên văn thư của mình. Như gửi các nhân viên đi học những lớp nghiệp vụ về
văn thư hay văn phòng hành chính, đi bồi dưỡng các lớp chính trị tư, tưởng làm cho nhân viên có tính ỷ lại cho cấp trên.
Nhận thức của các nhân viên trong phòng chưa đúng về văn thư, không đề cao tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động cuả cơ quan
NH NG KI N NGH , GI I PH P NH M N NG CAO HI U QUỮ Ế Ị Ả Á Ằ Â Ệ Ả HO T Ạ ĐỘNG C A CÔNG T C V N TH T I B O NH VI TỦ Á Ă Ư Ạ Á Ả Ệ
NAM
Như chúng ta đều biết: khi làm việc ở bất kỳ cơ quan nào từ tư nhân đến Nhà nước hay các liên doanh nước ngoài thì hiệu công việc bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu. Mà hiệu quả công việc thì lại do rất nhiều yếu tố quyết định và đối với từng ngành nghề, từng cơ quan thì những yếu tố đó là khác nhau. Nhưng trong phần này căn cứ vào những mặt còn tồn tại ở Báo Thanh tra(đã nêu ở chương II), Tôi chỉ xin đề cập đến những yếu tố mang tính quyết định đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Báo ảnh Việt Nam thuộc Thông tấn xã Việt Nam.
1.Về mặt nhân lực:
Về phía cá nhân : Cán bộ văn thư là người được cơ quan tín nhiệm giao cho nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến, gửi văn bản đi, quản lý các loại văn bản giấy tờ, Hồ sơ tài liệu, các loại co dấu và các loại trang thiết bị dù cho công tác hàng ngày. vì thế ngoài những đức tính bất cứ một công chức Nhà nước nào cũng phải có thì do đặc thù công việc nên cán bộ văn thư cần có ý thức tự rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc, giữ gìn bí mật, tính cần cù, chịu khó và đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao thường xuyên trau dồi tri thức, nghiệp vụ.
V phía c quan: Thề ơ ường xuyên t ch c các bu i h p ổ ứ ổ ọ để ổ t ng k tế
nh ng cái ữ đạ đượt c ch a ư đạ đượ ủ ơt c c a c quan nói chung v c a t ng cáà ủ ừ
nghi p v h nh chính v n phòng v v n th nh m l m nâng cao nghi pệ ụ à ă à ă ư ằ à ệ
v , b i dụ ồ ưỡng t tư ưởng cho các cán b v n th .ộ ă ư