Tính cấp thiết của đề tài
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất độc lập có chức năng tái sản xuất TSCĐ cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân Nó góp phần tăng sức mạnh kinh tế, đẩy mạnh tiềm lực quốc phòng, là tiềm lực vật chất kỹ thuật cho sự nghiệp CNH – HĐH đất nước.
Hạch toán kế toán trong ngành xây dựng cơ bản với tư cách là một bộ phận của công cụ quản lý, nhằm phản ánh và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính Trong sản xuất kinh doanh với mục đích cuối cùng là tìm kiếm lợi nhuận mà con đường chủ yếu để tăng lợi nhuận của các doanh nghiệp xây dựng cơ bản là phải tìm mọi biện pháp nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo tiến độ thi công, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây dựng. Trong các yếu tố cấu thành lên giá thành sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí Do vậy, hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một tất yếu khách quan của quản lý giúp doanh nghiệp biết sử dụng triệt để tiết kiệm nguyên vật liệu cung cấp một cách kịp thời đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đồng thời kiểm tra giám sát chặt chẽ các định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn chặn kịp thời việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tiến tới hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp
Là một doanh nghiệp xây dựng, “ Công ty TNHH XD&TM Cường
Thịnh ” hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng,công nghiệp,xử lý cấp nước, xử lý nước thải, giao thông, thuỷ lợi, bưu chính viễn thông, kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp Qua thời gian thực tập tại công ty và tìm hiểu tình hình thực tế, tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty em nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất cũng như việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu như thế nào để đạt được kết quả cao nhất vì mục tiêu chất lượng của công trình và sự tồn tại và phát triển của công ty. Được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn em đã lựa chọn đề tài
“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh” để đi sâu nghiên cứu về phần hành kế toán nguyên vật liệu cả về lý luận và thực tế.
Mục đích nghiên cứu
- Phân tích việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty
- Đánh giá một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc hạch toán NVL tại công ty
Nội dung nghiên cứu
Ngoài phần lời cảm ơn, đặt vấn đề, kết cấu của chuyên đề chia thành 3 chương.
Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh.
Thời gian và địa điểm nghiên cứu
Thời gian thành lập bắt đầu từ ngày 04 tháng 05 năm 2009 đến ngày 12 tháng 07 năm 2009 tại Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh. Địa chỉ: Kim Nỗ, Đông Anh, Hà Nội.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng
Doanh nghiêp nào cũng có đặc thù riêng và có ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó Xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác, bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn Vậy khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí Hơn nữa sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất thì vận động từ nơi này sang nơi khác.Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp
Những ảnh hưởng đó có thể là:
-Do khâu bảo quản Nguyên vật liệu tại công trình không được đảm bảo nên gây ra sự thiếu hụt, mất mát Nguyên vật liệu…
-Do quá trình di chuyển Nguyên vật liệu phải chuyển từ kho của công ty tới kho công trình nên gây ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng nguyên vật liệu.
-Do điều kiện khách quan của tự nhiên như thời tiết làm ảnh hưởng đến chất lượng Nguyên vật liệu…
Phân loại nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu
*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính : Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép,…; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh nghiêp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đường, nha, bột, …,Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác… Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính,ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải.
Vật liệu phụ : Là những loại vât liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc
Nhiên liệu : là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinhh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí ga,…
Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu,thiết bi, công cụ, khí cụ Vật kết cấu dùng trong công tác xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác : Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
*Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn:
Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài : Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,…
Nguyên vật liệu tự chế : Do doanh nghiệp tự sản xuất Cách phân loại này là căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
*Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:
Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+ Đem góp vốn liên doanh;
1.3.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
Ghi chép phản ánh số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị lẫn hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế toán sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất
Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
Nguyên tắc đánh giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu
1.4.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định
Theo quy định của chuẩn mực số 02 thì hàng tồn kho (vật tư hàng hoá) hiện có trong doanh nghiệp phải được phản ánh trên sổ kế toán và báo cáo tài chính theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc của vật tư, hàng hoá thì phải phản ánh trên báo cáo tài chính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Nó được xác định bằng giá bán ước tính của vật tư hàng hoá trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường- chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm- chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Trị giá vốn thực tế (giá gốc) của vật tư, hàng hoá là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hàng tồn kho đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Tuỳ thuộc vào từng thời điểm và yêu cầu quản lý có thể tính trị giá vốn ở các thời điểm khác nhau.
Trị giá vốn thực tế
Trị giá mua thực tế (1) Thuế không hoàn lại(2) Chi phí mua(3)
Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành thì phương pháp đánh giá nguyên vật liệu là theo giá vốn thực tế.
Giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho.
Trị giá vốn thựctế nhập kho được xác định là toàn bộ chi phí bỏ ra và để có được hàng tồn kho ở thời điểm nhập kho.Tuỳ thuộc vào nguồn nhập mà có thể xác định trị giá vốn nhập.
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
(1) giá mua được ghi trên hoá đơn hoặc hợp động kinh tế đã được xác định.
- Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT.
- Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc hàng mua về dùng cho các hoạt động phúc lợi, dùng cho hoạt động thuộc nguồn kinh phí, dự án, kinh phí sự nghiệp thì giá mua là tổng giá thanh toán.
(2) Thuế không được hoàn lại gồm: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
(3) Chi phí thu mua gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, tiền thuê kho bãi …
(4) Các khoản giảm trừ gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua bị trả lại.
+ Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: trị giá thực tế của nguyên vật liệu là trị giá vốn thực tế của vật tư xuất gia công cộng với chi phí gia công chế biến.
+ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Trị giá mua thực tế củaNVL tồn đầu kỳ Trị giá mua thực tế của NVL nhập trong kỳ
+ Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị vốn góp do các bên thoả thuận cộng với các chi phí khác nhập kho (nếu có).
+ Đối với nguyên vật liệu được nhà nước cấp, cấp trên cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi sổ ở đơn vị cấp trên cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có ).
+ Đối với nguyên vật liệu được biếu tặng viện trợ: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá của vật tư, hàng hoá tương đương trên thị trường.
+ Đối với phế liệu thu hồi: thì giá thực tế nguyên vật liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi.
Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
+ Tính theo đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ
- Nội dung: Theo phương pháp này thì trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho được căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ.
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính, dễ làm.
- Nhược điểm: Không phản ánh kịp thời tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hoá, chỉ tính đựơc vào cuối tháng và chỉ tính riêng cho từng hàng tồn kho riêng biệt.
- Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ và các doanh nghiệp có không quá nhiều loại vật tư, hàng hoá
Trị giá vốn thực tế NVL thuê ngoài = Trị giá vốn NVL xuất chế biến + Chi phí liên quan gia công chế biến
NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho đơn giá bình quân của
+ Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước
- Nội dung: Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá của từng lần nhập và giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất kho trước Như vậy, hàng tồn kho cuối kỳ được nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ Với giả định như vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ đê tính trị giá vốn thực tế của những lần xuất đầu tiên trong kỳ.
- Ưu điểm: Cho phép xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng lẫn xuất, vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ được xác đình theo đơn giá của những lần nhập sau cùng nên giá trị hàng tồn kho là phù hợp với thực tế.
- Nhược điểm: Khối lượng tính toán phức tạp, sử dụng đơn giá ở quá khứ để xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho ở hiện tại nên không phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Điều kiện áp dụng: Đối với doanh nghiệp ít chủng loại vật tư hàng hoá. Khối lượng mỗi lần nhập xuất lớn Giá cả tương đối ổn định.
+Phương pháp nhập sau xuất trước.
- Nội dung: Theo phương pháp này, người ta giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho sau(gần với lần xuất nhất) thì xuất kho trước Với giả thiết đó, khi tính trị giá vốn của lô hàng xuất kho, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập sau cùng để tính tới lần xuất đó Hàng tồn kho đầu kỳ được quan niệm như lần xuất kho cuối kỳ và được xác định theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ.
- Ưu điểm: Phương pháp này đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, phản ánh được giá của vật tư, hàng hoá.
Nội dung kế toán nguyên vật liệu
1.5.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
* Chứng từ kế toán sử dụng:
Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp sản xuất Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu, kế toán toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành đối với doanh nghiệp xây lắp theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính thì chứng từ đó gồm:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03- VT )
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá( Mẫu 08- VT)
- Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN:
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT – 2 LN
- Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 – BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mãu 04 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT)
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan.
* Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
+ Phương pháp ghi thẻ song song:
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu theo chỉ tiêu có số lượng căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất.
Sau khi ghi vào thẻ kho các chứng từ kế toán được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán
- ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình biến động của vật liệu ở từng kho theo thứ tự từng danh điểm vật liệu căn cứ vào các chứng từ xuất, nhập vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng Thẻ vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả mặt giá trị và hiện vật Hàng ngày hay định kỳ 3- 5 ngày nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ xuất, nhập kho vào các thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự thẻ kho của thủ kho Cuối tháng tiến hành cộng sổ chi tiết và kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ (thẻ) chi tiết với thẻ kho, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết để lập bảng kê nhập, xuất, tồn kho từng thứ, nhóm, loại nguyên vật liệu Bảng kê này được xem như một báo cáo nguyên vật liệu cuối tháng.Phương pháp này dược áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất , tồn ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ nhân viên kế toán chưa cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
+ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- ở phòng kế toán: kế toán không mở sổ chi tiết nguyên vật liệu mà mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển” để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ danh điểm vật liệu tồn kho cả về số lượng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp những chứng từ phát sinh của từng thứ vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên cơ sở đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu kế toán tổng hợp.
Chứng từ Thẻ kho nhập
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp nhập – xuất - tồn
Phiếu xuất kho Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Phương pháp này áp dụng đối với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu từng bộ phận.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
+ Phương pháp sổ số dư:
- Tại kho: ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm Hàng tháng vào ngày cuối tháng của từng thứ vật liệu thể hiện trên thẻ kho để ghi Sau khi song thì chuyển số dư về phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Cuối tháng khi nhận được sổ số dư được thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính, ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá trị từ đó ghi vào cột số tiền trên sổ số dư
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng công việc nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất vật liệu và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đói tượng kế toán dạng tổng quát.
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Bảng kê luỹ kế Bảng luỹ kế NXT nhập
Phiếu giao nhận CT nhập
Phiếu giao nhận CT xuấtChứng từ xuất
Hiện nay theo quy định của bộ tài chính, những doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện về hoá đơn, chứng từ để áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Còn tất cả các doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện về hoá đơn, chứng từ thì phải áp dụng theo phương pháp khấu trừ.
Trong phần lý luận chủ yếu đi sâu vào nghiên cứu các loại hình doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
1.5.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX ) Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục, cố hệ thống tình hình Nhập – Xuất – Tồn đối với từng tư hàng hoá trên tài khoản hàng tồn kho trên cơ sở các chứng từ về nhập xuất.
Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ vào các chứng từ xuất kho trực tiếp Sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.Ưu điểm là có độ chính xác cao, biết được tình hình hiện có của nguyên vật liệu Còn hạn chế là khối lượng công việc lớn, mất nhiều thời gian.
Hàng mua đang đi đường Hàng mua đang đi đường đã nhập kho TK133
Hàng mua đang đi đường bán giao thẳng hoặc gửi đi bán
Hàng mua đang đi đường bị mất mát,hao hụt hoặc thiếu khi kiểm kê
Toàn bộ quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kết cấu TK 151 “Hàng mua đang đi đường”
Kế toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX
(1) Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài.
(2) Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho.
(3) Nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho.
(4) Nguyên vật liệu thừa phát hiện thừa khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
(5) Nhận lại vốn góp liên doanh.
(6) Tăng nguyên vật liệu do tự chế nhập kho hay thuê gia công chế biến.
(7) Nguyên vật liệu tăng do cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh.
(8) Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh.
(9) Xuất nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản.
(10) Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh.
(11) Xuất nguyên vật liệu để gia công chế biến.
(12) Xuất nguyên vật liệu để bán.
(13) Xuất nguyên vật liệu cho vay mượn tạm thời.
(14a) Đánh giá giảm nguyên vật liệu
(14b) Đánh giá tăng nguyên vật liệu.
(15) Nguyên vật liệu tăng do được biếu , tặng, tài trợ
(16) Nguyên vật liệu tăng do người mua trả nợ bằng vật tư, hàng hoá.
(17) Nguyên vật liệu kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân.
(18) Nguyên vật liệu thiếu khi xác định ngay nguyên nhân hoặc phản ánh khoản hao hụt mất mát nguyên vật liệu sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
1.5.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ.
Hình thức sổ kế toán
Tuỳ theo điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng các hình thức sổ khác nhau Thông thường các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức sổ sau:
1.6.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung,mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế( Định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Một là, hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tìa khoản kế toán phù hợp.Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng lsàm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.Định kỳ( 3,5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt(nếu có). Hai là, cuối tháng, cuối quý, cuối năm,cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên
Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên
Sổ Nhật ký chung (hoặc Sổ Nhật ký chung và Sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các Sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
1.6.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hộ ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng mọt quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ ké toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Sổ,thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái:
Một là, hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 lần đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Hai là, cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Ba là, khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phát = Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát Sinh” ở phần Nhật ký của tất cả các Tài khoản sinh Có của tất cả cácTK Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản
Bốn là, các sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng.Căn cứ vào số iệu khoá sổ của các đối tượng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho
Sổ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổn hợp kế toán chứng từ cùng loại
NHẬT KÝ SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu trên sổ Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế oán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
1.6.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Phương pháp nghiên cứu
- Nghiên cứu tài liệu có sẵn
- Phân tích, đánh giá số liệu thu nhập tại công ty
- Phương pháp tham khảo ý kiến
TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XD&TM CƯỜNG THỊNH
Tình hình và đặc điểm chung của Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh là doanh nghiệp đóng cổ phần được thành lập ngày 15 tháng 8 năm 2000
Tên công ty : Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh
CUONG THINH CONSTRUCTION AND TRADING COMPANY Trụ sở chính của Công ty : Kim Nỗ, Đông Anh, Hà Nội
Tính đến ngày 31/12/2008 tổng số toàn bộ công nhân viên chính thức do Công ty quản lý là 70 người, trong đó cán bộ quản lý là 8 người.Với các kỹ sư, kỹ thuật có trình độ Đại học, các chuyên viên kỹ thuật bậc cao Trong quá trình phát triển của Công ty ngành nghề kinh doanh chính là:
- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, xử lý cấp nước,xử lý nước thải, giao thông,thuỷ lợi, bưu chính viễn thông, kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp;
- Xây dựng, trùng tu, tôn tạo các công trình di tích lịch sử, văn hoá thể thao;
- Lắp đặt điện, nước, thang máy dân dụng, công nghiệp, điều hoà không khí trung tâm và cục bộ, hệ thống xử lý độ ẩm không khí, kho lạnh
- Xây lắp đường dây và trạm điện đến 35 KV;
- Sản xuất, lắp đặt các thiết bị, kết cấu thép phi tiêu chuẩn;
- Sản xuất, mạ nhúng kẽm nóng và lắp đặt hoàn chỉnh các loại cột điện,cột truyền hình, cột viba cho các dự án;
- Cung cấp và lắp đặt các thiết bị cơ khí, điệ cho các công trình dân dụng và công nghiệp;
- Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách;
- Mua bán vật tư,thiết bị các ngành xây dựng, điện nước, cơ khí và thiết bị điều hoà thông gió
Có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số chỉ tiêu như sau:
2.1.2 Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của xí nghiệp Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau:
Khảo sát Thiết kế Thi công
Nhưng đối với “Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh” qui trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành
Tóm lại, qui trình công nghệ sản xuất của “Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh” được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tiếp thị đấu thầu Kí kết hợp đồng Lập kế hoạch sản xuất
Tổ chức thi công Bàn giao nghiệm thu công trình Thu hồi vốn.
Kế toán tổng hợp và kiểm soátKế toán lương, BHXH,BHY, KPCĐ,TSCĐ, vật tư hàng hoá Kế toán quản trị các công trìnhKế toán tài chính,ngân hàng, thuế
Kế toán (nghiệp vụ kinh tế) tại công trường 1Kế toán (nghiệp vụ kinh tế) tại công trường 2Kế toán (nghiệp vụ kinh tế) tại công trường 3
2.1.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và có bảng cân đối riêng Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh
+ Phụ trách chung, chỉ đạo công tác tài chính kế toán của toàn công ty theo điều lệ kế toán trưởng.
+ Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán đạt hiệu quả cao nhất, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Tổ chức phân tích hoạch định và kiểm soát tài chính của công ty,tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức quản lý, sử dụng có hiệu quả các
+ Tham mưu giúp giám đốc trong việc thực hiện và chấp hành đầy đủ pháp luật, qui định của nhà nước trong việc quản lí sử dụng nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp.
- Kế toán tổng hợp và kiểm soát: Làm công tác kế toán tổng hợp toàn công ty.
+ Lập các kế hoạch tài chính: Kế hoạch tài chính tổng hợp, kế hoạch tín dụng vốn lưu động, chi phí và giá thành, kế hoạch thu vốn và công nợ, kế hoạch nhu cầu vốn tuần, tháng.
+ Phân tích tình hình tài chính của các công trình và đề xuất xử lý các vấn đề vướng mắc.
+ Hàng ngày đôn đốc và kiểm tra việc nhập chứng từ kế toán vào máy của các kế toán quản trị, đảm bảo tất cả các chứng từ kế toán trong tháng được nhập đầy đủ và chính xác.
+ Cuối tháng kiểm tra và hạch toán xác định doanh thu, phân bổ chi phí quản lý công ty, xác định giá vốn, lãi lỗ các công trình.
+ Đối chiếu kiểm tra số liệu và thực hiện các bút toán điều chỉnh, khoá sổ, kết chuyển.
+ Lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị định kỳ hoặc đột xuất. + Phụ trách công tác hạch toán thuế và kê khai quyết toán thuế toàn công ty.
- Kế toán lương, BHXH,BHYT, KPCĐ,TSCĐ, vật tư hàng hoá:
+ Tính toán phân bổ quĩ lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản quĩ trích theo lương theo qui định: ủng hộ bão lụt, vì trẻ thơ, đồng nghiệp của toàn xí nghiệp.
+ Lập các báo cáo định kỳ hàng tháng về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, các quĩ tự nguyện toàn xí nghiệp.
+ Theo dõi và đôn đốc các khoản tạm ứng và các khoản nợ phải thu khác.
+ Theo dõi và quyết toán chi phí quản lý xí nghiệp hàng tháng.
+ Tổ chức sắp xếp, in ấn lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán. + Lập hồ sơ tài sản cố định theo qui định.
+ Theo dõi biến động tới từng TSCĐ và đối tượng sử dụng.
+ Lập các kế hoạch đăng ký khấu hao TSCĐ theo định kỳ.
+ Theo dõi và quyết toán chi phí quản lý xí nghiệp hàng tháng.
+ Cập nhật các qui định của nhà nước về chế độ quản lý, khấu hao tài sản cố định.
+ Mở sổ theo dõi công cụ, đồ dùng của xí nghiệp, tính và phân bổ theo từng tháng đối với những tài sản còn giá trị.
+ Theo dõi và tổng hợp các báo cáo liên quan đến vật tư, công cụ toàn xí nghiệp.
- Kế toán quản trị các công trình:
+ Quản lý doanh thu – chi phí của công trình.
+ Tổ chức dữ liệu hạch toán kế toán toàn bộ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc công trình.
+ Tính và thanh toán các khoản có liên quan đến chi phí của công trình như: Lương, vật tư, chi phí chung, máy.
+ Quyết toán các chi phí vật tư chủ yếu, chi phí nhân công, chi phí máy.
+ Phân tích hoạt động kinh tế của công trình.
+ Quản lý các hợp đồng mua bán vật tư, thầu phụ công trình.
+ Quản lý dòng tiền cấp tạm ứng cho vay đối với công trình
+ Đôn đốc việc quyết toán chứng từ chi phí, phân bổ và tập hợp chi phí theo đúng các đối tượng chi phí.
+ Giám sát và chịu trách nhiệm các khoản tiền vay, tạm ứng của công trình.
+ Thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế của công trình.
+ Thu hồi các khoản nợ phải thu của công trình.
Kế toán tài chính, ngân hàng, thuế:
+ Quản lý và theo dõi số tiền gửi, tiền vay, các khế ước vay.
+ Thực hiện các nghịêp vụ vay trả tiền ngân hàng, bảo lãnh ngân hàng, thanh toán quốc tế và lập báo cáo về nghiệp vụ ngân hàng.
+ Thực hiện nhiệm vụ kê khai quyết toán thuế theo luật thuế
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty.
Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
- Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 01/01đến ngày 31/12 kỳ kế toán thực hiện là hàng tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ( nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá liên ngân hàng quy đổi)
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định QĐ206/2003/QĐBTC của Bộ tài chính
- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung
- Hệ thống báo cáo được tổ chức theo Mẫu của Nhà nước bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị
- Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành Đặc điểm sổ kế toán của công ty
Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau:
+ Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian( Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan).
+ Bảng kê vật tư xuất dùng: Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng.
Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty.
Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh
2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lượng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng Chẳng hạn như xi măng có rất nhiều loại xi măng như xi măng PCB 30, xi măng Hoàng Thạch, xi măng trắng Hải Phòng… Thép gồm thép D 14, thép D 22, thép 1,63x63… Gạch gồm gạch đặc, gạch A1…các loại máy điều hoà chính hãng…
Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau tuỳ vào đặc điểm của từng loại hình của công trình thi công: Đối với thi công các hạng mục nhà ở, văn phòng, cầu cống… thì vật liệu chính là: xi măng, cát, gạch, thép…; Đối với công trình thi công đường thì vật liệu chính là: đất, đá, cát, sỏi…
Phần lớn các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên công trình, nó chiếm tới 60 – 80% giá trị công trình đồng thời chiếm tỷ trọng lớn
Ngoài ra, việc thu mua bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu có đặc điểm khác nhau Có những loại nguyên vật liệu mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng Có những loại nguyên vật liệu có thể bảo quản trong kho, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho gây khó khăn trong việc bảo quản, ảnh hưởng đến quá trình thi công Chỉ cần một biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Vì vậy, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu ở công ty
Với đặc điểm là một công ty chuyên về thi công xây dựng Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu và phần lớn các loại nguyên vật liệu này đều cấu thành lên thực thể sản phẩm xây lắp Mặt khác với việc đơn vị áp dụng phần mềm kế toán do vậy nguyên vật liệu trong công ty được phân loại như sau: Trong đó, ba chữ số đầu thể hiện là mã TK 152, hai chữ số sau là quy định nhóm, và hai chữ số tiếp là phân loại chi tiết từng vật tư
Nguyên liệu vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong nghành xây dựng cơ bản, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới như : sắt, thép,bê tông, đá, nhựa đường, xi măng, cát
Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động nhưng vật liệu phụ không phải là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường phục vụ cho nhu cầu công nghệ kĩ thuật hoặc quả lý như: phụ gia bê tông, vôi bột, các loại sơn
Nhiên liệu, các vật liệu luân chuyển (ván khuôn, giàn giáo ) cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành công trình Trong đó, không kể đến vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, phụ tùng phục vụ cho máy thi công
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu công ty Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định.
Hiện tại, nguyên vật liệu ở công ty được đánh giá theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư đó.
Trị giá vốn của vật tư tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán gọi là trị giá mua thực tế.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại (nếu có ).
* Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu:
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài: đây là nguồn cung cấp chủ yếu của công ty:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua vật liệu + Chi phí vận chuyển + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do gia công:
Tri giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí vận chuyển + Chi phí gia công
Ví dụ: Ngày 23/10/2008 nhập kho Thép hộp gia công lan can, hoa sắt công trình KTXSV.Trị giá Thép hộp xuất gia công là:2.520.000đ Chi phí gia công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%) Chi phí vận chuyển là: 81.900đ(trong đó thuế GTGT 5%).
Tri giá vốn thực tế nhập kho = 2.520.000+1.250.000+78.000
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng giá trị ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+ Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng chính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dụng.
+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho : sử dụng phương pháp tính giá trực tiếp (phương pháp thực tế đích danh)
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng x đơn giá
Ví dụ : Ngày 30/11/2008 xuất kho xi măng Hoàng Thạch cho công trình nhà máy xi măng Hạ Long Số lượng 4 tấn, đơn giá 690.800đ/tấn.
Giá thực tế vật liệu xuất kho = 4 x 690.800
* Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty
Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty thành lập ban kiểm kê Sau khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán( hoặc chứng từ), doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch, kết quả sử lý vào kế toán.
*Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:
Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 3381 – Trị giá vốn thực tế vật tư thừa Khi có quyết định sử lý kế toán ghi:
Nợ TK 3381 – Trị giá vốn thực tế vật tư thừa
*Trường hợp kiểm kê nếu thiếu kế toán ghi:
Nợ TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệuKhi có quyết định sử lý kế toán ghi:
+ Nếu vật tư hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép được ghi tăng vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu + Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường kế toán ghi:
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu
2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty
2.2.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng.
Hiện nay theo chế độ kế toán quy định chứng từ kế toán nguyên vật liệu được sử dụng dùng trong công ty như sau:
- Phiếu xuất kho (mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu nhập kho xuất thẳng (đối với vật tư nhỏ lẻ)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2.2.4.2 Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu.
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay thì một doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, muốn đạt được điều đó thì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ, năng động và bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt động sản xuất kinh doanh cũng hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách làm khác nhau , các biện pháp sử dụng khác nhau Song trong những biện pháp cơ bản đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Là một công ty trực thuộc một công ty cổ phần khi hội nhập với nền kinh tế thị trường mở cửa thì “Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh” gặp không ít những khó khăn, thử thách Bên cạnh đó, công ty lại phải cạnh tranh với nhiều đơn vị khác cùng ngành Song trước tình hình đó, công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nâng cao năng suất chất lượng và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy công ty không những giữ vững được thi trường mà còn mở rộng thi trường và liên tục làm ăn có lãi Trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường ngày nay, việc một doanh nghiệp tồn tại là đã khó còn chuyện một công ty làm ăn có lãi lại càng khó hơn Tuy vậy, “Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh” đã làm được điều đó Có thể nói đây là kết quả của việc đã “phát huy” các biện pháp mà công ty đã thực hiện, trong đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm là một biện pháp mà công ty đã áp dụng.
Như đã nói rất nhiều ở trên, “Công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh” là một công ty xây dựng do đó chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung đặc biệt kà công tác kế toán nguyên vật liệu được công ty quan tâm sâu sắc.
Tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm trong khi vẫn đảm bảo chất lượng công trình.
Những ưu điểm và nhược điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh
ở công ty TNHH XD&TM Cường Thịnh.
Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty em đã nhận thấy có những ưu điểm và nhược điểm sau: Ưu điểm:
+ Về bộ máy quản lý: Các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty Với quy mô quản lý hợp lý đã tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng và ngày càng có uy tín trên thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh.
+ Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán vững vàng đã tốt nghiệp đại học và cao đẳng và có bề dầy kinh nghiệp trong công tác kế toán, áp dụng kịp thời các chế độ kế toán hiện hành. Công việc được phân công cụ thể phù hợp với trình độ của từng nhân viên kế toán từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người.
Hiện nay trong công tác kế toán ở công ty đã được áp dụng kế toán máy và được trang bị đầy đủ máy vi tính.
+ Về hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán của công ty: hạch toán chứng từ ban đầu của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ Công ty đã vận dụng tương đối đầy đủ những hệ thống chứng từ mà quy chế tài chính đã ban hành Ngoài ra còn một số chứng từ khác theo quy định của công ty.
Phương pháp kế toán sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp và phù hợp với việc sử dụng kế toán máy.
+ Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán được công ty áp dụng hợp lý, phù hợp với điều kiện của công ty Các tài khoản được mở chi tiết gắn liền với từng công trình hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng.
+ Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung và việc áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính trong công ty đã làm giảm khối lượng đáng kể công việc kỹ thuật trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu.
+ Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu do vậy không xảy ra tình trạng ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu Bên cạnh đó xây dựng các định mức dự trữ của phòng kế toán tổng hợp rất sát với nhu cầu thực tế vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều nguyên vật liệu Việc xây dựng định mức sử dụng cho các công trình, hạng mục công trình được phòng kinh doanh tổng hợp xây dựng sát thực tế tránh lãng phí nguyên vật liệu Ngoài ra việc phân loại nguyên vật liệu chi tiết đến từng loại, từng công trình do vậy dễ dàng trong việc quản lý.
+ Về hệ thống kho: Các kho nguyên vật liệu được sắp xếp ở ngay tại chân các công trình nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản cũng như xuất nguyên vật liệu đưa vào sử dụng.
+ Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, đặc điểm ngành sản xuất Mở chi tiết cho từng hạng mục công trình phù hợp với đặc điểm của công ty xây dựng
+ Việc áp dụng phần mềm kế toán UNESCO trong công việc kế toán đã góp phần làm giảm khối lượng khi chép và công việc tính toán, nhất là công việc lập bảng kê, bảng tổng hợp, tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu, nó còn theo dõi chi tiết nguyên vật liệu đến tận nguồn nhập, xuất nên rất thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty còn có một số hạn chế sau:
+ Việc phân loại và đánh giá nguyên vật liệu để xây dựng và hoàn thiện một công trình, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về nguyên vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng, thành phần khác nhau, công cụ khác nhau.
Do vậy muốn quản lý tốt về nguyên vật liệu mà hạch toán một cách chính xác thì cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học hợp lý
+ Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Tại công ty khi xuất vật tư vào sử dụng thi công đều lập phiếu xuất kho nhưng có một số loại vật tư do đặc điểm khó cân đong đo đếm như sỏi, đá, cát…nên thường đến cuối mới xác định được số tồn và tính ra số xuất trong kỳ đến cuối tháng mới lập một phiếu xuất kho tổng hợp và gửi các phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Trong kỳ khi có nhu về nguyên vật liệu thì thủ kho viết giấy giao nhận để xuất nguyên vật liệu sử dụng, hết lại xuất tiếp đến cuối tháng mới viết một phiếu xuất kho để hợp lý nên số xuất kho, tồn kho là không thực tế, có loại vật liệu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất có loại chưa sử dụng hết vẫn để lại trong kho.
+ Về luân chuyển chứng từ: Địa bàn hoạt động của công ty rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm như việc cung cấp chứng từ nhập – xuất kho để vào máy chậm so với số ngày quy định Do vậy nhiều khi ảnh hưởng đến báo cáo nhanh về nguyên vật liệu, xử lý thông tin đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời.
Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Qua một thời gian thực tập, tìm hiểu về công ty cùng với những kiến thức nhất định được trang bị tại trường ĐH Công Nghiệp HN Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn nêu lên một vài kiến kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
* Thứ nhất: Phân loại kế toán nguyên vật liệu Đối với doanh nghiệp xây lắp sản phẩm chính của nó là các công trình và hạng mục công trình, những tổ máy , tất cả những thứ này đều được tạo nên từ nhiều loại nguyên vật liệu với những nội dung kinh tế và đặc tính lý hoá học khác nhau chính vì thế việc phân loại nguyên vật liệu trở thành yêu cầu tất yếu của công tác quản lý Bên cạnh đó, nguyên vật liệu phải được phân loại một cách hợp lý và khoa học thì mới đáp ứng được yêu cầu quản lý. Những thông tin về tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu sẽ là cơ sở đảm bảo cho việc ra quyết định quản lý được xác thực và kịp thời
Như trên đã nói công ty phân loại chi tiết đến từng loại hay nói cách khác tất cả nguyên vật liệu trong vật liệu trong công ty đều được coi là nguyên vật liệu chính (đã được máy mã hoá) và được coi công dụng, nội dung kinh tế của chúng là như nhau trong khi đó công dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất là khác nhau, có loại trực tiếp tham gia vào cấu thành nên thực thể vật chất của công trình như sắt thép, xi măng, cát và máy biến áp Có loại chỉ có tác dụng phụ như xăng dầu, sơn chống dỉ…Việc công ty coi tất cả các nguyên vật liệu trên có công dụng như nhau là hoàn toàn không có cơ sở Do vậy theo ý kiến của em cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý có thể công ty căn cứ vào nội dung kinh tế của nguyên vật liệu để phân loại nguyên vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu chính : Chẳng hạn như cát, sỏi, xi măng, đá…
- Nguyên vật liệu phụ: Chẳng hạn như sơn chống dỉ, xăng dầu
- Phụ tùng thay thế: Như các chi tiết máy, ốc vít
Ví dụ: Xi măng mã hoá như sau: TK 1521.01
Xăng dầu mã hoá như sau: TK 1522.16
* Thứ hai là: Về việc luân chuyển chứng từ
Do đặc điểm địa bàn hoạt động của công ty rộng, các công trình nằm ở các nơi, vì vậy, các chứng từ, các thông tin về các công trình gửi về phòng kế toán chậm Sau khi nhận được các chứng từ từ các công trình gửi về phòng kế toán, kế toán phải sắp xếp lượng chứng từ khá lớn rồi mới tiến hành phân bổ cho các công trình Như vậy, dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót nhất là vào những kỳ tiến độ thi công gấp rút, thi công nhiều công trình với chi phí nguyên vật liệu lớn. Để khắc phục tình trạng này, theo em công ty nên bố trí nhân viên kế toán đến các đội xây lắp trực tiếp hướng dẫn hoặc giúp đỡ các đội trong khâu thu nhập chứng từ bằng cách quy định mốc thời gian nhất định Như vậy sẽ nhằm cung cấp chính xác các báo cáo về tình hình nguyên vật liệu để các nhà quản trị kịp thời đưa ra các quyết định phù hợp.
* Thứ ba: Khi doanh nghiệp bán nguyên vật liệu(thừa, không sử dụng đến) ra ngoài không xuất hoá đơn GTGT mà chỉ dựa vào phiếu xuất kho điều này có thể dẫn đến tiêu cực Vì vậy khi bán nguyên vật liệu ra ngoài công ty nên xuất hoá đơn GTGT
*Thứ tư: Với đặc điểm riêng biệt từng loại nguyên vật liệu của công ty,khi nhập kho và xuất kho Để dễ kiểm kê tình hình Nhập – Xuất – TồnNguyên vật liệu thì công ty nên lập Bảng Nhập – Xuất –Tồn Nguyên vật liệu chi tiết từng loại vật liệu.