Chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán
Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán ảnh hởng tới công tác kiểm toán
a Bản chất của chu trình
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh Đối tợng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thờng chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùng một phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải đợc kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì quá trình mua vào và thanh toán ảnh hởng trực tiếp đến chi phí, giá thành và tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục nh mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức, chu trình mua hàng và thanh toán cũng không bao gồm qua trình thu hút và hoàn trả vốn.
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận đợc. b Chức năng của chu trình Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Nh vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:
- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.
- Nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Ghi nhận các khoản nợ phải trả ngời bán.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán.
Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.
Căn cứ vào nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của các bộ phận hay kế hoạch, phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng sau đó trình cho ngời có thẩm quyền phê duyệt Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng, bộ phận này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoávà dịch vụ đợc mua theo các mục đích đã đ- ợc phê chuẩn của công ty và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phÐp Đơn đặt hàng sẽ đợc lập thành 3 liên ( 1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 giao cho phòng kế toán và 1 giao cho bộ phận kho), đợc đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho ngời bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, đợc giao vào một ngày quy định đơn đặt hàng đợc coi là một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị mua hàng hóa hay dịch vụ Trong những trờng hợp mà các bên thực hiện các giao dịch lớn thì cần phải lập hợp đồng.
Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các đIều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đa ra một báo cáo nhận hàng nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải tra thông báo để ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hóa phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi chuyển đi. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ.
Ghi nhận các khoản nợ ng ời bán
Sự ghi nhận đúng đắn khoản về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả” Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Thờng thì các phép nhân và các phép tổng cộng đợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hóa đơn Sau đó số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiền mặt, và các chứng khoán thị trờng và các tài sản khác
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ng ời bán. Đối với hầu hết các công ty, các hóa đơn do kế toán các khoản phải trả lu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thờng đợc thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một đợc gửi cho ngời thanh toán, một bản sao đợc lu giữ lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng này bao gồm việc ký chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, tách biệt trách nhiệm kí chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả và xem xét lỹ lỡng các chứng từ chứng minh của ngời ký chi phiếu vào lúc chi phiếu đợc ký.
Nhu cầu vật liệu hàng hoá
Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Tr ởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán
Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từNhập kho Ghi sổ chứng từ
L u trữ và bảo quản chứng từ
Kế toán quỹ Thủ tr ởng kế toán tr ởng Thủ quỹNhân viên thanh toánKế toán
Lập chứng từ chi quỹ Duyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toán Ghi sổ
Nhu cầu thanh toán L u chứng từ
Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Với nghiệp vụ mua vào
Với nghiệp vụ thanh toán
2 Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán , hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận đợc sử dụng (nh bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.
Mục tiêu kiểm toán của chu trình mua hàng và thanh toán
Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì việc đa ra các mục tiêu kiểm toán là rất cần thiết Việc xây dựng các mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập các bằng chứng đầy đủ, có giá trị và đúng lúc cho những khoản mục trọng yếu trong chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiệu kiểm toán cho chu trình này đợc chia ra: mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại là mục tiêu về tính hợp lý chung và mục tiêu khác Mục tiêu kiểm toán chung giúp KTV đánh giá
6 các số d tài khoản đã hợp lý cha còn mục tiêu kiểm toán chung khác gồm 6 mục tiêu: tình hiện hữu, tính đầy đủ, tính chính xác, tính đánh giá, tính trình bày Các mục tỉêu kiểm toán đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh toán xuất phát từ 6 mục tiêu kiểm toán trên.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh của doanh nghiệp Không những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán Chính vì vậy kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận không thể tách rời của tronh kiểm toán báo cáo tài chính Mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số d các tài khoản liên quan có đợc trình bày trung thực hợp lý hay không Các mục tiêu đặc thù của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm.
- Hiện hữu : hàng hóa, dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ ngời bán phải đúng với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm bảo bằng sự tồn tại của tài sản cũng nh công nợ đó.
- Đầy đủ : việc nghi nhận các hàng hóa gay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả ngời bán phải đúng với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Chính xác : việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ng- ời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn ngời bán và biên lai giao nhận hàng hóa hay dịch vụ.
- Trình bày và công bố : việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng nh các khoản phải trả ngời bán phải đúng với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết.
- Quyền và nghĩa vụ : phải đúng với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên báo cáo tài chính thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và nợ phải trả ngời bán thê hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Đánh giá : các tài sản, hàng hóa mua về hay các khoản nợ phải trả ngời bán phải ghi chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đợc thừa nhận).
- Phát sinh : Một nghiệp vụ hay một sự kiện đã ghi chép thì phải đã xảy ra và có liên quan đến đơn vị trong thời kỳ xem xét.
Các mục tiêu nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc điểm theo từng mục tiêu Từ đó, đánh giá rủi ro kiểm soát theo tong mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và các nghiệp vụ một cách tơng ứng.
Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Các phơng pháp tiếp cận kiểm toán đối với chu trình mua hàng và
Chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu trình khác khi tiến kiểm toán thờng có hai cách tiếp cận
- Sử dụng chủ yếu các thử nghiệm tuân thủ.
- Sử dụng chủ yếu các thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm tuân thủ : hay còn gọi là thử nghiệm kiểm soát là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán chứng minh rằng hệ thống kiếm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu Đặc trng của thử nghiệm tuân thủ là chúng đ- ợc thực hiện dựa vào quy chế kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm trả lời cho câu hỏi: liệu KTV có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị hay không?
Số lợng các thử nghiệm tuân thủ dựa vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát. Nếu rủi ro kiểm soát trong chu trình đợc đánh giá là cao, có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ không có khả năng ngăn chặn các gian lân và sai sót thì không cần thiết phải sử dụng các thử nghiệm tuân thủ nữa Nếu rủi ro trong chu trình đợc đánh giá ở mức thấp thì số lọng các thử nghiệm tuân thủ sẽ đợc thực hịên càng nhiều và các thử nghiệm cơ bản có thể đợc thu hẹp.
Thử ngiệm cơ bản là loại thử nghiệm đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ kiện do hệ thông kế toán xử lý Thử nghiệm cơ bản thờng đợc sử dụng với số lợng lớn khi mà rủi ro kiểm soát của chu trình đó đợc đánh giá là cao Tuy nhiên thử nghiệm cơ bản cũng đợc sử dụng ngay khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp bởi vì một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh cũng không có nghĩa là nó có thể ngăn chặn mọi gian lận và sai sót có thể xảy ra Do đó, trong quá trình tìm kiểm
8 bằng chứng kiểm toán, các thử ngiệm cơ bản vẫn đợc các kiểm toán viên sử dụng bởi tính hiệu quả của nó, tuy nhiên thì các thử nghiệm cơ bản thờng phải tốn nhiều công sức nên phải sử dụng cho hợp lý.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thờng tuân theo trình tự chung Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đợc tiến hành qua 3 bớc sau:
- Bớc 1: Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
- Bớc 2: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
- Bớc 3: Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. a Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng nh các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán Mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 “kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán, trong đó mô tả phạm vi dự kiến và cách thức tiến hành công việc kiểm toán Kế hoạch kiểm toán phải đầy đủ, chi tiết làm cơ sở để lập chơng trình kiểm toán”
Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cũng tuân theo các bớc nh sau:
Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán. Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
Thu thập thông tin về khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích Đánh giá tính trọng yếu, rủi ro kiểm toán
Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát.
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán
Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng đợc chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không
Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng
Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định số lợng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đa ra trong báo cáo kiểm toán
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán
Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ớc lợng đợc quy mô phức tạp của cuôc kiểm toán , từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này Số lợng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình.
Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm,nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên.
Thu thập thông tin về khách hàng
Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận.Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hởng đến phần hành kiểm toán của mình.
Các thông tin cơ sở
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng :
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, quy định kiểm toán viên phải tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng nh cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng van bản không Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết đợc cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của ngành nghề này.
Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm tr ớc và hồ sơ kiểm toán chung.
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bớc mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém. Thông thờng những điểm yếu này cha khắc phục đợc trong thời gian ngắn.
Tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều dặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lợng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lợng đạt yêu cầu Ngợc lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu cầu, chất lợng giảm sút cho thấy chất lợng các yếu tố đầu vào không tốt.
Nhận diện các bên hữu quan.
Các bên hữu quan đợc hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý ), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hởng đến quyết định mua của công ty khách hàng.
Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn.
Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài.
Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những tr- ờng hợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sex phải sử dụng các chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên.
Sau khi có đợc những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến quá trình mua hàng và thanh toán. Đây sẽ là những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cung nh đa ra các ý kiến kiểm toán sau này.
Các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho kiểm toán viên hiểu đợc về các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng, những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám Đốc của công ty khách hàng bao gồm các loại sau:
- Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty.
- Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của các năm hiện hành hay trong vài năm trớc
- Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc.
- Các hợp đồng cam kết quan trọng.
Thực hiện thủ tục phân tích.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, sau khi đã thu thập các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ đợc sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán Đối với chu trình mua hàng và thanh toán các thủ tục phân tích sử dụng có thể là :
Giới thiệu về công ty TNHH kế toán – kiểm toán Hà Nội kiểm toán Hà Nội
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội, tên giao dịch Quốc tế là “Hà Nội company profession of auditing and accounting” viết tắt là
“Cpa Hanoi” có trụ sở tại 75 Tô HIến Thành, Hà Nội.
CPA HANOI là Công ty kiểm toán chuyên nghiệp, hợp pháp, hoạt động trong làm việc kiểm toán, t vấn thuế, t vấn tài chính kế toán, t vấn quản lý ở Việt Nam, đợc Bộ tài chính và Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội cấp giấy phép hành nghề và Giấy phép thành lập theo Quyết định số 4010GP/TLDN ngày 26/01/1999 với số vốn điều lệ là 500 triệu VND và 7 thành viên sáng lập.
CPA HANOI có tổng số nhân viên hiện tại là 45 ngời, không kể các cộng tác viên các nhân viên đều là những ngời có trình độ cử nhân kinh tế, cử nhân luật, kỹ s xây dung đợc đào tạo tại Việt Nam và nớc ngoài nh Australia, Ireland với 8 kiểm toán viên quốc gia đợc Bộ tài chính cấp chứng chỉ kiểm toán viên có từ 4 đến 9 năm kinh nghiệm làm việc tại các Công ty kiểm toán có uy tín ở Việt Nam Các nhân viên đợc tham gia khoá học cơ bản và nâng cao về chứng khoán và thị trờng chứng khoán, có đủ điều kiện đợc cấp chứng chỉ hành nghề trên thị trờng chứng khoán của Uỷ ban chứng khoán Nhà nớc.
Công ty cũng luôn chú trọng đến vấn đề giao lu và mở rộng quan hệ hợp tác với các Công ty kiểm toán và các tổ chức nghề nghiệp khác nh Trung - ơng hội kế toán Việt Nam, Câu lạc bộ kế toán trởng và các Công ty kiểm toán Quốc tế nh KPMG, Arthur Andersen, Dự án với Liên minh Châu Âu về Kế toán và Kiểm toán EURO TAPVIET để học hỏi và nâng cao thêm hiểu biết, kỹ năng của mình trong công việc ngày càng phức tạp đòi hỏi sự am hiểu thông thạo trong nhiều lv của Kiểm toán viên.
Nhằm đáp ứng nhu cầu bức xúc của những nhà quản lý nói riêng vàc thành phần kinh tế trong thị trờng nói chung, Ban giám đốc CPA HANOI đã mạnh dạn đầu t và cung cấp dịch vụ với phơng châm “hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan và bí mật số liệu của khách hàng, coi uy tín và chất l- ợng là yếu tố hàng đầu, phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi nhât” Cho nên, tuy mới đi vào hoạt động đợc 1 năm nhng số lợng khách hàng của Công ty mỗi năm một tăng (đặc biệt là khách hàng thờng xuyên) Hiện tại, Công ty có khoảng 400 - 500 khách hàng trong đó 100 đơn vị là khách hàng thờng xuyên và qua 1 năm hoạt động với nguyên tắc, phơng châm trên thì doanh thu của Công ty có sự tăng lên đáng kể Cụ thể:
Trong đó, doanh thu về kiểm toán chiếm 80% (kiểm toán Báo cáo tài chính 60%, kiểm toán công trình xây dựng cơ bản 10%, kiểm toán khác 10%) còn doanh thu về hoạt động đào tạo và t vấn chiếm khoảng 20% Tuy nhiên, so với doanh thu dự tính năm 2001 (tăng gấp 2-3 lần năm 2000) trên thức tế không đạt đợc (chỉ tăng 20%) Đó là do có sự thay đổi trong một số Chính sách, Chế độ của Nhà nớc, đồng thời thị trờng kiểm toán đã xuất hiện nhiều Công ty kiểm toán mới dẫn đến sự phân chia thị trờng và cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty.
Bên cạnh hoạt động chính của mình, Công ty còn tích cự tham gia vào soạn thảo và ban hành Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và đợc Hội đồng soạn thảo đánh giá cao về những ý kiến đa ra.
Chính vì vậy, trong Hội nghị đánh giá 10 năm hoạt động của kiểm toán độc lập Việt Nam do Báo cáo tài chính (30/11/2001), CPA HANOI đã đợc khen thởng Điều này cũng đã khẳng định sự đóng góp và uy tín của Công ty trên thị trờng kiểm toán toàn quốc (chủ yếu là miền Bắc) trong những năm qua.
Trong tơng lai, để có thể tham gia vào hoạt động kiểm toán các Công ty trên thị trờng chứng khoán Việt Nam, Ban giám đốc Công ty có dự định tăng tổng số vốn điều lệ lên 2 tỷ VND (vì mức vốn điều lệ tối thiểu để tham gia kiểm toán các Công ty trên thị trờng chứng khoán là 2 tỷ VND) Song song với việc mở rộng thị trờng kiểm toán Quốc tế, có thể dới hình thức tham gia liên doanh, liên kết hoặc kiểm toán các khách hàng sẽ đợc mở cửa sau 2 nămHiệp định Thơng mại Việt Mỹ có hiệu lực (2003).
Hội đồng sáng lập viên
Ban giám đốc Ban Kiểm soát
Phòng tổ chức hành chÝnh Đây là một định hớng rất tôt cho sự phát triển của Công ty kiểm toán và
Kế toán Hà nội trong tơng lai.
Tổ chức bộ máy quản lý của CPA HANOI
Với quy mô nhỏ, bộ máy quản lý của CPA HANOI đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến từ trên xuống theo sơ đồ sau:
Đứng đầu là Hội đồng sáng lập viên: Điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Công ty thông qua Ban giám đốc và Ban kiểm soát Hội đồng thành lập viên gồm 4 thành viên:
Chủ tịch: Nguyễn ngọc Tỉnh - GĐ.
Nguyễn Đức Lợi: Trởng Ban kiểm soát.
Lê Văn Dò: Thành viên
Đào Hùng Tiến: Phó Giám Đốc.
Ban giám đốc: Trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty gồm:
Giám đốc: Nguyễn Ngọc Tỉnh.
Phó giám đốc: Đào Hùng Tiến.
Phòng nghiệp vụ I&II: Do anh Lê Thành Công và anh Bùi Thế Dũng làm trởng phòng Phòng đảm nhận thực hiện dịch vụ kiểm toán cho khách hàng Trong thực tiễn kiểm toán, các nhóm trong phờng thờng xuyên liên lạc với nhau để thông báo tình hình phối hợp công việc Trởng phòng trực tiếp điều hành toàn bộ cuộc kiểm toán, nếu có vớng mắc báo cáo với Giám đốc để xin ý kiÕn.
Phòng t vấn: Do chị Đoàn thị Thanh Xuân là Trởng phòng Phòng chủ yếu thực hiện công tác t vấn, phục vụ khách hàng về kế toán, thuế, quản lý, tài chính… Nhìn chung đa số các tài khoản chịu Bên cạnh đó, phòng cũng thực hiện các dịch vụ kiểm toán với khách hàng.
Phòng xây dựng cơ bản: do anh Trần Hữu Huân làm Trởng phòng.
Phòng chuyên thực hiện kiểm toán các công trình xây dựng hoàn thành, nhận đánh giá lại giá trị các tài sản thuộc bất động sản.
Giữa các phòng nghiệp vụ trong Công ty luôn có sự phối hợp với nhau trong công việc nhằm bảo đảm công việc hoàn thành tốt, đúng thời hạn.
Phòng hành chính tổng hợp: Thực hiện các chức năng hành chính, văn th và kế toán tại CPA HANOI Bộ máy kế toán chỉ có một ngời, thực hiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12, sử dụng hệ thống sổ sách do Bộ tài chính ban hành và hớng dẫn sử dụng.
Tổ chức phân công nhiệm vụ của CPA HANOI
Nh đã nói ở phần I, hiện nay số lợng nhân viện của Công ty là 45 ngời không kể các cộng tác viên Các nhân viên đều là những ngời có trình độ đại học đợc đào tạo tại Việt Nam hay nớc ngoài nh austrialia, Ireland với 8 Kiểm toán viên Quốc gia có từ 4 đến 9 năm kinh nghiệm làm việc tại các Công ty kiểm toán có uy tín ở Việt Nam.
Cùng với cơ cấu tổ chức khá đầy đủ và phù hợp, Công ty còn có hệ thống kiểm soát mạnh quy định rõ khả năng, quyền hạn của các cán bộ nhân viên trong Công ty, cụ thể:
Tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty.
Phát hiện hoạt động dịch vụ, tránh rủi ro nghề nghiệp.
Duy trì, mở rộng khách hàng.
Trực tiếp chỉ đạo trong một số hợp đồng lớn.
- Phó Giám đốc : Giúp Giám đốc trong công việc điều hành và phát triển Công ty, phụ trách các mặt hoạt động do Giám đốc phân công.
- Chủ nhiệm kiểm toán: là các Kiểm toán viên chính, đồng thời giữ cơng vị Trởng phòng, phụ trách các phòng nghiệp vụ hoặc trợ lý cho Giám đốc.
- Kiểm toán viên chính: Là những ngời có chứng chỉ Kiểm toán viên từ 3 năm trở lên có nhiệm vụ điều hành, thực hiện các công việc kiểm toán đợc giao, tuyên truyền và giới thiệu về Công ty.
- Trợ lý Kiểm toán viên: Nhiệm vụ chủ yếu là học hỏi và thực hành tong phần công việc, đợc Chủ nhiệm kiểm toán giúp đỡ về mặt chuyên môn; giúp đỡ Kiểm toán viên trong thực hành kiểm toán.
- Kiểm toán viên: Thực hiện công việc kế toán của Công ty.
- Nhân viên hành chính và văn th: Nhận, gửi, lu chuyển công văn, fax… Nhìn chung đa số các tài khoản chịu
Với đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm và tận tình trong công việc cộng với phơng châm làm việc của Công ty là nhanh chóng, chất lợng và uy tín nên lợng khách hàng của CPA HANOI ngày một tăng Điều này càng khẳng định uy tín, vị trí của CPA HANOI trong lĩnh vực kiểm toán Đây là điểm thuận lợi của Công ty trong các hoạt động tơng lai.
Các loại hình dịch vụ cung cấp và khách hàng của CPA HANOI
a Các loại hình dịch vụ cung cấp: Để cung cấp nhu cầu thị trờng,
CPA HANOI thực hiện cung cấp đầy đủ những dịch vụ chuyên ngành bao gồm kiểm toán, kế toán, t vấn thuế và cung cấp cài đặt phần mềm kế toán trên máy vi tính và đào tạo tới các cá nhân và doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tại Việt Nam Cụ thể:
Công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong thực hiện các dịch vụ kiểm toán nh:
Kiểm toán Báo cáo tài chính của các doanh nghiệp, các dự án do tổ chức quốc tế tài trợ.
Kiểm toán xây dựng cơ bản.
Kiểm toán các mục đích thuế.
Kiểm toán xác định tỷ lệ nội địa hoá.
Kiểm toán các mục đích đấu thầu.
Thẩm định giá trị tài sản.
CPA HANOI cung cấp dịch vụ t vấn tài chính, kế toán có hiệu quả nh:
T vấn xây dựng hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với đơn vị.
T vấn lập Báo cáo tài chính.
Làm công tác kế toán cho doanh nghiệp.
T vấn lựa chọn phần mêm kế toán phù hợp với đặc điểm đơn vị.
- Về quản lý tài chính:
Công ty tiến hành xây dựng quy chế tài chính cho doanh nghiệp, thiết kế xây dựng kiểm toán nội bộ phù hợp và theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Công ty cũng có thể tuyển chọn kế toán trởng cho đơn vị hoặc t vấn về các thủ tục giải thể, sáp nhận.
CPA HANOI có thể trả lời hoặc cung cấp các văn bản mới nhất về thuế cho khách hàng, trợ giúp khách hàng trong việc tính theúe, lập báo cáo cho mục đích thuế.
Bên cạnh các dịch vụ chính trên, Công ty còn tổ chức các khoá học ngắn hạn hoặc dai hạn về kế toán - kiểm toán, về chế độ kế toán, kiểm toán Việt Nam Tổ chức các khoá đào tạo về kiểm toán nội bộ cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. b Khách hàng của CPA HANOI
Từ khi ra đời và hoạt động đến nay, Công ty luôn đào tạo ra đợc sự tin t- ởng của khách hàng về chất lợng công việc Mặt khác, các loại hình dịch vụ
3 2 mà Công ty cung cấp ngày càng đa dạng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng Chinh vì vậy, mà khách hàng của Công ty cũng rất đa dạng và với số l - ợng lớn Tuy nhiên, do mới thành lập và với quy mô còn nhỏ nên so với các Công ty kiểm toán khác thì số lợng khách hàng vẫn ít hơn.
- Các doanh nghiệm 100% vốn đầu t nớc ngoài: Công ty BVT, Công ty SMT Việt Nam, Công ty Vạn Đắc Phúc.
- Các doanh nghiệp liên doanh: Công ty Fremiko, Công ty liên doanh cao ốc Châu á, Công ty liên doanh may Quốc Tế, Công ty LG Vina Cable.
- Các doanh nghiệp Nhà nớc: các đơn vị thành viên của Tổng Công ty than Việt Nam, Tổng Công ty Bu chính Viễn thông.
- Các dự án do Chính Phủ các nớc và tổ chức Quốc tế tài chợ: Dự án tăng cờng năng lực Chính quyền địa phơng tại tỉnh Ninh Bình - do Chính phủ NaUy tài trợ; Dự án cải tạo và nâng cấp đê biến 7 tỉnh miền Trung- PAM5322.
- Các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành: Khách sạn Liễu Giai, Công ty công viên cây xanh Hà Nội.
- Các Công ty TNHH và Công ty Cổ phần hoạt động theo Luật doanh nghiệp tại Việt Nam: Công ty TNHH Đông á, Công ty Cổ phần Hàng hải Hà Nội, Công ty Cổ phần Hanel xốp nhựa.
- Một số cơ quan Nhà nớc.
- Các cá nhân trong xã hội (chủ yếu là them định giá trị tài sản)
Hệ thống kế toán của CPA HANOI
- áp dụng theo chế độ kế toán 1991 và các văn bản bổ sung.
- Công ty cũng đa ra các chính sách kế toán.
- Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh,Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Nhân sự kế toán: Kế toán trởng - Lê Văn Dò.
Kế toán viên: - Nguyễn Thị Gấm.
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Lập kế hoạch kiểm toán
Ch ơng trình kiểm toán
Hoàn tất công việc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán
Các công việc sau kiểm toán
Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng tại công ty kiểm toán Hà Nội
Lập kế hoạch kiểm toán
Đây là giai đoạn có tính chất định hớng của cuộc kiểm toán, việc lập kế hoạch kiểm toán đợc thực hiện cho toàn bộ các chu trình, phần hành đợc kiểm toán Tuy nhiên trong giới hạn bài viết này chỉ quan tâm đến chu trình mua hàng và thanh toán Các bớc lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: a Tìm hiểu về khách hàng
Khởi đầu của bớc lập kế hoạch kiểm toán là việc tìm hiểu về khách hàng Đây là công việc rất quan trọng, nó giúp cho kiểm toán viên hiểu đợc những nét đặc thù về ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp từ đó kiểm toán viên có thể đa ra những định hớng hợp lý trong quá trình lập kế hoạch.
Việc tìm hiểu về khách hàng không chỉ đợc thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán mà còn đợc thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán nhằm thu thập thêm những thông tin mới.
Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE
Công ty EXPORT FARM PRODUCE tên giao dịch là VIETNAMHD COMPANY, là công ty 100% vốn nớc ngoài, đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 1531/GP ngày 20/12/1995, giấy phép đầu t điều chỉnh số 1531/GPDC1 ngày 08/09/1998 của bộ kế hoạch đầu t, các giấy phép điều chỉnh số 1531/GPDC2-Hoạt động ngày 20/04/1999, số 1531/GPDC3-Hoạt động ngày 24/11/ 2001 Số 1531/GPDC4-Hoạt động ngày 15/06/2002 của uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dơng Thời gian hoạt động là 20 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t, năm 2002 là năm thứ 7 của công ty Trụ sở chính của công ty đợc đặt tại số 139-Phạm Ngũ Lão-TP Hải Dơng, tỉnh Hải Dơng.
Công ty EXPORT FARM PRODUCE có tổng số vốn đầu t thực tế là 1.250.000 USD trong đó vốn pháp định là 1.250.000 USD.
Lĩnh vực hoạt động của công ty: công ty hoạt động trong lĩnh vực trồng và chế biến rau xuất khẩu, công ty có hai cơ sở tại huyện Thái Thuỵ, tỉnh Thái Bình và một cở tại huyện Kim Thi, tỉnh Hng Yên.
Về thị trờng tiêu thụ: Việc tiêu thụ của công ty phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng cho công ty mẹ.
80% sản phẩm bán cho công ty mẹ (công ty OCP Internationnal Corporation tại Đài Loan).
20% sản phẩm bán ra ngoài.
Tổng giám đốc: LEE-DONG-TAE
Kế toán trởng: Nguyễn Vân Anh.
Đối với công ty THEP ABC
Công ty THEP ABC , tên giao dịch là ABC STEEL PRODUCT Co… Nhìn chung đa số các tài khoản chịu Ltd, là công ty liên doanh đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 30/GP ngày 15/06/1998 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t Trụ sở chính của công ty đặt tại số 48-Nguyễn Chi Thanh- Hà Nội.
Công ty THEP ABC có tổng số vốn đầu t thực tế là 1.480.000 USD trong đó vốn pháp định là 828.000 USD.
Lĩnh vực hoạt động của công ty: công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất tôn, thép định hình, máng thép chữ C và các sản phẩm thép khác, công ty kinh doanh thiết kế và lắp đặt các sản phẩm nói trên, tiến hành các dịch vụ có liên quan để thực hiện công việc kinh doanh của công ty.
- Bên nớc ngoài góp 414000 USD chiểm 50% bằng tiền mặt.
+ Công ty NAKATA TRADING Co ,Ltd góp 331.200 USD.
+ Tổng công ty thép YAMAHA góp 82.800 USD.
- Bên Việt Nam là công ty thép ABC góp 414000 USD chiếm 50% bằng:
+ Quyền sử dụng 3490 m đất trị giá 209.400 USD.
+ Giá trị nhà xởng trị giá 204.600 USD
Tổng giám đốc: Nguyễn Hồng Phúc.
Phó tổng giám đốc: KOJRO HYUGA
Kế toán trởng: Phạm Hải Hà b Tìm hiểu về hệ thống kế toán của khách hàng
Tìm hiểu hệ thống kế toán của công ty khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm toán nói chung và quá trình lập kế hoạch kiểm toán nói riêng, việc tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép kiểm toán viên xác định rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế toán và từ đó triển khai một kế hoạch kiểm toán tối u
Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE
Các vấn đề về chính sách kế toán của công ty EXPORT FARM PRODUCE bao gồm:
- Chế độ kế toán: từ ngày 01/01/1999 công ty áp dụng chế độ kế toán
Việt Nam theo công văn chấp thuận số 913 TC/CĐKT ngày 29/12/1998 của bộ tài chính.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Đồng tiền hạch toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính là đồng Việt Nam Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc.
- Hạch toán ngoại tệ: các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đợc quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì phản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh Tiền và công nộ có gốc ngoại tệ cuối kì đợc chuyển sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập báo cáo tài chính Chênh lệch tỷ giá cuối kì đợc xử lí theo quyết định của thông t số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của bộ tài chính.
- Hàng tồn kho: hàng tồn kho hạch toán theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá mua+chi phí vận chuyển, chi phí thu mua Giá trị hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp trực tiếp cho từng loại sản phẩm theo đợt thu mua.
- TSCĐ: hạch toán theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại.
Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử.
Khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình thực hiện theo phơng pháp đ- ờng thẳng và theo thời gian sử dụng hữ ích ớc tính của tài sản Tỷ lệ khấu hao dụng phù hợp với quy định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999
- Doanh thu: đối với hàng xuất khẩu, doanh thu đợc ghi nhận khi đã hoàn thành thủ tục kiểm hoá tại hải quan, hàng đã đợc giao xuống tàu và ngời mua chấp nhận thanh toán Đối với hàng hoá bán trong nớc, doanh thu ghi nhận khi xuất hàng và đợc ngòi mua chấp nhận thanh toán.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
Đối với công ty THEP ABC
Các chính sách kế toán bao gồm:
- Chế độ kế toán: công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các thông t sửa đổi bổ xung kèm theo Công ty lập báo cáo tài chính theo hớng dẫn tại thông t số 55/2002/TT-BTC và thông t số 89/2002/TT-BTC
- Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Đồng tiền hạch toán: công ty sử dụng đồng Việt Nam trong hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính Hạch toán theo nguyên tắc giá gèc.
- Hạch toán ngoại tệ: trong năm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì đợc phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh Tiền và công nợ có gốc ngoại tệ cuối kì đợc chuyển sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập báo cáo tài chính Chênh lệch tỷ giá cuối kì đợc xử lí theo quyết định của thông t số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của bộ tài chính.
Chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Chơng trình kiểm toán là các dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, chơng trình kiểm toán đợc lập cho tất cả các chu trình
4 8 kiểm toán, nhng trong giới hạn bài viết này em chỉ quan tâm đến chơng trình kiểm toán lập cho chu trình mua hàng và thanh toán.
Chơng trình kiểm toán nói chung bao gồm : thiết kế các thủ tục kiểm soát, thiết kế các thủ tục phân tích và thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với việc mua hàng và thanh toán liên quan đến kiểm toán chu trình hàng tồn kho và kiểm toán vốn bằng tiền vì vậy việc thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết chỉ bao gồm nội dung nợ phải trả ngời bán.
Chơng trình kiểm toán đối với công ty khách hàng lập dựa trên chơng trình kiểm toán mẫu của công ty CPA Hà Nội và tuỳ theo tình hình thực tế có thể lợc bỏ một số thủ tục không cần thiết Sau đây là chơng trình kiểm toán đối với công ty THEP ABC:
I Kiểm tra hệ thống kiểm soát
1 Kiểm tra đánh giá hệ thống KSNB (các quy định ) của công ty đối với các khoản nợ phải trả ngời bán, các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
2 Kiểm tra phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Kiểm tra phơng pháp hạch toán và công nhận khoản phải trả.
3 Xem xét tính hợp lý và hợp pháp của các khoản phải trả về hình thức, thời hạn thanh toán.
II Phân tích soát xét
1 Xác định tỷ trọng các khoản phải trả ngắn hạn với tổng công nợ phải trả Tổng chi phí mua hàng trên tổng giá trị hàng mua
2 Phân tích tuổi nợ từng khoản nợ và xem xét kế hoạch trả nợ.
Xem xét kế hoạch mua hàng và so sánh với các năm trớc
Xem xét về lại thủ tục thanh toán đối với các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán trong kì, xác nhận nếu cần
Dự đoán nhu cầu hàng hoá thực sự của công ty so sanh với thùc tÕ mua.
3 Phân tích tỷ suất thanh toán chung và khả năng thanh toán nhanh
1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu với báo cáo
2 Thu thập danh sách nợ phải trả theo từng chủ nợ Lập th xác nhận số d đối với các khoản có số d lớn Tổng hợp kết quả nhận đợc.
3 Giải thích các số d nợ tài khoản phải trả chuyển vào tài khoản phải thu nếu trong yếu
4 Đảm bảo các khoản chênh lệch đã đợc xác minh và thuôc các khoản dới đây:
- Khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp đang trên đờng đi.
- Sè ®ang cã tranh chÊp.
- Hoá đơn cha xử lý.
- Giấy báo điều chỉnh hoá đơn đang trên đờng đi.
5 Kiểm tra thời điểm khoá sổ
- Soát xét phiếu nhập, hoá đơn mua trớc và sau ngày khoá sổ để kiểm soát với hàng trong kho và hang không trong kho.
- Đối chiếu lô hàng nhập cuối cùng với tài khoản phải trả th- ơng mại và số hàng tồn kho.
6 Kiểm tra các khoản công nợ cha đợc ghi sổ
- Chi phí đã trả bằng tiền mặt sau ngày khoá sổ.
- Các khoản nợ thanh toán ngay sau ngày khốa sổ.
- kiểm tra báo cáo của nhà cung cấp đối với các khoản chênh lệch.
- Soát xét kĩ các khoản chênh lệch trên có đợc tính vào năm tài chính không?
- Các khoản chi phí và các khoản phải trả đã trả bằng tiền sau ngày khoá sổ.
- Kiểm tra hoá đơn của ngời bán nhận sau ngày khoá sổ để đảm bảo rằng các hoá đơn liên quan đến những lô hàng nhận trớc ngày khoá sổ đã đợc bao gồm trong nợ phải trả cuối năm kiểm toán hiện thời.
- Kiểm tra các phiếu nhập cha có hoá đơn.
- Xem xét biên bản họp HĐQT, BGĐ, các hợp đồng, thoả thuận, th xác nhận Ngân hàng … Nhìn chung đa số các tài khoản chịu để tìm những khoản nợ phải trả cha đợc ghi chép, hach toán.
- Kiểm tra việc đánh giá các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối kì kiểm tra phơng pháp tính lãi, thời điểm tính lãi đối với các khoản công nợ.
5 0 b Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm 3 bớc công việc: thực hiện các thủ tục kiểm soát, thực hiện các thủ tục phân tích xoát xét và thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết Trong đó việc thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết thờng mất nhiều thời gian, công sức và có chi phí cao Vì vậy, kiểm toán viên thờng dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết. a Thực hiện các thủ tục kiểm soát
Các nghiệp vụ mua hàng:
+ Kiểm tra việc lu giữ chứng từ có đầy đủ không, bằng cách so sánh một chuỗi các nghiệp vụ ghi trên sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn ngời bán, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan.
+ Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ: xem xét mẫu chứng từ có theo đúng các quy định hay không, các yếu tố trên chứng từ có đầy đủ hay không.
+ Kiểm tra các dấu hiệu kiểm soát nội bộ với các chứng từ: chữ kí của ngời lập, ngời phê duyệt (xem xét về thẩm quyền phê duyệt) Con dấu, việc đánh số thứ tự và các dấu hiệu khác.
+ So sánh ngày ghi trên báo cáo nhận hàng với ngày ghi trên nhật kí mua hàng và ngày chứng từ.
+ Xem xét sự tách biệt về trách nhiệm giữa những ngời có liên quan.
Các nghiệp vụ thanh toán
+ Xem xét lại Sổ nhật ký chi tiền mặt, Sổ cái tổng hợp và các sổ phụ, các khoản phải trả đối với số tiền lớn và bất thờng.
+ Đối chiếu các phiếu chi với Sổ Nhật ký mua hàng và kiểm tra tên, số tiền của ngời đợc thanh toán.
+ Kiểm tra chữ ký phê chuẩn của các phiếu chi và các giấy báo của ngân hàng
+ So sánh ngày trên các phiếu chi đã lĩnh tiền với sổ nhật ký chi tiền mặt.
+ Kiểm tra các chứng từ chứng minh nh một phần của các thử nghiệm tuân thủ.
Nợ phải trả ngời bán
+ Xem xét việc ghi nhận các khoản nợ phải trả.
+ Kiểm tra phơng pháp hạch toán nợ phải trả.
+ Xem xét tính hợp lý và hợp pháp của các khoản nợ về hình thức và thời hạn thanh toán.
+ Xem xét việc theo dõi công nợ phải trả có chi tiết theo từng đối tợng không. Để đa ra những đánh giá về hệ thống KSNB của công ty THEP ABC,, KTV đã tiến hành kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ mua hàng và thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn, của quá trình KSNB, kiểm tra tính liên tục của các đơn đặt hàng, phiếu chi và phỏng vấn BGĐ, kế toán trởng, kế toán công nợ, thủ kho Đồng thời KTV quan sát những ngời có trách nhiệm thực thi một nghiệp vụ nào đó trong chu trình và xem xét các chứng từ thanh toán, KTV nhận thấy mỗi phiếu chi đều đợc đính kèm các hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho Điều đó chứng tỏ trớc khi ký phiếu chi có sự kiểm tra các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ phát sinh đó Theo đánh giá của kiểm toán viên thì rủi ro kiểm soát của công ty THEP ABC và công ty EXPORT FARM PRODUCE đều ở mức trung bình Tuy nhiên mức rủi ro kiểm soát này se đợc kiểm toán viên khẳng định thêm trong quá thực hiện các thủ tục kiểm toán tiếp theo. b Thực hiện các thủ tục phân tích soát xét
Căn cứ vào bảng tổng hợp công nợ phải trả của công ty THEP ABC, kiểm toán viên thấy rằng khoản nợ phải trả của công ty tăng đột biến so với năm trớc, cụ thể là tăng (113.95%) đợc BGĐ giải thích là do công ty cha thu hồi đợc các khoản nợ phải thu nên cha có khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp Nh vậy, có thể thấy rằng khả năng thanh toán của công ty đang gặp phải vấn đề khó khăn do công tác thu hồi công nợ không tốt.
Dựa trên bẳng phân tích ta trong năm 2002 của công ty THEP ABC ta thấy rằng, ngoài các nhà cung cấp lớn, thờng xuyên (nh công ty tôn Phơng Nam, công ty Austnam, XN t doanh Xuân Kiên, HTX Phơng Đông 4… Nhìn chung đa số các tài khoản chịu) đơn vị còn có nhiều nhà cung cấp nhỏ mới xuất hiện trong năm nay Điều này cho thấy việc mua nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp không thực sự ổn định và phát sinh nhiều nghi vấn.
Trong quá trình xem xét chủng loại hàng hoá mua vào ở các nhà cung cấp nhỏ này, kiểm toán viên nhận thấy đây là những chủng loại hàng hoá mà các nhà cung cấp lớn nh công ty tôn Phơng Nam, công ty Austnam, XN t doanh Xuân Kiên, HTX Phơng Đông 4 hoàn toàn có thể cung cấp với số lợng không hạn chế, chất lợng tốt và giá cả thấp hơn Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp không mua của các nhà cung cấp lớn mà lại mua của những nhà cung cấp nhỏ này, không những thế những giao dịch này cung không có hợp đồng mua bán, kiểm toán viên nghi ngờ có sự xuất hiện của các hoá đơn mua hàng khống Kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi th xác nhận đối với các nhà cung cấp này.
học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Bài học kinh nghiệm
Công cuộc đổi mới nền kinh tế Việt Nam cho phép ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế ra đời, cùng hoạt động theo những quy luật của cơ chế thị trờng và các cơ sở pháp lý của nhà nớc Việt Nam Từ đó, sự quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và các đối tợng có liên quan ngày càng tăng Nhu cầu kiểm toán ngày càng rộng mở cho các công ty kiểm toán độc lập thi thố tài năng chinh phục khách hàng bằng trình độ nghề nghiệp và xây dựng niềm tin trên hiệu quả, chất lợng các dịch vụ tài chính cung cấp cho khách hàng.
Công ty kiểm toán và kế toán Hà Nội là một trong những công ty kiểm toán có thơng hiệu ở Việt Nam mặc dù chỉ mới ra đời vào ngày 26/01/1999. Gặp phải nhiều khó khắn trong trong quá trình hình thành và phát triển nhng trong bốn năm hoạt động của mình CPA Hà Nội luôn đứng vững và khẳng định đợc vị thế của mình trong thị trờng kiểm toán Thành công của CPA Hà Nội đã mở ra một xu hớng mới trong sự phát triển của các công ty kiểm toán, đó là các công ty TNHH Hiện nay đã có rất nhiều công ty TNHH kinh doanh dịch vụ kiểm toán hình thành và phát triển ở Việt Nam. Để có đợc thành công nh ngày nay là nhờ vào sự kết hợp của nhiều yếu tố quan trọng nh trình độ của nhân viên, đớng lơi chỉ đạo của Ban Giám Đốc song có một yếu tố quan trọng đó là CPA Hà Nội đã xây dựng cho mình một chơng trình kiểm toán riêng Chơng trình kiểm toán của CPA Hà Nội đợc xây dựng trên cơ sở lý thuyết kiểm toán, tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kiểm toán quốc tế và những quyđịnh về kế toán, kiểm toán hiện hành của Việt nam. Tuy nhiên, việc có đợc một chơng trình kiểm toán cụ thể không có nghĩa là KTV của CPA Hà Nội luôn vận dụng một cách máy móc, cứng nhắc các thủ tục nêu ra mà tuỳ thuộc vào từng tình huống cụ thể, KTV luôn có những sáng tạo trên cơ sở kinh nghiệm nghề nghiệp của bản thân để thực hiện cuộc kiểm toán nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm Đây cũng chính là một điểm mạnh của CPA Hà Nội
Nhìn chung việc thực hiện kiểm toán ở CPA Hà Nội trải qua 6 bớc sau ®©y:
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng:
Giai đoạn này bao gồm các công việc nh chào hàng kiểm toán, tìm hiểu sơ bộ đánh giá khả năng kiểm toán, kí kết hợp đồng kiểm toán Do có sự cập nhật và lu trữ hồ sơ tốt nên bớc công việc này đợc kiểm toán viên của CPA Hà Nội thực hiện một cách nhanh chóng và khoa học.
Lập kế hoạch kiểm toán: ở bớc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên đi vào tìm hiểu sâu hơn về khách hàng, sử dụng chủ yếu các thủ tục phân tích để xác định mức độ trọng yếu trong các chu trình nghiệp vụ từ đó đa ra các phơng pháp kiểm toán cơ bản đối với các chu trình nghiệp vụ đó.
Kế hoạch kiểm toán bao gồm 2 phần:
- Các kỹ thuật kiểm toán.
Chơng trình kiểm toán: Đây là giai đoạn đợc các kiểm toán viên chú ý nhiều nhất, chơng trình kiểm toán đợc thiết kế theo mẫu chơng trình kiểm toán của CPA Hà Nội kết hợp với điều kiện thực tế tại khách hàng.
Nội dung chơng trình kiểm toán gồm có:
+ Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ.
Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán và chơng trình kiểm toán đã thiết kế, nhóm kiểm toán tiến hành kiểm toán Công việc này luôn đầy đủ 3 bớc:
+ Thực hiện các thủ tục kiểm soát.
+ Thực hiện các thủ tục tuân thủ.
+ Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Thời gian và phơng pháp kiểm toán thòng diễn ra theo dự kiến, nếu có sự thay đổi se đợc báo cáo ngay với Ban Giám Đốc.
Hoàn tất kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán:
Kiểm toán viên tổng hợp kết quả kiểm toán và phát hanhg báo cáo kiểm toán, việc này đợc thực hiện bởi chủ nhiệm kiểm toán.
Công việc sau kiểm toán:
Sau mỗi cuôc kiểm toán, công ty CPA Hà Nội lại tiến hành họp để đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm cho những lần kiểm toán kế tiếp.
Trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, các kiểm toán viên của công ty CPA Hà Nội luôn thực hiện đầy đủ các bớc nêu trên. Việc thực hiện đủ các bớc cơ bản này là sự bảo đảm hạn chế tối đa rủi ro kiểm toán, do đi chệch hớng kiểm toán hay do vội vàng đa ra kết luận mà thiếu đi các thủ tục kiểm tra chi tiết cần thiết Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng và kết quả kiểm toán chu trình này có ảnh hởng đến toàn bộ cuộc kiểm toán, các bớc kiểm toán nêu trên sẽ cho giúp cho kiểm toán viên thu thập các bằng chứng thích hợp, đầy đủ và có hiệu lực làm cơ sơ cho việc đa ra kết luận sau này
Trong quá trình kiểm toán, các kiểm toán viên của CPA Hà Nội đã vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tế, cụ thể KTV sắp xếp thực hiện các thủ tục kiểm toán một cách khoa học, tối thiểu hoá sự kiểm tra chồng chéo Bên cạnh đó, KTV còn thờng sử dụng triệt để kết quả của các bớc kiểm tra trớc trong việc thiết kế các thủ tục kiểm tra tiếp theo.
Các thủ tục phân tích, đánh giá tổng quát cũng luôn đợc các kiểm toán viên sử dụng trong quá trình kiểm toán bởi tính hiệu quả của nó Thực tế đã chứng minh “phân tích” là một biện pháp nhanh chóng, ít tốn kém về thời gian, công sức nhng bằng chứng thu đợc lại có tính hiệu lực cao Việc sử dụng hiệu quả các thủ tục phân tích cũng làm giảm bớt công việc kiểm tra chi tiết vốn tốn nhiều thời gian và chi phí nhờ đó đẩy nhanh tiến độ công việc và giảm thiểu chi phí kiểm toán.
Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều chu trình khác nh chu trình hàng tồn kho, vốn bằng tiền, TSCĐ Cho nên, khi tiến hành kiểm toán cần có sự phối hợp giữa các chu trình Điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên tránh đợc sự lập lại trong các thủ tục kiểm toán, tiết kiệm đợc thời gian và nâng cao hiệu quả công việc Cụ thể, trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán các kiểm toán viên của CPA Hà Nội đã liên hệ với kết quả kiểm toán các chu trình hàng tồn kho, vốn bằng tiền, tài sản cố định để khẳng định tính có thật của các nghiệp vụ mua vào cũng nh các nghiệp vụ thanh toán Thêm vào đó, các thủ tục kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán luôn bám sát các mục tiêu đề ra, điều này sẽ tránh cho việc thực hiện các thủ tục không có tính hiệu quả hoặc hiệu quả thấp. Đồng thời khi phát hiện những sai sót, gian lận, KTV luôn thận trọng xem xét bằng chứng, trao đổi với khách hàng để tìm ra nguyên nhân của những sai sót đó Tất cả những biện pháp nêu trên sẽ giúp cho kiểm toán viên tích lũy đợc nhiều kinh ngiệm trong việc phát hiện và xử lý các gian lận, sai sót.
Bên cạnh đó, các kiểm toán viên của CPA Hà Nội luôn sẵn sàng đa ra những lời t vấn cần thiết giúp cho hệ thống KSNB với chu trình này nói riêng và với tất cả hệ thống nói chung hoạt động một cách hữu hiệu nhất Chính sự nhiệt tình và hiểu biết của KTV-CPA Hà Nội đã tạo ra không khí làm việc thoải mái hiệu quả và chiếm đợc nhiều cảm tình của khách hàng.
Phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và
Mặc dù kiểm toán là một ngành còn mới mẻ ở Việt Nam, song với sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty kiểm toán trên thị trờng kiểm toán Việt Nam đã tạo nên sự cạnh tranh rất lớn Không những thế, Việt Nam lại đang đứng trớc xu hớng hội nhập với khu vực và với thế giới, đòi hỏi các công ty kiểm toán của Việt Nam phải không ngừng hoàn thiện các chơng trình kiểm toán của mình nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng kiểm toán. Trong tình hình đó, CPA Hà Nội cũng không phải là một ngoại lệ Cho nên, việc hoàn thiện chơng trình kiểm toán đạt tiêu chuẩn Quốc Tế là không thể thiếu, nó đảm bảo cho CPA Hà Nội phát triển và hội nhập với thế giới.
Vấn đề tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là một vấn đề quan trọng liên quan đến việc đánh giá rủi ro kiểm soát, lựa chọn phơng pháp tiếp cận kiểm toán và thiết kế các thủ tục kiểm toán Cụ thể, khi mà kiểm toán viên thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ không có hiệu lực tức là rủi ro kiểm soát cao thì phơng pháp tiếp cận kiểm toán sẽ chủ yếu là sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết Ngợc lại, khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá thấp thì phơng pháp tiếp cận kiểm toán là sử dụng một số lợng lớn các thủ tục kiểm soát.
Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát của công ty khách hàng,các kiểm toán viên của công ty CPA Hà Nội thờng sử dụng Bảng tờng thuật vàBảng phân tích soát xét hệ thống KSNB Bảng tờng thuật là một dạng văn bản mô tả về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng Việc sử dụng bảng này đôi khi gây khó khăn cho ngời đọc trong việc hình dung một cách chi tiết các công đoạn và các thủ tục kiểm soát sử dụng trong các công đoạn đó Theo ý kiến của em cần có các lu đồ kèm theo trong việc mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bởi vì việc sử dụng các lu đồ kèm theo sẽ giúp cho ngời xem dễ dàng
6 8 hình dung hơn nếu chỉ có sự mô tả bằng từ ngữ Bảng phân tích soát xét là hệ thống các câu hỏi đợc soạn thảo theo mẫu căn cứ theo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nôi bộ Việc sử dụng bẳng này sẽ giúp kiểm toán viên có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng nhng nhợc điểm là do thiết kế chung nên không phù hợp với mọi loại hình công ty do đó nên kết hợp việc sử dụng cả bảng mô tả tơng thuật, bản phân tích soát xét, lu đồ và các biện pháp khác nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất.
Vấn đề gửi th xác nhận các khoản phải trả.
Gửi th xác nhận các khoản phải trả là việc thu thập các thông tin từ phía các nhà cung cấp nhằm xác minh về các khoản nợ có nghi vấn Việc này là hết sức cần thiết, bởi vì các thông tin thu thập từ phía nhà cung cấp luôn có độ tin cậy cao hơn các thông tin nội bộ Bằng chứng kiểm toán thu thập đợc bằng kĩ thuật này thòng có tính hiệu lc và là cơ sơ để kiểm toán viên đa ra khi có tranh chấp với khách hàng.
Tuy nhiên việc này có hạn chế là chi phí thực thi khá lớn, nhất là đối với các doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, không những thế không phải lúc nào cũng có thể tin tởng vào xác nhận đó bởi vì không loại trừ khả năng có sự giàn xếp gia công ty hoặc cá nhân trong công ty với nhà cung cấp.
Trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại các công ty TNHH sản phẩm kim loại Hà Nội và công ty Châu á Thái Bình Dơng, kiểm toán viên của CPA Hà Nội thực hiện gửi th xác nhận đến tất cả các nhà cung cấp của khách hàng Việc này không thực sự là tôt bởi vì sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí cho việc xác nhận Theo em, công ty nên chọn ra các nhà cung cấp có số d lớn hoặc có số d biến động bất thờng để gửi th xác nhận, việc này vừa tiết kiểm đợc chi phí lại vẫn đảm bảo đợc tính thận trọng trong công việc kiểm toán.
Vấn đề hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là phơng tiện lu giữ mọi thông tin về khách hàng cũng nh giấy tờ làm việc của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán tại các công ty khách hàng Tât cả các bằng chứng thu thập đợc trong quá trình kiểm toán, các ý kiến của kiểm toán viên, các minh chứng về chuyên môn và pháp lý cho công việc của kiểm toán viên đều đợc giữ lại trong hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho cuôc kiểm toán kế tiếp.
Trên thực tế khi xem xét hồ sơ kiểm toán của công ty CPA Hà Nội, thấy rằng hầu hết các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đều đợc viết tay, không những thế các giấy tờ làm việc cũng chỉ phản ánh các sai sót phát hiện đợc trong quá trình kiểm toán, trong khi đó các thông tin phơng pháp kiểm tra, quá trình kiểm tra lại không đợc phản ánh điều này sẽ gây khó khăn cho các kiểm toán viên (lần đâu kiểm toán tại của công ty khách hàng đó) khi xem lại hồ sơ kiểm toán
Theo em, các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên phải đợc đánh máy lại để tiện việc lu giữ cũng nh tra cứu, đồng thời ghi chú đầy đủ các phơng pháp và quy trình kiểm tra đối với từng khoản mục kiểm toán Các sai sót phát hiện đợc nên phản ánh vào Bảng kê chênh lệch và Bảng kê xác minh trong từng trờng hợp cụ thể và theo mẫu dới đây:
Bảng kê chênh lệch Chứng từ Nội dung
Số tiền Ghi chú mức độ sai phạm
Bảng kê chênh lệch đợc sử dụng trong trờng hợp KTV có đầy đủ các bằng chứng chắc chắn về các sai phạm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp, ví dụ nh việc ghi giảm nợ phải trả để tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Bảng kê xác minh Chứng từ Nội dung
Sè tiÒn đối tợng xác minh Ghi chú mức độ sai phạm
Bảng kê xác minh đợc sủ dụng trong trờng hợp KTV có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp nh thiếu chữ ký phê duyệt, thiếu chữ ký của ngời nhận tiền, thiếu chứng từ gốc,
Vấn đề kiểm tra giá mua hàng nhập khẩu. Điều 37 Luật Đầu t nớc ngoài tại Việt nam quy định Báo cáo tài chính của tất cả các doanh nghiệp có vốn đâù t nớc ngoài đều phải đợc kiểm toán bới Công ty kiểm toán độc lập của Việt nam hoặc đợc phép hoạt động tại Việt nam là một biện pháp quản lý hoạt động của các nhà đầu t nớc ngoài tại Việt
7 0 nam Song có một thực tế xẩy ra hiện nay các KTV rất ít kiểm tra giá thực tế của hàng hoá nhập khẩu từ nớc ngoài vào Việt nam Vì vậy, đã có tình trạng lỗ giả tại một số các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài Tình trạng lỗ giả đề cập ở đây không phải do gian lận hay sai sót ở bộ phận kế toán, cũng không phải do sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ mà đó là tình trạng giá nguyên vật liệu nhập từ nớc ngoài vào rất cao.
Ta đã biết ở các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài các nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm thờng đợc nhập khẩu từ nớc ngoài và chủ yếu là từ công ty mẹ hoặc các công ty khác trong cùng tổng công ty Một thực tế xảy ra là các công ty trong cùng tập đoàn này tính giá chuyển giao cho nhau rất cao dẫn đến tình trang lỗ triền miên và vì thế không phải nộp thuế cho nhà nớc, tính trên bình diện tổng công ty thì việc này đem lại nhiều lợi nhuận cho họ, không những thế việc lỗ triền miên này cũng gây ảnh hởng xấu đối với các đối tác góp vốn phía Việt Nam (do tỷ lệ góp vốn thấp hơn nên không khống chế đợc nguồn nguyên liệu đầu vào) và thờng dẫn đến việc phải bán lại cổ phần cho các đối tác nớc ngoài
