tình hình quản lý công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư và công nghệ đại dương

LỜI MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo ,chỉ đạo ,kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng,các quan Nhà nước ,các tổ chức kinh tế ,tổ chức trị xã hội,các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời ,chính xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan ,là mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo ,chỉ đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan ,tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ ,kĩ thuật liên quan nhiều cán ,công chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng ,chính xác,năng xuất ,chất lượng,đúng chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước,hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia.Nắm bắt tầm quan trọng đó,Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy,để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản,quản lý văn bản,lập hồ sơ hành… Ngày cơng tác Văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trị quan trọng đó.Sống xã hội phát triển đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên ,nỗ lực phấn đấu ,đem lực kiến thức mà trau dồi phục vụ cho xã hội cho đất nước Đây lý để em chọn đề tài để thực tập viết báo cáo tốt nghiệp để có nhìn đắn công tác Văn thư Là học sinh lớp nghiệp vụ Hành Văn thư,sau hai năm học tập rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trường học sinh có kỹ chun mơn nghiệp vụ định Nhưng “Học phải đôi với hành”,kiến thức ,lý thuyết học lớp phải áp dụng vào công việc thực tế quan ,để đáp ứng u cầu áp dụng vào cơng việc thực tế quan ,để đáp ứng yêu cầu trường Trung cấp nghề Cơng Nghệ Kinh Tế –Vietcare thực Kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh thực tập quan ,đơn vị ,tổ chức.Việc thực tập giúp cho học sinh làm quen với công việc quan,vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đây dịp học sinh củng cố,tổng hợp lại kiến thức ,tập dượt ,rèn luyện phẩm chất đạo đức người cán công chức,là hội cho học sinh đúc rút kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau Thực Kế hoạch trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare việc thực tập tốt nghiệp lớp TT –Nghiệp vụ Hành Khóa với giúp đỡ Ban Giám đốc công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Thời gian thực tập tuần ngày 05/ 01/2008 đến hết ngày 15/02/2008 Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ Ban Giám đốc cán làm công tác Văn thư công ty tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác ,rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ ,từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn thư Đặc biệt hướng dẫn cô giáo Nguyễn Phương Hoa truyền cho em lịng say mê cơng việc ,giúp em nhận thức sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm vai trị quan trọng cán Văn thư.Từ e rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cẩn thận ,tỉ mỉ …và nâng cao lực thân để hồn thành tốt cơng việc Bản báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành công ty Đây lần em tập làm cán cơng chức thực nên cịn nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp,vốn kiến thức hạn chế ,bản thân em cố gắng hồn thành báo cáo,song khn khổ báo cáo tránh khỏi hạn chế,sai xót định.Em viết báo cáo gửi tới nhà trường,Khoa nghiệp vụ kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy giáo phụ trách mơn chun ngành giúp em hồn thiện nghiệp vụ để em có sở,nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho công tác sau với hi vọng góp phần nhỏ cơng đổi ,xây dựng quê hương đất nước Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare Ban Giám đốc công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương giúp em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo tốt nghiệp này./ Nội dung báo cáo gồm phần sau: I Lời nói đầu II Nội dung cơng tác Văn thư III.Thực tiễn công tác Văn thư quan IV Nội dung kết qủa thực tập V Kết luận kiến nghị PHẦN II: NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ CẤU TỔ CHỨC ,CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ Q TRÌNH THÀNH LẬP CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ vừa ngành nghề nông thôn Việt Nam,được thành lập theo định số 1794/QĐ UBND thành phố Hà Nội Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu T Công Nghệ Đại Dương Tên giao dịch:Ocean Investment And Technology Joint Stock Company Tên viết tắt: OCEAN InTech.JSC Trụ sở chính:Số 127 đường Nguyễn Văn Linh ,Quận Long Biên ,Hà Nội Công ty doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân ,hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có dấu riêng ,được mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật,được đăng kí kinh doanh theo luật định , tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Điều lệ công ty cổ phần đại hội đồng cổ đông thông qua -Vốn cổ phần : Vốn điều lệ công ty : 1.900.000.000 Số cổ phần:19.000 *Loại cổ phần: +Cổ phần phổ thông:19000 cổ phần +Cổ phần ưu đãi: (khơng) +Mệnh giá cổ phần:100.000 đồng Trong suốt q trình hình thành phát triển kể từ thành lập công ty đến nay,cán công nhân viên công ty nỗ lực phấn đấu để công ty ngày phát triển ,đủ khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác lĩnh vực kinh doanh Tuy cơng ty mang tính chất tư nhân cịn non trẻ số năm lẫn kinh nghiệm thương trường cơng ty có thành cơng định sau: Cơng trình dân dụng TT Cơng trình Địa điểm Nhà văn phịng cho th Trụ sở làm việc gian t.kế Lơ 9-Đô thị Đại Kim 2006 Tổ 9-P.Việt Hưng ,Q.Long 2006 12.000.000.000 920.000.000 Chung cư cao tầng Biên.HN Lô 3-Đô thị Việt H- 2006 13.123.000.000 Nhà xưởng sản xuất thép CN ưng,Q.LB Công nghiệp Numora Hải 2007 5.386.000.000 Thời Tổng mức đầu tư Phòng Đường làm Gói thầu số 2- QL3_Điềm Thị_Phú Bình- 2007 3.325.000.000 QL3 Xưởng chế biến tinh dầu 4.296.156.771 Thái Nguyên Xã Phú Nhuận-Bảo 2007 Thắng-Lào Cai Tổng số cán công nhân viên công ty là: 447 người Trong đó: +Kiến trúc sư: 09 +Kỹ sư xây dựng: 31 +Kỹ sư khí :11 +Kỹ sư cơng nghiệp: 09 +Cử nhân kinh tế, tài , luật :08 +Trung cấp kĩ thuật:32 +Trung cấp Văn thư –Lưu trữ :04 +Công nhân bậc cao thợ lành nghề:193 +Lao động đơn giản:245 Ngoài ,số lượng lao động thời vụ giao động từ 450 đến 500 người Điều chứng tỏ quy mô hoạt động công ty mở rộng chiều sâu lẫn chiều rộng.Để mở rộng thị trường ,ngành nghề sản xuất nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ,cơng nhân kỹ thuật,công ty hợp tác liên doanh với nhiều cơng ty , tổ chức ngồi nước để chuyển giao công nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật giới nh Trung Quốc,Đài Loan, Nhật Bản ,Đức… Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương có 11 đơn vị trực thuộc gồm có:1 cơng ty trụ sở chính,1 Văn phịng đại diện ,09 Xí nghiệp Đó là: +Cơng ty có trụ sở Quận Long Biên +Văn phòng đại diện Phố Quốc Tử Giám +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN vật liệu xây dựng Hà Nội +XN vật liệu xây dựng Hoa Cương +XN mộc TBNT Tô Lịch +XN mộc TBNT Bắc Ninh *Địa chỉ:127 Nguyễn Văn Linh-Phúc Đồng-Long Biên –Hà Nội *Điện thoại:04.7325731 *Fax:04.7325731 II.CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CƠNG TY: 1.Chức năng: Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương cơng ty thuộc hình thức Cổ phần,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty kế thừa hoạt động thiết kế xây dựng Công ty xây dựng Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu công ty : -Lập dự án đầu tư cơng trình dân dụng ,cơng nghiệp ,giao thơng, thuỷ lợi,đường dây tải điện,bưu viễn thông,kỹ thuật hạ tầng, san -Lập hồ sơ mời thầu ,tổ chức đấu thầu, tư vấn hợp đồng kinh tế thiết kế mua sắm vật tư,thiết bị xây dựng -Khảo sát địa hình ,địa chất,thuỷ văn,địa chất cơng trình -Thiết kế, quy hoạch khu dân cư, khu công nghiệp, khu chức đô thị -Thẩm định dự án,thiết kế, dự tốn cơng trình -Giám sát kỹ thuật,quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình -Thực trang trí nội thất ,ngoại thất -Tư vấn môi giới ,cho thuê công nghệ thiết bị Ngồi cơng ty cịn kinh doanh số lĩnh vực : mua bán hoá mỹ phẩm làm đẹp, sản xuất ,mua bán thiết bị văn phịng ,viễn thơng,cung cấp phần mềm dịch vụ phần mềm ,kinh doanh bất động sản, dịch vụ cầm đồ.kinh nhà hàng khách sạn,dịch vụ ăn uống ,lữ hành nội địa quốc tế Nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương công ty thuộc hình thức cổ phần vài cá nhân góp vốn thành lập nên ln phải đảm bảo lợi ích cho cơng ty cán nhân viên công ty ý thức rõ nhiệm vụ mình.Cơng ty tự chịu trách nhiệm kết phục vụ kinh doanh bảo toàn phát triển vốn,giải hài hồ lợi ích Nhà nước ,cơng ty người lao động theo kết kinh doanh đạt theo khuôn khổ Luật pháp quy định, thực theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ quản lý điều hành mặt hoạt động công ty ,mọi chủ trương sách Đảng uỷ thơng qua ,cơng ty tạo điều kiện để đồn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực tốt quy chế dân chủ người lao động khuôn khổ điều lệ công ty Sản xuất kinh doanh cơng ty tự cân đối ,tính tốn đảm bảo kinh,bảo tồn vốn giao thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước 3.Cơ cấu tổ chức máy công ty Căn vào chức nhiệm vụ công ty,cơ cấu tổ chức xây dựng theo mơ hình sau: +Đại hội đồng cổ đơng :Tất cổ đơng có quyền biểu ,là quan định cao công ty cổ phần , có quyền định loại cổ phần, bầu ,bãi,miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị , tổ chức lại giải thể công ty, định mua lại tổng số cổ phần … +Hội đồng quản trị : Là quan quản lý công ty Đại hội đồng cổ đông công ty bầu , có tồn quyền nhân danh cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích , quyền lợi cơng ty, định chiến lược công ty,quyết định chào bán cổ phần phạm vi số cổ phần quyền chào bán loại ,quyết định huy động thêm vốn,bổ nhiệm ,miễn nhiệm ,cách chức Giám đốc + Ban Giám đốc:Điều hành ,quản lý toàn hoạt động kinh doanh cơng ty bao gồm văn phịng Hà Nội chi nhánh Bắc Ninh tỉnh khác +Giám đốc công ty:Là người trực tiếp điều hành công ty, đại diện phápnhân công ty trước pháp luật,chịu trách nhiệm trước công ty Nhà nước hoạt động cơng ty +Các Phó Giám đốc :Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh Giám đốc vắng ,là người giúp việc cho Giám đốc ,trực tiếp phụ trách mảng cơng việc cụ thể +Văn phịng cơng ty :Quản lý dấu,dụng cụ, thiết bị hành văn phịng,tiếp khách,phục vụ đời sống cán nhân viên,quản lý công văn cơng văn đến +Phịng Tài kế tốn :Theo dõi khoản thu ,chi, xác định kết kinh doanh,các khoản nộp ngân sách Hạch toán kiểm tra kế tốn đơn vị trực thuộc +Phịng Kế hoạch, Ban quản lí dự án,:Là phịng tham mưu cho Giám đốc việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự tốn cơng trình thời gian cơng tytham gia vào việc dự thầu thắng thầu Đồng thời có trách nhiệm 10 em phép đóng dấu lên văn khơng quan trọng có cán văn thư cơng ty Thủ trưởng người chịu trách nhiệm quản lý dấu quan ,là người chịu trách nhiệm pháp lý với văn ký, đóng dấu ,là ngưịi thường xuyên kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu công ty Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm cịn có số điểm hạn chế Ví dụ: Cơng tác vệ sinh dấu cịn chưa vệ sinh thường xuyên nên dấu bị bẩn ,khi đóng dấu thường hay bị nhoè.mờ.(Phụ lục 1) Đôi văn thư đóng dấu trùm lên hết chữ ký dấu đóng cịn bị lệch,xét mặt hình thức văn thiếu tính thẩm mỹ Đây điều mà Cán văn thư cần lưu ý sửa chữa 29 PHẦN IV: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP 1.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ ĐƯỢC THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN Trong thời gian thực tập công ty Công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương từ ngày 05/01/2008 đến ngày 15/02/2008,em nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư.Bản thân em nỗ lực , cố gắng làm tốt khâu nghiệp vụ đem lý luận học tập vận dụng vào thực tiễn Do thời gian thực tập có hạn nên khâu nghiệp vụ công tác văn thư em chưa tìm hiểu kỹ cịn nhiều khâu khơng thực tập như:trình ký, kiểm tra,phân loại ,bóc bì, Những cơng việc thực tập: a.Cơng tác văn thư: -Văn :Ngay từ ngày đến thực tập công ty em có ý thức làm việc cẩn thận, xác để tạo lịng tin cán Văn thư cơng ty,chính tinh thần trách nhiệm cao đó, em tin tưởng giao cho việc đăng kí văn :đầu tiên kiểm tra số –kí hiệu, ghi ngày tháng đóng dấu vào văn Kết quả:Đóng dấu 10 văn bản,đăng kí văn bản.(Phụ lục 2) -Văn đến:Trong thời gian thực tập em chưa tiếp cận đầy đủ bước học mà đóng dấu đến vào văn đăng kí vào sổ Cơng văn đến sau cán Văn thư làm hết khâu khác Kết quả:Đóng dấu 25 văn bản, đăng kí văn b.Các công việc khác giao : 30 -Phân phát báo tới phịng ban cơng ty -Trực điện thoại -Đánh máy văn -Chuyển văn gửi bưu điện Kết quả: Đánh máy 45 văn Cảm nhận việc làm công ty Đây lần em làm quen với cơng việc thực tế ngồi sách giảng thầy cô giáo ,áp dụng từ lý thuyết đến thực tiễn trình khó khăn ,song đợt thực tập giúp em thực q trình đó,đã đưa kiến thức sách vào thực tế công việc,giúp em rèn luyện thêm chun mơn nghiệp vụ mình,tạo điều kiện giúp em tự tin kỳ thi tốt nghiệp tới công tác sau Đợt thực tập giúp em lớn tầm nhìn chiều sâu yêu cầu người làm công tác văn thư giấy tờ, làm em tăng thêm niềm u nghể khơng cịn suy nghĩ chán chường nghề chuyên giấy tờ sổ sách khô cứng trước 31 PHẦN V KẾT LUẬN ,NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ 1.NHẬN XÉT VỀ SỰ GIỐNG –KHÁC NHAU GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠNG TY *Điểm giống nhau: Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương tiến hành công tác hành văn phịng dựa sở lý thuyết công tác Văn thư theo quy định Nhà nước.Cụ thể : -Đối với công tác văn thư thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quy định -Cách đăng ký văn vào mẫu sổ giống học *Điểm khác nhau: -Chánh văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra mặt thể thức văn ban hành công ty theo quy định phải ký nháy vào cuối dòng lưu phần nơi nhận văn Nhưng Chánh văn phịng kiểm tra xem xét mà khơng ký nháy vào phần quy định -Các văn đến cơng ty đóng dấu Cơng văn đến kể văn Quyết định,Thơng báo… -Ngồi có nhiều văn mặt thể thức trình bày không quy định Nhà nước, định mà khơng có sơ kí hiệu (Phụ lục 3) -Nội dung văn đơI trình bày chưa rõ ràng,khó hiểu chưa ngắn gọn,lời văn chưa chặt chẽ giống dùng văn nói,sử dụng từ ngữ chưa xác 32 Các văn ban hành phần nơi nhận cuối nơi nhận dấu chấm phẩy quy định mà dấu chấm, có nhiều văn chí khơng có loại dấu -Đối với sổ đăng kí“Cơng văn đi” khơng cán văn thư công ty thực Công văn số 425/VTLTNN-NVTW quy định(Phụ lục 4) -Đối với sổ đăng kí:Văn đến khơng cán Văn thư công ty thực Công văn số 425/VTLTNN-NVTW quy định(Phụ lục 5) -Dấu đóng lên chữ ký văn thường đóng trùm 1/2 chữ ký thay quy định đóng trùm 1/3 1/4 chữ ký bên trái 2.Những ưu –nhược điểm kiến nghị 2.1 Những ưu điểm : Trong thời gian thực tập công ty,em nhận thấy làm việc cơng ty nói chung cán Văn phịng nói riêng thực nghiêm túc triệt để,thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút,buổi chiều từ 13h30 phút đến 17h Đó việc làm quy định Nhà nước đồng thời đảm bảo cho trình hoạt động quan thơng suốt,nâng cao hiệu công việc -Đội ngũ cán công ty Ban Giám đốc tạo điều kiện cho học thêm khoá ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn -Cơng tác Văn thư đựơc đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, máy in, máy fax,máy phơtơ, ….các phần mềm tin học cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư 33 -Các khâu nghiệp vụ công tác công tác Văn thư tổ chức cách khoa học ,đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng ,kịp thời, xác -Đã nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời(công ty đầu tư mua phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý văn thư) 2.2 Những nhược điểm Có thể nói rằng, thu thập xử lý thơng tin lao động tất yếu mang tính thường xuyên người tham gia hoạt động quản lý, Công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương khâu công tác Văn thư làm tốt việc soạn thảo văn nhiều thiếu xót,chưa chấp hành nghiêm chỉnh ,nhiều văn chưa thực triệt để theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ban hành ngày 6/5/2005.Và Công văn số425/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Có lẽ cơng ty mang tính chất tư nhân nên cơng tác quản lý thu thập thông tin việc chấp hành nguyên tắc Nhà nước nhiều so với đơn vị thuộc Nhà nước mang tính bắt buộc nên nhiều bị xem nhẹ cố tình chống đối Việc quản lý giải văn đI đến cịn chậm triển khai,thậm chí cịn bị bỏ xót ,bỏ qn văn thư cịn tình trạng chuyển nhầm cơng văn cho cá nhân ,đơn vị nhiều công văn đến lúc nhiều mà cán Văn thư thiếu nhân lực Mặt khác việc lập hồ sơ chưa thực mà tài liệu lưu dạng văn rời lẻ , chưa lập hồ sơ hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu,điều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan 34 Ngoài Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế ,thiếu sâu sát quần chúng sở,nhiều giảI công việc không theo điều tra ,nghiên cứu cụ thể Ở cơng tác văn thư cịn chưa chặt chẽ ,với loại sổ như: lập hồ sơ hành ,sổ đăng ký văn mật khơng có, điều khơng bảo đảm an tồn tài liệu, khơng góp phần giữ gìn cho thơng tin thuộc bí mật quan khơng bị rị rỉ ngồi -Chưa xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu hoàn chỉnh mà tra tìm phương pháp thủ cơng , tìm tài liệu khó khăn,đặc biệt khối lượng văn tương đối nhiều Điều gây ảnh hưởng lớn tới hiệu công việc 2.3 Kiến nghị Trong trình khảo sát ,thực tập,nghiên cứu đI vào thực tiễn công tác Văn thư Công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương em thấy học hỏi thêm nhiều điều lạ hoạt động kinh doanh quản lý công tác Văn thư công ty.Vận dụng lý luận học vào thực tiễn em xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để cơng tác Văn thư ngày đI vào chiều sâu hoạt động có hiệu -Cán lãnh đạo cơng ty cần tuyên truyền phổ biến pháp luật văn quy phạm pháp luật công tác Vănthư để từ cán ,cơng nhân viên hiểu vai trị tầm quan trọng cơng tác này.Từ có quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chun mơn -Cần điều chỉnh hệ số lương ,quan tâm động viên mặt tinh thần giúp Cán Văn thư n tâm cơng tác từ nâng cao hiệu cơng việc 35 -Cơng ty có đầu tư áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác Văn thư ,đó việc làm thiết thực thời đại Cơng nghiệp hố-Hiện đại hố đất nước, cơng ty phải đào tạo cho cán Văn thư không giỏi chun mơn nghiệp vụ mà cịn người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin,ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, muốn công ty phải cử cán Văn thư học khoá học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời nâng cao tay nghề -Công ty cần phải ban hành quy định riêng công tác Văn thư tun truyền cho phịng ban ,xí nghiệp Phải có quy định cụ thể thời gian giao nộp tài liệu đơn vị, tránh trường hợp nhân viên vừa làm vừa chơI đến hạn nộp làm qua loa, hiệu -Cán Văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn máy thường xuyên bảo quản tra tìm tài liệu cách nhanh đồng thời hạn chế sổ sách,tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu,tiết kiệm khơng gian phịng làm việc,hạn chế việc lập loại sổ thời gian -Cán Văn thư nên học hỏi tìm hiểu nghiên cứu thêm văn Nhà nước quy định công tác Công văn giấy tờ để tránh lạc hậu,sai sót để thực tốt nghiệp vụ -Cán văn thư nên tiến hành lập hồ sơ hành lập danh mục hồ sơ sớm tốt để tránh mát văn 36 37 KẾT LUẬN Trong tháng thực tập ,với em chưa phải khoảng thời gian đủ để đánh giá tổng kết cách toàn diện công tác Văn thư Công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Nhưng khoảng thời gian đủ để em nhìn nhận rõ tầm quan trọng cơng tác Văn thư nói chung cơng Công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương nói riêng, nhìn nhận rõ việc làm mặt hạn chế tồn đọng khâu nghiệp vụ cán Văn thư công ty.Với cương vị học viên thực tập công ty, em cố gắng nỗ lực để hồn thành tốt cơng việc giao, em có đánh giá, so sánh mạnh dạn đưa số nhận xét , kiến nghị , kiến em mong muốn góp phần làm cho công tác Văn thư quan ngày có hiệu qủa Sự hội nhập giới giúp người sát lại gần việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu cấp thiết đặc biệt thời kì Cơng nghiệp hố -Hiện đại hố Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương góp phần sức lực để xây dựng lên cơng trình , ngơi nhà , đường….để làm cho đát nước ngày văn minh , đại hơn, để tạo nét đẹp, hướng người tới điều cao đẹp , để hoà nhập với phát triển giới.Để đạt điều cơng ty phải trú trọng không ngừng nỗ lực đẩy mạnh công tác Văn thư để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, cần sai sót nhỏ cơng tác Văn thư có hậu khó lường Do thời gian đợt thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược qua chức , nhiệm vụ , cấu tổ 38 chức công ty sâu vào trình bày tình hình cơng tác văn thư , nhận xét ,đánh giá công ty Hơn lúc hết, việc tổ chức cho học sinh-sinh viên thực tập tốt nghiệp trước trường việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo trường Đại học,Cao đẳng , trung học chuyên nghiệp nói chung trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare nói riêng Đây hoạt đơng tích cực giúp cho học sinh –sinh viên nắm vững cơng việc cụ thể ngành nghề đựơc học nhà trường để từ hiểu sâu việc phải làm tốt nghiệp làm Những ưu- nhược điểm, thuận lợi khó khăn đợt thực tập *Ưu điểm thuận lợi: Học sinh trang bị đầy đủ kiến thức ,cơ sở lý thuyết mặt công tác nghiệp vụ Học sinh thực hành 90 tiết nghiệp công tác văn thư trường trước đI thực tâp quan,đơn vị Được giáo viên hướng dẫn quy trình đI thực tập, nhà trường cấp giấy giới thiệu liên hệ địa điểm thực tập, tạo điều kiện tốt cho việc thực tập quan, đơn vị Bên cạnh nhờ nhiệt tình Ban Giám đốc , cán làm công tác Văn thư công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương giúp em làm tốt công việc thời gian thực tập Những kết đạt kinh nghiệm rút từ thân : Trong trình thực tập em cảm thấy nhiều lúc lý thuyết thực hành nhiều lúc khác xa Kiến thức học không lý thuyết mà trở thành kỹ nghiệp vụ Chính mà qua đợt thực tập em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích đI sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc chuyên 39 môn mình, rút nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời củng cố phát huy tác phong làm việc , phong cách chuyên nghiệp,hợp lý, khoa học để đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bởi làm người cán giỏi chun mơn thơi chưa đủ mà phải rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, suốt trình làm việc địi hỏi cán phảI có tinh thần trách nhiệm ,có phối hợp thành viên tổ, phận ,bộ phận với tổ, phận khác với lãnh đạo quan.Phải có tinh thần làm việc nghiêm túc ,thực đủ , không cắt xén, làm bớt khâu nghiệp vụ Nhược điểm khó khăn: Bên cạnh ưu điểm thuận lợi nêu trên, em có gặp phải số khó khăn như: Thời gian thực tập ngắn nên khơng thể tìm hiểu hết khâu nghiệp vụ Cơng ty chưa làm hết bước nghiệp vụ quy định Nhà nước chưa có hồ sơ hành, chưa có sổ đăng kí văn mật… e chưa có dịp tiếp xúc trực tiếp Cán văn thư quan hạn chế số lượng nhân lực nên nhiều lúc bận việc chưa thể hướng dẫn em cụ thể , tỉ mỉ thao tác nghiệp vụ em chưa biết Văn chưa quản lý đắn, nghiêm túc nên nhiều em muốn tham khảo để viết báo cáo mà cán Văn thư phải tìm lâu thấy Qua đề tài tốt nghiệp trình bày lần em xin khẳng định công tác Văn thư nói chung Văn thư doanh nghiệp tư nhân quan trọng cần quan tâm cấp ngành để công tác Văn thư nâng cao tiến lên hoà nhập với ngành khác,bởi tổ chức , quan ,đơn vị cần có văn để 40 đạo điều hành công việc khơng phủ nhận tầm quan trọng công tác Văn thư Để viết đề tài này, nhận quan tâm từ nhiều phía Trước tiên em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường,cô giáo Nguyễn Phương Hoa –bộ môn nghiệp vụ Văn thư _Lưu Trữ ,người hướng dẫn truyền đạt giảng dạy cho em niềm say mê ,hiểu biết môn văn thư,để em hồn thành đề tài với nỗ lực cao Tôi xin chân thành cảm ơn Ngài Giám đốc kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương cho phép thực tập công ty Tơi xin chân thành cảm ơn ơng Chánh Văn phịng ,cô văn thư tập thể cán công nhân viên công ty, người quan tâm , giúp đỡ tơi hồn thành đề tài tốt nghiệp Mặc dù cố gắng thời gian thực tập ngắn với hiểu biết, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo ,góp ý thầy cô giáo khoa Nghiệp vụ thầy cô giáo Ban lãnh đạo nhà trường quý vị Ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 41 MỤC LỤC LỜ MỞĐ U I Ầ PHẦ II: NỘ DUNG CỦ CÔNG TÁ VĂ THƯ N I A C N .5 I.QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY II.CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY: 1.Chức năng: Nhiệm vụ quyền hạn 3.Cơ cấu tổ chức máy công ty Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư: .13 PHẦ III: 14 N TÌNH HÌNH QUẢ LÝ CƠNG TÁ VĂ THƯ TẠ CÔNG TY CỔ N C N I PHẦ Đ U TƯVÀCÔNG NGHỆĐ I DƯ NG 14 N Ầ Ạ Ơ I.TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ 14 1.Công tác xây dựng ban hành văn .14 Cơng tác quản lí văn 18 3.Công tác quản lý giải văn đến: 23 4.Công tác lập hồ sơ hành 26 5.Công tác quản lý xử dụng dấu 27 PHẦ IV: .30 N NỘ DUNG VÀKẾ QUẢTHỰ TẬ 30 I T C P 1.NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ ĐƯỢC THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN 30 Cảm nhận việc làm công ty .31 PHẦ V 32 N KẾ LUẬ ,NHẬ XÉT KHÁ QUÁ VỀ CÔNG TÁ VĂ THƯ T N N I T C N CỦ CƠQUAN NHỮ Ý KIẾ Đ A NG N ÓNG GÓP VÀKIẾ NGHỊ 32 N 1.NHẬN XÉT VỀ SỰ GIỐNG –KHÁC NHAU GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY .32 2.Những ưu –nhược điểm kiến nghị .33 42 2.1 Những ưu điểm : 33 2.2 Những nhược điểm 34 2.3 Kiến nghị 35 KẾ LUẬ .38 T N 43 ... ban hành 13 PHẦN III: TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ 1 .Công tác xây dựng ban hành văn -Với chức ,nhiệm vụ ,để... tính Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương sử dụng phương pháp Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương nhanh nhạy việc nắm bắt công nghệ thông tin vào việc quản lí nhân viên ,quản lí cơng... QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp