III. Những mặt đạt được và những mặt còn tồn tại đối với thực trạng công
1. Những mặt đạt được
Nhìn chung công tác văn thư của Báo ảnh Việt Nam đã diễn ra theo một quy trình chặt chẽ đúng theo quy định của Nhà nước, đảm báo cho sự hoạt động liên tục của cơ quan, cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ tạo điều kiện để cho Lãnh đạo Báo đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời góp phần tạo nên sự thành công của tờ Báo.
Với một khối lượng các văn bản đến, văn bản đi là rất lớn Phòng đã làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc sắp xếp, phân loại, xử lý. Các thao tác xử lý đã đựơc nhân viên làm rất chuyên nghiệp.
Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công tác văn thư đã được làm trên một nền tảng cơ sở vật chất tương đối là hiện đại. Hiện Phòng Tổng hợp đã có 03 máy
tính, 01 máy phôtocoppi và 03 máy in đủ để các nhân viên soạn thảo in ấn văn bản, tài liệu phục vụ cho nhiệm vụ của mình. Hiện nay trong Phòng đang dùng các phầm mềm ứng dụng chuyên để phục vụ cho công tác văn thư các phầm mềm đó ngày càng được đổi mới cho phù hợp với xu thế đổi mới. Cùng với đó là hệ thống máy tính được nối mạng internet, để cho các nhân viên trong phòng có thể dễ dàng truy cập các thông tin một cách nhânh chóng, tạo tiền đề để nâng cao hiệu quả của công việc.
Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Các cán bộ nhân viên làm công tác văn thư, hầu hết là những người đang trong độ tuổi rất trẻ, và hầu hết những người trong số đó đã có trình độ đại học và sau đại học. Sự kết hợp giữa sức trẻ, lòng nhiệt huyết, tình yêu nghề đã đem lại cho họ một lòng tin về công việc và tập thể cán bộ nhân viên trong Phòng đang ra sức phấn đấu hết mình cho công việc văn thư ngày một tốt hơn và xa hơn là sự phát triển của Báo ảnh Việt Nam.
Sự quan tâm của Lãnh đạo Báo : công tác văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn của Lãnh đạo Báo nên các nhân viên đã thực hiện rất tốt cá nhiệm vụ của mình. Ngoài chế độ hưởng lương theo quy định của cơ quan, thì lãnh đạo Báo cũng rất quan tâm đến chế độ khen thưởng cho nhân viên của mình nếu như họ làm tốt công việc.sụ quan tâm của Lãnh đạo, đã khích thích tinh thần sáng tạo của tập thể các nhân viên làm công tác văn thư nói riêng và tập thể cácnhân viên của Báo nói chung.
Công tác văn thư được tiến hành thuận lợi cũng là nhờ vào việc sắp xếp các phòng ban hợp lý, như Phòng tổng hợp đã được sắp xếp gần phòng Lãnh đạo (Phó Tổng biên tập, Tổng biên tập).Đã tạo điều kiện cho việc trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan và cơ quan với bên ngoài được nhânh chóng hơn.
Văn thư luôn được sự quan tâm của Lãnh đạo Báo, được chỉ đạo sát sao trong công việc.
Các văn bản quy định về công tác văn thư rất rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp văn thư có cơ sở để giải quyết nhanh chóng công việc.
Bộ phận văn thư nhận được sự phối hợp, hợp tác tích cực, sự giúp đỡ của các phòng ban, các đơn vị cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Nhân viên văn thư trong Phòng luôn được Trưởng phòng quan tâm và gần gũi tạo ra một không khí làm việc rất là vui vẻ nhưng mà đầy hiệu quả. Tổ chức các hoạt động nhằm động viên để kích thích tinh thần làm việc: Như cho đi thăm quan nghĩ mát vào dịp hè, lễ,tết và cũng có các hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ.