Báo cáo thực tập nhận thức tại công ty TNHH thương mại dịch vụ va may mặc trương thanh minh

Trang 1

HOA SEN KÝ

ĐẠHOC We

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO

THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH TM DV & May Mặc Trương Thanh Minh

Thời gian thực tập —_: 7/1/2013 — 6/3/2013

Người hướngdẫn : VÕ THỊ NHƯ Ý

Sinh viên thực hiện : HUỲNH LÊ PHƯƠNG NHIÊN _MSSV:101440

Lớp :KT1011

Tháng 3 năm 2013

Trang 2

HOA SEN

Ộ ĐẠI HỌC z \⁄z722

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO

THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH TM DV & May Mặc Trương Thanh Minh

Thời gian thựctập : 7/1/2013 — 6/3/2013 Người hướngdẫn : VÕ THỊ NHƯ Ý

Sinh viên thực hiện : HUỲNH LÊ PHƯƠNG NHIÊN _MSSV:101440

Lớp : KTIOII

Trang 4

NHAN XET CUA CONG TY THUC TAP

Ngay thang nam 2013

Trang 5

Truong Dai Hoc Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

TRÍCH YÊU

Với phương châm “Tinh thần học thực, Chất lượng chuẩn mực”, cũng như tính thần giảng day “Học đi đôi với hành”, trường đại học Hoa Sen tao điều kiện cho

sinh viên ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn qua quá trình thực tập

Do đó sinh viên có thể tự tìm hiểu, trải nghiệm những khó khăn trong thực tế và

sinh viên có thé tìm ra những bài học kinh nghiệm bổ ích cho bản thân mình và tự

tin hơn khi ra trường Thực tập nhận thức đối với mỗi sinh viên của Trường Đại Học Hoa Sen là một phần không thể thiếu, nhằm mục đích tạo điều kiện cho sinh

viên được tiếp cận với môi trường thực tế tại doanh nghiệp, là quá trình trải

nghiệm rất bé ich dé sinh viên tự trang bị thêm những kỹ năng và kiến thức từ thực tiễn

Báo cáo thực tập này là sự tổng hợp lại những hoạt động cũng như kinh nghiệm mà tôi đã học hỏi được trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM DV & May Mặc Trương Thanh Minh.Qua thời gian được đào tạo và làm việc tại công ty, tôi đã có dịp được ứng dụng những lý thuyết đã học vào thực tiễn.Bên cạnh đó, tôi

còn có thêm được những kĩ năng giao tiếp, kĩ năng làm việc nhóm và những kinh

nghiệm thực tế

Qua thực tiễn, tôi đã nhận ra rằng việc trải nghiệm thực tế trong quá trình học rất

quan trọng đối với một sinh viên như tôi Từ sự tiếp cận đó tôi đã nhận thấy những

Trang 6

LOI CAM ON

Thực tập nhận thức dưới hình thức tích lũy là một giai đoạn rất quan trọng dé tôi bổ sung thêm nhiều kiến thức, tích lãy thêm nhiều kĩ năng thực tế trong khi tôi làm

việc tại doanh nghiệp Vì vậy nên lời đầu tiên tôi chân thành cám ơn ban giám hiệu trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế Bên cạnh đó tôi xin chân thành cảm ơn đến:

Giảng viên Bùi Phương Uyên đã tận tình hướng dẫn, giải đáp thắc mắc, khó khăn

trong thời gian hoàn thành báo cáo

Về phía công ty, tôi xin chân thành cảm ơn công ty TNHH TM & DV Trương

Thanh Minh và đặc biệt là chị Như Ý- kế toán trưởng cùng với một số anh chị

nhân viên khác trong công ty đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội làm việc tại đây để tôi có cơ hội áp dụng những kiến thức chuyên môn đã học vào thực tiễn Từ đó, tôi

đã có thêm những kiến thức, kĩ năng quý báu từ việc cọ sát với thực tế Đồng thời

phía công ty đã tận tình hỗ trợ khi tôi gặp khó khăn trong công việc, hướng dẫn tơi

hồn thành tốt các công việc được giao, và cung cấp những thông tin về công ty dé

tôi hoàn thành cuốn báo cáo này

Trang 7

Truong Dai Hoc Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức MỤC LỤC )J:/.9®.420997.097.ì)/cA ¡20022 II NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP .- -¿©+¿+2v++++vz+vstrrvrsrrrree IV 19023000 Vv 909.090 ad ÔỎ VI MUC LUCwieeccsssssssssssssescssssseccsssseceesssseccessssesesssnseseessueceesssseceessseceessnesessaneeessnnesseeea VII M.9J):819/90.9-))/20.)) 100157 Ix DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTT -2¿©++22+++2EE++2EEYE2EEYEtEEEEtEEEvtrrrkrrrrrrrrrrrree X )) 20000 1 ¡02.98 I€9189:11210090)) cua 1117 2 IU(9)/619)0/.)004:160) cam 2

L1 _ Giới thiệu chung, ¿-22222+22EEvErttEEEErrrtrrrtrrrtrrrrrrree 2

12 Xưởng sản xuất và hệ thống các showroom -2s2 se 3 I3 Lĩnh vực kinh doanhh - - - c5 133931111383 11138 1111 ve 4

Il THUC TRANG HOAT DONG

IL1 Khai quat tinh hinh hoat dOng tir nim 2008 đến nay 4 IL2 Cac nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất trong thời gian qua 5 IL3 Phương hướng phát triển trong thời gian tới : 2 se se+ 6

II TÔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ . 2 2 2 2 £+E£2EE+EE£EE2EE2EE+EEzEEzrerrxrr 7

ILI Cơ cấu tổ chức

IH.2 Chức năng của các phòng ban + xxx vEeeEeeeeerrereere 7

Trang 8

IV.TỎ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN . ¿-22¿+22++2£vtttErtrsrrrrrrrrrrrrrrree 10 IV.1 _ Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn 2- + ©s++£+xvc+eerxeerserrerrs 10

IV.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - - «+5 ++<+xsxs+ 10

V TỎ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN . -2¿-©c+¿+2++t2Exvrsrrrrrsrrrrsrrrree H1

V.1 - Niên độ kế toán -:+c222222vErrrrrrrrrrkrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrre H

V.2 _ Trình tự ghi số kế tốn ¿ 2+ ©2z+EktSEEEEkEEEEtrreerkerrkerrerrs 12 V.3 _ Chế độ kiểm toán -:-2c+cscErtttEEttttrrrrrrtrrrtrrrrrrrkrrrrei 14 V.4 Hệ thống báo cáo, chứng từ kế tốn -2- 2 s©xe+cxeerserxerrs 14 PHÀN 2: NỘI DUNG THỰC TẬP -¿-©+¿+2++++EY++ttEEtrstrrrrsrrrrrrrrree 15 I CONG VIEC CHUYEN MON w.csssssssssessssssssscessnecessncessnscessncesnseeesneceennecesnee 15 L1 Tìm hiểu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho 15 12 Nhập hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào -. -2©s+cxs+zxecveee 18 13 Tìm hiểu cách viết hóa đơn vào số và cách điều chỉnh hóa đơn 21

14 _ Thống kê số lượng hàng hóa bán ra + ©+©+++x+zxzxerxezx 22

L5 Thống kê số tiền mua vải, nguyên vật liệu khác, may gia công trong từng hóa đơn mua VÀO - - (+ 1xx nh HH nh nh nh ri 22

II CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG

ILI Sắp xếp hóa đơn, chứng từ 2-2-©22+2E+EtEEEerxerrrxrrrrerrrs 23

TI.2 oan e 23

IL3 In hợp đồng cho nhân viên thời vụ . -2-¿c+55++2csezz+x 23 I4 Viết hợp đồng cho nhân viên . -2- 5222 +++zxzze+rxeerse 24

Trang 9

IL5 Nhận fax— Gửi fax 22c 222 v22 treo 24

I8 (020i <4 4 25

1L7 Giri mail cho khách hàng - - + + + x + #vEevEeeEeeveerserrereeee 25 II.§ In mã vạch của sản phẩm cecsececsecessecesecessecessecessecessecesseceseceseceeeseseess 26

II099) 641794: (0 27 IIL.1 Chuẩn bị hàng hóa theo mẫu, size để giao hàng : + 27 III2 Đếm số lượng hàng bị trả VỀ - 2-2 2£ S£+E+£+£+Exz+zxvrxerrxersee 27

IH.3 Đo áo làm khuy, khâu TÚC 5 5 5 S2 +vE£vEeeveersereeeeeee 27 II 690.0 1 28

II: iu nh 34 5 28

IV.QUY CHÉ_QUY TRÌNH 2- 2© 22+ ©+£EE£EEEEEEEEEEEEEEerkerrxrrkerrrrrree 29 IV.1 Quy trình mua mới tài sản, đụng cụ thiết bị -2 2cs+ 5e 29

IV.2 Quy trình bán hàng 222-22222222 2E 222111222111 E1 ccrrrrev 31

IV.3 Quy trình sản xuất sản phẩm . -2- 22s +e+xevExerxeerxerrerrseee 33

V KINH NGHIỆM BẢN THÂN

V.1 Những điều đã học hỏi trong thời gian thực tập -. - 34 V.2 Định hướng cho tương lai «+ x SE £vEeveekeeersereeree 35

KET LUAN ạa 4 37

TÀI LIỆU THAM KHAO cccccssssssseescsssssssseeccessssnnescessssssneessesssssneessseessnneesss 38

Trang 10

DANH MỤC VÀ HÌNH ẢNH

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tỔ chức - 2 + ©s+©+++Ext+EE£EEEEEEEEEEEEEEEkerkeerkrrrkrrrree 7

Hình 2:Sơ đồ tô chức bộ máy kế tốn -2- 2 2© ©5£E£++£+EE£EEeExevrxerreerxerree 10 Hình 3: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán nhật ký — số cái 12 Hình 4: Hình ảnh minh họa mẫu phiếu thu -.2- ¿2 52 s2 ++£+x£+++zxe+zs2 15 Hình 5: Hình ảnh minh họa mẫu phiếu chi 2¿ 2 52 s2©s£+x£+++xeezse 16 Hình 6: Hình ảnh minh họa mẫu phiếu nhập kho - 2-22 52+2x++zs2 17 Hình 7: Hình ảnh minh họa mẫu phiếu xuất kho 2-2 5¿©+2sz+cs2 18

Hình 8: Hình ảnh minh họa bảng kê hóa đơn hang hóa, dịch vụ mua vào 19 Hình 9: Hình ảnh minh họa bảng kê hóa đơn hang hóa, dịch vụ bán ra 20 Hình 10: Hình ảnh minh họa bảng thống kê mua vải, hàng gia công, nguyên vật liệu

ẢÔNNš Ỏ 22

Hình 11: Hình ảnh minh họa cách in mã vạch cho sản phẩm TH TH TH vn ng ve 26

Hình 12: Sơ đồ quy trình mua mới tài sản, dụng cụ, thiết bị . - 29

Hình 13: Sơ đồ quy trình bán hàng 2-2-2 +£++++E+E+EE++rxxrrrxeerxerrrrcee 31

Trang 11

Truong Dai Hoc Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức DANH MỤC TỪ VIẾT TAT — TNHH : - TM&DV :Thương mại và Dịch vụ : May Mặc : Trương Thanh Minh : Kế toán - Tài chính — MM - TIM - KTTC — Thuế GTGT : - BHXH - BHYT - KPCĐ - TCHC - NSX - HSD Trách nhiệm hữu hạn

Trang 12

NHẬP ĐÈ

Hội nhập và làm quen với môi trường làm việc thực tế giúp cho sinh viên có được nền tảng thuận lợi khi định hướng công việc cho tương lai Trong khoảng thời gian thực tập và học hỏi kinh nghiệm ởcông ty TNHH TM & DV Truong Thanh Minh, tôi đã đặt ra cho bản thân những mục tiêu sau đây:

s Mục tiêu 1: áp dụng những lý thuyết vào thực tế để nắm vững hơn những gì đã

được học trong sách vở

® Mục tiêu 2: tìm hiểu rõ hơn môi trường làm việc tại doanh nghiệp, cách giao

tiếp với khách hàng, cách xử lý, giải quyết công việc từ các nhân viên thực sự

® Mục tiêu 3: khám phá bản thân, thử sức mình với những cơng việc hồn tồn

mới

Trong quá trình những mục tiêu trên, tôi đã học hỏi thêm rất nhiều kiến thức mới,

Trang 13

Truong Dai Hoc Hoa Sen Bao cáo thực tập nhận thức

PHAN 1: GIOI THIEU CONG TY

I TONG QUAN VE CONG TY

11 Giới thiệu chung

- Tên công ty: Công ty TNHH TM DV & MAY MAC TRUONG THANH MINH — Tên tiếng anh: TRUONG THANH MINH GARMENT TRADING SERVICES

~ Tén viét tat: TRUONG THANH MINH CO , LTD

~ Giám đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Vỹ

— Dia chi công ty: 39/8A Phạm Văn Chiêu, Phường 8, Quận Gò Vấp, TPHCM

- Điện thoại: 08 — 3 987 0105 & 08 — 6 257 1201 — Email: ntt.vy(tvmfashion.vn

— Website: www.tvmfashion.vn — www.tvmfashionstore.com ~ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0305882010

~ Ngày cấp: 23/07/2008

~ Cơ quan cấp: Phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư TPHCM

— Mã số thuế: 0305882010

Công ty TNHH TM DV & MAY MẶC TRƯƠNG THANH MINH được thành

lập vào ngày 23/07/2008 Sau một thời gian kinh doanh, công ty đã đăng ký thay đổi bỗ sung thêm vốn điều lệ vào ngày 15/01/2011 Lúc mới bắt đầu thành lập,

công ty chỉ có 15 nhân viên và hiện tại công ty đã có hơn 100 nhân viên.Từ khi bắt đầu đi vào hoạt động, công ty đã chú trọng vào việc nghiên cứu, luôn quan tâm đến thị hiếu của người tiêu ding, phát triển không ngừng về mẫu mã, nguồn nguyên liệu, đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại, làm đòn bẫy cho sự phát triển bền vững

Vì là nhà cung cấp vải trực tiếp, nên TTM có lợi thế trong việc chủ động chất liệu, chủ động thời gian giao hàng và giá cả hợp lý hơn Bên cạnh đó, tất cả các sản phẩm của TTM đều được sản xuất chuyên nghiệp và giám sát sản xuất chặt

chẽ, vì thế sản phẩm của TTM luôn đảm bảo về chất lượng, độ sắc sảo và đồng

Trang 14

Sản phẩm của công ty đã có mặt rộng rãi ở hệ thống các siêu thị Co-op Mart, BigC, Vinatax trên cả nước và công ty cũng đã có hệ thống các cửa hàng trên

các tuyến đường lớn của Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh

Công ty đang dần phát triển lớn mạnh và khẳng định thương hiệu của mình I2 Xướng sản xuất và hệ thống các showroom — Xưởng sản xuất: 94/2 Nguyễn Văn Quá, Phường Đông Hưng Thuận, TP Hỗ Chí Minh — Hệ thống các showroom > Hệ thống cửa hàng tại TP HCM © _ Cửa hàng 251 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM Điện thoại: (08) 22183029 © _ Cửa hàng 342 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 4, Quận 3 TP HCM Điện thoại: (08) 66795760 © _ Cửa hàng 534 Nguyễn Trãi, Phường 8, Quận 5, TP HCM Điện thoại : (08) 22480249 © Ctra hang 404A Hai Bà Trưng, Phường Tân Định, Quận Phú Nhuận, TP HCM Điện thoại : (08) 22480249 ® Ctra hang 276A Cách Mạng Tháng 8, Phường 10, Quận 3, TP HCM Điện thoại: (08) 22241040

> Hệ thống cửa hàng tại Hà Nội

Trang 15

Trường Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

13 Lĩnh vực kinh doanh

a) Ngành nghề kinh doanh

May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú) Hoạt động thiết kế chuyên dụng

Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép

Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh

Sản xuất hàng may sẵn

Sản xuất trang phục dệt kim, đan móc

b) Chức năng và Nhiệm vụ

Kinh đoanh đúng ngành nghề đăng ký và thực hiện đúng theo mục tiêu hoạt động của công ty

Hoàn thành về chất lượng sản phâm và các kế hoạch cung cấp hàng hố do Nhà Nước giao

Hồn thiện kế hoạch hoạt động hàng năm

Hạch toán và báo cáo thực trạng theo chế độ nhà nước qui định

Hiểu rõ và đáp ứng như cầu của khách hàng

Tạo sự thân thiện trong phong cách sản phẩm, dịch vụ, nhân viên

Ứng dụng công nghệ, chất liệu mới và thiết kế sáng tạo để gia tăng giá trị khách hàng

Il THUC TRẠNG HOẠT ĐỘNG

IH.1 Khái quát tình hình hoạt động từ năm 2008 đến nay

Ngay từ khi mới thành lập, tình hình kinh tế Việt Nam rơi vào khủng hoảng nên

gặp rất nhiều khó khăn trong việc sản xuất kinh doanh, vì thế doanh thu bán hàng

Trang 16

Năm 2009 kinh tế toàn cầu có phân bình ôn nên công ty cũng đi vào hoạt động khá sôi nổi và đạt được doanh thu lớn, tuy nhiên lợi nhuận thu về không đáng kể, do

còn quá nhiều khoản phải đầu tư vốn và mở rộng chiến lược kinh doanh

Tuy gặp rất nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn đứng vững và phát triển đến ngày

hôm nay Hiện nay công ty không còn lo ngại nhiều về các đối thủ cạnh tranh do sắp tới công ty sẽ tung ra thị trường rất nhiều sản phẩm mới Vì vậy đây cũng là cơ

sở để công ty khẳng định đẳng cấp và đứng vững trên thương trường

I2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất trong thời gian qua

- _ Nhân tố bên trong

Trong giai đoạn đầu tiên, công ty đã gặp không ít khó khăn, nhân sự chưa hoàn

chỉnh, chỉ có 15 người, số lượng sản phẩm không đáp ứng kịp nhu cầu tiêu thụ của

thị trường, đôi khi chất lượng bị suy giảm, nhiều sản phẩm bị lỗi làm ảnh hưởng

đến doanh thu tiêu thụ của công ty một cách đáng kế mà nguyên nhân chính là do

sự thiếu ổn định nhân công lao động trực tiếp

Thiếu lao động lành nghề vì da số nhân công đều xuất thân từ các tỉnh, vùng quê nên có sự biến động mạnh về nguồn lực lao động mỗi khi Tết đến Một số công nhân mới tay nghề chưa cao làm cho chất lượng sản phẩm giảm một cách rõ rệt Bên cạnh đó, nhân sự của công ty chưa thật sự am hiểu kinh doanh nên còn không ít khó khăn trong việc tiếp cận thực hiện chiến lược kinh doanh, và thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt, đó cũng là khó khăn chung của các doanh nghiệp trong nước

Nhưng với sự nổ lực của mình, công ty đã từng bước khắc phục được những khó khăn ban đầu, công ty đã thực hiện công tác huấn luyện, đào tạo đội ngũ nhân viên

Trang 17

- _ Nhân tố bên ngoài

Thị trường cạnh tranh rất khắc nghiệt, khó tìm kiếm được nguồn tiêu thụ dài lâu, ồn định

Thị hiếu người tiêu dùng rất đa dạng Xu hướng thời trang liên tục thay đôi: bất kỳ

sản phẩm nào đưa ra thị trường dù ngắn hay đài ngày đều có chu kỳ sống của nó

Tùy vùng miền, tùy vào điều kiện thời tiết, sở thích, lứa tuôi nên phải liên tục tạo ra nhiều mẫu mới, phù hợp để đáp ứng cho khách hàng

II43 Phương hướng phát triển trong thời gian tới

Doanh nghiệp tiếp tục cải tiến phương pháp hoạt động kinh doanh, đầu tư có hiệu quả vải các ngành nghề, các sản phẩm Nhằm khẳng định thương hiệu và vị thế trên thương trường, công ty đang cố gắng hoàn thành những định hướng đề ra, cụ thể như sau:

_ Tiếp tục thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chính sách kinh tế pháp luật đối với nhà

nước, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật

_ Tổ chức tìm kiếm, mở rộng thị trường phân phối sản phẩm hàng hóa trong cả nước _ Tiếp tục cộng tác, quan tâm đến khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm, duy trì mở rộng thị phan _ Huấn luyện đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm, có đạo đức nghề nghiệp

_ Lên kế hoạch về những chương trình tri ân khách hàng để duy trì mối quan hệ

Trang 18

I TO CHUC BO MAY QUAN LY IIL.1 Cơ cấu tổ chức

Phènglh danh phingeanging | | Png thts anes shin Phang kéttoin | Phong Matetng | Xing sn dt

Dai dién thương mại Mua nguyên vật iệu Thiết kế Nhân sự [ Nhân viên kế toán Cham soc KH Phong cit ——— ——n Bộ phận bán hàng Quan ly kho Hành chánh PRquảng áo Phang may Giao nhận EPliển t đất thành phẩm ơn

Hình I: Sơ đồ cơ cầu tổ chức II.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

e Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao

dịch, chịu trách nhiệm chung cho công ty, đại diện cho công ty kí kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị bên ngồi Lập cơng bố chính sách chất lượng

Quản lý toàn bộ vốn và tài sản Miễn nhiệm, bổ nhiệm cách thức tổ chức,

phân bố quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận của công ty Trực tiếp

điều hành và quản lý, chịu trách nhiệm và giám sát quá trình sản xuất Đưa ra

Trang 19

¢ Phó giám đốc: Giữ vai trò theo dõi các kế hoạch và các tình hình kinh

doanh qua các đơn đặt hàng Bên cạnh đó, Phó giám đốc cùng với giám đốc

bàn bạc thống nhất ra quyết định, cũng như trực tiếp quản lý các phòng ban

trong công ty

e _ Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch và hoàn thành kế hoạch, chỉ tiêu dé ra Trực tiếp nhận đơn đặt hàng của các đại lý, chào hàng và phát triển thị

trường Tham mưu cho Ban tổng giám đốc về các chính sách ưu đãi nhằm giữ

chân khách hàng truyền thống Lập các kế hoạch về chính sách giá cả, chính sách chiết khấu Viết báo cáo về việc thu thập thông tin phản hồi từ khách

hàng

e Phòng cung ứng: Chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu sản xuất, quản

lý kho

e Phòng thiết kế: Tìm hiểu, nghiên cứu và hiện thực hoá các ý tưởng phát

triển sản phẩm mới bằng các thiết kế, bản vẽ, mẫu thử

Kiểm tra, đánh giá, lập quy chuẩn, xây dựng tiêu chuẩn cho các sản phẩm mới

Phân tích, thử nghiệm tính năng, công dụng, các yếu tố về kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm mới hoặc sản phẩm dự kiến phát triển mới

Tìm kiếm, khai thác được các công nghệ mới và/hoặc mở rộng mạng lưới gia công

Tìm kiếm và tiếp nhận các công nghệ và thiết bị sản xuất mới (ngồi những

cơng nghệ và thiết bị công ty đang sử dụng) nhằm đáp ứng nhu cầu về thiết bị công nghệ đề phát triển sản phẩm mới/dự án mới của công ty

Nghiên cứu các ứng dụng về công nghệ mới đưa vào sản xuất nhằm mục đích

Trang 20

e Phòng hành chính nhân sự: Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng đề hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ Chịu trách nhiệm quản lý hồ

sơ cán bộ, công nhân viên Lập và theo dõi mọi vấn đề liên quan đến BHXH, BHYT, KPCĐ Theo dõi chấm công hàng ngày, lập và tổ chức công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cho công nhân viên Tham mưu cho ban giám đốc

về quản lý, tổ chức nhân sự, hình thành và bổ sung một đội ngũ cán bộ công

nhân viên có đủ trình độ năng lực, tham mưu về công tác quản lý hành chính, báo vệ và chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên e Phòng kế toán: Là bộ phận giám sát các nguồn thu — chi, giúp cho chủ

doanh nghiệp vềcông tác tổ chức, quản lí toàn bộ nguồn tài chính của công ty, cân đối tài sản và nguồn vốn Trợ lý cho giám đốc về hoạt động kinh doanh

và sử dụng vốn

Chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra các chế độ kế toán đang áp dụng, tính

toán giá thành sản phẩm, tham gia xây dựng các kế hoạch và chiến lược

doanh, ghi số sách, lập chứng từ, báo cáo tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quan hệ với các ngân hàng, theo dõi và thực hiện các nghĩa vụ đối với

nhà nước

Giao dịch, mua bán với đối tác, khách hàng

e _ Phòng Marketing: Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng Phân khúc thị trường, xác định

mục tiêu, định vị thương hiệu Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với

các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng, ) Nâng cao địch vụ chăm sóc khách hàng e _ Xưởng sản suất: Xưởng có chức năng tiếp nhận, quản lý vận hành các thiết bị nhà máy để sản xuất sản phẩm theo kế hoạch sản xuất được Giám đốc Công ty phê duyệt Quản lý tài sản, phương tiện, thiết bị, vật tư do công ty trang bị phục vụ yêu cầu sản xuất Tổ chức việc học tập, huấn luyện nâng cao

Trang 21

IV TỎ CHỨC BỘ MÁY KÉ TOÁN

thanh tốn, cơng nợ: Hàng hố ,sản xuất Lương bảo hiểm

giá thành

Hình 2: Sơ đô tổ chức bộ máy kế toán

IV.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

s Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về báo cáo tài

chính mà doanh nghiệp lập Quản lý chung, kiểm tra toàn bộ việc luân chuyển chứng từ kế toán và các hoạt động liên quan đến tài chính công ty Phân tích các

hoạt động tài chính kinh doanh của công ty theo số liệu kế toán dé cung cấp giám

đốc những thông tin chính xác về tình hình tài chính và sản xuất kinh doanh của

công ty Giải quyết xử lí các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản khó đòi và thiệt hại khác

se Kế tốn tơng hợp: Chịu trách nhiệm trực tiếp với kế toán trưởng về việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các báo cáo tổng hợp

Quản lí, cấp phát lưu hóa đơn bán hàng, kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, hạch toán doanh thu

Lập báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước, kiểm tra chứng từ nhập hàng hóa và

chứng từ ghi số, kiểm tra báo cáo VAT đầu ra đầu vào, kiểm tra các báo cáo mà

nhân viên lập, kiểm tra các chứng từ số sách của các đại lý

Trang 22

V,

se Kế toán lương bảo hiểm: Lập bảng tổng hợp lương, tính mức lương thanh

toán cho công nhân viên, kiểm tra hợp đồng lao động BHXH, BHYT, quyết toán

thuế thu nhập cá nhân

e Kế tốn thanh tốn cơng nợ: Theo dõi các khoản vay ngắn hạn, theo dõi lập

số báo cáo thu chi, báo cáo định kì, các khoản thu chi của từng ngân hàng.Theo

dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp, liên hệ trực tiếp bộ phận nhận hàng dé lay

số liệu Nhắc nhở thanh toán đúng han cho đơn vị ủy thác để tránh trễ hẹn, thanh

toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

s Kế toán hàng hóa sản suất giá thành: Chịu trách nhiệm xuất nhập kho hàng hoá và quản lý tồn kho chính xác Lên chứng từ ghi số và vào số chỉ tiết hàng hóa xuất — nhập Hạch toán đoanh thu nhập xuất hàng hóa của đại lí Cuối tháng tập hợp chỉ phí sản xuất và tính giá thành sản phâm Theo dõi toàn bộ quy trình nhập, xuất tồn kho thành phẩm, bán thành phẩm Thường xuyên cập nhật đối chiếu số liệu với thủ kho để phản ánh đầy đủ và chính xác số lượng nhập kho Nhập báo cáo nhập-xuất-tồn hàng hóa

s Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm quản lý số sách thuế, báo cáo thuế hàng tháng,

quý, năm

s Thú kho: Tiếp cận kịp thời chính xác các nguyên vật liệu cần thiết cho sản

xuất của doanh nghiệp Lưu trữ thông tin về tình trạng sử dụng và tình trạng của nguyên liệu Báo cáo nhập kho cho phòng kế toán Báo cáo tiến độ nhập kho cho phòng kinh doanh

TÔ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN

V.I Niên độ kế toán

Áp dụng từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm

Đơn vị tiền tệ: VNĐ (Việt Nam đồng), công ty áp dụng tổ chức kế toán

độc lập theo hình thức nhật ký - số cái

Trang 23

Truong Dai Hoc Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức V.2 Trình tự ghi số kế toán Chứng từ kế toán sĩ Sẽ, thẻ kê quỹ Bảng tổng toán chi 7 hợp chứng từ tiết i kế toán cùng loạt | - - Bang NHẬT KÝ - SỐ CAI tổng hợp chi tiét BAOCAOTAL CHINE CC Ghi chi: Ghi hang ngay ———* Ghi cuối tháng =—> Đi chiếu, kiểm tra

Hình 3: Trình tự ghỉ số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Kí— Số Cái Giải thích:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng

tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi số, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi

Có để ghi vào Số Nhật ký —- Số Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở

cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán

Trang 24

được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chỉ, phiếu

xuất, phiếu nhập, ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi

đã ghi Số Nhật ký - Số Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi

tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Số Nhật ký - Số Cái và các số, thẻ kế toán chỉ tiết, kế

toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các

cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Số Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số

phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối

tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong

tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản

trên Nhật ký - Số Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Số

Nhật ký - Số Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột phát sinh ở Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản = Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản

(4) Các số, thẻ kế toán chỉ tiết cũng phải được khoá số để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối

tượng Căn cứ vào số liệu khoá số của các đối tượng lập “Bảng tổng

hợp chỉ tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chỉ tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Số Nhật ký - Số Cái

Số liệu trên Nhật ký - Số Cái và trên “Bảng tổng hợp chỉ tiết” sau khi

khóa số được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trang 25

Truong Dai Hoc Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức V.3 Chế độ kiếm toán Hệ thống số kế toán + Số nhật ký chung + Số Cái + Bảng cân đối phát sinh + Số quỹ tiền mặt

+ Số kế toán chỉ tiết tiền mặt

+ Số tiền gởi ngân hàng

+ Số chỉ tiết sản phẩm, hàng hoá + Số chỉ tiết tài sản

+ Số chỉ tiết công nợ

+ Số chỉ tiết doanh thu — chi phi

V.4 Hệ thống báo cáo, chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ bao gồm hai loại: chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn

- Chứng từ bắt buộc theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC là những chứng từ

phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng

thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế Chứng từ bắt buộc gồm: Phiếu thu, phiếu chỉ, biên lai thu tiền, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyền nội bộ,

phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, bảng kê thu mua hàng hoá mua vào khơng có hố đơn

- Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên

đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.Chứng từ về lao động tiền lương: bảng chấm

công, bảng lương Chứng từ mua hàng hóa: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng

Trang 26

PHAN 2: NOI DUNG THUC TAP

I CONG VIEC CHUYEN MON

I.1 Tìm hiểu phiếu thu, phiếu chỉ, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho > Phiếu thu

Có 2 liên là màu trắng và hồng Liên trắng ghi nội dung thu của các nghiệp vụ

như bán hàng, thu tiền khách hàng trả nợ và lưu lại công ty Còn liên hồng là

bản sao từ liên trắng và đưa cho khách hàng Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ

May Mặc Trương Thanh Minh Mẫu số: 02 - TT

9/8A Phạm Văn Chiêu, P8, 0 6ò Vấp, Tp.HCM (Ban hành theo QÐ số: 48/2006/QD- BTC

Trang 27

> Phiếu chỉ

Chỉ có 1 liên trắng Ghi lại những khoản công ty đã chỉ như là tiền vận chuyển

hàng hoá, tiền điện thoại, điện, mạng, tiền nước uống bất kể nghiệp vụ nào

công ty da chi tra déu phải lập phiếu chỉ cụ thể và rõ ràng Đề lưu lại làm hồ sơ và cuối tháng báo cáo chỉ tiết cho giám đốc

Công ty TNHH Thương Mal - Dich Vu

May Mặc Trương Thanh Minh Mẫu số: 02 - TT

9/8A Phạm Văn Chiêu, P8, 0 6ò Vấp, Tp.HCM (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

MST: 0305882010 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày .tháng .năm Họ và tên người nhận tiền: Địa ch: .« Lý do chỉ: Ngày .tháng .nắm

ae Kếtoántrưởng Thiquy Người lập phiếu Người nhận tiền

+ (keh tin) (Kj, ho tén) (Kj, No tén) (Ky, tn)

Hình 5: Hình mình hoạ mẫu phiếu chỉ

> Phiếu nhập kho

Có hai liên trắng và xanh dương Liên trắng cũng là liên chính để ghi các

nghiệp vụ phát sinh nhập hay xuất kho đi nơi khác Còn liên xanh dương là bản

sao của liên trắng, tách ra đưa cho nguời vận chuyển hàng đến nơi cần xuất

hoặc nhập và giao cho khách hàng ( người nhận hàng)

Trang 28

Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ

May Mặc Trương Thanh Minh Mẫu số: 01 - VT

9/8A Phạm Văn Chiêu, P.8, Q Gò Vấp, Tp.HCM (Ban hành theo QD số: 48/2006/QĐ- BTC

MST: 0305882010 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO Nợ

Ngày tháng năm Có

SỐ cài

~- Họ và tên người giao: - - Ăn nọ ve

- Theo SỐ „ngày „tháng „năm của địa điểi Số lượng

Tên, nhãn hiệu quy cách, Đơn

STT | phẩm chất vật tư, dụng cụ | Mã số vi Theo Thực pen m nh sản phẩm, hàng hóa tính | chứng từ nhập g A B Cc D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết bằng chữ): . LG SH ng ng ve - Số chứng từ gốc kèm theo: . -ẶẶẶ Sàn verrrreeererrrrrrre Ngà

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có

nhu cầu nhận)

(Ký, họ tên)

Hình 6: Hình minh hoạ mẫu nhập kho > Phiếu xuất kho

Khi có nghiệp vụ phát sinh: chuyển hàng hoá từ văn phòng đại diện đến nơi

khác, giao cho khách hàng thì phải lập phiếu xuất kho Vận chuyển hàng hoá

lên xe, sau đó kiểm tra hàng lại một lần nữa, kiểm tra kĩ số luợng có đúng với

trong nội dung hàng sẽ xuất đi

Trang 29

Trường Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

Nếu kiểm kê đúng hết thì đưa cho người vận chuyển hàng kí tên xác nhận đã nhận đủ hàng, ở phần “Người giao” (trên liên trắng) Giám Đốc kí xác nhận, sau đó thì tách liên xanh (bản sao) đưa cho người vận chuyển để giao cho

khách hàng

Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ

May Mặc Trương Thanh Minh Mẫu số: 01 - VT

9/8A Phạm Văn Chiêu, P.8, Q Gò Vấp, Tp.HCM (Ban hanh theo QD số: 48/2006/QĐÐ- BTC

MST: 0305882010 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO Iƒ(cvxxg0005%3460/5935460065 Ngày tháng năm na nga 155566205650 Số - Họ và tên người giao: - Theo Nhập tại kị địa điểm Số lượng

Tên, nhãn hiệu quy cách, Đơn 7

STT phẩm chất vật tư, dụng cụ | Mã số vị Theo Thực a Tân sản phẩm, hàng hóa tính | chứng từ nhập g ^ B c D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết bằng chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo:

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có

nhu cầu nhận)

(Ký, họ tên)

Hình 7: Hình minh hoạ mẫu phiếu xuất kho

I2 Nhập hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào

Có lẽ trong suốt quá trình thực tập, đây là công việc mà tôi được tiếp cận nhiều

nhất Với những hóa đơn GTGT mua vào và bán ra, tôi được hướng dẫn cách

nhập liệu những chỉ tiết trên hóa đơn vào phần mềm excel

Trang 30

eiei=|e|=|els|¬

29

$€ 4ð MỊ 072012 09 708 11,12) 012013 292

Trước tiên tôi quan sát và ghi chú lại, trình tự nhập liệu các hóa đơn GTGT vào excel Những nội đung quan trọng mà tôi cần phải nhập dựa trên hóa đơn là:

ngày tháng năm, số chứng từ, mã chứng từ, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên đơn vị bán hoặc tên khách hàng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính, số

lượng, đơn giá và thuế suất

Công việc dường như có vẻ khá đơn giản, chỉ cần dựa vào thông tin sẵn có trên

hóa đơn rồi nhập vào phần mềm, tuy vậy nhưng nó đòi hỏi tính tập trung và cá

sự nhẫn nại vì có cả hàng trăm hóa đơn mua vào và bán ra với nội dung và tồn

bộ thơng tin khác nhau nên phải hết sức cần thận đề tránh nhằm lẫn, sai sót, đặc biệt quan trọng nhất phải chú ý vào cột doanh số chưa có thuế GTGT và cột Thuế GTGT vì nó ảnh hưởng đến báo cáo thuế và báo cáo tài chính

BANG KE HOA DON, CHUNG TU’ HANG HOA, DICH VU MUA VAO_ (Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu sé 01/GTGT)

Kj tinh thuế: Tháng 09 năm 2012 Người nộp thuế:

Mã số thuế:

Đơn vị tiễn: đồng Việt Nam,

Hoá đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế = i

51 Jina’) sansoon ơn anata -_ .-

fy [2 j3 II DI i [8 j9 10] [1]

7 Hàng hoá dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuê GTGT đủ điều kiện khẩu trừ thuế

H CAAH2P 0006902 [2007/2012 |CôngTyCôPhẩnTMOT&DVĐaiSiêu [ũ200882314 [Quảnáomay sẵn 68516007 10 585.160] IThi Big C Hai Phong

Trang 31

Truong Dai Hoc Hoa Sen Bao cáo thực tập nhận thức MẫusŠ:01-1/GTGT (Ban hi kim theo Thông tr số 602007/TT- 3TCngấy Người nộp thuế

BANG KE HOA DON, CHUNG TU HANG HOA, DICH VU BAN RA

(Kèm theo tờ khai thuê GTGT theo mẫu số 01/GTGT) Kỳ tính thuê: Tháng 08 năm 2012 Mã sô thuê co Bon vị tiên: đồng Việt Nam — Hoá đơn, chứng từ bán

ay mã ôn ngườở Mã số thuế st ha Doanh sé ban á

+ hidu hoá thang, 4

STT | kj nigu hoá sé noé don là mái Tên người mua người mua Mặt hàng chưa có thuế | ThuếGTGT đơn M hành al 2 fl a E] (6) [] El [0 1 Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuê GTGT [Tơng |2 Hàng hố, dịch vụ chịu thuê suật thuê GTGT 0%: : j lồng | | ! l I 3 Hang hoa dich vụ chiu thué suat thué GTGT 5%: | | | | | [rồng _] ! I I I

|4 Hàng hoá dich vu chiu thu suat thue GTGT 10%:

1iy|TM/12P 'x|BIG x [0000771 |x |02/01/2013x [Cty TNHH TM & DV Siêu Thi Big € An Lại x [301472278_ Ly |Quận Áo May Sẵn x 6.440 0x, 6440, 2 |TM/2P BIG 0000772 |02/01⁄2013 |Cty TNHH TM & DV Siêu Thị Big C An Lac [0301472273 Quan Ao May San 14,024,000] 1.402.400) 3 |TM/12P BIG 0000773 02/01/2013 |CNtai TPHCM - Cty TNHH TM DV & PP [102313373001 {Quan Ao May Sẵn 9,776,000} 977,600|

Tang Hop

Hình 9: Hình mình họa bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

Bài học kinh nghiệm: Đối với việc nhập liệu bảng kê hóa đơn GTGT bán ra có lẽ đơn giản hơn vì chỉ cần dựa vào số hóa đơn đã được sắp xếp sẵn trình tự

ngày tháng, số hóa đơn nên chỉ cần nhập chính xác những thông tin còn lại

Một lưu ý nhỏ khi nhập hóa đơn bán ra là có những hóa đơn bị hủy, cần phải lưu ý để tránh nhập dư Còn đối với bảng kê hóa đơn GTGT mua vào thì phức tạp hơn, vì có rất nhiều loại hóa đơn với nội dung và cách thức trình bày khác nhau, đòi hỏi phải lưu ý thật kỹ những thông tin trên hóa đơn để nhập chính xác Tuy đã hết sức cần thận nhưng tôi vẫn không thể tránh được những sai sót nhỏ khi nhập liệu Khi đọc 1 hóa đơn GTGT mua vào, điều đầu tiên mà tôi quan sát là ngày tháng lập hóa đơn để có thể insert row theo đúng thứ tự của

bảng kê, sau đó là nhập các dữ liệu cần thiết khác Sau khi nhập xong, cần phải kiểm tra thêm lần nữa rồi sắp xếp tờ hóa đơn đó theo thứ tự tương ứng như

trong bảng kê

Trang 32

1.3 Tìm hiếu cách viết hóa đơn vào số và cách điều chỉnh hóa đơn

Vì đây là công việc đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác, viết hóa đơn trực tiếp

bằng tay vào số hóa đơn nên công việc chính của tôi là quan sát và học hỏi Dựa vào những đơn đặt hàng của đối tác, khách hàng, hệ thống các siêu thị, chỉ

nhánh cửa hàng, đại lý phân phối sẽ viết thông tin trực tiếp vào số hóa đơn Số hóa đơn bao gồm 50 hóa đơn, trong đó có 3 liên, 1 liên màu trắng đề viết thông tin trực tiếp và được lưu tại số hóa đơn, liên 2 màu hồng để đưa cho

khách hàng, và liên 3 màu xanh để lưu lại trong công ty và liên 2 liên 3 được

đóng sẵn con dấu tên của giám đốc, khi viết hóa đơn xong sẽ được chuyên lên

cho giám đốc kí duyệt

Đầu tiên là ghi hóa đơn theo đúng ngày mà đối tác đặt hàng Tiếp theo viết

thông tin cần thiết như tên khách hàng, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình

thức thanh toán Sau đó, viết tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành

tiền, thuế suất, tổng cộng tiền thanh toán

Một lưu ý nhỏ là những mặt hàng cùng loại phải được viết liền với nhau theo thứ tự mã tăng dần để tiện cho việc thống kê hàng hóa Viết hóa đơn phải rõ

ràng, không được chỉnh sửa, gạch xoá Nếu như viết sai, thì gap cả 3 liên của hóa đơn đó lại, viết sang hóa đơn khác Trường hợp nếu muốn hủy hóa đơn đã được giám đốc kí duyệt, và liên 2 đã đưa cho khách hàng thì phải lập biên bản hủy và thu hồi hóa đơn có chữ ký và đóng mọc của cả 2 bên nhận và bên giao hóa đơn

Bài học kinh nghiệm: Qua công việc này đã giúp tôi biết được cách thức viết hóa đơn, cách lưu trữ và giao hóa đơn Rèn luyện tính cần thận để viết hóa đơn

cho chính xác Qua đó, tôi cũng biết cách xử lý khi hóa đơn bị sai sót

Trang 33

H4 Thống kê số lượng hàng hóa bán ra

Dựa vào cuốn hóa đơn GTGT hàng hóa bán ra, tôi được giao nhiệm vụ thống

kê số lượng của từng loại hàng hóa trên 1 hóa đơn rồi nhập vào phần mềm

excel để tính tổng

Bài học kinh nghiệm: Tuy công việc có vẻ khá đơn giản nhưng trong lúc làm

việc không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn vì có rất nhiều mặt hàng khác

nhau, với số lượng đặt hàng khá lớn, do vậy phải can than trong lúc tính toán

và nhập liệu

H.5 Lập bảng thống kê số tiền mua NVL, vải, hàng gia công theo

từng hóa đơn mua vào

AjL BC | 0 ee « Lulu MAI 0 | ? q

Hinh 10: hinh minh hoa bang thống kê số tiền mua Vải, hàng gia công, NVL khác Dựa vào hoa đơn của từng tháng, nhiệm vụ của tôi là lọc ra những hóa đơn mua vải, hàng may gia công, và nguyên vật liệu khác như dây thun, chỉ, nút, bao

nilon, giấy nhiệt, thẻ bài và sau đó nhập vào bảng theo thứ tự số hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền

Bài học kinh nghiệm: Trong một xấp hóa đơn của từng tháng bao gồm rất

nhiều loại hóa đơn Tôi phải cẩn thận lọc ra những hóa đơn theo yêu cầu và

nhập vào bảng Công việc tuy không quá khó nhưng nó đòi hỏi sự tập trung vì

những hóa đơn có vẻ tương đồng nhau, nếu lơ là sẽ rất dễ dẫn đến việc nhập

thiếu hoặc sai hóa đơn

Trang 34

H CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG I1 Sắp xếp hóa đơn, chứng từ

Mỗi lần nhập hàng cho hệ thống siêu thị Coop Mart, BigC, Vinatex, Thương xá Tax, công ty đều phải xuất hóa đơn đỏ cho các siêu thị và lưu giữ lại hóa đơn xanh Sau đó, sắp xếp lại các hóa đơn xanh theo thứ tự số hóa đơn tăng dần để tiện cho việc nhập hóa đơn và kiểm tra

Sắp xếp những giấy báo nợ, giấy báo có hay phiếu thu phí dịch vụ VND của công ty, phân loại theo từng tháng, rồi xếp theo thứ tự ngày từ nhỏ đến lớn, sau đó bám lại thành từng tháng, riêng từ loại báo nợ, báo có và thu phí dịch vụ Và lưu lại trong bộ hồ sơ của công ty, cất vào tủ

Bài học kinh nghiệm: sắp xếp hóa đơn đòi hỏi phải cẩn thận, chính xác về

ngày tháng, thứ tự số hóa đơn Như vậy sẽ dễ dàng và thuận tiện cho việc nhập

dữ liệu, lưu trữ.Khi cần tìm lại những hóa đơn, chứng từ cần thiết sẽ dễ dàng tìm thấy, không bị mắt nhiều thời gian

H2 Soạn thảo văn bản

Với những kỹ năng đã được học trong môn Tin học Đại cương về soạn thảo văn bản, tôi có thể giúp các chị nhân viên đánh máy văn bản một cách nhanh chóng và chính xác.Những văn bản, quyết định của Ban Giám Đốc luôn có

mẫu sẵn.Vì thế, việc soạn thảo văn bản trở nên khá dễ dàng

Bài học kinh nghiệm:tôi học được là sau khi đánh văn bản, phải kiểm tra lại toàn bộ xem có sai lỗi chính tả hay không, có sai sót trong câu chữ hay không

để kịp thời chỉnh sửa

II43 In hợp đồng cho nhân viên thời vụ

Trên máy tính đã có sẵn bản mẫu hợp đồng cho các nhân viên thời vụ, chỉ cần chỉnh sửa lại một số thông tin chỉ tiết cho phù hợp, sau khi hoan tat, bam print

chọn toàn bộ muốn in rồi nhấn ok

Trang 35

Bài học kinh nghiệm: Trước khi in, phải kiểm tra lại nội dung bản hợp đồng

đã chính xác chưa, tổng cộng có bao nhiêu trang Sau khi in phải đếm toàn bộ số trang cần in để tránh tình trạng dư hoặc thiếu

I4 Viết hợp đồng cho nhân viên thời vụ

Các hợp đồng đã in ra, điền tên nhân viên, mức lương đã thỏa thuận, ngày

tháng năm làm hợp đồng.Dựa vào CMND (bán sao), điền đầy đủ thông tin của

nhân viên Trường hợp nhân viên đó không có giấy CMND ( bản sao) trong hồ sơ lưu giữ của công ty thì tạm thời cất giữ hợp đồng đó và sau đó liên lạc với họ đề nghị cung cấp bổ sung đầy đủ giấy tờ cần thiết Khi đã hoàn tất việc ghi giấy tờ thì đưa nhân viên ký tên và gửi lên cho Giám Đốc ký và đóng dấu Bài học kinh nghiệm: Khi viết thông tin của nhân viên thì phải viết cân thận,

rõ ràng và chính xác Mức lương của nhân viên phải đúng với bản báo cáo lương của nhân viên Tránh sai sót để không phải in hóa đơn khác, lãng phí

giấy và mắt thời gian

H.5 Nhận fax- Gửi fax

Nhận fax: Máy fax của công ty đã được chỉnh ở chế độ tự nhận fax, sau khi đã nhận xong thì phân loại đó là đơn đặt hàng của từng siêu thị hay là văn bản cần giải quyết gấp Sau đó chuyển về phòng ban có liên quan dé giải quyết

Sau khi kiểm tra tất cả thông tin, nội dung đã đầy đủ, số liệu đúng thì lấy số lưu

số fax của doanh nghiệp, cho văn bản vào máy fax, bam sé fax, đợi tín hiệu của

người nhận thi bam nut fax

Bài học kinh nghiệm: Nhận được fax phải xem kĩ nếu như không rõ nội dung

phải gọi điện thoại để yêu cầu bên đối tác fax lại Nếu đó là đơn đặt hàng thì phải lưu ý kỹ ngày giao hàng của bên đối tác yêu cầu để tránh tình trạng giao

hàng trễ

Trước khi fax phải kiểm tra xem máy có còn phim, còn giấy không Khi fax phải để giấy ngay ngắn đề trành tình trạng kẹt giấy Không được giựt mạnh khi giấy đang chạy ra ngoài

Trang 36

H.6 Trực điện thoại

Sau khi quan sát và được sự hướng dẫn của chị nhân viên phụ trách công việc trực điện thoại, tôi đã được thực hành bằng việc nghe điện thoại, ghi nhận các

thông tin và hướng dẫn khách hàng liên hệ trực tiếp số điện thoại của các

Phòng, Ban Đội chuyên môn nghiệp vụ hoặc ghi nhận những phản ánh của

nhân dân vào số đề tiện việc trình Ban Giám Đốc xử lý

Các kiến thức đã học trong môn Kỹ năng giao tiếp đã giúp ích cho tôi rất nhiều trong công việc này

Bài học kinh nghiệm:luôn phải có giấy, bút bên cạnh phục vụ cho việc tóm gon lại thông tin để ghi vào số.Nhanh chóng ghi lại chỉ tiết, cần thận các đơn

đặt hàng của khách hàng, siêu thị, nhân viên cửa hàng, các đại lý bản lẻ để soạn hàng đúng yêu cầu, tránh tình trạng nhập sai mẫu mã, màu sắc

IL7 Gửi mail cho khách hàng

Email trở thành một công cụ nhanh chóng, hữu hiệu và được sử dụng rộng rãi

nhất đề kết nối với mọi người, đặc biệt trong công việc, email thật tiện lợi, cho

phép chúng ta kết nối với nhiều đối tác, khách hàng cũng như cho phép mọi

người reply một cách nhanh chóng Tôi đã tích lũy được cho mình cách gửi

email cho khách hàng một cách chuyên nghiệp Khi gửi email cho khách hàng,

phải có chủ đề rõ ràng, văn phong phù hợp với từng đối tượng khách hàng, lời

chào phải đúng mực Và tôi thường gửi mail cho khách hàng để quảng cáo về

những mẫu mới ra, có kèm theo hình ảnh, chất liệu, giá tiền

Bài học kinh nghiệm: Hiện nay, email không còn xa lạ gì với mọi người, đặc biệt là những sinh viên như tôi Tuy nhiên cách gửi mail cho khách hàng như thế nào là chuyên nghiệp, lịch sự nhất thì tôi cần phải học hỏi nhiều Tôi cũng

rút cho mình một kinh nghiệm là khi gửi file đính kèm, cách tốt nhất là chỉ gửi

file không có 100Kb và nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn,

nhưng vẫn lịch sự để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc

không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp Đặc biệt, trong

Trang 37

điều kiện ngày nay, có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs, facebook và gửi link cho họ thay vì đính kèm

trong email Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất

nhiều

I8 In mã vạch của sản phẫm

Mỗi sản phẩm, mẫu mã ứng với một có mã vạch sẵn có trong máy tính.Trước

khi cho sản phẩm vào trong bao bì, cần phải in mã vạch và số tiền tương ứng

với mỗi mã để đán lên thẻ bài của sản phẩm.Thống kê tất cả những mẫu mã

chưa dán giá tiền, sau đó in ra đúng số lượng đã thống kê

Bài học kinh nghiệm: Vì có rất nhiều mẫu mã, giá tiền khác nhau nên việc in mã vạch cũng rất quan trọng Mỗi mã số ứng 1 một số tiền khác nhau, khi in

Trang 38

II CÔNG VIỆC KHÁC

HI.I Chuẩn bị hàng hóa theo mẫu, size dé giao hàng

Bước đầu tiên là tôi phải dán mã vạch và giá tiền lên thẻ bài của công ty.Kiểm

tra xem mã vạch có khớp với mã của hàng hóa không Tiếp theo là xếp hàng

hóa và cho vào bao bì đóng gói lại Sau đó sắp xếp các mẫu theo mã số hiệu và

theo size đề tiện cho việc soạn hàng hóa cần thiết

Bài học kinh nghiệm: Công việc này tuy đơn giản nhưng nó cũng rèn luyện cho tôi có được sự tỷ mỹ, nhẫn nại và đôi lúc cần một chút khéo léo để không

làm rách bao bì hoặc dán mã vạch bị lệch, bị ngược

HI.2 Đếm số lượng hàng bị trả về

Với một số mẫu hàng không bán được ở các siêu thị, sẽ bị trả về Và lúc này,

nhiệm vụ của tôi là phụ chị quản lý kho soạn lại hàng hóa, sắp xếp theo mẫu

mã, size, tháo bao bì và gỡ bỏ mã vạch có in sẵn giá, thống kê lại số lượng và đem cất giữ vào kho

Bài học kinh nghiệm:quacông việc này, tuy không liên quan nhiều đến chuyên

môn nhưng tôi cũng phần nào hiểu được sự vất vả của một người quản lý kho cũng như sự khó khăn trong công việc kinh doanh của công ty Khi có đơn đặt hàng của đối tác, công ty phải gấp rút sản xuất hàng hóa một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn dé kip giao cho đúng với thời hạn trong đơn đặt hàng Trước khi giao hàng, người quản lý kho phải rất vất vả dé kip soạn hang

theo đúng mẫu mã, số lượng của đơn đặt hàng vì một đơn đặt có rất nhiều mẫu

mã, số lượng, size khác nhau Tuy vậy, số hàng hóa ấy vẫn có thé sé bi trả về nếu như tại siêu thị hoặc cửa hàng, đại lý bán lẻ không tiêu thụ được

HI.3 Đo áo để làm khuy, khâu nút

Thời gian tôi thực tập là nhằm vào dịp cuối năm vì thế nên có rất nhiều đơn đặt

hàng gửi đến cho công ty, tuy đã tăng ca làm việc ở xưởng sản xuất và các công nhân may đã làm việc rất khân trương nhưng vẫn không đảm bào sẽ kịp

Trang 39

giao hàng đúng thời hạn cho đối tác Vì thế mọi người ở bộ phận khác cũng

phải dành một ít thời gian của mình đề hỗ trợ cho nhà xưởng những công việc

nhỏ như làm khuy áo, khâu nút, kiểm tra sản phẩm Và tôi cũng không ngoại lệ, mặc đù đây là công việc không thuộc trách nhiệm của tôi nhưng tôi vẫn cố

gắng hỗ trợ các anh chị công nhân may của cơng ty để sớm hồn thành kịp tiến

độ làm việc

Bài học kinh nghiệm: có thể nói đây là lần đầu tiên tôi làm những công việc

liên quan tới may vá, trong đợt thực tập này, ngoài những kiến thức chuyên môn mà tôi được lĩnh hội, tôi còn có cơ hội rèn luyện tính cần thận, tỉ mi của

mình trong những công việc đòi hỏi sự khéo tay như thế này Đây có lẽ cũng là

một trải nghiệm thật sự thú vị của tôi TH.4 Dọn kho

Vào những ngày cuối năm, chị quản lý kho phải rất vat vả trong việc soạn hang

hóa để giao cho khách hàng cũng như việc kiểm kê những mẫu hàng bị trả vẻ, vì thế nên việc dọn kho cũng là một cả một vấn đề với chị ấy.Vì thé trong

những lúc rãnh rỗi, tôi thường giúp chị sắp xếp hàng hóa một cách ngăn nắp để tiện cho việc soạn hàng sau này

Bài học kinh nghiệm: Vì sức khỏe của tôi không tốt, tôi không thẻ thích nghi

được trong môi trường nhiều bụi nên đây là công việc mà tôi không thường xuyên làm

IIH.5 Bán hàng

Tôi có một vài lần được tiếp cận với công việc bán hàng tại các chi nhánh cửa hàng của công ty Công việc của tôi là giới thiệu cho khách hàng những mẫu mã mới ra, về chất liệu vải, về xu hướng thời trang năm nay, về kiểu đáng và

tư vấn cho khách đề họ có thê lựa chọn những trang phục phù hợp với từng đối

tượng khách hàng

Bài học kinh nghiệm: Nhờ vào những kiến thức mà tôi đã học được trong môn

kỹ năng giao tiếp, tôi có thể đễ dàng tiếp cận với khách hàng để trao đổi cũng

Trang 40

như tư vấn cho họ có được sự chọn lựa thích hợp nhất Đây là công việc không

quá khó khăn với tôi, tuy nhiên, cái khó khăn nhất của tôi là phải tiếp xúc với

những khách hàng có sử dụng thuốc lá

IV QUY CHE - QUY TRÌNH

IV.1 Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ thiết bị

Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ, thiết bị liên quan trực tiếp tới hai phòng

ban: phòng Cung ứng và phòng Kế Toán Quy trình diễn ra như sau:

QUY TRÌNH MUA MỚI TÀI SẢN DỤNG CỤ THIẾT BỊ

Bước 1: Nhận yêu cầu từ Bước 2: Gửi thư mời chào giá Bước 3: Đề xuất lên trưởng các phòng ban cho các công ty liên quan phòng và ban giám đốc

Bước 5: Phòng ban yêu cầu Bước 4: Nhận sản phẩm, kiểm tra kiểm tra và nhận tài sản kỹ thuật và tiến hành nhập kho

Bước 6: Phòng Kế Toán kiểm kê hồ sơ và kí duyệt

Hình 12: Sơ đồ quy trình mua mới tài sản dụng cụ thiết bị

Giải thích:

1) Nhận yêu cầu từ các phòng, ban có nhu cần cần mua thiết bị, tài sản mới Yêu

cầu này được trưởng phòng của phòng, ban đó đề xuất Có hai trường hợp:

này sẽ được giải quyết trực tiếp theo tiến trình mẫu

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	16,64 MB