CÔNG VIỆC KHÁC - Báo cáo thực tập nhận thức tại cô- 123docz.net

HI.I. Chuẩn bị hàng hóa theo mẫu, size để giao hàng.

Bước đầu tiên là tôi phải dán mã vạch và giá tiền lên thẻ bài của công ty.Kiểm

tra xem mã vạch có khớp với mã của hàng hóa không. Tiếp theo là xếp hàng

hóa và cho vào bao bì đóng gói lại. Sau đó sắp xếp các mẫu theo mã số hiệu và

theo size đề tiện cho việc soạn hàng hóa cần thiết.

Bài học kinh nghiệm: Công việc này tuy đơn giản nhưng nó cũng rèn luyện

cho tôi có được sự tỷ mỹ, nhẫn nại và đôi lúc cần một chút khéo léo để không làm rách bao bì hoặc dán mã vạch bị lệch, bị ngược... làm rách bao bì hoặc dán mã vạch bị lệch, bị ngược...

HI.2. Đếm số lượng hàng bị trả về.

Với một số mẫu hàng không bán được ở các siêu thị, sẽ bị trả về. Và lúc này,

nhiệm vụ của tôi là phụ chị quản lý kho soạn lại hàng hóa, sắp xếp theo mẫu

mã, size, tháo bao bì và gỡ bỏ mã vạch có in sẵn giá, thống kê lại số lượng và

đem cất giữ vào kho.

Bài học kinh nghiệm:quacông việc này, tuy không liên quan nhiều đến chuyên

môn nhưng tôi cũng phần nào hiểu được sự vất vả của một người quản lý kho

cũng như sự khó khăn trong công việc kinh doanh của công ty. Khi có đơn đặt hàng của đối tác, công ty phải gấp rút sản xuất hàng hóa một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn để kịp giao cho đúng với thời hạn trong đơn đặt hàng. Trước khi giao hàng, người quản lý kho phải rất vất vả để kịp soạn hàng theo đúng mẫu mã, số lượng của đơn đặt hàng vì một đơn đặt có rất nhiều mẫu mã, số lượng, size khác nhau. Tuy vậy, số hàng hóa ấy vẫn có thể sẽ bị trả về nếu như tại siêu thị hoặc cửa hàng, đại lý bán lẻ không tiêu thụ được.

HI.3. Đo áo để làm khuy, khâu nút.

Thời gian tôi thực tập là nhằm vào dịp cuối năm vì thế nên có rất nhiều đơn đặt

hàng gửi đến cho công ty, tuy đã tăng ca làm việc ở xưởng sản xuất và các

công nhân may đã làm việc rất khân trương nhưng vẫn không đảm bào sẽ kịp

giao hàng đúng thời hạn cho đối tác. Vì thế mọi người ở bộ phận khác cũng phải dành một ít thời gian của mình đề hỗ trợ cho nhà xưởng những công việc phải dành một ít thời gian của mình đề hỗ trợ cho nhà xưởng những công việc nhỏ như làm khuy áo, khâu nút, kiểm tra sản phẩm. Và tôi cũng không ngoại lệ, mặc đù đây là công việc không thuộc trách nhiệm của tôi nhưng tôi vẫn cố gắng hỗ trợ các anh chị công nhân may của công ty để sớm hoàn thành kịp tiến

độ làm việc.

Bài học kinh nghiệm: có thể nói đây là lần đầu tiên tôi làm những công việc

liên quan tới may vá, trong đợt thực tập này, ngoài những kiến thức chuyên môn mà tôi được lĩnh hội, tôi còn có cơ hội rèn luyện tính cần thận, tỉ mi của mình trong những công việc đòi hỏi sự khéo tay như thế này. Đây có lẽ cũng là một trải nghiệm thật sự thú vị của tôi.

TH.4. Dọn kho

Vào những ngày cuối năm, chị quản lý kho phải rất vất vả trong việc soạn hàng

hóa để giao cho khách hàng cũng như việc kiểm kê những mẫu hàng bị trả vẻ, vì thế nên việc dọn kho cũng là một cả một vấn đề với chị ấy.Vì thế trong vì thế nên việc dọn kho cũng là một cả một vấn đề với chị ấy.Vì thế trong

những lúc rãnh rỗi, tôi thường giúp chị sắp xếp hàng hóa một cách ngăn nắp để

tiện cho việc soạn hàng sau này.

Bài học kinh nghiệm: Vì sức khỏe của tôi không tốt, tôi không thẻ thích nghi được trong môi trường nhiều bụi nên đây là công việc mà tôi không thường được trong môi trường nhiều bụi nên đây là công việc mà tôi không thường xuyên làm.

II.5S. Bán hàng

Tôi có một vài lần được tiếp cận với công việc bán hàng tại các chỉ nhánh cửa

hàng của công ty. Công việc của tôi là giới thiệu cho khách hàng những mẫu

mã mới ra, về chất liệu vải, về xu hướng thời trang năm nay, về kiểu dáng...và tư vấn cho khách để họ có thể lựa chọn những trang phục phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Bài học kinh nghiệm: Nhờ vào những kiến thức mà tôi đã học được trong môn

kỹ năng giao tiếp, tôi có thể đễ dàng tiếp cận với khách hàng để trao đổi cũng

như tư vấn cho họ có được sự chọn lựa thích hợp nhất. Đây là công việc không quá khó khăn với tôi, tuy nhiên, cái khó khăn nhất của tôi là phải tiếp xúc với

những khách hàng có sử dụng thuốc lá. IV. QUY CHẾ - QUY TRÌNH IV. QUY CHẾ - QUY TRÌNH

IV.I. Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ thiết bị

Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ, thiết bị liên quan trực tiếp tới hai phòng

ban: phòng Cung ứng và phòng Kế Toán. Quy trình diễn ra như sau:

QUY TRÌNH MUA MỚI TÀI SẢN DỤNG CỤ THIẾT BỊ

Bước †: Nhận yêu cầu từ Bước2: Gửi thư mời chào giá Bước3: Đề xuất lên trường các phòng ban cho các công ty liên quan phòng và ban giám đốc

Bước 5: Phòng ban yêu cầu Bước 4: Nhận sản phẩm, kiểm tra kiểm tra và nhận tài sản kỹ thuật và tiến hành nhập kho

Bước 6: Phòng Kế Toán kiểm kê hồ sơ và kí duyệt

Hình 12: Sơ đồ quy trình mua mới tài sản dụng cụ thiết bị Giải thích: Giải thích:

1) Nhận yêu cầu từ các phòng, ban có nhu cần cần mua thiết bị, tài sản mới. Yêu

cầu này được trưởng phòng của phòng, ban đó đề xuất. Có hai trường hợp: ®_ Mua thiết bị, tài sản mới khi phòng, ban đó chưa có. Trong trường hợp

này sẽ được giải quyết trực tiếp theo tiến trình mẫu.

® Mua thiết bị, tài sản mới sau khi có xảy ra tình trạng hư hỏng. Trong trường hợp này, trưởng phòng của phòng, ban cần phải báo cáo thêm về tờ tình trạng, thông qua tờ trình về việc duyệt điều kiện kỹ thuật.

2) Sau khi nhận được biên bản yêu cầu mua sắm thiết bị, tài sản mới từ các phòng ban, trưởng phòng Cung ứng tiếp nhận và xem xét. Nếu được thông qua, nhân

viên mua sắm của phòng sẽ tổng hợp các công ty liên quan đề gửi thư mời chào giá hoặc đấu thầu. giá hoặc đấu thầu.

3) Nhân viên mua sắm sẽ tổng kết thông tin thiết bị, tài sản cần được mua và làm báo cáo lên trưởng phòng. Trưởng phòng sẽ chọn sơ lược và báo cáo cho ban

Giám Đốc để ra quyết định cuối cùng về nhà sản xuất được chọn.

4) Sau khi nhận được quyết định mua sắm từ ban Giám Đốc, nhân viên mua sắm sẽ tiến hành liên lạc với nhà sản xuất và đặt hàng.

5) Khi thiết bị, tài sản được giao đến, đại diện phòng Cung ứng hoặc đại diện phòng có liên quan mua thiết bị cùng đại diện nhà sản xuất sẽ tiến hành kiểm tra phòng có liên quan mua thiết bị cùng đại diện nhà sản xuất sẽ tiến hành kiểm tra

tình trạng, lập biên bản kiếm tra và tiến hành công đoạn nhập kho dụng cụ, thiết

bị.

6) Toàn bộ hồ sơ, giấy tờ và tài liệu tài liên quan được chuyển về phòng Kế Toán đề kiểm tra và thông qua. Nếu tất cả giấy tờ đầy đủ và hợp lệ, phòng Kế Toán sẽ đề kiểm tra và thông qua. Nếu tất cả giấy tờ đầy đủ và hợp lệ, phòng Kế Toán sẽ thông qua và duyệt để trích tiền. Các giấy tờ bao gồm

e_ Giấy đề nghị chuyển khoản.

7) Phòng ban yêu cầu mua sắm tiễn hành kiểm tra và nhận thiết bị.

IV.2. Quy trình bán hàng t QUY TRÌNH BÁN HÀNG Nhận đơn đặt hàng | | Tìm kiếm khách hàng »|_ Ký hợp đồng mua bán Làm thủ tục gửi giấ

Xuất kho g. xuất kho. < Xuất hoá đơn J

c=o nhận vận chuyển Khách hàng thanh toán hàng hoá Hình 13: Sơ đồ quy trình bán hàng Giải thích:

1) Bộ phận kinh đoanh thăm dò, tìm kiếm và phát hiện ra những khách hàng

triển vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình. Nhân

viên bán hàng có thể gửi thư, gửi mail hoặc gọi điện trực tiếp trước khi quyết định tiếp cận. Bộ phận kinh doanh tìm hiểu đầy đủ thông tin của khách hàng định tiếp cận. Bộ phận kinh doanh tìm hiểu đầy đủ thông tin của khách hàng trước khi quyết định tiếp cận.

2) Sau khi giới thiệu hàng hóa, nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản

phẩm, công ty tiến hành ký hợp đồng bán hàng gồm có những nội dung như

- _ Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện

cho đơn vị bán.

- _ Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện

cho đơn vị mua.

- Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán.

Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phẩm, quy cách sản phẩm, số lượng,

NSX - HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền. Chất lượng hàng hóa. Chất lượng hàng hóa.

Phương thức thanh toán.

Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện. 3) Nhận đơn đặt hàng 3) Nhận đơn đặt hàng

- _ Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng

-_ Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax...

Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra đơn đặt hàng có đầy đủ chữ ký phê duyệt của người có thâm quyền bên phía bán hàng. Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phẩm, quy cách sản phẩm, NSX — HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyên, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán. Kiểm tra các yêu cầu trên đơn đặt hàng đã đầy đủ, rõ ràng chưa. Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng của xưởng sản xuất.

4) Làm thủ tục gửi giấy xuất kho

Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng, và sau đó nhân viên bán hàng

sẽ làm thủ tục, gửi giấy xuất kho về phòng cung ứng.

5) Xuất kho

Tại phòng cung ứng, quản lý kho sẽ xét đuyệt đơn đặt hàng và tiến hàng xuất hàng hóa. hàng hóa.

6) Xuất hóa đơn.

Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn. Nội dung hóa đơn phải

đầy thông tin.

- Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán. có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.

- Tên sản phẩm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX —- HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.