tình hình quản lý công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư và công nghệ đại dương

Là một học sinh của lớp nghiệp vụ Hành chính Văn thư,sau hai năm họctập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tạitrường học sinh đã có thể có những kỹ năng chuy

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạtđộng có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoànthiện

Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư cónhững bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cảicách hành chính

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo ,chỉ đạo ,kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng,các cơ quan Nhà nước ,các tổ chức kinh tế ,tổ chức chính trị xãhội,các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời ,chínhxác

Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan ,là một mắtxích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo ,chỉ đạo,quản lý điềuhành

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan ,tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là mộtcông tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ ,kĩ thuật và liên quannhiều cán bộ ,công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyếtcông việc cơ quan được nhanh chóng ,chính xác,năng xuất ,chất lượng,đúngchế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước,hạn chế được bệnh quan liêu giấy

tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật gópphần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước củamỗi Quốc gia.Nắm bắt được tầm quan trọng đó,Đảng và Nhà nước ta nhiều

1

năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có côngtác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.

Vì vậy,để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản,quản lý văn bản,lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của

xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó.Sống trong một

xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên ,nỗ lực phấnđấu hết mình ,đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho

xã hội cho đất nước

Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báocáo tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư

Là một học sinh của lớp nghiệp vụ Hành chính Văn thư,sau hai năm họctập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tạitrường học sinh đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định.Nhưng “Học phải đi đôi với hành”,kiến thức ,lý thuyết được học ở lớp phảiđược áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan ,để đáp ứng được yêu cầu đó

áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan ,để đáp ứng được yêu cầu đó trườngTrung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế –Vietcare đã thực hiện Kế hoạch đào tạo

tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các cơ quan ,đơn vị ,tổ chức.Việc thựctập này giúp cho học sinh làm quen với công việc tại cơ quan,vận dụng nhữngkiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào côngviệc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịp để cho học sinh củng cố,tổng hợp lạikiến thức ,tập dượt ,rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ côngchức,là cơ hội cho học sinh đúc rút những kinh nghiệm làm việc,giao tiếpphục vụ cho công tác sau này

2

Thực hiện Kế hoạch của trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh TếVietcare về việc thực tập tốt nghiệp lớp TT –Nghiệp vụ Hành chính Khóa 4cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốc công ty Cổ Phần Đầu Tư và CôngNghệ Đại Dương đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập Thời gian thựctập là 5 tuần bắt đầu từ ngày 05/ 01/2008 đến hết ngày 15/02/2008 Thời gianthực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cán bộ làmcông tác Văn thư trong công ty đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết đượctrang bị vào thực tiễn công tác ,rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng caohiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ ,từ đó nhận thức rõ hơn vềtầm quan trọng của công tác Văn thư Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cô giáoNguyễn Phương Hoa đã truyền cho em lòng say mê công việc ,giúp em nhậnthức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ Vănthư.Từ đó e đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận hơn ,tỉ

mỉ hơn …và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc Bảnbáo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyênngành tại công ty Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ công chức thực

sự nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp,vốn kiến thức còn hạn chế,bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo,song trong khuôn khổcủa bản báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế,sai xót nhất định.Emviết bản báo cáo này gửi tới nhà trường,Khoa nghiệp vụ và kính mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngànhgiúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở,nền tảng bướcvào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tácsau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới ,xây dựng quêhương đất nước

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung cấp nghề CôngNghệ Kinh Tế Vietcare và Ban Giám đốc công ty Cổ phần Đầu Tư và Công

3

Nghệ Đại Dương đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo cáo tốtnghiệp này./.

Nội dung báo cáo gồm các phần sau:

I Lời nói đầu.

II Nội dung của công tác Văn thư.

III.Thực tiễn của công tác Văn thư ở cơ quan.

IV Nội dung và kết qủa thực tập.

V Kết luận và kiến nghị

4

PHẦN II: NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

CƠ CẤU TỔ CHỨC ,CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUÁ

TRÌNH THÀNH LẬP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ

CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG

I.QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT

ĐỘNG CỦA CÔNG TY

Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp hội

doanh nghiệp nhỏ và vừa ngành nghề nông thôn Việt Nam,được thành lập

theo quyết định số 1794/QĐ của UBND thành phố Hà Nội

Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu T và Công Nghệ Đại Dương

Tên giao dịch:Ocean Investment And Technology Joint Stock Company

Tên viết tắt: OCEAN InTech.JSC

Trụ sở chính:Số 127 đường Nguyễn Văn Linh ,Quận Long Biên ,Hà Nội

Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân ,hoạt động

theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có con dấu riêng ,được mở tài khoản tại ngân

hàng theo quy định của pháp luật,được đăng kí kinh doanh theo luật định ,

được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ

phần đã được đại hội đồng cổ đông thông qua

+Cổ phần ưu đãi: (không)+Mệnh giá cổ phần:100.000 đồngTrong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công tyđến nay,cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty ngàycàng phát triển ,đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùnglĩnh vực kinh doanh

.Tuy là công ty mang tính chất tư nhân và còn khá non trẻ cả về số nămlẫn kinh nghiệm trên thương trường nhưng công ty cũng đã có những thànhcông

1 Nhà ở và văn phòng cho thuê Lô 9-Đô thị mới Đại Kim 2006 12.000.000.000

2 Trụ sở làm việc Tổ 9-P.Việt Hưng ,Q.Long

+Kỹ sư xây dựng: 31

+Kỹ sư cơ khí :11

+Kỹ sư công nghiệp: 09

+Cử nhân kinh tế, tài chính , luật :08

+Trung cấp kĩ thuật:32

+Trung cấp Văn thư –Lưu trữ :04

+Công nhân bậc cao và thợ lành nghề:193

+Lao động đơn giản:245

Ngoài ra ,số lượng lao động thời vụ giao động từ 450 đến 500 người.Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả vềchiều sâu lẫn chiều rộng.Để mở rộng thị trường ,ngành nghề sản xuất cũngnhư nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ,công nhân kỹ thuật,công ty đã hợp tác

và liên doanh với nhiều công ty , tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giaocông nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới nh của Trung Quốc,ĐàiLoan, Nhật Bản ,Đức…

Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương có 11 đơn vị trựcthuộc gồm có:1 công ty trụ sở chính,1 Văn phòng đại diện ,09 Xí nghiệp Đólà:

+Công ty có trụ sở chính tại Quận Long Biên

+Văn phòng đại diện tại Phố Quốc Tử Giám

+XN xây lắp số 5

+XN vật liệu xây dựng Hà Nội

+XN vật liệu xây dựng Hoa Cương

Công ty kế thừa các hoạt động thiết kế và xây dựng của Công ty xâydựng Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là :

-Lập dự án đầu tư các công trình dân dụng ,công nghiệp ,giao thông,thuỷ lợi,đường dây tải điện,bưu chính viễn thông,kỹ thuật hạ tầng, san nền.-Lập hồ sơ mời thầu ,tổ chức đấu thầu, tư vấn hợp đồng kinh tế về thiết

kế mua sắm vật tư,thiết bị xây dựng

-Khảo sát địa hình ,địa chất,thuỷ văn,địa chất công trình

-Thiết kế, quy hoạch khu dân cư, khu công nghiệp, khu chức năng đô thị-Thẩm định dự án,thiết kế, dự toán các công trình

8

-Giám sát kỹ thuật,quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình

-Thực hiện trang trí nội thất ,ngoại thất

-Tư vấn môi giới ,cho thuê công nghệ và thiết bị

Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số lĩnh vực : mua bán hoá mỹphẩm làm đẹp, sản xuất ,mua bán thiết bị văn phòng ,viễn thông,cung cấpphần mềm và dịch vụ phần mềm ,kinh doanh bất động sản, dịch vụ cầmđồ.kinh nhà hàng khách sạn,dịch vụ ăn uống ,lữ hành nội địa và quốc tế

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương là công ty thuộchình thức cổ phần do một vài cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảmbảo lợi ích cho công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm

vụ của mình.Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanhbảo toàn và phát triển về vốn,giải quyết hài hoà lợi ích Nhà nước ,công ty vàngười lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luậtpháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ trong quản

lý điều hành mọi mặt hoạt động của công ty ,mọi chủ trương chính sách đềuđược Đảng uỷ thông qua ,công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúnghoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao độngtrong khuôn khổ điều lệ của công ty Sản xuất kinh doanh do công ty tự cânđối ,tính toán và đảm bảo kinh,bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủnghĩa vụ đối với Nhà nước

3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty,cơ cấu tổ chức xây dựngtheo mô hình sau:

+Đại hội đồng cổ đông :Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết ,là cơ

quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần , có quyền quyết định loại cổ

9

phần, bầu ,bãi,miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị , tổ chức lại và giảithể công ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần …

+Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ

đông của công ty bầu ra , có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọivấn đề liên quan đến mục đích , quyền lợi của công ty, quyết định chiến lượccủa công ty,quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đượcquyền chào bán của từng loại ,quyết định huy động thêm vốn,bổ nhiệm ,miễnnhiệm ,cách chức Giám đốc

+ Ban Giám đốc:Điều hành ,quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của

công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Bắc Ninh vàcác tỉnh khác

+Giám đốc công ty:Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện

phápnhân của công ty trước pháp luật,chịu trách nhiệm trước công ty và Nhànước về mọi hoạt động của công ty

+Các Phó Giám đốc :Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh

khi Giám đốc đi vắng ,là người giúp việc cho Giám đốc ,trực tiếp phụ tráchtừng mảng công việc cụ thể

+Văn phòng công ty :Quản lý con dấu,dụng cụ, thiết bị hành chính văn

phòng,tiếp khách,phục vụ đời sống cán bộ nhân viên,quản lý công văn đi vàcông văn đến

+Phòng Tài chính kế toán :Theo dõi các khoản thu ,chi, xác định kết quả

kinh doanh,các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra kế toán của cácđơn vị trực thuộc

+Phòng Kế hoạch, Ban quản lí dự án,:Là phòng tham mưu cho Giám đốctrong việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự toán công trình trong thời gian côngtytham gia vào việc dự thầu cho đến khi thắng thầu Đồng thời có trách nhiệm

10

lập kế hoạch tiến độ thi công ,chuẩn bị mặt bằng,theo dõi nghiệm thu khốilượng công việc hoàn thành ,bảo vệ quyết toán trước bên A,cục đầu tư,tàichính và các cơ quan có thẩm quyền

+Phòng Kỹ thuật,,trung tâm thiết kế và tư vấn giám sát :

Nhiệm vụ của các phòng này là đảm bảo kỹ thuật công trình,giám sáttiến độ thi công, tham mưu cho Giám đốc, trong các công tác có liên quan đếnvật tư ,kỹ thuật ,xe, máy thi công , an toàn lao động

+Các Xí nghiệp : Có nhiệm vụ nhận và thi công các công trình do công

ty giao hoặc tự tìm kiếm công việc và thi công trên cơ sở thực hiện hợp đồnggiao khoán nội bộ

11

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY:

XN MỘC VÀ TBNT

TÔ LỊCH

XN MỘC VÀ TBNT BẮC NINH

4 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư:

* Về tổ chức:

-Bộ phận công tác Văn thư của công ty trực thuộc Văn phòng chứ không

có phòng văn thư riêng Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhậncông văn đến và chuyển giao công văn các bộ phận,cá nhân có liên quan đểgiải quyết,xử lý công văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quyđịnh.Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản,đánh máy, in saovăn bản và quản lý con dấu

*Về cán bộ:

Do biên chế ít nên Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dươngchỉ có 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ chuyên môn ,(các xínghiệp phòng ban khác thì cán bộ kế toán kiêm luôn công tác văn thư)tốtnghiệp hệ trung cấp chuyên ngành Hành chính Văn thư –Lưu trữ tại trườngCao Đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I.Vì vậy bản thân cán bộ V ăn thư rất

có ý thức với công việc của mình ,thực hiện đúng quy trình của công tác Vănthư mà Nhà nước đã quy định

Nội quy và công tác Văn thư của công ty do Chánh Văn phòng chịutrách nhiệm quản lý ,chỉ đạo

-Công tác Văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nó chiếmmột phần quan trọng trong hoạt động của công ty.Đây là một mắt xích giữahoạt động của các phòng ban,xí nghiệp với các cơ quan bạn nói riêng ,và vớiđoàn thể cơ quan nói chung

Tuy nhiên do không được bồi dưỡng thường xuyên nên cán bộ Văn thưchưa nắm bắt được một số thay đổi trong quy định của Nhà nước về thể thứcvăn bản do vậy mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản., chưa phát huyđược tối đa hiệu lực của văn bản do cơ quan ban hành

13

PHẦN III:

TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG

I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

-Với chức năng ,nhiệm vụ của mình ,để đảm bảo quy trình hoạt động của

cơ quan được thông suốt ,ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Đầu Tư và CôngNghệ Đại Dương luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hànhvăn bản Cụ thể là Chánh và Phó Chánh văn phòng là những người trực tiếpchỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.Cán bộ vănthư của công ty là người soạn thảo văn bản,đánh máy ,in ,sao ,nhận ,gửi ,đóngdấu,đăng kí quản lí văn bản đi,văn bản đến

-Các loại văn bản do cơ quan ban hành:

+Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khốilượng tương đối nhiều.Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vựckinh doanh nên công ty được ban hành các lọai văn bản theo quy định củaNhà nước như:

Văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết định.

Văn bản Hành chính: Công văn,Kế hoạch,Báo cáo,Thông báo

Văn bản Chuyên ngành:Hợp đồng,Biên bản,Dự toán ,Giấy

mời,Chứng từ,Giấy giới thiệu

-Trình tự,thủ tục ban hành ,thẩm quyền kí văn bản:

+Thủ tục ban hành văn bản:bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhànước quy định cho mỗi văn bản phải có ,để đảm bảo tính chân thực,giá trị

14

pháp lý,giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản Nếu một văn bản khôngđảm bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản,đồngthời sai với quy định của Nhà nước.

+Thẩm quyền kí văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào vănbản.Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã uỷquyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách ,dưới hình thức ký thay Giám đốc).ưởng các phòng,xí nghiệp được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được

sự phân công ,theo thể thức là ký thừa lệnh Qua khoảng thời gian thực tếđược tiếp xúc với nhiều loại văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bảntại công ty được trình bày tương đối đầy đủ ,9 thành phần thể thức bắt buộcgồm:

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số ,kí hiệu văn bản

4 Địa danh ,ngày ,tháng,năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Thể thức đề ký

8 Chữ ký của người có thẩm quyền

9 Dấu cơ quan

Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tạicông ty,nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp ,ngôn ngữ sửdụng đúng phong cách, thông tin chính xác.Tuy nhiên vẫn còn một số vănbản bị sai thể thức

Ví dụ:

15

Hợp đồng thi công cải tạo sửa chữa ,nâng cấp hệ thống cấp nước tổngthể Trong hợp đồng này có một số vấn đề sai so với thể thức như:thiếu số củahợp đồng Sau mỗi “căn cứ ”phải xuống dòng

-Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty:

+Theo quy định của Nhà nước , mỗi văn bản sau khi được ban hành phảigiữ lại 2 bản,1 bản được giữ lại ở các phòng ban,xí nghiệp đã soạn thảo ra văn

để kiểm tra nhắc nhở,còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tậpcông văn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằmphục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu

Phòng văn thư tuy nằm chung tại Văn phòng lớn của công ty nhưngcũng được trang bi các trang thiết bị khá hiện đại như: máy tính,máy in, máyphô tô , máy fax, máy vi tính , giúp cán bộ văn thư thực hiện công tác mộtcách nhanh nhất và chính xác nhất.Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể

bố trí cho cán bộ văn thư có một phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng

để cán bộ văn thư có một không gian và trang thiết bị tốt nhất

SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ

6

3

17

-Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty:

+Sổ đăng kí công văn đến

+Sổ đăng kí công văn đi

+Sổ lấy số

+Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện

2 Công tác quản lí văn bản đi

a.Khái niệm:

Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bảnHành chính ,văn bản Chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật)do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung

là văn bản đi

b.Đăng kí văn bản đi

-Văn bản của công ty được soạn thảo theo đúng quy trình của phápluật,Nhà nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký.Tất cả văn bản phải có

18

chữ ký của người có thẩm quyền có dấu của công ty.Văn bản trước khi gửi đi

sẽ được đăng kí vào "Sổ đăng kí văn bản đi”theo đúng quy trình nghiệp vụ

đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ ,đúng số lượng ,đối với văn bản “mật” và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” và phải được chuyểnphát ngay trong ngày

-Để đảm bảo tổ chức, thực hiện ,chuyển giao văn bản đi được hiệu quả

và giữ bí mật văn bản ,Văn phòng công ty đã theo dõi ,đôn đốc việc thực hiệncac nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ.Tất cả các văn sau khi có ý kiếngiải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ.Nếu cán

bộ văn thư không làm đúng theo những quy trình đó mà để xảy ra bất kì saixót nào như: lộ bí mật văn bản,văn bản bị thất lạc….thì người cán bộ văn thư

đó sẽ bị hình thức kỷ luật rất nặng, bởi đây là côn ty mang tính chất tư nhânnếu công tác văn thư không được chú trọng thực sự sẽ gây ra những thiệt hại

to lớn

Ví dụ : Kế hoạch về việc thi công xây dựng Xưởng chế biến tinh dầu tạiHuyện Bảo Thắng-Tỉnh Lào Cai

Bảng thống kê các loại văn bản ,giấy tờ hình thành trong Công ty Cổ

Ph n ần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương năm 2007: Đần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương năm 2007:u T v Công Ngh ư và Công Nghệ Đại Dương năm 2007: à Công Nghệ Đại Dương năm 2007: ệ Đại Dương năm 2007: Đại Dương năm 2007:i Dư và Công Nghệ Đại Dương năm 2007:ơng năm 2007:ng n m 2007:ăm 2007:

quyết văn bản đi còn có sai xót như văn bản chuyển đi bị chậm ,văn bản ghisai địa chỉ làm cho công việc triển khai chậm,mất thời gian,giảm tiến độ côngviệc Công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư công ty thực hiện nhưsau:

-Trình văn bản đi;

-Kiểm tra thể thức,ghi số,ngày ,tháng;

-Đóng dấu văn bản;

-Chuyển giao văn bản

-Sắp xếp văn bản lưu Hầu hết các văn bản đi của công ty gửi tới các đốitượng liên quan qua 2 con đường : gửi bưu điện và gửi trực tiếp Đăng kí vănbản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đếncác đối tượng có liên quan.Hiện nay việc đăng kí văn bản đi thường được ápdụng bằng 2 hình thức :đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tính

Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã sử dụng cả 2phương pháp trên

Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã rất nhanh nhạytrong việc nắm bắt công nghệ thông tin vào việc quản lí nhân viên,quản lícông trình …… và công tác văn thư trong công ty không nằm ngoài chươngtrình áp dụng những chương trình ứng dụng tin học hiện đại công ty đã sửdụng phần mềm Idesk phục vụ cho công tác Văn phòng,đặc biệt rất thuận tiệncho các cán bộ văn thư làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn.Đây

là phần mềm tương đối mới cho nên nó còn khá xa lạ so với đại đa số người

sử dụng , tuy nhiên đây là một phần mềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi.Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thếhoàn toàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổ phần

20

Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương vẫn kết hợp sử dụng việc đăng kí sổ với

phương pháp truyền thống và sổ đó có tên là:Sổ công văn đi

Mẫu sổ của công ty không làm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW

Sổ được chia làm 8 cột như sau

Ngườikícôngvăn

Tríchyếu nộidung

Nơinhận

Sốlượng

Kýnhận

Thực tế ở Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương cho thấy

cán bộ văn thư không đăng kí cột :Đơn vị người nhận bản lưu và cột ghi

chú Do vậy thiếu đi những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản

Hiện nay văn thư tại công ty cũng chưa áp dụng hình thức đăng ký hiệnđại.Mặt khác ,như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký đi chung chonhiều loại văn bản kể cả Thông báo, Quyết định,Kế hoạch đều đựơc đăng kí

vào sổ với tên “Công văn đi” là không thích hợp,không đúng quy định.

Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàngnăm nhưng việc đăng ký nhiều loại văn bản trong mục tên loại,trong đó sốcủa văn bản được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa cácloại văn bản,việc tra tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn Có lẽ tại đây làcông ty mang tính chất tư nhân nên văn bản “mật ;khẩn” không nhiều vàthường không có(hoặc có rất ít)nên cán bộ văn thư không lập sổ riêng như ởcác cơ quan khác

21