Đồ án tốt nghiệp xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty đầu tư và thương mại thế hệ tương lai

Chuyên đề tốt nghiệp Lời cảm ơn Sau thời gian dài học tập, nghiên cứu mái trờng Đại học Kinh tế quốc dân, em đà đợc thầy giáo, cô giáo trang bị cho kiến thức lµm hµnh trang bíc vµo cc sèng míi sau tốt nghiệp Để có đợc nh ngày hôm nay, việc nỗ lực, cố gắng thân, em đợc thầy giáo, cô giáo trờng dạy dỗ, dìu dắt, hớng dẫn tận tình Em ghi nhớ công ơn thầy cô Sau 15 tuần thực tập công ty TNHH Đầu t Phát triển Sao Việt, công ty chuyên phần mềm, dới hớng dẫn bảo nhiệt tình thầy giáo Hàn Viết Thuận, trởng khoa tin học kinh tế anh chị công ty Sao Việt, đặc biệt anh Trần Văn Tại, em đà hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bên cạnh kết đạt đợc, chuyên đề em nhiều thiếu sót Sự góp ý, phê bình thầy cô ý kiến quý báu giúp em hoàn thiện kiến thức đà có, tích l kinh nghiƯm cho nghỊ nghiƯp sau nµy Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, trëng khoa tin häc kinh tÕ, ngêi ®· trùc tiÕp hớng dẫn tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể thầy cô giáo khoa Tin học Kinh tế đà dạy dỗ, trang bị cho em kiến thức cần thiết cho nghề nghiệp sau Em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty Sao Việt anh chị công ty đà tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian thực tập, cung cấp cho em tài liệu để bổ sung kiến thức Hà Nội, tháng 05 năm 2005 Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh mục lục lời cảm ¬n lời mở đầu Sinh viªn: Ph¹m Nh Quúnh – Tin häc 43B Tin häc 43B Chuyên đề tốt nghiệp chơng I: giới thiệu tổng quan công ty khảo sát đề tài đề tài nghiên cứu i giới thiệu tổng quan công ty đầu t thơng mại hệ tơng lai Các thông tin pháp nhân công ty Chức công ty Sơ đồ tổ chøc cđa c«ng ty FG Tình trạng áp dụng tin häc c«ng ty FG ii Giới thiệu đề tài nghiên cứu Tên đề tµi Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu đề tài ch¬ng II: c¬ së lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin i th«ng tin – hƯ thèng th«ng tin Th«ng tin HƯ thèng th«ng tin Phân loại hệ thống thông tin tổ chức Các phơng pháp xây dùng hƯ thèng th«ng tin ii phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin iii ph©n tÝch hƯ thèng thông tin quản lý Mục tiêu giai đoạn phân tích hệ thống Các phơng pháp thu thập thông tin Các bớc xây dựng hệ thống thông tin qu¶n lý iv thiÕt kÕ hƯ thèng th«ng tin Giai đoạn phân tích hÖ thèng Phân tích chi tiết hệ thống thông tin Giai đoạn thiÕt kÕ chi tiÕt hÖ thèng v nội dung toán lập đơn đặt hàng Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin học 43B Chuyên đề tốt nghiệp Quy trình hoạt động hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng Giải pháp phần mềm ch¬ng iii: phân tích thiết kế httt lập đơn đặt hàng công ty đầu t thơng mại hệ tơng lai i khảo sát trạng ii Ph©n tÝch hƯ thèng S¬ ®å lng th«ng tin (IFD) cđa hƯ thèng Mô hình chức nghiệp vơ cđa hƯ thèng Sơ đồ luồng liệu (DFD) hệ thống iii ThiÕt kÕ ch¬ng tr×nh Thiết kế sở liệu ThiÕt kÕ gi¶i thuËt ThiÕt kÕ giao diÖn xö lý Kết thử nghiệm chơng trình Mét sè mµn h×nh giao diƯn chÝnh kÕt luËn danh mơc tµi liƯu tham kh¶o phÇn phơ lơc Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin học 43B Chuyên đề tốt nghiệp Lời mở đầu Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực đời sống xà hội trở thành vấn đề cấp thiết Trong lĩnh vực quản lý, nhà quản lý coi công nghệ thông tin công cụ để nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức Đứng trớc thách thức, cạnh tranh gay gắt, nhà quản lý phải biết khai thác cách triệt để u việc ứng dụng tin học quản lý, không khó vợt qua thách thức tồn môi trờng cạnh tranh khốc liệt Trong xu thÕ tÊt u ®ã, viƯc øng dơng tin häc hoạt động mua hàng bán hàng công ty thơng mại, có chức làm trung gian phân phối hàng hoá cần thiết, giúp nâng cao hiệu hoạt động hệ thống phân phối, giảm khối lợng công việc cho nhân viên xử lý thông tin, đáp ứng đợc mong muốn đòi hỏi khắt khe khách hàng cách nhanh chóng hiệu Với lý trên, đợt thực tập tốt nghiệp, đợc giới thiệu anh Trần Văn Tại, giám đốc công ty TNHH Đầu t Phát triển Sao Việt, em đà khảo sát thực tế công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai Tại em đà khảo sát, nghiên cứu hoạt động mua bán hàng hoá công ty đà định chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lậpXây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai để làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp gồm chơng: Chơng I: Giới thiệu tổng quan công ty khảo sát đề tài đề tài nghiên cứu Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin học 43B Chuyên đề tốt nghiệp Chơng trình bày tổng quan công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai nh cần thiết đề tài nghiên cứu, mục tiêu phơng pháp đợc sử dụng để nghiên cứu đề tài Chơng II: Cơ sở lý luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Chơng trình bày vấn đề phơng pháp luận làm sở việc nghiên cứu đề tài Các vấn đề đợc trình bày chơng II gåm:  Th«ng tin – Tin häc 43B hƯ thèng thông tin Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Phân tích hệ thống thông tin quản lý Thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nội dung toán lập đơn đặt hàng Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai Chơng trình bày kết quan trọng việc nghiên cứu đề tài: Khảo sát trạng Phân tích hệ thống thông tin: sơ đồ chức (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng liệu (DFD), từ điển liệu (DD) Thiết kế chơng trình: Thiết kế sở liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế hình giao diện, kết thử nghiệm chơng trình, số hình giao diện tiêu biểu Cuối chuyên đề tốt nghiệp có phần kết luận Phần tóm tắt kết thu đợc đa số phơng hớng hoàn thiện đề tài Ngoài ra, chuyên đề có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kê tài liệu đà sử dụng phần phụ lục trình bày mà nguồn chơng trình máy tính Tuy em đà cố gắng việc hoàn thiện đề tài nhng công trình sau thời gian học tập trờng đại học Kinh tế quốc dân nên không tránh khỏi thiếu sót Em mong đợc ý kiến đóng góp thầy giáo, cô giáo nh ngời quan tâm để đề tài hoàn thiện Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin học 43B Chuyên đề tốt nghiệp Chơng I: Giới thiệu tổng quan công ty khảo sát đềtài đề tài nghiên cứu I Giới thiệu tổng quan công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai Các thông tin pháp nhân công ty Tên công ty: Công ty TNHH Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai Tên tiếng anh: Future Generation Company Địa chỉ: 175 Nguyễn Thái Học, Hà Nội Điện thoại: 343 655 Website: sieuthifg.com.vn Chức công ty Công ty FG (tên gọi tắt công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai) có chức bán hàng hoá Công ty vừa bán hàng theo đơn đặt hàng vừa chủ động cung cấp sách, báo , tạp chí loại, đặc biệt sách điện tử,tạp chí Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm loại mỹ phẩm, dầu gội Ngoài công ty phát hành tạp chí Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm vừa có mục đích t vấn tiêu dùng cho ngời tiêu dùng, giới thiệu sản phẩm thị trờng, vừa có mục đích giới thiệu với khách hàng sản phẩm công ty cung cấp Khách hàng lựa chọn sản phẩm muốn mua tạp chí đặt hàng trực tiếp với công ty Mục tiêu công ty giúp khách hàng thoả mÃn tối đa hành vi tiêu dùng họ Thông qua tạp chí Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm, công ty cung cÊp cho ngêi tiªu dïng rÊt nhiỊu mÉu mÃ, kiểu dáng phẩm cấp mặt hàng tiêu dùng phổ biến, tăng khả lựa chọn cho họ, giúp họ thoả mÃn tối đa chọn mua sản phẩm Cùng với việc t vấn tiêu dùng, công ty thực chức bán hàng hóa khách hàng có nhu cầu đảm bảo hàng hoá đến tay khách hàng cách nhanh với giá cả, chất lợng thời gian hợp lý Sinh viên: Ph¹m Nh Quúnh – Tin häc 43B Tin häc 43B Chuyên đề tốt nghiệp Sơ đồ tổ chức công ty FG Công ty FG có hai hoạt động phát hành tạp chí Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm bán hàng hoá Tạp chí Xây dựng hệ thống thông tin lậpCẩm nang mua sắm không đóng vai trò cung cấp thông tin tuý tờ báo mà hình thức tiếp thị bán hàng công ty, thúc đẩy hoạt động bán hàng phát triển Tuy nhiên, cấu tổ chức hoạt động hai lĩnh vực công ty lại độc lập với Vì dới em trình bày cấu tổ chức quy trình hoạt động hệ thống bán hàng công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chínhPhòng kinh doanh Phòng mua hàng cungPhòng ứng kế toán Bộ phận giao dịch với khách hàng Bộ phận xử lý đơn đặt Bộ phËn hµng mua hµng Bé phËn giao hµng Bé phËn kho STT Sơ đồ Phòng ban,tổ chức công ty FG Chức năng, nhiệm vụ chức danh Giám đốc * Điều hành chung, quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban, chức danh công ty, quy định chế độ thởng phạt, tiền lơng, chế độ nghỉ phép Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin học 43B Chuyên đề tốt nghiệp * Thiết lập, xây dựng tổ chức thực chiến lợc kinh doanh nhân Phó giám đốc * Thực giám sát việc thi hành sách chung công ty nhân sự, tài chính, thị trờng * Trợ lý giám đốc việc thiết lập xây dựng quy định, chế độ, sách chung * Trực tiếp tổ chức thực hiện, điều hành chiến lợc kinh doanh giám đốc đề * Điều hành chung, kiểm tra, giám sát chịu trách nhiệm hoạt động mua bán hàng hoá công ty Phòng hành * Phụ trách công việc nhân sự, tiền lơng, công tác hành khác Phòng kinh doanh * Phụ trách vấn đề bán hàng, giao dịch với khách hàng, tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Phòng mua hàng cung ứng * Phụ trách vấn đề mua hàng, giao dịch với nhà cung cấp, quản lý hàng nhËp kho, xuÊt kho, tån kho vµ giao hµng cho khách hàng Phòng kế toán * Phụ trách công việc hạch toán kinh doanh, báo cáo nộp quan chức báo cáo quản trị Tình trạng áp dụng tin học công ty FG Trong công ty có phòng kế toán đợc trang bị nhân viên máy tính phận sử dụng phần mềm kế toán Sao Việt Acounting Hai phòng ban đảm nhận hoạt động bán hàng công ty Phòng kinh doanh Phòng mua hàng cung ứng cha trang bị đợc cho nhân viên máy tính Công việc quản lý hàng hóa, quản lý nguồn hàng quản lý đơn đặt hàng đợc thực Excel, cha có phần mềm chuyên dụng Hiện công ty đặt mua phần mềm quản lý bán hàng công ty Sao Việt để hệ thống bán hàng hoạt động hiệu giảm bớt khối lợng công việc cho nhân viên, đặc biệt nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động bán hàng Hiện FG có 01 cán chuyên trách công nghệ thông tin cán bộ, nhân viên có trình độ tin học cao Sinh viên: Phạm Nh Quúnh – Tin häc 43B Tin häc 43B Chuyªn đề tốt nghiệp II Giới thiệu đề tài nghiên cứu Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai Lý lựa chọn đề tài Lu thông hàng hoá có vai trò quan trọng phát triển kinh tế xà hội Nó cầu nối sản xuất tiêu dùng Hệ thống lu thông, phân phối hàng hoá phát triển thúc đẩy sản xuất tiêu dùng, từ thúc đẩy phát triển kinh tế Tin häc 43B x· héi Cïng víi sù ph¸t triĨn sản xuất hàng hoá, công ty thơng mại đời ngày nhiều có vai trò ngày lớn Đồng thời khó khăn, thách thức đặt công ty tăng lên thị trờng sản phẩm rộng lớn; phong phú, đa dạng chủng loại, chất lợng, mẫu mÃ, số lợng nhà cung cấp ngày nhiều Nh vậy, công việc mua bán hàng hoá đòi hỏi công ty phải quản lý đợc khối lợng lớn thông tin sản phẩm, nguồn cung cấp sản phẩm yêu cầu khách hàng Vì việc ứng dụng máy tính vào quản lý xử lý thông tin công ty thơng mại cần thiết, giúp giảm nhẹ khối lợng công việc cho nhân viên xử lý thông tin nâng cao hiệu hoạt động hệ thống Qua trình thực tập tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài xây dựng hệ thống lập đơn đặt hàng cần thiết Để có đợc phơng án đặt hàng tốt đòi hỏi hệ thống lập đơn đặt hàng phải quản lý tốt nguồn cung cấp sản phẩm yêu cầu khách hàng, sở tổng hợp yêu cầu khách hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, tiến hành đặt mua sản phẩm để đáp ứng tối đa yêu cầu khách hàng giá cả, chất lợng thời gian giao hàng Vì vậy, với kiến thức đà đợc học nghiên cứu tiếp thu em định chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lậpXây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng công ty Đầu t Thơng mại Thế hệ tơng lai Chơng trình đợc thực với hớng dẫn thầy giáo Tin học 43B PGS.TS Hàn Viết Thuận giúp đỡ cán công ty Sao Việt, nơi em thực tập tốt nghiệp Mục tiêu đề tài Mục tiêu chơng trình đa đợc phơng án đặt hàng đảm bảo tôn trọng tối đa thoả thuận đà thực với khách hàng, đặc biệt thời gian giao hàng giúp công ty lựa chọn đợc nguồn cung cấp sản phẩm thích hợp Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin học 43B Chuyên đề tốt nghiệp Cụ thể, chơng trình phải thực đợc công việc sau: Quản lý đợc nguồn cung cấp sản phẩm để lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt Lên đợc số lợng hàng cần mua để đáp ứng yêu cầu đơn hàng Đa báo cáo tình trạng đơn đặt hàng gồm có: đơn hàng chờ đặt hàng, đơn hàng cha giao hàng, đơn hàng cha giao đủ số lợng, đơn hàng đà giao đủ số lợng đơn hàng có vấn đề Quản lý hàng tồn kho số lợng, giá trị mục đích sử dụng Chơng II: Cơ sở lý luận phân tích thiết kế Hệ thống thông tin i Th«ng tin – hƯ thèng th«ng tin Th«ng tin 1.1 Khái niệm Thông tin: đợc hiểu theo nghĩa thông thờng thông báo hay tin nhận đợc làm tăng hiểu biết đối tợng nhận tin vấn đề đó, thể mối quan hệ kiện tợng Thông tin tồn dới hình thức: - Bằng ngôn ngữ - Hình ảnh - Mà hiệu hay xung điện Thông tin yếu tố trình thành lập, lựa chọn phát định để điều khiển hệ thống thông tin Hệ thống tự nhiên, xà hội hay t Quá trình thu thập thông tin - trun tin - nhËn tin - xư lý tin - lựa chọn định - lại tiếp tục nhận tin chu trình vận động liên tục khép kín hệ thống định 1.2 Các tính chất thông tin - Tính tơng đối thông tin - Tính định hớng thông tin Sinh viên: Phạm Nh Quỳnh Tin học 43B Tin häc 43B